Σερλνινγηθό Δθπαηδεπηηθό Ίδξπκα Αλαηνιηθήο Μαθεδνλίαο θαη Θξάθεο ρνιή Σερλνινγηθώλ Δθαξκνγώλ Σκήκα Μεραληθώλ Πιεξνθνξηθήο Πηπρηαθή Δξγαζία Σίηινο: Γηαρείξηζε Απνζήθεο Ηκαηηζκνύ - Τιηθώλ Σσλ θνηηεηξηώλ : ΑΝΓΡΟΝΗΚΖ ΣΑΝΖ (Α.Μ.: 2593) Δπηβιέπσλ Καζεγήηξηα: ΑΗΚΑΣΔΡΗΝΖ ΜΖΣΑ ΥΡΗΣΗΝΑ ΒΑΡΡΑ (Α.Μ.: 2441). Καβάια 2014
Πξόινγνο Σα ηειεπηαία ρξόληα γίλεηαη νινέλα θαη πην έληνλε ζην ρώξν ηεο ειεθηξνληθήο δηαρείξηζεο ε αλάγθε αλαβάζκηζεο ηεο πνηόηεηαο ησλ πξνζθεξόκελσλ ππεξεζηώλ. Γηα ην ζθνπό απηό ζεκαληηθή βνήζεηα έξρνληαη λα πξνζθέξνπλ νη ηερλνινγίεο ησλ Βάζεσλ Γεδνκέλσλ. Έηζη, νινέλα θαη πεξηζζόηεξέο επηρεηξήζεηο θαη νξγαληζµνί πηνζεηνύλ ηέηνηα ζπζηήµαηα γηα ηελ ειεθηξνληθή δηαρείξηζε ησλ πιεξνθνξηώλ ηνπο. Μία ηέηνηα εθαξµνγή είλαη ην ύζηεµα ηαρείξηζεο ηεο Απνζήθεο Ηκαηηζκνύ - Τιηθώλ γηα ηελ Γ. Δ. Ζ. Α. Δ. / Γ/λζε Ληγληηηθνύ Κέληξνπ Γπηηθήο Μαθεδνλίαο/ Κιάδνο Οξπρείνπ. Ζ παξαπάλσ εθαξκνγή έξρεηαη λα πξνζθέξεη θαιύηεξε δηαρείξηζε ζηηο ρνξεγήζεηο ηκαηηζκνύ πιηθώλ ηεο απνζήθεο ηνπ Οξπρείνπ από ηνλ θιαζηθό αλαινγηθό ηξόπν πνπ κέρξη ηώξα γηλόηαλ ε δηαρείξηζή ηεο. 2
Δπραξηζηίεο Με ηε ιήμε απηνύ ηνπ αθαδεκατθνύ θύθινπ, ζεσξνύκε ρξένο µαο λα επραξηζηήζνπκε όινπο όζνπο ζηάζεθαλ ζην πιεπξό µαο θαη µαο ζηήξημαλ θαηά ηελ δηάξθεηα ηεο εθπόλεζεο ηεο πηπρηαθήο εξγαζίαο, αιιά θαη θαζ όιε ηε δηάξθεηα ησλ ζπνπδώλ καο. Πξώηα από όινπο νθείινπκε έλα κεγάιν επραξηζηώ ζηελ νηθνγέλεηα µαο, γηα ηελ ςπρνινγηθή, εζηθή θαη νηθνλνµηθή ζπκπαξάζηαζε πνπ καο παξείραλ όια απηά ηα ρξόληα. Θα ζέιακε επίζεο λα επραξηζηήζνπκε ηελ επηβιέπσλ θαζεγήηξηα θ. Μήηζα Αηθαηεξίλε γηα ηελ εκπηζηνζύλε θαη ηελ βνήζεηά ηεο, γηα ηελ εθπόλεζε απηήο ηεο εξγαζίαο. Σέινο έλα αθόκα επραξηζηώ ζηα µέιε ηεο εμεηαζηηθήο επηηξνπήο πνπ µαο έθαλαλ ηελ ηηκή λα αμηνινγήζνπλ ηελ πξνζπάζεηά µαο. 3
Πεξίιεςε Ζ πηπρηαθή εξγαζία απνζθνπεί ζηελ κειέηε, ζρεδίαζε θαη αλάπηπμε κηαο εθαξκνγήο (βάζεο δεδνκέλσλ) γηα ηελ επθνιόηεξε, γξεγνξόηεξε θαη αμηόπηζηε δηαρείξηζε ησλ πιηθώλ κηαο απνζήθεο. Σν ζύζηεκα πνπ αλαπηύρζεθε δίλεη ηε δπλαηόηεηα ζηνλ ρξήζηε λα πξαγκαηνπνηεί ρνξεγήζεηο πιηθώλ, λα ελεκεξώλεηαη γηα ην απόζεκα ηεο απνζήθεο, λα ηξνπνπνηεί, λα πξνζέηεη θαη λα δηαγξάθεη θαηεγνξίεο θαη είδε πιηθώλ θαη λα θάλεη αλαδεηήζεηο κε ηε ρξήζε θίιηξσλ.
Πεξηερόκελα Ππόλογορ... 2 Δςσαπιζηίερ... 3 Πεπίλητη... 5 1 Κεθάλαιο... 9 1. Δηζαγσγή... 9 1.3 θνπόο θαη ζηόρνη εξγαζίαο... 9 1.4 πλνπηηθή Πεξηγξαθή Γνκή ηεο Δξγαζίαο... 11 2 Κεθάλαιο - Μεθοδολογία... 12 2.1 Δηζαγσγή... 12 2.2 Σξόπνο ιεηηνπξγίαο ηεο απνζήθεο... 12 2.2.1 Τπάξρσλ θαζεζηώο... 13 2.2.2 Πξνηάζεηο... 14 3 Κεθάλαιο Γομέρ Γεδομένυν... 16 3.1 Δηζαγσγή... 16 3.2 Γεδνκέλα... 16 3.3 πνπδαηόηεηα αιγνξίζκσλ... 17 3.4 Οη βαζηθέο ιεηηνπξγίεο (ή αιιηώο πξάμεηο) επί ησλ δνκώλ δεδνκέλσλ είλαη νη αθόινπζεο:... 18 3.5 Βάζεηο Γεδνκέλσλ... 19 3.5.1 Δηζαγσγή ζηηο Βάζεηο Γεδνκέλσλ... 19 3.5.2 Σα βαζηθά κεηνλεθηήκαηα ηεο απνζήθεπζεο θαη δηαρείξηζεο ησλ δεδνκέλσλ... 20 3.5.3 πζηήκαηα Βάζεσλ Γεδνκέλσλ... 21 3.5.4 Έλα ύζηεκα Βάζεο Γεδνκέλσλ απνηειείηαη από ηα εμήο:... 21 3.6 Αξρηηεθηνληθή πζηεκάησλ... 24 3.6.1 Μνληέιν Οληνηήησλ πζρεηίζεσλ Ο (Δ-R diagrams)... 25 3.6.2 Ζ αξρηηεθηνληθή ησλ ηξηώλ επηπέδσλ... 26 6
3.6.3 Αλεμαξηεζία δεδνκέλσλ... 27 3.6.4 Γηάγξακκα Οληνηήησλ-πζρεηίζεσλ... 28 3.6.5 Βήκαηα ζρεδηαζκνύ κηαο Δθαξκνγήο... 29 3.6.6 Μνληέιν Δ-R (Οληνηήησλ πζρεηίζεσλ)... 29 3.6.7 Γλσξίζκαηα-Κιεηδηά ελόο Σύπνπ Οληνηήησλ... 30 3.6.8 Σύπνη πζρεηίζεσλ... 31 3.6.9 ρεζηαθό Μνληέιν Γεδνκέλσλ... 33 3.6.9.1 Βαζηθέο Έλλνηεο... 35 3.6.9.2 Κιεηδηά ρέζεσλ... 36 3.6.9.4 Πεξηνξηζκνί Αθεξαηόηεηαο ρέζεσλ... 36 3.6.10 Μεηαηξνπή ηνπ Μνληέινπ Ο ζε ρεζηαθό... 38 4 Κεθάλαιο Access... 39 4.1 Διζαγυγή... 39 4.2 Χαπακηηπιζηικά ηηρ Microsoft Access... 39 4.3 Πίνακερ (Tables) :... 40 4.4 Φόπµερ (Forms) :... 41 4.5 Δπυηήµαηα (Queries) :... 41 4.6 Αναθοπέρ (Reports) :... 41 4.7 Μακποενηολέρ (Macros) :... 42 4.8 Λειηοςπγικέρ Μονάδερ (Modules) :... 42 4.9 Πεπιοπιζµοί ηηρ Βάζηρ εδοµένυν... 42 Σςμπεπάζμαηα... 44 Παπάπηημα Α - Δγσειπίδιο σπήζηρ (User manual)... 46 Α1. πλνπηηθή πεξηγξαθή... 46 Α2. Οδεγίεο εγθαηάζηαζεο εθαξκνγήο... 46 Α2.1 Πώο λα δεκηνπξγήζεηε εηθνλίδην (ζπληόκεπζε) ηεο εθαξκνγήο... 47 Α3. Πξόζβαζε ζηελ εθαξκνγή... 48 7
Α4. Κεληξηθή νζόλε - θεληξηθό κελνύ επηινγώλ ηεο εθαξκνγήο... 49 Α4.1 Ζ πεξηνρή 1 «ηαηηζηηθά ηνηρεία Δθηππώζεηο»... 50 Α4.2 Ζ πεξηνρή 2 «Υνξεγήζεηο Ηκαηηζκνύ Τιηθώλ»... 57 Α4.3 Ζ πεξηνρή 3 «Δπεμεξγαζία ηνηρείσλ»... 60 Α4.4 Ζ πεξηνρή 4 ζαο δίλεη πιεξνθνξίεο ζρεηηθά κε ην ππόινηπν ηεο απνζήθεο, ηα ζύλνια ησλ ρνξεγήζεσλ πνπ έρνπλ πξαγκαηνπνηεζεί κέρξη ζήκεξα, ην ειάρηζην όξην απνζέκαηνο πιηθώλ θαη ηηο ρνξεγήζεηο αλά κηζζσηό.... 67 Παπάπηημα Β - Λεξικό Γεδομένυν (data dictionary)... 72 Παπάπηημα Γ Απαιηήζειρ... 85 Παπάπηημα Γ Πποδιαγπαθέρ... 86 Γ.1 Λειηοςπγική ενόηηηα «Φόπμερ λειηοςπγίαρ»... 86 1. Φόπμα ζύνδεζηρ ζηην εθαπμογή... 86 2. Φόπμα κενηπικό μενού επιλογών... 86 3. Φόπμα σοπηγήζειρ... 86 4. Φόπμα επεξεπγαζία ζηοισείυν... 86 Παπάπηημα E - Πεπιγπαθέρ Πινάκυν και διαγπάμμαηα ΜΟΣ... 87 Αναθοπέρ... 101 Βιβλιογπαθία... 103 8
1 Κεθάιαην 1. Δηζαγσγή Έλα πιεξνθνξηαθό ζύζηεκα έρεη ζαλ ζηόρν λα παξέρεη πιεξνθνξίεο ζηα όξγαλα δηνίθεζεο, επεμεξγαδόκελν δηάθνξα δεδνκέλα, µε ζθνπό λα ππνζηεξίδεη δηνηθεηηθέο πξάμεηο θαη απνθάζεηο γηα ηελ απνηειεζκαηηθόηεξε άζθεζε ησλ θαζεθόλησλ ηνπο. Μηα από ηηο πην ζεκαληηθέο εθαξκνγέο ησλ ειεθηξνληθώλ ππνινγηζηώλ είλαη ε ρξήζε ηνπο ζην ρώξν ησλ επηρεηξήζεσλ. Ζ κεραλνγξάθεζε ηνπ ηξόπνπ ιεηηνπξγίαο θαη ε απηνκαηνπνίεζε θάπνησλ ελεξγεηώλ θαζηζηά ρξνλνβόξεο δηαδηθαζίεο γξήγνξεο θαη απιέο. Ζ νξγάλσζε ησλ δεδνκέλσλ ε επεμεξγαζία θαη ε αλάθηεζε πιεξνθνξηώλ αλά πάζα ζηηγκή απαηηεί ηελ ρξήζε Βάζεσλ Γεδνκέλσλ. ηελ παξνύζα πηπρηαθή εξγαζία ζα αζρνιεζνύκε κε ηνλ ζρεδηαζκό θαη ηελ αλάπηπμε βάζεο δεδνκέλσλ γηα ηελ δηαρείξηζε ηεο απνζήθεο πιηθώλ. Δπίζεο, ζα αζρνιεζνύκε κε ηελ ρξήζε ησλ αληηθεηκέλσλ πνπ παξέρεη ην ζύζηεκα δηαρείξηζεο, γηα λα δεκηνπξγήζνπκε έλα θηιηθό πεξηβάιινλ ώζηε, ε δηαρείξηζε ησλ δεδνκέλσλ θαη ε αλάθηεζε ησλ πιεξνθνξηώλ από ηελ βάζε λα γίλεηαη από νπνηνδήπνηε ρξήζηε πνπ δελ είλαη γλώζηεο ηνπ αληηθεηκέλνπ. 1.3 θνπόο θαη ζηόρνη εξγαζίαο θνπόο ηεο πηπρηαθήο εξγαζίαο µαο είλαη ε εμνηθείσζε µε ηηο βάζεηο δεδνκέλσλ θαη ε απόθηεζε εκπεηξίαο ζηνλ ηνκέα απηό. Δπίζεο ε επέθηαζε θαη εκβάζπλζε πξνεγνπκέλσλ γλώζεσλ ζε γιώζζεο ζρεδίαζεο θαη πξνγξακκαηηζκνύ (π.ρ. Access, MySQL), θαη βνεζεηηθά εξγαιεία (π.ρ. MySQL Server, Notepad++, Command Prompt-DOS ησλ Windows ). ηόρνο ηεο πηπρηαθήο εξγαζίαο είλαη ε κειέηε, ε ζρεδίαζε θαη ε αλάπηπμε κηαο εθαξκνγήο Βάζεο Γεδνκέλσλ κέζσ ηεο νπνίαο νη ρξήζηεο ζα δηαρεηξίδνληαη ηα επηρεηξεζηαθά δεδνκέλα ηεο Απνζήθεο Ηκαηηζκνύ - Τιηθώλ, ζα αληινύλ ζρεηηθέο πιεξνθνξίεο θαη ζα πξνβαίλνπλ ζε ρνξεγήζεηο πιηθνύ. Ζ εθαξκνγή ζα είλαη πξνζπειάζηκε από ην ηνπηθό δίθηπν ηεο επηρείξεζεο. 9
Θα αθνινπζήζνπλ : Οξηζκόο ησλ απαηηήζεσλ ησλ δεδνκέλσλ θαη ησλ ιεηηνπξγηθώλ απαηηήζεσλ ηεο παξνύζαο εθαξκνγήο. Δλλνηνινγηθόο ζρεδηαζκόο ηεο Βάζεο Γεδνκέλσλ. Λνγηθόο ζρεδηαζκόο ηεο Βάζεο Γεδνκέλσλ. Φπζηθόο ζρεδηαζκόο ηεο Βάζεο Γεδνκέλσλ. ρεδηαζκόο ηεο εθαξκνγήο. Τινπνίεζε. Φόξησζε δεδνκέλσλ. Έιεγρνο ηνπ ινγηζκηθνύ ηεο εθαξκνγήο. Οη βαζηθόηεξεο ιεηηνπξγηθέο απαηηήζεηο ζα πεξηιακβάλνπλ : Γηαρείξηζε ησλ ζηνηρείσλ ησλ ρξεζηώλ ηεο εθαξκνγήο ( administrator/ ρξήζηεο ) θαη ησλ δηθαησκάησλ πξόζβαζήο ηνπο. Γηαρείξηζε ησλ ζηνηρείσλ ηνπ πξνζσπηθνύ ηεο επηρείξεζεο: Αξηζκόο Μεηξώνπ, Όλνκα, Δπίζεην, Σνκέαο, Δηδηθόηεηα, (εηζαγσγή / ηξνπνπνίεζε /δηαγξαθή) Γηαρείξηζε ησλ εηδώλ ηεο απνζήθεο, (εηζαγσγή / δηαγξαθή). Υνξεγήζεηο ηκαηηζκνύ κε δπλαηόηεηα εηζαγσγήο, ηξνπνπνίεζεο, δηαγξαθήο ησλ δηαθόξσλ εηδώλ ρνξήγεζεο. Γπλαηόηεηα εύξεζεο επηινγήο Μηζζσηνύ κε Αξηζκό κεηξώνπ ή Ολνκαηεπώλπκν. Έθζεζε ρνξήγεζεο ηκαηηζκνύ αλά είδνο, ηαμηλνκεκέλε κε εκεξνκελίεο θαη κε Αξηζκό Μεηξώνπ Πξνζσπηθνύ. Έθζεζε ρνξήγεζεο ηκαηηζκνύ αλά είδνο, ηαμηλνκεκέλε κε εκεξνκελίεο, αλά Σνκέα θαη νκάδα εξγαζίαο. Ολνκαζηηθή θαηάζηαζε κε ρνξεγήζεσλ. πλνιηθά ζηνηρεία κε ρνξεγήζεσλ αλά Σνκέα εξγαζίαο. Έθζεζε αλαιπηηθώλ πιεξνθνξηώλ ρνξεγήζεσλ αλά Σνκέα εξγαζίαο. πγθεληξσηηθά ζηνηρεία ρνξεγήζεσλ απνζήθεο ηκαηηζκνύ. Δλεκέξσζε απνζέκαηνο πιηθώλ απνζήθεο. 10
Αλάπηπμε δηαδηθαζηώλ επηθύξσζεο ησλ δεδνκέλσλ θαηαρώξηζεο από ην ρξήζηε θαη ρξήζε ησλ θαηάιιεισλ εξγαιείσλ γηα ηε δηαηήξεζε αθεξαηόηεηαο ησλ δεδνκέλσλ ηεο εθαξκνγήο. Γηα ηελ δεκηνπξγία-αλάπηπμε ηεο βάζεο ρξεζηκνπνηήζεθε ην ζύζηεκα δηαρείξηζεο βάζεσλ δεδνκέλσλ (ΓΒΓ) Microsoft ACCESS. Με ηελ ρξήζε ησλ αληηθεηκέλσλ πνπ παξέρεη ε ACCESS δεκηνπξγήζεθε έλα θηιηθό πεξηβάιινλ ώζηε ε δηαρείξηζε δεδνκέλσλ θαη ε αλάθηεζε πιεξνθνξηώλ κέζα από ηελ βάζε λα γίλεηαη από νπνηνδήπνηε ρξήζηε. Ζ ρξήζε ηνπ ζπζηήκαηνο γίλεηαη κέζα από κελνύ θαη ν ρξήζηεο δελ ρξεηάδεηαη λα δηαζέηεη γλώζεηο ζρεηηθέο κε ηελ ρξήζε ηεο ACCESS ή νηηδήπνηε από βάζεηο δεδνκέλσλ. 1.4 πλνπηηθή Πεξηγξαθή Γνκή ηεο Δξγαζίαο Ζ πηπρηαθή µαο εξγαζία ρσξίδεηαη ζε 4 θεθάιαηα µεηά ηελ εηζαγσγή. Σν δεύηεξν θεθάιαην αλαθέξεηαη ζηε κεζνδνινγία θαη ζην κέρξη ηώξα ηξόπν ιεηηνπξγίαο ηεο απνζήθεο. Σν ηξίην θεθάιαην επηθεληξώλεηε ζηελ ζεσξεηηθή αλάιπζε ησλ δνκώλ δεδνκέλσλ, εηζαγσγηθέο έλλνηεο ζηηο βάζεηο δεδνκέλσλ. ην ηέηαξην θεθάιαην γίλεηαη κηα ζπλνπηηθή πεξηγξαθή ηεο Access θαη ηα ζπκπεξάζκαηα ηεο πηπρηαθήο εξγαζίαο. Αθνινπζνύλ ηα παξαξηήκαηα: Σν παξάξηεκα Α είλαη ην εγρεηξίδην γηα ηνλ ρξήζηε (user manual). Σν παξάξηεκα Β πεξηέρεη ην ιεμηθό δεδνκέλσλ (data dictionary). Σν παξάξηεκα Γ πεξηέρεη ηηο απαηηήζεηο ηεο εθαξκνγήο. Σν παξάξηεκα Γ πεξηέρεη ηηο πξνδηαγξαθέο ησλ θνξκώλ. Σν παξάξηεκα Δ πεξηέρεη ηελ ηεθκεξίσζε πεξηγξαθέο πηλάθσλ θαη δηαγξάκκαηα ΜΟ. 11
