Ενότητα 17 Εκτύπωση Φύλλων Εργασίας και Γραφικών Παραστάσεων

Ενότητα 17 Εκτύπωση Φύλλων Εργασίας και Γραφικών Παραστάσεων 17.1 Το παράθυρο Print Preview Θέλουμε να τυπώσουμε το φύλλο εργασίας μας. Πρέπει όμως να σιγουρευτούμε ότι οι σωστές γραμμές και στήλες θα εκτυπωθούν πριν να στείλουμε το φύλλο μας στον εκτυπωτή για να τυπωθεί. Αυτό μπορεί να γίνει με τη χρήση του Print Preview. Το Pint Preview μας δείχνει το μέρος του φύλλου μας που θα τυπωθεί σε κάθε σελίδα. Αν δεν έχουμε ορίσει το πεδίο που θέλουμε να τυπώσουμε τότε το πρόγραμμα επιλέγει από μόνο του το πεδίο και περιλαμβάνει όλα τα κελιά που έχουν πληροφορίες μέσα τους. Ακολουθήστε τα πιο κάτω βήματα για να δείτε πως θα τυπωθεί αρχείο χωρίς ρυθμίσεις: 1. Ανοίξετε το αρχείο exercise 10_1 και φυλάξετε το αρχείο στο φάκελο σας με τον τίτλο exercise 17_1. 2. Βεβαιωθείτε ότι το 1994 Budget είναι το επιλεγμένο φύλλο εργασίας. 3. Με το ποντίκι σας κτυπήστε στο κουμπί Pint Preview που βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων. Το παράθυρο Pint Preview εμφανίζεται. Προσέξετε ότι οι στήλες Nov, Dec, Jan, Feb, Mar, Apr και May δεν χωράνε στη σελίδα σας, ως επίσης και μέρος του τίτλου Purpose. (Η σελίδα που παρουσιάζετε είναι Α4 σε Portrait) 4. Μετακινήστε το δείκτη του ποντικού σας πάνω στο φύλλο εργασίας. Προσέξετε ότι ο δείκτης γίνεται φακός. 5. Μετακινηθείτε στη μέση του φύλλου σας και πατήστε το κουτί του ποντικού σας. Το σημείο εκείνο μεγεθύνεται. Τώρα μπορείτε να διαβάσετε εύκολα τα δεδομένα. 6. Αν σε μερικές στήλες είναι γραμμένα ######## σημαίνει ότι οι στήλες σας δεν είναι αρκετά πλατιές για να χωρέσουν τα δεδομένα σας. 7. Ξανακτυπήστε το αριστερό κουμπί του ποντικού σας για να επανέλθει το φύλλο σας στις προηγούμενες του διαστάσεις. 8. Πατήστε το κουμπί close. Το παράθυρο Pint Preview κλείνει. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 1/20

17.2 Καθορισμός σελίδων εκτύπωσης Όταν εργάζεστε με μεγάλα φύλλα εργασίας μπορείτε να τυπώσετε το φύλλο εργασίας με διάφορους τρόπους. Μπορείτε να διαλέξετε μέρος του φύλλου για να τυπώσετε και να χωρέσει στο χαρτί εκτύπωσης ή μπορείτε να τυπώσετε όλο το φύλλο σε μια σελίδα, αλλά αυτό εξιπακούει βέβαια ότι τα δεδομένα σας θα σμικρυνθούν για να χωρέσουν όλα σε μια σελίδα. Ακολουθήστε τα πιο κάτω βήματα για να τυπώσετε μέρος του φύλλου σε μια σελίδα: 1. Στο φύλλο εργασίας επιλέξετε το πεδίο που θέλετε να τυπώσετε, που στη περίπτωση μας είναι το πεδίο Β32:Ν44. 2. Από τη γραμμή μενού επιλέξετε το File και μετά το Set Print Area για να ορίσετε την περιοχή που θέλετε να τυπώσετε. 3. Πηγαίνετε πάλιν πίσω στο μενού File, επιλέξετε το Page Setup και η ακόλουθη οθόνη εμφανίζετε MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 2/20

