ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ:Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥΣ ΣΤΟ ΧΩΡΟ ΤΗΣ ΕΝΔΥΣΗΣ

Τ.Ε.Ι. ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ:Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥΣ ΣΤΟ ΧΩΡΟ ΤΗΣ ΕΝΔΥΣΗΣ Αφεντούλη Γραμματική Οκτώβριος 2008 ΕΠΟΠΤΗΣ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ Πασχαλίδης Αθανάσιος Εκπονηθείσα πτυχιακή εργασία απαραίτητη για την κτήση του βασικού πτυχίου

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΡΟΛΟΓΟΣ... 5 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ-ERP Εισαγωγή...7 1.1. Ορισμός Πληροφοριακών Συστημάτων... 8 1.2. Τι είναι ένα ERP σύστημα;... 10 1.3. Οι βασικοί λόγοι για την εγκατάσταση ενός ERP συστήματος...11 1.4. Βασικά πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα των ERP συστημάτων...12 1.5. Η αγορά των ERP συστημάτων στην Ελλάδα... 15 1.6. Γιατί οι ελληνικές επιχειρήσεις επενδύουν σε ERP συστήματα...18 1.7. Ο ρόλος του συμβούλου υλοποίησης... 19 1.7.1 Κριτήρια επιλογής του συμβούλου υλοποίησης...20 1.8. ERP και ΜΜΕ... 21 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 Ο ΚΛΑΔΟΣ ΤΗΣ ΕΝΔΥΣΗΣ Εισαγωγή... 23 2.1. Γενικά πληροφοριακά στοιχεία και βασικά χαρακτηριστικά του κλάδου 2.1.1. Ορισμός του κλάδου... 24 2.1.2. Οικονομική και κοινωνική σημασία του κλάδου... 24 2.1.3. Ένδυση και κόστος παραγωγής... 25 2.2. Ο κλάδος στον τομέα της παραγωγής... 27 2.2.1. Αναζήτηση χαμηλού εργατικού κόστους... 27 2.2.2. Οι εταιρείες παραγωγής ενδυμάτων στην Ελλάδα... 29 2.2.3. Προτάσεις-σημεία δράσης για την πολιτική κατασκευής έτοιμου ενδύματος... 32 Σελ. 2 από 114

2.3. Ο κλάδος και η παγκοσμιοποίηση 2.3.1. Ο παραδοσιακός κλάδος αλλάζει μορφή...34 2.3.2. Το παγκόσμιο εμπόριο ενδυμάτων στο νέο περιβάλλον... 36 2.3.3. Οι εισαγωγές και εξαγωγές στην Ελλάδα...38 2.3.4. Σημεία τριβής μεταξύ χωρών εξαγωγής και εισαγωγής...39 2.4. Ο κλάδος και η Ευρωπαϊκή Ένωση 2.4.1. Χαρακτηριστικά του κλάδου στην Ευρωπαϊκή Ένωση... 40 2.4.2. Περιφερειακή κατανομή... 42 2.4.3. Η ευρωπαϊκή βιομηχανία ένδυσης στις μέρες μας... 43 2.5. Προβλήματα και προοπτικές του κλάδου 2.5.1. Τα κυριότερα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις...45 2.5.2. Λύσεις -Στρατηγικές -Στόχοι -Προτεραιότητες... 45 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Η ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΩΣ ΣΥΣΤΗΜΑ Εισαγωγή... 48 3.1.Έννοια του Συστήματος...48 3.1.1. Κατηγορίες Συστημάτων... 49 3.1.2 Παραδείγματα Συστημάτων...51 3.1.3 Υποσυστήματα... 51 3.1.4 Εισροή, Εκροή, Επεξεργασία, Περιβάλλον...51 3.2 Ο όρος της Επιχείρησης... 52 3.2.1. Οργανόγραμμα της Επιχείρησης... 54 3.3. Η πληροφορία στην Επιχείρηση... 58 3.3.1. Δεδομένα- Πληροφορίες- Πληροφόρηση... 58 3.3.2. Κωδικοποίηση Δεδομένων... 59 3.3.3. Κατηγορίες Κωδικών...61 3.3.4. Διάγραμμα Ροής των Δεδομένων... 63 Σελ. 3 από 114

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 Entersoft Expert ERP Εισαγωγή... 66 4.1 Μηχανογράφηση ή πληροφοριακό σύστημα... 67 4.1.1. Αυτόματη μεταφορά στο νέο περιβάλλον... 68 4.1.2. Αξιόπιστη και πολυδιάστατη Επιχειρηματική Πληροφόρηση... 69 4.1.3. Επικέντρωση σε εξωστρέφεια και οργάνωση... 70 4.1.4. Τεχνολογική Υποστήριξη... 72 4.1.5. Τι περιλαμβάνει το λογισμικό...73 4.2 Περιβάλλον εργασίας και Τεχνικά χαρακτηριστικά... 74 4.2.1 Διαδικασία εισόδου στην εφαρμογή...74 4.2.2 Κεντρικό περιβάλλον εφαρμογής... 76 4.2.3 Site... 79 4.2.4 Διαχείριση Σφαλμάτων...84 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 Το Entersoft Expert στην επιχείρηση Εισαγωγή... 86 5.1. Χαρακτηριστικά της επιχείρησης...87 5.2. Λειτουργίες της επιχείρησης... 88 5.3. Μηχανογραφική αποτύπωση των λειτουργιών...89 5.3.1. Διαχείριση Συναλλασσομένων...89 5.3.2. Διαχείριση Ειδών... 97 5.3.3 Διαχείριση Αποθήκης... 111 ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ... 112 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ...113 Σελ. 4 από 114

