ΕΘΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ

Transcript

1 ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΕΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΕΣ ΒΕΛΤΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Η Διαχείριση Διαδικασιών στη Δημόσια Διοίκηση (αναγκαιότητα) Από τη Μοντελοποίηση Διαδικασιών στην Αναδιοργάνωση Υπηρεσιών (εφικτό ή ουτοπία?) ΕΘΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ

2 Περιεχόμενα Η τρέχουσα συγκυρία στην ελληνική δημόσια διοίκηση & γιατί απαιτείται διαχείριση & βελτιστοποίηση διαδικασιών Η σημασία των ΤΠΕ στη βελτίωση διαδικασιών Μεθοδολογίες BPM (BPMS,.) Eργαλεία BPM (ADONIS, ARIS,..) ADONIS & Σενάρια εφαρμογών Παράδειγμα εφαρμογής Μεθοδολογίας BPM (το ΙΝΕΠ) Στοιχεία προχωρημένης διαχείρισης διαδικασιών ΕΣΔΔ 2014

3 Κυβέρνηση Ηλεκτρονική δημόσια διοίκηση - Μετασχηματισμός Στρατηγικοί στόχοι Παροχή υπηρεσιών Ενδυνάμωση πολιτών Οικονομική ανάπτυξη Εύρος & αποδοχή Συνδεδεμένα στοιχεία Λειτου ργικές εφαρμ ογές Αυτοματοποίηση υπηρεσιών & παροχή πληροφοριών Διαδραστικές υπηρεσίες Διαχείριση σχέσεων πολιτών Ηλεκτρονική συμμετοχή & δημοκρατία Συνεργασία & εταιρικότητα Παγκόσμια επιχειρηματική ανάπτυξη Μάρκετινγκ ηλεκτρονικής δημόσιας διοίκησης Υποδομές, ολοκλήρωση & προτυποποίηση Ολοκληρωμένες εφαρμογές, ασφαλείς δίαυλοι, προστασία δεδομένων, κοινά κέντρα υποδομών και υπηρεσιών Πηγή: Gerald Grant & Derek Chau: Developing a Generic Framework for E-Government, Journal of Global Information Management, 13(1), Jan-March 2005 Μεταφρ. Θ. Τρίμης

4 Τομείς Δράσης του Ηλεκτρονικού Κράτους Ηλεκτρονικές προμήθειες Εικονικές τάξεις Ολοκλήρωση Εσωτερικών Διαδικασιών back office Ολοκλήρωση Εσωτερικών Διαδικασιών back office Παροχή Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών Εικονικές Βιβλιοθήκες Εικονικές Ερευνητικές Ομάδες Ηλεκτρονικοί Φάκελοι Υγείας Υπηρεσίες τηλεματικής στην υγεία Στρατηγική για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση/Ηλεκτρονική Υγεία/Ηλεκτρονική Εκπαίδευση Τάσεις Διοικητικής Μεταρρύθμισης με βάση τις ΤΠΕ Εφαρμογές Back Office και CRM (συστήματα διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες) Διαδίκτυο, Κινητές Τεχνολογίες, Στρατηγική για την εισαγωγή των ΤΠΕ

5 ΨΗΦΙΑΚΗ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ Κρίσιμες δράσεις για την επίτευξη του Ψηφιακού Άλματος Ψηφιακή ανάπτυξη της χώρας Ανάπτυξη ευρυζωνικότητας Καμπάνια ενημέρωσης εξοικείωσης πολιτών σε ΤΠΕ 5 ηλεκτρονικά πιστοποιητικά για επιχειρήσεις, 20 ηλεκτρονικές υπηρεσίες E-procurement BPR στο δημόσιο τομέα Απλούστευση Θεσμ. πλαισίου Ηλεκτρονικό οne-stop-shop για επιχειρήσεις Ενίσχυση ευρυζωνικότητας επέκταση E-procurement στους φορείς Όλα τα πιστοποιητικά και διαδικασίες online Ο υπολογιστής ως αναπόσπαστο μέρος της εκπαίδευσης Στόχος: Ευρυζωνικότητα στο 7%

6 Ανασχεδιασμός διαδικασιών Γιατί: Διοικητική απλούστευση / Απλοποίηση διαδικασιών Αποτελεσματικός έλεγχος του κόστους Μείωση λειτουργικού κόστους και δαπανών Αύξηση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών Καλύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών Γίνονται πιο απαιτητικοί Έχουν κυμαινόμενες ανάγκες Ζητάνε προσωποποιημένες υπηρεσίες Μεγαλύτερη ταχύτητα διεκπεραίωσης υποθέσεων Ενοποίηση της στρατηγικής και ομοιομορφία διαδικασιών σε οργανισμούς που παρέχουν ίδιες υπηρεσίες Περισσότερη ευελιξία Μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα στον οργανισμό Δυνατότητα επιτυχούς αντίδρασης στις αλλαγές του περιβάλλοντος Το «περιβάλλον» εξελίσσεται διαρκώς σε παγκόσμιο και τοπικό επίπεδο Με την πρόοδο των υπολογιστών, η ανάγκη για αλλαγή γίνεται επιτακτική

