Outlook Express-User Instructions.doc 1

Transcript

1 Οδηγίες προς τους υπαλλήλους του ήµου Θεσσαλονίκης για την διαχείριση της ηλεκτρονικής τους αλληλογραφίας µε το Outlook Express (Ver ) (Για οποιοδήποτε πρόβληµα ή απορία επικοινωνήστε µε τον Τάσο Βασιλόπουλο ) Α. Outlook Express Γενικά Το Outlook Express (OE) είναι ένα πρόγραµµα-πελάτης ( -client) για την διαχείριση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Συνδέεται µε τον κεντρικό υπολογιστή που διαχειρίζεται την εισερχόµενη και την εξερχόµενη ηλεκτρονική αλληλογραφία σας (mail server) και παραλαµβάνει την εισερχόµενη αλληλογραφία (τα που σας στέλνουν) είτε αποστέλλει την εξερχόµενη αλληλογραφία (τα που στέλνετε). Τις απαραίτητες ρυθµίσεις, ώστε το OΕ στον Η/Υ σας να λειτουργεί σωστά, θα τις βρείτε στο αρχείο «Webmail-Outlook Express-Setup Instructions.pdf», το οποίο βρίσκεται στον δικτυακό τόπο του ήµου Θεσσαλονίκης, στην ενότητα «ιοίκηση - Υπηρεσίες» «Υπηρεσίες Υποστήριξης» «ιεύθυνση Οργανώσεως και Μεθόδων» «Τµήµα Τηλεπικοινωνιών και Παραγωγής» «Οδηγίες προς τους υπαλλήλους - χειριστές των Η/Υ του ήµου Θεσσαλονίκης». Για να «ξεκινήσετε» το ΟΕ στον Η/Υ σας θα πρέπει να το επιλέξετε (δείτε το πράσινο βέλος στην εικόνα 2) από το µενού προγράµµατα (δείτε το κόκκινο βέλος στην εικόνα 2), πηγαίνοντας αρχικά στην «έναρξη» (δείτε το µπλε βέλος στην εικόνα 2). Είτε να κάνετε διπλό κλικ στο σχετκό εικονίδιο στην επιφάνεια εργασίας του Η/Υ σας, εφόσον αυτό υπάρχει εκεί (δείτε το κίτρινο βέλος στην εικόνα 1). Εικόνα 1 Εικόνα 2 Outlook Express-User Instructions.doc 1

2 Όταν το ΟΕ ξεκινήσει, εµφανίζεται το σχετικό παράθυρο της προγράµµατος (δείτε την εικόνα 3). Στο παράθυρο αυτό βλέπουµε α) την γραµµή του µενού του προγράµµατος (δείτε το µαύρο βέλος στην εικόνα 3), β) την γραµµή των εικονιδίων του προγράµµατος (δείτε το µπλε βέλος στην εικόνα 3), γ) τον κατάλογο των φακέλων, µέσα στους οποίους κρατάµε τα µηνύµατά µας, στο αριστερό επάνω µέρος του παραθύρου (δείτε το µαύρο βέλος στην εικόνα 3), δ) τις «Επαφές» µας στο κάτω αριστερά µέρος του παραθύρου (δείτε το καφέ βέλος στην εικόνα 3), ε) στο κεντρικό επάνω τµήµα του παραθύρου τα µηνύµατα που περιέχει ο φάκελος που έχουµε επιλέξει από τον κατάλογο των φακέλων ε- πάνω αριστερά (κάθε µία γραµµή αντιστοιχεί σε ένα µήνυµα) (δείτε το πράσινο βέλος στην εικόνα 3), στ) στο κεντρικό κάτω τµήµα (δείτε το πορτοκαλί βέλος στην εικόνα 3) το περιεχόµενο του µηνύµατος-γραµµής που έχουµε επιλέξει στο κεντρικό επάνω τµήµα (δείτε το ροζ βέλος στην εικόνα 3), ζ) Εάν το µήνυµα που έχουµε επιλέξει περιέχει επισυναπτόµενα αρχεία, τότε στο