2 Κεθάιαην - Μεζνδνινγία 2.1 Δηζαγσγή Γηα λα είλαη επηηπρέο έλα πιεξνθνξηαθό ζύζηεκα, ζα πξέπεη λα είλαη πξνζαξκνζκέλν ζηηο ζύγρξνλεο αλάγθεο, απαηηήζεηο, αιιά θαη πξνζδνθίεο ηνπ ηειηθνύ ρξήζηε. Απηό ζεκαίλεη όηη ην δεηνύκελν είλαη, ηη πξαγκαηηθά επηζπκεί ν ρξήζηεο, ηη αθξηβώο πεξηκέλεη από ην ζύζηεκα θαη πόζν θηιηθό είλαη απηό ζ απηόλ θαη θαηά πόζν ηθαλνπνηεί ηνπο ζθνπνύο γηα ηνπο νπνίνπο πινπνηήζεθε. Ζ δηαρείξηζε ησλ πιηθώλ εμεηάδεη ηε ξνή ησλ πιηθώλ κέζα ζηελ επηρείξεζε, απνηειείηαη από έλα δίθηπν δξαζηεξηνηήησλ πνπ ιακβάλεη, απνζεθεύεη, κεηαθέξεη θαη παξαδίδεη πιηθά. 2.2 Σξόπνο ιεηηνπξγίαο ηεο απνζήθεο ην πξώην ζηάδην γίλεηαη ε αλάιπζε ηνπ ηξέρνληνο ζπζηήκαηνο, όπνπ ζπιιέγνληαη πιεξνθνξίεο γηα ην πώο ιεηηνπξγεί ην ηξέρνλ ζύζηεκα δηαρείξηζεο ηεο απνζήθεο. Μπνξνύκε θαηά ηελ πιήξσζε απηνύ ηνπ ζηαδίνπ λα δνύκε ην πώο ιεηηνπξγεί, λα ην θαηαλνήζνπκε θαιύηεξα, λα εληνπίζνπκε κε απηόλ ηνλ ηξόπν ηα πξνβιήκαηα πνπ ην ραξαθηεξίδνπλ πξνθεηκέλνπ λα ιπζνύλ ζην επόκελν ζηάδην. ηηο επηρεηξήζεηο ζπζζσξεύνληαη ζπλήζσο κεγάιεο πνζόηεηεο ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο ηα νπνία κπνξνύλ λα δώζνπλ ζηνλ αλαιπηή κηα ζεκαληηθή εηθόλα ησλ εζσηεξηθώλ δηεξγαζηώλ ηεο επηρείξεζεο, βάζε ηα ζπκπεξάζκαηα απηήο ηεο αλάιπζεο ζα αλαπηπρζεί έλα πιεξνθνξηαθό ζύζηεκα, πνπ ζα επηιύεη απηά ηα πξνβιήκαηα, ζα απηνκαηνπνηεί ηηο δηαδηθαζίεο, ζα είλαη θηιηθό πξνο ην ρξήζηε θαη ζα θαζηζηά έηζη ηε δηαρείξηζε ησλ πιηθώλ ηεο απνζήθεο, πην γξήγνξε θαη πην απνδνηηθή. Καηά ηελ δηαδηθαζία ζπιινγήο ζηνηρείσλ γηα ηελ ιεηηνπξγία ηνπ ηξέρνληνο ζπζηήκαηνο, ρξεζηκνπνηνύληαη δηάθνξεο ηερληθέο, όπσο ε ιήςε ζπλεληεύμεσλ, θαη ε ζπκπιήξσζε εξσηεκαηνινγίσλ. Οη ζπλεληεύμεηο είλαη επίζεκεο ζπλαληήζεηο ζηηο νπνίεο ν αλαιπηήο ζπγθεληξώλεη πιεξνθνξίεο γηα ηηο ιεηηνπξγίεο πνπ ρξεζηκνπνηνύληαη ήδε ζηελ επηρείξεζε θαη ηηο απαηηήζεηο ησλ ελδηαθεξνκέλσλ γηα ην ζύζηεκα πνπ ζέινπλ λα ηα αληηθαηαζηήζεη. Οη 12
ζπλεληεύμεηο ηεο αλάιπζεο ζεσξνύληαη πην απνηειεζκαηηθέο. Έρνπλ άκεζε ζρέζε κε ηελ επηθνηλσλία. Απηό ζεκαίλεη όηη ν αλαιπηήο δίλεη ζην άηνκν πνπ ηνπ παξαρσξεί ηελ ζπλέληεπμε ηελ επθαηξία θαη ηελ ελζάξξπλζε λα εθθξάζεη ηα γεγνλόηα, ηηο γλώκεο θαη ηνπο θόβνπο ηνπ. Όηαλ δελ είλαη δπλαηόλ λα παξζνύλ ζπλεληεύμεηο είηε ιόγσ απόζηαζεο, είηε εμαηηίαο ηεο έιιεηςεο ρξόλνπ, ππάξρεη ε δπλαηόηεηα ρξήζεο εξσηεκαηνινγίσλ. ηελ πξνθεηκέλε πεξίπησζε ρξεζηκνπνηήζεθε ε ηερληθή ηεο ζπλέληεπμεο κε ζηειέρε ηεο επηρείξεζεο αιιά θαη κε ην πξνζσπηθό, ην νπνίν έρεη άκεζε ζρέζε κε ηε δηαρείξηζε ηεο απνζήθεο. Καηά ηε δηαδηθαζία απηή θαηαηέζεθαλ θαη θαηαγξάθεθαλ νη δηαδηθαζίεο πνπ ηεξνύληαη γηα ηηο ρνξεγήζεηο ηκαηηζκνύ - πιηθώλ, ηα πξνβιήκαηα θαη νη αδπλακίεο πνπ έρνπλ αλαθύςεη κε ηηο κέρξη ζήκεξα δηαδηθαζίεο ρνξήγεζεο, νη πξνηεηλόκελεο ιύζεηο νη απόςεηο ησλ άκεζα εκπιεθνκέλσλ ζηηο δηαδηθαζίεο ηεο απνζήθεο πιηθώλ. 2.2.1 Τπάξρσλ θαζεζηώο Οη πξνκήζεηεο πιηθώλ πξαγκαηνπνηνύληαη από ηελ θεληξηθή απνζήθε ηεο Κεληξηθήο Γηεύζπλζεο θαη έπεηηα νη Κιάδνη (νξπρεία ρώξνη εξγαζίαο), αηηνύληαη ζηελ θεληξηθή απνζήθε ηηο αλάγθεο πνπ έρνπλ πξνθύςεη ζε πιηθά θαη ηκαηηζκό. Μεηά ηελ παξαιαβή ησλ πιηθώλ πξέπεη λα γίλεη ε ρνξήγεζε ζηνπο άκεζα ελδηαθεξόκελνπο, πνπ είλαη ην πξνζσπηθό (νη κηζζσηνί) ηνπ νξπρείνπ. Μέρξη ζήκεξα νη ρξεώζεηο πιηθώλ θαηαγξάθνληαη ζε θαξηέιεο ρεηξόγξαθα ή ζε ινγηζηηθά θύιια Excel, ή πίλαθεο ηνπ Word. Απηή ε δηαδηθαζία είλαη ρξνλνβόξα, κε απνηειεζκαηηθή θαη κε αμηόπηζηε. Όηαλ ε Γηεύζπλζε δεηάεη ζηαηηζηηθά ζηνηρεία ζρεηηθά κε ηηο ρνξεγήζεηο πιηθώλ, δελ ππάξρεη ηαρύηεηα θαη αμηνπηζηία ησλ πιεξνθνξηώλ πνπ εμάγνληαη, δηόηη ε επεμεξγαζία ησλ δεδνκέλσλ πξέπεη λα γίλεη πνιιέο θνξέο θαη από δηαθνξεηηθέο εθαξκνγέο. Πνιινί εξγαδόκελνη δεηάλε ρνξεγήζεηο πιηθώλ ζπρλά ρσξίο λα δηθαηνύληαη θαη απηό δηόηη είλαη δύζθνινο ν έιεγρνο ηεο πξνεγνύκελεο ρνξήγεζεο. Σα πιηθά δελ είλαη νκαδνπνηεκέλα αλά θαηεγνξία είδνπο. 13
Ζ Γηεύζπλζε δελ γλσξίδεη επαθξηβώο ην ππόινηπν ηεο απνζήθεο θαη αθόκε ην ειάρηζην όξην πνπ πξέπεη λα ππάξρεη ζε θάζε είδνο ρνξήγεζεο. ήκεξα ε επηρείξεζε ρξεζηκνπνηεί εμεηδηθεπκέλα πξνγξάκκαηα θαη βάζεηο δεδνκέλσλ πνπ ζθνπό έρνπλ ηελ θαιύηεξε νξγάλσζε ηεο εηαηξίαο, κε απόιπηε κεραλνγξάθεζε γηα βειηηζηνπνίεζε ηνπ ειέγρνπ ηεο εηαηξίαο ρσξίο ρξνλνβόξεο θαη θνπηαζηηθέο δηαδηθαζίεο. Δλδεηθηηθά αλαθέξνληαη: ην πξόγξακκα κηζζνδνζίαο πξνζσπηθνύ «ΠΡΟΜΖΘΔΑ», ε ειεθηξνληθή δηαρείξηζε ηεο εζσηεξηθήο αιιεινγξαθίαο ηεο επηρείξεζεο «ΠΑΠΤΡΟ», απηνκαηνπνηεκέλν ζύζηεκα δηαρείξηζεο θαπζίκσλ Gas Station, δηαρείξηζε πιηθώλ θεληξηθήο απνζήθεο, θ.ι.π.. Παξόηη ππάξρεη εμεηδηθεπκέλν ινγηζκηθό γηα ην νπνίν θαιύπηεη πιήξσο ηηο πεξηζζόηεξεο δηεξγαζίεο ηεο επηρείξεζεο, ε δηαρείξηζε ηνπ ηκαηηζκνύ πιηθώλ δελ θαιύπηεηαη από ηηο παξαπάλσ εθαξκνγέο. ην παξειζόλ έγηλαλ πνιιέο πξνζπάζεηεο ιύζεο ηνπ πξνβιήκαηνο ρσξίο λα έρνπλ ην επηζπκεηό απνηέιεζκα. Σνύην δηόηη ν εθάζηνηε ππεύζπλνο γηα ηε δηαρείξηζε πιηθώλ ηεο απνζήθεο, αλάινγα κε ηηο γλώζεηο πνπ δηέζεηε, όπσο ρξήζε ινγηζηηθώλ θύιισλ - Excel, πίλαθεο ηνπ Word, πξνζπαζνύζε λα δώζεη ιύζε ζηνλ έιεγρν ηεο δηαρείξηζεο ηεο απνζήθεο. 2.2.2 Πξνηάζεηο Μεηά ηελ ζπλέληεπμε κε ηνπο άκεζα εκπιεθνκέλνπο ζηηο δηαδηθαζίεο ηεο απνζήθεο πιηθώλ, θαηαηέζεθαλ θαη θαηαγξάθεθαλ νη δηαδηθαζίεο πνπ ηεξνύληαη γηα ηηο ρνξεγήζεηο ηκαηηζκνύ - πιηθώλ, ηα πξνβιήκαηα θαη νη αδπλακίεο πνπ έρνπλ αλαθύςεη κε ηηο κέρξη ζήκεξα δηαδηθαζίεο ρνξήγεζεο. Παξαθάησ θαηαγξάθνληαη νη πξνηάζεηο γηα ηε ιύζε ηνπ πξνβιήκαηνο. Σν νξπρείν ρσξίδεηαη ζε ηνκείο, όπνπ ε νλνκαζία ηνπ ηνκέα ραξαθηεξίδεη ην ρώξν επζύλεο ηνπ. Γηα παξάδεηγκα ν Σνκέαο «Γηνηθεηηθή θαη Οηθνλνκηθή Τπνζηήξημε» παξέρεη ππεξεζίεο Γηνηθεηηθήο θαη Οηθνλνκηθήο κέξηκλαο ζηνπο κηζζσηνύο ηνπ Οξπρείνπ, όπσο: άδεηεο, αζζέλεηεο, κηζζνδνζία, κεηαζέζεηο, κεηαηάμεηο, πξνκήζεηεο, θ.ι.π. Απηόο ν ηνκέαο έρεη θαη ηελ δηθαηνδνζία ηεο δηαρείξηζεο ησλ πιηθώλ ηεο απνζήθεο. 14
Κάζε ηνκέαο πξέπεη λα έρεη νπνηαδήπνηε ζηηγκή ζειήζεη αλαιπηηθή θαηάζηαζε ησλ ρνξεγήζεσλ πνπ έρεη ρξεσζεί. Οκαδνπνίεζε πιηθώλ αλά θαηεγνξία είδνπο. Γηα παξάδεηγκα ζηελ θαηεγνξία είδνο «ΓΡΑΦΗΚΖ ΤΛΖ» αλήθνπλ πελήληα πέληε θσδηθνί πιηθώλ. Να εκθαλίδνληαη πνηα πιηθά είλαη θάησ ή ίζα κε ην όξην πνπ έρεη νξηζηεί. Καηά ηελ δηαδηθαζία ηεο ρνξήγεζεο λα εκθαλίδεηαη ην απόζεκα ηεο ζπγθεθξηκέλεο εγγξαθήο. Να ππάξρεη ε δπλαηόηεηα επεμεξγαζίαο ησλ πιηθώλ παξαιαβήο ηεο απνζήθεο, όπσο θαη δηνξζώζεηο ζηηο ρξεώζεηο θαη ζηα ζηνηρεία ηνπ πξνζσπηθνύ. Να ππάξρεη ε δπλαηόηεηα πξνζζήθεο λένπ πιηθνύ, όπσο θαη θαηεγνξία είδνπο. Να κελ κπνξεί πξαγκαηνπνηεζεί ρξέσζε πιηθώλ εάλ δελ ππάξρεη ζηελ απνζήθε. 15
3 Κεθάιαην Γνκέο Γεδνκέλσλ 3.1 Δηζαγσγή Δθηόο από ηνπο αιγνξίζκνπο, ζεκαληηθή έλλνηα γηα ηελ Πιεξνθνξηθή είλαη θαη ε έλλνηα ησλ "δεδνκέλσλ". Σα δεδνκέλα απνζεθεύνληαη ζηνλ ππνινγηζηή κε ηε βνήζεηα ησλ ιεγόκελσλ "δνκώλ δεδνκέλσλ". Θεσξώληαο ηνπο αιγόξηζκνπο θαη ηηο δνκέο δεδνκέλσλ κία αδηάζπαζηε ελόηεηα κπνξεί λα ιερζεί, όηη ε ελόηεηα απηή ηειηθά απνηειεί ηε βάζε ελόο πξνγξάκκαηνο, πνπ επηιύεη έλα πξόβιεκα. 3.2 Γεδνκέλα Σα δεδνκέλα (data) είλαη ε αθαηξεηηθή αλαπαξάζηαζε ηεο πξαγκαηηθόηεηαο θαη ζπλεπώο κία απινπνηεκέλε όςε ηεο. Γηα παξάδεηγκα, έζησ έλα αξρείν κηζζσηώλ κηαο επηρείξεζεο, ηα ρξήζηκα δεδνκέλα πνπ απνζεθεύνληαη είλαη ην νλνκαηεπώλπκν, ε ειηθία, ην θύιν, θιπ., όρη όκσο ην βάξνο, ην ύςνο θ.ι.π.. Σα δεδνκέλα, ινηπόλ, είλαη αθαηέξγαζηα γεγνλόηα, θαη θάζε θνξά ε επηινγή ηνπο εμαξηάηαη από ηνλ ηύπν ηνπ πξνβιήκαηνο. Ζ ζπιινγή ησλ αθαηέξγαζησλ δεδνκέλσλ θαη ν ζπζρεηηζκόο ηνπο δίλεη σο απνηέιεζκα ηελ πιεξνθνξία (information). Γελ είλαη εύθνιν λα δνζεί επαθξηβήο νξηζκόο ηεο έλλνηαο ηεο πιεξνθνξίαο, αιιά κπνξεί λα ζεσξεζεί όηη ν αιγόξηζκνο είλαη ην κέζν γηα ηελ παξαγσγή πιεξνθνξίαο από ηα δεδνκέλα. Με βάζε ηηο δεδνκέλεο πιεξνθνξίεο ιακβάλνληαη δηάθνξεο απνθάζεηο θαη γίλνληαη ελέξγεηεο. ηε ζπλέρεηα απηέο νη ελέξγεηεο παξάγνπλ λέα δεδνκέλα, λέεο πιεξνθνξίεο, λέεο απνθάζεηο, λέεο ελέξγεηεο θνθ. Ζ κέηξεζε, ε θσδηθνπνίεζε, ε κεηάδνζε ηεο πιεξνθνξίαο απνηειεί αληηθείκελν κειέηεο ελόο ηδηαίηεξνπ θιάδνπ, ηεο Θεσξίαο Πιεξνθνξηώλ (Information Theory), πνπ είλαη έλα ηδηαίηεξα ζεκαληηθό πεδίν ηεο Πιεξνθνξηθήο. Όπσο ε Πιεξνθνξηθή νξίδεηαη σο επηζηήκε ζε ζπλάξηεζε κε ηελ έλλνηα ηνπ αιγνξίζκνπ, θαηά ηνλ ίδην ηξόπν ε Πιεξνθνξηθή νξίδεηαη θαη ζε ζρέζε κε ηελ έλλνηα ησλ δεδνκέλσλ. Έηζη, Πιεξνθνξηθή ζεσξείηαη ε επηζηήκε πνπ κειεηά ηα δεδνκέλα από ηηο αθόινπζεο ζθνπηέο 16
Τιηθνύ. Σν πιηθό (hardware), δειαδή ε κεραλή, επηηξέπεη ζηα δεδνκέλα ελόο πξνγξάκκαηνο λα απνζεθεύνληαη ζηελ θύξηα κλήκε θαη ζηηο πεξηθεξεηαθέο ζπζθεπέο ηνπ ππνινγηζηή κε δηάθνξεο αλαπαξαζηάζεηο (representations). Σέηνηεο κνξθέο είλαη ε δπαδηθή, ν θώδηθαο ASCII, ν θώδηθαο EBCDIC, θ.ιπ. Γισζζώλ πξνγξακκαηηζκνύ. Οη γιώζζεο πξνγξακκαηηζκνύ πςεινύ επηπέδνπ (high level programming languages) επηηξέπνπλ ηε ρξήζε δηάθνξσλ ηύπσλ (types) κεηαβιεηώλ (variables) γηα λα πεξηγξάςνπλ έλα δεδνκέλν. Ο κεηαθξαζηήο θάζε γιώζζαο θξνληίδεη γηα ηελ απνδνηηθόηεξε κνξθή απνζήθεπζεο, από πιεπξάο πιηθνύ, θάζε κεηαβιεηήο ζηνλ ππνινγηζηή. Γνκώλ Γεδνκέλσλ. Γνκή δεδνκέλσλ (data structure) είλαη έλα ζύλνιν δεδνκέλσλ καδί κε έλα ζύλνιν επηηξεπηώλ ιεηηνπξγηώλ επί απηώλ. Γηα παξάδεηγκα, κία ηέηνηα δνκή είλαη ε εγγξαθή (record), πνπ κπνξεί λα πεξηγξάθεη έλα είδνο, έλα πξόζσπν θιπ. Ζ εγγξαθή απνηειείηαη από ηα πεδία (fields) πνπ απνζεθεύνπλ ραξαθηεξηζηηθά (attributes) δηαθνξεηηθνύ ηύπνπ, όπσο γηα παξάδεηγκα ν θσδηθόο, ε πεξηγξαθή θιπ. Άιιε κνξθή δνκήο δεδνκέλσλ είλαη ην αξρείν πνπ απνηειείηαη από έλα ζύλνιν εγγξαθώλ. Μία επηηξεπηή ιεηηνπξγία ζε έλα αξρείν είλαη ε ζεηξηαθή πξνζπέιαζε όισλ ησλ εγγξαθώλ ηνπ. Αλάιπζεο Γεδνκέλσλ. Σξόπνη θαηαγξαθήο θαη αιιεινζπζρέηηζεο ησλ δεδνκέλσλ κειεηώληαη έηζη ώζηε λα αλαπαξαζηαζεί ε γλώζε γηα πξαγκαηηθά γεγνλόηα. Οη ηερλνινγίεο ησλ Βάζεσλ Γεδνκέλσλ (Databases), ηεο Μνληεινπνίεζεο Γεδνκέλσλ (Data Modeling) θαη ηεο Αλαπαξάζηαζεο Γλώζεο (Knowledge Representation) αλήθνπλ ζε απηή ηε ζθνπηά κειέηεο ησλ δεδνκέλσλ. 3.3 πνπδαηόηεηα αιγνξίζκσλ Χο αιγόξηζκνο νξίδεηαη κηα πεπεξαζκέλε ζεηξά ελεξγεηώλ, απζηεξά θαζνξηζκέλσλ θαη εθηειέζηκσλ ζε πεπεξαζκέλν ρξόλν, πνπ ζηνρεύνπλ ζηελ επίιπζε ελόο πξνβιήκαηνο. Πην απιά αιγόξηζκν νλνκάδνπκε κία ζεηξά από 17
