ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΠΕΙΡΑΙΩΣ Τμήμα Ψηφιακών Συστημάτων Πρόγραμμα Προπτυχιακών Σπουδών Πληροφοριακά Συστήματα Υγείας [ΜΕΡΟΣ Ι] Επικ. Καθηγήτρια Φλώρα Μαλαματένιου
Περιεχόμενα Αρχές της Θεωρίας Συστημάτων Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων Πληροφοριακά Συστήματα Ο Οργανισμός ως Σύστημα 2
Αρχές της Θεωρίας Συστημάτων (1/11) Σύστημα είναι ένα καλά οργανωμένο σύνολο από αλληλοεξαρτώμενα και αλληλεπιδρώντα συστατικά στοιχεία Ένα σύστημα έχει αντικειμενικούς στόχους που συχνά είναι δύσκολο να παρατηρηθούν 3
Αρχές της Θεωρίας Συστημάτων (2/11) Σχήμα 1. Αφηρημένο μοντέλο ενός συστήματος. Πηγή: Γ. Βασιλακόπουλος: Πληροφοριακά Συστήματα 4
Αρχές της Θεωρίας Συστημάτων (3/11) Γενικά, κάθε σύστημα δέχεται κάποιες εισόδους τις οποίες επεξεργάζεται μέσω μιας διαδικασίας μετασχηματισμού για την παραγωγή κάποιων εξόδων, αποτελείται από έναν αριθμό συστατικών στοιχείων που ονομάζονται υποσυστήματα υπάρχει και λειτουργεί εντός ενός περιβάλλοντος 5
Αρχές της Θεωρίας Συστημάτων (4/11) Κάθε σύστημα ή υποσύστημα έχει κάποια όρια, τα οποία το διακρίνουν από το περιβάλλον του, και διαθέτει κάποιο μηχανισμό για την παρακολούθηση της αποδοτικότητάς του και για την ανάληψη ελεγκτικής δράσης όπου απαιτείται 6
Αρχές της Θεωρίας Συστημάτων (5/11) Σχήμα 2. Σχηματική αναπαράσταση ενός συστήματος. Πηγή: Γ. Βασιλακόπουλος: Πληροφοριακά Συστήματα 7
Αρχές της Θεωρίας Συστημάτων (6/11) Περιβάλλον (environment) ενός συστήματος ονομάζεται οτιδήποτε υπάρχει έξω από τον έλεγχό του Είναι ο χώρος στον οποίο το σύστημα δεν έχει αρμοδιότητα να λαμβάνει αποφάσεις αλλά το μέγιστο που μπορεί να ελπίζει ότι θα τον επηρεάζει προς το συμφέρον του Επίσης, το περιβάλλον καθορίζει κατά κάποιο τρόπο την αποδοτικότητα του συστήματος. Κατά συνέπεια, υπάρχει αλληλεπίδραση και αλληλεξάρτηση μεταξύ ενός συστήματος και του περιβάλλοντος μέσα στο οποίο υπάρχει και λειτουργεί 8
Αρχές της Θεωρίας Συστημάτων (7/11) Πόροι (resources) είναι όλα τα μέσα που έχει στη διάθεσή του το σύστημα για την εκτέλεση των αναγκαίων δραστηριοτήτων κατά τρόπο ώστε να επιτυγχάνονται οι στόχοι του Σε αντίθεση με το περιβάλλον, οι πόροι είναι εσωτερικοί στο σύστημα και ευρίσκονται υπό τον έλεγχό του 9
Αρχές της Θεωρίας Συστημάτων (8/11) Συστατικά στοιχεία (components) ενός συστήματος είναι οτιδήποτε αποβλέπει στην επίτευξη των στόχων του, όπως δραστηριότητες, διαδικασίες και λειτουργικές του μονάδες. Τα στοιχεία αυτά ονομάζονται υποσυστήματα Έτσι, ένα σύστημα είναι, ταυτόχρονα, υποσύστημα ενός ευρύτερου συστήματος και ευρύτερο σύστημα των υποσυστημάτων του 10
Αρχές της Θεωρίας Συστημάτων (9/11) Διοίκηση (management) ενός συστήματος ονομάζεται το σύνολο των δραστηριοτήτων του που αφορούν στον προγραμματισμό (planning) και στην παρακολούθηση και τον έλεγχο (monitoring and control) 11
Αρχές της Θεωρίας Συστημάτων (10/11) Ο προγραμματισμός περιλαμβάνει τον καθορισμό των στόχων του συστήματος την αξιοποίηση των πόρων του την κατασκευή προγραμμάτων για την ανάληψη διαφόρων δραστηριοτήτων και την επιλογή μας στρατηγικής για τις σχέσεις του συστήματος με το περιβάλλον του 12
Αρχές της Θεωρίας Συστημάτων (11/11) H παρακολούθηση και έλεγχος αναφέρεται στην υλοποίηση των προγραμμάτων που καθορίστηκαν κατά τη διαδικασία του προγραμματισμού Έτσι, ο έλεγχος συνδέεται με την ροή των πληροφοριών που αφορούν στην παρακολούθηση της αποδοτικότητας του συστήματος με σκοπό την ανάληψη κάποιας διορθωτικής δράσης εφόσον απαιτηθεί. Η διαδικασία αυτή ονομάζεται ανάδραση (feedback) 13
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (1/32) Συστήματα ανθρώπινης δραστηριότητας ονομάζονται τα συστήματα εντός των οποίων αναλαμβάνονται ανθρώπινες δραστηριότητες για την επίτευξη κάποιων σκοπών (purposeful activities) 14
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (2/32) Για παράδειγμα, ως συστήματα ανθρώπινης δραστηριότητας μπορεί να θεωρηθούν τα πληροφοριακά συστήματα και, γενικότερα, τα συστήματα ανθρώπου-μηχανής, τα συστήματα βιομηχανικής δραστηριότητας και τα πολιτικά συστήματα Τα περισσότερα συστήματα ανθρώπινης δραστηριότητας υπάρχουν εντός κοινωνικών συστημάτων 15
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (3/32) Ένα γενικό μοντέλο των συστημάτων ανθρώπινης δραστηριότητας που διέπεται από ένα σύνολο βασικών προδιαγραφών ονομάζεται μοντέλο τυπικού συστήματος (formal system model) 16
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (4/32) Έτσι, ένα σύστημα, έστω Σ, πληροί τις προδιαγραφές ενός τυπικού συστήματος εφόσον: 17
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (5/32) Το Σ εξυπηρετεί κάποιο σκοπό ή έχει κάποια αποστολή 18
