Δ6 Διαδικασία Διαχείρισης και Συντήρησης Υλικοτεχνικής Υποδοµής Επάρκειας για την υλοποίηση Συγχρηµατοδοτούµενων Έργων Σύµφωνα µε το Πρότυπο ΕΛΟΤ 1429: 2008 Έκδοση Έγκριση 3 η 3 η Ηµεροµηνία 03/06/2016 03/06/2016 Από Εκπρόσωπος Διοίκησης Πρόεδρος Δ.Σ. ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ Δέσποινα Κότογλου Υπογραφή 1
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1 ΣΚΟΠΟΣ... 3 2 ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ... 4 3 ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ... 5 3.1 ΣΧΕΤΙΚΗ ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΠΡΟΤΥΠΟΥ 1429:2008... 5 3.2 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 5 3.3 ΒΑΣΙΚΟ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ... 5 4 ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ... 6 5 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ... 7 5.1 ΓΕΝΙΚΑ... 7 5.1.1 Κατηγορίες Εξοπλισμού της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ... 7 5.1.2 Σήμανση του εξοπλισμού... 7 5.1.3 Χειρισμός Εξοπλισμού... 7 5.1.4 Διορθωτική Συντήρηση... 8 5.1.5 Προμήθεια Νέου Εξοπλισμού... 9 5.1.6 Παραλαβή Νέου Εξοπλισμού... 9 5.2 ΥΠΟΔΟΜΗ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ (Τ.Π.Ε.)... 10 6 ΕΝΤΥΠΑ ΚΑΙ ΤΗΡΟΥΜΕΝΑ ΑΡΧΕΙΑ... 11 7 ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΩΝ... 12 2
1 Σκοπός Σκοπός της παρούσας Διαδικασίας είναι να εξασφαλίσει ότι η υλικοτεχνική υποδοµή της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ, που χρησιµοποιείται για την υποστήριξη των έργων µε οποιοδήποτε τρόπο και επηρεάζει άµεσα ή έµµεσα την ποιότητα των εργασιών διαχείρισης συγχρηµατοδοτούµενων έργων και ειδικότερα εκείνων των έργων που υφίστανται εξειδικευµένους ελέγχους στο πλαίσιο παρακολούθησης υλοποίησης και πιστοποίησης φυσικού αντικειµένου, είναι επαρκής και διατηρείται κατάλληλα, ώστε να καλύπτει τις ανάγκες για την αποτελεσµατική εκτέλεση των διεργασιών του συστήµατος αλλά και τις απαιτήσεις της αντίστοιχης Πολιτικής Ποιότητας της επιχείρησης. Μάλιστα, σκοπός της συγκεκριµένης διαδικασίας είναι και η καταγραφή της κατάλληλης υποδοµής Τεχνολογίας, Πληροφορικής και Επικοινωνίας (ΤΠΕ) που έχει εξασφαλίσει η επιχείρηση και χρησιµοποιεί για τη διαχείριση έργων 3
2 Πεδίο Εφαρµογής της Διαδικασίας Η παρούσα διαδικασία αφορά σε όλη την υλικοτεχνική υποδοµή που σχετίζεται άµεσα ή έµµεσα µε την υλοποίηση συγχρηµατοδοτούµενων έργων, και εφαρµόζεται κυρίως από το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης και Ανθρώπινου Δυναµικού της επιχείρησης, ενώ σε αυτήν εµπλέκεται όλο το προσωπικό που είναι εξουσιοδοτηµένο να χειρίζεται τον χρησιµοποιούµενο εξοπλισµό 4
3 Σχετικές Αναφορές 3.1 Σχετική παράγραφος προτύπου 1429:2008 6.2 Υποδοµές, εξοπλισµός και µέσα 3.2 Διαδικασίες Συστήµατος Δ8 Διαδικασία Εκτέλεσης Έργου µε Ίδια Μέσα Δ9 Διαδικασία Εκτέλεσης Έργου µε Ανάδοχο Δ10 Διαδικασία Παρακολούθησης Εκτέλεσης Έργου 3.3 Βασικό Θεσµικό Πλαίσιο Βασική νοµοθεσία που διέπει τις προµήθειες των ΟΤΑ Α Βαθµού είναι η Υπουργική Απόφαση ΥΠΕΣΔΔΑ 11389/93 (ΕΚΠΟΤΑ), τα Π.Δ. 59/2007 και 60/2007 και ο Ν..2286/1995 5
4 Αρµοδιότητες Αρµόδιοι στην εκτέλεση της διαδικασίας είναι το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού, σε συνεργασία µε τα υπόλοιπα τµήµατα της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ 6