εληνιέο πνπ έρνπλ αξρή θαη ηέινο, είλαη ζαθείο θαη εθηειέζηκεο πνπ ζθνπό έρνπλ ηελ επίιπζε θάπνηνπ πξνβιήκαηνο. Σα δεδνκέλα ελόο πξνβιήκαηνο απνζεθεύνληαη ζηνλ ππνινγηζηή, είηε ζηελ θύξηα κλήκε ηνπ είηε ζηε δεπηεξεύνπζα κλήκε ηνπ. Ζ απνζήθεπζε απηή δελ γίλεηαη θαηά έλα ηπραίν ηξόπν αιιά ζπζηεκαηηθά, δειαδή ρξεζηκνπνηώληαο κία δνκή. Κάζε κνξθή δνκήο δεδνκέλσλ απνηειείηαη από έλα ζύλνιν θόκβσλ (nodes). 3.4 Οη βαζηθέο ιεηηνπξγίεο (ή αιιηώο πξάμεηο) επί ησλ δνκώλ δεδνκέλσλ είλαη νη αθόινπζεο: Πξνζπέιαζε (access), πξόζβαζε ζε έλα θόκβν κε ζθνπό λα εμεηαζζεί ή λα ηξνπνπνηεζεί ην πεξηερόκελό ηνπ. Δηζαγσγή (insertion), δειαδή ε πξνζζήθε λέσλ θόκβσλ ζε κία ππάξρνπζα δνκή. Γηαγξαθή (deletion), πνπ απνηειεί ην αληίζηξνθν ηεο εηζαγσγήο, δειαδή έλαο θόκβνο αθαηξείηαη από κία δνκή. Αλαδήηεζε (searching), θαηά ηελ νπνία πξνζπειαύλνληαη νη θόκβνη κηαο δνκήο, πξνθεηκέλνπ λα εληνπηζηνύλ έλαο ή πεξηζζόηεξνη πνπ έρνπλ κηα δεδνκέλε ηδηόηεηα. Σαμηλόκεζε (sorting), όπνπ νη θόκβνη κηαο δνκήο δηαηάζζνληαη θαηά αύμνπζα ή θζίλνπζα ζεηξά. Αληηγξαθή (copying), θαηά ηελ νπνία όινη νη θόκβνη ή κεξηθνί από ηνπο θόκβνπο κίαο δνκήο αληηγξάθνληαη ζε κία άιιε δνκή. πγρώλεπζε (merging), θαηά ηελ νπνία δύν ή πεξηζζόηεξεο δνκέο ζπλελώλνληαη ζε κία εληαία δνκή. Γηαρσξηζκόο (separation), πνπ απνηειεί ηελ αληίζηξνθε πξάμε ηεο ζπγρώλεπζεο. ηελ πξάμε ζπάληα ρξεζηκνπνηνύληαη θαη νη νθηώ ιεηηνπξγίεο γηα θάπνηα δνκή. πλεζέζηαηα παξαηεξείηαη ην θαηλόκελν κία δνκή δεδνκέλσλ λα είλαη απνδνηηθόηεξε από κία άιιε δνκή κε θξηηήξην θάπνηα ιεηηνπξγία, γηα παξάδεηγκα ηελ αλαδήηεζε, αιιά ιηγόηεξν απνδνηηθή γηα θάπνηα άιιε ιεηηνπξγία, γηα παξάδεηγκα ηελ εηζαγσγή. Απηέο νη παξαηεξήζεηο εμεγνύλ αθ' 18
ελόο ηελ ύπαξμε δηαθνξεηηθώλ δνκώλ, θαη αθ' εηέξνπ ηε ζπνπδαηόηεηα ηεο επηινγήο ηεο θαηάιιειεο δνκήο θάζε θνξά. Χζηόζν, ζην ζεκείν απηό ηνλίδεηαη όηη ππάξρεη κεγάιε εμάξηεζε κεηαμύ ηεο δνκήο δεδνκέλσλ θαη ηνπ αιγόξηζκνπ πνπ επεμεξγάδεηαη ηε δνκή. Μάιηζηα, ην πξόγξακκα πξέπεη λα ζεσξεί ηε δνκή δεδνκέλσλ θαη ηνλ αιγόξηζκν σο κία αδηάζπαζηε ελόηεηα. Ζ παξαηήξεζε απηή δηθαηνινγεί ηελ εμίζσζε πνπ δηαηππώζεθε ην 1976 από ηνλ Wirth (πνπ ζρεδίαζε θαη πινπνίεζε ηε γιώζζα Pascal) Αιγόξηζκνη + Γνκέο Γεδνκέλσλ = Πξνγξάκκαηα 3.5 Βάζεηο Γεδνκέλσλ 3.5.1 Δηζαγσγή ζηηο Βάζεηο Γεδνκέλσλ Σν βαζηθό ραξαθηεξηζηηθό ησλ ζύγρξνλσλ εθαξκνγώλ είλαη ε απαίηεζε γηα ηελ απνηειεζκαηηθή θαη απνδνηηθή δηαρείξηζε ηεο απνζεθεπκέλεο πιεξνθνξίαο. Αξρηθά, ε δηαρείξηζε ηεο πιεξνθνξίαο γηλόηαλ από ηηο ίδηεο ηηο εθαξκνγέο, ρξεζηκνπνηώληαο ην ζύζηεκα αξρείσλ (file system) ηνπ ιεηηνπξγηθνύ ζπζηήκαηνο, ελώ νη κέζνδνη επεμεξγαζίαο θαη αλάθηεζεο ησλ δεδνκέλσλ ήηαλ ελζσκαησκέλεο ζηνλ θώδηθα ηεο εθάζηνηε εθαξκνγήο. Ο ηξόπνο απηόο δηαρείξηζεο, αλ θαη δίλεη ζηνλ πξνγξακκαηηζηή ηελ επειημία λα πινπνηήζεη ηηο κεζόδνπο επεμεξγαζίαο πνπ απηόο επηζπκεί, σζηόζν δεκηνπξγεί πξνβιήκαηα θαζώο απμάλεηαη ν όγθνο ησλ δεδνκέλσλ θαη ε πνιππινθόηεηα ηεο πιεξνθνξίαο. Ο Ακεξηθαλόο επηζηήκνλαο ππνινγηζηώλ Σδηκ Γθξέτ (Jim Gray) έρεη γξάςεη γηα ηηο βάζεηο δεδνκέλσλ: «Όηαλ νη άλζξσπνη ρξεζηκνπνηνύλ ηηο ιέμεηο βάζη δεδομένφν, δηαηππώλνπλ ζηελ νπζία όηη ηα δεδνκέλα πξέπεη λα απηνπξνζδηνξίδνληαη θαη λα έρνπλ κηα ζρεκαηηθή δνκή. Απηό αθξηβώο πεξηγξάθνπλ νη ιέμεηο βάζη δεδομένφν» 19
δεδνκέλσλ 3.5.2 Σα βαζηθά κεηνλεθηήκαηα ηεο απνζήθεπζεο θαη δηαρείξηζεο ησλ Ζ δνκή ηνπ θάζε αξρείνπ θαζνξίδεηαη από ηελ ίδηα ηελ εθαξκνγή. Απηό έρεη σο απνηέιεζκα λα είλαη δύζθνιε ε αιιαγή ηεο δνκήο ελόο αξρείνπ. Πνιιέο θνξέο παξνπζηάδεηαη ε αλάγθε λα πξνζηεζεί έλα λέν ραξαθηεξηζηηθό ζηα δεδνκέλα. Δθ όζνλ ν ηξόπνο δεκηνπξγίαο ησλ αξρείσλ θαζνξίδεηαη από ηελ εθαξκνγή, ε κνξθνπνίεζε ησλ αξρείσλ εμαξηάηαη από ηελ εθάζηνηε γιώζζα πξνγξακκαηηζκνύ πνπ ρξεζηκνπνηεί ν πξνγξακκαηηζηήο (όπσο C, C++, Java, Visual Basic). Σν γεγνλόο απηό δεκηνπξγεί δπζθνιίεο όηαλ απαηηείηαη ε ρξήζε ησλ αξρείσλ από δηαθνξεηηθέο εθαξκνγέο ή όηαλ απαηηείηαη ε θαηαζθεπή ησλ αξρείσλ από δηαθνξεηηθνύο πξνγξακκαηηζηέο πνπ ρξεζηκνπνηνύλ δηαθνξεηηθέο γιώζζεο πξνγξακκαηηζκνύ ζε δηαθνξεηηθά ιεηηνπξγηθά ζπζηήκαηα (όπσο Linux, Windows, MacOS). Σν πξόβιεκα είλαη ηδηαίηεξα έληνλν όηαλ ηα δεδνκέλα απνζεθεύνληαη ζε δπαδηθή (binary) κνξθή θαη όρη ζε αιθαξηζκεηηθή (alphanumeric, text) κνξθή. ε πνιιέο πεξηπηώζεηο ε εθαξκνγή εμππεξεηεί πνιινύο ρξήζηεο ηαπηόρξνλα. Ζ δηαζθάιηζε ηεο πξνζηαζίαο θαη ηεο αθεξαηόηεηαο ησλ δεδνκέλσλ θαηά ηελ ηαπηόρξνλε αλαδήηεζε, εηζαγσγή θαη δηαγξαθή ζηνηρείσλ είλαη αξθεηά πεξίπινθε. Δπίζεο, ζε ζπγθεθξηκέλεο ιεηηνπξγίεο πξέπεη λα δηαζθαιίδεηαη ε αηνκηθόηεηα ηεο εθηέιεζεο. Με ηνλ όξν "αηνκηθόηεηα" ελλννύκε όηη έλα ζύλνιν ιεηηνπξγηώλ είηε ζα εθηειεζζεί ζπλνιηθά, είηε ζα απνξξηθζεί ζπλνιηθά. Δθ όζνλ ε ινγηθή ηεο αλαδήηεζεο ζηνηρείσλ από ηα αξρεία δεδνκέλσλ πινπνηείηαη ζηνλ θώδηθα ηεο εθαξκνγήο, νη δηαθνξεηηθνί ηύπνη εξσηεκάησλ πνπ κπνξεί λα δερζεί ε εθαξκνγή είλαη πεξηνξηζκέλνη θαη πξέπεη λα πινπνηεζνύλ εθ ησλ πξνηέξσλ. Απηό απνηειεί αξθεηά δεζκεπηηθό παξάγνληα ιακβάλνληαο ππόςε όηη είλαη ζρεδόλ αδύλαην λα πξνβιέςνπκε όια ηα δπλαηά εξσηήκαηα πνπ κπνξεί λα επηζπκεί λα ζέζεη έλαο ρξήζηεο. Ζ ππνζηήξημε λέσλ εξσηεκάησλ απαηηεί αιιαγή ζηνλ θώδηθα ηεο εθαξκνγήο, θάηη πνπ γεληθά δελ είλαη επηζπκεηό δηόηη νδεγεί ζε λέεο εθδόζεηο (versions) ηνπ ινγηζκηθνύ. 20
3.5.3 πζηήκαηα Βάζεσλ Γεδνκέλσλ Οη πεξηνξηζκνί πνπ αλαθέξζεθαλ νθείινληαη θπξίσο ζην όηη ε δηαρείξηζε ησλ δεδνκέλσλ είλαη ελζσκαησκέλε ζηνλ θώδηθα ηεο εθαξκνγήο, εηζάγνληαο ζεκαληηθέο δπζθνιίεο ζηελ επεμεξγαζία θαη ζηελ αιιαγή ηεο δνκήο ησλ δεδνκέλσλ. Ζ πξνζέγγηζε απηή δηαρσξίδεη ηα δεδνκέλα από ηηο κεζόδνπο επεμεξγαζίαο, πξνζθέξεη επειημία θαη επηπιένλ απνδεζκεύεη ηνλ πξνγξακκαηηζηή από ηελ αλάγθε ζπγρξνληζκνύ ησλ δεδνκέλσλ θαη ηελ πινπνίεζε ηεο ινγηθήο πξνζπέιαζεο ησλ δεδνκέλσλ. Ζ πξνζέγγηζε απηή ζηεξίδεηαη ζε έλα ύζηεκα Βάζεο Γεδνκέλσλ (database system) ην νπνίν αλαιακβάλεη απνθιεηζηηθά ηελ απνζήθεπζε, πξνζηαζία θαη επεμεξγαζία ησλ δεδνκέλσλ, παξέρνληαο εμειηγκέλνπο κεραληζκνύο πξόζβαζεο, δηθαησκάησλ θαη ελεκέξσζεο ησλ δεδνκέλσλ. 3.5.4 Έλα ύζηεκα Βάζεο Γεδνκέλσλ απνηειείηαη από ηα εμήο: Σε Βάζε Γεδνκέλσλ (database), ε νπνία απνηειεί κία ζπιινγή ζηνηρείσλ ζρεηηθώλ κεηαμύ ηνπο, πνπ είλαη δνκεκέλα θαη θαηαρσξηζκέλα κε θαηάιιειν ηξόπν, θαη Σν ύζηεκα Γηαρείξηζεο (ή Γηνίθεζεο) Βάζεο Γεδνκέλσλ (database management system), ην νπνίν είλαη έλα ινγηζκηθό ζύζηεκα πνπ πινπνηεί όιεο ηηο ιεηηνπξγίεο πνπ πξέπεη λα ππνζηεξηρζνύλ, όπσο αλαδήηεζε, εηζαγσγή δηαγξαθή, ζπγρξνληζκόο πξνζπειάζεσλ, πξνζηαζία θαη πνιιέο αθόκε νη νπνίεο ζα αλαιπζνύλ ζε επόκελα θεθάιαηα. εκεηώλεηαη όηη ην ύζηεκα Γηαρείξηζεο Βάζεο Γεδνκέλσλ (ΓΒΓ) είλαη ζε ζέζε λα δηαρεηξίδεηαη πνιιέο Βάζεηο Γεδνκέλσλ (ΒΓ) ηαπηόρξνλα, αλαιόγσο κε ηηο απαηηήζεηο ησλ ρξεζηώλ. 21
Πεξηγξαθή Γεδνκέλσλ. Σν πξώην βαζηθό πιενλέθηεκα είλαη όηη ην ύζηεκα ηεο Βάζεο Γεδνκέλσλ εθηόο από ηα δεδνκέλα πεξηέρεη θαη βνεζεηηθέο πιεξνθνξίεο γηα ηελ πεξηγξαθή ηνπο. Σν ραξαθηεξηζηηθό απηό επηηξέπεη ηε κεηαβνιή ηεο δνκήο θαη ηεο νξγάλσζεο ησλ δεδνκέλσλ ζύκθσλα κε ηηο απαηηήζεηο ησλ ρξεζηώλ. εκεηώλεηαη όηη ν πξνγξακκαηηζηήο δελ ρξεηάδεηαη λα παξέκβεη, δηόηη όινη νη κεραληζκνί δηαρείξηζεο ησλ δεδνκέλσλ είλαη πινπνηεκέλνη ζην ΓΒΓ, πνπ επεκβαίλεη απ επζείαο ζηελ απνζεθεπκέλε πιεξνθνξία. ηελ πινπνίεζε κε αξρεία, νη πιεξνθνξίεο γηα ηε δνκή θαη ηελ νξγάλσζε ησλ δεδνκέλσλ βξίζθνληαη ζηνλ θώδηθα ηεο εθαξκνγήο κε απνηέιεζκα ε αιιαγή ηνπο λα απαηηεί ζεκαληηθή εξγαζία από ηελ πιεπξά ηνπ πξνγξακκαηηζηή. Αλεμαξηεζία Γεδνκέλσλ θαη Λεηηνπξγηώλ. Σα δεδνκέλα δηαρσξίδνληαη από ηηο ιεηηνπξγίεο πνπ κπνξνύλ λα εθαξκνζζνύλ ζε απηά, ζε αληίζεζε κε ηελ πξνζέγγηζε ηεο πινπνίεζεο κε αξρεία. Έηζη πξνζθέξεηαη επειημία, δηόηη ε κεηαβνιή ηεο δνκήο ησλ δεδνκέλσλ δελ απαηηεί ηε κεηαβνιή ησλ πξνγξακκάησλ εθαξκνγήο. Δπίζεο, ε ππνζηήξημε λέσλ ιεηηνπξγηώλ επί ησλ δεδνκέλσλ πξαγκαηνπνηείηαη επθνιόηεξα, θαζώο επηβάιινληαη κόλν πξνζζήθεο ζηηο ήδε ππάξρνπζεο ιεηηνπξγίεο. Ο δηαρσξηζκόο κεηαμύ δεδνκέλσλ θαη ιεηηνπξγηώλ δηεπθνιύλεη, αθόκε, ηελ απνζήθεπζε ησλ δεδνκέλσλ ζε δηαθνξεηηθέο δηακνξθώζεηο (format) θαη δηαθνξεηηθά κέζα απνζήθεπζεο, ρσξίο λα απαηηείηαη αιιαγή ησλ πξνγξακκάησλ εθαξκνγήο. Δπηπιένλ, δηεπθνιύλεηαη ε αλάπηπμε εθαξκνγώλ ζε δηαθνξεηηθέο γιώζζεο πξνγξακκαηηζκνύ, θαζώο απηό επηηπγράλεηαη κέζσ ηνπ ΓΒΓ πνπ δηαρεηξίδεηαη όια ηα δεδνκέλα. Απελαληίαο, ζηελ πινπνίεζε κε αξρεία, κεηαβνιέο ζηνλ ηξόπν απνζήθεπζεο ησλ δεδνκέλσλ ζπλεπάγνληαη ηε κεηαβνιή ηνπ θώδηθα ηεο εθαξκνγήο. Απνδνηηθόηεξε Γηαρείξηζε Γεδνκέλσλ. Ζ πινπνίεζε όισλ ησλ ιεηηνπξγηώλ επί ησλ δεδνκέλσλ βξίζθεηαη κέζα ζην ΓΒΓ. Οη θαηαζθεπαζηέο ΓΒΓ θξνληίδνπλ ώζηε ν θώδηθαο λα είλαη όζν ην δπλαηόλ απνδνηηθόηεξνο θαη ε επεμεξγαζία ησλ εξσηεκάησλ λα γίλεηαη κε όζν πξαγκαηνπνηείηαη κε όζν δπλαηόλ θαιύηεξν ηξόπν. Δπνκέλσο, ν πξνγξακκαηηζηήο εθαξκνγώλ απνδεζκεύεηαη από ηε κειέηε, πινπνίεζε θαη εθαξκνγή απνδνηηθώλ αιγνξίζκσλ θαη κεζόδσλ πξνζπέιαζεο θαη επηθεληξώλεηαη ζηελ πινπνίεζε ιεηηνπξγηώλ πνπ αθνξνύλ κόλν ζηελ εθάζηνηε εθαξκνγή θαη όρη ζηα απνζεθεπκέλα δεδνκέλα. Ζ πξνζπέιαζε ησλ δεδνκέλσλ 22
