Διαχείριση Έργων Πληροφορικής Εισαγωγικό εργαστήριο Ευαγγελία Μανιαδή 27 & 28 Φεβρουαρίου 2018
Μάθημα στο eclass Ονομασία: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ - ΕΑΡΙΝΟ 2018 Κωδικός Μαθήματος στο eclass: TP364 Υλικό μαθήματος για θεωρία και εργαστήριο, ανάρτηση εργασιών κτλ. Επικοινωνία: Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο emaniadi@staff.teicrete.gr Φυσική παρουσία (πάντα με διακριτικότητα!) - Εργαστήριο «Εφαρμοσμένης και Διαδραστικής Πληροφορικής» (διάδρομος ΠΚ5, πρώτη πόρτα αριστερά) 2
Γενικές παρατηρήσεις Τα mail σας θα πρέπει: Να έχουν θέμα. Να είναι ενυπόγραφα. Να μην είναι γραμμένα σε greeklish ή κεφαλαίους χαρακτήρες. Οι εργασίες σας θα πρέπει: Να είναι συντακτικά και γραμματικά ορθές. Να μην περιέχουν ορθογραφικά λάθη! Να είναι ευανάγνωστες (πχ χρησιμοποιείτε μικρές προτάσεις, οργανώστε το κείμενο σε παραγράφους, προσθέστε εικόνες & περιεχόμενα). 3
Project Συνεισφορά: 40% του τελικού βαθμού Κυρώσεις για εκπρόθεσμες παραδόσεις εργασιών (1 ημέρα -10%, 2 ημέρες -20%, 3 ημέρες -30%). Προ-απαιτούμενα: Να δημιουργήσετε ομάδες 2-4 ατόμων. Να δηλώσετε την ομάδα σας στο eclass. Εργαστήριο 1 (Τρίτη 12-2): Ομάδα 1-15 Εργαστήριο 2 (Τρίτη 2-4): Ομάδα 16-30 Εργαστήριο 3 (Τετάρτη 9-11): Ομάδα 31-45 Εργαστήριο 4 (Τετάρτη 11-1): Ομάδα 46-60 Περιγραφή: Κάθε ομάδα θα πρέπει να σκεφτεί ένα έργο από τον τομέα της Τεχνολογίας Πληροφοριών και Επικοινωνίας (ΤΠΕ) που επιθυμεί να υλοποιήσει (όχι να προγραμματίσει!), δηλαδή την ιδέα, το πρόβλημα. Ξεκινώντας από αυτή την ιδέα θα δούμε πως ορίζουμε το αντικείμενο, πως εφαρμόζουμε εργαλεία για να παρακολουθούμε το κόστος, την πορεία υλοποίησης κτλ. 4
Project Το ΤΠΕ έργο που θα επιλέξετε θα πρέπει: Να μην είναι ιδιαιτέρως «απλό», οπότε και δε θα είναι εύκολο να εφαρμοστούν οι τεχνικές διαχείρισης και παρακολούθησης. Αλλά όχι και ιδιαιτέρως πολύπλοκο, οπότε και δε θα είναι εύκολο να αναλυθεί. Θα ήταν επιθυμητό το έργο που θα επιλέξετε να ενοποιεί λογισμικό και υλικό μέρος. H σωστή επιλογή του έργου πληροφορικής θα επηρεάσει και την ποιότητα του project που θα παραδώσετε. Έξυπνα περιβάλλοντα διαβίωσης (Smart Cities) Based on ICT, IoT etc. Για την διαχείριση της κυκλοφορίας, θέσεων στάθμευσης κτλ https://apiumhub.com/tech-blog-barcelona/smart-city-projectsleaders-barcelona/ NSF 2011, Projects to aid persons with disabilities https://nsfpad.bme.uconn.edu/2011/national%20science%20found ATION,%202011,online.pdf 5
Τι ορίζουμε ως Έργο Είναι μια ομάδα μοναδικών, αλληλένδετων δραστηριοτήτων που προγραμματίζονται και εκτελούνται σε μια συγκεκριμένη σειρά για να δημιουργήσουν ένα μοναδικό προϊόν ή υπηρεσία μέσα σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, πεδίο εφαρμογής και προϋπολογισμό. Το Project Management Institute (US) έχει ορίσει ως ένα έργο «ένα συνδυασμό ανθρώπινων και μη-ανθρώπινων πόρων, που συγκεντρώνεται σε μια προσωρινή οργάνωση για την επίτευξη ενός ειδικού σκοπού». 6
Χαρακτηριστικά ενός Project Μοναδικό Ορισμένο Χρόνο Εγκεκριμένο Προϋπολογισμό Περιορισμένους Πόρους Στοιχείο Ρίσκου Θετικά Αποτελέσματα
