4. Διαχείριση Κινδύνου. Project Risk Management

Transcript

1 4. Διαχείριση Κινδύνου Project Risk Management

2 Κίνδυνοι & Ευκαιρίες Κίνδυνος: Ένα αβέβαιο γεγονός ή συνθήκες οι οποίες θα μπορούσαν να έχουν μία θετική ή αρνητική επίπτωση στο έργο. Στοιχεία κινδύνου: Πιθανότητα να εκδηλωθεί το γεγονός ή οι συνθήκες κινδύνου Η επίπτωση που θα έχει η πραγματοποίηση του κινδύνου στο έργο αν όντως εκδηλωθεί Αναμενόμενη χρονική στιγμή / διάστημα που μπορεί να εκδηλωθεί ο κίνδυνος Εκτιμώμενη συχνότητα εμφάνισης του κινδύνου Διαδικασία σχεδιασμού διαχείρισης κινδύνων Η διαδικασία κατά την οποία αποφασίζεται το πώς θα σχεδιάσουμε δραστηριότητες για να χειριστούμε τους κινδύνους του έργου. Οι αποφάσεις τεκμηριώνονται στο σχέδιο διαχείρισης κινδύνων και αποτελεί τμήμα του συνολικού σχεδίου διαχείρισης του έργου. Μία συνεχιζόμενη διαδικασία η οποία λαμβάνει χώρα καθ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου.

3 Η σημασία της Διαχείρισης Κινδύνου στα Έργα Η Διαχείριση Κινδύνου είναι διαδικασία του προσδιορισμού, ανάλυσης και ανταπόκρισης σε κινδύνους στη διάρκεια ζωής ενός έργου ώστε να ολοκληρωθεί επιτυχώς το έργο. Τέχνη και Επιστήμη Πολύ συχνά δεν δίνεται η απαραίτητη προσοχή στη Διαχείριση Κινδύνου. Πολλές μελέτες (βλέπε Ibbs and Kwak) δείχνουν τις σοβαρές επιπτώσεις από την έλλειψη συγκεκριμένου σχεδίου διαχείρισης των κινδύνων. Μελέτη της KPMG βρήκε ότι στο 55% έργων που αφορούσαν κατασκευή αεροδιαδρόμων δεν υπήρχε κανένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνων. 3

4 Στόχοι της Διαχείρισης Κινδύνων Προγραμματισμός Πως θα προσεγγίσουμε την έννοια του κινδύνου Ποιες είναι οι διαδικασίες Προσδιορισμός Ποιοι είναι οι κίνδυνοι Ποια τα χαρακτηριστικά τους Ποιοτική ανάλυση Τα χαρακτηριστικά των κινδύνων και οι προτεραιότητες Ποσοτική ανάλυση Εκτίμηση του μεγέθους, της πιθανότητας και των συνεπειών Προγραμματισμός απόκρισης Πως θα τους αντιμετωπίσουμε όταν συμβούν Παρακολούθηση και έλεγχος Παρακολούθηση για εμφάνιση κινδύνων, έλεγχος σχεδίων κ.λπ.

5 H ουσία της διαχείρισης κινδύνου Η ουσία της διαχείρισης του κινδύνου είναι Να μεγιστοποιήσουμε το όφελος στις περιοχές όπου έχουμε έλεγχο Να ελαχιστοποιήσουμε τις απώλειες εκεί που δεν έχουμε αρκετό έλεγχο Στόχος Να αναγνωρίσουμε τα πιθανά προβλήματα πριν συμβούν και να αναλάβουμε τις κατάλληλες ενέργειες για την αποφυγή τους ή την αντιμετώπισή τους.

6 Κατηγορίες κινδύνων Εξωτερικοί απρόβλεπτοι κίνδυνοι Κινητοποιήσεις εργαζομένων, καιρικές συνθήκες, κ.λπ. Μεταβολές στο περιβάλλον (π.χ. ανταγωνισμός, οικονομικές συνθήκες κ.λπ.) Λόγοι ανωτέρας βίας όπως: σεισμοί, τρομοκρατικές ενέργειες, πλημμύρες, ανήκουν σε διαδικασίες αντιμετώπισης καταστροφών, δεν περιλαμβάνονται στους «κινδύνους του έργου» Εξωτερικοί κίνδυνοι προβλέψιμοι αλλά αβέβαιοι Χιονοθύελλες συμβαίνουν αλλά δεν μπορούμε να προβλέψουμε πότε ακριβώς θα συμβούν Εσωτερικοί κίνδυνοι Αλλαγές στην πολιτική του οργανισμού, αλλαγές στην ηγετική ομάδα του οργανισμού ή του έργου, κ.λπ. Νομικοί κίνδυνοι Αλλαγές σε νομικό πλαίσιο, σε κανονισμούς, προσφυγές σε δικαστήρια, κ.λπ.

