Βασικές Οδηγίες Χειρισμού. Προδιαγραφές Εξοπλισμού

Transcript

1 Βασικές Οδηγίες Χειρισμού Προδιαγραφές Εξοπλισμού

2 2

3 Περιεχόμενα 1 ΑΡΧΙΣΤΕ ΑΜΕΣΩΣ ΠΩΣ ΘΑ ΑΝΑΖΗΤΗΣΕΤΕ ΒΟΗΘΕΙΑ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΧΕΙΡΙΣΜΟΙ ΠΕΡΙΗΓΗΣΗ Είσοδος στην Εφαρμογή Πρώτες εντυπώσεις Folder menu System menu Toolbar: Εικονίδια χειρισμού Ευρετήρια & Εργασίες: Εικονίδια χειρισμού Ενεργές Εργασίες ΑΝΕΥΡΕΣΕΙΣ Ανευρέσεις - Οδηγός Ανευρέσεις σε ευρετήρια Ανευρέσεις σε οθόνες εργασίας Ανευρέσεις με μη εναρκτήριο μέρος πληροφορίας Ανευρέσεις βάσει ημερομηνιών Ανευρέσεις με πολλαπλά μέρη πληροφοριών Ανευρέσεις βάσει πινακοποιημένων πληροφοριών Ανευρέσεις με πρόσθετα κλειδιά Ενεργές - Ανενεργές Εγγραφές Πώς μπορώ να αναζητήσω Πελάτη με τυχαίο μέρος της Επωνυμίας του; Πώς μπορώ να αναζητήσω Πελάτη; ΣΥΝΗΘΕΙΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ Ευρετήρια και Χειρισμοί τους Οθόνες εργασίας Πλέγματα σε εργασίες (grids) Εργασίες: Τύποι Εργασίες τύπου επεξεργασίας στοιχείων Εργασίες τύπου Batch Εργασίες τύπου Εκτύπωσης ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΘΕΜΕΛΙΩΔΗΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΘΕΜΕΛΙΩΔΟΥΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ Προδιαγραφές Λειτουργίας Εγγραφή Αδείας Χρήσης - Αδειοδότηση Αναθεώρηση Αδείας Χρήσης

4 4.1.4 Ενεργοποίηση Σύμβασης ΕΚΤΥΠΩΤΕΣ ΚΑΙ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ Εκτυπωτές: System ρυθμίσεις Εκτυπώσεις: Κανάλια - μέσα εκτύπωσης ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΟΣ Ρυθμίσεις συστήματος - Εισαγωγή Ρυθμίσεις συστήματος - Παράμετροι Ρυθμίσεις συστήματος - Χρώματα Ρυθμίσεις συστήματος - Πληκτρολόγιο Ρυθμίσεις Συστήματος: Γενικά στοιχεία εκτυπώσεων REPORTING TOOLS Σχεδιασμός ευρετηρίων ΒΑΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Βάση δεδομένων: Eισαγωγή SQL Monitor Σφάλματα Υπολογισμών Αντίγραφα ασφαλείας βάσης δεδομένων Πως μπορείτε να δημιουργήσετε εφεδρικά αντίγραφα ασφαλείας (backup) Πως μπορείτε να επαναφέρετε ένα εφεδρικό αντίγραφο ασφαλείας (restore) 90 5 ΚΕΝΤΡΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΟΥ ΧΡΗΣΤΗ

5 1 Αρχίστε αμέσως Βασικές Οδηγίες χειρισμού εφαρμογών Soft1 1.1 Πως θα αναζητήσετε βοήθεια Διαθέσιμο υλικό για εκπαίδευση & βοήθεια Εκτός από το παρόν εγχειρίδιο Βασικών οδηγιών, μπορείτε να χρησιμοποιήστε τους παρακάτω χειρισμούς ώστε να αξιοποιήσετε πλήρως το ολοκληρωμένο σύστημα τεκμηρίωσης που προσφέρει η SoftOne για τις εφαρμογές της: [F1]: γενικό πλήκτρο βοήθειας σε οποιοδήποτε σημείο της εφαρμογής [Shift]+[F1]: συνδυασμός πλήκτρων που εφαρμόζεται στο πεδίο για προβολή βοήθειας σχετικά με το συγκεκριμένο πεδίο (field help) Βιβλιοθήκη τεκμηρίωσης Στη συγκεκριμένη διεύθυνση μπορείτε να κατεβάσετε την τελευταία έκδοση του αρχείου βοήθειας, να περιηγηθείτε στο web help και να βρείτε διάφορα χρήσιμα εργαλεία. Σημειώστε ότι, σε πολλά σημεία του παρόντος εγχειριδίου θα βρείτε παραπομπές σε ενότητες του αρχείου βοήθειας που περιέχουν περισσότερες πληροφορίες. Για το λόγο αυτό, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το παρόν εγχειρίδιο πάντα σε συνδυασμό με το αρχείο βοήθειας της εφαρμογής που είναι διαθέσιμο με [F1]. Επιπλέον, εάν έχετε πρόσβαση στο Internet, συνίσταται να ενημερώνετε τακτικά το αρχείο βοήθειας στο φάκελο της εφαρμογής, κατεβάζοντας την τελευταία έκδοσή του από τη βιβλιοθήκη τεκμηρίωσης. Για προχωρημένους χρήστες: [Shift]+[Ctrl]+[F12]: συνδυασμός πλήκτρων που εφαρμόζεται στο πεδίο για πλήρη τεχνική τεκμηρίωση κάθε πεδίου (χειρισμός επί του πεδίου) SQL monitor: Δείτε την παράγραφο Τεκμηρίωση Συναρτήσεων: Εκτός από το ειδικό κεφάλαιο περί Συναρτήσεων, πληρέστερη τεκμηρίωσή τους περιέχεται εντός των εργασιών στις οποίες χρησιμοποιούνται. Παράδειγμα Σχεδιασμός Ευρετηρίου - Χρήση Τοπικών ή Γενικών πεδίων - Διαθέσιμες συναρτήσεις 5

