Εισαγωγή: Έχοντας ολοκληρώσει τη διαδικασία καταχώρισης των στοιχείων της επιχείρησης στο σύστημα του ΟΑΕΔ, μπορείτε να ξεκινήσετε να υποβάλλετε προγράμματα κατάρτισης. Επισκεφθείτε την ιστοσελίδα του ΟΑΕΔ: http://laek.oaed.gr, και συνδεθείτε στο σύστημα συμπληρώνοντας το όνομα χρήστη που δώσατε κατά την καταχώριση των στοιχείων και τον κωδικό της επιχείρησης που παραλάβατε στην δηλωμένη η-διεύθυνση. Ακολουθεί η διαδικασία βήμα προς βήμα: 1ο Βήμα: Υποβολή νέου προγράμματος (εικόνα 3) Στην σελίδα που θα εμφανιστεί μετά την εισαγωγή σας στο σύστημα υπάρχουν 3 επιλογές: 1. Διαχείριση στοιχείων επιχείρησης 2. Προγράμματα κατάρτισης 3. Υποβολή νέου προγράμματος Εσείς επιλέγετε την τρίτη για να ξεκινήσετε την καταχώριση. Μετά την πρώτη αποθήκευση, θα επεξεργάζεστε το πρόγραμμα από την δεύτερη επιλογή, «Προγράμματα κατάρτισης». Κάνετε κλικ εδώ για να επεξεργαστείτε το πρόγραμμα Κάνετε κλικ εδώ για να ξεκινήσετε την καταχώριση Εικόνα 1 Διαθέσιμες επιλογές Η σελίδα που θα ανοίξει αφού κάνετε κλικ στην υποβολή νέου προγράμματος (εικόνα 2), περιλαμβάνει: Α) 4 καρτέλες, και Β) 3 τίτλους, οι 2 εκ των οποίων θα σας οδηγήσουν σε επόμενες σελίδες (ο πρώτος τίτλος «Γενικά στοιχεία προγράμματος» είναι η επικεφαλίδα της σελίδας με τις καρτέλες). Α) Επεξήγηση για την συμπλήρωση των τεσσάρων καρτελών (Κατόπιν της συμπλήρωσης κάθε καρτέλας, πατάμε το κουμπί «Αποθήκευση»): 1. Βασικά στοιχεία προγράμματος Για την συμπλήρωση αυτής της καρτέλας, παρακαλούμε συμβουλευθείτε το σχετικό Excel αρχείο που σας έχουν αποστείλει με την παρούσα τα Business Seminars. Τα μόνα στοιχεία που θα χρειαστεί να εισάγετε είναι αυτά στα λευκά πεδία. Όλα τα υπόλοιπα στοιχεία καταχωρούνται αυτόματα καθώς θα συμπληρώνετε και τις λοιπές καρτέλες. Εάν σε οποιοδήποτε σημείο το σύστημα σας επιστρέψει στην αρχή, εισαχθείτε εκ νέου, επισκεφθείτε τα «προγράμματα κατάρτισης» και ελέγξτε ότι τα όσα έχετε αποθηκεύσει έχουν πράγματι αποθηκευθεί.
