Ενότητα 18 Οργάνωση των Βιβλίων Εργασίας

Ενότητα 18 Οργάνωση των Βιβλίων Εργασίας Ένα βιβλίο εργασίας μπορεί να περιέχει όσα φύλλα εργασίας θέλετε. Το Excel έχει σαν προκαθορισμένο αριθμό 3 φύλλα. Μπορείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε όσα θέλετε. Επίσης μπορείτε να μετακινήσετε τα φύλλα αυτά μέσα στο ίδιο βιβλίο ώστε να έχετε εκείνο που χρησιμοποιήσετε περισσότερο πρώτο. Επίσης μπορείτε να μεταφέρετε ένα φύλλο εργασίας σε ένα άλλο βιβλίο ή και να το αντιγράψετε. 18.1 Αντιγραφή Φύλλου σε άλλο βιβλίο Αν έχετε ένα φύλλο εργασίας σε ένα βιβλίο και χρειάζεστε το ίδιο φύλλο σε ένα άλλο βιβλίο τότε μπορείτε να αντιγράψετε το φύλλο αυτό στο δεύτερο βιβλίο χρησιμοποιώντας την εντολή Move or Copy. Προσέξετε ότι πρέπει να είναι ανοιχτό το αρχείο στο οποίο θα αντιγράψετε το φύλλο. Ακολουθήστε τα πιο κάτω βήματα: 1. Ανοίξετε το αρχείο exercise 6_1 και φυλάξετε το στο φάκελο σας με τον τίτλο exercise 18_1. 2. Ανοίξετε το αρχείο exercise 16_1 και φυλάξετε το στο φάκελο σας με τον τίτλο exercise 18_2. 3. Βεβαιωθείτε ότι το φύλλο Sheet 1 από το αρχείο exercise 18_1 είναι επιλεγμένο. 4. Από τη γραμμή μενού επιλέξετε το Edit και μετά το Move or Copy Sheet. Το κουτί διαλόγου Move or Copy εμφανίζεται. 5. Επιλέξετε το Create a copy. Κτυπήστε το κάτω βέλος δίπλα από το κουτί To Book και επιλέξετε το exercise 18_2. Δηλαδή το φύλλο θα αντιγραφεί στο αρχείο exercise 18_2. 6. Στο κουτί Before sheet επιλέξετε το Sheet 1. Αυτό σημαίνει ότι το φύλλο που θα αντιγραφεί στο αρχείο exercise 18_2 θα τοποθετηθεί πριν από το φύλλο Sheet 1. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 18 1/6

7. Κτυπήστε το ΟΚ. 8. Το φύλλο Sheet 1 έχει αντιγραφεί μέσα στο αρχείο exercise 18_2. Το Excel αυτόματα εμφανίζει το βιβλίο στο οποίο έχει προστεθεί το φύλλο Sheet 1. 9. Φυλάξετε το αρχείο exercise 18_2 στο φάκελο σας με το όνομα exercise 18_3 18.2 Αντιγραφή Φύλλου στο ίδιο βιβλίο Ακολουθήστε τα πιο κάτω βήματα για να αντιγράψετε το Sheet 1 στο ίδιο βιβλίο exercise 18_1 ώστε να το τροποποιήσετε και να το μετονομάσετε: 1. Μετακινήστε το δείκτη του ποντικού σας στον τίτλο του Sheet 1 στο αρχείο exercise 18_1, πατήστε το Ctrl και κτυπήστε το αριστερό κουμπί του ποντικού σας. Προσέξετε ότι ο δείκτης έχει γίνει ένα φύλλο χαρτιού με ένα + πάνω αριστερά. 2. Μετακινήστε το ποντίκι σας κρατώντας το κουμπί πατημένο ακριβώς πριν από το φύλλο Sheet 2. 3. Αφήστε το κουμπί του ποντικού σας. Το φύλλο σας έχει αντιγραφεί. 4. Φυλάξετε το αρχείο με τον τίτλο exercise 18_3 MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 18 2/6

