ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ «ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΔΙΚΗΓΟΡΩΝ»

Transcript

1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ «ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΔΙΚΗΓΟΡΩΝ»

2 Σημειώσεις για το Microsoft Word

3 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 Παρουσίαση του WORD Τρόπος γραφής στο WORD

4 1. Ξενάγηση στο Microsoft Word 1.1 Άνοιγμα Ο ευκολότερος τρόπος εκκίνησης του Microsoft Word είναι: 1 Στη γραμμή εργασιών πατήστε στο κουμπί Έναρξη. 2 Στο μενού Έναρξη δείξτε στο Προγράμματα και επιλέξτε Microsoft Word. 3 Αν το παράθυρο δεν είναι μεγιστοποιημένο, πατήστε στο κουμπί Μεγιστοποίησης. Η οθόνη σας θα πρέπει να μοιάζει με την επόμενη εικόνα. ελέγχου Χάρακας Βασική γραμμή εργαλείων Μορφοποίηση Όνομα Αρχείου Μενού Πλήκτρα παραθύρου Γραμμή κατάστασης 1.2 Κλείσιμο Για να κλείσετε την εφαρμογή του WORD πατήστε το πλήκτρο (Χ) από τα πλήκτρα ελέγχου παραθύρου ή κάντε κλικ στην εντολή κλείσιμο στο μενού Αρχείο. Ελαχιστοποίηση Μεγιστοποίηση 1.3 Γραμμή εργαλείων

5 Με τις γραμμές εργαλείων δίνετε οδηγίες στο Word σχετικά με το τι θέλετε να κάνετε. Η γραμμή εργαλείων μπορεί να περιέχει κουμπιά με εικόνες (τις ίδιες εικόνες που βλέπετε δίπλα στην αντίστοιχη εντολή μενού), μενού ή συνδυασμό και των δύο. Το Word περιέχει πολλές ενσωματωμένες γραμμές εργαλείων που μπορείτε να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε, ανάλογα με τις ανάγκες σας. Οι ενσωματωμένες γραμμές εργαλείων Βασική και Μορφοποίηση είναι, από προεπιλογή, σταθεροποιημένες δίπλα-δίπλα, κάτω από τη γραμμή μενού, όπως φαίνεται πιο πάνω στην βασική οθόνη του WORD. 1.4 Μενού επιλογών Με τα μενού, όπως και με τις γραμμές εργαλείων, δίνετε οδηγίες στο Word σχετικά με το τι θέλετε να κάνετε. Ένα μενού εμφανίζει μια λίστα εντολών. Δίπλα σε ορισμένες εντολές βρίσκονται εικόνες ώστε να μπορείτε γρήγορα να συνδυάσετε την εικόνα με την εντολή. Τα περισσότερα μενού βρίσκονται στη γραμμή μενού, στο επάνω μέρος του παραθύρου του Word. Τα μενού συντόμευσης είναι διαθέσιμα, όταν κάνετε δεξιό κλικ σε κείμενο, αντικείμενα ή άλλα στοιχεία. 1.5 Χάρακας Ο χάρακας είναι πολύ χρήσιμο εργαλείο για την σωστή μορφοποίηση ενός κειμένου. Αν δεν είναι ενεργοποιημένος, επιλέξτε από το μενού Προβολή την εντολή Χάρακας. Περιθώρια Σελίδας της Αριστερό όριο παραγράφου Παραγράφου Θέση της πρώτης Δεξί όριο γραμμής της παραγράφου Μετακινεί ταυτόχρονα και Το αριστερό όριο και την πρώτη Όριο σελίδας Παράδειγμα κειμένου Γραμμή

6 1.6 Γραμμή κατάστασης Είναι η περιοχή στο κάτω μέρος της οθόνης που μας δείχνει χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με την θέση του δρομέα στην οθόνη, την γλώσσα, τα λάθη στο κείμενο κ.λ.π. 2. Πληκτρολόγηση στο Microsoft Word 2.1 Τρόπος γραφής Μπορείτε να ξεκινήσετε την πληκτρολόγηση σε ένα κενό παράθυρο εγγράφου. Το παλλόμενο σημείο εισαγωγής (Δρομέας), δείχνει τη θέση όπου θα εμφανιστεί το κείμενο που πληκτρολογείτε. Πατήστε ALT+SHIFT για να επιλέξετε την γλώσσα (Ελληνικά ή Αγγλικά) και αρχίστε την πληκτρολόγηση του κειμένου σας. Επιλέξτε την γραμματοσειρά και το μέγεθος των χαρακτήρων από την γραμμή εργαλείων Μορφοποίησης.

7 Επίσης από την γραμμή εργαλείων Μορφοποίησης επιλέξτε κάποιες ιδιότητες των γραμμάτων όπως: Έντονα, Πλάγια,Υπογραμμισμένα και Χρώμα. 2.2 Λειτουργίες πληκτρολογίου Επιλογή κειμένου και γραφικών Πατήστε Για να επεκτείνετε την επιλεγμένη περιοχή SHIFT+ΔΕΞΙΟ ΒΕΛΟΣ Κατά ένα χαρακτήρα προς τα δεξιά SHIFT+ΑΡΙΣΤΕΡΟ ΒΕΛΟΣ Κατά ένα χαρακτήρα προς τα αριστερά CTRL+SHIFT+ ΔΕΞΙΟ ΒΕΛΟΣ Μέχρι το τέλος μιας λέξης CTRL+SHIFT+ ΑΡΙΣΤΕΡΟ ΒΕΛΟΣ Μέχρι την αρχή μιας λέξης SHIFT+END Μέχρι το τέλος μιας γραμμής SHIFT+HOME Μέχρι την αρχή μιας γραμμής SHIFT+ΚΑΤΩ ΒΕΛΟΣ Κατά μία γραμμή προς τα κάτω SHIFT+ΕΠΑΝΩ ΒΕΛΟΣ Κατά μία γραμμή προς τα επάνω CTRL+SHIFT+ ΚΑΤΩ ΒΕΛΟΣ Μέχρι το τέλος μιας παραγράφου CTRL+SHIFT+ ΕΠΑΝΩ ΒΕΛΟΣ Μέχρι την αρχή μιας παραγράφου SHIFT+PAGE DOWN Κατά μία οθόνη προς τα κάτω SHIFT+PAGE UP Κατά μία οθόνη προς τα επάνω CTRL+SHIFT+HOME Μέχρι την αρχή ενός εγγράφου CTRL+SHIFT+END Μέχρι το τέλος ενός εγγράφου ALT+CTRL+SHIFT+PAGE DOWN Μέχρι το τέλος ενός παραθύρου CTRL+A Ώστε να συμπεριλαμβάνει ολόκληρο το έγγραφο CTRL+SHIFT+F8 και στη συνέχεια χρησιμοποιήστε τα Σε κατακόρυφο τμήμα κειμένου πλήκτρα βέλους. Πατήστε το πλήκτρο ESC, για να ακυρώσετε την κατάσταση επιλογής F8+πλήκτρα βέλους Πατήστε το πλήκτρο ESC, για να Σε μια συγκεκριμένη θέση σε ένα έγγραφο ακυρώσετε την κατάσταση επιλογής 3. Διόρθωση λαθών κατά την πληκτρολόγηση Πιέστε τα πλήκτρα BACKSPACE CTRL+BACKSPACE DELETE CTRL+DELETE CTRL+X CTRL+Z Για να Διαγράψετε ένα χαρακτήρα προς τα αριστερά Διαγράψετε μια λέξη προς τα αριστερά Διαγράψετε ένα χαρακτήρα προς τα δεξιά Διαγράψετε μια λέξη προς τα δεξιά Αποκόψετε επιλεγμένο κείμενο στο Πρόχειρο Αναιρέσετε την τελευταία ενέργεια

8 4. Κίνηση Δρομέα στο κείμενο Πιέστε τα πλήκτρα ΠΟΝΤΙΚΙ ΑΡΙΣΤΕΡΟ ΒΕΛΟΣ ΔΕΞΙΟ ΒΕΛΟΣ CTRL+ ΑΡΙΣΤΕΡΟ ΒΕΛΟΣ CTRL+ ΔΕΞΙΟ ΒΕΛΟΣ CTRL+ΕΠΑΝΩ ΒΕΛΟΣ CTRL+ΚΑΤΩ ΒΕΛΟΣ SHIFT+TAB TAB ΕΠΑΝΩ ΒΕΛΟΣ ΚΑΤΩ ΒΕΛΟΣ END HOME ALT+CTRL+PAGE UP ALT+CTRL+PAGE DOWN PAGE UP PAGE DOWN CTRL+PAGE DOWN CTRL+PAGE UP CTRL+END CTRL+HOME SHIFT+F5 SHIFT+F5 Για να μετακινηθείτε Κλικ στο σημείο που θέλουμε να τον τοποθετήσουμε Κατά ένα χαρακτήρα προς τα αριστερά Κατά ένα χαρακτήρα προς τα δεξιά Κατά μία λέξη προς τα αριστερά Κατά μία λέξη προς τα δεξιά Κατά μία παράγραφο προς τα επάνω Κατά μία παράγραφο προς τα κάτω Κατά ένα κελί προς τα αριστερά (σε πίνακα) Κατά ένα κελί προς τα δεξιά (σε πίνακα) Κατά μία γραμμή προς τα επάνω Κατά μία γραμμή προς τα κάτω Στο τέλος μιας γραμμής Στην αρχή μιας γραμμής Στην αρχή του παραθύρου Στο τέλος του παραθύρου Κατά μία οθόνη προς τα επάνω (κύλιση) Κατά μία οθόνη προς τα κάτω (κύλιση) Στην αρχή της επόμενης σελίδας Στην αρχή της προηγούμενης σελίδας Στο τέλος ενός εγγράφου Στην αρχή ενός εγγράφου Σε προηγούμενη αναθεώρηση Στη θέση όπου βρισκόταν το σημείο παρεμβολής την τελευταία φορά που έκλεισε το έγγραφο 5. Διόρθωση ορθογραφικών λαθών(χωρίς χρήση του spelling) Από προεπιλογή, το Microsoft Word ελέγχει την ορθογραφία και τη γραμματική. Oι λανθασμένες λέξεις υπογραμμίζονται με κόκκινο. Με δεξί κλικ στην υπογραμμισμένη λανθασμένη λέξη, εμφανίζεται μια λίστα με τις προτεινόμενες αλλαγές: Επιλέγουμε την σωστή ορθογραφία της λέξης αν αυτή υπάρχει. Επιλέγουμε Ignore (παράβλεψη) αν οι επιλογές που μας δίνει δεν ταιριάζουν στην λέξη. Επιλέγουμε Ignore All (παράβλεψη όλων) αν δεν θέλουμε να μας δείχνει ότι η συγκεκριμένη λέξη είναι λάθος. Επιλέγουμε ADD (Πρόσθεση) αν η λέξη είναι σωστή αλλά η εφαρμογή δεν την γνωρίζει. 6. Εμφάνιση ειδικών χαρακτήρων 1. Κάντε κλικ στο σημείο όπου θέλετε να εισαγάγετε το χαρακτήρα. 2. Από το μενού Εισαγωγή, κάντε κλικ στην εντολή Σύμβολο και έπειτα κάντε κλικ στην καρτέλα Ειδικοί Χαρακτήρες. 3. Κάντε διπλό κλικ στο χαρακτήρα που θέλετε να εισαγάγετε.

9 7. Διαδικασία αναίρεσης 1. Στη Βασική γραμμή εργαλείων, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Αναίρεση. Το Word εμφανίζει μια λίστα με τις πιο πρόσφατες ενέργειες που μπορείτε να αναιρέσετε. 2. Κάντε κλικ στην ενέργεια που θέλετε να αναιρέσετε. Εάν δεν τη δείτε, προχωρήστε τη λίστα. Όταν αναιρείτε μια ενέργεια, αναιρείτε και όλες τις ενέργειες που βρίσκονται επάνω από αυτήν στη λίστα. Συμβουλή Εάν αργότερα αποφασίσετε ότι δεν θέλατε να αναιρέσετε μια ενέργεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ακύρωση αναίρεσης στη Βασική γραμμή εργαλείων. 8. Εισαγωγή ημερομηνιών 1. Κάντε κλικ στο σημείο όπου θέλετε να εισαγάγετε την ημερομηνία ή την ώρα. 2. Από το μενού Εισαγωγή, κάντε κλικ στην εντολή Ημερομηνία και ώρα. 9. Δημιουργία εγγράφου 1. Στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Δημιουργία. 2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Γενικά και στη συνέχεια κάντε κλικ στο εικονίδιο Κενό έγγραφο. Συμβουλή Για να δημιουργήσετε γρήγορα ένα νέο έγγραφο βασισμένο στο προεπιλεγμένο πρότυπο, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία κενού εγγράφου στη Βασική γραμμή εργαλείων. 10. Αποθήκευση εγγράφου 1. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη Βασική γραμμή εργαλείων. 2. Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το έγγραφο σε διαφορετικό φάκελο, πρέπει να εντοπίσετε και να ανοίξετε το φάκελο. 3. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το έγγραφο. 4. Κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση.

10 11. Κλείσιμο εγγράφου Στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Κλείσιμο. Για να κλείσετε όλα τα ανοιχτά έγγραφα, χωρίς να βγείτε από το πρόγραμμα, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT και κάντε κλικ στην εντολή Κλείσιμο όλων στο μενού Αρχείο.

11 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 Έγγραφα στο WORD

12 1. Άνοιγμα εγγράφου στο σκληρό δίσκο ή σε δίκτυο 1. Στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Άνοιγμα και επιλέξτε ένα έγγραφο (π.χ. Αυτό που αποθηκεύσατε στο 1 ο Κεφάλαιο) από τον φάκελο «Τα έγγραφά μου». ή 2. Κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα στην Βασική γραμμή εργαλείων και επιλέξτε ένα έγγραφο από τον φάκελο «Τα έγγραφά μου». 3. Εάν θέλετε να ανοίξετε ένα έγγραφο που έχει αποθηκευτεί σε διαφορετικό φάκελο, πρέπει να εντοπίσετε και να ανοίξετε το φάκελο. 4. Κάντε διπλό κλικ στο έγγραφο που θέλετε να ανοίξετε. 2. Αποθήκευση εγγράφου 2.1 Αποθήκευση με άλλο όνομα / νέο κατάλογο 1. Στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση ως. 2. Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το έγγραφο σε διαφορετικό φάκελο, πρέπει να εντοπίσετε και να ανοίξετε το φάκελο. 3. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα και μια νέα επέκταση για το έγγραφο. 4. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. 2.2 Αποθήκευση ως έγγραφο HTML 1. Στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση ως ιστοσελίδας. 2. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το έγγραφο. 3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. 3. Διαμόρφωση σελίδας (περιθώρια / προσανατολισμός) 1. Στο μενού προβολή κάντε κλικ στην εντολή Διάταξη εκτύπωσης. 2. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σε ένα όριο περιθωρίου, στον οριζόντιο χάρακα ή στον κάθετο χάρακα. Όταν ο δείκτης του ποντικιού μετατραπεί σε διπλό βέλος, σύρετε το όριο του περιθωρίου.

13 3. Για να ορίσετε τις ακριβείς τιμές των περιθωρίων, κρατήστε πατημένο το ALT καθώς σύρετε το περίγραμμα του περιθωρίου. Ο χάρακας προβάλλει τις διαστάσεις των περιθωρίων. Εάν προτιμάτε να πληκτρολογήσετε τις διαστάσεις, κάντε κλικ στο παράθυρο διαλόγου Διαμόρφωση σελίδας στο μενού Αρχείο, και στη συνέχεια κάντε κλικ στην καρτέλα Περιθώρια. 4. Προεπισκόπηση Εγγράφου 1. Για να εμφανίσετε κάθε σελίδα όπως θα είναι όταν εκτυπωθεί, κάντε κλικ στο κουμπί Προεπισκόπηση εκτύπωσης στην Βασική γραμμή εργαλείων. 2. Για να τερματίσετε την προεπισκόπηση εκτύπωσης και να επιστρέψετε στην προηγούμενη προβολή του εγγράφου, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο. Σημείωση: Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε το κείμενο κατά την προβολή εκτύπωσης. 5. Προβολή Εγγράφου 5.1 Κανονική: κάντε κλικ στην εντολή Κανονική στο μενού Προβολή. Η Προβολή αυτή εμφανίζει τη μορφοποίηση του κειμένου αλλά απλοποιεί τη διάταξη της σελίδας για να επιταχύνει την πληκτρολόγηση και την επεξεργασία. Τα όρια της σελίδας, οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα, το φόντο, τα αντικείμενα σχεδίασης και οι εικόνες που δεν έχουν το στυλ Σε ευθυγράμμιση με το κείμενο, δεν εμφανίζονται. 5.2 Διάταξη WEB: κάντε κλικ στην εντολή Διάταξη Web στο μενού Προβολή. Εργαστείτε στην προβολή διάταξης Web όταν δημιουργείτε μια ιστοσελίδα ή ένα έγγραφο που θα προβληθεί στην οθόνη. Στην προβολή διάταξης Web, μπορείτε να δείτε το φόντο, το κείμενο αναδιπλώνεται για να χωρέσει στο παράθυρο και τα γραφικά είναι τοποθετημένα όπως θα εμφανιστούν σε ένα πρόγραμμα περιήγησης στο Web. 5.3 Διάταξη Εκτύπωσης: κάντε κλικ στην εντολή Διάταξη εκτύπωσης στο μενού Προβολή. Εργαστείτε στην προβολή διάταξης εκτύπωσης για να δείτε πώς θα τοποθετηθούν στη σελίδα το κείμενο, τα γραφικά και τα άλλα στοιχεία. Αυτή η προβολή είναι χρήσιμη για την επεξεργασία κεφαλίδων και υποσέλιδων, τη ρύθμιση περιθωρίων και την εργασία με στήλες και αντικείμενα σχεδίασης. 5.4 Διάρθρωση: κάντε κλικ στην εντολή Διάρθρωση στο μενού Προβολή: 1. Πληκτρολογήστε τις επικεφαλίδες και πιέστε το πλήκτρο ENTER. Το Word μορφοποιεί τις επικεφαλίδες με το ενσωματωμένο στυλ επικεφαλίδας "Επικεφαλίδα 1".

14 2. Για την αντιστοίχηση μιας επικεφαλίδας σε διαφορετικό επίπεδο και την εφαρμογή του αντίστοιχου στυλ επικεφαλίδας, σύρετε το σύμβολο διάρθρωσης επικεφαλίδας ή. Για να υποβιβάσετε μια επικεφαλίδα σε χαμηλότερο επίπεδο, σύρετε το δεξιό σύμβολο. Για να προβιβάσετε μια επικεφαλίδα σε υψηλότερο επίπεδο, σύρετε το αριστερό σύμβολο. Για να μετακινήσετε μια επικεφαλίδα σε διαφορετική θέση, σύρετε το σύμβολο προς τα επάνω ή κάτω. (Το δευτερεύον κείμενο κάτω από την επικεφαλίδα μετακινείται μαζί της.) 3. Όταν μείνετε ικανοποιημένοι από την οργάνωση του εγγράφου, μεταβείτε σε κανονική προβολή ή προβολή διάταξης εκτύπωσης, προκειμένου να προσθέσετε το λεπτομερές σώμα κειμένου και γραφικά. 5.5 Χάρτης εγγράφου: κάντε κλικ στην εντολή Χάρτης εγγράφου στο μενού Προβολή. Ο Χάρτης εγγράφου είναι ένα επιμέρους τμήμα παραθύρου το οποίο εμφανίζει μια λίστα με τις επικεφαλίδες του εγγράφου. Χρησιμοποιήστε τον Χάρτη εγγράφου για να περιηγηθείτε γρήγορα μέσα στο έγγραφο και να γνωρίζετε τη θέση που βρίσκεστε μέσα σε αυτό. Όταν κάνετε κλικ σε μια επικεφαλίδα στο Χάρτη εγγράφου, το Word μεταπηδά στην αντίστοιχη επικεφαλίδα του εγγράφου, την εμφανίζει στο επάνω μέρος του παραθύρου και επισημαίνει την επικεφαλίδα στο Χάρτη εγγράφου. 5.6 Ζουμ (Ποσοστό %): κάντε κλικ στην εντολή Ζουμ στο μενού Προβολή. Μπορείτε επίσης να κάνετε "μεγέθυνση", για να έχετε μια κοντινή προβολή του εγγράφου, ή "σμίκρυνση", για να δείτε μεγαλύτερο τμήμα της σελίδας σε μικρότερο μέγεθος. 1. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο πλαίσιο Ζουμ. 2. Κάντε κλικ στη ρύθμιση Ζουμ που θέλετε. 5.7 Κεφαλίδες / υποσέλιδα: 1. Από το μενού Προβολή, κάντε κλικ στην εντολή Κεφαλίδες και υποσέλιδα. 2. Για να δημιουργήσετε μια κεφαλίδα, εισαγάγετε το κείμενο ή τα γραφικά στην περιοχή για την κεφαλίδα. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ σε ένα κουμπί στη γραμμή εργαλείων Κεφαλίδες και υποσέλιδα (π.χ αριθμού σελίδας, ημερομηνίας, ώρας κ.λ.π).

15 3. Για να δημιουργήσετε ένα υποσέλιδο, κάντε κλικ στο Εναλλαγή μεταξύ κεφαλίδας και υποσέλιδου για να περάσετε στην περιοχή του υποσέλιδου. Στη συνέχεια, επαναλάβετε το βήμα Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο. 6. Εκτύπωση εγγράφου Μπορείτε να εκτυπώσετε το ενεργό έγγραφο, κάνοντας κλικ στο κουμπί Εκτύπωση στην Βασική γραμμή εργαλείων. Για να εκτυπώσετε κάθε σελίδα, όπως θα είναι όταν εκτυπωθεί, κάντε κλικ στο κουμπί Προεπισκόπηση εκτύπωσης στην Βασική γραμμή εργαλείων. 7. Δημιουργία κεφαλίδας ή υποσέλιδου 1. Από το μενού Προβολή, κάντε κλικ στην εντολή Κεφαλίδες και υποσέλιδα. 2. Για να δημιουργήσετε μια κεφαλίδα, εισαγάγετε το κείμενο ή τα γραφικά στην περιοχή για την κεφαλίδα. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ σε ένα κουμπί στη γραμμή εργαλείων Κεφαλίδες και υποσέλιδα. Εισαγωγή αριθμού σελίδας - Εισαγωγή ημερομηνίας - Εισαγωγή ώρας 3. Για να δημιουργήσετε ένα υποσέλιδο, κάντε κλικ στο Εναλλαγή μεταξύ κεφαλίδας και υποσέλιδου για να περάσετε στην περιοχή του υποσέλιδου. Στη συνέχεια, επαναλάβετε το βήμα Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

16 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Μορφή Εγγράφου στο WORD

17 3. Στοίχιση κειμένου 3.1 Χρήση κουμπιών στοίχισης Για την στοίχιση των παραγράφων ενός κειμένου, υπάρχουν τέσσερα εικονίδια στην Γραμμή Εργαλείων Μορφοποίησης: Αριστερή Στοίχιση Στοίχιση στο κέντρο Δεξιά Στοίχιση Πλήρης Στοίχιση 3.2 Χρήση κουμπιών εσοχής Οι εσοχές καθορίζουν την απόσταση της παραγράφου από το αριστερό ή από το δεξιό περιθώριο. Μέσα στα περιθώρια, μπορείτε να αυξήσετε ή να μειώσετε τις εσοχές μιας παραγράφου ή μιας ομάδας παραγράφων, χρησιμοποιώντας τα κουμπιά Αύξηση εσοχής και Μείωση εσοχής στη γραμμή εργαλείων Μορφοποίηση. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια αρνητική εσοχή (γνωστή επίσης ως προεξοχή), η οποία μετακινεί την παράγραφο προς το αριστερό περιθώριο. 4. Μορφή γραμματοσειράς 1. Επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να τροποποιήσετε. 2. Στη γραμμή εργαλείων Μορφοποίηση, κάντε κλικ σε ένα όνομα γραμματοσειράς στο πλαίσιο 3. Μορφή παραγράφου 3.1 Τι είναι η παράγραφος;

18 Στο Microsoft Word, η παράγραφος είναι μια χωριστή μονάδα πληροφοριών, η οποία έχει τα δικά της χαρακτηριστικά μορφοποίησης, όπως στοίχιση, απόσταση και στυλ. Η παράγραφος ακολουθείται πάντα από ένα σημάδι παραγράφου. Ο τρόπος μορφοποίησης των παραγράφων ενός εγγράφου εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε το έγγραφο και από την εμφάνιση που θέλετε να έχει. Συχνά, θα εφαρμόσετε διαφορετική μορφοποίηση σε παραγράφους του ίδιου εγγράφου. Για παράδειγμα, αν γράφετε μια εργασία εξαμήνου, μπορεί να δημιουργήσετε μια σελίδα τίτλων, η οποία να περιέχει έναν τίτλο με στοίχιση στο κέντρο σε μία ξεχωριστή παράγραφο, και το όνομά σας και την ημερομηνία με δεξιά στοίχιση στο κάτω μέρος της σελίδας ως ξεχωριστές παραγράφους. Οι παράγραφοι του κύριου κειμένου της εργασίας μπορεί να έχουν αριστερή στοίχιση και διπλό διάστιχο. Η εργασία σας μπορεί επίσης να περιέχει κεφαλίδες, υποσέλιδα, υποσημειώσεις ή σημειώσεις τέλους, με μορφοποίηση μεμονωμένων παραγράφων. 3.2 Σε τι χρησιμεύει το σημάδι παραγράφου; Όταν ανοίγετε ένα νέο, κενό έγγραφο και κάνετε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση/απόκρυψη στη Βασική γραμμή εργαλείων, εμφανίζεται το σημείο παρεμβολής και μετά το σημάδι παραγράφου σημάδι παραγράφου περιέχει όλη τη μορφοποίηση της πρώτης αυτής παραγράφου.. Το Μπορείτε να αλλάξετε τη μορφοποίηση της παραγράφου, είτε επιλέγοντας το σημάδι παραγράφου και ορίζοντας τα χαρακτηριστικά μορφοποίησης πριν να ξεκινήσετε την πληκτρολόγηση είτε πληκτρολογώντας το κείμενό σας, επιλέγοντάς το μαζί με το σημάδι παραγράφου και κατόπιν αλλάζοντας τη μορφοποίηση του κειμένου. Όταν πιέζετε το πλήκτρο ENTER για να τελειώσετε μια παράγραφο και να ξεκινήσετε μια άλλη, η νέα παράγραφος που δημιουργείται έχει τα ίδια χαρακτηριστικά με την προηγούμενη. Για παράδειγμα, για να εφαρμόσετε αριστερή στοίχιση και διπλό διάστιχο σε όλες τις παραγράφους του κύριου κειμένου της εργασίας εξαμήνου, χρειάζεται μόνο να ορίσετε τα χαρακτηριστικά αυτά για την πρώτη παράγραφο. Πιέζοντας το πλήκτρο ENTER, η μορφοποίηση μεταφέρεται και στην επόμενη παράγραφο. Μπορείτε να αποκρύψετε ή να εμφανίσετε τα σημάδια παραγράφου και άλλα σημάδια μορφοποίησης, κάνοντας κλικ στο κουμπί Εμφάνιση/απόκρυψη. Η εμφάνιση των σημαδιών παραγράφου σας βοηθά να βλέπετε που τελειώνει κάθε παράγραφος και διευκολύνει την επιλογή των χαρακτηριστικών μορφοποίησης που θέλετε να αλλάξετε. 3.3 Εσοχές 1. Επιλέξτε την παράγραφο στην οποία θέλετε να θέσετε εσοχή.

19 2. Εάν ο οριζόντιος χάρακας δεν είναι ορατός, κάντε κλικ στην εντολή Χάρακας από το μενού Προβολή. 3. Στον οριζόντιο χάρακα, σύρετε το δείκτη Εσοχή πρώτης γραμμής στη θέση που θέλετε να αρχίζει το κείμενο. 3.4 Αύξηση αριστερής εσοχής μιας ολόκληρης παραγράφου 1. Επιλέξτε την παράγραφο που θέλετε να αλλάξετε. 2. Στη γραμμή εργαλείων Μορφοποίηση, κάντε κλικ στο κουμπί Αύξηση εσοχής. Το Microsoft Word αυξάνει την εσοχή κατά ένα στηλοθέτη. Εάν θέλετε να αλλάξετε τη θέση της εσοχής, μπορείτε πρώτα να ορίσετε διαφορετικό στηλοθέτη. 3.5 Εξοχές Συμβουλή Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τη δεξιά εσοχή μιας παραγράφου. Εάν δεν εμφανίζεται ο οριζόντιος χάρακας, κάντε κλικ στην επιλογή Χάρακας από το μενού Προβολή. Κατόπιν, σύρετε το σημάδι Δεξιάς εσοχής στη θέση όπου θέλετε να αρχίζει η δεξιά εσοχή. 1. Επιλέξτε την παράγραφο, στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε μια προεξοχή πρώτης γραμμής. 2. Εάν δεν εμφανίζεται ο οριζόντιος χάρακας, κάντε κλικ στην επιλογή Χάρακας από το μενού Προβολή. 4. Στον οριζόντιο χάρακα, σύρετε το σημάδι Προεξοχή πρώτης γραμμής στη θέση που θέλετε να αρχίζει η προεξοχή. 3.6 Διάστιχο Το διάστιχο καθορίζει την κατακόρυφη απόσταση μεταξύ των γραμμών ενός κειμένου. Η προεπιλογή του Microsoft Word είναι η χρήση μονού διάστιχου. Το διάστιχο που θα επιλέξετε, θα επηρεάσει τις γραμμές του κειμένου της επιλεγμένης παραγράφου ή της παραγράφου στην οποία βρίσκεται το σημείο παρεμβολής. Το διάστιχο ορίζεται στην καρτέλα Εσοχές και διαστήματα (μενού Μορφή, εντολή Παράγραφος). 1. Επιλέξτε τις παραγράφους, στις οποίες θέλετε να αλλάξετε το διάστιχο γραμμών ή παραγράφων. 2. Κάντε κλικ στην εντολή Παράγραφος στο μενού Μορφή και μετά κάντε κλικ στην καρτέλα Εσοχές και διαστήματα. 3. Κάτω από την ένδειξη Διάστημα, κάντε ένα από τα εξής: Για να αλλάξετε το διάστιχο γραμμών, κάντε τις επιλογές που θέλετε στο πλαίσιο Διάστιχο.

20 Για να προσθέσετε διάστημα πριν ή μετά από κάθε παράγραφο, πληκτρολογήστε το διάστημα που θέλετε στο πλαίσιο Πριν ή Μετά. Διάστιχο Αποτέλεσμα Μονό Χωρά το μεγαλύτερο χαρακτήρα αυτής της γραμμής, συν ένα μικρό ποσό επιπλέον χώρου. Το ποσό του επιπλέον χώρου ποικίλλει, ανάλογα με τους χρησιμοποιούμενη γραμματοσειρά. 1.5 γραμμή Ίσο με μιάμιση φορά το μονό διάστιχο. Για παράδειγμα, αν ένα κείμενο 10 στιγμών έχει διάστιχο 1,5 γραμμής, το διάστιχο θα είναι, κατά προσέγγιση, 15 στιγμές. Διπλό Ίσο με δύο φορές το μονό διάστιχο. Για παράδειγμα, αν ένα κείμενο 10 στιγμών έχει διπλό διάστιχο, το διάστιχο θα είναι, κατά προσέγγιση, 20 στιγμές. Τουλάχιστον Το ελάχιστο διάστιχο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί από το Microsoft Word, ώστε να χωράνε οι μεγαλύτεροι χαρακτήρες ή γραφικά, τα οποία διαφορετικά δεν θα χωρούσαν στο καθορισμένο διάστιχο. Ακριβώς Σταθερό διάστιχο, το οποίο δεν αλλάζει από το Word. Αυτή η επιλογή εξομαλύνει τα διάστιχα όλων των γραμμών. Πολλαπλό Διάστιχο, το οποίο αυξομειώνεται βάσει ενός ποσοστού που καθορίζετε εσείς. Για παράδειγμα, αν ορίσετε ως διάστιχο στο 1.2, θα αυξηθεί το διάστιχο κατά 20 τοις εκατό, ενώ αν ορίσετε ως διάστιχο ένα πολλαπλάσιο του 0.8, θα μειωθεί κατά 20 τοις εκατό. Ένα διάστιχο που έχει οριστεί στο 2 αντιστοιχεί με το Διπλό διάστιχο. Στο πλαίσιο Σε, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε το διάστιχο που θέλετε. Η προεπιλογή είναι τρεις γραμμές. Σε Εδώ ορίζετε το μέγεθος του διάστιχου, το οποίο εσείς επιλέγετε. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη, μόνο αν κάνετε κλικ στις επιλογές Τουλάχιστον, Ακριβώς ή Πολλαπλό στο πλαίσιο Διάστιχο. 3.7 Δημιουργία νέου στυλ παραγράφου Ο ταχύτερος τρόπος για τη δημιουργία ενός νέου στυλ παραγράφου είναι να μορφοποιήσετε μία παράγραφο, να την επιλέξετε και μετά να βασίσετε το νέο στυλ στη μορφοποίηση και τις άλλες ιδιότητες που έχετε εφαρμόσει στο επιλεγμένο κείμενο. 1. Επιλέξτε το κείμενο του οποίου τη μορφοποίηση επιθυμείτε να χρησιμοποιήσετε στο στυλ σας. 2. Στη γραμμή εργαλείων Μορφοποίηση, κάντε κλικ μέσα στο πλαίσιο Στυλ. 3. Πληκτρολογήστε επάνω στο υπάρχον όνομα στυλ για να δημιουργήσετε το όνομα του νέου στυλ. 4. Πιέστε το πλήκτρο ENTER. 3.8 Χρήση του TAB 1. Κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές στο μενού Εργαλεία και στη συνέχεια κάντε κλικ στην καρτέλα Επεξεργασία.

