ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΘΕΜΑΤΩΝ. ΜΑΘΗΜΑ: Management. Ερώτημα

Transcript

1 ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΘΕΜΑΤΩΝ ΜΑΘΗΜΑ: Management Ερώτημα Στα πλαίσια του Επιστημονικού Management και των βασικών κανόνων της Διοικητικής ολοένα αυξανόμενος αριθμός Δημοσίων Υπηρεσιών κατασκευάζει και χρησιμοποιεί οργανόγραμμα προσωπικού. Κριτικά εκτιμήστε την σημασία του και τυχόν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα που έχει από την βασική δομή του. Κατευθύνσεις για απάντηση από: Τσιρώνη Γεώργιο. (Bachelor of Science, Master of Science-Leicester School of Management) Ορισμός Επιστημονικού Management: Καλείται η επιστήμη που συντονίζει, οργανώνει, κατευθύνει, ελέγχει και βελτιστοποιεί παραγωγικούς συντελεστές, ανθρώπινο δυναμικό, κεφάλαιο και τεχνογνωσία (know how). Βασικός σκοπός είναι ο μετασχηματισμός μιας πρώτης ύλης σε κάτι επαυξημένο ώστε να παραχθεί «υπεραξία» ή χρησιμότητα ή στρατηγική στόχευση ή οριζόντια και κάθετη στοχοποίηση. Βασικοί κανόνες της Διοικητικής: Λογική δράση ενός οργανισμού μέσα σε πολυάριθμες εσωτερικές και εξωτερικές μεταβλητές (SWOT analysis, PESTEL analysis, stakeholder theory). O Frederick Taylor ανέπτυξε κανόνες της ορθής κατανομής της εργασίας, διαμόρφωσε καθήκοντα θέσης, ήλεγξε την παραγωγική διαδικασία της βιομηχανίας (ήταν μηχανικός) αλλά και έθεσε αυστηρούς κανόνες και αυτοματοποιημένες διαδικασίες (μέγεθος φτυαριού, χρήση κατσαβιδιού, ώρα διαλλείματος, αμοιβή υπαλλήλων, συνθήκες εργασίας πχ φωτισμός,

2 εξωτερικός θόρυβος) που αθροιστικά είχαν ως αποτέλεσμα την εντατικοποίηση της εργασίας και την κατακόρυφη αύξηση της παραγωγής. Άλλα στοιχεία του Scientific Management θα μπορούσαν να είναι: - Οι υπεύθυνοι ομάδος αναλαμβάνουν πλήρη ευθύνη για την ορθή εργασία, την τήρηση της αλλά και έντονη στοχο προσήλωση. Φυσικά είναι υπόλογοι για οποιαδήποτε παρέκκλιση από αρχικό σχεδιασμό, κόστος, αποτέλεσμα (accountability Theory) - Ο κατάλληλος άνθρωπος στην κατάλληλη θέση. Τέλος στην εμπειρική τοποθέτηση εργατικού δυναμικού. Έμφαση στην εξειδίκευση, στην ρητή αλλά και στην άρρητη γνώση. Δημιουργία, τμηματοποίηση, εκπαίδευση, επιβράβευση και διατήρηση προσωπικού που συμβαδίζει με τις απαιτήσεις του συστήματος. - Κάποια μειονεκτήματα που ίσως έχει αυτή η διαδικασία είναι η επαναλαμβανόμενη εργασία (πχ 8 ώρες ένας μηχανικός να κόβει μέταλλο), επαναλαμβανόμενα καθήκοντα (χωρίς φαντασία ή δημιουργικότητα), απομόνωση από άλλες χαρές της εργασίας (αφήνοντας την αμοιβή ως μοναδικό κίνητρο). (Στην απάντηση καλό είναι να έχετε υπόψη σας και τις 14 αρχές του Management κατά Fayol) Ανάλυση της εργασίας Εξουσιοδότηση Πειθαρχία Ενότητα διοίκησης Ενότητα κατεύθυνσης Ατομική υπακοή Ανταμοιβή Συγκεντρωτισμός Διοικητική κλίμακα Τάξη Ισότητα Σταθερότητα προσωπικού Πρωτοβουλία Αίσθημα ενότητας (Βασικό μειονέκτημα της θεωρίας του Fayol είναι η έλλειψη κατανόησης βασικών αρχών της ανθρώπινης ψυχολογίας. Δύσκολα υπάρχει μεγάλος βαθμός ομοιομορφίας με τις απαιτήσεις του συστήματος, οι σκέψεις των ανθρώπων αλλάζουν όσο αλλά ζουν οι συνθήκες και οι μεταβλητές της εργασίας τους). Είναι αλήθεια ότι όλο και περισσότερες Δημόσιες Υπηρεσίες έχουν κατασκευάσει, τυπώσει αλλά και αναρτήσει και τηρήσει κάποιο οργανόγραμμα που δείχνει τις υπαλληλικές σχέσεις αλλά και την ροή της εξουσίας μεταξύ εργαζομένων, προϊσταμένων τμήματος, τομεάρχη, - 2 -

