ΕΛΕΓΦΟ ΕΜΠΟΡΕΤΜΑΣΨΝ ΣΕΦΝΙΚΟ ΜΑΓΕΙΡΙΚΗ ΣΕΦΝΗ ΑΡΦΙΜΑΓΕΙΡΑ (CHEF) 1
Oριςμόσ Προμόθειασ «Οι προμόθειεσ εύναι μια λειτουργύα που αφορϊ την ϋρευνα αγορϊσ, επιλογό, αγορϊ, παραλαβό, αποθόκευςη, και την τελικό χρηςιμοπούηςη των προώόντων, ςύμφωνα με την πολιτικό τησ διεύθυνςησ των τμημϊτων τησ επιχεύρηςησ». 2
Γενικϊ για τισ Προμόθειεσ Αποτελούν ϋναν πολύπλοκο, δύςκολο και επικύνδυνο τομϋα τησ διούκηςησ ενόσ ξενοδοχεύου Αποτελούν ςυνόθωσ το 10-15% των εξόδων μύασ οικονομικόσ μονϊδασ (εςτιατόριο ξενοδοχεύο κ.τ.λ.) και το 45 50% των εςόδων τησ χετύζονται ϊμεςα με την ικανοπούηςη των αναγκών του πελϊτη 3
Ο κύκλοσ των προμηθειών Έλεγχοσ Πολιτικό τησ επιχεύρηςησ Μενού (Ποιότητα Ποικιλύα Σροφύμων και Ποτών (Σ+Π) Πωλόςεισ Ανϊγκεσ ςε τρόφιμα και Ποτϊ Εξαγωγϋσ προσ τα τμόματα Καθοριςμόσ των ποςοτότων των προμηθειών Αγορϋσ Παραλαβό Αποθόκευςη 4 Επιλογό του προμηθευτό και τησ μεθόδου προμόθειασ
Επιςιτιςτικϊ Σμόματα Επιχεύρηςησ Σμόμα Προμηθειών Σμόμα Αγορών Σμόμα Παραλαβών Αποθηκευτικού Φώροι 5
Ιεραρχικό Διϊγραμμα Επιςιτιςτικών Σμημϊτων Επιχεύρηςησ Σμόμα Προμηθειών Σμόμα Αγορών Σμόμα Παραλαβών Αποθηκευτικού Φώροι 6
Οργϊνωςη του Σμόματοσ Προμηθειών ΠΡΟΩΠΙΚΟ ΣΟΤ ΣΜΗΜΑΣΟ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Μικρϋσ μονϊδεσ Chef, Barman, Διευθυντόσ Μεγϊλεσ μονϊδεσ Τπεύθυνοσ ό Διευθυντόσ προμηθειών (Supplies Manager) Yυπεύθυνοσ Αγορών (Purchase Manager) Τπεύθυνοσ παραλαβών (Receiving Manager) Τπεύθυνοσ αποθόκησ ό αποθηκϊριοσ (Storing Manager) Βοηθητικό προςωπικό τμόματοσ 7 προμηθειών
ΚΑΘΗΚΟΝΣΑ ΤΠΕΤΘΤΝΟΤ ΠΡΟΜΗΘΕΙΨΝ Εύναι υπεύθυνοσ για την αποτελεςματικό λειτουργύα και ϋλεγχο του τμόματοσ των αγορών, του τμόματοσ παραλαβόσ, και των αποθηκευτικών χώρων. Εύναι υπεύθυνοσ για την αγορϊ όλων των ειδών ςύμφωνα με τισ ανϊγκεσ τησ επιχεύρηςησ. Υροντύζει για την ςυνεχό προμόθεια όλων των ειδών ςτα τμόματα παραγωγόσ και κατανϊλωςησ. Εύναι υπεύθυνοσ για την εξεύρεςη των καλύτερων και φθηνότερων πηγών προμόθειασ. Διεξϊγει την ϋρευνα για νϋεσ αγορϋσ, προώόντα, ςυςκευαςύεσ, τϊςεισ τιμών, κλπ. Πρϋπει να εύναι ςυνϋχεια ενόμεροσ για την κατϊςταςη τησ αγορϊσ αναφορικϊ με τισ εξελύξεισ των τιμών, να αξιολογεύ νϋα προώόντα και ςυςκευαςύεσ, κλπ. Πρϋπει να ςυνεργϊζεται με τουσ υπεύθυνουσ των τμημϊτων παραγωγόσ για τον καθοριςμό προδιαγραφών αγορών, τον προγραμματιςμό των ποςοτότων για τα διϊφορα εύδη και τον καθοριςμό του ύψουσ του αποθϋματοσ κατϊ περύπτωςη. Εύναι υπεύθυνοσ για την ςυνεργαςύα με τα τμόματα ελϋγχου του λογιςτηρύου. Οφεύλει να τηρεύ αρχεύο προμηθευτών και να τουσ αξιολογεύ περιοδικϊ με προκαθοριςμϋνα, αντικειμενικϊ κριτόρια Εύναι υπεύθυνοσ για την καθημερινό ενημϋρωςη τησ διεύθυνςησ ςχετικϊ με τη λειτουργύα του τμόματοσ. 8
