Επεξεργαστής κειμένου Word 2003 Πρακτικές συμβουλές κατά την πληκτρολόγηση Για να αλλάξουμε παράγραφο πατάμε Enter. Για να αφήσουμε μία κενή γραμμή, πατάμε μία φορά το Enter. Για να γράψουμε την επόμενη λέξη στο κείμενο μας πατάμε μία μόνο φορά το spacebar (πλήκτρο διαστήματος). Δηλαδή μεταξύ δύο λέξεων πρέπει να υπάρχει μόνον ένα κενό διάστημα. Τα σημεία στίξης., ; :! πρέπει να βρίσκονται πάντα δίπλα στον τελευταίο χαρακτήρα της λέξης χωρίς κανένα κενό. Οι παρενθέσεις ( ) ή διπλά εισαγωγικά " " πρέπει να περικλείουν τις λέξεις δίχως κενούς χαρακτήρες π.χ. (πάντα). Για να διαγράψουμε ένα χαρακτήρα στα αριστερά του δρομέα, πατάμε το πλήκτρο Backspace. Για να διαγράψουμε ένα χαρακτήρα στα δεξιά του δρομέα, πατάμε το πλήκτρο Delete. Εάν ο δρομέας βρίσκεται κάπου μέσα σε μία παράγραφο και πατήσουμε Enter, τότε το κείμενο που βρίσκεται δεξιά καθώς και οι γραμμές που ακολουθούν, θα κατέβουν κατά μία γραμμή. Αντίθετα για να ανεβάσουμε το κείμενο κατά μία γραμμή, μεταφέρουμε το δρομέα στο τέλος της προηγούμενης γραμμής και πατάμε το πλήκτρο Delete ή το μεταφέρουμε στην αρχή της γραμμής που κατέβηκε και πατάμε 1-2 φορές το πλήκτρο Backspace. Άνοιγμα και αποθήκευση εγγράφου Για να ανοίξουμε ένα αρχείο που είναι αποθηκευμένο στο δίσκο, χρησιμοποιούμε από το μενού Αρχείο, την εντολή Άνοιγμα. Για να αποθηκεύσουμε ένα αρχείο, το οποίο έχει ήδη όνομα επιλέγουμε Αρχείο / Αποθήκευση. Εάν το αρχείο δεν έχει όνομα, τότε επιλέγουμε Αρχείο / Αποθήκευση ως... Επίσης η επιλογή Αρχείο / Αποθήκευση ως... χρησιμοποιείτε για να αποθηκεύσουμε το έγγραφό μας με διαφορετικό όνομα ή σε διαφορετική τοποθεσία (πχ αντίγραφο ασφαλείας). Δεν ξεχνώ να αποθηκεύω συχνά το έγγραφό μου. Συλλαβισμός Είναι ένα άλλο πολύ χρήσιμο εργαλείο του Word με το οποίο μία λέξη που βρίσκεται στο δεξιό άκρο της σειράς μπορεί να χωρίσει με βάση τους κανόνες συλλαβισμού αποτρέποντας έτσι τη μετατόπιση της στην επόμενη γραμμή, αποφεύγοντας έτσι την αραίωση των λέξεων στην προηγούμενη γραμμή. Ενεργοποιείται από την εντολή Εργαλεία / Γλώσσα / Συλλαβισμός. Από το πλαίσιο διαλόγου κάνουμε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Αυτόματος συλλαβισμός του εγγράφου. ~ 1 ~
Πινέλο μορφοποίησης Με τη βοήθεια του πινέλου μορφοποίησης μπορούμε να αντιγράψουμε το στυλ μορφοποίησης από ένα τμήμα κειμένου και να το χρησιμοποιήσουμε σε κάποιο άλλο. Η διαδικασία είναι η εξής: 1. Κάνουμε κλικ σε κάποιο σημείο του κειμένου από το οποίο θέλουμε να αντιγράψουμε τη μορφοποίηση και μετά κάνουμε κλικ στο εικονίδιο του πινέλου μορφοποίησης. Ο δείκτης του ποντικιού μετατρέπεται σε πινέλο. 