Διαχείριση Έργων Πληροφορικής

Transcript

1 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής 2 ο Εργαστήριο: Μελέτη Σκοπιμότητας Ευαγγελία Μανιαδή Άννα Μαριδάκη 14 & 15 Μαρτίου 2017

2 Κύκλος ζωής ενός Έργου - Project Lifecycle Η αλληλουχία των φάσεων μέσω των οποίων ένα έργο» θα εξελιχθεί ονομάζεται «κύκλος ζωής του έργου».

3 Έναρξη Έργου Project Initiation Phase Φάση Έναρξης (Initiation Phase) Η φάση αυτή είναι η στιγμή κατά την οποία μία ιδέα εγκρίνεται και χρηματοδοτείται ώστε να γίνει έργο. Εμπεριέχει κάποιο σχεδιασμό και εκτιμήσεις. Oι κύριες ενέργειες σε αυτή τη φάση είναι: Η ιδέα του έργου (concept) Έγκριση της ιδέας Πρόταση έργου Έγκριση της Πρότασης Διαπραγματεύσεις Συμβόλαιο Έργου 3

4 Διαδικασία Προσδιορισμού Προβλήματος και Ανάλυσης Έργου Σχεδιασμού και Ανάπτυξης Πληροφοριακού Συστήματος 1. ΔΙΑΠΙΣΤΩΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ 2. ΠΡΟΔΙΑΓΝΩΣΤΙΚΗ ΜΕΛΕΤΗ ΧΡΕΙΑΖΕΤΑΙ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ; OXI ΤΕΡΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΡΓΟΥ ΝΑΙ 3. ΜΕΛΕΤΗ ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΑΣ 4. ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΕΡΓΟΥ ΜΕΧΡΙ ΚΑΙ ΤΟ ΓΕΝΙΚΟ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟ 8. ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ 6. ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΤΟΥ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ 5. ΛΕΠΤΟΜΕΡΗΣ ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΑΙ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ 7. ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΓΊΑ ΤΟΥ ΣΥΣΤΉΜΑΤΟΣ 9. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ 10. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ

5 ΠΡΟΔΙΑΓΝΩΣΤΙΚΗ ΜΕΛΕΤΗ

6 Αντικείμενο Προδιαγνωστικής Μελέτης Παροχή στη Διοίκηση και στους μελλοντικούς χρήστες του συστήματος μιας πολύ γενικής εικόνας του νέου συστήματος. Εκτίμηση για τη σκοπιμότητα της συνέχισης του έργου Ιδιαίτερα χρήσιμη στην περίπτωση μεγάλων έργων στα οποία απαιτείται σημαντική δαπάνη χρήματος και χρόνου για την εκτέλεση της μελέτης σκοπιμότητας που θα εξετασθεί παρακάτω. Απαντά στο ερώτημα «Είναι σκόπιμη η δαπάνη χρήματος, χρόνου και πόρων για την παραπάνω μελέτη ή και ανάπτυξη ενός νέου πληροφοριακού συστήματος;» Είναι σημαντική η απάντηση στο παραπάνω ερώτημα γιατί συνήθως η ανάπτυξη νέου πληροφοριακού συστήματος ξεκινά με ένα έγγραφο που δεν προσδιορίζει το πραγματικό πρόβλημα ή το προσδιορίζει ανεπαρκώς.

7 Γιατί γίνεται η Προδιαγνωστική Μελέτη Συνήθως στη φάση αυτή δεν έχει διασαφηνιστεί ποιος θα κάνει τη μελέτη σκοπιμότητας τι μέσα θα χρειαστούν για την ολοκλήρωσή της και ποια θα είναι τα χαρακτηριστικά στοιχεία κόστους της πιθανής λύσης Έτσι, η Διοίκηση χρειάζεται μια έκθεση που θα δείχνει ποιο θα είναι το περιεχόμενο, το κόστος και η διάρκεια της μελέτης σκοπιμότητας και θα κάνει προτάσεις σχετικά με το φορέα που θα την αναλάβει.

8 Ανάθεση Έργου Προδιαγνωστικής Μελέτης Εξωτερικοί Σύμβουλοι και Ειδικοί Στελέχη του Οργανισμού Μικτές Ομάδες

9 Προϊόν Προδιαγνωστικής Μελέτης Εισήγηση (με βάση τις αναμενόμενες ποσοτικές και ποιοτικές ωφέλειες του νέου συστήματος) Για την εκτέλεση του έργου ή και επομένως σύνταξη μιας Μελέτης Σκοπιμότητας και Ανάλυση των υπαρχουσών Διαδικασιών Για την εγκατάλειψή του

10 ΜΕΛΕΤΗ ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΑΣ

11 Εισαγωγικά Η συνέχιση του έργου εξαρτάται από το αποτέλεσμα της Προδιαγνωστικής μελέτης. Έτσι, πρέπει να προσδιοριστεί αν υπάρχουν δραστηριότητες που μπορούν είναι σκόπιμο, να αυτοματοποιηθούν. Όμως η τελική απόφαση για τον αναλυτικό σχεδιασμό και την κατασκευή ενός νέου αυτοματοποιημένου πληροφοριακού συστήματος θα βασιστεί σε αναλυτικά και τεκμηριωμένα στοιχεία, που θα παρουσιάζουν τα τεχνικά, οικονομικά και λειτουργικά χαρακτηριστικά του νέου συστήματος, καθώς και τα πλεονεκτήματά του (ποσοτικά και ποιοτικά) σε σύγκριση με το παλιό σύστημα Τα παραπάνω είνα ζητήματα στα οποία προσπαθεί να δώσει απαντήσεις η μελέτη σκοπιμότητας.

12 Στόχος μελέτης σκοπιμότητας 1. Να περιγράψει την υπάρχουσα κατάσταση και να εντοπίσει τα κύρια προβλήματα. 2. Να περιγράψει εναλλακτικές λύσεις (πληροφοριακά συστήματα) για τη στήριξη των λειτουργιών του Οργανισμού. 3. Για κάθε εναλλακτική λύση εκτιμάται: Προβλεπόμενος χρόνος και κόστος υλοποίησης Απαιτούμενα μέσα και προσωπικό (συνολική εκτίμηση κόστους) Προσδοκώμενα οφέλη Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας

13 Περιεχόμενα μελέτης σκοπιμότητας (1/2) 1. Περιγραφή της υπάρχουσας κατάστασης κύρια προβλήματα 2. Εναλλακτικές λύσεις προτεινόμενα Πληροφοριακά Συστήματα 3. Διαδικασίες Κύριες φάσεις Προτεραιότητες Υλοποίησης 4. Χρονοδιάγραμμα υλοποίησης 5. Απαιτούμενα μέσα (Υλικό, Λογισμικό, Στελέχωση, Εγκαταστάσεις, Αναλώσιμα, Εκπαίδευση)

14 Περιεχόμενα μελέτης σκοπιμότητας (2/2) 6. Προϋπολογισμός συνολικού κόστους των αναγκαίων μέσων και τα αναμενόμενα οφέλη. 7. Κίνδυνοι για πιθανή αποτυχία του Πληροφοριακού Συστήματος. 8. Δυνατότητες επέκτασης. 9. Συμβατότητα και επικοινωνίες με Υπάρχοντα Συστήματα. 10. Αναμενόμενη συμπεριφορά του νέου Συστήματος σύμφωνα με κάποιο φορτίο (εκτιμήσεις). Το ζητούμενο είναι όλα τα παραπάνω να εκφράζονται ποσοτικά

15 Q&A 15