Δ4 Διαδικασία Κατάρτισης Ετήσιου Προγραµµατισµού Έργων και Επανεξέτασης Αναθεώρησής του Επάρκειας για την υλοποίηση Συγχρηµατοδοτούµενων Έργων Σύµφωνα µε το Πρότυπο ΕΛΟΤ 1429: 2008 Έκδοση Έγκριση 4 η 4 η Ηµεροµηνία 03/06/2016 03/06/2016 Από Εκπρόσωπος Διοίκησης Πρόεδρος Δ.Σ. ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ Δέσποινα Κότογλου Υπογραφή 1
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1 ΣΚΟΠΟΣ... 3 2 ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ... 4 3 ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ... 5 3.1 ΣΧΕΤΙΚΗ ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΠΡΟΤΥΠΟΥ 1429:2008... 5 3.2 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 5 3.3 ΒΑΣΙΚΟ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ... 5 4 ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ... 7 5 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ... 8 5.1 ΓΕΝΙΚΑ... 8 5.2 ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΔΡΑΣΗΣ... 8 5.3 ΕΠΑΝΕΞΕΤΑΣΗ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΚΑΙ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ... 10 6 ΕΝΤΥΠΑ ΚΑΙ ΤΗΡΟΥΜΕΝΑ ΑΡΧΕΙΑ... 11 7 ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΩΝ... 12 2
1 Σκοπός Σκοπός της παρούσας Διαδικασίας είναι να περιγράψει τον τρόπο µε τον οποίο η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ: α) προγραµµατίζει τις δράσεις της (έργα, προµήθειες, υπηρεσίες, υλοποίηση µε ίδια µέσα), ώστε να επιτυγχάνεται η αποτελεσµατική υλοποίησή τους και η βέλτιστη κατανοµή των πόρων και β) αξιολογεί σε τακτά διαστήµατα, την πορεία του ετήσιου προγράµµατος και το αναθεωρεί, όποτε αυτό χρειάζεται. Σύµφωνα µε το Άρθρο 259, παρ.1 του Ν.3463/06, οι κοινωφελείς επιχειρήσεις για να χρηµατοδοτηθούν από τον οικείο ΟΤΑ οφείλουν να καταρτίσουν ετήσιο πρόγραµµα δράσης. Σκοπός των ετήσιων προγραµµάτων δράσης είναι η εξειδίκευση και ο λεπτοµερέστερος προγραµµατισµός των δράσεων που προβλέπεται από το πενταετές επιχειρησιακό πρόγραµµα του οικείου Δήµου ότι θα υλοποιηθούν κατά το επόµενο έτος. Εποµένως, το περιεχόµενο του ετήσιου προγράµµατος δράσης περιλαµβάνει τις δράσεις που προκύπτουν από την κατ έτος εξειδίκευση του πενταετούς επιχειρησιακού προγράµµατος του οικείου Δήµου και οι δαπάνες τους καλύπτονται από τον ετήσιο προϋπολογισµό 3
2 Πεδίο Εφαρµογής της Διαδικασίας Η διαδικασία κατάρτισης του ετήσιου προγράµµατος δράσης εφαρµόζεται για όλες τις προµήθειες, τις µελέτες και τις υπηρεσίες, και τα έργα που υλοποιούνται µε ίδια µέσα. 4
