ΙΙΙ. Προγραμματισμός Η Διαδικασία του προγραμματισμού

Transcript

1 Η Διαδικασία του προγραμματισμού 79 Προγραμματισμόςείναι η διαδικασία καθορισμού στόχων και η επιλογή μιας μελλοντικής πορείας για την επίτευξη τους Ο προγραμματισμός γεφυρώνει το κενό ανάμεσα στην θέση που βρισκόμαστε τώρα και σε εκείνη που αποσκοπούμε να βρεθούμε μελλοντικά προγραμματισμός Παρούσα θέση Μελλοντική Επιθυμητή θέση Ασχολείταιμε την μελλοντική αποτελεσματικότητα των αποφάσεων που θα ληφθούν σήμερα. Φάσεις του Προγραμματισμού 80 ΤΕΙ Κρήτης 1

2 Φάσεις του Προγραμματισμού 81 Φάση 1η: Καθορισμός στόχων Οιστόχοιαποτελούντοσημείο εκκίνησηςαφούπαρέχουντηνκατεύθυνσηγια όλες τις δραστηριότητες της διοίκησης Αφετηρίατωνστόχωναποτελούνοιεκάστοτεπαρουσιαζόμενες ευκαιρίεςαπό το περιβάλλον Φάση 2η: Προτάσεις των διοικητικών στελεχών Ανάπτυξηπροτάσεωνγιατομελλοντικόπεριβάλλονυλοποίησηςτωνστόχων. Πρόβλεψη γεγονότων/ συνθηκών/ καταστάσεων που θα μπορούσαν να επηρεάσουν επίτευξης των στόχων. Φάσεις του Προγραμματισμού 82 Φάση 3η: Λήψη αποφάσεων Επιλογή της εναλλακτικής που θα συμβάλει καλύτερα στην επίτευξη των στόχων Ταστάδιαλήψηςαπόφασηςείναι: Προσδιορισμός ομάδας εναλλακτικών Ανάλυση Εναλλακτικών λύσεων Επιλογή Βέλτιστης εναλλακτικής Φάση 4η: Εφαρμογή του προγράμματος δράσης Πρωτοβουλία των διοικητικών στελεχών για την μετατροπή των προγραμμάτων σε δράση ΤΕΙ Κρήτης 2

3 Φάσεις του Προγραμματισμού 83 Φάση 5η: Αξιολόγηση του προγράμματος Ταπρογράμματακαιοιεφαρμογέςτουςπρέπει ναυποβάλλονταισεέλεγχο κατά την διάρκεια της υλοποίησης κατά την ολοκλήρωση τους Σύγκρισηπραγματικών/αναμενόμενωναποτελεσμάτων Βελτίωση αποτελεσματικότητας των προγραμμάτων που υλοποιούνται Επαναπληροφόρηση καλύτερη επεξεργασία μελλοντικών προγραμμάτων Αναγκαιότητα του Προγραμματισμού 84 Λόγοι για την αναγκαιότητα του προγραμματισμού Το δυναμικό περιβάλλον της επιχείρησης Η προσαρμογή στο δυναμικό περιβάλλον επιτυγχάνεται μόνο μέσω της δραστηριότητας του προγραμματισμού Ο αποτελεσματικός προγραμματισμός επιτρέπει στο διοικητικό στέλεχος να επηρεάζει το μέλλονκαιόχιαπλάνατοδέχεται. Η σύγχρονη παραγωγή είναι εντάσεως κεφαλαίου. Ητεχνολογικήπρόοδος Αλλαγήτηςσχέσηςμεταξύμεταβλητούκαισταθερούκόστους Αυτοματοποίηση Δέσμευσηκεφαλαίου Ησύγχρονη επιχείρησηέχειανάγκηαπόμακροχρόνιοκαισυστηματικόπρογραμματισμό ΤΕΙ Κρήτης 3