θαη ε κεηαθνξά απηώλ ζην ρξήζηε ή ηελ εθαξκνγή είλαη αξκνδηόηεηα ηνπ ΓΒΓ. Πξνζηαζία Γεδνκέλσλ θαη Γηθαηώκαηα Υξεζηώλ. Σν ΓΒΓ πινπνηεί κεραληζκνύο πξνζηαζίαο δεδνκέλσλ κε ζηόρν ηελ απνθπγή δηαγξαθήο ή ελεκέξσζεο ησλ δεδνκέλσλ ρσξίο ηελ απαξαίηεηε δηθαηνδνζία. Δθηόο από ηνλ παξαδνζηαθό ηξόπν θιεηδώκαηνο κε ρξήζε νλόκαηνο ρξήζηε (username) θαη θσδηθνύ πξόζβαζεο (password), ην ΓΒΓ επηηξέπεη ηελ απόδνζε ζπγθεθξηκέλσλ δηθαησκάησλ ζε ζπγθεθξηκέλνπο ρξήζηεο ηνπ ζπζηήκαηνο. Γηα παξάδεηγκα, ζε έλα ρξήζηε κπνξεί λα επηηξαπεί ε αλάγλσζε ελόο ζπλόινπ δεδνκέλσλ αιιά λα απνηξαπεί ε δηαγξαθή ή ε ελεκέξσζή ηνπο, γηα ιόγνπο αζθαιείαο. Μεραληζκνί Σαπηόρξνλεο Πξνζπέιαζεο. Ζ δπλαηόηεηα ηαπηόρξνλεο ππνζηήξημεο πνιιώλ ρξεζηώλ είλαη πνιύ ζεκαληηθή ζηηο ζύγρξνλεο εθαξκνγέο. Αλ πνιινί ρξήζηεο έρνπλ δηθαηώκαηα ελεκέξσζεο ηνπ ίδηνπ ηκήκαηνο ησλ δεδνκέλσλ, ηόηε ππάξρεη κεγάιε πηζαλόηεηα δύν ή πεξηζζόηεξνη ρξήζηεο λα πξνζπαζήζνπλ ηαπηόρξνλα λα κεηαβάιινπλ ηα δεδνκέλα. Αληηζηνίρσο, ππάξρεη ε πεξίπησζε έλαο ρξήζηεο λα πξνζπαζήζεη λα κεηαβάιιεη θάπνηα δεδνκέλα πνπ ηε ζπγθεθξηκέλε ρξνληθή ζηηγκή πξνζπειαύλνληαη γηα αλάγλσζε από άιινπο ρξήζηεο. ε ηέηνηεο πεξηπηώζεηο απαηηείηαη έλαο κεραληζκόο ειέγρνπ θαη ζπγρξνληζκνύ ησλ δηαθνξεηηθώλ ιεηηνπξγηώλ ώζηε λα απνθεπρζεί θαηαζηξνθή ησλ δεδνκέλσλ. πλήζσο ρξεζηκνπνηνύληαη κεραληζκνί θιεηδώκαηνο (locking) έηζη ώζηε δεδνκέλα πνπ είλαη ήδε ζε ρξήζε (όπσο γηα αλάγλσζε ή ελεκέξσζε) λα κελ επηηξέπεηαη λα κεηαβιεζνύλ. Οη κεραληζκνί απηνί πξνζθέξνληαη από ην ΓΒΓ απνδεζκεύνληαο ηνπο ηειηθνύο ρξήζηεο θαη ηνπο πξνγξακκαηηζηέο από ην δύζθνιν έξγν ηνπ ζπγρξνληζκνύ ιεηηνπξγηώλ. Δπεθηαζηκόηεηα. Σα ζύγρξνλα ΓΒΓ επηηξέπνπλ ηελ ελζσκάησζε λέσλ κεζόδσλ επεμεξγαζίαο, λέσλ ηύπσλ δεδνκέλσλ θαη λέσλ δνκώλ νξγάλσζεο δεδνκέλσλ. Ζ δπλαηόηεηα απηή πξνζθέξεη πνιιά πιενλεθηήκαηα, δηόηη ην ζύζηεκα κπνξεί λα πξνζαξκόδεηαη αλαιόγσο κε ηηο απαηηήζεηο ησλ ρξεζηώλ. Σν βαζηθό ραξαθηεξηζηηθό ηεο δπλαηόηεηαο απηήο είλαη όηη νη λέεο ηερληθέο πνπ πινπνηνύληαη γίλνληαη κέξνο ηνπ ΓΒΓ, θη έηζη δελ απαηηείηαη ε πινπνίεζε μερσξηζηώλ πξνγξακκάησλ εθαξκνγήο γηα ηελ ππνζηήξημή ηνπο. 23
Γηθαίσο ινηπόλ ηα ΓΒΓ έρνπλ πηνζεηεζεί από κεγάιεο εηαηξείεο θαη νξγαληζκνύο γηα ηελ απνζήθεπζε ησλ δεδνκέλσλ ηνπο. Δπίζεο, ζήκεξα θάζε κεγάιε εθαξκνγή ζπλνδεύεηαη από ππνζηήξημε ηεο Βάζεο Γεδνκέλσλ γηα γξήγνξε πξνζπέιαζε θαη πξνζηαζία ησλ δεδνκέλσλ. 3.6 Αξρηηεθηνληθή πζηεκάησλ Οη δπλαηόηεηεο ηνπ ΓΒΓ αμηνπνηνύληαη από δηάθνξεο θαηεγνξίεο ρξεζηώλ. Οη θαηεγνξίεο απηέο έρνπλ σο εμήο: Απινί Υξήζηεο (naive users). ηελ θαηεγνξία απηή αλήθνπλ νη ρξήζηεο πνπ ρξεζηκνπνηνύλ θάπνην πξόγξακκα εθαξκνγήο γηα λα απνθηήζνπλ πξόζβαζε ζηα δεδνκέλα ηεο βάζεο. Σα δηθαηώκαηα ησλ απιώλ ρξεζηώλ είλαη πεξηνξηζκέλα, ελώ νη ιεηηνπξγίεο πνπ επηηξέπεηαη λα πξαγκαηνπνηήζνπλ είλαη πξνθαζνξηζκέλεο θαη ξπζκίδνληαη αλαιόγσο κε ηε ιεηηνπξγία ηνπ ζπζηήκαηνο. Οη απινί ρξήζηεο ηηο πεξηζζόηεξεο θνξέο αγλννύλ ηελ ύπαξμε ηνπ ΓΒΓ. Πξνρσξεκέλνη Υξήζηεο (casual users). ηελ θαηεγνξία απηή αλήθνπλ νη ρξήζηεο πνπ έρνπλ επίγλσζε ηεο ύπαξμεο ηνπ ΓΒΓ θαζώο θαη ηεο δνκήο ηεο βάζεο. Έρνπλ ηε δπλαηόηεηα λα ρξεζηκνπνηνύλ ηε Γνκεκέλε Γιώζζα εξσηεκάησλ (SQL) γηα λα επηθνηλσλνύλ κε ηε βάζε, ελώ ζε πνιιέο πεξηπηώζεηο γξάθνπλ ηα δηθά ηνπο πξνγξάκκαηα εθαξκνγήο. Πξνγξακκαηηζηέο Δθαξκνγώλ (application programmers). Ο πξνγξακκαηηζηήο εθαξκνγώλ θαιείηαη λα πινπνηήζεη ηκήκαηα ινγηζκηθνύ, ηα νπνία επηθνηλσλνύλ κε ην ΓΒΓ γηα πξνζπέιαζε θαη ελεκέξσζε δεδνκέλσλ. Οη εθαξκνγέο πινπνηνύληαη ρξεζηκνπνηώληαο κία γιώζζα πξνγξακκαηηζκνύ (π.ρ., C++, Java) ή ρξεζηκνπνηώληαο θάπνην πεξηβάιινλ αλάπηπμεο εθαξκνγώλ, ην νπνίν παξέρεη ν θαηαζθεπαζηήο ηνπ ΓΒΓ. ρεδηαζηέο Βάζεσλ Γεδνκέλσλ (database designers). Ζ αλαπαξάζηαζε ηνπ πξαγκαηηθνύ θόζκνπ απαηηεί ηελ πξνζεθηηθή ζρεδίαζε ηεο Βάζεο Γεδνκέλσλ. Αξρηθά ζα πξέπεη λα πξνζδηνξηζζνύλ νη απαξαίηεηεο νληόηεηεο θαη νη ζπζρεηίζεηο πνπ ππάξρνπλ κεηαμύ ηνπο. Οη ζρεδηαζηέο έρνπλ ζηε δηάζεζή ηνπο εξγαιεία ινγηζκηθνύ κε ηα νπνία απηνκαηνπνηείηαη ε δηαδηθαζία πεξηγξαθήο ησλ δεδνκέλσλ. 24
Γηαρεηξηζηέο Βάζεσλ Γεδνκέλσλ (database administrators, DBA). ηελ θαηεγνξία απηή αλήθνπλ νη ρξήζηεο πνπ έρνπλ επηπιένλ δηθαηώκαηα πνπ αθνξνύλ ζηνλ ηξόπν νξγάλσζεο ησλ δεδνκέλσλ, ζηνλ ηξόπν ιεηηνπξγίαο ηνπ ΓΒΓ, ζηε δηαρείξηζε ησλ ρξεζηώλ θαη ζηελ απνθαηάζηαζε ησλ δεδνκέλσλ ζε πεξηπηώζεηο απώιεηαο δεδνκέλσλ ιόγσ βιαβώλ ηνπ πιηθνύ ηνπ ζπζηήκαηνο. Οη δηαρεηξηζηέο έρνπλ ζηε δηάζεζή ηνπο εμεηδηθεπκέλεο εθαξκνγέο κε ηηο νπνίεο ειέγρνπλ ηελ νξζόηεηα ησλ δεδνκέλσλ θαη θξνληίδνπλ γηα ηε βέιηηζηε ιεηηνπξγία ηνπ ζπζηήκαηνο. 3.6.1 Μνληέιν Οληνηήησλ πζρεηίζεσλ Ο (Δ-R diagrams) Σν κνληέιν νληνηήησλ ζπζρεηίζεσλ (Ο) βαζίδεηαη ζηε ζεώξεζε όηη ν πξαγκαηηθόο θόζκνο απνηειείηαη από νληόηεηεο κε ραξαθηεξηζηηθά, ελώ κεηαμύ ησλ νληνηήησλ δηαθξίλνπκε ζπζρεηίζεηο. Αλαπηύρζεθε ώζηε θαηά ην ζρεδηαζκό κίαο Βάζεο Γεδνκέλσλ λα δηεπθνιύλεηαη ν νξηζκόο ελόο ζρήκαηνο πνπ λα αλαπαξηζηά ηε ζπλνιηθή ινγηθή δνκή ηεο βάζεο. Σν κνληέιν Ο πξνηάζεθε από ηνλ Chen (Chen 1976) σο έλαο ηξόπνο επηθνηλσλίαο κεηαμύ ρξεζηώλ θαη ζρεδηαζηώλ ΒΓ. Αθνξκή ππήξμε ε κεγάιε δηαθνξά πνπ ζπλήζσο ππάξρεη ζηνλ ηξόπν ζθέςεο ρξεζηώλ θαη ζρεδηαζηώλ. Μεξηθέο θνξέο θαηά ηε ζρεδίαζε γίλνληαη ιάζε πνπ νθείινληαη ηόζν ζηελ άγλνηα ησλ ρξεζηώλ όζν θαη ζηνλ αλεπαξθή ζρεδηαζκό ιόγσ έιιεηςεο γλώζεο ηνπ γλσζηηθνύ αληηθεηκέλνπ από ηνπο ζρεδηαζηέο. Ζ απιή δνκή ηνπ κνληέινπ Ο γεθπξώλεη ην ράζκα κεηαμύ ρξεζηώλ θαη ζρεδηαζηώλ. Δθηόο από ην κνληέιν Ο ππάξρνπλ θαη άιια ζεκαζηνινγηθά (semantic) κνληέια, αιιά ην κνληέιν Ο είλαη εμαηξεηηθά δηαδεδνκέλν θαη ππάξρνπλ πνιιά εξγαιεία ζρεδίαζεο Βάζεσλ Γεδνκέλσλ, ηα νπνία ζηεξίδνληαη ζε απηό. 25
3.6.2 Ζ αξρηηεθηνληθή ησλ ηξηώλ επηπέδσλ Τπάξρνπλ ηξία επίπεδα: Δμσηεξηθό (external), εζσηεξηθό (internal) θαη ελλνηνινγηθό (conceptual). Ο ηξόπνο κε ηνλ νπνίν νη ρξήζηεο αληηιακβάλνληαη ηα δεδνκέλα θαιείηαη εμσηεξηθό επίπεδν. Ο ηξόπνο κε ηνλ νπνίν ην ΓΒΓ θαη ην ιεηηνπξγηθό ζύζηεκα αληηιακβάλνληαη ηα δεδνκέλα θαιείηαη εζσηεξηθό επίπεδν. Σν ελλνηνινγηθό επίπεδν παξέρεη ηελ αληηζηνηρία θαη ηελ αλεμαξηεζία κεηαμύ ηνπ εζσηεξηθνύ θαη ηνπ εμσηεξηθνύ επηπέδνπ. Ο ζηόρνο ηεο αξρηηεθηνληθήο ηξηώλ επηπέδσλ είλαη ν δηαρσξηζκόο ηνπ ηξόπνπ κε ηνλ νπνίν ν ρξήζηεο "βιέπεη" ηα δεδνκέλα από ηνλ ηξόπν θπζηθήο νξγάλσζεο ησλ δεδνκέλσλ. Ο δηαρσξηζκόο απηόο είλαη επηζπκεηόο γηα ηνπο εμήο ιόγνπο: ε θάζε ρξήζηε πξέπεη λα δίλεηαη ε δπλαηόηεηα λα έρεη δηαθνξεηηθή όςε ησλ δεδνκέλσλ, αλαιόγσο κε ηηο αλάγθεο ηνπ. Ζ όςε ελόο ρξήζηε πξέπεη λα είλαη αλεμάξηεηε από ηηο όςεηο ησλ ππόινηπσλ ρξεζηώλ. Ζ πξνζπέιαζε ησλ δεδνκέλσλ από ηνπο ρξήζηεο πξέπεη λα πξαγκαηνπνηείηαη αλεμάξηεηα από ηε θπζηθή νξγάλσζε ησλ δεδνκέλσλ. Ο δηαρεηξηζηήο ηνπ ΓΒΓ πξέπεη λα έρεη ηε δπλαηόηεηα λα κεηαβάιιεη ηνλ ηξόπν θπζηθήο νξγάλσζεο ησλ δεδνκέλσλ ρσξίο λα επεξεάδνληαη νη ρξήζηεο ηνπο ζπζηήκαηνο. Ζ εζσηεξηθή νξγάλσζε ηεο βάζεο πξέπεη λα είλαη αλεμάξηεηε από αιιαγέο πνπ ζπκβαίλνπλ ζηνλ ηξόπν απνζήθεπζεο ησλ δεδνκέλσλ (π.ρ., πξνζζήθε κίαο επηπιένλ κνλάδαο δίζθνπ ζην ζύζηεκα). Ο δηαρεηξηζηήο ηνπ ΓΒΓ πξέπεη λα κπνξεί λα κεηαβάιιεη ηελ ελλνηνινγηθή δνκή ηεο βάζεο ρσξίο λα επεξεάδνληαη νη ρξήζηεο ηνπ ζπζηήκαηνο. 26
δεδνκέλσλ. ε θάζε ρξνληθή ζηηγκή ε ΒΓ πεξηέρεη έλα ζπγθεθξηκέλν ζύλνιν Οη εηζαγσγέο, νη δηαγξαθέο θαη νη ελεκεξώζεηο ησλ δεδνκέλσλ κεηαβάιινπλ ηελ θαηάζηαζε ηεο ΒΓ. Ζ ζπγθεθξηκέλε θαηάζηαζε ηεο ΒΓ ζε κία δεδνκέλε ρξνληθή ζηηγκή θαιείηαη ζηηγκηόηππν (instance). Κάζε ζηηγκηόηππν ππαθνύεη ζηνπο θαλόλεο πνπ επηβάιεη ην ζρήκα ηεο ΒΓ. Δπνκέλσο, ζε θάζε ζρήκα ηεο ΒΓ αληηζηνηρνύλ πνιιά ζηηγκηόηππα. Ζ αξρηηεθηνληθή ηξηώλ επηπέδσλ κπνξεί λα ρξεζηκνπνηεζεί γηα ηελ θαηαλόεζε ηεο έλλνηαο ηεο αλεμαξηεζίαο δεδνκέλσλ (data independence), ε νπνία αλαθέξεηαη ζηελ απνθπγή ηξνπνπνίεζεο ησλ δεδνκέλσλ ελόο επηπέδνπ όηαλ ζπκβαίλνπλ αιιαγέο ζηα θαηώηεξα επίπεδα. 3.6.3 Αλεμαξηεζία δεδνκέλσλ Γηαθξίλνπκε δύν ηύπνπο αλεμαξηεζίαο δεδνκέλσλ: Λνγηθή (logical) αλεμαξηεζία δεδνκέλσλ, ε νπνία δειώλεη όηη αιιαγέο πνπ ζπκβαίλνπλ ζην ελλνηνινγηθό ζρήκα ηεο βάζεο δελ επεξεάδνπλ ην εμσηεξηθό ζρήκα. Φπζηθή (physical) αλεμαξηεζία δεδνκέλσλ, ε νπνία δειώλεη όηη αιιαγέο πνπ ζπκβαίλνπλ ζην εζσηεξηθό ζρήκα ηεο βάζεο δελ επεξεάδνπλ ην ελλνηνινγηθό θαη (θαη επέθηαζε) ην εμσηεξηθό ζρήκα. Έλα κνληέιν δεδνκέλσλ είλαη έλα εξγαιείν πνπ επηηξέπεη ηελ αθαίξεζε πεξηηηώλ πιεξνθνξηώλ από ην ζύλνιν ησλ πξαγκαηηθώλ δεδνκέλσλ. Κάζε κνληέιν βαζίδεηαη ζε νξηζκέλνπο θαλόλεο θαη δηαδηθαζίεο. Έλα κνληέιν δεδνκέλσλ έρεη ηξεηο βαζηθέο ζπληζηώζεο: 1. Γνκέο (Structures): Δίλαη ηα αληηθείκελα ηνπ κηθξόθνζκνπ. 2. Πξάμεηο (operations): Δίλαη νη ελέξγεηεο πνπ γίλνληαη ζηηο δνκέο 3. Πεξηνξηζκνί (constraints): Δίλαη νη πεξηνξηζκνί πνπ κπαίλνπλ πάλσ ζηηο δνκέο. 27
Άξα ηα κνληέια δεδνκέλσλ είλαη κία ζπιινγή από εξγαιεία γηα ηελ πεξηγξαθή δνκώλ δεδνκέλσλ, ηε ζεκαζηνινγία (semantics) δεδνκέλσλ θαη ηνπο πεξηνξηζκνύο δεδνκέλσλ. 3.6.4 Γηάγξακκα Οληνηήησλ-πζρεηίζεσλ Ο ζπλεζέζηεξνο ηξόπνο πεξηγξαθήο ηνπ κνληέινπ Ο είλαη ε ρξήζε δηαγξακκάησλ νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ (ER diagrams). Σα δηαγξάκκαηα απηά παξέρνπλ έλαλ απιό θαη θαηαλνεηό ηξόπν πεξηγξαθήο ηεο δνκήο ησλ δεδνκέλσλ ηεο ΒΓ, ησλ νληνηήησλ, ησλ ζπζρεηίζεσλ θαη ησλ ραξαθηεξηζηηθώλ Ζ ελλνηνινγηθή δνκή κηαο βάζεο δεδνκέλσλ κπνξεί λα εθθξαζηεί γξαθηθά από έλα δηάγξακκα νληνηήησλζπζρεηίζεσλ ην νπνίν απνηειείηαη από : νξζνγώληα: αληηπξνζσπεύνπλ ηνπο ηύπνπο νληνηήησλ. ξόκβνη: αληηπξνζσπεύνπλ ηνπο ηύπνπο ζπζρεηίζεσλ κεηαμύ ησλ ηύπσλ νληνηήησλ. ειιείςεηο: αληηπξνζσπεύνπλ ηηο ηδηόηεηεο. γξακκέο: ζπλδένπλ ηνπο ηύπνπο νληνηήησλ κε ηα γλσξίζκαηά ηνπο θαη κε ηνπο ηύπνπο ζπζρεηίζεώλ ηνπο. Σόζν νη νληόηεηεο όζν θαη νη ζπζρεηίζεηο κπνξνύλ λα έρνπλ γλσξίζκαηα (attributes), ηα νπνία είλαη ηδηόηεηεο πνπ ηηο ραξαθηεξίδνπλ. Σα είδε ησλ γλσξηζκάησλ είλαη ηα απιά όπνπ ε νληόηεηα έρεη αηνκηθή ηηκή γηα απηό, ηα ζύλζεηα όπνπ ην γλώξηζκα απνηειείηαη από πεξηζζόηεξεο ηηκέο θαη ηα πιεηόηηκα όπνπ νη πνιιαπιέο ηηκέο είλαη ην ραξαθηεξηζηηθό ηνπο. 28
