Αθήνα, 28 η Νοεμβρίου 2018

Transcript

1 Αθήνα, 28 η Νοεμβρίου 2018 Θέμα: Διευκρινίσεις σε ερωτήματα που προέκυψαν στο πλαίσιο του διαγωνισμού Πρόσκληση Υποβολής Προτάσεων για τον Έλεγχο Πληρότητας Φακέλων Εμπράγματων Εξασφαλίσεων, Ανάκτησης Εγγράφων και Διενέργειας Εκτιμήσεων Α/Α Ερώτημα Απάντηση 1 Στο κεφάλαιο 2(iii) - Σκοπός και Περιγραφή του Έργου αναφέρεται ότι : «Το έργο έχει εκτιμώμενη ημερομηνία έναρξης 07/01/2019 και θα εκτελεστεί σε δύο φάσεις». α. Παρακαλούμε για την παροχή διευκρινίσεων σχετικά με το τι περιλαμβάνει η πρώτη και τι η δεύτερη φάση του έργου σχετικά με παρεχόμενες υπηρεσίες και παραδοτέα προκειμένου να προσδιοριστεί ο αριθμός των οφειλετών που δύναται να επεξεργαστούμε ανά φάση. β. Παρακαλούμε ενημερώστε μας αν οι αναφερόμενες δύο φάσεις του έργου θα τύχουν παράτασης (π.χ σε περίπτωση αντικειμενικών κατά τόπον δυσχερειών συλλογής των απαιτούμενων εγγράφων);εάν ναι, για πόσο χρόνο εκτιμάται αυτή κατ ανώτατο; α. Ο υποψήφιος ανάδοχος του έργου καλείται να προσδιορίσει τον αριθμό των φακέλων οφειλετών που δύναται να επεξεργαστεί, με ημερομηνία έναρξης 07/01/2019 και σημείο αναφοράς τις 2 φάσεις του έργου. (πχ οφειλέτες έως 31/3/2019, οφειλέτες έως 30/6/2019.) Τα παραδοτέα του έργου είναι αυτά που περιγράφονται στη παράγραφο 2 (σελ. 4), της πρόσκλησης κατάθεσης προσφορών και είναι τα ίδια και για τις 2 φάσεις. Ο ανάδοχος καλείται να παραδίδει στη PQH, τα ζητούμενα παραδοτέα σε εβδομαδιαία βάση. β. Η αρχική προσέγγιση δεν περιλαμβάνει πρόβλεψη παράτασης. Τυχόν αντικειμενικές δυσκολίες θα αξιολογηθούν στη πορεία υλοποίησης του έργου. 2 Επιπλέον, στο κεφάλαιο 2(iii) - Σκοπός και Περιγραφή του Έργου αναφέρεται ότι «Ο υποψήφιος ανάδοχος θα πρέπει να προσδιορίσει τον αριθμό των οφειλετών που δύναται να επεξεργαστεί ανά φάση. Σημειώνεται ότι, ο αριθμός οφειλετών που είναι τελικά εφικτό να επεξεργαστεί, θα προσδιοριστεί σε συνεργασία με τον πάροχο υπηρεσιών αρχειοθέτησης της PQH. Ο ανάδοχος θα πρέπει να δεσμευτεί ότι διαθέτει το απαιτούμενο ανθρώπινο δυναμικό για να ανταποκριθεί στα χρονοδιαγράμματα που θα συμφωνηθούν με την PQH.» Στα κεφάλαια 2.4 και 2.5 αναφέρεται οτι στις υπηρεσίες που θα κληθεί ο Ανάδοχος να προσφέρει περιλαμβάνονται: «Ανάκτηση, από τους αρμόδιους φορείς, κρίσιμων εγγράφων (νομικών και τεχνικών) τα οποία ενδεικτικά καταγράφονται στο Παράρτημα 1, όπου αυτά απουσιάζουν με βάση συγκεκριμένο δέντρο αποφάσεων (decision tree), το οποίο θα δοθεί στον ανάδοχο από την PQH και θα καθορίζει την αναγκαιότητα ανάκτησης των εγγράφων» Ο ανάδοχος καλείται να προσδιορίσει το μέγιστο αριθμό φακέλων οφειλετών που δύναται να επεξεργαστεί ανά φάση με μέγιστο ~ οφειλέτες, λαμβάνοντας υπόψη ότι κάθε οφειλέτης έχει κατά μέσο όρο 1,5 συμβάσεις, 1,5 λογαριασμούς και 3 εμπράγματες εξασφαλίσεις. Αναμένεται η ανάκτηση 2,4 νομικών εγγράφων ανά σύμβαση και 0,25 τεχνικών εγγράφων ανά νομικό έγγραφο. Αναμένεται το ~10% των εκτιμήσεων που θα πραγματοποιηθούν να είναι με αυτοψία ενώ το ~90% να είναι desktop. Ο τελικός αριθμός που θα προσδιοριστεί από τον ανάδοχο, υπόκειται στο περιορισμό των φακέλων που δύναται να παραδώσει ο πάροχος υπηρεσιών αρχειοθέτησης.