4 Αναγκαιότητα του Προγραμματισμού 85 Ο προγραμματισμός δείχνει την κατεύθυνση και παρέχει αίσθημα ευθύνης Σαφήςκαθορισμόςστόχων Βοηθά τα στελέχη να παίρνουν αποφάσεις στα πλαίσια μιας ευρύτερης προοπτικής Κάνειταδιοικητικάστελέχηνασυντονίζουντηςενέργειέςτους αποτελεσματικότερη εκτέλεση εργασιών Επίτευξηστόχων αίσθημα επιτυχίας, δημιουργίας, συντελεστών υλοποίησης στόχων (εργαζομένων) Από τον προγραμματισμό εξαρτώνται οι άλλες δραστηριότητες της διοίκησης. Οι στόχοι της επιχείρησης 86 Στόχοι της επιχείρησης είναι: Οιαντικειμενικοίσκοποίτης Τοαποτέλεσμαπουθέλειναεπιτύχειηεπιχείρηση Οι στόχοι παρέχουν: Προσανατολισμόστοεπιθυμητό αποτέλεσμα Προσανατολισμόγιαόλεςτιςδιοικητικές αποφάσεις Καθορισμόπροτύπωνγιατηναξιολόγησητωναποτελεσμάτων Ανυπαρξία στόχων ισοδυναμεί με λόγο μη ύπαρξης της επιχείρησης Ο προγραμματισμός αρχίζει με τον καθορισμό των στόχων. Συνήθως κατά την εξέταση των στόχων απαριθμούνται διάφορες ιδιότητες που επηρεάζουν και διαμορφώνουν το περιεχόμενο των στόχων ΤΕΙ Κρήτης 4

5 Ιδιότητες των στόχων 87 Σαφήνεια ωςπροςτο περιεχόμενο ωςπροςτηνχρονικήδιάρκεια η γραπτή διατύπωση βοηθά στην αποσαφήνισή τους και βοηθάτο προσωπικόως προς της επίτευξήτους Ρεαλισμός Οιστόχοι πρέπεινα μπορούν να επιτευχθούν με τα υπάρχοντα μέσα και το υπάρχον προσωπικό Ιεράρχηση ανάλογαμετηνσπουδαιότητα καθορισμόςσειράςπραγματοποίησης Συνέπεια συμφωνία με την αποστολή και τους γενικότερους στόχους της επιχείρησης και ποσοτικοποίηση!!!!!!! Πλεονεκτήματα των Στόχων 88 ΤΕΙ Κρήτης 5

6 Πλεονεκτήματα των Στόχων 89 Κατεύθυνση προσπαθειών Οι στόχοι με τον προσδιορισμό τους προσφέρουν σημείο αναφοράς προσανατολισμού της προσπάθειας διοίκησης και εργαζομένων Εξυπηρετούν επίσης τον συντονισμό των προσπαθειών προς ένα κοινό σκοπό Καθορίζουν περιορισμούς Οιστόχοικαθορίζουν τιπρέπειναγίνειαλλά καιτιδενπρέπειναγίνει Επικέντρωση προσπάθειας στο τι πρέπει να γίνει, αποφυγή ανάλωσης προσπάθειας στο τι δεν πρέπει πρέπει να γίνει Πηγή δικαιωμάτων από το περιβάλλον Οιστόχοιαιτιολογούντηνύπαρξητηςεπιχείρησης στους πελάτες τους εργαζόμενους στο κοινωνικό σύνολο Πλεονεκτήματα των Στόχων 90 Καθορισμός προτύπων Από την στιγμή πουοι στόχοι γίνουν συγκεκριμένοι παρέχονται και τα απαραίτητα πρότυπα μέτρησης των αποτελεσμάτων. Ταπρότυπα είναι3ειδών ιστορικά συγκριτικά βάσει υπολογισμού Ταπρότυπα μπορείναχαρακτηριστούν θετικά όταν δηλώνεται ακριβώς τι απαιτείται αρνητικά όταν δηλώνεται ακριβώς τι δεν απαιτείται μηδενικά όταν δηλώνεται πότε δεν θα γίνει τίποτα Αξιολόγησηείναιησύγκριση τουπραγματικούαποτελέσματος μετοπρότυποπουαναφέρει οστόχος Δημιουργία κινήτρων Ότανέναςστόχοςέχει προσδιοριστεί μεσαφήνεια παρέχει μίαβάση κινήτρων για αύξηση της παραγωγικότητας για την επιτυχία των στόχων π.χ αύξηση πωλήσεων,μεριδίου αγοράς κ.λπ ΤΕΙ Κρήτης 6

