Published on PRISMA Win Help - Megasoft (http://docs.megasoft.gr) Home > PRISMA Win Εμπορικό > Κινήσεις > Κινήσεις Καυσίμων > Σύστημα Ήφαιστος Σύστημα Ήφαιστος Αποστολή Κινήσεων Οδηγίες Θέρμανσης Ήφαιστος (6.0.2.0156) Οδηγίες δημιουργίας ειδικών παραστατικών και ηλεκτρονικής υποβολής κινήσεων στο σύστημα Ήφαιστος, για διακίνηση πετρελαίου θέρμανσης. πολ.: 1018-30/01/2008 (Προσοχή οι οδηγίες αφορούν μόνο την εφαρμογή PRISMA Win και την έκδοση Υγρά Καύσιμα, με αναβάθμιση 6.0.2.0156 (20 Φεβρουάριου 2008) ή μεταγενέστερη). 1ο Βήμα (εικόνα 1) Θα πρέπει να επιλέξετε από το μενού: Αρχεία Παραμετρικά Αρχεία. Στην κατηγορία Κινήσεων Παραστατικά Πωλήσεων δημιουργήστε νέα ειδικά παραστατικά με τα παρακάτω χαρακτηριστικά:
(εικόνα 1) 1. Κωδικός: Πατώντας το πλήκτρο Νέα Εγγραφή δημιουργούμε νέα παραστατικά. Προσοχή προτείνεται ο κωδικός να είναι το πρώτο ελεύθερο νούμερο από το ένα έως το τριάντα εννέα (139). 2. Περιγραφή: Θα δημιουργήσουμε όλα τα παραστατικά αξιών που είναι πιθανό να χρησιμοποιηθούν για διακίνηση πετρελαίου θέρμανσης π.χ. Τιμολόγιο Πώλησης Δελτίο Αποστολής ή Απόδειξη Λιανικής Πώλησης. Θα πρέπει ωστόσο στο σύστημα να μην υπάρχουν παραστατικά με ακριβώς την ίδια περιγραφή, τα οποία θα μπερδέψουν τον χειριστή κατά την επιλογή τους. Οπότε φροντίζουμε τα παραστατικά να διαφέρουν προσθέτοντας για παράδειγμα στο τέλος της βασικής περιγραφής την λέξη (diesel). 3. Συντομία: <σύντομο όνομα παραστατικού>(πετρ.θέρμ.) 4. Παραμετρικό αρχείο: Οι ρυθμίσεις που περιγράφονται για τα νέα ειδικά παραστατικά θα αφορούν τις πωλήσεις αλλά και τις αγορές. Για τα παραστατικά αγορών που απλός καταχωρούνται, προφανώς δεν είναι υποχρεωτικές οι καταχωρήσεις για παρατηρήσεις και πλήθος αντιγράφων. Ωστόσο θα πρέπει να προσέξουμε την επιλογή κωδικού στο πεδίο Αφορά **. 5. Κατηγορίες Ειδών: 06 Θέρμανση. Έτσι ώστε να αποτρέψουμε την συμμετοχή ειδών εκτός του πετρελαίου θέρμανσης. Προσοχή στο παραστατικό θα είναι δυνατή η συμμετοχή μόνο ειδών (Διαχείριση Αποθήκης) που έχουν στην κατηγορία τους επιλεγμένο τον κωδικό (06) Θέρμανση. 6. Παρατηρήσεις Αντιγράφων: Υποχρεωτικά στο δεύτερο αντίγραφο θα αναγράφεται η ένδειξη Για το υπουργείο Οικονομίας & Οικονομικών * 7. Αντίγραφα: 3* 8. Αφορά: (201) Πετρέλαιο Θέρμανσης** *Προσοχή!