κεντρικό κάτω τµήµα εµφανίζεται και ένας συνδετήρας (µωβ βέλος στην εικόνα 3). Εικόνα 3 Β. Outlook Express - Το περιβάλλον εργασίας Ας δούµε ένα- ένα τα τµήµατα αυτά του παραθύρου του προγράµµατος: Το µενού της εφαρµογής περιέχει όλες τις εντολές του προγράµµατος, τις οποίες χρησιµοποιούµε για να διαχειριστούµε την ηλεκτρονική µας αλληλογραφία, αλλά και να παραµετροποιήσουµε το περιβάλλον του προγράµµατος και τη λειτουργία του. Η γραµµή των εικονιδίων κάτω από το µενού µας επιτρέπει να εκτελέσουµε τις πιο σηµαντικές εργασίες πιο γρήγορα. Αυτές οι εργασίες είναι η δηµιουργία ενός νέου µηνύµατος ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, η δηµιουργία ενός µηνύµατος-απάντησης στο µήνυµα που διαβάζουµε, η προώθηση του µηνύµα- Outlook Express-User Instructions.doc 2

3 τος που διαβάζουµε σε έναν νέο παραλήπτη, η εκτύπωση του τρέχοντος µηνύµατος, η διαγραφή του τρέχοντος µηνύµατος, η αποστολή όλων των µηνυµάτων που έχουµε ετοιµάσει και η λήψη όλων των µηνυµάτων που µας έχουν αποστείλει, η διαχείριση των επαφών που έχουµε βάλει στο βιβλίο των διευθύνσεων µας και η εύρεση ενός µηνύµατος βάσει ενός κειµένου αναζήτησης, όπως και η αλλαγή της κωδικοποίησης του κειµένου του τρέχοντος µηνύµατος. Ο κατάλογος των φακέλων, στους οποίους διατηρούµε τα ηλεκτρονικά µας µηνύµατα, αρχικά περιέχει ένα φάκελο µε όνοµα «Εισερχόµενα», έναν φάκελο µε το όνοµα «Εξερχόµενα», έναν φάκελο µε το ό- νοµα «Απεσταλµένα», έναν φάκελο µε το όνοµα «ιαγραµµένα» και έναν φάκελο µε το όνοµα «Πρόχειρα». Στο φάκελο «Εισερχόµενα» τοποθετούνται τα νέα µηνύµατα που παραλαµβάνει το πρόγραµµα, όταν του το ζητήσουµε, από τον mail server. Στο φάκελο «Εξερχόµενα» παραµένουν τα µηνύµατα που συντάξαµε προς αποστολή, αλλά που ακό- µη δεν έχουν αποσταλεί, είτε λόγω προσωρινής διακοπής της σύνδεσης µε το Internet είτε λόγω κάποιου άλλου σφάλµατος, το οποίο δεν επέτρεψε στο ΟΕ να αποστείλει το ηλεκτρονικό µήνυµα και το οποίο σφάλµα πρέπει να επιλύσετε, ώστε το µήνυµα να µπορέσει να αποσταλεί. ιαφορετικά θα πρέπει να επικοινωνήσετε µε το Τµήµα Τηλεπικοινωνιών και Παραγωγής του ήµου (Τεχνικό Τµήµα), ώστε να λάβετε βοήθεια προς επίλυση του προβλήµατος. Στον φάκελο «Απεσταλµένα» τοποθετούνται από το πρόγραµµα τα µηνύµατα που απεστάλησαν χωρίς πρόβληµα στον mail server προς παράδοση στον τελικό παραλήπτη. Εάν στον Η/Υ µας είναι εγκατεστηµένο πρόγραµµα προστασίας από ιούς, το οποίο έχει ρυθµιστεί έτσι ώστε να ελέγχει τα εξερχόµενα ηλεκτρονικά µηνύµατα για ιούς, τότε µπορεί να δείτε ένα αποστελλόµενο µήνυµα να τοποθετείται στον φάκελο «Απεσταλµένα», όµως σε λίγα δευτερόλεπτα