Εγχειρίδιο Συντονιστή Υπηρεσίας Τηλεδιασκέψεων e:presence

Εγχειρίδιο Συντονιστή Υπηρεσίας Τηλεδιασκέψεων e:presence Έκδοση 1.0 Ιούλιος 2017

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Περιεχόμενα 1 Εισαγωγή 2 Λογαριασμός συντονιστή 3 Δημιουργία λογαριασμού συντονιστή 3 Είσοδος στον λογαριασμό συντονιστή 4 Διαχείριση λογαριασμού συντονιστή 5 Οργάνωση τηλεδιασκέψεων 7 Δημιουργία τηλεδιασκέψεων 8 Προσθήκη τηλεδιασκέψεων 8 Προσθήκη συμμετεχόντων 11 Ορισμός/αλλαγή στοιχείων για την είσοδο των συμμετεχόντων στην τηλεδιάσκεψη 15 Εμφάνιση - Αναζήτηση τηλεδιασκέψεων 19 Επεξεργασία τηλεδιασκέψεων 23 Κουμπί διαχείρισης τηλεδιασκέψεων 27 Λήξη τηλεδιάσκεψης 27 Κλείδωμα/Ξεκλείδωμα δωματίου 28 Κουμπί αλλαγής κατάστασης συμμετέχοντα: Ανενεργός/Ενεργός 29 Προσθήκη Συντονιστών τμήματος (μόνο για συντονιστές Οργανισμών) 32 Υποστήριξη χρηστών Team Viewer 34 1

ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η υπηρεσία e:presence απευθύνεται κυρίως στην ακαδημαϊκή και ερευνητική κοινότητα της Ελλάδας δίνοντας τη δυνατότητα στα μέλη της να οργανώσουν και να πραγματοποιήσουν υψηλής ευκρίνειας τηλεδιασκέψεις, μειώνοντας το σχετικό κόστος μετακινήσεων και αυξάνοντας την παραγωγικότητα. Οι τηλεδιασκέψεις μέσω της υπηρεσίας e:presence έχουν πλέον αντικαταστήσει τη συντριπτική πλειοψηφία συναντήσεων, που παραδοσιακά πραγματοποιούνταν μέσω της επιβεβλημένης φυσικής παρουσίας των συμμετεχόντων, όπως Συμβούλια Ιδρυμάτων, Συνεδριάσεις για την εξέλιξη μελών ΔΕΠ, Συναντήσεις για ερευνητικά και αναπτυξιακά προγράμματα, Επιτροπές για εξέταση μεταπτυχιακών εργασιών ή διδακτορικών διατριβών. Η υπηρεσία τηλεδιασκέψεων e:presence βασίζεται πάνω στην προηγμένη τεχνολογία τηλεδιασκέψεων της εταιρείας Vidyo ενώ επιπλέον προσφέρει ένα εύχρηστο διαχειριστικό περιβάλλον με αυξημένες δυνατότητες και υλοποιεί μια εξαιρετικά εύκολη διαδικασία άμεσης πρόσβασης σε τηλεδιασκέψεις για τον τελικό χρήστη. Στις επόμενες ενότητες του παρόντος εγχειριδίου δίνονται όλες οι απαραίτητες οδηγίες για τους Συντονιστές της υπηρεσίας σχετικά με τη δημιουργία και διαχείριση των τηλεδιασκέψεων για το Τμήμα ή τον Οργανισμό στον οποίο ανήκουν. Στη νέα έκδοση της υπηρεσίας, που έγινε διαθέσιμη στους χρήστες τον Οκτώβριο του 2016 υπάρχουν τα εξής νέα χαρακτηριστικά: Ύπαρξη δοκιμαστικού δωματίου (Demo Room) για τον έλεγχο του εξοπλισμού του χρήστη στον χρόνο που επιθυμεί ο ίδιος και χωρίς τη συμμετοχή συντονιστή, 24/7. Υποστήριξη έξυπνων κινητών συσκευών (τηλέφωνα, ταμπλέτες με android/ios). Καμία εξάρτηση από Java. Αντιγραφή τηλεδιάσκεψης για επαναχρησιμοποίηση στο μέλλον. Αναγραφή του email των συμμετεχόντων στο κάτω μέρος του παραθύρου τους. Κλείδωμα δωματίου, ώστε να μην μπορεί να μπει κανείς άλλος προσκεκλημένος, εκτός από αυτούς που είναι ήδη μέσα. Λήξη τηλεδιάσκεψης, ώστε να μπορείς πριν την προγραμματισμένη ώρα λήξης να αποσυνδέεις όλους τους χρήστες. Απενεργοποίηση χρήστη για μια τηλεδιάσκεψη, ώστε να μην επιτρέπεται να μπει σε ένα δωμάτιο, αν και προσκεκλημένος. Δυνατότητα HD κλήσεων σε H.323 τερματικά. Αναφορά χρήσης με το πέρας μιας τηλεδιάσκεψης, σχετικά με το ποιο email συνδέθηκε και για πόση ώρα, διαθέσιμη σε κάθε συντονιστή της υπηρεσίας. Διατήρηση λογαριασμού ανά χρήστη/συμμετέχοντα στη σελίδα της υπηρεσίας, με δυνατότητα προσθήκης πολλαπλών emails σε αυτόν. Επιλογή γλώσσας Ελληνικά Αγγλικά. 2

ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΗ Κάθε συντονιστής της υπηρεσίας διατηρεί έναν λογαριασμό στη νέα σελίδα της υπηρεσίας (https://new.epresence.grnet.gr). ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΗ Ο λογαριασμός συντονιστή δημιουργείται κατόπιν αίτησης του ενδιαφερόμενου μέσω της σχετικής φόρμας από την καρτέλα «Πρόσβαση». Μπορεί να αιτηθεί να γίνει συντονιστής τηλεδιασκέψεων για το Τμήμα στο οποίο ανήκει ή και για ολόκληρο τον Οργανισμό στον οποίο ανήκει το Τμήμα. Στην παράγραφο «Πρόσβαση συντονιστή», θα πρέπει να πατήσει τον σύνδεσμο «Αίτηση εκχώρησης δικαιωμάτων συντονιστή». Στο σημείο αυτό, μπορεί να επιλέξει κάποιος την είσοδο στην υπηρεσία μέσω κεντρικής υπηρεσίας πιστοποίησης (όποιος έχει ιδρυματικό λογαριασμό και ανήκει στους φορείς της Υποδομής Ταυτοποίησης και Εξουσιοδότησης, www.aai.grnet.gr ) ή ως εξωτερικός χρήστης. Στη συνέχεια, θα προκύψει μια φόρμα την οποία θα πρέπει να συμπληρώσει με τα στοιχεία του. Στην περίπτωση που περάσει από πιστοποίηση θα προσυμπληρωθούν όποια στοιχεία είναι γνωστά από το Ίδρυμα από το οποίο πέρασε πιστοποίηση. Ο ενδιαφερόμενος μπορεί να αιτηθεί να γίνει συντονιστής τηλεδιασκέψεων για το Τμήμα στο οποίο ανήκει ή και για ολόκληρο τον Οργανισμό στον οποίο ανήκει το Τμήμα. Προσοχή: Σε περίπτωση που κάποιος είναι ήδη χρήστης της υπηρεσίας μας, θα πρέπει να επικοινωνήσει με την ομάδα υποστήριξης στο support@epresence.grnet.gr για να ζητήσει δικαιώματα συντονιστή της υπηρεσίας. 3

ΕΙΣΟΔΟΣ ΣΤΟΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΗ Η είσοδος των συντονιστών στην υπηρεσία γίνεται μέσω της επιλογής «Είσοδος» από την κεντρική σελίδα της υπηρεσίας. Ανάλογα με το email που έχει δηλώσει ο συντονιστής, μπορεί να χρησιμοποιήσει την κεντρική δομή πιστοποίησης χρηστών του Ιδρύματός του ή να εισάγει το πλήρες email του και το password που του έχει δοθεί (μπορεί να το αλλάξει οποιαδήποτε στιγμή) για την είσοδο στον λογαριασμό του. 4

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΗ Μετά την είσοδο, ο συντονιστής έχει τη δυνατότητα να επεξεργαστεί τα στοιχεία του λογαριασμού του μέσω της σχετικής επιλογής που εμφανίζεται όταν πατήσει στο βελάκι δεξιά από τα αρχικά του ονόματός του («Ο Λογαριασμός μου»). Πατώντας στο εικονίδιο που αναπαριστά το μολύβι («Επεξεργασία Στοιχείων Λογαριασμού»), εμφανίζεται η καρτέλα με τα στοιχεία του Συντονιστή. Σε αυτήν, ο συντονιστής μπορεί να αλλάξει Επώνυμο, Όνομα και Τηλέφωνο. Επίσης, μπορεί να ανεβάσει φωτογραφία του. Δεν μπορεί να αλλάξει το email του όπως και τον ρόλο του στον Οργανισμό/Τμήμα που έχει δηλώσει αρχικά. Στην 5

περίπτωση εσωτερικού χρήστη, μπορεί να προσθέσει και δευτερεύοντα e-mail. Στην περίπτωση εξωτερικού χρήστη, μπορεί να αλλάξει και τον κωδικό εισόδου στην υπηρεσία. Με την επιλογή «Αποθήκευση» οι αλλαγές καταχωρούνται. 6

ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΕΩΝ Μετά την επιτυχημένη είσοδο, από την καρτέλα «Τηλεδιασκέψεις» θα μπορεί να δει τις τρέχουσες και μελλοντικές τηλεδιασκέψεις στις οποίες έχει προσκληθεί. Ως συντονιστής όμως θα μπορεί να βλέπει αλλά και να διαχειρίζεται πλέον και τις τηλεδιασκέψεις που ο ίδιος έχει δημιουργήσει (ή κάποιος άλλος συντονιστής Τμήματος για τον Οργανισμό του, αν έχει δικαιώματα συντονιστή του εν λόγω Οργανισμού) είτε συμμετέχει ο ίδιος είτε όχι. Για κάθε τρέχουσα τηλεδιάσκεψη την οποία συμμετέχει, θα υπάρχει ένα ενεργό, πράσινο κουμπί με την ένδειξη του τρόπου με τον οποίο θα συμμετέχει ( Desktop Mobile Σύνδεση, Η323 σύνδεση, ή VidyoRoom σύνδεση ) το οποίο πρέπει να πατήσει για να συνδεθεί στο συγκεκριμένο προγραμματισμένο γεγονός, ακολουθώντας τα βήματα που περιγράφονται για τους χρήστες της υπηρεσίας. Οι μελλοντικές τηλεδιασκέψεις θα φαίνονται στην αντίστοιχη στήλη δεξιά. 7

ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΕΩΝ Η βασική εργασία ενός συντονιστή (Τμήματος ή Οργανισμού) είναι η δημιουργία τηλεδιασκέψεων. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω του κουμπιού προσθήκης τηλεδιάσκεψη «+Τηλεδιάσκεψη» που βρίσκεται στην καρτέλα «Τηλεδιασκέψεις». ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΕΩΝ Εμφανίζεται η σελίδα για τον ορισμό και επεξεργασία της τηλεδιάσκεψης. 8

Σε αυτήν τη σελίδα, ο Συντονιστής πρέπει να ορίσει αρχικά το πλήθος των συμμετεχόντων στην τηλεδιάσκεψη για κάθε τύπο συσκευής. Για κάθε μία συσκευή θα χρησιμοποιηθεί ένα email για την πρόσκληση στην τηλεδιάσκεψη. Οι τύποι των συσκευών είναι τρεις: 1. Desktop-Mobile: Σταθερός υπολογιστής ή φορητός υπολογιστής (Windows, Apple, Linux), ταμπλέτα ή κινητό τηλέφωνο (Android, IOS). Συνήθως κάθε συμμετέχοντας χρησιμοποιεί μια ξεχωριστή προσωπική συσκευή για να συνδεθεί, και θα πρέπει να οριστεί ως συμμετέχοντας ο καθένας από αυτούς με το προσωπικό του email. Στην περίπτωση που ένας υπολογιστής στηθεί σε αίθουσα με speakerphone και εξωτερική κάμερα για κάλυψη περισσότερων συμμετεχόντων η πρόσκληση για την συμμετοχή τους θα είναι μία και θα πρέπει να σταλεί μόνο στον τεχνικό της αίθουσας. 2. H.323: Τερματικά συστήματα που υποστηρίζουν αμφίδρομη επικοινωνία φωνής, video και data. Συνήθως καλύπτουν τις ανάγκες τηλεδιασκέψεων αιθουσών από όπου μπορούν να συμμετέχουν περισσότεροι του ενός. Για κάθε τέτοια συμμετοχή θα ορίζεται ένας συμμετέχοντας ως email, που θα είναι ο τεχνικός της αίθουσας. 3. VidyoRoom: Τερματικά συστήματα που υποστηρίζουν αμφίδρομη επικοινωνία φωνής, video και data της εταιρίας Vidyo. Συνήθως καλύπτουν τις ανάγκες τηλεδιασκέψεων αιθουσών από όπου μπορούν να συμμετέχουν περισσότεροι του ενός. Για κάθε τέτοια συμμετοχή θα ορίζεται ένας συμμετέχοντας ως email, που θα είναι ο τεχνικός της αίθουσας. Επίσης, θα πρέπει να οριστεί ένας τίτλος για την τηλεδιάσκεψη. Το πεδίο για τον συντονιστή προσυμπληρώνεται με τα στοιχεία του συντονιστή που την δημιούργησε. Στην «Έναρξη» και «Λήξη» ο Συντονιστής μπορεί να ορίσει την ημέρα και ώρα έναρξης και λήξης της τηλεδιάσκεψης. Όταν επιλεγεί το πεδίο «Κρυφή» οι λεπτομέρειες της τηλεδιάσκεψης που θα δημιουργηθεί δεν θα φαίνονται στο ημερολόγιο της υπηρεσίας που είναι διαθέσιμο σε όλους τους χρήστες (καρτέλα «Ημερολόγιο»). 9

Το μήνυμα στα Ελληνικά και στα Αγγλικά που μένουν ως πεδία στην δημιουργία της τηλεδιάσκεψης θα σταλούν με την πρόκληση για την συμμετοχή στην τηλεδιάσκεψη εφόσον συμπληρωθούν. Συνήθως, σε αυτό το σημείο ο Συντονιστής ενημερώνει για λεπτομέρειες που αφορούν τη συγκεκριμένη τηλεδιάσκεψη ή οδηγίες για τη σύνδεση των συμμετεχόντων που κρίνει αναγκαία (συμπληρώνει και το αγγλικό κείμενο αν έχει συμμετέχοντες που δεν μιλούν την ελληνική γλώσσα). Όταν συμπληρωθούν όλα τα στοιχεία πρέπει να πατηθεί το κουμπί «Αποθήκευση και Συνέχεια» ώστε να προχωρήσει η διαδικασία με την εισαγωγή των συμμετεχόντων στην τηλεδιάσκεψη. 10

Σε περίπτωση σφάλματος (υποχρεωτικά πεδία που δεν έχουν συμπληρωθεί, η λήξη της τηλεδιάσκεψης δεν έπεται της έναρξής της, ξεπεράστηκαν τα ανώτατα όρια συμμετοχών στους τύπους συσκευών ή το ανώτατο όριο σε διάρκεια τηλεδιάσκεψης) θα βγει αντίστοιχο μήνυμα στην κορυφή της σελίδας. Για την αύξηση των ορίων στις συμμετοχές πέραν των 15 Desktop-Mobile, 10 H.323 και 5 VidyoRoom τερματικών ταυτόχρονα, καθώς και την αύξηση της διάρκειας άνω των 360 λεπτών, ο Συντονιστής πρέπει να μιλήσει με τους διαχειριστές της υπηρεσίας (support@epresence.grnet.gr). Εφόσον δεν προκύψουν προβλήματα, θα υπάρξει στην κορυφή της σελίδας η ενημέρωση ότι η τηλεδιάσκεψη αποθηκεύτηκε με επιτυχία ενώ πατώντας τον σύνδεσμο «εδώ» θα οδηγηθεί ο Συντονιστής στο κάτω μέρος της Σελίδας όπου μπορεί να εισάγει τους συμμετέχοντες. ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΩΝ Για την προσθήκη συμμετεχόντων στην τηλεδιάσκεψη υπάρχει ένα πεδίο όπου ο Συντονιστής καλείται να εισάγει τα emails αυτών που θα προσκαλέσει (αν πρόκειται για αίθουσα τηλεδιάσκεψης με δυνατότητα να φιλοξενήσει πολλούς συμμετέχοντες, το email που θα εισαχθεί θα πρέπει να είναι του τεχνικού της αίθουσας). 11

