Εικόνα 1. Πίνακας Εισαγωγής Δεδομένων Γεωργικής Γής

Transcript

1 Επικύρωση δεδομένων στο Excel Σε ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Excel TM είναι πολύ σημαντικό να διασφαλίζεται η εγκυρότητα των δεδομένων, ιδιαίτερα αν το φύλλο εργασίας το συμπληρώνουν περισσότεροι χρήστες. Το βασικό όφελος είναι ότι αποτρέπεται η εισαγωγή μη αποδεκτών τιμών, που θα οδηγήσουν σε λανθασμένα αποτελέσματα. Επίσης καθίσταται ευκολότερη η εισαγωγή δεδομένων, όταν χρησιμοποιείται μία Drop Down Λίστα. Η λειτουργία του Excel, που επιτρέπει την εισαγωγή σε επιλεγμένα κελιά μόνο τιμών που πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια, ονομάζεται Επικύρωση δεδομένων. Στην παρακάτω Εικόνα 1. υπάρχει ένα πίνακας, ο οποίος συμπληρώνεται από γεωπόνους και περιέχει στοιχεία που αναφέρονται στο έδαφος μιας γεωργικής εκμετάλλευσης. Εικόνα 1. Πίνακας Εισαγωγής Δεδομένων Γεωργικής Γής Στα κελιά κάτω από τις ετικέτες Ιδιοκτησία αγροτεμαχίου και Ξηρική Αρδευόμενη γή εισάγονται πληροφορίες για το κάθε αγροτεμάχιο, που αφορούν την μορφή ιδιοκτησίας και την υδατική κατάσταση αυτού. Για να διασφαλίσει κάποιος, ότι στα κελιά B31:B40 της στήλης Ιδιοκτησία αγροτεμαχίου θα εισάγονται μόνο οι τιμές Ιδιόκτητο και Ενοικιαζόμενο, επιλέγει διαδοχικά Δεδομένα Επικύρωση και ανοίγει. το πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων (Εικόνα 2.). 1

2 Εικόνα 2. Το πλαίσιο διαλόγου Επικύρωσης Δεδομένων Στο πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων ορίζονται τα κριτήρια επικύρωσης. Ανάλογα με την επιτρεπόμενη καταχώρηση που θα επιλέξει κανείς στο αντίστοιχο πλαίσιο, το πλαίσιο διαλόγου προσαρμόζεται ώστε να καθοριστούν τα κριτήρια. Οι επιλογές στο πλαίσιο Επιτρεπόμενη καταχώρηση είναι οι εξής: Οποιαδήποτε τιμή: Είναι η προεπιλογή και επιτρέπει να εισαγάγει κάποιος οποιαδήποτε τιμή μέσα στα κελιά. Ακέραιος αριθμός: Επιτρέπει να εισάγονται μόνο ακέραιοι αριθμοί μέσα σε συγκεκριμένα όρια. Δεκαδικός: Επιτρέπει να εισάγονται μόνο δεκαδικοί αριθμοί; μέσα σε συγκεκριμένα όρια που θέτει κάποιος. Λίστα: Επιτρέπει να εισάγονται μόνο τιμές από μια λίστα τιμών που εισάγεται στο αντίστοιχο πλαίσιο ή υπάρχει μέσα σε μία περιοχή στο ίδιο ή σε ένα άλλο φύλλο εργασίας του Microsoft Excel TM. Ημερομηνία: Eπιτρέπει να εισάγονται μόνο ημερομηνίες μέσα σε συγκεκριμένα όρια που θέτει κάποιος. Ωρα: Επιτρέπει να εισάγονται μόνο ώρες; μέσα σε συγκεκριμένα όρια που θέτει κάποιος. Μήκος κειμένου: Επιτρέπει να εισάγεται κείμενο του οποίου το μήκος βρίσκεται μέσα σε συγκεκριμένα όρια που θέτει κάποιος. 2

3 Προσαρμογή: Επιτρέπει να εισάγεται τιμή μόνο αν κάποιος τύπος που εισάγει κανείς δίνει τη λογική τιμή ΑΛΗΘΕΣ (TRUE). Στο παράδειγμά που χρησιμοποιείται, στο πλαίσιο Επιτρεπόμενη καταχώρηση θα επιλεγεί η Λίστα που θεωρείται η πιο σημαντική περίπτωση της Επικύρωσης δεδομένων. Αμέσως ενεργοποιείται το πλαίσιο Προέλευση, όπου μπορεί κανείς, αν είναι λίγα να γράψει τα στοιχεία της λίστας χρησιμοποιώντας σαν διαχωρηστικό το ελληνικό ερωτηματικό (Ιδιόκτητο ; Ενοικιαζόμενο) ή την περιοχή ή το όνομα μιας περιοχής κελιών, την οποία έχει ονομάσει στο ίδιο φύλλο εργασίας ή σε ένα άλλο. Για παράδειγμα, αν η περιοχή (A2:A3) περιέχει τα στοιχεία των επιλογών της Λίστας βρίσκεται στο φύλλο εργασίας βοηθητικό θα πρέπει πρώτα να της δώσει ένα όνοαμ <ΙδΕν> και στη συνέχεια να γράψει το συγκεκριμένο όνομα με το σύμβολο του ίσον (=) να προηγείται στο πλάισιο Προέλευση (=ΙδΕν) (Εικόνα 3.) Εικόνα 3. Το περιεχόμενο του πλαισίου Προέλευση Αφού εισάγει κάποιος τα κριτήρια επικύρωσης στην καρτέλα Ρυθμίσεις του πλαισίου διαλόγου Επικύρωση δεδομένων, έχει τη δυνατότητα να εισάγει ένα μήνυμα, το οποίο θα εμφανίζεται μόλις επιλεγεί το κελί για να εισαχθεί κάποια τιμή. Αυτό γίνεται στην καρτέλα Μήνυμα εισαγωγής του ίδιου πλαισίου διαλόγου (Εικόνα 4.). 3