2. Μεταφέρουμε το πινέλο στο κείμενο που θέλουμε να μορφοποιήσουμε και το μαρκάρουμε. Βλέπουμε ότι το μαρκαρισμένο κείμενο αποκτά αμέσως τα χαρακτηριστικά της μορφοποίησης του προηγούμενου κειμένου. Μορφοποίηση Κειμένου Χρησιμοποιείται όταν θέλουμε να μορφοποιήσουμε από ένα χαρακτήρα έως ένα επιλεγμένο τμήμα κειμένου. Οι βασικές επιλογές μορφοποίησης βρίσκονται στη γραμμή μορφοποίησης (πάντα επιλέγουμε το τμήμα του κειμένου που θέλουμε να μορφοποιήσουμε και μετά κάνουμε τις κατάλληλες ρυθμίσεις στη γραμμή μορφοποίησης). Γραμμή Μορφοποίησης Κάποιες επιπλέον επιλογές μορφοποίησης του κειμένου παρέχονται από την επιλογή Μορφή/Γραμματοσειρά ή κάνοντας δεξί κλίκ πάνω στο επιλεγμένο τμήμα κειμένου και επιλέγοντας Γραμματοσειρά. Από το πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται και από την καρτέλα Γραμματοσειρά μπορούμε να ορίσουμε τη γραμματοσειρά, το στυλ, δηλαδή τον τύπο των χαρακτήρων, το μέγεθος, την υπογράμμιση, το χρώμα των χαρακτήρων και διάφορα είδη εφέ. Στα εφέ ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δώσετε στα Εκθέτης, Δείκτης, Σκιά, Μικρά κεφαλαία, Όλα κεφαλαία. ~ 2 ~
Εισαγωγή συμβόλων Με το Word είναι εύκολο να καταχωρίσετε στα κείμενά σας διάφορα σύμβολα που δεν υπάρχουν στο πληκτρολόγιο. Για να εισάγετε ένα σύμβολο: 1. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στη θέση του εγγράφου όπου θέλετε να εμφανιστεί το σύμβολο. 2. Ανοίξτε το μενού Εισαγωγή και διαλέξτε «Σύμβολο». Θα εμφανιστεί πλαίσιο διαλόγου με τα σύμβολα που είναι διαθέσιμα στην τρέχουσα γραμματοσειρά. 3. Στην καρτέλα Σύμβολο, διαλέξτε (αν θέλετε) άλλη γραμματοσειρά και πατήστε στο σύμβολο που θέλετε να προσθέσετε στο κείμενό σας. 4. Το σύμβολο θα ενσωματωθεί στο κείμενό σας μόλις πατήστε στο κουμπί Εισαγωγή (το πλαίσιο διαλόγου όμως δεν θα κλείσει). 5. Για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου, πατήστε στο κουμπί Κλεισίματος. Εσοχές παραγράφων Οι εσοχές µας δίνουν τη δυνατότητα να ρυθµίσουµε πού ακριβώς θα τοποθετηθεί το κείµενο µας. Όταν εισάγουµε κείµενο σε κανονική παράγραφο, αυτό εισάγεται µεταξύ των περιθωρίων που έχουµε ορίσει. Αν όµως επιθυμούμε η πρώτη γραµµή της παραγράφου, είτε οι υπόλοιπες γραµµές να αρχίζουν λίγο πιο µέσα ή πιο έξω από το περιθώριο πρέπει να ορίσουµε την αντίστοιχη εσοχή, προεξοχή ή αρνητική εσοχή. Μπορείτε να δηµιουργήσετε εύκολα µια εσοχή σύροντας τα σηµάδια εσοχής πάνω στο χάρακα. Τα σηµάδια εσοχής που υπάρχουν, φαίνονται στην εικόνα. Διάστιχο - Αποστάσεις παραγράφων Μπορούμε να ρυθμίζουμε τις αποστάσεις μεταξύ των γραμμών (διάστιχο) και τις αποστάσεις πριν και μετά από κάθε παράγραφο. Επιλέξτε τις παραγράφους που θέλετε να διαμορφώσετε, κάντε δεξί κλίκ πάνω τους επιλέξτε «Παράγραφος». Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί, στο πεδίο «Διάστημα» δώστε το πλήθος των στιγμών (απόσταση) που θα έχει η κάθε παράγραφος από την προηγούμενη και την επόμενη παράγραφο. ~ 3 ~