6 1.2 Εγκατάσταση της εφαρμογής Δείτε τις οδηγίες εγκατάστασης που περιέχονται στη συσκευασία του προϊόντος και ακολουθήστε το ενδεδειγμένο checklist. 6

7 2 Περιβάλλον και χειρισμοί 2.1 Περιήγηση Είσοδος στην Εφαρμογή Τι είναι η διαδικασία εισόδου H διαδικασία εισόδου αρχίζει με την εκτέλεση της εφαρμογής και θεωρείται ότι έχει ολοκληρωθεί επιτυχώς όταν στις δύο διαδοχικές "σελίδες" της εργασίας Είσοδος χρήστη έχουν ολοκληρωθεί τα εξής βήματα - χειρισμοί: 1 Επιλογή της ένδειξης Σύνδεση 2 Συμπλήρωση της ένδειξης Χρήστης 3 Συμπλήρωση της ένδειξης Κλειδί 4 Κλικ στο πλήκτρο Είσοδος Ακολουθεί η δεύτερη σελίδα της διαδικασίας εισόδου κατά την οποία πρέπει να γίνουν οι χειρισμοί: 1 Επιλογή της ένδειξης Ημερομηνία 2 Επιλογή της ένδειξης Εταιρεία 3 Επιλογή της ένδειξης Υποκατάστημα 4 Κλικ στο πλήκτρο Εισαγωγή Αν όλα έχουν πάει καλά, ακολουθεί η εμφάνιση του folder menu της εφαρμογής. 7

8 Πριν από τη διαδικασία εισόδου Μπορείτε να παρατηρήσετε ότι πολλές από τις εργασίες του System Menu (pull down menu) της εφαρμογής μπορούν να εκτελεστούν ήδη πριν ολοκληρωθεί ή αρχίσει η διαδικασία εισόδου. Αυτό είναι πολύ σημαντικό γιατί σας επιτρέπει να ολοκληρώσετε τα περισσότερα βήματα του γενικού checklist εγκατάστασης χωρίς να χρειάζεται καν να "μπείτε πλήρως" στην εφαρμογή. Πότε μπορείτε να εκτελέσετε πλήρως τη διαδικασία εισόδου Η διαδικασία εισόδου μπορεί να εκτελεστεί πλήρως εάν έχει δημιουργηθεί μια σύνδεση με βάση δεδομένων που περιέχει τους ελάχιστους πίνακες έναρξης. Πρακτικά αυτό σημαίνει ότι η διαδικασία εισόδου στην εφαρμογή μπορεί να εκτελεστεί: ευθύς αμέσως μετά την τεχνική εγκατάσταση του CD εάν κατά την εκτέλεσή της διαδικασίας εκείνης είχε επιλεγεί η παράμετρος "πλήρης εγκατάσταση με MSDE". Στην περίπτωση αυτή μπορείτε να εκτελέσετε αμέσως την εφαρμογή για εκπαιδευτικούς σκοπούς δίνοντας τις προκαθορισμένες από τη SoftOne ενδείξεις Χρήστη & Password που πρέπει να καταχωρήσετε εάν έχει ολοκληρωθεί το γενικό checklist εγκατάστασης και συγκεκριμένα, όταν ολοκληρωθούν οι διαδικασίες δημιουργίας / σύνδεσης βάσης δεδομένων 8

9 Η διαδικασία εισόδου 1η οθόνη διαδικασίας εισόδου H πρώτη σελίδα της διαδικασίας εισόδου περιέχει ενδείξεις που σχετίζονται (και) με την επιτυχή εκτέλεση του γενικού checklist εγκατάστασης. Συγκεκριμένα: Ένδειξη οθόνης & λειτουργία Σύνδεση: Επιλέγεται η βάση δεδομένων με την οποία θα συνδεθεί η εφαρμογή Πληροφορίες για χειριστές Επιλέξτε μία από τις προτεινόμενες ενδείξεις Power users - IT Managers Δείτε Γενικό checklist εγκατάστασης Αρχεία Σύνδεσης με βάση δεδομένων Χρήστης: Τίθεται το όνομα του χειριστή της εφαρμογής Soft1 που επιχειρεί να συνδεθεί με τη βάση δεδομένων. Κλειδί: Τίθεται το αντίστοιχο password του χειριστή που επιχειρεί να συνδεθεί με τη βάση δεδομένων Θέτετε την ένδειξη που έχει καθοριστεί από το διαχειριστή του συστήματος ή τις προκαθορισμένες από τη SoftOne ενδείξεις Χρήστη & Password Γενική διαδικασία σύνδεσης - δημιουργίας βάσης Δείτε Χειριστές - Δικαιώματα 9

10 2η οθόνη διαδικασίας εισόδου Ημερομηνία: Αυτή που τίθεται στο πλαίσιο θα θεωρείται εφ' εξής "τρέχουσα" ημερομηνία της εφαρμογής - και άρα θα προτείνεται αυτόματα κατά την καταχώρηση των διαφόρων συναλλαγών. Η επιλογή της ημερομηνίας καθορίζει αυτομάτως και την οικονομική χρήση στην οποία θα γίνει είσοδος. Εταιρεία: Επιλέγεται η εταιρεία στην οποία προτίθεται να εργαστεί ο χειριστής. Υποκατάστημα: Επιλέγεται το υποκατάστημα της εταιρείας στο οποίο εισέρχεται ο χειριστής. Status bar Τα ανωτέρω στοιχεία που καταχωρήθηκαν κατά τη διαδικασία εισόδου εμφαίνονται συνεχώς στη status bar, στο κάτω μέρος της οθόνης Για προχωρημένους: Σχετικά με την είσοδο στην εφαρμογή, σημειώστε ότι: Μπορούν να εκτελεστούν πολλαπλές είσοδοι στην εφαρμογή, έτσι ώστε να επιτυγχάνεται ταυτόχρονη λειτουργία της σε διαφορετικές εταιρείες, είτε διαφορετικά υποκαταστήματα, είτε διαφορετικές οικονομικές χρήσεις ακόμα και σε διαφορετικές βάσεις δεδομένων. Επίσης, αν κριθεί σκόπιμο, είναι δυνατή η "επαν-είσοδος" στην ίδια βάση δεδομένων, ίδια εταιρεία, ίδιο υποκατάστημα. Η δυνατότητα πολλαπλών εισόδων δεν επιβάλλει "επανεκτέλεση" της εφαρμογής μέσω του λειτουργικού συστήματος. Αρκεί μία εκτέλεση της εφαρμογής για να υποστηρίξει τις περαιτέρω πολλαπλές "εισόδους" (ανεξαρτήτως του πλήθους των περαιτέρω αυτών εισόδων). Oι πολλαπλές είσοδοι διακρίνονται (προς ενημέρωση και επιλογή / αλλαγή) ως διαφορετικές γραμμές (τίτλοι) στο άνω μέρος του menu <Login> της 10