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (6/32) Το Σ διαθέτει κάποια κριτήρια για την αξιολόγηση της αποδοτικότητάς του 19
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (7/32) Το Σ περιέχει μια διαδικασία λήψης αποφάσεων, δηλαδή διάφορους ρόλους λήψης αποφάσεων οι οποίοι ασκούνται από ένα αριθμό ατόμων 20
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (8/32) Το Σ αποτελείται από συνιστώσες που ονομάζονται υποσυστήματα και τα οποία είναι επίσης συστήματα που έχουν τις ίδιες ιδιότητες με αυτές του Σ 21
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (9/32) Το Σ αποτελείται από αλληλεπιδρούσες συνιστώσες που είναι συνεκτικά συνδεδεμένες μεταξύ τους. Η συνεκτικότητα αυτή μπορεί να είναι φυσική ή να εκδηλώνεται ως ροή ενέργειας, υλικών, πληροφοριών και επιρροής έτσι ώστε τα αποτελέσματακαιοιδράσειςναμεταδίδονται μέσω του όλου συστήματος 22
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (10/32) Το Σ υπάρχει μέσα σε ένα ευρύτερο σύστημα με το οποίο αλληλεπιδρά. Το σύστημα αυτό ονομάζεται περιβάλλον 23
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (11/32) Το Σ έχει κάποια όρια που το διακρίνουν από το περιβάλλον του. Τα όρια του Σ καθορίζονται τυπικά από την περιοχή δικαιοδοσίας του στη λήψη αποφάσεων σε αντίθεση με το περιβάλλον το οποίο απλώς ελπίζει να επηρεάσει 24
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (12/32) Το Σ διαθέτει πόρους, φυσικούς και αφηρημένους, οι οποίοι είναι στη διάθεση της διαδικασίας λήψης αποφάσεων 25
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (13/32) Το Σ διαθέτει κάποια εγγύηση συνέχειας, δηλαδή δεν είναι εφήμερο, και κάποια μακροπρόθεσμη σταθερότητα η οποία επιτυγχάνεται μετά από μια περίοδο αναταράξεων και ρευστότητας. Η σταθερότητα αυτή μπορεί να επιτευχθεί με τη βοήθεια εξωτερικών και/ή εσωτερικών παραγόντων 26
ΣΧΗΜΑ 3. Ένα μοντέλο της έννοιας σύστημα ανθρώπινης δραστηριότητας (από τη σκοπιά: ανάληψη δράσης για την επίτευξη ενός σκοπού ή την εκπλήρωση μιας αποστολής). Πηγή: Γ. Βασιλακόπουλος: Πληροφοριακά Συστήματα 27
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (15/32) Επειδή κάθε υποσύστημα είναι και το ίδιο σύστημα, και διαφέρει από το υπερκείμενο (ευρύτερο) σύστημα μόνο στο επίπεδο ανάλυσης (επίπεδο λεπτομέρειας), μπορεί επίσης να οριστεί ως σύστημα και να μοντελοποιηθεί ως ένα σύνολο δραστηριοτήτων Συνεπώς, οι όροι σύστημα και δραστηριότητα μπορεί να χρησιμοποιούνται εναλλακτικά 28
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (16/32) Στο Σχήμα 4 παρουσιάζεται ένα μοντέλο μιας εταιρίας ανάπτυξης προϊόντων λογισμικού το οποίο περιγράφεται ως ένα σύνολο αλληλεπιδρώντων συστημάτων ανθρώπινης δραστηριότητας Ένα από τα (υπο) συστήματα αυτά, το σύστημα παραγωγής προϊόντων, αναλύεται περαιτέρω (σε μεγαλύτερο επίπεδο λεπτομέρειας) ως ένα σύνολο αλληλεπιδρουσών δραστηριοτήτων, όπως φαίνεται στο Σχήμα 5 29
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (17/32) Σχήμα 4. Συστημική περιγραφή μιας εταιρίας ανάπτυξης λογισμικού. Πηγή: Γ. Βασιλακόπουλος: Πληροφοριακά Συστήματα 30
Πηγή: Γ. Βασιλακόπουλος: Πληροφοριακά Συστήματα ΣΧΗΜΑ 5. Συστημική περιγραφή ενός συστήματος παραγωγής προϊόν-των. 31
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (19/32) Μεταξύ των συστημάτων ανθρώπινης δραστηριότητας και των κοινωνικών συστημάτων υπάρχει μια σημαντική σχέση Ένα σύστημα ανθρώπινης δραστηριότητας μπορεί να διασπαστεί σε δύο άλλα συστήματα: ένα σύστημα δραστηριοτήτων και, επειδή αυτές οι δραστηριότητες αναλαμβάνονται από ανθρώπους, ένα κοινωνικό σύστημα με όρια που είναι ίδια με τα όρια του συστήματος ανθρώπινης δραστηριότητας 32
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (20/32) Έτσι, αν ένα σύστημα ανθρώπινης δραστηριότητας απεικονιστεί σε ένα συγκεκριμένο οργανισμό, το σύστημα δραστηριοτήτων μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον προσδιορισμό του τί πρέπει να αλλάξει, αλλά είναι το κοινωνικό σύστημα εκείνο το οποίο προσδιορίζει πώς μπορεί να πραγματωθεί η προτεινόμενη αλλαγή ή αν η αλλαγή είναι αποδεκτή 33
ΣΧΗΜΑ 6. Διάσπαση συστήματος ανθρώπινης δραστηριότητας σε δύο συνιστώσες του: ένα σύστημα δραστηριοτήτων και ένα κοινωνικό σύστημα. Πηγή: Γ. Βασιλακόπουλος: Πληροφοριακά Συστήματα 34
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (22/32) Α. Διεργασία μετασχηματισμού: Η πιο βασική έννοια που σχετίζεται με ένα μοντέλο συστήματος ανθρώπινης δραστηριότητας είναι αυτή της διεργασίας μετασχηματισμού (transformation process) Αυτό σημαίνει ότι το σύνολο των δραστηριοτήτων που περιέχονται στο μοντέλο αναπαριστούν ένα σύνολο αλληλοσυνδεδεμένων δράσεων που είναι αναγκαίες για το μετασχηματισμό κάποιων εισόδων σε κάποιες εξόδους 35