2. Στοιχεία τόπου υλοποίησης Και για αυτήν την καρτέλα, παρακαλούμε συμβουλευθείτε το σχετικό Excel αρχείο που σας έχουν αποστείλει με την παρούσα τα Business Seminars. Εδώ, συμπληρώνετε τα στοιχεία του χώρου στον οποίο θα διεξαχθεί το πρόγραμμα. Προσοχή: Αλλάξτε τον ταχυδρομικό κώδικα, καθώς το σύστημα προεπιλέγει αυτόν της εταιρείας σας. Να θυμάστε να πατάτε «Αποθήκευση» μετά την καταχώριση κάθε καρτέλας. 3. Υπεύθυνος προγράμματος Κάντε κλικ πάνω στο κουμπί «Προσθήκη εργαζομένου» για να ενεργοποιηθούν τα πεδία προς συμπλήρωση. Ο υπεύθυνος προγράμματος βάσει της εγκυκλίου, θα πρέπει να βρίσκεται στον χώρο όπου πραγματοποιείται η κατάρτιση. Λόγω του ότι τα προγράμματά μας υλοποιούνται εκτός ωραρίου εργασίας, προτείνουμε να ορίσετε τον/την συμμετέχοντα/ουσα ως υπεύθυνο/η για το συγκεκριμένο πρόγραμμα, ώστε να έχει τη δυνατότητα να υπογράψει τα έντυπα του ελέγχου. 4. Στοιχεία Γραμματείας Αυτή η καρτέλα είναι ανενεργή και δεν συμπληρώνεται καθώς η γραμματειακή υποστήριξη παρέχεται από τον φορέα. Εικόνα 2 Βασικά στοιχεία προγράμματος και λοιπές καρτέλες. Β) Επεξήγηση των δύο τίτλων και των αντίστοιχων σελίδων στις οποίες οδηγούν: 1. Τίτλος 2: Ωρολόγιο πρόγραμμα Για την συμπλήρωση του ωρολογίου προγράμματος, συμβουλευθείτε το δεύτερο φύλλο του αρχείου Excel που σας έχουν αποστείλει με την παρούσα τα Business Seminars. Για να ξεκινήσετε την καταχώριση, κάντε κλικ πάνω στον τίτλο και κατόπιν, στην σελίδα που θα εμφανιστεί, κάντε κλικ πάνω στο κουμπί «Προσθήκη εκπαιδευτικής περιόδου». Όταν πρόκειται για καταχώριση προγράμματος που διαρκεί περισσότερες από μια ημέρες, θα χρειαστεί να καταχωρίσετε μια προς μια όλες τις ημερομηνίες κατάρτισης, πατώντας το κουμπί «προσθήκη εκπαιδευτικής περιόδου» για κάθε ημέρα.
Αυτό το πεδίο ενημερώνεται αυτόματα, καθώς θα ολοκληρώσετε την καταχώριση της ημέρας στο κουτί που το ακολουθεί Σε αυτό το κουτί συμπληρώνουμε τις πληροφορίες που αφορούν στην κάθε ημέρα κατάρτισης. Κάνετε κλικ εδώ για να καταχωρίσετε την επόμενη ημέρα, όταν πρόκειται για πρόγραμμα που διαρκεί πάνω από μια ημέρες Μετά την καταχώριση κάθε ημέρας, πατάτε το κουμπί της αποθήκευσης Εικόνα 3 Ωρολόγιο πρόγραμμα - Καταχώριση πρώτης ημέρας Όπως μπορείτε να δείτε και στην παραπάνω εικόνα, το πρώτο κουτάκι δεν το συμπληρώνετε εσείς, αλλά ενημερώνεται αυτόματα, καθώς θα ολοκληρώσετε την καταχώριση των στοιχείων της αντίστοιχης ημέρας, στο κουτί που το ακολουθεί. Συμπλήρωση του κουτιού ημέρας κατάρτισης: Ημερομηνία: Σβήνετε την προεγκατεστημένη ημερομηνία και συμπληρώνετε την προγραμματισμένη ημέρα έναρξης του σεμιναρίου. Πατάτε το κουμπί «Ενημέρωση» που βρίσκεται κάτω δεξιά στο ίδιο κουτί. Έναρξη: Συμπληρώνετε την ώρα έναρξης της εισήγησης και πάλι πατάτε το κουμπί «Ενημέρωση». (Η λήξη θα συμπληρωθεί αυτόματα μόλις καταχωρηθεί το ωρολόγιο πρόγραμμα)