7 Άνοιγμα Οικογενειακής Μερίδας ( όπως γίνεται, AS IS) Φορολογική δήλωση Πιστοποιητικό γέννησης Αίτηση 1 Αίτηση 2 Π Ο Λ Αίτηση 5 και 5 χαρτιά Ληξ. Πράξη. Γάμου Αίτηση 3 Ι Τ Δ Η Μ Ο Σ Ληξ. Πρ. Γέννησης Απόδειξη ΔΕΗ Αίτηση 4 Η Σ Οικογενειακή Μερίδα Ο Πολίτης χάνει ( 5 συναλλαγές), Εμείς χάνομε ( 5 υποδοχές) ΕΣΔΔ 2014

8 Άνοιγμα Οικογενειακής Μερίδας (όπως πρέπει, TO BE) Ο Πολίτης κερδίζει ( 1 συναλλαγή) Εμείς κερδίζομε (1 υποδοχή) Π Ο Λ Ι Τ Η Σ Α Ι Τ Η Σ Η Κ Ε Π E- mail ΕΦΟΡΙΑ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ Αρχείο Διευθύνσεων ΜΙΑ ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗ ΣΥΝΑΛΛΑΓΗ (C2G) ΔΗΜΟΣ Εγγραφή G2G Συναλλαγές ΕΣΔΔ 2014

9 Η προσέγγιση των γεγονότων ζωής περίπτωση / γεγονότος ζωής Επιχειρησιακό Μοντέλο Δημόσιες Υπηρεσίες αποτελούνται Μοντέλο Υπηρεσίας Χάρτης διαδικασιών Οργανωτικό μοντέλο Μοντέλα λειτουργικών διαδικασιών Διαδικασίες αποτελούνται έχουν Λειτουργικότητες/ Θεμελιώσεις διεργασίες Μοντέλο αλληλεπιδράσεων Μοντέλο Πληροφοριακού Συστ. Μοντέλο Υποδομών ΙΤ : τύπος μοντέλου :εξαρτήσεις Μοντέλων

10 Παράδειγμα βέλτιστης Πρακτικής - Εικονικός Οδηγός HELP Online οδηγός σε διοικητικές αρχές, θεσμούς και ιδρύματα της Αυστρίας: Αναζήτηση πληροφοριών για διοικητικές διαδικασίες, προθεσμίες και αμοιβές, εκτύπωση εντύπων αιτήσεων Life-event approach:κατηγοριοποίηση των πληροφοριών σε 150 θεματικές ενότητες-σημαντικά γεγονότα της ζωής ενός πολίτη Ειδικό forum για υποβολή προτάσεων και ερωτήσεων Ιδιαίτερα χαρακτηριστικά για τη βελτίωση της ποιότητας ζωής: Ειδική υποστήριξη στις ακόλουθες κατηγορίες ατόμων: στους επιχειρηματίες μέσω της άμεσης πρόσβασης σε πληροφορίες που αφορούν τις επίσημες διαδικασίες π.χ. για τη σύσταση μιας νέας επιχείρησης στα άτομα με ειδικές ανάγκες χάρη στο σχεδιασμό του HELP με βάση τις κατευθυντήριες γραμμές της πρωτοβουλίας Web Accessibility Initiative στους πολίτες άλλων χωρών οι οποίοι ζουν και εργάζονται στην Αυστρία, μέσω της παροχής συναφών πληροφοριών στην αγγλική γλώσσα

11 ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣ Περιεχόμενα Η τρέχουσα συγκυρία στην ελληνική δημόσια διοίκηση & γιατί απαιτείται διαχείριση & βελτιστοποίηση διαδικασιών Η σημασία των ΤΠΕ στη βελτίωση διαδικασιών Μεθοδολογίες BPM (BPMS,.) Eργαλεία BPM (ADONIS, ARIS,..) ADONIS & Σενάρια εφαρμογών Παράδειγμα εφαρμογής Μεθοδολογίας BPM (το ΙΝΕΠ) Στοιχεία προχωρημένης διαχείρισης διαδικασιών ΕΣΔΔ 2014

12 Τι είναι η αναδιοργάνωση Ο όρος αναδιοργάνωση αναφέρεται: στις αλλαγές των ροών εργασίας (αναδιοργάνωση διαδικασιών ή ανασχεδίαση) και στις αλλαγές των δομών των εμπλεκόμενων υπηρεσιών, δηλαδή την αναδιανομή αρμοδιοτήτων, λειτουργιών και εργασιών που λαμβάνουν χώρα κατά τη μετάβαση από την παροχή υπηρεσιών με τις παραδοσιακές διαδικασίες στην on line (επιγραμμική) παροχή τους.