ΠΡΟΛΟΓΟΣ Ο 20ος αιώνας θα μείνει στην ιστορία του ανθρώπου ως αυτός της πληροφορικής επανάστασης. Αυτό είχε σαν αποτέλεσμα, πολλές επιχειρήσεις να στρέψουν το ενδιαφέρον τους στη μελέτη των πληροφοριακών συστημάτων. Στις αρχές του 21ου αιώνα, αναγνωρίζουμε την ολοένα μεγαλύτερη σημασία των πληροφοριακών συστημάτων. Ο αριθμός των υπολογιστών μεγαλώνει όπως επίσης και οι εφαρμογές τους σε πολλούς οικονομικούς οργανισμούς. Καθώς περνάει ο καιρός, παρατηρείται η χρησιμότητά τους ακόμη και σε πολύ μικρές επιχειρήσεις. Σε πολλές περιπτώσεις, γίνεται αδύνατη η ανταγωνιστική λειτουργία της επιχείρησης χωρίς τη χρήση ενός βασισμένου σε υπολογιστές, πληροφοριακού συστήματος. Οι παγκόσμιες συνθήκες ανταγωνισμού και οι συνεχείς καινοτομίες αναγκάζουν πολλές επιχειρήσεις να αναθεωρήσουν τον τρόπο με τον οποίο συναλλάσσονται καθώς και να επανασχεδιάσουν τις ενδοεπιχειρησιακές τους διαδικασίες (business process reengineering). Τέτοιοι ανασχεδιασμοί συνήθως απαιτούν την υποστήριξη κάποιων πληροφοριακών συστημάτων. Καθώς οι επιχειρήσεις όλο και περισσότερο εξαρτώνται από τα πληροφοριακά συστήματα, η ανάπτυξη, η χρήση και η διαχείριση αυτών των συστημάτων καθίσταται απαραίτητη για την επιτυχία ή ακόμη και για την επιβίωση πολλών από αυτές. Από την άλλη, ο κλάδος της ένδυσης, βρίσκεται σε μεταβατική περίοδο λόγω του ανταγωνισμού από χώρες χαμηλού κόστους εργασίας(κίνα, Ινδία, Ινδονησία). Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα για τις επιχειρήσεις ένδυσης, να ενσωματώνουν σταδιακά νέες τεχνολογογίες έτσι ώστε να βελτιώσουν την ανταγωνιστικότητά τους. Μία από αυτές τις νέες τεχνολογίες είναι και τα πληροφοριακά συστήματα. Η παρούσα εργασία, γράφτηκε με στόχο την εξέταση χωριστά των πληροφορικών συστημάτων και του κλάδου ένδυσης και πως μπορεί μια μικρή επιχείρηση που έχει ως αντικείμενο το γυναικείο ένδυμα, να πραγματοποιεί όλες τις λειτουργίες της μέσω ενός συγκεκριμένου Πληροφοριακού Συστήματος-ERP (Entersoft Expert). Σελ. 5 από 114

Η εργασία χωρίζεται σε: Στο πρώτο κεφάλαιο, αναλύεται η φιλοσοφία των πληροφοριακών συστημάτων και των συστημάτων ERP. Στο δεύτερο κεφάλαιο, γίνεται εκτενής αναφορά του κλάδου ένδυσης σε παγκόσμιο και ευρωπαϊκό επίπεδο. Στο τρίτο κεφάλαιο, αναλύονται κάποια γενικά χαρακτηριστικά των επιχειρήσεων και η έννοια της επιχείρησης ως σύστημα. Στο τέταρτο κεφάλαιο, παρουσιάζεται το συγκεκριμένο ERP σύστημα που χρησιμοποιεί η εξεταζόμενη επιχείρηση, το Entersoft Expert. Αναφέρονται τα τεχνικά χαρακτηριστικά του και οι απεριόριστες δυνατότητές του. Στο πέμπτο κεφάλαιο, γίνεται παρουσίαση της επιχείρησης "Τσολοδήμος-Αφεντούλη Ο.Ε" με το διακριτικό τίτλο "MAXIMA". Αναλύονται οι λειτουργίες της και πως αυτές αποτυπώνονται μηχανογραφικά με το σύστημα του Entersoft Expert. Σελ. 6 από 114

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ-ERP Εισαγωγή Τα πληροφοριακά συστήματα, αποτελούν βασική προϋπόθεση επιβίωσης της επιχείρησης μέσα σε ένα ολοένα αυξανόμενο ανταγωνιστικό περιβάλλον. Συνιστούν την σπονδυλική στήλη της Διοίκησης κάθε σύγχρονης επιχείρησης. Στο νέο τεχνολογικό περιβάλλον, η πληροφορία αποτελεί πολυτιμότατο μέρος του ενεργητικού τη επιχείρησης καθώς η εξέλιξη της εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ποιότητα και την ποσότητα των διατιθέμενων πληροφοριών, αλλά και από την ποιότητα και την ποσότητα των επεξεργασιών στις οποίες αυτές υπόκεινται προκειμένου να παραχθεί η απαιτούμενη πληροφόρηση. Σε αυτό το κεφάλαιο: Αναλύεται η βασική έννοια των Πληροφοριακών Συστημάτων, παρουσιάζονται τα γενικά χαρακτηριστικά των ERP, καθώς επίσης και η σημασία και η ιδιαιτερότητα των ERP συστημάτων στην ελληνική πραγματικότητα. Σελ. 7 από 114