7 Κατηγορίες κινδύνων Εσωτερικοί ή Οργανωτικοί Έλλειψη οικονομικών πόρων, καθυστέρηση χρηματοδότησης Έλλειψη δέσμευσης (commitment) της διοίκησης στο έργο Έλλειψη κατανόησης της διοίκησης των σκοπών του έργου Έλλειψη κατανόησης της διοίκησης των απαιτήσεων για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου Απουσία της διοίκησης από το έργο Συγκρουόμενοι στόχοι από χρήστες που ανήκουν σε διαφορετικά τμήματα της ίδιας οργάνωσης Καθυστερημένες αποφάσεις που εισάγουν καθυστερήσεις στο έργο Ανεπαρκείς πόροι (resources) για την εκτέλεση του έργου

8 Κατηγορίες κινδύνων Τεχνικοί κίνδυνοι Μη ρεαλιστικοί στόχοι, ζητήματα ποιότητας ή επιδόσεων των παραδοτέων Κίνδυνοι στη διαχείριση του έργου Κακές εκτιμήσεις κόστους και χρόνου, έλλειψη κατάλληλων στελεχών, έλλειψη ωριμότητας στη διαχείριση έργων Έλλειψη χρόνου. Σύντομη διάρκεια σημαίνει: Αυξημένο κόστος διοίκησης / Αυξημένη επικοινωνία / Αυξημένο προσωπικό Κίνδυνοι λόγω αλλαγών Κίνδυνοι λόγω πολυπλοκότητας του έργου Κίνδυνοι λόγω περιορισμών / παραδοχών Μελλοντικοί κίνδυνοι που μπορεί να προκύψουν στην πορεία του έργου

9 Διαδικασία Προσδιορισμού Κινδύνων Καταιγισμός ιδεών Τεχνική Delphi Συνεντεύξεις Ανάλυση SWOT (Ισχυρά σημεία, Αδύνατα σημεία, Ευκαιρίες, Απειλές) Μητρώο Κινδύνων Γεγονός Κινδύνου Μη τήρηση υποχρεώσεων Σφάλμα Εξαρτήματος Απόλυση Διαχειριστή Έργου Καθυστέρηση Παραλαβής Κατηγορία Πιθανότητα Επιπτώσεις Score/Προτερ αιότητα Στρατηγική αντιμετώπισης κινδύνου Πυροδότηση Κινδύνου Νομικός Αποδοχή Κλοπή Τεχνικός Άμβλυνση Εξομάλυνση Σχεδιασμός Εσωτερικός Μεταφορά Αναδιοργάνωση Εξωτερικός Αποφυγή Εργασιακές διαφορές

10 Διαδικασία Προσδιορισμού Κινδύνων Στο παράδειγμα του έργου Μετεγκατάσταση Γραφείων προσδιορίστε κινδύνους και τα αντίστοιχα χαρακτηριστικά τους Πιθανότητα να εκδηλωθεί Επιπτώσεις αν εκδηλωθεί Αναμενόμενη χρονική στιγμή που μπορεί να εκδηλωθεί Εκτιμώμενη συχνότητα εμφάνισης του κινδύνου Αιτία Γεγονός που πυροδοτεί την εμφάνιση

11 Ποιοτική Ανάλυση Κινδύνου Οι προσδιορισθέντες κίνδυνοι πρέπει να αναλυθούν για να καθορίσουμε την πιθανότητα εκδήλωσης του κινδύνου και των επιπτώσεων που θα έχει εάν και όταν συμβεί Εκτίμηση πιθανότητας και επιπτώσεων Ιεράρχηση και κατάταξη βάση της σημαντικότητας κάθε κινδύνου Προσδιορισμός εκείνων των κινδύνων για τους οποίους χρειάζεται περαιτέρω ανάλυση Probability and Risk Impact 5 Υψηλό ΠΙΘΑΝΟ- ΤΗΤΑ 4 3 Μεσαίο 2 1 Χαμηλό ΕΠΙΠΤΩΣΗ

12 Ποιοτικές Κλίμακες Πιθανότητα εμφάνισης κινδύνου σε σύστημα υπόγειας οδικής αρτηρίας Πιθανότητα Πολύ χαμηλή (0,1) Χαμηλή (0,3) Μέση (0,5) Υψηλή (0,7) Επεξήγηση Συμβαίνει 1 φορά στα 30 χρόνια Συμβαίνει 1 φορά στα 10 χρόνια Συμβαίνει 1 φορά το χρόνο Συμβαίνει 1 φορά το μήνα Πολύ υψηλή (0,9) Συμβαίνει 10 φορές το μήνα