ΘΕΗ ΚΑΙ ΦΨΡΟΙ ΣΟΤ ΣΜΗΜΑΣΟ ΠΡΟΜΗΘΕΙΨΝ ΣΙ ΜΕΓΑΛΕ ΕΠΙΧΕΙΡΗΕΙ: Από πλευρϊσ οργϊνωςησ, το τμόμα προμηθειών ςε ξενοδοχεύα μεγϊλησ δυναμικότητασ χωρύζεται ςτα εξόσ υποτμόματα: Σμόμα αγορών (Purchase Department) Σμόμα παραλαβών (Receive Department). Αποθηκευτικού χώροι (Storing facilities). ΣΙ ΜΙΚΡΕ ΕΠΙΧΕΙΡΗΕΙ: Σμόμα Αποθόκησ 9
ΣΜΗΜΑ ΠΑΡΑΛΑΒΗ Για την επιτυχό λειτουργύα του τμόματοσ παραλαβών θα πρϋπει να εξαςφαλιςτούν, από το ςτϊδιο του ςχεδιαςμού τησ επιχεύρηςησ, οι παρακϊτω προώποθϋςεισ: Κατϊλληλη θϋςη. Η εγκατϊςταςη να βρύςκεται ςτο ιςόγειο και κοντϊ ςτουσ αποθηκευτικούσ χώρουσ και τουσ χώρουσ παραγωγόσ. Αν για οποιουςδόποτε λόγουσ το τμόμα παραλαβόσ εύναι μακριϊ από την αποθόκη, θα πρϋπει να προβλϋπονται αςανςϋρ ό μεταφορικϋσ ταινύεσ για την γρόγορη και αςφαλό μεταφορϊ των εμπορευμϊτων. Επϊρκεια χώρου με ςωςτό διαρρύθμιςη. Θα πρϋπει να εξαςφαλύζεται ϊνετοσ χώροσ που διευκολύνει το γρόγορο ξεφόρτωμα των εμπορευμϊτων, την ομαλό και γρόγορη διεξαγωγό τησ διαδικαςύασ τησ παραλαβόσ, και την εύκολη και αςφαλό διανομό των προώόντων ςτουσ αποθηκευτικούσ χώρουσ, ςτα ψυγεύα και ςτα τμόματα παραγωγόσ. Κατϊλληλοσ εξοπλιςμόσ. Ο βαςικόσ εξοπλιςμόσ του τμόματοσ παραλαβόσ περιλαμβϊνει ζυγαριϋσ ακριβεύασ, μεταφορικϊ και ανυψωτικϊ μηχανόματα (clarks), και οπωςδόποτε τα απαραύτητα εργαλεύα για το ϊνοιγμα κιβωτύων, παλετών, κλπ. προκειμϋνου να ελεγχθούν τα περιεχόμενα. 10
ΑΠΟΘΗΚΕΤΣΙΚΟΙ ΦΨΡΟΙ Εξύςου ςημαντικό για την επιτυχό λειτουργύα του τμόματοσ προμηθειών εύναι η οργϊνωςη των αποθηκευτικών χώρων τησ επιχεύρηςησ. Οι αποθηκευτικού χώροι, όπωσ και το τμόμα παραλαβών, θα πρϋπει να εξαςφαλύζουν: Κατϊλληλη θϋςη. Η επιλογό τησ θϋςησ των αποθηκευτικών χώρων πρϋπει να γύνεται με κριτόριο τη γειτνύαςό τουσ με το χώρο παραλαβόσ και τα τμόματα παραγωγόσ. Επϊρκεια του χώρου με ςωςτό διαρρύθμιςη. Σο μϋγεθοσ των αποθηκευτικών χώρων εξαρτϊται βαςικϊ από τη δυναμικότητα τησ επιχεύρηςησ, από τον αριθμό των επιςιτιςτικών τμημϊτων (αριθμό κουβϋρ) και από την κατηγορύα ςτην οπούα υπϊγεται. Αςφϊλεια. Η αςφϊλεια των αποθηκευτικών χώρων ϋχει επύςησ μεγϊλη ςημαςύα και θα πρϋπει από το ςτϊδιο τησ καταςκευόσ να μελετϊται η αςφϊλεια των πορτών, των παραθύρων, των κλειδαριών, των ψυκτικών θαλϊμων, κλπ. Κατϊλληλοσ εξοπλιςμόσ. Όλοι οι αποθηκευτικού χώροι πρϋπει να εύναι κατϊλληλα εξοπλιςμϋνοι ώςτε και οι ςτόχοι του τμόματοσ να επιτυγχϊνονται και το προςωπικό να διευκολύνεται ςτην αποθόκευςη, ϋλεγχο, παρακολούθηςη και διανομό των προμηθειών. 11
Καθόκοντα Τπευθύνου Παραλαβών Έλεγχοσ τησ ποιότητασ ποςότητασ τιμόσ όλων των προώόντων που ειςϋρχονται ςτην επιχεύρηςη Έλεγχοσ για ςφρϊγιςμα των τιμολογύων Σόρηςη όλων των απαραύτητων βιβλύων και εντύπων που ϋχει καθορύςει η επιχεύρηςη Αςφαλό και γρόγορη διανομό των προώόντων ςτουσ αποθηκευτικούσ χώρουσ Έγκαιρη διαβύβαςη των εντύπων και λοιπών ςτοιχεύων ςτα ενδιαφερόμενα τμόματα (λογιςτόριο, ϋλεγχοσ, αποθόκη) 12