13 Ποσοστά οργανισμών που ανασχεδίαζουν τις επιχειρησιακές διαδικασίες τους Πηγή: Momentum Research Group: Net Impact Study 2004: From Connectivity to Productivity, 2004 Μεταφρ. Θ. Τρίμης

14 Τεχνολογικές πρακτικές Ανασχεδίαση επιχειρησιακών διαδικασιών Το χρονικό σημείο που πραγματοποιείται η ανασχεδίαση είναι σημαντικό Ανασχεδίαση διαδικασιών Ανάπτυξη εφαρμογών Περιορισμός κόστους 20% ~ 30% Ανάπτυξη εφαρμογών Ανασχεδίαση διαδικασιών Περιορισμός κόστους 10% ~ 15% - 50% Οι διαδικασίες ανασχεδιάζονται με στόχο την μέγιστη αποδοτικότητα και ορίζουν αυτές τις προδιαγραφές της τεχνολογίας που θα υιοθετηθεί

15 Η Λ Ε Κ Τ Ρ Ο Ν Ι Κ Η Τεχνολογικές πρακτικές Δ Ι Α Κ Υ Β Ε Ρ Ν Η Σ Η Συνδυασμένη χρήση όλων των πρακτικών αποφέρει: Ανασχεδίαση διαδικασιών Αυτοματοποίηση διαδικασιών Μέτρηση αποτελεσμάτων Σύνθετες υποδομές δικτύωσης Οφέλη βέλτιστων πρακτικών 3 έως 7 φορές μεγαλύτερη βελτίωση λειτουργικής απόδοσης Οργανωσιακή κουλτούρα Ο ως και: 45% αύξηση της αποτελεσµατικότητας 40% αύξηση όγκου των υπηρεσιών που παρέχουν 25% βελτίωση οικονοµικών δεικτών 55% αύξηση του βαθµού ικανοποίησης των χρηστών ΕΣΔΔ 2014

16 Στρατηγικές Αναδιοργάνωσης Ψηφιοποίηση υποστηρικτικών μονάδων που παραμένουν σε μεγάλο βαθμό αμετάβλητες. Αναδιοργάνωση σε βάθος των υποστηρικτικών μονάδων. Συγκέντρωση υποστηρικτικών μονάδων και αποκέντρωση μονάδων πρώτης γραμμής. Δημιουργία ενδιάμεσων μονάδων εξυπηρέτησης (clearing house), μεταξύ πρώτης γραμμής και υποστηρικτικής γραμμής. Τυποποίηση αλληλεπιδράσεων μεταξύ χρηστών και οργανισμών. Δημιουργία διαδικτυακών πυλών (internet portals). Προληπτική ενεργοποίηση υπηρεσιών. Αύξηση των δυνατοτήτων ελέγχου, πρωτοβουλίας και εξατομίκευσης των υπηρεσιών, από τους χρήστες. Πηγή: Danish Technological Institute, Institut für Informationsmanagement GmbH, University of Bremen: Reorganisation of government back-offices for better electronic public services, January 2004 ΕΣΔΔ 2014

17 ΤΙ ΜΑΘΑΜΕ ΜΕΧΡΙ ΤΩΡΑ? Διοικητική μεταρρύθμιση χωρίς την τεχνολογία δεν γίνεται! Η τεχνολογία από μόνη της δεν επαρκεί για την καλύτερη διακυβέρνηση. Χρειαζόμαστε καλύτερη χρήση των πληροφοριών, των ανθρώπων,των διαδικασιών και της τεχνολογίας. ΕΣΔΔ 2014

18 Περιεχόμενα Η τρέχουσα συγκυρία στην ελληνική δημόσια διοίκηση & γιατί απαιτείται διαχείριση & βελτιστοποίηση διαδικασιών Η σημασία των ΤΠΕ στη βελτίωση διαδικασιών Μεθοδολογίες BPM (BPMS,.) Eργαλεία BPM (ADONIS, ARIS,..) ADONIS & Σενάρια εφαρμογών Παράδειγμα εφαρμογής Μεθοδολογίας BPM (το ΙΝΕΠ) Στοιχεία προχωρημένης διαχείρισης διαδικασιών ΕΣΔΔ 2014

19 Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών - BPMS Ιδέες τόσο από τη «Διοίκηση Ολικής Ποιότητας, (TQM)» όσο και από τον «Ανασχεδιασμό Επιχειρησιακών Διαδικασιών, (BPR)» Η μεθοδολογία BPMS (BPMS Paradigm) αποτελεί ένα πλαίσιο για την εφαρμογή των μεθόδων, που αφορούν στην «Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών», το οποίο έχει εφαρμοστεί επιτυχώς από πάρα πολλές Ευρωπαϊκές επιχειρήσεις

