Η τεχνικι του θλεκτρονικοφ πλειςτθριαςμοφ ςτισ δθμόςιεσ ςυμβάςεισ

Η τεχνικι του θλεκτρονικοφ πλειςτθριαςμοφ ςτισ δθμόςιεσ ςυμβάςεισ Άλκθσ Τρίγκασ Διεσθύνων Σύμβοσλος be Business Exchanges SA Δεκέμβριος 2010 1

Μερικζσ πλθροφορίεσ για τθ Business Exchanges SA (BE) Η Business Exchanges A.E. (BE) είναι κυγατρικι εταιρεία τθσ Eurobank EFG. Ιδρφκθκε το 2001 και είναι εξειδικευμζνθ ςε υπθρεςίεσ θλεκτρονικοφ εμπορίου και ειδικότερα ςε υπθρεςίεσ δι-εταιρικϊν θλεκτρονικϊν ςυναλλαγϊν (Β2Β). Με τθ χριςθ τθσ πλατφόρμασ ςυναλλαγϊν ARIBA δθμιοφργθςε τθν θλεκτρονικι αγορά BE24 (BE24.gr) Υπθρεςίεσ που προςφζρει θ Ηλεκτρονικι Αγορά (e-marketplace): Ηλεκτρονικοί Διαγωνιςμοί Ηλεκτρονικι Διαπραγμάτευςθ (e-auction) για τθν προμικεια αγακϊν και υπθρεςιϊν Δθμιουργία / Αξιοποίθςθ Ηλεκτρονικϊν Καταλόγων (e-catalogues) προϊόντων Ηλεκτρονικζσ Ρρομικειεσ (e-procurement) Κλειςτό κφκλωμα Αγορϊν οργανϊνεται από ΑΓΟΑΣΤΗ Κλειςτό κφκλωμα Ρωλιςεων οργανϊνεται από ΡΟΜΗΘΕΥΤΗ Τθρεί τα πρότυπα εξαςφάλιςθσ τθσ ποιότθτασ των παρεχομζνων από αυτιν υπθρεςιϊν βάςει των ευρωπαϊκϊν προτφπων ISO 9001 (όςον αφορά ςτθν πιςτοποίθςθ των ςυςτθμάτων διαχείριςθσ τθσ αςφάλειασ τθσ πλθροφορίασ ) και ISO 27001 (όςον αφορά ςτισ υπθρεςίεσ πλθροφορικισ) μζςω τθσ EFG Eurobank. Ζχει ςυνάψει ςφμβαςθ ςυνεργαςίασ με τθ Γενικι Γραμματεία Εμπορίου (ΓΓΕ του Υπουργείου Ρεριφερειακισ Ανάπτυξθσ & Ανταγωνιςτικότθτασ) κακϊσ και με τθν Επιτροπι Ρρομθκειϊν Υγείασ (ΕΡΥ) για τθν παροχι τθσ υπθρεςίασ θλεκτρονικϊν διαγωνιςμϊν. 2

Εμπειρία εταιρείασ και ςτατιςτικά υπθρεςίασ ΔΘΑΓΩΜΘΡΛΞΡ ΓΘΑ ΟΠΞΡΩΟΘΙΞΣΡ ΣΟΞΚΞΓΘΡΔΡ ΞΤΔΚΞΡ: 47,6% ΔΘΑΓΩΜΘΡΛΞΡ ΓΘΑ ΑΜΑΙΣΙΚΩΡΘΛΑ ΛΔΚΑΜΘΑ ΞΤΔΚΞΡ: 45,4% ΔΘΑΓΩΜΘΡΛΞΡ ΓΘΑ ΑΜΑΚΩΡΘΛΑ Ζ/Σ ΞΤΔΚΞΡ: 12,1% ΔΘΑΓΩΜΘΡΛΞΡ ΓΘΑ ΔΘΔΖ ΟΣΠΞΡΒΔΡΖΡ ΞΤΔΚΞΡ: 20,4% ΔΘΑΓΩΜΘΡΛΞΡ ΓΘΑ ΛΘΡΗΩΡΖ ΒΔΜΕΘΜΞΙΘΜΖΩΜ ΔΟΘΒΑΖΓΩΜ ΞΥΖΛΑΩΜ ΞΤΔΚΞΡ: 28,4% ΔΘΑΓΩΜΘΡΛΞΡ ΓΘΑ ΓΠΑΤΘΙΖ ΣΚΖ ΞΤΔΚΞΡ: 22,1% ΔΘΑΓΩΜΘΡΛΞΡ ΓΘΑ ΔΙΣΟΩΔΡ ΞΤΔΚΞΡ: 36,0% ΔΘΑΓΩΜΘΡΛΞΡ ΓΘΑ CISCO ΔΝΞΟΚΘΡΛΞ ΞΤΔΚΞΡ: 14,6% Διενζργεια θλεκτρονικϊν διαγωνιςμϊν για προϊόντα και υπθρεςίεσ ~250.000.000 Μζςθ μείωςθ τιμισ ~15% - 20% Επιτεφχκθκε μείωςθ ςτθν τιμι προμικειασ που ςε οριςμζνεσ περιπτϊςεισ ζφταςε και το 50% ςε ςχζςθ με τθν αρχικι τιμι που είχε τεκεί από τον Αγοραςτι ΔΘΑΓΩΜΘΡΛΞΡ ΓΘΑ ΡΙΣΠΞΔΔΛΑ ΞΤΔΚΞΡ: 38,1% ΔΘΑΓΩΜΘΡΛΞΡ ΓΘΑ ΙΑΚΩΔΘΑ ΣΟΞΣ XLPE/PVC/SWA ΞΤΔΚΞΡ: 22,4% ΟΠΞΛΖΗΔΘΑ SERVERS ΚΞΓΘΡΛΘΙΞΣ & ΟΔΠΘΤΔΠΔΘΑΙΞΣ ΔΝΞΟΚΘΡΛΞΣ ΞΤΔΚΞΡ: 49,6% Αρικμόσ Δθμοπραςιϊν ~ 1500 Σφνολο ςυμμετοχϊν ~ 800 εταιρείεσ 3