4 Εικόνα 4. Μήνυμα Εισαγωγής Επικύρωσης Δεδομένων Στην καρτέλα Μήνυμα εισαγωγής, στο πλαίσιο κειμένου Τίτλος εισάγεται έναν τίτλος που είναι σχετικός με το μήνυμά ( πχ ΙΔΙΟΚΤΗΣΙΑ). Αυτός θα εμφανίζεται με έντονους χαρακτήρες στο πάνω μέρος του μηνύματος. Στο πλαίσιο κειμένου Μήνυμα εισαγωγής, πληκτρολογείται το κείμενο του μηνύματος (πχ. Βάλτε κάποια επιλογή από τη λίστα). Πατώντας στο ΟΚ, εφαρμόζεται η ρύθμιση στα επιλεγμένα κελιά. Μόλις επιλεγεί κάποιο από αυτά για να πληκτρολογηθεί κάποια τιμή, εμφανίζεται το μήνυμα που δημιουργήθηκε, με τη μορφή συμβουλής οθόνης, όπως φαίνεται στην Εικόνα 5. Εικόνα 5. Εμφάνιση Μηνύματος Εισαγωγής 4

5 Εκτός από το μήνυμα εισαγωγής, στο πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση Δεδομένων υπάρχει η δυνατότητα να εισαχθεί και ένα μήνυμα, το οποίο θα εμφανίζεται όταν η εισαγόμενη τιμή δεν πληροί τα κριτήρια που έχουν τεθεί. Αυτό γίνεται στην καρτέλα Προειδοποιητικό μήνυμα (Εικόνα 6.). Στην ίδια καρτέλα καθορίζεται πώς θα αντιδράσει το Microsoft Excel TM, όταν εισάγονται μη έγκυρες τιμές στα επιλεγμένα κελιά. Εικόνα 6. Προειδοποιητικό Μήνυμα Επικύρωσης Δεδομένων Στην καρτέλα Προειδοποιητικό μήνυμα, στο πλαίσιο κειμένου Τίτλος εισάγεται ένας τίτλος σχετικός με το μήνυμα που θα εμφανίζεται (πχ ΠΡΟΣΟΧΗ ΣΤΗΝ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ). Αυτός θα εμφανίζεται στη γραμμή τίτλου του προειδοποιητικού μηνύματος. Στο πλαίσιο κειμένου Προειδοποιητικό μήνυμα, πληκτρολογεί κάποιος το κείμενο του μηνύματός (πχ Βάλατε μη αποδεκτή κατηγορία) που θέλει να εμφανίζεται. Είναι σημαντικό να καθοριστεί το στυλ του μηνύματος, στην πτυσσόμενη λίστα στυλ. Κάθε στυλ μηνύματος εμφανίζεται με το αντίστοιχο σύμβολο. 'Εχουμε τις τρεις επιλογές που φαίνονται στην Εικόνα 7.. 5

6 Εικόνα 7. Τα στυλ προειδοποιητικού μηνύματος Με βάση το στυλ του προειδοποιητικού μηνύματος που επιλέγεται, αν προσπαθήσει κάποιος να εισάγει μια μη αποδεκτή τιμή στα κελιά, θα πάρει ένα από τα παρακάτω μηνύματα: Α. Διακοπή: Δεν επιτρέπεται η καταχώριση της τιμής. Πρέπει υποχρεωτικά να εισαχθεί κάποια αποδεκτή τιμή. Εικόνα 8. Μήνυμα διακοπής Β. Προειδοποίηση: ΓΙροειδοποιούμαστε ότι η τιμή δεν είναι έγκυρη. Μπορεί να επιλέξει κανεί αν θα την αφήσει στο κελί πατώντας στο κουμπί Ναι ή αν θα εισάγει κάποια άλλη τιμή πατώντας στο κουμπί Όχι. Εικόνα 9. Μήνυμα προειδοποίησης 6

7 Γ. Πληροφορία: Η εισαγωγή της μη έγκυρης τιμής γίνεται αποδεκτή. Το Excel απλώς μας ενημερώνει γι' αυτό. Εικόνα 10. Μήνυμα πληροφόρησης Αν δεν έχει δημιουργήσει κάποιος προειδοποιητικό μήνυμα, σε περίπτωση εισαγωγής μη αποδεκτών τιμών, το Excel εμφανίζει το μήνυμα της Εικόνας 11. Εικόνα 11. Μήνυμα πληροφόρησης Για να ακυρωθεί η επικύρωση δεδομένων στα κελιά, που έχει οριστεί επιλέγονται διαδοχικά Δεδομένα Επικύρωση. Στο πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων, γίνεται κλίκ στο κουμπί Απαλοιφή όλων και στη συνέχεια στο ΟΚ. 7

8 Στο Exce/ 2007 Η Επικύρωση δεδομένων λειτουργεί με τον ίδιο ακριβώς τρόπο και στο Excel Για να ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων, στην καρτέλα Δεδομένα, πατάμε στο κουμπί Επικύρωση δεδομένων της ομάδας Εργαλεία δεδομένων. Εικόνα 12. Η Ομάδα Εργαλεία δεδομένων 8