4. Στο πλαίσιο Orientation της κάρτας Page επιλέγουμε το Landscape 5. Δοκιμάζουμε το Print Preview για να δούμε κατά πόσο το πεδίο που επιλέξαμε παρουσιάζεται στο χαρτί εκτύπωσης. 6. Αν όχι πηγαίνουμε πίσω στο Page Setup και στο πλαίσιο Scaling, έχοντας επιλεγμένο το Adjust to ρυθμίζουμε το % σε μικρότερο αριθμό για να χωρέσει η επιλογή μας στο χαρτί εκτύπωσης. 7. Αν μείνουμε ικανοποιημένοι από το περιεχόμενο του Print Preview, πατούμε το Print στο παράθυρο του Print Preview. Το πιο κάτω παράθυρο εμφανίζεται 8. Πατήστε ΟΚ για να εκτυπώσετε MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 3/20

Ακολουθήστε τα πιο κάτω βήματα για να τυπώσετε ολόκληρο το φύλλο σε μια σελίδα: 1. Στο φύλλο εργασίας επιλέξετε το πεδίο που θέλετε να τυπώσετε, που στη περίπτωση μας είναι το πεδίο Α1:Ν52. 2. Από τη γραμμή μενού επιλέξετε το File και μετά το Set Print Area για να ορίσετε την περιοχή που θέλετε να τυπώσετε. 3. Πηγαίνετε πάλιν πίσω στο μενού File, επιλέξετε το Page Setup και η ακόλουθη οθόνη εμφανίζεται. 4. Στην κάρτα Page στην περιοχή Orientation επιλέξετε το Landscape (γιατί το πλάτος του φύλλου είναι μεγαλύτερο από το μήκος του, και αφού είδαμε ότι στο Portrait μερικές στήλες δεν εμφανίζονται στη σελίδα), από την περιοχή Scaling επιλέξετε το Fit to 1 pages wide by 1 talll, στο Paper size επιλέξετε το Α4 210Χ297mm και πατήστε Print Preview. Η οθόνη σας θα είναι όπως φαίνεται πιο κάτω: MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 4/20

5. Πατήστε το Print. Το πιο κάτω παράθυρο εμφανίζετε. 6. Πατήστε ΟΚ Τώρα έχετε τυπώσει ολόκληρο το φύλλο σε μια σελίδα όμως το φύλλο είναι αρκετά μεγάλο και έτσι το πρόγραμμα για να το τοποθετήσει όλο το φύλλο σε μια σελίδα το έχει σμικρύνει στο 68% του πραγματικού του μεγέθους. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 5/20

Για να αλλάξετε τον αριθμό των σελίδων στο οποίο να χωρέσει το φύλλο ακολουθήστε τα πιο κάτω βήματα: 1. Στο παράθυρο Print Preview πατήστε το κουμπί Setup. Το κουτί διαλόγου Page Setup εμφανίζεται. 2. Στο κουτί διαλόγου επιλέξετε τη κάρτα Page. Οι επιλογές του Page εμφανίζονται. 3. Στην περιοχή Orientation επιλέξετε Portrait. 4. Στην περιοχή Scaling επιλέξετε το Fit To 1 Page(s) Wide By 1 Tall και αλλάξετε το σε Fit To 2 Page(s) Wide By 1 Tall. Έτσι το φύλλο θα χωράει σε δύο σελίδες. 5. Πατήστε το ΟΚ. Το Print Preview ανοίγει και η πρώτη σελίδα του φύλλου εμφανίζεται. 6. Πατήστε το κουμπί Next. 7. Πατήστε το κουμπί Print και από το κουτί διαλόγου πατήστε το Close. 8. Αφότου κλείσει το message box από το μενού File επιλέξετε το Page Setup. 9. Στην περιοχή Scaling επιλέξετε το Adjust To και στο κουτί γράψετε 100%. Με αυτόν τον τρόπο το φύλλο επανέρχεται στην κανονική του διάσταση. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 6/20

17.3 Εισαγωγή Τίτλων Εκτύπωσης Ένα καλά μορφοποιημένο φύλλο εργασίας περιέχει τίτλους σειρών και στηλών. Αν θέλετε σε κάθε σελίδα που τυπώνετε να εμφανίζονται αυτοί οι τίτλοι πρέπει να ακολουθήστε τα πιο κάτω βήματα: 1. Από τη γραμμή μενού επιλέξετε το File και το Page Setup. 2. Από το κουτί διαλόγου επιλέξετε τη κάρτα Sheet. 3. Στην περιοχή Print Titles πατήστε στο κουτί Rows to repeat at top. 4. Στο φύλλο 1994 Budget κτυπήστε με το ποντίκι σας στο A1 και σύρετε το ποντί σας μέχρι και τη το Α5. Η οθόνη σας θα είναι όπως πιο κάτω: 5. Στο κουτί διαλόγου πατήστε το Print Preview. To παράθυρο Print Preview ανοίγει. 6. Στο παράθυρο Print Preview προσέξετε ότι οι τίτλοι που επιλέξατε εμφανίζονται σε όλες τις σελίδες. 7. Κτυπήστε το κουμπί Close για να φύγετε από το παράθυρο Print Preview. 8. Από τη γραμμή μενού επιλέξετε το File και μετά το Page Setup. 9. Από το κουτί διαλόγου επιλέξετε τη κάρτα Sheet. 10. Κτυπήστε στο κουτί Print Area. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 7/20