Αλλαγή Σελίδας Αν θέλετε να αλλάξετε σελίδα (πχ. για να ξεκινήσετε νέο κεφάλαιο), πηγαίνετε το δείκτη του ποντικιού στο σημείο του εγγράφου που επιθυμείτε να γίνει η αλλαγή. Επιλέξτε από το μενού Εισαγωγή την επιλογή «Αλλαγή». Στο πλαίσιο που εμφανίζεται, στο πεδίο Εισαγωγή, επιλέξτε Αλλαγή σελίδας και κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ. Αυτόματα θα προστεθεί μια νέα σελίδα και ο δείκτης του ποντικιού σας θα εμφανισθεί στην αρχή της. Αριθμημένες Λίστες και Λίστες με Κουκκίδες Μια αριθμημένη λίστα είναι ένα σύνολο από γραμμές που έχουν αύξουσα αρίθμηση, ξεκινώντας συνήθως από το 1. Μια λίστα με κουκκίδες είναι ένα σύνολο από γραμμές που έχουν στα αριστερά τους ένα σύμβολο, συνήθως μια κουκκίδα. Για να προσθέσουμε μια λίστα (αριθμημένη ή μη) επιλέξουμε της γραμμές που θέλουμε να αποτελούν τη λίστα μας και πατάμε στο εικονίδιο Προεπιλεγμένης αρίθμησης ή Προεπιλεγμένης κουκκίδας που είναι στο δεξί μέρος της γραμμής εργαλείων μορφοποίησης. Για να τροποποιήσουμε το σύμβολο της κουκκίδας (μιας ήδη δημιουργημένης λίστας), επιλέγουμε όλη τη λίστα, κάνουμε δεξί κλικ πάνω της και επιλέγουμε Κουκκίδες και Αρίθμηση. Στο πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται πατάμε προσαρμογή. Από τις νέες επιλογές που έχουμε επιλέγουμε γραμματοσειρά. Διαλέγουμε το σύμβολο που ταιριάζει στη λίστα μας και πατάμε εισαγωγή και ΟΚ. Αντίστοιχα τροποποιήσουμε και το είδος αρίθμησης μιας αριθμημένης λίστας. Επιλέγουμε όλη τη λίστα, κάνουμε δεξί κλικ πάνω της και επιλέγουμε Κουκκίδες και Αρίθμηση. Στο πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται πατάμε προσαρμογή. Στο νέο πλαίσιο διαλόγου μπορούμε να τροποποιήσου με: Το είδος αρίθμησης (1, 2, 3... ή I, II, III... ή Α, Β, C... ή a),b),c)... κ.ά.) Τη στοίχιση των αριθμών ως προς την αρχή του κειμένου (Αριστερά, Δεξιά, Κέντρο). Προσοχή οι λατινικοί αριθμοί και λίστες με πάνω από 10 γραμμές, θέλουν οπωσδήποτε στοίχιση. Τον αριθμό έναρξης της λίστας. ~ 4 ~
Κεφαλίδες και υποσέλιδα Για να εισαγάγετε κεφαλίδες και υποσέλιδα στο έγγραφό σας, πηγαίνετε στο μενού Προβολή και επιλέξτε «Κεφαλίδες και Υποσέλιδα». Όλο το κείμενό σας θα γίνει πιο αχνό και θα εμφανιστεί η γραμμή εργαλείων Κεφαλίδες και υποσέλιδα. Στη κορυφή της σελίδας θα δημιουργηθεί ένα διάστικτο πλαίσιο, που δείχνει την περιοχή της κεφαλίδας. Εκεί μπορείτε να πληκτρολογήσετε ότι θέλετε να εμφανίζεται πάντα στο πάνω μέρος του εγγράφου σας. Αντίστοιχα στο κάτω μέρος της σελίδας σας θα δημιουργηθεί ένα διάστικτο πλαίσιο, που δείχνει την περιοχή του υποσέλιδου (εδώ συνήθως τοποθετούμε την αρίθμηση των σελίδων). Για να προσθέσουμε αρίθμηση στις σελίδες του εγγράφου μας επιλέγουμε από τη γραμμή εργαλείων που έχει εμφανιστεί «Εισαγωγή Αυτόματου Κειμένου» και μετά ή -Σελίδα- ή Σελίδα Χ από Υ. Αρχίγραμμα Για να εισάγετε Μεγάλο Κεφάλαιο γράμμα στην αρχή μιας παραγράφου: 1. Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού μέσα στην παράγραφο που θέλετε να προστεθεί το αρχίγραμμα (συνήθως είναι η πρώτη παράγραφος του κειμένου μας). 2. Επιλέξτε από το μενού Μορφή/Αρχίγραμμα. 