Περιεχόμενα 1 ΑΡΧΙΣΤΕ ΑΜΕΣΩΣ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΧΕΙΡΙΣΜΟΙ ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 66

Transcript

1

2 Περιεχόμενα 1 ΑΡΧΙΣΤΕ ΑΜΕΣΩΣ ΠΩΣ ΘΑ ΑΝΑΖΗΤΗΣΕΤΕ ΒΟΗΘΕΙΑ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΧΕΙΡΙΣΜΟΙ ΠΕΡΙΗΓΗΣΗ Είσοδος στην Εφαρμογή Πρώτες εντυπώσεις Folder menu System menu Toolbar: Εικονίδια χειρισμού Ευρετήρια & Εργασίες: Εικονίδια χειρισμού Ενεργές Εργασίες ΑΝΕΥΡΕΣΕΙΣ Ανευρέσεις - Οδηγός Ανευρέσεις σε ευρετήρια Ανευρέσεις σε οθόνες εργασίας Ανευρέσεις με μη εναρκτήριο μέρος πληροφορίας Ανευρέσεις βάσει ημερομηνιών Ανευρέσεις με πολλαπλά μέρη πληροφοριών Ανευρέσεις βάσει πινακοποιημένων πληροφοριών Ανευρέσεις με πρόσθετα κλειδιά Ενεργές - Ανενεργές Εγγραφές Πως μπορώ να αναζητήσω Πελάτη με τυχαίο μέρος της Επωνυμίας του; Πως μπορώ να αναζητήσω Πελάτη; ΣΥΝΗΘΕΙΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ Ευρετήρια και Χειρισμοί τους Οθόνες εργασίας Πλέγματα σε εργασίες (grids) Εργασίες: Τύποι Εργασίες τύπου επεξεργασίας στοιχείων Εργασίες τύπου Batch Εργασίες τύπου Εκτύπωσης ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΘΕΜΕΛΙΩΔΗΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ Σελίδα 2

3 4.1.1 Προδιαγραφές Λειτουργίας Εγγραφή Αδείας Χρήσης - Αδειοδότηση Αναθεώρηση Άδειας Χρήσης Ενεργοποίηση Σύμβασης ΕΚΤΥΠΩΤΕΣ ΚΑΙ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ Εκτυπωτές: System ρυθμίσεις Εκτυπώσεις: Κανάλια - μέσα εκτύπωσης ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΟΣ Ρυθμίσεις συστήματος - Εισαγωγή Ρυθμίσεις συστήματος - Παράμετροι Ρυθμίσεις συστήματος - Πληκτρολόγιο Ρυθμίσεις Συστήματος: Γενικά στοιχεία εκτυπώσεων REPORTING TOOLS Σχεδιασμός ευρετηρίων ΒΑΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Βάση δεδομένων: Eισαγωγή SQL Monitor Σφάλματα Υπολογισμών Αντίγραφα ασφαλείας βάσης δεδομένων Πως μπορείτε να δημιουργήσετε εφεδρικά αντίγραφα ασφαλείας (backup) Πως μπορείτε να επαναφέρετε ένα εφεδρικό αντίγραφο ασφαλείας (restore) ΚΕΝΤΡΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΟΥ ΧΡΗΣΤΗ Σελίδα 3

4 1 Αρχίστε αμέσως 1.1 Πως θα αναζητήσετε βοήθεια Διαθέσιμο υλικό για εκπαίδευση & βοήθεια Εκτός από το παρόν εγχειρίδιο Βασικών οδηγιών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους παρακάτω χειρισμούς ώστε να αξιοποιήσετε πλήρως το ολοκληρωμένο σύστημα τεκμηρίωσης που προσφέρει η SoftOne για τις εφαρμογές της: [F1]: γενικό πλήκτρο βοήθειας σε οποιοδήποτε σημείο της εφαρμογής [Shift]+[F1]: συνδυασμός πλήκτρων που εφαρμόζεται στο πεδίο για προβολή βοήθειας σχετικά με το συγκεκριμένο πεδίο (field help) Βιβλιοθήκη τεκμηρίωσης Στη συγκεκριμένη διεύθυνση μπορείτε να περιηγηθείτε στο web help και να βρείτε διάφορα χρήσιμα εργαλεία. Σημειώστε ότι, σε πολλά σημεία του παρόντος εγχειριδίου θα βρείτε παραπομπές σε ενότητες του αρχείου βοήθειας που περιέχουν περισσότερες πληροφορίες. Για το λόγο αυτό, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το παρόν εγχειρίδιο πάντα σε συνδυασμό με το αρχείο βοήθειας της εφαρμογής που είναι διαθέσιμο με [F1]. Για προχωρημένους χρήστες: [Shift]+[Ctrl]+[F12]: συνδυασμός πλήκτρων που εφαρμόζεται στο πεδίο για πλήρη τεχνική τεκμηρίωση κάθε πεδίου (χειρισμός επί του πεδίου) SQL monitor: Δείτε την παράγραφο Τεκμηρίωση Συναρτήσεων: Εκτός από το ειδικό κεφάλαιο περί Συναρτήσεων, πληρέστερη τεκμηρίωσή τους περιέχεται εντός των εργασιών στις οποίες χρησιμοποιούνται. 1.2 Εγκατάσταση της εφαρμογής Δείτε τις οδηγίες εγκατάστασης που περιέχονται στη συσκευασία του προϊόντος και ακολουθήστε το ενδεδειγμένο checklist. Σελίδα 4

5 2 Περιβάλλον και χειρισμοί 2.1 Περιήγηση Είσοδος στην Εφαρμογή Τι είναι η διαδικασία εισόδου H διαδικασία εισόδου αρχίζει με την εκτέλεση της εφαρμογής και θεωρείται ότι έχει ολοκληρωθεί επιτυχώς όταν στις δύο διαδοχικές "σελίδες" της εργασίας Είσοδος χρήστη έχουν ολοκληρωθεί τα εξής βήματα - χειρισμοί: 1 Επιλογή της ένδειξης Σύνδεση 2 Συμπλήρωση της ένδειξης Χρήστης 3 Συμπλήρωση της ένδειξης Κλειδί 4 Κλικ στο πλήκτρο Είσοδος Ακολουθεί η δεύτερη σελίδα της διαδικασίας εισόδου κατά την οποία πρέπει να γίνουν οι χειρισμοί: 1 Επιλογή της ένδειξης Ημερομηνία 2 Επιλογή της ένδειξης Εταιρεία 3 Επιλογή της ένδειξης Υποκατάστημα 4 Κλικ στο πλήκτρο Εισαγωγή Ακολουθεί η εμφάνιση του folder menu της εφαρμογής. Σελίδα 5

6 Πριν από τη διαδικασία εισόδου Μπορείτε να παρατηρήσετε ότι πολλές από τις εργασίες του System Menu (pull down menu) της εφαρμογής μπορούν να εκτελεστούν ήδη πριν ολοκληρωθεί ή αρχίσει η διαδικασία εισόδου. Αυτό είναι πολύ σημαντικό γιατί σας επιτρέπει να ολοκληρώσετε τα περισσότερα βήματα του γενικού checklist εγκατάστασης χωρίς να χρειάζεται καν να "μπείτε πλήρως" στην εφαρμογή. Πότε μπορείτε να εκτελέσετε πλήρως τη διαδικασία εισόδου Η διαδικασία εισόδου μπορεί να εκτελεστεί πλήρως εάν έχει δημιουργηθεί μια σύνδεση με βάση δεδομένων που περιέχει τους ελάχιστους πίνακες έναρξης. Πρακτικά αυτό σημαίνει ότι η διαδικασία εισόδου στην εφαρμογή μπορεί να εκτελεστεί: ευθύς αμέσως μετά την τεχνική εγκατάσταση του CD, εάν κατά την εκτέλεσή της διαδικασίας εκείνης είχε επιλεγεί η παράμετρος "πλήρης εγκατάσταση με SQLexpress ". Στην περίπτωση αυτή μπορείτε να εκτελέσετε αμέσως την εφαρμογή για εκπαιδευτικούς σκοπούς δίνοντας τις προκαθορισμένες από τη SoftOne ενδείξεις Χρήστη & Password που πρέπει να καταχωρήσετε Σελίδα 6

7 εάν έχει ολοκληρωθεί το γενικό checklist εγκατάστασης και συγκεκριμένα, όταν ολοκληρωθούν οι διαδικασίες δημιουργίας / σύνδεσης βάσης δεδομένων Η διαδικασία εισόδου 1η οθόνη διαδικασίας εισόδου H πρώτη σελίδα της διαδικασίας εισόδου περιέχει ενδείξεις που σχετίζονται (και) με την επιτυχή εκτέλεση του γενικού checklist εγκατάστασης. Συγκεκριμένα: Σελίδα 7

8 Ένδειξη οθόνης & λειτουργία Πληροφορίες για χειριστές Power users - IT Managers Σύνδεση: Επιλέγεται η βάση δεδομένων με την οποία θα συνδεθεί η εφαρμογή Επιλέξτε μία από τις προτεινόμενες ενδείξεις Δείτε Γενικό checklist εγκατάστασης Χρήστης: Τίθεται το όνομα του χειριστή της εφαρμογής Soft1 που επιχειρεί να συνδεθεί με τη βάση δεδομένων. Κλειδί: Τίθεται το αντίστοιχο password του χειριστή που επιχειρεί να συνδεθεί με τη βάση δεδομένων Θέτετε την ένδειξη που έχει καθοριστεί από το διαχειριστή του συστήματος ή τις προκαθορισμένες από τη SoftOne ενδείξεις Χρήστη & Password Αρχεία Σύνδεσης με βάση δεδομένων Γενική διαδικασία σύνδεσης - δημιουργίας βάσης Δείτε Χειριστές - Δικαιώματα Σελίδα 8

