ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ (ΤΕΙ) ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ

Transcript

1 ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ (ΤΕΙ) ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΚΑΣΤΟΡΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΕΘΝΟΥΣ ΕΜΠΟΡΙΟΥ Οι εταιρείες παραγωγής έτοιμου λογισμικού ERP και τα προϊόντα που προσφέρουν στην ευρύτερη περιοχή της Αττικής. ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ της ΣΤΑΥΡΟΥΛΑΣ Σ. ΠΑΘΙΑΚΗ Επιβλέπων : Παναγιώτης Μπάτος Εργαστηριακός Συνεργάτης Καστοριά, 6 Νοεμβρίου 2009

2

3 ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ (ΤΕΙ) ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΚΑΣΤΟΡΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΕΘΝΟΥΣ ΕΜΠΟΡΙΟΥ Οι εταιρείες παραγωγής έτοιμου λογισμικού ERP και τα προϊόντα που προσφέρουν στην ευρύτερη περιοχή της Αττικής. ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ της ΣΤΑΥΡΟΥΛΑΣ Σ. ΠΑΘΙΑΚΗ Επιβλέπων : Παναγιώτης Μπάτος Εργαστηριακός Συνεργάτης Εγκρίθηκε από την τριμελή εξεταστική επιτροπή την... Ον/μο Μέλος Ε.Π Ιδίοτητα Μέλους Ε.Π... Ον/μο Μέλος Ε.Π Ιδίοτητα Μέλους Ε.Π... Ον/μο Μέλος Ε.Π Ιδίοτητα Μέλους Ε.Π Καστοριά, 6 Νοεμβρίου 2009

4 Copyright 2009 Σταυρούλα Σ. Παθιάκη Απαγορεύεται η αντιγραφή, αποθήκευση και διανομή της παρούσας εργασίας, εξ ολοκλήρου ή τμήματος αυτής, για εμπορικό σκοπό. Επιτρέπεται η ανατύπωση, αποθήκευση και διανομή για σκοπό μη κερδοσκοπικό, εκπαιδευτικής ή ερευνητικής φύσης, υπό την προϋπόθεση να αναφέρεται η πηγή προέλευσης και να διατηρείται το παρόν μήνυμα Οι απόψεις και τα συμπεράσματα που περιέχονται σε αυτό το έγγραφο εκφράζουν αποκλειστικά τον συγγραφέα και δεν αντιπροσωπεύουν τις επίσημες θέσεις του ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας

5 1 ΠΕΡΙΛΗΨΗ Τα συστήματα ERP ( ιαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων) είναι λογισμικά που ενοποιούν τους επιχειρησιακούς πόρους μιας εταιρίας σε μία κοινή βάση δεδομένων, προσφέροντας μία σταθερή πλατφόρμα για την περαιτέρω αξιοποίηση της επιχειρησιακής πληροφορίας σε όλα τα επίπεδα αποφάσεων. Επιπλέον δίνει τη δυνατότητα στην επιχείρηση να λειτουργήσει συντονισμένα σαν ενιαίο σύνολο καθοδηγούμενη από τις πληροφορίες που δέχεται από το περιβάλλον. Κατά το παρελθόν, ERP συστήματα χρησιμοποιούνταν κυρίως σε μεγάλες εταιρίες βιομηχανικού τύπου. Ωστόσο, σήμερα η χρήση των ERP έχει αλλάξει και μπορεί να αναφέρεται σε κάθε τύπο επιχείρησης, ανεξαρτήτως κλάδου και μεγέθους. Τα σημερινά συστήματα ERP μπορούν να καλύψουν ένα ευρύ φάσμα λειτουργιών καθώς και η ενσωμάτωσή τους μπορεί να γίνει σε μια ενιαία βάση δεδομένων. Για παράδειγμα, λειτουργίες όπως οι ανθρώπινοι πόροι, το Supply chain management, το Customer Relations Management, τα Οικονομικά, η Βιομηχανία ήταν αυτοτελείς εφαρμογές λογισμικού, που συνήθως είχαν τη δική τους βάση δεδομένων, ενώ σήμερα μπορούν και λειτουργούν στο πλαίσιο ενός ενιαίου συστήματος ERP. Στόχος του ERP δεν είναι η εξυπηρέτηση των απαιτήσεων ενός τομέα στην επιχείρηση, όπως λ.χ. του λογιστηρίου, της παραγωγής, των πωλήσεων κ.λ.π., αλλά η εξυπηρέτηση των διαδικασιών μέσα στην επιχείρηση, στις οποίες διαδικασίες εμπλέκονται οι διάφοροι τομείς, έτσι ώστε να μπορεί αυτή να διεκπεραιώνει τις κύριες επιχειρηματικές δραστηριότητές της. Αν και η εφαρμογή ενός συστήματος ERP αποτελεί μονόδρομο για την ανταγωνιστικότητα μιας επιχείρησης, η επιλογή του κατάλληλου συστήματος και η αποδοτική λειτουργία του, είναι μια ιδιαίτερα δύσκολη απόφαση που χρειάζεται εκτενή έρευνα αγοράς για να αποφασιστεί η πιο σωστή λύση που ταιριάζει στις ανάγκες της εκάστοτε εταιρίας. Λέξεις κλειδιά : erp,τομέας, υποσύστημα, λογισμικό, λύση, ομαδοποίηση