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (23/32) Για παράδειγμα, σε ένα σχεδιασμένο σύστημα, όπως είναι η διαδικασία ανάπτυξης ενός πληροφοριακού συστήματος, οι είσοδοι είναι οι διάφορες συνιστώσες του συστήματος (π.χ. επαγγελματικές ικανότητες, λογισμικό και υλικό συστήματος) και η έξοδος είναι το πληροφοριακό σύστημα. Εδώ οι δραστηριότητες είναι ανάλυση, σχεδιασμός, κατασκευή προγραμμάτων, δοκιμές, κτλ. 36
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (24/32) ΣΧΗΜΑ 7. Η διεργασία του μετασχηματισμού σε συστήματα ανθρώπινης δραστηριότητας. Πηγή: Γ. Βασιλακόπουλος: Πληροφοριακά Συστήματα 37
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (25/32) Β. Εξυπηρέτηση σκοπών: Για την κατασκευή μοντέλων συστημάτων ανθρώπινης δραστηριότητας δίδεται ιδιαίτερη έμφαση στο γεγονός ότι πρόκειται για συστήματα που εξυπηρετούν συγκεκριμένους σκοπούς (purposeful systems), οπότε οι σκοποί ή στόχοι πρέπει να είναι ξεκάθαρα ορισμένοι Η διάκριση μεταξύ του σκοπού, του στόχου, της αποστολής, του προορισμού, κτλ δεν είναι σημαντική, καθότι το ενδιαφέρον εστιάζεται σχεδόν αποκλειστικά στην επίτευξη του συγκεκριμένου μετασχηματισμού που έχει οριστεί 38
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (26/32) Γ. Μέτρα αποδοτικότητας: Σε πολλές περιπτώσεις, φαίνεται ιδιαίτερα χρήσιμη η χρήση ιδεών από τη μηχανική ελέγχου (control engineering) και ένα μοντέλο συστήματος ανθρώπινης δραστηριότητας προσομοιάζεται με ένα μοντέλο συστήματος ελέγχου. 39
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (27/32) Αυτό συνεπάγεται ότι: πρέπει να οριστούν κάποια μέτρα με βάση τα οποία θα κρίνεται ο βαθμός επίτευξης του στόχου τον οποίο επιδιώκει το σύστημα, και πρέπει να συμπεριληφθούν στο μοντέλο δραστηριότητες που χρησιμοποιούν τις αποτιμήσεις των μέτρων προκειμένου να αναλάβουν δράση ελέγχου με σκοπό τη βελτίωση του βαθμού επίτευξης του στόχου 40
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (28/32) Δ. Όρια του συστήματος: Η διαδικασία λήψης αποφάσεων, που ορίστηκε παραπάνω, μπορεί να ενεργοποιηθεί με σκοπό την ανάληψη ελεγκτικής δράσης εντός μιας συγκεκριμένης περιοχής ευθύνης που ορίζει τα όρια του συστήματος (system boundaries) 41
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (29/32) Σε περίπτωση αναποφασιστικότητας σχετικά με τη συμπερίληψη ή όχι μιας δραστηριότητας στο μοντέλο του συστήματος, η απόφαση μπορεί να ληφθεί με την εξέταση της φύσης της διαδικασίας λήψης αποφάσεων και την απάντηση στο ερώτημα αν η διαδικασία λήψης αποφάσεων έχει δικαιοδοσία επί της συγκεκριμένης δραστηριότητας Αν η απάντηση είναι θετική, τότε, εξ ορισμού, η δραστηριότητα βρίσκεται εντός των ορίων του συστήματος Αν η απάντηση είναι αρνητική, τότε, εξ ορισμού, η δραστηριότητα βρίσκεται εκτός των ορίων του συστήματος (στο περιβάλλον του συστήματος) 42
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (30/32) Ε. Πόροι του συστήματος: Προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι που έχουν οριστεί για το σύστημα, πρέπει, εντός των ορίων του συστήματος, να διατίθενται οι κατάλληλοι πόροι (resources) για την ανάληψη των δραστηριοτήτων Οι πόροι αυτοί βρίσκονται υπό τον έλεγχο της διαδικασίας λήψης αποφάσεων και μπορούν να αποκτηθούν και συντηρηθούν προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι του συστήματος Συνεπώς, πρέπει να συμπεριληφθούν αντίστοιχες δραστηριότητες στο μοντέλο του συστήματος ανθρώπινης δραστηριότητας (δηλαδή, δραστηριότητες για την απόκτηση και τη διάθεση των πόρων) 43
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (31/32) Η. Ιεραρχία συστημάτων: Η έννοια του επιπέδου ανάλυσης (επιπέδου αφαίρεσης ή επιπέδου λεπτομέρειας) είναι καθοριστική για την ανάπτυξη μοντέλων συστημάτων Αυτό περιγράφεται κατά τον καλύτερο τρόπο μέσω της έννοιας της ιεραρχίας συστημάτων (systems hierarchy) Αυτό σημαίνει ότι το όριο του συστήματος που έχει επιλεγεί τοποθετεί το σύστημα σε ένα συγκεκριμένο επίπεδο ανάλυσης μεταξύ διαφόρων επιπέδων ανάλυσης 44
Συστήματα Ανθρώπινης Δραστηριότητας (32/32) Έτσι, ένα σύστημα είναι, ταυτόχρονα, υποσύστημα κάποιου ευρύτερου συστήματος και είναι το ίδιο ευρύτερο σύστημα για τα υποσυστήματά του Αυτό που ορίζεται ως σύστημα είναι μια επιλογή επιπέδου ανάλυσης ή η επιλογή του επιπέδου λεπτομέρειας στην οποία είναι επιθυμητή η περιγραφή των δραστηριοτήτων 45
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (1/31) Η Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων - ΜΜΣ (Soft Systems Methodology SSM) συνιστά μια προσέγγιση για τη μοντελοποίηση οργανισμικών ή επιχειρησιακών διαδικασιών (organizational or business process modeling) και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την επίλυση γενικών διοικητικών προβλημάτων και στην διοίκηση των αλλαγών 46