Διατμηματικϋσ χϋςεισ των Προμηθειών Σα διϊφορα τμόματα τησ επιχεύρηςησ θα πρϋπει να ςυνεργϊζονται με τϋτοιο τρόπο ώςτε να επιτυγχϊνεται αποτελεςματικϊ η εκτϋλεςη των παρακϊτω εργαςιών: Ανϊλυςη όλων των ειδών των menu και καταλόγων φαγητού που χρηςιμοποιεύ η επιχεύρηςη Ποςοτικό πρόβλεψη δηλαδό τον προςδιοριςμό του όγκου των Σροφύμων και Ποτών (Σ+Π) με βϊςη διαφορετικϋσ τεχνικϋσ και μεθόδουσ Εξαγωγϋσ Σροφύμων και Ποτών προσ τα τμόματα παραγωγόσ και κατανϊλωςησ, ςύμφωνα με τισ αιτούμενεσ ποςότητεσ και ποιότητεσ, ανϊλογα με το ςκοπό χρηςιμοπούηςόσ τουσ 13
Γενικϋσ Αρχϋσ του Σμόματοσ Αγορϊσ Διαδικαςύα Ελϋγχου: Καθοριςμόσ προτύπων (Standards) Εκπαύδευςη του προςωπικού ώςτε να εύναι ςε θϋςη να εφαρμόζει τα πρότυπα ύγκριςη των αποτελεςμϊτων με τα καθοριςμϋνα πρότυπα Λόψη διορθωτικών μϋτρων όπου χρειϊζεται 14
Αρχό του Ελϋγχου Η ςυνεχόσ αγορϊ ικανοποιητικών ποςοτότων Σ+Π, ςύμφωνα με τισ ανϊγκεσ τησ επιχεύρηςησ, το καθϋνα από αυτϊ ςτην κατϊλληλη ποιότητα, ανϊλογα με τη χρόςη ςτην οπούα προορύζεται, ςτη πλϋον ςυμφϋρουςα τιμό. 15
Καθοριςμόσ Προτύπων Κϊθε Σμόμα Αγορών καθορύζει πρότυπα με βϊςη: Σην ποιότητα (ποιοτικϊ πρότυπα/quality standards) Σην ποςότητα (ποςοτικϊ πρότυπα/quantity standards) Σην τιμό (πρότυπα τιμών/price standards) 16
Ποιοτικϊ Πρότυπα (Quality Σα ποιοτικϊ πρότυπα προςαρμόζονται ςτισ ανϊγκεσ του κϊθε Επιςιτιςτικού Σμόματοσ, ανϊλογα με: Σύποσ και κατηγορύα Επιχεύρηςησ Ανταγωνιςμόσ Εδεςματολόγιο Σιμολογιακό Πολιτικό τησ επιχεύρηςησ Σο εύδοσ τησ πελατεύασ Δυνατότητεσ αποθόκευςησ Εξοπλιςμόσ Standards) Προςωπικό και εκπαύδευςη Δυνατότητα επιλογόσ διαφορετικών ποιοτότων 17
Καθοριςμόσ Ποςοτικών Προτύπων Σα Ποςοτικϊ Πρότυπα καθορύζονται ανϊλογα: Σην εμπειρύα του παρελθόντοσ (ιςτορικϊ ςτοιχεύα τιμών πωλόςεων κ.α.) Σην πρόβλεψη του όγκου των πωλόςεων Σο εύδοσ και την ποικιλύα των προςφερόμενων ειδών Σην απόδοςη των προώόντων Σισ πρότυπεσ ςυνταγϋσ και τισ πρότυπεσ μερύδεσ Σην διαθεςιμότητα των προώόντων Σην αποθηκευτικό αντοχό των προώόντων Σισ ευκαιρύεσ τησ αγορϊσ Σην γενικό κατϊςταςη τησ αγορϊσ Σην δυνατότητα πρόςβαςησ ςτισ τροφοδοτικϋσ πηγϋσ Σουσ περιοριςμούσ και την διαθεςιμότητα των αποθηκευτικών χώρων Σην επιθυμητό ςυχνότητα των παραγγελιών Σισ απαιτόςεισ των προμηθευτών Σο κατώτατο όριο ςτοκ Σο χρόνο παραλαβόσ των εμπορευμϊτων 18 Σην ταμειακό ρευςτότητα τησ επιχεύρηςησ
Καθοριςμόσ των επιπϋδων των τιμών Παρϊδειγμα: Η επιχεύρηςη «Χ» αγορϊζει 2.000 φιϊλεσ Scotch Whiskey με τιμό αγορϊσ 10 ευρώ η φιϊλη. Επομϋνωσ το ςυνολικό κόςτοσ θα εύναι 2.000 φιϊλεσ x 10 ευρώ = 20.000ευρώ Αν προμηθευτούμε τισ παραπϊνω φιϊλεσ ςε δύο παραγγελύεσ η τιμό διαμορφώνεται ωσ εξόσ: Α Παραγγελύα: 1000 x 12 = 12.000 ευρώ Β Παραγγελύα: 1000 x 14 = 14.000 ευρώ υνολικό κόςτοσ 12.000 + 14.000 = 26.000 ευρώ. Διαφορϊ Κόςτουσ 26.000ευρώ 20.000 ευρώ = 6.000 ευρώ 19
