ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ Μάθηµα 5ο: Θεµελιώδεις Αρχές και Τεχνικές του Προγραµµατισµού Ερωτήσεις Μελέτης Στόχοι Μαθήµατος 5 Ø Γιατί και πώς προγραµµατίζουν οι managers; Ø Ποια είδη προγραµµάτων σχεδίων χρησιµοποιούν οι managers; Ø Ποια είναι τα χρήσιµα εργαλεία και οι χρήσιµες τεχνικές; Ø Πώς µπορούν τα προγράµµατα - σχέδια να 2 1
Το πλαίσιο του Προγραµµατισµού Ø Το µέλλον είναι αβέβαιοà τα καλύτερα σχέδια µπορεί να χρειαστεί να αναπροσαρµοστούν. Ø Οι µάνατζερς χρειάζονται διορατικότητα και ευελιξία. Ø Χρειάζονται πειθαρχία, επιµονή και προσήλωση στους στόχους ακόµα κι όταν υπάρχουν προβλήµατα. 3 Ι. Γιατί και πώς προγραµµατίζουν οι managers; Προγραµµατισµός είναι η διαδικασία καθορισµού στόχων και η επιλογή µιας µελλοντικής πορείας για την επίτευξη τους Ο προγραµµατισµός γεφυρώνει το κενό ανάµεσα στην θέση που βρισκόµαστε τώρα και σε εκείνη που αποσκοπούµε να βρεθούµε µελλοντικά προγραµµατισµός Παρούσα θέση Μελλοντική Επιθυµητή θέση 4 2
Ι. Γιατί και πώς προγραµµατίζουν οι managers; Ø Προγραµµατισµός l Διαδικασία καθορισµού στόχων και προσδιορισµού του καλύτερου τρόπου επίτευξής τους. Ø Στόχοι l Συγκεκριµένα αποτελέσµατα ή επιθυµητές εκβάσεις που σκοπεύει να επιτύχει κανείς. Ø Σχέδιο l Δήλωση των επιλεγµένων µέσων για την επίτευξη των στόχων. 5 Ι. Γιατί και πώς προγραµµατίζουν οι managers; Βήµατα της διαδικασίας του προγραµµατισµού: l Καθόρισε τους στόχους σου. l Προσδιόρισε πού βρίσκεσαι σε σχέση µε τους στόχους σου. l Ανάπτυξε προτάσεις σχετικά µε τις µελλοντικές συνθήκες. l Ανάλυσε τις εναλλακτικές λύσεις δράσης και επίλεξε ένα σχέδιο. l Εφάρµοσε το σχέδιο και αξιολόγησε τα αποτελέσµατα. 6 3
Ι. Γιατί και πώς προγραµµατίζουν οι managers; Πλεονεκτήµατα του προγραµµατισµού: l Βελτιώνει την εστίαση και την ευελιξία. l Βελτιώνει τον προσανατολισµό στη δράση. l Βελτιώνει το συντονισµό. l Βελτιώνει τη διαχείριση του χρόνου. l Βελτιώνει τον έλεγχο. 7 Πλεονεκτήµατα-Αναγκαιότητα Προγραµµατισµού Από τον προγραµµατισµό εξαρτώνται οι υπόλοιπες δραστηριότητες - λειτουργίες της διοίκησης. Οργάνωση: κατανέµονται και αξιοποιούνται σωστά οι πόροι ώστε να ανταποκριθούµε µε επιτυχία στους στόχους µας Διεύθυνση Ηγεσία: καθοδηγούνται οι προσπάθειες του ανθρώπινου δυναµικού ώστε να διασφαλίζονται υψηλά επίπεδα επίτευξης καθηκόντων Έλεγχος: διευκολύνεται η παρακολούθηση της επίτευξης των καθηκόντων & αναλαµβάνονται οι αναγκαίες διορθωτικές δράσεις 8 4
Οι ρόλοι του προγραµµατισµού και του ελέγχου στη διοικητική διαδικασία. 9 Συµβουλές για προσωπική διαχείριση χρόνου: l ΘΕΣΕ προτεραιότητες στις δουλειές σου µε βάση το πόσο σηµαντικές ή επείγουσες είναι. l ΑΚΟΛΟΥΘΗΣΕ τις προτεραιότητές σου: ξεκίνα από τις πιο σηµαντικές και επείγουσες. l Πες «ΟΧΙ» σε αιτήµατα που σε αποσπούν από αυτό που θα έπρεπε πραγµατικά να κάνεις. l ΜΗΝ κολλάς σε λεπτοµέρειες που µπορούν να αντιµετωπιστούν αργότερα. l ΞΕΔΙΑΛΕΓΕ τα τηλεφωνήµατα, τα emails και τα αιτήµατα για συσκέψεις. l ΜΗΝ αφήνεις τους απρόσκλητους επισκέπτες ή τα άµεσα µηνύµατα να καταχρώνται το χρόνο σου. 10 5