18.3 Ονομασία Φύλλου Εργασίας Για να κάνετε αλλαγές στο φύλλο που αντιγράψατε μέσα στο αρχείο exercise 18_3 και να το μετονομάσετε ακολουθήστε τα βήματα πιο κάτω: 1. Κτυπήστε δύο φορές πάνω στον τίτλο του φύλλου Sheet 1 (2). 2. Πληκτρολογήστε Blue Sky Airlines και πατήστε Enter. Το φύλλο σας έχει μετονομαστεί. 3. Φυλάξετε το αρχείο με τον τίτλο exercise 18_4 Με ελάχιστη προσπάθεια έχετε δημιουργήσει ένα καινούριο φύλλο εργασίας. 18.4 Εισαγωγή Comments Μπορεί ένα κελί να περιέχει αναφορά σε ένα άλλο φύλλο εργασίας ή να περιέχει μια φόρμουλα ή ακόμα ένα αριθμό ο οποίος χρησιμοποιείται συχνά σε ολόκληρο το φύλλο. Είναι βασικό να ξέρετε τι σημαίνουν τα δεδομένα σε ένα κελί. Γι αυτό προσθέτουμε τα Cell notes για να μπορούμε σε μια δεδομένη στιγμή να καταλαβαίνουμε τη σημασία του περιεχομένου του κελιού. Ακολουθείστε τα πιο κάτω βήματα: 1. Ανοίξετε το αρχείο exercise 18_1. 2. Κτυπήστε την κάρτα Sheet 1. 3. Επιλέξετε το κελί Η5, δηλαδή το κελί που περιέχει το Average of North Region for all months. 4. Από το μενού Insert επιλέξετε το Comment. Ένα κίτρινο κουτί ανοίγει. 5. Στο κουτί σβήστε οτιδήποτε γράφει μέσα και πληκτρολογείστε Average of Region for all months. 6. Επιλέξετε το C9, δηλαδή το κελί που περιέχει το Total of January for all Regions. 7. Επιλέξετε το κείμενο στο κουτί Comment και πληκτρολογήστε: Total of Month for all Regions. 8. Επιλέξετε το κελί G5 στο φύλλο εργασίας προσθέστε ένα Comment και πληκτρολογείστε Total of Region for all months. Εάν έχετε και άλλα κελιά τα οποία χρησιμοποιούν τα ίδια δεδομένα με τα δεδομένα των κελιών που έχετε προσθέσει Notes μπορείτε να αντιγράψετε τα Cell Notes των κελιών αυτών και στα άλλα κελιά αυτά. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 18 3/6

Ακολουθείστε τα πιο κάτω βήματα: 1. Στο φύλλο Sheet 1 επιλέξετε το κελί C9 και μετά κτυπήστε το κουμπί Copy στη σειρά εργαλείων. 2. Μετά επιλέξετε τα κελιά D9:F9. 3. Από το μενού Edit επιλέξετε το Paste Special. Το κουτί διαλόγου Paste Special ανοίγει. 4. Στο κουτί διαλόγου, στην περιοχή Paste επιλέξετε το Comments και πατήστε το ΟΚ. Το κουτί διαλόγου και τα Notes προστίθενται στα κελιά D9:F9. Για να μπορέσετε να διαγράψετε τα notes ενός κελιού, επιλέγετε πρώτα το κελί με τα Notes και μετά κτυπώντας δεξί κλικ στο mouse, το shortcut menu εμφανίζεται και επιλέγουμε την εντολή Delete Comment. Για να εμφανίζεται μόνιμα το Note ενός κελιού στο φύλλο, επιλέγουμε το κελί με το Note που θέλουμε να εμφανίζεται συνέχεια, κάνουμε δεξί κλικ και επιλέγουμε το Show Comment. Το Note εμφανίζεται συνέχεια στην οθόνη μας. Τα Notes που εμφανίζονται στην οθόνη δεν τυπώνονται κατά την εκτύπωση. Για να μην εμφανίζεται ένα Note στην οθόνη συνέχεια, επιλέγουμε το κελί που δείχνει το Note και κάνουμε δεξί κλικ. Από το Shortcut menu που εμφανίζεται επιλέγουμε το Hide Comment. Φυλάξετε το αρχείο με τον τίτλο exercise 18_5 MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 18 4/6