2 και «Προσδιορισμός πλήθους ακινήτων που θα επανεκτιμηθούν, βάσει συγκεκριμένου δέντρου αποφάσεων (decision tree), το οποίο θα δοθεί στον ανάδοχο από την PQH.» Από τα ανωτέρω συνάγεται ότι μέχρι και την ανάληψη του Έργου οπότε και θα γνωστοποιηθούν τα κριτήρια αναγκαιότητας ανάκτησης εγγράφων και εκτίμησης ακινήτων καθώς και τα στοιχεία των φακέλων, δεν είναι δυνατόν να προσδιορισθούν (α) ο όγκος των εγγράφων που θα πρέπει να ανακτηθούν, (β) ο όγκος των ακινήτων που θα πρέπει να εκτιμηθούν. Με βάση τα ανωτέρω, με ποιο τρόπο είναι δυνατόν ο προσφέρων Ανάδοχος να εκτιμήσει τον όγκο έργου την έγκαιρη αποπεράτωση του οποίου καλείται να εγγυηθεί; Με βάση τα ανωτέρω και προκειμένου να διαπιστωθεί το είδος και η έκταση της προς συμπλήρωση πληροφορίας, ο βαθμός της υφιστάμενης συμπλήρωσης και συνεπώς ποσοτικοποιηθεί κατά προσέγγιση ο απαιτούμενος όγκος εργασίας παρακαλούμε ενημερώστε μας αν είναι δυνατή η πρόσβαση και επισκόπηση : Δεν υπάρχει δυνατότητα πρόσβασης στα παραπάνω στοιχεία πριν τη κατάθεση των προσφορών. 3 α. ενός (αντιπροσωπευτικού) δείγματος των φυσικών φακέλων του έργου, β. του ηλεκτρονικού αρχείου με τη συγκεκριμένη γραμμογράφηση και γ. των προδιαγραφών συμπλήρωσης του ως άνω αρχείου, για τις οποίες γίνεται λόγος στη Πρόταση. 4 Είναι σημαντική η ποσοτικοποίηση της πρόβλεψης στο κεφάλαιο 2iii (της Πρότασης) περί : "παράδοσης από τον ανάδοχο των ζητούμενων παραδοτέων σε εβδομαδιαία βάση". Ειδικότερα : α. πόσοι φάκελοι ορίζονται ανά εβδομάδα (έστω κατά προσέγγιση) παραδοτέοι από τον Ειδικό Εκκαθαριστή ; β. δεδομένων των υφιστάμενων εκκρεμοτήτων σε έγγραφα και του συνεπώς διαφορετικού χρόνου "περαίωσης" έκαστου φακέλου μέχρι τη συμπλήρωση των απαιτούμενων εγγράφων, πώς ορίζεται ακριβώς η "εβδομαδιαία παράδοση" (ιδίως κατά την αρχική φάση του έργου, όπου θα δρομολογείται κατά Ο εκκαθαριστής θα διασφαλίσει την έγκαιρη παράδοση των φυσικών φακέλων, με βάση το συμφωνημένο με τον ανάδοχο χρονοδιάγραμμα. Ο υποψήφιος ανάδοχος δεν καλείται να προσδιορίσει στη προσφορά του τον αριθμό των εβδομαδιαίων παραδοτέων. pqh.gr 2