9 2η οθόνη διαδικασίας εισόδου Ημερομηνία: Αυτή που τίθεται στο πλαίσιο θα θεωρείται εφ' εξής "τρέχουσα" ημερομηνία της εφαρμογής - και άρα θα προτείνεται αυτόματα κατά την καταχώρηση των διαφόρων συναλλαγών. Η επιλογή της ημερομηνίας καθορίζει αυτομάτως και την οικονομική χρήση στην οποία θα γίνει είσοδος. Εταιρεία: Επιλέγεται η εταιρεία στην οποία προτίθεται να εργαστεί ο χειριστής. Υποκατάστημα: Επιλέγεται το υποκατάστημα της εταιρείας στο οποίο εισέρχεται ο χειριστής. Status bar Τα ανωτέρω στοιχεία που καταχωρήθηκαν κατά τη διαδικασία εισόδου εμφαίνονται συνεχώς στη status bar, στο κάτω μέρος της οθόνης Σελίδα 9

10 2.1.2 Πρώτες εντυπώσεις System menu Δείτε αναλυτικά τις ομάδες εργασιών του system menu στην ενότητα System menu. Σελίδα 10

11 Windows" folder menu Soft1 menu Επιλογών Soft1 menu παλαιό Στο folder menu επιλέγονται και εκτελούνται οι εργασίες της εφαρμογής. Στην περιοχή του folder menu εμφανίζονται εναλλακτικά 3 menu: Σελίδα 11

12 o Soft1 menu παλαιό και επιλογών: εναλλακτικά menu επιλογής εργασιών που σχεδιάζονται από τη SoftOne o Menu ομάδας/χειριστή: menu που έχει σχεδιαστεί για το συγκεκριμένη ομάδα ή χεριστή o Προσωπικό menu εφόσον υπάρχει Δείτε περισσότερα για τις εργασίες του folder menu στο ειδικό κεφάλαιο. Επιφάνεια εργασίας Η περιοχή της οθόνης στην οποία προβάλλονται οι εργασίες που επιλέγονται είτε από το folder είτε από το system menu. Εάν δεν υπάρχει επιλεγμένη εργασία, η επιφάνεια εργασίας της εφαρμογής μπορεί να προβάλλει: 1 την προεπιλεγμένη σελίδα SoftOne: o χωρίς σύνδεση Internet (ένδειξη Status Bar: Internet off), η επιφάνεια μένει κενή (προβάλλοντας το λογότυπο της Softone) o με σύνδεση Internet (ένδειξη Status Bar: Internet on)και στον εκάστοτε χρήστη επιλεγμένη η παράμετρος e-support, στην επιφάνεια προβάλλεται το e-services Portal της SoftOne 2 το περιβάλλον εργασίας του Microsoft Outlook του χρήστη 3 οποιαδήποτε άλλη σελίδα, που ορίζει ο χρήστης επιλέγοντας Νέα Σελίδα από τις επιλογές που προβάλλονται με κλικ στο βελάκι του πλήκτρου Σημειώστε ότι η επιφάνεια εργασίας ανανεώνεται, επίσης, εάν χρησιμοποιηθεί το πλήκτρο S1. Toolbar Δείτε για τις λειτουργίες των ενδείξεων της toolbar στο Ευρετήριο Εικονιδίων toolbar Σελίδα 12

13 Γραμμή ενδείξεων Η γραμμή προβάλλει ενδείξεις: Χειριστή Ημερομηνίας Εισόδου Εταιρείας Υποκαταστήματος Οικονομικής Χρήσης Ένδειξη Insert or Overwrite mode editing Ημερομηνία λήξης υπηρεσιών εφαρμογής Ένδειξη σύνδεσης ή όχι με Internet Ένδειξη τύπου εγκατάστασης (Standalone/Client/Server) Mε αστερίσκο σημειώνονται οι ενδείξεις που επιλέγονται κατά τη διαδικασία εισόδου στην εφαρμογή. Δείτε επίσης Εικονίδια toolbar Εικονίδια ευρετηρίων & εργασιών Σχεδιασμός menu Ενεργές εργασίες Folder menu Η επιλογή του folder menu που θα εμφανίζεται γίνεται από το menu επιλογών Χρησιμοποιώντας έναν από τους παραπάνω τρόπους, μπορείτε να προβάλλετε ένα από τα 3 διαφορετικά folder menus που υποστηρίζονται, δηλαδή: Σελίδα 13

14 Soft1 menu επιλογών Soft1 menu παλαιό Menu Ομάδας/χειριστή Χειρισμοί "Windows" folder menu Οι φάκελοι ανοίγουν με διπλό κλικ επί του επιλεγμένου φακέλου με δεξί βελάκι ή Space (αν χειριστείτε πληκτρολόγιο) Οι εργασίες επιλέγονται (ενεργοποιούνται): με διπλό κλικ επί του τίτλου τους είτε με Εnter (αν χειριστείτε πληκτρολόγιο) Σελίδα 14

15 Με δεξί κλικ επί του folder menu παρέχονται ακόμα οι δυνατότητες: Ανάπτυξης ενός φακέλου εργασιών (με τους υπο-φακέλους του) Πλήρους ανάπτυξης όλων των εργασιών της εφαρμογής Πλήρους σύμπτυξης όλων των εργασιών που έχουν αναπτυχθεί από προγενέστερους χειρισμούς (ιδιαίτερα πρακτικό) Προβολή Ιδιοτήτων της επιλεγμένης εργασίας Οι λοιποί χειρισμοί που διατίθενται με δεξί κλικ εξετάζονται στην ενότητα Σχεδιασμός menu και στην ενότητα περί Χειριστών Οι τύποι εργασιών στις οποίες μπορεί να οδηγηθεί ο χειριστής από το folder menu είναι: Eργασίες τύπου ευρετηρίου Εργασίες τύπου εκτυπώσεων Εργασίες τύπου batch job Εργασίες τύπου πλέγματος ("απλού ευρετηρίου") Εργασίες τύπου "εργαλεία" (system tools) Εργασίες τύπου QlikView Εργασίες τύπου DLL Form Δείτε για τις εργασίες αυτές στις ειδικές κατά περίπτωση παραγράφους. Δείτε επίσης: Ανευρέσεις Σχεδιασμός menu Ενεργές εργασίες Σελίδα 15

16 2.1.4 System menu Στο System menu περιέχονται: Εργαλεία: Σημειωματάριο Για να πληκτρολογήσετε σημειώσεις και να τις αποστείλετε σε κάποιον άλλο χρήστη Ενδοεπικοινωνία Για να χρησιμοποιήσετε το σύστημα ενδοεπικοινωνίας μεταξύ των χρηστών Scheduler Για να προγραμματίσετε χρονικά την αυτόματη εκτέλεση εργασίας ή εκτύπωσης Αποστολή μηνύματος σε πελάτη Ειδική εργασία που χρησιμοποιείται αποκλειστικά από στελέχη υποστήριξης της SoftOne και συνεργάτες Καθορισμός πρόσβασης στον server Καθορίζει τα δικαιώματα πρόσβασης υπολογιστών στον server View computer soft1 address εμφάνιση ονόματος υπολογιστή και διευθύνσεως Σφάλματα υπολογισμών Βλέπε το ομώνυμο κεφάλαιο Σελίδα 16

17 Εκτυπωτές: Για να ρυθμίσετε τους εκτυπωτές του σταθμού εργασίας (βλ. Εκτυπωτές) Ρυθμίσεις Συστήματος Για να επιφέρετε σημαντικές ρυθμίσεις που αφορούν καθολικά στην εφαρμογή (βλ. Ρυθμίσεις Συστήματος) Σελίδα 17

18 Εργασίες off line: Παράμετροι off line εγκατάστασης: Ομάδα εργασιών για τη αξιοποίηση της off line λειτουργίας εγκαταστάσεων που περιλαμβάνουν clients σε απομακρυσμένα σημεία. Είναι διαθέσιμες μόνο σε εγκαταστάσεις που διαθέτουν την ενότητα Υποκαταστήματα: (βλ. On/Off line λειτουργία βάσης) Παραγωγή αρχείου συγχρονισμού τοπικών εγκαταστάσεων: Δημιουργία αρχείου συγχρονισμού Remote Server Υποομάδα εργασιών για να ρυθμίσετε κατάλληλα τον εξυπηρετητή εντολών (βλ. Remote Server) Σελίδα 18

19 Διαχείριση συνδέσεων: Για να δημιουργήσετε νέα σύνδεση με τη βάση δεδομένων, να μεταβάλλετε τα στοιχεία υφιστάμενης σύνδεσης ή να διαγράψετε κάποια σύνδεση (βλ. Διαχείριση συνδέσεων βάσης) Δημιουργία πινάκων βάσης: Επιλογή βάσης / σύνδεσης από το αντίστοιχο xdt Εισαγωγή πινάκων βάσης: Εισαγωγή αρχείων xdt Εξαγωγή πινάκων βάσης: Επιλογή πινάκων για εξαγωγή σε αρχείο xdt Δημιουργία εφεδρικού αντιγράφου: (βλέπε κεφ ) Επαναφορά από εφεδρικό αντίγραφο: (Βλέπε κεφ ) Εισαγωγή από clipboard: Για να εισάγετε δεδομένα / εγγραφές που βρίσκονται (έχουν αντιγραφεί) στο clipboard Εισαγωγή από αρχείο: Για να εισάγετε δεδομένα που έχουν αποθηκευθεί ως αρχείο της μορφής XXF Συγχρονισμός βάσης: εργασία που οφείλει να εκτελείται αμέσως μετά από μία αλλαγή έκδοσης της εγκατάστασης. Για τον λόγο αυτό η εργασία συγχρονισμού της βάσης προτείνεται αυτόματα κατά την πρώτη εκτέλεση της εφαρμογής μετά από μια αλλαγή έκδοσης - αμέσως μετά το τέλος της διαδικασίας εισόδου. SQL monitor: Για να προβάλλετε τις εντολές SQL που εκτελούνται κατά την εκτέλεση εργασιών (βλ. SQL Monitor) Σελίδα 19