Κατθγορίεσ δθμοπρατοφμενων προϊόντων/ υπθρεςιϊν Προϊόντα Μθχανογραφικόσ Εξοπλιςμόσ Αναλϊςιμα Γραφικι Φλθ Κλιματιςτικά Δομικά Υλικά Τπηρεςίεσ Ταξίδια Υπθρεςίεσ Χρονομίςκωςθσ Αυτοκινιτων Κακαριςμόσ Κτιρίων Αςφάλιςτρα Η χριςθ υπθρεςιϊν θλεκτρονικισ διαπραγμάτευςθσ είναι εξαιρετικά ωφζλιμθ όταν κατά τον ςχεδιαςμό των δθμοπραςιϊν λθφκοφν υπόψθ τα παρακάτω: 1. Οι ιδιαιτερότθτεσ του είδουσ 2. Ο αρικμόσ των υποψθφίων προμθκευτϊν (βάκοσ αγοράσ) 3. Οι ςυνκικεσ τθσ αγοράσ ( προϊόν ςε ζλλειψθ, τρόποι πλθρωμισ κλπ) 4. Ιςτορικά ςτοιχειά παρόμοιων αγορϊν 5. Σωςτόσ ςχεδιαςμόσ δθμοπραςίασ (αρχικι τιμι, βιμα, χρονικόσ ορίηοντασ παράταςθσ) 6. Ρροβλζψεισ και ρυκμίςεισ ςτον κανονιςμό προμθκειϊν ϊςτε να μθν καταςτρατθγείται θ διαδικαςία και οι εμπορικζσ πρακτικζσ 4

Ενδεικτικοί πελάτεσ Η υπθρεςία μασ παρζχεται από το 2002 μζχρι και ςιμερα. Ενδεικτικοί πελάτεσ τθσ υπθρεςίασ: 5

Βαςικοί τφποι Ηλεκτρονικϊν Διαγωνιςμϊν Ηλεκτρονικοί Διαγωνιςμοί που ςτοχεφουν ςτθν μείωςθ τθσ τιμισ. Ενδεικτικά Σχζδια Αγοράσ English Οι προμθκευτζσ γνωρίηουν τθν τρζχουςα τιμι τθσ αγοράσ και διαγωνίηονται με βάςθ αυτι Dutch Japanese Open request for quote Το ςφςτθμα παρουςιάηει αρχικά μια υψθλι τιμι, και ζπειτα μειϊνει τθν τιμι ςε τακτά διαςτιματα. Επικρατεί ο πρϊτοσ αγοραςτισ που κα κάνει προςφορά Το ςφςτθμα αρχίηει από μια υψθλι τιμι και τθν χαμθλϊνει ςε τακτά χρονικά διαςτιματα. Οι προμθκευτζσ πρζπει να κάνουν προςφορά ςτθν τρζχουςα τιμι και να ςυνεχίηουν να κάνουν προςφορά κάκε φορά που θ τιμι χαμθλϊνει. Εκείνοι που δεν κάνουν προςφορά εγκαταλείπουν τθν δθμοπραςία. Επικρατεί ο ςυναλλαςςόμενοσ που μζνει τελευταίοσ. Ο προμθκευτισ υποβάλει τθν προςφορά του ςτο ςφςτθμα χωρίσ να γνωρίηει ποια είναι θ τρζχουςα προςφορά αλλά ζχει τθ δυνατότθτα να ενθμερϊνεται μόνο για τθν κζςθ (rank) που ζχει ςτθν ζρευνα αγοράσ ςε ςχζςθ με τουσ υπόλοιπουσ ςυναλλαςςόμενουσ. 6