18.5 Εισαγωγή σημειώσεων με τη χρήση των Text Boxes 18.5.1 Εισαγωγή κουτιού κειμένου. Αφού έχετε δημιουργήσει ένα φύλλο εργασίας, είναι χρήσιμο να προσθέσετε ένα μικρό κείμενο που να επεξηγεί για ποιο σκοπό δημιουργήθηκε. 1. Ανοίξετε το αρχείο exercise 18_5. 2. Κτυπήστε την κάρτα Sheet 1. 3. Κτυπήστε στο κουτί Text Box πάνω στη γραμμή εργαλείων Drawing. (Αν δεν έχετε τη γραμμή αυτή εμφανίστε την από το μενού Toolbars και από τη λίστα επιλέξετε Drawing). 4. Το τόξο σας μετατρέπεται σε λεπτό σταυρό όταν βρίσκεται στην περιοχή του φύλλου σας. 5. Κτυπήστε στο κελί G11 και σύρετε το ποντίκι σας περίπου μέχρι το H13. Ένα κουτί κειμένου εμφανίζεται. 6. Στο κουτί κειμένου πληκτρολογείστε. The biggest sale in this period was done in West Region during the month of April. 7. Κτυπήστε έξω από το κουτί κειμένου. Τα κουτιά κειμένου εμφανίζονται στην εκτύπωση. 18.5.2 Αντιγραφή του κουτιού κειμένου. 1. Επιλέξετε το κουτί κειμένου κτυπώντας μια φορά πάνω στο πλαίσιο του κουτιού με τετραπλής κατευθύνσεως βέλος. 2. Κτυπήστε στο κουμπί Copy των εργαλείων. 3. Μεταφερθείτε σε όποια θέση θέλετε μέσα στο φύλλο ή και σε άλλο φύλλο. 4. Κτυπήστε το κουμπί Paste. Το κουτί κειμένου έχει αντιγραφεί στη θέση που επιλέξατε. Μην σας απασχολεί που τοποθετήθηκε γιατί αυτό μπορεί εύκολα να αλλάξει. 18.5.3 Μετακίνηση του κουτιού κειμένου 1. Επιλέξετε το κουτί κειμένου που έχετε είδη αντιγράψει αν δεν είναι ήδη επιλεγμένο και μεταφερθείτε με το ποντίκι σας πάνω στο κουτί. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 18 5/6

2. Δείξτε στο πλαίσιο του κουτιού μέχρι να γίνει ο δείκτης τετραπλής κατευθύνσεως βέλος και σύρετε το ποντίκι σας για να μεταφέρετε το κουτί σε μια νέα θέση μέσα στο φύλλο. 3. Έχοντας το κουτί κειμένου που αντιγράψατε επιλεγμένο κτυπήστε το Delete για να διαγραφεί το κουτί κειμένου. 4. Κτυπήστε μέσα στο πρώτο κουτί κειμένου για να ενεργοποιήσετε το σημείο εισαγωγής. 5. Επιλέξετε ολόκληρο το κείμενο και πληκτρολογείστε. The biggest sale for the Blue Sky Airlines in this period was done in West Region during the month of April. 6. Η μορφοποίηση του κουτιού γίνεται με το να επιλέξουμε το κείμενο και να εφαρμόσουμε τον ίδιο τρόπο που εξηγήσαμε. 7. Κτυπήστε έξω από το κουτί. 8. Φυλάξετε το αρχείο με τον τίτλο exercise 18_6 MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 18 6/6