ΙΙ. Τι είδη σχεδίων χρησιµοποιούν οι managers; 1. Βραχυπρόθεσµα και µακροπρόθεσµα σχέδια l Βραχυπρόθεσµα σχέδια = 1 έτος ή λιγότερο l Μεσοπρόθεσµα σχέδια = 1 έως 2 έτη l Μακροπρόθεσµα σχέδια = 3 έτη ή περισσότερο Ø Ø Οι άνθρωποι διαφέρουν ως προς την ικανότητά τους να χειρίζονται αποτελεσµατικά τα διαφορετικά χρονικά πλαίσια. Τα ανώτερα διοικητικά στελέχη εστιάζουν σε σχέδια µε µεγαλύτερους χρονικούς ορίζοντες. 11 ΙΙ. Τι είδη σχεδίων χρησιµοποιούν οι managers; 2. Στρατηγικά και λειτουργικά σχέδια l l Τα στρατηγικά σχέδια θέτουν ευρείες, πλήρεις και πιο µακροπρόθεσµες κατευθύνσεις δράσης για ολόκληρο τον οργανισµό. Τα λειτουργικά σχέδια προσδιορίζουν τι πρέπει να γίνει σε συγκεκριµένες καταστάσεις για να εφαρµοστούν τα στρατηγικά σχέδια, π.χ. Σχέδια παραγωγής Οικονοµικά σχέδια Σχέδια µάρκετινγκ 3. Πολιτικές και διαδικασίες l οδηγίες για την ανάληψη δράσης σε συγκεκριµένες καταστάσεις 12 6
ΙΙ. Τι είδη σχεδίων χρησιµοποιούν οι managers; Προϋπολογισµοί και χρονοδιαγράµµατα projects l Προγράµµατα-σχέδια µίας χρήσης Χρησιµοποιούνται µόνο για τις ανάγκες και τους στόχους µιας συγκεκριµένης κατάστασης σε συγκεκριµένη χρονική περίοδο. l Προϋπολογισµοί Σχέδια µίας χρήσης που δεσµεύουν πόρους σε δραστηριότητες, έργα ή προγράµµατα. Μπορούν να είναι σταθεροί (fixed), ευέλικτοι (flexible) ή µηδενικής βάσης (zero-based). l Projects Σύνθετα γεγονότα που συµβαίνουν µία φορά και έχουν σαφή έναρξη και τελικά σηµεία. Διαχείριση projects και χρονοδιαγράµµατα projects. 13 III. Ποια είναι τα χρήσιµα εργαλεία και οι χρήσιµες τεχνικές προγραµµατισµού; Ø Προβλέψεις l Εκτιµήσεις για το τι θα συµβεί στο µέλλον. l Στις ποιοτικές προβλέψεις χρησιµοποιούνται γνώµες ειδικών. l Στις ποσοτικές προβλέψεις χρησιµοποιούνται µαθηµατικά µοντέλα και στατιστικές αναλύσεις. l Όλες οι προοβλέψεις βασίζονται στην ανθρώπινη κρίση. l Ο προγραµµατισµός περιλαµβάνει αποφάσεις για τον τρόπο αντιµετώπισης των συνεπειών µιας πρόβλεψης. 14 7
III. Ποια είναι τα χρήσιµα εργαλεία και οι χρήσιµες τεχνικές προγραµµατισµού; Ø Προγραµµατισµός του απροόπτου (contingency planning) l Προσδιορίζει εναλλακτικές πορείες δράσης που µπορούν να εφαρµοστούν αν µεταβληθούν οι συνθήκες. l Τα σχέδια αντιµετώπισης του απροόπτου προβλέπουν τις µεταβαλλόµενες συνθήκες. l Τα σχέδια αντιµετώπισης του απροόπτου περιέχουν σηµεία πυροδότησης. 15 III. Ποια είναι τα χρήσιµα εργαλεία και οι χρήσιµες τεχνικές προγραµµατισµού; Ø Προγραµµατισµός µε χρήση σεναρίων (scenario planning) l Μακροπρόθεσµη εκδοχή του προγραµµατισµού του απροόπτου. l Προσδιορίζει εναλλακτικά µελλοντικά σενάρια. l Καταστρώνονται σχέδια για κάθε µελλοντικό σενάριο. l Αυξάνει την ευελιξία του οργανισµού και την προετοιµασία του για µελλοντικά σοκ. 16 8