Βαςικοί τφποι Ηλεκτρονικϊν Διαγωνιςμϊν (ςυνζχεια) Ηλεκτρονικοί Διαγωνιςμοί που λαμβάνουν υπόψθ εκτόσ από τθν τιμι και τθν τεχνικι αξία τθσ εκάςτοτε προςφοράσ. Ενδεικτικά Σχζδια Αγοράσ Διαγωμιρμξί Ιλειρςώμ Οοξρτξοώμ Διαγωμιρμξί βάρει Λαθημαςικώμ ςύπωμ ανιξλόγηρηπ Διαγωμιρμξί βάρει Ρυεςικήπ Βαθμξλξγίαπ Οοξμηθεσςώμ Οι προμθκευτζσ υποβάλουν θλεκτρονικά τισ προςφορζσ τουσ, οι οποίεσ ανοίγουν αυτόματα από το ςφςτθμα ςτο τζλοσ τθσ διαγωνιςτικισ διαδικαςίασ On line διαπραγμάτευςθ με ςυνυπολογιςμό μακθματικϊν τφπων. Ραράδειγμα ο πλζον διαδεδομζνοσ τφποσ αξιολόγθςθσ του Δθμοςίου ΣΒ=β1* Τx/Tmax + β2*kmin/kx ι οποιοδιποτε αλγεβρικό άκροιςμα επιλζξει ο πελάτθσ. Σε αυτοφσ τουσ διαγωνιςμοφσ ο δθμιουργόσ τθσ ζρευνασ αγοράσ βακμολογεί τουσ προμθκευτζσ που ςυμμετζχουν ςτον διαγωνιςμό με ςυγκεκριμζνο ποςοςτό το οποίο προκφπτει μετά τθν αξιολόγθςθ των τεχνικϊν προςφορϊν όλων των διαγωνιηόμενων ςε προθγοφμενο ςτάδιο. Πταν ο προμθκευτισ κατακζτει τθν προςφορά του ςτο ςφςτθμα, το ςφςτθμα αυτόματα τθν μειϊνει κατά το ποςοςτό αυτό και θ τροποποιθμζνθ προςφορά είναι αυτι που κατατάςςει τον προμθκευτι ςτον διαγωνιςμό 7

Βαςικοί τφποι Ηλεκτρονικϊν Διαγωνιςμϊν 1. Διενζργεια Ηλεκτρονικϊν Διαγωνιςμϊν που ςτοχεφουν ςτθν επίτευξθ τθσ βζλτιςτθσ τιμισ Μειοδοςία Αγγλικοφ Τφπου - οι προμθκευτζσ γνωρίηουν τθν τρζχουςα τιμι τθσ αγοράσ και διαγωνίηονται με βάςθ αυτι. Μειοδοςία Αγγλικοφ Τφπου με τθν δυνατότθτα προβολισ τθσ κζςθσ (rank) - οι προμθκευτζσ που ςυμμετζχουν ςτθν θλεκτρονικι δθμοπραςία υποβάλουν τθν προςφορά τουσ ςτο ςφςτθμα χωρίσ να γνωρίηουν ποια είναι θ τρζχουςα προςφορά αλλά ζχουν τθ δυνατότθτα να ενθμερϊνονται μόνο για τθν κζςθ (rank) που ζχουν ςτθν ζρευνα αγοράσ ςε ςχζςθ με τουσ υπόλοιπουσ ςυναλλαςςόμενουσ. 2. Διενζργεια Ηλεκτρονικϊν Διαγωνιςμϊν με ςτόχο τθν επίτευξθ του ςυνδυαςμοφ καλφτερθσ τιμισ και τεχνικισ αξίασ τθσ προςφοράσ Μειοδοςία Ανοικτισ Αίτθςθσ Τιμϊν βαςιςμζνθ ςε μακθματικό τφπο: Το Σφςτθμα Ηλεκτρονικϊν Διαγωνιςμϊν ζχει εμπλουτιςτεί με μια ςειρά τφπων διαγωνιςμϊν που υποςτθρίηουν τθν δυνατότθτα on line διαπραγμάτευςθσ με ςυνυπολογιςμό μακθματικϊν τφπων κατά τθ διαδικαςία υποβολισ των προςφορϊν όπωσ για παράδειγμα ο πλζον διαδεδομζνοσ τφποσ αξιολόγθςθσ του Δθμοςίου ΣΒ=β1* Τx/Tmax + β2*kmin/kx ι οποιοδιποτε αλγεβρικό άκροιςμα επιλζξει θ διοργανϊτρια αρχι. Διαγωνιςμοί Κατάκεςθσ Κλειςτϊν Ρροςφορϊν - οι προμθκευτζσ υποβάλουν θλεκτρονικά τισ προςφορζσ τουσ, οι οποίεσ ανοίγουν αυτόματα από το ςφςτθμα ςτο τζλοσ τθσ διαγωνιςτικισ διαδικαςίασ. 8