21 2. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ορισμός αριστερής εσοχής με χρήση των πλήκτρων TAB και backspace. 3. Στην παράγραφο που θέλετε να αλλάξετε, κάντε ένα από τα εξής: Για να δημιουργήσετε εσοχή στην πρώτη γραμμή μιας παραγράφου, κάντε κλικ μπροστά από τη γραμμή. Για να δημιουργήσετε εσοχή σε ολόκληρη παράγραφο, κάντε κλικ μπροστά από οποιαδήποτε γραμμή εκτός από την πρώτη γραμμή. 4. Πιέστε το πλήκτρο TAB. Σημείωση Για να καταργήσετε την εσοχή, πιέστε το πλήκτρο BACKSPACE, πριν να μετακινήσετε το σημείο παρεμβολής. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί Αναίρεση από το μενού Επεξεργασία. 4. Τρόποι μετακίνησης ή αντιγραφής στοιχείων 4.1 Μετακίνηση ή αντιγραφή στοιχείου σε μικρή απόσταση 1. Ενεργοποίηση επεξεργασίας μεταφοράς και απόθεσης: Από το μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές και έπειτα κάντε κλικ στην καρτέλα Επεξεργασία. Επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Επεξεργασία κειμένου με μεταφορά και απόθεση. 2. Επιλέξτε το στοιχείο που θέλετε να μετακινήσετε ή να αντιγράψετε. 3. Εκτελέστε μία από τις παρακάτω ενέργειες: o o Για να μετακινήσετε το στοιχείο, σύρετέ το στη θέση που θέλετε. Για να αντιγράψετε το στοιχείο, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL καθώς το σύρετε. Σημείωση Μπορείτε επίσης να μετακινήσετε ή να αντιγράψετε στοιχεία κρατώντας πατημένο το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού και σύροντας το επιλεγμένο στοιχείο. Όταν αφήσετε το πλήκτρο του ποντικιού, εμφανίζεται ένα μενού συντόμευσης με τις διαθέσιμες επιλογές για τη μετακίνηση και την αντιγραφή.

22 4.2 Μετακίνηση ή αντιγραφή στοιχείου σε μεγάλη απόσταση ή σε άλλο έγγραφο 1. Επιλέξτε το στοιχείο που θέλετε να μετακινήσετε ή να αντιγράψετε. 2. Εκτελέστε μία από τις παρακάτω ενέργειες: o Για να μετακινήσετε το στοιχείο, κάντε κλικ στο κουμπί Αποκοπή στη Βασική γραμμή εργαλείων. o Για να αντιγράψετε το στοιχείο, κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή στη Βασική γραμμή εργαλείων. 3. Εάν θέλετε να μετακινήσετε ή να αντιγράψετε το στοιχείο σε άλλο έγγραφο, περάστε στο έγγραφο. 4. Κάντε κλικ στη θέση όπου θέλετε να εμφανίζεται το στοιχείο. 5. Κάντε κλικ στην εντολή Επικόλληση στη Βασική γραμμή εργαλείων. 4.3 Συλλογή και επικόλληση πολλών στοιχείων 1. Σε ένα πρόγραμμα του Microsoft Office, εμφανίστε τη γραμμή εργαλείων Πρόχειρο. 2. Εάν το στοιχείο που θέλετε βρίσκετε σε άλλο πρόγραμμα, περάστε σε αυτό το πρόγραμμα. 3. Επιλέξτε ένα στοιχείο που θέλετε να αντιγράψετε. 4. Εκτελέστε μία από τις ακόλουθες ενέργειες: o Στη γραμμή εργαλείων Πρόχειρο, κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή. o Εάν η γραμμή εργαλείων Πρόχειρο δεν είναι διαθέσιμη στην προβολή ή το πρόγραμμά σας, κάντε κλικ στην εντολή Αντιγραφή από το μενού Επεξεργασία. 5. Επαναλάβετε τα βήματα 2 έως 4 μέχρι να αντιγράψετε όλα τα στοιχεία (μέχρι 12) που θέλετε. 6. Σε ένα πρόγραμμα του Office, κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να επικολλήσετε τα στοιχεία. 7. Εκτελέστε μία από τις ακόλουθες ενέργειες: o o Εάν θέλετε να επικολλήσετε όλα τα στοιχεία, κάντε κλικ στο κουμπί Επικόλληση όλων της γραμμής εργαλείων Πρόχειρο. Εάν δεν θέλετε να επικολλήσετε όλα τα στοιχεία, ή το κουμπί Επικόλληση όλων δεν είναι διαθέσιμο, μπορείτε να επικολλήσετε συγκεκριμένα στοιχεία.

23 5. Εισαγωγή Συμβόλων 1. Κάντε κλικ στο σημείο όπου θέλετε να εισαγάγετε το σύμβολο. 2. Από το μενού Εισαγωγή, κάντε κλικ στην εντολή Σύμβολο και έπειτα κάντε κλικ στην καρτέλα Σύμβολα. 3. Στο πλαίσιο Γραμματοσειρά, κάντε κλικ στη γραμματοσειρά που θέλετε. 4. Εάν θέλετε να δείτε το σύμβολο σε μεγέθυνση, κάντε κλικ επάνω του. 5. Κάντε διπλό κλικ στο σύμβολο που θέλετε να εισαγάγετε. Συμβουλή Εάν χρησιμοποιείτε μια εκτεταμένη γραμματοσειρά, όπως είναι η Arial ή η Times New Roman, θα εμφανιστεί η λίστα Υποσύνολο. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη λίστα, για να επιλέξετε από ένα εκτεταμένο σύνολο διεθνών χαρακτήρων, στους οποίους περιλαμβάνονται οι Σκανδιναβικοί και οι Ρωσικοί (Κυριλλικοί), αν είναι διαθέσιμοι. 6. Εισαγωγή αλλαγής σελίδας Όταν συμπληρώνετε μια σελίδα με κείμενο ή γραφικά, το Microsoft Word εισάγει αυτόματα μια αλλαγή σελίδας και ξεκινά μια νέα σελίδα. Για να επιβάλλετε μια αλλαγή σελίδας σε ένα συγκεκριμένο σημείο, μπορείτε να προσθέσετε μια μη αυτόματη αλλαγή σελίδας. Ωστόσο, εάν εισάγετε μη αυτόματες αλλαγές σελίδας, ίσως χρειαστεί συχνά να τροποποιείτε τις αλλαγές σελίδας καθώς επεξεργάζεστε το έγγραφο. Ίσως είναι καλύτερο λοιπόν, να ορίσετε επιλογές σελιδοποίησης για να ελέγξετε τις θέσεις στις οποίες το Word τοποθετεί αυτόματες αλλαγές σελίδας. 6.1 Ορισμός επιλογών σελιδοποίησης για την τοποθέτηση αυτόματων αλλαγών σελίδας Αποφυγή "χηρών" και "ορφανών" γραμμών Μπορείτε να αποφύγετε τις "χήρες" και τις "ορφανές" γραμμές (δηλαδή

24 των γραμμών που εμφανίζονται μόνες τους στο επάνω ή στο κάτω μέρος μιας σελίδας). 1. Επιλέξτε τις παραγράφους, τις οποίες θέλετε να ελέγξετε για την ύπαρξη "χήρας/ορφανής" γραμμής. 2. Κάντε κλικ στην εντολή Παράγραφος στο μενού Μορφή και μετά κάντε κλικ στην καρτέλα Αλλαγή γραμμής και σελίδας. 3. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Έλεγχος χήρας/ορφανής γραμμής. Αποφυγή της εμφάνισης των αλλαγών σελίδας στο μέσο κειμένου ή πίνακα Για παράδειγμα, μπορείτε να αποφύγετε την εμφάνιση μιας αλλαγής σελίδας μέσα σε μια παράγραφο : 1. Επιλέξτε την παράγραφο, της οποίας τις γραμμές θέλετε να διατηρήσετε μαζί. 2. Κάντε κλικ στην εντολή Παράγραφος στο μενού Μορφή και μετά κάντε κλικ στην καρτέλα Αλλαγή γραμμής και σελίδας. 3. Επιλέξτε το πλαίσιο έλεγχου Διατήρηση γραμμών μαζί. ή μέσα σε μια γραμμή πίνακα : 1. Κάντε κλικ στον πίνακα. 2. Στο μενού Πίνακας, κάντε κλικ στην εντολή Ιδιότητες πίνακα και μετά κάντε κλικ στην καρτέλα Γραμμή. 3. Απενεργοποιείστε το πλαίσιο ελέγχου Διακοπή γραμμών σε διαφορετικές σελίδες. Επίσης, μπορείτε να εξασφαλίσετε ότι μια αλλαγή σελίδας δεν βρίσκεται μεταξύ δύο παραγράφων, όπως μιας επικεφαλίδας και της παραγράφου που την ακολουθεί: 1. Επιλέξτε τις παραγράφους που θέλετε να διατηρήσετε μαζί σε μια σελίδα. 2. Κάντε κλικ στην εντολή Παράγραφος στο μενού Μορφή και μετά κάντε κλικ στην καρτέλα Αλλαγή γραμμής και σελίδας. 3. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Διατήρηση με επόμενα. 4. Επιβολή μιας αλλαγής σελίδας πριν από μια συγκεκριμένη παράγραφο Για παράδειγμα, μπορείτε να επιβάλλετε μια αλλαγή σελίδας για να διασφαλίσετε ότι οι τίτλοι των κεφαλαίων ξεκινούν πάντα σε νέα σελίδα. 1. Επιλέξτε την παράγραφο που επιθυμείτε να έπεται της αλλαγής σελίδας.

25 2. Κάντε κλικ στην εντολή Παράγραφος στο μενού Μορφή και μετά κάντε κλικ στην καρτέλα Αλλαγή γραμμής και σελίδας. 3. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αλλαγή σελίδας πριν.

26 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 Διορθώσεις στο WORD

27 1. Εύρεση (Find) 1. Από το μενού Επεξεργασία, κάντε κλικ στην εντολή Εύρεση. 2. Στο πλαίσιο Εύρεση του, πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να αναζητήσετε. 3. Κάντε όποιες άλλες επιλογές θέλετε. 4. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση επομένου. Για να ακυρώσετε μια αναζήτηση που είναι σε εξέλιξη, πατήστε το ESC 3. Αντικατάσταση (Replace) 1. Από το μενού Επεξεργασία, κάντε κλικ στην εντολή Αντικατάσταση. 2. Στο πλαίσιο Εύρεση του, πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να αναζητήσετε. 3. Στο πλαίσιο Αντικατάσταση με, πληκτρολογήστε το κείμενο με το οποίο θα αντικατασταθεί. 5. Κάντε όποιες άλλες επιλογές θέλετε. 4. Κάντε κλικ σε ένα από τα κουμπιά: Εύρεση επομένου, Αντικατάσταση ή Αντικατάσταση όλων. Για να ακυρώσετε μια αναζήτηση που είναι σε εξέλιξη, πατήστε το πλήκτρο ESC. 3. Μετάβαση (GoTo) 1. Στο μενού Επεξεργασία, κάντε κλικ στην εντολή Μετάβαση.

28 2. Στο πλαίσιο Μετάβαση σε: κάντε κλικ στο είδος του στοιχείου. 3. Κάντε ένα από τα εξής: o o Για να μεταβείτε σε ένα συγκεκριμένο στοιχείο, πληκτρολογήστε το όνομα ή τον αριθμό του στοιχείου στο πλαίσιο εισαγωγής και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Μετάβαση. Για να μεταβείτε στο επόμενο ή το προηγούμενο στοιχείο του ίδιου είδους, αφήστε κενό το πλαίσιο εισαγωγής και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο ή Προηγούμενο. 4. Χρήση αυτόματου κειμένου 1. Επιλέξτε το κείμενο ή το γραφικό που θέλετε να αποθηκεύσετε ως καταχώριση αυτόματου κειμένου. Για να αποθηκεύσετε τη μορφοποίηση παραγράφου μαζί με την καταχώριση, συμπεριλάβετε το σημάδι παραγράφου στην επιλογή. 2. Στη γραμμή εργαλείων Αυτόματο Κείμενο, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία. 3. Όταν το Microsoft Word προτείνει ένα όνομα για την καταχώριση αυτόματου κειμένου, αποδεχτείτε το όνομα ή πληκτρολογήστε ένα νέο. Εάν πρόκειται να εισάγετε την καταχώριση χρησιμοποιώντας τη λειτουργία της Αυτόματης Καταχώρησης, βεβαιωθείτε ότι το όνομα περιέχει τουλάχιστον τέσσερις χαρακτήρες επειδή το Word εισάγει μια καταχώριση μόνο αφού έχετε πληκτρολογήσετε τέσσερις χαρακτήρες. Το Word αποθηκεύει την καταχώριση αυτόματου κειμένου για μελλοντική χρήση. 5. Έλεγχος ορθογραφίας και γραμματικής 1. Ενεργοποίηση του αυτόματου ελέγχου ορθογραφίας και γραμματικής: (Από το μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές και έπειτα κάντε κλικ στην καρτέλα Ορθογραφία & γραμματική). Για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τον αυτόματο ορθογραφικό ή γραμματικό έλεγχο, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Ορθογραφικός έλεγχος ή Γραμματικός έλεγχος κατά την πληκτρολόγηση.

29 2. Για να ξεκινήσει ο έλεγχος ορθογραφίας και γραμματικής, απλώς πληκτρολογήστε μέσα στο έγγραφο. Ο ορθογραφικός και γραμματικός έλεγχος χρησιμοποιούν κόκκινες κυματιστές υπογραμμίσεις για να υποδηλώσει πιθανά ορθογραφικά λάθη και πράσινες κυματιστές υπογραμμίσεις για να υποδηλώσει πιθανά γραμματικά λάθη. 3. Εκτελέστε μία από τις παρακάτω ενέργειες: o o Για να επιλέξετε το λάθος που θέλετε να διορθώσετε, κάντε κλικ στο δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στη λέξη με την κυματιστή υπογράμμιση. Για να βρείτε το επόμενο λάθος στο έγγραφο, κάντε κλικ δύο φορές στο εικονίδιο Κατάσταση ορθογραφίας και γραμματικής στη γραμμή κατάστασης. 4. Στο μενού συντόμευσης, εκτελέστε μία από τις παρακάτω ενέργειες: o o o Κάντε κλικ στη διόρθωση ορθογραφίας ή γραμματικής που θέλετε. Εάν διορθώνετε ένα ορθογραφικό λάθος, κάντε κλικ στην εντολή Έλεγχος Ορθογραφίας για να χρησιμοποιήσετε επιπλέον επιλογές ορθογραφικού ελέγχου. Εάν διορθώνετε ένα γραμματικό λάθος, κάντε κλικ στην εντολή Γραμματική για να χρησιμοποιήσετε επιπλέον επιλογές για τον γραμματικό έλεγχο ή κάντε κλικ στην επιλογή Πληροφορίες για αυτήν την πρόταση για λεπτομερή εξήγηση του λάθους. 5. Αναζήτηση λέξεων στο Θησαυρός 1. Επιλέξτε ή πληκτρολογήστε μια λέξη, για την οποία επιθυμείτε να βρείτε συνώνυμα, αντίθετα ή άλλες σχετικές λέξεις. 2. Στο μενού Εργαλεία, τοποθετείστε το δείκτη του ποντικιού στο δευτερεύον μενού Γλώσσα και μετά κάντε κλικ στην εντολή 6. Αυτόματη Διόρθωση AutoCorrect 1. Ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε τις επιλογές της Αυτόματης Διόρθωσης που θέλετε: 1.1 Στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Αυτόματη Διόρθωση. 1.2 Εκτελέστε μία ή περισσότερες από τις παρακάτω ενέργειες:

30 o o o Για να ρυθμίσετε τις επιλογές πεζών και κεφαλαίων γραμμάτων, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή των τεσσάρων πρώτων πλαισίων ελέγχου στο παράθυρο διαλόγου. Για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τις καταχωρήσεις της Αυτόματης Διόρθωσης, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Αντικατάσταση κειμένου κατά την πληκτρολόγηση. Για να ενεργοποιήσετε τις διορθώσεις του ορθογραφικού ελέγχου, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αντικατάσταση κειμένου κατά την πληκτρολόγηση και κατόπιν το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη χρήση προτάσεων από τον ορθογραφικό έλεγχο. Για να απενεργοποιήσετε τις διορθώσεις του ορθογραφικού ελέγχου, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Αυτόματη χρήση προτάσεων από τον ορθογραφικό έλεγχο. 2. Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να διορθώσετε και μετά ένα διάστημα ή άλλο σημείο στίξης. Για παράδειγμα, εάν πληκτρολογήσετε κια και μετά ένα διάστημα, η Αυτόματη Διόρθωση θα αντικαταστήσει το κείμενό σας με και.

31 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 Αξιοποίηση εγγράφου με το WORD

32 1. Εισαγωγή εικόνων 1.1 Εισαγωγή εικόνας από τη Συλλογή Clip 1. Κάντε κλικ στην περιοχή που θέλετε να εισαγάγετε την εικόνα ή το clip art. 2. Κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή Clip Art στη γραμμή εργαλείων Σχεδίαση και μετά κάντε κλικ στην καρτέλα Εικόνες. 3. Κάντε κλικ στην κατηγορία που θέλετε. 4. Κάντε κλικ στην εικόνα που θέλετε και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή clip, στο μενού που εμφανίζεται. 5. Όταν τελειώσετε με τη χρήση της Συλλογής Clip, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο, στη γραμμή τίτλου της Συλλογής Clip. 1.2 Εισαγωγή εικόνας από τη άλλο αρχείο 1. Κάντε κλικ στο σημείο όπου θέλετε να εισαγάγετε την εικόνα. 2. Στο μενού Εισαγωγή, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην εντολή Εικόνα και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Από αρχείο. 3. Εντοπίστε την εικόνα που θέλετε να εισαγάγετε. 4. Κάντε διπλό κλικ στην εικόνα που θέλετε να εισαγάγετε. 2. Εισαγωγή αντικειμένου σχεδίασης WordArt 1. Στο μενού Εισαγωγή, επιλέξτε το δευτερεύον μενού Εικόνα. 2. Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλη για να επιλέξτε το στυλ WordArt που θέλετε και μετά πατήστε το πλήκτρο ENTER. 3. Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε και μετά χρησιμοποιήστε το πλήκτρο TAB για να επιλέξετε άλλα στοιχεία του παραθύρου διαλόγου. 4. Πατήστε το πλήκτρο ENTER για να εισαγάγετε το αντικείμενο σχεδίασης WordArt. 3. Εισαγωγή αντικειμένων 1. Κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε το αντικείμενο.

33 2. Στο μενού Εισαγωγή, κάντε κλικ στην εντολή Αντικείμενο και στη συνέχεια κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία νέου ή από αρχείο. 3. Κάντε κλικ στον τύπο αντικειμένου που θέλετε και πατήστε ΟΚ. 4. Γραμμή εργαλείων σχεδίασης Με τη γραμμή εργαλείων σχεδίασης μπορείτε να σχεδιάζετε γραμμές και να εισάγετε σχήματα στα έγγραφά σας. Μπορείτε επίσης να τροποποιείται τα αντικείμενα γραφικών που δημιουργείτε, αλλάζοντας το χρώμα τους, το σχήμα τους, το πάχος των γραμμών τους, τη διαφάνειά τους, το μοτίβο τους, και πολλά άλλα χαρακτηριστικά που βελτιώνουν την εμφάνιση των γραφικών σας. 1. Ενεργοποιείστε την γραμμή εργαλείων σχεδίασης κάνοντας κλίκ στην εντολή Γραμμές Εργαλείων στο μενού Προβολή, επιλέγοντας σχεδίαση από την λίστα γραμμών εργαλείων. 4.1 Προσθήκη γραμμής 1. Στη γραμμή εργαλείων Σχεδίαση, κάντε κλικ στο μενού Αυτόματα Σχήματα, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην εντολή Γραμμές και στη συνέχεια επιλέξτε το στυλ γραμμής που θέλετε.

34 2. Σύρετε για να σχεδιάσετε τη γραμμή. Για να περιορίσετε τη γραμμή που σχεδιάζετε σε γωνίες 15 μοιρών από το σημείο έναρξής της, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT, καθώς σύρετε. Για να επιμηκύνετε τη γραμμή προς αντίθετες κατευθύνσεις από το πρώτο ακραίο σημείο, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL, καθώς σύρετε. Συμβουλή Εάν θέλετε να σχεδιάσετε απλώς μια ευθεία γραμμή, κάντε κλικ στο κουμπί Γραμμή της γραμμής εργαλείων Σχεδίαση. 4.2 Εισαγωγή αυτόματων σχημάτων 1. Στη γραμμή εργαλείων Σχεδίαση, κάντε κλικ στο μενού Αυτόματα Σχήματα, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σε μια κατηγορία και στη συνέχεια κάντε κλικ στο σχήμα που θέλετε. 2. Για να εισαγάγετε σχήμα με προκαθορισμένο μέγεθος, κάντε κλικ στο έγγραφο. Για να εισαγάγετε σχήμα με διαφορετικό μέγεθος, δίνετε στο σχήμα το μέγεθος που θέλετε σύροντάς το. Για να διατηρηθεί η αναλογία πλάτους-ύψους του σχήματος, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT, καθώς σύρετε το σχήμα. Συμβουλές Για να σχεδιάσετε έναν κύκλο ή ένα τετράγωνο, κάντε κλικ στο κουμπί Έλλειψη ή στο κουμπί Ορθογώνιο στη γραμμή εργαλείων Σχεδίαση και στη συνέχεια κάντε κλικ στο έγγραφο. Για να προσθέσετε χρώμα, να αλλάξετε τα περιγράμματα, να περιστρέψετε ή να προσθέσετε σκίαση ή εφέ 3-Δ σε ένα αυτόματο σχήμα, επιλέξτε το αντικείμενο και στη συνέχεια χρησιμοποιήστε τα κουμπιά της γραμμής εργαλείων Σχεδίαση.

35 5. Στήλες Εφημερίδας 1. Για να μορφοποιήσετε ολόκληρο το έγγραφο σε στήλες, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογή όλων από το μενού Επεξεργασία. Για να μορφοποιήσετε ένα μέρος του εγγράφου σε στήλες, επιλέξτε το κείμενο. Για να μορφοποιήσετε υπάρχουσες ενότητες σε στήλες, κάντε κλικ μέσα σε μια ενότητα ή επιλέξτε πολλές ενότητες μαζί. 2. Στη Βασική γραμμή εργαλείων, κάντε κλικ στην εντολή στήλες. 3. Σύρετε για να επιλέξετε τον αριθμό των στηλών που θέλετε. 4. Εάν θέλετε να ρυθμίσετε τα πλάτη και τις αποστάσεις των στηλών, σύρετε τους δείκτες των στηλών πάνω στον οριζόντιο χάρακα : Εάν το έγγραφό σας είναι χωρισμένο σε ενότητες, κάντε κλικ μέσα στην ενότητα που θέλετε να τροποποιήσετε. Σύρετε τους δείκτες των στηλών επάνω στον οριζόντιο χάρακα. 6. Προσθήκη κουκκίδων ή αρίθμησης 1. Επιλέξτε τα στοιχεία στα οποία θέλετε να προσθέσετε κουκκίδες ή αρίθμηση. 2. Στη γραμμή εργαλείων Μορφοποίηση, κάντε ένα από τα παρακάτω: Για να προσθέσετε κουκκίδες, κάντε κλικ στο κουμπί κουκκίδες. Για να προσθέσετε αρίθμηση, κάντε κλικ στο κουμπί αρίθμηση. 3. Ένας άλλος τρόπος είναι κάνοντας κλικ στην εντολή κουκκίδες και αρίθμηση στο μενού Μορφή.

36 Σημείωση : Για να δημιουργήσετε αυτόματα μια λίστα με κουκκίδες ή με αρίθμηση καθώς πληκτρολογείτε, πληκτρολογήστε 1. ή * (αστερίσκο), πιέστε το πλήκτρο SPACEBAR ή TAB, και στη συνέχεια πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε. Όταν πιέσετε το πλήκτρο ENTER, για να προσθέσετε το επόμενο στοιχείο στη λίστα, το Word εισαγάγει αυτόματα τον επόμενο αριθμό ή κουκκίδα. Για να ολοκληρώσετε τη λίστα, πιέστε το πλήκτρο ENTER δύο φορές. Μπορείτε επίσης να ολοκληρώσετε τη λίστα πιέζοντας το πλήκτρο BACKSPACE, για να διαγράψετε την τελευταία κουκκίδα ή τον τελευταίο αριθμό της λίστας. 7. Γραμμή εργαλείων Διάρθρωση εγγράφου Η προβολή διάρθρωσης διευκολύνει τη γρήγορη αναδόμηση ενός εγγράφου. Μπορείτε να αναδιατάξετε τις επικεφαλίδες και το κείμενο μετακινώντας τα προς τα επάνω ή προς τα κάτω στην προβολή διάρθρωσης, ή να "προβιβάσετε" ή να "υποβιβάσετε" το σώμα κειμένου ή μια επικεφαλίδα σε υψηλότερο ή χαμηλότερο επίπεδο. Για να προβιβάσετε, υποβιβάσετε ή μετακινήσετε κείμενο σε μια διάρθρωση, σύρετε το ή το προς τα αριστερά, δεξιά, επάνω ή κάτω. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στα κουμπιά της γραμμής εργαλείων ΔΙάρθρωση εγγράφου.

37 8. Αριθμημένη διάρθρωση 1. Από το μενού Μορφή, κάντε κλικ στην εντολή Κουκκίδες και αρίθμηση και έπειτα κάντε κλικ στην καρτέλα Αριθμημένη διάρθρωση. 2. Κάντε κλικ σε μια μορφή λίστας που δεν περιέχει το κείμενο "Επικεφαλίδα 1" και έπειτα κάντε κλικ στο κουμπί OK. 3. Πληκτρολογήστε τη λίστα, πιέζοντας το πλήκτρο ENTER έπειτα από κάθε στοιχείο. 4. Για να μετακινήσετε ένα αριθμημένο στοιχείο διάρθρωσης στο κατάλληλο επίπεδο αρίθμησης, κάντε ένα από τα παρακάτω στη γραμμή εργαλείων Μορφοποίηση: Για να υποβιβάσετε το στοιχείο σε χαμηλότερο επίπεδο αρίθμησης, κάντε κλικ οπουδήποτε μέσα στο στοιχείο, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Αύξηση εσοχής. Για να προβιβάσετε το στοιχείο σε υψηλότερο επίπεδο αρίθμησης, κάντε κλικ οπουδήποτε μέσα στο στοιχείο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Μείωση εσοχής. Σημείωση: Σε μια λίστα με αρίθμηση διάρθρωσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο LISTNUM για να αριθμήσετε τα στοιχεία ή για να συμπεριλάβετε περισσότερα από ένα επίπεδα αρίθμησης σε μία μόνο γραμμή. Για παράδειγμα, εάν το στοιχείο λίστας είναι "1. α)", μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο LISTNUM για να προσθέσετε αυτόματα τα "α)", "β)" και οποιαδήποτε άλλα στοιχεία του ίδιου επιπέδου αρίθμησης. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πεδίο LISTNUM για να αριθμήσετε στοιχεία στο κύριο σώμα κειμένου μιας παραγράφου. 9. Στυλ Το στυλ είναι ένα σύνολο χαρακτηριστικών μορφοποίησης που μπορείτε να εφαρμόσετε σε κείμενο του εγγράφου σας, για να αλλάξετε γρήγορα την εμφάνισή του. Εφαρμόζοντας ένα στυλ, εφαρμόζετε μια ολόκληρη ομάδα μορφών με μια απλή λειτουργία. Για παράδειγμα, ίσως να θέλετε να

38 μορφοποιήσετε τον τίτλο μιας έκθεσης, ώστε να τον κάνετε να ξεχωρίζει. Αντί να εκτελέσετε τρία χωριστά βήματα, για να μορφοποιήσετε τον τίτλο με γραμματοσειρά Arial, σε μέγεθος 16 στιγμών και με στοίχιση στο κέντρο, μπορείτε να έχετε το ίδιο αποτέλεσμα με ένα βήμα, εφαρμόζοντας το στυλ τίτλου. Όταν ξεκινάτε το Microsoft Word, το νέο κενό έγγραφο βασίζεται στο Βασικό πρότυπο και το κείμενο που πληκτρολογείτε χρησιμοποιεί το Βασικό στυλ. 9.1 Δημιουργία νέου στυλ παραγράφου Ο ταχύτερος τρόπος για τη δημιουργία ενός νέου στυλ παραγράφου είναι να μορφοποιήσετε μία παράγραφο, να την επιλέξετε και μετά να βασίσετε το νέο στυλ στη μορφοποίηση και τις άλλες ιδιότητες που έχετε εφαρμόσει στο επιλεγμένο κείμενο. 1. Επιλέξτε το κείμενο του οποίου τη μορφοποίηση επιθυμείτε να χρησιμοποιήσετε στο στυλ σας. 2. Στη γραμμή εργαλείων Μορφοποίηση, κάντε κλικ μέσα στο πλαίσιο Στυλ. 3. Πληκτρολογήστε επάνω στο υπάρχον όνομα στυλ για να δημιουργήσετε το όνομα του νέου στυλ. 4. Πιέστε το πλήκτρο ENTER. Σημείωση : Μπορείτε να ορίσετε πρόσθετα χαρακτηριστικά μορφοποίησης στα στυλ παραγράφων, όπως το στυλ της επόμενης παραγράφου. Στο μενού Μορφή, κάντε κλικ στην εντολή Στυλ. Κάντε κλικ στο στυλ, το οποίο έχει τις ρυθμίσεις που επιθυμείτε να αλλάξετε, κάντε κλικ στο κουμπί Τροποποίηση και μετά κάντε τις επιλογές που θέλετε. 9.2 Δημιουργία νέου στυλ χαρακτήρων 1. Στο μενού Μορφή, κάντε κλικ στην εντολή Στυλ. 2. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία. 3. Στο πλαίσιο Όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το στυλ. 4. Στο πλαίσιο Τύπος στυλ, επιλέξτε Χαρακτήρας. 5. Επιλέξτε ό,τι άλλο θέλετε και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση για να ορίσετε ιδιότητες για το στυλ. 9.3 Τροποποίηση ενός στυλ

39 1. Κάντε κλικ στην εντολή Στυλ του μενού Μορφή. 2. Επιλέξτε το στυλ που επιθυμείτε να τροποποιήσετε μέσα στο πλαίσιο Στυλ και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Τροποποίηση. 3. Κάντε κλικ στο κουμπί Μορφή, και μετά κάντε κλικ στο χαρακτηριστικό που επιθυμείτε να αλλάξετε όπως το Γραμματοσειρά ή Αρίθμηση. 4. Αφού κάνετε την αλλαγή που επιθυμείτε, κάντε κλικ στο κουμπί OK και επαναλάβετε τη διαδικασία για κάθε άλλο χαρακτηριστικό που επιθυμείτε να αλλάξετε. Συμβουλή : Για να χρησιμοποιήσετε το στυλ που προκύπτει από την τροποποίηση σε νέα έγγραφα βασιζόμενα στο ίδιο πρότυπο, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Προσθήκη στο πρότυπο. Το Word προσθέτει το τροποποιημένο στυλ στο επισυναπτόμενο στο ενεργό έγγραφο πρότυπο. 9.4 Αυτόματη ενημέρωση στυλ από το Word 1. Κάντε κλικ στην εντολή Στυλ, στο μενού Μορφή. 2. Επιλέξτε το στυλ που επιθυμείτε να ενημερώνεται αυτόματα μέσα στο πλαίσιο Στυλ. 3. Κάντε κλικ στο κουμπί Τροποποίηση. 4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη ενημέρωση. Από τώρα και στο εξής, το Microsoft Word θα επανακαθορίζει αυτόματα το στυλ που επιλέξατε, κάθε φορά που εφαρμόζετε μη αυτόματη μορφοποίηση σε οποιαδήποτε παράγραφο έχει αυτό το στυλ. Σημείωση : Το Βασικό στυλ δεν μπορεί να ενημερωθεί αυτόματα. 10. Πρότυπα 1. Για να βασίσετε ένα νέο πρότυπο σε ένα υπάρχον έγγραφο, κάντε κλικ στην εντολή Άνοιγμα στο μενού Αρχείο και κατόπιν ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε. 2. Για να βασίσετε ένα νέο πρότυπο σε ένα υπάρχον πρότυπο, κάντε κλικ στην εντολή Δημιουργία στο μενού Αρχείο. Κάντε κλικ σε ένα πρότυπο που είναι όμοιο με εκείνο που θέλετε να δημιουργήσετε, κάντε

40 κλικ στο Πρότυπο κάτω από το πλαίσιο Δημιουργία νέου και κάντε κλικ στο κουμπί OK Δημιουργία επιστολής Ο "Οδηγός επιστολής" στο Word μπορεί να σας βοηθήσει να γράψετε μια επιστολή γρήγορα και εύκολα. Ο οδηγός παρέχει στοιχεία που συχνά χρησιμοποιούνται σε επιστολές όπως χαιρετισμούς και κλεισίματα τα οποία μπορείτε να επιλέξετε από λίστες. Ο οδηγός σάς βοηθά επίσης στη δόμηση των επιστολών σας με βάση στυλ επιστολών που χρησιμοποιούνται συχνά. Κάντε κλικ στην εντολή Δημιουργία από το μενού Αρχείο, επιλέξετε την καρτέλα Επιστολές & φαξ και στη συνέχεια κάνετε διπλό κλικ στο εικονίδιο Οδηγός επιστολής. 1. Πληκτρολογήστε ένα χαιρετισμό που αρχίζει με τη λέξη "Αγαπητέ," ακολουθούμενη από ένα όνομα και άνω και κάτω τελεία ή κόμμα όπως για παράδειγμα Αγαπητέ Πρόεδρε, και πατήστε το πλήκτρο ENTER. 2. Στον Βοηθό του Office, κάντε κλικ στην επιλογή Βοήθεια για τη σύνταξη επιστολής. 3. Ακολουθήστε τις οδηγίες του "Οδηγού επιστολής". Εάν θέλετε να παραλείψετε ένα βήμα ή να περάσετε σε συγκεκριμένο τμήμα, κάντε κλικ σε μία από τις καρτέλες 10.2 Δημιουργία και αποστολή φαξ με τον οδηγό φαξ 1. Στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Δημιουργία. 2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Επιστολές & Φαξ. 3. Κάντε διπλό κλικ στο Οδηγός φαξ. 4. Ακολουθήστε τα βήματα στον οδηγό.