Καθοριςμόσ των επιπϋδων των Παρϊδειγμα (ςυνϋχεια): τιμών Αν αντύ να κϊνουμε την παραγγελύα μαζικϊ, προχωρόςουμε ςτην εκτϋλεςη τησ πρώτησ παραγγελύασ 1000 φιϊλεσ x 10 ευρώ = 10.000ευρώ Και ςτη ςυνϋχεια τοκύςουμε τα υπόλοιπα 10.000 ευρώ ςτη Σρϊπεζα για τϋςςερισ μόνεσ με επιτόκιο π.χ. 4% τον μόνα θα ϋχουμε: 10.000 ευρώ + [(10.000 ευρώ x 0,04) x 4μόνεσ]= 11.600 Άρα ϋςοδα από τόκουσ 11.600 10.000 = 1.600ευρώ 20
Καθοριςμόσ των επιπϋδων των τιμών Η επιχεύρηςη «Χ» αναζητεύ φθηνϊ αλλϊ και ποιοτικϊ προώόντα και απευθύνεται ςτον προμηθευτό τησ «Τ», ο οπούοσ προτεύνει: Προώόν Α: Κοτόπουλο Α ποιότητασ: 1600γρ. με 5 ευρώ το κιλό Προώόν Β: Κοτόπουλο Α ποιότητασ: 1300γρ. με 5,5 ευρώ το κιλό Η επιχεύρηςη επιθυμεύ κϊθε προώόν να χωρύζεται ςε 4 τεμϊχια Ποιο από τα δύο προώόντα θα επιλϋξει η «Χ»; 21
Καθοριςμόσ των επιπϋδων των τιμών Απϊντηςη: Αν και φαύνεται ςυμφϋρουςα η τιμό του Α προώόντοσ, η επιχεύρηςη επωφελεύται αν επιλϋξει το προώόν Β: Προώόν Α: 1,6 x 5 = 8ευρώ / 4 μερύδεσ = 2 ευρώ Προώόν Β: 1,3 x 5,5 = 7ευρώ/ 4 μερύδεσ = 1,75 ευρώ Άρα ανϊ τεμϊχιο κερδύζουμε 12,5% 22
Μϋθοδοι και Διαδικαςύεσ του Σμόματοσ Αγορών Προμόθεια Προώόντων για πρώτη φορϊ Επαναλαμβανόμενη διαδικαςύα προμόθειασ προώόντων 23
Προμόθεια Προώόντων για πρώτη φορϊ Η ανϊγκη για προμόθεια (αγορϊ) προώόντων που χρηςιμοποιούνται για πρώτη φορϊ παρουςιϊζεται όταν: Η επιςιτιςτικό μονϊδα ό κϊποιο τμόμα τησ λειτουργεύ για πρώτη φορϊ (π.χ. νϋο ξενοδοχεύο) Όταν η επιςιτιςτικό μονϊδα όδη λειτουργεύ, αλλϊ απαιτεύται η προμόθεια νϋων προώόντων Παρϊδειγμα: Αλλϊζει ο κατϊλογοσ του Σμόματοσ ό προςτύθεται ϋνα νϋο «πιϊτο» 24
Κύκλοσ Προμόθειασ Προώόντων για Πρώτη Υορϊ Καθοριςμόσ Ποιοτικών Ποςοτικών Αναγκών Παρϊδοςη ςτα Σμόματα Ανεύρεςη Πηγών και Σρόπων Προμόθειασ Αποθόκευςη Αγορϊ του Προώόντοσ Παραλαβό 25
Ο Κύκλοσ Προμόθειασ Νϋων Προώόντων Καθοριςμόσ Ποιοτικών Ποςοτικών αναγκών Ανϊλυςη των Menus και καταλόγων ύνταξη προδιαγραφών προώόντοσ Σεςτ Προώόντοσ Απόδοςη Προώόντοσ Καθοριςμόσ προτύπου ςυνταγών και μερύδων Ανεύρεςη Πηγών & Σρόπων Προμόθειασ Επιλογό Μεθόδου Επιλογό Προμηθευτό Διαπραγμϊτευςη και κλεύςιμο ςυμφωνύασ 26
Ο Κύκλοσ Προμόθειασ Νϋων Προώόντων Αγορϊ του Προώόντοσ Παραγγελύα Προώόντοσ Παρακολούθηςη Παραγγελύασ Παραλαβό Έλεγχοσ Ποιότητασ Ποςότητασ - Σιμόσ Γραφειοκρατικϋσ Διαδικαςύεσ Διανομό Προώόντων ςτισ Αποθόκεσ Αποθόκευςη Παρϊδοςη ςτα Σμόματα 27
Επαναλαμβανόμενη προμόθεια Προώόντοσ Η ανϊγκη για προμόθεια (αγορϋσ) προώόντων που ϋχουν χρηςιμοποιηθεύ μια ό περιςςότερεσ φορϋσ ςτο παρελθόν, παρουςιϊζεται όταν: Η επιςιτιςτικό μονϊδα ό κϊποιο τμόμα του βρύςκεται όδη ςε λειτουργύα Η επιςιτιςτικό μονϊδα επαναλειτουργεύ ϋπειτα από διακοπό λύγων μηνών (λόγο εποχικότητασ) 28
Κύκλοσ Επαναλαμβανόμενησ προμόθεια Προώόντοσ Παρϊδοςη ςτα Σμόματα Αύτηςη Προμόθειασ Αξιολόγηςη των Ιςτορικών τοιχεύων (για τον υπολογιςμό τησ ποςότητασ) Αποθόκευςη Έλεγχοσ των προδιαγραφών των προώόντων Παραλαβό Έλεγχοσ προηγούμενων αγορών ύδιων προώόντων Αγορϊ Προώόντοσ 29 Αξιολόγηςη του προμηθευτό και επιλογό από κατϊλογο προμηθευτών