13 Ποιοτικές Κλίμακες Συνέπεια κινδύνου σε σύστημα υπόγειας οδικής αρτηρίας Συνέπεια Πολύ χαμηλή (0,05) Χαμηλή (0,1) Μέση (0,2) Υψηλή (0,4) Πολύ υψηλή (0,8) Επεξήγηση Αμελητέα συνέπεια στο σύστημα ή τους χρήστες (π.χ. ενόχληση) Χαμηλή συνέπεια στο σύστημα ή τους χρήστες (π.χ. μικροτραυματισμός) Μέση συνέπεια στο σύστημα ή τους χρήστες (π.χ. τραυματισμός, ανάγκη επισκευής συστήματος) Σημαντική συνέπεια στο σύστημα ή τους χρήστες (π.χ. σοβαρός τραυματισμός, μικρής διάρκειας διακοπή λειτουργίας του συστήματος) Σοβαρή συνέπεια στο σύστημα ή τους χρήστες (π.χ. θάνατος, μερική καταστροφή του συστήματος)

14 Ποιοτικές Κλίμακες Πιθανότητα εμφάνισης κατά AIRMIC, 2002 (A Risk Management Standard, IRM) Εκτίμηση Υψηλή (Πιθανό) Μέση (Δυνατό) Χαμηλή (Ασυνήθιστο) Περιγραφή Πιθανό να προκύπτει κάθε χρόνο ή πιθανότητα εμφάνισης μεγαλύτερη από 25% Πιθανό να προκύψει μια φορά στα δέκα χρόνια ή πιθανότητα εμφάνισης μικρότερη από 25% Όχι πιθανό να προκύψει σε μια περίοδο δέκα ετών ή πιθανότητα εμφάνισης μικρότερη από 2%

15 Ποιοτικές Κλίμακες Συνέπεια κινδύνου κατά AIRMIC, 2002 (A Risk Management Standard, IRM) Συνέπεια Υψηλή Μέση Χαμηλή Περιγραφή Ο οικονομικός αντίκτυπος στο έργο είναι πιθανό να ξεπεράσει τα Χ. Ισχυρός αντίκτυπος στη στρατηγική του οργανισμού. Ισχυρό ενδιαφέρον των εχόντων συμφέρον στο έργο Ο οικονομικός αντίκτυπος στο έργο είναι πιθανό να βρίσκεται μεταξύ Y και Χ. Μέτριος αντίκτυπος στη στρατηγική του οργανισμού. Μέτριο ενδιαφέρον των εχόντων συμφέρον στο έργο Ο οικονομικός αντίκτυπος στο έργο είναι πιθανό να είναι μικρότερος από Υ. Μικρός αντίκτυπος στη στρατηγική του οργανισμού. Χαμηλό ενδιαφέρον των εχόντων συμφέρον στο έργο

16 Ποιοτικές Κλίμακες Πιθανότητα εμφάνισης κινδύνου κατά PMI, 2000 Επίπεδο Περιγραφή Πολύ χαμηλή Έως 10% Χαμηλή 10-30% Μέση 30-50% Υψηλή 50-70% Πολύ υψηλή 70-90%

17 Ποιοτικές Κλίμακες Επίδραση σε Συνέπεια κινδύνου κατά PMI, 2000 Πολύ χαμηλό 0,05 Χαμηλό 0,1 Μέσο 0,2 Υψηλό Κόστος Ασήμαντη <5% 5-10% 10-20% >20% Χρόνο Ασήμαντη <5% 5-10% 10-20% >20% 0,4 Πολύ υψηλό 0,8 Πεδίο δράσης Σχεδόν μη αναγνωρίσιμη μεταβολή Μικρό μέρος του συνολικού πεδίου Σημαντικό μέρος του συνολικού πεδίου Σε σημείο μη αποδεκτό Σε βαθμό ακύρωσης του έργου Ποιότητα Σχεδόν μη αναγνωρίσιμη μεταβολή Απαιτητικές μόνο εφαρμογές επηρεάζονται Σε σημείο που να χρειάζεται έγκριση του πελάτη Σε σημείο μη αποδεκτό Σε βαθμό ακύρωσης του έργου

18 Ποιοτικές Κλίμακες Πιθανότητα εμφάνισης κινδύνου κατά Wadell, 1998 (Πρόγραμμα αναβάθμισης Αμερικανικού αεροπλανοφόρου) Επίπεδο Περιγραφή Όχι πιθανό Έως 10% Λίγο πιθανό 10-25% Μέσο 25-50% Πολύ πιθανό 50-75% Σχεδόν σίγουρο 75-90%

19 Επίπεδο Ποιοτικές Κλίμακες Συνέπεια κατά Wadell, 1998 (Πρόγραμμα αναβάθμισης Αμερικανικού αεροπλανοφόρου) Συνέπεια σε Τεχνικό Επίπεδο Χρόνο Κόστος (Μ$) Αμελητέο Μικρή απώλεια απόδοσης σε συγκεκριμένη τεχνική περιοχή, το σύνολο του συστήματος δεν επηρεάζεται Ελάχιστη διολίσθηση χρόνου. Είναι δυνατό να μην υπάρξει καθυστέρηση χωρίς πρόσθετους πόρους. Η κρίσιμη διαδρομή δεν επηρεάζεται Αύξηση<1 Οριακό Μικρή απώλεια απόδοσης σε συγκεκριμένη τεχνική περιοχή, το σύνολο του συστήματος βρίσκεται κάτω από το στόχο απόδοσης αλλά εντός αποδεκτού ορίου Ελάχιστη διολίσθηση χρόνου. Είναι δυνατό να μην υπάρξει καθυστέρηση με χρήση πρόσθετων πόρων. Η κρίσιμη διαδρομή δεν επηρεάζεται Αύξηση 1-6