41 10.3 Δημιουργία Ιστοσελίδας 1. Στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Δημιουργία. 2. Κάντε ένα από τα εξής: Στην καρτέλα Γενικές επιλογές, κάντε κλικ στο εικονίδιο Σελίδα Web για να ανοίξετε μια κενή ιστοσελίδα. Στην καρτέλα Ιστοσελίδες, κάντε κλικ στο πρότυπο στο οποίο θέλετε να βασίσετε την ιστοσελίδα σας.

42 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 Πίνακες στο WORD

43 1. Δημιουργία πίνακα Επιλέξτε το κουμπί Εισαγωγή Πίνακα από την γραμμή εργαλείων πίνακες και περιγράμματα Εισαγωγή Πίνακας.. Αλλιώς από το μενού Πίνακας κάντε κλικ στην εντολή Χρησιμοποιώντας τον δείκτη του ποντικιού, επιλέξτε το επιθυμητό μέγεθος του πίνακα σας επιλέγοντας τα αντίστοιχα κελιά. Για παράδειγμα: Ο πίνακας θα εμφανιστεί με διακεκομμένες γραμμές. Παράδειγμα: 2. Διαμόρφωση Πίνακα 2.1 Εισαγωγή κειμένου και αριθμών Απλά πληκτρολογήστε τα περιεχόμενα που θέλετε. Χρησιμοποιήστε το πλήκτρο TAB για να μετακινηθείτε από κελί σε κελί.

44 Δοκιμάστε το παρακάτω παράδειγμα: ΤΜΗΜΑ ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ ΜΙΣΘΟΙ Εμπορικό Ανάπτυξης Πρόσθεση νέας γραμμής Μετακινηθείτε στο τελευταίο κελί του πίνακα και πατήστε το πλήκτρο TAB. Αλλιώς από το μενού Πίνακας κάντε κλικ στην εντολή Εισαγωγή Γραμμές επάνω ή κάτω. Προσθέστε τα νέα περιεχόμενα στην καινούρια γραμμή. (ΤΜΗΜΑ: Λογιστήριο, ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ: 3, ΜΙΣΘΟΙ: ) ΤΜΗΜΑ ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ ΜΙΣΘΟΙ Εμπορικό Ανάπτυξης Λογιστήριο Για να αλλάξετε το πλάτος μιας στήλης Τοποθετήστε τον δείκτη ανάμεσα στην στήλη που σας ενδιαφέρει και σε αυτήν που βρίσκεται δεξιά. Παρατηρήστε ότι ο δείκτης παίρνει τη μορφή του διπλανού σχήματος Πατήστε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού και σύρετε τον δείκτη ώστε να φτάσετε στο επιθυμητό πλάτος. 2.4 Αλλάζοντας το κείμενο σε έντονους χαρακτήρες Επιλέξτε την πρώτη γραμμή του πίνακα. Επιλέξτε το κουμπί Bold (Έντονα). 2.5 Δεξιά στοίχιση αριθμών Επιλέξτε τα κελιά που περιέχουν αριθμούς. Επιλέξτε το κουμπί Δεξιά Ευθυγράμμιση. 2.6 Εισαγωγή γραμμών

45 Πηγαίνετε τον κέρσορα στο κελί που βρίσκεται στην αριστερή γωνία του πάνω μέρους του πίνακα. Από την γραμμή των μενού επιλέξτε κατά σειρά Πίνακας, Εισαγωγή κελιά, Ολόκληρη γραμμή και μετά OK. 2.7 Για να ταξινομήσετε τα τμήματα της εταιρίας του παραδείγματος με βάση τον ΜΙΣΘΟ. Επιλέξτε τα τέσσερα κελιά που περιέχουν τα μεγέθη των Μισθών. (Μην περιλαμβάνετε τον τίτλο) Από την γραμμή των μενού επιλέξτε κατά σειρά Πίνακας, Ταξινόμηση. Επιλέξτε Ταξινόμηση κειμένου Αύξουσα. Επιλέξτε OK. Ολόκληρος ο πίνακας πρέπει να είναι ταξινομημένος με βάση τον Μισθό: ΤΜΗΜΑ ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ ΜΙΣΘΟΙ Λογιστήριο Εμπορικό Ανάπτυξης Προσπαθήστε να ταξινομήσετε το πίνακα αλφαβητικά, με βάση τα ονόματα των Τμημάτων. Άσκηση Βρείτε το σύνολο των Μισθών των Τμημάτων της εταιρίας Απάντηση Πηγαίνετε στο κελί που βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του πίνακα και πατήστε TAB. Μια νέα γραμμή θα πρέπει να εμφανιστεί. Πηγαίνετε στο τελευταίο κελί της τρίτης στήλης. Από την γραμμή των μενού επιλέξτε Πίνακας, μετά Τύπος. Επιλέξτε τον προεπιλεγμένο μαθηματικό τύπο, παράδειγμα SUM(ABOVE). Το κελί τώρα θα πρέπει να δείχνει το σύνολο της στήλης 3. ΤΜΗΜΑ ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ ΜΙΣΘΟΙ

46 Λογιστήριο Εμπορικό Ανάπτυξης Πειραματιστείτε και με άλλους μαθηματικούς τύπους (π.χ. βρείτε τον μέσο όρο των Μισθών). 3. Μορφοποίηση Πίνακα Επιλέξτε όλον τον πίνακα (και παραμείνετε μέσα στα κελιά). Κάντε δεξί κλικ με το ποντίκι και επιλέξτε Περιγράμματα και σκίαση. Διαλέξτε το κατάλληλο μέγεθος και στυλ για τα εσωτερικά περιγράμματα. Επιλέξτε το κουμπί Εσωτερικό Περίγραμμα. Επιλέξτε το στυλ και το μέγεθος που θέλετε για το εξωτερικό περίγραμμα.

47 Επιλέξτε το κουμπί Εξωτερικό Περίγραμμα.

48 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7 Άλλα θέματα

49 1. Συγχώνευση Αλληλογραφίας Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για να δημιουργήσετε φόρμες επιστολών, ετικέτες αλληλογραφίας, φακέλους ή καταλόγους. Η συγχώνευση αλληλογραφίας σάς καθοδηγεί οργανώνοντας τα δεδομένα διευθύνσεων, συγχωνεύοντάς τα σε ένα γενικό έγγραφο και εκτυπώνοντας τα προσαρμοσμένα έγγραφα που προκύπτουν. Θα πάρουμε ως παράδειγμα την Δημιουργία Φόρμας Επιστολών: 1. Ανοίξτε ή δημιουργήστε ένα κύριο έγγραφο, το οποίο περιέχει τις γενικές πληροφορίες που θέλετε να επαναλαμβάνονται σε κάθε φόρμα επιστολής. 1.1 Εκτελέστε μία από τις παρακάτω ενέργειες: o o Ανοίξτε μια υπάρχουσα επιστολή. Δημιουργήστε μια νέα επιστολή. 1.2 Στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Συγχώνευση αλληλογραφίας. 1.3 Στην περιοχή Κύριο έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία και μετά στην επιλογή Φόρμα επιστολών. 1.4 Κάντε κλικ στο κουμπί Ενεργό παράθυρο. Το ενεργό έγγραφο γίνεται το κύριο έγγραφο. 2. Ανοίξτε ή δημιουργήστε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων, το οποίο περιέχει τα δεδομένα που αλλάζουν στα συγχωνευμένα έγγραφα για παράδειγμα, το όνομα και η διεύθυνση κάθε παραλήπτη μιας φόρμας επιστολής. Το αρχείο προέλευσης δεδομένων μπορεί να είναι ένα υπολογιστικό φύλλο, μια βάση δεδομένων ή αρχείο κειμένου που υπάρχει ήδη, ή ένας πίνακας του Word που δημιουργείτε με τη χρήση της "Βοήθειας συγχώνευσης αλληλογραφίας". 2.1 Βεβαιωθείτε ότι έχετε ήδη ρυθμίσει το κύριο έγγραφο. Πληροφορίες σχετικά με την εγκατάσταση συγχώνευσης αλληλογραφίας. 2.2 Εάν δεν εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Βοήθεια συγχώνευσης αλληλογραφίας, κάντε κλικ στο κύριο έγγραφο και μετά κάντε κλικ στην εντολή Συγχώνευση αλληλογραφίας από το μενού Εργαλεία. 2.3 Στην περιοχή Αρχείο προέλευσης δεδομένων, κάντε κλικ στο

50 κουμπί Λήψη δεδομένων και μετά στην εντολή Άνοιγμα αρχείου προέλευσης. 2.4 Στο πλαίσιο Ονόματα πεδίων στη γραμμή κεφαλίδων, καθορίστε τα πεδία δεδομένων που θέλετε να συμπεριλάβετε στο αρχείο προέλευσης δεδομένων: Για να διαγράψετε ένα πεδίο δεδομένων, κάντε κλικ στο όνομα πεδίου στο πλαίσιο Ονόματα πεδίων στη γραμμή κεφαλίδων και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Κατάργηση ονόματος. Για να προσθέσετε ένα πεδίο δεδομένων, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα πεδίου στο πλαίσιο Όνομα πεδίου και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη ονόματος. Για να αλλάξετε τη σειρά των πεδίων δεδομένων, κάντε κλικ σε ένα όνομα πεδίου στο πλαίσιο Ονόματα πεδίων στη γραμμή κεφαλίδων και μετά κάντε κλικ σε ένα από τα κουμπιά με τα βέλη. 2.5 Όταν τελειώσετε τον καθορισμό των πεδίων δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί OK. 2.6 Εντοπίστε το φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο προέλευσης δεδομένων, πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. 2.7 Κάντε κλικ στην εντολή Επεξεργασία αρχείου προέλευσης δεδομένων. 2.8 Στο παράθυρο διαλόγου Φόρμα δεδομένων, συμπληρώστε τις πληροφορίες για κάθε εγγραφή δεδομένων: Για να συμπληρώσετε μια εγγραφή, πληκτρολογήστε πληροφορίες για ένα πεδίο δεδομένων και μετά πιέστε το πλήκτρο ENTER για να μεταβείτε στο επόμενο πεδίο. Εάν δεν θέλετε να συμπεριλάβετε πληροφορίες για ένα συγκεκριμένο πεδίο, πιέστε το πλήκτρο ENTER για να παρακάμψετε το πεδίο. Μην πληκτρολογείτε διαστήματα στο πλαίσιο. Για να ξεκινήσετε μια νέα εγγραφή δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη νέας. 2.9 Όταν τελειώσετε την εισαγωγή εγγραφών δεδομένων, αποθηκεύστε το αρχείο προέλευσης δεδομένων κάνοντας κλικ στο κουμπί Προβολή αρχείου και μετά στο κουμπί Αποθήκευση στη γραμμή εργαλείων Βασική Για να επιστρέψετε στο κύριο έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί

51 Κύριο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας εργαλείων Βάση δεδομένων. στη γραμμή 3 Στο κύριο έγγραφο, εισαγάγετε πεδία συγχώνευσης, τα οποία είναι θέσεις κράτησης που καθοδηγούν το Microsoft Word για το σημείο όπου θα εισαγάγει δεδομένα από το αρχείο προέλευσης δεδομένων: Χρησιμοποιήστε το κουμπί "Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης" Πρέπει να εισαγάγετε πεδία συγχώνευσης κάνοντας κλικ στο κουμπί Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης στη γραμμή εργαλείων Συγχώνευσης αλληλογραφίας. Δεν μπορείτε να πληκτρολογήσετε τους χαρακτήρες του πεδίου συγχώνευσης () ή να τους εισαγάγετε χρησιμοποιώντας την εντολή Σύμβολο από το μενού Εισαγωγή. Συμπεριλάβετε διαστήματα και σημεία στίξης Για να εμφανίζονται σωστά τα συγχωνευμένα δεδομένα, βεβαιωθείτε ότι πληκτρολογήσατε διαστήματα και σημεία στίξης ανάμεσα στα πεδία συγχώνευσης, έξω από τους χαρακτήρες του πεδίου συγχώνευσης (). Για να τοποθετήσετε ένα πεδίο συγχώνευσης σε μια νέα γραμμή, πιέστε το πλήκτρο ENTER. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε τα πεδία συγχώνευσης για μια διεύθυνση με τον ακόλουθο τρόπο: Πεδία συγχώνευσης Αποτέλεσμα μετά τη συγχώνευση «Τίτλος» «Όνομα» «Επώνυμο» «Εταιρεία» «Διεύθυνση1» «Πόλη», «Νομός» «ΤαχυδρομικόςΚώδικας» των δεδομένων Κος Ιωάννης Παππάς Γενική Εισαγωγική ΕΠΕ Πατησίων 543 Β Αθήνα, ΑΤΤΙΚΗ Συγχωνεύστε τα δεδομένα από το αρχείο προέλευσης στο κύριο έγγραφο. Κάθε γραμμή (ή εγγραφή) του αρχείου προέλευσης δεδομένων παράγει ένα επιμέρους στοιχείο φόρμας επιστολής, ετικέτας αλληλογραφίας, φακέλου ή καταλόγου. Μπορείτε να στείλετε τα συγχωνευμένα έγγραφα κατευθείαν σε έναν εκτυπωτή, σε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σε αριθμούς φαξ. Μπορείτε, επίσης, να συγκεντρώσετε τα συγχωνευμένα έγγραφα σε ένα νέο έγγραφο για να τα διορθώσετε και να τα εκτυπώσετε αργότερα: Στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Συγχώνευση αλληλογραφίας. Στο παράθυρο διαλόγου Βοήθεια συγχώνευσης αλληλογραφίας, κάντε κλικ στο κουμπί Συγχώνευση στην περιοχή Συγχώνευση των δεδομένων με το έγγραφο. Εάν θέλετε να ελέγξετε το αρχείο προέλευσης δεδομένων για σφάλματα πριν από τη συγχώνευση, κάντε κλικ στην εντολή Έλεγχος σφαλμάτων. Κάντε μια επιλογή και μετά κάντε κλικ στο κουμπί OK. Εκτελέστε μία από τις παρακάτω ενέργειες:

52 o o o Απευθείας αποστολή των συγχωνευμένων επιστολών στον εκτυπωτή. Στο πλαίσιο Συγχώνευση σε, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτυπωτής και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Συγχώνευση. Αποθήκευση των συγχωνευμένων επιστολών σε ένα νέο έγγραφο, ώστε να μπορείτε να τις αναθεωρήσετε, να τις επεξεργαστείτε και να τις εκτυπώσετε αργότερα. Διανομή των συγχωνευμένων επιστολών σε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή αριθμούς φαξ. 2. Πλαίσια κειμένου Με τα πλαίσια κειμένου μπορείτε να προσθέσετε επεξηγήσεις, ετικέτες και άλλου είδους κείμενο στα γραφικά σας. Όταν προσθέσετε ένα πλαίσιο κειμένου, χρησιμοποιήστε τις επιλογές της γραμμής εργαλείων Σχεδίαση για να βελτιώσετε την εμφάνισή του, όπως θα κάνατε σε οποιοδήποτε άλλο αντικείμενο σχεδίασης: 1. Στη γραμμή εργαλείων Σχεδίαση, κάντε κλικ στο κουμπί Πλαίσιο κειμένου. 2. Κάντε κλικ, ή σύρετε το ποντίκι, στο σημείο του εγγράφου που θέλετε να προσθέσετε το πλαίσιο κειμένου. Συμβουλή : Χρησιμοποιήστε τις επιλογές της γραμμής εργαλείων Σχεδίαση για να βελτιώσετε την εμφάνιση ενός πλαισίου κειμένου για παράδειγμα, να αλλάξετε το χρώμα γεμίσματος όπως ακριβώς θα κάνατε και με οποιοδήποτε άλλο αντικείμενο σχεδίασης.

53 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σημειώσεις για το Microsoft Excel Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 2

54 Σημειώσεις στο Microsoft Excel 1.1. Λίγα εισαγωγικά για το Excel Το Excel είναι σχεδιασμένο για να τρέχει στο περιβάλλον των Windows και να εκμεταλλεύεται πλήρως τις δυνατότητες που προσφέρει. Η χρήση του και η λειτουργικότητά του είναι ίδιες με αυτές άλλων προγραμμάτων του Microsoft Office τα οποία έχουμε χρησιμοποιήσει στο περιβάλλον των Windows. Για να εκτελέσουμε ( τρέξουμε ) το Excel ακολουθούμε έναν από τους τρόπους με τους οποίους γίνεται η εκκίνηση ενός οποιουδήποτε προγράμματος στο περιβάλλον των Windows. Σύμφωνα με ορισμένους από αυτούς: Εφόσον στην οθόνη μας υπάρχει εικονίδιο με τον τίτλο Microsoft Excel, το σημαδεύουμε με τον δείκτη του ποντικιού και κάνουμε διπλό κλικ. Εντοπίζουμε την επιλογή Microsoft Excel σε κάποιο από τα μενού, που είναι στην διάθεσή μας όταν χτυπήσουμε το πλήκτρο Έναρξη, και κάνουμε κλικ. Συνήθως το Excel είναι επιλογή του μενού Προγράμματα. Με την βοήθεια του προγράμματος εντοπισμού αρχείων Εύρεση εντοπίζουμε το αρχείο Excel.exe και κάνουμε διπλό κλικ. Συνήθως το αρχείο Excel.exe βρίσκεται στην διεύθυνση \Program Files\Microsoft Office\Office του δίσκου C:. Εντοπίζουμε με την βοήθεια του προγράμματος Ο Υπολογιστής μου ή Εξερεύνηση των Windows στα αποθηκευτικά μέσα ένα αρχείο που έχει παραχθεί με το Excel, και κάνουμε διπλό κλικ πάνω στο αρχείο αυτό. Αφού εμφανισθεί στην οθόνη για σύντομο χρονικό διάστημα το λογότυπο του προγράμματος, το Excel είναι στην διάθεσή μας προσφέροντάς μας ένα κενό έγγραφο (βιβλίο εργασίας) στο οποίο θα αναπτύξουμε την εργασία μας. Το παράθυρο του Excel έχει πολλά κοινά στοιχεία με τα παράθυρα άλλων προγραμμάτων τα οποία έχουμε δουλέψει στο περιβάλλον των Windows. Έτσι έχει Γραμμή Τίτλου στην δεξιά άκρη της οποίας υπάρχουν τα γνωστά πλήκτρα ΕΛΑΧΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ, ΜΕΓΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ και ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ. Έχει Γραμμή Μενού (Αρχείο, Επεξεργασία, ) μέσω της οποίας είναι διαθέσιμες οι λειτουργίες που προσφέρει το πρόγραμμα. Έχει Γραμμές Εργαλείων (toolbars) που περιέχουν κουμπιά με τα οποία γίνεται η απευθείας κλήση συνήθων λειτουργιών που βρίσκονται στα μενού. Στο κάτω μέρος βρίσκεται η Γραμμή Κατάστασης, στην οποία απεικονίζονται πληροφορίες σχετικές με την πορεία εκτέλεσης μίας λειτoυργίας, τo πληκτρoλόγιo κλπ.. Το Excel έχει την δυνατότητα να έχει ανοικτά πολλά έγγραφα ταυτοχρόνως. Στο παράθυρο κάθε εγγράφου υπάρχουν τα πλήκτρα ΕΛΑΧΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ, ΜΕΓΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ και ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ. Στην κάτω και στην δεξιά πλευρά του παραθύρου του εγγράφου υπάρχουν οι Γραμμές Κύλισης, με την βοήθεια των οποίων μπορούμε να σαρώσουμε το έγγραφο. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 3

55 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Γραμμές Εργαλείων Γραμμή Μενού Γραμμή Τίτλου Πλήκτρα ΕΛΑΧΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ, ΜΕΓΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ και ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ παραθύρου Πλήκτρα ΕΛΑΧΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ, ΜΕΓΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ και ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ εγγράφου Γραμμή Κατάστασης Γραμμές Κύλισης Στοιχεία του παραθύρου του Excel 1.2. Γνώριμες λειτουργίες στο Excel Αρκετές από τις λειτουργίες των μενού του Excel έχουν περιεχόμενο ίδιο με αυτό που έχουν σε άλλα προγράμματα του Office (και όχι μόνο). Στο μενού Αρχείο βρίσκεται η λειτουργία Άνοιγμα με την βοήθεια της οποίας ανοίγουμε (ανακαλούμε) ένα έγγραφο που έχει παραχθεί με το Excel, αφού το εντοπίσουμε στα αποθηκευτικά μέσα (με την βοήθεια των μονάδων διαλόγου που προσφέρει το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται). Το μενού Αρχείο και το παράθυρο διαλόγου για το Άνοιγμα αρχείου Στο μενού Αρχείο βρίσκεται επίσης η λειτουργία Αποθήκευση με την βοήθεια της οποίας το έγγραφο αποθηκεύεται με το ίδιο όνομα στην διεύθυνση που βρισκόταν όταν το ανοίξαμε, καθώς και η λειτουργία Αποθήκευση Ως... με την Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 4

56 Σημειώσεις στο Microsoft Excel βοήθεια της οποίας μπορούμε να αποθηκεύσουμε το έγγραφο με άλλο όνομα ή σε άλλη διεύθυνση από αυτήν στην οποία βρισκόταν όταν το ανοίξαμε. Το παράθυρο διαλόγου της λειτουργίας Αποθήκευσης Ως... Στο όνομα με το οποίο αποθηκεύουμε ένα έγγραφο που έχουμε παράγει, το Excel προσθέτει πάντα την κατάληξη.xls (excel Spreadsheet). Η κατάληξη (που δεν χρειάζεται vα τηv προσδιορίζουμε) αποδίδεται σε όλα τα έγγραφα που παράγονται από το Excel. Χάρη σε αυτήν είναι δυνατή η α- ναγνώριση του Excel ως προγράμματος το οποίο παρήγε τα έγγραφα με την κατάληξη αυτή. Συνεπώς οποτεδήποτε κάνουμε διπλό κλικ σε ένα αρχείο που εντοπίζουμε στα αποθηκευτικά μέσα με κατάληξη.xls, το περιβάλλον των Windows τρέχει το Excel και ανοίγει το έγγραφο αυτό. Με την λειτουργία Δημιουργία (από το μενού Αρχείο) μπορούμε να ζητήσουμε την δημιουργία ενός νέου (κενού) εγγράφου στο οποίο θα αναπτύξουμε εξ αρχής μία νέα εργασία. Οι λειτουργίες Δημιουργία, Άνοιγμα και Αποθήκευση είναι διαθέσιμες και στα κουμπιά της γραμμής εργαλείων Βασική (τα 3 πρώτα κουμπιά αντίστοιχα). Η Βασική Γραμμή Εργαλείων (Basic Toolbar) Στο μενού Παράθυρο βρίσκονται οι γνώριμες λειτουργίες διαχείρισης πολλών εγγράφων από ένα πρόγραμμα. Με την λειτουργία Τακτοποίηση... μπορούμε να διευθετήσουμε την διάταξη των παραθύρων των εγγράφων στην οθόνη μας κατά διάφορους τρόπους. Με τον τρόπο Σε παράθεση ο χώρος του παραθύρου του Excel ισομοιράζεται στα ανοιχτά έγγραφα. Με τον τρόπο Οριζόντια ο χώρος ισομοιράζεται σε μέρη πλάτους ίσου με αυτό του παραθύρου, ενώ με τον τρόπο Κατακόρυφα ο χώρος ισομοιράζεται στα έγγραφα σε μέρη ύψους όσο και αυτό του παραθύρου. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 5

57 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Διάταξη παραθύρων Σε Παράθεση Στο κάτω μέρος του μενού Παράθυρο απαριθμούνται τα ονόματα των εγγράφων που είναι ανοιχτά. Σημαδεύοντας και κάνοντας κλικ σε ένα από αυτά, το έγγραφο αυτό γίνεται ενεργό και τοποθετούμαστε σε αυτό. Στο μενού Βοήθεια βρίσκονται λειτουργίες παροχής πληροφοριών είτε ψάχνοντας τα εγχειρίδια χρήσης του Excel (Περιεχόμενα και ευρετήριο) ανά θέμα, ανά λέξη-κλειδί κλπ., είτε ζητώντας πληροφορίες για ένα στοιχείο της οθόνης (Τι είναι...) το οποίο θα επισημάνουμε με ένα κλικ Η οργάνωση ενός Φύλλου Εργασίας στο Excel Το Excel είναι πρόγραμμα με το οποίο επεξεργαζόμαστε πίνακες. Οι πίνακες, οι οποίοι ονομάζονται Φύλλα Εργασίας (Worksheets) έχουν μία ιδιαίτερη και απλή δομή. Αποτελούνται από: Στήλες (Columns), και Σειρές ή Γραμμές (Rows). Η τομή μίας στήλης και μίας σειράς συνιστά ένα κελί (cell). Το κελί αντιπροσωπεύει τον χώρο που αφιερώνεται για την καταχώρηση - αρχειοθέτηση ενός δεδομένου ή αποτελέσματος. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 6

58 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Επικεφαλίδες Γραμμών Πλαίσιο Ονόματος Γραμμή Τύπου Ενεργό Κελί Επικεφαλίδες Στηλών Τα στοιχεία ενός φύλλου εργασίας και το ενεργό κελί Ένα Φύλλο Εργασίας επομένως είναι ένα σύνολο από κελιά, τα οποία είναι διατεταγμένα σε γραμμές και στήλες. Τόσο οι γραμμές, όσο και οι στήλες ενός πίνακα έχουν ονόματα. Ονόματα των στηλών είναι τα γράμματα του λατινικού αλφαβήτου δηλ. A, B, C, D κλπ. (χωρίς να έχει σημασία αν είναι πεζά ή κεφαλαία γράμματα). Όταν εξαντληθούν τα γράμματα του λατινικού αλφαβήτου (που είναι 26), τα ονόματα των στηλών σχηματίζονται από τον συνδυασμό δύο γραμμάτων του αλφαβήτου. Έτσι η 27 στήλη έχει όνομα AA, η 28η στήλη όνομα AB, η 55η στήλη έχει όνομα BA κοκ.. Ονόματα των γραμμών είναι οι αριθμοί δηλ. 1, 2, 3, 4 κλπ.. Τα ονόματα των γραμμών και των στηλών απεικονίζονται σε πλαίσια γκρίζου χρωματισμού στην αρχή της κάθε στήλης και της κάθε σειράς, έκτασης όσο ένα κελί, που λέγονται Επικεφαλίδες Στηλών και Επικεφαλίδες Γραμμών. Ένα φύλλο εργασίας στο Excel αποτελείται από 256 στήλες και σειρές, περιέχει δηλαδή = (= 2 24 ) κελιά, αριθμός παραπάνω από επαρκής για την επεξεργασία οποιουδήποτε πίνακα. Όπως οι γραμμές και οι στήλες, έτσι και τα κελιά έχουν ονόματα. Το όνομα ενός κελιού σχηματίζεται από το συνδυασμό των ονομάτων της στήλης και της γραμμής στην οποία ανήκει. Συγκεκριμένα σχηματίζεται από το όνομα της στήλης στην οποία ανήκει, ακολουθούμενο από το όνομα της γραμμής στην οποία ανήκει (χωρίς να παρεμβληθεί ανάμεσά τους κανένας χαρακτήρας π.χ. κενό διάστημα, σημείο στίξης κλπ.). Το κελί που βρίσκεται στην τομή της στήλης D και της γραμμής 16 έχει όνομα D16. Ομοίως το κελί που βρίσκεται στην τομή της στήλης B και της σειράς 5 έχει όνομα B5. Στο σημείο αυτό θα πρέπει να τονισθεί ότι το όνομα B5 σχηματίζεται από το γράμμα Β του λατινικού αλφαβήτου (αδιάφορα αν είναι κεφαλαίο ή πεζό) και τον αριθμό 5. Αν αντί να χρησιμοποιήσουμε το γράμμα Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 7

59 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Β του λατινικού αλφαβήτου, χρησιμοποιήσουμε το γράμμα Β του ελληνικού (ακόμα και αν αυτό είναι κεφαλαίο, οπότε έχει την ίδια οπτική απεικόνιση με το γράμμα B του λατινικού αλφαβήτου) τότε το όνομα που σχηματίζεται δεν είναι έγκυρο όνομα κελιού, και το Excel δεν θα μπορέσει να καταλάβει σε ποιο κελί αναφερόμαστε (κλασική περίπτωση λάθους από χρήστες του Excel, που δεν μπορούν να καταλάβουν στη συνέχεια γιατί το Excel βρίσκει λάθος). Εργασία Ποια από τα παρακάτω δεν είναι έγκυρα ονόματα κελιού και γιατί; 3D D-3 AD3 D 3 D134 AD134 d34 Ad34 ε3 o Το ενεργό κελί Κάθε φορά που δουλεύουμε έναν πίνακα, είμαστε τοποθετημένοι σε ένα κελί του. Το κελί αυτό λέγεται ενεργό κελί. Το ενεργό κελί επισημαίνεται με ιδιαίτερο περίγραμμα, ενώ οι Επικεφαλίδες Στήλης και Γραμμής στις οποίες αναγράφονται τα ονόματα της στήλης και της γραμμής στις οποίες ανήκει το ενεργό κελί απεικονίζονται με έμφαση. Επίσης σε ιδιαίτερο χώρο της οθόνης και συγκεκριμένα στον χώρο Πλαίσιο Ονόματος αναγράφεται το όνομα του ενεργού κελιού. Το ενεργό κελί είναι πάντα αυτό στο οποίο θα λάβει χώρα η όποια δράση προσδιορίσουμε στην συνέχεια Τοποθέτηση σε ένα κελί Μπορούμε να τοποθετηθούμε σε ένα οποιοδήποτε κελί, δηλ. μπορούμε να κάνουμε ενεργό κελί ένα οποιοδήποτε κελί, με πολλούς τρόπους. Ένας τρόπος είναι να το σημαδέψουμε με τον δείκτη του ποντικιού και να κάνουμε κλικ. Αν το κελί που θέλουμε να τοποθετηθούμε δεν είναι ορατό στην οθόνη, μπορούμε με την βοήθεια των Γραμμών Κύλισης να το κάνουμε ορατό και στην συνέχεια να το επιλέξουμε. Ένας άλλος τρόπος είναι να μετακινηθούμε προς το κελί με την βοήθεια των πλήκτρων μετακίνησης, δηλ. των πλήκτρων {ΔΕΞΙΟ ΒΕΛΟΣ}, {ΑΡΙΣΤΕΡΟ ΒΕΛΟΣ}, {ΠΑΝΩ ΒΕΛΟΣ} και {ΚΑΤΩ ΒΕΛΟΣ}. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 8