Ρυθμίσεις που αφορούν μόνο εκτυπώσεις σε κινητά φύλλα με τύπου laser εκτυπωτές. Ωστόσο και για τους κρουστικούς είναι υποχρεωτική η χρήση τριπλότυπων από τα οποία το δεύτερο στέλεχος θα φέρει την ένδειξη: Για το υπουργείο Οικονομίας & Οικονομικών. **Κωδικοί Πετρελαίου Θέρμανσης Οι κινήσεις υποβάλλονται με βάση το παραστατικό που έγινε η παράδοση της ποσότητας και μπορεί να είναι Δελτία Αποστολής, Δελτία Αποστολής - Τιμολόγια και Αποδείξεις Λιανικής Πώλησης (για τελικούς καταναλωτές). Σε περιπτώσεις που η παράδοση γίνεται με δελτίο αποστολής και η τιμολόγηση γίνεται ετεροχρονισμένα, στην κατάσταση θα συμπεριληφθούν μόνο τα Δελτία Αποστολής και όχι τα στοιχεία αξίας. Οι κινήσεις χαρακτηρίζονται ως «εισαγωγές» και «εξαγωγές» ως προς την επιχείρηση που υποβάλλει την κατάσταση. Οι εισαγωγές διαμορφώνουν το διαθέσιμο απόθεμα που νομιμοποιείται να διακινήσει η επιχείρηση και οι εξαγωγές αποτελούν κινήσεις που μειώνουν το διαθέσιιμο απόθεμα. Ειδικά για τις εξαγωγές που αντιστοιχούν σε πωλήσεις στον τελικό καταναλωτή, η κατάσταση αποτυπώνει το πρός επιστροφή ποσό φόρων που δικαιούται η επιχείρηση / τελικός πωλητής που διέθεσε το πετρέλαιο θέρμανσης στην τελική κατανάλωση για θέρμανση κτιρίων. Τα διάφορα είδη κινήσεων που περιλαμβάνονται στην κατάσταση, χαρακτηρίζονται με ειδικό κωδικό κίνησης που κατηγοριοποιείται ως εξής: Κωδικός Περιγραφή (201) Πωλήσεις Πώληση σε τελικό καταναλωτή (Επιστροφή φόρου) (202) Επιστροφή από τελικό καταναλωτή, Πιστωτικά Πώλησης (Οφειλή φόρου) (203) Ιδιοχρησιμοποίηση (Επιστροφή φόρου) (204) Επιστροφή Ιδιοχρησιμοποίηση (Οφειλή φόρου) (205) Πώληση σε τελικό καταναλωτή (Χωρίς δικ. επιστροφής φόρου) (206) Επιστροφή από τελικό καταναλωτή (Χωρίς δικ. επιστροφής φόρου) (207) Αυτοπαράδοση σε Τρίτο (Χωρίς δικ. επιστροφής φόρου) (208) Αντιλογισμός αυτοπαράδοσης σε τρίτο (Χωρίς δικ. επιστροφής φόρου) (101) Αγορές Εισαγωγή με παραστατικό από Προμηθευτή (Άλλο μέλος στο Ήφαιστος) (102) Εξαγωγή με παραστατικό από Προμηθευτή (Άλλο μέλος στο Ήφαιστος) (301) Εξαγωγή με σκοπό την μεταπώληση (Άλλο μέλος στο Ήφαιστος, χωρίς δικ.έκπτ. φόρου) (302) Εισαγωγή με σκοπό την μεταπώληση (Άλλο μέλος στο Ήφαιστος, χωρίς δικ.έκπτ. φόρου) (403) Δήλωση αποθέματος (501) Εκτελωνισμός πετρελαίου (503) Συμπληρωματική Δ.Ε.Φ.Κ. Θα πρέπει να επιλέξουμε κωδικό αναλόγως τον τύπο του παραστατικού. Οι κωδικοί είναι