7 Είδη Στόχων 91 Παραγωγικοί Στόχοι ΤΑ ΚΥΡΙΟΤΕΡΑ ΕΙΔΗ ΣΤΟΧΩΝ Αναφέρονται στην βασική δραστηριότητα της επιχείρησης: Παραγωγή προϊόντων ή υπηρεσιών για την ικανοποίηση των καταναλωτών π.χ εντοπισμός μιας συγκεκριμένης ανάγκης μερίδας της αγοράς παραγωγή του προϊόντος που ικανοποιεί αυτή την ανάγκη Ο στόχοςμπορείνα αναφέρεται και στα προϊόντα της ίδιας σειράς ενίσχυση διαφοροποίηση κατάργηση Ο στόχοςμπορείνα έχεισχέσημετηναγορά τους υπάρχοντες αγοραστές τους πιθανούς το μερίδιο αγοράς την γεωγραφική εξάπλωση 92 Είδη Στόχων Οικονομικοί Στόχοι Αυτοίοιστόχοι συνυπάρχουν με τους παραγωγικούς αλλά είναι ανεξάρτητοι Έχουντηνβάσητουςστις οικονομικέςέννοιες οικονομικότητα, αναφέρονται στην οικονομική αρχή παραγωγικότητα, αναφέρονται στα ποσοτικά και τεχνικά επιτεύγματα αποδοτικότητα, αναφέρονται στο επιτυγχανόμενο λογιστικό αποτέλεσμα μεγιστοποίηση κερδών, αναφέρονται στην μεγιστοποίηση της διαφοράς ανάμεσα στα έσοδα και τα έξοδα ΤΕΙ Κρήτης 7

8 Είδη Στόχων 93 Κοινωνικοί Στόχοι Έχουν έμμεση και όχι άμεση συσχέτιση με βασικούς στόχους- επιδιώξεις της επιχείρησης. Προκύπτουν από το ευρύτερο περιβάλλον και την κουλτουρα της κοινωνίας μέσα στην οποία λειτουργεί η επιχείρηση. Κοινωνικοίστόχοιμπορείναείναι ικανοποίηση των αναγκών του προσωπικού η βελτίωση των συνθηκών εργασίας υιοθέτηση μεθόδων παραγωγής φιλικών προς το περιβάλλον Διοίκηση Βάσει Στόχων 94 H διοίκηση με βάση στόχους (Management by Objectives - ΔΒΣ) είναι ένα διοικητικό σύστημα πού έχει ως στόχο την βελτίωση της απόδοσης μιας επιχείρησης εναρμονίζοντας τους στρατηγικούς στόχους με τους επιμέρους επιχειρηματικούς στόχους κάθε διοικητικής ομάδας και εργαζομένου μέσα σε αυτή. Η ΔΒΣ βασίζεται σε δύο βασικές αρχές Η δέσμευση ανθρώπων για την επίτευξης ένος σκοπού τους κάνει να δουλεύουν για την επίτευξη του. Οι άνθρωποί που συμμετέχουν στον καθορισμό στόχων είναι διαθετιμένοι να κάνουν οτιδηπότε δυνατό για να τους πετύχουν. Αυτός που προΐσταται μιας διοικητικής ιεραρχίας θέτει για κάθε υφιστάμενό του σαφείς στόχους που πρέπει να επιτευχθούν. ΤΕΙ Κρήτης 8

9 Διοίκηση Βάσει Στόχων 95 Φιλοσοφία αυτής της προσέγγισης είναι να εισάγει όλα τα στελέχη στο συγκεκριμένο στόχο. Μόλιςο στόχοςγίνεικατανοητόςαπό τα στελέχηκαι γενικάαπό του εργαζομένους αυτοί θα προσπαθήσουν να τον πραγματοποιήσουν Διοίκηση Βάσει Στόχων 96 ΤΕΙ Κρήτης 9