να εµφανιστεί στην οθόνη µήνυµα από το πρόγραµµα προστασίας ότι το µήνυµα δεν στάλθηκε, διότι περιείχε κάτι ύποπτο, πιθανώς κάποιο επισυναπτόµενο, το οποίο προκάλεσε την επέµβαση του προγράµµατος προστασίας. Στην περίπτωση αυτή, προφανώς το µήνυµα δεν έχει φύγει, οπότε θα πρέπει να εντοπίσετε και να εξαλείψετε τον λόγο της αντίδρασης του προγράµµατος προστασίας, είτε θα πρέπει να ζητήσετε την υποστήριξη του Τεχνικού Τµήµατος στην επίλυση του προβλήµατος. Στον φάκελο «ιαγραµµένα» τοποθετείται κάθε µήνυµα που αποφασίζετε να διαγράψετε από κάποιον άλλον φάκελο. Τα διαγραµµένα µηνύµατα αποµακρύνονται τελείως από τον Η/Υ σας εφόσον τα διαγράψετε και από τον φάκελο αυτό. Αλλιώς, µπορείτε ανά πάσα στιγµή να τα µεταφέρετε πάλι σε ό- ποιον φάκελο επιθυµείτε, είτε, χρησιµοποιώντας το µενού είτε την γραµµή των εικονιδίων, να τα προωθήσετε να απαντήσετε στον αποστολέα τους, να τα τυπώσετε κλπ. Στον φάκελο «Πρόχειρα» αποθηκεύετε προσωρινά µηνύµατα, τα οποία γράφετε ακόµα, αλλά θέλετε να τα ολοκληρώσετε και να τα αποστείλετε αργότερα. Η αποθήκευση γίνεται ενώ γράφετε το µήνυµα, µε το ταυτόχρονο πάτηµα των πλήκτρων Ctrl και S από το πληκτρολόγιο. Μπορείτε να επιστρέψετε όποτε θέλετε και να ανοίξετε (µε διπλό κλικ) ένα µήνυµα τοποθετηµένο στον φάκελο αυτό, να το ολοκληρώσετε και να το στείλετε. Σηµαντική Σηµείωση Outlook Express-User Instructions.doc 3

4 Μπορούµε, και πρέπει, να δηµιουργήσουµε επιπλέον φακέλους, στους οποίους να µεταφέρουµε τα µηνύµατα µας από τα «Εισερχόµενα» και τα «Απεσταλµένα», ώστε να τα κρατούµε οργανωµένα και τακτοποιηµένα και να τα βρίσκουµε εύκολα. Αποτελεί καλή πρακτική να δηµιουργούµε τέτοιους φακέλους και να µην αφήνουµε τα µηνύµατα να συσσωρεύονται στους φακέλους «Εισερχόµενα», «Εξερχόµενα», «Απεσταλµένα» και «ιαγραµµένα», διότι, εάν το µέγεθος των µηνυµάτων σε έναν από αυτούς τους φακέλους ξεπεράσει το 1 GB, υπάρχει σοβαρή πιθανότητα το ΟΕ να σταµατήσει να λειτουργεί σωστά, οπότε θα χρειαστεί η επέµβαση του Τεχνικού Τµήµατος, χωρίς να είναι εξασφαλισµένη η επαναφορά των µηνυµάτων που περιέχονται στους φακέλους αυτούς. Αποτελεί, επίσης, καλή πρακτική συχνά να εκτελούµε ένα «συµµάζεµα» των περιεχοµένων των φακέλων µας, επιλέγοντας από το µενού: «Αρχείο» «Φάκελος» «Συµπύκνωση όλων των φακέλων». Όταν θα εκτελείτε την εντολή αυτή, καλό θα είναι να βρίσκεστε (δηλαδή να έχετε επιλέξει) σε έναν άδειο φάκελο, όπως π.