6 2 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ Περίληψη...1 Πίνακας Περιεχομενων...2 Εισαγωγή...4 Κεφαλαιο 1 ο Η εγκατάσταση ενός συστήματος erp στις επιχειρήσεις σήμερα και οι τομείς υποσυστήματα που πρέπει να καλύπτονται Η αναγκαιότητα εγκατάστασης ενός συστήματος erp στις ελληνικές επιχειρήσεις σήμερα Ορισμοί : εμπορικές επιχειρήσεις, erp, υποσυστήματα Βασικές λειτουργίες και χαρακτηριστικά μιας επιχείρησης Λόγοι οφέλη από την εγκατάσταση ενός συστήματος erp σε μια επιχείρηση Εμπόδια εγκατάστασης και εφαρμογής των συστημάτων αυτών Τομείς και υποσυστήματα που καλύπτει το πρόγραμμα Τομείς που πρέπει να καλύπτει ένα σύστημα erp γενικά Υποσυστήματα που πρέπει να καλύπτεί ένα σύστημα erp γενικά Χαρακτηριστικά που πρέπει να περιέχονται σε ένα άριστο σύστημα erp ώστε να είναι λειτουργικό...10 Κεφάλαιο 2 ο Το σύστημα erp της εταιρείας tradesoft Τομείς και υποσυστήματα που καλύπτει το πρόγραμμα Γενικά για το πρόγραμμα Ο τομέας «διαχείριση πελατών» Ο τομέας «διαχείριση προμηθευτών» Ο τομέας «εντατικές πωλήσεις» Ο τρόπος και οι παράμετροι λειτουργίας του προγράμματος Ο τρόπος και οι παράμετροι λειτουργίας στον τομέα «πελάτες» Προμηθευτές Καρτέλα εντατικές πωλήσεις Παραδείγματα εταιρειών που έχουν εγκαταστήσει και χρησιμοποιούν το πρόγραμμα Εταιρεία Εταιρεία Εταιρεία

7 3 Κεφάλαιο 3ο Το σύστημα erp της εταιρείας cyberarts Τομείς και υποσυστήματα που καλύπτει το πρόγραμμα Γενικά για το πρόγραμμα Ο τομέας πελάτες Ο τομέας αποθήκη Ο τομέας πωλήσεις Ο τρόπος και οι παράμετροι λειτουργίας του προγράμματος Ο τρόπος και οι παράμετροι λειτουργίας στον τομέα «αποθήκη» Ο τρόπος και οι παράμετροι λειτουργίας στον τομέα «πελάτες» Ο τρόπος και οι παράμετροι λειτουργίας στον τομέα «πωλήσεις» Παραδείγματα εταιρείων που έχουν εγκαταστήσει και χρησιμοποιούν$ το πρόγραμμα Εταιρεία Εταιρεία Εταιρεία Συμπεράσματα...51 Βιβλιογραφία...

8 4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Σκοπός της εργασίας είναι η παρουσίαση των Συστημάτων Επιχειρησιακών Πόρων (ERP), καθώς και η εκτενέστερη ανάλυση δύο διαφορετικών λογισμικών που διατίθενται στην ευρύτερη περιοχή της Αττικής. Η ανάλυση αυτή στοχεύει στην παρουσίαση των ιδιαίτερων χαρακτηριστικών κάθε λύσης, ώστε να τονιστεί η χρησιμότητα των ERP, καθώς και η ευκολία που παρέχει καθεμιά στην εξυπηρέτηση των καθημερινών εργασιών μιας εταιρίας. Στο πρώτο κεφάλαιο εξετάζεται γενικά η εγκατάσταση ενός συστήματος ERP στις επιχειρήσεις σήμερα. Αναλυτικότερα παρουσιάζονται οι τομείς υποσυστήματα των εταιριών που εξυπηρετεί το πρόγραμμα και το πώς ενοποιεί τις διαφορετικές διαδικασίες, παρέχοντας ένα ενοποιημένο περιβάλλον που καλύπτει ολόκληρο το φάσμα των εργασιών. Επίσης παρουσιάζονται οι λόγοι για την εφαρμογή ενός ERP, καθώς και τα οφέλη που αποκομίζει μια εταιρία από την υιοθέτησή του. Στο τέλος αναφέρονται τα χαρακτηριστικά που πρέπει να έχει ένα ERP προκειμένου να θεωρείται λειτουργικό. Στο δεύτερο κεφάλαιο παρουσιάζεται το λειτουργικό σύστημα Ecorama της εταιρίας Tradesoft. Παρουσιάζεται ένα σύντομο ιστορικό της εταιρίας και τα γενικά χαρακτηριστικά του συστήματος Ecorama. Στη συνέχεια αναλύεται διεξοδικότερα το πρόγραμμα και ειδικότερα τρεις τομείς του ( «Πελάτες», «Προμηθευτές», «Εντατικές Πωλήσεις»). Ταυτόχρονα με την ανάλυση παρατίθενται τα ανάλογα Print screen, ώστε να γίνει πιο κατανοητή η παρουσίαση. Στο τέλος του 2 ου κεφαλαίου αναφέρονται τρεις εταιρίες που εφαρμόζουν το σύστημα Ecorama. Στο τρίτο κεφάλαιο παρουσιάζεται η εγκατάσταση του λειτουργικού συστήματος ProXess της εταιρίας Cyberarts. Στην αρχή παρατίθεται ένα σύντομο ιστορικό της εταιρίας καθώς και τα γενικά χαρακτηριστικά (τομείς υποσυστήματα), του προγράμματος ProXess. Στη συνέχεια αναλύονται τρεις τομείς («Αποθήκη», «Πελάτες», «Πωλήσεις») και παρουσιάζονται τα αντίστοιχα Print screen για καλύτερη κατανόηση του θέματος. Στο τέλος του 3 ου κεφαλαίου αναφέρονται τρεις εταιρίες που χρησιμοποιούν το σύστημα ProXess.