20 Άδειες Χρήσης Υποομάδα εργασιών για την Αδειοδότηση - ενεργοποίηση της εφαρμογής (βλ. Εργασίες Αδειοδότηση-ενεργοποίησης) Παιχνίδια Για να επιλέξετε κάποιο από τα διαθέσιμα παιχνίδια Mp3 Player Για να χρησιμοποιήσετε τον ενσωματωμένο mp3 player Ταυτότητα Για να προβάλλετε πληροφορίες σχετικά με την έκδοση της εφαρμογής που χρησιμοποιείτε. Σελίδα 20

21 2.1.5 Toolbar: Εικονίδια χειρισμού Επιλογές Toolbar Κίνηση μεταξύ ενεργών εργασιών Βασικές Οδηγίες χειρισμού εφαρμογών Soft1 Η κίνηση μεταξύ των ενεργών εργασιών γίνεται με την εναλλαγή των tab (σελίδων) τα οποία και βρίσκονται ανοιχτά. Συνήθεις εγγραφές Χρησιμοποιήστε το πλήκτρο Συνήθη για να προβάλλετε τις εγγραφές που έχουν οριστεί ως συνήθεις. Για να καθορίσετε κάποιες εγγραφές ως "συνήθεις:" 1. Eπιλέξτε τις στο ευρετήριο 2. Πιέστε δεξί κλικ 3. Επιλέξτε Βάλε στα συνήθη. Σε οποιαδήποτε ενότητα, μπορείτε να καθορίσετε "Συνήθεις εγγραφές" (Ειδών, Πελατών κλπ) προκειμένου να τις καλείτε εύκολα σε αναζητήσεις (με δεξί κλικ στο βιβλιαράκι αναζήτησής τους). Επιλογή του folder menu που θα προβληθεί Σελίδα 21

22 Με κλικ στο πλήκτρο Επιλογή menu εμφανίζεται η λίστα με τα διαθέσιμα folder menu (menu επιλογής εργασιών) της εφαρμογής για να επιλέξετε ποιο θέλετε να εμφανιστεί. Τα εναλλακτικά folder menu είναι: Soft1 menu παλαιό Soft1 menu επιλογών Menu ομάδας / χειριστή Εμφάνιση / απόκρυψη περιοχής folder menu Το πλήκτρο Προβολή menu λειτουργεί ως διακόπτης εμφάνισης /απόκρυψης του folder menu. Επιφάνεια εργασίας Με κλικ στο πλήκτρο ανανεώνεται η επιφάνεια εργασίας. Με κλικ στο βελάκι δεξιά του πλήκτρου, καθορίζετε τι θα εμφανίζεται στην επιφάνεια εργασίας (Soft1 desktop, MS Outlook, σελίδα οριζόμενη από το χρήστη). Αρχείο βοήθειας Το πλήκτρο χρησιμοποιείται για να εμφανίσετε το αρχείο βοήθειας. Εναλλακτικά, πιέστε [F1]. Σελίδα 22

23 2.1.6 Ευρετήρια & Εργασίες: Εικονίδια χειρισμού Επιλογές σε ευρετήρια Ευρετήριο Το πλήκτρο <Ευρετήριο> λειτουργεί ως διακόπτης μεταξύ 2 λειτουργιών (οι λειτουργίες διακρίνονται με παραλλαγή του εικονιδίου): : Αναζήτηση εγγραφών (οθόνη ερωτήσεων / φίλτρων) εγγραφών) : Προβολή αποτελεσμάτων αναζήτησης (κατάσταση Σημείωση: Δείτε περισσότερα για τις χρήσεις του πλήκτρου <Ευρετήριο> και για τις ανευρέσεις γενικά στο αντίστοιχο κεφάλαιο Με κλικ στο βελάκι του πλήκτρου <Ευρετήριο>, εμφανίζεται λίστα με τα διαθέσιμα ευρετήρια της συγκεκριμένης οντότητας καθώς επίσης και επιλογές που σχετίζονται με τα ευρετήρια: Σελίδα 23

24 Λίστες SoftOne o <Λίστα Πελατών> o <Υπόλοιπα Πελατών> > o <Ενηλικίωση υπολοίπων πελατών ανά πω> Λίστες από χειριστές o <Λίστα Πελατών Κατά Πωλητή> o <Ενηλικιωμένα υπόλοιπα> o <Όμιλοι Πελατών> κλπ Επιλογές ευρετηρίων o Σχεδιασμός ευρετηρίου : Για τη δημιουργία νέου ευρετηρίου, βλέπε τη σχετική παράγραφο o <Set Default - Ευρετήριο> : Τοποθέτηση της τρέχουσας λίστας ως "default" στην εργασία ευρετηρίου o <Set Default - Αναζήτηση> : Τοποθέτηση της τρέχουσας λίστας ως "default" σε όλες τις εργασίες ανεύρεσης ( ) Σελίδα 24

25 Ενδείξεις σε διαθέσιμα ευρετήρια o Ένδειξη check: Τρέχουσα επιλεγμένη λίστα o Ένδειξη μαύρου συμβόλου(ν) : Default λίστα ευρετηρίου o Ένδειξη κόκκινου συμβόλου(ν): Default λίστα αναζητήσεων Βλέπε και Σχεδιασμός ευρετηρίων Προβολή (zoom) σε εγγραφή Σε κατάσταση προβολής αποτελεσμάτων ευρετηρίου, με κλικ στο πλήκτρο Ευρετήριο εισέρχεστε στην επιλεγμένη εγγραφή (στην οποία βρίσκεται η μπάρα) για μεταβολή (ή απλή προβολή) των στοιχείων της. Το πλήκτρο λειτουργεί ισότιμα με το διπλό κλικ. Σελίδα 25

26 Λοιπές χρήσεις του πλήκτρου <Προβολή> Με τη χρήση του κάτω βέλους είτε σε επίπεδο ευρετηρίου είτε σε επίπεδο προβολής οθόνης εργασίας υπάρχει δυνατότητα: Επιλογής ανάμεσα στις διάφορες διαθέσιμες προβολές των εγγραφών ενός ευρετηρίου Πρόσβασης στις εργασίες customization των oθονών Καθορισμού κάποιας από τις διαθέσιμες προβολές ως προεπιλεγμένη (default) Σελίδα 26

27 Νέα εγγραφή Ο χειρισμός Νέα εγγραφή εφαρμόζεται είτε το ευρετήριο προβάλλει εκείνη τη στιγμή κατάσταση εγγραφών είτε τις ερωτήσεις ανεύρεσης. Eπίσης, με χρήση του κάτω βέλους, έχετε πρόσβαση σε εργασία σχεδιασμού ή / και επιλογών στιγμιότυπων (photos) Αντιγραφή από τελευταία Με κλικ στο εικονίδιο Αντιγραφή από τελευταία μεταφέρονται αυτόματα όλα τα στοιχεία - εκτός από το πεδίο Κωδικός - της προηγούμενης εγγραφής στη νέα εγγραφή ως προτεινόμενα, διευκολύνοντας σημαντικά την καταχώρηση ομοειδών εγγραφών. Σημείωση: Το εικονίδιο ενεργοποιείται μετά από την επιλογή Νέα για την εισαγωγή νέας εγγραφής. Αποθήκευση ή Ακύρωση Εφ' όσον έχετε προσπελάσει την εγγραφή και έχετε επιφέρει κάποια αλλαγή: Σελίδα 27

28 1 Χρησιμοποιείτε το πλήκτρο Καταχώρηση για αποθήκευση νέας ή μεταβληθείσας εγγραφής. 2 Χρησιμοποιείτε το πλήκτρο Ακύρωση για πέρας της εργασίας χωρίς εγγραφή ή μεταβολή. Διαγραφή Ο χειρισμός είναι διαθέσιμος για τη διαγραφή εγγραφής σε επίπεδο ευρετηρίου (για την εγγραφή που επισημαίνεται με τη μπάρα) αλλά και εντός της οθόνης εργασίας στην οποία έχει προσπελάσει ο χειριστής με προηγούμενη προβολή. Ακολουθείται από μήνυμα επιβεβαίωσης: Ξεφύλλισμα εγγραφών αρχείου Ξεφύλλισμα των εγγραφών αρχείου - είτε κατά την προβολή ευρετηρίου είτε κατά την προβολή οθόνης εργασίας. Σελίδα 28

29 Επιλογή μέσου για την προβολή, εκτύπωση ή αποθήκευση μιας κατάστασης Επιλογή του μέσου και της μορφής της εκτύπωσης. Σελίδα 29

30 Χρήση Πρότυπων Δεδομένων Πρόσβαση σε εργασία σχεδιασμού / επιλογών στιγμιότυπων (photos) που διατίθεται στις εργασίες εκτύπωσης. Ο μηχανισμός είναι όμοιος με τον αντίστοιχο που - στα ευρετήρια - προβάλλεται ως επιλογή του εικονιδίου Εικονίδια σε πεδία της εφαρμογής Φακός Κάτω Βέλος Κάτω Βέλος υπογραμμισμένο function information Ένδειξη ότι στο πεδίο εφαρμόζεται κανονική αναζήτηση πληροφοριών - βλέπε ανευρέσεις σε οθόνες εργασίας Ένδειξη ότι στο πεδίο εφαρμόζεται απλοποιημένη αναζήτηση πληροφοριών - αποθηκευμένων σε πίνακα τύπου edit list Ένδειξη ότι στο πεδίο εφαρμόζεται χειρισμός πίνακα πολλαπλής επιλογής Ένδειξη ότι στο πεδίο εφαρμόζονται χειρισμοί "τύπων υπολογισμού" Ένδειξη ότι στο πεδίο υπάρχει "zoom" για προβολή ή καταχώρηση πρόσθετων πληροφοριών Σελίδα 30