10 Η διαδικασία της Διοίκησης Βάσει Στόχων 97 Στάδιο 1: Συζήτηση για τις απαιτήσεις της εργασίας Ενημέρωσητου υφισταμένουγιατουςστόχουςπουέχουντεθεί. Ανάθεσηστονυφιστάμενοσυγκεκριμένουτομέααπότονγενικόστόχο. Συζήτηση για τις απαιτήσεις της εργασίας του καλείται να εκτελέσει ο υφιστάμενος. Ευκαιρίαστονυφιστάμενονακατανοήσειτιςπροτεραιότητεςτουπροκειμένου να εκτελέσει το έργο που του έχει ανατεθεί. Προϊστάμενος στόχος είναι... Εσυ θα αναλάβεις... Οκ κατάλαβα υφιστάμενος Η διαδικασία της Διοίκησης Βάσει Στόχων 98 Στάδιο 2: Ανάπτυξη των ειδικών στόχου του υφισταμένου. Ο υφιστάμενοςαναπτύσειτουςδικούςτου ειδικούςστόχουςπροκειμένουνα εκτελέσει το έργο που του ανατέθηκε. Οιειδικοίστόχοι πρέπει να είναι σαφείς και σύντομοι κατορθωτοί μετρήσιμοι σύμφωνοι με τους γενικούς στόχους να έχουν συγκεκριμένο χρονικό ορίζοντα. Τικάνωτώρα? Κάτιπρέπει να σκεφτώ. Το βρήκα, για να πετύχω θα πρέπει να κάνω τα εξής... υφιστάμενος ΤΕΙ Κρήτης 10

11 Η διαδικασία της Διοίκησης Βάσει Στόχων 99 Στάδιο 3: Συζήτηση των ειδικών στόχων του υφισταμένου. Συζήτηση με τον προϊστάμενο για τους ειδικούς στόχους που έθεσε ο υφιστάμενος απόκοινούσυμφωνίαγιατουςειδικούςστόχους Έτσι ο υφιστάμενος γνωρίζει ξεκάθαρα ποίο είναι το έργο του και τις προτεραιότητες που πρέπει να θέσει. εντάξει προχώρα Για να πετύχω το στοχό που μου έθεσες πρέπει α) β) Προϊστάμενος υφιστάμενος Η διαδικασία της Διοίκησης Βάσει Στόχων 100 Στάδιο 4: Καθορισμός των προτύπων και σημείων ελέγχου Καθορίζονται τα πρότυπα και τα σημεία ελέγχου για την ολοκλήρωση του έργου που έχει ανατεθεί στον υφιστάμενο Προϊστάμενος υφιστάμενος ΤΕΙ Κρήτης 11

12 Η διαδικασία της Διοίκησης Βάσει Στόχων 101 Στάδιο 5: Αξιολόγηση των αποτελεσμάτων. Με την ολοκλήρωση του έργου γίνεται από κοινού η αξιολόγηση του έργου του υφιστάμενου Ηαξιολόγησηθαπρέπειναείναιαμερόληπτη Εάν τα αποτελέσματα είναι θετικά αναγνωρίζεται το έργο του υφισταμένου, π.χ bonus!!!!!???!?!??! Προϊστάμενος Γιατί δεν έγινε τίποτα απολύτως?# %*%&%$ υφιστάμενος Παράδειγμα Διοίκησης Βάσει Στόχων 102 Ας υποθέσουμε ότι εργάζεστε γενικός διευθυντής σε μια μεγάλη βιομηχανία τροφίμων. Υποθέτουμε ότι έχετε θέσει ως στόχο την αύξηση των πωλήσεων της βιομηχανίας κατά 15%. Πως θα μπορούσε να εφαρμοστεί η ΔΒΣ προς αυτή την κατεύθυνση? Κάθε τμήμα της επιχείρησης θα πρέπει να θέσεις υποστόχους που θα βοηθήσουν την επίτευξη το στρατηγικού στόχου. π.χ το τμήμα Μάρκετινγκ μπορεί να θέσει ως στόχο την αύξηση της αναγνωρισιμότητας των προϊόντων. Ως γενικός διευθυντής θα πρέπει να αξιολογήσετε τις προτάσεις των τμημάτων προσεχτικά. ΤΕΙ Κρήτης 12

13 Παράδειγμα Διοίκησης Βάσει Στόχων 103 Ωςγενικόςδιευθυντήςθα πρέπει να αξιολογήσετε τις προτάσεις των τμημάτων προσεχτικά. Ρωτήστεεάνοιστόχοι κάθετμήματος θα βοηθήσουν πραγματικά στην επίτευξη του στρατηγικού στόχου. Ρωτήστε πώς μπορεί να επιτευχθούν αυτοίοιυποστόχοι. π.χ ζήτηστεαπό τονυπεύθυνομια αναλυτική έκθεση για την σημαντικότητα της αναγνωρισιμότητας και τον τρόπο με τον οποίο θα κατορθώσει να επιτύχει τον στόχο του. Κάθευποστόχοςπρέπει να έχει ένα προκαθορισμένο πρόγραμμα που περιγράφει τις μεθόδους που θα χρησιμοποιηθούν για την επίτευξη και την αξιολόγηση του. Πλεονεκτήματα Διοίκησης Βάσει Στόχων 104 ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ: Βελτίωση Επικοινωνίας Προϊσταμένου-Υφισταμένου Αποδοτικότερη/Αποτελεσματικότερη επίτευξη στόχων Ανάπτυξη Υφισταμένων Απόδοση Εργαζομένων Βελτίωση καμπύλης Μαθησιακής Εμπειρίας Βελτίωση κριτηρίων αξιολόγησης Βελτίωση διαδικασίας προγραμματισμού ΤΕΙ Κρήτης 13