11. Από το φύλλο επιλέξετε από το Α6 μέχρι και το Ν52. Προσέξετε ότι τώρα που έχουμε βάλει ήδη τις πέντε πρώτες γραμμές για τίτλο, δεν περιλαμβάνουμε στο πεδίο εκτύπωσης τις γραμμές αυτές. 12. Κτυπήστε στο Print Preview. 13. Κτυπήστε το Close. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 8/20

17.4 Καθορισμός Περιθωρίων 17.4.1 Καθορισμός των περιθωρίων με το Page Setup Όταν τυπώνετε ένα φύλλο τα περιθώρια καθορίζονται αυτόματα σε μια ίντσα για τα πάνω και κάτω περιθώρια και 0.75 για τα δεξιά και αριστερά περιθώρια. Μπορείτε να καθορίσετε τα δικά σας περιθώρια με τη χρήση του Page Setup. Ακολουθήστε τα πιο κάτω βήματα: 1. Από τη γραμμή μενού επιλέξετε το File και μετά το Page Setup. Το κουτί διαλόγου Page Setup ανοίγει. 2. Κτυπήστε στην κάρτα Margins. Η επιλογές για Margins εμφανίζονται. 3. Στο κουτί Top κτυπήστε στο πάνω βέλος μία φορά. Το πάνω περιθώριο αυξάνεται σε 1.25 ίντσες. 4. Στο κουτί Bottom κτυπήστε το πάνω βέλος μια φορά. Το κάτω περιθώριο αλλάζει σε 1.25 ίντσες. 5. Στο κουτί Left κτυπήστε το πάνω βέλος μία φορά. Το αριστερό περιθώριο γίνεται 1 ίντσα. 6. Στο κουτί Right κτυπήστε το πάνω βέλος μία φορά. Το δεξί περιθώριο γίνεται 1 ίντσα. 7. Κτυπήστε το κουτί Print Preview. Προσέξετε ότι τα περιθώρια σας έχουν αλλάξει. 17.4.2 Καθορισμός των περιθωρίων με το ποντίκι στο Print Preview 1. Στο Print Preview κτυπήστε στο κουμπί Margins. 2. Δύο κάθετες και 4 οριζόντιες απαλές γραμμές εμφανίζονται. Οι κάθετες γραμμές είναι για το αριστερό και δεξί περιθώριο. Οι 2 εσωτερικές οριζόντιες είναι για το πάνω και κάτω περιθώριο ενώ οι 2 εξωτερικές ορίζουν την τοποθεσία της επικεφαλίδας και υποσέλιδος (header/footer). MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 9/20

3. Μεταφερθείτε με το ποντίκι σας στην αριστερή κάθετη γραμμή (αριστερό περιθώριο) και όταν γίνει το ποντίκι σας διπλό βέλος κτυπήστε και σύρετε το ποντίκι σας αριστερά. 4. Μεταφερθείτε με το ποντίκι σας στην δεξιά κάθετη γραμμή (δεξιό περιθώριο) και όταν γίνει το ποντίκι σας διπλό βέλος κτυπήστε και σύρετε το ποντίκι σας δεξιά. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 10/20