3.6.5 Βήκαηα ζρεδηαζκνύ κηαο Δθαξκνγήο Έλα από ηα βαζηθόηεξα βήκαηα γηα ηελ επίηεπμε κηαο ζσζηά ζρεδηαζκέλεο βάζεο δεδνκέλσλ είλαη ε θαηαγξαθή ησλ απαηηήζεσλ θαη ησλ πεξηνξηζκώλ ηεο εθαξκνγήο. Απηό επηηπγράλεηαη κε ζπλεληεύμεηο από νκάδεο αλζξώπσλ πνπ είλαη ζρεηηθέο κε ην αληηθείκελν ηεο εθαξκνγήο, κε κειέηε ηνπ επηζηεκνληθνύ ππόβαζξνπ ηεο εθαξκνγήο θαη κε ζσζηή ηαμηλόκεζε θαη νκαδνπνίεζε όισλ όζσλ ζπιιερζνύλ. Αθνύ γίλεη ζσζηά ε ζπιινγή ησλ απαηηήζεσλ θαη ησλ απαξαίηεησλ πιεξνθνξηώλ ππάξρεη ε αλάγθε λα κπνπλ όιεο απηέο νη πιεξνθνξίεο ζε κηα ηάμε, αθαηξώληαο πεξηηηέο ιεπηνκέξεηεο θαη θξαηώληαο ηελ νπζία. Σελ απαίηεζε απηή ηελ θαιύπηνπλ ηα ελλνηνινγηθά κνληέια ηα νπνία κε ηελ βνήζεηα ζρεκαηηθήο αλαπαξάζηαζεο βνεζνύλ ηνλ αλαιπηή λα απνδώζεη ηελ ζθέςε ηνπ κε ζύληνκν θαη θαηαλνεηό ηξόπν. Σέηνην κνληέιν είλαη θαη κνληέιν Οληνηήησλ θαη πζρεηίζεσλ. Μεηά ηε ζρεκαηηθή απόδνζε πνπ νινθιεξώλεηαη κε ηε ρξήζε ησλ ελλνηνινγηθώλ κνληέισλ αθνινπζεί ε πξνζζήθε πεξηζζόηεξσλ ιεπηνκεξεηώλ θαη ε παξνπζίαζε ησλ ζρεκάησλ ζε πην ινγηθέο δνκέο. Απηό επηηπγράλεηαη κε ηε ρξήζε ησλ ινγηθώλ κνληέισλ θαη ζηελ πεξίπησζε ησλ βάζεσλ δεδνκέλσλ, κε ην ρεζηαθό κνληέιν. Σν κνληέιν απηό είλαη επίζεο αθαηξεηηθό αιιά πεξηέρεη επηπιένλ ζηνηρεία πνπ βνεζνύλ ζηελ θαηαλόεζε ηνπ ζρήκαηνο ηεο βάζεο πνπ ζα αλαπηπρζεί. Σέινο πξέπεη λα γίλεη ζσζηή επηινγή ηνπ ζπζηήκαηνο δηαρείξηζεο βάζεσλ δεδνκέλσλ (RDBMS) ζην νπνίν ζα γίλεη ν θπζηθόο ζρεδηαζκόο. 3.6.6 Μνληέιν Δ-R (Οληνηήησλ πζρεηίζεσλ) Σν κνληέιν νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ είλαη βαζηζκέλν ζηελ αληίιεςε όηη ν θάζε κηθξόθνζκνο πνπ ζα παξαζηαζεί κε ηε βάζε δεδνκέλσλ απνηειείηαη από κηα ζπιινγή από βαζηθά αληηθείκελα ηηο νληόηεηεο θαη ζπζρεηίζεηο κεηαμύ απηώλ ησλ αληηθεηκέλσλ. 29
κηα νληόηεηα είλαη έλα δηαθξηηό αληηθείκελν. θάζε νληόηεηα πεξηγξάθεηαη από έλα ζύλνιν από ηδηόηεηεο (γλσξίζκαηα) κηα ζπζρέηηζε είλαη κία ζύλδεζε κεηαμύ δηάθνξσλ νληνηήησλ. Σν ζύλνιν ησλ νληνηήησλ ίδηνπ ηύπνπ θαιείηαη ηύπνο νληόηεηαο θαη ην ζύλνιν ησλ ζπζρεηίζεσλ ίδηνπ ηύπνπ θαιείηαη ηύπνο ζπζρέηηζεο. Έλα άιιν απαξαίηεην ζηνηρείν ηνπ δηαγξάκκαηνο ηνπ ER είλαη νη απεηθνλίζεηο ηνπ πιήζνπο ησλ νληνηήησλ νη νπνίεο ζπκκεηέρνπλ ζε θάζε ζπζρέηηζε. Ζ ελλνηνινγηθή δνκή κηαο βάζεο δεδνκέλσλ κπνξεί λα εθθξαζηεί γξαθηθά από έλα δηάγξακκα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ ην νπνίν απνηειείηαη από : νξζνγώληα: αληηπξνζσπεύνπλ ηνπο ηύπνπο νληνηήησλ. ξόκβνη: αληηπξνζσπεύνπλ ηνπο ηύπνπο ζπζρεηίζεσλ κεηαμύ ησλ ηύπσλ νληνηήησλ. ειιείςεηο: αληηπξνζσπεύνπλ ηηο ηδηόηεηεο. γξακκέο: ζπλδένπλ ηνπο ηύπνπο νληνηήησλ κε ηα γλσξίζκαηά ηνπο θαη κε ηνπο ηύπνπο ζπζρεηίζεώλ ηνπο. Σόζν νη νληόηεηεο όζν θαη νη ζπζρεηίζεηο κπνξνύλ λα έρνπλ γλσξίζκαηα (attributes), ηα νπνία είλαη ηδηόηεηεο πνπ ηηο ραξαθηεξίδνπλ. Σα είδε ησλ γλσξηζκάησλ είλαη ηα απιά όπνπ ε νληόηεηα έρεη αηνκηθή ηηκή γηα απηό, ηα ζύλζεηα όπνπ ην γλώξηζκα απνηειείηαη από πεξηζζόηεξεο ηηκέο θαη ηα πιεηόηηκα όπνπ νη πνιιαπιέο ηηκέο είλαη ην ραξαθηεξηζηηθό ηνπο. 3.6.7 Γλσξίζκαηα-Κιεηδηά ελόο Σύπνπ Οληνηήησλ Έλαο ζεκαληηθόο δνκηθόο πεξηνξηζκόο γηα ηηο νληόηεηεο ελόο ηύπνπ νληνηήησλ είλαη ν πεξηνξηζκόο θιεηδηνύ (key constraint) ή κνλαδηθόηεηαο (uniqueness constraint) γηα ηα γλσξίζκαηα. Έλαο ηύπνο νληνηήησλ ζπλήζσο έρεη θάπνην γλώξηζκα ηνπ νπνίνπ νη ηηκέο είλαη κνλαδηθέο γηα θάζε μερσξηζηή νληόηεηα. Έλα ηέηνην γλώξηζκα ιέγεηαη γλώξηζκα-θιεηδί (key attribute) θαη νη ηηκέο ηνπ κπνξνύλ λα ρξεζηκνπνηεζνύλ γηα λα πξνζδηνξίδεηαη θάζε νληόηεηα κνλνζήκαληα. Γηα ηνπο 30
ηύπνπο νληνηήησλ ΠΡΟΧΠΗΚΟ, ΥΟΡΖΓΖΔΗ έλα ηππηθό γλώξηζκα-θιεηδί είλαη ν ΑΡ. ΜΖΣΡΧΟΤ. Μεξηθέο θνξέο, δηαθνξεηηθά γλσξίζκαηα καδί ζρεκαηίδνπλ έλα θιεηδί, κε ηελ έλλνηα όηη ν ζσνδσαζμός ησλ ηηκώλ ησλ γλσξηζκάησλ απηώλ πξέπεη λα είλαη δηαθνξεηηθόο γηα θάζε αηνκηθή νληόηεηα. Έλα ζύλνιν από γλσξίζκαηα πνπ έρεη απηή ηελ ηδηόηεηα κπνξεί λα νκαδνπνηεζεί ζε έλα ζύνθεηο γνώριζμα, ην νπνίν γίλεηαη γλώξηζκα-θιεηδί ηνπ ηύπνπ νληνηήησλ. ην ζπκβνιηζκό ησλ δηαγξακκάησλ Ο, θάζε γλώξηζκα-θιεηδί έρεη ην όλνκα ηνπ ππνγξακκηζκέλν κέζα ζηελ έιιεηςε. Από ηελ άιιε πιεπξά έλαο ηύπνο νληόηεηαο κπνξεί λα κελ έρεη θαλέλα θιεηδί θαη ζ' απηή ηελ πεξίπησζε νλνκάδεηαη κε ηζρπξόο ηύπνο νληόηεηαο (αζζελήο ηύπνο). Null ηηκέο. ε κεξηθέο πεξηπηώζεηο κηα ζπγθεθξηκέλε νληόηεηα κπνξεί λα κελ έρεη θακηά δπλαηή ηηκή γηα έλα γλώξηζκα. Γηα παξάδεηγκα, ην γλώξηζκα Σειέθσλν πηζαλόλ λα κελ είλαη γλσζηό γηα θάπνην άηνκν θαη λα κελ έρνπκε πξνζσξηλά ηελ ηηκή ηνπ ηειεθώλνπ ηνπ. Γηα ηέηνηεο πεξηπηώζεηο δεκηνπξγείηαη κηα εηδηθή ηηκή πνπ ιέγεηαη null. 3.6.8 Σύπνη πζρεηίζεσλ Έλαο ηύπνο ζπζρέηηζεο (relationship type) κεηαμύ δύν ηύπσλ νληνηήησλ νξίδεη έλα ζύλνιν ζπλδέζεσλ -ή έλα ζύλνιν ζπζρεηίζεσλ- κεηαμύ απηώλ ησλ ηύπσλ νληνηήησλ. ηα δηαγξάκκαηα Ο νη ηύπνη ζπζρεηίζεσλ παξνπζηάδνληαη σο ξόκβνη νη νπνίνη ζπλδένληαη κε επζείεο γξακκέο κε ηα παξαιιειόγξακκα πνπ παξηζηάλνπλ ηνπο ζπκκεηέρνληεο ηύπνπο νληνηήησλ. Σν όλνκα κηαο ζπζρέηηζεο γξάθεηαη κέζα ζηνλ αληίζηνηρν ξόκβν. Πεξηνξηζκόο πκκεηνρήο θαη Δμαξηήζεηο Ύπαξμεο. Ο πεξηνξηζκόο πκκεηνρήο νξίδεη αλ ε ζπκκεηνρή κηαο νληόηεηαο ζηνλ ηύπν ζπζρέηηζεο είλαη νιηθή (total) ή κεξηθή (partial). Με άιια ιόγηα, αλ όιεο νη νληόηεηεο ηνπ ζπγθεθξηκέλνπ ηύπνπ νληνηήησλ ζπκκεηέρνπλ ππνρξεσηηθά ζ' έλα ηύπν ζπζρεηίζεσλ ή όρη. Ζ νιηθή ζπκκεηνρή αλαπαξηζηάηαη σο δηπιή γξακκή πνπ ελώλεη ην ζπκκεηέρνληα ηύπν νληνηήησλ κε ηελ ζπζρέηηζε, ελώ ε κεξηθή ζπκκεηνρή σο απιή γξακκή. 31
Έλαο εύθνινο ηξόπνο γηα λα δηαπηζηώζεηε αλ ε ζπκκεηνρή κηαο νληόηεηαο ζηελ ζπζρέηηζε είλαη κεξηθή ή νιηθή είλαη ε εμήο: Να μεθηλάηε ηελ εξώηεζε πάληα κε ηε ιέμε ΟΛΔ νη νληόηεηεο πνπ κειεηάηε ζπκκεηέρνπλ ζηελ ζπζρέηηζε; Αλ ΝΑΗ είλαη ΟΛΗΚΖ ζπκκεηνρή αλ ΟΥΗ είλαη ΜΔΡΗΚΖ ζπκκεηνρή. Λόγνο πιεζηθόηεηαο (cardinality) Ο Λόγνο πιεζηθόηεηαο ελόο ηύπνπ ζπζρεηίζεσλ νξίδεη πόζεο θνξέο κηα νληόηεηα από έλαλ ηύπν νληνηήησλ κπνξεί λα εκπιαθεί ζην ζπγθεθξηκέλν ηύπν ζπζρεηίζεσλ. Απνηειεί έλα από ηα ζεκαληηθόηεξα ζεκεία πνπ πξέπεη λα δνζεί πξνζνρή θαηά ηνλ ζρεδηαζκό ηνπ δηαγξάκκαηνο E-R, δηόηη ν ιαλζαζκέλνο νξηζκόο ηνπ ιόγνπ πιεζηθόηεηαο κεηαμύ δύν ηύπσλ νληνηήησλ ζα έρεη ιαλζαζκέλε ζπλέρεηα θαηά ηελ κεηαθνξά ηνπ κνληέινπ απηνύ ζην επόκελν βήκα πνπ είλαη ην ζρεζηαθό κνληέιν. Θεσξνύκε δύν ζύλνια νληνηήησλ A θαη B θαη έλα ζύλνιν ζπζρέηηζεο R κεηαμύ ηνπο. Αλάινγα κε ην πιήζνο ησλ νληνηήησλ ηνπ ελόο ζπλόινπ πνπ ζρεηίδνληαη κε νληόηεηεο ηνπ άιινπ ζπλόινπ πξνθύπηνπλ δηαθνξεηηθνί ηύπνη ζπζρεηίζεσλ πνπ ραξαθηεξίδνληαη από ηνλ πιεζηθό ιόγν (cardinality ratio) ησλ ζπζρεηηδόκελσλ νληνηήησλ. Οη βαζηθνί ηύπνη ζπζρεηίζεσλ είλαη νη εμήο: έλα-πξνο-έλα (one-to-one). Μία νληόηεηα a A κπνξεί λα ζπζρεηηζζεί κε κία κόλν νληόηεηα b B θαη θάζε νληόηεηα b B κπνξεί λα ζπζρεηηζζεί κε κία κόλν νληόηεηα a A. πκβνιίδεηαη κε ηελ έθθξαζε "1:1". έλα-πξνο-πνιιά (one-to-many). Μία νληόηεηα a A κπνξεί λα ζπζρεηηζζεί κε κία ή πεξηζζόηεξεο νληόηεηεο b B, αιιά θάζε νληόηεηα b Β κπνξεί λα ζπζρεηηζζεί κε κία ην πνιύ νληόηεηα a A. πκβνιίδεηαη κε ηελ έθθξαζε "1:Ν". πνιιά-πξνο-έλα (many-to-one). Μία νληόηεηα a A κπνξεί λα ζπζρεηηζζεί κε 32
κία ην πνιύ νληόηεηα b B, αιιά θάζε νληόηεηα b B κπνξεί λα ζπζρεηηζζεί κε κία ή πεξηζζόηεξεο νληόηεηεο a A. πκβνιίδεηαη κε ηελ έθθξαζε "Ν:1". πνιιά-πξνο-πνιιά (many-to-many). Μία νληόηεηα a A κπνξεί λα ζπζρεηηζζεί κε νζεζδήπνηε νληόηεηεο b B θαη θάζε νληόηεηα b B κπνξεί λα ζπζρεηηζζεί κε νζεζδήπνηε νληόηεηεο a A. πκβνιίδεηαη κε ηελ έθθξαζε "Μ:Ν". Ο ηύπνο ηεο ζπζρέηηζεο πνπ ρξεζηκνπνηείηαη θάζε θνξά εμαξηάηαη ηόζν από ηηο ηδηόηεηεο ησλ νληνηήησλ ηνπ πξαγκαηηθνύ θόζκνπ, όζν θαη από ηηο παξαδνρέο θαη ηηο απινπνηήζεηο πνπ γίλνληαη ζηε θάζε ηεο κνληεινπνίεζεο. 3.6.9 ρεζηαθό Μνληέιν Γεδνκέλσλ Σν ζρεζηαθό κνληέιν δεδνκέλσλ (relational data model) αλαπηύρζεθε από ηνλ Codd ην 1970 Ζ απιή θαη θαηαλνεηή δνκή ηνπ είλαη δύν από ηα αίηηα ηεο ηεξάζηηαο απήρεζεο ηνπ κνληέινπ ηόζν ζε θιαζηθέο όζν θαη ζε ζύγρξνλεο εθαξκνγέο πςειώλ απαηηήζεσλ. Σν κεγάιν πιενλέθηεκα ηνπ κνληέινπ είλαη όηη κπνξεί λα πεξηγξαθεί κε καζεκαηηθό ηξόπν κε ηε βνήζεηα ηεο Θεσξίαο πλόισλ (Set Theory) ή ηεο Καηεγνξεκαηηθήο Λνγηθήο (Predicate Logic). Σα πεξηζζόηεξα εκπνξηθά ΓΒΓ ππνζηεξίδνπλ ην ζρεζηαθό κνληέιν δεδνκέλσλ ή/θαη επεθηάζεηο ηνπο, ηηο νπνίεο ζα αλαιύζνπκε ζε επόκελα θεθάιαηα. Δπίζεο ην κνληέιν ππνζηεξίδεηαη θαη από πνιιά εξγαιεία ζρεδηαζκνύ, δηεπθνιύλνληαο ην ζρεδηαζηή ηεο ΒΓ. 33
Οη βαζηθνί ζηόρνη ηνπ ζρεζηαθνύ κνληέινπ είλαη νη εμήο: Ζ ππνζηήξημε ηεο αλεμαξηεζίαο δεδνκέλσλ, έηζη ώζηε αιιαγέο ζηε θπζηθή δνκή θαη νξγάλσζε ηεο ΒΓ λα κελ απαηηνύλ αιιαγέο ζηα πξνγξάκκαηα εθαξκνγήο, Ζ απνθπγή ηνπ πιενλαζκνύ (redundancy), πνπ εκθαλίδεηαη όηαλ ηα ίδηα δεδνκέλα απνζεθεύνληαη πνιιέο θνξέο ζε δηαθνξεηηθέο πεξηνρέο ηεο ΒΓ, Ζ δηαηήξεζε ηεο αθεξαηόηεηαο θαη ηεο ζπλέπεηαο ησλ δεδνκέλσλ, Ζ ππνζηήξημε ηεο αλάπηπμεο ζπλνινζεσξεηηθώλ γισζζώλ ρεηξηζκνύ δεδνκέλσλ, νη νπνίεο ζηεξίδνληαη ζηε ζεσξία ζπλόισλ θαη δηεπθνιύλνπλ ηε δηαηύπσζε εξσηεκάησλ πξνο ην ΓΒΓ. Σα πξώηα ζρεζηαθά ΓΒΓ έζεζαλ ηα ζεκέιηα γηα ηελ πεξαηηέξσ δηάδνζε ηνπ κνληέινπ, κε απνηέιεζκα λα ππάξρνπλ ζήκεξα αξθεηά ζρεζηαθά ζπζηήκαηα κε πνιιέο δπλαηόηεηεο θαη επθνιίεο πξνο ηνπο ρξήζηεο. Μεξηθά από ηα ζύγρξνλα εκπνξηθά δηαζέζηκα ΓΒΓ ηα νπνία ππνζηεξίδνπλ ην ζρεζηαθό κνληέιν δεδνκέλσλ είλαη ηα εμήο: SQL Server 2000 ηεο εηαηξείαο Microsoft (http://www.microsoft.com), Oracle 10g ηεο εηαηξείαο Oracle (http://www.oracle.com), DB2 θαη Informix ηεο εηαηξείαο IBM (http://www.ibm.com), Teradata ηεο εηαηξείαο Teradata (http://www.teradata.com), 34