1.1 Ορισμός πληροφοριακών συστημάτων Είναι γενικά αποδεκτό ότι δεν υπάρχει ομοφωνία ως προς τον ορισμό του Πληροφοριακού Συστήματος. Από ορισμένους συγγραφείς ο όρος Πληροφοριακό Σύστημα χρησιμοποιείται ως συνώνυμος με τον όρο συστήματα επεξεργασίας δεδομένων βασισμένα σε H/Y. Αυτό βέβαια δεν ισχύει για δύο λόγους: Πρώτον, όταν λέμε ΠΣ, θεωρούμε ένα σύστημα το οποίο μπορεί να είναι χορογραφικό ή μηχανογραφικό και επομένως όχι απαραίτητα βασισμένο σε H/Y. Δεύτερον, είναι δυνατό να υπάρχει ένα σύστημα επεξεργασίας δεδομένων σε H/Y, το οποίο όμως να μην παρέχει πληροφορίες στη διοίκηση της επιχείρησης. Για παράδειγμα, ένα σύστημα πληρωμών το οποίο δίνει όλα τα απαραίτητα στοιχεία για την πληρωμή των εργαζομένων, αλλά το οποίο δε δίνει πραγματικές πληροφορίες στη διοίκηση της επιχείρησης. Διχογνωμία υπάρχει και στα διευθυντικά στελέχη ορισμένων επιχειρήσεων. Αν ρωτούσαμε ορισμένους διευθυντές για το τι σημαίνει ΠΣ, το μοναδικό ίσως σημείο που θα συναντούσαμε στις απαντήσεις τους είναι ότι δεν υπάρχει συμφωνία για τον ορισμό του ΠΣ. Παρακάτω δίνονται ορισμένοι ορισμοί που έχουν προταθεί για τον ορισμό του ΠΣ: Οι Kroenke και Nolan αναφέρουν ότι ένα ΠΣ είναι ένα επιχειρησιακό σύστημα που παρέχει ιστορική, παρούσα και προβλεπόμενη πληροφορία για την επιχείρηση και το περιβάλλον της. Ο Loukas θεωρεί ότι το ΠΣ είναι ένα σύνολο οργανωμένων διαδικασιών που όταν εφαρμοστεί, παρέχει πληροφορίες για την υποστήριξη της λήψης των αποφάσεων και του ελέγχου του οργανισμού. Ο Hicks δέχεται ότι ένα ΠΣ είναι ένα τυπικό σύστημα βασισμένο σε Η/Υ, το οποίο έχει τη δυνατότητα να ενοποιεί δεδομένα διαφόρων πηγών για την παροχή της απαραίτητης πληροφορίας στη διαδικασία λήψης των αποφάσεων. Θα μπορούσε να δοθούν και άλλοι ορισμοί, για να γίνει περισσότερο αντιληπτό στον αναγνώστη το τι είναι ένα ΠΣ. Ωστόσο, απ τους Σελ. 8 από 114

παραπάνω αριθμούς είναι φανερό ότι ένα ΠΣ αποτελεί μια ειδική κατηγορία συστήματος του οποίου τα στοιχεία είναι άνθρωποι διαδικασίες και μηχανήματα τα οποία αλληλεπιδρούν και συνεργάζονται για να επεξεργάζονται δεδομένα και να παρέχουν πληροφορίες στο χρήστη. Τα ΠΣ είναι επομένως ένα επιχειρηματικό σύστημα το οποίο επεξεργάζεται δεδομένα από το εξωτερικό και εσωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης και παρέχει πληροφορίες στη διοίκησή της, έτσι ώστε να ληφθούν γρήγορα σωστές και έγκυρες αποφάσεις. Απ την προηγούμενη ανάλυση, συμπεραίνουμε ότι οι κύριες γενικές λειτουργίες ενός ΠΣ είναι οι ακόλουθες: Η αναγνώριση και η κάλυψη των πληροφοριακών αναγκών των χρηστών. Η επιλογή συναφών δεδομένων απ τη μεγάλη ποικιλία των δεδομένων στο εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης. Η δημιουργία της πληροφορίας από τα επιλεγμένα δεδομένα με τη χρήση των κατάλληλων εργαλείων και Η μεταφορά της δημιουργημένης πληροφορίας στους χρήστες. (Οικονόμου,Νικολάου,Γεωργοπούολου,2004) Σελ. 9 από 114

1.2 Τι είναι ένα ERP σύστημα; Τα ERP(Enterprise Resource Planning), αποτελούν ολοκληρωμένα πληροφοριακά συστήματα που έχουν στόχο την υποστήριξη όλων των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων. Τα συστήματα αυτά ενοποιούν όλες τις σημαντικές δραστηριότητες της επιχείρησης καθώς και όλες τις διαδικασίες σε ένα κεντρικό σύστημα ελέγχου που παρέχει μια συνολική εικόνα για τη λειτουργία της επιχείρησης. Στη δεκαετία του 1970 είχαμε την εμφάνιση των συστημάτων MRP(Material Requirement Planning-Προγραμματισμός Απαιτήσεων Υλικού), τα οποία βασίστηκαν στην έννοια του προγραμματισμού παραγωγής. Στην επόμενη δεκαετία αναπτύχθηκαν τα συστήματα MRP Ν(προγραμματισμός πόρων παραγωγής), τα οποία συμπεριέλαβαν και άλλες λειτουργίες, όπως παραγωγή και διανομή. Η ολοκλήρωση την οποία ενσωμάτωσαν τα έκαναν ιδιαίτερα ελκυστικά και σε άλλες λειτουργίες και έτσι σταδιακά εξάπλωσαν την επιρροή τους στα χρηματοοικονομικά, στους ανθρώπινους πόρους και στη διαχείριση έργων. Τα MRP II συνεπώς εξελίχθηκαν σταδιακά στα συστήματα ERP. Η χρησιμότητα και η δύναμη του ERP βρίσκονται πέρα από τα όρια λειτουργίας των MRP II. Τα Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων διαδραματίζουν σήμερα σπουδαίο ρόλο στην υποστήριξη της επιχειρηματικής δράσης, αφού αυτοματοποιούν τις λειτουργίες της επιχείρησης και ενοποιούν της επιχειρηματικές διαδικασίες μέσα από μια κοινή βάση δεδομένων. Η ροή ενός συστήματος ERP αποτελείται από λειτουργικά προγράμματα (functional modules) επιτρέποντας στην επιχείρηση να εγκαταστήσει μόνο εκείνα που κρίνει ότι της είναι απαραίτητα. Ένα ERP σύστημα παρέχει τη δυνατότητα υποστήριξης και οργάνωσης πληροφοριών που αφορούν τις ακόλουθες επιχειρησιακές δραστηριότητες: > Οικονομική & λογιστική διαχείριση (Financial Accounting). > Ανθρώπινο δυναμικό (Human Resources). > Προγραμματισμός παραγωγής (Production Planning) Σελ. 10 από 114