20 ΜΟΝΤΕΛΟΠΟΙΗΣΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ: Γιατί Στοχεύει στην καταγραφή μιας διατεταγμένης αλληλουχίας επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και των πληροφοριών που τις υποστηρίζουν Χρησιμοποιείται για να εκφράσει πληροφορία είτε στα άτομα που διαβάζουν το μοντέλο ή ανάμεσα στα άτομα που το δημιουργούν Εξωτερικεύει την επιχειρησιακή γνώση με απώτερο στόχο τη συμφωνία και τη δέσμευση σε μια αναπαράσταση της που θα διαμοιράζεται μέσα στον οργανισμό και θα απεικονίζεται στα πληροφοριακά του συστήματα Παρουσιάζει διάφορα επίπεδα ανάλυσης από απλή απεικόνιση της ροής μιας διαδικασίας μέχρι προσομοίωση και εκτέλεση της

21 Βασικές Όψεις Μοντελοποίησης Δραστηριότητες Πληροφορία Ροές εργασίας Πόροι Κάθε Φορέας αναπαρίσταται σε επίπεδο οργανισμού και λειτουργιών που αναλύουν: Νομικό πλαίσιο Επιχειρησιακοί Κανόνες Συμπεριφορά Πληροφοριακές υποδομές

22 Μεθοδολογία - Business Process Management Systems Univ. Of Vienna Prof. Dr. Dimitris Karagiannis Ποιες Υπηρεσίες προσφέρουμε? Πώς σχεδιάζουμε τις Λειτουργικές Διαδικασίες? Πώς εκτελούμε τις λειτουργικές μας διαδικασίες? Πώς ελέγχουμε τις (καθημερινές) λειτουργικές διαδικασίες? IT Υπηρεσίες Δημιουργούνται μέσω Λειτουργικές Διαδικασίες εκτελούνται Προσωπικό Εκτελεσμένες Λειτουργικές Διαδικασίες Strategic Decision Process Re-Engineering Process Resource Allocation Process Workflow Process Πώς αξιολογούμε τις λειτουργικές διαδικασίες? Αξιολογημένες Λειτουργικές Διαδικασίες Performance Evaluation Process

23 Μεθοδολογία Αναδιοργάνωσης Η μεθοδολογία αναδιοργάνωσης οργανισμών του Δημοσίου Τομέα ακολουθεί πέντε στάδια: 1) Αποτύπωση υφιστάμενης κατάστασης 2) Ανάλυση και αξιολόγηση υφιστάμενης κατάστασης (as is model) 3) Προσδιορισμός επιθυμητής κατάστασης (to be model) 4) Κατάρτιση Σχεδίου Μετάβασης στην επιθυμητή κατάσταση 5) 5) Αποτίμηση και διατήρηση αποτελεσμάτων Αποτύπωση Υφιστάμενης Κατάστασης Ανάλυση & Αξιολόγηση Υφιστάμενης Κατάστασης Προσδιορισμός Επιθυμητής Κατάστασης Κατάρτιση Σχεδίου Μετάβασης Αποτίμηση & Διατήρηση Αποτελεσμάτων

24 1ο Βήμα: Αποτύπωση Υφιστάμενης Κατάστασης Αποτύπωση Υφιστάμενης Κατάστασης Καταγραφή στρατηγικής κατεύθυνσης Καταγραφή νομοθετικού πλαισίου λειτουργίας Καταγραφή δομών και διαδικασιών Καταγραφή πληροφοριακής υποδομής Αποτύπωση και μοντελοποίηση διαδικασιών Επιμερισμό των διαφορετικών σταδίων κάθε διαδικασίες σε πεδία και ρόλους ευθύνης

25 2ο Βήμα :Μεθοδολογία Αναδιοργάνωσης Ανάλυση & Αξιολόγηση Υφιστάμενης Κατάστασης Προσδιορισμός των διαδικασιών κλειδιά για την επίτευξη των στόχων του Οργανισμού Προσδιορισμός των Κρίσιμων Δεικτών Επίδοσης Προσδιορισμός σημείων δυσλειτουργίας στην υφιστάμενη κατάσταση Ασάφεια ως προς ευθύνες ή αρμοδιότητες Δυσχέρεια στην επικοινωνία μεταξύ Τμημάτων/Διευθύνσεων Σημεία όπου απουσιάζει η γνώση των στελεχών

26 3o Βήμα: Μεθοδολογία Αναδιοργάνωσης Νέες επιχειρησιακές διαδικασίες Προσδιορισμός Επιθυμητής Κατάστασης Δεδομένα από ανάλυση αδυναμιών υφιστάμενων διαδικασιών Διαφορές υφιστάμενων διαδικασιών με αντίστοιχες άλλων οργανισμών (Βέλτιστες Πρακτικές) Τεχνικές Προσομοίωσης (what-if σενάρια) Νέα οργανωτική δομή Αναπροσαρμογή υφιστάμενης οργανωτικής δομής για την υποστήριξη των νέων διαδικασιών Δημιουργία άτυπων μονάδων μέσα στο οργανόγραμμα Απαιτούμενες νέες τεχνολογικές υποδομές Κατάργηση ή αναπροσαρμογή υφιστάμενων συστημάτων Εισαγωγή νέων πληροφοριακών συστημάτων Νέες απαιτήσεις για το Ανθρώπινο Δυναμικό Ακριβή προσδιορισμό των ανθρώπινων πόρων που απαιτούνται για κάθε διαδικασία Ακριβή προσδιορισμό των ρόλων, των ικανοτήτων και της τεχνογνωσίας που απαιτείται