31 2.1.7 Ενεργές Εργασίες Βασικές Οδηγίες χειρισμού εφαρμογών Soft1 Ενεργές εργασίες είναι αυτές οι οποίες έχουν "ανοίξει" (επιλεγεί) από το χειριστή αλλά δεν έχουν τερματιστεί και παραμένουν εκκρεμείς (και διαθέσιμες για άμεση πρόσβαση) στο αριστερό μέρος της οθόνης. Με κλικ πάνω στο βέλος δίπλα από τις μπάρες των ενεργών εργασιών, παρέχονται οι εξής δυνατότητες: Κλείσιμο: H εντολή κλείνει την εργασία που απεικονίζεται στη συγκεκριμένη μπάρα στην οποία εφαρμόστηκε το δεξί κλικ. Κλείσιμο όλων: H εντολή κλείνει όλες τις ενεργές εργασίες. Σε κάθε περίπτωση, εάν ο χειρισμός Κλείσιμο ή Κλείσιμο όλων κλείνει εργασία στην οποία εκκρεμεί αποθήκευση, το πρόγραμμα προβάλλει σχετικό μήνυμα: Δείτε επίσης το κεφάλαιο Γενικό Ευρετήριο Εικονιδίων. Σελίδα 31

32 2.2 Ανευρέσεις Ανευρέσεις - Οδηγός Βασικές ανευρέσεις επί ευρετηρίων Βασικές ανευρέσεις σε οθόνες εργασίας Αναζητήσεις με μέρος πληροφορίας Ανευρέσεις βάσει ημερομηνιών Ανευρέσεις βάσει πινακοποιημένων πληροφοριών Ανευρέσεις εγγραφών με κωδικό ή περιγραφή / επωνυμία σε οθόνες εργασίας Ανευρέσεις εγγραφών εκτός ευρετηρίων με άλλα πεδία πλην κωδικού ή περιγραφής / επωνυμίας (π.χ Α.Φ.Μ. Συναλλασσόμενου, Κωδικοί εργοστασίων κλπ) Αναζητήσεις με πολλαπλά "μέρη" πληροφοριών Που υπάρχουν μηχανισμοί ανεύρεσης: Σε ευρετήρια, αμέσως μόλις επιλεγεί η σχετική εργασία: Σε οθόνες εργασίας, όπου υπάρχει η ένδειξη - δηλαδή σε πεδία παραπλεύρως των οποίων (ή πάνω από τα οποία) προβάλλεται ο φακός. Αυτό σημαίνει ότι στα πεδία λειτουργεί μηχανισμός ανεύρεσης. Σελίδα 32

33 Παραδείγματα: Το πεδίο Πελάτης στην οθόνη καταχώρησης παραστατικών: Υπονοείται ότι το πρώτο πλαίσιο αφορά στην αναζήτηση βάσει κωδικού και το δεύτερο στην αναζήτηση βάσει επωνυμίας. Τα πεδία κωδικού και περιγραφής είδους στις γραμμές παραστατικών. Το βιβλιαράκι εμφανίζεται πάντοτε στις επικεφαλίδες των στηλών στις οποίες λειτουργεί ανεύρεση και στις γραμμές όποτε ο χειριστής οδηγήσει τον cursor στο συγκεκριμένο πεδίο Εικόνα γραμμής παραστατικού με το χειριστή να έχει οδηγήσει τον cursor στο πεδίο <Κωδικός είδους> Εικόνα γραμμής παραστατικού με το χειριστή να έχει οδηγήσει τον cursor στο πεδίο <Περιγραφή είδους> Επίσης, υπάρχει διαθέσιμος μηχανισμός ανεύρεσης σε πεδία με την ένδειξη. o Επιλογή σειράς παραστατικού σε οθόνη καταχώρησης Σημείωση Η ιδιαιτερότητα του μηχανισμού ανεύρεσης με την ένδειξη είναι ότι ερευνά εγγραφές πινάκων που "ανεβαίνουν στη μνήμη" - δηλαδή σε "ελαφρούς", οργανωτικούς πίνακες με λίγες συνήθως εγγραφές. Αυτό επιτρέπει την εφαρμογή απλών χειρισμών. Σελίδα 33

34 2.2.2 Ανευρέσεις σε ευρετήρια Μόλις επιλέξετε εργασία τύπου Ευρετηρίου (Είδη Αποθήκης, Πελάτες, Παραστατικά κλπ) εμφανίζονται πεδία - "φίλτρα" με τα οποία θα αναζητήσετε την εγγραφή ή τις εγγραφές που επιθυμείτε. Εάν δεν γνωρίζετε τίποτε αλλά απλώς θέλετε να προβάλλετε τις εγγραφές του αρχείου, κάνετε κλικ στο πλήκτρο. Eάν αναζητάτε συγκεκριμένη εγγραφή ή ομάδα εγγραφών τότε: 1 πληκτρολογείτε το μέρος του κωδικού ή επωνυμίας / περιγραφής ή οποιουδήποτε άλλου πεδίου γνωρίζετε και έναν αστερίσκο <*>. Παράδειγμα: Βασ* 2 κάνετε κλικ στο πλήκτρο Στο ευρετήριο προβάλλονται οι εγγραφές που πληρούν τις συνθήκες επιλογής σας. Σελίδα 34

35 Παρατηρήσεις Βασικές Οδηγίες χειρισμού εφαρμογών Soft1 Εάν έχετε εισέλθει σε εργασία τύπου Ευρετηρίου και δεν επιθυμείτε να κάνετε συγκεκριμένη ανεύρεση, κάνετε κλικ στο πλήκτρο Ευρετήριο και προβάλλετε όλες τις εγγραφές του αρχείου. Εάν έχετε στην οθόνη σας εγγραφές από προηγούμενη ανεύρεση αλλά επιθυμείτε να ξαναδώσετε κριτήρια ανεύρεσης, τότε κάνετε κλικ στο πλήκτρο Ευρετήριο και προβάλλετε εκ νέου τα πεδία - "φίλτρα" βάσει των οποίων θα κάνετε νέα αναζήτηση. Εάν βρίσκεστε εντός μιας οθόνης εργασίας (Πελάτης, Είδος, Παραστατικό κλπ) και θέλετε να "επιστρέψετε" στη λίστα, πιέζετε το πλήκτρο Ευρετήριο. Αν είχατε επιφέρει αλλαγές στην εγγραφή, θα προβληθεί μήνυμα-ερώτηση για αποθήκευση των μεταβολών. Για τις εργασίες που περιέχονται στο submenu που προβάλλεται με το κάτω βελάκι του πλήκτρου <Ευρετήριο>, δείτε Εικονίδια χειρισμού ευρετηρίων Ανευρέσεις σε οθόνες εργασίας Χαρακτηριστικό γνώρισμα των ανευρέσεων εκτός ευρετηρίων είναι ο φακός που δείχνει ότι στο πεδίο είναι διαθέσιμος μηχανισμός ανεύρεσης. Tα δύο κενά πλαίσια που βρίσκονται δεξιά από τον τίτλο του πεδίου αντιπροσωπεύουν τον κωδικό και την περιγραφή / επωνυμία της εγγραφής και αποτελούν τα δύο βασικά κλειδιά ανεύρεσης. Ανευρέσεις εγγραφών με κωδικό ή περιγραφή / επωνυμία σε οθόνες εργασίας (π.χ. αναζήτηση Πελάτη ή Είδους στην Τιμολόγηση, αναζήτηση Ομίλου Εταιρειών σε Σταθερά Στοιχεία Πελάτη κλπ). Ο χειρισμός της ανεύρεσης έχει ως εξής: 1 Σε ένα από τα δύο πλαίσια καταχώρησης που συνοδεύουν το πεδίο και αντιπροσωπεύουν τον κωδικό και την περιγραφή πληκτρολογείτε το μέρος του κωδικού ή επωνυμίας / περιγραφής που γνωρίζετε και έναν αστερίσκο <*>. Παράδειγμα: Σελίδα 35

36 2 πιέζετε Enter ή κάνετε κλικ στο φακό. Στην οθόνη προβάλλεται παράθυρο με τις εγγραφές που πληρούν τις συνθήκες επιλογής σας προκειμένου να επιλέξετε. Ανευρέσεις εγγραφών με άλλα πεδία πλην κωδικού ή περιγραφής / επωνυμίας (π.χ. ΑΦΜ Συναλλασσόμενου, Κωδικοί εργοστασίων κλπ) Ο χειρισμός της ανεύρεσης έχει ως εξής: 1 Κάνετε κλικ στο φακό είτε εκτελείτε το χειρισμό πληκτρολογίου που καθορίσατε στις Ρυθμίσεις Συστήματος/ Πληκτρολόγιο /Αναζήτηση. Στην οθόνη σας προβάλλεται "ευρετήριο" εγγραφών: 2 Οδηγείστε τον cursor στη βάση της στήλης εκείνης που περιέχει το πεδίο βάσει του οποίου θέλετε να κάνετε ανεύρεση. 3 Πληκτρολογείτε το μέρος της πληροφορίας που γνωρίζετε και έναν αστερίσκο <*> 4 και πιέζετε το πλήκτρο Εφαρμογή. Σελίδα 36

37 Στην οθόνη προβάλλονται οι εγγραφές που πληρούν τις συνθήκες επιλογής σας προκειμένου να επιλέξετε. Σημείωση: Με το πλήκτρο <Χωρίς Φίλτρα> προβάλλονται όλες οι εγγραφές και καθαρίζονται οι ενδείξεις προκειμένου ενδεχομένως να γίνει νέα αναζήτηση από την αρχή. Λάβετε υπ' όψιν σας ότι μπορείτε να καθορίσετε ελεύθερα ποιες θα είναι οι στήλες που προβάλλονται στο παράθυρο ανεύρεσης (δείτε σχετικά την παράγραφο περί Σχεδιασμού ευρετηρίων). Ανευρέσεις με πεδία που περιέχουν πινακοποιημένες πληροφορίες (π.χ. Γεωγραφικές Ζώνες) Ο χειρισμός είναι διαθέσιμος στις οθόνες εργασίας με συγκεκριμένη ένδειξη (δηλαδή με δυνατότητα επιλογής μίας μόνο Γεωγραφικής Περιοχής) Σελίδα 37