Ραροχι υπθρεςιϊν θλεκτρονικισ διαπραγμάτευςθσ ΒΕ24 ΑΓΟΑΣΤΗΣ ΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ ΤΠΗΡΕΙΕ ΓΙΑ ΣΟΝ ΑΓΟΡΑΣΗ Ρροετοιμαςία Διαγωνιςμοφ ςτο ςφςτθμα Ραραμετροποίθςθ Δοκιμαςτικι χριςθ Ραρακολοφκθςθ πορείασ διαπραγμάτευςθσ Ηλεκτρονικό πρακτικό πορείασ διαπραγμάτευςθσ Ρλατφόρμα Εφαρμογϊν και Υποδομζσ Ηλεκτρονικισ Αγοράσ Υποςτιριξθ Call Center Συμβουλευτικζσ υπθρεςίεσ ΤΠΗΡΕΙΕ ΓΙΑ ΠΡΟΜΗΘΕΤΣΕ Κωδικοί πρόζβαζης ζηην σπηρεζία Εκπαίδεσζη Δοκιμαζηική τρήζη σμμεηοτή ζε ηλεκηρονική διαπραγμάηεσζη Web ΥΡΗΕΣΙΕΣ ΡΟΣΤΙΘΕΜΕΝΗΣ ΑΞΙΑΣ Web Για τθ ςφνδεςθ και λειτουργία ςτο ςφςτθμα θλεκτρονικισ διαπραγμάτευςθσ χρειάηεται μόνο μια ςφνδεςθ ςτο Internet και ζνασ browser. O Αγοραςτισ και οι Ρρομθκευτζσ του δε χρειάηεται να προβοφν ςε καμία επζνδυςθ για αγορά εξοπλιςμοφ ι λογιςμικοφ 9

Ηλεκτρονικοί Διαγωνιςμοί κομμάτι τθσ διαδικαςίασ προμθκειϊν Κατάρτιςη / χεδιαςμόσ Διαγωνιςμϊν Καηάπηιζη Πποϋπολογιζμού Έλεγσορ / Έγκπιζη Αιηημάηων Σσεδιαζμόρ Διαγωνιζμών Διακήπςξη διαγωνιζμών Εκτζλεςη Διαγωνιςμϊν Δημοζίεςζη Διαγωνιζμού Υποβολή Πποζθοπών Αξιολόγηζη Τεσνικών Πποζθοπών Άνοιγμα Οικονομικών Πποζθοπών Δημοππαζία Αξιολόγηζη και Ανάθεζη Σύμβαζηρ 10

Βαςικά βιματα διαδικαςίασ Ηλεκτρονικοφ Διαγωνιςμοφ Στάδιο 1ο: Ρροετοιμαςία Διαγωνιςμοφ / Διαπραγμάτευςθσ Επιλζγεται το ςχζδιο αγοράσ και τα χαρακτθριςτικά του διαγωνιςμοφ. Συντάςςεται το πρωτόκολλο διαπραγμάτευςθσ. Με βάςθ το Σχζδιο Διαγωνιςμοφ που κα επιλεγεί, ςυντάςςεται από τθ ΒΕ, ςε ςυνεργαςία με τον Φορζα, το πρωτόκολλο διαπραγμάτευςθσ και εντάςςεται ςτθν διακιρυξθ του διαγωνιςμοφ. Δθμοςιεφεται θ Διακιρυξθ. Στάδιο 2o: Αξιολόγθςθ και Επιλογι Ρρομθκευτϊν που κα ςυμμετάςχουν ςτον Ηλεκτρονικό Διαγωνιςμό Ο Φορζασ επιλζγει και αποςτζλλει ςτθ ΒΕ αρχείο με τα ςτοιχεία των προμθκευτϊν που λαμβάνουν μζροσ ςτθν διαγωνιςτικι διαδικαςία. Η ΒΕ καταχωρεί τισ εταιρίεσ ςτο ςφςτθμα (αν δεν είναι ιδθ καταχωρθμζνεσ). Η ΒΕ αποςτζλλει κωδικοφσ πρόςβαςθσ ςτα αρμόδια πρόςωπα των προμθκευτϊν. Η ΒΕ εκπαιδεφει τουσ εκπροςϊπουσ των Προμθκευτϊν. Στάδιο 3ο: Εκτζλεςθ δοκιμαςτικοφ διαγωνιςμοφ (Demo) Στάδιο 4o: Διεξαγωγι On Line Διαγωνιςμοφ Στάδιο 5ο: Επιλογι Ρρομθκευτι από Φορζα 11