> Διαχείριση ροής εργασιών (Work flow Management). > Διαχείριση υλικών & αποθεμάτων (Inventory & Materials Management) > Διαχείριση αγορών & προμηθειών (Purchasing Management) > Διαχείριση πωλήσεων & διανομών (Sales & Distribution) > Γενική λειτουργικότητα & έλεγχος (Functionality & Control) > Διαχείριση ποιότητας (Quality Management) (Πολλάλης-Γιαννακόπουλος-Παπουτσής 2004) 1.3 Οι βασικοί λόγοι για την εγκατάσταση ενός ERP συστήματος Ένα σύστημα ERP είναι ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα που παρέχει τη δυνατότητα επικοινωνίας μεταξύ όλων των τμημάτων μιας επιχείρησης. Ένα σύστημα ERP, επιτελεί ουσιαστικά προσομοίωση της πραγματικότητας των καθημερινών πρακτικών. Οι λόγοι που οι επιχειρήσεις προμηθεύονται συστήματα ERP είναι οι εξής: Συγκρότηση όλων των μηχανογραφικών διαδικασιών κάτω από ένα ενιαίο μηχανογραφικό σύστημα. Αύξηση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας. Βελτίωση της ποιότητας. Ολοκλήρωση επιχειρησιακών διαδικασιών. Μείωση κόστους σε όλη την εφοδιαστική αλυσίδα (αποθεμάτων, προμηθειών, logistics, πληροφοριακών πόρων). Ακεραιότητα και ακρίβεια πληροφοριών Ταχύτητα Βασική υποδομή για διευρυμένη επιχείρηση (extended enterprise) και e business. ((Πολλάλης-Γιαννακόπουλος-Παπουτσής 2004) Σελ. 11 από 114

Φυσικά, πρέπει να γνωρίζουμε ότι το ERP είναι απλώς το μέσο, η δυνατότητα για τον οργανισμό να βελτιώσει τις λειτουργίες του. Από κει και πέρα, χρειάζεται δημιουργική ενσωμάτωση του συστήματος ERP μέσα στον οργανισμό ώστε να είναι παραγωγικός. (http://www.alpaco.gr/plir systemsb.htm) 1.4 Βασικά πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα των ERP συστημάτων Τα πλεονεκτήματα από την εφαρμογή ενός συστήματος ERP είναι ιδιαίτερα σημαντικά, ειδικά αν η ανάλυση των απαιτήσεων και η σχεδίαση έγινε συστηματικά και όχι αποσπασματικά και σίγουρα πριν από την επιλογή και την εγκατάσταση του ERP. Αυτός ο παράγοντας αποτελεί και την προϋπόθεση επιτυχίας υλοποίησης του συστήματος και εξασφάλισης του συγκριτικού πλεονεκτήματος που παρέχει η εφαρμογή του. Πλεονεκτήματα: -I- Πλήρη εικόνα των οικονομικών στοιχείων: Τα χρηματοοικονομικά δεδομένα και οι σχετικές πληροφορίες μπαίνουν στο σύστημα από όλα τα τμήματα της επιχείρησης. Τα δεδομένα αυτά συγκεντρώνονται και διαχειρίζονται σαν μια ξεχωριστή ενιαία μονάδα και δίνουν άμεσα πληροφορίες στους χρήστες που έχουν δυνατότητα πρόσβασης σε τέτοιου είδους πληροφορίες. -I- Οργάνωση στις διαδικασίες και λειτουργίες: Το ERP σύστημα είναι ο σκελετός λειτουργίας της επιχείρησης και βασίζεται στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών και λειτουργιών. Οι διαδικασίες απλοποιούνται, γίνονται επίσημες, είναι ξεκάθαρες και σταθερές για κάθε τμήμα της επιχείρησης και για κάθε στέλεχος. Με αυτόν τον τρόπο οι πληροφορίες για την κατάσταση των παραγγελιών, της αποθήκης, είναι άμεσες και Σελ. 12 από 114

προσβάσιμες από τους χρήστες μεγιστοποιώντας την ποιότητα εξυπηρέτησης προς τους πελάτες. -I- Οργάνωση και διαχείριση ανθρωπίνου δυναμικού: Η οργάνωση και αυτοματοποίηση των διαδικασιών, η άμεση και εύστοχη παροχή πληροφοριών, είναι βασικά θεμέλια για την αποτελεσματικότερη επικοινωνία και συνεννόηση ανάμεσα σε όλα τα στελέχη μιας εταιρείας. Ιδιαίτερα μεγάλη είναι η ανάγκη χρήσης ολοκληρωμένων πληροφοριακών συστημάτων σε επιχειρήσεις που διατηρούν μεγάλο αριθμό τμημάτων και στελεχών, καθώς και σε επιχειρήσεις που έχουν τμήματα σε διαφορετικά γεωγραφικά σημεία. -I- Πληροφορία σε πραγματικό χρόνο: Δημιουργεί συνθήκες εύκολης διάχυσης της πληροφορίας και αποφυγής ανεπιθύμητων καταστάσεων. Η έλλειψη άμεσης και έγκυρης πληροφορίας στο γρήγορα μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον που ζούμε, ίσως μεταφράζεται και σε δυσκολία επιβίωσης. Πιο συγκεκριμένα, η υιοθέτηση ενός ERP συστήματος μπορεί να επιφέρει τα εξής οφέλη: -I- Μείωση χρόνου καταχωρήσεων των δεδομένων: Η πληροφορία εισέρχεται μία φορά και χρησιμοποιείται από ολόκληρη την εταιρία. -I- Βελτίωση στις διαδικασίες ενοποίησης(οοη8θ!ιά3ΐιοη):αναφέρεται στις πολυεθνικές επιχειρήσεις ή/και στους ομίλους επιχειρήσεων. Η ενοποίηση των πληροφοριών θα πρέπει να είναι (σε μεγάλο βαθμό) αυτόματη, με τις κατάλληλες μετατροπές στο νόμισμα, στα λογιστικά πρότυπα και τις όποιες άλλες ιδιαιτερότητες. -I- Ευκολότερη συμμόρφωση σε υποχρεωτικά ή προαιρετικά πρότυπα: Είναι συνηθισμένο φαινόμενο η αδυναμία υιοθέτησης από την επιχείρηση ποικίλων προτύπων, όπως των προτύπων διασφάλισης ποιότητας ISO 9002, IAS κ.λ.π. Τα Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα (IAS) μέσα στα επόμενα δύο χρόνια θα είναι υποχρεωτικά για την Ελλάδα καθώς και για όλη την Σελ. 13 από 114