38 2.2.4 Ανευρέσεις με μη εναρκτήριο μέρος πληροφορίας Εάν το μέρος της πληροφορίας που γνωρίζετε, υποπτεύεστε ότι δεν βρίσκεται στην αρχή του πεδίου αλλά σε "κάποια" ενδότερη περιοχή του, τότε η πληκτρολόγηση πρέπει να αρχίζει με αστερίσκο <*> (και να τελειώνει με αστερίσκο <*>) 1 Πληκτρολογήστε το μέρος της πληροφορίας ανάμεσα από αστερίσκους 2 Κλικ στο 3 Προβολή αποτελέσματος Σημείωση: Η δυνατότητα αυτή ισχύει σε όλες τις ανευρέσεις της εφαρμογής, σε ευρετήρια ή λοιπές οθόνες εργασίας και για όλα τα πεδία (δηλαδή όχι μόνο σε κωδικούς - περιγραφές/ επωνυμίες). Σελίδα 38

39 2.2.5 Ανευρέσεις βάσει ημερομηνιών Βασικές Οδηγίες χειρισμού εφαρμογών Soft1 Στα ευρετήρια Παραστατικών ή σε ευρετήρια που έχετε σχεδιάσει με χρήση του Σχεδιασμού ευρετηρίου θα έχετε ακόμα περισσότερες δυνατότητες ανεύρεσης. Συγκεκριμένα, για ανεύρεση εγγραφών βάσει ημερολογιακού διαστήματος: 1 Επιλέγετε Οριζόμενες ημερομηνίες και θέτετε τα όρια "από" - "έως" ή 2 χρησιμοποιείτε τα έτοιμα διαστήματα που προσφέρει η εφαρμογή σε ημερολογιακές αναζητήσεις Ανεύρεση από Ημερομηνίες Ανευρέσεις με πολλαπλά μέρη πληροφοριών Τόσο στα ευρετήρια, όσο και στις οθόνες εργασίας μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συνδυασμό των δυνατοτήτων ανεύρεσης σε περισσότερα του ενός πεδία. Δηλαδή μπορείτε, συγχρόνως: Να θέσετε εναρκτήριο μέρος κωδικού ή της επωνυμίας / περιγραφής ή οποιουδήποτε άλλου πεδίου τύπου text διαθέσιμου για αναζήτηση και αστερίσκο <*>. Για παράδειγμα: ΠΑΠΑΔΟΠΟΥΛ* (αναζητώντας κάποιο Παπαδόπουλο) Να θέσετε μη εναρκτήριο μέρος κωδικού ή της επωνυμίας / περιγραφής ή οποιουδήποτε άλλου πεδίου τύπου text διαθέσιμου για αναζήτηση ανάμεσα από αστερίσκους <*>. Για παράδειγμα: *ΩΡΓ* (αναζητώντας κάποιο Γιώργο, Γεώργιο ή Σελίδα 39

40 Γιώργη) Σε πεδία ημερομηνίας να θέσετε είτε "από έως" είτε τα έτοιμα διαστήματα που προσφέρει η εφαρμογή Με κλικ στο Ευρετήριο, εκτελούνται όλοι οι περιορισμοί της αναζήτησής σας ταυτοχρόνως Ανευρέσεις βάσει πινακοποιημένων πληροφοριών Ανευρέσεις βάσει πεδίων που περιέχουν πινακοποιημένες πληροφορίες (π.χ. Γεωγραφικές Ζώνες) μπορούν να γίνουν με χρήση μηχανισμού ίδιου ακριβώς με τους πίνακες πολλαπλής επιλογής. Ειδικότερα, στα ευρετήρια, όταν ένα πεδίο με πινακοποιημένες πληροφορίες τεθεί ως πεδίο ανεύρεσης (βλέπε πως), τότε κατά την εμφάνιση των πεδίων κλειδιών, το συγκεκριμένο πεδίο, εμφανίζεται ως πίνακας πολλαπλής επιλογής. Δηλαδή, μπορεί να γίνει αναζήτηση βάσει συγκεκριμένων επιλεγμένων εγγραφών του πίνακα - συγκεκριμένα αυτών που θα θέσετε την ένδειξη παράπλευρά τους. Πινακοποιημένες πληροφορίες και Πίνακες πολλαπλής επιλογής Εφαρμόζετε τους χειρισμούς των πινάκων πολλαπλής επιλογής ώστε να επιλέξετε τις ενδείξεις βάσει των οποίων θα προβληθούν οι εγγραφές σας. Πρόκειται για πολύ δημοφιλή τρόπο διαχείρισης (αναζήτησης) εγγραφών (π.χ. καρτέλες με συγκεκριμένους τύπους κίνησης). Σελίδα 40

41 2.2.8 Ανευρέσεις με πρόσθετα κλειδιά Βασικές Οδηγίες χειρισμού εφαρμογών Soft1 Ανευρέσεις εγγραφών εκτός ευρετηρίων με άλλα πεδία πλην κωδικού ή περιγραφής / επωνυμίας (π.χ. ΑΦΜ Συναλλασσόμενου, Κωδικοί εργοστασίων κλπ) 1 Κάνετε κλικ στο φακό είτε εκτελείτε το χειρισμό πληκτρολογίου που καθορίσατε στις <Ρυθμίσεις συστήματος / Πληκτρολόγιο / Αναζήτηση>. Στην οθόνη σας προβάλλεται "ευρετήριο" εγγραφών: 2 Οδηγείστε τον cursor στη βάση της στήλης εκείνης που περιέχει το πεδίο βάσει του οποίου θέλετε να κάνετε ανεύρεση 3 Πληκτρολογείτε το μέρος της πληροφορίας που γνωρίζετε και έναν αστερίσκο <*> 4 και πιέζετε το πλήκτρο 5 Στην οθόνη προβάλλονται οι εγγραφές που πληρούν τις συνθήκες επιλογής σας προκειμένου να επιλέξετε. Σελίδα 41

42 6 Με το πλήκτρο Χωρίς Φίλτρα καθαρίζονται οι ενδείξεις προκειμένου να γίνει νέα αναζήτηση. Σημείωση: Μπορείτε να καθορίσετε ελεύθερα ποιες θα είναι οι στήλες που προβάλλονται στο παράθυρο ανεύρεσης (δείτε σχετικά την παράγραφο περί Σχεδιασμού ευρετηρίου) Ενεργές - Ανενεργές Εγγραφές Η ιδιότητα "ανενεργούς" εγγραφής είναι ιδιότητα που αποδίδεται σε εγγραφές κυρίων αρχείων και οργανωτικών πινάκων με ρύθμιση της παραμέτρου "Ενεργός / Ενεργή". Οι ανενεργές εγγραφές έχουν τις εξής ιδιότητες: 1 Απεικονίζονται στα ευρετήρια με άτονο φόντο 2 Κατά τις αναζητήσεις δεν προβάλλονται προς επιλογή Για παράδειγμα, πελάτης που έχει χαρακτηριστεί ως ανενεργός, δεν εμφανίζεται σε αναζήτηση πελάτη στην τιμολόγηση. Οι ανενεργές εγγραφές επιτρέπουν την απλοποίηση των μοντέλων παραμετροποίησης (π.χ. Σειρές ή Τύποι Παραστατικών), τον περιορισμό εγγραφών σε μεγάλα αρχεία (π.χ. ανενεργοί πελάτες), τη διαχείριση περιπτώσεων κατάργησης κωδικών κλπ. Με δεδομένο το ότι δεν είναι δυνατόν να διαγραφούν κύρια αρχεία που έχουν κινήσεις, οι ανενεργές εγγραφές είναι μια ιδιαίτερα χρήσιμη δυνατότητα: Oι εγγραφές είναι "εκεί" αλλά δεν "μπερδεύουν" τις καθημερινές εργασίες. Σελίδα 42

43 Πως μπορώ να αναζητήσω Πελάτη με τυχαίο μέρος της Επωνυμίας του; Βήμα 1 Επιλέξτε <Πελάτες> 2 Επιλέξτε <Αρχείο Πελατών> 3 Στην <Επωνυμία> πληκτρολογείστε το μέρος της επωνυμίας του πελάτη που αναζητάτε ανάμεσα σε αστερίσκους <*> 4 Κλικ στην ένδειξη <Ευρετήριο> 5 Παρατηρείστε την εγγραφή ή τις εγγραφές που προβάλλονται Δείτε επίσης / Παρατηρήσεις Για παράδειγμα *Συνεργ* Ανευρέσεις και χρήσεις του πλήκτρου <Ευρετήριο> Π.χ. "Παπαδόπουλος και Συνεργάτες", "Προμηθευτική Συνεργατών" κλπ Πως μπορώ να αναζητήσω Πελάτη; Βήμα 1 Επιλέξτε <Πελάτες> 2 Επιλέξτε <Αρχείο Πελατών> 3 Αποφασίστε με ποιο πεδίο θα κάνετε αναζήτηση 4 Στην (έστω) <Επωνυμία> πληκτρολογείστε μέρος της επωνυμίας του πελάτη που αναζητάτε και ένα <*> 5 Κλικ στην ένδειξη <Ευρετήριο> Δείτε επίσης / Παρατηρήσεις Από τα 3 διαθέσιμα πεδία Κωδικού, Περιγραφής, ΑΦΜ Για παράδειγμα Παπαδ* Ανευρέσεις και χρήσεις του πλήκτρου <Ευρετήριο> Σελίδα 43

44 2.3 Συνήθεις εργασίες Ευρετήρια και Χειρισμοί τους Στις εργασίες τύπου ευρετηρίου και από τη στιγμή κατά την οποία εμφανιστούν εγγραφές (που πληρούν συνθήκες μιας ανεύρεσης που προηγήθηκε), ο χειριστής έχει δύο κατηγορίες χειρισμών που μπορεί να εκτελέσει: Να προβεί σε νέα καταχώρηση, προβολή / μεταβολή (zoom) ή διαγραφή εγγραφών. Για τους χειρισμούς αυτούς δείτε το γενικό ευρετήριο χειρισμών ή τους βασικούς χειρισμούς. Να επεξεργαστεί τα δεδομένα της κατάστασης εγγραφών (λίστας) που προβάλλονται στην οθόνη του. Oι βασικοί χειρισμοί είναι οι εξής: Διαθέσιμοι χειρισμοί στην κατάσταση (λίστα) ευρετηρίου Σελίδα 44