Στάδιο 1ο: Ρροετοιμαςία Διαγωνιςμοφ / Διαπραγμάτευςθσ Επιλζγεται το ςχζδιο αγοράσ και τα χαρακτθριςτικά του διαγωνιςμοφ Ο Φορζασ, ςε ςυνεργαςία πάντα με το εξειδικευμζνο προςωπικό τθσ Business Exchanges, ανάλογα με τθ φφςθ του προϊόντοσ αποφαςίηει ςτθν επιλογι του ςχεδίου αγοράσ και των χαρακτθριςτικϊν του διαγωνιςμοφ. Κριτιρια που λαμβάνονται υπόψθ κατά τθν επιλογι του ςχεδίου είναι ενδεικτικά τα παρακάτω: αξία προμικειασ βακμόσ τυποποίθςθσ αγακοφ/υπθρεςίασ αρικμόσ ςυμμετεχόντων προμθκευτϊν προθγοφμενθ εμπειρία Στθ ςυνζχεια αποτυπϊνονται ςτο ςφςτθμα οι κανόνεσ βάςει των οποίων κα ςυναλλαχκοφν οι αντιςυμβαλλόμενοι δθλαδι ο δθμιουργόσ (φορζασ) του διαγωνιςμοφ, με τουσ ςυναλλαςςόμενουσ (προμθκευτζσ) που ζχει προςκαλζςει. Παραδείγματα τζτοιων ςχεδίων αγοράσ είναι: Μειοδοςία Αγγλικοφ Τφπου Ρλειοδοςία Ολλανδικοφ Τφπου Μειοδοςία Ιαπωνικοφ Τφπου Ανοικτι Αίτθςθ Τιμϊν Σφραγιςμζνθ Αίτθςθ Τιμϊν Ραράλλθλθ Διαπραγμάτευςθ 12

Στάδιο 1ο: Ρροετοιμαςία Διαγωνιςμοφ / Διαπραγμάτευςθσ (ςυνζχεια) Συντάςςεται το πρωτόκολλο διαπραγμάτευςθσ Στο πρωτόκολλο διαπραγμάτευςθσ το οποίο είναι ζνα κείμενο 3-4 ςελίδων περιγράφονται οι όροι και θ διαδικαςία διεξαγωγισ του θλεκτρονικοφ διαγωνιςμοφ. Αναλυτικότερα αναφζρονται: Φορζασ που διενεργεί το διαγωνιςμό Εταιρεία που αναλαμβάνει τη διενζργεια του ηλεκτρονικοφ διαγωνιςμοφ Όροι & Κανόνεσ που διζπουν το διαγωνιςμό (γλϊςςα, νόμιςμα, διάρκεια) Σφποσ διαγωνιςμοφ Σιμή Εκκίνηςησ- (Άνω Όριο διαγωνιςμοφ) Βήμα / Χρονική διάρκεια παράταςησ Δημοςιότητα ςτοιχείων και ςυμμετεχόντων κατά τον διαγωνιςμό Χρονοδιάγραμμα διαγωνιςμοφ Τποδομή ςυμμετζχοντοσ Χρόνοσ και Σρόποσ εκπαίδευςησ υποψηφίων ςυμμετεχόντων Βλάβεσ & Σεχνικά Προβλήματα Δθμοςιεφεται θ Διακιρυξθ Ο Φορζασ δθμοςιεφει τθ διακιρυξθ αναφζροντασ ότι μετά από την πλήρη αξιολόγηςη των προςφορϊν (δικαιολογθτικά ςυμμετοχισ, τεχνικϊν & οικονομικϊν προςφορϊν) θα διενεργήςει ηλεκτρονικό διαγωνιςμό με τουσ ςυμμετζχοντεσ των οποίων οι προςφορζσ κρίκθκαν αποδεκτζσ. Το πρωτόκολλο διαπραγμάτευςθσ ενςωματϊνεται ωσ ΠΑΡΑΡΣΗΜΑ ςτθ διακιρυξθ του διαγωνιςμοφ. 13