5 Διαδικασία 5.1 Γενικά 5.1.1 Κατηγορίες Εξοπλισμού της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ Ο υφιστάµενος εξοπλισµός της επιχείρησης που εµπλέκεται στο πεδίο εφαρµογής του ΣΔΕΠ για τη διαχείριση συγχρηµατοδοτούµενων έργων αποτελείται ενδεικτικά από: Ηλεκτρονικούς υπολογιστές, οθόνες και περιφερειακά Η/Υ Λογισµικό εφαρµογών γραφείου, λογιστηρίου, κ.λπ. Λογισµικό ειδικών εφαρµογών όπως Λογισµικό Διαχείρισης Έργων Εκτυπωτές, σαρωτές, πολυµηχανήµατα, συσκευές τηλεοµοιοτυπίας, φωτοτυπικά και λοιπός τηλεπικοινωνιακός εξοπλισµός Συσκευές δικτύωσης (δροµολογητές, κ.λπ.) Λοιπός εξοπλισµός που είτε συµµετέχει άµεσα στην διενέργεια των ελέγχων είτε επηρεάζει την ποιότητα των εργασιών και τα αποτελέσµατά τους, όπως είναι επίπλωση γραφείων, συσκευές κλιµατισµού, κ.λπ. 5.1.2 Σήμανση του εξοπλισμού Όλος ο εξοπλισµός της επιχείρησης (ακόµη κι αυτός που δεν εµπλέκεται στην υλοποίηση συγχρηµατοδοτούµενων έργων) καταχωρείται σε ιδιαίτερη εγγραφή στο Αρχείο Μητρώου Παγίων που τηρεί υποχρεωτικά Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού. 5.1.3 Χειρισμός Εξοπλισμού Ο εξοπλισµός κάθε είδους προστατεύεται όσο είναι δυνατόν από φθορά και κακή χρήση και συντηρείται τακτικά, όπου αυτό εφαρµόζει σχετικά, ώστε να διασφαλίζεται η σωστή του λειτουργία Ο εξοπλισµός των ελέγχων και σχετικών µετρήσεων δεν πρέπει να χρησιµοποιείται για σκοπούς που αποβαίνουν επιζήµιοι για την σωστή λειτουργία του ή επιφέρουν αδικαιολόγητη φθορά ή πρόωρη γήρανση. 7
Στη διάθεση του προσωπικού της επιχείρησης βρίσκονται τα εγχειρίδια του κατασκευαστή του εξοπλισµού µε οδηγίες χρήσεως. Στην περίπτωση που το προσωπικό που τις χρησιµοποιεί αντιλαµβάνεται ότι οποιοδήποτε µέρος του εξοπλισµού: έχει υποστεί ζηµία, υπερφόρτωση ή κακοµεταχείριση παρουσιάζει ύποπτα αποτελέσµατα ή άλλη δυσλειτουργία διαφαίνεται από τη συντήρηση ή τον έλεγχο του εξοπλισµού ότι είναι ελαττωµατικό ή ακατάλληλο προς χρήση, αναφέρει το γεγονός στο τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης της επιχείρησης 5.1.4 Διορθωτική Συντήρηση Διορθωτική συντήρηση γίνεται για την αποκατάσταση των βλαβών, την επαναρρύθµιση και την αναβάθµιση (π.χ. για συστήµατα Η/Υ και λογισµικό) και ως εκ τούτου αυτή αφορά όλο τον εµπλεκόµενο εξοπλισµό. Στην περίπτωση που κάποιος από το προσωπικό αντιληφθεί δυσλειτουργία ή βλάβη σε εξοπλισµό ειδοποιεί αµέσως το τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης, το οποίο αναλαµβάνει να το αποσύρει αµέσως (όπου απαιτείται) από την λειτουργία, στην περίπτωση που ο εξοπλισµός είναι στην αρµοδιότητά του. Σε κάθε άλλη περίπτωση, ειδοποιείται το αρµόδιο τµήµα αναφορικά µε τον εξοπλισµό που υφίσταται την βλάβη. Το προβληµατικό µέρος του εξοπλισµού αποµονώνεται από τα άλλα όταν αυτό είναι δυνατό ή κρίνεται απαραίτητο) και φέρει σαφή σήµανση ή χαρακτηρισµό (ετικέτα όπου αναγράφεται «ΕΚΤΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ» και η οποία αποσύρεται µόνο µετά την αποκατάσταση της βλάβης), ενώ δεν τίθεται ξανά σε λειτουργία αν δεν επισκευασθεί ή επανελεγχθεί και επαληθευτεί η ορθή και αξιόπιστη λειτουργία. Η συντήρηση µπορεί να εκτελείται από: Εξωτερικούς Φορείς οι οποίοι επιλέγονται σύµφωνα µε τις προβλέψεις της κείµενης νοµοθεσίας περί προµηθειών και ανάθεσης εργασιών, 8