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (2/31) Η ΜΜΣ χρησιμοποιείται κυρίως στην ανάλυση πολύπλοκων καταστάσεων στις οποίες υπάρχει διάσταση απόψεων ακόμη και για τον ακριβή ορισμό του προβλήματος προς αντιμετώπιση Όπως ειπώθηκε παραπάνω, τα προβλήματα που εμπερικλείονται σε τέτοιες καταστάσεις ονομάζονται μαλακά προβλήματα ( soft problems ) Παραδείγματα τέτοιων προβλημάτων είναι: Πώς θα βελτιωθεί η παροχή υπηρεσιών υγείας με παράλληλη μείωση του κόστους;, Πως θα πραγματοποιηθεί η διαχείριση ενός σχεδίου πρόληψης και αντιμετώπισης καταστροφών;, Ποια μέτρα πρέπει να ληφθούν για τους νέους αστέγους;, Ποιο πληροφοριακό σύστημα συμβάλλει στην αναβάθμιση της τριτοβάθμιας εκπαίδευσης; 47
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (3/31) Φάσεις 1 & 2: Αναγνώριση προβληματικής κατάστασης Φάση 3: Επιλογή θεμελιακού ορισμού Φάση 4: Κατασκευή εννοιολογικών μοντέλων Φάση 5: Σύγκριση Φάσεις 6 & 7: Πραγμάτωση εφικτών και επιθυμητών αλλαγών 48
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (4/31) Φάσεις 1 & 2: Αναγνώριση προβληματικής κατάστασης Στις φάσεις 1 και 2 κατασκευάζεται η λεπτομερέστερη δυνατή εικόνα όχι για το πρόβλημα αλλά για την κατάσταση εντός της οποίας γίνεται αντιληπτή η ύπαρξη του προβλήματος. 49
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (5/31) Ένας χρήσιμος οδηγός για τις φάσεις αυτές είναι ότι, στη αρχική ανάλυση, πρέπει να καταγράφονται τα στοιχεία που αφορούν στην οργανωτική δομή και στις επιχειρησιακές διαδικασίες του συστήματος. 'Έτσι, διαμορφώνεται μια άποψη για το πώς η οργανωτική δομή και οι επιχειρησιακές διαδικασίες σχετίζονται μεταξύ τους εντός της υπό μελέτη προβληματικής κατάστασης. 50
ΣΧΗΜΑ 8. Μια διαγραμματική παρουσίαση της ΜΜΣ. Πηγή: Γ. Βασιλακόπουλος: Πληροφοριακά Συστήματα 51
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (7/31) Φάση 3: Επιλογή θεμελιακού ορισμού. Η φάση 3 αναφέρεται στο προ-στάδιο της κατασκευής των μοντέλων κάποιων συστημάτων που σχετίζονται με το υποτιθέμενο πρόβλημα (εννοιολογικών μοντέλων) μέσω της διατύπωσης κάποιων ορισμών για το τι είναι τα συστήματα αυτά και όχι για το τι κάνουν. 52
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (8/31) Ένας θεμελιακός ορισμός ενός συστήματος θα περιλαμβάνει τις ακόλουθες έννοιες: Τους πελάτες (customers - C), δηλαδή τα άτομα που επηρεάζονται (θετικά ή αρνητικά) από τις δραστηριότητες του συστήματος. Τους λειτουργούς (actors - A), δηλαδή τα άτομα που εκτελούν ή προκαλούν την εκτέλεση των κύριων δραστηριοτήτων του συστήματος. Τον μετασχηματισμό (transformation - T), δηλαδή την επεξεργασίακατάτηνοποίαταεισερχόμεναμετατρέπονται σε εξερχόμενα. Ο μετασχηματισμός αποτελεί τον πυρήνα του συστήματος. 53
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (9/31) Τη κοσμοθεώρηση (world view - weltanschauungen - W), δηλαδή μια άποψη, ένα πλαίσιο ή μια παραστατική αντίληψη του κόσμου. Την ιδιοκτησία (ownership - O), δηλαδή τα άτομα που έχουν την κυριότητα του συστήματος και, κατά συνέπεια, τη δύναμη να προκαλέσουν τον τερματισμό της ύπαρξης και της λειτουργίας του. Το περιβάλλον (environment - E), δηλαδή τους περιορισμούς του συστήματος που επιβάλλονται από τον περιβάλλοντα χώρο στον οποίο υπάρχει και λειτουργεί. 54
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (10/31) Φάση 4: Κατασκευή εννοιολογικών μοντέλων Στη φάση 4 χρησιμοποιούνται οι θεμελιακοί ορισμοί που διατυπώθηκαν κατά τη φάση 3 προκειμένου να αναπτυχθούν τα εννοιολογικά μοντέλα των αντίστοιχων συστημάτων ανθρώπινης δραστηριότητας. Το εννοιολογικό μοντέλο είναι μια καταγραφή των δραστηριοτήτων που πρέπει να αναλαμβάνονται από το σύστημα για να είναι αυτό που ορίσθηκε στο θεμελιακό ορισμό. 55
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (11/31) Δηλαδή, στηφάσηαυτήκατασκευάζονται μοντέλα που αναφέρονται στο τί πρέπει να κάνουν (ποιες δραστηριότητες πρέπει να εκτελούν) τα συστήματα που έχουν οριστεί στους θεμελιακούς ορισμούς, για να είναι αυτά που ορίστηκαν στους θεμελιακούς ορισμούς. 56
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (12/31) Φάση 5: Σύγκριση Στη φάση 5 τα εννοιολογικά μοντέλα που κατασκευάστηκαν στη φάση 4 με βάση τη συστημική σκέψη μεταφέρονται στον πραγματικό κόσμο και συγκρίνονται με την προβληματική κατάσταση με σκοπό την ανάπτυξη διαλόγου μεταξύ όλων των ενδιαφερομένων μερών (δηλαδή, τωναναλυτώνκαιτωνεκπροσώπωντου συστήματος) προκειμένου να εντοπιστούν λύσεις που είναι εφικτές και επιθυμητές. 57