υποχρεωτικοί έτσι ώστε να αποτυπώνονται στην αναλυτική κατάσταση που θα αποστείλετε προς το σύστημα Ήφαιστος. Ποιο συγκεκριμένα: Οι πιο συνηθισμένοι κωδικοί είναι οι 101,201,301. Με κωδικό 101, δηλώνετε τις αγορές σας αν είσαστε πρατηριούχους ή έμπορος πετρελαίου θέρμανσης. Προσοχή, ο προμηθευτής σας πρέπει επίσης να είναι μέλος του ΔΙ.ΠΕ.ΘΕ. Με κωδικό 201, δηλώνετε τις πωλήσεις σας σε τελικό καταναλωτή αν ε είσαστε πρατηριούχους ή έμπορος πετρελαίου θέρμανσης. Προσοχή, πρέπει πάντα να καταγράφετε τον Ηλεκτρονικό Κωδικό Πληρωμής του καταναλωτή. Με κωδικό 301, δηλώνετε τις πωλήσεις σας σε πρατήρια ή άλλους πωλητές/εμπόρους εφόσον είσαστε λειτουργείτε ως ενδιάμεσος ή είσαστε εταιρία εμπορίας πετρελαιοειδών. Οι υπόλοιποι κωδικοί έχουν προβλεφθεί για ειδικές περιπτώσεις που θα μπορεί να προκύψουν και είναι πιο σπάνιες. Στους κωδικούς κίνησης της ομάδας 1xx (101 και 102) περιλαμβάνονται τα παραστατικά που λαμβάνει η επιχείρηση από τρίτο. Η παραλαβή πετρελαίου θέρμανσης από το πρατήριο θα έχει κωδικό 101 ανεξάρτητα εάν αυτή η αποστολή γίνεται με Δελτίο Αποστολής ή με Δελτίο Αποστολής Τιμολόγιο. Σε περίπτωση που για οποιονδήποτε λόγω υπάρχει επιστροφή πετρελαίου από τον πρατηριούχο στον προμηθευτή και ο πρατηριούχος δεν έχει εκδώσει σχετικό παραστατικό, τότε εκδίδει σχετικό παραστατικό ο προμηθευτής και αυτή η κίνηση καταχωρείται με κωδικό κίνησης 102 (απόδειξη ποσοτικής παραλαβής ή αντίστροφο δελτίο αποστολής κατά περίπτωση). Στους κωδικούς κίνησης της ομάδας 2xx (201, 202, 203, 204, 205, 206, 207, 208) περιλαμβάνονται τα παραστατικά που εκδίδει η επιχείρηση για παραδόσεις / πωλήσεις πετρελαίου θέρμανσης το οποίο χρησιμοποιείται κατά την έννοια της περίπτωσης β, της παραγράφου 2, του άρθρου 73, του ν.2960/2001, αποκλειστικά και μόνο για τη λειτουργία κεντρικών συστημάτων θέρμανσης (καλοριφέρ) ή άλλων μέσων για τη θέρμανση ανθρώπων στους χώρους κατοικίας, διαμονής ή εργασίας τους. Επιστροφή του ειδικού φόρου κατανάλωσης υπολογίζεται μόνο για τις κινήσεις με κωδικούς 201 & 203 (αντίστοιχα οι κινήσεις 202,204 δημιουργούν οφειλή). Οι κωδικοί 205 έως 208 είναι για την περίπτωση που πωλείται πετρέλαιο Θέρμανσης χωρίς δικαίωμα επιστροφής, για παράδειγμα περιπτώσεις που ο καταναλωτής δεν δώσει αριθμό ΔΕΗ. Προσοχή: Στην περίπτωση Αυτοπαράδοσης σε τρίτους (207-208) δεν υπάρχει δικαίωμα επιστροφής φόρου. Στους κωδικούς κίνησης της ομάδας 3xx (301 και 302) περιλαμβάνονται τα παραστατικά που εκδίδει η επιχείρηση προς τρίτους με σκοπό την μεταπώληση και όχι για τελική κατανάλωση. Πωλήσεις πετρελαίου θέρμανσης προς ενδιάμεσους πωλητές χαρακτηρίζονται με κωδικό κίνησης 301. Επιστροφές που πραγματοποιούνται με παραστατικά της επιχείρησης και όχι των τρίτων χαρακτηρίζονται με κωδικό 302. Στους κωδικούς κίνησης της ομάδας 4xx καταχωρούνται οι εγγραφές που επηρεάζουν την φυσική αποθήκη χωρίς ύπαρξη φυσικών παραστατικών. Τέτοιες είναι για παράδειγμα η δήλωση αποθέματος (κωδικός 403).
