ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΌ ΠΑΝΕΠΙΣΤΉΜΙΟ ΑΘΗΝΏΝ ΤΜΗΜΑ ΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΕΠΙΣΤΗΜΗΣ & ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ Επιχειρηµατικές ιαδικασίες: Εισαγωγικές Έννοιες & Αρχικά στάδια µοντελοποίησης 1o φροντιστήριο στο µάθηµα Ανάλυση και µοντελοποίηση Αντώνης Παπαργύρης 07-03-2012
Βασικά θέµατα που θα µας απασχολήσουν: Τι είναι µια Επιχειρηµατική ιαδικασία; Τι είναι ένα µοντέλο και γιατί µας χρειάζεται; H Μοντελοποίηση Επιχειρηµατικών ιαδικασιών Στάδια και ρόλοι κατά την διαδικασία της µοντελοποίησης µιας Ε Παράδειγµα µοντελοποίησης µιας Ε Μοντελοποιώντας τις σχέσεις µεταξύ των οντοτήτων µιας Ε. ιαγράµµατα Αλληλεπιδράσεων, ιαγράµµατα Ροής ιαδικασιών
Ο χαρακτήρας µιας Επιχειρηµατικής ιαδικασίας Το κρισιµότερο γνώρισµα της Επιχειρηµατικής ταυτότητας Το πιο ζωντανό συστατικό του Επιχειρηµατικού κύκλου ζωής Το πιο αφαιρετικόκαι πολλές φορές ασαφές στοιχείο Επιχειρηµατικής λειτουργίας Η πιο προκλητική δοµή για παραγωγή µετρήσιµων Επιχειρηµατικών σηµείων αναφοράς και απόδοσης Η αντιπροσωπευτικότερη απεικόνιση του χάσµατος στην κατανόηση του εσω/εξω-επιχειρηµατικού περιβάλλοντος από τους εµπλεκόµενους
Τι είναι µια Επιχειρηµατική ιαδικασία (Business Process); Επιχειρηµατική ιαδικασία είναι ένα συσχετισµένο σύνολο από βήµατα ή δραστηριότητες τα οποία χρησιµοποιούν ανθρώπους, πληροφορίες, και άλλους πόρους ώστε να δηµιουργήσουν αξία για έναν εσωτερικό ή εξωτερικό πελάτη ενός οργανισµού. Μετασχηµατισµός Στοιχεία Εσόδου ιαδικασία Στοιχεία Εξόδου Έλεγχος Επανατροφοδότηση µε πληροφορίες
Τι είναι µια Επιχειρηµατική ιαδικασία (Business Process); ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΜΗΧΑΝΕΣ ΠΡΩΤΕΣ ΥΛΕΣ ΠΡΟΙΟΝΤΑ & ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΥΛΙΚΟΙ ΠΟΡΟΙ ΑΝΘΡΩΠΟΙ
Που συναντάµε µια Επιχειρηµατική ιαδικασία; Σε περιοχές (Τµήµατα) του οργανισµού Σε οργανισµούς Σε αλυσίδες αξίας C U S T O M E R S CUSTOMERS εδοµένα, διαδικασίες, πόροι, άνθρωποι, πληροφορίες, γεγονότα, Προµηθευτές Πωλητές Πελάτες κανόνες...
Ποια η σχέση των Επιχειρηµατικών ιαδικασιών µε τους οργανισµούς; ιαφορετικές οπτικές. Υπάρχουν διαφορετικές οπτικές κάθε Επιχειρηµατικής ιαδικασίας Οργανισµός εδοµένα Έλεγχος Λειτουργίες Αυτές οι οπτικές µας βοηθάνε να µειώσουµε την πολυπλοκότητα!
Τι είναι ένα µοντέλο και γιατί µας χρειάζεται; Ένα µοντέλοαποτελεί µια εξιδανίκευση µιας οντότητας ή κατάστασης, και αποτελεί ένα σύστηµα αντικειµένων, ιδιοτήτων, και σχέσεωντα οποία έχουν σχεδιαστεί για να µιµούνται, σε συγκεκριµένες σχετικές καταστάσεις, τον χαρακτήρα ενός δοσµένου συστήµατος του αληθινού κόσµου. Τα µοντέλα πάντα δίνουν έµφαση σε κάποια από τα στοιχεία της πραγµατικότητας και υποβιβάζουν ή αγνοούν τα υπόλοιπα. Τα µοντέλα δεν τα κάνουµε µε αποκλειστικό σκοπό να βελτιώσουµε µια διαδικασία, αλλά πολλές φορές τα δηµιουργούµε για να καταλάβουµε πως αυτή δουλεύει!