χ. τον φάκελο «Πρόχειρα». Γ. Outlook Express - Οι σηµαντικότερες εργασίες Για να δηµιουργήσω ένα νέο ηλεκτρονικό µήνυµα κάνω κλικ στο εικονίδιο «ηµιουργία» της γραµ- µής των εικονιδίων. Στο νέο παράθυρο που ανοίγει (δείτε εικόνα 4) συµπληρώνω οπωσδήποτε: - Την ηλεκτρονική διεύθυνση του παραλήπτη στο πεδίο «Προς» (µαύρο βέλος στην εικόνα 4) - Το θέµα του µηνύµατος (µπλε βέλος στην εικόνα 4) Εάν κάποιο από αυτά τα δύο στοιχεία λείπει το πρόγραµµα θα σας παρουσιάσει µήνυµα λάθους. Εικόνα 4 Παρατηρείστε ότι στο πεδίο «Προς» µπορείτε να εισάγετε τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις περισσοτέρων του ενός παραληπτών ταυτόχρονα, χωρίζοντάς τις µε ένα ελληνικό ερωτηµατικό και ένα κενό. Στο πεδίο «Κοιν.» εισάγουµε τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις παραληπτών, στους οποίους επιθυµούµε να κοινοποιήσουµε το περιεχόµενο του µηνύµατος. Στην ουσία θα λάβουν και αυτοί το µήνυµα, όπως θα το λάβουν και οι κανονικοί παραλήπτες. Μπορώ να επισυνάψω ένα ή περισσότερα αρχεία στο µήνυµα κάνοντας κλικ στο κουµπί επισύναψη Outlook Express-User Instructions.doc 4

5 (κόκκινο βέλος στην εικόνα 4) και διαλέγοντας ένα ή περισσότερα αρχεία από τον Η/Υ µου. Τα αρχεία αυτά εµφανίζονται στο πεδίο «Επισύναψη», κάτω από το πεδίο «Θέµα» (πράσινο βέλος στην εικόνα 4). Το πεδίο «Επισύναψη» εµφανίζεται µόνο εάν υπάρχουν συνηµµένα αρχεία. Στο πεδίο αυτό φαίνονται και τα µεγέθη των αρχείων. Με µονό κλικ µπορείτε να επιλέξετε ένα από αυτά και µε το πλήκτρο «Delete» από το πληκτρολόγιο να το διαγράψετε. Με διπλό κλικ µπορείτε να τα ανοίξετε και να βεβαιωθείτε για το περιεχόµενό τους. O mail server του ήµου δεν επιτρέπει την αποστολή αρχείων που περιέχουν προγράµµατα (µε επεκτάσεις.exe,.bat,.com,.dll). Επίσης, ο mail server του ήµου δεν θα αποστείλει µηνύµατα, το µέγεθος των οποίων µαζί µε τα επισυναπτόµενα αρχεία ξεπερνάει τα 7 ΜΒ. Μπορεί, όµως, να δεχθεί και να παραδώσει στους Η/Υ των υπαλλήλων µηνύµατα µεγαλύτερου µεγέθους από αυτό. Για να διαγράψω ένα µήνυµα από κάποιον φάκελο, επιλέγω τον φάκελο από τον κατάλογο στο αριστερό µέρος, στη συνέχεια επιλέγω το µήνυµα που θέλω να διαγράψω και, τέλος, πατώ το πλήκτρο «Delete» από το πληκτρολόγιο, είτε πατώ το εικονίδιο µε τίτλο «ιαγραφή» από την γραµµή εικονιδίων, είτε επιλέγω την αντίστοιχη επιλογή από µενού («Επεξεργασία» «ιαγραφή»). Για να απαντήσω σε κάποιο µήνυµα, επιλέγω το µήνυµα και, στη συνέχεια, πατώ το εικονίδιο µε τίτλο «Απάντηση» από την γραµµή εικονιδίων, είτε επιλέγω την αντίστοιχη επιλογή από µενού («Μήνυµα» «Απάντηση»). Για να προωθήσω κάποιο µήνυµα, επιλέγω το µήνυµα και, στη συνέχεια, πατώ το εικονίδιο µε τίτλο «Προώθηση» από την γραµµή εικονιδίων, είτε επιλέγω την αντίστοιχη επιλογή από µενού («Μήνυµα» «Προώθηση») Outlook Express-User Instructions.doc 5