Ευρώπη. Ένα καλό ERP σύστημα, μέσα από τις δυνατότητες μοντελοποίησης, κάνει τη μετάβαση εύκολη και σίγουρη. -I- Αύξηση της ικανοποίησης του πελάτη: Αποτελεί ένα πρόβλημα του οποίου η λύση είναι επιτακτική όσο και δαπανηρή. Συχνά απαιτεί αλλαγή σε πλήθος άυλων παραγόντων, όπως στη συμπεριφορά των εργαζομένων. Το λογισμικό ERP βελτιώνει την ικανοποίηση των πελατών με τη βελτίωση άλλων παραμέτρων, όπως την ταχύτερη εκτέλεση των παραγγελιών κ.λ.π. -I- Μείωση λαθών:ένας παράγοντας που θεωρείται σχετικά εύκολα μετρήσιμος, έχει άμεση ανταπόκριση σε πλήθος άλλων, όπως στην ικανοποίηση των πελατών και των εργαζομένων, στη μείωση των λειτουργικών εξόδων, στη μείωση των διαφυγόντων κερδών, κ.λ.π. Μειονεκτήματα: Στην πραγματικότητα τα προβλήματα ενός ERP συστήματος που μπορεί να αντιμετωπίσει μια επιχείρηση είναι αρκετά, γι'αυτό και θα σταθούμε ιδιαίτερα σε αυτά. Σημαντικό ρόλο παίζει βέβαια και η ετοιμότητα της επιχείρησης και συγκεκριμένα το επίπεδο της εσωτερικής οργάνωσης, τα στελέχη και το προσωπικό που θα πρέπει να είναι έτοιμα κατ'αρχάς να προσαρμοστούν και στη συνέχεια να απορροφήσουν ένα τέτοιο πρόγραμμα. Πιο συγκεκριμένα: -I- Η έλλειψη εμπειρίας των εταιριών πώλησης τέτοιων_συστημάτων. Γίνεται φανερό λοιπόν, ότι θέματα που μπορεί να προκύψουν κατά την προσαρμογή μπορεί να μην είναι άμεσα αντιμετωπίσιμα από τις εταιρίες των ERP, δεδομένου ότι κάθε πελάτης γι'αυτές είναι κάτι καινούριο και πρωτόγνωρο όσον αφορά στην εγκατάσταση του συστήματος. -I- Υψηλό κόστος: Της αγοράς και της προσαρμογής-εκπαίδευσης του προσωπικού (με τα δεδομένα μιας μεσαίας σε μέγεθος επιχείρησης υπολογίζεται σε 60-90 χιλιάδες ευρώ). Να επισημανθεί και η ανάγκη αντίστοιχου εξοπλισμού hardware, όπου στις περισσότερες των περιπτώσεων χρειάζονται αναβαθμίσεις, με το ανάλογο κόστος. Μεγάλο Σελ. 14 από 114

επίσης είναι και το κόστος συντήρησης-υποστήριξης. Ενδεικτικά μια τέτοια χρέωση μπορεί να φτάσει τα 60-120 ευρώ /ώρα. -I- Μεγάλος ο χρόνος εγκατάστασης και τελειοποίησης της_λειτουργίας μιας ERP εφαρμογής: Στατιστικά, έχει υπολογισθεί ένας μέσος όρος ενός έτους. Αντίστοιχα, είναι σίγουρο ότι θα επιβραδυνθούν οι καθημερινές εργασίες της επιχείρησης για προφανείς λόγους. Ανάλογα με το επίπεδο και τη δομής της εσωτερικής οργάνωσης της επιχείρησης και το επίπεδο του στελεχικού-υπαλλήλου της προσωπικού, μπορεί να αντιμετωπισθεί ευκολότερα ή δυσκολότερα και μια σειρά άλλων προβλημάτων. Η ουσία τέτοιων προβλημάτων πρέπει να αναζητηθεί στα θεμελιώδη προβλήματα της επιχείρησης. (http://www.mksoftware.gr/what is erp.htm) 1.5 Η αγορά του ERP στην Ελλάδα Το πρώτο ερώτημα της Διοίκησης μπροστά σε μια διαδικασία εγκατάστασης λογισμικού ERP ή και αλλαγής ΕΡΡ(γιατί συμβαίνουν και αυτά) είναι:ποιο πακέτο; ποιος προμηθευτής; Παρά τις συγχωνεύσεις εταιρειών στο χώρο της πληροφορικής που έχουν πυκνώσει τελευταία και που αντικειμενικά μικραίνουν τον αριθμό των εναλλακτικών προμηθευτών και πιθανά και τον αριθμό των εναλλακτικών λύσεων, η αγορά του ERP στην Ελλάδα δεν έχει εντελώς ξεκαθαρίσει. Αντίθετα, νέες λύσεις προτείνονται, κάποιες παλιότερες κάνουν προσπάθειες ανανέωσης, οι τιμές διαφοροποιούνται και όλα δείχνουν ότι το περιβάλλον αυτό είναι δυναμικά αναπτυσσόμενο αν και με λιγότερους παίκτες. Επιπλέον, μια έρευνα αγοράς ανάμεσα σε επιχειρήσεις με σημαντικό τζίρο και προσωπικό αλλά και στο χώρο των υπηρεσιών, σίγουρα θα έδειχνε ότι Σελ. 15 από 114