45 Επιλογή εγγραφών - Selection: Με το χειρισμό <Ctrl>+<Enter> είτε το χειρισμό <Alt>< Up/ Down Arrow> μπορούν να επιλεγούν εγγραφές μία - μία ή κατά ομάδες (χωρίς, δηλαδή, κανένα συγκεκριμένο κριτήριο). Οι εγγραφές αυτές επισημαίνονται με έντονη γραφή (bold) και είναι διαθέσιμες για περαιτέρω μαζική επεξεργασία βάσει εντολών που διατίθενται με δεξί κλικ. Drag and Drop (σύρσιμο και άφεση) στηλών με ποντίκι. Εφαρμόζετε το χειρισμό για μετακίνηση των προβαλλομένων στηλών και αυξομείωση του πλάτους τους, προκειμένου να τοποθετήσετε "βολικότερα" τις στήλες των πληροφοριών της λίστας. Χειρισμοί διαθέσιμοι με δεξί κλικ στη γραμμή επικεφαλίδων της κατάστασης (λίστας) που προβάλλεται στην οθόνη Ταξινόμηση Ο χειρισμός ταξινομεί τις εγγραφές της προβαλλόμενης λίστας βάσει της στήλης (του πεδίου) στην επικεφαλίδα του οποίου εφαρμόστηκε. Η ταξινόμηση των εγγραφών της λίστας γίνεται κατ' αρχήν κατ' αύξουσα σειρά και ακολούθως, εάν εκτελεστεί ξανά, κατά φθίνουσα. Παράδειγμα: Εάν θέλετε να ταξινομήσετε τη λίστα αλφαβητικά, οδηγείστε το ποντίκι στην επικεφαλίδα <Περιγραφή / Επωνυμία>, πιέστε δεξί κλικ και επιλέξτε <Ταξινόμηση>. Επαναλάβετε το χειρισμό και θα παρατηρήσετε ότι οι εγγραφές ταξινομούνται κατ' αντίστροφη αλφαβητική σειρά. Φίλτρο Η επιλογή περιορίζει τις εγγραφές της προβαλλόμενης λίστας σε όσες έχουν κοινή ένδειξη με το πεδίο εκείνο: που ορίζεται από την επικεφαλίδα στην οποία εφαρμόστηκε ο χειρισμός που ανήκει στην εγγραφή στην οποία βρισκόταν η μπάρα επιλογής όταν εκτελέστηκε ο χειρισμός. Παράδειγμα: Εάν θέλετε να φιλτράρετε μια λίστα συναλλασσομένων με κοινό Ταχυδρομικό κωδικό, "δείξτε" με την μπάρα επιλογής έναν πελάτη με τέτοιο Ταχυδρομικό Κωδικό και στην επικεφαλίδα της στήλης εκτελέστε <Φίλτρο>. Σελίδα 45

46 Φίλτρο εξαίρεσης Η επιλογή περιορίζει τις εγγραφές της προβαλλόμενης λίστας σε όλες, εκτός από όσες έχουν κοινή ένδειξη με το πεδίο εκείνο: που ορίζεται από την επικεφαλίδα στην οποία εφαρμόστηκε ο χειρισμός που ανήκει στην εγγραφή στην οποία βρισκόταν η μπάρα επιλογής όταν εκτελέστηκε ο χειρισμός. Παράδειγμα: Εάν θέλετε να φιλτράρετε μια λίστα συναλλασσομένων εξαιρώντας αυτές που φέρουν συγκεκριμένο Ταχυδρομικό κωδικό, "δείξτε" με την μπάρα επιλογής έναν πελάτη με τέτοιο Ταχυδρομικό Κωδικό και στην επικεφαλίδα της στήλης εκτελέστε <Φίλτρο εξαίρεσης>. Ομαδοποίηση Ο χειρισμός ομαδοποιεί τις εγγραφές του ευρετηρίου βάσει των τιμών της στήλης επί της οποίας εφαρμόστηκε Αφαίρεση στήλης Ο χειρισμός εξαφανίζει τη στήλη (στην επικεφαλίδα της οποίας εφαρμόστηκε). Προσθήκη στήλης Η επιλογή αποκαλύπτει όλα τα πεδία που είναι διαθέσιμα να τοποθετηθούν στη λίστα. Ο χειριστής επιλέγει και τοποθετεί πεδία: με χειρισμό Drag and Drop (σύρσιμο και άφεση), οπότε η νέα στήλη τοποθετείται αριστερά από τη στήλη στην οποία γίνεται η άφεση (η στήλη στην οποία γίνεται η άφεση επισημαίνεται με στιγμιαία αλλαγή χρωματισμού). με τον χειρισμό <διπλού κλικ> επί του πεδίου που θέλουμε να μετάσχει στη λίστα, οπότε η νέα αυτή στήλη τοποθετείται αριστερά από εκείνη στην οποία εκτελέστηκε χειρισμός <προσθήκης στήλης>. Σημείωση: Ο χειρισμός <Aφαίρεση στήλης> παραμένει διαθέσιμος κατά τη διαδικασία επιλογής "πρόσθετης στήλης". Στατική Ο χειρισμός "ακινητοποιεί" τη στήλη στην επικεφαλίδα της οποίας εφαρμόστηκε. Ακινητοποιεί, επίσης, και όσες στήλες βρίσκονται αριστερά της στήλης αυτής. Σκοπός είναι να Σελίδα 46

47 παραμένουν ορατές οι ενδείξεις των ακινητοποιημένων στηλών όταν ο χειριστής "κυλά προς τα δεξιά την οθόνη" για να προβάλλει λοιπές στήλες. Άρα, η εφαρμογή του χειρισμού <Στατική> σε μία στήλη: την καθιστά ακίνητη (στατική), αυτήν και τις εξ' αριστερών της στήλες καθιστά κινητές όσες στήλες βρίσκονται δεξιά της. Ο χειρισμός <Στατική> μπορεί να εφαρμοστεί εκ νέου σε κάποια "κινητή" στήλη, δηλαδή, σε κάποια που βρίσκεται δεξιότερα από αυτήν στην οποία εφαρμόστηκε αρχικά ο χειρισμός. Αυτό θα έχει ως συνέπεια να μετατεθεί αντίστοιχα προς τα δεξιά η στήλη ακινητοποίησης της λίστας. Το νέο όριο θα είναι ακριβώς η στήλη εκείνη στην οποία εκτελέστηκε ξανά ο χειρισμός <στατική>. Κινητή Χειρισμός που διατίθεται μόνον όταν έχει προηγηθεί ακινητοποίηση στηλών (με το χειρισμό Στατική) και μόνον σε στήλες που είναι ήδη ακινητοποιημένες. Ο χειρισμός μεταθέτει προς τα αριστερά το όριο ακινητοποίησης. Δηλαδή, με την εκτέλεση του χειρισμού το νέο όριο ακινητοποίησης είναι η στήλη που βρίσκεται αριστερά αυτής στην οποία εφαρμόστηκε ο χειρισμός <κινητή>. Αυτό σημαίνει ότι η στήλη στην οποία εφαρμόζεται ο χειρισμός <κινητή>, μαζί με όλες τις περαιτέρω δεξιές, συμμετέχει στο εξής στις κινητές στήλες. Show Hints Προσθέτει στο ευρετήριο τις στήλες που έχουν καθορισθεί να εμφανίζονται ως hints κατά το σχεδιασμό του ευρετηρίου. Hide Ηints Ο χειρισμός αποκρύπτει τις στήλες που έχουν καθορισθεί να εμφανίζονται ως hints. Ο χειρισμός είναι διαθέσιμος μόνο όταν έχει προηγηθεί η εντολή <Show Ηints>. Auto fit column Ο χειρισμός δίνει το βέλτιστο πλάτος στη στήλη στην οποία εφαρμόστηκε. Ως βέλτιστο πλάτος νοείται αυτό ακριβώς που είναι αναγκαίο για να περιλάβει την "πλατύτερη" εγγραφή της στήλης αλλά όχι μεγαλύτερο. Εάν όλα τα πεδία της στήλης Σελίδα 47

48 είναι κενά, τότε το βέλτιστο πλάτος υπολογίζεται από τον τίτλο της στήλης (το όνομα του πεδίου). Auto fit all Ο χειρισμός δίνει βέλτιστο πλάτος σε όλες τις στήλες της λίστας ανεξαρτήτως της στήλης στην οποία εφαρμόστηκε. Copy Column Ο χειρισμός αντιγράφει τα περιεχόμενα της στήλης επί της οποίας εφαρμόζεται - είναι διαθέσιμος μόνο για τις στήλες που έχουν χαρακτηριστεί ως Fast Entry κατά το σχεδιασμό του ευρετηρίου Paste Column Ο χειρισμός επικολλά τα περιεχόμενα της στήλης που έχει αντιγραφεί στη στήλη επί της οποίας εφαρμόζεται - είναι διαθέσιμος μόνο για τις στήλες που έχουν χαρακτηριστεί ως Fast Entry κατά το σχεδιασμό του ευρετηρίου Copy Value Η εντολή αντιγράφει την επιλεγμένη τιμή εφαρμόζεται μόνο σε στήλες που έχουν ορισθεί ως Editable κατά το σχεδιασμό του ευρετηρίου Fill Value Η εντολή επικολλά την τιμή που έχει αντιγραφεί στο σημείο που βρίσκεται ο cursor εφαρμόζεται μόνο σε στήλες που έχουν ορισθεί ως Editable κατά το σχεδιασμό του ευρετηρίου Paste from Clipboard Ο χειρισμός επικολλά στο σημείο που βρίσκεται ο cursor τα περιεχόμενα του clipboard - εφαρμόζεται μόνο σε στήλες που έχουν ορισθεί ως Editable (δηλαδή, στήλες που επιδέχονται απευθείας διορθώσεις) κατά το σχεδιασμό του ευρετηρίου Αποθήκευση Η επιλογή προσφέρει τη δυνατότητα αποθήκευσης σε αρχείο όλων των ρυθμίσεων που έχουν επέλθει σε μια λίστα ευρετηρίου. Οι αποθηκευμένες ρυθμίσεις, με το όνομα με το οποίο αποθηκεύτηκαν, είναι διαθέσιμες στο submenu που προβάλλεται με το κάτω βελάκι του πλήκτρου <Ευρετήριο>. Σελίδα 48