3 Σχετικές Αναφορές 3.1 Σχετική παράγραφος προτύπου 1429:2008 5.4.2 Ετήσιος προγραµµατισµός έργων 3.2 Διαδικασίες Συστήµατος Δ2 Διαδικασία παροχής νοµικής υποστήριξης και παρακολούθησης και τήρησης ισχύουσας Νοµοθεσίας Δ5 Διαδικασία Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναµικού Δ6 Διαδικασία διαχείρισης και συντήρησης υλικοτεχνικής υποδοµής Δ7 Διαδικασία Ωρίµανσης και Σχεδιασµού Έργων, Επιλογής Άµεσα Ωφελούµενων Έργων ΕΚΤ και Διαχείρισης Ποιότητας Έργων 3.3 Βασικό Θεσµικό Πλαίσιο Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ τηρεί, µε οργανωµένο και συστηµατικό τρόπο, ενηµερωµένο αρχείο µε όλες τις ισχύουσες σχετικές διατάξεις και εκπαιδεύει το αρµόδιο για την εφαρµογή τους προσωπικό για την ορθή τήρηση των προβλεπόµενων υποχρεώσεων. Οι υποχρεωτικές διατάξεις που διέπουν την εφαρµογή της διαδικασίας κατάρτισης ετήσιου προγράµµατος είναι: 1. Ν. 4071/12 (ΦΕΚ 85/11.04.2012 τεύχος Α ): «Ρυθµίσεις για την τοπική ανάπτυξη, την αυτοδιοίκηση και την αποκεντρωµένη διοίκηση Ενσωµάτωση Οδηγίας 2009/50/ΕΚ», Άρθρο 10 Ρυθµίσεις για τις Επιχειρήσεις των ΟΤΑ, παρ.5 2. Π.Δ. 89/2011 (ΦΕΚ 213/Α /29.9.2011): «Τροποποίηση του υπ αριθµ. 185/2007 (ΦΕΚ 221/Α ) Π.Δ. Όργανα και διαδικασία κατάρτισης, παρακολούθησης και αξιολόγησης των επιχειρησιακών προγραµµάτων των ΟΤΑ α βαθµού». 5
3. N. 3852/2010: «Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης και της Αποκεντρωµένης Διοίκησης Πρόγραµµα Καλλικράτης». 4. Ν. 3463/2006 : «Κώδικας Δήµων και Κοινοτήτων» 5. Υ.Α. Αριθµ. 18183 (ΦΕΚ 534/Β/13.4.2007): «Περιεχόµενο, δοµή και τρόπος υποβολής των επιχειρησιακών προγραµµάτων των Οργανισµών Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Ο.Τ.Α.) α βαθµού». 6. Π.Δ. 185/2007 (ΦΕΚ Α/221/12.9.2007) «Όργανα και διαδικασία κατάρτισης, παρακολούθησης και αξιολόγησης των επιχειρησιακών προγραµµάτων των ΟΤΑ α βαθµού». 7. Ν. 3316/2005, άρθρο 4, παρ. 1 (Προγραµµατισµός των µελετών). 8. Ν. 2286/1995, άρθρο 2 (Εγγραφή προµηθειών στο Ενιαίο Πρόγραµµα Προµηθειών). 6
4 Αρµοδιότητες Υπεύθυνος εφαρµογής της εν λόγω διαδικασίας είναι το Τµήµα Προγραµµατισµού, το οποίο συντάσσει το σχέδιο του ετήσιου προγράµµατος δράσης της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ σε συνεργασία µε όλα τα Τµήµατα της επιχείρησης, και ιδιαίτερα το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού της επιχείρησης, το οποίο συντάσσει τον προϋπολογισµό της επιχείρησης. Άλλα αρµόδια όργανα (υπηρεσίες, όργανα ή στελέχη) για τη διενέργεια της διαδικασίας είναι τα ακόλουθα: 1. Πρόεδρος 2. Διοικητικό Συµβούλιο 3. Διευθυντής 7
5 Διαδικασία 5.1 Γενικά Για το µεσοπρόθεσµο Προγραµµατισµό της επιχείρησης εκπονείται Ετήσιο Πρόγραµµα Δράσης (Ε.Π.Δ.) και Ετήσιος Προϋπολογισµός. Το περιεχόµενο του Ετήσιου Προγράµµατος Δράσης περιλαµβάνει τις δράσεις που προκύπτουν από την κατ έτος εξειδίκευση του πενταετούς επιχειρησιακού προγράµµατος του οικείου Δήµου και οι δαπάνες των οποίων καλύπτονται από τον ετήσιο προϋπολογισµό. Το Τµήµα Προγραµµατισµού συγκεντρώνει και αξιολογεί τις προτάσεις των υπηρεσιών της επιχείρησης και συντάσσει σχέδιο του Ε.Π.Δ. το οποίο υποβάλλει στη Διεύθυνση, προκειµένου η τελευταία να προβεί στην κατάρτιση αυτού και την υποβολή του στο Διοικητικό Συµβούλιο. 