Ανϊλυςη των εργαςιών για τον καθοριςμό των Ποιοτικών και Ποςοτικών Αναγκών ςε Σρόφιμα και Ποτϊ Ανϊλυςη των Menus και των Καταλόγων που καθορύζουν: Σα εύδη των πρώτων υλών που απαιτούνται Σισ ποςότητεσ κατϊ εύδοσ Η ανϊλυςη αυτό εξαρτϊται από το εύδοσ τησ πελατεύασ, τον ανταγωνιςμό, την κατηγορύα τησ επιςιτιςτικόσ μονϊδασ κ.α. Η ανϊλυςη αυτό γύνεται τόςο ποιοτικϊ, όςο και ποςοτικϊ 30
ύνταξη Προδιαγραφών Προώόντοσ Προδιαγραφό προώόντοσ εύναι η ακριβόσ περιγραφό τησ ποιότητασ, μεγϋθουσ, βϊρουσ και τιμόσ που απαιτεύται για ϋνα ςυγκεκριμϋνο προώόν, ώςτε να καλύψει ςυγκεκριμϋνεσ ανϊγκεσ τησ παραγωγόσ 31
ύνταξη Προδιαγραφών Προώόντοσ Οι προδιαγραφϋσ ποιότητασ καθορύζονται: Από την γενικότερη πολιτικό τησ επιχεύρηςησ Σισ ιδιαιτερότητεσ των προςφερόμενων εδεςμϊτων και ποτών Σισ τιμϋσ πώληςησ των προςφερόμενων ειδών Σα ποςοςτϊ απόδοςησ των προώόντων Σην οργϊνωςη και τον εξοπλιςμό τησ κουζύνασ Σισ δυνατότητεσ του προςωπικού Σισ δυνατότητεσ αποθόκευςησ Σησ επιθυμητόσ ποιότητασ που υπϊρχει ςτην αγορϊ 32
Πλεονεκτόματα Προδιαγραφών Προώόντων Καθορύζονται τα ποιοτικϊ και ποςοτικϊ πλαύςια των προώόντων, ώςτε το επύπεδο των πιϊτων ποιοτικϊ και ποςοτικϊ να εύναι ςταθερό Μειώνονται οι προςτριβϋσ με τουσ προμηθευτϋσ Μειώνεται ο χρόνοσ περιγραφόσ τησ ποιότητασ των προώόντων Επιτρϋπουν ανταγωνιςτικϋσ προςφορϋσ από ϊλλουσ προμηθευτϋσ Δύνουν λεπτομερεύσ οδηγύεσ ςτον υπεύθυνο των παραλαβών Διευκολύνουν την επικοινωνύα μεταξύ των τμημϊτων τησ επιχεύρηςησ Βοηθούν ςτην ςύγκριςη των προώόντων με τισ τιμϋσ που υπϊρχουν ςτην αγορϊ Βοηθούν ςτην παρακολούθηςη και ςταθεροπούηςη του κόςτουσ, εφόςον οι ποςότητεσ προώόντων παραμϋνουν ςταθερϋσ μϋςα ςτο χρόνο. 33
τοιχεύα Προδιαγραφόσ Προώόντοσ Σο ακριβϋσ όνομα του προώόντοσ Ποιότητα, τύποσ, μϋςοσ όροσ βϊρουσ και ϊλλεσ πληροφορύεσ που περιγρϊφουν την ποιότητα Μονϊδα μϋτρηςησ (τεμϊχια, κιλϊ, κιβώτια, των τόςων κιλών ό τεμαχύων) Ημερομηνύεσ λόξησ ό ςυγκεκριμϋνεσ οδηγύεσ Σα όρια τιμών μϋςα ςτα οπούα προτύθεται να αγορϊςει η επιχεύρηςη Οδηγύεσ προμόθειασ, παραλαβόσ, πληρωμόσ Φρόςη για την οπούα προορύζεται το προώόν 34
Σεςτ Προώόντοσ Σεςτ εύναι η δοκιμό ςτη πρϊξη των τεχνικών προδιαγραφών και τησ ποιότητασ ενόσ προώόντοσ 35
Διαδικαςύα Test Προώόντοσ Παρόντεσ εύναι μόνο οι υπεύθυνοι το τεςτ και το τεςτ γύνεται εκτόσ ωραρύου λειτουργύασ τησ κουζύνασ Οι προμηθευτϋσ δεν θα πρϋπει να γνωρύζουν ότι θα γύνει τεςτ ςτα προώόντα τουσ Οι υπεύθυνοι τεςτ δεν θα πρϋπει να γνωρύζουν ποιο δεύγμα για το τεςτ προϋρχεται από ποιον προμηθευτό 36
Διαδικαςύα Σεςτ Προώόντοσ Οι υπεύθυνοι του τεςτ καθορύζουν ποια θα εύναι τα κριτόρια αξιολόγηςησ του δεύγματοσ με ςειρϊ ςπουδαιότητασ, τα κριτόρια αυτϊ ενδϋχεται να εύναι: Γεύςη Σρυφερότητα Εμφϊνιςη Απόδοςη Φρόνοσ προετοιμαςύασ και παραςκευόσ Εργατικό κόςτοσ Ενϋργεια που καταναλώνεται για την παραςκευό του 37