Με τη συμπλήρωση των 5 πρώτων ψηφίων από το email και πάνω, γίνεται διαθέσιμη μια λίστα από τα emails που έχουν καταχωρηθεί στην βάση δεδομένων της υπηρεσίας ως χρήστες και ταιριάζουν ακριβώς με τον συγκεκριμένο συνδυασμό. Αν βρει ο Συντονιστής το email που τον ενδιαφέρει, μπορεί να το επιλέξει, και θα εμφανιστούν τα στοιχεία του από κάτω, και μπορεί με την επιλογή «Προσθήκη» να τον ορίσει ως συμμετέχοντα. Προσοχή: Αν το email του χρήστη υπάρχει μεν στη βάση μας, αλλά ο χρήστης για κάποιο λόγο δεν το έχει ενεργοποιήσει/επιβεβαιώσει, θα υπάρχει δίπλα στο e-mail σχετική επισήμανση, έτσι ώστε να το γνωρίζετε εγκαίρως και τυχόν να επιλέξετε κάποιο εναλλακτικό e-mail του χρήστη για να τον προσκαλέσετε: Στην περίπτωση που ο χρήστης δεν υπάρχει στην βάση δεδομένων της υπηρεσίας, θα εμφανιστεί ένα σχετικό μήνυμα που θα προτρέπει τον Συντονιστή να δημιουργήσει έναν νέο χρήστη για την υπηρεσία (με αυτό το email). 12

Πατώντας το σχετικό κουμπί, στην φόρμα δημιουργίας νέου χρήστη που θα εμφανιστεί, απαιτείται από τον συντονιστή να συμπληρώσει το email του συμμετέχοντα και το αν αυτός θα περάσει από πιστοποίηση του email του (Εξωτερικός: «Όχι», δηλαδή emails από φορείς που πιστοποιούνται κεντρικά aai.grnet.gr), ή όχι (Εξωτερικός: «Ναι»). Επιλέγοντας το κουμπί «Αποθήκευση χρήστη και εισαγωγή στους συμμετέχοντες», βγαίνει σχετικό μήνυμα και στέλνεται email για την ενεργοποίηση του λογαριασμού e:presence στον χρήστη που μόλις δημιουργήθηκε. 13

Τα υπόλοιπα πεδία δεν είναι υποχρεωτικό να συμπληρωθούν. Αυτό μπορεί να το κάνει ο χρήστης με την ενεργοποίηση του λογαριασμού του. Με αυτόν τον τρόπο θα εμφανιστεί σε λίστα στο τέλος της σελίδας με το Ονοματεπώνυμό του, το email του, το αν έχει δηλωθεί εξωτερικός χρήστης ή όχι, ο τύπος της συσκευής που θα χρησιμοποιήσει καθώς και το αν του έχει αποσταλεί email πρόσκλησης, και τέλος, αν έχει επιβεβαιώσει τη συμμετοχή του μέσω του σχετικού συνδέσμου που περικλείεται στην πρόσκληση που έλαβε. 14

Πατώντας τον μεγεθυντικό φακό στην αρχή της γραμμής του κάθε συμμετέχοντα ο Συντονιστής μπορεί να μάθει περισσότερα στοιχεία της εγγραφής του χρήστη στην υπηρεσία. Για παράδειγμα αν είναι επιβεβαιωμένος ή όχι, που σημαίνει αν έχει κάνει είσοδο έστω και μια φορά με το συγκεκριμένο email στην υπηρεσία ολοκληρώνοντας την ενεργοποίηση του λογαριασμού του. ΟΡΙΣΜΟΣ/ΑΛΛΑΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΙΣΟΔΟ ΤΩΝ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΩΝ ΣΤΗΝ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΗ Τα στοιχεία που μπορεί να ορίσει/αλλάξει στους συμμετέχοντες ο Συντονιστής είναι τα παρακάτω: 1. Συσκευή σύνδεσης: H συσκευή με την οποία αναμένεται να συμμετέχει ο χρήστης στην τηλεδιάσκεψη. Σε κάποια άλλη τηλεδιάσκεψη ο χρήστης ενδέχεται να χρησιμοποιήσει άλλη συσκευή. Αυτόματα ορίζεται να είναι Desktop-Mobile, εφόσον δεν έχουν εξαντληθεί οι συμμετοχές που έχουν οριστεί αρχικά στα στοιχεία της τηλεδιάσκεψης. Αν έχουν εξαντληθεί οι συγκεκριμένες θέσεις θα οριστεί ως Η.323 κι αν έχουν εξαντληθεί κι αυτές ως VidyoRoom. Πατώντας πάνω στο σχετικό πεδίο, ο Συντονιστής μπορεί να το αλλάξει αυτό (εφόσον υπάρχει το περιθώριο από τον ορισμό των συμμετοχών στην τηλεδιάσκεψη), επιβεβαιώνοντας τη σχετική του ενέργεια και απαντώντας θετικά στο ερώτημα που θα εμφανιστεί. 15