60 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Πιο γρήγορα άλματα στην μετακίνηση μπορούμε να πετύχουμε αν χτυπήσουμε τα πλήκτρα PGUP (Page Up) ή PGDN (Page Down). Τα πλήκτρα αυτά μας τοποθετούν στο κελί που είναι τόσες γραμμές πάνω ή κάτω αντιστοίχως από το ενεργό κελί, όσες είναι οι γραμμές του πίνακα που βλέπουμε στην οθόνη. Μπορούμε να τοποθετηθούμε απευθείας στο κελί που θέλουμε, αν σημαδέψουμε τον χώρο Πλαίσιο Ονόματος και γράψουμε (σωστά) το όνομα του επιθυμητού κελιού. Το ίδιο επιτυγχάνεται και μέσω της λειτουργίας Επεξεργασία Μετάβαση... Ιδιαίτερα χρήσιμες είναι οι μετακινήσεις που γίνονται με το χτύπημα των εξής πλήκτρων: HOME CTRL+HOME οπότε τοποθετούμαστε στο κελί της πρώτης στήλης (δηλ. της Α) της γραμμής στην οποία ανήκει το κελί. οπότε τοποθετούμαστε στο κελί A1, δηλ. το πρώτο κελί του πίνακα Εισαγωγή περιεχομένου σε ένα κελί Το κελί είναι ο χώρος καταχώρησης ενός (και μόνο ενός) δεδομένου. Για να δώσουμε περιεχόμενο σε ένα κελί: 1. Τοποθετούμαστε στο κελί αυτό. 2. Γράφουμε το περιεχόμενό του. Την ώρα που γράφουμε τους χαρακτήρες που το απαρτίζουν, αυτοί αναγράφονται μέσα στο πλαίσιο του κελιού. 3. Χτυπάμε το πλήκτρο ENTER όταν τελειώσουμε. Τότε το Excel καταλαβαίνει ότι τερματίστηκε η σύνταξη της τιμής που θέλουμε να αποδώσουμε στο κελί. Το περιεχόμενο του κελιού μπορούμε να το εισάγουμε επίσης στον χώρο Γραμμή Τύπων (Formula Bar), αρκεί να είμαστε τοποθετημένοι στο επιθυμητό κελί και να έχουμε σημαδέψει με τον δείκτη του ποντικιού τον χώρο Γραμμή Τύπων. Επίσης αντί να πατήσουμε το πλήκτρο ENTER για να δηλώσουμε ότι τελειώσαμε το γράψιμο του περιεχομένου του κελιού, μπορούμε να μετακινηθούμε προς ένα άλλο κελί (π.χ. πατώντας το πλήκτρο {ΔΕΞΙΟ ΒΕΛΟΣ} ή πατώντας το πλήκτρο TAB ή σημαδεύοντας ένα άλλο κελί). Το δεδομένο που εισάγουμε σε ένα κελί, είναι η τιμή που αποδίδουμε στο κελί αυτό. Έτσι αν στο κελί A1 εισάγουμε το δεδομένο Πωλήσεις, τότε στο κελί A1 έχουμε αποδώσει τιμή την φράση Πωλήσεις. Ομοίως αν στο κελί Β1 εισάγουμε το δεδομένο 500, τότε στο κελί Β1 έχουμε αποδώσει τιμή τον αριθμό 500. Ο τρόπος με τον οποίο τοποθετούνται τα δεδομένα σε έναν πίνακα, είναι αυτός που υποδηλώνει τον τρόπο ανάγνωσής τους και κυρίως την σημασία τους. Στο παρόν παράδειγμα ο τρόπος παράθεσης των δύο αυτών τιμών κάνει τον αναγνώστη να καταλαβαίνει ότι το μέγεθος Πωλήσεις έχει τιμή 500. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 9

61 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Αν όντας τοποθετημένοι σε ένα κελί που έχει περιεχόμενο (π.χ. το κελί Α1 που έχει τιμή την φράση Πωλήσεις) αρχίσουμε να γράφουμε μία νέα τιμή, τότε η νέα τιμή αντικαθιστά την παλαιά. Αν αυτό γίνει κατά λάθος, τότε πριν τερματίσουμε την σύνταξη της νέας τιμής (πριν δηλ. χτυπήσουμε το ENTER) θα πρέπει να χτυπήσουμε το πλήκτρο ESC (escape - διαφυγή), οπότε το κελί αποκτά το προγενέστερο περιεχόμενό του. Αν όμως έχουμε τερματίσει την σύνταξη της νέας τιμής (δηλ. έχουμε χτυπήσει το πλήκτρο ENTER) τότε για να αποκτήσει το κελί την προγενέστερη τιμή του θα πρέπει να εκτελέσουμε την λειτουργία Επεξεργασία Αναίρεση ή να πατήσουμε το κουμπί της αναίρεσης Αλλαγή πλάτους στήλης Όταν μία φράση που εισάγουμε σε ένα κελί αποτελείται από χαρακτήρες περισσότερους από αυτούς που μπορούν να απεικονισθούν στον χώρο του (πλάτος στήλης), τότε για την απεικόνισή της χρησιμοποιείται ο χώρος των δεξιά ευρισκόμενων κελιών (εφόσον αυτά είναι κενά περιεχομένου). Το κελί Α2 έχει τιμή μεγαλυτέρου μήκους από το κελί Aν στο κελί Α2 εισάγουμε την φράση Αποτελέσματα πωλήσεων θα δούμε ότι για την προβολή της χρησιμοποιείται και ο χώρος του κελιού B2. Αυτό δεν πρέπει να μας οδηγήσει στο συμπέρασμα ότι η φράση μοιράστηκε στα κελιά Α2 και B2 και συνεπώς ένα μέρος της είναι περιεχόμενο του Α2 ενώ το υπόλοιπο είναι περιεχόμενο του Β2. Η φράση που γράψαμε στο κελί Α2 εξακολουθεί να είναι εξ ολοκλήρου περιεχόμενο του κελιού Α2 και μόνο. Αν το Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 10

62 Σημειώσεις στο Microsoft Excel κελί Β2 δεν είναι κενό, αλλά έχει ένα οποιοδήποτε περιεχόμενο (π.χ. τον αριθμό 500) τότε δεν θα διαθέσει τον χώρο του για την απεικόνιση των πλεοναζόντων περιεχομένων του γειτονικού κελιού Α2, αλλά μόνο για την απεικόνιση του δικού του περιεχομένου. Επειδή στην οθόνη δεν θα φαίνεται ολόκληρη η φράση που είχαμε γράψει στο κελί Α2 (αλλά μόνο το μέρος της που χωράει στο κελί), δεν θα πρέπει να βγάλουμε το βιαστικό συμπέρασμα ότι διαγράφτηκε ή χάθηκε το μη ορατό μέρος της. Ανεξάρτητα από το τι φαίνεται, περιεχόμενο του κελιού Α2 εξακολουθεί να είναι η φράση Αποτελέσματα πωλήσεων. Αυτό άλλωστε μπορούμε να το διαπιστώσουμε κοιτάζοντας τη Γραμμή Τύπων στην οποία φαίνεται ολόκληρο το περιεχόμενο του κελιού. Αν θέλουμε να φαίνονται πλήρως τα περιεχόμενα που εισάγουμε στα κελιά, μπορούμε να μεγαλώσουμε το πλάτος της στήλης στην οποία ανήκουν. Για να αλλάξουμε το πλάτος μίας στήλης τοποθετούμε τον δείκτη του ποντικιού στην διαχωριστική γραμμή ανάμεσα στην Επικεφαλίδα Στήλης που φέρει το όνομα της στήλης της οποίας το πλάτος θέλουμε να αλλάξουμε, και στην Επικεφαλίδα Στήλης της δεξιά ευρισκόμενης στήλης. Όταν ο δείκτης του ποντικιού προσεγγίσει την γραμμή αυτή, αλλάζει μορφή (σημάδι ότι αλλάζει και η λειτουργικότητά του) και παίρνει την μορφή ενός διπλού βέλους με μια κάθετη γραμμή στη μέση. Χτυπώντας και κρατώντας πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, σύρουμε τον δείκτη του ποντικιού προς τα δεξιά (διαδικασία drag and drop) και όταν η στήλη αποκτήσει το επιθυμητό πλάτος απελευθερώνουμε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού. Επίσης μπορούμε αντί για drag and drop να κάνουμε διπλό κλικ και αυτόματα η στήλη θα αποκτήσει το σωστό πλάτος. Ένας άλλος (πιο γρήγορος) τρόπος είναι να καλέσουμε την λειτουργία Μορφή Στήλη Πλάτος... και να εισάγουμε στο παράθυρο διαλόγου που προβάλλεται έναν αριθμό π.χ. το 20. Ο αριθμός αυτός δηλώνει ότι θέλουμε η στήλη να έχει πλάτος τόσο ώστε να μπορεί να απεικονίζεται πλήρως μία φράση που αποτελείται από 20 χαρακτήρες. Μεγαλώνοντας τα πλάτη των στηλών, ελαττώνουμε το πλήθος των στηλών που είναι ορατές στην οθόνη. Συνέπεια αυτού είναι να χρειάζεται να μετακινούμαστε συχνά μέσα στο φύλλο εργασίας. Είναι προτιμότερο οι στήλες να έχουν πλάτη όσον το δυνατόν μικρότερα έτσι ώστε στην οθόνη να φαίνονται όσο το δυνατόν περισσότερες στήλες. Η ρύθμιση του πλάτους των στηλών πρέπει να μας απασχολήσει αφού έχουμε ολοκληρώσει την εργασία μας, πριν από την εκτύπωσή της και όχι νωρίτερα Διαγραφή του περιεχομένου ενός κελιού Για να διαγράψουμε το περιεχόμενο ενός κελιού: 1. Τοποθετούμαστε στο κελί αυτό. 2. Πατάμε το πλήκτρο DEL (delete - σβήνω) του πληκτρολογίου. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 11

63 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Περιεχόμενο του κελιού είναι πια το τίποτα, δηλ. το κελί είναι κενό περιεχομένου. Η διαγραφή είναι εξαιρετικά σύντομη, σε αντίθεση με την σύνταξη του κελιού που απαιτεί όχι αμελητέο χρόνο. Ορισμένες φορές μπορεί να διαγραφτεί ένα κελί κατά λάθος. Τότε, όπως και σε κάθε άλλη περίπτωση που θέλουμε να αναιρεθεί η τελευταία εργασία που κάναμε, εκτελούμε την λειτουργία Επεξεργασία Αναίρεση. Με την λειτουργία αυτή αναιρείται η διαγραφή και το κελί αποκτά το προγενέστερο περιεχόμενό του Τροποποίηση του περιεχομένου ενός κελιού Αν θέλουμε να αλλάξουμε το περιεχόμενο ενός κελιού, μπορούμε να διαγράψουμε πρώτα το περιεχόμενό του (χτυπώντας το πλήκτρο DEL) και στην συνέχεια να γράψουμε το νέο του περιεχόμενο. Η λύση όμως αυτή είναι χρονοβόρα, ιδιαίτερα όταν θέλουμε να κάνουμε μικρής έκτασης αλλαγές στο περιεχόμενο ενός κελιού. Για να τροποποιήσουμε το περιεχόμενο ενός κελιού: 1. Τοποθετούμαστε στο κελί αυτό. 2. Πατάμε το πλήκτρο λειτουργιών F2. Με το χτύπημα του F2, επανερχόμαστε στο σημείο που βρισκόμασταν όταν γράφαμε το περιεχόμενο του κελιού πριν τον τερματισμό της σύνταξής του, δηλ. πριν χτυπήσουμε το πλήκτρο ENTER. Ένας κέρσορας, με μορφή Ι, δείχνει την θέση στην οποία είμαστε τοποθετημένοι μέσα στο περιεχόμενο του κελιού. Με την βοήθεια των πλήκτρων {ΔΕΞΙΟ ΒΕΛΟΣ}, {ΑΡΙΣΤΕΡΟ ΒΕΛΟΣ} μπορούμε να τοποθετήσουμε τον κέρσορα σε οποιαδήποτε θέση μέσα στο περιεχόμενο του κελιού. Μπορούμε να μετακινήσουμε γρήγορα τον κέρσορα με την βοήθεια των πλήκτρων: HOME END οπότε τοποθετείται πριν από τον πρώτο χαρακτήρα του περιεχομένου του κελιού οπότε τοποθετείται μετά τον τελευταίο χαρακτήρα του περιεχομένου του κελιού CTRL+{ΔΕΞΙΟ ΒΕΛΟΣ} οπότε τοποθετείται πριν από τον πρώτο χαρακτήρα της επόμενης λέξης CTRL+{ΑΡΙΣΤΕΡΟ ΒΕΛΟΣ} οπότε τοποθετείται πριν από τον πρώτο χαρακτήρα της προηγούμενης λέξης Για να διαγράψουμε ένα χαρακτήρα μπορούμε να χτυπήσουμε τα πλήκτρα: BACKSPACE DEL οπότε διαγράφεται ο χαρακτήρας που είναι πριν από τον κέρσορα οπότε διαγράφεται ο χαρακτήρας που είναι μετά από τον κέρσορα Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 12

64 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σε οποιαδήποτε θέση μπορούμε να εισάγουμε νέους χαρακτήρες. Όταν το κελί αποκτήσει το επιθυμητό περιεχόμενο, θα χτυπήσουμε το πλήκτρο ENTER (χωρίς να χρειάζεται ο κέρσορας να είναι τοποθετημένος στο τέλος του περιεχομένου). Επίσης τροποποίηση του περιεχομένου ενός κελιού μπορούμε να κάνουμε αν όντας τοποθετημένοι στο κελί αυτό, σημαδέψουμε και κάνουμε κλικ στον χώρο Γραμμή Τύπων και στο συγκεκριμένο σημείο που επιθυμούμε να αλλάξουμε. Στον χώρο αυτό απεικονίζεται πάντα το πλήρες και πραγματικό περιεχόμενο του ενεργού κελιού. Κάνοντας κλικ στον χώρο αυτό, εισερχόμαστε στην διαδικασία σύνταξης του κελιού. Ερώτηση Το πλήκτρο DEL άλλοτε διαγράφει ολόκληρο το περιεχόμενο ενός κελιού, και άλλοτε διαγράφει έναν μόνο χαρακτήρα από το περιεχόμενο ενός κελιού. Πότε εμφανίζει την μία συμπεριφορά και πότε την άλλη; Είδη περιεχομένων ενός κελιού Περιεχόμενα ενός κελιού μπορεί να είναι δεδομένα διαφόρων ειδών, όπως τύπου φράσης, αριθμητικά, τύπου ημερομηνίας λπ Δεδομένα τύπου φράσης Φράση είναι μία ακολουθία χαρακτήρων η οποία δεν μπορεί να εκληφθεί σαν αριθμός. Περιεχόμενα τύπου φράσης είναι οι τιμές Πωλήσεις, 1ο τρίμηνο, Μικτά αποτελέσματα, Αξία πωλούμενης ποσότητας κλπ.. Όταν σε ένα κελί εισάγουμε περιεχόμενο τύπου φράσης, τότε αυτό στοιχίζεται αυτόματα στην αριστερή πλευρά του κελιού. Επιπλέον αν η φράση είναι μήκους μεγαλύτερου από το μήκος του κελιού, τότε για την απεικόνισή της θα χρησιμοποιηθεί ο χώρος του γειτονικού κελιού, εφόσον αυτό είναι κενό Αριθμητικά δεδομένα Εκτός από περιεχόμενα τύπου φράσης, ένα κελί μπορεί να περιέχει έναν αριθμό ή έναν τύπο που αντιστοιχεί σε έναν αριθμό. Έτσι μπορούμε να εισάγουμε σε ένα κελί ως τιμή τον ακέραιο αριθμό 512 ή τον δεκαδικό αριθμό 20,45. Οι αριθμοί στοιχίζονται πάντα στην δεξιά πλευρά του κελιού, για να διευκολύνεται η ανάγνωσή τους. Αν το μήκος ενός κελιού δεν είναι επαρκές για την απεικόνιση ενός αριθμού, τότε σε όλο το μήκος του κελιού εμφανίζονται διέσεις (#) και όχι ένα μέρος του αριθμού (όπως συμβαίνει με τα δεδομένα τύπου φράσης). Για την άρση του προβλήματος αυτού, μπορούμε να μεγαλώσουμε το πλάτος της στήλης στην οποία ανήκει το κελί. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 13

65 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σημείωση: Πολλές φορές όταν συμβαίνει το παραπάνω ο χρήστης νομίζει ότι έχει γίνει λάθος, ενώ στη πραγματικότητα αρκεί να αλλάξει το πλάτος της στήλης για να διορθωθεί η κατάσταση. Στην καθημερινή ζωή χρησιμοποιούμε εκτός από ακέραιους και δεκαδικούς αριθμούς και άλλων μορφών αριθμούς. Οι περισσότερες από αυτές είναι αναγνωρίσιμες και κατανοητές από το Excel. Μία πολύ συνήθης μορφή αριθμού είναι τα ποσοστά, π.χ. η τιμή 20%. Ένα ποσοστό είναι συντομογραφία κλάσματος με αριθμητή την τιμή του ποσοστού και παρονομαστή το 100. Έτσι το 20% είναι συντομογραφία του κλάσματος 20 (δηλ. του αριθμού 0,20). Όταν εισάγουμε σε ένα κελί ένα ποσοστό 100 θέτουμε στο τέλος της τιμής του, τον χαρακτήρα % (επί τοις εκατό). Για να εισάγουμε σε ένα κελί έναν πολύ μεγάλο ή έναν πολύ μικρό αριθμό, δεν χρειάζεται να γράψουμε όλα τα ψηφία του. Ένας μεγάλος αριθμός αναπαρίσταται με την μορφή πχ. 5, Με την μορφή αυτή δηλώνεται ο αριθμός που προκύπτει από τον πολλαπλασιασμό του 5,23 με μία δύναμη του 10 που έχει 9 μηδενικά. Ομοίως για την αναπαράσταση ενός μικρού αριθμού χρησιμοποιείται η μορφή πχ. 1, Με τον τρόπο αυτό δηλώνεται ο αριθμός που προκύπτει από την διαίρεση του 5,23 με μία δύναμη του 10 που έχει 6 μηδενικά. Για να εισάγουμε έναν πολύ μεγάλο ή μικρό αριθμό γράφουμε το δεκαδικό του μέρος, στην συνέχεια γράφουμε τον χαρακτήρα Ε (λατινικό, και όχι ελληνικό) και αμέσως μετά τον εκθέτη της δύναμης του 10 με την οποία πρέπει να πολλαπλασιαστεί (ή να διαιρεθεί οπότε ο εκθέτης πρέπει να έχει αρνητικό πρόσημο) ο αριθμός αυτός. Έτσι για να εισάγουμε σε ένα κελί τον αριθμό 5, θα γράψουμε 5,23E9, ενώ για να εισάγουμε τον αριθμό 1, θα γράψουμε 1,45E-6. Επίσης αν θέλουμε να εισάγουμε έναν όχι μεγάλο αλλά στρογγυλό αριθμό π.χ. το και δεν θέλουμε να ταλαιπωρηθούμε μετρώντας τα μηδενικά που πρέπει να γράψουμε, μπορούμε να γράψουμε 10E6 ή 1E7. Ένας αριθμός μπορεί σε ορισμένες περιπτώσεις να χρειάζεται να αναπαρασταθεί σαν κλασματικός αριθμός, δηλ. σαν άθροισμα ενός ακεραίου αριθμού με ένα κλάσμα. Η βαθμολογία των μαθητών του γυμνασίου 4 αναγράφεται σαν κλασματικός αριθμός π.χ. 14. Για να γράψουμε έναν 13 κλασματικό αριθμό γράφουμε το ακέραιο μέρος του, κατόπιν θέτουμε ένα (και μόνο ένα) κενό διάστημα, και τέλος τον αριθμητή του κλασματικού μέρους ακολουθούμενο από τον χαρακτήρα / και τον παρονομαστή του. Αν ο αριθμός δεν έχει ακέραιο μέρος, τότε σαν ακέραιο μέρος του θα δηλώσουμε το 0. Τόσο στην περίπτωση των πολύ μεγάλων ή μικρών αριθμών καθώς και στην περίπτωση των κλασματικών αριθμών, θα παρατηρήσουμε ότι στον χώρο Γραμμή Τύπων απεικονίζεται πάντα η αριθμητική τιμή του κελιού στην γνώριμη μορφή του δεκαδικού αριθμού και όχι στην μορφή που την εισήγαμε. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 14

66 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Ασκήσεις 1. Να μαντέψετε πως θα αναγνωρίσει το Excel τα παρακάτω δεδομένα (η παύλα στο ύψος της γραμμής δηλώνει το κενό διάστημα): , ,50% 10.50% 141/7 1,23e6 1,23ε6 1/ _1/7 0_1/7 3o τρίμηνο 1.23e6 5 1/7 2. Να συντάξετε το παρακάτω φύλλο εργασίας στο οποίο απεικονίζεται ο τιμοκατάλογος ακτοπλοϊκής εταιρίας και να τον αποθηκεύσετε με όνομα Εργασία Να συντάξετε τον πίνακα που απεικονίζεται στην σελίδα 4 των σημειώσεων και να τον αποθηκεύσετε με όνομα Εργασία02. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 15

67 Σημειώσεις στο Microsoft Excel 2.1. Τύποι υπολογισμού Αν περιεχόμενο ενός κελιού μπορούσε να είναι μόνο η τιμή ενός δεδομένου (οποιουδήποτε τύπου) που την προσδιορίζει ο χρήστης, η αξία των προγραμμάτων λογιστικών φύλλων θα ήταν μικρή. Ένα κελί όμως στα προγράμματα λογιστικών φύλλων μπορεί να έχει πολύ πλουσιότερο περιεχόμενο. Ένα κελί μπορεί να έχει περιεχόμενο μία έκφραση (τύπο) που, αντί να δηλώνει την τιμή που θα έχει το κελί, να υποδεικνύει στο excel πως θα εργασθεί για να υπολογίσει την τιμή που θα απεικονίσει στο κελί. Τέτοιες εκφράσεις λέγονται τύποι υπολογισμού ή φόρμουλες (formula). Ένας τύπος υπολογισμού είναι μία ακολουθία πράξεων, που γίνονται σε προσδιοριζόμενες από τον χρήστη τιμές, παράγοντας ένα μοναδικό αποτέλεσμα. Ο τρόπος με τον οποίο διατυπώνεται ένας τύπος υπολογισμού δεν είναι αυθαίρετος. Αντίθετα καθορίζεται από το excel και ο χρήστης θα πρέπει να τηρήσει τις απαιτήσεις περιγραφής των τύπων υπολογισμών, αν θέλει να γίνουν κατανοητοί οι τύποι υπολογισμού που συντάσσει και συνεπώς να εκτελεσθούν και να παραχθούν τα ζητούμενα αποτελέσματα. Στο Excel οι εκφράσεις που είναι τύποι υπολογισμού έχουν πρώτο χαρακτήρα τους τον χαρακτήρα ΙΣΟΝ (=). Οποιαδήποτε έκφραση εισάγουμε σε ένα κελί έχει πρώτο της χαρακτήρα το ίσον, θεωρείται και αντιμετωπίζεται από το Excel σαν τύπος υπολογισμού. Αντίθετα εάν δεν έχει πρώτο της χαρακτήρα το ίσον, τότε δεν θεωρείται σαν τύπος υπολογισμού. Μετά τον χαρακτήρα ίσον, ορίζονται οι πράξεις που πρέπει να εκτελεσθούν και οι τιμές πάνω στις οποίες θα γίνουν αυτές οι πράξεις. Οι απαιτήσεις περιγραφής τύπων υπολογισμών είναι σύμφωνες με την διαίσθηση οποιουδήποτε έχει εκτελέσει πράξεις. Ας εισάγουμε στο κελί A1 την έκφραση = Το Excel κατανοεί ότι του ζητείται η εύρεση του αθροίσματος των τιμών 134 και 523, επειδή η έκφραση αυτή είναι ένας έγκυρος τύπος υπολογισμού. Εκτελεί την πράξη και το αποτέλεσμά της απεικονίζεται στο κελί Α1. ΠΡΟΣΟΧΗ: Στο κελί Α1 απεικονίζεται ο αριθμός 657. Ωστόσο όμως αν τοποθετηθούμε στο κελί Α1 και κοιτάξουμε στην Γραμμή Τύπων, θα διαπιστώσουμε ότι περιεχόμενο του κελιού Α1 δεν είναι η τιμή 657, αλλά η εντολή υπολογισμού = Όταν περιεχόμενο ενός κελιού είναι τύπος υπολογισμού τότε αληθινό περιεχόμενο του κελιού δεν είναι το αποτέλεσμα που δίνει ο υπολογισμός, αλλά ο ίδιος ο τύπος υπολογισμού. Η παρατήρηση αυτή ίσως φαίνεται μικρής σημασίας. Ωστόσο είναι θεμελιώδης η διάκριση αυτού που φαίνεται να είναι η τιμή ενός κελιού από αυτό που πραγματικά είναι το περιεχόμενο ενός κελιού. Και το πραγματικό περιεχόμενο ενός κελιού απεικονίζεται πάντα στην Γραμμή Τύπων. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 16

68 Σημειώσεις στο Microsoft Excel 2.2. Λάθη στους τύπους υπολογισμού Οι απαιτήσεις περιγραφής υπολογισμών είναι απλές. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι δεν μπορούν να γίνουν λάθη σε έναν τύπο υπολογισμού. Αν π.χ. στο κελί Α2 εισάγουμε την έκφραση επειδή ο πρώτος της χαρακτήρας δεν είναι το ίσον δεν εκλαμβάνεται από το Excel ως τύπος υπολογισμού, αλλά ως μία σταθερή τιμή. Επειδή δε μάλιστα αυτή η έκφραση δεν μπορεί να εκληφθεί σαν αριθμός, εκλαμβάνεται σαν δεδομένο τύπου φράσης (και στοιχίζεται στην αριστερή πλευρά του κελιού). Εάν θέλουμε η έκφραση αυτή να αποκτήσει ισχύ τύπου υπολογισμού θα πρέπει να την διορθώσουμε και να θέσουμε ως πρώτο χαρακτήρα της το ίσον. Προς τούτο με βάση τα όσα έχουν ήδη αναφερθεί για την τροποποίηση του περιεχομένου ενός κελιού: 1. Τοποθετούμαστε στο κελί Α2 (αν δεν είμαστε ήδη τοποθετημένοι σε αυτό). 2. Χτυπάμε το πλήκτρο λειτουργιών F2 για να μπούμε στην διαδικασία σύνταξης. Ο κέρσορας είναι τοποθετημένος στο τέλος της έκφρασης. 3. Χτυπάμε το πλήκτρο HOME για να τοποθετηθεί ο κέρσορας στην αρχή της έκφρασης. 4. Χτυπάμε τον χαρακτήρα ΙΣΟΝ (=). 5. Χτυπάμε το πλήκτρο ENTER για να τερματίσουμε την σύνταξη του κελιού. Με την προσθήκη του ίσον το περιεχόμενο της έκφρασης αυτής αλλάζει ριζικά. Εκλαμβάνεται πλέον από το Excel ως τύπος υπολογισμού, εκτελείται ο υπολογισμός και στο κελί Α2 απεικονίζεται πλέον το αποτέλεσμα του υπολογισμού, δηλ. το 657. Αρκετές φορές, καθώς σκεφτόμαστε τον τύπο εντολή υπολογισμού που πρέπει να διατυπώσουμε, χτυπάμε νευρικά κάποιο πλήκτρο π.χ. το κενό διάστημα το οποίο μάλιστα εισάγει έναν αόρατο'' χαρακτήρα στην έκφραση που γράφουμε. Έτσι στο κελί Α3 μπορεί να εισάγουμε την έκφραση _= (όπου η παύλα δηλώνει το κενό διάστημα). Η έκφραση αυτή δεν θα εκληφθεί ως τύπος υπολογισμού, γιατί πρώτος της χαρακτήρας είναι το κενό διάστημα και όχι το ίσον. Για να κάνουμε την έκφραση να θεωρηθεί τύπος υπολογισμού, θα πρέπει να διαγράψουμε το κενό διάστημα που έχει τεθεί στην αρχή της. Αν, για να αυξήσουμε την αναγνωσιμότητα μίας έκφρασης, θέλουμε να αραιώσουμε τους όρους της με κενά διαστήματα, μπορούμε να το κάνουμε μετά όμως το ίσον, θέτοντας μάλιστα όσα κενά διαστήματα θέλουμε ανάμεσα στους όρους της έκφρασης. Αν στο κελί Α4 εισάγουμε την έκφραση = _ 134 _ (όπου η παύλα δηλώνει το κενό διάστημα), το Excel θα την αναγνωρίσει ως εντολή υπολογισμού επειδή έχει πρώτο της χαρακτήρα το ίσον. Επιπλέον θα την αναγνωρίσει ως μία έγκυρη εντολή υπολογισμού, και αγνοώντας τα κενά διαστήματα που συναντά θα αναγνωρίσει τους όρους της και θα εκτελέσει την ζητούμενη πράξη. Μία έκφραση που πρώτος της χαρακτήρας είναι το ίσον δεν είναι πάντα μία έγκυρη έκφραση υπολογισμού, δηλ. μία έκφραση η οποία μπορεί να Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 17

69 Σημειώσεις στο Microsoft Excel κατανοηθεί το Excel. Αν στο κελί A5 εισάγουμε την έκφραση = τότε αυτή δεν θα αναγνωρισθεί από το Excel ως έγκυρη εντολή υπολογισμού, γιατί μετά το τελευταίο σύμβολο πράξης πρέπει να τεθεί μία ακόμη τιμή. Ομοίως η έκφραση =12+*45 δεν θα θεωρηθεί από το Excel έγκυρη, γιατί ανάμεσα στα σύμβολα των πράξεων + και * δεν υπάρχει αριθμός. Όταν το Excel δεν καταφέρει να κατανοήσει έναν τύπο υπολογισμού, αμέσως μετά το πέρας της σύνταξής του (δηλ. μόλις χτυπήσουμε το πλήκτρο ENTER) προβάλλει ένα παράθυρο διαλόγου μέσα στο οποίο επεξηγεί το (πρώτο) λάθος που εντόπισε στην έκφραση και προτείνει και την διόρθωσή του. Πολλές φορές το Excel επισημαίνει όντως το λάθος που κάναμε και η διόρθωση που προτείνει είναι η επιθυμητή. Αρκετές όμως φορές αποτυγχάνει στον εντοπισμό του λάθους, ή στην διόρθωση που πρέπει να γίνει (η οποία οδηγεί σε άλλον υπολογισμό από αυτόν που θέλουμε να εκτελεσθεί). Μία έκφραση μπορεί να είναι έγκυρος τύπος υπολογισμού, ωστόσο όμως μπορεί να είναι αδύνατος ο υπολογισμός του αποτελέσματός της. Τέτοια είναι η περίπτωση της διαίρεσης ενός αριθμού με το μηδέν π.χ. =3/0. Η διαίρεση αυτή, ξέρουμε από την αριθμητική, ότι είναι αδύνατη. Αν ζητήσουμε από το Excel να εκτελέσει μία τέτοια πράξη θα εμφανίσει στο κελί την διαγνωστική τιμή λάθους #ΔΙΑΙΡ/0! Οι αριθμητικές πράξεις Οι πράξεις των οποίων την εκτέλεση μπορούμε να ζητήσουμε σε έναν τύπο υπολογισμού, είναι οι γνωστές πράξεις της αριθμητικής. Τα σύμβολα με τα οποία δηλώνεται η εκτέλεση αυτών των πράξεων είναι: + (ΣΥΝ) για την πρόσθεση - (ΠΛΗΝ ή ΠΑΥΛΑ) για την αφαίρεση, και όχι ο χαρακτήρας ΥΠΟΓΡΑΜΜΙΣΗ (_) που απεικονίζεται επίσης με μία παύλα αλλά τοποθετημένη στην βάση της γραμμής και όχι στην μέση της * (ΕΠΙ, ΑΣΤΕΡΙΣΚΟΣ) για τον πολλαπλασιασμό, και όχι το Χ / (ΔΙΑ, ΠΛΑΓΙΑ ΚΑΘΕΤΟΣ) για την διαίρεση, και όχι η ΑΝΩ ΚΑΙ ΚΑΤΩ ΤΕΛΕΙΑ (:) που χρησιμοποιείται πολύ συχνά στα βιβλία της αριθμητικής Με βάση αυτά οι εκφράσεις στα αριστερά δηλώνουν αυτό που θα γράφαμε με τον γνώριμο συμβολισμό στις εκφράσεις στα δεξιά ως εξής: = * = 12 * 45 / Μία επιπλέον αριθμητική πράξη που μπορεί χρησιμοποιηθεί είναι η ύψωση σε δύναμη. Σύμβολο της πράξης αυτής είναι ο χαρακτήρας CARET (^), αριστερά του οποίου γράφεται η βάση της δύναμης και δεξιά του ο εκθέτης. Έτσι η έκφραση =3^2 δηλώνει την πράξη που θα γράφαμε με τον γνώριμο μαθηματικό συμβολισμό 3 2. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 18