Οι κινήσεις τύπου 403 θα προκύψουν κατά την έναρξη λειτουργίας του συστήματος, όπου θα πρέπει να γίνει απογραφή αποθέματος και οι ποσότητες που θα προκύψουν θα φορολογηθούν. Πρόκειται για εφάπαξ διαδικασία που θα γίνει μια φορά. Ο ενδεδειγμένος τρόπος υποβολής των στοιχείων της δήλωσης του αποθέματος είναι ηλεκτρονικά, μέσω της φόρμας καταχώρησης κινήσεων πετρελαίου στο σύστημα ΗΦΑΙΣΤΟΣ (με κωδικό 403). Για λόγους πληρότητας, δίνεται επίσης η δυνατότητα υποβολής των στοιχείων αυτών μέσω της αναλυτικής κατάστασης διακίνησης, όπου η κίνηση 403 θα πρέπει να είναι η πρώτη κίνηση που υποβάλλεται. Σημειώνεται ότι η επεξεργασία και εκκαθάριση των κανονικών κινήσεων θα ξεκινήσει αφού γίνει δήλωση των αποθεμάτων (είτε από το online σύστημα, είτε με υποβολή κατάστασης με κίνηση 403). Εάν υπάρχουν μηδενικά αποθέματα, η δήλωση και πάλι είναι υποχρεωτική, με μηδενική ποσότητα και χωρίς φυσικά να απαιτείται η συμπλήρωση των υπολοίπων στοιχείων (ποσό καταβολής, αριθμός διπλότυπου είσπραξης κλπ). Η μερίδα στο Μητρώο δεν θα ενεργοποιηθεί εαν δεν γίνει αυτή η κίνηση! Στους κωδικούς κίνησης της ομάδας 5xx (501) καταχωρούνται οι κινήσεις εκτελωνισμού πετρελαίου από τις επιχειρήσεις που έχουν την κατάλληλη άδεια εμπορίας πετρελαίου θέρμανσης και έχουν τη δυνατότητα εκτελωνισμού. Επισημάνσεις - Παραδείγματα Για καλύτερη κατανόηση των ανωτέρω παρατίθεται σχετικά παραδείγματα: a. Έστω ο επιτηδευματίας Α αγοράζει στις 15/02/2008 πετρέλαιο θέρμανσης από τα διυλιστήρια με Δελτίο Αποστολής 10000 lit. Η συγκεκριμένη κίνηση θα καταχωρηθεί με κωδικό 101. b. Ο επιτηδευματίας Α στέλνει με Δελτίο Αποστολής Τιμολόγιο σε ενδιάμεσο πρατηριούχο στις 16/02/2008 1000lit πετρελαίου θέρμανσης με σκοπό την μεταπώληση. Αυτή η κίνηση θα καταχωρηθεί με κωδικό 301 και θα πρέπει να καταχωρηθεί ο αριθμός μητρώου ΔΙ.ΠΕ.ΘΕ. στα στοιχεία του αντισυμβαλλόμενου. c. Τέλος ο ίδιος επιτηδευματίας Α πουλάει στις 16/02/2008 1000lit πετρελαίου θέρμανσης σε τελικό καταναλωτή με απόδειξη λιανικής πώλησης και στις 17/02/2008 πουλάει 2000lit πετρελαίου θέρμανσης σε επιχείρηση, με σκοπό την θέρμανση, με χρήση Δελτίου Αποστολής Τιμολογίου Πώλησης. Σε αυτή την περίπτωση θα καταχωρηθούν 2 εγγραφές στο αρχείο, οι οποίες και οι δύο θα έχουν κωδικό κίνησης 201. Σε αυτές τις κινήσεις, απαιτείται υποχρεωτικά η καταχώρηση και του κωδικού ηλεκτρονικής πληρωμής της Δ.Ε.Η. Στη δεύτερη κίνηση θα καταγραφεί και το ΑΦΜ της επιχείρησης που παρέλαβε το πετρέλαιο. 2ο Βήμα (εικόνα 2) Θα πρέπει να επιλέξετε από το μενού: Αρχεία Παραμετρικά Αρχεία. Στην κατηγορία Τρόποι Αποστολής δημιουργήστε τις παρακάτω εγγραφές χρησιμοποιώντας ακριβώς τους κωδικούς που δίνονται, λόγω του ότι θα πρέπει να αναφέρονται και στις καταστάσεις συναλλαγών πετρελαίου θέρμανσης προς στο σύστημα Ήφαιστος.