2. Αποστολή μηνύματος πρόσκλησης: Επιλέγοντας τον χρήστη που προστέθηκε (τικάροντας το πλαίσιο αριστερά από το όνομά του) και πατώντας το κουμπί «Αποστολή Email Συμμετοχής» αποστέλλεται στον συμμετέχοντα σχετικό μήνυμα για την τηλεδιάσκεψη που έχει προστεθεί (Από προεπιλογή, όλοι οι νέοι συμμετέχοντες είναι ήδη επιλεγμένοι). Όταν αυτό γίνει, θα υπάρχει ένα κάτω από τη στήλη με το εικονίδιο του μηνύματος. Σε περίπτωση που ο χρήστης επιβεβαιώσει τη συμμετοχή του μέσω του συνδέσμου που περικλείεται στο μήνυμα που θα λάβει, θα υπάρχει η σχετική σήμανση και στη διπλανή στήλη. 16

Ακόμα κι αν δεν έχει σταλεί πρόσκληση στους συμμετέχοντες σε μια τηλεδιάσκεψη, εκείνοι θα μπορούν να τη βλέπουν και να συνδεθούν σε αυτή (όταν φτάσει η ώρα έναρξής της) όσο βρίσκονται στη λίστα των συμμετεχόντων κι εφόσον συνδεθούν στον λογαριασμό τους. Όπως και να έχει, 15 λεπτά πριν την έναρξη των τηλεδιασκέψεων και 15 λεπτά πριν τον τεραμτισμό τους, στέλνεται ενημερωτικό μήνυμα σε όλους τους συμμετέχοντες σε αυτές. 3. Διαγραφή συμμετέχοντα: Σε περίπτωση που ο Συντονιστής επιθυμεί να διαγράψει έναν συμμετέχοντα από τη σχετική λίστα, αρκεί να πατήσει το κόκκινο κουμπί στο τέλος της γραμμής που περιέχει το email του (x), και να επιβεβαιώσει την επιλογή του στο σχετικό ερώτημα που θα προκύψει. Η διαγραφή χρηστών από τη συγκεκριμένη λίστα δεν σχετίζεται με τη δυνατότητά τους να εισέρχονται στον λογαριασμό που διατηρούν στην υπηρεσία ή όχι, αλλά μόνο στο να βλέπουν και να μπορούν να συνδεθούν στο συγκεκριμένο γεγονός. 17

Για οποιαδήποτε αλλαγή αφορά στην πιστοποίηση ή όχι ενός χρήστη ή ακόμα και στη διαγραφή του από την βάση δεδομένων της υπηρεσίας σε περίπτωση κακής καταχώρησής του, θα πρέπει να ένημερωθούν οι διαχειριστές της υπηρεσίας (support@epresence.grnet.gr). 18

ΕΜΦΑΝΙΣΗ - ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΕΩΝ Από την καρτέλα «Τηλεδιασκέψεις» ο Συντονιστής μπορεί να δει τα παρακάτω: 1. Τρέχουσες τηλεδιασκέψεις: Αυτές που έχει δημιουργήσει ο ίδιος ή κάποιος Συντονιστής του Τμήματος του Οργανισμού του (αν πρόκειται για Συντονιστή Οργανισμού) ή/και έχει προσκληθεί ο ίδιος να συμμετάσχει. Οι τρέχουσες τηλεδιασκέψεις αφορούν σε τηλεδιασκέψεις που έχουν ξεκινήσει (η ώρα έναρξής τους έχει φτάσει και είναι σε εξέλιξη). Σε περίπτωση που έχουν δημιουργηθεί από τον Συντονιστή, ο ίδιος θα βλέπει και το κουμπί διαχείρισής τους. Σε περίπτωση που έχει προσκληθεί, θα βλέπει το κουμπί για σύνδεση μέσω της συσκευής που έχει οριστεί. Τέλος, σε περίπτωση που την έχει δημιουργήσει ο ίδιος κι έχει προσκαλέσει τον εαυτό του, θα εμφανίζονται και τα δύο κουμπιά. 2. Μελλοντικές τηλεδιασκέψεις: Αυτές που έχει προσκληθεί ο ίδιος να συμμετάσχει αλλά είναι ορισμένες να ξεκινήσουν σε μελλοντική στιγμή. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ώρα έναρξης, λήξης καθώςς και τη συσκευή με την οποία θα συνδεθεί, ο Συντονιστής μπορεί να περάσει με τον δείκτη του ποντικιού του πάνω από το σύμβολο των πληροφοριών, τέρμα δεξιά ( i ). 19

3. Επιλογές αναζήτησης τηλεδιασκέψεων: Ο Συντονιστής μπορεί να δει όλες τις τηλεδιασκέψεις που έχει δημιουργήσει (μελλοντικές, τρέχουσες, παρελθούσες) ο ίδιος ή οι Συντονιστές των Τμημάτων του Οργανισμού του (αν πρόκειται για Συντονιστή Οργανισμού), να φιλτράρει τα αποτελέσματα και να εμφανίσει εκείνες που επιθυμεί. Με την πρώτη επιλογή, καθορίζεται πόσες τηλεδιασκέψεις θα εμφανίζονται ανά σελίδα (10, 20, 30, 40, 50, όλες). Με την δεύτερη επιλογή, καθορίζεται η ημερομηνία στην οποία έχει προγραμματιστεί ή έχει γίνει η τηλεδιάσκεψη. Επιλέγοντας την ημερομηνία, εμφανίζονται οι τηλεδιασκέψεις για εκείνη την ημέρα. Με την τρίτη επιλογή, εμφανίζονται όλες οι τηλεδιασκέψεις που αφορούν στον συγκεκριμένο λογαριασμό Συντονιστή (ιστορικό τηλεδιασκέψεων). 20