3.6.9.1 Βαζηθέο Έλλνηεο Γηα ηελ αλαπαξάζηαζε ησλ δεδνκέλσλ ην ζρεζηαθό κνληέιν ρξεζηκνπνηεί ζρέζεηο ή αιιηώο πίλαθεο (νη δύν όξνη ρξεζηκνπνηνύληαη ελαιιαθηηθά). Ο θάζε πίλαθαο έρεη έλα κνλαδηθό όλνκα θαη πξνζδηνξίδεηαη από έλα ζύλνιν γξακκώλ θαη έλα ζύλνιν ζηειώλ. Κάζε γξακκή ηνπ πίλαθα αλαπαξηζηά κία εγγξαθή δεδνκέλσλ θαη νλνκάδεηαη πιεηάδα (tuple). Οη ζηήιεο ηνπ πίλαθα νξίδνπλ ηα ραξαθηεξηζηηθά ή ηδηόηεηεο (attributes) ηεο θάζε εγγξαθήο. Οη ζηήιεο απηέο απνηεινύλ ηα ραξαθηεξηζηηθά ηνπ πίλαθα. Σν πιήζνο ησλ ραξαθηεξηζηηθώλ ηεο ζρέζεο θαιείηαη βαζκόο (degree), ελώ ν αξηζκόο ησλ πιεηάδσλ θαιείηαη πιεζηθόηεηα (cardinality). πλνςίδνληαη νη βαζηθόηεξεο ηδηόηεηεο ησλ ζρέζεσλ: Ζ θάζε ζρέζε έρεη έλα κνλαδηθό όλνκα κεηαμύ ησλ ππνινίπσλ ζρέζεσλ ηεο ΒΓ. Ζ ηηκή ελόο ραξαθηεξηζηηθνύ γηα κία πιεηάδα είλαη αηνκηθή. Σν θάζε ραξαθηεξηζηηθό έρεη κνλαδηθό όλνκα κέζα ζηε ζρέζε. Γύν ραξαθηεξηζηηθά πνπ αλήθνπλ ζε δηαθνξεηηθέο ζρέζεηο επηηξέπεηαη λα έρνπλ ίδην όλνκα. Όιεο νη ηηκέο ελόο ραξαθηεξηζηηθνύ πξέπεη λα αλήθνπλ ζην πεδίν νξηζκνύ ηνπ ραξαθηεξηζηηθνύ. Ζ ζεηξά δήισζεο ησλ ραξαθηεξηζηηθώλ κίαο ζρέζεο δελ παίδεη θάπνην ξόιν. Γύν πιεηάδεο κίαο ζρέζεο δελ επηηξέπεηαη λα ηαπηίδνληαη ζε όια ηα ραξαθηεξηζηηθά. ην ζρεζηαθό κνληέιν δελ καο ελδηαθέξεη ε ζεηξά ησλ πιεηάδσλ ζηε ζρέζε. Χζηόζν, ε ζεηξά απνζήθεπζεο ησλ δεδνκέλσλ ζπλήζσο επεξεάδεη ην ρξόλν επεμεξγαζίαο θαη επνκέλσο ιακβάλεηαη ππ όςε. 35
3.6.9.2 Κιεηδηά ρέζεσλ Έλα ραξαθηεξηζηηθό ελόο πίλαθα (ή έλα ζύλνιν ραξαθηεξηζηηθώλ) νλνκάδεηαη πξσηεύνλ θιεηδί αλ κπνξεί λα δηαθξίλεη ηηο δηάθνξεο γξακκέο ηνπ πίλαθα. Γηα παξάδεηγκα, ν αξηζκόο κεηξώνπ ή ν αξηζκόο θνξνινγηθνύ κεηξώνπ κπνξνύλ λα ζεσξεζνύλ σο θιεηδηά γηα ηνλ πίλαθα ΠΡΟΩΠΙΚΟ. Αληηζέησο, ην νλνκαηεπώλπκν δελ ζεσξείηαη θιεηδί, δηόηη κπνξεί λα ππάξρνπλ πνιινί ππάιιεινη κε ην ίδην όλνκα θαη επίζεην. Έλαο πίλαθαο κπνξεί λα έρεη πεξηζζόηεξα ηνπ ελόο ραξαθηεξηζηηθά πνπ λα κπνξνύλ λα ρξεζηκεύζνπλ σο πξσηεύνληα θιεηδηά. Χζηόζν, έλα κόλν επηιέγεηαη λα ρξεζηκνπνηεζεί γηα απηό ην ζθνπό, νπόηε ηα ππόινηπα ιέγνληαη ππνςήθηα (candidate) ή ελαιιαθηηθά (alternate) θιεηδηά. Σα ραξαθηεξηζηηθά πνπ δελ κπνξνύλ λα δηαθξίλνπλ ηηο δηάθνξεο γξακκέο ηνπ πίλαθα θαινύληαη δεπηεξεύνληα (secondary) θιεηδηά. ε πνιιέο πεξηπηώζεηο απαηηνύληαη πεξηζζόηεξα ηνπ ελόο ραξαθηεξηζηηθά γηα λα ζπλζέζνπλ έλα θιεηδί, νπόηε ην θιεηδί θαιείηαη ζύλζεην (composite) 3.6.9.4 Πεξηνξηζκνί Αθεξαηόηεηαο ρέζεσλ Οη πεξηνξηζκνί αθεξαηόηεηαο (integrity constraints) πξέπεη λα ηζρύνπλ πάληα ζε θάζε ζηηγκηόηππν ηεο ΒΓ. ρεηίδνληαη άκεζα κε ην ζρήκα ηεο ΒΓ θαη επαιεζεύνληαη θάζε θνξά πνπ πξαγκαηνπνηνύληαη αιιαγέο ζηα δεδνκέλα (δειαδή, εηζαγσγή, δηαγξαθή ή ελεκέξσζε). Έλα ζηηγκηόηππν ηεο ΒΓ θαιείηαη έγθπξν ζηηγκηόηππν (valid instance) αλ επαιεζεύνληαη όινη νη πεξηνξηζκνί αθεξαηόηεηαο γηα ηα ζηηγκηόηππα όισλ ησλ ζρέζεσλ. Ο έιεγρνο γηα ηελ επαιήζεπζε ησλ πεξηνξηζκώλ είλαη πνιύ ζεκαληηθόο θαη ζπκβάιιεη ζηε κείσζε ησλ ιαζώλ πνπ ππάξρνπλ ζηε ΒΓ. Ζ εηζαγσγή, δηαγξαθή ή ελεκέξσζε ελόο ζηνηρείνπ πνπ νδεγεί ζε κε έγθπξν ζηηγκηόηππν ζα απνξξηθζεί από ην ΓΒΓ, θαη ε ΒΓ ζα επαλέιζεη ζηελ πξνεγνύκελε έγθπξε θαηάζηαζε. 36
Γηαθξίλνπκε ηνπο εμήο ηύπνπο πεξηνξηζκώλ: α) θελέο ηηκέο, β) πεξηνξηζκνί αθεξαηόηεηαο νληνηήησλ, γ) πεξηνξηζκνί αθεξαηόηεηαο αλαθνξώλ, θαη δ) άιινπο πεξηνξηζκνύο πνπ αλαιύνληαη ζηε ζπλέρεηα. Κελέο Σηκέο Τπάξρνπλ πεξηπηώζεηο όπνπ δελ γλσξίδνπκε ηελ ηηκή ελόο ραξαθηεξηζηηθνύ ή γηα ην ζπγθεθξηκέλν ραξαθηεξηζηηθό δελ κπνξνύκε λα πξνζδηνξίζνπκε θάπνηα ηηκή. Χζηόζν, απνδίδνπκε ζην ραξαθηεξηζηηθό απηό ηελ θελή ηηκή (NULL). Μία θελή ηηκή ζπλήζσο δελ δεκηνπξγεί πξόβιεκα. Χζηόζν θαιό είλαη θαηά ην δπλαηόλ νη ηηκέο NULL λα απνθεύγνληαη, δηόηη δεκηνπξγνύληαη δπζθνιίεο ζηε δηαηύπσζε εξσηεκάησλ. Σνλίδεηαη όηη δελ επηηξέπνληαη θελέο ηηκέο γηα ηα θιεηδηά ελόο πίλαθα. Αθεξαηόηεηα Οληνηήησλ Ζ αθεξαηόηεηα νληνηήησλ (entity integrity) είλαη ζηελά ζπλδεδεκέλε κε ηελ έλλνηα ηνπ θιεηδηνύ κίαο ζρέζεο. Κάζε γξακκή ηνπ πίλαθα πξέπεη λα πξνζδηνξίδεηαη κνλαδηθά από ην πξσηεύνλ θιεηδί ηνπ πίλαθα. Δπνκέλσο, δύν γξακκέο ηνπ πίλαθα δελ είλαη δπλαηό λα έρνπλ ηηο ίδηεο ηηκέο γηα όια ηα ραξαθηεξηζηηθά, αιιά πξέπεη λα δηαθέξνπλ ηνπιάρηζηνλ σο πξνο ην πξσηεύνλ θιεηδί ηνπ πίλαθα. Αθεξαηόηεηα Αλαθνξώλ Αλ ην θιεηδί k ελόο πίλαθα A εκθαλίδεηαη σο ραξαθηεξηζηηθό ζε έλαλ άιιν πίλαθα B, ηόηε ιέγεηαη όηη ην k απνηειεί μέλν θιεηδί (foreign key) γηα ηνλ πίλαθα B. Ζ αθεξαηόηεηα αλαθνξώλ (referential integrity) επηβάιιεη ε ηηκή ελόο μέλνπ θιεηδηνύ λα έρεη αληίζηνηρε ηηκή ζηνλ αξρηθό πίλαθα. 37
3.6.10 Μεηαηξνπή ηνπ Μνληέινπ Ο ζε ρεζηαθό Παξαηεξνύκε όηη κεηαμύ ηνπ κνληέινπ Ο θαη ηνπ ζρεζηαθνύ κνληέινπ ππάξρνπλ πνιιέο νκνηόηεηεο ηόζν ζηελ νξνινγία όζν θαη ζηε δνκή ηνπο. Γηα παξάδεηγκα, κία νληόηεηα ηνπ κνληέινπ Ο αληηζηνηρεί ζε κία πιεηάδα ελόο πίλαθα. Έλα ζύλνιν νληνηήησλ αληηζηνηρεί ζε έλαλ πίλαθα ηνπ ζρεζηαθνύ κνληέινπ. Δπίζεο, ηα ραξαθηεξηζηηθά ελόο ζπλόινπ νληνηήησλ αληηζηνηρνύλ ζηηο ζηήιεο ηνπ πίλαθα. εκεηώλεηαη όηη ζην ζρεζηαθό κνληέιν δελ ππάξρεη δηαρσξηζκόο κεηαμύ ησλ πηλάθσλ. Δίηε πξόθεηηαη γηα ζύλνιν νληνηήησλ είηε γηα ζύλνιν ζπζρεηίζεσλ, ε αληηκεηώπηζε είλαη παξόκνηα. Καλνληθνπνίεζε Ζ θαλνληθνπνίεζε (normalization) απνηειεί έλα πνιύ ζεκαληηθό βήκα θαηά ην ζρεδηαζκό κίαο Βάζεο Γεδνκέλσλ. Οη πίλαθεο πνπ πξνθύπηνπλ κεηά ηε κεηαηξνπή ηνπ κνληέινπ Ο ζε ζρεζηαθό ζπλήζσο πεξηέρνπλ επαλαιακβαλόκελε πιεξνθνξία. Γηα παξάδεηγκα, ε ύπαξμε ελόο ραξαθηεξηζηηθνύ πνιιαπιώλ ηηκώλ ελόο ζπλόινπ νληνηήησλ έρεη σο απνηέιεζκα λα απνζεθεπζνύλ πνιιαπιέο γξακκέο ζηνλ αληίζηνηρν πίλαθα. Ζ θαλνληθνπνίεζε ζρέζεσλ νπζηαζηηθά είλαη κία απινπνίεζε ησλ ζρέζεσλ κε ζηόρν ηελ εμάιεηςε ηνπ πιενλαζκνύ ησλ δεδνκέλσλ, ν νπνίνο δεκηνπξγεί κεξηθά ζνβαξά πξνβιήκαηα. ύλνςε Οη ζύγρξνλεο αλάγθεο γηα απνζήθεπζε θαη δηαρείξηζε δεδνκέλσλ είλαη πνιιαπιέο ζε ζρέζε κε ην παξειζόλ, ιακβάλνληαο ππ όςε ην ζεκεξηλό ξπζκό παξαγσγήο δεδνκέλσλ. Ζ απνζήθεπζε, νξγάλσζε θαη δηαρείξηζε ηνπ κεγάινπ απηνύ όγθνπ δεδνκέλσλ απαηηεί ηε ρξήζε απηνκαηνπνηεκέλσλ κεζόδσλ επηηξέπνληαο ζηνπο ρξήζηεο εύθνιε πξόζβαζε ζηα δεδνκέλα. ην παξειζόλ, ε δηαρείξηζε ησλ δεδνκέλσλ γηλόηαλ από ηα ίδηα ηα πξνγξάκκαηα εθαξκνγήο κέζσ ηνπ ζπζηήκαηνο αξρείσλ ηνπ ιεηηνπξγηθνύ ζπζηήκαηνο. Ζ πξνζέγγηζε απηή δεκηνπξγεί πνιιαπιά πξνβιήκαηα θαζώο ν νξηζκόο ησλ δεδνκέλσλ ήηαλ ζηελά ζπλδεδεκέλνο κε ηηο ιεηηνπξγίεο. Οπνηαδήπνηε αιιαγή ζηνλ ηξόπν απνζήθεπζεο ησλ δεδνκέλσλ απαηηνύζε αληίζηνηρεο αιιαγέο ζηα πξνγξάκκαηα εθαξκνγήο. 38
4 Κεθάιαην Access 4.1 Διζαγωγή Ζ Microsoft Access είλαη έλα από ηα πην δεκνθηιή πξνγξάµκαηα δηαρείξηζεο βάζεσλ δεδνµέλσλ πνπ θπθινθνξνύλ ζηελ αγνξά. Ζ µεγάιε δηάδνζή ηεο ηα ηειεπηαία ρξόληα, νθείιεηαη ζηελ απιόηεηα θαη επθνιία ζηε ρξήζε ηεο, θαζώο θαη ζηε δπλαηόηεηά ηεο λα δεµηνπξγεί εθαξµνγέο δηαρείξηζεο βάζεσλ δεδνµέλσλ ζε ζρεηηθά µηθξό ρξνληθό δηάζηεµα. Από ηα ηξία µνληέια βάζεσλ δεδνµέλσλ πνπ έρνπµε πεξηγξάςεη ζην πξώην θεθάιαην, ε Microsoft Access επηηξέπεη ηε δεµηνπξγία βάζεσλ πνπ ζηεξίδνληαη ζην ζρεζηαθό µνληέιν (relational database model). 4.2 Χαπακηηπιζηικά ηηρ Microsoft Access Ωο έλα µνληέξλν ζρεζηαθό ζύζηεµα δηαρείξηζεο βάζεσλ δεδνµέλσλ (Rela-tional Database Management System, RDBMS), ε Microsoft Access, είλαη εθνδηαζµέλε µε όια εθείλα ηα ραξαθηεξηζηηθά πνπ επηηξέπνπλ ηελ εύθνιε θαη απνηειεζµαηηθή δηαρείξηζε ησλ δεδνµέλσλ ελόο πιεξνθνξηαθνύ ζπζηήµαηνο. Απηά ηα δεδνµέλα, ζε πιήξε εθαξµνγή ησλ αξρώλ πνπ δηέπνπλ ηελ αξρηηεθηνληθή ηνπ ζρεζηαθνύ µνληέινπ, είλαη νξγαλσµέλα ζε πίλαθεο, νη νπνίνη ζπζρεηίδνληαη µεηαμύ ηνπο. Ζ δνµή απηώλ ησλ πηλάθσλ θαζώο θαη ησλ ζπζρεηίζεσλ πνπ πθίζηαληαη αλάµεζα ζηα πεδία ηνπο, µπνξεί λα νξηζζεί θαηά ηξόπν πιήξσο ζπµβαηό µε ην µνληέιν νληνηήησλ ζπζρεηίζεσλ πνπ έρνπµε δεµηνπξγήζεη θαηά ην ζηάδην ηνπ ινγηθνύ ζρεδηαζµνύ ηεο εθαξµνγήο. Απηό ζεµαίλεη πσο ζα δεµηνπξγήζνπµε πίλαθεο ηόζν γηα ηνπο ηύπνπο νληόηεηαο πνπ πεξηιαµβάλνληαη ζην ινγηθό µνληέιν ηνπ ζπζηήµαηνο, όζν θαη γηα εθείλνπο ηνπο ηύπνπο ζπζρέηηζεο ησλ νπνίσλ ε πνιιαπιόηεηα είλαη M:N. Μεηά ηνλ θαζνξηζµό ηεο δνµήο ησλ πηλάθσλ ηεο βάζεο, µπνξεί λα αξρίζεη ε δηαδηθαζία θαηαρώξεζεο δεδνµέλσλ ζε απηνύο, είηε απεπζείαο, είηε δηα ηεο ρξήζεο θαηάιιεια ζρεδηαζµέλσλ θνξµώλ, νη νπνίεο θαζηζηνύλ ηελ εθαξµνγή µαο εύθνιε θαη πξνζηηή ζηνλ απιό ρξήζηε. Ζ δηαρείξηζε ησλ δεδνµέλσλ ηεο εθαξµνγήο, αµέζσο µεηά ηελ θαηαρώξεζή ηνπο, µπνξεί λα γίλεη ρξεζηµνπνηώληαο εληνιέο ηεο γιώζζαο SQL, ε νπνία ππνζηεξίδεηαη πιήξσο. Ο ρξήζηεο έρεη ηε δπλαηόηεηα λα δεµηνπξγήζεη µόλνο ηνπ 39