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (13/31) Φάσεις 6 & 7: Πραγμάτωση εφικτών και επιθυμητών αλλαγών Οι συγκρίσεις της φάσης 5 θα αποφέρουν ένα σύνολο συστάσεων για αλλαγή οι θεωρούνται αποδεδειγμένα επιθυμητές. 58
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (14/31) Μπορεί μια συγκεκριμένη αλλαγή να φαίνεται λογική στον αναλυτή, αλλά ένα διοικητικό στέλεχος που εργάζεται για μακρό χρονικό διάστημα στον οργανισμό και πρέπει να αντεπεξέλθει με συγκεκριμένες σχέσεις, συμφέροντα και εσωτερικές πολιτικές (όλααυτάδιαμορφώνουντοσυγκεκριμένο W του) δεν χρησιμοποιεί συχνά ως γνώμονα τη λογική. 59
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (15/31) Αφού καταγραφεί το σύνολο των αποδεκτών αλλαγών, πρέπει να οριστεί ο τρόπος με τον οποίο θα πραγματωθούν, δηλαδή να καθοριστούν εκείνες οι δράσεις που είναι αναγκαίες για τη βελτίωση της προβληματικής κατάστασης. Κατά την εκτίμηση του εφικτού και του επιθυμητού γίνεται μια διερεύνηση εναλλακτικών πώς. 60
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (16/31) Παράδειγμα: Τμήμα επειγόντων περιστατικών νοσοκομείου Το παράδειγμα αυτό αναφέρεται στο τμήμα επειγόντων περιστατικών ενός νοσοκομείου με σκοπό να αναδείξει τυχόν προβλήματα στη λειτουργία του και να το καταστήσει ικανό να συμβάλλει σημαντικά στην αναβάθμιση της ποιότητας υπηρεσιών που παρέχει το νοσοκομείο με το ελάχιστο δυνατό κόστος. 61
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (17/31) Έτσι, η προσοχή εστιάστηκε στο γεγονός ότι η βελτίωση του τμήματος επειγόντων περιστατικών μπορεί να συμβάλει σημαντικά στην αναβάθμιση της ποιότητας των παρεχομένων υπηρεσιών υγείαςαπότονοσοκομείομεανεκτόκόστος. Σ αυτό το πλαίσιο, ο θεμελιακός ορισμός βασίζεται στην έννοια της πλέον αποτελεσματικής και αποδοτικής επείγουσα ιατρικής φροντίδας. 62
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (18/31) Θεμελιακός Ορισμός: Ένα σύστημα που ανήκει στο νοσοκομείο και διαθέτει τη μέγιστη δυνατή επάρκεια παροχής ιατρικής φροντίδας για όλες τις μορφές ατυχημάτων και επειγόντων περιστατικών που συμβαίνουν στην Υγειονομική Περιφέρεια της δικαιοδοσίας του ώστε να παρέχει αδιαλείπτως αποτελεσματική και αποδοτική επείγουσα ιατρική φροντίδα με επιδόσεις που είναι αποδεκτές κατά τα πρότυπα της κοινωνίας και λειτουργώντας εντός των πλαισίων που επιβάλλονται από ηθικούς, δεοντολογικούς, θεσμικούς, επιστημονικούς και νοσοκομειακούς περιορισμούς 63
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (19/31) Ο θεμελιακός αυτός ορισμός υπαινίσσεται ότι: Ιδιοκτήτης του συστήματος είναι το νοσοκομείο υπό την έννοια ότι το νοσοκομείο είναι ο αμέσως ανώτερος οργανισμός και υπεύθυνος για την πολιτική της Υγειονομικής Περιφέρειας και του Εθνικού Συστήματος Υγείας Συνεπώς, στο εννοιολογικό μοντέλο πρέπει να συμπεριληφθούν δραστηριότητες που προσδιορίζουν και δρουν στο πλαίσιο των πολιτικών και των προσδοκιών αυτού του ιδιοκτήτη 64
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (20/31) Από τη φράση... διαθέτει... της δικαιοδοσίας του.. συνάγεται ότι το σύστημα πρέπει να είναι κατάλληλα κατασκευασμένο, εξοπλισμένο και στελεχωμένο προκειμένου να εκπληρώνει το βασικό του προορισμό και ότι πρέπει να συμβουλεύει ως απαιτείται εξωτερικές αρχές επί θεμάτων σχετικών με την παροχή επείγουσας ιατρικής φροντίδας. 65
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (21/31) Από την φράση ώστε να παρέχει αδιαλείπτως αποτελεσματική και αποδοτική επείγουσα ιατρική φροντίδα συνάγεται ότι το σύστημα πρέπει να αναθεωρεί και ενημερώνει συνεχώς τη γνώση του επί όλων των θεμάτων της επείγουσας ιατρικής φροντίδας, συμπεριλαμβανομένων των εγκαταστάσεων εντός των οποίων παρέχονται οι υπηρεσίες και του προσωπικού καθώς επίσης του βιοϊατρικού εξοπλισμού και των σύγχρονων μεθόδων παροχής επείγουσας ιατρικής φροντίδας. Η απόκτηση και η χρήση αυτών των πόρων πρέπει να είναι αποτελεσματική από πλευράς κόστους ενώ η αποδοτική χρήση των πόρων του συστήματος και η ιατρική γνώση συνεπάγεται αναβαθμισμένες υπηρεσίες στους ασθενείς. 66
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (22/31) Οι επιδόσεις του συστήματος πρέπει να είναι αποδεκτές από την κοινωνία προς όφελος της οποίας έχουν αναπτυχθεί όλες οι εγκαταστάσεις παροχής ιατρικής φροντίδας και τα μέλη της οποίας συνιστούν τους χρήστες των υπηρεσιών του συστήματος. Αυτό σημαίνει ότι πρώτη προτεραιότητα του συστήματος είναι η παροχή αναβαθμισμένων υπηρεσιών στους ασθενείς (μέλη της κοινωνίας) 67
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (23/31) Οι περιορισμοί του περιβάλλοντος που επιβάλλονται επί του συστήματος καθορίζονται από το επίπεδο ανάπτυξης της επείγουσας ιατρικής φροντίδας, από τις υπηρεσίες του νοσοκομείου με τις οποίες αλληλεπιδρά, από τον θεσμικά προσδιορισμένο προορισμό του, και από τις προτεραιότητες που προτείνονται από το νοσοκομείο και την Υγειονομική Περιφέρεια για τις ανάγκες περαιτέρω ανάπτυξης. 68