70 Σημειώσεις στο Microsoft Excel 2.4. Η προτεραιότητα εκτέλεσης των πράξεων Αν οι πράξεις που περιγράφονται σε έναν τύπο υπολογισμού είναι περισσότερες από μία, τίθεται το θέμα της σειράς με την οποία θα εκτελεσθούν. Ορισμένες φορές, ανεξάρτητα από την σειρά με την οποία θα εκτελεσθούν οι πράξεις, το προκύπτον αποτέλεσμα είναι το ίδιο. Στην έκφραση =12*45/3 είτε εκτελεσθεί πρώτα ο πολλαπλασιασμός και κατόπιν η διαίρεση (οπότε θα λέγαμε ότι ανταποκρίνεται στον συμβολισμό = = 180), είτε πρώτα η διαίρεση και κατόπιν ο πολλαπλασιασμός (οπότε θα λέγαμε ότι ανταποκρίνεται στον συμβολισμό 12 = = 3 180) το εξαγόμενο αποτέλεσμα είναι το ίδιο, δηλ. το 180. Δεν συμβαίνει όμως αυτό σε κάθε έκφραση. Αν σε ένα κελί εισάγουμε την εντολή υπολογισμού =2+3*5 τότε οι δύο τρόποι εκτέλεσης των πράξεων οδηγούν σε δύο διαφορετικά αποτελέσματα. Αν οι πράξεις εκτελεσθούν με την σειρά που δείχνει το παρακάτω σχήμα στα αριστερά (δηλ. πρώτα η πρόσθεση και μετά ο πολλαπλασιασμός) εξάγεται ως αποτέλεσμα το 25. Αν όμως εκτελεσθεί πρώτα ο πολλαπλασιασμός και μετά η πρόσθεση, όπως δείχνει το σχήμα στα δεξιά, εξάγεται ως αποτέλεσμα το / \ / \ 5 \ / 15 / \ \ / / \ * * 5 Από τους δύο αυτούς τρόπους το Excel εφαρμόζει τον δεύτερο, δηλ. αυτόν που δίνει προτεραιότητα στην εκτέλεση του πολλαπλασιασμού έναντι της πρόσθεσης. Εφαρμόζει επομένως την σειρά προτεραιότητας που έχουν οι πράξεις στην αριθμητική. Έτσι οι πέντε πράξεις που εκτελεί το Excel εκτελούνται με την εξής σειρά προτεραιότητας: Πρώτα, η ύψωση σε δύναμη Κατόπιν, ο πολλαπλασιασμός και η διαίρεση. Στην περίπτωση περισσότερων από ένα πολλαπλασιασμών 'και διαιρέσεων οι πολλαπλασιασμοί και οι διαιρέσεις εκτελούνται με την σειρά που αναφέρονται από τα αριστερά προς τα δεξιά. Και τέλος, η πρόσθεση και η αφαίρεση (αδιάφορα αν πρώτα εκτελεσθούν οι προσθέσεις και μετά οι αφαιρέσεις ή το αντίστροφο, λόγω της αντιμεταθετικής ιδιότητας της πρόσθεσης και της αφαίρεσης). Με βάση την σειρά αυτή στην έκφραση =6/3+3*4^2 οι πράξεις θα εκτελεσθούν ως εξής: 50 / \ / \ / 48 / / \ 2 / 16 / \ / / \ 6 / * 4 ^ 2 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 19

71 Σημειώσεις στο Microsoft Excel 2.5. Οι παρενθέσεις Όταν σε μία έκφραση οι πράξεις πρέπει να εκτελεσθούν με σειρά διαφορετική σειρά από αυτήν που ορίζεται στην αριθμητική, είμαστε υποχρεωμένοι να το επισημάνουμε. Και επισημαίνουμε την σειρά εκτέλεσης των πράξεων χρησιμοποιώντας παρενθέσεις. Μέσα σε παρενθέσεις (αριστερή και δεξιά) εγκλείουμε την πράξη και τους όρους της που πρέπει να εκτελεσθεί πρώτη. Αν σε ένα κελί εισάγουμε την έκφραση =6/3+(3*4)^2, δηλώνουμε ότι πρέπει πρώτα να εκτελεσθεί ο πολλαπλασιασμός του 3 με το 4 και κατόπιν οι υπόλοιπες πράξεις, οι οποίες θα εκτελεσθούν όπως ορίζει η σειρά προτεραιότητας των πράξεων. Συνεπώς το αποτέλεσμα που θα εξαχθεί θα είναι το 146 όπως φαίνεται και στο επόμενο σχήμα. 146 / \ / \ / 144 / / \ 2 12 \ / \ / \ \ 6 / 3 + (3 * 4) ^ 2 Οι παρενθέσεις επομένως χρησιμοποιούνται για να δηλώσουν την σειρά εκτέλεσης των πράξεων στην περίπτωση που η επιθυμητή σειρά δεν είναι αυτή με την οποία εκτελεί τις πράξεις το Excel. Η χρήση των παρενθέσεων πρέπει να υπακούει ορισμένους κανόνες. Πρώτα απ' όλα σε κάθε αριστερή παρένθεση πρέπει να αντιστοιχεί μία και μόνο δεξιά παρένθεση, ή όπως λέγεται κάθε αριστερή παρένθεση πρέπει να ισορροπεί με μία δεξιά παρένθεση. Σύμφωνα με τον κανόνα αυτό η έκφραση = * (4 + 5 είναι λανθασμένη γιατί η αριστερή παρένθεση δεν αντιστοιχίζεται με κάποια δεξιά παρένθεση. Επίσης είναι εύκολα αντιληπτό ότι οι παρενθέσεις δεν μπορούν να τίθενται σε οποιεσδήποτε θέσεις. Η έκφραση = 12 (* 3 + 4) + 5 είναι λανθασμένη, γιατί η αριστερή παρένθεση είναι τοποθετημένη σε λάθος θέση. Παρενθέσεις μπορούμε να χρησιμοποιούμε ακόμα και όταν δεν είναι απαραίτητες, εφόσον η χρήση τους μας διευκολύνει στην κατανόηση της έκφρασης που συντάσσουμε. Στην έκφραση =4+(3*2) οι παρενθέσεις είναι περιττές, γιατί και χωρίς την χρήση τους πρώτα θα εκτελεσθεί ο πολλαπλασιασμός και κατόπιν η πρόσθεση. Όμως η έκφραση αυτή δεν παύει να είναι μία έγκυρη έκφραση υπολογισμού. Πολλές φορές χρειάζεται να χρησιμοποιήσουμε περισσότερα από ένα ζεύγη παρενθέσεων σε μία έκφραση. Π.χ. αν στον τύπο υπολογισμού =12+45/25+3 θέλουμε η διαίρεση να γίνει με αριθμητή το άθροισμα του 12 και 45 και παρονομαστή το άθροισμα του 25 και του 3 θα την γράψουμε =(12+45)/(25 +3) χρησιμοποιώντας δύο ζευγάρια παρενθέσεων. Ορισμένες φορές η χρήση των παρενθέσεων είναι ακόμα πιο πολύπλοκη. Π.χ. αν στην έκφραση = 2*3+4*5+6 θέλουμε να γίνουν οι πράξεις με την σειρά που δείχνει το παρακάτω σχήμα: Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 20

72 Σημειώσεις στο Microsoft Excel 94 / \ / 47 / / \ / / 44 / / / \ / / / 11 / / / / \ 2 * * τότε πρέπει να εγκλείσουμε την πράξη μέσα σε παρενθέσεις. Στην συνέχεια όμως πρέπει να δηλώσουμε ότι το αποτέλεσμα αυτό αφού πολλαπλασιασθεί με το 4 θα πρέπει να αθροιστεί με το 3, πριν πολλαπλασιαστεί με το 2. Σε τέτοιες περιπτώσεις στον μαθηματικό συμβολισμό χρησιμοποιούνται τα σύμβολα άγκιστρα { }, αγκύλες [ ] κλπ. για να δηλώσουν ιεραρχικά ανώτερες παρενθέσεις. Στο Excel όμως το μόνο διαθέσιμο σύμβολο για την δήλωση της σειράς εκτέλεσης των πράξεων είναι οι παρενθέσεις. Συνεπώς και σε αυτή την περίπτωση θα χρησιμοποιήσουμε παρενθέσεις και θα γράψουμε την έκφραση ως εξής =2*(3+4*(5+6)) και όχι π.χ. με χρήση αγκίστρων =2*{3+4*(5+6)} (η οποία δεν θα γίνει κατανοητή από το Excel και θα θεωρηθεί λανθασμένη ως τύπος). Στην έκφραση =2*(3+4*(5+6)) όπως και σε κάθε άλλη έκφραση που χρησιμοποιούνται παρενθέσεις μέσα σε παρενθέσεις το Excel εφαρμόζοντας έναν απλό κανόνα είναι σε θέση να συνάγει με ποια δεξιά παρένθεση ισορροπεί κάθε αριστερή παρένθεση. Σύμφωνα με τον κανόνα αυτό κάθε αριστερή παρένθεση ισορροπεί με την πρώτη δεξιά παρένθεση που θα βρεθεί αγνοώντας τόσες δεξιές παρενθέσεις όσες αριστερές παρενθέσεις συναντηθούν μέχρι να βρεθεί η αναζητούμενη δεξιά παρένθεση. Με βάση τον κανόνα αυτό η ισορροπία των παρενθέσεων στην παραπάνω έκφραση έχει όπως δείχνει το παρακάτω σχήμα. 2 * (3 + 4 * (5 + 6)) Αν μπούμε στην διαδικασία σύνταξης ενός κελιού (πατώντας το πλήκτρο λειτουργιών F2) στον τύπο του οποίου χρησιμοποιούνται πολλές παρενθέσεις, το Excel απεικονίζει με το ίδιο χρώμα τα ζευγάρια των παρενθέσεων που ισορροπούν μεταξύ τους Τα κελιά σαν όροι αριθμητικών εκφράσεων Σε έναν τύπο υπολογισμού, που συντάσσουμε στο Excel, μπορούμε αντί για αριθμούς να χρησιμοποιήσουμε τα ονόματα των κελιών στα οποία περιέχονται οι αριθμοί αυτοί. Για παράδειγμα εάν θέλουμε στο κελί C1 να εκτελεσθεί ο πολλαπλασιασμός του 1230 επί το 45 και το 1230 είναι τιμή του κελιού Α1 ενώ το 45 είναι τιμή του κελιού B1 αντί να γράψουμε στο κελί την έκφραση =1230*45, μπορούμε να γράψουμε την έκφραση =A1*B1. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 21

73 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Το Excel όταν σε έναν τύπο υπολογισμού συναντήσει ένα όνομα κελιού, θεωρεί ότι αναφερόμαστε στην τιμή που έχει το κελί αυτό και με την τιμή αυτή εκτελεί την ζητούμενη πράξη. Στην έκφραση =A1*B1, καταλαβαίνει ότι θέλουμε να εκτελέσουμε τον πολλαπλασιασμό της τιμής του κελιού Α1 δηλ. το 1230 με την τιμή του κελιού Β1 δηλ. το 45, και με αυτές τις τιμές θα εκτελέσει τον ζητούμενο υπολογισμό. Συνεπώς τα ονόματα κελιών μπορούν να είναι όροι σε έναν τύπο υπολογισμού ακριβώς όπως και οι αριθμοί. Τα πλεονεκτήματα που εξασφαλίζει η δυνατότητα να εκτελούνται υπολογισμοί που περιγράφονται, όχι με απευθείας οριζόμενες τιμές αλλά, μέσω αναφοράς στα κελιά που τις περιέχουν είναι αύξηση της ακρίβειας των περιγραφόμενων πράξεων (αφού δεν υπάρχει περίπτωση το Excel αντί να χρησιμοποιήσει τον αριθμό π.χ να χρησιμοποιήσει τον αριθμό 1320), καθώς και η αποφυγή λάθους σε περίπτωση μελλοντικής αλλαγής του περιεχόμενου ενός κελιού (πχ. το κελί Α1 από 1230 να γίνει για κάποιο λόγο 1450, οπότε θα έπρεπε να αλλάξει αντίστοιχα και το αποτέλεσμα. Στη περίπτωση που στο κελί C1 έχουμε εισάγει =Α1*Β1 το νέο αποτέλεσμα θα υπολογιστεί αυτόματα, χωρίς να χρειαστεί να ασχοληθούμε εμείς καθόλου). Σε έναν τύπο υπολογισμού μπορούν να χρησιμοποιηθούν εξ ίσου και αριθμοί που προσδιορίζονται απευθείας όσο και αριθμοί που αναφέρονται με τα ονόματα των κελιών στα οποία περιέχονται, πχ. =A1*B1+10*3. Επίσης σε έναν τύπο υπολογισμού μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το όνομα ενός κελιού, του οποίου η τιμή προσδιορίζεται επίσης με τύπο υπολογισμού. Αν στο κελί C1 έχουμε εισάγει την έκφραση =A1*B1, τίποτε δεν μας εμποδίζει να εισάγουμε στο κελί D1 την έκφραση =C1*1,18. Κατ' αυτόν τον τρόπο μπορούμε να στήσουμε μία αλυσίδα υπολογισμών στην οποία ο υπολογισμός της τιμής ενός κελιού εξαρτάται από τον υπολογισμό ενός άλλου κελιού κ.ο.κ.. Παρότι το όνομα ενός κελιού σε έναν τύπο υπολογισμού επέχει θέση αριθμού, εντούτοις προσδίδει στον τύπο δυναμικό περιεχόμενο. Αν στο κελί C1 έχουμε εισάγει τον τύπο =A1*B1, ο τύπος αυτός δεν ορίζει μόνο ότι το κελί C1 είναι ίσο με το γινόμενο των τιμών των κελιών Α1 και Β1. Ορίζει επίσης ότι και κάθε φορά που θα αλλάζει τιμή σε ένα από τα κελιά που αναφέρονται στην έκφραση (δηλ. το Α1 ή το Β1) θα ξαναεκτελείται αυτόματα ο υπολογισμός με τις νέες τιμές που έχουν αποκτήσει τα κελιά αυτά, έτσι ώστε το κελί C1 να είναι πάντα ίσο με το γινόμενο των κελιών Α1 και Β1 και όχι μόνο την στιγμή που διατυπώσαμε τον τύπο υπολογισμού. Αυτός ακριβώς ο επανυπολογισμός (recalculation) των υπολογισμών κάθε φορά που αλλάζει η τιμή ενός από τα κελιά που αναφέρονται σε έναν τύπο υπολογισμού, είναι που καθιστά τα προγράμματα λογιστικών φύλλων πανίσχυρα εργαλεία για υπολογισμούς. Χάρη σε αυτήν οι τύποι υπολογισμού δεν είναι στατικοί υπολογισμοί, των οποίων τα αποτελέσματα παραμένουν αναλλοίωτα. Αντίθετα ένας τύπος υπολογισμού που χρησιμοποιεί κελιά δένεται δυναμικά με τα κελιά αυτά, και οποιαδήποτε τροποποίηση των τιμών τους προκαλεί τον άμεσο επανυπολογισμό του. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 22

74 Σημειώσεις στο Microsoft Excel 2.7. Λάθη σε τύπους υπολογισμού όταν χρησιμοποιούνται ονόματα κελιών Η χρήση ονομάτων κελιών ενέχει τον κίνδυνο ορισμένων νέου τύπου λαθών. Πέρα από τα λάθη που έχουν ήδη επισημανθεί, ενδέχεται να γράψουμε σε έναν τύπο υπολογισμού λανθασμένα το όνομα του κελιού στο οποίο αναφερόμαστε. Συνήθως μην προσέχοντας ότι το πληκτρολόγιο είναι στην κατάσταση του ελληνικού αλφαβήτου γράφουμε τα ονόματα των κελιών με ελληνικούς χαρακτήρες. Π.χ. ας γράψουμε στο κελί C1 γράψουμε την έκφραση =A1*B1 με το Α γραμμένο στα ελληνικά, και με το Β γραμμένο στα λατινικά. Το ΑΛΦΑ ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΕΛΛΗΝΙΚΟ είναι για τον υπολογιστή διαφορετικός χαρακτήρας από το Α ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΛΑΤΙΝΙΚΟ, άσχετα με το γεγονός ότι έχουν την ίδια οπτική απεικόνιση. Το Excel δεν θα καταλάβει σε ποιο κελί αναφερόμαστε με την έκφραση Α1 και θα επιστρέψει στο κελί C1 την διαγνωστική τιμή λάθους #ΟΝΟΜΑ? (ή #NAME?). Με τον τρόπο αυτό επισημαίνει ότι δεν κατάλαβε κάποια από τα ονόματα κελιών που χρησιμοποιούνται στον τύπο χωρίς να διευκρινίζει ποια είναι αυτά. Αν σε ένα κελί π.χ. το Α2 έχουμε γράψει την έκφραση = Α1 + 1, τότε σιωπηρά δεχόμαστε ότι η τιμή του κελιού Α1 είναι ένας αριθμός. Αν όμως το κελί Α1 δεν έχει αριθμητικό περιεχόμενο (ή περιεχόμενο που να εξομοιώνεται με αριθμό) αλλά δεδομένο τύπου φράσης π.χ. την φράση Πωλήσεις, τότε ο ζητούμενος υπολογισμός δεν μπορεί να υλοποιηθεί γιατί στερείται νοήματος η πρόσθεση αριθμού με φράση. Σε αυτήν την περίπτωση το Excel θα επιστρέψει σαν αποτέλεσμα την διαγνωστική τιμή λάθους #TIMH! (ή #VALUE!), επισημαίνοντας έτσι ότι η τιμή κάποιου κελιού στον τύπο υπολογισμού δεν είναι κατάλληλη για τον υπολογισμό στον οποίο χρησιμοποιείται Το πρόβλημα της κυκλικής αναφοράς Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως σε έναν τύπο υπολογισμού μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε κάποιο κελί του οποίου το αποτέλεσμα υπολογίζεται μέσω άλλου τύπου υπολογισμού κ.ο.κ. στήνοντας έτσι σε ένα φύλλο εργασίας μία αλυσίδα υπολογισμών. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 23

75 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Η αλυσίδα όμως των υπολογισμών πρέπει να έχει αρχή και τέλος. Πρέπει να ξεκινάει από τον υπολογισμό ενός κελιού, να συνεχίζει με τον υπολογισμό άλλου κελιού και αφού διατρέξει μία μόνο φορά όλα τα κελιά στα οποία έχουν εισαχθεί τύποι υπολογισμού, να τερματίζεται με τον υπολογισμό κάποιου κελιού. Αν για οποιοδήποτε λόγο η αλυσίδα αυτή κλείσει, και επομένως χρειάζεται να εκτελεστεί ξανά ο υπολογισμός κάποιου κελιού του οποίου ο υπολογισμός έχει ήδη γίνει, τότε δημιουργείται το πρόβλημα της κυκλικής αναφοράς (circular reference). Π.χ. έστω ότι στα κελιά A1, Α2 και Α3 έχουμε εισάγει τους εξής τύπους υπολογισμού: Α1 = Α2 + 1 (δηλ. το κελί Α1 να είναι ίσο με Α2 προσαυξημένο κατά μία μονάδα) Α2 = Α3 + 1 (δηλ. το κελί Α2 να είναι ίσο με Α3 προσαυξημένο κατά μία μονάδα) Α3 = Α1 + 1 (δηλ. το κελί Α3 να είναι ίσο με Α1 προσαυξημένο κατά μία μονάδα) Στους υπολογισμούς αυτούς κάθε ένα από τα κελιά Α1, Α2 και Α3 εξαρτάται από το άλλο και οι εξαρτήσεις τους συμπληρώνουν έναν κύκλο, δημιουργώντας πρόβλημα κυκλικής αναφοράς. Α1 Α2 Α3 Σε μία τέτοια περίπτωση υπάρχει αδυναμία εκτέλεσης των υπολογισμών για όλα τα κελιά που βρίσκονται κατά μήκος της κλειστής αυτής αλυσίδας. Συνεπώς οι υπολογισμοί δεν θα σταματούσαν ποτέ, το Excel θα κόλλαγε. Για την αποτροπή του ενδεχομένου αυτού το Excel, όταν εντοπίσει κυκλική αναφορά αρνείται να εκτελέσει τους υπολογισμούς των εμπλεκομένων κελιών. Επιπλέον εμφανίζει σχετικό διαγνωστικό μήνυμα και θέτει αμέσως στην διάθεσή μας εργαλεία με την βοήθεια των οποίων μπορούμε να διατρέξουμε τα κελιά που εμπλέκονται για να εντοπίσουμε ποιος είναι ο λανθασμένος τύπος υπολογισμού. Το πρόβλημα της κυκλικής αναφοράς δεν συνιστά αδυναμία του Excel (το αντίθετο μάλιστα), αλλά λογικό λάθος σε κάποιον από τους περιγραφόμενους υπολογισμούς. Η έκφραση =A1+1 στο κελί Α1 ζητάει να αποκτήσει τιμή το κελί Α1 έναν αριθμό που να είναι ίσος με τον εαυτό του προσαυξημένο κατά μία μονάδα. Και προφανώς τέτοιος αριθμός δεν υπάρχει Πράξεις με δεδομένα τύπου φράσης To Excel εκτός από πράξεις με αριθμούς εκτελεί μία πράξη σε δεδομένα τύπου φράσης. Η πράξη αυτή είναι η συνένωση δύο φράσεων. Σύμβολο της πράξης αυτής είναι ο χαρακτήρας AMPERSAND (&). Αν στο κελί έχουμε αποδώσει τιμή την φράση Computer, στο κελί B1 την φράση Practica και στο κελί C1 εισάγουμε τον τύπο =A1&B1, το Excel θα ενώσει τις δύο φράσεις και την προκύπτουσα φράση θα την επιστρέψει σαν αποτέλεσμα στο κελί C1, οπότε αυτό θα απεικονίζει την τιμή ComputerPractica. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 24

76 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Μπορούμε να συνενώσουμε και περισσότερα από δύο δεδομένα τύπου φράσης. Αν στην συνένωση θέλουμε να συμμετέχει και κάποια φράση που δεν βρίσκεται σε κάποιο κελί, οπότε δεν μπορεί να αναφερθεί με όνομα κελιού αλλά απευθείας με την τιμή της, τότε η φράση αυτή πρέπει να εγκλείεται μέσα σε ΑΓΓΛΙΚΑ ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΑ ("), δηλ. πρέπει να θέσουμε αγγλικά εισαγωγικά πριν την έναρξή της και αμέσως μετά το πέρας της. Αν το κελί C1 γράψουμε την έκφραση =A1&" "&B1 τότε θα συνενωθούν και οι τρεις φράσεις με την σειρά που αναφέρονται, και το κελί C1 θα αποκτήσει τιμή την φράση Computer Practica Ασκήσεις 1. Γράψτε τις εκφράσεις που θα υπολογίζουν αυτό που δηλώνουν οι γραμμένες με τον γνώριμο μαθηματικό συμβολισμό παρακάτω εκφράσεις: x x x x x x x x x x 3 2. Πως θα διατυπώσουμε τον τύπο υπολογισμού για την εύρεση της τετραγωνική ρίζας του 2, δηλ. του 2 ; Θυμηθείτε από τα μαθηματικά ότι ν µ α µ = α ν. 3. Τι αποτέλεσμα θα δώσουν οι παρακάτω εκφράσεις υπολογισμού: = 6 / 3 * 2 = 6 / (3 * 2) = / 3 * 2 = (3^2 + 4)^2 = 10 * 8 / (2 + 3) * = ( ) / (2 * 3) - 4 = 30 / (10 / 2) * 2 = (13 + 5) / 9 * 6 / 2 4. Για ποιο λόγο οι παρακάτω εκφράσεις δεν είναι έγκυροι τύποι υπολογισμού: A1 + B1 _= a1 * 2 = A1 + B1 - = A1 * {Β1 + 5} = α1 * c1 / b1 = 5 * B1 + 5 * (C2-1)) 4 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 25

77 Σημειώσεις στο Microsoft Excel 5. Αν τα κελιά Α1, Β1 και C1 έχουν τιμές 3, 4 και -1 τι τιμές θα απεικονίζονται στα παρακάτω κελιά στα οποία έχουν εισαχθεί οι δίπλα σημειούμενοι τύποι υπολογισμού; A2 = A1 * B3 B2 = B1 - C2 C2 = Α3 - B1 A3 = A1 + B1 B3 = Β2 - Α1 * C1 C3 = A2 / (B1 + C1) Επίλυση ενός προβλήματος Το πρόβλημα Η επιχείρησή μας εισάγει και διαθέτει λευκά ηλεκτρικά είδη. Τα είδη αυτά τα έχει κατατάξει σε τρεις κατηγορίες: πλυντήρια, ψυγεία και κουζίνες. Η επιχείρησή μας έχει χωρίσει τους πελάτες της σε τρεις κατηγορίες: σε πελάτες αντιπροσώπους, σε πελάτες που κάνουν κυρίως χονδρικές πωλήσεις και σε πελάτες που κάνουν κυρίως λιανικές πωλήσεις. Στην διάρκεια της χρήσης που έληξε οι πωλήσεις κάθε κατηγορίας ειδών σε κάθε κατηγορία πελατών διαμορφώθηκαν στις τιμές που απεικονίζονται στον παρακάτω πίνακα. Κατηγορία Πελατών Ψυγεία Κουζίνες Πλυντήρια Αντιπρόσωποι Κυρίως χονδροπωλητές Κυρίως λιανοπωλητές Από το λογιστήριο της επιχείρησης πληροφορηθήκαμε ότι η αξία των αποθεμάτων στην αρχή της χρήσης που έληξε, η αξία αγορών στην διάρκεια της χρήσης και η αξία αποθεμάτων στο τέλος της χρήσης κάθε κατηγορίας ειδών έχουν όπως δείχνει ο παρακάτω πίνακας: Ψυγεία Κουζίνες Πλυντήρια Αξία αποθεμάτων στην αρχή της χρήσης Αξία αγορών στην διάρκεια της χρήσης Αξία αποθεμάτων στο τέλος της χρήσης Με βάση τα δεδομένα αυτά μας ζητείται να υπολογίσουμε τα μικτά αποτελέσματα που απέφερε η εμπορία κάθε κατηγορίας ειδών στην διάρκεια της χρήσης που έληξε και επιπλέον τα μικτά αποτελέσματα κάθε κατηγορίας ειδών σε κάθε κατηγορία πελατών (δοθέντος ότι η επιχείρησή μας πωλεί τα είδη της σε όλους τους πελάτες της στις ίδιες τιμές) Οργάνωση των δεδομένων Τα παραπάνω δεδομένα είναι τα πρωτογενή δεδομένα του προβλήματός μας, δηλ. τα δεδομένα που έχουμε στην διάθεσή μας και με βάση τα οποία θα Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 26

78 Σημειώσεις στο Microsoft Excel υπολογιστούν τα ζητούμενα αποτελέσματα. Τα δεδομένα αυτά θα τα αναπτύξουμε σε ένα φύλλο εργασίας οργανωμένα κατά τρόπο που να εξυπηρετεί την λύση που πρόκειται να αναπτύξουμε. Η οργάνωση των δεδομένων ενός προβλήματος απαιτεί εμπειρία και τριβή. Παρ όλα αυτά με βάση τον κοινό νου μπορούμε να προχωρήσουμε στην σύνταξη του φύλλου εργασίας που απεικονίζεται στην συνέχεια. Στο φύλλο αυτό: α. Αναφέρονται και οι τιμές των δεδομένων και οι φράσεις με την βοήθεια των οποίων κατανοεί κάποιος την σημασία τους. β. Ίδιας σημασίας δεδομένα βρίσκονται στην ίδια στήλη ή στην ίδια σειρά. γ. Υπάρχουν κενοί χώροι για να διευκολύνεται η αναγνωσιμότητα των δεδομένων. δ. Στο κελί Α1 έχουμε εισάγει μία φράση που επέχει θέση τίτλου στην εργασία μας. ε. Απεικονίζονται δύο νέα μεγέθη: το σύνολο πωλήσεων σε κάθε κατηγορία πελατών (στήλη Ε) και το σύνολο πωλήσεων κάθε κατηγορίας ειδών (γραμμή 7) Απλοί υπολογισμοί Στο φύλλο εργασίας που έχουμε διαμορφώσει μπορούμε να συντάξουμε υπολογισμούς για την εύρεση του συνόλου πωλήσεων τόσο σε κάθε κατηγορία πελατών όσο και κάθε κατηγορίας ειδών. Στο κελί Ε4 θα υπολογίσουμε την αξία πωλήσεων στους πελάτες που είναι αντιπρόσωποι. Προς τούτο θα αθροίσουμε την αξία πωλήσεων κάθε κατηγορίας ειδών σε πελάτες που είναι αντιπρόσωποι. Τα σχετικά δεδομένα βρίσκονται στα κελιά B4, C4 και D4. Συνεπώς στο κελί E4 θα εισάγουμε τον τύπο υπολογισμού =B4+C4+D4. Θα μπορούσε κάποιος στο κελί Ε4 να γράψει την έκφραση = , δηλ. να ζητήσει να αθροιστούν οι συγκεκριμένες τιμές που απεικονίζονται στα κελιά. Με μία τέτοια έκφραση η τιμή που θα απεικονίζεται στο κελί E4 θα παραμείνει αναλλοίωτη (εκτός αν αλλάξουμε τους όρους της έκφρασης αυτής). Αν π.χ. το λογιστήριο μας πληροφορήσει ότι τελικά η αξία πωλήσεων Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 27

79 Σημειώσεις στο Microsoft Excel ψυγείων στους πελάτες που είναι αντιπρόσωποι δεν είναι δρχ. αλλά δρχ., τότε θα πρέπει να εισάγουμε την νέα σωστή τιμή στο κελί Β4 και επιπλέον να διορθώσουμε μόνοι μας την έκφραση που έχουμε εισάγει στο κελί E4 ζητώντας να αθροιστεί με τις άλλες τιμές το αντί του που έχουμε γράψει. Αν όμως, όπως στην έκφραση =B4+C4+D4, κάνουμε αναφορά στο κελί Β4 τότε αρκεί μόνο να εισάγουμε στο κελί Β4 την νέα σωστή τιμή του δεδομένου. Αλλάζοντας την τιμή του κελιού B4 το Excel προχωρεί στον επανυπολογισμό του κελιού E4 (και μάλιστα αμέσως μόλις τερματίσουμε την σύνταξή του χτυπώντας το ENTER), καθώς ο τύπος υπολογισμού του κάνει αναφορά στο κελί B4. Επομένως ο τύπος υπολογισμού που έχουμε εισάγει δεν χρειάζεται καμία τροποποίηση, αν αλλάξουν οι τιμές των κελιών τα οποία χρησιμοποιεί. Άρα σε έναν τύπο υπολογισμού θα κάνουμε πάντα αναφορές στα κελιά που περιέχουν τις τιμές που χρειάζονται για τον υπολογισμό και όχι στις ίδιες τις τιμές. Κατά τον ίδιο τρόπο θα διατυπώσουμε τους υπολογισμούς στα κελιά E5 και E6. Κελί Περιγραφή Υπολογισμού Τύπος Υπολογισμού E5 Σύνολο Πωλήσεων σε πελάτες κυρίως χονδροπωλητές =B5+C5+D5 E6 Σύνολο Πωλήσεων σε πελάτες κυρίως λιανοπωλητές =B6+C6+D6 Ομοίως στα κελιά B7, C7 και D7 θα διατυπώσουμε τους παρακάτω υπολογισμούς. Κελί Περιγραφή Υπολογισμού Τύπος Υπολογισμού B7 Σύνολο Πωλήσεων Ψυγείων =B4+B5+B6 C7 Σύνολο Πωλήσεων Κουζινών =C4+C5+C6 D7 Σύνολο Πωλήσεων Πλυντηρίων =D4+D5+D6 Στο κελί Ε7 θα υπολογίσουμε την συνολική αξία πωλήσεων. Ο υπολογισμός αυτός μπορεί να γίνει κατά πολλούς τρόπους. Ένας τρόπος είναι αθροίζοντας τα κελιά E4, E5 και E6 δηλ. αθροίζοντας τις επιμέρους πωλήσεις σε κάθε κατηγορία πελατών. Σε αυτή την περίπτωση θα γράψουμε τον τύπο υπολογισμού =E4+E5+E6. Ένας άλλος τρόπος είναι να αθροίσουμε τα κελιά B7, C7 και D7 δηλ. τις επιμέρους πωλήσεις κάθε κατηγορίας ειδών, οπότε θα γράψουμε τον τύπο υπολογισμού =B7+C7+D7. Επίσης μπορούμε αγνοώντας τα αποτελέσματα των υπολογισμών που έχουμε ήδη διατυπώσει, να αθροίσουμε το σύνολο τιμών των πωλήσεων κάθε κατηγορίας πελατών σε κάθε κατηγορία ειδών, γράφοντας τον τύπο υπολογισμού =B4+C4+D4+B5+C5+D5+B6+C6+D6. Η έκφραση αυτή μπορεί να γραφτεί συντομότερα και ως εξής =sum(b4:d6). Η έκφραση αυτή αθροίζει το σύνολο των κελιών που εγκλείονται από το ορθογώνιο παραλληλόγραμμο με κορυφές τα κελιά B4 και D6. Ο χαρακτήρας ΑΝΩ ΚΑΙ ΚΑΤΩ ΤΕΛΕΙΑ (:) έχει την σημασία του έως και κάνει την έκφραση να έχει την σημασία άθροισμα κελιών από το B4 έως το D6. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 28