20 Επίπεδο Ποιοτικές Κλίμακες Συνέπεια κατά Wadell, 1998 (συνέχεια) (Πρόγραμμα αναβάθμισης Αμερικανικού αεροπλανοφόρου) Συνέπεια σε Τεχνικό Επίπεδο Χρόνο Κόστος (Μ$) Μέσο Μέση απώλεια απόδοσης σε συγκεκριμένη τεχνική περιοχή, το σύνολο του συστήματος βρίσκεται κάτω από το στόχο απόδοσης και πιθανά εκτός αποδεκτού ορίου Μικρή διολίσθηση χρόνου. Κάποιο ορόσημο χάνεται. Η κρίσιμη διαδρομή δεν επηρεάζεται Αύξηση 6-20 Κρίσιμο Συνολική απόδοση συστήματος κάτω από το αποδεκτό όριο Μεγάλη διολίσθηση χρόνου. Η κρίσιμη διαδρομή επηρεάζεται (<1 μήνα) Αύξηση Καταστροφικό Συνολική απόδοση συστήματος απαράδεκτη σε βαθμό που το πλοίο δεν παραδίδεται Μεγάλη διολίσθηση χρόνου. Η κρίσιμη διαδρομή επηρεάζεται (>1 μήνα) Αύξηση >50

21 Ποιοτικές Κλίμακες Πιθανότητα εμφάνισης κινδύνου κατά USA, DoD, 2003 Επίπεδο A Περιγραφή Σχεδόν αδύνατο B Απίθανο C Πιθανό D Πολύ πιθανό E Σχεδόν σίγουρο

22 Ποιοτικές Κλίμακες Επίπεδο Συνέπεια κατά USA, DoD, 2003 Συνέπεια σε Απόδοση Χρόνο Κόστος (Μ$) Άλλες ομάδες Α Ασήμαντη ή καθόλου Ασήμαντη ή καθόλου Ασήμαντη ή καθόλου Καμία Β Αποδεκτή με μερική μείωση του ορίου Χρειάζονται επιπλέον πόροι. Υπάρχει δυνατότητα τήρησης προθεσμιών <5% Μικρή C Αποδεκτή με σημαντική μείωση του ορίου Μικρή διολίσθηση σημαντικών ορόσημων 5-7% Μέση

23 Ποιοτικές Κλίμακες Συνέπεια κατά USA, DoD, 2003 (συνέχεια Επίπεδο Συνέπεια σε Απόδοση Χρόνο Κόστος (Μ$) Άλλες ομάδες D Αποδεκτή με μέγιστη δυνατή μείωση του ορίου Μεγάλη διολίσθηση σημαντικών ορόσημων. Η κρίσιμη διαδρομή επηρεάζεται Ε Μη αποδεκτή Δεν μπορεί να επιτευχθεί ένα σημαντικό ορόσημο του έργου 7-10% Μεγάλη >10% Μη αποδεκτή

24 Πίνακας κινδύνων Παράδειγμα έκθεσης κινδύνων κατά PMI, 2000 Έκθεση του έργου σε κίνδυνο Πιθανότητα έως Έκθεση = Π*Σ Πολύ υψηλή 0,05 0,09 0,18 0,36 0,72 0,9 (Μ) (Μ) (Υ) (Υ) (Υ) Υψηλή 0,04 0,07 0,14 0,28 0,56 0,7 (Χ) (Μ) (Μ) (Υ) (Υ) Μέση 0,03 0,05 0,10 0,20 0,40 0,5 (Χ) (Μ) (Μ) (Υ) (Υ) Χαμηλή 0,02 0,03 0,06 0,12 0,24 0,3 (Χ) (Χ) (Μ) (Μ) (Υ) Πολύ χαμηλή 0,01 0,01 0,02 0,04 0,08 0,1 (Χ) (Χ) (Χ) (Χ) (Μ) Πολύ χαμηλή 0,05 Χαμηλή 0,10 Μέση 0,20 Υψηλή 0,40 Πολύ υψηλή 0,80 Συνέπεια

