Document Scanning System Ιανουάριος, 2014

Document Scanning System Ιανουάριος, 2014

Το DSS, είναι ένα ολοκληρωμένο συστημα διαχείρισης ψηφιοποίησης εγγράφων, αφού εκτός από την διαδικασία ψηφιοποίησης των εγγράφων, αρχειοθετεί και μία σειρά δεδομένων τα οποία συσχετίζονται με τα ψηφιοποιημένα έγγραφα. Το Document Scanning System αποτελεί σημαντικό εργαλείο με το οποίο παρέχεται η δυνατότητα ψηφιοποίησης εγγράφων όπως π.χ. Αστ. Ταυτότητα, Εκκαθαριστικό Εφορίας, Άδειες κυκλοφορίας - οδήγησης κλπ. Το σύστημα διαχειρίζεται βάσει του επιθυμητού κωδικού όλα τα έγγραφα που περιλαμβάνονται στο φάκελο του εκάστοτε πελάτη. Έτσι αρχειοθετούνται όλα τα έγγραφα σε folder με ονομασία τον κωδικό και σε format.tiff &.pdf για εξοικονόμηση χώρου και ταχύτερη αναζήτηση. H data base στην οποία καταχωρούνται τα ψηφιοποιημένα έγγραφα, εκτός των άλλων αρχειοθετεί και συγκεκριμένα πεδία που αφορούν στα συγκεκριμένα έγγραφα.

Ενδεικτικά αναφέρονται τα παρακάτω: 1. Αρ. Δανείου 2. Αρ. Σύμβασης 3. Όνομα 4. Επώνυμο 5. Ημερομηνία καταχώρησης 6. Θέση αρχειοθέτησης (file s path) 7. Σκαναρισμένα Έγγραφα Το module εκτός του αρχείου ψηφιοποιημένων εγγράφων διαχειρίζεται και πλήρες log file με τα στοιχεία των χειριστών που πραγματοποίησαν την σάρωση - ψηφιοποίηση των εγγράφων την ημερομηνία και ώρα. Το σύστημα έχει πλήρη διαχείριση αρχείου χειριστών και ρόλων αυτών, όπως επίσης και μία σειρά εκτυπώσεων που ενημερώνουν, οι οποίες με τη χρήση κριτηρίων ενημερώνουν σχετικά με τη δραστηριότητα των χειριστών. Τέλος, πρέπει να σημειωθεί ότι υπάρχει δυνατότητα integration με εφαρμογές Web, αφού αντίστοιχες υλοποιήσεις έχουν αναπτυχθεί σε εταιρείες με ανάλογες λειτουργικές εγκαταστασεις (δικηγορικά γραφεία, δικαστικοί επιμελητές κλπ).

Σύντομη παρουσίαση του DSS Για την εισαγωγή στο σύστημα χρειάζεται να εισαχθεί όνομα χρήστη και κωδικός πρόσβασης, στοιχεία που χρησιμοποιούνται στις διάφορες καταχωρήσεις. Η είσοδος στο σύστημα γίνεται μέσω της παραπάνω ομώνυμης οθόνης. Η είσοδος επιτρέπεται μόνο σε εξουσιοδοτημένους χρήστες και απαιτείται Όνομα Χρήστη (User Name) και Κωδικός Πρόσβασης (Password). Κάθε Χρήστης έχει δικό του Username και Password που του δίνεται από τον Manager του τμήματος. Σε περίπτωση λανθασμένης πληκτρολόγησης είτε του ονόματος χρήστη είτε του κωδικού πρόσβασης εμφανίζεται το ακόλουθο μήνυμα σφάλματος και η είσοδος του χρήστη απορρίπτεται. Τέλος για την έξοδο από το πρόγραμμα o χειριστής θα πρέπει να πατήσει το κουμπί «Έξοδος».

Διαχείριση Χρηστών - Ρόλων Το σύστημα χρησιμοποιεί επίπεδα πρόσβασης χρηστών, με σκοπό να δώσει τη δυνατότητα ελέγχου και ορισμού, του ποιοι χρήστες μπορούν και ποιοι χρήστες δε μπορούν να χειριστούν αρχικά το σύστημα και έπειτα αναλόγως με το επίπεδο πρόσβασης το τι εργασίες θα μπορούν να εκτελέσουν. Υπάρχουν δυο προκαθορισμένοι ρόλοι: Administrator & User. Κάθε χρήστης ανάλογα με το ρόλο του επιτρέπεται να εκτελέσει ένα σύνολο εργασιών. Τα επίπεδα πρόσβασης καθορίζουν τις ευθύνες των χρηστών στο σύστημα. Administrator: έχει πρόσβαση σε όλες τις παραμέτρους του συστήματος. Χρήστης που έχει δυνατότητα δημιουργίας - αλλαγής ή διαγραφής χρηστών και εκτύπωσης στατιστικών στοιχείων για τις κινήσεις των users. Tέλος σε περίπτωση οποιουδήποτε σφάλματος ή προβλήματος του λογισμικού είναι υπεύθυνος για την αναφορά του στην εταιρία παραγωγής του λογισμικού και τον έλεγχο για της διόρθωσή του. User: χρήστης με δικαίωμα καταχώρισης πελατών & scanning εγγράφων στην βασική οθόνη.