ηα εξσηήµαηα πξνο ηε βάζε γξάθνληαο θαηεπζείαλ θώδηθα ζε SQL, αιιά εάλ ην επηζπµεί, µπνξεί λα ην θάλεη µέζα από έλα εύρξεζην πεξηβάιινλ απηνµαηνπνηεµέλεο δεµηνπξγίαο εξσηεµάησλ, ην νπνίν, δεηά από ην ρξήζηε λα θαζνξίζεη ηηο πιεξνθνξίεο πνπ ζέιεη λα αλαθηήζεη, θαη ζηε ζπλέρεηα, δεµηνπξγεί ηνλ θώδηθα SQL από µόλν ηνπ. Δθόζνλ ν ρξήζηεο αλαθηήζεη ηα απνηειέζµαηα πνπ ζέιεη, µπνξεί ζηε ζπλέρεηα λα ηα εθηππώζεη δεµηνπξγώληαο ηηο θαηάιιειεο ζε θάζε πεξίπησζε αλαθνξέο αο ζεµεησζεί πσο µε ηνλ ίδην ηξόπν µπνξεί λα εθηππώζεη θαη ηα δεδνµέλα ελόο νιόθιεξνπ πίλαθα. ε όιεο ζρεδόλ ηηο πεξηπηώζεηο ε αιιειεπίδξαζε ηνπ ρξήζηε µε ην ζύζηεµα επηηαρύλεηαη δηα ηεο ρξήζεο θαηάιιεια ζρεδηαζµέλσλ µαθξνεληνιώλ, ελώ ζε πεξηπηώζεηο θαηά ηηο νπνίεο νη απαηηήζεηο ηνπ δελ θαιύπηνληαη από όιεο ηηο παξαπάλσ ιεηηνπξγίεο, έρεη ηε δπλαηόηεηα λα γξάςεη ν ίδηνο ηηο δηθέο ηνπ ππνξνπηίλεο αιιειεπίδξαζεο µε ην ζύζηεµα, ρξεζηµνπνηώληαο ηε γιώζζα VBA (Visual Basic for Applications). Από ηελ παξαπάλσ πεξηγξαθή, είλαη πξνθαλέο, πσο ε Microsoft Access απνηειείηαη από έλα ζύλνιν ζπληζησζώλ, νη νπνίεο ζε γεληθέο γξαµµέο είλαη νη αθόινπζεο : 4.3 Πίνακερ (Tables) : Όπσο έρεη ήδε αλαθεξζεί ζηελ πξνεγνύµελε παξάγξαθν, νη πίλαθεο ηεο βάζεο πεξηέρνπλ ηα δεδνµέλα πνπ θαηαρσξνύληαη ζε απηή, θαη ζύµθσλα µε ην ζρεζηαθό µνληέιν, απνηεινύληαη από έλα πιήζνο γξαµµώλ (rows) θαη ζηειώλ (columns). Ζ θάζε γξαµµή πεξηέρεη ηα δεδνµέλα µηαο εγγξαθήο (record), ελώ νη ζηήιεο ηνπ πίλαθα αληηζηνηρνύλ ζηα πεδία ηεο εγγξαθήο, ηα νπνία νξίδνπλ θαη ηε δνµή ηνπ θάζε πίλαθα. Πξνθεηµέλνπ νη δηάθνξεο εγγξαθέο ηνπ πίλαθα λα δηαθξίλνληαη µεηαμύ ηνπο, επηιέγνπµε θάπνην από ηα πεδία ηνπ πίλαθα θαη ην ραξαθηεξίδνπµε σο ην πξσηεύνλ θιεηδί ηνπ (primary key). ύµθσλα µε ηε ζεσξία ηνπ ζρεζηαθνύ µνληέινπ βάζεσλ δεδνµέλσλ, δελ είλαη δπλαηόλ λα ππάξμνπλ δύν εγγξαθέο ηνπ πίλαθα πνπ λα έρνπλ ηελ ίδηα ηηµή ζην πξσηεύνλ θιεηδί ηνπο. 40
4.4 Φόπµερ (Forms) : Ζ βαζηθή ιεηηνπξγία ησλ θνξµώλ ζε µηα εθαξµνγή ηεο Microsoft Access, είλαη ε δηεπθόιπλζε πνπ παξέρνπλ ζην ρξήζηε, όζνλ αθνξά ηελ αιιειεπίδξαζή ηνπ µε ηελ εθαξµνγή. ηηο πην πνιιέο πεξηπηώζεηο, νη θόξµεο ρξεζηµνπνηνύληαη θαηά ηε δηαδηθαζία εηζαγσγήο δεδνµέλσλ, αιιά µηιώληαο γεληθά, µπνξνύλ λα ρξεζηµνπνηεζνύλ νπνπδήπνηε. Μηα θόξµα απνηειείηαη από έλα πιήζνο ζηνηρείσλ αιιειεπίδξαζεο, δηα ηε ρξήζεο ησλ νπνίσλ είλαη δπλαηή ε πξαγµαηνπνίεζε ησλ πην ζεµαληηθώλ ιεηηνπξγηώλ πνπ ζπζρεηίδνληαη µε µηα βάζε δεδνµέλσλ, όπσο είλαη γηα παξάδεηγµα ε εηζαγσγή, δηαγξαθή, θαη ηξνπνπνίεζε εγγξαθώλ. 4.5 Δπωηήµαηα (Queries) : Σα εξσηήµαηα ηνπ ρξήζηε πξνο ηε βάζε πξνθεηµέλνπ λα αλαθηήζεη δεδνµέλα πνπ ραξαθηεξίδνληαη από θάπνηα ζπγθεθξηµέλα θξηηήξηα, µπνξνύλ λα δεµηνπξγεζνύλ πάξα πνιύ εύθνια ρξεζηµνπνηώληαο ηνλ νδεγό εξσηεµάησλ (query wizard) ηεο Microsoft Access. Σα απνηειέζµαηα απηώλ ησλ εξσηεµάησλ απνζεθεύνληαη ζε ελδηάµεζνπο πίλαθεο, νη νπνίνη ρξεζηµνπνηνύληαη µε ηνλ ίδην ηξόπν µε ηνλ νπνίν ρξεζηµνπνηνύληαη θαη νη βαζηθνί πίλαθεο ηεο εθαξµνγήο. Απηό ζεµαίλεη γηα παξάδεηγµα πσο µπνξνύµε λα δεµηνπξγήζνπµε µηα θόξµα ε νπνία λα δέρεηαη ηηµέο από έλα εξώηεµα πξνο ηε βάζε. 4.6 Αναθοπέρ (Reports) : Πεξηιαµβάλνπλ ηα δεδνµέλα ησλ πηλάθσλ θαζώο επίζεο θαη ηα απνηειέζµαηα ησλ εξσηεµάησλ πνπ ππνβάιινπµε πξνο ηε βάζε, ζε έληππε µνξθή. Οη αλαθνξέο δεµηνπξγνύληαη πνιύ εύθνια από ην θαηάιιειν πξόγξαµµα δηαρείξηζεο, ελώ ηαπηόρξνλα παξέρεηαη ζην ρξήζηε ε δπλαηόηεηα λα αιιάμεη ηόζν ηελ εµθάληζή ηνπο γηα παξάδεηγµα ηε ζεηξά ησλ πεδίσλ πάλσ ζην ραξηί ή ηε γξαµµαηνζεηξά πνπ ρξεζηµνπνηείηαη γηα ηελ εµθάληζε ηνπ ηίηινπ ηεο αλαθνξάο όζν θαη ηε δνµή ηνπο γηα παξάδεηγµα λα πξνζζέζεη ή λα αθαηξέζεη πεδία. 41
4.7 Μακποενηολέρ (Macros) : Πξόθεηηαη γηα έλα πιήζνο δηαδηθαζηώλ ηεο Microsoft Access, νη νπνίεο εθηεινύληαη ζαλ µηα θαη µνλαδηθή εληνιή. Οη δηαδηθαζίεο πνπ µπνξνύµε λα ηνπνζεηήζνπµε µέζα ζε µηα µαθξνεληνιή είλαη εληειώο ζπγθεθξηµέλεο θαη επηιέγνληαη µέζα από έλα θαηάινγν, ρσξίο ν ρξήζηεο λα έρεη ηε δπλαηόηεηα λα νξίζεη ηηο δηθέο ηνπ δηαδηθαζίεο. Μηα δηαδηθαζία µπνξεί λα ρξεζηµνπνηεζεί µέζα ζε µηα µαθξνεληνιή, πεξηζζόηεξεο από µηα θνξέο. 4.8 Λειηοςπγικέρ Μονάδερ (Modules) : Δπεηδή ν αξηζµόο ησλ δηαδηθαζηώλ πνπ ρξεζηµνπνηνύληαη ζε µηα µαθξνεληνιή είλαη εληειώο ζπγθεθξηµέλνο, ππάξρεη πεξίπησζε, λα µελ µπνξνύµε, δηα ηεο ρξήζεο ησλ µαθξνεληνιώλ, λα πξαγµαηνπνηήζνπµε θάπνηα πνιύπινθε δηαδηθαζία. Γηα ηηο πεξηπηώζεηο απηέο, ε Microsoft Access, πξνζθέξεη µηα νιόθιεξε γιώζζα πξνγξαµµαηηζµνύ, ηελ VBA (Visual Basic for Applications), µέζσ ηεο νπνίαο µπνξνύµε λα πινπνηήζνπµε νπνηαδήπνηε δηαδηθαζία, όζν πνιύπινθε θαη αλ είλαη. 4.9 Πεπιοπιζµοί ηηρ Βάζηρ εδοµένων Μηα βάζε δεδνµέλσλ έρεη ηνπο αθόινπζνπο πεξηνξηζµνύο: Έλαο πίλαθαο µπνξεί λα έρεη µέρξη θαη 255 πεδία. Έλαο πίλαθαο µπνξεί λα έρεη µέρξη θαη 32 επξεηήξηα. Έλα επξεηήξην πνιιώλ πεδίσλ µπνξεί λα έρεη µέρξη θαη 10 ζηήιεο. Μηα γξαµµή πίλαθα, ρσξίο λα ιαµβάλνληαη ππόςε ηα πεδία Memo θαη ηα αληηθείµελα ActiveX, δελ µπνξεί λα είλαη µεγαιύηεξε από 4 πεξίπνπ kilobyte. ε Έλα πεδίν ππνµλήµαηνο µπνξνύλ λα απνζεθεπηνύλ µέρξη θαη 2 gigabyte, αιιά δελ µπνξεί λα εµθαληζηεί έλα ππόµλεµα µεγαιύηεξν από 4 kilobyte ζε µηα θόξµα ή θύιιν δεδνµέλσλ. Έλα αληηθείµελν ActiveX µπνξεί λα έρεη µέγεζνο µέρξη θαη 2 gigabyte. 42
δελ ππάξρεη όξην ζην πιήζνο ησλ εγγξαθώλ ελόο πίλαθα. Όµσο, µηα βάζε δεδνµέλσλ ηεο Access δελ µπνξεί λα μεπεξλά ηα 2 gigabyte. Αλ ππάξρνπλ πνιινί µεγάινη πίλαθεο, ζα πξέπεη λα νξηζηεί γηα ηνλ θαζέλα µηα μερσξηζηή βάζε δεδνµέλσλ ηεο Access θαη µεηά λα ζπλδεζνύλ ζηε βάζε δεδνµέλσλ πνπ ζα πεξηέρεη ηηο θόξµεο, ηηο µαθξνεληνιέο, ηηο εθζέζεηο θαη ηηο ιεηηνπξγηθέο µνλάδεο ηηο εθαξµνγήο. 43
πκπεξάζκαηα ηηο κέξεο καο νη βάζεηο δεδνκέλσλ ρξεζηκνπνηνύληαη ζρεδόλ θαζεκεξηλά, κε ηξόπν πνπ πνιιέο θνξέο δελ γίλεηαη αληηιεπηό από ην θνηλό. Ζ ρξήζε ηνπο καο βνήζα λα νξγαλώζνπκε ηα δεδνκέλα καο, λα ηα θαηαλνήζνπκε θαιύηεξα θαη λα θεξδίζνπκε ρξόλν, θόπν θαη ρξήκα. πκπεξαζκαηηθά ινηπόλ ηα πεξηζζόηεξα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα πνπ ρξεζηκνπνηνύλ θαηά θόξνλ νη πεξηζζόηεξεο επηρεηξήζεηο βαζίδνπλ ηελ ιεηηνπξγία ηνπο πάλσ ζε κία βάζε δεδνκέλσλ. Απηό είλαη πνπ ηηο θαζηζηά θαη αλαπόζπαζην θνκκάηη ηεο θαζεκεξηλόηεηάο καο. Ζ δηαρείξηζε ησλ δεδνκέλσλ απηώλ πεξηιακβάλεη επεμεξγαζία ζηα ππάξρνληα δεδνκέλα, εηζαγσγή λέσλ εγγξαθώλ θαη δηαγξαθή παιαηνηέξσλ. Ζ δηαρείξηζε απηή ζα κπνξεί λα γίλεηαη κέζσ ηνπ ηνπηθνύ δηθηύνπ ηεο επηρείξεζεο, ρσξίο ηνπο πεξηνξηζκνύο πνπ ζέηεη κία ηνπηθή εθαξκνγή. Γηα παξάδεηγκα ν ρξήζηεο ζα κπνξεί λα δηνξζώλεη ηπρόλ ιαλζαζκέλεο εγγξαθέο, λα ελεκεξσζεί γηα ηελ θαηάζηαζε ηεο απνζήθεο (απόζεκα), λα θάλεη λέεο ρξεώζεηο πιηθώλ, λα πξνζζέζεη λέα πιηθά, λένπο εξγαδόκελνπο θαη πνιιά άιια από νπνηνδήπνηε ζεκείν θαη ρσξίο λα ρξεηάδεηαη λα βξίζθεηαη ζηνλ ηόπν όπνπ βξίζθεηαη ε εθαξκνγή, έρνληαο απιά ζύλδεζε ζην ηνπηθό δίθηπν θαη θάλνληαο εηζαγσγή ζην ζύζηεκα κε ηνλ θσδηθό ηνπ. Παξάιιεια έλαο άιινο γεληθόηεξνο ζθνπόο ηεο εθαξκνγήο αθνξά ηελ επηινγή ησλ εξγαιείσλ πινπνίεζεο. Γηα ηελ εθαξκνγή επηιέρζεθαλ ηερλνινγίεο, νη νπνίεο ρξεζηκνπνηνύληαη επξέσο ζηελ αγνξά εξγαζίαο θαη ζπλερώο αλαπηύζζνληαη. Οπόηε ε νινθιήξσζε ηεο πηπρηαθήο εξγαζίαο απηήο ζαθώο από ηε κία εθνδηάδεη ηνλ πξνγξακκαηηζηή κε λέεο γλώζεηο θαη ηνπ δίλεη ηα θαηάιιεια εθόδηα γηα λα βγεη πην νινθιεξσκέλνο ζηελ αγνξά εξγαζίαο, αιιά θαη θέξλεη ηνπο ρξήζηεο ζε κία πξώηε επαθή κε ηα εξγαιεία απηά. Μειινληηθέο επεθηάζεηο ηεο εθαξκνγήο αλ κία κειινληηθή επέθηαζε ηεο εθαξκνγήο ζα κπνξνύζε ρξεζηκνπνηεζεί ν SQL server γηα ηελ απνηειεζκαηηθόηεξε δηαρείξηζε ηεο βάζεο δεδνκέλσλ. 44
Όζνλ αθνξά ηελ δηαρείξηζε ηεο απνζήθεο ζα ήηαλ θαιό θαηά ηελ εηζαγσγή ησλ πιηθώλ θαη θάζε είδνπο πνπ εηζάγεηαη ζην ζύζηεκα λα έρεη έλα κνλαδηθό «barcode» ώζηε λα δηαζθαιίδεηαη ζην έπαθξν ε νκαιή ιεηηνπξγία όισλ ησλ ελεξγεηώλ πνπ αθνξνύλ ηελ δηαρείξηζε ηεο απνζήθεο. Γηα ηελ δηαρείξηζε ησλ εγγξαθώλ ζα κπνξνύζε λα ππάξρνπλ πεξηζζόηεξεο πιεξνθνξίεο ζηε βάζε δεδνκέλσλ. Σέινο ζύκθσλα κε ηηο ζύγρξνλεο αλάγθεο θαη ηηο απαηηήζεηο ηεο Γηεύζπλζεο κπνξεί ε εθαξκνγή λα ζπλδεζεί κε ηηο ήδε ππάξρνπζεο βάζεηο δεδνκέλσλ γηα απηόκαηε ελεκέξσζε θαη άληιεζε δεδνκέλσλ, όπσο πξνζζήθε ή δηαγξαθή κηζζσηνύ. 45
Παξάξηεκα Α - Δγρεηξίδην ρξήζεο (User manual) Α1. πλνπηηθή πεξηγξαθή Ζ «Γηαρείξηζε Απνζήθεο Ηκαηηζκνύ Τιηθώλ» απνηειεί κηα εθαξκνγή (application) κέζσ ηεο νπνίαο παξέρεηαη, έλα εύρξεζην θαη θηιηθό πξνο ην ρξήζηε πεξηβάιινλ γηα ηε δηαρείξηζε ησλ πιηθώλ. Μεξηθέο από ηηο πην ζεκαληηθέο εξγαζίεο, ηηο νπνίεο ζα έρεηε ηελ δπλαηόηεηα λα πινπνηήζεηε κέζσ ηεο εθαξκνγήο, εκθαλίδνληαη ζηελ ιίζηα πνπ αθνινπζεί: Καηαρσξήζεηο θαηλνύξγησλ ζηνηρείσλ (π.ρ. εγγξαθή ελόο λένπ Μηζζσηνύ ή είδνπο πιηθνύ) θαη ηξνπνπνηήζεηο θάπνησλ ζηνηρείσλ πνπ ππάξρνπλ ζην ζύζηεκα. Υνξεγήζεηο ηκαηηζκνύ - πιηθώλ κε δπλαηόηεηα εηζαγσγήο, ηξνπνπνίεζεο, δηαγξαθήο ησλ δηαθόξσλ εηδώλ ρνξήγεζεο. Δθηύπσζε θαηαζηάζεσλ (ζηελ νζόλε ή ζηνλ εθηππσηή), όπσο ρνξήγεζεο ηκαηηζκνύ - πιηθώλ αλά είδνο, νλνκαζηηθή θαηάζηαζε κε ρνξεγήζεσλ, ελεκέξσζε απνζέκαηνο πιηθώλ απνζήθεο, θ.ι.π. Αλάπηπμε δηαδηθαζηώλ επηθύξσζεο ησλ δεδνκέλσλ θαηαρώξηζεο από ην ρξήζηε θαη ρξήζε ησλ θαηάιιεισλ εξγαιείσλ γηα ηε δηαηήξεζε αθεξαηόηεηαο ησλ δεδνκέλσλ ηεο εθαξκνγήο. Α2. Οδεγίεο εγθαηάζηαζεο εθαξκνγήο Ζ εθαξκνγή βξίζθεηαη ζην CD-ROM πνπ ππάξρνπλ ζην θάθειν ζπζθεπαζίαο ηνπ θαη ζα πξέπεη λα κεηαθεξζεί ζην ζθιεξό δίζθν ηνπ ππνινγηζηή. Ο ειεύζεξνο ρώξνο ηνπ δίζθνπ ζα πξέπεη λα είλαη πεξίπνπ 15 Mbytes. Σνπνζεηήζηε ην CD ζηε κνλάδα CD-ROM ηνπ ππνινγηζηή ζαο Κάληε δηπιό θιηθ ζην εηθνλίδην Ο Τπνινγηζηήο κνπ Κάληε δηπιό θιηθ ζην εηθνλίδην ηεο κνλάδαο ηνπ CD-ROM Αληηγξάθνπκε ηνλ θάθειν «ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΑΠΟΘΖΚΖ ΤΛΗΚΧΝ» ζε όπνηα ζέζε ηνπ ππνινγηζηή ζέινπκε (θαηά πξνηίκεζε ζηνλ ζθιεξό δίζθν C:). Αλνίγνληαο ηνλ θάθειν πξνβάιινληαη ηα πεξηερόκελά ηνπ θαη εληνπίδνπκε ηελ 46
εθαξκνγή Access «ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΑΠΟΘΖΚΖ ΗΜΑΣΗΜΟΤ-ΤΛΗΚΧΝ», θάλνληαο δηπιό θιηθ επάλσ ζην όλνκα ή δεμί θιηθ θαη από ην πηπζζόκελν κελνύ επηιέγνπκε άλνηγκα. Α2.1 Πώο λα δεκηνπξγήζεηε εηθνλίδην (ζπληόκεπζε) ηεο εθαξκνγήο Μπνξείηε λα δεκηνπξγήζεηε ην θαηάιιειν εηθνλίδην (ζπληόκεπζε) ζηελ επηθάλεηα εξγαζίαο θαη λα ηξέρεηε ε εθαξκνγή ηεο απνζήθεο θαηεπζείαλ από ην εηθνλίδην απηό. Αλνίμηε ην θάθειν όπνπ έρεηε αληηγξάςεη ηελ εθαξκνγή. Κάληε δεμί θιηθ πάλσ ζην όλνκα ηεο εθαξκνγήο Δπηιέμηε «Απνζηνιή πξνο» Δπηθάλεηα Δξγαζίαο (δεκηνπξγία ζπληόκεπζεο) Σν εηθνλίδην (ζπληόκεπζε) ηεο εθαξκνγήο βξίζθεηαη πιένλ ζηελ επηθάλεηα εξγαζίαο ηνπ ππνινγηζηή ζαο θαη κπνξεί μεθηλά ην πξόγξακκα. 47