Παραδείγµατα µοντέλων
Πώς χρησιµοποιούµε τα µοντέλα; ΠΕΡΙΓΡΑΦΙΚΑ: Χρησιµοποιούµε γραφήµατα και κείµενο που περιγράφει και υποστηρίζει το γράφηµα
Μοντελοποίηση Επιχειρηµατικών ιαδικασιών Η περιγραφική δύναµη ενός µοντέλου το καθιστά ως µέσο επικοινωνίας ανάµεσα σε ανθρώπους. Χρειαζόµαστε µια ευρέως αποδεκτή µέθοδο µοντελοποίησης και µια περιεκτική και απλή διαγραµµατική τεχνική, ικανή να µπορεί να αναπαραστήσει την πραγµατικότηταµιας Επιχειρηµατικής ιαδικασίας, αποβάλλοντας την περιπλοκότητά της και αποσαφηνίζοντας τα σηµαντικά αρχιτεκτονικά χαρακτηριστικά της.
Λόγοι για την Μοντελοποίηση Επιχειρηµατικών ιαδικασιών Κατανόηση µιας Επιχ. ιαδικασίας (πχ αξιολόγηση της απόδοσης, καθορισµός / επίλυση προβλήµατος) Βελτιστοποίηση οργανωσιακών αλλαγών (πχ µείωση της πολυπλοκότητας, εξάλειψη γραφειοκρατίας) Αποθήκευση επιχειρηµατικής γνώσης σε µοντέλα αναφοράς Χρήση σε διαδικασίες τεκµηρίωσης (πχ ISO 9000και προστασία από σφάλµατα) Υπολογισµός χρόνου και κόστους εκτέλεσης των διαδικασιών (πχ εκτίµηση προστιθέµενης αξίας) Υλοποίηση διαδικασιών ροής πληροφοριών για την κατασκευή λογισµικού και συστηµάτων ροής εργασιών.
Στάδια µοντελοποίησης µιας Ε Η µοντελοποίηση µιας Επιχειρηµατικής ιαδικασίας (Ε ) σε έναν οργανισµό, αποτελεί µια Ε. Καθορισµός Απαιτήσεων ΑΝΑΛΥΣΗ Περιγραφή της AS-IS και της ΤΟ-ΒΕ εικόνας µιας Ε Προδιαγραφές Σχεδιασµού ΣΧΕ ΙΑΣΜΟΣ Εντοπισµός και µοντελοποίηση των βασικών συστατικών µιας Ε και των σχέσεων µεταξύ αυτών Περιγραφή Υλοποίησης ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ Υλοποίηση της SHOULD-BE εικόνας µιας Ε
Οι ρόλοι κατά την διαδικασία της µοντελοποίησης µιας Ε Κατά την διάρκεια του προγράµµατος της µοντελοποίησης µιας Ε, καθορίζονται οι παρακάτω ρόλοι: Ο Manager/Owner. Είναι κάποιος από τον οργανισµό µε σκοπό να: Ενθαρρύνει την υπόλοιπη οµάδα Κατανοεί τα µοντέλα Ο Αναλυτής/Σχεδιαστής του Συστήµατος Αυτός που αναλύει το σύστηµα και δηµιουργεί τα µοντέλα Ο ειδικός στο πεδίο Αυτός που επικυρώνει τα µοντέλα
Παράδειγµα µοντελοποίησης µιας Ε - Περιγραφή Ένας πελάτης θέλει να παραγγείλει διάφορα από τα παραγόµενα προϊόντα ενός οργανισµού. Ο οργανισµός, βασιζόµενος στις πληροφορίες για τον πελάτη και των προϊόντων που παρήγγειλε εξετάζει την δυνατότητα παραγωγής τους. Μόλις δηµιουργηθεί η παραγγελία, επεξεργάζεται από τα Τµήµατα Πωλήσεων, Προµηθειών και Παραγωγής, και οι απαραίτητες πρώτες ύλες παραγγέλνονται από τους προµηθευτές. Όταν έρθουν οι πρώτες ύλες και γίνει το πλάνο παραγωγής, το προϊόντα κατασκευάζονται, ενώ τέλος το Τµήµα Μεταφορών τα µεταφέρει µαζί µε τα απαραίτητα έγγραφα (δελτίο αποστολής, τιµολόγιο) στον πελάτη.
