Ξεκινώντας με το Concur Συνοπτικός Οδηγός Σελίδα 1
Κατανόηση του Συνοπτικού Οδηγού (QRG) σας Σκοπός Ο σκοπός του Συνοπτικού Οδηγού «Ξεκινώντας με το Concur» είναι να σας παρέχει μια σύντομη επισκόπηση για το πώς να προσπελάσετε και να περιηγηθείτε στο Concur. Παρέχει βήμα-προς-βήμα οδηγίες για να ενημερώσετε και να αποθηκεύσετε το προφίλ σας, κάτι που πρέπει να κάνετε πριν από την υποβολή των δαπανών. Οι διαχειριστές θα πρέπει να ενημερώσουν και να αποθηκεύσετε το προφίλ τους πριν να τους προσθέσει ο διευθυντής τους ως αντιπροσώπους δαπανών. Πίνακας περιεχομένων Τι είναι το Concur;... 3 Πρόσβαση στο Concur απευθείας από τον υπολογιστή σας... 4 Ενημερώστε το προφίλ σας στο Concur από τον υπολογιστή σας... 5 Περιήγηση μέσω του Concur στον υπολογιστή σας... 9 Προσπέλαση της υποστήριξης του Concur... 15 Περίληψη... 16 Σελίδα 2
Τι είναι το Concur; Τι είναι το Concur; Το Concur επιτρέπει σε όσους ταξιδεύουν για επαγγελματικούς σκοπούς να δημιουργήσουν, εξετάσουν και εγκρίνουν αναφορές δαπανών. Το Concur σας βοηθά να εκτελέσετε τις παρακάτω εργασίες: Υποβολή δαπανών, που συμπεριλαμβάνει τη δυνατότητα δυναμικής καταχώρισης των αποδείξεων καθ' οδόν και εάν είστε αρμόδιος εγκρίσεων, μπορείτε να τις εγκρίνετε καθ' οδόν. Να λάβετε αποζημίωση για επαγγελματικά έξοδα για τις δαπάνες με την εταιρική πιστωτική κάρτα και τις δαπάνες από την τσέπη σας, στην τράπεζά σας. Το Concur βοηθά στο να εξασφαλιστεί η συμμόρφωση των ΣΤΥ, παρέχοντας κατηγορίες δαπανών ΣΤΥ και τη δυνατότητα να προσθέσετε εύκολα παρευρισκόμενους ΣΤΥ ανάλογα με τη δαπάνη Το Concur διευκολύνει την απρόσκοπτη διαδικασία έγκρισης και ελέγχου και επιτρέπει σε επιλεγμένους χρήστες να παράγουν αναφορές Σελίδα 3
Πρόσβαση στο Concur απευθείας από τον υπολογιστή σας Για πρόσβαση στο Concur απευθείας από τον υπολογιστή σας, ανοίξτε το Google Chrome και μεταβείτε στο http://concur.jnj.com. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Google Chrome για βέλτιστη απόδοση. Θα φτάσετε στην αρχική σελίδα του Concur, συνδεδεμένοι στο Concur αυτόματα με βάση τις πληροφορίες σύνδεσης του υπολογιστή σας. Στην αρχική σελίδα του Concur, θα βρείτε στοιχεία σχετικά με δαπάνες. Σελίδα 4
Ενημερώστε το προφίλ σας στο Concur από τον υπολογιστή σας Πριν από τη χρήση του Concur για την υποβολή δαπανών, πρέπει να ενημερώσετε το προφίλ σας. Δεν θα μπορείτε να υποβάλετε δαπάνες εάν λείπουν συγκεκριμένες πληροφορίες λείπουν από το προφίλ σας. Μερικές πληροφορίες έχουν φορτωθεί ήδη στο Concur. Παρακαλούμε ελέγξτε αυτές τις πληροφορίες και βεβαιωθείτε ότι είναι ακριβείς. Για να ενημερώσετε το προφίλ σας, προσπελάστε το Concur χρησιμοποιώντας το Google Chrome στον υπολογιστή σας. Κάντε κλικ στο Profile (Προφίλ) και κατόπιν στο Profile Settings (Ρυθμίσεις προφίλ). Στη σελίδα Profile (Προφίλ), ξεκινήστε με την ενότητα Your Information (Οι πληροφορίες σας) στο πάνω αριστερό μέρος και συνεχίστε με τις υπόλοιπες ενότητες προς τα κάτω. Κάντε κλικ στο Personal Information (Προσωπικές πληροφορίες) στην ενότητα Your Information (Οι πληροφορίες σας) για να ξεκινήσετε. Σελίδα 5
Τα απενεργοποιημένα πεδία που εμφανίζονται με γκρι χρώμα, δεν μπορούν να αλλάξουν. Εάν υπάρχουν λάθη σε αυτά τα πεδία, παρακαλούμε ενημερώστε το Προφίλ σας στο τμήμα HR (Ανθρώπινο Δυναμικό) της J&J. Τα πεδία που σημειώνονται με [Required] (Υποχρεωτικό) και [Required**] πρέπει να συμπληρωθούν για να αποθηκεύσετε το προφίλ σας. Συνεχίστε να μετακινήστε προς τα κάτω στη σελίδα και να επαληθεύσετε τη διεύθυνση email σας: Κάντε κλικ στο Verify (Επαλήθευση) και κλικ στο ΟΚ στο αναδυόμενο μήνυμα. Το Concur θα σας στείλει ένα email από τη διεύθυνση donotreply@concur.com με έναν κωδικό επαλήθευσης 8 ψηφίων. Αντιγράψτε τον κωδικό από το email, επικολλήστε τον στο πλαίσιο Enter Code (Εισαγάγετε τον κωδικό) στο Concur και κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ. Σελίδα 6
Στα αριστερά, κάντε κλικ στο Bank Information (Πληροφορίες τράπεζας) στην ενότητα Expense Settings (Ρυθμίσεις δαπανών). Επαληθεύστε τις πληροφορίες της τράπεζας, που χρησιμοποιούνται για την αποζημίωση των εξόδων που καταβάλατε από την τσέπη σας. Εάν έχετε ένα διαχειριστή που θα προετοιμάσει αναφορές δαπανών για λογαριασμό σας, κάντε κλικ στο Expense Delegates (Αντιπρόσωποι δαπανών) στην ενότητα Expense Settings (Ρυθμίσεις δαπανών): Κάντε κλικ στο Add (Προσθήκη) Ξεκινήστε να πληκτρολογείτε το επώνυμο στο πεδίο αναζήτησης στο αναδυόμενο παράθυρο και κάντε κλικ στο όνομα όπως εμφανίζεται στα αποτελέσματα αναζήτησης Επιλέξτε τα πλαίσια στην ενότητα Can Prepare (Μπορεί να ετοιμάσει) και Receives Emails (Λαμβάνει email) - το πλαίσιο Can View Receipts (Μπορεί να δει τις αποδείξεις) θα πρέπει να επιλεχθεί αυτόματα Κάντε κλικ στο Save (Αποθήκευση) Σελίδα 7
Κάντε κλικ στο Expense Preferences (Προτιμήσεις δαπανών) στην ενότητα Expense Settings (Ρυθμίσεις δαπανών). Επιλέξτε τις προτιμήσεις email και προτροπών χρησιμοποιώντας τα πλαίσια ελέγχου και κάντε κλικ στο κουμπί Save (Αποθήκευση). Κάντε κλικ στο System Settings (Ρυθμίσεις συστήματος) στην ενότητα Other Settings (Άλλες ρυθμίσεις). Ενημερώστε τις ρυθμίσεις και τις προτιμήσεις ειδοποίησης email όπως επιθυμείτε και κάντε κλικ στο κουμπί Save (Αποθήκευση). Για πληροφορίες σχετικά με τους Συχνούς παρευρισκόμενους, δείτε το Συνοπτικό Οδηγό (QRG) Concur Expense: Διαχείριση παρευρισκόμενων. Για πληροφορίες σχετικά με μια Ενεργοποίηση E-Receipt, δείτε το Συνοπτικό Οδηγό (QRG) Concur Expense: Διαχείριση αποδείξεων. Για πληροφορίες σχετικά με μια Ενεργοποίηση Κινητού, δείτε το Συνοπτικό Οδηγό (QRG) Concur Expense: Καθ' οδόν. Για λεπτομερείς οδηγίες σχετικά με το πώς να προσθέσετε έναν αντιπρόσωπο δαπανών, δείτε το Συνοπτικό Οδηγό (QRG) Adding Expense Delegate (Προσθήκη αντιπροσώπου δαπανών). Σελίδα 8
Περιήγηση μέσω του Concur στον υπολογιστή σας Στην αρχική σελίδα του Concur, θα δείτε τη γραμμή Quick Task (Συντομεύσεις εργασιών) στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης. Η γραμμή συντομεύσεων εργασιών σας επιτρέπει να ξεκινήσετε γρήγορα μια εργασία, όπως μια νέα αναφορά δαπανών και να δείτε τις πληροφορίες των δαπανών, όπως τον αριθμό των διαθέσιμων δαπανών σε αναμονή καταχώρισης σε μια αναφορά. Το Εταιρικό Σημείωμα είναι ένας τρόπος που μπορούμε να στείλουμε σημαντικές πληροφορίες σχετικές με το Concur σε εσάς, οπότε βεβαιωθείτε ότι θα εξετάζετε τα νέα στοιχεία. Στο κάτω-δεξιά μέρος της σελίδας, θα δείτε το My Tasks (Οι εργασίες μου). Το My Tasks (Οι εργασίες μου) σας παρέχει εύκολη πρόσβαση για να δείτε και να κάνετε κλικ στις διαθέσιμες δαπάνες και τις ανοικτές αναφορές σας. Σελίδα 9
Αρχική σελίδα δαπανών Κάντε κλικ στο Expense στο επάνω μέρος της κάθε οθόνης του Concur για να προσπελάσετε την αρχική σελίδα του Expense. Η ενότητα Active Reports (Ενεργές αναφορές) θα σας δείξει όλες τις ενεργές αναφορές δαπανών σας, με τη μορφή πλακιδίων. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο Create New Report (Δημιουργία νέας αναφοράς) για να ξεκινήσετε μια νέα αναφορά. Η ενότητα Available Expenses (Διαθέσιμες δαπάνες) θα σας δείξει όλες τις συναλλαγές της εταιρικής κάρτας που είναι διαθέσιμες για καταχώριση σε μια αναφορά δαπανών. Σελίδα 10
Η ενότητα Available Receipts (Διαθέσιμες αποδείξεις) θα σας δείξει όλες τις αποδείξεις που έχετε φορτώσει στο Concur, οι οποίες μπορούν να καταχωριστούν σε μια δαπάνη. Σημειώστε ότι όλες οι δαπάνες, εκτός από τις προσωπικές δαπάνες διανυθέντων χιλιομέτρων, θα απαιτούν την επισύναψη μιας απόδειξης σε ηλεκτρονική μορφή. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο Upload New Receipt (Φόρτωση νέας απόδειξης) για να ξεκινήσετε να φορτώνετε αρχεία τύπου PDF ή εικόνων των αποδείξεων που αποθηκεύσατε στον υπολογιστή σας. Δείτε το Συνοπτικό Οδηγό (QRG) Concur Expense: Managing Receipts (Διαχείριση αποδείξεων) για περισσότερες πληροφορίες. Κάντε κλικ στο Report Library (Βιβλιοθήκη αναφορών) για να προσπελάσετε τη βιβλιοθήκη αναφορών. Σελίδα 11