Έργα Πληροφορικής Αποτυγχάνουν σε πολύ υψηλά ποσοστά (έως και πάνω από 60%). Τα περισσότερα (>80%) των έργων δεν ολοκληρώνονται εγκαίρως και εντός προϋπολογισμού. Πολλά εγκαταλείπονται μετά την ολοκλήρωση, ή δε χρησιμοποιούνται πλήρως, ή χρησιμοποιούνται με διαφορετικό τρόπο ή δεν αποδίδουν τα αναμενόμενα οφέλη. 8
Ποσοστά επιτυχίας έργων Πληροφορικής* 62% δεν ολοκληρώθηκαν σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα 49% υπερέβησαν τον προϋπολογισμό τους 47% είχαν υψηλότερο κόστος συντήρησης από ότι είχε προβλεφθεί 41% δεν οδήγησαν στα αναμενόμενα οφέλη (οικονομικά - επιχειρηματικά) 33% δεν απέδωσαν όπως αναμενόταν * Tata Consultancy 2007 9
Οι σημαντικότεροι λόγοι αποτυχίας Πολυπλοκότητα και εξάρτηση από την τεχνολογία Ασαφείς στόχοι ή στόχοι που μεταβάλλονται στην πορεία Μέγεθος απαιτούμενης αλλαγής Κριτήρια αξιολόγησης Αναποτελεσματική διαχείριση έργου Έλλειψη υποστήριξης από τη διοίκηση Κίνδυνοι εξωτερικής ανάθεσης (outsourcing) 10
Πώς αντιμετωπίζουμε τους κινδύνους αποτυχίας των έργων πληροφορικής; Με κατάλληλη & οργανωμένη διαχείριση έργων πληροφορικής! 11
Τι είναι Project Management Η τέχνη της διοίκησης έργων έως την επιτυχή τους ολοκλήρωση. Project Management: Τριπλοί Περιορισμοί Scope Quality Cost Time 12
Διοίκηση Έργων Περιορισμοί Στόχος (Scope) : ο σκοπός του έργου. Τι θα δημιουργήσει! Διάρκεια (Schedule) : ο διαθέσιμος χρόνος για την ολοκλήρωση όλων των ενεργειών Προϋπολογισμός (Budget) : το διαθέσιμο κεφάλαιο για την κάλυψη όλων των αναγκών του έργου Ποιότητα (Quality) : η κάλυψη των επιθυμιών των εμπλεκόμενων (Stakeholders) 13
Τι είναι Project Management (PM)? Η πρωταρχική πρόκληση της διοίκησης έργων είναι η ικανοποίηση όλων των στόχων του έργου τιμώντας του περιορισμούς που έχουν τεθεί για το έργο.
Q&A 15
Κύκλος ζωής ενός Έργου - Project Lifecycle Η αλληλουχία των φάσεων μέσω των οποίων ένα έργο» θα εξελιχθεί ονομάζεται «κύκλος ζωής του έργου».
Έναρξη Έργου Project Initiation Phase Φάση Έναρξης (Initiation Phase) Η φάση αυτή είναι η στιγμή κατά την οποία μία ιδέα εγκρίνεται και χρηματοδοτείται ώστε να γίνει έργο. Εμπεριέχει κάποιο σχεδιασμό και εκτιμήσεις. Oι κύριες ενέργειες σε αυτή τη φάση είναι: Η ιδέα του έργου (concept) Έγκριση της ιδέας Πρόταση έργου Έγκριση της Πρότασης Διαπραγματεύσεις Συμβόλαιο Έργου 24
Φάση έναρξης του Έργου Project Initiation Phase Identify the problem/need Establish Feasibility Preliminary budget Preliminary Schedule Risks Project Team Identify Alternatives Present Proposal What is needed? Feasibility Study 25
Μελέτη σκοπιμότητας Αρχικά για να καταρτίσουμε μια μελέτη σκοπιμότητας θα πρέπει: Να καθορίσουμε το πρόβλημα. Να προσδιορίσουμε τις εναλλακτικές λύσεις (λειτουργικά και τεχνικά) για την επίλυση του προβλήματος. Να προσδιορίσουμε τη σκοπιμότητα της κάθε λύσης. Να προτείνουμε μια λύση. Μια μελέτη σκοπιμότητας (feasibility study) είναι μια τεκμηριωμένη έκφραση των αποτελεσμάτων της έρευνας που έχει διεξαχθεί και ουσιαστικά προσδιορίζει εάν το έργο μπορεί να επιτευχθεί. 19
Μέχρι την επόμενη φορά 1. Ορίσετε τα μέλη της ομάδας σας στο eclass. 2. Σκεφτείτε ένα έργο ΤΠΕ που επιθυμείτε να υλοποιήσετε. 3. Δημιουργήστε μια σύντομη περιγραφή του έργου σας. 20
Q&A 21