Παράδειγµα µοντελοποίησης µιας Ε Εντοπίζοντας τους εµπλεκόµενους (οντότητες). Οι οργανωσιακές µονάδες (οντότητες) που εντοπίζονται στην Ε είναι οι ακόλουθες: Πελάτης Τµήµα Πωλήσεων Τµήµα Παραγωγής Τµήµα Προµηθειών Τµήµα Μεταφορών Προµηθευτής
Μοντελοποιώντας τις σχέσεις µεταξύ των οντοτήτων µιας Ε. Τις σχέσεις µεταξύ των οντοτήτων µιας Ε µπορούµε να τις αποδώσουµε µε την χρήση ενός ιαγράµµατος Αλληλεπιδράσεων (Interaction Diagram). Ένα ιάγραµµα Αλληλεπιδράσεων είναι ένα στατικό διάγραµµα στο οποίο αναπαριστούνται οι οργανωσιακές µονάδες (organizational unit) που εµπλέκονται στην Ε, οι οποίες συνδέονται µεταξύ τους µε βέλη τα οποία παρουσιάζουν τις αλληλεπιδράσεις οι οποίες λαµβάνουν χώρα µεταξύ τους. Η χρονική ακολουθία των διαδικασιών (processes) που εκτελούνται δεν εµφανίζεται σε αυτό το διάγραµµα. Παρόλα αυτά εξασφαλίζει µία αρχική εικόνα της δοµής της Ε. Συσχέτιση Οργανωσιακή µονάδα
Παράδειγµα µοντελοποίησης µιας Ε Εντοπίζοντας τις σχέσεις µεταξύ των οντοτήτων. Τ. Παραγωγής Παράδοση Πρώτων υλών Προµηθευτής ηµιουργία παραγγελίας Πλάνο Παραγωγής Έλεγχος παραγγελίας ηµιουργία παραγγελίας Τ. Πωλήσεων Αίτηµα για Πρώτες ύλες Τ. Προµηθειών ηµιουργία παραγγελίας ηµιουργία Παραστατικών Πελάτης Παράδοση Προϊόντων Τ. Μεταφορών
ιάγραµµα Ροής ιαδικασιών Τα διαγράµµατα Ροής ιαδικασιών (Function Flow) περιγράφουν µια Ε απεικονίζοντας τις διαδικασίες που εκτελούνται καθώς και οι οντότητες που τις εκτελούν και την χρονική τους ακολουθία. Για το λόγο αυτό χρησιµοποιούµε λογικούς κανόνες όταν έχουµε 2 ή περισσότερες ροές.: AND πραγµατοποιούνται και 2+ ροές OR πραγµατοποιείτε µία από τις 2+ ροές αλλά µπορεί να πραγµατοποιηθούν και οι 2+ XOR - πραγµατοποιείτε αποκλειστικά µία από τις 2+ ροές Ροή ιαδικασία
ιάγραµµα Ροής ιαδικασιών ΙΙΙ Παρατηρούµε ότι µία διαδικασία µπορεί να επαναλαµβάνετε πολλές φορές µέσα σε µία Ε, δίχως όµως να την εκτελεί πάντα η ίδια οντότητα, ή να έχει τα ίδια στοιχεία εισόδου-εξόδου. Πελάτης ηµιουργία παραγγελίας Ο πελάτης δίνει παραγγελία στο Τµήµα Πωλήσεων Τ. Πωλήσεων ηµιουργία παραγγελίας Το Τµήµα Πωλήσεων δίνει παραγγελία στο Τµήµα Προµηθειών
ιάγραµµα Ροής ιαδικασιών ΙΙ
ιάγραµµα Ροής Εξαγόµενων Στοιχείων Τα διαγράµµατα Ροής Εξαγόµενων Στοιχείων (Output Flow) περιγράφουν µια Ε απεικονίζοντας τα εξαγόµενα στοιχεία από µια διαδικασία, δηλαδή το αποτέλεσµα του µετασχηµατισµού που συµβαίνει µέσα σε αυτή. Τα εξαγόµενα στοιχεία µπορεί να είναι υλικά ή και άϋλα αγαθά (πχ. υπηρεσίες). Τα σηµαντικό είναι ότι κάποιος (διαδικασία ή οντότητα) θα πρέπει να ζητάει τα εξαγόµενα στοιχεία από µία άλλη διαδικασία και να τα λαµβάνει ως εισαγόµενα στοιχεία (inputs). Ροή Στοιχείων Εξαγόµενο Στοιχείο ιαδικασία
ιάγραµµα Ροής Εξαγόµενων Στοιχείων ΙΙ
ιάγραµµα Ροής Πληροφοριών Τα διαγράµµατα Ροής Πληροφοριών (Information Flow) περιγράφουν µια Ε απεικονίζοντας τις οντότητες πληροφορίας των διαδικασιών (υπηρεσίες πληροφόρησης) καθώς και τα δεδοµένα που ανταλλάσσονται µεταξύ τους. Ροή Πληροφοριών Όνοµα ιαδικασία Αντικείµενα Υπηρεσιών Πληροφόρησης Όνοµα Άλλα Αντικείµενα Πληροφόρησης
ιάγραµµα Ροής Πληροφοριών II
Περισσότερες πληροφορίες http://tinyurl.com/aris2012 Αντώνης Παπαργύρης apaparg@aueb.gr