Ωρολόγιο πρόγραμμα: Σβήνετε την προεγκατεστημένη επιλογή πριν ξεκινήσετε να καταχωρείτε τις ώρες της εισήγησης, όπως αυτές αναφέρονται στο σχετικό αρχείο Excel των στοιχείων ΛΑΕΚ που παραλάβατε από τα Business Seminars. Για να καταχωρήσετε τις ώρες της εισήγησης, κάντε κλικ πάνω στα κουμπάκια που βρίσκονται στην δεξιά άκρη της πρώτης γραμμής του ωρολογίου προγράμματος: 45 Θ (Θ = θεωρία), 45 Π (Π = πρακτική). Το 60 Δ (Δ = διάλειμμα) ενεργοποιείται αφού έχετε συμπληρώσει 4 ώρες κατάρτισης. Το κουμπί «Ενημέρωση» εδώ το πατάτε αφού συμπληρώσετε το σύνολο των ωρών της ημέρας. 1 ος Τακτικός εισηγητής: Για να συμπληρώσετε τον πρώτο τακτικό εισηγητή, κάντε κλικ πάνω στον πρώτο εκ των τριών μεγεθυντικό φακό, ώστε να εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο, όπως φαίνεται στην εικόνα 4. Για τους χρήστες των Windows XP: Φροντίστε να έχετε κάνει άρση του αποκλεισμού των αναδυόμενων παραθύρων. (Εργαλειομπάρα του browser, εργαλεία / tools, να επιτρέπονται τα αναδυόμενα παράθυρα / turn off pop-up blocker). Πρώτος μεγεθυντικός φακός Αναδυόμενο παράθυρο για την εισαγωγή του κωδικού του εισηγητή. Εικόνα 4 Αναδυόμενο παράθυρο - Εισαγωγή κωδικού εισηγητή και επιλογή του Στο αναδυόμενο παράθυρο συμπληρώνετε τον κωδικό του εισηγητή που αντιστοιχεί στην ημέρα κατάρτισης, πατάτε το κουμπί «Εύρεση», περιμένετε μέχρι να ανανεωθεί το κουτί με το ονοματεπώνυμό του και στη συνέχεια κάνετε κλικ στο κουμπί «Επιλογή». Έτσι, αυτόματα θα καταχωρηθεί το ονοματεπώνυμο του εισηγητή στο κουτί. Κάντε κλικ πάλι στο κουμπί «Ενημέρωση». Επαναλαμβάνετε την διαδικασία για να προσθέσετε τον πρώτο και δεύτερο αναπληρωτή (συμβουλευόμενοι πάντα το σχετικό αρχείο Excel), πατώντας το κουμπί «ενημέρωση» κάθε φορά. Πατήστε «αποθήκευση» μόλις έχετε ολοκληρώσει την συμπλήρωση όλων των στοιχείων της ημέρας.
2. Τίτλος 3: Εκπαιδευόμενοι Στην σελίδα που θα εμφανιστεί, κάντε κλικ πάνω στο κουμπί «Προσθήκη εκπαιδευόμενου». Στο κουτί που θα εμφανιστεί συμπληρώνετε τα ζητούμενα στοιχεία και κατόπιν πατάτε το κουμπί «Ενημέρωση». Ακολουθούν διευκρινήσεις για κάποια από τα πεδία: Λίστα εργαζομένων: Από το βελάκι στο τέλος του κουτιού και το μενού που θα ενεργοποιηθεί, επιλέξτε «Νέος εργαζόμενος». ΑΜΕΑ: Αριθμός μητρώου Ι.Κ.Α. μόνο για άτομα με ειδικές ανάγκες. Α.Μ.Α.: Αριθμός μητρώου ασφαλισμένου. Ειδικότητα: Κάνετε κλικ πάνω στον μεγεθυντικό φακό, ώστε να εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο, όπου επιλέγετε την ειδικότητα του εκπαιδευόμενου, η οποία και θα καταχωρηθεί αυτόματα. Συμμετέχει: Κάνετε κλικ πάνω στο βελάκι και επιλέγετε «Εκτός ωραρίου». Σε αυτό το σημείο ολοκληρώνεται η καταχώριση όλων των απαραίτητων στοιχείων για το πρόγραμμα στο σύστημα του ΟΑΕΔ. Ακολουθούν τα επόμενα βήματα της διαδικασίας. 