25 Ποσοτική Ανάλυση Κινδύνου Αριθμητικός προσδιορισμός της πιθανότητας κάθε κινδύνου Προσδιορισμός των επιπτώσεων στο έργο (π.χ. στο κόστος και στη διάρκεια) Προσδιορισμός της επίπτωσης στο όλο έργο, δηλαδή τη πιθανότητα μη πραγματοποίησης των στόχων του έργου. Εργαλεία και Τεχνικές Ανάλυση Ευαισθησίας Εκτίμηση της επίδρασης που έχει η μεταβολή σε μία παράμετρο του έργου στο σύνολο του έργου Π.χ. αύξηση κατά 10% του επιτοκίου δανεισμού, μία μείωση 15% στην απόδοση των μηχανημάτων οδοποιίας, κ.ο.κ. Τι θα συμβεί αν.. Η απλούστερη μορφή ανάλυσης κινδύνου. Προσδιορίζει μία περιοχή αποκλίσεων. Η ανάλυση περιορίζεται σε μία μόνον μεταβλητή κάθε φορά. Εκτιμά τις επιπτώσεις στη διάρκεια ή το κόστος του έργου

26 Εργαλεία & Τεχνικές ( συνέχεια ) Ανάλυση πιθανοτήτων Ξεπερνά τους περιορισμούς της ανάλυσης ευαισθησίας με τον καθορισμό μιας κατανομής πιθανοτήτων για τις τιμές κάθε μεταβλητής. Διάρκεια της δραστηριότητας Χ ακολουθεί ομοιόμορφη κατανομή μεταξύ 10 και 14 ημέρες κ.λπ. Δυσκολίες να προσδιορίσουμε την κατανομή πιθανοτήτων αφού τις περισσότερες φορές δεν υπάρχουν ιστορικά στοιχεία. Κάθε έργο είναι μοναδικό. Επίσης η αλληλεπίδραση μεταξύ των μεταβλητών δεν είναι ξεκάθαρη Ανάλυση Δένδρου Αποφάσεων Αποτυπώνει με γραφικό τρόπο την αλληλεπίδραση μεταξύ αποφάσεων και τυχαίων γεγονότων Λαμβάνει υπ όψη την πιθανότητα εκδήλωσης κάθε τυχαίου γεγονότος Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να υπολογίσουμε την αναμενόμενη αξία (με οικονομικούς όρους) κάθε κινδύνου που μπορεί να εκδηλωθεί είτε ανεξάρτητα ή μαζί με άλλους, είτε διαδοχικά ή παράλληλα. Έχει συνήθως εφαρμογή σε θέματα κόστους και χρόνου

27 Εργαλεία & Τεχνικές ( συνέχεια ) Ανάλυση Δένδρου Αποφάσεων Κατασκευή Σκεπής Τεχνολογική Απόφαση Ολοκλήρωση 4 εβδομ. Πιθανότητα 50% Το έργο έχει ήδη καθυστερήσει 2 εβδομάδες Κόστος καθυστέρησης 120K Ποια επιλογή πρέπει να γίνει? Συμβατική Κόστος 500K Προ-Kατ Κόστος 700K Ολοκλήρωση 5 εβδομ. Πιθανότητα 50% Ολοκλήρωση 3 εβδομ. Πιθανότητα 60% Ολοκλήρωση 4 εβδομ. Πιθανότητα 40% Αναμενόμενη Αξία Συμβατική: 500 [50%(4)+50%(5)]*120 = 500 (4,5)(120) = 1040 Προκατ: 700 [60%(3)+40%(4)]*120 = 700 (3,4)(120) = 1108

28 Δένδρα σφαλμάτων Σκοπός είναι ο εντοπισμός όλων των πιθανών αιτιών που μπορούν να οδηγήσουν σε έναν συγκεκριμένο κίνδυνο μέσω ανάλυσης, και ο προσδιορισμός της πιθανότητας να πραγματοποιηθεί ο κίνδυνος με βάση τις επιμέρους πιθανότητες πραγματοποίησης των αιτιών (επιμέρους κινδύνων) Τα βήματα ανάπτυξης ενός δένδρου σφαλμάτων είναι: Καθορισμός του «επιζήμιου», μη επιθυμητού γεγονότος Διεξοδική ανάλυση των βλαβών ή γεγονότων που μπορούν να οδηγήσουν στο επιζήμιο γεγονός Κατασκευή της δομής του συστήματος αλληλουχίας γεγονότων σε μορφή δένδρου Ποσοτική ανάλυση με προσδιορισμό των επί μέρους πιθανοτήτων

29 Δένδρα σφαλμάτων Κίνδυνος Πλαίσια κινδύνων Γραμμές σύνδεσης κινδύνων Λογικός τελεστής ΚΑΙ Λογικός τελεστής Ή

30 Δένδρα σφαλμάτων Πρόσκρουση αεροσκάφους στον πύργο ελέγχου Τρομοκρατική ενέργεια Ανθρώπινο λάθος Μηχανική βλάβη Πρόβλημα συστήματος διεύθυνσης Αδυναμία αλλαγής πορείας Ελλιπής συντήρηση Αστοχία υλικού