49 2.3.2 Οθόνες εργασίας Βασικές Οδηγίες χειρισμού εφαρμογών Soft1 Οθόνες εργασίας είναι αυτές στις οποίες ο χειριστής οδηγείται µέσω των εργασιών τύπου ευρετηρίου όταν επιλέγει και εισέρχεται σε συγκεκριμένη εγγραφή - για μεταβολή, προβολή κλπ. Στις ίδιες οθόνες οδηγείται ο χειριστής όταν έχει επιλέξει νέα καταχώρηση (Eίδους, Πελάτη, Παραστατικού, Λογαριασμού κλπ). Άρα, οθόνες εργασίας είναι αυτές που προβάλλονται για την καταχώρηση ή μεταβολή ή προβολή Eίδους, Πελάτη, Παραστατικού κλπ. Στις οθόνες αυτές ο χειριστής εκτελεί το μεγαλύτερο μέρος των εργασιών του στην εφαρμογή και είναι αυτές ακριβώς που συγκεντρώνουν το μεγαλύτερο μέρος των χειρισμών µε τους οποίους πρέπει να εξοικειωθεί. Yπευνθυµίζεται ότι οι χειρισμοί νέας εγγραφής (καταχώρηση), μεταβολής, προβολής, διαγραφής που εκτελούνται στις οθόνες εργασίας (ή και στα ευρετήρια) περιγράφονται συνολικά στο ευρετήριο εικονιδίων χειρισμού. Δομικά στοιχεία οθονών εργασίας Tα στοιχεία περιβάλλοντος που συναντώνται εντός των οθονών εργασίας, είτε οντοτήτων είτε παραστατικών (πχ Πελατών, Aποθήκης, Tιµολόγησης κλπ) είναι τα εξής: Σελίδες (Tabs): ιαδοχικές επικαλυπτόµενες επιφάνειες εργασίας / πληροφοριών στις οποίες ο χειριστής έχει άμεση πρόσβαση µε ένα κλικ στον τίτλο τους. Για τη μετακίνηση μεταξύ σελίδων, εκτός από το ποντίκι, μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί οριζόμενος χειρισμός πληκτρολογίου (<Eπόµενη Σελίδα> <προηγούμενη Σελίδα>). Zώνες: Yποσύνολο των σελίδων, οι Zώνες είναι μέρος της επιφάνειας εργασίας που επισημαίνεται µε τίτλο και περιέχει πεδία κοινού θεματικού αντικειμένου. Για τη µμετακίνηση µμεταξύ Zωνών μπορεί επίσης να Σελίδα 49

50 χρησιμοποιηθεί οριζόμενος χειρισμός πληκτρολογίου (<Eπόµενη Zώνη Πεδίων>). Πλέγματα: Βλέπε το συνοπτικό ορισμό των πλεγμάτων αλλά και την αναλυτικότερη περιγραφή τους στο ειδικό κεφάλαιο περί πλεγμάτων. Τα δομικά στοιχεία των οθονών εργασίας, δηλαδή Σελίδες, οι Ζώνες και τα Πλέγματα καθώς και τα πεδία που ευρίσκονται εντός αυτών, Σελίδα 50

51 επιδέχονται τροποποιήσεων µε την εργασία σχεδιασμού Oθονών. Hyperlinks: Προδιαγραφή της εφαρμογής βάσει της οποίας ο τίτλος ενός πεδίου λειτουργεί ως hyperlink (υπερσύνδεσµος). To hyperlink µε τη σειρά του παραπέμπει στην καταλληλότερη κατά περίπτωση οθόνη εργασίας. Συγκεκριμένα: Πεδία που συμπληρώνονται µε πινακοποιηµένες πληροφορίες (από κάποιο πίνακα), σχεδόν πάντα οδηγούν απευθείας στη διαχείριση του πίνακα αυτού (π.χ.. Γεωγραφικές Zώνες, Nοµίσµατα κλπ). Πεδία που περιέχουν διευθύνσεις ή διευθύνσεις Internet λειτουργούν ως hyperlinks που καλούν εφαρμογές ή οδηγούν στην κατάλληλη διεύθυνση Internet αντίστοιχα. ιαδικασίες που απαιτούν έμμεσες καταχωρήσεις όπως, π.χ.. Eίσπραξη ή Aντιστοίχηση ή ιακανονισµοί επί Παραστατικού ή έµμεσες προβολές όπως, π.χ.. Kαρτέλες ή Oικονοµικά στοιχεία ή Παραστατικών ή οι κατανοµές ABC Costing κατά κανόνα εξυπηρετούνται από hyperlinks. Hyperlinks & <δεξί κλικ>: Tα hyperlinks είναι ένας απλός και ισχυρός µηχανισµός για να εκτελούνται πολλές εργασίες µε έναν αυτονόητο τρόπο. Oι δυνατότητες των hyperlinks πολλαπλασιάζονται εάν χρησιµοποιήσει κανείς επάνω τους το χειρισµό <δεξί κλικ>. H γενικευµένη χρήση των hyperlinks υποβαθµίζει τη σηµασία των µενού Σελίδα 51

52 εργασιών διότι δεν είναι απαραίτητο στο χειριστή να θυµάται που βρίσκεται κάθε εργασία. Oυσιαστικά κάθε εργασία αποτελεί µενού εργασίας των συναφών της εργασιών και όλα μπορούν να εκτελεστούν µε αστραπιαίο τρόπο - άσχετα από το που βρισκόµαστε τώρα και που βρίσκεται η εργασία στόχος. Πεδία ανεύρεσης (µε διακριτικό το φακό): H ένδειξη µε το βιβλιαράκι δείχνει ότι στο πεδίο διατίθεται αναζήτηση - άρα, ότι εφαρµόζονται διαδικασίες ανεύρεσης - και ειδικά αυτές που ισχύουν για τις ανευρέσεις εγγραφών, όχι σε ευρετήρια αλλά σε οθόνες εργασίας. Πεδία ανεύρεσης (µε διακριτικό το κάτω βελάκι): H ένδειξη δείχνει ότι η αναζήτηση θα γίνει µε απλή χρήση του κάτω βέλους (απλό list box ). Σελίδα 52

53 2.3.3 Πλέγματα σε εργασίες (grids) Πλέγματα και λειτουργίες λίστας Βασικές Οδηγίες χειρισμού εφαρμογών Soft1 Με δεξί κλικ στην επικεφαλίδα των πλεγμάτων προβάλλεται menu επικεφαλίδων με ένα μέρος των λειτουργιών που περιέχονται στους χειρισμούς λίστας. Συγκεκριμένα: Οι λειτουργίες εκτελούνται όμοια με τους χειρισμούς λίστας (στα ευρετήρια) με τη σημαντική διαφορά ότι οι ρυθμίσεις που επέρχονται με τις ανωτέρω εντολές δεν αποθηκεύονται. Σελίδα 53

54 Επιλογή γραμμών - selection Η λειτουργία selection εκτελείται όμοια με τους χειρισμούς λίστας ευρετηρίου και αξιοποιείται με τις λειτουργίες που περιέχονται στο πλήκτρο (βλέπε παρακάτω). Άμεσες λειτουργίες επί πλεγμάτων Με το πλήκτρο που βρίσκεται στην άνω αριστερή γωνία οποιουδήποτε πλέγματος προβάλλεται submenu με δυνατότητες: Να εκτυπωθούν τα περιεχόμενα του πλέγματος Να εισαχθούν δεδομένα από αρχείο MS Excel απ' ευθείας στις γραμμές του πλέγματος (μόνη προϋπόθεση να υπάρχει λογική συμβατότητα μεταξύ των στηλών που προβάλλονται στο πλέγμα με τις στήλες του φύλλου εργασίας που επιχειρείται να εισαχθεί) Να επιλεγούν όλες οι εγγραφές του πλέγματος Να διαγραφούν οι επιλεγμένες (από προηγούμενο χειρισμό) εγγραφές του πλέγματος Να γίνει αναζήτηση στις γραμμές του πλέγματος Σελίδα 54

55 //Ένδειξη ενεργούς γραμμής (active line) H ένδειξη προβάλλεται στο αριστερό μέρος του πλέγματος, δεξιά της αύξουσας αρίθμησης γραμμών και επισημαίνει την ενεργό γραμμή - εκείνη στην οποία εκτελείται καταχώρηση ή άλλη επεξεργασία Zoom γραμμής\\ (Αναλυτική προβολή στοιχείων γραμμής) Mε κλικ στην αριθμητική ένδειξη αύξουσας αρίθμησης των γραμμών του πλέγματος προβάλλεται παράθυρο με τα πλήρη στοιχεία της γραμμής - δηλαδή συμπεριλαμβανομένων και πεδίων που δεν εμφαίνονται επί της γραμμής. Η προβολή zoom λειτουργεί εάν υπάρχουν πράγματι πρόσθετα πεδία που δεν εμφανίζονται στη γραμμή - αντιθέτως εάν η γραμμή περιλαμβάνει όλα τα πιθανά πεδία, τότε δεν υπάρχει μηχανισμός zoom Σελίδα 55

56 Παραδείγματα πλεγμάτων Γραμμές παραστατικών πώλησης Εναλλακτικοί κωδικοί στο αρχείο Αποθήκης Εργασίες: Τύποι Το εικονίδιο πριν από τον τίτλο κάθε επιλογής υποδηλώνει τον τύπο εργασίας. Η εφαρμογή περιλαμβάνει τους παρακάτω τύπους εργασιών: Τύπος Εικονίδιο Αφορά σε Επεξεργασία στοιχείων Batch job Επεξεργασία πίνακα Εκτύπωση Εργαλεία συστήματος QlikView Ιστοσελίδα DLL form Κύρια αρχεία (π.χ Συναλλασσόμενοι, Αποθήκη κλπ) Αρχεία παραστατικών Εκτέλεση εργασιών Πίνακες δεδομένων (π.χ. Ισοτιμίες νομισμάτων) Εκτυπώσεις Ειδικές εργασίες - εργαλεία Ενσωματωμένα σενάρια QlikView Σελίδα στο Διαδίκτυο DLL Εφαρμογή Σελίδα 56