9 5 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ο Η ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΕΝΟΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ERP ΣΤΙΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ ΣΗΜΕΡΑ ΚΑΙ ΟΙ ΤΟΜΕΙΣ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΟΥ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΚΑΛΥΠΤΟΝΤΑΙ. Εισαγωγή Σε ένα σύστημα ERP όλες οι πρώην απομονωμένες εφαρμογές γίνονται υποσυστήματα (modules) ενός ευρύτερου συστήματος και επικοινωνούν μέσω μίας κοινής βάσης δεδομένων. Μ' άλλα λόγια, αυτό που καταργείται με ένα σύστημα ERP δεν είναι η διαίρεση της μηχανογραφικής υποδομής σε επιμέρους συστήματα (το προσωπικό κάθε τμήματος δουλεύει στις δικές του οθόνες με την ιδιαίτερη "λογική", που απαιτεί η λειτουργία του τμήματος και διαχειρίζεται το δικό του σετ δεδομένων που είναι ένα υποσύνολο των δεδομένων που τηρούνται στην κοινή βάση), αλλά τη μη αυτόματη μετάβαση από το ένα υποσύστημα στο άλλο. Όσα δεδομένα πρέπει να είναι κοινόχρηστα μεταξύ πολλών τμημάτων, γίνονται αυτομάτως διαθέσιμα σε όσα υποσυστήματα τα χρειάζονται, αμέσως μετά τη μία και μοναδική καταχώρισή τους στη βάση του ERP. Απ' την άλλη, όλοι οι χρήστες, ανεξάρτητα από το υποσύστημα στο οποίο δουλεύουν, βλέπουν ένα ομοιόμορφο, κοινό για όλους, περιβάλλον εργασίας. 1.1 Η ΑΝΑΓΚΑΙΟΤΗΤΑ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΕΝΟΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ERP ΣΤΙΣ ΕΛΛΗΝΙΚΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ ΣΗΜΕΡΑ Τα τελευταία χρόνια το ενδιαφέρον των επιχειρήσεων, που δραστηριοποιούνται στη χώρα μας, για λογισμικά ιαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERP) έχει αυξηθεί με αποτέλεσμα η αγορά να έχει κατακλυστεί από λιγότερο ή περισσότερο καινοτόμες εφαρμογές. Όλες αυτές οι εφαρμογές που παρέχουν «υπηρεσίες οργάνωσης», καλούνται να συντονίσουν τις διάφορες διαδικασίες μιας επιχείρησης ενοποιώντας ουσιαστικά όλα τα τμήματά της. Για παράδειγμα ο έλεγχος των αποθεμάτων μιας αποθήκης, ο προγραμματισμός μιας παραγγελίας από τον προμηθευτή, η παρακολούθηση της παραγγελίας του πελάτη, είναι διαδικασίες που παλιότερα εξυπηρετούνταν από διαφορετικά άτομα με διαφορετικές βάσεις δεδομένων. Αυτό είχε σαν αποτέλεσμα την κατάτμηση δεδομένων και πληροφοριών, που επέφερε αρνητικά αποτελέσματα στην αποδοτικότητα του οργανισμού, στην απόδοση της επιχείρησης και φυσικά στα κέρδη της. Με άλλα λόγια η αναγκαιότητα της εφαρμογής των

10 6 συστημάτων erp συνοψίζεται στα εξής: πληροφορία σε πραγματικό χρόνο (online σύνδεση των τομέων και υποσυστημάτων), μείωση χρόνου καταχωρήσεων των δεδομένων, βελτίωση στις διαδικασίες ενοποίησης, ευκολότερη συμμόρφωση σε υποχρεωτικά ή προαιρετικά πρότυπα, αύξηση της ικανοποίησης του πελάτη και μείωση των λαθών. (Οικονόμου κ.α :1995, σελ 72-74) Ορισμοί : Εμπορικές επιχειρήσεις, ERP, υποσυστήματα. Εμπορικές επιχειρήσεις : Εμπορική επιχείρηση είναι το νομικό πρόσωπο που παρέχει στην αγορά προϊόντα ή υπηρεσίες, με σκοπό το κέρδος. ERP: Τα συστήματα ERP ( ιαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων) είναι λογισμικά που ενοποιούν τους επιχειρησιακούς πόρους σε μία κοινή βάση δεδομένων, προσφέροντας μία σταθερή πλατφόρμα για την περαιτέρω αξιοποίηση της επιχειρησιακής πληροφορίας σε όλα τα επίπεδα αποφάσεων. Επιπλέον δίνει τη δυνατότητα στην επιχείρηση να λειτουργήσει συντονισμένα σαν ενιαίο σύνολο καθοδηγούμενη από τις πληροφορίες που δέχεται από το περιβάλλον. Υποσυστήματα : Είναι όλες οι εσωτερικές διαδικασίες της επιχείρησης οι οποίες είναι απαραίτητες για τη σωστή λειτουργία της. Τέτοιες είναι η Παραγωγή, η Εμπορική ιαχείριση, η Μισθοδοσία και ιαχείριση Ανθρώπινων Πόρων, η Οικονομική ιαχείριση, η ιαχείριση Παγίων, η Συντήρηση εξοπλισμού και η ιαχείριση έργων Βασικές λειτουργίες και χαρακτηριστικά μιας επιχείρησης Όλες οι επιχειρήσεις, ανεξάρτητα από το αντικείμενο εργασιών τους έχουν ως λειτουργικό καθήκον την μετατροπή των πόρων (Ανθρώπινο υναμικό, Πρώτες Ύλες, Γνώση, Εκπαίδευση) σε υπηρεσίες,προϊόντα ή νέα γνώση με κύριο στόχο την μεγιστοποίηση του κέρδους. Για να οργανωθεί συστηματικά η επιχείρηση είναι αναγκαίο αυτή να διακριθεί στις λειτουργίες της. Οι βασικότερες είναι οι εξής: Η λειτουργία των «προμηθειών», που περιλαμβάνει όλες τις διαδικασίες για την προμήθεια των πρώτων υλών ή εμπορευμάτων ή υπηρεσιών στον κατάλληλο χρόνο, στην κατάλληλη ποιότητα και την κατάλληλη τιμή. Είναι η έρευνα αγοράς για τον εντοπισμό των κατάλληλων προμηθευτών, η επιλογή τους, ο προγραμματισμός του χρόνου πραγματοποίησης της αγοράς, η διαπραγμάτευση της τιμής, του τρόπου πληρωμής, των όρων παράδοσης και μεταφοράς.