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (24/31) Τα παραπάνω ανάγονται σε στοιχεία CATWOE κατά την ακόλουθη περιγραφή: Ο βασικός μετασχηματισμός (T) στον οποίο επιδίδεται αυτό το σύστημα είναι ότι λαμβάνει πόρους (επαγγελματικές ικανότητες, επιστημονική γνώση, εγκαταστάσεις και εξοπλισμό) και χρησιμοποιεί αυτές τις εισόδους για την παροχή αδιαλείπτως αποτελεσματική και αποδοτική επείγουσα ιατρική φροντίδα συμβάλλοντας με τον καλύτερο δυνατό τρόπο στην εύρυθμη λειτουργία του νοσοκομείου και της Υγειονομικής Περιφέρειας γενικότερα 69
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (25/31) Οι λειτουργοί (A) του συστήματος είναι το ιατρικό, νοσηλευτικό, διοικητικό και βοηθητικό προσωπικό που συμβάλλει για την αδιάλειπτη παροχή αποτελεσματικής και αποδοτικής επείγουσας ιατρικής φροντίδας και ο ωφελημένος ή ζημιωμένος από το σύστημα (C) είναι το νοσοκομείο, η Υγειονομική Περιφέρεια και η κοινωνία. 70
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (26/31) Το νοσοκομείο είναι επίσης ο ιδιοκτήτης (O) του συστήματος υπό την έννοια που αναφέρθηκε παραπάνω. Οι κύριοι περιορισμοί του περιβάλλοντος (E) στους οποίους υπόκειται η λειτουργία αυτού του συστήματος αναφέρθηκαν παραπάνω και η κοσμοθεώρηση (W) που ενυπάρχει στο θεμελιακό ορισμό είναι ότι το σύστημα λειτουργεί σε έναν κόσμο στον οποίο η παροχή ποιοτικής επείγουσας ιατρικής και νοσηλευτικής φροντίδας σε συνθήκες αξιοπρέπειας είναι απαραίτητο συστατικό μιας ευνομούμενης πολιτείας και μιας αναπτυγμένης κοινωνίας. 71
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (27/31) Τα ανωτέρω υπαινίσσονται ένα σύστημα το οποίο διαθέτει έναν αριθμό εισόδων πληροφοριών που αναφέρονται στη γνώση για τις βέλτιστες πρακτικές στην παροχή υπηρεσιών επείγουσας ενδονοσοκομειακής ιατρικής φροντίδας, στις προσδοκίες των ιδιοκτητών του συστήματος και στους περιορισμούς επί της λειτουργίας του συστήματος και πόρων και χρησιμοποιεί αυτές τις εισόδους προκειμένου να αναλάβει δράση που αποσκοπεί στην αποτελεσματική και αποδοτική παροχή υπηρεσιών επείγουσας ενδονοσοκομειακής ιατρικής φροντίδας. 72
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (28/31) Συγκεκριμένα, οι επιμέρους δράσεις που θα μπορούσε να αναλάβει το σύστημα σχετικά με την παροχή υπηρεσιών επείγουσας ενδονοσοκομειακής ιατρικής φροντίδας είναι, προδήλως, να προσδιορίζει και αποκτά τους αναγκαίους και κατάλληλους πόρους, να συντάσσει και οργανώνει αυτούς τους πόρους και να παρέχει αποτελεσματικές και αποδοτικές υπηρεσίες επείγουσας ιατρικής φροντίδας. 73
Μεθοδολογία Μαλακών Συστημάτων (29/31) Οι έξοδοι από το σύστημα θα είναι ασθενείς που έχουν δεχτεί τις υπηρεσίες αυτές καθώς και πληροφοριακές ροές προς τον ιδιοκτήτη του συστήματος και τους κοινωνικούς φορείς. Το σύστημα, παρακολουθεί την επιτυχία όλων των λειτουργιών του και αναλαμβάνει ελεγκτική δράση όπου απαιτείται με στόχο την αύξηση της συμβολής του στην επίτευξη των σκοπών του νοσοκομείου. 74
ΣΧΗΜΑ 9. Εννοιολογικό μοντέλο του συστήματος που περιγράφηκε στο θεμελιακό ορισμό. Πηγή: Γ. Βασιλακόπουλος: Πληροφοριακά Συστήματα 75
ΣΧΗΜΑ 10. Εννοιολογικό μοντέλο του συστήματος Εξυπηρέτησης Ασθενών. Πηγή: Γ. Βασιλακόπουλος: Πληροφοριακά Συστήματα 76
Πληροφοριακά Συστήματα (1/14) Συχνά τίθεται το ακόλουθο ερώτημα: Πώς μπορεί να επιλεγεί το Πληροφοριακό Σύστημα -ΠΣ που θα κατασκευαστεί μεταξύ πολλών εναλλακτικών επιλογών με παρόμοια λειτουργικά και τεχνικά χαρακτηριστικά; 77
Πληροφοριακά Συστήματα (2/14) Η κλασική προσέγγιση για την απάντηση αυτού του ερωτήματος εντάσσεται στο πλαίσιο της μηχανικής συστημάτων που θεωρεί ότι το πρόβλημα είναι δεδομένο (αυτό της ανάπτυξης του ΠΣ) και προσπαθεί να προσδιορίσει τη βέλτιστη αρχιτεκτονική του ΠΣ η οποία θα ικανοποιεί τις απαιτήσεις (πληροφοριακές, οικονομικές, λειτουργικές και τεχνικές) Έτσι, στις περισσότερες περιπτώσεις ακολουθείται η κοινή διαδικασία που αποτελείται από τις ακόλουθες φάσεις: ανάλυση σχεδιασμός υλοποίηση δοκιμή λειτουργία συντήρηση 78
Πληροφοριακά Συστήματα (3/14) Αντίθετα, η συστημική αντιμετώπιση θεωρεί ότι πρωταρχικός στόχος ενός ΠΣ είναι η υποστήριξη συστημάτων δραστηριοτήτων (activity systems) Συνεπώς η διαδικασία της ανάλυσης που στοχεύει στο σχεδιασμό ενός ΠΣ πρέπει πρώτα να επικεντρωθεί στο σύστημα δραστηριοτήτων που πρόκειται να υποστηριχθεί 79
Πληροφοριακά Συστήματα (4/14) Η διαδικασία ανάπτυξης ενός ΠΣ που αρχίζει με προσδιορισμό των ροών πληροφορίας, λαμβάνει ως δεδομένη την υπάρχουσα οργανωτική δομή και τις υπάρχουσες επιχειρησιακές διαδικασίες που θα έπρεπε να αμφισβητηθούν 80