Διαδικαςύα Σεςτ Προώόντοσ Διεξαγωγό του Σεςτ και βαθμολόγηςη των δειγμϊτων με βϊςη την αξιολόγηςη των κριτηρύων Με βϊςη την βαθμολογύα αποφαςύζεται ποιο εύναι το κατϊλληλο προώόν, καθώσ και το δεύτερο και τρύτο προώόν που επιλϋγονται ςαν εναλλακτικϊ του πρώτου (π.χ. ςε περιόδουσ ϋλλειψησ του πρώτου) 38
Απόδοςη προώόντοσ Απόδοςη εύναι ο υπολογιςμόσ του χρηςιμοποιούμενου μϋρουσ του προώόντοσ, μετϊ τη διαδικαςύα τησ προετοιμαςύα και ό του μαγειρϋματοσ. 39
Πλεονεκτόματα τησ Απόδοςησ Προςδιορύζουν το καταλληλότερο και ςυμφϋρον μϋγεθοσ/βϊροσ ςυςκευαςύα των προώόντων που αγορϊζει η επιχεύρηςη Βοηθούν ςτον προςδιοριςμό του ύψουσ των προμηθειών ςε ςυνδυαςμό με τισ προβλεπόμενεσ πωλόςεισ Βοηθούν ςτον καθοριςμό των προδιαγραφών προώόντων Βοηθούν ςτον καθοριςμό του ύψουσ του αποθϋματοσ Βοηθούν ςτην επιλογό του κατϊλληλου προμηθευτό Βοηθούν ςτην επιλογό τησ κατϊλληλησ τιμόσ Περιορύζουν την ςπατϊλη Βοηθούν ςτον υπολογιςμό του κόςτουσ των τροφύμων και ποτών 40
Απόδοςη Κρεϊτων Για να πραγματοποιηθεύ η δοκιμό (test) απόδοςησ του κρϋατοσ χρηςιμοποιούνται τα παρακϊτω κριτόρια: Σο δεύγμα ζυγύζεται και ςημειώνεται το βϊροσ του Καθαρύζεται, ζυγύζεται ξανϊ και ςημειώνεται το νϋο βϊροσ του Σοποθετεύται ςτο φούρνο και αφόνεται να ψηθεύ. Καταγρϊφεται η θερμοκραςύα του φούρνου και όταν ολοκληρωθεύ το ψόςιμο, καταγρϊφεται και η διϊρκεια ψηςύματοσ Μεριδοποιεύται και ξαναζυγύζεται για να υπολογιςτεύ η φύρα τησ μεριδοποιηςησ 41
Παρϊδειγμα Απόδοςησ Κρϋατοσ Πόςη απόδοςη ϋχει ϋνα κομμϊτι κρϋασ 15 κιλών; Διαιρούμε το τελικό βϊροσ δια του αρχικού και το αποτϋλεςμα πολλαπλαςιϊζουμε μετϊ επύ 100. Αρχικό βϊροσ: 15 κιλϊ Σελικό βϊροσ: 9 κύλα υνεπώσ 9/15 x 100 = 60, Άρα η απόδοςό του εύναι 60% Απώλεια κρϋατοσ εύναι 40% 42
Απόδοςη Κρϋατοσ ανϊ Κατηγορύα Βοοειδό Ποιότητα Ποςοςτό Απόδοςησ (περύπου) Πρώτη Ποιότητα 60-65% Δεύτερη Ποιότητα 53-60% Σρύτη Ποιότητα 45-53% 43
Απόδοςη Κρϋατοσ ανϊ Κατηγορύα Προβατοειδό Ποιότητα Ποςοςτό Απόδοςησ (περύπου) Πρώτη Ποιότητα 50-55% Δεύτερη Ποιότητα 45% Σρύτη Ποιότητα 35-40% 44
Απόδοςη Κρϋατοσ ανϊ Κατηγορύα Φοιρινϊ Ποιότητα Ποςοςτό Απόδοςησ (περύπου) Πρώτη Ποιότητα 72% Δεύτερη Ποιότητα 60-70% Σρύτη Ποιότητα 55-60% 45
Πρότυπεσ υνταγϋσ Πρότυπη ςυνταγό εύναι ϋνα γραμμϋνοσ τύπουσ που δύνει τισ ποςότητεσ κϊθε ςυςτατικού που χρειϊζεται ςτην Παραςκευό ςυγκεκριμϋνησ ποςότητασ και ποιότητασ φαγητού ό ποτού. Ο τύποσ αυτόσ περιγρϊφει επύςησ την μϋθοδο μαγειρϋματοσ του φαγητού και τον τρόπο παραςκευόσ και ςερβιρύςματοσ τουσ φαγητού 46
Πλεονεκτόματα Πρότυπων υνταγών Βοηθούν τον ακριβό προςδιοριςμό του κόςτουσ τροφύμων Τπολογύζονται επακριβώσ οι ποςότητεσ των μερύδων Βοηθούν ςτην ςύνθεςη των menus, καταλόγων ό μπουφϋ Εξαςφαλύζουν την αναμενόμενη απόδοςη Εξαςφαλύζουν ςταθερό ποιότητα, ποςότητα και γεύςη και εμφϊνιςη του φαγητού ό ποτού Απαιτεύ λιγότερη επύβλεψη και λιγότερη εργαςύα. 47