11 7 Η λειτουργία «παραγωγής», που περιλαμβάνει κάθε οργανωμένη διαδικασία που αναφέρεται στο μετασχηματισμό των συντελεστών παραγωγής (εισροών) σε τελικά προϊόντα ή υπηρεσίες ή και τα δύο. Περιλαμβάνει τη μεθοδολογία παραγωγής, την εγκατάσταση και διάταξη των χώρων, τον προγραμματισμό και τον έλεγχο παραγωγής, το σχεδιασμό του προϊόντος, τη διασφάλιση ποιότητας, τον έλεγχο αποθεμάτων, τη μελέτη εργασίας και το σχεδιασμό έργου. Η λειτουργία του «μάρκετινγκ», που καλύπτει ορισμένες κρίσιμες δραστηριότητες που επηρεάζουν και επηρεάζονται από την επιχειρηματική στρατηγική και τις άλλες βασικές λειτουργίες. Περιλαμβάνει δε, την ανάλυση και πρόβλεψη της ζήτησης από τη συστηματική έρευνα της αγοράς, τον προσδιορισμό του ανταγωνιστικού περιβάλλοντος, την επιλογή προϊόντων και υπηρεσιών που θα προσφέρει η επιχείρηση, τη μελέτη συμπεριφοράς του πελάτη, την τμηματοποίηση της αγοράς και τον προσδιορισμό των στόχων, τη λήψη αποφάσεων για τιμές και τιμολογιακή πολιτική, την επιλογή σημείων και τρόπων πώλησης, τη σχεδίαση αποτελεσματικών διαδικασιών πωλήσεων και εξυπηρέτησης πελατών, τη διαφήμιση και προβολή, το πρόγραμμα δράσεων τον προϋπολογισμό και τέλος, τον έλεγχο των αποτελεσμάτων και τη λήψη διορθωτικών μέτρων. Η λειτουργία των «χρηματοοικονομικών», που περιλαμβάνει την ανάλυση της χρηματοοικονομικής κατάστασης της επιχείρησης, τη λογιστική διαχείριση, την αξιολόγηση προτεινόμενων επενδύσεων, την εξεύρεση χρηματοδοτήσεων. Η λειτουργία «ανθρωπίνων πόρων», που περιλαμβάνει τη στρατολόγηση, την εκπαίδευση, την αξιολόγηση, την πολιτική αμοιβών, τη διαμόρφωση συνθηκών εργασίας και περιβάλλοντος και την προσαρμογή στην επιχειρησιακή κουλτούρα των εργαζομένων. Για να είναι λειτουργική μια εταιρία πρέπει να διαθέτει τα εξής χαρακτηριστικά : Την αποτελεσματικότητα (effectiveness), η επίτευξη των τεθέντων στόχων. Την οικονομικότητα (efficiency), που αναφέρεται στην επίτευξη των στόχων με όσο το δυνατόν λιγότερο κόστος. Την αποδοτικότητα ή κερδοφορία (profitability), η σχέση κέρδους της επιχείρησης και επενδυμένου κεφαλαίο

12 8 (Οικονόμου κ.α:1995, σελ 80-85) Λόγοι οφέλη από την εγκατάσταση ενός συστήματος ERP σε μια επιχείρηση Ένας από τους βασικότερους λόγους για την εγκατάσταση ενός συστήματος ERP δεν είναι μόνο η εξυπηρέτηση των απαιτήσεων ενός τομέα στην επιχείρηση, όπως λ.χ. του λογιστηρίου, της παραγωγής, των πωλήσεων κ.λ.π, αλλά η εξυπηρέτηση των διαδικασιών μέσα στην επιχείρηση, στις οποίες εμπλέκονται οι διάφοροι τομείς, έτσι ώστε να μπορεί αυτή να διεκπεραιώνει τις κύριες επιχειρησιακές δραστηριότητες. Από τη στιγμή που τα δεδομένα εισαχθούν σε κάποια μονάδα (module) του ERP, αυτά είναι διαθέσιμα σε οποιαδήποτε μονάδα χρειαστεί. Με τον τρόπο αυτό, επιτυγχάνεται μία λογική ενοποίηση των διαδικασιών μεταξύ των τμημάτων της επιχείρησης. Οι βασικότεροι λόγοι για την εγκατάσταση ενός ERP είναι οι εξής : α) Η επίλυση υπαρχόντων προβλημάτων( π.χ πρόβλημα του 2000) β) η προσπάθεια για τη βελτίωση των διαδικασιών στην επιχείρηση(πρόσβαση στην πληροφορία, ευέλικτη και αποτελεσματική διαχείρισή της) γ) ημιουργία απόλυτα προσαρμοσμένου λογισμικού στις απαιτήσεις του πελάτη και της αγοράς (παραμετροποίηση διαδικασιών και επεκτασιμότητα) δ) υνατότητα χρήσης των βάσεων δεδομένων στο internet σε ένα πολυνομισματικό και πολυεταιρικό περιβάλλον ε) Αυτοματοποίηση εργασιών ρουτίνας με συνέπεια τη μείωση των λειτουργικών εξόδων και κατ επέκταση αύξηση του κέρδους. Φυσικά, πρέπει να γνωρίζουμε ότι το ERP είναι απλώς το μέσο, απαιτεί δυνατότητα για την επιχείρηση να βελτιώσει τις λειτουργίες της, επιταχύνοντας τη λήψη αποφάσεων, περικόπτοντας δαπάνες και ελέγχοντας με πιο σφαιρικό τρόπο την όλη επιχείρηση. Από εκεί και πέρα, χρειάζεται δημιουργική ενσωμάτωση του συστήματος ERP μέσα στην επιχείρηση ώστε να είναι παραγωγική Εμπόδια εγκατάστασης και εφαρμογής των συστημάτων αυτών Για να είναι αποτελεσματική η επένδυση ενός ERP χρειάζεται επαρκής κατάρτιση και εκπαίδευση του προσωπικού, ώστε να προσαρμοστεί γρήγορα στο νέο σύστημα, κατάλληλος τεχνολογικός εξοπλισμός και κυρίως διάθεση υιοθέτησης, εγκαταλείποντας παλιότερα συστήματα και διαδικασίες. Η ανάγκη μεταβολών στην οργανωτική δομή και στις λειτουργίες μιας επιχείρησης, που