ο αριθμός εταιρειών που είναι δυνητικοί πελάτες λύσεων ERP είναι πάρα πολύ μεγάλος. Αν και πλέον είναι κοινότυπο να επισημαίνεται, ένας βασικός διαχωρισμός των λύσεων ERP που διατίθενται είναι: (α) μεγάλα πολυεθνικά πακέτα και (β) ελληνικά ERP. Στην πρώτη κατηγορία στην ελληνική αγορά, δραστηριοποιούνται έντονα λύσεις SAP R/3,BaaN IVJDEdwards, και επίσης Singular-Logic, Altec Atlantis, Platinum, Oracle Financials, MFG/PRO ERP/ERM System καθώς και το κλασικό BPCS. Τα πλεονεκτήματα αυτών των λύσεων σε γενικές γραμμές είναι η υψηλή τους παραμετρικότητα, η ολοκληρωμένη (integrated) ενσωμάτωση περιφερειακών κυκλωμάτων (Παραγωγή, Διαχείριση Έργων/Συμβάσεων, Συντήρηση Εξοπλισμού, Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων κ.ά.) και τέλος η λειτουργικότητα work-flow που επιτρέπει τη μηχανογραφική υποστήριξη λ.χ. διαδικασιών commitment management ή press-sales. Δεν είναι σωστό να μιλήσουμε για «μειονεκτήματα» αυτών των λύσεων, αλλά βέβαια πρέπει να επισημανθεί ότι, παρ όλο που η υψηλή τους παραμετρικότητα τους προσδίδει σημαντική ευελιξία για να αντιμετωπίσουν τις ιδιαιτερότητες της κάθε επιχειρηματικής δραστηριότητας, η υιοθέτηση τους προϋποθέτει ότι η ενδιαφερόμενη εταιρεία έχει ήδη ή είναι αποφασισμένη να αποκτήσει σαφείς διαδικασίες. Επιπλέον, εφόσον θέλει να ωφεληθεί όσο το δυνατόν από την μεγάλη στην περίπτωση αυτή επένδυση, είναι υποχρεωμένη να δεσμεύσει σημαντικούς ανθρώπινους πόρους στη διαδικασία της εγκατάστασης (implementation). Το ζήτημα τέλος της ελληνικοποίησης, υπήρξε και συνεχίζει σε κάποιες περιπτώσεις να είναι σοβαρό, και γι αυτό όσοι Οίκοι που αντιπροσωπεύουν διεθνή πακέτα έχουν επενδύσει σημαντικά σε αυτόν τον τομέα, έχουν κερδίσει ήδη αξιόλογα μερίδια αγοράς. Όσον αφορά τα ελληνικά πακέτα, μπορούμε να αναφέρουμε τα: Atlantis,ComPak Win, Computer Logic ERP System, Orama ERP και Σελ. 16 από 114

Singular Enterprise, χωρίς αυτό να σημαίνει ότι δεν υπάρχουν και άλλες λύσεις σε συγκρίσιμα επίπεδα. Εδώ βέβαια, δεν τίθενται θέματα ελληνικοποίησης, οι απαιτούμενοι πόροι που πρέπει να δεσμευτούν στο έργο της εγκατάστασης είναι δυνατόν να είναι κάπως λιγότεροι, αλλά η προσφερόμενη λειτουργικότητα και ολοκλήρωση κυκλωμάτων είναι στην παρούσα φάση πιο λιτή. Ωστόσο πρέπει να επισημανθεί ότι οι ελληνικοί Οίκοι σε γενικές γραμμές επενδύουν σημαντικά στην ανάπτυξη και την ενσωμάτωση στα προϊόντα τους λύσεων, αναφορικά με τα logistics και την παραγωγή. Σημαντικό είναι ακόμα το γεγονός ότι οι ελληνικές εταιρείες στο χώρο του ERP έχουν αρκετά διαφοροποιημένες στρατηγικές αναφορικά με τα προϊόντα τους, όσον αφορά τόσο την αρχιτεκτονική ανάπτυξης τους όσο και τα νέα κυκλώματα που σταδιακά εντάσσουν σε αυτά. Η επιχείρηση που θα αρχίσει μια μακροχρόνια σχέση με ένα Οίκο Λογισμικού πρέπει να εξασφαλίσει ότι η στρατηγική του προϊόντος ERP που θα υιοθετήσει θα καλύπτει τις μελλοντικές απαιτήσεις οργάνωσης. Αναφορικά με την επιλογή ERP είναι τέλος σημαντικό να επισημανθεί ότι οι τάσεις που επικρατούν στην αγορά σήμερα ευνοούν εφαρμογές που βασίζονται στην πλατφόρμα Windows NT περισσότερο (σε σχέση με το UNIX και το AS-400) και συνεργάζονται με όλες τις βάσεις δεδομένων: Oracle, Microsoft SQL Server, DB2, κ.λ.π. Επίσης αναφέρεται ως σημαντικό τεχνικό στοιχείο αξιολόγησης η προσέγγιση του λογισμικού στο μοντέλο της 3tier Client-Server αρχιτεκτονικής, που εξασφαλίζει ταχύτητες επικοινωνίας με remote sites, στοιχείο με ιδιαίτερο ενδιαφέρον για επιχειρήσεις που λειτουργούν υποκαταστήματα. (http://eld.teipir.gr/downloads/proman/kef3.pd) Σελ. 17 από 114