1= Βυτίο 2= Παράδοση στο πρατήριο 3= Πλοίο 4= Άλλο (εικόνα 2) 3ο Βήμα (εικόνα 3) Στα στοιχεία των Πελατών θα πρέπει να πρέπει να συμπληρώσετε τα παρακάτω στοιχεία:
(εικόνα 3) a. Στην επωνυμία του Πελάτη να εμφανίζεται και το Πατρώνυμο b. Στα βοηθητικά στοιχεία Πελάτη τον Κωδικό ηλεκτρονικής πληρωμής που εμφανίζεται στον λογαριασμό της ΔΕΗ, για την παροχή του συστήματος θέρμανσης στον τόπο παράδοσης. Ο αριθμός είναι της μορφής : 712345678011 (12 ψηφια) και συμπληρώνεται πλήρως, χωρίς κενά ή άλλους χαρακτήρες. Αντίστοιχα στα στοιχεία των προμηθευτών πετρελαίου θέρμανσης θα πρέπει συμπληρώσετε τα παρακάτω στοιχεία τον αριθμό μητρώου ΔΙ.ΠΕ.ΘΕ (εικόνα 4)
(εικόνα 4) 4ο Βήμα (εικόνα 5α-β) Παρακάτω εμφανίζεται υπόδειγμα της φόρμας που πρέπει να σχεδιάσετε για την έκδοση των ειδικών παραστατικών πετρελαίου θέρμανσης. Δίνεται επιπλέον έμφαση σε πεδία που πρέπει να εμφανίζονται πλέον υποχρεωτικά.
(εικόνα 5α) 1. Ο Αριθμός μητρώου ΔΙ.ΠΕ.ΘΕ στα στοιχεία του εκδότη 2. Πεδίο όπου θα συμπληρώνεται η ώρα παράδοσης. 3. Σταθερό λεκτικό που θα πρέπει να εμφανίζεται ως συνέχεια του τύπου παραστατικού: Πετρελαίου εσωτερικής καύσης(diesel)θέρμανσης 4. Στα στοιχεία του Πελάτη το πεδίο από την κατηγορία Πελατών/Προμηθευτών με περιγραφή: Κωδικός πληρωμής ΔΕΗ. 5. Στα στοιχεία αποστολής το πεδίο από την κατηγορία Παραστατικού με περιγραφή: Τρόπος Αποστολής 6. Στα στοιχεία Αποστολής το πεδίο από την κατηγορία Παραστατικού με περιγραφή: Αριθμος Κυκλοφορίας 7. Στα στοιχεία Συνόλων το πεδίο από την κατηγορία Παραστατικού με περιγραφή: Ποσό που Εκπίπτει (Πετρ. Θερμ.) 8. Στα στοιχεία Συνόλων το πεδίο από την κατηγορία Παραστατικού με περιγραφή: ΦΠΑ Ποσού που Εκπίπτει (Πετρ. Θερμ.) 9. Στα στοιχεία Συνόλων το πεδίο από την κατηγορία Παραστατικού με περιγραφή: Τελ. Ποσό που Εκπίπτει (Πετρ. Θερμ.) 10. Στα στοιχεία Συνόλων το πεδίο από την κατηγορία Παραστατικού με περιγραφή: Σύνολο καθαρής αξίας 11. Στα στοιχεία Συνόλων το πεδίο από την κατηγορία Παραστατικού με περιγραφή: Σύνολο ΦΠΑ 12. Στα στοιχεία Συνόλων το πεδίο από την κατηγορία Παραστατικού με περιγραφή: Τελικό Σύνολο