Μπορεί κάποιος να ταξινομήσει τις τηλεδιασκέψεις με βάση τον μοναδικό αριθμό τους (ID), την ημερομηνία έναρξης, την ημερομηνία λήξης καθώς και να εμφανίσει πρώτα τις κρυφές ή ορατές τηλεδιασκέψεις πατώντας πάνω στις αντίστοιχες ονομασίες των στηλών. Πατώντας το κουμπί της αναζήτησης, ανοίγει σχετικό μενού με πεδία αναζήτησης τηλεδιασκέψεων προς συμπλήρωση με βάση το ID τηλεδιάσκεψης, τον τίτλο της, την κατάστασή της (ορατή ή κρυφή), την ημερομηνία έναρξης μέσα σε καθορισμένο διάστημα, τον Οργανισμό/Τμήμα που έχει δικαίωμα να δει ο Συντονιστής ή/και στοιχεία του Συντονιστή που τη δημιούργησε. Δεν είναι απαραίτητο να συμπληρωθούν όλα αυτά τα πεδία. Προσυμπληρώνονται το πεδίο του Οργανισμού αν πρόκειται για Συντονιστή Οργανισμού καθώς και το πεδίο του Τμήματος αν πρόκεται για Συντονιστή Τμήματος. 21

22

ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΕΩΝ Ο Συντονιστής έχει την δυνατότητα να επεξεργαστεί οποιαδήποτε τηλεδιάσκεψη έχει δημιουργήσει ο ίδιος ή ένας Συντονιστής Τμήματος στον Οργανισμό του (αν ο ίδιος είναι Συντονιστής Οργανισμού) και δεν έχει λήξει ακόμα. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω της αναζήτησης τηλεδιάσκεψης (το κάτω μέρος της σελίδας στην καρτέλα «Τηλεδιασκέψεις» όπου εξ ορισμού απεικονίζονται οι σημερινές τηλεδιασκέψεις (είτε έχουν λήξει είτε όχι), ενώ από τις επιλογές αναζήτησης μπορεί να βρεθεί οποιαδήποτε έχει δημιουργηθεί από τον Συντονιστή. Δεξιά από τα στοιχεία κάθε τηλεδιάσκεψης υπάρχουν τρία τετράγωνα πεδία με σύμβολα. Όταν δεν έχει λήξει (ή ξεκινήσει) μια τηλεδιάσκεψη, στο πρώτο πεδίο υπάρχει το εικονίδιο με το μολύβι. Πατώντας το, ο Συντονιστής μπορεί να αλλάξει τα στοιχεία της (ίδιες επιλογές με αυτές της δημιουργίας της). Αν δεν έχει ξεκινησει η τηλεδιάσκεψη και δεν έχει δηλωθεί κανένας προσκεκλημένος, μπορεί να αλλάξει όλα τα διαθέσιμα πεδία και να αποθηκεύσει εκ νέου την τηλεδιάσκεψη. 23

Αν έχει ξεκινήσει ήδη η τηλεδιάσκεψη, δεν μπορεί να αλλαχθεί η ώρα έναρξής της (θα προκύψει μήνυμα σφάλματος αν επιχειρηθεί τέτοια αλλαγή). Μπορούν όμως να προστεθούν συμμετέχοντες, να διαγραφούν συμμετέχοντες, να επιμηκυνθεί η διάρκειά της κλπ. Σε περίπτωση που έχουν δηλωθεί συμμετέχοντες σε μία τηλεδιάσκεψη και πρέπει να προστεθούν νέοι θα πρέπει πρώτα να οριστούν οι κατάλληλοι πόροι σε συσκευές (Desktop-Mobile, H.323, VidyoRoom), αλλιώς δε θα δίνεται η σχετική δυνατότητα. Στο δεύτερο πεδίο με εικονίδια δεξιά στην λίστα που εμφανίζονται οι τηλεδιασκέψεις, υπάρχει ένα εικονίδιο με διπλότυπα, για να δηλώσει τη δυνατότητα της αντιγραφής της συγκεκριμένης τηλεδιάσκεψης. 24

Πατώντας το, ο Συντονιστής έχει τη δυνατότητα να αντιγράψει την εν λόγω τηλεδιάσκεψη με τα ίδια ακριβώς στοιχεία (συσκευές, τίτλος, μηνύματα, ώρα έναρξης και λήξης) καθώς και συμμετέχοντες. Το μόνο που αλλάζει είναι ότι ορίζεται η επόμενη ημέρα από αυτήν της αρχικής τηλεδιάσκεψης ως ημερομηνία έναρξής της, κάτι όμως που μπορεί να αλλάξει ο Συντονιστής (όπως και το σύνολο των στοιχείων της μιας που δεν έχει ξεκινήσει ακόμα). Πατώντας το κουμπί «Αποθήκευση Λεπτομερειών Τηλεδιάσκεψης», αυτή καταχωρείται με τα τρέχοντα στοιχεία. Σημείωση: Η Αντιγραφή τηλεδιάσκεψης γίνεται και μέσα από την επεξεργασία της, πατώντας το σχετικό κουμπί που βρίσκεται εκεί. Στο τρίτο πεδίο όσο η τηλεδιάσκεψη δεν έχει ακόμα ξεκινήσει, υπάρχει το κουμπί της διαγραφής μιας τηλεδιάσκεψης. Με το πάτημά του, ο Συντονιστής μπορεί να διαγράψει μια τηλεδιάσκεψη που δημιούργησε εφόσον δεν πρόκειται να λάβει χώρα και αφού επιβεβαιώσει απαντώντας στο σχετικό ερώτημα. Δεν μπορεί να διαγράψει τηλεδιασκέψεις που έχουν ξεκινήσει (ή έχουν λήξει). Σε περίπτωση που έχει ξεκινήσει, το εικονίδιο της διαγραφής φαίνεται αχνά ενώ στην περίπτωση που έχει λήξει δε φαίνεται καθόλου. Στην περίπτωση που μια τηλεδιάσκεψη έχει λήξει, ο Συντονιστής έχει τη δυνατότητα να δει το εικονίδιο της Αναφοράς χρήσης (αντί γι αυτό της Επεξεργασίας) καθώς και το εικονίδιο της Αντιγραφής. 25