Α3. Πξόζβαζε ζηελ εθαξκνγή Γηα ηελ πξόζβαζε ζηελ εθαξκνγή, απαηηείηαη ε ζπκπιήξσζε ηνπ νλόκαηνο ρξήζηε (user) θαη ηνπ θσδηθνύ πξόζβαζεο (password), πξνθεηκέλνπ ην ζύζηεκα λα ζαο αλαγλσξίζεη σο εμνπζηνδνηεκέλν ρξήζηε. Γηα ιόγνπο αζθαιείαο εκθαλίδνληαη αζηεξάθηα ζηε ζέζε ησλ ραξαθηήξσλ πνπ πιεθηξνινγείηε. Δάλ ζέιεηε λα κελ πιεθηξνινγήζηε ηνλ θσδηθό ζαο ηελ επόκελε θνξά πνπ ζα ρξεζηκνπνηήζηε ηελ εθαξκνγή, επηιέμηε θαη θάληε θιηθ ζην θνπκπί Next (ζπλέρεηα). Δάλ γηα νπνηνδήπνηε ιόγν δελ ζέιεηε λα πξνρσξήζεηε, θάληε θιηθ ζην θνπκπί Cancel (αθύξσζε). Αθνύ νινθιεξσζεί επηηπρώο ε δηαδηθαζία εμαθξίβσζεο ησλ ζηνηρείσλ πξόζβαζεο, εηζέξρεζηε ζηελ εθαξκνγή θαη εκθαλίδεηαη ε θεληξηθή νζόλε, ην θεληξηθό κελνύ επηινγώλ ηεο εθαξκνγήο. 48
Α4. Κεληξηθή νζόλε - θεληξηθό κελνύ επηινγώλ ηεο εθαξκνγήο Μεηά ηελ επηηπρή είζνδν, εκθαλίδεηαη ε θεληξηθή νζόλε ην θεληξηθό κελνύ επηινγώλ ηεο εθαξκνγήο, ε νπνία πεξηιακβάλεη ηέζζεξηο βαζηθέο πεξηνρέο εξγαζίαο. 1 2 3 4 1. Ζ πεξηνρή 1 «ηαηηζηηθά ηνηρεία Δθηππώζεηο», ζαο παξέρεη ηελ δπλαηόηεηα πιεξνθνξηώλ (εθζέζεσλ) ζηελ νζόλε ή ζηνλ εθηππσηή. 2. Ζ πεξηνρή 2 «Υνξεγήζεηο Ηκαηηζκνύ - Τιηθώλ», ζαο δίλεη ηελ δπλαηόηεηα λα θάλεηε ρνξεγήζεηο πιηθώλ ζην πξνζσπηθό ηεο επηρείξεζεο. 3. ηε πεξηνρή 3 «Δπεμεξγαζία ηνηρείσλ», κπνξείηε λα επηηειέζεηε ζεκαληηθέο δηαδηθαζίεο θαη ξπζκίζεηο ηεο εθαξκνγήο, όπσο επεμεξγαζία ησλ ζηνηρείσλ ηνπ πξνζσπηθνύ, παξαιαβέο πιηθώλ απνζήθεο θαη επεμεξγαζία απηώλ, θ.ι.π. 4. Ζ πεξηνρή 4 ζαο δίλεη πιεξνθνξίεο ζρεηηθά κε ην ππόινηπν ηεο απνζήθεο, ηα ζύλνια ησλ ρνξεγήζεσλ πνπ έρνπλ πξαγκαηνπνηεζεί κέρξη ζήκεξα θαη ην ειάρηζην όξην απνζέκαηνο πιηθώλ. 49
Α4.1 Ζ πεξηνρή 1 «ηαηηζηηθά ηνηρεία Δθηππώζεηο» Όπσο αλαθέξζεθε ζηελ πξνεγνύκελε ελόηεηα από απηή ηελ πεξηνρή έρεηε ηελ δπλαηόηεηα λα εθηππώζεηε δηάθνξεο εθζέζεηο, αθνύ πξώηα επηιέμεηε ηελ αξρηθή εκεξνκελία έλαξμεο ηεο αλαδήηεζεο έσο ηελ ηειηθή εκεξνκελία, ζηα πεδία: Ζκεξ/λία ΑΠΟ: - Ζκεξ/λία ΔΧ: 50
1. ΑΝΑΛΤΣΗΚΑ ΑΝΑ ΣΟΜΔΑ Ζ έθζεζε απηή ζαο παξνπζηάδεη Αλαιπηηθέο ρξεώζεηο πιηθώλ αλά Σνκέα εξγαζίαο. 51
2. ΤΓΚΔΝΣΡΧΣΗΚΑ ΣΟΗΥΔΗΑ ΥΟΡΖΓΖΔΧΝ (ΠΔΡΗΓΡΑΦΖ ΔΗΓΟΤ) Ζ έθζεζε απηή παξνπζηάδεη ζπλνιηθέο ρξεώζεηο πιηθώλ αλά πεξηγξαθή πιηθνύ (θσδηθνύ). 3. ΣΟΗΥΔΗΑ ΥΟΡΖΓΖΔΧΝ ΑΠΟΘΖΚΖ ΗΜΑΣΗΜΟΤ- ΤΛΗΚΧΝ (ΑΝΑ ΔΗΓΟ) Ζ έθζεζε απηή παξνπζηάδεη ζπλνιηθέο ρξεώζεηο πιηθώλ αλά είδνο θαηεγνξία πιηθνύ. 52
4. ΔΚΘΔΖ ΥΟΡΖΓΖΔΧΝ ΤΛΗΚΧΝ ΑΤΞΟΤΑ ΣΑΞΗΝΟΜΖΖ ΑΝΑ Α.Μ.: Ζ έθζεζε απηή παξνπζηάδεη ρξεώζεηο πιηθώλ αλά κηζζσηό κε αύμνπζα ηαμηλόκεζε Αξηζκνύ Μεηξώνπ (Α.Μ.). 53
5. ΔΚΔΘΖ ΥΟΡΖΓΖΔΧΝ ΤΛΗΚΧΝ ΑΝΑ ΣΟΜΔΑ ΚΑΗ ΟΜΑΓΑ Ζ έθζεζε απηή παξνπζηάδεη ρξεώζεηο πιηθώλ ηαμηλνκεκέλεο πξώηα θαηά Σνκέα εξγαζίαο θαη θαηόπηλ θαηά Οκάδα εξγαζίαο. 54
6. ΟΝΟΜΑΣΗΚΖ ΚΑΣΑΣΑΖ ΜΖ ΥΟΡΖΓΖΔΧΝ Ζ έθζεζε απηή εκθαλίδεη ηνπο Μηζζσηνύο ζηνπο νπνίνπο ΓΔΝ έρεη γίλεη θακία ρξέσζε πιηθώλ ηαμηλνκεκέλεο πξώηα θαηά Σνκέα εξγαζίαο θαη θαηόπηλ θαηά Α.Μ.: 7. ΤΓΚΔΝΣΡΧΣΗΚΑ ΣΟΗΥΔΗΑ ΜΖ ΥΟΡΖΓΖΔΧΝ ΤΛΗΚΧΝ ΑΝΑ ΣΟΜΔΑ Ζ έθζεζε απηή παξνπζηάδεη ην ζπλνιηθό αξηζκό ησλ Μηζζσηώλ πνπ ΓΔΝ έρεη θακία ρξέσζε πιηθώλ θαηά Σνκέα εξγαζίαο. 55
Από απηή ηελ θαξηέια έρεηε ηελ δπλαηόηεηα λα πάξεηε εθζέζεηο αλαθνξέο κόλν γηα έλα είδνο ρνξήγεζεο, επηιέγνληάο ην από ην πηπζζόκελν κελνύ (π.ρ. επηιέμηε ΣΕΑΚΔΣ θαη θάληε θιηθ ζην θνπκπί εληνιήο πνπ ζέιεηε λα πάξεηε πιεξνθνξίεο). 56
Α4.2 Ζ πεξηνρή 2 «Υνξεγήζεηο Ηκαηηζκνύ Τιηθώλ» ΚΑΡΣΔΛΑ ΥΟΡΖΓΖΔΧΝ ΤΛΗΚΧΝ Από απηή ηελ θαξηέια - θόξκα έρεηε ηελ δπλαηόηεηα λα πξαγκαηνπνηήζεηε ρνξεγήζεηο πιηθώλ ζην πξνζσπηθό ηεο επηρείξεζεο. Ζ θόξκα πεξηέρεη θαη ηελ ππνθόξκα ρνξεγήζεσλ. Γηα λα απνθύγνπκε ηπρόλ ιάζε πιεθηξνιόγεζεο ησλ δηαθόξσλ ζηνηρείσλ ηνπ πξνζσπηθνύ όπσο, ΑΡ. ΜΖΣΡΧΟΤ, ΔΠΗΘΔΣΟ, θιπ, απαξαίηεηα γίλεηαη αλαδήηεζε θάπνηνπ κηζζσηνύ, κε ηνλ Αξηζκό Μεηξώνπ ή ην Δπώλπκν. Γηα απηή ηελ δηαδηθαζία ρξεζηκνπνηνύκε δπν ζύλζεηα πιαίζηα αληίζηνηρα (εύξεζε κε Αξ. Μεηξώνπ ή Δπώλπκν). 57
Ζ θαξηέια ζαο ελεκεξώλεη γηα ην πιήζνο ησλ ρξεώζεσλ πνπ έρεη ν θάζε κηζζσηόο (π.ρ. 1 από 3) θαη ζε πνην κηζζσηό εξγάδεζηε απηή ηε ζηηγκή (π.ρ. 1 από 133 ). Ζ κεηαθίλεζε κεηαμύ ησλ εγγξαθώλ κπνξεί λα γίλεη κε ηα θνπκπηά εληνιώλ (πξνεγνύκελε εγγξαθή, λέα εγγξαθή, θ.ι.π.) ή ρξεζηκνπνηώληαο ηηο ελζσκαησκέλεο εληνιέο κεηαθίλεζεο κεηαμύ ησλ εγγξαθώλ ηεο θαξηέιαο θόξκαο. Αθνύ επηιεγεί ν κηζζσηόο ζηνλ νπνίν ζα γίλεη ρξέσζε πιηθνύ, ππάξρνπλ δπν επηινγέο γηα ην είδνο ηνπ πιηθνύ: 1 ε επηινγή πιεθηξνινγώληαο ηνλ θσδηθό είδνπο 2 ε επηινγή πιεθηξνινγώληαο ηελ πεξηγξαθή ή κέξνο απηήο. 58
ην πεδίν ΠΟΟΣΖΣΑ επηιέγεηε από ηελ πηπζζόκελε ιίζηα ηνλ αξηζκό ρξέσζεο. ην πεδίν ΖΜΔΡΟΜΖΝΗΑ ππάξρεη θαλόλαο εγθπξόηεηαο εηζαγσγήο δεδνκέλσλ, ώζηε λα κελ εηζαρζεί εκεξνκελία κεγαιύηεξε από ηελ ζεκεξηλή, ελεκεξώλνληαο κε αληίζηνηρν πξνεηδνπνηεηηθό κήλπκα. ην πεδίν ΥΡΔΧΖ επηιέγνπκε από ην ζύλζεην πιαίζην ΚΑΝΟΝΗΚΖ ή ΠΡΟΧΡΖ. ην πεδίν ΠΑΡΑΣΖΡΉΔΗ γξάθνπκε όπνηεο πιεξνθνξίεο ζρόιηα ζεσξνύκε όηη είλαη ρξήζηκα γηα ηελ ζπγθεθξηκέλε ρξέσζε πιηθνύ. Παξαηεξείηε όηη ε εθαξκνγή ζαο δίλεη πιεξνθνξίεο γηα ην ππόινηπν ηεο απνζήθεο γηα ην είδνο ην νπνίν ζέιεηε λα θάλεηε ρξέσζε. Αλά πάζα ζηηγκή κπνξείηε λα έρεηε κηα έθζεζε ρξέσζεο πιηθώλ γηα ηνλ Μηζζσηό πνπ εξγάδεζηε απηή ηε ζηηγκή. Δπίζεο κπνξείηε λα ηξνπνπνηήζεηε ηηο βαζηθέο ξπζκίζεηο (αλαιπηηθά ζηελ παξαθάησ ελόηεηα). Μεηά ην ηέινο ηεο εγγξαθήο ππάξρεη ε δπλαηόηεηα λα ζπλερίζνπκε κε ρξέσζε άιινπ πιηθνύ (λέα εγγξαθή), λα θάλνπκε δηόξζσζε κηαο εγγξαθήο ή λα εθηππσζεί κηα αλαθνξά ρξέσζεο πιηθώλ γηα ηνλ ζπγθεθξηκέλν κηζζσηό. Δάλ ζέινπκε κπνξνύκε λα ζπλερίζνπκε κε άιινλ κηζζσηό ή δηαθνξεηηθά επηιέγνπκε 59
Α4.3 Ζ πεξηνρή 3 «Δπεμεξγαζία ηνηρείσλ» Α4.3.1 Βαζηθέο Ρπζκίζεηο Από απηή ηελ θαξηέια - θόξκα έρεηε ηηο εμήο δπλαηόηεηεο: 1. Άλνηγκα θόξκαο ΚΑΣΖΓΟΡΗΑ ΤΛΗΚΧΝ ΟΡΗΟ ΑΠΟΘΔΜΑΣΟ, όπνπ κπνξείηε λα πξνζζέζεηε θαηεγνξίεο πιηθώλ θαη λα ηξνπνπνηήζεηε ην όξην ην απνζέκαηνο γηα θάζε θαηεγνξία είδνπο. Γηα παξάδεηγκα ην είδνο «ΚΡΑΝΖ» έρεη σο όξην απνζέκαηνο 20 ηεκάρηα θαη πεξηιακβάλεη ηα 4 είδε θξάλε κε ηνπο 60
αληίζηνηρνπο θσδηθνύο είδνπο θαη πεξηγξαθή είδνπο. Όηαλ αιάμεηε ην όηην απνζέκαηνο γηα έλα είδνο θαηεγνξία απηόκαηα απηό ζα ζπκπεξηιάβεη όινπο ηνπο θσδηθνύο εηδώλ πνπ αλήθνπλ ζε απηή ηε θαηεγνξία. 61
2. Άλνηγκα θόξκαο ΔΗΓΟ ΠΟΟΣΖΣΑ Από απηή ηε θαξηέια κπνξείηε λα πξνζζέζεηε ή λα ηξνπνπνηήζεηε κνλάδεο κέηξεζεο, νη νπνίεο αθνξνύλ ηα πιηθά. 62
3. Άλνηγκα θόξκαο ΠΔΡΗΓΡΑΦΖ ΔΗΓΟΤ ΗΜΑΣΗΜΟΤ - ΤΛΗΚΧΝ Από απηή ηε θαξηέια κπνξείηε λα πξνζζέζεηε λέα πιηθά ή λα δηαγξάςεηε. 4. Άλνηγκα θόξκαο ΠΟΟΣΖΣΑ Από απηή ηε θαξηέια κπνξείηε λα πξνζέζεηε λέεο πζόηεηεο ή λα ηξνπνπνηήζεηε. 63
5. Άλνηγκα θόξκαο ΥΡΔΧΖ Από απηή ηε θαξηέια κπνξείηε λα πξνζέζεηε ή λα ηξνπνπνηήζεηε ην είδνο ρξέσζεο. Α4.3.2 ΠΡΟΧΠΗΚΟ επεμεξγαζία ζηνηρείσλ Από απηή ηελ θαξηέια - θόξκα έρνπκε ηελ δπλαηόηεηα λα πξαγκαηνπνηήζνπκε επεμεξγαζία ζηα πξνζσπηθά ζηνηρεία ηνπ πξνζσπηθνύ ηεο επηρείξεζεο. Πην ζπγθεθξηκέλα, δηαγξαθή ελόο κηζζσηνύ, πξνζζήθε ελόο λένπ, αιιαγή - ηξνπνπνίεζε θάπνησλ ζηνηρείσλ (πεδίσλ), όπσο αιιαγή εηδηθόηεηαο, ηνκέα ή νκάδα εξγαζίαο. Ζ αλαδήηεζε θάπνηνπ κηζζσηνύ γίλεηαη κε ηνλ Αξηζκό Μεηξώνπ ή ην Δπώλπκν. Γηα απηή ηελ δηαδηθαζία ρξεζηκνπνηνύκε δπν ζύλζεηα πιαίζηα αληίζηνηρα (εύξεζε κε Αξ. Μεηξώνπ ή Δπώλπκν). Ζ δηαδηθαζία είλαη παξόκνηα κε ηελ πξνεγνύκελε ελόηεηα. 64
Α4.3.3 ΠΑΡΑΛΑΒΔ ΑΠΟΘΖΚΖ Από απηή ηελ θαξηέια - θόξκα έρνπκε ηελ δπλαηόηεηα λα πξαγκαηνπνηήζνπκε παξαιαβέο πιηθώλ, γηα λα απνθύγνπκε ηπρόλ ιάζε πιεθηξνιόγεζεο, απαξαίηεηα γίλεηαη αλαδήηεζε θάπνηνπ είδνπο πιηθνύ, κε ηνλ θσδηθό ή ηελ πεξηγξαθή ηνπ. Γηα απηή ηελ δηαδηθαζία ρξεζηκνπνηνύκε δπν ζύλζεηα πιαίζηα αληίζηνηρα (εύξεζε κε ΚΧΓΗΚΟ ΔΗΓΟΤ ή ΠΔΡΗΓΡΑΦΖ ΔΗΓΟΤ). Ζ θαξηέια δελ εκθαλίδεη ηηο πξνεγνύκελεο εγγξαθέο ηεο απνζήθεο παξά κόλν όζεο πξαγκαηνπνηνύληαη θαηά ηε δηαδηθαζία απηή. Δπίζεο έρνπκε ηελ δπλαηόηεηα λα δηαγξάςνπκε κηα ιάζνο εγγξαθή. Σειεηώλνληαο επηιέγνπκε 65
Α4.3.4 ΔΠΔΞΔΡΓΑΗΑ ΠΑΡΑΛΑΒΔ ΑΠΟΘΖΚΖ Από απηή ηελ θαξηέια - θόξκα έρνπκε ηελ δπλαηόηεηα λα πξαγκαηνπνηήζνπκε επεμεξγαζία (δηόξζσζε) εγγξαθήο, παξαιαβή πιηθώλ θαη γηα λα απνθύγνπκε ηπρόλ ιάζε πιεθηξνιόγεζεο, απαξαίηεηα γίλεηαη αλαδήηεζε θάπνηνπ είδνπο πιηθνύ, κε ηνλ θσδηθό ή ηελ πεξηγξαθή ηνπ. Γηα απηή ηελ δηαδηθαζία ρξεζηκνπνηνύκε δπν ζύλζεηα πιαίζηα αληίζηνηρα (εύξεζε κε ΚΧΓΗΚΟ ΔΗΓΟΤ ή ΠΔΡΗΓΡΑΦΖ ΔΗΓΟΤ). 66
Α4.4 Ζ πεξηνρή 4 ζαο δίλεη πιεξνθνξίεο ζρεηηθά κε ην ππόινηπν ηεο απνζήθεο, ηα ζύλνια ησλ ρνξεγήζεσλ πνπ έρνπλ πξαγκαηνπνηεζεί κέρξη ζήκεξα, ην ειάρηζην όξην απνζέκαηνο πιηθώλ θαη ηηο ρνξεγήζεηο αλά κηζζσηό. 1. Άλνηγκα έθζεζεο ΥΟΡΖΓΖΔΗ ΑΝΑ ΜΗΘΧΣΟ (ΔΤΡΔΖ ΜΔ Α.Μ.) Από απηή ηε έθζεζε κπνξείηε λα θάλεηε αλαδήηεζε κηζζσηνύ κε ηνλ αξηζκό κεηξώνπ. 67
2. Άλνηγκα έθζεζεο ΤΠΟΛΟΗΠΟ ΑΠΟΘΖΚΖ Από απηή ηε έθζεζε κπνξείηε λα πάξεηε πιεξνθνξίεο ζρεηηθά κε ηα ζύλνια παξαιαβήο εηδώλ, ηα ζύλνια ρνξεγήζεσλ θαη ην ππόινηπν ηεο απνζήθεο. 68
3. Άλνηγκα έθζεζεο ΤΝΟΛΗΚΔ ΠΑΡΑΛΑΒΔ ΑΠΟΘΖΚΖ Από απηή ηε έθζεζε κπνξείηε λα πάξεηε πιεξνθνξίεο ζρεηηθά κε ηα ζύλνια πνζά παξαιαβήο εηδώλ. 69
4. Άλνηγκα έθζεζεο ΤΝΟΛΑ ΥΟΡΖΓΖΔΧΝ Από απηή ηε έθζεζε κπνξείηε λα πάξεηε πιεξνθνξίεο ζρεηηθά κε ηα ζύλνια ρνξεγήζεσλ πνπ έρνπλ πξαγκαηνπνηεζεί. 5. Άλνηγκα έθζεζεο ΔΛΑΥΗΣΟ ΟΡΗΟ ΑΠΟΘΔΜΑΣΟ ΤΛΗΚΧΝ ΑΠΟΘΖΚΖ 70
Από απηή ηε έθζεζε κπνξείηε λα πάξεηε πιεξνθνξίεο ζρεηηθά κε ειάρηζην όξην απνζέκαηνο ζύκθσλα κε ηα θξηηήξηα πνπ έρνπκε νξίζεη (ζην όξην απνζέκαηνο). Έμνδνο από ηελ εθαξκνγή Γηα λα εγθαηαιείςεηε ηελ εθαξκνγή ηεο απνζήθεο θάληε θιηθ ζην εηθνλίδην «Έμνδνο ηεξκαηηζκόο εθαξκνγήο» ή πηέζηε ην θνπκπί θιεηζίκαηνο πνπ βξίζθεηαη ζην πάλσ δεμί κέξνο ηνπ παξαζύξνπ ηεο εθαξκνγήο. 71