(εικόνα 5β) Σημείωση: Ο υπολογισμός της διαφοράς των φόρων (Ε.Φ.Κ) γίνεται αυτόματα στην τιμολόγηση και εμφανίζεται ως νομισματική έκπτωση αρκεί να έχουμε: A. Υπολογίσει την τιμή λίτρου στην γραμμή ειδών με τον υψηλό φόρο (Ε.Φ.Κ) B. Καταχωρήσει τις αξίες των φόρων ανά λίτρο. Η καταχώρηση γίνεται στις Παραμέτρους Πωλήσεων πηγαίνοντας στην επιλογή Εργαλεία Παράμετροι Εφαρμογής Πωλήσεων - Ρυθμίσεις Πωλήσεων κατά την Εκκίνηση. (εικόνα 6)
5ο Βήμα (εικόνα 7) Δημιουργία και ηλεκτρονική υποβολή, Αναλυτικής Κατάστασης Διακίνησης Πετρελαίου Θέρμανσης. Χρόνος υποβολής της κατάστασης Η κατάσταση υποβάλλεται το αργότερο εντός επτά (7) ημερών από την ημέρα που αφορά και σε περίπτωση που περιλαμβάνει τα δεδομένα περισσότερων ημερών, υποβάλλεται το αργότερο εντός επτά ημερών από την τελευταία ημέρα που αυτή αφορά/περιλαμβάνει. Σε περίπτωση γενικής ή τοπικής αργίας ή τοπικά μη εργάσιμης ημέρας, η ως άνω προθεσμία μετακυλίεται ανάλογα. Παραδείγματα 1. Κατάσταση που περιλαμβάνει τα δεδομένα των συναλλαγών της 5ης Μαρτίου 2008 (ημέρα Τετάρτη) υποβάλλεται μέχρι και τις 12 Μαρτίου 2008 (ημέρα Τετάρτη) 2. Κατάσταση που περιλαμβάνει τα δεδομένα των συναλλαγών της 7ης Μαρτίου 2008 (ημέρα Παρασκευή) υποβάλλεται μέχρι και τις 14 Μαρτίου 2008 (ημέρα Παρασκευή). 3. Κατάσταση περιλαμβάνει όλα τα δεδομένα των ημερών, 26, 27, 28, 29 Φεβρουαρίου, 2, και 3 Μαρτίου 2008 (ημέρα Δευτέρα) και ορισμένα δεδομένα της 1ης Μαρτίου που από παραδρομή δεν είχαν περιληφθεί στην κατάσταση της αντίστοιχης ημερομηνίας (1.3.2008).. Η κατάσταση αυτή υποβάλλεται μέσα σε επτά ημέρες από την τελευταία ημερομηνία που περιλαμβάνει η κατάσταση (3.3.2008) και δεδομένου ότι η ημερομηνία λήξης της προθεσμίας υποβολής της δηλαδή η 10.3.2008 είναι αργία (Καθαρά Δευτέρα) υποβάλλεται μέχρι και τις 11 Μαρτίου 2008 (ημέρα Τρίτη). 4. Κατάσταση περιλαμβάνει όλα τα δεδομένα των ημερών, 17, 19 21 και 23 Μαρτίου (18, 20 και 22 δεν πραγματοποιήθηκαν συναλλαγές). Η κατάσταση αυτή υποβάλλεται μέχρι και τις 30 Μαρτίου 2008 (ημέρα Κυριακή) δηλαδή μέσα σε επτά ημέρες από την τελευταία ημερομηνία που περιλαμβάνει η κατάσταση (23.3.2008). Για την αποστολή των κινήσεων που αφορούν πετρέλαιο θέρμανσης θα πρέπει να επιλέξετε από το μενού: Κινήσεις Κινήσεις Καυσίμων Σύστημα Ήφαιστος