14 Μειονεκτήματα Διοίκησης Βάσει Στόχων 105 ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Ελλιπής υποστήριξη από Διοίκησης Ασαφής καθορισμός Στόχων Καθοδήγηση Αδυναμία τροποποίησης στόχων Γραφειοκρατία Σπατάλη χρόνου Αμεροληψία? Σχέσεις Υφισταμένου/ Προϊσταμένου Αναγνώριση συμβολής Τύποι προγραμμάτων 106 ΤΕΙ Κρήτης 14

15 Διάκριση ως προς την Έκταση 107 Τα στρατηγικά προγράμματα διαμορφώνουν τις μακροπρόθεσμες επιδιώξεις καθορίζουν τις διοικητικές αποφάσειςενέργειες καθορίζουν της πολιτικές δράσεις που διαμορφώνουν το μέλλον θέτουν τις βάσεις για τα λειτουργικά προγράμματα. Τα λειτουργικά προγράμματα αφορούνμιαλειτουργία προσδιορίζουν τον τρόπο και τις λεπτομέρειες υλοποίησης των συνολικών στόχων Διάκριση ως προς το Χρόνο 108 Τα μακροχρόνια προγράμματα Διάρκειαμεγαλύτερηαπό5χρόνια Τα βραχυχρόνια προγράμματα Μικρότερηδιάρκεια Υπάρχει στενή αλληλεξάρτηση μεταξύ τους Η χρονική διάρκεια των βραχυχρόνιων προγραμμάτων καθορίζεται από το στρατηγικό μακροχρόνιο πρόγραμμα της επιχείρησης Μικρή χρονική διάρκεια συγκεκριμένο, λεπτομερειακό πρόγραμμα Μεγάλη χρονική διάρκεια γενικό σκιώδες πρόγραμμα ΤΕΙ Κρήτης 15

16 Διάκριση ως προς την Ευκαμψία 109 Μηαναπροσαρμοζόμενα προγράμματα (άκαμπτα) O στόχοςείναι ξεκάθαρος Πρέπει να αναπροσαρμόζονται αφού ένα διοικητικό στέλεχος δεν μπορεί να προβλέψει κάθε λεπτομέρεια του σχεδίου Διάκριση ως προς την Ευκαμψία 110 Τα εύκαμπτα προγράμματα παρέχουντηνδυνατότητα αναπροσαρμογής ανάλογα με τις ανάγκες του περιβάλλοντος ΤΕΙ Κρήτης 16

17 Περιοριστικοί Παράγοντες 111 Ο τύπος του προγράμματος δεν τον υπαγορεύουν οι φορείς και τα στελέχη της αλλά εξαρτάται από τις συνθήκες κάτω από τις οποίες βρίσκεται μια επιχείρηση. Τα επίπεδο της οργάνωσης Υψηλόβαθμα στελέχη Μακροχρόνια Στρατηγικά Προγράμματα Χαμηλόβαθμα στελέχη Βραχυχρόνια Στρατηγικά Προγράμματα Το στάδιο του κύκλου ζωής που βρίσκεται η επιχείρηση. Τα στάδια είναι: της δημιουργίας της ανάπτυξης της ωριμότητας άκαμπτα προγράμματα, οι στόχοι είναι πλέον ξεκάθαροι Της Κάμψης Εύκαμπτα προγράμματα, προσπάθεια ανάκαμψης Περιοριστικοί Παράγοντες 112 Ο Βαθμός αβεβαιότητας του περιβάλλοντος Μεγάλος βαθμός αβεβαιότητας βραχυχρόνια εύκαμπτα προγράμματα Η διάρκεια των μελλοντικών υποχρεώσεων ΤΕΙ Κρήτης 17