11 εφαρμογής με την ένδειξη για την ενεργό εκείνη τη στιγμή επιλογή: Διαφορετικές εργασίες οι οποίες έχουν κληθεί (ενεργοποιηθεί) από διαφορετικές "εισόδους" και οι οποίες παραμένουν ανοικτές, συμπεριφέρονται κανονικά ως "ενεργές εργασίες", διαθέσιμες πάντα στο κάτω αριστερό μέρος της οθόνης και έως ότου τις κλείσει ο χειριστής. Δείτε επίσης: Ενεργές εργασίες Πρώτες εντυπώσεις System menu Δείτε αναλυτικά τις ομάδες εργασιών του system menu στην ενότητα System menu. 11

12 Windows" folder menu Soft1 menu 1 Soft1 menu 2 Στο folder menu επιλέγονται και εκτελούνται οι εργασίες της εφαρμογής. Στην περιοχή του folder menu εμφανίζονται εναλλακτικά 4 menu: o Soft1 menu 1 και 2: εναλλακτικά menu επιλογής εργασιών που σχεδιάζονται από τη Soft One o Menu χρήστη: menu που έχει σχεδιαστεί για το συγκεκριμένο χρήστη, εφόσον υπάρχει o Menu Υποστήριξης: menu επιλογής εργασιών υποστήριξης (διαθέσιμο μόνο εφόσον υπάρχει σύνδεση στο Internet) Η περιοχή αποκρύπτεται με κλικ στο <X> στο άνω δεξιό μέρος της, προκειμένου να αυξηθεί ο χώρος της επιφάνειας εργασίας Η περιοχή επιλογής των εργασιών επανεμφανίζεται (και αποκρύπτεται ξανά) με το πλήκτρο της toolbar 12

13 Δείτε περισσότερα για τις εργασίες του folder menu στο ειδικό κεφάλαιο. Επιφάνεια εργασίας Η περιοχή της οθόνης στην οποία προβάλλονται οι εργασίες που επιλέγονται είτε από το folder είτε από το system menu. Εάν δεν υπάρχει επιλεγμένη εργασία, η επιφάνεια εργασίας της εφαρμογής μπορεί να προβάλλει: 1 την προεπιλεγμένη σελίδα Soft One: o χωρίς σύνδεση Internet (ένδειξη Status Bar: Internet off), η επιφάνεια μένει κενή (προβάλλοντας το λογότυπο της Softone) o με σύνδεση Internet (ένδειξη Status Bar: Internet on), στην επιφάνεια προβάλλεται το e-services Portal της SoftOne 2 το περιβάλλον εργασίας του Microsoft Outlook του χρήστη 3 οποιαδήποτε άλλη σελίδα, που ορίζει ο χρήστης επιλέγοντας Νέα Σελίδα από τις επιλογές που προβάλλονται με κλικ στο βελάκι του πλήκτρου Σημειώστε ότι η επιφάνεια εργασίας ανανεώνεται, επίσης, εάν χρησιμοποιηθεί το πλήκτρο S1. Επιπλέον, όλοι οι χειρισμοί που σχετίζονται με την επιφάνεια εργασίας της εφαρμογής είναι διαθέσιμοι στο κεντρικό (system) menu, επιλέγοντας Προβολή - Επιφάνεια Εργασίας Toolbar Δείτε για τις λειτουργίες των ενδείξεων της toolbar στο Ευρετήριο Εικονιδίων toolbar Γραμμή ενδείξεων Η γραμμή προβάλλει ενδείξεις: Χειριστή Ημερομηνίας Εισόδου Εταιρείας Υποκαταστήματος 13

14 Οικονομικής Χρήσης Ένδειξη Insert or Overwrite mode editing Ημερομηνία λήξης υπηρεσιών εφαρμογής Ένδειξη σύνδεσης ή όχι με Internet Ένδειξη τύπου εγκατάστασης (Standalone/Client/Server) Mε αστερίσκο σημειώνονται οι ενδείξεις που επιλέγονται κατά τη διαδικασία εισόδου στην εφαρμογή. Με την επιλογή του system menu Προβολή - Γραμμή Ενδείξεων μπορείτε να εμφανίζετε ή να αποκρύπτετε τη γραμμή ενδείξεων Δείτε επίσης Εικονίδια toolbar Εικονίδια ευρετηρίων & εργασιών Σχεδιασμός menu Ενεργές εργασίες Folder menu Η επιλογή του folder menu που θα εμφανίζεται γίνεται: α) από το κεντρικό menu (system menu) επιλέγοντας Προβολή - Επιλογή menu β) με κλικ στο πλήκτρο της toolbar Χρησιμοποιώντας έναν από τους παραπάνω τρόπους, μπορείτε να προβάλλετε ένα από τα 4 διαφορετικά folder menus που υποστηρίζονται, δηλαδή: o Soft1 menu 1 (Εναλλακτικό menu εργασιών 1) o Soft1 menu 2 (Εναλλακτικό menu εργασιών 2) o Menu χρήστη (Menu που σχεδιάζεται από το χρήστη, εφόσον υπάρχει) o Menu Υποστήριξης (Menu εργασιών Υποστήριξης ) 14