1.6 Γ ιατί οι ελληνικές επιχειρήσεις επενδύουν σε ERP Ένα δεύτερο σημαντικό θέμα που υπάρχει μπροστά σε μια διαδικασία υλοποίησης ενός έργου ERP, είναι οι λόγοι για τους οποίους μια επιχείρηση επιθυμεί να εγκαταστήσει ένα ERP σύστημα. Με άλλα λόγια, ποιες ακριβώς στοχεύσεις έρχεται να εξυπηρετήσει η εγκατάσταση ενός νέου πληροφοριακού συστήματος, και ακόμα πιο συγκεκριμένα, τι προσδοκίες υπάρχουν από ένα τέτοιο σύστημα. Δυστυχώς, σπάνια οι ελληνικές εταιρείες που προχωρούν σε μία τέτοια λύση έχουν προετοιμαστεί κατάλληλα για να απαντήσουν σε αυτά τα βασικά ερωτήματα πριν αρχίσουν τη διαδικασία εγκατάστασης ενός τέτοιου συστήματος. Όπως θα έπρεπε να είναι φανερό, το γεγονός αυτό δυσκολεύει αφάνταστα τη μετάβαση από το παλιό σύστημα στο νέο, επιμηκύνει τη διαδικασία και το κόστος της εγκατάστασης και έχει αρνητική επίπτωση όσον αφορά την ωφέλεια που θα μπορούσε να αποκομίσει μια επιχείρηση από το ERP. (http://eld.teipir.gr/downloads/proman/kef3.pdf) Στατιστικά, η πλέον συνηθισμένη απάντηση που παίρνεις όταν θέτεις το ερώτημα: «γιατί ERP;» είναι «διότι υπάρχει έλλειψη επαρκούς πληροφόρησης από το παλιό σύστημα». Η απαίτηση για reporting είναι η απλούστερη που θα μπορούσε να έχει μια εταιρεία από ένα πληροφοριακό σύστημα, δεδομένου ότι σχεδόν οποιοδήποτε πακέτο σε παραθυρικό περιβάλλον που βασίζεται (ή και έχει μέρος της λογικής του αναπτυγμένο) σε μια σχεσιακή βάση δεδομένων δίνει τη δυνατότητα να αντληθεί η απαιτούμενη πληροφόρηση με όλους τους τρόπους. Με άλλα λόγια, αυτή και μόνο η απαίτηση είναι μικρή σε σχέση με το μέγεθός της επένδυσης που πρέπει να κάνει η εταιρεία για το ERP. Δυστυχώς πολύ σπανιότερα οι εταιρείες είναι προετοιμασμένες να ζητήσουν από το ERP να υποστηρίξει συγκεκριμένες διαδικασίες και οργανωτικά σχήματα. Σελ. 18 από 114

Παρ'όλα αυτά, ένα έργο ERP είναι μια πολύ καλή ευκαιρία για να επιβληθούν νέες διαδικασίες και οργανωτικές λύσεις σε μία εταιρεία. Αυτό δυστυχώς γίνεται συνήθως κατανοητό κατά τη διάρκεια της εγκατάστασης, κι εδώ ερχόμαστε στον κεφαλαιώδη ρόλο του συμβούλου υλοποίησης. 1.7 Ο ρόλος του συμβούλου υλοποίησης Οι καταστάσεις που προηγουμένως αναφέρθηκαν είχαν σαν αποτέλεσμα να έχουν κατά το παρελθόν γίνει αρκετά έργα ERP με μέτρια αποτελέσματα για τις επιχειρήσεις, ή σε ορισμένες -ευτυχώς πολύ λίγεςπεριπτώσεις οδήγησαν ανάλογα projects σε αποτυχία. Δεν είναι τυχαίο ότι οι σοβαροί Οίκοι Λογισμικού στην Ελλάδα κάνουν το τελευταίο διάστημα μια έντονη προσπάθεια να στελεχωθούν με συμβούλους που δεν έχουν τόσο προϋπηρεσία στο χώρο του λογισμικού, όσο στο χώρο του management consulting. Αυτό που έλειπε από τα έργα εγκατάστασης ERP συστημάτων ήταν σύμβουλοι υλοποίησης με "business προσέγγιση, που θα λειτουργούσαν σαν διεπιφάνεια ανάμεσα στα στελέχη της εταιρείας και τους συμβούλους του software, επιλύνοντας προβλήματα, βρίσκοντας διεξόδους στις περιπτώσεις που η λογική του software δεν μπορούσε επακριβώς να καλύψει τις ανάγκες της επιχείρησης, διευκολύνοντας την ομαλή ροή της δουλειάς μέσα στα προκαθορισμένα χρονοδιαγράμματα και βοηθώντας το έργο να γίνει κτήμα όλης της οργάνωσης της επιχείρησης. Είναι φανερό ότι αυτοί οι σύμβουλοι υλοποίησης είναι προτιμότερο να είναι στελέχη ενός ανεξάρτητου φορέα και όχι στελέχη των δύο άλλων εμπλεκόμενων μερών. Ο λόγος είναι απλός: έχουν έννομο συμφέρον ταυτόχρονα το έργο να στεφθεί με επιτυχία και η επιχείρηση να αποκομίσει το μεγαλύτερο δυνατό όφελος από την εγκατάσταση του ERP. Σελ. 19 από 114

1.7.1 Κριτήρια επιλογής του συμβούλου υλοποίησης Μια επιχείρηση που προετοιμάζεται για προμήθεια ενός συστήματος ERP πρέπει να έχει εξαιρετικά αυστηρά κριτήρια για την επιλογή του Συμβούλου Υλοποίησης. Τα βασικά χαρακτηριστικά για να ξεχωρίσει κανείς μέσα από το προσφερόμενο πλήθος τον καταλληλότερο είναι τα εξής: α) Ο Σύμβουλος Υλοποίησης και κυρίως τα στελέχη που θα χρησιμοποιήσει στο έργο, πρέπει να έχουν στο βιογραφικό τους έναν σημαντικό αριθμό από έργα εγκατάστασης ERP λογισμικών στα οποία να έχουν παίξει τον αντίστοιχο ρόλο και να έχουν εμπλακεί στον ίδιο βαθμό. β) Πρέπει να διαθέτει μια εσωτερική οργάνωση και μια αυστηρή μεθοδολογία με βάση την οποία θα υλοποιήσει το έργο. Θα πρέπει να χρησιμοποιεί αποδεδειγμένα αποδοτικά «εργαλεία» με τα οποία θα εντοπίζει λεπτομερώς και θα ιεραρχεί τις ανάγκες της επιχείρησης και θα σχεδιάζει τις διαδικασίες που θα λειτουργήσουν γύρω και μέσα από το ERP. Πρέπει να πράξει πλήρη τεκμηρίωση. γ) Πρέπει να έχει βαθιά εμπειρία από όλα τα κυκλώματα της επιχείρησης μέσα από έργα ανασχεδιασμού επιχειρηματικών διαδικασιών. Ρόλος του είναι η μεταφορά τεχνογνωσίας από αντίστοιχες περιπτώσεις σε άλλες εταιρείες. δ) Επιπλέον, πρέπει να έχει άριστη γνώση των τεχνολογιών πάνω στις οποίες αναπτύσσονται τα ERP (εργαλεία ανάπτυξης, RDBMS, λειτουργικά συστήματα, hardware) και να παρακολουθεί συνεχώς τις εξελίξεις στο χώρο των συστημάτων ERP. Μόνο βασισμένος σε τέτοιες γνώσεις, θα μπορεί να μεταφράζει τις επιχειρηματικές στρατηγικές και απαιτήσεις σε Σελ. 20 από 114