31 Δένδρα σφαλμάτων Πρόσκρουση αεροσκάφους στον πύργο ελέγχου P ολ = 1-[(1-P 1 )(1-P 2 )(1-P 3 )] P 1 P 2 P 3 =P 4 *P 5 Τρομοκρατική ενέργεια Ανθρώπινο λάθος Μηχανική βλάβη P 4 =1-[(1-P 6 )(1-P 7 )] P 5 Πρόβλημα συστήματος διεύθυνσης Αδυναμία αλλαγής πορείας P 6 P 7 Ελλιπής συντήρηση Αστοχία υλικού

32 Εργαλεία & Τεχνικές ( συνέχεια ) Προσομοίωση Αριθμητική μέθοδος πειραματισμού Προσπαθεί να αντιγράψει Τα χαρακτηριστικά ενός συστήματος Την συμπεριφορά του Απαιτεί την περιγραφή του φαινομένου με ένα μοντέλο με σκοπό να μελετήσουμε τα χαρακτηριστικά του Χρησιμοποιείτε Οικονομία Παραγωγή

33 Εργαλεία & Τεχνικές ( συνέχεια ) Προσομοίωση με Η/Υ Οι παράμετροι του έργου ακολουθούν τυχαίες κατανομή Με χρήση ειδικού λογισμικού ελέγχονται οι λύσεις του προβλήματος για διαφορετικούς τυχαίους συνδυασμούς των τυχαίων τιμών που λαμβάνουν οι παράμετροι του προβλήματος Το πρόβλημα επιλύεται σε ένα μεγάλο αριθμό επαναλήψεων έτσι ώστε να σχηματίσουμε μία εικόνα των αποκλίσεων που μπορούμε να έχουμε στα αποτελέσματα σε ότι αφορά βασικούς δείκτες όπως η διάρκεια του έργου, το κόστος, τα περιθώρια χρόνου, οι κρίσιμες διαδρομές κ.ά. Παράδειγμα Αν θεωρήσουμε ότι η διάρκεια κάθε δραστηριότητας δεν είναι σταθερή αλλά μεταβάλλεται λόγω τυχαίων (απρόβλεπτων) γεγονότων τι νόημα έχει να καθορίζουμε μια συγκεκριμένη κρίσιμη διαδρομή? Ίσως είναι καλύτερα να καθορίσουμε την πιθανότητα κάθε δραστηριότητας να καταστεί κρίσιμη Το Excel αλλά και Επιπρόσθετες εφαρμογές του excel μπορούν να χρησιμοποιηθούν για παρόμοιες περιπτώσεις. Παράδειγμα ακολουθεί

34 Παράδειγμα Προσομοίωσης Μία Εικόνα του έργου Η διάρκεια κάθε δραστηριότητας κυμαίνεται Για κάθε σετ τιμών παίρνουμε μία κρίσιμη διαδρομή και την αντίστοιχη διάρκεια Αν επαναλάβουμε τη διαδικασία 500 φορές μπορούμε να έχουμε μία στατιστική εικόνα των αποτελεσμάτων

35 Στρατηγικές και Σχέδια Ανταπόκρισης στους Κινδύνους Κοινά για κινδύνους και ευκαιρίες Αποδοχή (Acceptance): Αποδοχή των συνεπειών του κινδύνου Ενεργητικά: Υπάρχει ένα σχέδιο του τι θα γίνει αν και όταν συμβεί Παθητικά: Αποδοχή ζημιών (π.χ. χαμηλότερα κέρδη, ζημίες, κ.λπ.) Απειλές ή Κίνδυνοι Αποφυγή (Avoidance): εξάλειψη των αιτιών που μπορούν να προκαλέσουν την εκδήλωση του κινδύνου Μη υλοποίηση του έργου. Σχεδιασμός του έργου με διαφορετικό τρόπο. Μεταφορά (Transference): Μεταβίβαση του κινδύνου σε τρίτους. Ποιοι είναι οι τρίτοι? Ασφαλιστικές Εταιρείες, Προμηθευτές, Εξωτερικοί συνεργάτες, κ.λπ. Δεν εξαλείφει τον κίνδυνο Μείωση (Mitigation): Μείωση της αναμενόμενης ζημίας που θα προκύψει από την εκδήλωση του κινδύνου μέσω της μείωσης της πιθανότητας να συμβεί ή την επίπτωση που θα έχει στο έργο Χρήση διαφορετικής τεχνολογίας Μείωση της αβεβαιότητας στις εκτιμήσεις Ασφάλεια

36 Αποδοχή κινδύνου (Acceptance) Η αποδοχή του κινδύνου σημαίνει ότι η ομάδα του έργου έχει αποφασίσει να μην αλλάξει το σχέδιο του έργου έτσι ώστε να αντιμετωπίσει τον κίνδυνο ή δεν μπορεί να βρει τρόπο αντιμετώπισης του κινδύνου Ενεργή αποδοχή του κινδύνου. Είναι απαραίτητο να αναπτύξουμε σχέδιο εναλλακτικών λύσεων (contingency planning) το οποίο θα εκτελεσθεί όταν προκύψει ο κίνδυνος. Παθητική αποδοχή των κινδύνων δεν απαιτεί καμία ενέργεια και οι κίνδυνοι αντιμετωπίζονται με τον καλύτερο τρόπο την χρονική στιγμή της πραγμάτωσης τους