15 Χειρισμοί "Windows" folder menu Βασικές Οδηγίες χειρισμού εφαρμογών Soft1 Οι φάκελοι ανοίγουν με διπλό κλικ επί του επιλεγμένου φακέλου με κλικ επί του συμβόλου <+> με δεξί βελάκι ή Space (αν χειριστείτε πληκτρολόγιο) Οι εργασίες επιλέγονται (ενεργοποιούνται): με διπλό κλικ επί του τίτλου τους είτε με Εnter (αν χειριστείτε πληκτρολόγιο) Με δεξί κλικ επί του folder menu παρέχονται ακόμα οι δυνατότητες: Ανάπτυξης ενός φακέλου εργασιών (με τους υποφακέλους του) Πλήρους ανάπτυξης όλων των εργασιών της εφαρμογής Πλήρους σύμπτυξης όλων των εργασιών που έχουν αναπτυχθεί από προγενέστερους χειρισμούς (ιδιαίτερα πρακτικό) Προβολή Ιδιοτήτων της επιλεγμένης εργασίας Οι λοιποί χειρισμοί που διατίθενται με δεξί κλικ εξετάζονται στην ενότητα Σχεδιασμός menu και στην ενότητα περί Χειριστών 15

16 Οι τύποι εργασιών στις οποίες μπορεί να οδηγηθεί ο χειριστής από το folder menu είναι: Eργασίες τύπου ευρετηρίου Εργασίες τύπου εκτυπώσεων Εργασίες τύπου batch job Εργασίες τύπου πλέγματος ("απλού ευρετηρίου") Εργασίες τύπου "εργαλεία" (system tools) Εργασίες τύπου QlikView Εργασίες τύπου DLL Form Δείτε για τις εργασίες αυτές στις ειδικές κατά περίπτωση παραγράφους. Δείτε επίσης: Ανευρέσεις Σχεδιασμός menu Ενεργές εργασίες System menu Στο System menu περιέχονται: Menu Αρχεία H ομάδα menu Αρχεία περιλαμβάνει: Σύνδεση / Αποσύνδεση Για να εισέλθετε σε σύνδεση με βάση δεδομένων ή να εξέλθετε από τη βάση στην οποία εργάζεστε (βλ. Είσοδος στην εφαρμογή) Διαχείριση συνδέσεων Για να δημιουργήσετε νέα σύνδεση με τη βάση δεδομένων, να μεταβάλλετε τα στοιχεία υφιστάμενης σύνδεσης ή να διαγράψετε κάποια σύνδεση (βλ. Διαχείριση συνδέσεων βάσης) Εργασίες Αρχείων Ομάδα εργασιών για την εκτέλεση εργασιών που σχετίζονται με τα αρχεία της βάσης δεδομένων όπως δημιουργία / επαναφορά εφεδρικών αντιγράφων βάσης (backup / restore), εξαγωγή / εισαγωγή πινάκων, συγχρονισμός βάσης και δημιουργία πινάκων 16

17 Συγχρονισμός off line Ομάδα εργασιών για τη αξιοποίηση της off line λειτουργίας εγκαταστάσεων που περιλαμβάνουν clients σε απομακρυσμένα σημεία. Είναι διαθέσιμες μόνο σε εγκαταστάσεις που διαθέτουν την ενότητα Υποκαταστήματα. (βλ. On/Off line λειτουργία βάσης) Εισαγωγή από Clipboard Για να εισάγετε δεδομένα / εγγραφές που βρίσκονται (έχουν αντιγραφεί) στο clipboard Εισαγωγή από αρχείο Για να εισάγετε δεδομένα που έχουν αποθηκευθεί ως αρχείο της μορφής XXF Ρυθμίσεις Εκτυπωτών Για να ρυθμίσετε τους εκτυπωτές του σταθμού εργασίας (βλ. Εκτυπωτές) Έξοδος Για να εξέλθετε από την εφαρμογή Menu Προβολή Οι επιλογές του menu Προβολή είναι: Γραμμή ενδείξεων Aπόκρυψη ή εμφάνιση της αντίστοιχης μπάρας στο κάτω μέρος της οθόνης. Menu Εμφάνιση / Απόκρυψη του folder menu της εφαρμογής Επιλογή menu Επιλογή ανάμεσα στα τέσσερα διαθέσιμα folder menu της εφαρμογής, Soft1 menu 1 / Soft1 menu 2 / Menu χρήστη και Menu Υποστήριξης. Χρησιμοποιείται εναλλακτικά αντί του πλήκτρου Προβολή menu της μπάρας εργαλείων (toolbar) <Επιφάνεια Εργασίας> Επιλογή της σελίδας που θα προβάλλεται στην επιφάνεια εργασίας. Υπάρχει δυνατότητα επιλογής ανάμεσα στη σελίδα της SoftOne, το περιβάλλον εργασίας Outlook του χρήστη ή οποιασδήποτε άλλης σελίδας ορίσει ο χρήστης Χρώματα Περιβάλλοντος> Επιλογή ανάμεσα στα διαθέσιμα θέματα χρωμάτων για το περιβάλλον εργασίας <Μετάβαση - Πίσω / Εμπρός> Κίνηση μεταξύ ενεργών εργασιών. Χειρισμός ισότιμος με τη χρήση των 17