3 προτεραιότητα η συμπλήρωση των ελλείψεων); 5 Προκειμένου να διασφαλιστεί η καλύτερη δυνατή διαστασιολόγηση του Έργου, παρακαλούμε όπως μας παράσχετε στοιχεία που αφορούν στον αριθμό των ακινήτων προς ανάθεση, τη γεωγραφική τους διασπορά τουλάχιστον σε επίπεδο νομού, και τη διάρθρωσή τους ανά τύπο ακινήτου. Δεν είναι διαθέσιμη η συγκεκριμένη ανάλυση. Κάθε οφειλέτης αναμένεται να έχει ~3 εξασφαλίσεις. 6 Στο κεφάλαιο 2 - Σκοπός και Περιγραφή του Έργου στις παρεχόμενες υπηρεσίες αναφέρεται : «Έλεγχος ακριβούς καταγραφής εμπράγματων εξασφαλίσεων ανά σύμβαση. Στον ανάδοχο του έργου θα παραδοθεί ηλεκτρονικό αρχείο με συγκεκριμένη γραμμογράφηση και προδιαγραφές συμπλήρωσης. Ο ανάδοχος θα πρέπει να ελέγξει την ορθότητα των στοιχείων που υπάρχουν καταγεγραμμένα στην συγκεκριμένη βάση δεδομένων και να προβεί σε επικαιροποίηση ή διόρθωση των στοιχείων καθώς και σε εμπλουτισμό τους όπου κρίνεται απαραίτητο. Το ηλεκτρονικό αρχείο θα περιέχει καταγραφή των δικαιωμάτων ανά σύμβαση. Παρακαλούμε διευκρινίστε τον αριθμό των πεδίων που αναμένεται να επικαιροποιηθούν. Αναμένεται να παραδοθεί ηλεκτρονικό αρχείο το οποίο θα περιέχει πεδία προς έλεγχο και επικαιροποίηση, διόρθωση ή εμπλουτισμό. 7 Παρακαλούμε διευκρινίστε αν στο κόστος παροχής της υπηρεσίας 4 ανά είδος εγγράφου που θα ανακτηθεί θα πρέπει ο Ανάδοχος να συμπεριλάβει τα οδοιπορικά καθώς και τα έξοδα διαμονής ή/και διαβίωσης του προσωπικού του. Τα συγκεκριμένα έξοδα συμπεριλαμβάνονται στο κόστος παροχής υπηρεσίας του αναδόχου. Κόστη τρίτων όπως υποθηκοφυλακείων, συμβολαιογράφων, φωτοτυπιών κλπ. θα βαρύνουν τις εκκαθαρίσεις. 8 Στο Παράρτημα 4 της Πρόσκλησης Υποβολής Προσφορών Υπόδειγμα οικονομικής προσφοράς - προβλέπεται αναγραφή τριών κατηγοριών προσφερόμενων αμοιβών, ήτοι «έως 20,000», «έως 30,000» και «έως 50,000». α. Αντιλαμβανόμαστε ορθά ότι τα παραπάνω μεγέθη αφορούν αριθμό πιστούχων; β. Είναι υποχρεωτική η υποβολή προσφοράς και για τις τρεις κατηγορίες; γ. Είναι υποχρεωτική η υποβολή προσφοράς κατ ελάχιστον για 20,000 πιστούχους ή δύναται ο προσφέρων να υποβάλλει προσφορά και για μικρότερο αριθμό πιστούχων; α. Οι παραπάνω αριθμοί αφορούν πιστούχους. β. Η υποβολή προσφοράς είναι υποχρεωτική και για τις 3 κατηγορίες στο βαθμό που ο συνολικός αριθμός οφειλετών που δύναται να επεξεργαστεί ο ανάδοχος αφορά τις συγκεκριμένες δυναμικές επεξεργασίας. γ. Βασικό κριτήριο αξιολόγησης αποτελεί η δυνατότητα επεξεργασίας φακέλων οφειλετών τόσο ανά φάση του έργου όσο και συνολικά. pqh.gr 3