Πρότυπεσ Μερύδεσ Πρότυπη Μερύδα εύναι η προςδιοριςμϋνη ποςότητα ενόσ ςυγκεκριμϋνου εύδουσ φαγητού ό ποτού που διατύθεται προσ κατανϊλωςη Σο μϋγεθοσ τησ μερύδασ εξαρτϊται από τα παρακϊτω ςτοιχεύα: Σο εύδοσ, κατηγορύα και θϋςη τησ επιχεύρηςησ Σην ικανοπούηςη τησ πελατεύασ που εξυπηρετεύ η επιχεύρηςη Σο κόςτοσ των τροφύμων Σο επύπεδο του ανταγωνιςμού Σισ αγορανομικϋσ διατϊξεισ 48
Πλεονεκτόματα των πρότυπων μερύδων Εξαςφαλύζουν ςταθερό ποςότητα (βϊροσ μερύδασ) Βοηθούν ςτον ϋλεγχο του κόςτουσ Σ+Π Εξαςφαλύζουν την αναμενόμενη απόδοςη των προώόντων Βοηθούν ςτην ςύνταξη των πρότυπων ςυνταγών Βοηθούν ςτην απόδοςη των προώόντων Βοηθούν ςτον προςδιοριςμό του ύψουσ των προμηθειών Περιορύζουν τισ ςπατϊλεσ και τισ απώλειεσ των τμημϊτων 49
Ανεύρεςη πηγών και τρόπων προμόθειασ Η επιςιτιςτικό μονϊδα (εςτιατόριο, ξενοδοχεύο), μπορεύ να επιλϋξει τουσ κατϊλληλουσ προμηθευτϋσ τροφύμων και ποτών μϋςα από: Σην προηγούμενη εμπειρύα και το ιςτορικό αγορϊσ υςτϊςεισ από ςυναδϋλφουσ και καλό φόμη Ειδικευμϋνα περιοδικϊ τροφύμων και ποτών Ειδικευμϋνα περιοδικϊ επιχειρόςεων εςτύαςησ Πανελλαδικϊ και τοπικϊ Μϋςα Μαζικόσ Ενημϋρωςησ Εμπορικού οδηγού και τηλεφωνικού κατϊλογοι Επιςκϋψεισ αντιπροςώπων Εθνικϋσ και τοπικϋσ εκθϋςεισ Ενημερωτικϊ φυλλϊδια ό δεύγματα προώόντων 50
Επιλογό των προμηθευτών Ανϊλογα με την επιχεύρηςη του προμηθευτό Ανϊλογα με την ποςότητα και ποιότητα των προώόντων που διαθϋτει ο προμηθευτόσ Ανϊλογα με τον τιμοκατϊλογο των προώόντων που διαθϋτει Ανϊλογα με τουσ τρόπουσ διακανονιςμού του προμηθευτό Ανϊλογα με τουσ πελϊτεσ που εξυπηρετεύ ο προμηθευτόσ Ανϊλογα με τα δεύγματα των προώόντων που διαθϋτει ο προμηθευτόσ 51
Αξιολόγηςη Προμηθευτών Ανϊλογα με την ποιότητα των προώόντων (τεςτ/απόδοςη) Ανϊλογα με τισ τιμϋσ των προώόντων που παρϋχει ο προμηθευτόσ (ϋλεγχοσ τιμών) Ανϊλογα με τισ υπηρεςύεσ του προμηθευτό: υνολικό αξύα των αγορών Σα εύδη και αξύα τυχών επιςτροφών προσ τον προμηθευτό Σο ςύνολο των παραδόςεων του προμηθευτό προσ την επιχεύρηςη Σο ποςοςτό τυχών καθυςτερημϋνων παραδόςεων του προμηθευτό προσ την επιχεύρηςη 52
Μϋθοδοι Αγορϊσ Προώόντων Μειοδοτικόσ διαγωνιςμόσ (προςφορϋσ) ό αγορϋσ ςε κλειςτό (ςφραγιςμϋνο) φϊκελο προςφορών Αγορϋσ με ςυμβόλαιο Προμόθειεσ με προςφορϋσ ό ανταγωνιςτικό αγορϊ (ανοιχτϋσ προςφορϋσ) Αγορϋσ τοισ μετρητούσ (cash & carry) Μϋςω Μεςϊζοντα Αγορϋσ με ςυνεργαςύα Αγορϋσ μιασ πηγόσ 53
Aγορϋσ Προώόντων Διαπύςτωςη Αναγκών τησ Αγορϊσ Καθημερινϋσ Ανϊγκεσ του Σμόματοσ Περιοδικϋσ Ανϊγκεσ του Σμόματοσ Ανϊγκεσ Αποθόκησ Προςφορϊ του Προμηθευτό 54
Σρόποι Παραγγελύασ Προώόντοσ Σηλεφωνικϊ/Υαξ ό διαδικτυακϊ Με δελτύο Παραγγελύασ (ταχυδρομικϊ ό προςωπικϊ) 55