18 εικονιδίων χειρισμού Τρέχοντα Ευρετήρια Επιλογή ανάμεσα στις διαθέσιμες καταστάσεις που περιέχονται (=έχουν σχεδιαστεί) για τη συγκεκριμένη εργασία ευρετηρίου που είναι ενεργή εκείνη τη στιγμή (βλέπε και customized lists). Πρόκειται για εναλλακτικό χειρισμό επί ευρετηρίων (αντί του πλήκτρου <Ευρετήριο>) προκειμένου να επιλεγεί κατάσταση που έχει σχεδιαστεί με τις εργασίες <Customize Lists> Τρέχουσες Προβολές Επιλογή ανάμεσα στις διαθέσιμες "προβολές" που διατίθενται στη συγκεκριμένη εργασία ευρετηρίου που είναι ενεργή εκείνη τη στιγμή. Πρόκειται για εναλλακτικό χειρισμό επί ευρετηρίων (αντί του πλήκτρου <Προβολή>) προκειμένου να επιλεγεί κάποια "προβολή" που είτε διατίθεται "από κατασκευής" είτε έχει σχεδιαστεί με τις εργασίες Σχεδιασμού Οθονών Menu Εργαλεία Το Menu Eργαλεία περιλαμβάνει τις παρακάτω επιλογές: Σχεδιασμός menu χρήστη Για να σχεδιάσετε ειδικό menu του χρήστη που έχει εισέλθει στην εφαρμογή (βλ. Σχεδιασμού menu) Ρυθμίσεις Συστήματος Για να επιφέρετε σημαντικές ρυθμίσεις που αφορούν καθολικά στην εφαρμογή (βλ. Ρυθμίσεις Συστήματος) Σημειωματάριο Για να πληκτρολογήσετε σημειώσεις και να τις αποστείλετε σε κάποιον άλλο χρήστη Ενδοεπικοινωνία Για να χρησιμοποιήσετε το σύστημα ενδοεπικοινωνίας μεταξύ των χρηστών Αποστολή μηνύματος σε πελάτη Ειδική εργασία που χρησιμοποιείται αποκλειστικά από στελέχη υποστήριξης της SoftOne και συνεργάτες SQL Monitor Για να προβάλλετε τις εντολές SQL που εκτελούνται κατά την εκτέλεση εργασιών (βλ. SQL Monitor) Remote Server Υποομάδα εργασιών για να ρυθμίσετε κατάλληλα τον εξυπηρετητή εντολών (βλ. Remote Server) 18

19 Σφάλματα υπολογισμών Βλέπε το ομώνυμο κεφάλαιο Scheduler Για να προγραμματίσετε χρονικά την αυτόματη εκτέλεση εργασίας ή εκτύπωσης (βλ. Scheduler) Import Για να εισάγετε δεδομένα στη βάση δεδομένων. Βλ. περί μεθόδων import δεδομένων στη βάση Menu Βοήθεια Κείμενο βοήθειας Για να προβάλλετε το αρχείο βοήθειας της εφαρμογής Άδειες Χρήσης Υποομάδα εργασιών για την Αδειοδότηση - ενεργοποίηση της εφαρμογής (βλ. Εργασίες αδειοδότησης - ενεργοποίησης ) Παιχνίδια Για να επιλέξετε κάποιο από τα διαθέσιμα παιχνίδια Mp3 Player Για να χρησιμοποιήσετε τον ενσωματωμένο mp3 player Ταυτότητα Για να προβάλλετε πληροφορίες σχετικά με την έκδοση της εφαρμογής που χρησιμοποιείτε Toolbar: Εικονίδια χειρισμού Επιλογές Toolbar Κίνηση μεταξύ ενεργών εργασιών Με τα πλήκτρα Πίσω & Εμπρός μπορείτε να μετακινηθείτε μεταξύ ενεργών εργασιών (δείτε τη σχετική παράγραφο). Εναλλακτικά, επιλέξτε Προβολή-Μετάβαση Πίσω / Εμπρός από το System menu 19

20 Ιστορικό εργασιών Χρησιμοποιήστε το πλήκτρο Ιστορικό για να προβάλλετε το ιστορικό εργασιών, στις οποίες έγινε κάποια καταχώρηση ή μεταβολή από την είσοδο στο πρόγραμμα μέχρι τη στιγμή ενεργοποίησης του ιστορικού. Το ιστορικό εργασιών έχει τη δυνατότητα να απομνημονεύει αυτόματα συγκεκριμένες εγγραφές και να τις ομαδοποιεί κατά ενότητα. Με κλικ επί των εγγραφών του ιστορικού εργασιών ανοίγει η εργασία, καλώντας την αντίστοιχη εγγραφή. Συνήθεις εγγραφές Χρησιμοποιήστε το πλήκτρο Συνήθη για να προβάλλετε τις εγγραφές που έχουν οριστεί ως συνήθεις. Για να καθορίσετε κάποιες εγγραφές ως "συνήθεις:" 1 Eπιλέξτε τις στο ευρετήριο 2 Πιέστε δεξί κλικ 3 Επιλέξτε Βάλε στα συνήθη. Σε οποιαδήποτε ενότητα, μπορείτε να καθορίσετε "Συνήθεις εγγραφές" (Ειδών, Πελατών κλπ) προκειμένου να τις καλείτε εύκολα σε αναζητήσεις (με δεξί κλικ στο βιβλιαράκι αναζήτησής τους). 20

21 Επιλογή του folder menu που θα προβληθεί Βασικές Οδηγίες χειρισμού εφαρμογών Soft1 Με κλικ στο πλήκτρο Επιλογή menu εμφανίζεται η λίστα με τα διαθέσιμα folder menu (menu επιλογής εργασιών) της εφαρμογής για να επιλέξετε ποιο θέλετε να εμφανιστεί. Τα εναλλακτικά folder menu είναι: Soft1 menu1 Soft1 menu2 Menu χρήστη Menu Υποστήριξης (Γενικό Διάλογος, Κοινή Περιοχή, Προσωπικός χώρος) Εναλλακτικά, επιλέξτε Προβολή-Επιλογή menu από το System menu Εμφάνιση / απόκρυψη περιοχής folder menu Το πλήκτρο Προβολή menu λειτουργεί ως διακόπτης εμφάνισης /απόκρυψης του folder menu. Εναλλακτικά, επιλέξτε Προβολή-Menu από το System menu. Επιφάνεια εργασίας Με κλικ στο πλήκτρο S1 ανανεώνεται η επιφάνεια εργασίας. Εναλλακτικά, επιλέξτε Προβολή - Επιφάνεια εργασίας Προβολή / Ανανέωση από το System menu Με κλικ στο βελάκι δεξιά του πλήκτρου, καθορίζετε τι θα εμφανίζεται στην επιφάνεια εργασίας (Soft1 desktop, MS Outlook, σελίδα οριζόμενη από το χρήστη). Εναλλακτικά, από το System menu επιλέξτε Προβολή - Επιφάνεια εργασίας και την επιλογή που αντιστοιχεί στην επιφάνεια εργασίας που θέλετε να εμφανίζεται 21