2 ο Βήμα: Έλεγχος εγκυρότητας Ο έλεγχος εγκυρότητας, βοηθά τον χρήστη να ελέγξει εάν έχει συμπληρώσει όλα τα απαραίτητα στοιχεία ή εάν υπάρχουν παραλήψεις όσον αφορά στη συμπλήρωση όλων των πεδίων. Προτείνουμε, καθώς θα ολοκληρώνετε κάθε καρτέλα ή τίτλο, να κάνετε έναν έλεγχο εγκυρότητας για επιβεβαίωση. Φυσικά, το σύστημα δεν μπορεί να αναγνωρίσει εάν έχετε καταχωρίσει όλες τις ημέρες κατάρτισης, τους εισηγητές, το ωρολόγιο πρόγραμμα, τους εκπαιδευόμενους κ.λ.π. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα στοιχεία έχουν καταχωρηθεί, επισκεπτόμενοι μια μια τις καρτέλες και τους τίτλους. 3 ο Βήμα: Κατάθεση Εφόσον έχετε βεβαιωθεί ότι όλα τα στοιχεία που αφορούν το πρόγραμμα είναι σωστά καταχωρημένα, είστε πλέον έτοιμοι να καταθέσετε το πρόγραμμα πατώντας το κουμπί «ΚΑΤΑΘΕΣΗ». Θα ανανεωθεί η σελίδα και θα επιστρέψει στη λίστα των προγραμμάτων κατάρτισης. Εφόσον το σύστημα έχει αποδεχθεί την κατάθεση, θα εμφανιστεί ένας αριθμός στα αριστερά του τίτλου, ο οποίος είναι ο «κωδικός προγράμματος», ένας αριθμός πρωτοκόλλου δηλαδή, τον οποίο θα πρέπει να επικοινωνήσετε στα γραφεία μας. Στα δεξιά, θα εμφανίζεται η λέξη κατατεθειμένο. Τώρα, θα χρειαστεί να πατήσετε το κουμπί της επεξεργασίας για να μπείτε πάλι στις καρτέλες του κατατεθειμένου πλέον προγράμματος, ώστε να εκτυπώσετε την «έκθεση προγράμματος». Κάνοντας κλικ πάνω στο εικονίδιο του εκτυπωτή, εμφανίζεται μια σελίδα.pdf. Πατάτε πάλι το εικονίδιο του εκτυπωτή που βρίσκεται τώρα στην νέα εργαλιομπάρα που εμφανίστηκε μαζί με τη σελίδα. Επίσης, καλό θα ήταν να αποθηκεύσετε ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο.
Την έκθεση προγράμματος ο / οι συμμετέχοντας/ντες, θα πρέπει να την έχουν μαζί τους (ένα αντίτυπο αρκεί) κάθε ημέρα κατάρτισης. Εκεί θα βρείτε και τον κωδικό του προγράμματος τον οποίο θα χρειαστεί να επικοινωνήσετε στα Business Seminars, ώστε να τον συμπεριλάβουν στο παραστατικό πληρωμής. Επίσης, θα χρειαστεί να τον αναγράψετε στο παρουσιολόγιο των συμμετεχόντων (Excel αρχείο στοιχείων προγράμματος). Τα βήματα που ακολουθούν δεν είναι απαραίτητα, απλά σας τα αναφέρουμε ενημερωτικά και για την περίπτωση που θα υπάρξει ανάγκη να τα χρησιμοποιήσετε. 4 ο Βήμα: Ακύρωση Μέχρι 5 (πέντε) ημέρες πριν την έναρξη του προγράμματος, η επιχείρηση έχει τη δυνατότητα να ακυρώσει το πρόγραμμα επιλέγοντας το κουμπί «Ακύρωση» (το κουμπί «Κατάθεση» έχει γίνει πλέον «Ακύρωση»). 5 ο Βήμα: Μεταβολή Εάν χρειαστεί να κάνετε αλλαγές στο ωρολόγιο πρόγραμμα του ήδη κατατεθειμένου προγράμματος, μπορείτε να τις πραγματοποιήσετε κάνοντας κλικ πάνω στο κουμπί «Μεταβολή» που έχει πλέον αντικαταστήσει το κουμπί «Αποθήκευση». Για οποιαδήποτε περαιτέρω απορία ή διευκρίνιση επικοινωνείτε με: Business Seminars: Ελένη Σιγαρά, Τηλ. 210 67.47.100 Η-διεύθυνση (e-mail): info@business-seminars.gr ΟΑΕΔ ΛΑΕΚ 0,45%: Τηλ. 210 99.89.890 έως 2