80 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Όπως θα δούμε αργότερα στην έκφραση αυτή χρησιμοποιείται μία συνάρτηση, η συνάρτηση sum (άθροισμα). Παρότι είναι πρόωρη η αναφορά στις συναρτήσεις, μπορούμε από τώρα να χρησιμοποιούμε την συνάρτηση sum όταν έχουμε να αθροίσουμε πολλά κελιά που εγκλείονται σε ορθογώνιο παραλληλόγραμμο εξοικονομώντας χρόνο δακτυλογράφησης. Και οι τρεις εκφράσεις που διατυπώσαμε παραπάνω είναι σωστές. Tο ποια θα συντάξουμε είναι θέμα προσωπικής προτίμησης. Σημασία έχει να συνειδητοποιήσουμε ότι δεν πάντα μόνο ένας ο τύπος υπολογισμού που βρίσκει το ζητούμενο αποτέλεσμα. Στα κελιά E9, E10 και E11 θα περιγράψουμε τους παρακάτω υπολογισμούς. Κελί Περιγραφή Υπολογισμού Τύπος Υπολογισμού Ε7 Συνολική Αξία Αποθεμάτων στην αρχή της χρήσης =B9+C9+D9 ή =sum(b9:d9) Ε8 Συνολική Αξία Αγορών στην διάρκεια της χρήσης =B10+C10+D10 ή =sum(b10:d10) Ε9 Συνολική Αξία Αποθεμάτων στο τέλος της χρήσης =B11+C11+D11 ή =sum(b11:d11) Μετά την εισαγωγή όλων των παραπάνω τύπων υπολογισμών το φύλλο μας γίνεται (μέχρι την γραμμή 11): Λιγότερο απλοί υπολογισμοί Για να υπολογίσουμε τα μικτά αποτελέσματα θα πρέπει πρώτα να υπολογίσουμε το κόστος των πωληθέντων. Οι υπολογισμοί του κόστους πωληθέντων και των μικτών αποτελεσμάτων θα γίνουν σε δύο νέες γραμμές, την γραμμή 13 και 14 όπως δείχνει το προηγούμενο σχήμα, στις οποίες στα κελιά Α13 και Α14 θα εισάγουμε τις φράσεις Κόστος Πωληθέντων και Μικτά Αποτελέσματα αντιστοίχως. Ας επικεντρώσουμε την προσοχή μας στο κελί B13, στο οποίο θα πρέπει να γράψουμε τον τύπο υπολογισμού του κόστους των πωληθέντων ψυγείων. Σε Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 29

81 Σημειώσεις στο Microsoft Excel αντίθεση με τους υπολογισμούς που έχουμε περιγράψει μέχρι στιγμής, ο ζητούμενος τύπος υπολογισμού δεν είναι προφανής. Σε τέτοιες περιπτώσεις ο αρχάριος χρήστης, χωρίς να σκεφτεί αγωνίζεται ματαίως να μαντέψει τον τύπο υπολογισμού που πρέπει να διατυπώσει. Συνεπώς ας προσπαθήσουμε να δούμε πως υπολογίζεται το κόστος πωληθέντων. Η αξία των αποθεμάτων στην αρχή της χρήσης μαζί με την αξία των αγορών στην διάρκεια της χρήσης κάνουν την αξία των ειδών που θα είχαμε στην διάθεσή μας στο τέλος της χρήσης εάν δεν είχαμε κάνει καμία πώληση. Το αποτέλεσμα όμως αυτό είναι ίσο με το άθροισμα της αξίας των αποθεμάτων που έχουμε στο τέλος της χρήσης και της αξίας των εμπορευμάτων που πουλήθηκαν (έπαψαν επομένως να είναι στην διάθεσή μας), δηλ. αυτού που λέγεται κόστος πωληθέντων. Επομένως η αξία αποθεμάτων στην αρχή της χρήσης, η αξία αγορών χρήσης, η αξία αποθεμάτων στο τέλος της χρήσης και το κόστος πωληθέντων συνδέονται με την σχέση: Αξία Αποθεμάτων Αξία Αγορών Κόστος Αξία Αποθεμάτων + = + (1) στην Αρχή Χρήσης Πωληθέντων στο Τέλος Από τα τέσσερα μεγέθη στης σχέσης αυτής, στο πρόβλημά μας είναι γνωστά τα τρία. Συνεπώς μπορούμε να υπολογίσουμε το άγνωστο μέγεθος που είναι το κόστος πωληθέντων. Λύνοντας την σχέση αυτή ως προς το κόστος πωληθέντων έχουμε την σχέση: Κόστος Αξία Αποθεμάτων Αξία Αγορών Αξία Αποθεμάτων = + Πωληθέντων στην Αρχή Χρήσης στο Τέλος (2) Δοθέντος ότι η αξία αποθεμάτων των ψυγείων στην Αρχή της χρήσης βρίσκεται στο κελί B9, η αξία αγορών ψυγείων στην διάρκεια της χρήσης βρίσκεται στο κελί B10 και η αξία αποθεμάτων των ψυγείων στο τέλος της χρήσης στο κελί B11, ο ζητούμενος τύπος υπολογισμού στο κελί Β13 είναι =B9+B10-B11. Όταν λοιπόν έχουμε να συντάξουμε έναν τύπο υπολογισμού που δεν είναι προφανής, πρώτα θα σκεφτόμαστε και θα προσδιορίζουμε το λογικό του περιεχόμενο. Η αξία ενός τύπου υπολογισμού δεν βρίσκεται ποτέ στον ίδιο τον τύπο, αλλά στο λογικό περιεχόμενο που αυτός κωδικοποιεί. Στην περίφημη εξίσωση του Einstein E = m c 2 αυτό που έχει σημασία δεν είναι η ίδια η εξίσωση, αλλά το λογικό περιεχόμενο που αυτή εκφράζει. Η σχέση (2) έχει ισχύ και για τις κουζίνες και τα πλυντήρια και όχι μόνο για τα ψυγεία. Με την βοήθειά της επομένως μπορούμε εύκολα να συντάξουμε τους τύπους υπολογισμούς για τα κελιά C13 και D13 ως εξής: C13 =C9+C10-C11 D13 =D9+D10-D11 Ο υπολογισμός του συνολικού κόστους πωληθέντων στο κελί Ε13 μπορεί να γίνει κατά δύο τρόπους. Είτε εφαρμόζοντας την σχέση (2) στα σύνολα οπότε θα γράψουμε τον τύπο =E9+E10-E11, είτε αθροίζοντας τα κόστη πωληθέντων κάθε κατηγορίας ειδών οπότε θα γράψουμε = sum(b13:d13). Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 30

82 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Στο κελί B14 πρέπει να υπολογίσουμε τα μικτά αποτελέσματα από τις πωλήσεις των ψυγείων. Τα μικτά αποτελέσματα όμως προκύπτουν από τις πωλήσεις και το κόστος πωληθέντων με βάση την σχέση: Μικτά Σύνολο Κόστος = Αποτελέσματα Πωλήσεων Πωληθέντων (3) Εφαρμόζοντας την σχέση αυτή στα ψυγεία έχουμε: Μικτά Σύνολο Κόστος Αποτελέσματα = Πωλήσεων Πωληθέντων Ψυγείων Ψυγείων Ψυγείων (4) Το σύνολο πωλήσεων ψυγείων το έχουμε υπολογίσει στο κελί B7, ενώ το κόστος πωληθέντων ψυγείων το έχουμε υπολογίσει στο κελί B13. Συνεπώς για να υπολογίσουμε στο κελί Β14 τα μικτά αποτελέσματα των ψυγείων θα γράψουμε τον τύπο =B7-B13. Ομοίως με την βοήθεια της σχέσης (3) μπορούμε να υπολογίσουμε τα μικτά αποτελέσματα των κουζινών και των πλυντηρίων γράφοντας στα κελιά C14 και D14 τους τύπους υπολογισμού: C14 =C7-C13 D14 =D7-D13 Τα συνολικά μικτά αποτελέσματα στο κελί E14 υπολογίζονται είτε με την έκφραση =E7-E13 είτε με την έκφραση =sum(b14:d14). Έχουμε ήδη ολοκληρώσει τον υπολογισμό των μικτών αποτελεσμάτων σε κάθε κατηγορία ειδών. Το φύλλο εργασίας έχει διαμορφωθεί όπως παρακάτω: Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 31

83 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Επιμερισμός των μικτών αποτελεσμάτων Μας απομένει να υπολογίσουμε τα μικτά αποτελέσματα κάθε κατηγορίας ειδών σε κάθε κατηγορία πελατών. Οι υπολογισμοί αυτοί θα γίνουν σε νέα κελιά στις επόμενες σειρές όπως φαίνεται και στον παραπάνω πίνακα. Μάλιστα στα κελιά Α18, Α19, Α20 κλπ. δεν χρειάζεται να ξαναγράψουμε τις φράσεις που έχουμε ήδη γράψει προηγουμένως. Μπορούμε π.χ. στο κελί A18 να εισάγουμε τον τύπο υπολογισμού =A3. Η έκφραση αυτή λεει ότι το κελί Α18 θα απεικονίζει ότι και το κελί Α3 (αδιάφορα αν το κελί Α3 είναι αριθμητικό δεδομένο ή δεδομένο τύπου φράσης). Στο κελί Β19 καλούμαστε να υπολογίσουμε τα μικτά αποτελέσματα που απέφεραν οι πωλήσεις ψυγείων στους πελάτες που είναι αντιπρόσωποι. Όπως και στον υπολογισμό του κόστους πωληθέντων πρέπει να σκεφτούμε. Βλέπουμε ότι οι πωλήσεις ψυγείων ήταν συνολικά δρχ. (κελί Β7) και τα μικτά αποτελέσματα ανήλθαν στις 900 δρχ. (κελί B14). Στους πελάτες που είναι αντιπρόσωποι οι πωλήσεις ψυγείων ανήλθαν στις δρχ. (κελί B4). Συνεπώς τα μικτά αποτελέσματα από τις πωλήσεις ψυγείων στους αντιπροσώπους είναι εκείνα που αναλογούν στις πωλήσεις ψυγείων που έγιναν σε αυτούς. Για να τα βρούμε θα εφαρμόσουμε την απλή μέθοδο των τριών. Δηλαδή: Από πωλήσεις αξίας δρχ. προκύπτουν μικτά αποτελέσματα 300 δρχ. Από πωλήσεις αξίας δρχ. προκύπτουν μικτά αποτελέσματα Χ; δρχ. 300 x Συνεπώς Χ = = = Γενικεύοντας τις παραπάνω σκέψεις έχουμε: Σύνολο Πωλήσεων Μικτά Αποτελέσματα Από προκύπτουν της Κατηγορίας Ειδών της Κατηγορίας Ειδών Από Πωλήσεις στην Μικτά Αποτελέσματα της Κατηγορία Πελατών προκύπτουν Κατηγορίας Πελατών ; της Κατηγορίας Ειδών στην Κατηγορία Ειδών Συνεπώς Πωλήσεις στην Μικτά Αποτελέσματα Κατηγορία Πελατών Μικτά Αποτελέσματα της της Κατηγορίας Ειδών της Κατηγορίας Ειδών Κατηγορίας Πελατών = (5) Σύνολο Πωλήσεων στην Κατηγορία Ειδών της Κατηγορίας Ειδών Η σχέση (5) είναι γενική και ισχύει για τους υπολογισμούς όλων των κελιών από το Β19 έως το D21. Εφαρμόζοντάς την θα εισάγουμε στα κελιά τους εξής υπολογισμούς: B19 =B14*B4/B7 C19 =C14*C4/C7 D19 =D14*D4/D7 B20 =B14*B5/B7 C20 =C14*C5/C7 D20 =D14*D5/D7 B21 =B14*B6/B7 C21 =C14*C6/C7 D21 =D14*D6/D7 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 32

84 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Στα κελιά E19 έως Ε21 μπορούμε είτε να εφαρμόσουμε την σχέση (5) γράφοντας στο κελί E19 =E14*E4/Ε7, είτε να αθροίσουμε τα επιμέρους μικτά αποτελέσματα σε κάθε κατηγορία πελατών οπότε θα γράψουμε =B19+C19+D19. Στα κελιά της σειράς 22 θα υπολογίσουμε τα συνολικά μικτά αποτελέσματα σε κάθε κατηγορία ειδών αθροίζοντας τα επιμέρους μικτά αποτελέσματα σε κάθε κατηγορία πελατών. Άρα θα εισάγουμε τις εκφράσεις: B22 =sum(b19:b21) C22 =sum(c19:c21) D22 =sum(d19:d21) Οι υπολογισμοί των κελιών αυτών φαίνεται ότι πλεονάζουν, γιατί τα ίδια αποτελέσματα έχουμε ήδη βρει στα κελιά της σειράς 14. Ωστόσο όμως οι υπολογισμοί αυτοί δεν είναι περιττοί, γιατί με την βοήθειά τους επαληθεύεται ότι οι επιμερισμοί των μικτών αποτελεσμάτων που έγιναν σε κάθε κατηγορία πελατών στις γραμμές 19 έως 21 είναι ορθοί. Αν π.χ. το κελί B22 διαφέρει από το κελί Β14, τότε σε κάποιους από τους υπολογισμούς που συντάξαμε στα κελιά Β19, Β20 και B21 έχει γίνει λάθος Συμπεράσματα Έχουμε ολοκληρώσει την εργασία μας και το φύλλο μας έχει διαμορφωθεί όπως στο προηγούμενο σχήμα. Ας την αποθηκεύσουμε με όνομα Εργασία03. Αν για οποιοδήποτε λόγο διαπιστωθεί ότι ένα από τα πρωτογενή δεδομένα έχει άλλη τιμή, δεν έχουμε παρά να εισάγουμε την νέα του τιμή. Αμέσως θα επανεκτελεσθούν οι υπολογισμοί όλων των κελιών (που εξαρτώνται άμεσα ή έμμεσα από αυτό) και θα έχουμε σε ακαριαίο χρόνο στην διάθεσή μας τα αποτελέσματα που ανταποκρίνονται στην νέα τιμή. Υπολογισμούς δεν χρειάζεται ούτε να εκτελέσουμε, ούτε να περιγράψουμε, ούτε να αλλάξουμε. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 33

85 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Το φύλλο αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί αυτούσιο για τον υπολογισμό των μικτών αποτελεσμάτων στο πέρας της επόμενης χρήσης. Δεν θα χρειαστεί να ξανασκεφτούμε, ούτε να ξαναλύσουμε το πρόβλημα σπαζοκεφαλιάζοντας για το πως υπολογίζονται τα μικτά αποτελέσματα. Το μόνο που θα χρειαστεί είναι η εισαγωγή των τιμών που θα έχουν αποκτήσει την επόμενη χρονιά τα πρωτογενή δεδομένα, και θα είναι αμέσως στην διάθεσή μας τα μικτά αποτελέσματα της επόμενης χρήσης Ασκήσεις 1. Ο τιμοκατάλογος βιοτεχνίας κατασκευής επίπλων γραφείου έχει ως εξής: Κωδικός Περιγραφή Τιμή Πώλησης ΕΓΚ-001 Γραφείο εκ. με κρύσταλλο ΓΠΚ-002 Γραφείο PVC Classic εκ ΓΚΣ-054 Γραφείο ΚΡΟΝΟΣ με συρταριέρα εκ ΚΕΤ-108 Καρέκλα Εργασίας ΤΟΥΛΙΠΑ ΚΕΤ-125 Καρέκλα Διευθυντού Ανατομική ΚΕΠ-192 Καρέκλα Επισκέπτη ΛΑΜΔΑ Η εταιρία Summer Holidays ΑΕ παρήγγειλε 3 Γραφεία εκ. με κρύσταλλο, 10 Γραφεία PVC Classic εκ., 3 Καρέκλες Διευθυντού Ανατομικές, 10 Καρέκλες Εργασίας ΤΟΥΛΙΠΑ και 5 Καρέκλες Επισκέπτη ΛΑΜΔΑ. Να υπολογίσετε την συνολική αξία της παραγγελίας εάν: α. Η επιπλοβιοτεχνία έχει προσφέρει έκπτωση 10% στα Γραφεία PVC Classic εκ. και στις Καρέκλες Εργασίας ΤΟΥΛΙΠΑ. β. Όλα τα είδη της επιπλοβιοτεχνίας επιβαρύνονται με ΦΠΑ 18%. Τον πίνακα που θα διαμορφώσετε να τον αποθηκεύσετε με όνομα Εργασία Οι εργαζόμενοι της επιχείρησης και οι μικτοί μισθοί που λαμβάνουν απεικονίζονται στον παρακάτω πίνακα. Επωνυμία Εργαζομένου Μικτός μισθός Γιώργος Ζαφειρίου Ελένη Παπαθανασίου Γρηγόρης Παπουτσάκης Βίκτωρας Σκαμπάς Μαρία Βαρδάκη Όλγα Οικονόμου Τον Μάρτιο του 200Χ ο Γιώργος Ζαφειρίου απουσίασε 2 ημέρες, ο Γρηγόρης Παπουτσάκης 1 ημέρα ενώ οι Μαρία Βαρδάκη και Όλγα Οικονόμου 3 ημέρες. Να υπολογίσετε τις καθαρές αποδοχές κάθε εργαζομένου για τον Μάρτιο του 200Χ, τις κρατήσεις ΙΚΑ και χαρτοσήμου, τις εργοδοτικές εισφορές ΙΚΑ και χαρτοσήμου και το σύνολο ΙΚΑ και χαρτοσήμου εάν: α. Οι κρατήσεις ΙΚΑ και χαρτοσήμου από τις αποδοχές των εργαζομένων είναι 15,90% και 0,60% αντιστοίχως. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 34

86 Σημειώσεις στο Microsoft Excel β. Οι εργοδοτικές εισφορές ΙΚΑ και χαρτοσήμου είναι 27,96% και 0,60% αντιστοίχως. γ. Δεν γίνεται παρακράτηση φόρου από τις αποδοχές των εργαζομένων. Τον πίνακα που θα διαμορφώσετε να τον αποθηκεύσετε με όνομα Εργασία05. Υπενθυμίζεται ότι ο μικτός μισθός αντιστοιχεί σε εργασία 25 ημερών. Αν ένας εργαζόμενος απουσιάσει από την εργασία του π.χ. 2 ημέρες τότε δικαιούται τον μισθό που αναλογεί σε 23 (= 25-2) ημέρες εργασίας. Πριν προχωρήσετε στην επίλυση της άσκησης να έχετε σκεφθεί πως θα χωροθετήσετε τα δεδομένα του προβλήματος. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 35

87 Σημειώσεις στο Microsoft Excel 3.1. Μορφοποίηση Φύλλου Εργασίας Η μορφοποίηση ενός φύλλου εργασίας αποτελεί μια πολύ σημαντική υπόθεση διότι έχει ως αποτέλεσμα την καλύτερη και αποτελεσματικότερη παρουσίαση της δουλειάς που έχουμε κάνει (κάτι που ήδη γνωρίζουμε και από το Word). Οτιδήποτε χρειαστούμε όσων αφορά στην μορφοποίηση των φύλλων του Excel, των κελιών, των γραμμών και των στηλών θα το βρούμε στο menu Μορφή (Format). Κατ αρχήν επιλέγουμε το κελί ή την περιοχή κελιών (με τη μέθοδο drag and drop) που θέλουμε να μορφοποιήσουμε. Έπειτα πηγαίνουμε στο menu Μορφή Κελιά (Cells...) Μετά από αυτήν την επιλογή μας, ανοίγει ένας διάλογος με 6 καρτέλες, μέσα από τις οποίες μπορούμε να κάνουμε σχεδόν τα πάντα. Στην πρώτη καρτέλα (Αριθμός, Number) ρυθμίζουμε τον τρόπο εμφάνισης των αριθμών που περιέχονται στο κελί (ή στη περιοχή) που έχουμε επιλέξει, καθώς και το πλήθος των δεκαδικών ψηφίων. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 36

88 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Μπορούμε να "παίξουμε" με τις διάφορες επιλογές για να δούμε τις πολλές δυνατότητες που έχουμε στη διάθεσή μας. Έτσι θα μπορούμε ανάλογα με το είδος του φύλλου εργασίας μας να επιλέγουμε την κατάλληλη μορφή. Στο παράδειγμά μας επιλέξαμε μορφή αριθμού, χωρίς δεκαδικά και με χρήση της τελείας (.) για διαχωριστικό των χιλιάδων. ΠΡΟΣΟΧΗ: Η απόκρυψη των δεκαδικών ψηφίων δεν ισοδυναμεί με στρογγυλοποίηση. Στην δεύτερη καρτέλα (Στοίχιση, Alignment), ρυθμίζουμε την στοίχιση του κειμένου, τόσο οριζόντια όσο και κάθετα, καθώς και την περιστροφή του. Εδώ επίσης μπορούμε να ζητήσουμε αναδίπλωση του κειμένου, δηλαδή όταν το κείμενο μας είναι μεγαλύτερο από το πλάτος του κελιού να μην «κόβεται» αλλά να συνεχίζει στο ίδιο κελί από κάτω σε δεύτερη γραμμή. Επίσης ιδιαίτερα χρήσιμες είναι οι δυνατότητες συγχόνευσης κελιών και οριζόντιας στοίχισης στο κέντρο της επιλεγμένης περιοχής. Παράδειγμα στοίχισης υπό γωνία 35 ο. Στην τρίτη καρτέλα (Γραμματοσειρά, Font), επιλέγουμε την γραμματοσειρά, το μέγεθος και το χρώμα των γραμμάτων, καθώς και άλλα ειδικά εφε. Η καρτέλα αυτή μας είναι ήδη γνωστή από το Word. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 37

89 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Στην επόμενη καρτέλα (Περίγραμμα, Border) μπορούμε να δημιουργήσουμε περιγράμματα σε κελιά ή περιοχές κελιών και με το τρόπο αυτό να κάνουμε πιο "όμορφο" το φύλλο εργασίας μας. Έχουμε τη δυνατότητα να εφαρμόζουμε διαφορετικά είδη και πάχη γραμμών σε διαφορετικές περιοχές ή ακόμα και στο ίδιο κελί σε διαφορετικές πλευρές του, χρησιμοποιώντας τα κουμπάκια Πλαίσιο, Πλέγμα και τα επιθυμητά κουμπάκια από το Περίγραμμα. Τα αποτελέσματα μπορεί να είναι πραγματικά εντυπωσιακά! Θα χρειαστεί όμως να "παίξετε" αρκετή ώρα για να εξοικειωθείτε. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 38

90 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Παράδειγμα περιγραμμάτων που διαφοροποιούνται ανά περιοχές, με βάση το στήσιμο των δεδομένων μας. Την επόμενη καρτέλα (Μοτίβα, Patterns) τη χρησιμοποιούμε πάντα μετά την καρτέλα Περίγραμμα για να βελτιώσουμε την μέχρι τότε δημιουργημένη κατάσταση, προσθέτοντας σε κάποιες περιοχές χρώμα, σκίαση ή κάποιο μοτίβο γράμμωσης. Παρακάτω βλέπουμε το αποτέλεσμα που προκύπτει στο παράδειγμά μας. Την τελευταία καρτέλα (Προστασία, Protection) τη χρησιμοποιούμε για το κλείδωμα κελιών ή την απόκρυψη τύπων (περισσότερο εξειδικευμένη περίπτωση). Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 39

91 Σημειώσεις στο Microsoft Excel 4.1. Αντιγραφή και Επικόλληση Πράξεων Στο παράδειγμα που χρησιμοποιούμε μέχρι τώρα (βλέπε σχήμα παρακάτω) παρατηρούμε ότι ο τύπος που θα υπολογίσει το Σύνολο των Αγορών -κελί Β10- πρέπει να είναι =Β4+Β5+Β6+Β7+Β8+Β9 ή εναλλακτικά =SUM(B4:B9). Εαν στη συνέχεια θέλουμε να υπολογίσουμε και το Σύνολο των Πωλήσεων, παρατηρούμε ότι ο τύπος ειναι αντίστοιχος με τον τύπο για τις αγορές. Συγκεκριμένα είναι =C4+C5+C6+C7+C8+C9 ή εναλλακτικά =SUM(C4:C9). Δηλαδή απλά αλλάζει το γράμμα της στήλης απο Β σε C. Το μεγάλο πλεονέκτημα όμως που μας δίνει το Excel είναι ότι δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσουμε τον νέο τύπο. Αρκεί να αντιγράψουμε τον τύπο από το κελί Β10 στο κελί C10. Αυτόματα το Excel θα κάνει τις απαραίτητες αλλαγές και θα έχουμε το σωστό αποτέλεσμα. Κάτι τέτοιο μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους. Καταρχήν μπορούμε αφού επιλέξουμε το κελί Β10 να χρησιμοποιήσουμε είτε τις επιλογές από το μενού Επεξεργασία Αντιγραφή και Επικόλληση, είτε τα αντίστοιχα κουμπιά από τη λωρίδα εργαλείων. Για περισσότερες λεπτομέρειες στο πως υλοποιείται το παραπάνω ανέτρεξε στις σημειώσεις των Windows, όπου περιγράφεται αναλυτικά η όλη διαδικασία. Ο συνηθέστερος όμως τρόπος που χρησιμοποιούμε στο Excel είναι με τη μέθοδο drag and drop από την κάτω δεξιά πλευρά του κελιού που θέλουμε να αντιγράψουμε, προς το κελί προορισμού. Δηλαδή, αφού επιλέξουμε το κελί Β10 κάνουμε κλικ στο μικρό μαύρο κουτάκι που υπάρχει στο κάτω δεξιό μέρος του κελιού. Τότε ο δείκτης του ποντικιού μετατρέπεται από μεγάλο λευκό σταυρό σε μικρό μαύρο σταυρό. Τέλος με πατημένο το κλικ σύρουμε στο κελί προορισμού (C10) οπότε και αφήνουμε το ποντίκι. Η διαδικασία αντιγραφής ολοκληρώνεται αυτόματα. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 40

92 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Η αντιγραφή των κελιών που περιέχουν πράξεις, αποτελεί ειδική περίπτωση. Καλό είναι να δούμε στην αρχή την πραγματική «εικόνα» που καταλαβαίνει το Excel όταν κάνουμε μια πράξη με κελιά. Παίρνουμε πάλι το παράδειγμά μας. Αν στο κελί Β10 έχουμε τον τύπο =Β4+Β5+Β6+Β7+Β8+Β9, αυτό που αναγνωρίσει το Excel είναι η σχετική θέση των κελιών που συμμετέχουν στην πράξη ως προς το κελί που περιέχει την πράξη. Δηλαδή στο συγκεκριμένο παράδειγμα, καταλαβαίνει: (έξι κελιά πάνω του Β10)+(πέντε κελιά πάνω του Β10)+(τέσσερα κελιά πάνω του Β10)+(τρία κελιά πάνω του Β10)+(δύο κελιά πάνω του Β10)+(ένα κελί πάνω του Β10). (η σχετική θέση των κελιών Β4 έως και Β9 ως προς το κελί Β10). Αντιγράφοντας τώρα τα περιεχόμενα του κελιού Β10 στο κελί C10, στην πραγματικότητα αντιγράφουμε αυτήν την λογική και επομένως στο κελί C10 εμφανίζεται ο εξής τύπος: =C4+C5+C6+C7+C8+C9 (έξι κελιά πάνω του C10)+(πέντε κελιά πάνω του C10)+(τέσσερα κελιά πάνω του C10)+(τρία κελιά πάνω του C10)+(δύο κελιά πάνω του C10)+(ένα κελί πάνω του C10). Το ίδιο ακριβώς συμβαίνει αν χρησιμοποιούμε συναρτήσεις αντί τύπων. Ακριβώς αυτή τη λογική ακολουθούμε και για τον υπολογισμό της διαφοράς αγορών - πωλήσεων, του φόρου και του κέρδους που έχουμε. Δηλαδή Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 41

93 Σημειώσεις στο Microsoft Excel υπολογίζουμε στο κελί D4 την διαφορά (=C4-B4) και στη συνέχεια αντιγράφουμε στη περιοχή D5:D10. Όμοια για το φόρο στο κελί Ε4 (=C4*18%) και για το κέρδος στο κελί F4 (=(C4-B4)*82%), τύποι που αντιγράφονται στις περιοχές που τους αφορούν. Τι γίνεται όμως όταν θέλουμε (ή απαιτείται) να κρατήσουμε σταθερό ένα κελί, δηλαδή να αντιγράψουμε έναν τύπο αλλά κάποιο κελί να μην αλλάξει; Τότε πρέπει να χρησιμοποιήσουμε την λεγόμενη Απόλυτη αναφορά κελιού. Στο παραπάνω παράδειγμα υπολογίζουμε την τελική τιμή εισιτηρίων ανάλογα με την κατηγορία αυτού που αγοράζει το εισιτήριο. Έτσι για παράδειγμα εάν θέλουμε να υπολογίσουμε τις φοιτητικές τιμές εισιτηρίων στο κελί Β4 εισάγουμε τον τύπο =Α4-Α4*Β11. Βάση των όσων μάθαμε παραπάνω, για να υπολογίσουμε την τελική τιμή και για τις υπόλοιπες τιμές εισιτηρίων (7.000, 8.500, ) θα αντιγράψουμε τον τύπο του κελιού Β4 στα κελιά Β5 έως και Β7. Όπως όμως φαίνεται στο σχήμα μας κάτι πήγε "στραβά". Συγκεκριμένα το φοιτητικό εισιτήριο των φαίνεται να στοιχίζει αντί για 4.200, ενώ αυτά των και δεν έχουν έκπτωση!!!, αντί να στοιχίζουν και αντίστοιχα. Γιατί συνέβη όμως αυτό; Υπεύθυνη είναι η σχετική αναφορά που όπως μάθαμε παραπάνω χρησιμοποιεί το Excel. Δηλαδή στο κελί Β5 ο τύπος μετά την αντιγραφή είναι =Α5-Α5*Β12. Το Α5 είναι σωστό (εισιτήριο 7.000), το Β12 όμως αφορά κατηγορία πολυτέκνου και όχι φοιτητικού. από εκεί ξεκινάει το πρόβλημα. Το σωστό θα ήταν να μείνει στον τύπο το Α5 αλλά αντί για το Β12 να έχουμε και πάλι Β11. Το ίδιο και για τα κελιά Β6 (=Α6-Α6*Β11) και Β7 (=Α7-Α7*Β11). Για να πετύχουμε κάτι τέτοιο (να κλειδώσουμε δηλαδή το κελί Β11) πρέπει να χρησιμοποιήσουμε απόλυτη αναφορά, δηλαδή $Β$11 (με χρήση του συμβόλου $). Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 42

94 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Στο σχήμα παραπάνω βλέπουμε τη σωστή χρήση του τύπου, με σωστό φυσικά αποτέλεσμα Χρήση Συναρτήσεων Στη μέχρι τώρα ενασχόλησή μας με το Excel δημιουργούσαμε πάντα εμείς του τύπους μας (εκτός από την μικρή αναφορά μας στη συνάρτηση SUM). Στο Excel, υπάρχουν όμως και πολλές έτοιμες συναρτήσεις που μπορούμε να χρησιμοποιούμε για να διευκολυνθούμε. Για την εισαγωγή μιας συνάρτησης ακολουθούμε τα εξής βήματα: από τη γραμμή εργαλείων πατάμε το κουπί των συναρτήσεων ή α) επιλέγουμε το κελί στο οποίο θέλουμε να εμφανιστεί η συνάρτηση β) Από το menu Εισαγωγή (Insert), επιλέγουμε Συνάρτηση... (Function...) γ) Τότε εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου με όλες τις συναρτήσεις του Excel (στο οποίο εμφανίζεται και μια μικρή περιγραφή για τις συναρτήσεις). Στο αριστερό μέρος του παραθύρου υπάρχουν οι κατηγορίες των συναρτήσεων (Μαθηματικές, Οικονομικές, Λογικές κ.λ.π.) ενώ στο δεξί μέρος εμφανίζονται κάθε φορά οι διαθέσιμες συναρτήσεις της κάθε κατηγορίας. Η κατηγοριοποίηση αυτή γίνεται επειδή οι συναρτήσεις είναι πάρα πολλές και μας διευκολύνει να είναι ομαδοποιημένες με βάση το είδος λειτουργίας τους. Σημειώνεται ότι μια ιδιαίτερα χρήσιμη κατηγορία είναι η Τελευταία χρησιμοποιούμενη. Σε αυτή την κατηγορία καταχωρούνται οι συναρτήσεις που δουλεύτηκαν πιο πρόσφατα στον υπολογιστή μας. Έτσι εφόσον δεν δουλεύουν πολλοί διαφορετικοί χρήστες στον ίδιο υπολογιστή, σε αυτή τη κατηγορία είναι σχεδόν σίγουρο ότι θα βρίσκουμε γρήγορα τη συνάρτηση που επιθυμούμε. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 43