III. Ποια είναι τα χρήσιµα εργαλεία και οι χρήσιµες τεχνικές προγραµµατισµού; Ø Συγκριτική προτυποποίηση (benchmarking) l Χρήση εξωτερικών συγκρίσεων για καλύτερη αξιολόγηση της τρέχουσας απόδοσης και προσδιορισµό πιθανών δράσεων για το µέλλον. l Υιοθέτηση των καλύτερων πρακτικών άλλων οργανισµών που επιτυγχάνουν ανώτερη απόδοση. Σύγκριση µε τον ανταγωνισµό (µε το Μ.Ο. ή µε τον καλύτερο του κλάδου) Ιστορική Σύγκριση 17 IV. Πώς µπορούν τα σχέδια να Ø Στόχοι της επιχείρησης είναι: Οι αντικειµενικοί σκοποί της οι επιδιώξεις της Το αποτέλεσµα που θέλει να επιτύχει η επιχείρηση Ø Οι στόχοι πρέπει να είναι (SMART): Specific - Συγκεκριµένοι Measurable - Μετρήσιµοι Achievable Ρεαλιστικοί Relative Σχετικοί Time-framed Χρονικά Περιορισµένοι 18 9
Γιατί χρειαζόµαστε στόχους? α. Καθορισµός προτύπων µέτρηση αποτελεσµάτων Αξιολόγηση είναι η σύγκριση του πραγµατικού αποτελέσµατος µε το πρότυπο που αναφέρει ο στόχος β. Δηµιουργία κινήτρων Όταν ένας στόχος έχει προσδιοριστεί µε σαφήνεια παρέχει µία βάση κινήτρων για: αύξηση της παραγωγικότητας επιτυχία των στόχων π.χ αύξηση πωλήσεων,µεριδίου αγοράς κ.λπ 19 Κατηγορίες Στόχων A.Παραγωγικοί Στόχοι Αναφέρονται στην βασική δραστηριότητα της επιχείρησης: Παραγωγή προϊόντων ή υπηρεσιών για την ικανοποίηση των καταναλωτών: εντοπισµός µιας συγκεκριµένης ανάγκης µερίδας της αγοράς παραγωγή του προϊόντος που ικανοποιεί αυτή την ανάγκη Ο στόχος µπορεί να έχει σχέση µε την αγορά (πελάτες) τους υπάρχοντες αγοραστές(π.χ. αύξηση της ικανοποίησης ή βελτίωση της ποικιλίας των παρεχόµενων υπηρεσιών) τη γεωγραφική εξάπλωση (π.χ. προσέλκυση Κινέζων τουριστών) επέκταση της επιχ/σης µε την προσθήκη νέας πτέρυγας 20 10
Κατηγορίες Στόχων B.Οικονοµικοί Στόχοι Αυτοί οι στόχοι συνυπάρχουν µε τους παραγωγικούς, αλλά είναι ποσοτικοποιηµένοι και αφορούν στην απόδοση της επιχείρησης Παραδείγµατα οικονοµικών στόχων: ü Αύξηση του τζίρου ή του περιθωρίου κέρδους κατά 20% σε 2 έτη ü Αύξηση της πληρότητας κατά 10% την επόµενη σεζόν ü Μείωση του κόστους παραγωγής στο εστιατόριο κατά 10% σε ένα έτος ü Αύξηση του µεριδίου αγοράς κατά 15% σε 3 έτη 21 Κατηγορίες Στόχων C. Κοινωνικοί Στόχοι Ø Έχουν έµµεση και όχι άµεση συσχέτιση µε βασικούς στόχους- επιδιώξεις της επιχείρησης. Ø Προκύπτουν από το ευρύτερο περιβάλλον και την κουλτούρα της κοινωνίας µέσα στην οποία λειτουργεί η επιχείρηση. Ø Παραδείγµατα κοινωνικών στόχων: ικανοποίηση των αναγκών του προσωπικού η βελτίωση των συνθηκών εργασίας υιοθέτηση µεθόδων παραγωγής φιλικών προς το περιβάλλον 22 11
Ένα δείγµα ιεραρχίας στόχων για τη διοίκηση ποιότητας σε µια εταιρεία παραγωγής. 23 IV. Πώς µπορούν τα σχέδια να Διοίκηση µε στόχους (MBO) l Δοµηµένη διαδικασία τακτικής επικοινωνίας. l Ο προϊστάµενος/ηγέτης οµάδας και οι εργαζόµενοι θέτουν από κοινού στόχους απόδοσης. l Ο προϊστάµενος/ηγέτης οµάδας και οι εργαζόµενοι επιθεωρούν από κοινού τα αποτελέσµατα. 24 12