22 Αρχείο βοήθειας Το πλήκτρο χρησιμοποιείται για να εμφανίσετε το αρχείο βοήθειας. Εναλλακτικά, επιλέξτε Βοήθεια - Κείμενο βοήθειας ή πιέστε [F1] Ευρετήρια & Εργασίες: Εικονίδια χειρισμού Επιλογές σε ευρετήρια Ευρετήριο Το πλήκτρο <Ευρετήριο> λειτουργεί ως διακόπτης μεταξύ 2 λειτουργιών (οι λειτουργίες διακρίνονται με παραλλαγή του εικονιδίου): φίλτρων) : Αναζήτηση εγγραφών (οθόνη ερωτήσεων / εγγραφών) : Προβολή αποτελεσμάτων αναζήτησης (κατάσταση Σημείωση: Δείτε περισσότερα για τις χρήσεις του πλήκτρου <Ευρετήριο> και για τις ανευρέσεις γενικά στο αντίστοιχο κεφάλαιο Με κλικ στο βελάκι του πλήκτρου <Ευρετήριο>, εμφανίζεται λίστα με τα διαθέσιμα ευρετήρια της συγκεκριμένης οντότητας καθώς επίσης και επιλογές που σχετίζονται με τα ευρετήρια: Λίστες SoftOne <Λίστα Πελατών> <Υπόλοιπα Πελατών> > Λίστες από χειριστές <Νέα Λίστα 1> <Νέα Λίστα 2> <Νέα Λίστα 3> κλπ Επιλογές ευρετηρίων Σχεδιασμός ευρετηρίου: Για τη 22

23 δημιουργία νέου ευρετηρίου, βλέπε τη σχετική παράγραφο <Set Default - Ευρετήριο>: Τοποθέτηση της τρέχουσας λίστας ως "default" στην εργασία ευρετηρίου <Set Default - Αναζήτηση>: Τοποθέτηση της τρέχουσας λίστας ως "default" σε όλες τις εργασίες ανεύρεσης ( ) Ενδείξεις σε διαθέσιμα ευρετήρια o Ένδειξη check: Τρέχουσα επιλεγμένη λίστα Βλέπε και Σχεδιασμός ευρετηρίων Προβολή (zoom) σε εγγραφή o Ένδειξη μαύρης κουκίδας: Default λίστα ευρετηρίου o Ένδειξη κόκκινης κουκίδας: Default λίστα αναζητήσεων Σε κατάσταση προβολής αποτελεσμάτων ευρετηρίου, με κλικ στο πλήκτρο Ευρετήριο εισέρχεστε στην επιλεγμένη εγγραφή (στην οποία βρίσκεται η μπάρα) για μεταβολή (ή απλή προβολή) των στοιχείων της. Το πλήκτρο λειτουργεί ισότιμα με το διπλό κλικ. Λοιπές χρήσεις του πλήκτρου <Προβολή> Με τη χρήση του κάτω βέλους είτε σε επίπεδο ευρετηρίου είτε σε επίπεδο προβολής οθόνης εργασίας υπάρχει δυνατότητα: Επιλογής ανάμεσα στις διάφορες διαθέσιμες προβολές των εγγραφών ενός ευρετηρίου Πρόσβασης στις εργασίες customization των oθονών Πρόσβασης στα σχετικά έγγραφα 23

24 μιας εγγραφής Καθορισμού κάποιας από τις διαθέσιμες προβολές ως προεπιλεγμένη (default) Εναλλακτικά, επιλέξετε Προβολή - Τρέχουσες Προβολές από το System menu Νέα εγγραφή Ο χειρισμός Νέα εγγραφή εφαρμόζεται είτε το ευρετήριο προβάλλει εκείνη τη στιγμή κατάσταση εγγραφών είτε τις ερωτήσεις ανεύρεσης. Eπίσης, με χρήση του κάτω βέλους, έχετε πρόσβαση σε εργασία σχεδιασμού ή / και επιλογών στιγμιότυπων (photos) Copy from buffer Με κλικ στο εικονίδιο Copy from buffer μεταφέρονται αυτόματα όλα τα στοιχεία - εκτός από το πεδίο Κωδικός - της προηγούμενης εγγραφής στη νέα εγγραφή ως προτεινόμενα, διευκολύνοντας σημαντικά την καταχώρηση ομοειδών εγγραφών. Σημείωση: Το εικονίδιο ενεργοποιείται μετά από την επιλογή Νέα για την εισαγωγή νέας εγγραφής. Αποθήκευση ή Ακύρωση Εφ' όσον έχετε προσπελάσει την εγγραφή και έχετε επιφέρει κάποια αλλαγή: 24

25 1 Χρησιμοποιείτε το πλήκτρο Καταχώρηση για αποθήκευση νέας ή μεταβληθείσας εγγραφής. 2 Χρησιμοποιείτε το πλήκτρο Ακύρωση για πέρας της εργασίας χωρίς εγγραφή ή μεταβολή. Διαγραφή Ο χειρισμός είναι διαθέσιμος για τη διαγραφή εγγραφής σε επίπεδο ευρετηρίου (για την εγγραφή που επισημαίνεται με τη μπάρα) αλλά και εντός της οθόνης εργασίας στην οποία έχει προσπελάσει ο χειριστής με προηγούμενη προβολή. Ακολουθείται από μήνυμα επιβεβαίωσης: Ξεφύλλισμα εγγραφών αρχείου Ξεφύλλισμα των εγγραφών αρχείου - είτε κατά την προβολή ευρετηρίου είτε κατά την προβολή οθόνης εργασίας. Επιλογή μέσου για την προβολή, εκτύπωση ή αποθήκευση μιας κατάστασης Επιλογή του μέσου και της μορφής της εκτύπωσης. 25