95 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Έτσι έστω ότι στο παράδειγμά μας θέλουμε στο κελί Β12 να υπολογίσουμε τον Μέσο Όρο των Αγορών. Αντί να "φτιάξουμε" μόνοι μας το τύπο, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση του μέσου όρου (Average). Την επιλέγουμε από την κατηγορία Στατιστικές (ή την Τελευταία χρησιμοποιούμενη). Κάνουμε κλικ στο OK. δ) Εμφανίζεται ένα παράθυρο στο οποίο πρέπει να βάλουμε τα ορίσματα της συνάρτησης. Στις συναρτήσεις στις οποίες δεν έχει έννοια η σειρά των ορισμάτων, δίπλα στο κάθε όρισμα εμφανίζονται οι λέξεις Number1, Number2 κ.λ.π. (Στην συνάρτηση του μέσου όρου δεν έχει έννοια να πούμε (3+5)/2 ή (5+3)/2). Αντίθετα σε άλλες συναρτήσεις όπου κάθε όρισμα πρέπει να μπει σε μια συγκεκριμένη θέση, δίπλα στο κάθε κουτί του ορίσματος εμφανίζεται το όνομα του π.χ. στην συνάρτηση Power (ύψωση σε δύναμη) εμφανίζονται τα ονόματα Number και Power διότι υπάρχει διαφορά μεταξύ 25 και 52. Για να εισάγουμε τα ορίσματα αρκεί να κάνουμε κλικ στο κόκκινο κουμπί στην άκρη κάθε κουτιού και να επιλέξουμε το ή τα κελιά που περιέχουν τους αριθμούς που μετέχουν στην πράξη. Η επιλογή των κελιών γίνεται με τρόπους Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 44

96 Σημειώσεις στο Microsoft Excel που έχουμε ήδη αναφέρει (χρειάζεται όμως μεγάλη προσοχή για να επιλέγουμε πάντα τα σωστά κελιά). ε) Αφού «δείξουμε» την τιμή του κάθε ορίσματος, πατάμε πάλι το κόκκινο κουμπί για να επανεμφανιστεί το παράθυρο οδηγός, και τέλος πατάμε OK και εμφανίζεται στο κελί το αποτέλεσμα της συνάρτησης που επιλέξαμε. Για να δείτε ή να διορθώσουμε μια συνάρτηση, μπορούμε πάντα να κάνουμε κλικ στην γραμμή συναρτήσεων πάνω από το φύλλο εργασίας μας. Χρειάζεται αρκετή εξάσκηση για να μπορούμε να αξιοποιήσουμε πραγματικά τις συναρτήσεις που μας παρέχει το Excel. Σίγουρα πάντως αξίζει τον κόπο! Παρακάτω υπάρχει ένας μικρός πίνακας με τις συναρτήσεις που χρησιμοποιούνται συνηθέστερα από τον πολύ κόσμο: SUM AVERAGE MIN MAX IF Υπολογίζει το άθροισμα ομάδας κελιών Υπολογίζει τον μέσο όρο ομάδας κελιών Βρίσκει την μικρότερη τιμή ομάδας κελιών Βρίσκει την μεγαλύτερη τιμή ομάδας κελιών Εξετάζει αν ισχύει μια συνθήκη ή όχι και ανάλογα υπολογίζει μια διαφορετική τιμή. Η λογική συνάρτηση IF είναι μια πολύ χρήσιμη συνάρτηση με την οποία ο υπολογιστής μας μπορεί να πάρει «αποφάσεις». Δηλαδή μπορεί βάση μιας συνθήκης να αποφασίσει τι πρέπει να κάνει. Για να καταλάβουμε το πως λειτουργεί η συνάρτηση IF ας υποθέσουμε ότι στο παράδειγμά μας θέλουμε στη στήλη G να υπολογίσουμε το μηνιαίο Bonus που θα παίρνει ο πωλητής μας. Το bonus όμως -όπως γνωρίζουμε- συνήθως εξαρτάται από το ύψος των πωλήσεων. Έτσι εάν οι πωλήσεις του μήνα είναι πάνω από δρχ. το bonus θα είναι ίσο με το 3% των πωλήσεων. Εάν Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 45

97 Σημειώσεις στο Microsoft Excel όμως οι πωλήσεις είναι μικρότερες από δρχ. τότε το bonus θα είναι το 1,5% των πωλήσεων. Όπως παρατηρούμε στο σχήμα παραπάνω η συνάρτηση IF αποτελείται από 3 ορίσματα. Το πρώτο είναι το Logical_test, δηλαδή ο λογικός έλεγχος. Στο παράδειγμα μας ο λογικός έλεγχος έχει να κάνει με το εάν οι πωλήσεις ξεπερνούν οι όχι τα δρχ.. Για το μήνα Ιανουάριο οι πωλήσεις αναγράφονται στο κελί C4, επομένως ο λογικός έλεγχος είναι: C4> (παρατηρούμε ότι χρησιμοποιούμε μαθηματικό τρόπο περιγραφής του ελέγχου, επομένως χρειάζεται εξιοικοίωση για να δίνουμε σωστά τον τύπο του ελέγχου μας). Το δεύτερο όρισμα είναι το Value_if_true, δηλαδή η τιμή που θα εκχωρείται στο κελί σε περίπτωση αλήθειας του ελέγχου. Στο παράδειγμά μας εάν ο έλεγχος είναι αληθής (δηλαδή οι πωλήσεις πάνω από δρχ.) τότε το bonus θα είναι το 3% των πωλήσεων, επομένως η τιμή του ορίσματος θα είναι C4*3% (δηλαδή πωλήσεις Ιανουαρίου επί 3%). Το τρίτο όρισμα είναι το Value_if_false, δηλαδή η τιμή που θα εκχωρείται στο κελί σε περίπτωση μη επαλήθευσης του ελέγχου. Στο παράδειγμά μας εάν ο έλεγχος δεν επαληθευθεί σημαίνει ότι οι πωλήσεις δεν ξεπέρασαν τα δρχ και επομένως το bonus πρέπει να είναι το 1,5% των πωλήσεων. Άρα το όρισμα πρέπει να είναι ίσο με C4*1,5% (δηλαδή πωλήσεις Ιανουαρίου επί 1,5%). Τέλος πατάμε το ΟΚ και το bonus υπολογίζεται αυτόματα ανάλογα με το ύψος των πωλήσεων. Στη συνέχεια αντιγράφουμε (ως γνωστόν) τον τύπο και στα κελιά που αφορούν τους υπόλοιπους μήνες. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 46

98 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σε περίπτωση που η συνθήκη μας είναι συνδυασμός περισσοτέρων της μίας συνθηκών, μπορούμε να ενώσουμε τις συνθήκες (φωλιασμένες συναρτήσεις) με τις συναρτήσεις AND (ΚΑΙ) (δηλ. να ισχύουν όλες οι συνθήκες συγχρόνως) και OR (Η) (δηλ. να ισχύει μία από τις συνθήκες) Ταξινόμηση δεδομένων Μια πολύ σημαντική δυνατότητα που είναι απαραίτητη από κάθε χρήστη του Excel είναι αυτή της ταξινόμησης των δεδομένων. Η Ταξινόμηση -και μάλιστα με πολλούς διαφορετικούς τρόπους- μας επιτρέπει να κάνουμε πιο "ευκολοδιάβαστα" τα φύλλα εργασίας μας. Για να ταξινομήσουμε μια ομάδα δεδομένων, πάντα ξεκινάμε από την επιλογή τους συνολικά, μαζί με τις επικεφαλίδες τους (εάν αυτές υπάρχουν). Στη συνέχεια επιλέγουμε το μενού Δεδομένα Ταξινόμηση... Εμφανίζεται η παραπάνω καρτέλα, μέσω της οποίας ρυθμίζουμε το πως θέλουμε να ταξινομηθούν τα δεδομένα μας. Στο παράδειγμά μας έστω ότι επιθυμούμε να ταξινομήσουμε τα δεδομένα μας με βάση την πορεία των κερδών. Επομένως στην επιλογή Ταξινόμηση κατά θα επιλέξουμε την επικεφαλίδα Κέρδος και δίπλα θα τσεκάρουμε την Αύξουσα έτσι ώστε η ταξινόμηση να αρχίσει από τους μήνες με τα λιγότερα κέρδη. Γενικότερα παρατηρούμε ότι μπορούμε να ορίσουμε και εσωτερικές (δεύτερη και τρίτη) ταξινομήσεις (χρήσιμο σε περιπτώσεις που για παράδειγμα έχουμε Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 47

99 Σημειώσεις στο Microsoft Excel πελάτες με το ίδιο επώνυμο και θέλουμε να εμφανισθούν ταξινομημένοι με βάση το μικρό τους όνομα). Τέλος προσέχουμε να είναι τσεκαρισμένη η επιλογή Υπάρχει γραμμή επικεφαλίδων σε περίπτωση που στα δεδομένα μας έχουμε επικεφαλίδες και τις έχουμε επιλέξει (όπως στο παράδειγμά μας) Χρήση φίλτρων Όταν τα δεδομένα μας σε ένα φύλλο εργασίας είναι πάρα πολλά, θέλουμε συνήθως να βλέπουμε μόνο κάποια ορισμένα που μας ενδιαφέρουν κατά περίπτωση, και όχι όλα. Για να πετύχουμε κάτι τέτοιο χρησιμοποιούμε τη δυνατότητα φίλτρων που μας δίνει το Excel. Δηλαδή να φιλτράρουμε τα δεδομένα μας και να επιλέξουμε μόνο αυτά που μας ενδιαφέρουν (αυτό πολλές φορές το συναντάμε και ως αναζήτηση ή εύρεση). Για να υλοποιήσουμε μια διαδικασία φιλτραρίσματος των δεδομένων μας καταρχάς επιλέγουμε την ομάδα των δεδομένων που μας ενδιαφέρουν. Στη συνέχεια επιλέγουμε το μενού Δεδομένα, Φίλτρο Αυτόματο φίλτρο. Το αποτέλεσμα είναι στα αρχικά κελιά των δεδομένων μας να εμφανιστούν βελάκια μέσω των οποίων μας παρέχεται η δυνατότητα φιλτραρίσματος. Για να καταλάβουμε τη διαδικασία ας χρησιμοποιήσουμε το παράδειγμά μας. Φυσικά σημειώνουμε ότι τα δεδομένα που έχει είναι μόλις έξι γραμμές και επομένως είναι "εύκολα ορατό" το οτιδήποτε θέλουμε. Σε μια άλλη περίπτωση με εκατοντάδες γραμμές δεδομένων φαίνεται ξεκάθαρα η χρησιμότητα του φιλτραρίσματος. Έστω για παράδειγμα ότι θέλουμε μόνο τα δεδομένα του Μαρτίου (φανταστείτε εκατοντάδες και όχι έξι γραμμές), τότε κλικάρουμε στο βελάκι που αφορά τους μήνες και επιλέγουμε Μαρ. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 48

100 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Βλέπουμε ότι πλέον εμφανίζονται μόνο τα δεδομένα που επιθυμούμε (υπάρχει και χρωματική αλλαγή τόσο στο αντίστοιχο βελάκι όσο και στη γραμμή(ές) για να είναι περισσότερο εμφανές το αποτέλεσμα. Για να επανέλθουν όλα τα δεδομένα, πατάμε πάλι το αντίστοιχο βελάκι και επιλέγουμε όλα. Μια περισσότερο σύνθετη περίπτωση είναι αυτή που ζητάμε να εμφανισθούν δεδομένα που πληρούν κάποιες συνθήκες. Σε αυτή την περίπτωση πρέπει να "χτίσουμε" εμείς τη συνθήκη αναζήτησης. Αυτό επιτυγχάνεται πατώντας το κουμπάκι που μας ενδιαφέρει και επιλέγοντας Προσαρμογή. Έστω λοιπόν ότι θέλουμε τα δεδομένα των μηνών που είχαμε κέρδος μεγαλύτερο από δρχ. Αρχικά λοιπόν θα πατήσουμε το βελάκι που αφορά το κέρδος και θα επιλέξουμε προσαρμογή. Το παραπάνω σχήμα δείχνει το πως πρέπει να χτίσουμε τη συνθήκη αναζήτησης μας. Τέλος πατάμε ΟΚ. Όταν δεν χρειαζόμαστε άλλο το φιλτράρισμα απλά επιλέγουμε πάλι Δεδομένα, Φίλτρο Αυτόματο φίλτρο. Σημειώνουμε ότι οι δυνατότητες του αυτόματου φίλτρου είναι πάρα πολλές και χρειάζεται αρκετή εξάσκηση για να μπορούμε να την αξιοποιήσουμε πραγματικά. Παρόλα αυτά επειδή το αυτόματο φίλτρο σε κάποιες περιπτώσεις αδυνατεί να μας βοηθήσει!! υπάρχει και το σύνθετο φίλτρο (περισσότερο πολύπλοκο), το οποίο μπορεί να διαχειριστεί οποιαδήποτε περίπτωση αναζήτησης. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 49

101 Σημειώσεις στο Microsoft Excel 5.1. Γραφήματα Μια εικόνα λένε ότι αξίζει όσο χίλιες λέξεις. Έτσι και στο Excel τα γραφήματα είναι αυτά που δίνουν μια ξεχωριστή δύναμη στα δεδομένα μας. Για την δημιουργία των γραφημάτων εργαζόμαστε πάντα με τον οδηγό γραφημάτων. Ας δώσουμε όμως κάποιους ορισμούς που θα μας διευκολύνουν να καταλάβουμε την διαδικασία. Ο οριζόντιος άξονας των γραφημάτων ονομάζεται άξονας κατηγοριών Χ και ο κάθετος άξονας τιμών Υ. Κάθε ομάδα δεδομένων που θέλουμε να αναπαραστήσουμε ονομάζεται σειρά. Έτσι για παράδειγμα ο παρακάτω πίνακας περιέχει δύο σειρές: την σειρά ΑΓΕΤ Οδυσσέας και την σειρά Βιομαρπέτ. ΑΓΕΤ Οδυσσέας Βιομαρπέτ Δευτέρα 1500 Δρχ 2200 Δρχ. Τρίτη 2000 Δρχ 2300 Δρχ, Τετάρτη 1400 Δρχ Δρχ, Πέμπτη 1500 Δρχ Δρχ. Οι ημέρες της εβδομάδας αποτελούν τον άξονα κατηγοριών, ενώ οι τιμές της μετοχής των δύο εταιρειών τον άξονα τιμών. Για να απεικονίσουμε γραφικά την εξέλιξη των μετοχών αυτών εργαζόμαστε ως εξής: α) Επιλέγουμε την περιοχή των δεδομένων από τα οποία θέλουμε να δημιουργήσουμε το γράφημά μας. Σημειώνεται ότι εάν η περιοχή των δεδομένων δεν αποτελείται από συνεχόμενα κελιά πρέπει να χρησιμοποιήσουμε το πλήκτρο Ctrl (control). Επίσης υπάρχει δυνατότητα αντί να επιλέξουμε σε αυτό το στάδιο την περιοχή δεδομένων απλά να κάνουμε κλικ σε ένα κενό κελί. Είναι όμως προτιμότερο να ξεκινήσουμε με την επιλογή των δεδομένων μας. β)από το menu Εισαγωγή (Insert) επιλέγουμε Γράφημα... (Chart...). Εναλλακτικά μπορούμε να πατήσουμε το κουμπί του οδηγού γραφημάτων από τη λωρίδα εργαλείων. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 50

102 Σημειώσεις στο Microsoft Excel γ) Εμφανίζεται τότε ο οδηγός γραφημάτων (1 ο βήμα από 4 συνολικά) και το πρώτο πράγμα που πρέπει να επιλέξουμε είναι το είδος του γραφήματος που θέλουμε να εισάγουμε. Πρέπει να επιλέξουμε έναν τύπο στο αριστερό μέρος και μια υποκατηγορία στο δεξί μέρος. ΠΡΟΣΟΧΗ: Κάθε τύπος γραφήματος έχει και έναν ορισμένο αριθμό σειρών που υποστηρίζει. Έτσι αν επιλέξουμε Γράφημα Πίτας δεν μπορούμε να απεικονίσουμε παραπάνω από μια σειρά. Επίσης χρήσιμη είναι και η δυνατότητα που έχουμε πατώντας το αντίστοιχο κουμπάκι στο κάτω μέρος να δούμε ένα πρώτο δείγμα του τι πρόκειται να δημιουργήσουμε. Στη συνέχεια πατάμε Επόμενο. δ) Σε αυτό το σημείο περνάμε στο 2 ο από τα 4 βήματα, που αφορά τα δεδομένα μας. Αποτελείται από τις καρτέλες Περιοχή δεδομένων και Σειρά. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 51

103 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Στη καρτέλα Περιοχή δεδομένων εμφανίζεται μια προεπισκόπηση του γραφήματος και έχουμε τη δυνατότητα (όπως προαναφέραμε) να επιλέξουμε τη περιοχή δεδομένων ή να την αλλάξουμε. Επίσης να επιλέξουμε σειρά σε γραμμές ή στήλες. Το σημαντικό είναι ότι για κάθε αλλαγή που κάνουμε, αυτόματα βλέπουμε στη προεπισκόπηση την επίδρασή της στο γράφημα, γεγονός που μας βοηθά στο να δημιουργήσουμε το καλύτερο αποτέλεσμα. Στην καρτέλα Σειρά στο δεξί μέρος, εμφανίζονται οι σειρές που πρόκειται να απεικονισθούν. Αν υπάρχουν ήδη κάποιες είναι καλό να πατήσετε κατάργηση μέχρι να σβήσουν όλες. Τότε πατάμε Προσθήκη. Δεξιά μας ρωτάει το όνομα της σειράς. Όπως και στις συναρτήσεις, πατώντας το κόκκινο κουμπί στο κουτί που αντιστοιχεί στο όνομα, μπορούμε με αριστερό κλικ να δείξουμε το όνομα της σειράς (π.χ. ΑΓΕΤ Οδυσσέας). Με τον ίδιο τρόπο, κάνουμε κλικ στο κουτί Άξονας τιμών και «δείχνουμε» όλες τις τιμές της μετοχής που αντιστοιχούν στην σειρά ΑΓΕΤ Οδυσσέας. Τέλος πατώντας το κόκκινο κουμπί στο κουτί Ετικέτες άξονα κατηγοριών δείχνουμε τις ημέρες τις εβδομάδας. Αν θέλουμε να προσθέσουμε και μια δεύτερη σειρά κάνουμε κλικ στο προσθήκη και ακολουθούμε την ίδια διαδικασία. Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 52

104 Σημειώσεις στο Microsoft Excel ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν είναι ανάγκη να ξαναδείξουμε τις ετικέτες του άξονα κατηγοριών γιατί είναι ίδιες με αυτές της προηγούμενης σειράς. Πατάμε Επόμενο. ε) 3 ο Βήμα. Εδώ μπορούμε να ρυθμίσουμε διάφορα χαρακτηριστικά όσον αφορά στην εμφάνιση του γραφήματος μας, όπως να ορίσουμε γενικό τίτλο γραφήματος, αν θέλουμε να φαίνονται οι γραμμές πλέγματος, οι τιμές των δεδομένων, το υπόμνημα κ.ο.κ. Όταν τελειώσουμε με τις επιλογές μας πατάμε Επόμενο. στ) Στο τελευταίο αυτό βήμα (4 ο ) επιλέγουμε τη θέση του γραφήματος. Αν θέλουμε να μπει ως αντικείμενο σε κάποιο φύλλο του βιβλίου εργασίας μας ή αν θέλουμε να μπει μόνο του ως ένα ξεχωριστό φύλλο εργασίας (περισσότερο σύνηθες). Πατάμε Τέλος. Έχοντας τελειώσει με το γράφημα μπορούμε να το τροποποιήσουμε. Αν περιηγηθούμε με το ποντίκι μας πάνω στο γράφημα θα ανακαλύψουμε ότι είναι χωρισμένο σε διάφορες περιοχές (Περιοχή γραφήματος, Άξονας Κατηγοριών κ.λ.π.) Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 53

105 Σημειώσεις στο Microsoft Excel Κάνοντας δεξί κλικ στην κάθε περιοχή, μπορούμε να την τροποποιήσουμε (αλλαγή χρώματος, γραμματοσειράς κ.λ.π. μέχρι και να αλλάξουμε το είδος του γραφήματος). Αν κάνουμε δεξί κλικ στην Περιοχή Γραφήματος μπορούμε να γυρίσουμε σε οποιοδήποτε από τα στάδια που περάσαμε κατά την δημιουργία του γραφήματος. Σίγουρα χρειάζεται αρκετή εξάσκηση και παραδείγματα με τον οδηγό γραφημάτων για να φτάσουμε στο σημείο να δημιουργούμε εντυπωσιακά και συνάμα ουσιαστικά γραφήματα. Το αποτέλεσμα πάντως σίγουρα θα δικαιώσει τη προσπάθειά μας! Σημειώσεις στο Microsoft Excel Σελίδα: 54

106 Σημειώσεις για το Internet

107 Σημειώσεις στο INTERNET ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ Το Τοπικό Δίκτυο Στο κεφάλαιο αυτό γίνεται μια εισαγωγή σε θέματα του Διαδικτύου (Internet). Θα πρέπει πρώτα όμως να καταλάβουμε ότι ο υπολογιστής που χειριζόμαστε σ αυτό το εργαστήριο, αποτελεί μέρος ενός μικρότερου δικτύου, το οποίο λέγεται Τοπικό Δίκτυο (LAN - Local Area Network). Το Τοπικό Δίκτυο αποτελείται από υπολογιστές συνδεδεμένους μεταξύ τους, που έχουν σαν σκοπό να ανταλλάσσουν δεδομένα και να μοιράζονται τους κοινόχρηστους πόρους. Όταν λέμε κοινόχρηστους πόρους εννοούμε το σκληρό δίσκο ενός υπολογιστή, κάποιον εκτυπωτή ή σαρωτή (scanner), μια συσκευή εφεδρικών αρχείων (back-up), οι οποίοι μπορούν να χρησιμοποιηθούν από όλους τους υπολογιστές του δικτύου. Η απόσταση που καλύπτει ένα τοπικό δίκτυο είναι περιορισμένη, συνήθως μέχρι 2 χιλιόμετρα. Τα Τοπικά Δίκτυα αποτελούνται από έναν κεντρικό υπολογιστή - τον Εξυπηρετητή (Server) - και τους υπολοίπους υπολογιστές του δικτύου -τους Πελάτες (Clients). Οι Πελάτες συνδέονται με τον Εξυπηρετητή μέσω ειδικής καλωδίωσης και εξοπλισμού. Ο υπολογιστής που εσείς χειρίζεστε στο εργαστήριο είναι ένας Πελάτης. Ο Εξυπηρετητής είναι συνήθως ο ισχυρότερος υπολογιστής του δικτύου και έχει στο σκληρό του δίσκο τα προγράμματα που εκτελούν οι Πελάτες. Διαθέτει ακόμα προγράμματα διαχείρισης της κυκλοφορίας των δεδομένων του δικτύου, καθώς και τα προγράμματα σύνδεσης με το Διαδίκτυο (Internet). Όπως θα δούμε στην επόμενη παράγραφο με την μεσολάβηση του Εξυπηρετητή, οι Πελάτες μπορούν να συνδεθούν με το Διαδίκτυο. Tο Διαδίκτυο Το Διαδίκτυο (Internet) είναι ένα παγκόσμιο δίκτυο, το οποίο συνδέει υπολογιστές κατανεμημένους σε όλα τα μέρη του κόσμου. Ο τρόπος με τον οποίο επικοινωνούν οι διάφοροι υπολογιστές μέσω του Διαδικτύου είναι τόσο για το Διαδίκτυο, όσο και για ένα Τοπικό Δίκτυο, απλά τα προγράμματα που χρησιμοποιούνται διαφέρουν. Εξετάζοντας το Διαδίκτυο από προγραμματιστική άποψη βλέπουμε ότι υπάρχουν ειδικά προγράμματα, τα οποία εγκαθίστανται σε έναν Εξυπηρετητή (Server) και κάνουν τα δεδομένα και τις πληροφορίες διαθέσιμες στο δίκτυο. Τα προγράμματα Server είναι σχεδιασμένα έτσι, ώστε πολλοί άλλοι και διαφορετικού τύπου υπολογιστές (main frame, macintosh ή P.C. ) να μπορούν να έχουν ταυτόχρονη πρόσβαση στις πληροφορίες, που υπάρχουν στον Εξυπηρετητή. Για να πάρετε μια ιδέα από μεγέθη, σκεφτείτε ότι ο Server της εταιρείας ηλεκτρονικών Philips, μπορεί να διαθέτει ταυτόχρονα πληροφορίες σε εκατοντάδες χιλιάδες συνδρομητές. Υπάρχουν και τα προγράμματα Clients, που είναι εγκαταστημένα στους υπολογιστές των συνδρομητών του Διαδικτύου και τους βοηθούν στο να ανταλλάσσουν πληροφορίες και να επισκέπτονται τους Servers. Ο τρόπος επικοινωνίας μεταξύ Εξυπηρετητών και Πελατων καθορίζεται από ένα πρότυπο που λέγεται πρωτόκολλο. Τα προγράμματα Clients και τα προγράμματα Server είναι σχεδιασμένα να επικοινωνούν μεταξύ τους και να κάνουν μια συγκεκριμένη λειτουργία, όπως στο παράδειγμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ( ), μιας υπηρεσίας επικοινωνίας που παρέχει το Διαδίκτυο. Για να μπορέσετε να στείλετε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα πρέπει να υπάρχει στον υπολογιστή σας το Client πρόγραμμα του το οποίο Σημειώσεις Internet 1

108 Σημειώσεις στο INTERNET είναι φτιαγμένο για να επικοινωνεί με ένα πρόγραμμα Server. Ενα άλλο παράδειγμα client προγράμματος είναι και οι φυλλομετρητές (Web browsers), τους οποίους θα εξηγήσουμε στις επόμενες παραγράφους. Οι υπηρεσίες του Διαδικτύου Οι υπηρεσίες που χρησιμοποιούνται συχνότερα από το Διαδίκτυο είναι οι παρακάτω : Παγκόσμιος Ιστός (World Wide Web ή Web ή WWW). Η υπηρεσία αυτή σας δίνει τη δυνατότητα πρόσβασης σε όλες τις πληροφορίες που είναι καταχωρημένες στο Διαδίκτυο. Μπορείτε δηλαδή από τον υπολογιστή σας να αναζητήσετε, να εντοπίσετε και να μεταφέρετε δεδομένα από οποιοδήποτε άλλο υπολογιστή σε οποιοδήποτε σημείο της Γης, αρκεί αυτός να είναι συνδεδεμένος στο δίκτυο. Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο ( ). Μέσα από την υπηρεσία αυτή του Διαδικτύου σας παρέχεται η δυνατότητα να στέλνετε γραπτά μηνύματα σε οποιοδήποτε μέρος του κόσμου. Επίσης σας δίνετε η δυνατότητα για αποστολή αρχείων κειμένου, εικόνων, ήχων ή video σαν μέρος του μηνύματος. Ομάδες ειδήσεων (newsgroups). Με την υπηρεσία αυτή σας δίνεται η δυνατότητα να συζητήσετε με άλλους συνδρομητές του διαδικτύου ανά ομάδες για συγκεκριμένα θέματα. Η συζήτηση γίνεται με μορφή άρθρων, τα οποία κοινοποιούνται στην υπόλοιπη ομάδα. Ενδεικτικά αναφέρουμε ότι το Διαδίκτυο σας παρέχει και πολλές άλλες υπηρεσίες όπως την υπηρεσία μεταφοράς αρχείων (FTP), τη συνομιλία (chat) για συμμετοχή σε συζητήσεις ή διασκέψεις, το ηλεκτρονικό εμπόριο και τη σύνδεση από απόσταση με άλλους υπολογιστές (telnet). Εδώ πρέπει να σημειώσουμε ότι η υπηρεσία μεταφοράς αρχείων είναι πολύ σημαντική, γιατί σας δίνει τη δυνατότητα να μεταφέρετε ψηφιακά δεδομένα από άλλους υπολογιστές στο δικό σας. Στο βιβλίο αυτό Δε γίνεται παρουσίαση του FTP, αλλά ενός άλλου μηχανισμού που σας παρέχει το Διαδίκτυο για την ίδια δουλειά. Ο μηχανισμός download ή κατέβασμα αρχείων σας δίνει τη δυνατότητα, κάνοντας κλικ σε κάποια εικονίδια, λέξεις ή τμήματα κειμένου της οθόνης σας, να μεταφέρετε (κατεβάζετε) εύκολα και γρήγορα στον υπολογιστή σας τις πληροφορίες, που αυτά αντιπροσωπεύουν. Σημειώσεις Internet 2

109 Σημειώσεις στο INTERNET ΠΑΓΚΟΣΜΙΟΣ ΙΣΤΟΣ Βασικές έννοιες Οι πληροφορίες στον Παγκόσμιο Ιστό (WWW ή web) είναι οργανωμένες με μορφή υπερκειμένου (hypertext), περιέχουν δηλαδή υπερσυνδέσμους (links). Υπερσύνδεσμος είναι μια λέξη ή ένα κομμάτι κειμένου (συνήθως έγχρωμο ή υπογραμμισμένο) στο οποίο αν κάνετε κλικ με το ποντίκι, θα μεταφερθείτε σε ένα άλλο κείμενο. Το κείμενο αυτό σχετίζεται άμεσα με το προηγούμενο από άποψη περιεχομένου η αναζήτησης. Τα κείμενα στα οποία ταξιδεύετε με αυτό τον τρόπο μπορεί να προέρχονται από διαφορετικούς servers και από διαφορετικά μέρη του κόσμου. Όταν σε ένα αρχείο εκτός από κείμενο και υπερσυνδέσμους υπάρχει εικόνα, ήχος ή video, τότε μιλάμε για υπερμέσα (hypermedia). Τα αρχεία του Παγκόσμιου Ιστού που σας παρέχουν πληροφορίες με τη βοήθεια κειμένου, εικόνας, ήχου ή video και είναι οργανωμένα σε μορφή υπερμέσου λέγονται ιστοσελίδες ή σελίδες web ή απλά σελίδες. Πολλές σελίδες μαζί, οι οποίες συνδέονται μεταξύ τους με κάποια λογική δομή δημιουργούν μια ηλεκτρονική τοποθεσία (web site). Με τον όρο σελίδα υποδοχής (Ηome Page) εννοούμε την πρώτη σελίδα που βλέπουμε στην οθόνη μας, όταν επισκεφθούμε μέσω του Παγκόσμιου Ιστού ένα web site. Με τον όρο Web Server, εννοούμε ένα πρόγραμμα, το οποίο δέχεται τις αιτήσεις από τους συνδρομητές του Διαδικτύου, όταν αυτοί θέλουν να επισκεφθούν συγκεκριμένες σελίδες του Παγκόσμιου Ιστού. Ο Web Server είναι αυτός που προσφέρει τις αιτούμενες σελίδες και βασίζεται στη λογική εξυπηρετητή πελάτη έτσι όπως την αναλύσαμε στις προηγούμενες παραγράφους. Οπως θα δούμε στην αμέσως επόμενη παράγραφο, το ρόλο του πελάτη αναλαμβάνει φυλλομετρητής. Οπως είπαμε παραπάνω τα αρχεία δεδομένων, που καταχωρούνται στο Διαδίκτυο και έχετε τη δυνατότητα να επισκεφθείτε μέσω του Web δεν είναι τίποτα άλλο παρά οι σελίδες. Για να μπορέσετε όμως να τα βρείτε πρέπει με κάποιο τρόπο να ξεχωρίζουν μεταξύ τους. Αυτό το πετυχαίνουμε με τη διεύθυνση URL. Με τον όρο URL (Uniform ή Universal Resource Locator) εννοούμε την πλήρη διεύθυνση της κάθε σελίδας. Στο βιβλίο αυτό δε θα ασχοληθούμε με το πώς καθορίζονται οι διευθύνσεις στις σελίδες, αλλά πώς να τις διαβάζετε. Εστω η παρακάτω URL διεύθυνση του ΥΠΕΠΘ : 1 ο συνθετικό 2 ο συνθετικό Το πρώτο συνθετικό αναφέρεται στο πρωτόκολλο του Διαδικτύου που χρησιμοποιούμε (http : hyper text transport protocol ή πρωτόκολλο μεταφοράς υπερκειμένου), ενώ το δεύτερο στο όνομα του εξυπηρετητή. Το σωστό είναι να διαβάζετε τις διευθύνσεις από το τέλος προς την αρχή. Η τελευταία λέξη δείχνει τη χώρα προέλευσης της σελίδας. Π.χ. το gr είναι για την Ελλάδα, το it για την Ιταλία, το uk για την Αγγλία. Για τις Ηνωμένες Πολιτείες δείχνει κατηγορία. Π.χ το com είναι για αμερικάνικες εταιρείες, το edu για πανεπιστημιακά ιδρύματα, το org για κυβερνητικούς οργανισμούς. Σημειώσεις Internet 3