IV. Πώς µπορούν τα σχέδια να n Φιλοσοφία αυτής της διοίκησης µε στόχους είναι να εισάγει όλα τα στελέχη στο συγκεκριµένο στόχο. n Μόλις ο στόχος γίνει κατανοητός από τα στελέχη και γενικά από τους εργαζοµένους, αυτοί θα προσπαθήσουν να τον πραγµατοποιήσουν. 25 IV. Πώς µπορούν τα σχέδια να Ø Η MBO περιλαµβάνει µια επίσηµη συµφώνία που προσδιορίζει... l τους στόχους απόδοσης των εργαζοµένων για ορισµένη χρονική περίοδο. l τα σχέδια µέσω των οποίων θα επιτευχθούν οι στόχοι. l τα πρότυπα µέτρησης της επίτευξής τους. l τις διαδικασίες για την ανάλυση των αποτελεσµάτων απόδοσης. 26 13
Η διοίκηση µε στόχους είναι ένα ολοκληρωµένο πλαίσιο προγραµµατισµού και ελέγχου. 27 IV. Πώς µπορούν τα σχέδια να Ø Διαδικασία διοίκησης µε στόχους: l Ο προϊστάµενος και οι εργαζόµενοι θέτουν από κοινού στόχους και πρότυπα και επιλέγουν δράσεις. l Οι εργαζόµενοι δρουν ατοµικά για να εκτελέσουν τα καθήκοντά τους και οι προϊστάµενοι δρουν ατοµικά για να τους παρέχουν την απαραίτητη υποστήριξη. l Ο προϊστάµενος και οι εργαζόµενοι επιθεωρούν από κοινού τα αποτελέσµατα, συζητούν τις επιπτώσεις και ανανεώνουν τον κύκλο της διοίκησης µε στόχους. 28 14
IV. Πώς µπορούν τα σχέδια να Ø Τι πρέπει να αποφεύγεται στην εφαρµογή της διοίκησης µε στόχους (ΜΒΟ) l l l l Σύνδεση της διοίκησης µε στόχους µε την αµοιβή Υπερβολική εστίαση της προσοχής σε στόχους που είναι εύκολο να προσδιοριστούν ποσοτικά Απαίτηση υπερβολικής γραφικής εργασίας Το να ανακοινώνουν απλά οι managers τους στόχους τους στους εργαζόµενους 29 IV. Πώς µπορούν τα σχέδια να Ø Πλεονεκτήµατα της διοίκησης µε στόχους l Επικεντρώνει τις προσπάθειες των εργαζοµένων στα σηµαντικότερα καθήκοντα και στόχους. l Επικεντρώνει τις προσπάθειες των προϊσταµένων σε σηµαντικούς τοµείς υποστήριξης. l Συµβάλλει στην οικοδόµηση σχέσεων. l Δίνει στους εργαζόµενους µια ευκαιρία να συµµετέχουν συστηµατικά και ουσιαστικά στη λήψη αποφάσεων. 30 15
IV. Πώς µπορούν τα σχέδια να ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ: Βελτίωση Επικοινωνίας Προϊσταµένου-Υφισταµένου Αποδοτικότερη/Αποτελεσµατικότερη επίτευξη στόχων Ανάπτυξη Υφισταµένων Απόδοση Εργαζοµένων Βελτίωση καµπύλης Μαθησιακής Εµπειρίας Βελτίωση κριτηρίων αξιολόγησης Βελτίωση διαδικασίας προγραµµατισµού 31 IV. Πώς µπορούν τα σχέδια να ΔΥΣΚΟΛΙΕΣ: Ελλιπής υποστήριξη από τη διοίκηση Ασαφής καθορισµός στόχων Απαιτείται ουσιασιτική καθοδήγηση Αδυναµία τροποποίησης στόχων Γραφειοκρατία Σπατάλη χρόνου Αµεροληψία? Σχέσεις Υφισταµένου/ Προϊσταµένου Αναγνώριση συµβολής 32 16
IV. Πώς µπορούν τα σχέδια να εφαρµοστούν καλά; Ø Συµµετοχή και ανάµιξη l l Ο συµµετοχικός προγραµµατισµός απαιτεί η διαδικασία προγραµµατισµού να περιλαµβάνει τους ανθρώπους που θα επηρεαστούν από τα σχέδια και/ή θα βοηθήσουν στην εφαρµογή τους. Οφέλη της συµµετοχής και ανάµιξης: Προάγει τη δηµιουργικότητα στον προγραµµατισµό. Αυξάνει τις διαθέσιµες πληροφορίες. Προάγει την κατανόηση, την αποδοχή και τη δέσµευση στο τελικό σχέδιο. 33 17