Πληροφοριακά Συστήματα (5/14) Ακόμη και στην περίπτωση που η υπάρχουσα οργανωτική δομή και οι υπάρχουσες επιχειρησιακές διαδικασίες θεωρούνται αμετάβλητες, πρέπει να κατασκευαστεί πρώτα ένα μοντέλο του συστήματος δραστηριοτήτων ως ένας αποτελεσματικός και αποδοτικός τρόπος για το σχεδιασμό ενός ΠΣ ο οποίος διασφαλίζει ότι η όλη προσέγγιση της ανάπτυξης ενός ΠΣ παραμένει προσανατολισμένη προς το πρόβλημα και την επίλυσή του (problem-oriented) και όχι προς το μέσο που θα χρησιμοποιηθεί για την επίλυση του προβλήματος (means-oriented) 81
Πληροφοριακά Συστήματα (6/14) Γενικά, η συστημική προσέγγιση στοχεύει στην αντιμετώπιση (επίλυση ή εξάλειψη), του προβλήματος με τη δημιουργία ενός συστήματος νέας μορφής που θα διασφαλίζει την επίτευξη των στόχων του Έτσι, η ανάπτυξη ενός ΠΣ εντάσσεται στη διαδικασία βελτίωσης μιας προβληματικής κατάστασης και δεν αποτελεί αυτοσκοπό ή δεν πραγματοποιείται επειδή υπάρχουν διαθέσιμες σύγχρονες τεχνολογίες πληροφορικής και επικοινωνιών (ΤΠΕ) 82
Πληροφοριακά Συστήματα (7/14) Σ αυτό το πλαίσιο, ο ρόλος ενός ΠΣ είναι να παρέχει στους χρήστες τις πληροφορίες που χρειάζονται, στη μορφή που τις χρειάζονται και στον τόπο και χρόνο που τις χρειάζονται για την υποστήριξη των λειτουργικών και διοικητικών δραστηριοτήτων ενός οργανισμού 83
Πληροφοριακά Συστήματα (8/14) Σχήμα 11. Το πληροφοριακό σύστημα ως σύνολο εννοιών. Πηγή: Γ. Βασιλακόπουλος: Πληροφοριακά Συστήματα 84
Πληροφοριακά Συστήματα (9/14) Στο Σχήμα 11 φαίνονται μερικές από τις έννοιες που, σύμφωνα με την κοινή αντίληψη, συναρτώνται με τον όρο πληροφοριακό σύστημα Επειδή οι περισσότερες από τις έννοιες αυτές αναφέρονται σε ΤΠΕ, η συνήθης προσέγγιση για την περιγραφή του πεδίου των ΠΣ είναι προσανατολισμένη προς το μέσο που χρησιμοποιείται για την αντιμετώπιση των προβλημάτων ενός οργανισμού (π.χ. τα κατάλληλα υπολογιστικά συστήματα και συστήματα επικοινωνιών) και όχι προς τα προβλήματα του οργανισμού που πρέπει να αντιμετωπιστούν (π.χ. το πρόβλημα της βελτίωσης της αποτελεσματικότητας και ανταγωνιστικότητας) 85
Πληροφοριακά Συστήματα (10/14) Οι ειδικοί επί των ΠΣ παίζουν σημαντικό ρόλο στον καθορισμό των απαιτήσεων για τα ΠΣ του οργανισμού και συμμετέχουν ενεργά στις διαδικασίες της σύνταξης προδιαγραφών, του σχεδιασμού και της υλοποίησης των ΠΣ 86
Πληροφοριακά Συστήματα (11/14) Ως αποτέλεσμα αυτού, απαιτούν βαθιά κατανόηση των οργανισμικών αρχών και πρακτικών έτσι ώστε να καθίστανται αποτελεσματικές γέφυρες μεταξύ των τεχνικών και διοικητικών στελεχών του οργανισμού, καθιστώντας τους ικανούς να εργάζονται αρμονικά προκειμένου να διασφαλίσουν ότι ο οργανισμός διαθέτει την πληροφορία και τα συστήματα που χρειάζεται για την υποστήριξη των λειτουργιών του 87
Πληροφοριακά Συστήματα (12/14) Οι ειδικοί επί των ΠΣ εμπλέκονται στο σχεδιασμό και υλοποίηση των ΠΣ που εστιάζουν στην επικοινωνία (communication), συνέργεια (cooperation), συνεργασία (collaboration) και συντονισμό (coordination) με βάση την αντίστοιχη τεχνολογία ροής εργασιών (workflow technology) 88
Πληροφοριακά Συστήματα (13/14) Ορισμένα θέματα για την αντιμετώπιση των οποίων οι οργανισμοί βασίζονται στους ειδικούς επί των ΠΣ είναι: Τι πληροφορία χρειάζεται ο οργανισμός; Πώς παράγεται αυτή η πληροφορία; Παρέχεται η κατάλληλη πληροφορία και στον κατάλληλο τόπο και χρόνο στους χρήστες που τη χρειάζονται; Παρέχεται η πληροφορία στους χρήστες σε τέτοια μορφή που να τους επιτρέπει να τη χρησιμοποιήσουν άμεσα; 89
Πληροφοριακά Συστήματα (14/14) Ο οργανισμός είναι δομημένος κατά τρόπο ώστε να μπορεί να αξιοποιήσει τις ΤΠΕ αποτελεσματικά; Οι επιχειρησιακές διαδικασίες του οργανισμού είναι καλά σχεδιασμένες; Οι επιχειρησιακές διαδικασίες αξιοποιούν πλήρως τις ευκαιρίες που δημιουργούνται από τις ΤΠΕ; Ο οργανισμός αξιοποιεί πλήρως τις δυνατότητες επικοινωνίας, συνέργειας, συνεργασίας και συντονισμού που παρέχονται από τις ΤΠΕ; Ο οργανισμός μπορεί να προσαρμόζεται γρήγορα στις μεταβαλλόμενες εξωτερικές συνθήκες; 90
ΟΟργανισμόςωςΣύστημα(1/14) Σύμφωνα με τη συστημική προσέγγιση, κάθε οργανισμός μπορεί να θεωρηθεί ως σύστημα με εισερχόμενα, εξερχόμενα, υποσυστήματα, μηχανισμούς ελέγχου και πόρους Οι οργανισμοί υπάρχουν και λειτουργούν σε περιβάλλοντα των οποίων η ύπαρξη είναι τόσο γνωστή που θεωρείται συνήθως ως δεδομένη Όμως, καθώς το περιβάλλον είναι η πηγή των εισερχομένων και ο ορισμός των εξερχομένων κάθε οργανισμού πρέπει να του δίδεται και η αντίστοιχη σημασία 91
ΟΟργανισμόςωςΣύστημα(2/14) To Περιβάλλον Κανονισμοί Ο Οργανισμός Προϊόντα Ανθρώπινο δυναμικό Υποσύστημα Δεδομένα Υποσύστημα Υπηρεσίες Τεχνολογία πληροφορίας Ανάδραση Σχήμα 12. Ο οργανισμός και το περιβάλλον του. Πηγή: Γ. Βασιλακόπουλος: Πληροφοριακά Συστήματα 92