13 9 συνεπάγεται χρόνο προσαρμογής στο νέο σύστημα και αλλαγή εργασιακών συνηθειών. Όμως, σε περίπτωση μικρομεσαίων εταιριών μπορεί να είναι απαγορευτικό το κόστος για την εγκατάσταση και λειτουργία του ERP συστήματος. Επίσης η τεχνική υποστήριξη τέτοιων συστημάτων είναι ζωτικής σημασίας για την ορθή λειτουργία μιας επιχείρησης. ( Γεωργοπούλου κ.α: 1995,σελ 30-32) 1.2 ΤΟΜΕΙΣ ΚΑΙ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΟΥ ΚΑΛΥΠΤΕΙ ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ Τομείς που πρέπει να καλύπτει ένα σύστημα ERP γενικά Ένα ιδανικό σύστημα ERP αποτελεί μια ενιαία βάση δεδομένων που χρησιμοποιεί και περιέχει όλα τα στοιχεία για τις διάφορες ενότητες λογισμικού. Αυτές οι ενότητες μπορεί να είναι οι παρακάτω : Παραγωγή : Περιλαμβάνουν, τον μηχανολογικό εξοπλισμό, την ικανότητας διαχείρισης της ροής εργασίας, τον έλεγχο ποιότητας και τις μεθόδους της παραγωγής. Ανθρώπινο δυναμικό: Αφορά την κατάρτιση του προσωπικού, την έκδοση της μισθοδοσίας, το ωράριο εργασίας. Λογιστήριο: Αφορά την κατάρτιση λογιστικών καταστάσεων, την κοστολόγηση και τιμολόγηση. Πελάτες : Αφορά τις διαδικασίες που ρυθμίζουν τη σχέση πελάτη - εταιρίας. Προμηθευτές : Αφορά τη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, το σχεδιασμό και τον προγραμματισμό των προμηθειών Υποσυστήματα που πρέπει να καλύπτεί ένα σύστημα ERP γενικά Τα υποσυστήματα που καλύπτει ένα σύστημα ERP είναι τα ακόλουθα : Οικονομική διαχείριση : Είναι ο πυρήνας του ERP και ανταλλάσσει πληροφορίες με όλα τα υπόλοιπα συστήματα. Οι βασικές λειτουργίες είναι η γενική λογιστική, η αναλυτική λογιστική, η διαχείριση παγίων,κλπ. Ανάλογα με τον βαθμό ολοκλήρωσης του ERP υποστηρίζονται και άλλες διαδικασίες όπως ο προϋπολογισμός, η κοστολόγηση βάσει δραστηριοτήτων και άλλες. Πωλήσεις-Marketing : Περιλαμβάνει την παραγγελιοληψία, την τιμολόγηση, την διαχείριση συμβολαίων, τα αξιόγραφα και τα στατιστικά πωλήσεων. Το υποσύστημα των πωλήσεων ανταλλάσσει πληροφορίες κυρίως με τα

14 10 υποσυστήματα αποθήκευσης και διανομής, οικονομικής διαχείρισης και παραγωγής. Προμήθειες : Περιλαμβάνει τον έλεγχο και την διαχείριση αιτήσεων αγοράς, τη διαχείριση εντολών αγοράς, την αξιολόγηση προμηθευτών και τη διαχείριση συμβάσεων. Το υποσύστημα των προμηθειών ανταλλάσσει πληροφορίες κυρίως με τα υποσυστήματα αποθήκευσης και διανομής, οικονομικής διαχείρισης και παραγωγής. Αποθήκευσης-διανομής :Περιλαμβάνει την διαχείριση αποθεμάτων και τον προγραμματισμό των απαιτήσεων διανομής. Ανταλλάσσει πληροφορίες με τα υποσυστήματα οικονομικής διαχείρισης, πωλήσεων, παραγωγής και προμηθειών. Ανθρώπινοι πόροι: Περιλαμβάνει τον προγραμματισμό προσωπικού, τη μισθοδοσία και την αξιολόγηση προσωπικού. Άλλες λειτουργίες που καλύπτει το υποσύστημα είναι τα εξοδολόγια και η παρουσία προσωπικού. Παραγωγή :Το υποσύστημα αυτό περιλαμβάνει τον προγραμματισμό απαιτήσεων δυναμικότητας, το μακροπρόθεσμο προγραμματισμό παραγωγής, τον έλεγχο παραγωγής και την κοστολόγηση παραγωγής. Άλλες λειτουργίες που πιθανώς να υποστηρίζει είναι η δομή προϊόντων, ο έλεγχος αλλαγών σχεδίων και ο βραχυπρόθεσμος προγραμματισμός παραγωγής. Το υποσύστημα της παραγωγής ανταλλάσσει πληροφορίες με τα υποσυστήματα οικονομικής διαχείρισης, πωλήσεων, προμηθειών και αποθήκευσης-διανομής Χαρακτηριστικά που πρέπει να περιέχονται σε ένα άριστο σύστημα ERP ώστε να είναι λειτουργικό. Για να είναι λειτουργικό ένα σύστημα ERP θα πρέπει να έχει τα παρακάτω χαρακτηριστικά : α) Να μπορεί να παραμετροποιεί και να ενοποιεί τις ξεχωριστές διαδικασίες των τμημάτων κάθε εταιρίας και να προσαρμόζεται στις διαφορετικές ανάγκες καθεμιάς. β) Να είναι εύκολο στην χρήση ώστε να αφομοιώνεται εύκολα από το προσωπικό και να εφαρμόζεται άμεσα και αποδοτικά. γ) Να είναι συμβατό με τα υπάρχοντα συστήματα και βάσεις δεδομένων τις εταιρίας ώστε να μπορεί γρήγορα να γίνει λειτουργικό. δ) Η εγκατάσταση και ανάπτυξή του να είναι γρήγορη και άμεσα εφαρμόσιμη. (Ζερμπελίνος : 2003)