Πατώντας το σχετικό εικονίδιο, φαίνονται στο πρώτο κομμάτι (πάνω) τα στοιχεία της τηλεδιάσκεψης (με την επιλογή της αντιγραφής -αν το επιθυμεί ο Συντονιστής). Στο κάτω κομμάτι φαίνονται τα στοιχεία των συμμετεχόντων μαζί με την αναφορά σχετικά με το αν συνδέθηκαν, από ποια συσκευή και για πόσο χρονικό διάστημα συνολικά. 26

ΚΟΥΜΠΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΕΩΝ Μόνο κατά τη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης, ο Συντονιστής που τη δημιούργησε έχει δικαίωμα να τη λήξει πρόωρα (εφόσον έχει τελειώσει πριν την ώρα της), να την κλειδώσει αποκλείοντας όποιον άλλον συμμετέχοντα από το να μπορεί να εισέλθει σε αυτήν, και να απενεργοποίησει κάποιον συμμετέχοντα αποσυνδέοντάς τον από την τηλεδιάσκεψη αν είναι ήδη συνδεδεμένος ή μη δίνοντας το δικαίωμα να συμμετέχει σε αυτήν, εφόσον βεβαίως δεν έχει συνδεθεί μέχρι εκείνη τη στιγμή. Το κουμπί της Διαχείρισης της τηλεδιάσκεψης, εμφανίζεται στην καρτέλα «Τηλεδιασκέψεις» στις Τρέχουσες τηλεδιασκέψεις (στις οποίες και αφορά). Με το που θα πατήσει ο Συντονιστής το κουμπί «Διαχείριση» εμφανίζονται οι επιλογές του για τη συγκεκριμένη τηλεδιάσκεψη. Φαίνονται οι συμμετέχοντες σε αυτήν με τα στοιχεία τους, αν είναι ενεργοί ή όχι, αν είναι συνδεδεμένοι εκείνη τη στιγμή και τα κουμπιά λήξης της τηλεδιάσκεψης, κατάστασης του συμμετέχοντα και κλειδώματος του δωματίου της τηλεδιάσκεψης. ΛΗΞΗ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΗΣ Σε περίπτωση που μια συνάντηση λήξει πριν την καθορισμένη ώρα λήξης, ο Συντονιστής έχει τη δυνατότητα να λήξει την τηλεδιάσκεψη. Αυτό δίνεται ως δυνατότητα για δύο λόγους: 27

1. Για να μη δεσμεύονται πόροι του συστήματος που δεν υπάρχει περίπτωση να χρησιμοποιηθούν. 2. Για να μη δίνεται η δυνατότητα στους συμμετέχοντες σε αυτήν να παραμένουν συνδεδεμένοι έχοντας την πεποίθηση ότι η τηλεδιάσκεψη είναι σε εξέλιξη. Πατώντας το κουμπί λήξης της τηλεδιάσκεψης θα πρέπει να επιβεβαιωθεί η σχετική πρόθεση πρώτα για να τερματίσει η τηλεδιάσκεψη. Με τη λήξη της τηλεδιάσκεψης, αποσυνδέονται όλοι οι ενεργοί σε αυτήν χρήστες (συμμετέχοντες), ενώ η τηλεδιάσκεψη δεν είναι πια διαθέσιμη προς διαχείριση. Η λήξη μιας τηλεδιάσκεψης σημαίνει ότι κανείς δεν έχει δικαίωμα να τη διαχειριστεί πλέον, αλλά παραμένει στο ιστορικό του Συντονιστή για να δει την αναφορά χρήσης της (ποιος συνδέθηκε και για πόση ώρα) στην οποία αναφορά θα αναγράφεται πλέον και η ακριβής ώρα της πρόωρης λήξης. ΚΛΕΙΔΩΜΑ/ΞΕΚΛΕΙΔΩΜΑ ΔΩΜΑΤΙΟΥ Για να επιτρέπεται η είσοδος των ορισθέντων συμμετεχόντων στην τηλεδιάσκεψη, το δωμάτιο τηλεδιάσκεψης είναι εξ ορισμού ξεκλείδωτο. Όταν ο Συντονιστής δει τις επιλογές Διαχείρισης τηλεδιάσκεψης, το κουμπί κλειδώματος θα είναι κόκκινο έτσι ώστε πατώντας το να κλειδώσει το σχετικό δωμάτιο. 28