17.5 Χωρίζοντας το φύλλο εργασίας σε σελίδες Όταν τυπώνετε ένα μεγάλο φύλλο, το φύλλο χωρίζεται αυτόματα σε σελίδες. Ίσως ο τρόπος που χωρίζεται το φύλλο σε σελίδες να μην σας αρέσει. Με τη χρήση του Page Brake από το μενού Insert μπορείτε να καθορίσετε που να διακοπεί η σελίδα σας και να αρχίσει η επόμενη. Ακολουθήστε τα πιο κάτω βήματα: Αν τώρα θέλουμε να τυπώσουμε το φύλλο στο πραγματικό του μέγεθος, θα πρέπει να το χωρίσουμε σε δύο σελίδες ή ίσως και περισσότερες σελίδες αν το φύλλο μας είναι μεγάλο. 1. Επιλέξετε το πεδίο που θα τυπώσετε Α1:Ν52. Κτυπήστε στο κελί Α1. 2. Από τη γραμμή μενού επιλέξετε το File και μετά το Set Print Area για να ορίσετε την περιοχή που θέλετε να τυπώσετε. 3. Εκεί που θέλετε να χωρίσετε το φύλλο για την επόμενη σελίδα, επιλέξετε το κελί π.χ Α32 και από το μενού Insert επιλέξετε Page Brake. Στο σημείο αυτό η εκτύπωση θα αλλάξει σελίδα. Μια διακεκομμένη γραμμή εμφανίζεται πάνω από τη γραμμή Α32 4. Μετά πηγαίνετε File και στο Page Setup. Το κουτί διαλόγου Page Setup ανοίγει. Κάνετε τις ακόλουθες επιλογές. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 11/20

5. Κτυπήστε το Print Preview για να δείτε πως θα τυπωθεί το φύλλο σας. Αν είστε ικανοποιημένοι κτυπήστε το Print. 6. Το παράθυρο Print εμφανίζετε. Επιλέξετε το ΟΚ. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 12/20

17.6 Εισαγωγή Header and Footers Το Excel εισάγει αυτόματα τον τίτλο του αρχείου σας σαν Header και τον αριθμό της σελίδας σαν Footer. Μπορείτε να αλλάξετε τα Headers και τα Footers ή ακόμα να τα σβήσετε. Επίσης το Excel σας προσφέρει μορφοποιημένα Headers and Footers εκ των οποίων μπορείτε να επιλέξετε εκείνο που θέλετε ή να δημιουργήσετε τα δικά σας. Ακολουθήστε τα πιο κάτω βήματα για να αλλάξετε τα Header and Footers. 17.6.1 Επιλέγοντας από τις έτοιμες λίστες 1. Από τη γραμμή μενού επιλέξετε το File και μετά το Page Setup. Το κουτί διαλόγου Page Setup ανοίγει. 2. Κτυπήστε την κάρτα Header/Footer. 3. Κτυπήστε το κάτω βέλος δίπλα από τη λίστα Headers. Η λίστα των Headers εμφανίζεται. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 13/20

4. Μετακινηθείτε μέσα στην λίστα προς τα πάνω και επιλέξετε (ΝΟΝΕ). Επιλέγοντας (none) σημαίνει ότι αφαιρείτε το Header από το φύλλο σας. 5. Πατήστε το κάτω βέλος δίπλα από τη λίστα Footer. H λίστα των Footer εμφανίζεται. 6. Μετακινηθείτε στη λίστα για να βρείτε το exercise 17_1, Page 1 και επιλέξετε το. Αυτό σημαίνει ότι στο κάτω μέρος της σελίδας σας θα εμφανίζεται το όνομα του αρχείου σας και ο αριθμός της σελίδας. 7. Κτυπήστε το Pint Preview στο κουτί διαλόγου. Το παράθυρο Pint Preview ανοίγει και το καινούριο Footer εμφανίζεται στο κάτω μέρος της σελίδας σας. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 14/20

8. Κτυπήστε το κουμπί Close. 17.6.2 Δημιουργώντας τα δικά σας Header και Footer Εάν οι επιλογές που προσφέρει το Excel για Header και Footer δεν σας ικανοποιούν τότε μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας. Ακολουθήστε τα πιο κάτω βήματα: 1. Από τη γραμμή μενού επιλέξετε το File και Page Setup. 2. Στο κουτί διαλόγου κτυπήστε την κάρτα Header/Footer. 3. Κτυπήστε το κουμπί Custom Header. Το κουτί διαλόγου Header ανοίγει. Font Page No. Current Date Filename Total No. of Pages Current Time Sheet Name MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 15/20

4. Κτυπήστε στο κουτί Left Section και πληκτρολογήστε το όνομα σας. Οτιδήποτε γράψετε σε αυτό το κουτί εμφανίζεται στο αριστερό πάνω μέρος σης σελίδας σας. 5. Κτυπήστε στο κουτί Center Section και πληκτρολογήστε Page πατήστε το spacebar και κτυπήστε το κουμπί page. 6. Πατήστε το spacebar πληκτρολογήστε of και πατήστε spacebar. 7. Πατήστε το κουμπί pages. 8. Κτυπήστε στο κουτί Right Section και κτυπήστε το κουμπί Date που μας δίνει την τρέχουσα ημερομηνία. 9. Πατήστε Enter. 10. Πατήστε το κουμπί Time Ο κωδικός &[Time] γράφεται. 11. Πατήστε Enter. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 16/20