Στάδιο 2o: Επιλογι προμθκευτϊν που κα ςυμμετάςχουν ςτο διαγωνιςμό Ο Φορζασ επιλζγει τουσ προμθκευτζσ που κα ςυμμετάςχουν ςτθν θλεκτρονικι οικονομικι διαπραγμάτευςθ και αποςτζλλει ςτθ ΒΕ αρχείο με τα ςτοιχεία των υπευκφνων των προμθκευτϊν Ο Φορζασ ενθμερϊνει για τθν τιμι εκκίνθςθσ τθσ οικονομικισ διαπραγμάτευςθσ Η ΒΕ καταχωρεί τισ εταιρίεσ ςτο ςφςτθμα (αν δεν είναι ιδθ καταχωρθμζνεσ) και αποςτζλλει κωδικοφσ πρόςβαςθσ ςτα αρμόδια πρόςωπα των προμθκευτϊν Οι εκπρόςωποι των προμθκευτϊν παραλαμβάνουν από τθ BE ςε κλειςτοφσ φακζλουσ τουσ κωδικοφσ πρόςβαςθσ ςτο ςφςτθμα θλεκτρονικϊν διαγωνιςμϊν που μποροφν να χρθςιμοποιιςουν για τθ ςυμμετοχι τουσ ςτον θλεκτρονικό διαγωνιςμό κακϊσ και οδθγίεσ αλλαγισ κωδικοφ πρόςβαςθσ. Οι προμθκευτζσ και ο Φορζασ κα ζχουν τθ δυνατότθτα πρόςβαςθσ ςτον θλεκτρονικό διαγωνιςμό μζςω τθσ θλεκτρονικισ διεφκυνςθσ https://www.mro.be24.gr/wui. Η ΒΕ εκπαιδεφει τουσ εκπροςϊπουσ των προμθκευτϊν Η Business Exchanges προχωρεί ςτθν εκπαίδευςθ των επιλεγμζνων από τον φορζα προμθκευτϊν. Η εκπαίδευςθ εςτιάηεται κυρίωσ ςτθ χριςθ και λειτουργία του λογιςμικοφ αλλά και ςτουσ κανόνεσ που διζπουν το ςυγκεκριμζνο ςχζδιο αγοράσ που ζχει επιλεχκεί. Επίςθσ, ςε όλουσ τουσ προμθκευτζσ θ Business Exchanges κα αποςτείλει εγχειρίδιο για τθν υποβολι προςφοράσ ςε θλεκτρονικό διαγωνιςμό. 14

Στάδιο 3 & 4: Εκτζλεςθ εικονικοφ & πραγματικοφ διαγωνιςμοφ Διεξαγωγι Εικονικοφ διαγωνιςμοφ Στο βιμα αυτό, ςε θμερομθνία που κα ςυμφωνθκεί με τον Φορζα, διεξάγεται εικονικόσ διαγωνιςμόσ ο οποίοσ πλθροί τουσ νόμουσ και τουσ κανόνεσ που διζπουν τον πραγματικό διαγωνιςμό. Κατά τθ διάρκεια του εικονικοφ διαγωνιςμοφ κα δοκοφν όλεσ οι απαιτοφμενεσ διευκρινίςεισ ςχετικά με το ςφςτθμα, τεχνικζσ οδθγίεσ κακϊσ και εγχειρίδιο χριςθσ. Επιπλζον, μζςω του Help Desk τθσ Business Exchanges, τόςο ο φορζασ όςο και οι υποψιφιοι προμθκευτζσ κα ζχουν τθ δυνατότθτα τθλεφωνικισ πρόςβαςθσ ςε εξειδικευμζνο προςωπικό για τθν αντιμετϊπιςθ ερωτθμάτων από τθ ςυμμετοχι τουσ ςτουσ Ηλεκτρονικοφσ Διαγωνιςμοφσ. Μετά από τθ διεξαγωγι του εικονικοφ διαγωνιςμοφ, θ Business Exchanges αποςτζλλει τα αποτελζςματα ςεθλεκτρονικό αρχείο, το οποίο περιλαμβάνει το ςφνολο προςφορϊν των ςυμμετεχόντων. Διεξαγωγή On Line Event Οι προμθκευτζσ ειςζρχονται ςτθν περιοχι Ηλεκτρονικϊν Διαγωνιςμϊν χρθςιμοποιϊντασ τουσ κωδικοφσ πρόςβαςθσ που τουσ ζχουν δοκεί από τθ Business Exchanges και ακολουκϊντασ μια απλι διαδικαςία υποβάλουν τθν προςφορά τουσ ι τισ προςφορζσ τουσ ανάλογα με τον τφπο του διαγωνιςμοφ, θλεκτρονικά. Μετά από τθ διεξαγωγι του πραγματικοφ διαγωνιςμοφ, θ Business Exchanges αποςτζλλει τα αποτελζςματα ςε αναλυτικό αρχείο, το οποίο περιλαμβάνει το ςφνολο προςφορϊν των ςυμμετεχόντων. 15

Ηλεκτρονικοί Διαγωνιςμοί ςτο Δθμόςιο - οφζλθ Οφζλθ για το Δθμόςιο Διαφάνεια ςτισ κρατικζσ προμικειεσ Μείωςθ κόςτουσ προμικειασ αγακϊν και υπθρεςιϊν από κρατικζσ υπθρεςίεσ και επιχειριςεισ μείωςθ λειτουργικοφ κόςτουσ Ενίςχυςθ υγιοφσ ανταγωνιςμοφ βελτίωςθ τθσ ποιότθτασ των προςφερόμενων αγακϊν και υπθρεςιϊν Βελτίωςθ τθσ αποτελεςματικότθτασ ςτθ λειτουργία των δθμόςιων υπθρεςιϊν Βελτίωςθ πλθροφόρθςθσ για δαπάνεσ Δθμοςίου Οφζλθ για τον Προμθκευτι Ενίςχυςθ υγιοφσ ανταγωνιςμοφ Αφξθςθ ικανότθτάσ προμθκευτι για ανταγωνιςτικι τιμολόγθςθ Μείωςθ χρόνου διαπραγμάτευςθσ κυρίωσ ςτο οικονομικό ςκζλοσ 16