37 Αποφυγή κινδύνου (avoidance)/1 Άμεσα με τους ακόλουθους τρόπους: Με την αποσαφήνιση των απαιτήσεων Με τον ορισμό των στόχων του έργου Με τη συλλογή περισσότερης πληροφορίας Με τη βελτίωση της επικοινωνίας Με την ανάπτυξη πρωτότυπων Με την εκπαίδευση Με την πρόσκληση ειδικών εμπειρογνωμόνων

38 Αποφυγή κινδύνου (avoidance)/2 Έμμεσοι τρόποι για την αποφυγή του κινδύνου Αλλαγή του αντικειμένου των εργασιών του έργου με σκοπό την απλοποίηση του και την εξάλειψη των σημείων που προκαλούν κίνδυνο Χρήση μιας γνωστής και δοκιμασμένης μεθόδου αντί μιας άγνωστης Χρήση δοκιμασμένης τεχνολογίας αντί μιας νέας Χρήση πλεονασμού στο σχεδιασμό του έργου

39 Μεταφορά κινδύνου Λειτουργικά Χρήση υπεργολάβων Χρηματοοικονομικά Ασφάλιση

40 Συμβάσεις Σύμβαση ορισμένου ποσού ή κατ αποκοπή Σύμβαση με ποσοστό επί του απολογιστικού κόστους Σύμβαση με τιμή μονάδος Σύμβαση με το κλειδί στο χέρι Συνεταιρισμός Σύμβαση κατασκευής, εκχώρησης, εκμετάλλευσης και μεταβίβασης (ΒΟΟΤ - Build, Own, Operate, Transfer)

41 Ευελιξία Πελάτη Σχέση είδους σύμβασης με κίνδυνο Ελάχιστος Κίνδυνος πελάτη Μέγιστος Μέγιστος Κίνδυνος αναδόχου Ελάχιστος

42 Εγγυήσεις, Ασφάλειες Εγγυήσεις Παρακράτηση αμοιβής Εγγύηση Ασφάλειες Ζημιές στην ιδιοκτησία Αποθεματικές ζημιές (πχ. Λόγω διακοπής των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων Νομική ευθύνη Προσωπική ευθύνη

43 Μείωση του κινδύνου (mitigation) Η μείωση του κινδύνου μπορεί να έχει δύο μορφές: Λήψη προληπτικών μέτρων Λήψη μέτρων αντιμετώπισης των συνεπειών

44 Αντιμετώπιση κινδύνων χρόνου /1 Στην περίπτωση που αντιμετωπίσουμε πρόβλημα με το χρονοδιάγραμμα του έργου πρέπει να αναλύσουμε ξανά τα ακόλουθα: Του πόρους που έχουμε δώσει στο έργο στην δεδομένη φάση Περισσότεροι πόροι Ο προϋπολογισμός του έργου επιτρέπει κάτι τέτοιο; Η ανάλυση των διαδικασιών επιτρέπει την πρόσθεση επιπλέον πόρων στο έργο; Η προσθήκη πόρων στο έργο δεν παρακωλύει την εργασία των ήδη υπαρχόντων Τις διαδικασίες στις οποίες έχουμε αναλύσει το έργο (WBS) Αύξηση παράλληλης εκτέλεσης

45 Αντιμετώπιση κινδύνων χρόνου/2 Μερικοί κανόνες που μπορούν να εφαρμοστούν και να βοηθήσουν σε περίπτωση έλλειψης χρόνου είναι: Μελέτη των απαιτήσεων του έργου έτσι ώστε να εντοπίσουμε μη ζωτικές απαιτήσεις, αποτελέσματα που μπορούν να παραδοθούν αργότερα Εξετάστε κατά πόσο το έργο μπορεί να παραδοθεί σε φάσεις Εξασφαλίστε αρκετό επιπλέον χρόνο για την διαχείριση του έργου Αντισταθείτε στον πειρασμό να προσθέσετε περισσότερο προσωπικό στο έργο, εκτός και αν ο ρόλος τους είναι καλά ορισμένος Εξασφαλίστε ότι το προσωπικό του έργου είναι καλά εκπαιδευμένο και ότι έχει αρκετή εμπειρία

46 Αντιμετώπιση κινδύνων προσωπικού/1 Βάζουμε ξεκάθαρους στόχους και αναζητούμε συμφωνία από όλους τους συμμετέχοντες Συμφωνία για τη διαθεσιμότητα του προσωπικού Εκπαίδευση του προσωπικού όπου χρειάζεται Εξασφαλίζει το απαραίτητο know - how Εξασφαλίζει ότι τα απαραίτητα standard ακολουθούνται Εξασφαλίζουμε ότι υπάρχουν εναλλακτικά σενάρια σε περίπτωση αποχώρησης προσωπικού