15 11 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ο TRADESOFT ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ERP ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ Εισαγωγή : H εταιρεία Tradesoft και το ERP ECORAMA H Tradesoft είναι εταιρεία κατασκευής λογισμικού και εφαρμογών δικτύου. Ιδρύθηκε το 1995 και η δημιουργία της ήταν αποτέλεσμα σκέψης ανθρώπων με πολύχρονη σταδιοδρομία στο χώρο της μηχανοργάνωσης. Η αιτία της ίδρυσης της ήταν η ανάγκη για λογισμικό ευέλικτο που να ενσωματώνει τις ευκολίες, το περιβάλλον αλλά και την ευχρηστία των Windows, και να ικανοποιεί τις ανάγκες κάθε επαγγελματία με το να εξελίσσεται διαρκώς. Γνωρίζοντας πολύ καλά τις ανάγκες των μικρομεσαίων επιχειρήσεων, έχει την εμπειρία να δώσει λύση σε οποιοδήποτε πρόβλημα εμποδίζει τη σωστή λειτουργία της μηχανοργάνωσης κάθε επιχείρησης. Η νέα αυτή επιχείρηση με την τεχνογνωσία που κατέχει αλλά ταυτόχρονα και με ένα προϊόν αρκετά "ώριμο" και δοκιμασμένο στις απαιτήσεις των σύγχρονων επιχειρήσεων, το οποίο συνεχώς αναπτύσσεται και βελτιώνεται, έχει σαν σκοπό την εδραίωση της στον χώρο παραγωγής λογισμικού. Στο ιστοχώρο μπορεί κανείς να δει και να πληροφορηθεί για την κύρια εφαρμογή, το "Ecorama.". Η μεγάλη εμπειρία του ανθρώπινου δυναμικού της, εξασφαλίζει την άρτια λειτουργία της μηχανοργάνωσης της επιχείρηση σας. 2.1 ΤΟΜΕΙΣ ΚΑΙ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΟΥ ΚΑΛΥΠΤΕΙ ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ. ιαχείριση Πελατών δημογραφικά στοιχεία οικονομικά στοιχεία υπόλοιπα αγορές ειδικές συμφωνίες τιμών και εκπτώσεων πληρωμές πωλήσεις εκκρεμείς παραγγελίες ιαχείριση Προμηθευτών ημογραφικά στοιχεία

16 12 συναλλαγές και αγορές ιαχείριση Αποθήκης Τιμολόγηση Αγορές Αποθεματικό Τις πωλήσεις και τις αγορές τους Την κυκλοφοριακή ταχύτητα των αποθεμάτων ιαχείριση Πωλήσεων Παραγγελιοληψία ιαχείριση Αγορών Παραγγελιοδοσία ιαχείριση Χρηματοοικονομικών Εισπράξεις Πληρωμές Αξιόγραφα ιαχείριση Εντατικών Πωλήσεων Εντατική λιανική Ταμείο με πωλήσεις μετρητοίς Ταμείο με μετρητά, κάρτες, αξιόγραφα ιαχείριση Εικόνας Επιχείρησης Εργαζόμενοι Μισθοδοσία Γενικά για το πρόγραμμα Το ecorama απευθύνεται σε εμπόρους, σε καταστήματα λιανικής και γενικά σε όλους τους σύγχρονους επιχειρηματίες που θέλουν να έχουν πλήρη έλεγχο και εικόνα της επιχείρησής τους. Η ευελιξία του και η ευκολία χρήσης του το καθιστούν αναντικατάστατο εργαλείο. Το μικρό κόστος σε συνδυασμό με την εύκολη συντήρησή του αποτελούν εγγύηση για την επένδυση. Οι σύγχρονες τεχνολογίες αιχμής το καθιστούν πρωτοποριακό και εύκολα εξελίξιμο σύμφωνα με την δική σας ανάπτυξη. Το ecorama έχει πλήρης μηχανογράφηση της επιχείρησής σε όλα τα επίπεδα ξεκινώντας από την τιμολόγηση έως την διαχείριση των αριθμών σειράς και την ειδική διαχείριση σχέσεων πελατείας, έως και την προώθηση των πωλήσεων μέσω των εργαλείων marketing που