τεχνικές προδιαγραφές που έχουν νόημα για τους μηχανογράφους. (http://eld.teipir.gr/downloads/proman/kef3.pdf) Η επιχείρηση που θα εξεταστεί παρακάτω, είναι μία μικρή επιχείρηση γι αυτό θα ήταν εύλογο να αναφερθεί η χρησιμότητα των ERP στις μικρές επιχειρήσεις. 1.8 ERP και ΜΜΕ -I- Μία μικρή επιχείρηση χρειάζεται ERP σύστημα; Οι σύγχρονες μέθοδοι και τακτικές διοίκησης, επιβάλλουν στις επιχειρήσεις κάθε μεγέθους να αναζητήσουν τις βέλτιστες πρακτικές, προκειμένου να είναι σε θέση να αντεπεξέλθουν τόσο στον εξαιρετικά απαιτητικό ανταγωνισμό όσο και στις συνεχώς αυξανόμενες απαιτήσεις των καταναλωτών. Με τη χρήση ERP εφαρμογών, ακόμα και οι μικρές επιχειρήσεις επιτυγχάνουν την ολοκληρωμένη και απόλυτα προγραμματιζόμενη αξιοποίηση των πόρων τους, έχοντας πλήρη εικόνα για τους συναλλασσόμενους με την επιχείρηση, το ανθρώπινο δυναμικό τους, τα αποθέματα των ειδών, των μηχανών, των αποθηκευτικών χώρων κ.λ.π. Όλα αυτά έχουν ως αποτέλεσμα μία επιχείρηση να λειτουργεί οικονομικά, με ταυτόχρονα απόλυτη αξιοπιστία σε θέματα παροχής υπηρεσιών. Παράλληλα, και αυτό αποτελεί ένα βασικό χαρακτηριστικό των ERP συστημάτων, θα μπορεί να έχει πρόσβαση σε όλο των όγκο των πρωτογενών εγγραφών προκειμένου να αντλήσει οποιαδήποτε πληροφόρηση επιθυμεί και να την επεξεργαστεί σε συνδυασμό και με άλλες πηγές δεδομένων, τεχνικές που χρησιμοποιούνται από μεγάλες επιχειρήσεις για στήριξη αποφάσεων. (http://www.go-online.gr/ebusiness/specials/article.html?article id=162) Σελ. 21 από 114

Τέλος, το ERP αποτελεί απαραίτητο εργαλείο για τις μικρές επιχειρήσεις δεδομένης της μεγάλης προοπτικής που δημιουργείται μέσω του Internet. Την τάση αυτή ενισχύει ακόμα περισσότερο το γεγονός ότι πολλές από τις υποχρεώσεις των επιχειρήσεων έχουν μηχανογραφηθεί από τους αντίστοιχους δημόσιους φορείς, λ.χ. πληρωμή ΦΠΑ, ΑΠΔ κ.λπ. -I- Γιατί σήμερα μία μικρή επιχείρηση δεν έχει ERP σύστημα; Σήμερα ο «μικρός» επιχειρηματίας, δε σκέφτεται καν να αποκτήσεις ένα ERP σύστημα. Βασικός λόγος κυρίως το μεγάλο κόστος που απαιτείται, τόσο για την αγορά του ERP όσο και για τις διαδικασίες εγκατάστασης και παραμετροποίησής του. Επίσης, οι «μικροί» επιχειρηματίες «φοβούνται» τα κρυφά κόστη που έπονται της αγοράς του ERP. Ένας επιπλέον λόγος είναι η εντύπωση που έχει δημιουργηθεί ότι τα ERP συστήματα τα χρειάζονται μόνο οι μεγάλες επιχειρήσεις. Η ανάπτυξη και η πρόοδος των μικρών επιχειρήσεων, εξαρτάται άμεσα από την ταχύτητα και την ολοκληρωμένη διεκπεραίωση τόσο των υπηρεσιών προς τους πελάτες όσο και των υποχρεώσεων τους προς τους προμηθευτές και τρίτους φορείς. Για να εξασφαλίσει μια επιχείρηση, μικρή ή μεγάλη, τα παραπάνω, θα πρέπει να χρησιμοποιήσει ένα ολοκληρωμένο σύστημα μηχανογράφησης που καλύπτει όλες τις διαδικασίες και συναλλαγές της, ένα ERP δηλαδή στα μέτρα της. Άλλωστε, όλες οι επιχειρήσεις χρειάζονται διαχείριση παγίων, αξιόγραφων, μισθοδοσία, παρακολούθηση στοιχείων προσωπικού-βιογραφικά, ιδιαίτερες ικανότητες, άδειες, προϋπηρεσία κλπ.- και, κυρίως, ανεξάρτητα από το μέγεθος τους, στατιστική πληροφόρηση σχετικά με την οικονομική τους πορεία, ώστε αυτή απεικονίζεται με σαφήνεια σε σχέση με προηγούμενες περιόδους. Σελ. 22 από 114