110 Σημειώσεις στο INTERNET Οι φυλλομετρητές Οι φυλλομετρητές (web browsing) είναι ειδικά προγράμματα, που σας βοηθούν να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες του διαδικτύου. Αν και στην αρχή είχαν σα σκοπό μόνο την περιήγηση (surfing) στον Παγκόσμιο Ιστό τώρα πλέον σας δίνουν τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, να παρακολουθήσετε κάποια ομάδα ειδήσεων, να συζητήσετε κλπ Εικόνα 2-1 Βασική οθόνη φυλλομετρητή Υπάρχουν πολλά προγράμματα φυλλομετρητών διαφόρων εταιρειών (π.χ. ο Netscape Communicator, ο Internet Explorer κ.α), όλα όμως έχουν σχεδόν τον ίδιο τρόπο λειτουργίας και παραπλήσιες δυνατότητες. Στο βιβλίο αυτό, θα χρησιμοποιήσουμε οθόνες από τον Internet Explorer. Στην παραπάνω εικόνα (την 2-1) βλέπουμε τη μορφή της οθόνης που θα εμφανιστεί αν προσπαθήσετε να επισκεφθείτε την ηλεκτρονική τοποθεσία της Computer Practica. Στο επάνω μέρος της οθόνης είναι η γραμμή τίτλου (1), η οποία σας δείχνει σε ποια ηλεκτρονική τοποθεσία (web site) βρίσκεστε μέσα στον Παγκόσμιο Ιστό. Αμέσως πιο κάτω υπάρχει η γραμμή προγραμμάτων (2), από όπου έχετε πρόσβαση σε όλες τις λειτουργίες του προγράμματος. Παρακάτω συναντάτε τη γραμμή εργαλείων (3). Με τα εικονίδια ή πλήκτρα της γραμμής αυτής έχετε γρήγορη πρόσβαση στις κυριότερες και πιο συχνά χρησιμοποιούμενες εντολές του προγράμματος. Στην επόμενη θέση υπάρχει η γραμμή διεύθυνσης (4). Εκεί πληκτρολογείτε την ηλεκτρονική τοποθεσία, που θέλετε να επισκεφθείτε. Στην οθόνη της εικόνας 2-1 είναι η URL διεύθυνση της Computer Practica ( Αν θέλετε να αλλάξετε σελίδα, πληκτρολογήσετε τη νέα διεύθυνση. Σημειώσεις Internet 4

111 Σημειώσεις στο INTERNET Όταν το εικονίδιο αυτό (5) κινείται σημαίνει ότι ο φυλλομετρητής σας μεταφέρει τη σελίδα που του ζητήσατε στην οθόνη σας, δηλαδή γίνεται το φόρτωμα της σελίδας. Όταν κάνετε κλικ πάνω στο εικονίδιο αυτό μεταφέρεστε στην αρχική σελίδα. Αν μετακινήσετε τον κέρσορα του ποντικιού πάνω στην εικόνα (6), που βρίσκεται στο κέντρο της οθόνης, θα δείτε το βελάκι να αλλάζει σχήμα. Αυτό σημαίνει ότι το συγκεκριμένο σημείο της σελίδας είναι ένας υπερσύνδεσμος (hyperlink). Μόλις κάνετε κλικ στο σημείο αυτό, η οθόνη θα αλλάξει και θα εμφανιστεί μια νέα οθόνη, που στην πραγματικότητα είναι μια νέα σελίδα. Με τον τρόπο αυτό έχετε αρχίσει την περιήγηση στον Παγκόσμιο Ιστό. Η γραμμή κατάστασης (7) δίνει πληροφορίες για τη σελίδα, που έχετε επισκεφθεί (τρέχουσα σελίδα). Στην επόμενη εικόνα (την 2-2) φαίνονται πιο αναλυτικά τα διάφορα εικονίδια (λέγονται και πλήκτρα) της γραμμής εργαλείων. Μόλις κάνετε κλικ με το ποντίκι πάνω σε κάποιο από αυτά, θα ξεκινήσει αμέσως και η αντίστοιχη λειτουργία. Εικόνα 2-2 Η γραμμή εργαλείων του φυλλομετρητή Πίσω : σας πηγαίνει πίσω κατά μία σελίδα κρατώντας την σειρά με την οποία επισκεφθήκατε τις σελίδες. Εμπρός : σας πηγαίνει μπροστά κατά μία σελίδα κρατώντας πάλι την σειρά με την οποία επισκεφθήκατε τις σελίδες. Διακοπή : σταματά τη μεταφορά ή κατέβασμα (download) της σελίδας που ζητήσατε. Ανανέωση : κατεβάζει ένα νέο αντίγραφο της σελίδας στην οποία βρίσκεστε. Αρχική : σας πηγαίνει στην αρχική σελίδα υποδοχής της τοποθεσίας (web site) που επισκεφθήκατε. Αναζήτηση : εμφανίζει, στο αριστερό τμήμα της οθόνης, ειδικό πλαίσιο αναζήτησης των πληροφοριών που θέλετε. Η χρήση αυτών των εργαλείων θα περιγραφεί αναλυτικά στις επόμενες παραγράφους. Αγαπημένα : εμφανίζει ειδικό πλαίσιο στο αριστερό τμήμα της οθόνης, το οποίο περιέχει τις πιο προσφιλείς σας τοποθεσίες στον Παγκόσμιο Ιστό (web). Ενημερώνοντας το πλαίσιο αυτό με τα sites που χρησιμοποιείτε πιο συχνά, στη συνέχεια έχετε γρήγορη πρόσβαση στις αγαπημένες σας τοποθεσίες. Ιστορικό : εμφανίζει ειδικό πλαίσιο στο αριστερό τμήμα της οθόνης, το οποίο περιέχει όλες τις τοποθεσίες, που πρόσφατα επισκεφθήκατε. Μηχανές αναζήτησης Οι μηχανές αναζήτησης (search engines) είναι προγράμματα, τα οποία μέσα σε σύντομο χρονικό διάστημα εμφανίζουν στην οθόνη σας πληροφορίες σε μορφή καταλόγων ανάλογα με τη λέξη ερώτημα που εσείς τους βάζετε. Σας βοηθούν δηλαδή να ψάξετε στον Παγκόσμιο Ιστό για συγκεκριμένες πληροφορίες. Τα προγράμματα αυτά μπορεί να είναι είτε ξένα (π.χ. Yahoo, Alta Vista, Lycos, Hotbot, InfoSeek κλπ) είτε Ελληνικά (πχ Alpha Search, Phantis, The Greek Indexer κλπ). Σημειώσεις Internet 5

112 Σημειώσεις στο INTERNET Κάθε μηχανή αναζήτησης διαθέτει τη δική της βάση δεδομένων, όπου έχει αρχειοθετήσει τις σελίδες του Παγκόσμιου Ιστού (Web). Για την ανίχνευση των νέων σελίδων χρησιμοποιούνται ειδικά προγράμματα, που λέγονται ερπετά, ρομποτ ή αράχνες (crawlers, robots, spiders). Αυτά ψάχνουν συνεχώς στον Web και μόλις βρουν μια νέα σελίδα καταχωρούν στη βάση δεδομένων την URL διεύθυνση όχι μόνο της νέας σελίδας που βρήκαν αλλά και των σελίδων που είναι συνδεδεμένες με αυτήν. Καταχωρούν ακόμα ένα μέρος του κειμένου ή και ολόκληρο το κείμενό της, ανάλογα με τη μηχανή. Γι αυτό τα αποτελέσματα αναζήτησης μπορεί να μην είναι τα ίδια, μεταξύ διαφορετικών μηχανών. Εικόνα 2-3 Οθόνη μηχανής αναζήτησης Ένας τρόπος για να χρησιμοποιήσετε μια μηχανή αναζήτησης, είναι να πληκτρολογήσετε τη URL διεύθυνσή της στη γραμμή διεύθυνσης του φυλλομετρητή (web browser) σας. Αμέσως μετά την πληκτρολόγησή της, θα δείτε τη σελίδα υποδοχής της μηχανής αναζήτησης. Στην εικόνα 2-3 web browser είναι ο Internet Explorer και μηχανή αναζήτησης το Yahoo (με URL διεύθυνση : Κάνετε κλικ στο πλαίσιο κειμένου που δίπλα του έχει το πλήκτρο search (σε άλλες μηχανές θα δείτε Go Get It, Go κλπ) και πληκτρολογήστε τη λέξη ερώτημα για το οποίο θέλετε να πάρετε πληροφορίες. Στο παράδειγμα του βιβλίου σας είναι η εταιρεία ηλεκτρονικών Philips (εικόνα 2-3). Σημειώσεις Internet 6

113 Σημειώσεις στο INTERNET Εικόνα 2-4 Οθόνη με αποτελέσματα αναζήτησης Αφού γίνει η αναζήτηση της λέξης Philips στη βάση δεδομένων, που διαθέτει η μηχανή αναζήτησης (εδώ το Yahoo), εμφανίζεται στην οθόνη σας ένας κατάλογος με όλες εκείνες τις διευθύνσεις, που περιέχουν πληροφορίες για τη συγκεκριμένη λέξη ερώτημα. Στην εικόνα 2-4 βλέπετε τα αποτελέσματα της αναζήτησης για τη λέξη Philips. Στο πάνω μέρος, δίπλα στη λέξη Search Result το Yahoo σας δείχνει ότι βρήκε 25 κατηγορίες και 622 sites. Στο κάτω μέρος του παραθύρου με τα μπλε υπογραμμισμένα γράμματα βλέπετε τη λίστα αποτελεσμάτων. Κάνοντας κλικ με το ποντίκι σε μια από τις λέξεις (υπερσυνδέσμους) αυτές θα δείτε στην οθόνη σας μια νέα σελίδα με περισσότερες πληροφορίες για τη λέξη που επιλέξατε. Τεχνικές αναζήτησης Ο ηλεκτρονικός τρόπος αναζήτησης των πληροφοριών στο Διαδίκτυο και ο μεγάλος τους όγκος, σας αναγκάζει να είστε προσεκτικοί όταν διατυπώνετε κάποιο ερώτημα. Αν θέλετε να μη χάνετε άσκοπα το χρόνο σας ψάχνοντας για ένα θέμα, καλό είναι να ακολουθήσετε τις παρακάτω συμβουλές : Η λέξη ερώτημα που πληκτρολογείτε να έχει σωστή ορθογραφία. Άλλο το αποτέλεσμα της αναζήτησης αν πληκτρολογήσετε κατά λάθος Phillips και άλλο το σωστό Philips. Σε μερικές μηχανές αναζήτησης παίζουν ρόλο τα μικρά ή κεφαλαία γράμματα, γιατί τα αναγνωρίζουν σαν διαφορετικούς χαρακτήρες. Σημειώσεις Internet 7

114 Σημειώσεις στο INTERNET Μπορείτε ακόμα, αν θέλετε να κερδίσετε χρόνο στην αναζήτηση πληροφοριών, να κάνετε συνδυασμό λέξεων. Όλες οι μηχανές αναζήτησης δίνουν αυτή τη δυνατότητα με διαφορετικούς τρόπους η κάθε μία. Άλλες με χρήση λογικών τελεστών (π.χ. τα AND, OR κλπ) και άλλες από menu εντολών. Εικόνα 2-5 Οθόνη αναζήτησης με συνδυασμό λέξεων Αν για παράδειγμα ψάχνετε πληροφορίες για τις τηλεοράσεις της εταιρίας Philips πρέπει να χρησιμοποιήσετε συνδυασμό λέξεων. Στο παραπάνω παράθυρο της εικόνας 2-5 βλέπετε το αποτέλεσμα της αναζήτησης, που έγινε από τη μηχανή αναζήτησης AltaVista με συνδυασμό των λέξεων Philips και TV. Μεταφορά αρχείων από το Διαδίκτυο Ο κυριότερος λόγος ανάπτυξης και διάδοσης του Διαδικτύου είναι η ευκολία με την οποία αποκτάτε πρόσβαση σε έναν τόσο μεγάλο όγκο πληροφοριών. Είναι επόμενο μετά την περιήγησή σας (surfing) στον Παγκόσμιο Ιστό να θέλετε να μεταφέρετε στον υπολογιστή σας κάποιες χρήσιμες πληροφορίες που βρήκατε. Οι πληροφορίες αυτές μπορεί να είναι κείμενα ή μέρος του κειμένου, εικόνες, γραφικά, ήχοι ακόμα και σελίδες, όλα πάντως σε μορφή αρχείων του υπολογιστή. Για να μεταφέρετε (κατεβάσετε) τα αρχεία αυτά, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το μηχανισμό download. Σημειώσεις Internet 8

115 Σημειώσεις στο INTERNET Εικόνα 2-6 Μεταφορά αρχείου από το Διαδίκτυο Στο παράδειγμα της εικόνας 2-6 έχετε συνδεθεί με το ΥΠΕΠΘ και βλέπετε στην οθόνη σας έναν κατάλογο με τα σχολεία που είναι συνδεδεμένα στο Διαδίκτυο. Κάθε σχολείο είναι ένας υπερσύνδεσμος που σας οδηγεί στη σελίδα του συγκεκριμένου σχολείου. Αν θέλετε να τη μεταφέρετε στο σκληρό δίσκο σας κάνετε δεξί κλικ πάνω στο όνομα που σας ενδιαφέρει. Θα εμφανιστεί ένας κατάλογος προγραμμάτων, όπως αυτός της εικόνας 2-6. Με την επιλογή της εντολής Αποθήκευση στόχου ως.. ξεκινάει η διαδικασία download. Με την εντολή Εκτύπωση στόχου μπορείτε να τυπώσετε το αρχείο που επιλέξατε, ενώ με την Προσθήκη στα αγαπημένα το αποθηκεύετε στα αρχεία που προτιμάτε πιο συχνά. Σημειώσεις Internet 9

116 Σημειώσεις στο INTERNET ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟ Εισαγωγή Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ( ) είναι η πιο γνωστή υπηρεσία του Διαδικτύου (Internet). Όπως έχουμε ήδη αναφέρει με την υπηρεσία αυτή έχετε τη δυνατότητα να στέλνετε σε οποιοδήποτε σημείο του κόσμου όχι μόνο μηνύματα αλλά ακόμα και αρχεία εικόνων, ήχων ή videos σαν μέρος των μηνυμάτων σας. Μόλις συνδεθείτε στο Διαδίκτυο, μέσω κάποιου παροχέα (provider), αποκτάτε αυτόματα μια ηλεκτρονική ταχυδρομική διεύθυνση, η οποία είναι διαφορετική από τις ήδη υπάρχουσες. Είναι δηλαδή το αντίστοιχο με τον αριθμό τηλεφώνου σε κάποιο τηλεφωνικό δίκτυο. Όπως κάθε νέος συνδρομητής του ΟΤΕ έχει τον δικό του αριθμό τηλεφώνου έτσι και εσείς έχετε τη δική σας μοναδική ηλεκτρονική διεύθυνση. Η ηλεκτρονική διεύθυνση αποτελείται από δύο μέρη, τα οποία μεταξύ τους χωρίζονται με το Το πρώτο μέρος δηλώνει εσάς (πιο συγκεκριμένα το User-id του υπολογιστή σας) και το δεύτερο τον υπολογιστή του παροχέα σας. Έστω λοιπόν η e- mail διεύθυνση : Kostas@otenet.gr. Το Kostas στο πρώτο μέρος σημαίνει ότι ο αποστολέας ή παραλήπτης του μηνύματος είναι ο υπολογιστής με User-id kostas, ενώ στο δεύτερο μέρος, το otenet.gr δηλώνει το όνομα του υπολογιστή του παροχέα. Πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Υπάρχουν πολλά προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αρκετά από αυτά σας δίνονται δωρεάν. Άλλα είναι ενσωματωμένα στους φυλλομετρητές (όπως στον Netscape Communicator ή Internet Explorer), και άλλα σας παρέχονται ξεχωριστά από Ελληνικούς ή ξένους mail servers (π.χ. το Hotmail). Τα προγράμματα αυτά μπορεί να έχουν διαφορετικό τρόπο επικοινωνίας μαζί σας, όλα όμως σας παρέχουν τις ίδιες δυνατότητες. Δηλαδή, παραλαβή, αποστολή ή προώθηση μηνυμάτων μέσω του Διαδικτύου, σύνδεση αρχείων σε μήνυμα, βιβλίο διευθύνσεων κ.α. Στο βιβλίο αυτό θα χρησιμοποιήσουμε για τις ανάγκες μας κάποιες οθόνες από το πρόγραμμα Outlook Express που δίνεται μαζί με τον Internet Explorer. Σημειώσεις Internet 10

117 Σημειώσεις στο INTERNET Εικόνα 2-7 Βασική οθόνη εισερχομένου μηνύματος Στην εικόνα 2-7 βλέπετε τη βασική εικόνα για τα μηνύματα που σας στέλνουν (εισερχόμενα). Υπάρχουν και εδώ, όπως στο φυλλομετρητή, γραμμές τίτλου, προγραμμάτων και εργαλείων. Το υπόλοιπο μέρος της οθόνης είναι χωρισμένο σε τρία πλαίσια, που το καθένα περιέχει και μία ξεχωριστή όψη του προγράμματος. Το αριστερό πλαίσιο περιέχει τους φακέλους, όπου αποθηκεύονται τα μηνύματά σας. Το πάνω δεξιά περιέχει τις επικεφαλίδες από τα μηνύματα του φακέλου, που έχετε επιλέξει στο αριστερό πλαίσιο. Το κάτω δεξιά περιέχει το κείμενο του μηνύματος, που επιλέξατε στο πάνω δεξιά πλαίσιο. Η φωτισμένη γραμμή, στο δεξί πάνω πλαίσιο, σημαίνει ότι το μήνυμα έχει επιλεγεί Το σύμβολο του συνδετήρα, στο δεξί πάνω πλαίσιο, σας δείχνει αν υπάρχουν προσαρτημένα ή όχι αρχεία στο μήνυμα Ο φάκελος, στο δεξί πάνω πλαίσιο, σας δείχνει αν έχει διαβαστεί ή όχι το μήνυμα. Αν είναι ανοικτός σημαίνει ότι το έχετε διαβάσει (ανοίξει), ενώ αν είναι κλειστός όχι. Η γραμμή κατάστασης, στο κάτω μέρος της οθόνης, σας δίνει πληροφορίες για τον τρέχοντα κατάλογο. Τα τέσσερα πρώτα πλήκτρα στη γραμμή εργαλείων Σύνθεση μηνύματος, Απάντηση, Απάντηση σε όλους και Προώθηση μηνύματος εκτελούν τις λειτουργίες λήψης, αποστολής και προώθησης μηνυμάτων και θα τα δούμε αναλυτικά στις επόμενες παραγράφους. Για να αποθηκεύσετε τα νέα μηνύματα στα εισερχόμενά σας (Inbox) κάνετε κλικ στο πλήκτρο Αποστολή και λήψη, ενώ αν θέλετε να το διαγράψετε θα κάνετε κλικ στο πλήκτρο Διαγραφή. To πλήκτρο Βιβλίο διευθύνσεων σας δίνει τη δυνατότητα να καταχωρήσετε τις διευθύνσεις σε κατηγορίες. Το πλήκτρο αυτό εμφανίζεται και σε άλλες οθόνες του προγράμματος και σας δίνει τη δυνατότητα να βρίσκετε εύκολα την διεύθυνση ενός παραλήπτη χωρίς μάλιστα να χρειαστεί να την πληκτρολογείτε κάθε φορά που θέλετε να στείλετε κάποιο μήνυμα.. Ας δούμε λίγο πιο αναλυτικά τα περιεχόμενα του αριστερού πλαισίου στην οθόνη της εικόνας 2-7. Σημειώσεις Internet 11

118 Σημειώσεις στο INTERNET Ο φάκελος Εισερχόμενα περιέχει τα μηνύματα που σας στέλνουν, ενώ ο Εξερχόμενα αποθηκεύει προσωρινά αυτά που εσείς θέλετε να στείλετε. Ο φάκελος Απεσταλμένα περιέχει αντίγραφα των μηνυμάτων που έχετε στείλει. Στον φάκελο Διαγραμμένα παραμένουν τα μηνύματα που αφού τα διαβάσατε αποφασίσατε να τα διαγράψετε. Το εικονίδιο αυτό είναι παρόμοιο με τον κάδο ανακύκλωσης. Τέλος, στο φάκελο Πρόχειρα αποθηκεύονται τα μηνύματά σας μέχρι αυτά να συμπληρωθούν και αποσταλούν. Λήψη μηνύματος Για να διαβάσετε ένα μήνυμα ανοίγετε τον φάκελο εισερχόμενα του προγράμματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή το εικονίδιο εισερχόμενα της επιφάνειας εργασίας σας. Εννοείται βέβαια ότι έχετε συνδεθεί πρώτα στο Διαδίκτυο. Και στις δύο περιπτώσεις θα δείτε μια οθόνη όπως αυτή της εικόνας 2-7. Αν θέλετε να διαβάσετε καλύτερα το κείμενο ενός μηνύματος πρέπει να κάνετε διπλό κλικ πάνω στο μήνυμα αυτό (στο δεξί πάνω πλαίσιο εικόνα 2-7). Θα δείτε τότε να εμφανίζεται μια νέα οθόνη, όπως αυτή της εικόνας 2-8, που σας δείχνει καλύτερα το εισερχόμενο μήνυμα. Σημειώσεις Internet 12

119 Σημειώσεις στο INTERNET Εικόνα 2-8 Εισερχόμενο μήνυμα Αποστολή μηνύματος Σε όλα τα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπάρχουν τρεις περιπτώσεις για τις οποίες στέλνετε μηνύματα. Η πρώτη είναι όταν θέλετε να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα από την αρχή. Η δεύτερη όταν πρέπει να απαντήσετε σε ένα μήνυμα που λάβατε και η τρίτη όταν θέλετε να το μεταβιβάσετε σε κάποιον άλλο παραλήπτη. 1 η περίπτωση : Για να στείλετε ένα νέο μήνυμα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα : Κάνετε κλικ στο πλήκτρο Σύνθεση μηνύματος της γραμμής εργαλείων (εικόνα 2-7). Αν θέλετε, μπορείτε να επιλέξτε μια ήδη έτοιμη φόρμα για το μήνυμά σας (π.χ. τα επιστολόχαρτα επίσημη ανακοίνωση, τα γενέθλια κλπ), κάνοντας κλικ πάνω στο σύμβολο που είναι δίπλα στο πλήκτρο Σύνθεση μηνύματος. Στην νέα οθόνη που θα εμφανισθεί (εικόνα 2-9), κάνετε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Προς: και πληκτρολογείτε την διεύθυνση του παραλήπτη. Σημειώσεις Internet 13

120 Σημειώσεις στο INTERNET Εικόνα 2-9 Εξερχόμενο μήνυμα Αν θέλετε, κάνετε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Κοιν.: ή Ιδ.κοιν.: για να πληκτρολογήσετε πιθανές κοινοποιήσεις. Το ίδιο κάνετε και στο Θέμα: για να βάλετε θέμα στο μήνυμά σας (εικόνα 2-9). Για να γράψετε το μήνυμά σας, κάνετε κλικ στη περιοχή του μηνύματος και πληκτρολογείτε το κείμενο. (εικόνα 2-9). Όπως βλέπετε πάνω από την περιοχή του μηνύματος υπάρχουν τα πιο βασικά εργαλεία ενός επεξεργαστή κειμένου (όπως τύπος ή μέγεθος γραμματοσειράς, έντονη ή υπογραμμισμένη γραφή, στοιχίσεις κειμένου κλπ). Τέλος, για να στείλετε το μήνυμά σας κάνετε κλικ πάνω στο πλήκτρο Αποστολή της γραμμής εργαλείων (εικόνα 2-9). Τα υπόλοιπα πλήκτρα στη γραμμή εργαλείων δεν είναι υποχρεωτικά. Αμέσως μετά τα γνωστά (αναίρεση, αποκοπή, αντιγραφή και επικόλληση) υπάρχουν τα πλήκτρα έλεγχος ονομάτων, εισαγωγή υπογραφής, ψηφιακή υπογραφή μηνύματος, κρυπτογράφηση μηνύματος Τα δύο πιο σημαντικά πλήκτρα, από τα μη υποχρεωτικά, είναι η επιλογή παραληπτών και η εισαγωγή αρχείων. Με το πρώτο πλήκτρο μπορείτε α να επιλέξετε από το βιβλίο διευθύνσεων ήδη καταχωρημένες διευθύνσεις παραληπτών. Ετσι γλιτώνετε χρόνο πληκτρολόγησης της διεύθυνσης, αλλά κυρίως αποφεύγετε πιθανά λάθη, που θα είχαν σαν αποτέλεσμα να σταλεί το μήνυμα σε λάθος διεύθυνση. Με το πλήκτρο εισαγωγή αρχείων έχετε τη δυνατότητα να προσαρτήσετε (συνδέσετε) σε ένα μήνυμά σας αρχεία κειμένου, εικόνων, video ή και ήχων ακόμα. Μπορείτε δηλαδή μαζί με το μήνυμα να στείλετε ένα αρχείο που γράψατε με κάποιον Σημειώσεις Internet 14

121 Σημειώσεις στο INTERNET επεξεργαστή κειμένου ή μια φωτογραφία που έχετε αποθηκεύσει στον υπολογιστή σας με τη βοήθεια του σαρωτή. Κάνοντας κλικ στο πλήκτρο με το συνδετήρα (στη γραμμή εργαλείων της εικόνας 2-9), θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη (εικόνα 2-10). Εικόνα 2-10 Εισαγωγή συνδεδεμένου αρχείου Όπως βλέπετε εμφανίζεται το γνωστό σας παράθυρο, από τα windows, ανοίγματος αρχείου. Eπιλέξετε, μέσα από την εμφανιζόμενη δομή του υπολογιστή σας το αρχείο, που εσείς θέλετε να προσαρτήσετε στο μήνυμά σας. Κάνετε κλικ στο πλήκτρο Επισύναψη (εικόνα 2-10) και θα δείτε το αρχείο αυτό να συνδέεται με το μήνυμά σας. Μπορείτε να κάνετε την ίδια διαδικασία για περισσότερα από ένα αρχεία. 2 η περίπτωση : Όταν πρέπει να απαντηθεί άμεσα κάποιο μήνυμα που λάβατε, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα. Εννοείται βέβαια ότι στην οθόνη σας βλέπετε το εισερχόμενο μήνυμα. Κάνετε κλικ στο πλήκτρο Απάντηση στη γραμμή εργαλείων της οθόνης σας (εικόνα 2-8) και αμέσως θα δείτε να εμφανίζεται μια νέα οθόνη όπως αυτή της εικόνας Αν θέλετε να στείλετε την ίδια απάντηση και όσους έλαβαν το ίδιο μήνυμα με εσάς, κάνετε κλικ στο πλήκτρο Απάντηση σε όλους. Σημειώσεις Internet 15

122 Σημειώσεις στο INTERNET Εικόνα 2-11 Απάντηση σε εισερχόμενο μήνυμα Πληκτρολογήσετε το κείμενο της απάντησής σας πάνω από το κείμενο του αρχικού μηνύματος (εικόνα 2-11) και τέλος κάνετε κλικ στο πλήκτρο Αποστολή στη γραμμή εργαλείων για να ξεκινήσει η διαδικασία αποστολής της απάντησής σας. 3 η περίπτωση : Αν θέλετε να μεταβιβάσετε ένα μήνυμα, που έχετε λάβει και σε κάποιον άλλον τότε θα ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα : Κάνετε κλικ στο πλήκτρο Προώθηση μηνύματος (εικόνα 2-8) και θα εμφανισθεί μια οθόνη παρόμοια με την προηγούμενη. Πληκτρολογήσετε την απάντησή σας πάνω από το κείμενο του αρχικού μηνύματος και τέλος κάνετε κλικ στο πλήκτρο Αποστολή. Σημειώσεις Internet 16

123 Σημειώσεις στο INTERNET ΟΜΑΔΕΣ ΕΙΔΗΣΕΩΝ Γενικά Οι ομάδες ειδήσεων (newsgroups) είναι μια ακόμα υπηρεσία του Διαδικτύου, που υποστηρίζει τη συζήτηση μεταξύ των συνδρομητών του. Με την υπηρεσία αυτή συνδρομητές από όλο τον κόσμο δημιουργούν ομάδες με κοινά θέματα συζήτησης. Οι ομάδες αυτές λέγονται newsgroups και μπορεί ο καθένας από εσάς να πάρει μέρος στις συζητήσεις που γίνονται γύρω από το κοινό θέμα, δημοσιεύοντας ηλεκτρονικά τη δική του άποψη. Η δημοσίευση του άρθρου σας γίνεται μέσω του παροχέα σας (provider) με αποστολή μηνύματος, που συνήθως ονομάζεται καταχώρηση. Όλοι οι παροχείς υπηρεσιών Internet διαθέτουν ειδικούς για το σκοπό αυτό servers, τους NNTP servers (Network News Transport Protocol). Οι εξυπηρετητές αυτοί σας δίνουν τη δυνατότητα να συνδεθείτε με οποιοδήποτε ομάδα ειδήσεων αρκεί να έχετε στο δικό σας υπολογιστή ένα πρόγραμμα NNTP client. Το Outlook Express που περιγράφεται στο βιβλίο σας είναι ένα τέτοιο client πρόγραμμα. Ο μεγάλος αριθμός συνδρομητών του Διαδικτύου και των θεμάτων που κάποιος μπορεί να συζητήσει έχει δημιουργήσει έναν τεράστιο αριθμό από ομάδες ειδήσεων (newsgroups). Για να μην υπάρχουν προβλήματα επιλογής τα newsgroups έχουν χωριστεί σε κατηγορίες, υποκατηγορίες κλπ. Το όνομα της κάθε ομάδας είναι εκείνο που σας δείχνει το θέμα για το οποίο συζητούν τα μέλη της. Πολύ γνωστές ομάδες είναι η Alt που ασχολείται με εναλλακτικά και ασυνήθιστα θέματα. Η comp με θέματα υπολογιστών, ενώ η k12 με εκπαιδευτικά θέματα σχετικά με τη στοιχειώδη και δευτεροβάθμια εκπαίδευση. Η rec με χόμπι, σπορ, τέχνες, μουσική, ταινίες, τηλεόραση κλπ. Η sci με επιστημονικά ενώ η soc με κοινωνικά. Το ίδιο συμβαίνει και με τις υποκατηγορίες. Για παράδειγμα αν δείτε την k12.ed.math πρέπει να καταλάβατε ότι τα θέματα συζήτησης είναι υποκατηγορία της k12 σχετικά με τα μαθηματικά, ενώ αν δείτε την rec.basketball σχετικά με μπασκετ. Συμμετοχή σε ομάδα ειδήσεων Για να γίνετε συνδρομητής σε μια ή περισσότερες ομάδες ειδήσεων πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα : Ξεκινήσετε το πρόγραμμα Outlook Express Κάνετε κλικ στο Εργαλεία της γραμμής προγραμμάτων και επιλέξετε το Ομάδες συζήτησης. Αμέσως μετά θα εμφανιστεί μια οθόνη, όπως αυτή της εικόνας 2-12, που έχει τίτλο Ομάδες συζήτησης και σας δείχνει όλα τα newsgroups, που σας παρέχει ο παροχέας υπηρεσιών σας. Στο παράδειγμα του βιβλίου παροχέας είναι ο οtenet και server ειδήσεων είναι ο news.otenet.gr. Σημειώσεις Internet 17

124 Σημειώσεις στο INTERNET Εικόνα 2-12 Εγγραφή σε ομάδα ειδήσεων Μπορείτε να επιλέξετε την κατηγορία θέματος ειδήσεων που σας ενδιαφέρει με δύο τρόπους. Ο πρώτος είναι να χρησιμοποιήσετε τις γραμμές κύλισης και να δείτε όλα τα newsgroups σε αλφαβητική σειρά, έτσι όπως τα περιέχει ο server σας. Ο δεύτερος τρόπος είναι να πληκτρολογήσετε στο πλαίσιο Εμφάνιση των ομάδων συζήτησης που περιέχουν: τη λέξη ή φράση που ψάχνετε (π.χ. electronics). Θα δείτε τότε τον κατάλογο ονομάτων των newsgroups να αλλάζει και να εμφανίζονται όλες οι ομάδες, που έχουν θέμα τα ηλεκτρονικά. Αν θέλετε να γραφτείτε συνδρομητής σε ένα ή και σε περισσότερα newsgroups του καταλόγου, επιλέξετε ένα με το ποντίκι και στη συνέχεια κάνετε κλικ στο πλήκτρο Εγγραφή. Αυτό θα έχει σαν αποτέλεσμα η συγκεκριμένη ομάδα να καταχωρείται μόνιμα πλέον σαν υποφάκελος κάτω από τον φάκελο news.otenet.gr (αριστερό πλαίσιο της εικόνας 2-13). Συζήτηση σε ομάδα ειδήσεων Για να πάρετε μέρος σε μία ομάδα ειδήσεων και να καταχωρήσετε τα δικά σας άρθρα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα : Ξεκινήσετε το Outlook Express. Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο σαν αυτό της εικόνας Προσέξετε στο αριστερό πλαίσιο, ότι με τις προηγούμενές σας ενέργειες έχετε δημιουργήσει το φάκελο news.otenet.gr με τέσσερα newsgroups. Παρατηρήστε τον αριθμό 8 δίπλα στην ομάδα alive.music.metal. Αυτός ο αριθμός σημαίνει ότι έχετε οκτώ καταχωρήσεις ή άρθρα να διαβάσετε για αυτό το newsgroup. Ενώ για την k12.chat.elementary μόνο τρία. Σημειώσεις Internet 18