17 13 περιέχονται. Με το πρόγραμμα ecorama υπάρχει άμεση υποστήριξη, απλώς με το πάτημα ενός πλήκτρου, Ανά πάσα στιγμή ένας τεχνικός βρίσκεται δίπλα στην κάθε επιχείρηση, ώστε να διορθώσει οποιοδήποτε πρόβλημα ή να καθοδηγήσει σε κάποια λειτουργία του προγράμματος που δεν γνωρίζεται. Με την μόνη προϋπόθεση να διαθέτει η επιχείρηση σύνδεση με το internet Ο τομέας «ιαχείριση Πελατών» Ο τομέας ιαχείριση Πελατών περιλαμβάνει τα εξής υποσυστήματα: τα δημογραφικά τους στοιχεία, τα οικονομικά, τα υπόλοιπα, τις εκπτώσεις, τις ειδικές συμφωνίες τιμών και εκπτώσεων, τις πληρωμές, τις πωλήσεις, τις αγορές, τις εκκρεμείς παραγγελίες κ.α. Επιπλέον περιλαμβάνει τους πωλητές, τις πωλήσεις αυτών και τις προμήθειες Ο τομέας «ιαχείριση Προμηθευτών» Ο τομέας ιαχείριση Προμηθευτών περιλαμβάνει τα εξής υποσυστήματα: ημογραφικά στοιχεία προμηθευτών, συναλλαγές και αγορές. Όπως στον τομέα των πελατών, έτσι και στον τομέα των προμηθευτών τα στοιχεία ενημερώνονται αυτόματα από τις εγγραφές που εισάγονται σε όλες τις υπόλοιπες λειτουργίες της εφαρμογής Ο τομέας «Εντατικές πωλήσεις» ίνει τη δυνατότητα της ταυτόχρονης τιμολόγησης όσων πελατών είναι επιθυμητό. Περιλαμβάνει τα εξής υποσυστήματα: Εντατική λιανική, Ταμείο με πωλήσεις μετρητοίς, Ταμείο με μετρητά, κάρτες και αξιόγραφα. 2.2 Ο ΤΡΟΠΟΣ ΚΑΙ ΟΙ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Ο τρόπος και οι παράμετροι λειτουργίας στον τομέα «πελάτες» Αρχικά δημιουργείται η καρτέλα του πελάτη. Από το μενού «διαχείριση» επιλέγεται ο τομέας «πελάτες»

18 14 (Print screen 1, tradesoft : 2008) και στην συνέχεια καταχωρούνται στην καρτέλα «γενικά» όλα τα στοιχεία που

19 15 τον αφορούν, δηλαδή η επωνυμία, είδος δραστηριότητας, η διεύθυνση, το ΑΦM, η ζώνη τιμών ανάλογα με την περιοχή που δραστηριοποιείται η επιχείρηση, το καθεστώς του ΦΠΑ (κανονικό, μειωμένο ή απαλλαγή), τυχόν ποσοστό έκπτωσης καθώς και τις κινήσεις του. Το πρόγραμμα δίνει την δυνατότητα να καταχωρηθούν τα στοιχεία του υπευθύνου (εργαζόμενου ή ιδιοκτήτη) με τον οποίο η εταιρεία έρχεται σε επαφή. Αυτό γίνεται από την καρτέλα «προσωπικά» και μπορούν να καταχωρηθούν πληροφορίες όπως ημερομηνία γενεθλίων, εορτών, θέσης του υπευθύνου στην εταιρεία, τμήμα απασχόλησης και οτιδήποτε άλλο στοιχείο χρειάζεται για να κάνει φιλικότερη την επικοινωνία με τον πελάτη. Επίσης μέσω της επιλογής memo μπορεί να καταχωρηθεί τυχόν ιδιαίτερη συμφωνία που έχει γίνει ανάμεσα στα εμπλεκόμενα μέρη. Μέσα στον τομέα «Πελάτες» περιέχεται η καρτέλα «Εργασίες» στην οποία παρέχεται η δυνατότητα επιλογής των εξής εργασιών. Έκδοση παραστατικών πωλήσεων Σ αυτή την επιλογή δίνεται η δυνατότητα έκδοσης παραστατικών των πελατών καθώς και καταχώρηση παραστατικών των προμηθευτών. Η φόρμα αυτή είναι κοινή για τους τομείς τόσο των πελατών όσο και των προμηθευτών και ανάλογα

20 16 με το είδος του παραστατικού εμφανίζεται αυτόματα στον τομέα που χρησιμοποιείται κάθε φορά Προμηθευτές Μέσα στην επιλογή ιαχείριση βρίσκεται ο τομέας προμηθευτές. Σε αυτόν καταχωρούνται τα στοιχεία και οι κινήσεις των προμηθευτών. Κάνοντας κλικ με το ποντίκι εμφανίζονται όλοι οι καταχωρημένοι προμηθευτές. ίνεται η δυνατότητα της μετακίνησης από την προηγούμενη στην επόμενη εγγραφή με τα βελάκια αριστερά δεξιά του πληκτρολογίου, όπως και από την πρώτη στην τελευταία με τα βελάκια πάνω κάτω. Επίσης μπορούν να ομαδοποιηθούν ανάλογα με το είδος των προϊόντων τους. Χάρη σ αυτήν την δυνατότητα μπορούν ανά πάσα να αντληθούν πληροφορίες που αφορούν την συγκεκριμένη ομάδα( για παράδειγμα πόσοι προμηθευτές υπάρχουν για ένα συγκεκριμένο

21 17 προϊόν, τις παρεχόμενες τιμές, τυχόν εκπτώσεις κ.τ.λ). Στο κάτω μέρος της φόρμας μπορεί να γίνει αναζήτηση κάποιου συγκεκριμένου προμηθευτή. Αυτό είναι ιδιαιτέρως χρήσιμο όταν υπάρχει μεγάλος αριθμός εγγραφών. Η αναζήτηση δεν περιορίζεται μόνο στο ονοματεπώνυμο αλλά μπορεί να πραγματοποιηθεί και με στοιχεία όπως το ΑΦΜ, ο κωδικός του προμηθευτή, η πόλη ή και η διεύθυνση. Καρτέλα Γενικά Στην καρτέλα προμηθευτές καταχωρείται ο κωδικός του προμηθευτή, το καθεστώς ΦΠΑ( κανονικό, μειωμένο ή απαλλαγή), η επωνυμία, το ΑΦΜ, η ΟΥ, το καθεστώς ΚΕΠΥΟ( κανονικό, δημόσιο, προμηθευτές αναλωσίμων, απαλλαγή), μη υπόχρεων σε ΚΕΠΥΟ, η διεύθυνση, το επάγγελμα, το και το web-site (αν υπάρχουν), ο προτεινόμενος τρόπος πληρωμής, η έκπτωση %, ο υπεύθυνος επικοινωνίας (τα στοιχεία του ατόμου με τον οποίο η εταιρία έρχεται σε επαφή). Καρτέλα Εργασίες Αυτή η καρτέλα διευκολύνει να πραγματοποιούνται οι εξής 4 εργασίες που χρειάζονται στους «Προμηθευτές». Εισαγωγή παραστατικών(τιμολόγια, δελτία αποστολής, δελτία παροχής υπηρεσιών).