12. Πατήστε το κουμπί Tab. Ο κωδικός &[TAB] γράφεται. Το πλαίσιο διαλόγου Header θα είναι όπως πιο κάτω: 13. Επιλέξετε το κείμενο στο Left Section και κτυπήστε το κουμπί Font. Το κουτί διαλόγου Font εμφανίζεται. 14. Στο Font Style επιλέξετε Bold και στο Size List επιλέξετε το 12 και μετά πατήστε το ΟΚ. 15. Στο κουτί διαλόγου Header κτυπήστε το ΟΚ. Το κουτί διαλόγου κλείνει. 16. Στο Page Setup κτυπήστε το ΟΚ για να κλείσετε και αυτό το κουτί διαλόγου. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 17/20

17.7 Εκτύπωση του φύλλου εργασίας 1. Από το File επιλέξετε το Print. Το κουτί διαλόγου Print εμφανίζεται. 2. Στην περιοχή Print What βεβαιωθείτε ότι το Selected Sheet(s) είναι επιλεγμένο. 3. Στο κουτί Copies πατήστε το πάνω βέλος για να αυξήσετε τα αντίγραφα σε δύο. 4. Πατήστε το ΟΚ. Το κουτί διαλόγου κλείνει και ένα άλλο ανοίγει που σας πληροφορεί ότι το φύλλο σας τυπώνεται. 17.7.1 Εκτύπωση του φύλλου εργασίας χωρίς Gridlines 1. Από τη γραμμή μενού επιλέξετε το File και μετά το Page Setup. 2. Από το κουτί διαλόγου επιλέξετε τη κάρτα Sheet αν δεν είναι επιλεγμένη. 3. Στην περιοχή Print πατήστε στο κουτί Gridlines ώστε να μην είναι επιλεγμένο αν είναι ήδη επιλεγμένο.η οθόνη σας θα είναι όπως πιο κάτω: 4. Στο κουτί διαλόγου πατήστε το Print Preview. Το παράθυρο Print Preview ανοίγει. Θα προσέξετε ότι τώρα δεν εμφανίζονται οι γραμμές των κελιών. 5. Κτυπήστε το κουμπί Close για να φύγετε από το παράθυρο Print Preview. 17.7.2 Εκτύπωση του φύλλου με τις Επικεφαλίδες των γραμμών και των στηλών. 1. Από τη γραμμή μενού επιλέξετε το File και μετά το Page Setup. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 18/20

2. Από το κουτί διαλόγου επιλέξετε τη κάρτα Sheet αν δεν είναι επιλεγμένη. 3. Στην περιοχή Print πατήστε το κουτί Row and Column Headings ώστε να είναι επιλεγμένο. 4. Στο κουτί διαλόγου πατήστε το Print Preview. Το παράθυρο Print Preview ανοίγει. Θα προσέξετε ότι τώρα εμφανίζονται οι επικεφαλίδες των γραμμών και των στηλών σας. 5. Κτυπήστε το κουμπί Close για να φύγετε από το παράθυρο Print Preview. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 19/20

17.8 Εκτύπωση Γραφικής Παράστασης Όταν δημιουργήσετε μια γραφική παράσταση σε ένα ξεχωριστό φύλλο, τότε μπορείτε να την τυπώσετε ξεχωριστά και να αλλάξετε τα δεδομένα της σελίδας μόνο για τη γραφική παράσταση. Ακολουθήστε τα πιο κάτω βήματα: 1. Ανοίξετε το αρχείο exercise 16_1. Επιλέξετε το φύλλο Chart 1. 2. Από τη γραμμή μενού επιλέξετε το File και μετά το Page Setup. 3. Από το κουτί διαλόγου Page Setup επιλέξετε την κάρτα Chart. 4. Στη περιοχή Printed Chart Size επιλέξετε το Scale to Fit Page αν δεν είναι ήδη επιλεγμένο. 5. Στην περιοχή Printing Quality επιλέξετε Print in Black and White και μετά πατήστε το κουμπί Print. Το κουτί διαλόγου ανοίγει. 6. Κτυπήστε το ΟΚ. Αν θέλετε να τυπώσετε μια γραφική παράσταση η οποία είναι μέρος ενός φύλλου εργασίας σε ξεχωριστή σελίδα ενεργοποιήστε την παράσταση με click και μετά τυπώστε την. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 17 20/20