26 Χρήση Πρότυπων Δεδομένων Πρόσβαση σε εργασία σχεδιασμού / επιλογών στιγμιότυπων (photos) που διατίθεται στις εργασίες εκτύπωσης. Ο μηχανισμός είναι όμοιος με τον αντίστοιχο που - στα ευρετήρια - προβάλλεται ως επιλογή του εικονιδίου Εικονίδια σε πεδία της εφαρμογής Βιβλιαράκι Κάτω Βέλος Κάτω Βέλος υπογραμμισμένο <f>=function <ί>=information Ένδειξη ότι στο πεδίο εφαρμόζεται κανονική αναζήτηση πληροφοριών - βλέπε ανευρέσεις σε οθόνες εργασίας Ένδειξη ότι στο πεδίο εφαρμόζεται απλοποιημένη αναζήτηση πληροφοριών - αποθηκευμένων σε πίνακα τύπου edit list Ένδειξη ότι στο πεδίο εφαρμόζεται χειρισμός πίνακα πολλαπλής επιλογής Ένδειξη ότι στο πεδίο εφαρμόζονται χειρισμοί "τύπων υπολογισμού" Ένδειξη ότι στο πεδίο υπάρχει "zoom" για προβολή ή καταχώρηση πρόσθετων πληροφοριών 26

27 Δεξί κλικ στη μπάρα εικονιδίων του ευρετηρίου ή της εργασίας Με δεξί κλικ στη μπάρα εικονιδίων ενός ευρετηρίου ή οθόνης εργασίας, εμφανίζονται επιλογές που διευκολύνουν την προσαρμογή της οθόνης στις απαιτήσεις του χρήστη. Συγκεκριμένα: επιλέγοντας / απο-επιλέγοντας Εμφάνιση επιλογών στη Βάση της Σελίδας, μετακινείτε τη μπάρα εικονιδίων κάτω ή πάνω από το πλαίσιο της οθόνης εργασίας επιλέγοντας / απο-επιλέγοντας Εμφάνιση Τίτλων, εμφανίζονται / αποκρύπτονται οι τίτλοι των εικονιδίων επιλέγοντας Δεξιά / Αριστερή Στοίχιση των Τίτλων Πεδίων, εναλλάσσετε τη στοίχιση των τίτλων των εικονιδίων επιλέγοντας / απο-επιλέγοντας Πλήρης οθόνη, επεκτείνετε / συρρικνώνετε το πλάτος της οθόνης εργασίας ώστε να υπερκαλύπτει ή όχι το πλαίσιο του folder menu Ενεργές Εργασίες Ενεργές εργασίες είναι αυτές οι οποίες έχουν "ανοίξει" (επιλεγεί) από το χειριστή αλλά δεν έχουν τερματιστεί και παραμένουν εκκρεμείς (και διαθέσιμες για άμεση πρόσβαση) στο κάτω αριστερό μέρος της οθόνης (δηλαδή στο κάτω μέρος του folder menu). Με δεξί κλικ πάνω σε οποιαδήποτε από τις μπάρες των ενεργών εργασιών, παρέχονται οι εξής δυνατότητες: 27

28 Κλείσιμο: H εντολή κλείνει την εργασία που απεικονίζεται στη συγκεκριμένη μπάρα στην οποία εφαρμόστηκε το δεξί κλικ. Κλείσιμο όλων: H εντολή κλείνει όλες τις ενεργές εργασίες. Σε κάθε περίπτωση, εάν ο χειρισμός Κλείσιμο ή Κλείσιμο όλων κλείνει εργασία στην οποία εκκρεμεί αποθήκευση, το πρόγραμμα προβάλλει σχετικό μήνυμα: Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πλήκτρα μετακινηθείτε μεταξύ των ενεργών εργασιών. για να Δείτε επίσης το κεφάλαιο Γενικό Ευρετήριο Εικονιδίων. 28

29 2.2 Ανευρέσεις Ανευρέσεις - Οδηγός Βασικές ανευρέσεις επί ευρετηρίων Βασικές ανευρέσεις σε οθόνες εργασίας Αναζητήσεις με μέρος πληροφορίας Ανευρέσεις βάσει ημερομηνιών Ανευρέσεις βάσει πινακοποιημένων πληροφοριών Βασικές Οδηγίες χειρισμού εφαρμογών Soft1 Ανευρέσεις εγγραφών με κωδικό ή περιγραφή / επωνυμία σε οθόνες εργασίας Ανευρέσεις εγγραφών εκτός ευρετηρίων με άλλα πεδία πλην κωδικού ή περιγραφής / επωνυμίας (π.χ Α.Φ.Μ. Συναλλασσόμενου, Κωδικοί εργοστασίων κλπ) Αναζητήσεις με πολλαπλά "μέρη" πληροφοριών Που υπάρχουν μηχανισμοί ανεύρεσης: Σε ευρετήρια, αμέσως μόλις επιλεγεί η σχετική εργασία: Σε οθόνες εργασίας, όπου υπάρχει η ένδειξη - δηλαδή σε πεδία παραπλεύρως των οποίων (ή πάνω από τα οποία) προβάλλεται το βιβλιαράκι. Αυτό σημαίνει ότι στα πεδία λειτουργεί μηχανισμός ανεύρεσης. Παραδείγματα: o Το πεδίο Πελάτης στην οθόνη καταχώρησης παραστατικών: Υπονοείται ότι το πρώτο πλαίσιο αφορά στην αναζήτηση βάσει κωδικού και το δεύτερο στην αναζήτηση βάσει επωνυμίας. o Τα πεδία κωδικού και περιγραφής είδους στις γραμμές παραστατικών. Το βιβλιαράκι εμφανίζεται πάντοτε στις επικεφαλίδες των στηλών στις οποίες λειτουργεί ανεύρεση και στις γραμμές όποτε ο χειριστής οδηγήσει τον cursor στο συγκεκριμένο πεδίο 29