Η βιβλιοθήκη αναφορών παρέχει πρόσβαση σε όλες τις αναφορές δαπανών που έχετε υποβάλει στο Concur. Σας δείχνει την κατάσταση κάθε αναφοράς, επιτρέποντάς σας να δείτε εύκολα, για παράδειγμα, εάν μια αναφορά έχει εγκριθεί ή πληρωθεί. Κάντε κλικ στο μενού View (Προβολή) για να δείτε τις αναφορές σας με βάση την κατάσταση ή ένα εύρος ημερομηνιών. Κάντε κλικ στο <- Manage Expenses (Διαχείριση δαπανών) για να επιστρέψετε στη σελίδα διαχείρισης δαπανών. Όρια γευμάτων για επαγγελματικά ταξίδια με διανυκτέρευση Κατά τη διάρκεια οποιουδήποτε επαγγελματικού ταξιδιού με διανυκτέρευση, υπάρχουν ορισμένες κατευθυντήριες γραμμές που πρέπει να ακολουθούνται. Γεύματα που υπερβαίνουν τα παρακάτω ποσά θα απαιτήσουν μια εξήγηση κατά τη συμπλήρωση της αναφοράς δαπανών σας. Χώρα Πρόγευμα ( ) Μεσημεριανό ( ) Δείπνο ( ) Ελλάδα 20 20 20 Όρια γευμάτων για επαγγελματικά γεύματα της J&J Γεύματα που υπερβαίνουν τα παρακάτω ποσά κατά άτομο, θα απαιτήσουν μια εξήγηση κατά τη συμπλήρωση της αναφοράς δαπανών σας. Αυτά τα όρια συμπεριλαμβάνουν φόρους, φιλοδωρήματα, ψυχαγωγία ή άλλες δραστηριότητες. Το κόστος του εξοπλισμού AV, της αίθουσας συνεδριάσεων ή άλλα έξοδα υποστήριξης για το χώρο μιας συνεδρίασης, δεν περιλαμβάνονται σε αυτά τα όρια - αυτές οι δαπάνες θα πρέπει να ταξινομούνται ως του τύπου «Meeting Related Expense» (Δαπάνες σχετικές με συνεδριάσεις). Χώρα Πρόγευμα ( ) Μεσημεριανό ( ) Δείπνο ( ) Ελλάδα 25 25 25 Σελίδα 12
Επαγγελματικά γεύματα με μη ΕΤΥ Γεύματα που υπερβαίνουν τα παρακάτω ποσά κατά άτομο, θα απαιτήσουν μια εξήγηση κατά τη συμπλήρωση της αναφοράς δαπανών σας. Αυτά τα όρια συμπεριλαμβάνουν φόρους, φιλοδωρήματα, ψυχαγωγία ή άλλες δραστηριότητες. Το κόστος του εξοπλισμού AV, της αίθουσας συνεδριάσεων ή άλλα έξοδα υποστήριξης για το χώρο μιας συνεδρίασης, δεν περιλαμβάνονται σε αυτά τα όρια - αυτές οι δαπάνες θα πρέπει να ταξινομούνται ως του τύπου «Meeting Related Expense» (Δαπάνες σχετικές με συνεδριάσεις). Χώρα Πρόγευμα ( ) Μεσημεριανό ( ) Δείπνο ( ) Ελλάδα 70 70 70 Πρέπει να συμπεριλάβετε τις παρακάτω πληροφορίες στη δαπάνη: Την ώρα (πρωινό, μεσημεριανό, βραδινό), την ημερομηνία και τον τόπο (εστιατόριο και πόλη) όπου πραγματοποιήθηκαν οι δαπάνες Το όνομα, την εταιρεία και τους τίτλους όλων των ατόμων που παρευρέθηκαν στο επαγγελματικό γεύμα και τη συζήτηση, συμπεριλαμβανομένων άλλων εργαζομένων της J&J Το χαρακτήρα και το λόγο για την επαγγελματική σύσκεψη/συζήτηση - εάν το γεύμα προηγήθηκε ή ακολούθησε