Αποστολή Κινήσεων (εικόνα 7). Στην λίστα της οθόνης Διαχείριση Αρχείων Συστήματος ΗΦΑΙΣΤΟΣ θα ορίσετε ημερολογιακή περίοδο και πατώντας το πλήκτρο Εκτέλεση θα εμφανιστούν μόνο οι κινήσεις πετρελαίου θέρμανσης που εκκρεμεί η αποστολή τους. Προσοχή! Αποστέλλονται μόνο οι επιλεγμένες στην λίστα κινήσεις. Έρχονται ως μη προεπιλεγμένες οι κινήσεις που υπολείπονται υποχρεωτικών πληροφοριών και θα απορριφθούν από το σύστημα Ήφαιστος. Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δοθεί κατά την έκδοση των παραστατικών στα παρακάτω πεδία: Για τις πωλήσεις 1. Ο Κωδ. ηλεκτρονικής πληρωμής ΔΕΗ στα στοιχεία του πελάτη 2. Ο Τύπος του μεταφορικού μέσου στο πεδίο Τρόπος Αποστολής στην Τιμολόγηση. 3. Ο Αριθμός Κυκλοφορίας του μεταφορικού μέσου στην Τιμολόγηση. Για τις Αγορές 1. Ο αρ. μητρώου ΔΙ.ΠΕ.ΘΕ του Προμηθευτή. 2. Ο Τύπος του μεταφορικού μέσου στο πεδίο Τρόπος Αποστολής στην Τιμολόγηση. 3. Ο Αριθμός Κυκλοφορίας του μεταφορικού μέσου στην Τιμολόγηση. Υπάρχει η δυνατότητα άμεσης αποστολής πατώντας το πλήκτρο Αποστολή ή εναλλακτικά αποθήκευσης των εγγραφών σε αρχείο πατώντας το πλήκτρο Αποθήκευση. Για να είναι δυνατή η άμεση αποστολή των κινήσεων θα πρέπει προηγουμένως να υπάρχει σύνδεση στο internet και να έχετε καταχωρήσει στα στοιχεία εταιρίας (Διαχ. Βάσης Δεδομένων) το Όνομα και τον Κωδικό πρόσβασης που σας έχει δοθεί κατά την διαδικασία εγγραφή σας από το σύστημα Ήφαιστος. Εναλλακτικά θα σας ζητηθεί να τα καταχωρίσετε την πρώτη φορά στα στοιχεία στην οθόνη της Διαχείριση Αρχείων Συστήματος ΗΦΑΙΣΤΟΣ αφού πρώτα έχετε πατήσει Αποστολή. Η δυνατότητα αποθήκευσης σε αρχείο εξυπηρετεί την περίπτωση που δεν υπάρχει σύνδεση internet στον υπολογιστή που βρίσκεται εγκατεστημένο το PRISMA Win οπότε θα γίνει η αποστολή από κάποιον άλλο υπολογιστή. Το αρχείο είναι δυνατό να ανακτηθεί και να αποσταλεί και από το
πρόγραμμα Αφροδίτη του συστήματος Ήφαιστος. Το αρχείο αποθηκεύεται υποχρεωτικά σε τύπο.xml και του δίνεται ονομασία βάσει της μορφής: IFESTOS<κωδικός ΔΙ.ΠΕ.ΘΕ>-<Ημ/νία (YYYYMMDD) Ώρα (HHMMSS)>. Η ονομασία δεν είναι υποχρεωτικό να έχει την παραπάνω μορφή. Προσοχή! τα παραστατικά θα χαρακτηριστούν ως απεσταλμένα από το PRISMA Win έτσι ώστε να μην συμμετέχουν ξανά στην λίστα προς αποστολή, έστω και αν έχουν αποθηκευτεί σε αρχείο.