27 4ο Βήμα: Μεθοδολογία Αναδιοργάνωσης Κατάρτιση Σχεδίου Μετάβασης Προγραμματισμός και χρονοδιάγραμμα εισαγωγής των ανασχεδιασμένων διαδικασιών στον οργανισμό Προτεραιότητες στην υλοποίηση των δράσεων Ρόλους και αρμοδιότητες των εμπλεκόμενων στο έργο Προγραμματισμός εκπαίδευσης προσωπικού

28 5ο Βήμα: Μεθοδολογία Αναδιοργάνωσης: Αποτίμηση & Διατήρηση Αποτελεσμάτων Έλεγχος διαδικασιών Μέτρηση και Αξιολόγηση Αποτελεσμάτων Δημιουργία μηχανισμού συλλογής δεδομένων αξιολόγησης Ορισμός μετρήσιμων δεικτών Συντήρηση και τροποποιήσεις στις διαδικασίες όποτε απαιτείται Απαιτεί συστηματική παρακολούθηση της επίδοσης Κινητοποίηση διοίκησης και εργαζομένων όταν παρατηρείται υποβάθμιση της ποιότητας 28

29 Ανασχεδιασμός διαδικασιών Εμπόδια: Ο φόβος της αποτυχίας Έλλειψη υποστήριξης και ενθουσιασμού από τη διοίκηση και χαμηλή αποδοχή στον οργανισμό Υπερβολικές προσδοκίες για οφέλη από τον ανασχεδιασμό και η αδυναμία να εκπληρωθούν Στήριξη αποκλειστικά σε τεχνολογικές λύσεις Υποτίμηση της αντίστασης για αλλαγή μέσα στον οργανισμό Εφησυχασμός που πηγάζει από την ενδεχόμενη καλή πορεία ενός οργανισμού Υλοποίηση καλών πρακτικών που δεν ταιριάζουν στις ανάγκες του οργανισμού Αντιμετώπιση ως ένα αυτοτελές έργο με περιορισμένες μακροπρόθεσμα προοπτικές Κακή διαχείριση έργου

30 H Τοποθέτηση του ΑΔΩΝΙΣ - BOC S.A Management IS Executive IS... Εργαλεία Διαχείρισης Λειτουργικών Διαδικασιών Εργαλεία Groupware Συστήματα Workflow Εργαλεία CASE Τυπικό λογισμικό (R/3)... Strategic Decision Process Re-Engineering Process Resource Allocation Process Workflow Process Performance Evaluation Process Μ Ε Θ Ο Δ Ο Ι ΕΣΔΔ 2014

31 Μεθοδολογία - Business Process Management Systems Κύριες δραστηριότητες της διαδικασίας αναδιοργάνωσης Καθορισμός κριτιρίων Εξόρυξη Μοντελοποιηση Ανάλυση Προσομοιωση Σχεδιασμός Προτυποποίηση Αξιολόγηση Προτεινόμενο Πρότυπο Συγκεκριμένες μέθοδοι χαρακτηρίζονται από την ύπαρξη κύριων δραστηριοτήτων (Τεχνικές, Κανόνες προτυποποίησης κοκ.) Ένα εργαλείο πρέπει να είναι, ιδίως ως προς την προτυποποίηση, προσαρμόσιμο

32 Περιεχόμενα Η τρέχουσα συγκυρία στην ελληνική δημόσια διοίκηση & γιατί απαιτείται διαχείριση & βελτιστοποίηση διαδικασιών Η σημασία των ΤΠΕ στη βελτίωση διαδικασιών Μεθοδολογίες BPM (BPMS,.) Eργαλεία BPM (ADONIS, ARIS,..) ADONIS & Σενάρια εφαρμογών Παράδειγμα εφαρμογής Μεθοδολογίας BPM (το ΙΝΕΠ) Στοιχεία προχωρημένης διαχείρισης διαδικασιών ΕΣΔΔ 2014

33 ΑΔΩΝΙΣ Ενότητες Ενότητα Εξόρυξης Εξόρυξη προτύπων και ποιοτικών δεδομένων ανεξάρτητα από το ΑΔΩΝΙΣ Εξόρυξη πληροφοριών Αυτόματη μετατροπή

34 Μοντελοποίηση με το εργαλείο ΑΔΩΝΙΣ Χάρτης διαδικασιών Πρότυπα Λειτουργικών διαδικασιών Πρότυπα Περιβάλλοντος Εργασίας Πρότυπα Εγγράφων Διάγραμμα Σεναρίου Χρήσης ένα ελάχιστο σενάριο ΕΣΔΔ 2014

