Οδηγός Χρήσης Microsoft Office365 & OneDrive for Business Πανεπιστημίου Κύπρου Τομέας Συστημάτων 16-12-2016
Περιεχόμενα 1. Office 365... 3 2. Τι περιλαμβάνει το Office 365 για το ΠΚ... 3 3. Είσοδος στο Office365... 4 4. Εγκατάσταση σε υπολογιστή... 6 5. Εγκατάσταση σε τηλέφωνα και tablet... 8 5.1. Εγκατάσταση σε Android:... 10 5.2. Εγκατάσταση σε iphone... 19 6. One Drive for Business... 26 6.1 Είσοδος από web browser... 26 6.2 Εγκατάσταση και πρόσβαση από προσωπικό υπολογιστή Windows... 29 6.3 Εγκατάσταση και πρόσβαση από Windows Phone, Android και ios... 33 Troubleshoot... 34 2
1. Office 365 Το Office 365 Pro Plus προσφέρει στους Φοιτητές και το Προσωπικό (Ακαδημαϊκό/Διοικητικό) του ΠΚ τη δυνατότητα παροχής των λογισμικών Microsoft Office και εγκατάστασης τους σε μέχρι και 5 προσωπικές συσκευές από το κάθε είδος (Υπολογιστές, τηλέφωνα, tablets). 2. Τι περιλαμβάνει το Office 365 για το ΠΚ Με βάση την συμφωνία που έχει το Πανεπιστήμιο Κύπρου με τη Microsoft, τα λογισμικά που δικαιούται ο κάθε χρήστης να εγκαταστήσει είναι οι τελευταίες εκδόσεις των: Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint Microsoft Outlook Microsoft OneNote Microsoft Publisher Microsoft Access Skype for Business OneDrive for Business: Κάθε δικαιούχος χρήστης έχει το δικαίωμα χρήσης του OneDrive for Business που του δίνει 1TB προσωπικό χώρο στο cloud, με πρόσβαση απ οπουδήποτε. Όπως αναφέρεται και πιο πάνω, υπάρχει δικαίωμα εγκατάστασης των λογισμικών σε 5 προσωπικούς υπολογιστές (PC or MAC), 5 tablets (Windows, ipad και Android) και σε 5 τηλέφωνα. Για mobile συσκευές (tablets και τηλέφωνα) είναι διαθέσιμα μόνο τα: Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint Microsoft OneNote Επίσης, κάθε χρήστης έχει δικαίωμα χρήσης των online limited εκδόσεων των: Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint Microsoft OneNote Delve Ακόμη, υπάρχει η διαθεσιμότητα για χρήση online των εργαλείων: Sway Forms Planner Video SharePoint 3
Delve Newsfeed Yammer 3. Είσοδος στο Office365 Το Office365 βρίσκεται στην ιστοσελίδα: http://www.ucy.ac.cy/office365 Η πρόσβαση δίδεται με το όνομα χρήστη (username@ucy.ac.cy) και τον κωδικό πρόσβασης/συνθηματικό που χρησιμοποιείται στα συστήματα του ΠΚ (όπως στο email, blackboard, bannerweb, portal κ.α.) 4
Κάνοντας login, αυτή είναι η αρχική σελίδα: Υπάρχει επιλογή για εγκατάσταση του Office 2016 απευθείας ή το Other installs για διάφορες επιλογές, εκ των οποίων και επιλογή εγκατάστασης του 2013 Office: 5
4. Εγκατάσταση σε υπολογιστή Υπάρχει επιλογή για την κατάλληλη γλώσσα από το Language: Πατώντας Advanced δίπλα από το Version δίνεται η επιλογή για 32-bit ή 64-bit: 6
Πατώντας Install δίνεται η επιλογή για αποθήκευση του setup πάνω στον υπολογιστή, το οποίο θα γίνει Run μετά για την εγκατάσταση: Yπάρχει και η επιλογή εγκατάστασης του Skype for Business ξεχωριστά: 7
5. Εγκατάσταση σε τηλέφωνα και tablet Για εγκατάσταση του Office365 πάνω σε τηλέφωνα ή tablets, υπάρχει η επιλογή Phone & tablet: Επιλέγοντας μια συσκευή πχ. Android ή iphone, θα δείξει τι είναι διαθέσιμο για κάθε συσκευή και οδηγίες για τον τρόπο εγκατάστασης: 8
9
5.1. Εγκατάσταση σε Android: Από το Play Store, κάνοντας search για Office 365: 10
Επιλογή του Microsoft Office Mobile: 11
Όταν γίνει η εγκατάσταση, δίνεται η επιλογή Open: 12
Δίνεται η επιλογή για Sign-in: 13
Βάζοντας το email account και πατώντας το Next, θα ζητήσει password: 14
Καταχωρώντας το password και πατώντας το Sign In, θα εμφανιστούν τα πιο κάτω: 15
Πατώντας το τοξάκι κάτω δεξιά, εμφανίζεται η κεντρική σελίδα του Microsoft Office: 16
Πατώντας το εικονίδιο μεταφερόμαστε στη δημιουργία κενών αρχείων: Πατώντας το εικονίδιο υπάρχουν: θα φανούν τα αρχεία που υπάρχουν αποθηκευμένα, εάν 17
Με τον ίδιο τρόπο γίνεται και η εγκατάσταση του Microsoft OneNote για το Android: 18