Αγορϋσ Προώόντων που δεν επιδϋχονται μακροχρόνια αποθόκευςη (π.χ. φρϋςκο γϊλα, τυροκομικϊ, ψωμύ, φρϋςκα λαχανικϊ, φρϋςκα ψϊρια κ.α.) Παραγγελύεσ με ημερόςια κατϊςταςη αναλωςύμων ό Market Quotation List ό Daily Μarket List Η ημερόςια κατϊςταςη αναλωςύμων εύναι ο καθημερινόσ ϋλεγχοσ που κϊνει ο ύδιοσ ο υπεύθυνοσ του επιςιτιςτικού τμόματοσ (chef, barman κτλ), για να διαπιςτώςει πια υλικϊ υπϊρχουν μϋςα ςτο μαγειρεύο ό bar, ϋτςι ώςτε όταν υπϊρχει ϋλλειψη ςε κϊποιο υλικό να εκτελεύ ϊμεςα την παραγγελύα του. Η λύςτα περιϋχει διϊφορα ςτοιχεύα του υλικού, την ποςότητα του, και τισ τιμϋσ του από τρεισ τουλϊχιςτον προμηθευτϋσ τουσ οπούουσ όδη ϋχει επιλϋξει η επιχεύρηςη. 56
Αγορϋσ προώόντων που επιδϋχονται μακροχρόνια αποθόκευςη (π.χ. όςπρια, κατεψυγμϋνα κρϋατα ό ψϊρια, ζυμαρικϊ, ρύζι, αλεύρι, αλϊτι, ζϊχαρη κονςϋρβεσ, καρυκεύματα κ.α.) Μϋθοδοσ Par stock To τμόμα διαθϋτει επαρκό αποθϋματα ςε υλικϊ τα οπούα αν πϋςουν κϊτω από ϋνα ςυγκεκριμϋνο όριο, αντικαθύςτανται με νϋεσ παραγγελύεσ. Σο όριο αποθϋματοσ ςε υλικό, λϋγεται αλλιώσ «απόθεμα αςφαλεύασ» ύμφωνα με το προςφερόμενο μενού Εύναι η ακριβόσ ποςότητα που διαθϋτει η επιχεύρηςη για ϋνα ςυγκεκριμϋνο γεύμα, χωρύσ να υπϊρχει απόθεμα αςφαλεύασ. Η επιχεύρηςη παραγγϋλνει μόνο ότι να εξυπηρετόςει τισ ανϊγκεσ τησ ςε μια δεδομϋνη χρονικό περύοδο. 57
Παραλαβό Προώόντων Διαδικαςύεσ Σμόματοσ Παραλαβόσ Επαλόθευςη τησ ποςότητασ, τησ ποιότητασ και τησ τιμόσ του παραγγελθϋντοσ προώόντοσ Έλεγχοσ και ςφρϊγιςμα τιμολογύων Καταχώρηςη των τιμολογύων ςτο ημερολόγιο παραλαβών υμπλόρωςη τησ καρτϋλασ κρϋατοσ Διανομό των παραληφθϋντων υλικών ςτα αρμόδια τμόματα 58
Αποθόκευςη Προώόντων Βαςικϋσ αιτύεσ φθορϊσ υλικού Ακατϊλληλεσ θερμοκραςύεσ τησ αποθόκησ Μεγϊλη περύοδοσ αποθόκευςησ Έλλειψη ςωςτού εξαεριςμού Αποτυχύα ςτον διαχωριςμό των εμπορευμϊτων Ανεπαρκόσ υγιεινό Καθυςτϋρηςη μεταξύ παραλαβόσ και αποθόκευςησ 59
Κανόνεσ καλόσ κατϊςταςησ αποθόκησ Χυγεύα ςε καλό κατϊςταςη λειτουργύασ Εξωτερικϊ θερμόμετρα και ενδεύξεισ ςτα ψυγεύα Οι μεγϊλοι καταψύκτεσ πρϋπει να ϋχουν ςύςτημα ςυναγερμού το οπούο να ενεργοποιεύται όταν η θερμοκραςύα ανεβαύνει πϊνω από -9 βαθμούσ κελςύου. Οι πόρτεσ των ψυγεύων θα πρϋπει να μϋνουν ανοικτϋσ τον ελϊχιςτο δυνατόν χρόνο Σα κιβώτια τοποθετούνται ςε ξύλινεσ παλϋτεσ ςτο πϊτωμα Σρόφιμα ςε γυϊλινεσ ςυςκευαςύεσ δεν θα πρϋπει να εκτύθενται ςτο ηλιακό φωσ Σα αναψυκτικϊ και οι μπύρεσ θα πρϋπει να αποθηκεύονται ξεχωριςτϊ ςε ειδικϋσ θερμοκραςύεσ 13 με 16 οc. Σα κόκκινα κραςιϊ και τα αλκοολούχα ποτϊ ςτουσ 13 οc. Σα λευκϊ κραςιϊ και ο αφρώδησ ούνοσ ςτουσ 10 oc. Όλα τα κραςιϊ τοποθετούνται ςε οριζόντια θϋςη και βρϋχεται ο φελόσ Σα υλικϊ ςυςκευαςύασ πρϋπει να αποθηκεύονται ςε ξεχωριςτούσ χώρουσ Γενικϊ τα εμπορεύματα δεν θα πρϋπει να τοποθετούνται ψηλϊ 60
Τλη και ερωτόςεισ εξεταςτικόσ Από διαφϊνεια 30 μϋχρι και τη διαφϊνεια 60 Καθοριςμόσ ποςοτικών ποιοτικών αναγκών (menu/test/απόδοςη) εξεύρεςη προμηθευτό Παραγγελύα και Αγορϊ του προώόντοσ Παραλαβό προώόντοσ Αποθόκευςη προώόντοσ 25 ερωτόςεισ πολλαπλόσ επιλογόσ ό ςωςτού/λϊθουσ 61