Ηλεκτρονικζσ Ρρομικειεσ: Μφκοι και Ρραγματικότθτα Μφκοι για τισ Δθμοπραςίεσ Οι δθμοπραςίεσ είναι εφικτζσ μόνο όταν οι ςυμμετζχοντεσ είναι γνϊςτεσ του Internet. Η πραγματικότθτα Πλεσ οι εταιρείεσ ζχουν ζνα τθλζφωνο, PC και ςφνδεςθ ςτο Internet. Η διαδικαςία είναι απλι, υπάρχει εκπαίδευςθ και εξοικείωςθ με το ςφςτθμα και ΔΕΝ απαιτοφνται ιδιαίτερεσ γνϊςεισ. Οι δθμοπραςίεσ δίνουν τθ δυνατότθτα ςυμμετοχισ ςε μθ εγκεκριμζνουσ προμθκευτζσ Ο Φορζασ επιλζγει τουσ προμθκευτζσ που κα ςυμμετάςχουν ςτθ διαγωνιςτικι διαδικαςία ςφμφωνα με τισ εςωτερικζσ του διαδικαςίεσ Οι προμθκευτζσ κα αρνθκοφν να ςυμμετάςχουν ςτθ δθμοπραςία Οφζλθ από τθ μείωςθ των τιμϊν κα είναι πολφ μικρά διότι οι προμθκευτζσ ζχουν ιδθ μειϊςει τισ τιμζσ τουσ Η εμπειρία ζχει δείξει ότι οι προμθκευτζσ είναι πρόκυμοι να ςυμμετάςχουν ςε δθμοπραςίεσ προκειμζνου να τουσ ανατεκεί θ προμικεια του είδουσ/ τθσ υπθρεςίασ Σε περιπτϊςεισ υπάρχει μεγάλθ ςυμμετοχι προμθκευτϊν ςε δθμοπραςία, το όφελοσ για τον φορζα ανζρχεται ςε ποςοςτό 15%-20% ςε ςχζςθ με τθν αρχικι τιμι που τζκθκε από τον φορζα Οι δθμοπραςίεσ είναι για προϊόντα, αλλά όχι για υπθρεςίεσ Οι θλεκτρονικζσ δθμοπραςίεσ παίρνουν τον ζλεγχο από τα χζρια των ζμπειρων χρθςτϊν (αγοραςτζσ) Η πρακτικι δείχνει ότι πολλοί οργανιςμοί ςθμείωςαν επιτυχία δθμοπρατϊντασ υπθρεςίεσ Οι ίδιοι ζμπειροι χριςτεσ ελζγχουν τθ διαδικαςία προμθκειϊν. Οι θλεκτρονικζσ δθμοπραςίεσ είναι απλϊσ ζνα εργαλείο που βοθκάει ςτθν αυτοματοποιθμζνθ ςυλλογι οικονομικϊν προςφορϊν 17