47 Αντιμετώπιση κινδύνων προσωπικού/2 Ο project manager είναι βασικός συντελεστής σε αυτή την διαδικασία μια και πρέπει: Να καθοδηγήσει την ομάδα παρουσιάζονται τους στόχους και τις προτεραιότητες Να εξασφαλίσει ότι δεν υπάρχουν διαφωνίες μεταξύ των μελών της ομάδας Το προσωπικό είναι σωστά εκπαιδευμένο για να κάνει την εργασία του Το προσωπικό έχει των απαιτούμενη εμπειρία Οργανώνει τακτικές συναντήσεις όπου όλα τα θέματα συζητούνται αναλυτικά Ενημερώνει την διοίκηση για την πορεία του έργου

48 Αντιμετώπιση κινδύνων σε έργα που επιφέρουν αλλαγές Βασικές στρατηγικές για την ελαχιστοποίηση του κινδύνου είναι: Εκπαίδευση και ενημέρωση όσων επηρεάζονται από την αλλαγή Έγκαιρη επικοινωνία και ουσιαστική συμμετοχή των αντιπροσώπων των σωματίων των εργαζομένων Υποστήριξη χρηστών κατά την αρχική φάση της λειτουργίας του έργου Παρουσίαση των πλεονεκτημάτων του έργου

49 Αντιμετώπιση κινδύνων πολυπλοκότητας Ανάλυση του έργου σε απλούστερα τμήματα Χρήση προσωπικού με μεγάλη εμπειρία Χρήση εξειδικευμένων υπεργολάβων Χρήση εξειδικευμένων εργαλείων Αυξημένος έλεγχος Αυξημένη επικοινωνία

50 Αντιμετώπιση κινδύνων περιορισμών Επαλήθευση περιορισμών Ταξινόμηση περιορισμών ανά κατηγορία Απλοποίηση όπου είναι δυνατόν Αν δεν είναι δυνατόν, τότε αποδοχή του κινδύνου

51 Αντιμετώπιση μελλοντικών κινδύνων Επιπλέον πιθανοί τρόποι αντιμετώπισης τέτοιων κινδύνων είναι: Στον προγραμματισμό του έργου να συμπεριλάβουμε ένα ποσοστό ανοχής σε απρόβλεπτους παράγοντες, κακές εκτιμήσεις κλπ. Προοδευτική εισαγωγή του προσωπικού στο έργο Συνεχή εκπαίδευση Εκτέλεση του έργου σε φάσεις με ταυτόχρονη τμηματική παράδοση Επανεκτίμηση του έργου στο τέλος κάθε φάσης.

52 Παρακολούθηση και Έλεγχος κινδύνων Παρακολούθηση των προσδιορισμένων κινδύνων που δεν έχουν ακόμα εκδηλωθεί, προσδιορισμός νέων κινδύνων, επανυπολογισμός προτεραιοτήτων. Ελέγχουμε αν: Ανταπόκριση στους κινδύνους υλοποιήθηκε όπως είχε σχεδιασθεί Ανταπόκριση στους κινδύνους είναι αποτελεσματική Οι παραδοχές του έργου είναι ακόμα σε ισχύ Έχει αλλάξει ή έκθεση σε κινδύνους Έχει υπάρξει έναυσμα για εκδήλωση των κινδύνων Έχουν ακολουθηθεί οι οδηγίες και οι πολιτικές Μπορεί να προσδιορισθούν νέοι κίνδυνοι Έχουν εκδηλωθεί κίνδυνοι που έχουν προηγουμένως προσδιορισθεί Συνεχής παρακολούθηση και προσαρμογή στη διάρκεια ζωής του έργου

53 Στρατηγικές και Σχέδια Ανταπόκρισης στους Κινδύνους (..συνέχεια) Ανταπόκριση σε απρόοπτες εξελίξεις (Contingency) Σχέδια για απρόοπτες εξελίξεις (Contingency plans): Δράσεις σύμφωνα με ένα σχέδιο για συγκεκριμένους κινδύνους οι οποίοι δεν ξεπερνούν ένα αποδεκτό επίπεδο Αποθεματικό (Financial Reserves): Χρήση των πόρων που έχουν κατανεμηθεί στο αποθεματικό του έργου ή στο αποθεματικό του κυρίου του έργου Ανακατανομή ή ενίσχυση Προσωπικού (Staffing Reallocation reserve): Ανακατανομή ατόμων με βάση την εμπειρία, γνώσεις, ικανότητες, τοποθεσία για να χρησιμοποιηθούν στο έργο αν χρειαστεί. Κατά Περίπτωση (Workarounds): Ενεργώντας ανάλογα με την περίπτωση έτσι ώστε να ελαχιστοποιηθούν οι ζημίες και να αποφευχθεί η επανάληψη του κινδύνου