3. Στο πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται επιλέξτε Ενσωματωμένο, καθορίστε αν θέλετε το είδος της γραμματοσειράς που θα έχει αυτό το γράμμα (καλλιγραφική ή μη) και καθορίστε πόσες γραμμές ενσωμάτωσης (σε πόσες γραμμές θα εκτείνεται) θα έχει. Εισαγωγή Εικόνας Για να εισαγάγετε μια εικόνα που βρίσκεται αποθηκευμένη στον υπολογιστή σας: 1. Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού σας στο σημείο που θέλετε να προστεθεί η εικόνα. 2. Επιλέξτε από το μενού Εισαγωγή/Εικόνα/Από αρχείο... 3. Στο πλαίσιο διαλόγου «Εισαγωγή εικόνας», βρείτε (στον υπολογιστή σας) και επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να εισαγάγετε. 4. Κάντε κλικ στο κουμπί «Εισαγωγή». Για να αλλάξετε την διάταξη της εικόνας (τον τρόπο που θα συμπεριφέρεται σε σχέση με το κείμενο), κάντε δεξί κλικ πάνω της, επιλέξτε «Μορφοποίηση εικόνας» και στην συνέχεια στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί πηγαίνετε στη καρτέλα Διάταξη. Η επιλογή Τετράγωνο θα επιτρέψει στο κείμενο να τοποθετηθεί γύρω από την εικόνα. Η εισαγόμενη εικόνα περικλείεται από οκτώ (8) λαβές (κενά τετράγωνα) που βοηθούν στη ρύθμιση του μεγέθους της. Για να αλλάξετε μέγεθος σύρατε το δείκτη πάνω σε μια από τις γωνιακές λαβές και μόλις πάρει το σχήμα δικέφαλου βέλους, κάντε κλικ και χωρίς να απελευθερώσετε το πλήκτρο του ποντικιού, απομακρύνετε ή πλησιάστε το δείκτη από το κέντρο του αντικειμένου, για να μεγαλώσετε ή να μικρύνετε αντίστοιχα το αντικείμενο. Κατά τη διάρκεια της αλλαγής μεγέθους ένα διάστικτο πλαίσιο σας βοηθά να επιλέξετε το μέγεθος που θέλετε. ~ 5 ~
Για να αλλάξετε θέση, σύρατε το δείκτη πάνω του, μέχρι ο δείκτης να πάρει το σχήμα τετρακέφαλου βέλους, οπότε σέρνετε και αφήνετε το αντικείμενο στη νέα του θέση. Αυτόματα Σχήματα 5. Για να εισάγετε αυτόματο σχήμα επιλέξτε από το μενού Εισαγωγή/Εικόνα/Αυτόματα Σχήματα, ή πηγαίνετε στο κάτω μέρος του παραθύρου του Word και από την Εργαλειοθήκη Σχεδίαση, επιλέξτε Αυτόματο σχήμα. 6. Διαλέξτε την ομάδα των σχημάτων που θέλετε και κάντε κλικ σε όποιο σχήμα θέλετε από αυτά. Άμεσα ο δείκτης του ποντικιού σας θα μετατραπεί σε σταυρό. 7. Οδηγήστε τον εκεί που θέλετε να εμφανιστεί το αυτόματο σχήμα, κρατήστε πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού και σύρατε το ποντίκι σας ανάλογα με το πόσο μεγάλο θέλετε να γίνει το σχήμα σας. Μόλις αφήσετε το πλήκτρο του ποντικιού, το σχήμα θα βρίσκεται στο έγγραφό σας. 8. Μπορείτε να περιστρέψετε το αυτόματο σχήμα από το πράσινο χειριστήριο (κυκλάκι) που εμφανίζεται πάνω από το αυτόματό σας σχήμα. Αν το αυτόματό σας σχήμα είναι τύπου «Επεξηγήσεις» μπορείτε να καθορίσετε που θα απευθύνεται τοποθετώντας κατάλληλα το κίτρινο χειριστήριο (ρόμβος) που εμφανίζεται. 9. Στη συνέχεια μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα σχετικά κουμπιά της γραμμής εργαλείων «Σχεδίαση», για να μορφοποιήσετε κατάλληλα το σχήμα που εισαγάγατε, εφαρμόζοντας εφέ γεμίσματος, χρώμα γραμμής, στυλ γραμμής, χρώμα κειμένου κτλ. Στήλες Μπορούμε να γράψουμε τα κείμενά μας σε δύο ή και σε τρεις στήλ ες, όπως συμβαίνει στις εφημερίδες. Ακόμη μπορούμε να ορίσουμε εμείς το πόσο μεγάλες θα είναι οι στήλες. Για να δημιουργήσουμε κείμενο με πολλές στήλες 1. Επιλέγουμε το κείμενο που θέλουμε να γίνει πολύστηλο. 