5.2 Κατάρτιση Ετήσιου Προγράµµατος Δράσης Το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού διενεργεί εκτίµηση των εσόδων για το επόµενο έτος από τις διάφορες πηγές χρηµατοδότησης και σε συνεργασία µε το Τµήµα Προγραµµατισµού και τη Διεύθυνση καθορίζουν το οικονοµικό πλαίσιο για κάθε Τµήµα ή για κάθε µεγάλη κατηγορία δαπανών της επιχείρησης. Το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού κοινοποιεί σε κάθε Τµήµα το έντυπο µε τον προϋπολογισµό της προηγούµενης χρονιάς και τις ενηµερώνει για τα οικονοµικά περιθώρια µέσα στα οποία πρέπει να καταρτίσουν το πρόγραµµα δράσης τους και τον προϋπολογισµό τους. Το Τµήµα Προγραµµατισµού µε τη σειρά του αποστέλλει σε όλες τις οργανικές µονάδες της επιχείρησης µέχρι τέλος Οκτωβρίου κάθε έτους έγγραφο, που συνοδεύεται από το έντυπο Ετήσιο Πρόγραµµα Δράσης Τµήµατος, για την κατάρτιση του Ετήσιου Προγράµµατος Δράσης της επιχείρησης, µε στόχο την εισήγηση από αυτά προτάσεων για τον προγραµµατισµό σε ότι αφορά λειτουργίες, ενέργειες και επενδύσεις για το επόµενο έτος σε συνάφεια µε το Επιχειρησιακό Σχέδιο του οικείου Δήµου, και το 8
οικονοµικό πλαίσιο που τους έχει δοθεί από Το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού. Καθώς το πενταετές επιχειρησιακό πρόγραµµα του οικείου Δήµου αποτελεί τη βάση για την κατάρτιση του ετήσιου προγράµµατος της επιχείρησης, θα πρέπει πριν από τη σύνταξη του Ε.Π.Δ., ο Διευθυντής και οι Προϊστάµενοι των τµηµάτων να ανατρέχουν στο πενταετές επιχειρησιακό πρόγραµµα του οικείου Δήµου, προκειµένου να εντοπίζουν τις δράσεις εκείνες, στις οποίες εµπλέκεται η επιχείρηση. Έπειτα, και µέχρι τις 31 Οκτωβρίου, θα πρέπει να υποβάλλουν τα Ετήσια Προγράµµατα Δράσης τους στο Τµήµα Προγραµµατισµού, προκειµένου µέχρι τις 30 Νοεµβρίου να έχουν ολοκληρωθεί οι διαδικασίες για τη σύνταξη προσχεδίου του Ε.Π.Δ. και του προϋπολογισµού, καθώς και οι διαδικασίες διαβούλευσης, όπως ορίζεται από τη νοµοθεσία. Το Τµήµα Προγραµµατισµού παραλαµβάνει τις εισηγήσεις των υπηρεσιών και εξετάζει την εξασφάλιση των απαραίτητων πιστώσεων και τη διασφάλιση των λοιπών πόρων (εξοπλισµός, ανθρώπινο δυναµικό κ.λπ.). Επίσης, εξετάζει τη συµβατότητα του κάθε έργου µε το Επιχειρησιακό Πρόγραµµα του οικείου Δήµου. Το Ε.Π. µπορεί να περιλαµβάνει και νέες δράσεις των Τµηµάτων, εφόσον εντάσσονται στη στρατηγική και στις αναπτυξιακές προτεραιότητες της επιχείρησης, οι οποίες δεν είχαν προβλεφθεί στο Επιχειρησιακό Πρόγραµµα του οικείου Δήµου. Το Τµήµα Προγραµµατισµού συντάσσει προσχέδιο του Ετήσιου Προγράµµατος Δράσης της επιχείρησης, αφού λάβει υπόψη τις γραπτές εισηγήσεις των υπηρεσιών, και το υποβάλλει στη Διεύθυνση, ενώ, παράλληλα, το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού προχωρεί στην ολοκλήρωση του σχεδίου του οικονοµικού προϋπολογισµού. Η Διεύθυνση συγκεντρώνει και αξιολογεί τις προτάσεις των υπηρεσιών της επιχείρησης για το Ε.Π.Δ. και τον προϋπολογισµό και εισηγείται το προσχέδιο του Ε.Π.Δ. και του προϋπολογισµού στο Διοικητικό Συµβούλιο. Το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού υποβάλλει αίτηµα για την ένταξη των προµηθειών στο Ενιαίο Πρόγραµµα Προµηθειών, εφόσον απαιτείται από τη νοµοθεσία, συµπληρώνοντας το έντυπο Πίνακας Προγραµµατισµένων Προµηθειών. 9