57 2.3.5 Εργασίες τύπου επεξεργασίας στοιχείων Οι εργασίες για την επεξεργασία εγγραφών σε κύρια αρχεία εκτελούνται σε οθόνες εργασίας (βλ Οθόνες εργασίας) Εργασίες τύπου Batch Batch jobs Μηχανισμοί της εφαρμογής που εκτελούν διαδικασίες υπολογισμών ή δημιουργίας δεδομένων. Οι σχετικές διαδικασίες δεν είναι ενταγμένες στο γενικό on line μηχανισμό της εφαρμογής αλλά κινητοποιούνται με εντολή του χειριστή. Οι batch εργασίες διακρίνονται από τις λοιπές από το εικονίδιο οδοντωτού τροχού που φέρουν προ του τίτλου τους. Συνήθως, στο folder menu τίθενται σε υπό-φάκελο με ένδειξη <Εργασίες>. Η τυπική εικόνα μιας εργασίας batch είναι η εξής: H περιοχή διαλόγου Η περιοχή διαλόγου καταλαμβάνει το μεγαλύτερο μέρος της επιφάνειας της οθόνης και περιέχει παραμέτρους - ερωτήματα που προσδιορίζουν λεπτομέρειες σχετικά με την εκτέλεση της εργασίας. Η περιοχή διαλόγου της batch εργασίας Τιμών Κόστους Αποθήκης Σελίδα 57

58 H περιοχή εκτέλεσης Ουσιαστικά πρόκειται για το πλήκτρο <Εκτέλεση> με το οποίο αρχίζει η εκτέλεση της εργασίας σύμφωνα με τις παραμέτρους που ορίστηκαν στην περιοχή διαλόγου. Διαδικασία εκτέλεσης μιας batch εργασίας Συμπλήρωση των παραμέτρων (ερωτημάτων) του διαλόγου Εκτέλεση της εργασίας (πλήκτρο <Εκτέλεση>) Αναμονή (προβάλλεται μία κινούμενη κλεψύδρα αξιοσημείωτου μεγέθους) και πέρας εργασίας Σημείωση Batch εργασίες - πέραν όσων περιέχονται στην εφαρμογή μπορούν να κατασκευαστούν από τρίτους developers με την S1 Batch Script Language (SBSL) Εργασίες τύπου Εκτύπωσης Οι εργασίες εκτυπώσεων μοιάζουν πολύ με τις εργασίες τύπου ευρετηρίων. Διακρίνονται από τις λοιπές εργασίες από το μικρό εικονίδιο εκτυπωτή που υπάρχει πριν από τον τίτλο τους. Στις εργασίες εκτυπώσεων ακολουθούνται συνήθως τα ακόλουθα βήματα: Επιλογή της κατάλληλης εκτύπωσης: Επιλέγετε την συγκεκριμένη εκτύπωση που ενδιαφέρει είτε ανάμεσα στις "έτοιμες" που διαθέτει το Σελίδα 58

59 πρόγραμμα είτε ανάμεσα σε αυτές που ενδεχομένως έχουν σχεδιαστεί με την εργασία Σχεδιασμός Ευρετηρίων (με χρήση του κάτω βέλους του πλήκτρου <Εκτέλεση>). Διάλογος - παράμετροι επί της εκτύπωσης: Συμπληρώνετε τις παραμέτρους "διαλόγου" που προβάλλονται στην οθόνη της εργασίας Εκτέλεση της εκτύπωσης: Εκτελείτε την εκτύπωση με χρήση του πλήκτρου Εκτέλεση. Αυτή προβάλλεται ακολούθως στην οθόνη σας. Χειρισμοί επί της εκτύπωσης: Λειτουργεί το πλήκτρο End για να προωθηθεί η εκτύπωση ως το τέλος της, Ηome για επιστροφή της στην αρχή, όπως και τα πλήκτρα Page Up Down και βέλη δεξί και αριστερό. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή εργαλείων που προβάλλεται στο επάνω μέρος της εκτύπωσης ώστε να: μετακινηθείτε μεταξύ των σελίδων της εκτύπωσης μεταβάλλετε τη μεγέθυνση (zoom) μεταβάλλετε τον προσανατολισμό (orientation) της εκτύπωσης από Portrait σε Landscape και αντίστροφα Αποστολή της εκτύπωσης σε: Μια κατάσταση εγγραφών είτε έχει προκύψει από εργασία τύπου ευρετηρίου είτε από εργασία τύπου εκτύπωσης μπορεί εκτός της οθόνης και του εκτυπωτή να αποσταλεί σε ποικίλα μέσα (βλ. Εκτυπώσεις: Κανάλια - Μέσα εκτύπωσης) Σελίδα 59

60 3 Γενικές αρχές 3.1 Θεμελιώδης σχεδιασμός Οι εφαρμογές Soft1 βασίζονται σε δύο σημαντικά δομικά στοιχεία: Στις "οντότητες," δηλαδή έννοιες κεντρικές όπως οι Πελάτες, οι Προμηθευτές, η Αποθήκη, τα Πάγια, οι Λογαριασμοί Γενικής - Αναλυτικής Λογιστικής, οι Λογαριασμοί Εσόδων Εξόδων αλλά και σε άλλες όπως οι Προδιαγραφές Παραγωγής ή τα Αξιόγραφα (δείτε τον πλήρη κατάλογο των οντοτήτων της εφαρμογής). Στα παραστατικά, δηλαδή έννοιες όπως οι Αγορές, οι Πωλήσεις, τα Εμβάσματα, τα Άρθρα Λογιστικής, τα παραστατικά Εσόδων Εξόδων κλπ. (δείτε τον πλήρη κατάλογο των παραστατικών της εφαρμογής). Τα Παραστατικά και οι Οντότητες συνδέονται με κινήσεις: με εγγραφές δηλαδή που δημιουργούνται από τα Παραστατικά και ενημερώνουν τις Οντότητες με τρόπο που εξαρτάται από το σχεδιασμό των κινήσεων. Τις δομές Οντοτήτων και Παραστατικών συμπληρώνει μια σειρά οργανωτικών πινάκων που αποσκοπεί στην ολοκλήρωση των διαδικασιών (π.χ. πίνακες συντελεστών Φ.Π.Α., κατηγορίες εξόδων εισαγωγών) καθώς και στη συστηματική πινακοποίηση των πληροφοριών του συστήματος (Γεωγραφικές Περιοχές, Επαγγελματικές Κατηγορίες, κλπ). Με τους μηχανισμούς Οντοτήτων και Παραστατικών αντιμετωπίζονται όλες οι λειτουργίες και τα υποσυστήματα της εφαρμογής. Αν αντιληφθεί κανείς τους μηχανισμούς Οντοτήτων και Παραστατικών καθώς και τη σχέση μεταξύ τους, θα είναι σε θέση να κατανοήσει σε βάθος τη φιλοσοφία του συστήματος και να μάθει πολύ εύκολα τις εφαρμογές Soft1 είτε ως απλός χειριστής του είτε ως επαγγελματίας της πληροφορικής. Σελίδα 60

61 Ο τυπικός μηχανισμός λειτουργίας των συστημάτων του Soft1 με διασύνδεση Οντοτήτων & Παραστατικών. Οι βασικές έννοιες που συμμετέχουν στο τυπικό διάγραμμα είναι: Οντότητες (Αποθήκη Πελάτες Λογιστική κλπ) Διασύνδεση Oντοτήτων με Παραστατικά Παραστατικά Βασικές έννοιες Σταθερά στοιχεία καθημερινής Οικονομικά στοιχεία Κινήσεις Επικεφαλίδα παραστατικών χρήσης Γραμμές παραστατικών Σειρές παραστατικών Εργασίες & έννοιες Γενικές Σχεδιασμός κινήσεων Τύποι παραστατικών Σελίδα 61

62 παραμετροπ οίησης παράμετροι οντοτήτων Αρίθμηση Παραστατικών Φόρμες Παραστατικών Στήλες Παραστατικών Σύνδεση με Γενική Λογιστική Τι θα μάθετε στα κεφάλαια που ακολουθούν - επιγραμματικά: Oι Οντότητες κατανέμονται σε κεντρικές και δευτερεύουσες - η διάκριση φαίνεται με μια ματιά στον κατάλογο οντοτήτων. Οι Οντότητες αποτελούνται από Σταθερά Στοιχεία Οντοτήτων (π.χ. Διεύθυνση, Τηλέφωνο κλπ) και Οικονομικά Στοιχεία Οντοτήτων (π.χ. Τζίρος Πελάτη Ιανουαρίου). Τα Σταθερά Στοιχεία Οντοτήτων ενημερώνονται "με το χέρι" (π.χ. καταχώρηση Πελάτη ή Είδους, αλλαγή διεύθυνσης Προμηθευτή), ενώ τα Οικονομικά Στοιχεία Οντοτήτων (π.χ. Υπόλοιπα Είδους) ενημερώνονται από κινήσεις και μόνο από κινήσεις. Συνήθως μόνον οι κεντρικές οντότητες (π.χ. Πελάτες, Αποθήκη, Λογαριασμοί Λογιστικής ή Εσόδων Εξόδων) έχουν οικονομικά στοιχεία. Οι δευτερεύουσες οντότητες δεν έχουν οικονομικά στοιχεία και αυτό είναι ένα σημαντικό διακριτικό γνώρισμα μεταξύ κεντρικών και δευτερεύουσων οντοτήτων. Είδαμε ότι τα οικονομικά στοιχεία δεν ενημερώνονται ποτέ "με το χέρι" αλλά μόνο από κινήσεις. Αλλά και οι κινήσεις, επίσης, δεν καταχωρούνται ποτέ "με το χέρι" αλλά δημιουργούνται αυτόματα Σελίδα 62