35 ΑΔΩΝΙΣ Ενότητες Ενότητα Μοντελοποίησης Απεικόνιση των διαδικασιών, της διοικητικής δομής, τεχνολογικής δομής κλπ. Γραφικός editor μοντελοποίησης Εισαγωγή δεδομένων σε μορφή πίνακα Διαχείριση πληροφοριών σε σημειωματάρια Αναφορές σε εξωτερικά προγράμματα (π.χ. αρχεία Word) Σύγκριση μοντέλων, διαχείριση μοντέλων μέσω των ιδιοτήτων των προτύπων Τρόπος λειτουργίας / εμφάνισης Γλώσσα μακροεντολών για τη δημιουργία εντολών διαμορφωμένων από το χρήστη ΕΣΔΔ

36 ΣΥΜΒΟΛΟ ΣΤΟΙΧΕΙΟ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ Έναρξη διαδικασίας Κάθε μοντέλο επιχειρησιακής λειτουργίας πρέπει να περιέχει μόνο μία «Έναρξη διαδικασίας» Υπο-διαδικασία Είναι δυνατό να καλούνται άλλες διαδικασίες μέσω του αντικειμένου «Υπο-διαδικασία» Δραστηριότητα Απόφαση Περιγράφει ποια εργασία εκτελείται. Το επίπεδο λεπτομέρειας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τις απαιτήσεις της ανάλυσης Επιτρέπει σε προκαθορισμένες μεταβλητές να λάβουν τιμές, ώστε να αποφασιστεί η διαδρομή μέσα στην διαδικασία Παραλληλισμός Επιτρέπει σε διαφορετικές διαδρομές να εκτελεστούν ταυτόχρονα Συγχώνευση Ενώνει παράλληλες διαδρομές Τέλος Σηματοδοτεί το τέλος μίας διαδρομής. Μπορούν να υπάρχουν πολλά αντικείμενα της τάξης «Τέλος» σε ένα μοντέλο ΕΣΔΔ 2014

37 ΣΥΜΒΟΛΟ ΣΤΟΙΧΕΙΟ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ Μεταβλητή Χρησιμεύει στον καθορισμό των συνθηκών μετάβασης Γεννήτρια τυχαίων αριθμών Διαδικασία Θέτει μία τιμή σε μεταβλητή μέσω μιας συνάρτησης κατανομής Αναφέρεται σε χάρτη επιχειρησιακών διαδικασιών ή σε μοντέλο λειτουργικών διαδικασιών Έγγραφο Περιέχει πληροφορία και υποστηρίζει την εκτέλεση μίας δραστηριότητας Οργανωτική μονάδα Διεκπεραιωτής Επιτρέπει την σαφή αποτύπωση της ιεραρχίας σε ένα οργανωτικό περιβάλλον Αναπαριστά έναν διεκπεραιωτή σε ένα οργανωτικό περιβάλλον Ρόλος Περιγράφει το εύρος των εργασιών αρμοδιοτήτων ενός διεκπεραιωτή ΕΣΔΔ 2014

38 Παράμετροι δραστηριοτήτων Χρόνος εκτέλεσης (Execution time) Χρόνος αναμονής (Waiting time) Χρόνος εφησυχασμού (Resting time) Χρόνος μεταφοράς (Transport time) Κόστος (Activity cost) Υπεύθυνος ρόλος (Responsible role) Συνεχόμενη / Διακοπτόμενη εκτέλεση (Continuous execution / Execution interruptible) Συνεργατική εκτέλεση (Cooperative) Σύγχρονη / Ασύγχρονη (Synchron / Asynchron) Συσχετιζόμενα έγγραφα (Referenced documents) ΕΣΔΔ 2014

39 ΑΔΩΝΙΣ Ενότητες Ενότητα Ανάλυσης Στατική εκτίμηση των προτύπων του ΑΔΩΝΙΣ Προδιαμορφωμένες ερωτήσεις Standard ερωτήσεις Ερωτήσεις καθορισμένες από το χρήστη (ad hoc) Αναλυτική αξιολόγηση Χρήση για εξειδικευμένες ερωτήσεις καθώς και για έλεγχο πληρότητας ΕΣΔΔ

40 ΑΔΩΝΙΣ Ενότητες Αλγόριθμοι προσομοίωσης: Ανάλυση διαδρομής Ανάλυση δυναμικού Ανάλυση κατανομής εργασίας (αδρανής θεώρηση) Ανάλυση κατανομής εργασίας (μη αδρανής θεώρηση) Λοιπές λειτουργίες: Πράκτορες προσομοίωσης Offline animation Ενότητα Προσομοίωσης Δυναμική ανάλυση των προτύπων του ΑΔΩΝΙΣ Ανίχνευση προβλημάτων και αξιολόγηση μέτρων βελτιστοποίησης. ΕΣΔΔ