την επαγγελματική συζήτηση, συμπεριλάβετε το λόγο για τον οποίο η δαπάνη σχετίζεται με την ενεργό άσκηση των επαγγελματικών δραστηριοτήτων Όλες οι δαπάνες αυτής της κατηγορίας πρέπει να χρεώνονται στην Εταιρική Κάρτα, όποτε είναι δυνατόν. Πρέπει να καταβληθεί κάθε δυνατή προσπάθεια για να επιλέξετε μια τοποθεσία που αποδέχεται την κάρτα. Κατευθυντήριες οδηγίες φιλοδωρημάτων: Πρέπει να ακολουθήσετε αυτές τις κατευθυντήριες οδηγίες για τα φιλοδωρήματα και να δίδετε φιλοδωρήματα στο ποσό προ του φόρου. Χώρα Σε ένα εστιατόριο (<) Σε παραγγελίες από το τηλέφωνο (<) Catering / Παράδοση κατ' οίκον (<) Προσωπικές Υπηρεσίες Ελλάδα 15% 5% 10% Εύλογο και σύνηθες Εάν ένα ξενοδοχείο χρεώνει τέλος εξυπηρέτησης, δεν θα πρέπει να δίνετε φιλοδώρημα. Σημασία των αποδείξεων ΦΠΑ Για να μπορεί η εταιρεία να ανακτήσει το ΦΠΑ, θα πρέπει να υποβάλει έγκυρες αποδείξεις. Όταν βρίσκεστε σε μια Σελίδα 13
αγορά με ΦΠΑ, θα πρέπει να εξασφαλίσετε ότι κάθε τιμολόγιο που λαμβάνετε περιλαμβάνει: Επωνυμία εταιρείας Όνομα προμηθευτή Αριθμό ΑΦΜ Αυτές είναι οι ελάχιστες απαιτήσεις. Παρακαλούμε ανατρέξτε στην τοπική πολιτική σας για πρόσθετες απαιτήσεις. Πρέπει να συνεχίσετε να υποβάλλετε τιμολόγια σε έντυπη μορφή για σκοπούς ΦΠΑ. Έντυπες αποδείξεις για το Concur Χρησιμοποιώντας το Concur, πρέπει να επισυνάψετε και να υποβάλετε ηλεκτρονικές αποδείξεις για όλες τις δαπάνες εκτός από την αποζημίωση προσωπικών διανυθέντων χιλιομέτρων οχήματος. Υπάρχουν πολλαπλές επιλογές για να καταχωρίσετε ηλεκτρονικές αποδείξεις. Θα πρέπει να υποβάλετε και τις έντυπες αποδείξεις. Παρακαλούμε δείτε το Συνοπτικό Οδηγό (QRG) Διαχείρισης Αποδείξεων για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την καταχώριση ηλεκτρονικών αποδείξεων για το Concur. Παρακαλούμε δείτε το Συνοπτικό Οδηγό (QRG) Εντύπων Αποδείξεων για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την υποβολή εντύπων αποδείξεων. Σελίδα 14
Προσπέλαση της υποστήριξης του Concur Μπορείτε να προσπελάσετε πρόσθετες πληροφορίες εκπαίδευσης και υποστήριξης κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Help (Βοήθεια) στην επάνω δεξιά γωνία οποιασδήποτε οθόνης του Concur όταν θα συνδεθείτε στο Concur από τον υπολογιστή σας, χρησιμοποιώντας το Google Chrome. Για υποστήριξη με το Expense, επικοινωνήστε με το Γραφείο Βοήθειας Αναφοράς Δαπανών: Στείλτε e-mail στοgxrseurope.pl@capgemini.com Καλέστε τον αριθμό 00800 44302882 (Ελληνικά) 00800 44302881 (Αγγλικά) Σελίδα 15
Περίληψη Θα πρέπει τώρα να μπορείτε να προσπελάσετε το Concur, να ενημερώσετε το προφίλ σας και να περιηγηθείτε στο Concur. Σημειώσεις Σελίδα 16