Μέσω της οθόνης αυτής, ο administrator έχει τη δυνατότητα να διαχειριστεί τους χρήστες της εφαρμογής. Λειτουργικότητα πλήκτρων: - Πλήκτρο Καταχώριση: συμπληρώνονται τα απαραίτητα στοιχεία & αποθηκεύεται η εγγραφή. - Πλήκτρο Αναζήτηση: συμπληρώνεται κωδικός χρήστη & πατώντας το πλήκτρο «Αναζήτηση» εμφανίζονται τα στοιχεία του καταχωρημένου χρήστη (εφόσον αυτός υπάρχει). - Πλήκτρο Διαγραφή: επιλέγεται συγκεκριμένη εγγραφή & διαγράφεται μόνιμα από την εφαρμογή. - Πλήκτρο Αλλαγή: επιλέγεται μια εγγραφή & γίνεται μεταβολή των στοιχείων που ο χειριστής επιθυμεί. - Πλήκτρο Ακύρωση: : αρχικοποίηση πεδίων. - Πλήκτρο Έξοδος: κλείσιμο τρέχουσας οθόνης & επιστροφή στη βασική οθόνη της σάρωσης.

Παραμετροποίηση Σάρωσης Αμέσως μετά την επιτυχημένη είσοδο του χρήστη στο σύστημα, ανεξαρτήτως επίπεδου πρόσβασης (manager ή user), ο χειριστής συναντάει την οθόνη καταχώρησης δίσκου, folder & περιγραφής αποθήκευσης των σαρώσεων. Στο πρώτο πεδίο, "Επιλέξτε δίσκο αποθήκευσης", καταχωρείται το όνομα του δίσκου προορισμού π.χ. C, έπειτα καταχωρείται και δημιουργείται το βασικό folder αποθήκευσης π.χ. IMAGES και τέλος καταχωρείται (προεραιτικά) η περιγραφή προτίμησης των σαρώσεων που πραγματοποιούνται. Η λειτουργία αυτή είναι πλήρως παραμετρική έτσι ώστε κάθε φορά ο χειριστής να μπορεί να διαλέγει και να ορίζει ακριβώς τις περιγραφές - προορισμούς αποθήκευσής των αρχείων που σαρώνει. Συμπληρώνοντας τα πεδία και πατώντας "Αποθήκευση" ο χειριστής καταχωρεί - δημιουργεί τον εκάστοτε προορισμό αποθήκευσης και πατώντας "ΟΚ" μεταφέρεται στη βασική οθόνη του συστήματος. Σημείωση: σε περίπτωση που ο προορισμός αποθήκευσης υπάρχει ήδη, ο χειριστής ενημερώνεται με αντίστοιχο μήνυμα.

Βασική οθόνη σάρωσεων Όλες οι λειτουργίες του συστήματος πραγματοποιούνται μέσω της βασικής οθόνης. Η Βασική οθόνη είναι χωρισμένη σε τέσσερα μέρη: Απεικόνιση σάρωσης: εμφανίζονται τα έγγραφα που σαρώνονται ή που έχουν σαρωθεί & είναι αποθηκεμένα. Λειτουργία scanner: παραμετροποίηση μηχανήματος scanner, επιλογή τύπου αποθήκευσης σαρωμένου εγγράφου. Καταχώρηση στοιχείων πελάτη: συμπληρώνονται μεταβάλλονται διαγράφονται τα στοιχεία του εκάστοτε πελάτη. Οθόνες διαχείρισης παραμετρικών λειτουργιών του συστήματος, οι οποίες είναι ενεργές μόνο για τους Administrator χειριστές. Σάρωση Εγγράφων Η διαδικασία σάρωσης πραγματοποιείται ως εξής: - Ο χειριστής επιλέγει folder Αποθήκευσης - Καταχωρεί τα στοιχεία του πελάτη και επιλέγει εκείνα τα έγγραφα που πρόκειται να σαρώσει από τα πεδία "Σκαναρισμένα Έγγραφα". - Επιλέγει τύπο αρχείου στο οποίο θα μετατραπούν τα έγγραφα τα οποία πρόκειται να σαρώσει π.χ..tiff ή.pdf. - Επιλέγει "Σάρωση" έχοντας πρώτα τοποθετήσει το φύλλο που θέλει να σαρώσει στην γυάλινη επιφάνεια του μηχανήματός του. Σε περίπτωση που θέλει να σαρώσει πάνω από μια σελίδες επιλέγει "Προσθήκη Σελίδων" και συνεχίζει να σαρώνει όσες σελίδες επιθυμεί. Τέλος πατώντας "Καταχώρηση" αποθηκεύει την τρέχουσα εγγραφή με τα έγγραφα τα οποία έχει σαρώσει.