4 Αναφέρεται στην παρ. 2 του κεφ. 1 ότι θα γίνει «1. Παραλαβή των φυσικών φακέλων των οφειλετών του δείγματος». Τούτο σημαίνει ότι θα δοθεί υποσύνολο των φακέλων για επεξεργασία ή θα δοθεί πρώτα ένα δείγμα σε χώρους της PQH και μετά το σύνολο των φακέλων σε χώρο του αναδόχου? Αναφέρεται ότι ο ανάδοχος θα διαθέσει δικό του εξοπλισμό σε μηχανήματα (υπολογιστές, φωτοτυπικά κ.λ.π.). Ο χώρος που θα παρασχεθεί στον ανάδοχο θα είναι εξοπλισμένος με εξοπλισμό γραφείου, δηλαδή γραφεία και καρέκλες, δίκτυο - δομημένη καλωδίωση κ.λ.π.? Υπάρχει δυνατότητα επεξεργασίας των φακέλων που θα παραδοθούν σε χώρο του αναδόχου, εφόσον μάλιστα αυτό δύναται να επιφέρει σύντμηση του χρονοδιαγράμματος? Ποιος είναι ενδεικτικά και κατά προσέγγιση ο χρόνος και η δυνατότητα απόκρισης του παρόχου υπηρεσιών αρχειοθέτησης της PQH για παράδοση φακέλων? Εφόσον αναφέρεται στην περ. iii του άρθρου 2 ότι «ο αριθμός των οφειλετών που είναι τελικά εφικτό να επεξεργασθεί, θα προσδιοριστεί σε συνεργασία με τον πάροχο υπηρεσιών αρχειοθέτησης της PQH», σημαίνει ότι ενδέχεται και επιμήκυνση του συνολικού χρονοδιαγράμματος ή αυτό αφορά μόνον τους ενδιάμεσους χρόνους? Όλοι οι φάκελοι που θα παρασχεθούν θα είναι αναλογικοί ή θα υπάρχουν και σαρωμένοι φάκελοι? Εάν ναι, υπάρχει ήδη συγκεκριμένη κωδικοποίησή τους και των εγγράφων τους ή ηλεκτρονικό ευρετήριο? Για την ακριβέστερη κοστολόγηση της υπηρεσίας του ελέγχου ακριβούς καταγραφής εμπράγματων εξασφαλίσεων θα θέλαμε να μας ενημερώσετε - έστω και κατά προσέγγιση - για τον αριθμό των πεδίων του αρχείου που θα παραδοθεί, ώστε να υπολογιστεί ο όγκος των δεδομένων προς έλεγχο ή / και διόρθωση ή / και συμπλήρωση. Η φόρμα πληρότητας εγγράφων θα δοθεί από την PQH ή θα γίνει από τον ανάδοχο? Η PQH θα παράσχει στον aνάδοχο, χώρο με δυνατότητα να φιλοξενήσει έως 120 άτομα στην Αττική, για την ολοκλήρωση του έργου. Ο χώρος που θα παρασχεθεί στον ανάδοχο θα είναι εξοπλισμένος με εξοπλισμό γραφείου καθώς και δίκτυο. Βλ. απάντηση 9. Βλ. απάντηση 4. Βλ. απάντηση 1β. Θα παραδοθεί στον ανάδοχο αποκλειστικά φυσικό αρχείο των φακέλων. Βλ. απάντηση 6. Στον ανάδοχο του έργου θα παραδοθεί αρχείο με συγκεκριμένη γραμμογράφηση και προδιαγραφές συμπλήρωσης. pqh.gr 4

5 Ως παραδοτέο αναφέρεται: «Φυσικοί φάκελοι συμπληρωμένοι με τα ανακτημένα έγγραφα. Σε κάθε φάκελο θα υπάρχει έγχαρτο και ηλεκτρονικό ευρετήριο». Αυτό σημαίνει ότι υπάρχει και ηλεκτρονικός φάκελος με το σύνολο των εγγράφων ή το ευρετήριο θα αφορά μόνον τα έγγραφα που θα ανακτηθούν? Δεδομένου ότι σύμφωνα με το άρθρο 2 της Πρόσκλησης ο ανάδοχος πρέπει να