41 ΑΔΩΝΙΣ Ενότητες Ενότητα Αξιολόγησης Ερωτήσεις στα αποτελέσματα της Προσομοίωσης Σύγκριση των αποτελεσμάτων της Ανάλυσης Σύγκριση των αποτελεσμάτων της Προσομοίωσης Αξιολόγηση δεδομένων σε πραγματικό χρόνο ΕΣΔΔ

42 Αναδιοργάνωση βάσει διαδικασιών Σύγκριση AS-IS/SHOULD-BE διαδικασιών Προτυποποίηση AS-IS κατάστασης και ανάλυση SHOULD-BE εναλλακτικών καταστάσεων. Αλγόριθμοι προσομοίωσης Ανάλυση διαδρομής Ανάλυση δυναμικού Ανάλυση κατανομής εργασίας Offline animation ( video recorder") Μηχανισμοί αξιολόγησης Αποθήκευση αποτελεσμάτων προσομοίωσης Αξιολόγηση αποτελεσμάτων προσομοίωσης Σύγκριση αποτελεσμάτων προσομοίωσης Διαδρομή της εναλλακτικής κατάστασης SHOULD-BE 1 Διαδρομή της εναλλακτικής κατάστασης SHOULD-BE 2 ΕΣΔΔ

43 Τεκμηρίωση επιχειρήσεων 1. Προτυποποίηση και Βελτιστοποίηση με το Εργαλείο Διαχείρισης Λειτουργικών Διαδικασιών ΑΔΩΝΙΣ 2. Παραγωγή τεκμηρίωσης με το Εργαλείο Τεκμηρίωσης του ΑΔΩΝ 3. Διανομή μέσω WWW ή LotusNotes ΕΣΔΔ 2014

44 Συζεύξεις - Ανάπτυξη εφαρμογών ΑΔΩΝΙΣ - Εισαγωγή/Εξαγωγή ΑΔΩΝΙΣ Workflow: Εγχειρ. Οργ..: CASE: ERP: MQ Series HTML (IntraNet) Workflow (IBM) RTF (πχ. WfMC Standards Lotus Notes) TXT (Excel...) case/4/0 ADL ως ανοιχτή γλώσσα SAP R/3 Infor ADL - Γλώσσα για την περιγραφή των προτύπων - Ανοιχτή - Σύζευξη με διάφορα άλλα εργαλεία ΕΣΔΔ 2014

45 Μελέτη Περίπτωσης (θα παρουσιαστεί σε άλλο μάθημα) Μοντελοποίηση & βελτίωση λειτουργικών διαδικασιών Ανίχνευση Εκπαιδευτικών Αναγκών ΙΝΕΠ Προγραμματισμός Σχεδιασμός Προετοιμασία (Διοργάνωση Ενεργειών Επιμόρφωσης) Υλοποίηση (Διεξαγωγή και Επίβλεψη Προγράμματος) Αξιολόγηση Απολογισμός Δημιουργία Μητρώου Εκπαιδευτών ΕΣΔΔ 2014

46 Περιεχόμενα Η τρέχουσα συγκυρία στην ελληνική δημόσια διοίκηση & γιατί απαιτείται διαχείριση & βελτιστοποίηση διαδικασιών Η σημασία των ΤΠΕ στη βελτίωση διαδικασιών Μεθοδολογίες BPM (BPMS,.) Eργαλεία BPM (ADONIS, ARIS,..) ADONIS & Σενάρια εφαρμογών Παράδειγμα εφαρμογής Μεθοδολογίας BPM (το ΙΝΕΠ) Στοιχεία προχωρημένης διαχείρισης διαδικασιών ΕΣΔΔ 2014

47 Διαχείριση Ποιότητας Αυτόματη δημιουργία ενός Εγχειριδίου Διαχείρισης Ποιότητας (ΕΔΠ) από πρότυπα στο ΑΔΩΝΙΣ ΑΔΩΝΙΣ Τράπεζα Προτύπων Διαδικασίες, Οργανογράμματα, Πρότυπα εγγράφων ΑΔΩΝΙ Σ ΑΔΩΝΙΣ Εργαλείο τεκμηρίωσης RTF, SGML, HTML Διάφορα έγγραφα Πρότυπο αρχείων ( Ευρετήριο Περιεχομένων) του ΕΔΠ ΕΣΔΔ 2014

48 BPMS Βελτιωμένη Μεθοδολογία με ADONIS Χάρτης Διαδικασιών Επισκόπηση Οργανωτικών Μοντέλων και Εξαρτήσεις Μοντέλο Επιχειρησιακών Διαδικασιών Μοντέλο Προϊόντος Μοντέλο Εργασιακού Περιβάλλοντος Μοντέλο Πόρων (Resources) Μοντέλο εγγράφων Μοντέλο Συστήματος IT Κατάλογος Κινδύνων Κατάλογος Ελέγχων Διάγραμμα Use Case Μοντέλο Δεδομένων (Data) Διάγραμμα BPMN 48