22 18 Εισαγωγή πληρωμών σε μετρητά, γενικές πιστώσεις( οφειλές που δεν έγιναν με αγορά), εισαγωγή υπολοίπου απογραφής ( οφειλόμενο ποσό κατά το άνοιγμα της καρτέλας του προμηθευτή. Εισαγωγή πληρωμών σε αξιόγραφα(επιταγές, γραμμάτια). Σύνδεση επεξεργασίας με εξωτερικά αρχεία. Πέρα απ τα υπόλοιπα υπάρχει η λειτουργία της φωνητικής σημείωσης( voice memo), με την οποία καταγράφονται συνομιλίες με τον υπεύθυνο επικοινωνίας ώστε εύκολα και γρήγορα να ανακαλούνται τα λεχθέντα προηγούμενων συνομιλιών. Καρτέλα Συναλλαγές Σ αυτήν την καρτέλα εμφανίζεται κάθε συναλλαγή που έχει γίνει με τον συγκεκριμένο προμηθευτή που έχει επιλεγεί όπως επίσης και κάποια οικονομικά στοιχεία. Κάνοντας διπλό κλικ σε κάποια συναλλαγή τότε ανοίγει η προέλευση της για επεξεργασία( τιμολόγιο, επιταγή, πληρωμή, κτλ). Στα αριστερά υπάρχει δυνατότητα επιλογής εμφάνισης ιστορικού για όλες τις συναλλαγές, μόνο για τις πληρωμές, μόνο για τις αγορές, κλπ. Επίσης δίνεται η ευκαιρία ομαδοποίησης των εγγραφών ανά είδος κίνησης, ημερομηνία, ή οτιδήποτε άλλο. Τέλος υπάρχουν κάποια εικονίδια στο πάνω μέρος της φόρμας τα οποία είναι χρήσιμα για κάποιες λειτουργίες όπως προβολή- μεταβολή,

23 19 μετασχηματισμό, εκτύπωση παραστατικού, εκτύπωση και έκδοση ακυρωτικού παραστατικού. Καρτέλα Αγορές Η καρτέλα αυτή εμφανίζει όλα τα είδη που έχει αγοράσει η εταιρία από τον προμηθευτή, σε τι ποσότητα με τι τιμή, πότε και με ποιο παραστατικό. Όπως και στην προηγούμενη καρτέλα έτσι και στις αγορές δίνεται η δυνατότητα ομαδοποίησης των αγορών, δηλαδή λίστα με τις αγορές από κάθε προμηθευτή.

24 20 Τέλος με το εικονίδιο του εκτυπωτή που βρίσκεται πάνω αριστερά της φόρμας μπορεί να εκτυπωθεί η καρτέλα με την λίστα των εγγραφών από τις αγορές. Καρτέλα Προσαρμογή Στην τελευταία καρτέλα του διαλόγου προμηθευτές δίνεται η δυνατότητα δημιουργίας πεδίων που θα θέλαμε να υπάρχουν και δεν υπάρχουν. Το πεδίο που δημιουργείται σε έναν προμηθευτή, δημιουργείται αυτόματα σε όλους τους

25 21 προμηθευτές. Για να δημιουργηθεί ένα πεδίο αρκεί να επιλεχθεί το κουμπί ημιουργία και ιαγραφή αντίστοιχα ώστε να διαγραφεί Καρτέλα Εντατικές πωλήσεις Στο μενού «ιαχείριση» βρίσκεται το υποσύστημα «Εντατικές πωλήσεις». Πρόκειται για ένα εύχρηστο εργαλείο του προγράμματος Ecorama, για επιχειρήσεις που δουλεύουν με παραστατικά πωλήσεων επειδή παρέχεται η δυνατότητα της ανοικτής τιμολόγησης σε περισσότερους του ενός πελάτες ( δηλαδή μπορούν να τιμολογούν ταυτόχρονα όσους πελάτες επιθυμούν). Κάνοντας κλικ στις εντατικές πωλήσεις εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη: Κάθε φορά που ανοίγονται οι Εντατικές Πωλήσεις, στην αρχή κάθε μέρας, δεν θα εμφανίζεται κανένα παραστατικό, αφού η προεπιλογή είναι να εμφανίζονται μόνο οι κινήσεις της τρέχουσας ημέρας. Αν όμως κάποιος επιθυμεί να ενημερωθεί για κινήσεις προηγούμενων ημερών, στο πάνω δεξί σημείο της οθόνης μπορεί να δηλωθεί η επιθυμητή ημερομηνία και να εμφανιστούν οι αντίστοιχες κινήσεις. Αφού γίνει αυτό, πατώντας το κουμπί «Ανανέωση» ολοκληρώνεται η αναζήτηση. Να σημειωθεί ότι αν δοθεί προηγούμενη ημερομηνία εμφανίζονται και τα παραστατικά πωλήσεων που έχουν καταχωρηθεί κι από άλλα σημεία του προγράμματος. Πατώντας το κουμπί «Ταμείο με πωλήσεις μετρητών» θα εμφανιστούν μόνο τα παραστατικά που ήταν τοις μετρητοίς, ενώ πατώντας «Ταμείο με μετρητά, κάρτες, αξιόγραφα» εμφανίζονται μόνο τα παραστατικά που ενημερώνουν το ταμείο. Τα δεδομένα