Ραραδείγματα υλοποίθςθσ θλεκτρονικϊν διαγωνιςμϊν Εκτζλεςθ Ηλεκτρονικϊν Διαγωνιςμϊν ςε μια από τισ μεγαλφτερεσ ΔΕΚΟ Buyer Sellers Από το πρϊτο τρίμθνο του 2009, μεγάλοσ Οργανιςμόσ (ΔΕΚΟ) ζχει διεξάγει μια ςειρά θλεκτρονικϊν διαγωνιςμϊν με ςκοπό τθν προμικεια διαφορετικϊν τφπων υλικϊν και υπθρεςιϊν (π.χ. ΙΤ εξοπλιςμό, υπθρεςίεσ χρονομίςκωςθσ οχθμάτων, κλπ). Στόχοσ των διαγωνιςμϊν αυτϊν ιταν θ επίτευξθ τθσ βζλτιςτθσ οικονομικισ προςφοράσ ι/ και θ επίτευξθ του ςυνδυαςμοφ καλφτερθσ τιμισ και τεχνικισ αξίασ τθσ προςφοράσ. Οι τφποι διαγωνιςμϊν που ζχει χρθςιμοποιιςει θ εταιρεία είναι κυρίωσ μειοδοτικοί διαγωνιςμοί Αγγλικοφ Τφπου αλλά και μειοδοςίεσ που ςτθρίηονται ςτον ςυνυπολογιςμό μακθματικϊν τφπων κατά τθν διαδικαςία υποβολισ των προςφορϊν. Χαρακτθριςτικό παράδειγμα τζτοιου τφπου διαγωνιςμοφ με ιταν θ διεξαγωγι του διαγωνιςμοφ χρονομίςκωςθσ οχθμάτων που ςτθρίχτθκε ςτον ακόλουκο μακθματικό τφπο: ΑΤ (Αξιολογοφμενο τίμθμα)= ( ΑΜΤ + ΑEX ) x AA Όπου: ΑΜΤ = Το ςφνολο των μθνιαίων μιςκωμάτων ςε ανθγμζνο ςτθν θμερομθνία αποςφράγιςθσ προςφορϊν με επιτόκιο αναγωγισ το 7,4% ΑΕΧ = Το γινόμενο των επιπλζον 25.000χλμ επί τθν χρζωςθ των ςε / χλμ ανθγμζνο ςτθν θμερομθνία αποςφράγιςθσ προςφορϊν με επιτόκιο αναγωγισ το 7,4% ΑΑ = αρικμόσ αυτοκινιτων. Το όφελοσ για τον Οργανιςμό ιταν εξαιρετικά ςθμαντικό κακϊσ μζςω τθσ θλεκτρονικισ διαγωνιςτικισ διαδικαςίασ κατόρκωςε να πετφχει ςθμαντικζσ μειϊςεισ ςε ςχζςθ με τθν αρχικά προχπολογιςκείςα τιμι που κυμαινόταν μεταξφ 22% ζωσ 50%. Υλοποίθςθ Συςτιματοσ Ηλεκτρονικϊν Διαγωνιςμϊν ςε μια από τισ μεγαλφτερεσ καταςκευαςτικζσ εταιρείεσ ςτθν Ελλάδα Buyer Sellers Από ηον Ιανοσάριο ηοσ 2009, κορσθαία εηαιρεία ζηον τώρο ηων καηαζκεσών διενεργεί διαγωνιζμούς προμηθειών με ζκοπό ηην προμικεια υλικϊν / υπθρεςιϊν για τθν καταςκευι μεγάλων ζργων τόςο ςτθν Ελλάδα όςο και ςτο εξωτερικό. Στόχοσ των διαγωνιςμϊν είναι θ επίτευξθ τθσ καλφτερθσ προςφοράσ όςον αφορά τον ςυνδυαςμό τθσ τεχνικισ και οικονομικισ αξίασ. Στουσ θλεκτρονικοφσ διαγωνιςμοφσ που ζχουν διεξαχκεί ζχουν ςυμμετάςχει πάνω από 100 προμθκεφτριεσ εταιρείεσ ςτθν Ελλάδα και ςτο εξωτερικό ενϊ ζχει δθμοπρατθκεί μια τεράςτια γκάμα υλικϊν και υπθρεςιϊν. Η καταςκευαςτικι εταιρεία ζχει διεξάγει, προσ το παρόν, 44 διαγωνιςμοφσ με μζςθ μείωςθ από τθν αρχικι τιμι διαπραγμάτευςθσ 25%. 18

Συμπεράςματα Συμπεραςματικά, από τα ενδεικτικά παραδείγματα υλοποιιςεων υπθρεςιϊν θλεκτρονικϊν διαγωνιςμϊν που ςασ παρακζςαμε ανωτζρω, είναι εμφανζσ ότι θ χριςθ υπθρεςιϊν θλεκτρονικισ διαπραγμάτευςθσ αποτελεί μια κίνθςθ ςτρατθγικισ ςθμαςίασ που εξαςφαλίηει ουςιαςτικά οφζλθ ςτισ ςυμμετζχουςεσ εταιρείεσ, δίνοντασ τθ δυνατότθτα: να αυξιςουν τθ διαπραγματευτικι τουσ δφναμθ και να επιτφχουν μείωςθ του κόςτουσ αγοράσ των προϊόντων τουσ που φκάνει ακόμθ και το 50%, να βελτιςτοποιιςουν και να αυτοματοποιιςουν τισ διαδικαςίεσ εφοδιαςμοφ τουσ με αποτζλεςμα τθ μείωςθ του διαχειριςτικοφ και λειτουργικοφ κόςτουσ και τθν επίτευξθ οικονομιϊν κλίμακασ. Θα πρζπει να ςθμειωκεί ότι θ χριςθ υπθρεςιϊν θλεκτρονικισ διαπραγμάτευςθσ είναι εξαιρετικά ωφζλιμθ όταν εφαρμοςτοφν τα παρακάτω κριτιρια επιλογισ περιοχϊν εφαρμογισ: Τυποποιθμζνα υλικά ι υπθρεςίεσ Βάκοσ αγοράσ (φπαρξθ ανταγωνιςμοφ και επαρκισ αλλά όχι πολφ μεγάλοσ αρικμόσ προςδοκϊμενων υποψιφιων προμθκευτϊν) Ρροτεραιότθτα ςε διαγωνιςμοφσ με κριτιριο τθ βζλτιςτθ τιμι Ρρομικεια για ςθμαντικά ποςά 19

Τζλοσ Ραρουςίαςθσ Ευχαριςτοφμε για τθν προςοχι ςασ 20