49 Διαχείριση γνώσης με το ΑΔΩΝΙΣ Σενάριο: Knowledge management Σύνδεση τεχνογνωσίας και επιχειρησιακών διαδικασιών 1 Αναγνώριση κρισίμων δραστηριοτήτων στις επιχειρησιακές διαδικασίες Ανάδειξη ειδικών θεμάτων και χρήση διαφορετικών ορολογιών 2 3 Αναγνώριση των σημαντικών φορέων γνώσης ΕΣΔΔ 2014

50 Διαχείριση λειτουργικών διαδικασιών Όψη του κύκλου ζωής Οργανωσιακά και τεχνικά μέτρα Realization projects Διαδικασίες IS (Mοντέλα) Στρατηγικές κατευθυντήριες γραμμές Διαδιακασίες TO BE (Ανάλυση, σχεδιασμός) Change Requests Αξιολόγηση Περιβάλλον: -Νομικό πλαίσιο -Κατευθυντήριες. γραμμές - Standards - Καλύτερες πρακτικές Μέθοδοι: - Ποιοτικό Mgt. - Change Mgt. - Ent. Risk Mgt. Δομές: - Οργάνωση - Υπηρεσίες Ειδικές και τεχνικές προδιαγραφές Πλαίσια (Αποφάσεις, θέματα,νομικά πλαίσια) Ειδικές και τεχνικές απαιτήσεις (Change Requests)

51 Χάρτης κινδύνου Χάρτης ελέγχου BPM Best Practice: Διαχείριση ποιότητας & κινδύνου Χάρτης διαδικασίας Όψη πλαισίου επιχειρηματικότας Μοντέλο οργάνωσης Χάρτης KPI Όψη βασικής λειτουργικής διαδικασίας Όψη input output Δεξαμενή εγγράφωνl Μοντέλο λειτουργικών διαδικασιών Χάρτης δραστηριοτήτων Δεξαμενή συτήματος

52 Διαχείριση λειτουργικών διαδικασιών Ενδεικτικές Eφαρμογές Process - based IT-Governance Ποιοτικό management In - / Outsourcing (SLA) Business Process Management Compliance Management Activity - based cost calculation Η διαχείριση λειτουργικών διαδικασιών αποτελεί την βάση διαφορετικών σεναρίων εφαρμογών και στρατηγικών δραστηριοτήτων... E-Government

53 ADONIS & Διαλειτουργικότητα με άλλα πακέτα Rich Client: s/w Επεκτασιμότητα και Ανοιχτή Αρχιτεκτονική ADL TXT, CSV, DOC, HTML AdoScript Generic Interfaces JavaScript Direct Interfaces

54 Συνεργατική Διαδικασία Διαχείριση εκδόσεων release Workflow Για να βοηθήσει τον κύκλο ζωής μιας μοντελοποιημένης διαδικασίας Ημι-αυτόματη διαχείριση εκδόσεων βασισμένη σε καθορισμένη διαδικασία Συνδυασμός δικαιωμάτων χρήστη admin και δομή model group Ταξινόμηση των μοντέλων ανάλογα με τη κατάσταση τους Draft QA Released Archived Modeller Administrator Draft Quality Assurance Release Management Archiving

55 ADONIS Process Portal (APP) Πεδία Εφαρμογής (Σενάρια) Online δημοσίευση Role-specific views, functions and information Πρωτοβουλία και διαχείριση των εργασιών Διαχείριση feedback και βελτιώσεις Διαχείριση κινδύνων Εισαγωγή δεδομένων online (μέσω web browser) Διαχείριση επιχειρηματικής απόδοσης Αναθεώρηση της διαδικασίας, QA και τεκμηρίωση

56 ADONIS Process Portal Παράδειγμα: Online δημοσίευση και πρόσβαση Πολυγλωσσικό περιβάλλον Προτάσεις βελτίωσης Model - views Live αναζήτηση Αρχική Σελίδα & καρτέλες για περιήγηση Επιλογή μοντέλου Προβολές Live Φίλτρο Γραφικός Πλοηγός μοντέλου Online πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο (real-time) και συντήρηση μέσω Internet / Intranet Δυναμικό zoom

57 Ολοκληρωμένη θεώρηση Στρατηγική Επιχειρησιακά πρότυπα Διαμόρφωση Προϊόντα Επιχ. διαδικασίες Διεκπεραιωτές/Ρόλοι Αρχιτεκτονική εφαρμογής Υλοποίηση Στοιχεία προϊόντος Εκτελέσιμες διαδικασίες Δικαιώματα Αρμοδιότητες Προτυποποίηση εφαρμογής Αξιολόγηση IT-Infrastructure Εκτέλεση Περιβάλλον παραγωγής Audits ΕΣΔΔ 2014