5.3 Επανεξέταση Ετήσιου Προγράµµατος και Αναθεώρηση Το ετήσιο πρόγραµµα τροποποιείται συχνότερα από το πενταετές επιχειρησιακό πρόγραµµα του οικείου Δήµου. Το πενταετές επιχειρησιακό πρόγραµµα του οικείου Δήµου αποτελεί πρόγραµµα «πλαίσιο» για την κατάρτιση του ετήσιου προγράµµατος. Το Τµήµα Προγραµµατισµού υποστηρίζει τη Διεύθυνση κατά τη διάρκεια εφαρµογής του ετήσιου προγράµµατος δράσης της επιχείρησης και συντάσσει εκθέσεις παρακολούθησης σε συνεργασία µε τις αρµόδιες υπηρεσίες, ανά τακτά χρονικά διαστήµατα που ορίζονται µε απόφαση του Προέδρου. Αν προκύπτουν σηµαντικές αποκλίσεις, τότε το Ετήσιο Πρόγραµµα Δράσης τροποποιείται. Σε περίπτωση που εντοπίζονται αποκλίσεις από το Ετήσιο Πρόγραµµα Δράσης, τα εµπλεκόµενα Τµήµατα τις καταγράφουν και ενηµερώνουν το Τµήµα Προγραµµατισµού ώστε να προωθηθεί η αναθεώρηση και τροποποίηση του. Η τροποποίηση του Ετήσιου Προγράµµατος Δράσης της επιχείρησης πραγµατοποιείται ύστερα από αιτιολογηµένη απόφαση του Διοικητικού Συµβουλίου, η οποία λαµβάνεται µε την απόλυτη πλειοψηφία του συνόλου των µελών του, µε τη διαδικασία που ακολουθείται για την αρχική έγκρισή του. Το Τµήµα Προγραµµατισµού αποστέλλει µέχρι το τέλος Οκτώβρη κάθε έτους σε όλα τα Τµήµατα της επιχείρησης έγγραφο για την κατάρτιση Απολογιστικής Έκθεσης του Ετήσιου Προγράµµατος Δράσης τους. Στη συνέχεια και πριν από τη σύνταξη του οικονοµικού απολογισµού το Τµήµα Προγραµµατισµού, λαµβάνοντας υπόψη τις παραπάνω απολογιστικές εκθέσεις, συντάσσει έκθεση µε τον απολογισµό δράσης της επιχείρησης του προηγούµενου έτους και την υποβάλλει στη Διεύθυνση. Το Τµήµα Προγραµµατισµού τηρεί Αρχείο Ετήσιων Προγραµµάτων Δράσης το οποίο περιλαµβάνει τα συµπληρωµένα έντυπα που έχουν αποσταλεί σε αυτή από τις υπηρεσίες της επιχείρησης, αλλά και το εγκεκριµένο Ετήσιο Πρόγραµµα Δράσης της επιχείρησης µε τις τροποποιήσεις του. Μέσα στο ίδιο αρχείο τηρούνται αντίγραφα του Πίνακα Προγραµµατισµένων Προµηθειών, µαζί µε τυχόν τροποποιήσεις του. 10
6 Έντυπα και Τηρούµενα Αρχεία Κωδικός Περιγραφή Έντυπα Δ4_ΕΝ01 Δ4_ΕΝ02 Δ4_ΕΝ03 Δ4_ΕΝ04 Δ4_ΕΝ05 Ετήσιο Πρόγραµµα Δράσης Τµήµατος Ετήσιο Πρόγραµµα Δράσης επιχείρησης Πίνακας Προγραµµατισµένων Προµηθειών Έκθεση Παρακολούθησης Ετήσιου Προγράµµατος Δράσης της επιχείρησης Απολογιστική Έκθεση Ετήσιου Προγράµµατος Δράσης Αρχεία Αρχείο Ετήσιων Προγραµµάτων Δράσης 11
7 Ιστορικό Τροποποιήσεων Έκδοση Περιγραφή Τροποποίησης Συντάχθηκε Εγκρίθηκε Ισχύει από 1 Αρχική Έκδοση Οµάδα εργασίας 2 2 η Έκδοση Οµάδα εργασίας 3 3 η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Βασίλειος Κοντορίζος Πρόεδρος: Βασίλειος Κοντορίζος Πρόεδρος: Αναστασία Μορφογιάννη 22/06/2012 08/07/2014 11/06/2015 4 4 η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Δέσποινα Κότογλου 03/06/2016 12