2. Πηγαίνουμε στο μενού Μορφή/Στήλες. 3. Στο πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται μάς δίνεται η δυνατότητα να επιλέξουμε τον αριθμό των στηλών και το αν οι στήλες θα έχουν ίσο πλάτος ή όχι Για να επαναφέρουμε ένα πολύστηλο κείμενο σε κείμενο μίας στήλης, το επιλέγουμε και πηγαίνοντας πάλι στο μενού Μορφή/Στήλες, επιλέξουμε στον αριθμό στηλών Μία. Αν θέλουμε να καθορίσουμε εμείς σε πιο σημείο του κειμένου θα γίνεται αλλαγή στήλης, τοποθετούμε τον δείκτη του ποντικιού μας πριν τη λέξη που θέλουμε να είναι πρώτη στην στήλη και επιλέγουμε από το μενού Εισαγωγή/Αλλαγή/Αλλαγή στήλης. ~ 6 ~
Πίνακες Οι πίνακες είναι ορθογώνια πλαίσια που χωρίζονται σε γραμμές και στήλες. Η τομή μιας γραμμής με μια στήλη προσδιορίζει ένα κελί. Δημιουργία πίνακα 1. Τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στη θέση που θέλετε να δημιουργήσετε τον πίνακα. 2. Επιλέξετε από το μενού «Πίνακας», το Εισαγωγή και μετά το Πίνακας. 3. Στο πλαίσιο διαλόγου «Εισαγωγή πίνακα» που θα ε μφανισθεί, καταχωρήστε στα αντίστοιχα πεδία τον αριθμό των στηλών και των γραμμών που θα έχει ο πίνακας. Εάν θέλετε, μπορείτε να ορίσετε το πλάτος που θα έχουν οι στήλες του. 4. Πατήστε το κουμπί ΟΚ. Αλλαγή μεγέθους κελιών Για να αλλάξετε το μέγεθος των κελιών οδηγήστε το δείκτη του ποντικιού στις κάθετες διαχωριστικές γραμμές του πίνακα, ώστε να γίνει δικέφαλο βέλος. Κάνετε κλικ και σύρετε προς τα δεξιά ή τα αριστερά, αν θέλετε αντίστοιχα, να αυξήσετε ή να μειώσετε το πλάτος της στήλης σας. Οδηγήστε το δείκτη σας στις οριζόντιες διαχωριστικές γραμμές του πίνακα, ώστε να γίνει δικέφαλο βέλος, κάντε κλικ και σύρατε προς τα κάτω για να αυξήσετε το ύψος της γραμμής σας. Συγχώνευση πολλών κελιών σε ένα Επιλέξετε τα κελιά του πίνακα τα οποία θέλετε να συγχωνεύσετε σε ένα κελί (προσοχή θα πρέπει να είναι γειτονικά), κάντε δεξί κλικ πάνω τους και επιλέξτε το «Συγχώνευση Κελιών». Περιγράμματα και σκίαση Η μορφή του πίνακα μπορεί να γίνει ελκυστική, προσθέτοντας τον κατάλληλο τύπο περιγράμματος ή σκιάς. Αρκεί να επιλέξετε ολόκληρο τον πίνακα ή το μέρος του στο οποίο θέλετε να αλλάξετε το περίγραμμα ή τη σκίαση και στη συνέχεια να κάνετε δεξί κλικ πάνω του. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου «Περιγράμματα και σκίαση». Στην καρτέλα «Περιγράμματα», κάντε κλικ επιλέγοντας ανάλογα στο πεδίο Ρύθμιση: για το είδος του πλαισίου, στο πεδίο Στυλ: για το είδος της γραμμής, στο πεδίο Χρώμα: για το χρώμα της γραμμής και στο πεδίο Πλάτος: για το πάχος της γραμμής. Στο δεξιό μέρος του παραθύρου διαλόγου, μπορείτε να δείτε τη μορφή του πλαισίου σας σε κατάσταση προεπισκόπησης. Στην καρτέλα «Σκίαση», στο πεδίο Γέμισμα, επιλέξτε το χρώμα φόντου. ~ 7 ~