5.1.5 Προμήθεια Νέου Εξοπλισμού Η ανάγκη για προµήθεια νέου εξοπλισµού ή αντικατάσταση υπάρχοντος, διαπιστώνεται από τους υπαλλήλους και τους προϊσταµένους των εµπλεκόµενων τµηµάτων σε συνεργασία µε το προσωπικό του Τµήµατος Οικονοµικής Διαχείρισης. Την ευθύνη σχετικής εισήγησης για προµήθεια προς το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης φέρουν οι προϊστάµενοι των τµηµάτων. Η προµήθεια του εξοπλισµού αποφασίζεται και διενεργείται σύµφωνα µε την κείµενη νοµοθεσία περί προµηθειών. Για την προµήθεια του νέου εξοπλισµού συντάσσονται µε ευθύνη των εντεταλµένων σχετικά στελεχών οι απαραίτητες Τεχνικές Προδιαγραφές και οι οποίες µπορεί µεταξύ άλλων µπορεί να περιλαµβάνουν: Τα πλήρη και λεπτοµερή τεχνικά και λειτουργικά χαρακτηριστικά του, καθώς και τα χαρακτηριστικά επίδοσης (ακρίβεια, εύρος µέτρησης, όρια λειτουργίας και αποδοχής κλπ), ειδικά αν πρόκειται για όργανα ελέγχου και µετρήσεων Τα τεχνικά χαρακτηριστικά των συστηµάτων Η/Υ (hardware και software) και των περιφερειακών υποστηρικτικών συσκευών (συσκευές αδιάλειπτης λειτουργίας-ups, εκτυπωτές, µόντεµ, server-router, κ.λπ.) Τις απαραίτητες αδειοδοτήσεις χρήσης λογισµικού (εάν εφαρµόζει) Τις αναγκαίες εγγυήσεις καλής λειτουργίας και τεχνικής υποστήριξης Τις απαιτήσεις σε υπηρεσίες εγκατάστασης, παραµετροποίησης και εκπαίδευσης/επιµόρφωσης τελικού χρήστη Την επισυναπτόµενη τεκµηρίωση (δηλώσεις συµµόρφωσης, τεχνικά εγχειρίδια χρήσης/συντήρησης, πιστοποιητικά καλής λειτουργίας, βεβαιώσεις εγκατάστασης, κ.λπ.) το περιεχόµενο της αναγκαίας εκπαίδευσης στην ορθή χρήση, έλεγχο και προληπτική συντήρηση του εξοπλισµού Οι περαιτέρω ενέργειες για την παραγγελία/προµήθεια/παραλαβή του εξοπλισµού αναφέρονται στη σχετική νοµοθεσία 5.1.6 Παραλαβή Νέου Εξοπλισμού Ο εξοπλισµός πρέπει να συνοδεύεται από Οδηγίες Χρήσεως και Οδηγίες Συντηρήσεως, σύµφωνα µε τις ανάγκες της επιχείρησης και τη σκοπούµενη χρήση. 9
Ο εξοπλισµός εγκαθίσταται ή/και παραδίδεται στην επιχείρηση από τον προµηθευτή και παραλαµβάνεται από την αρµόδια Επιτροπή Παραλαβής στην οποία συµµετέχουν πάντοτε πρόσωπα µε τη κατάλληλη τεχνική επάρκεια για την αξιόπιστη αξιολόγηση των παραληφθέντων ειδών και υπηρεσιών, αφού ολοκληρωθεί µε επιτυχία ο έλεγχος για την καλή λειτουργία του και για την συµµόρφωσή του µε την Τεχνική Προδιαγραφή. Όταν κρίνεται αναγκαίο ο προµηθευτής εκπαιδεύει κατάλληλα το προσωπικό της επιχείρησης που είναι εξουσιοδοτηµένο για τη χρήση του εξοπλισµού 5.2 Υποδοµή Τεχνολογίας και Επικοινωνίας (Τ.Π.Ε.) Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ διαθέτει τις κατάλληλες υποδοµές τεχνολογίας πληροφορικής και επικοινωνιών (ΤΠΕ) για την υποστήριξη του ΣΔΕΠ. Μέσω της χρησιµοποίησης κατάλληλων λογισµικών, καταγράφονται βασικά στοιχεία (οικονοµικά, χρονικά, κα) και παρακολουθούνται οι κύριες φάσεις/στάδια του κάθε έργου, έτσι ώστε να γίνεται σωστά η παρακολούθηση της εξέλιξης του. Αυτό το γεγονός βοηθάει γενικότερα στην πορεία υλοποίησής του έργου και παράλληλα στη σωστή ενηµέρωση της εκάστοτε εποπτεύουσας αρχής. Τα λογισµικά που χρησιµοποιούνται είναι τα εξής: 1. ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ 2. ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ 3. ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ 4. ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΚΙΝΗΣΗΣ 10
6 Έντυπα και Τηρούµενα Αρχεία Κωδικός Περιγραφή Έντυπα Δ6_ΕΝ01 Δ6_ΕΝ02 Πίνακας Μητρώου Παγίων Έντυπο Ελέγχου Συντήρησης Εξοπλισµού Αρχεία Αρχείο Εξοπλισµού Πληροφοριακών Συστηµάτων 11
7 Ιστορικό Τροποποιήσεων Έκδοση Περιγραφή Τροποποίησης Συντάχθηκε Εγκρίθηκε Ισχύει από 1 Αρχική Έκδοση Οµάδα εργασίας 2 2 η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Βασίλειος Κοντορίζος Πρόεδρος: Αναστασία Μορφογιάννη 22/06/2012 11/06/2015 3 3 η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Δέσποινα Κότογλου 03/06/2016 12