30 Εικόνα γραμμής παραστατικού με το χειριστή να έχει οδηγήσει τον cursor στο πεδίο <Κωδικός είδους> Εικόνα γραμμής παραστατικού με το χειριστή να έχει οδηγήσει τον cursor στο πεδίο <Περιγραφή είδους> o Επίσης, υπάρχει διαθέσιμος μηχανισμός ανεύρεσης σε πεδία με την ένδειξη. Επιλογή σειράς παραστατικού σε οθόνη καταχώρησης Σημείωση Η ιδιαιτερότητα του μηχανισμού ανεύρεσης με είναι ότι ερευνά εγγραφές πινάκων που "ανεβαίνουν στη μνήμη" - δηλαδή σε "ελαφρούς", οργανωτικούς πίνακες με λίγες συνήθως εγγραφές. Αυτό επιτρέπει την εφαρμογή απλών χειρισμών Ανευρέσεις σε ευρετήρια Μόλις επιλέξετε εργασία τύπου Ευρετηρίου (Είδη Αποθήκης, Πελάτες, Παραστατικά κλπ) εμφανίζονται πεδία - "φίλτρα" με τα οποία θα αναζητήσετε την εγγραφή ή τις εγγραφές που επιθυμείτε. Εάν δεν γνωρίζετε τίποτε αλλά απλώς θέλετε να προβάλλετε τις εγγραφές του αρχείου, κάνετε κλικ στο πλήκτρο. Eάν αναζητάτε συγκεκριμένη εγγραφή ή ομάδα εγγραφών τότε: 1 πληκτρολογείτε το μέρος του κωδικού ή επωνυμίας / περιγραφής ή οποιουδήποτε άλλου πεδίου γνωρίζετε και έναν αστερίσκο <*>. Παράδειγμα: Βασ* 30

31 2 κάνετε κλικ στο πλήκτρο Στο ευρετήριο προβάλλονται οι εγγραφές που πληρούν τις συνθήκες επιλογής σας. Παρατηρήσεις Εάν έχετε εισέλθει σε εργασία τύπου Ευρετηρίου και δεν επιθυμείτε να κάνετε συγκεκριμένη ανεύρεση, κάνετε κλικ στο πλήκτρο Ευρετήριο και προβάλλετε όλες τις εγγραφές του αρχείου. Εάν έχετε στην οθόνη σας εγγραφές από προηγούμενη ανεύρεση αλλά επιθυμείτε να ξαναδώσετε κριτήρια ανεύρεσης, τότε κάνετε κλικ στο πλήκτρο Ευρετήριο και προβάλλετε εκ νέου τα πεδία - "φίλτρα" βάσει των οποίων θα κάνετε νέα αναζήτηση. Εάν βρίσκεστε εντός μιας οθόνης εργασίας (Πελάτης, Είδος, Παραστατικό κλπ) και θέλετε να "επιστρέψετε" στη λίστα, πιέζετε το πλήκτρο Ευρετήριο. Αν είχατε επιφέρει αλλαγές στην εγγραφή, θα προβληθεί μήνυμα-ερώτηση για αποθήκευση των μεταβολών. Για τις εργασίες που περιέχονται στο submenu που προβάλλεται με το κάτω βελάκι του πλήκτρου <Ευρετήριο>, δείτε Εικονίδια χειρισμού ευρετηρίων 31

32 2.2.3 Ανευρέσεις σε οθόνες εργασίας Χαρακτηριστικό γνώρισμα των ανευρέσεων εκτός ευρετηρίων είναι το βιβλιαράκι που δείχνει ότι στο πεδίο είναι διαθέσιμος μηχανισμός ανεύρεσης. Tα δύο κενά πλαίσια που βρίσκονται δεξιά από τον τίτλο του πεδίου αντιπροσωπεύουν τον κωδικό και την περιγραφή / επωνυμία της εγγραφής και αποτελούν τα δύο βασικά κλειδιά ανεύρεσης. Ανευρέσεις εγγραφών με κωδικό ή περιγραφή / επωνυμία σε οθόνες εργασίας (π.χ. αναζήτηση Πελάτη ή Είδους στην Τιμολόγηση, αναζήτηση Ομίλου Εταιρειών σε Σταθερά Στοιχεία Πελάτη κλπ). Ο χειρισμός της ανεύρεσης έχει ως εξής: 1 Σε ένα από τα δύο πλαίσια καταχώρησης που συνοδεύουν το πεδίο και αντιπροσωπεύουν τον κωδικό και την περιγραφή πληκτρολογείτε το μέρος του κωδικού ή επωνυμίας / περιγραφής που γνωρίζετε και έναν αστερίσκο <*>. Παράδειγμα: 2 πιέζετε Enter ή κάνετε κλικ στο βιβλιαράκι. Στην οθόνη προβάλλεται παράθυρο με τις εγγραφές που πληρούν τις συνθήκες επιλογής σας προκειμένου να επιλέξετε. Ανευρέσεις εγγραφών με άλλα πεδία πλην κωδικού ή περιγραφής / επωνυμίας (π.χ. ΑΦΜ Συναλλασσόμενου, Κωδικοί εργοστασίων κλπ) Ο χειρισμός της ανεύρεσης έχει ως εξής: 1 Κάνετε κλικ στο βιβλιαράκι είτε εκτελείτε το χειρισμό πληκτρολογίου που καθορίσατε στις Ρυθμίσεις Συστήματος/ Πληκτρολόγιο /Αναζήτηση. Στην οθόνη σας προβάλλεται "ευρετήριο" εγγραφών: 32