ΟΟργανισμόςωςΣύστημα(3/14) Για παράδειγμα, οι θεσμικές ρυθμίσεις που προέρχονται από κάποιο κυβερνητικό επίπεδο μπορεί να αποτελέσουν σημαντικό λόγο για οργανωτικές αλλαγές Οι ανταγωνιστές λαμβάνονται συνήθως ως σημαντική αιτία αλλαγών για τον οργανισμό (π.χ. εισαγωγή νέας τεχνολογίας). Η επικοινωνία του οργανισμού με το περιβάλλον του φαίνεται στο Σχήμα 12. Το ανθρώπινο δυναμικό, τα δεδομένα και τα υλικά προέρχονται από το περιβάλλον στο οποίο υπάρχει και λειτουργεί ο οργανισμός Τα εισερχόμενα αυτά χρησιμοποιούνται για την παραγωγή των προϊόντων ή υπηρεσιών που προσφέρει ο οργανισμός 93
ΟΟργανισμόςωςΣύστημα(4/14) Εάν το περιβάλλον δεν αποδέχεται τα εξερχόμενα, ο οργανισμός πρέπει να προβεί σε αλλαγές για να ανταποκριθεί στο περιβάλλον του Έτσι, οι αλλαγές στους οργανισμούς είναι αποτέλεσμα ανταπόκρισής τους στις πληροφορίες που λαμβάνουν Δηλαδή, είναι απαραίτητη η ανάδραση για τον έλεγχο και την σωστή λειτουργία του οργανισμού 94
ΟΟργανισμόςωςΣύστημα(5/14) Οι οργανισμοί, όπως και όλα τα συστήματα, έχουν κάποια αποστολή ή κάποιο αντικειμενικό σκοπό, αξιοποιούν τους διαθέσιμους από το περιβάλλον πόρους, τους οργανώνουν και επιδιώκουν την επίτευξη του σκοπού αυτού Κάθε οργανισμός προσθέτει κάποια αξία στα εισερχόμενα όταν τα επεξεργάζεται και παράγει επιστρέφει εξερχόμενα τα οποία επιστρέφει στο περιβάλλοντουγιαναταανταλλάξειμεστόχοτην απόκτηση πόρων 95
ΟΟργανισμόςωςΣύστημα(6/14) Εάν ο οργανισμός ανταμείβεται για την προστιθέμενη αξία που παρέχει μπορεί να αποκτήσει περισσότερους πόρους και να συνεχίσει ομαλά την λειτουργία του Στην αντίθετη περίπτωση, ο οργανισμός πρέπει να χρησιμοποιήσει τις πληροφορίες ανάδρασης για να προβεί στις αναγκαίες αλλαγές και να προσαρμοσθεί ώστε να συνεχίσει να υπάρχει Δηλαδή, ο οργανισμός πρέπει να διαθέτει σωστή πληροφόρηση για να αντιδρά με επιτυχία στο περιβάλλον μέσα στο οποίο λειτουργεί Γι αυτό το λόγο, ένα από τα σημαντικά υποσυστήματα του οργανισμού είναι και το ΠΣ διοίκησης 96
ΟΟργανισμόςωςΣύστημα(7/14) Τα πληροφοριακά συστήματα πρέπει να εναρμονίζονται με τις δραστηριότητες του οργανισμού (IT-to-business alignment) προκειμένου να υποστηρίζουν αποδοτικά τις δραστηριότητες και να παρέχουν τις πληροφορίες που χρειάζονται τα στελέχη του οργανισμού για την εκτέλεση των δραστηριοτήτων αυτών 97
ΟΟργανισμόςωςΣύστημα(8/14) Ταυτόχρονα, ο οργανισμός πρέπει να είναι ενήμερος και ανοικτός στις επιδράσεις των πληροφοριακών συστημάτων προκειμένου να ωφεληθεί μέσω της κεφαλαιοποίησης επί των νέων τεχνολογιών 98
ΟΟργανισμόςωςΣύστημα(9/14) Η αλληλεπίδραση μεταξύ των οργανισμών και των πληροφοριακών τους συστημάτων επηρεάζεται από μεγάλο αριθμό ενδιάμεσων παραγόντων που αναφέρονται αφενός στο εσωτερικό του οργανισμού και αφετέρου στον περιβάλλοντα αυτού χώρο 99
ΟΟργανισμόςωςΣύστημα(10/14) Μεταξύ των παραγόντων αυτών περιλαμβάνονται οι ακόλουθοι: H οργανωτική δομή, οι τυποποιημένες λειτουργικές και επιχειρησιακές διαδικασίες, το θεσμικό πλαίσιο, τα πολιτισμικά χαρακτηριστικά (ιδιαίτερα, η τεχνολογική επιρρέπεια), οι πολιτικές αποφάσεις και δεσμεύσεις, οι διοικητικές αποφάσεις και δεσμεύσεις και τα συμφέροντα συντεχνιακών και κοινωνικών ομάδων και λοιπών κέντρων άσκησης πιέσεων 100
ΟΟργανισμόςωςΣύστημα(11/14) Ένα πληροφοριακό σύστημα μπορεί να ιδωθεί ως ένα σύστημα εξυπηρέτησης Συνεπώς, σύμφωνα με όσα αναφέρθηκαν στα προηγούμενα, δεν είναι δυνατόν να σχεδιαστεί επιτυχώς ένα νέο ή να κατανοηθεί επαρκώς ένα υπάρχον πληροφοριακό σύστημα αν προηγουμένως δεν κατανοηθεί σε βάθος ο οργανισμός. 101
ΟΟργανισμόςωςΣύστημα(12/14) Η διοίκηση του οργανισμού δέχεται εισηγήσεις από ειδικούς στο πεδίο των πληροφοριακών συστημάτων και είναι αυτή που αποφασίζει τελικά ποια πληροφοριακά συστήματα θα κατασκευαστούν, τι θα κάνουν αυτά, πώς θα πραγματωθούν, κτλ. 102
ΟΟργανισμόςωςΣύστημα(13/14) Συνεπώς, η διοίκηση πρέπει να διαθέτει επαρκή γνώση για την απορρέουσα αξία και τιςκάθεείδουςεπιπτώσειςαπότην ενσωμάτωση πληροφοριακών συστημάτων στον οργανισμό, ιδιαίτερα για το γεγονός ότι ενδέχεται να αλλάξει σημαντικά όχι μόνο η λειτουργία του αλλά και η καθημερινότητα των εργαζομένων σ αυτόν. 103
ΟΟργανισμόςωςΣύστημα(14/14) Ενδιάμεσοι Παράγοντες ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ - Περιβάλλον - Πολιτισμικά χαρακτηριστικά - Θεσμικό πλαίσιο - Οργανωτικές δομές - Τυποποιημένες διαδικασίες - Πολιτικές αποφάσεις - Διοικητικές αποφάσεις - Γραφειοκρατία - Τύχη... ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Σχήμα 13. Η αμφίδρομη σχέση μεταξύ οργανισμών και πληροφοριακών συστημάτων. Πηγή: Γ. Βασιλακόπουλος: Πληροφοριακά Συστήματα 104