Όταν το σχετικό κουμπί πατηθεί, θα γίνει πράσινο για να υποδηλώσει ότι με το πάτημά του πλέον το δωμάτιο θα ξεκλειδώσει. Όταν το δωμάτιο είναι κλειδωμένο δεν μπορεί κανείς να συνδεθεί σε αυτό (λαμβάνοντας το παρακάτω μήνυμα όταν πατήσει το κουμπί εισόδου), αλλά οι ήδη συνδεδεμένοι συμμετέχοντες στην τηλεδιάσκεψη δεν αποσυνδέονται. ΚΟΥΜΠΙ ΑΛΛΑΓΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΑ: ΑΝΕΝΕΡΓΟΣ/ΕΝΕΡΓΟΣ Με το κουμπί αλλαγής της κατάστασης του συμμετέχοντα, ο Συντονιστής έχει τη δυνατότητα να αποσυνδέει όσους χρήστες δεν επιθυμεί να είναι συνδεδεμένοι εκείνη την ώρα στην τηλεδιάσκεψη και να τους δίνει εκ νέου την δυνατότητα εισόδου σε αυτήν όταν και αν χρειαστεί. 29

Η κατάσταση «Ενεργός» δηλώνει ότι ο συμμετέχοντας έχει τη δυνατότητα εισόδου στο δωμάτιο τηλεδιάσκεψης και είναι η εξ ορισμού κατάστασή του όταν δηλώνεται σε μια τηλεδιάσκεψη (έτσι εμφανίζεται από την πλευρά του χρήστη στις τρέχουσες τηλεδιασκέψεις του ένα πράσινο κουμπί για την είσοδό του σε αυτήν). Πατώντας στην πράσινη ένδειξη κουμπί «Ενεργός», ο Συντονιστής μπορεί να απενεργοποιήσει τον συγεκριμένο συμμετέχοντα, αφού πρώτα επιβεβαιώσει τη συγκεκριμένη του επιλογή. Η επιλογή θα αλλάξει σε κόκκινο με την ένδειξη «Ανενεργός» το οποίο αν εκ νέου πατηθεί μπορεί να ενεργοποιήσει τον συγκεκριμένο συμμετέχοντα. Η αλλαγή κατάστασης από την Διαχείριση τηλεδιασκέψεων αφορά στη δυνατότητα των χρηστών να συνδέονται σε αυτήν και μόνο και δεν σχετίζεται σε καμία περίπτωση στη δυνατότητά τους να συμμετέχουν σε άλλες τηλεδιασκέψεις του ίδιου ή αλλων συντονιστών. 30

Από πλευράς χρήστη, για όσες τηλεδιασκέψεις έχουν δηλωθεί ανενεργοί, στην καρτέλα των τρεχουσών τηλεδιασκέψεών τους, θα υπάρχει το κουμπί «Σύνδεση» χωρίς να δηλώνει τη συσκευή με την οποία θα συνδεθούν και θα έχει αχνή/διάφανη μορφή χωρίς να μπορεί να πατηθεί. 31

ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΩΝ ΤΜΗΜΑΤΟΣ (ΜΟΝΟ ΓΙΑ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΕΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ) Ένας συντονιστής οργανισμού, μπορεί να προσθέσει κάποιον συντονιστή τμήματος, εφόσον αυτός δεν είναι ήδη χρήστης της υπηρεσίας μας, οπότε και θα πρέπει να το αιτηθεί στο support@epresence.grnet.gr για να πραγματοποιηθεί η αλλαγή. Για να προσθέσει έναν συντονιστή, θα πρέπει να πάει στην καρτέλα «Χρήστες» και να πατήσει το κουμπί «Προσθήκη Συντονιστή». Από την ίδια σελίδα μπορεί επιπλέον να αναζητήσει συντονιστές, καθώς και να στείλει σε όλους κάποιο ενημερωτικό μήνυμα. 32

33

ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΧΡΗΣΤΩΝ TEAM VIEWER Σε περίπτωση που ο Συντονιστής θέλει να υποστηρίξει από απόσταση συμμετέχοντες σε τηλεδιασκέψεις του, είναι διαθέσιμο ένα εκτελέσιμο του Team Viewer που μπορεί να τρέξει ο κάθε χρήστης επιτρέποντας την απομακρυσμένη πρόσβαση στον υπολογιστή του. Το εκτελέσιμο είναι διαθέσιμο μέσω της καρτέλας «Υποστήριξη», από όπου πρέπει να επιλεγεί η υπο-καρτέλα «Teamviewer». Εκεί, θα πρέπει να πατηθεί το μπλε κουμπί «e:presence Quick Support», από όπου θα ζητηθεί μέσω της σελίδας του Team Viewer από τον χρήστη να κατεβάσει και να τρέξει το εκτελέσιμο που έχει φτιαχτεί για την υπηρεσία. Όταν γίνει 34

αυτό, ο χρήστης θα έχει στην διάθεσή του έναν αριθμό ID και έναν κωδικό που θα πρέπει να δώσει στον Συντονιστή για να έχει πρόσβαση στο μηχάνημά του. Το συγκεκριμένο εκτελέσιμο δεν αφήνει κάποιο πρόγραμμα εγκατεστημένο στο μηχάνημα/κινητό του χρήστη μετά το κλείσιμό του. Θα πρέπει ο χρήστης να μην έχει ήδη ανοικτή εφαρμογή TeamViewer στο μηχάνημά του ενώ από την πλευρά του Συντονιστή απαιτείται να τρέχει την αντίστοιχη εφαρμογή έκδοσης, 11 και άνω. 35