Λειτουργία Πλήκτρων Βασικής Οθόνης: Αλλαγή: Με το πλήκτρο Αλλαγή ο χειριστής μπορεί να σαρώσει επιπλέον έγγραφα που αντιστοιχούν στον εκάστοτε πελάτη που έχει επιλέξει καθώς επίσης και να κάνει αλλαγές στα προσωπικά στοιχεία. Αναζήτηση: Συμπληρώνοντας "Επώνυμο" ο χειριστής μπορεί να αναζητήσει κάποιο πελάτη. Ακύρωση: Αρχικοποίηση όλων των πεδίων της οθόνης. Διαγραφή: Διαγράφεται ο φάκελος με τα αποθηκεμένα έγγραφα καθώς επίσης και όλα τα στοιχεία του εκάστοτε επιλεγμένου πελάτη.

Εκτυπώσεις Μέσω της οθόνης αυτής, ο administrator χειριστής έχει τη δυνατότητα να εκτυπώσει λίστα με όλο το πελατολόγιο που έχει καταχωρηθεί στην βάση δεδομένων της εφαρμογής βάσει της ημερομηνίας καταχώρησης ή βάσει επωνύμου. Το report που εξάγεται εμφανίζει επίσης & όλες τις αλλαγές που έχουν γίνει για τον εκάστοτε πελάτη. Παράδειγμα εκτύπωσης Σημείωση: Η στήλη «Αποθηκεμένα Έγγραφα» εμφανίζει με την ένδειξη «Ν» τα έγγραφα τα οποία έχουν σαρωθεί & με την ένδειξη «Ο» αυτά για τα οποία δεν υπάρχει σαρωμένο δείγμα, με τη σειρά που εμφανίζονται στην βασική οθόνη της σάρωσης στα πεδία «Σκαναρισμένα Έγγραφα». Λειτουργικότητα πλήκτρων: - Πλήκτρο Αναζήτηση: πραγματοποιείται η αναζήτηση των εγγραφών που πληρούν τα κριτήρια. - Πλήκτρο Ακύρωση: αρχικοποίηση πεδίων. - Πλήκτρο Έξοδος: κλείσιμο τρέχουσας οθόνης & επιστροφή στη βασική οθόνη της σάρωσης.

Ιστορικό σαρώσεων Μέσω της οθόνης αυτής, ο administrator έχει τη δυνατότητα να εκτυπώσει λίστα με τις κινήσεις που έχει πραγματοποιήσει συγκεκριμένος χρήστης ή όλοι οι χρήστες & για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, στην βασική οθόνη της εφαρμογής (διαχείριση πελατολογίου). Ο χειριστής πρέπει πάντα να επιλέγει χρήστη χρήστες αναζήτησης. Παράδειγμα εκτύπωσης Σημείωση: Η στήλη «Αποθηκεμένα Έγγραφα» εμφανίζει με την ένδειξη «Ν» τα έγγραφα τα οποία έχουν σαρωθεί & με την ένδειξη «Ο» αυτά για τα οποία δεν υπάρχει σαρωμένο δείγμα, με τη σειρά που εμφανίζονται στην βασική οθόνη της σάρωσης στα πεδία «Σκαναρισμένα Έγγραφα». Λειτουργικότητα πλήκτρων: - Πλήκτρο Αναζήτηση: πραγματοποιείται η αναζήτηση των εγγραφών που πληρούν τα κριτήρια. - Πλήκτρο Ακύρωση: αρχικοποίηση πεδίων. - Πλήκτρο Έξοδος: κλείσιμο τρέχουσας οθόνης & επιστροφή στη βασική οθόνη της σάρωσης.