δεσμευθεί ότι διαθέτει το απαιτούμενο ανθρώπινο δυναμικό για να ανταποκριθεί στα χρονοδιαγράμματα που θα συμφωνηθούν, θα πρέπει να δοθεί έστω μία κατά προσέγγιση εικόνα της γεωγραφικής κατανομής (ή / και του είδους αν είναι εφικτό) των ακινήτων των εξασφαλίσεων, ώστε να ληφθεί υπόψη για την διάθεση του απαιτούμενου ανθρώπινου δυναμικού και την αντίστοιχη δέσμευση του υποψηφίου αναδόχου. Ποιο είναι το εύρος του πλήθους των ακινήτων (από - έως) που θα αποφασισθεί να επανεκτιμηθούν, σύμφωνα με το decision tree της PQH? Και ποια η γεωγραφική τους κατανομή? Σύμφωνα με το Παράρτημα 4 Οικονομική προσφορά και αναφορικά με το κόστος εκτιμήσεων αναφέρεται ότι «τα παραπάνω κόστη, θα είναι ενιαία για όλα τα είδη ακινήτων και καλύπτουν το σύνολο του κόστους του αναδόχου..». Αυτό σημαίνει ότι μπορεί να δοθεί διαφορετική κοστολόγηση ανάλογα με την γεωγραφική θέση του ακινήτου? Ποιό το ωράριο λειτουργιάς στον χώρο που παραχωρείται από την PQH? Ο ανάδοχος θα συνδεθεί σε υπάρχουσα υποδομή δίκτυο- servers? Υπάρχει κάποια προσέγγιση του πλήθους ακινήτων που αναμένεται να επανεκτιμηθούν, βάσει συγκεκριμένου δέντρου αποφάσεων (decision tree)? Ποια αναμένεται να είναι η γεωγραφική διασπορά των ακινήτων? Στα παραδοτέα του έργου θα πρέπει να συμπεριλαμβάνεται ηλεκτρονικό αρχείο στο οποίο θα περιέχονται σε ηλεκτρονική μορφή τα έγγραφα που ανακτήθηκαν, σύμφωνα με τον προδιαγεγραμμένο τρόπο. Σημειώνεται ότι όλα τα ψηφιοποιημένα έγγραφα θα είναι σε μορφή pdf, θα έχουν κωδικοποιημένη ονομασία, προκειμένου να υπάρχει δυνατότητα άμεσης αναγνώρισης των αρχείων και θα παραδοθούν και σε τουλάχιστον δύο αντίτυπα σε off-line μορφή (παραγωγή DVD ή CD). Βλ. απάντηση 5. Βλ. απάντηση 5. Η κοστολόγηση θα πρέπει να πραγματοποιηθεί στο πλαίσιο που περιγράφεται στο Παράρτημα 4 και να μην περιέχει παραδοχές και εξαιρέσεις. Το ωράριο λειτουργίας στον παρεχόμενο χώρο είναι 9:00 17:30. Βλ. απάντηση 10. Με βάση τα στοιχεία προγενέστερου έργου που έχει υλοποιηθεί, αναμένεται η διεξαγωγή ~2 εκτιμήσεων ανά οφειλέτη. Τα στατιστικά αυτά ενδέχεται να διαφοροποιηθούν λόγω της διαφορετικής διάρθρωσης του συγκεκριμένου δείγματος προς εξέταση. Στο προσδιορισμό των δυνατοτήτων γεωγραφικής κάλυψης θα πρέπει να γίνεται ειδική μνεία στις ακόλουθες περιοχές: Αττική, Θεσσαλονίκη, Χαλκίδα, Λαμία, Λάρισα, Πάτρα, Κόρινθος, Ρόδος, Λήμνος - Λέσβος, Κοζάνη, Ηράκλειο, Χανιά. pqh.gr 5