5.2. Εγκατάσταση σε iphone Στο iphone, όπως φαίνεται και από τις οδηγίες πιο πάνω, η εγκατάσταση του Word, Excel, Powerpoint και OneNote γίνεται ξεχωριστά. Από το AppStore, κάνοντας Search για Office 365, θα δείξει και τα 4 applications ξεχωριστά: 19
Επιλέγοντας την εγκατάσταση της Word: 20
Δίνεται η επιλογή για Sign-in: 21
Βάζοντας το email account και πατώντας το Next, θα ζητήσει password: 22
Καταχωρούμε το password και πατούμε Sign In, για να γίνει το activation την πρώτη φορά της εγκατάστασης: 23
Η επιβεβαίωση των στοιχείων έχει γίνει με επιτυχία. Πατούμε το Create and Edit Documents: 24
Μεταφερόμαστε στην κεντρική σελίδα όπου βρίσκονται κάποια templates, και υπάρχει επιλογή για δημιουργία κενού αρχείου : H επιλογή θα δείξει τα πρόσφατα δημιουργημένα/ανοιγμένα αρχεία. Η επιλογή θα δείξει τα αποθηκευμένα αρχεία για άνοιγμα και επεξεργασία. Με τον ίδιο τρόπο γίνεται και η εγκατάσταση της Excel, PowerPoint και OneNote. 25
6. One Drive for Business To OneDrive δίνει τη δυνατότητα χρήσης ηλεκτρονικού αποθηκευτικού χώρου μεγέθους 1ΤΒ στους χρήστες του ΠΚ. Η χρήση του OneDrive for Business μπορεί να γίνει είτε από browser είτε τοπικά χρησιμοποιώντας λογισμικό (app). 6.1 Είσοδος από web browser Από τον web browser, κάνοντας login στο Office 365, εμφανίζονται τα εικονίδια των διαθέσιμων εφαρμογών. Επιλέγοντας το OneDrive γίνεται η είσοδος αυτόματα. Υπάρχουν διάφορες επιλογές, όπως για δημιουργία νέου αρχείου (χρησιμοποιώντας το online Office): Επίσης, υπάρχει επιλογή για φόρτωση ήδη υπάρχων αρχείου ή φακέλου από τον υπολογιστή: 26
Θα βρούμε επίσης διάφορες άλλες επιλογές όπως sharing, sorting και viewing, τις οποίες διαχειριζόμαστε αναλόγως. Με την επιλογή του με το Online: μπορούμε να συγχρονίσουμε τοπικά το Skype for Business 27
28
6.2 Εγκατάσταση και πρόσβαση από προσωπικό υπολογιστή Windows Από τα Windows 8 και μετά το OneDrive for Business είναι ήδη εγκατεστημένο και έτοιμο για χρήση. Στις προηγούμενες εκδόσεις πρέπει να κατεβεί και να εγκατασταθεί. Για την εγκατάσταση του, χρειάζεται πρόσβαση και πάλι στο OneDrive από τον web browser. Κάτω αριστερά στην οθόνη υπάρχει η επιλογή Get the OneDrive apps. Το link παραπέμπει στη σελίδα https://one drive.live.com/about/en-us/download/: 29
Όταν εγκατασταθεί το OneDrive for Business, κάτω δεξιά θα βρούμε το εικονίδιο του OneDrive for Business (στην περίπτωση που δεν υπάρχει εδώ, θα πρέπει να το βρούμε από τις εφαρμογές και να το ανοίξουμε): Από τον web browser μας, στο OneDrive του Office365, κάνουμε Copy το πιο κάτω link. Κάνοντας δεξί κλικ στο εικονίδιο του OneDrive for Business, επιλέγουμε το Sync a new library. 30
Στο παραθυράκι που ανοίγει, κάνουμε paste το προηγούμενο link και πατούμε Sync Now: Όταν τελειώσει, οι επιλογές στο εικονίδιο του OneDrive αυξάνονται: 31
32
Ανοίγοντας το OneDrive for Business, έχουμε τοπική πρόσβαση και μπορούμε αναλόγως να προσθέσουμε, να αφαιρέσουμε και να αλλάξουμε αρχεία: 6.3 Εγκατάσταση και πρόσβαση από Windows Phone, Android και ios Θα πρέπει να γίνει εγκατάσταση του OneDrive for Business, από το ανάλογο store: Windows Phone: Android: ios: Windows Phone Store Google Play App Store Για τη χρήση του θα χρειαστεί και πάλι το Link όπως και στα Windows, όπως επίσης το username και password του κάθε χρήστη. 33
Troubleshoot Λόγω της διαφορετικότητας σύνταξης/περιπλοκότητας του συνθηματικού που χρησιμοποιεί η Microsoft, αρκετοί χρήστες του ΠΚ πιθανό να εντοπίσουν προβλήματα στην πρόσβασή τους στην υπηρεσία Office 365+. Σε αυτή την περίπτωση θα πάρουν το μήνυμα: και θα χρειαστεί να αλλάξουν το συνθηματικό τους ακολουθώντας τα πιο κάτω βήματα. 1. Σύνδεση στην ιστοσελίδα https://iam.ucy.ac.cy, 2. Επιλογή σύνδεσης Πρόσβαση στη προσωπική σελίδα διαχείρισης του λογαριασμού σας, 3. Επιλογή Change My Password, 34
4. Αλλαγή συνθηματικού ακολουθώντας τις οδηγίες στην οθόνη, 35
5. Επιλογή Add Office365. Για οποιεσδήποτε διευκρινήσεις/προβλήματα παρακαλώ επικοινωνήστε με τον Τομέα Πληροφορικής Υποστήριξης, στο servicedesk@ucy.ac.cy ή στο τηλέφωνο 22-89- 2222. 36