3 διευθυντή κτλ (για την ακρίβεια υπάρχει πλήρης διοικητική σκάλα από το βαθμό 01 έως 31 σε κάποιες υπηρεσίες). Το οργανόγραμμα αποτελεί την γραφική απεικόνιση της επιχείρησης, με το οποίο περιγράφονται οι σχέσεις εξουσίας και συνεργασίας που υπάρχουν μεταξύ των εργαζομένων. Πρόκειται για τον καταστατικό χάρτη που δείχνει πως μπορούμε να κινηθούμε μέσα στην επιχείρηση που εργαζόμαστε. Επίσης το οργανόγραμμα τοποθετεί διαδικασίες σε κάθε είδους κατασκευαστική εταιρεία/ οργανισμό αλλά και στον κλάδο των υπηρεσιών. Μια κατασκευαστική εταιρεία μπορεί να χωρίσει τις αρμοδιότητες τις κατά ομάδες, να ορίσει υπεύθυνους τομέα, να δώσει στοχοπροσήλωση αλλά και να αποδώσει πρώτες ύλες (γη, ξυλεία, πετρέλαιο, κεφάλαιο) στο κατάλληλο τμήμα, την κατάλληλο ώρα, στην κατάλληλη ποσότητα. Φυσικά με την χρήση του οργανογράμματος έχουμε σχέσεις μεταξύ διαφορετικών τμημάτων πχ τμήμα Παραγωγικής Λειτουργίας με τον αντίστοιχο τμήμα του Μηχανογραφημένου Λογιστηρίου, καθώς και σχέσεις αλληλεπίδραση μεταξύ όμοιων τμημάτων διαφορετικών γεωγραφικών περιοχών πχ Διευθυντής Σχολείου Αθήνας με κάποιο αντίστοιχο της επαρχίας. Πλεονεκτήματα της χρήσης οργανογράμματος Εύρεση, κάλυψη, διατήρηση ανάπτυξης του Οργανισμού/ υπηρεσίας. Πολλές φορές το οργανόγραμμα κατέχει σημαντικό ρόλο γιατί δίνει στρατηγική στόχευση, επιχειρησιακή στρατηγική αλλά και μεθοδολογία ως προς το Σχέδιο Δράσης του Μάνατζμεντ, τους τρόπους που θα επιτευχθεί αλλά και σαφέστατη κατανομή ευθυνών σε περίπτωση αποτυχίας (Δεν υπάρχουν κακές ομάδες υπάρχουν κακοί ηγέτες νοοτροπία). Σαφής ρόλος εργαζομένων, ανάμιξη όλου του προσωπικού αλλά και φυσικά σχεδιασμός του μοντέλου ηγεσίας (ανάλογα την ροή της εξουσίας). Παράγοντας υποκίνησης πέραν των κλασσικών εργαλείων (χρήμα, υλικές αμοιβές). Με σαφές οργανόγραμμα όλοι οι υπάλληλοι έχουν ένα κριτικό μονοπάτι καριέρας να ακολουθήσουν (Career Path Management). Βλέπουν τον εαυτό τους ως χρήσιμα και υπολογίσιμα στελέχη μιας ομάδας. Όταν ο διευθυντής μιας ομάδας βγει στην σύνταξη υπάρχει άμεσα αντικαταστάτης (άρα και υποκίνηση για εργασία στο προγενέστερο διάστημα). Εύρεση απαιτήσεων σε πλουτοπαραγωγικούς συντελεστές, καταναλωτά αγαθά και καταναλωτικά. Με το οργανόγραμμα άμεσα ο Manager υπολογίζει ανάγκες σε αυτά τα στοιχεία και προχωρεί σε αναφορά προς τις αρμόδιες υπηρεσίες είτε για περαιτέρω κάλυψη αναγκών είτε για κατάργηση υπεράριθμων θέσεων είτε για μετάταξη υπαλλήλων. Τέλος το οργανόγραμμα οδηγεί (αν έχει κατασκευαστεί ορθά και τηρείται) σε στελέχωση οργανισμών βάση στόχων (management by objectives), ορθή κατάρτιση εισαγωγικών εξετάσεων, διαδικασιών για την πρόσληψη καινούργιου προσωπικού, employee training and development πάνω σε άξονα υπαρκτών αναγκών και προβλημάτων. Σημαντικό είναι να τονιστεί ότι με το οργανόγραμμα γίνεται βασική διάκριση ενεργειών Μάνατζμεντ (πχ day to day tasks, αλλά και πολύ πιο σύνθετα όπως επέκταση της Παραγωγικής Καμπύλης Δυνατοτήτων μιας επιχείρησης, επένδυση, προσπάθεια για ιδιωτικοποίηση ενός Δημόσιου φορέα βλέπε Ολυμπιακή). Ένας αποτελεσματικός τρόπος διάκρισης θέσεων εργασίας είναι: εκτελεστική, διοικητική, επιτελική

4 Είναι κάτι παραπάνω από προφανές ότι η αξιολόγηση του προσωπικού με την χρήση του οργανογράμματος είναι εφικτή μιας και ο Μάνατζερ γνωρίζει ακριβώς ποιος αναφέρεται σε ποιον ανά πάσα στιγμή. (σύστημα αξιολόγησης εκ των έσω, αξιολόγηση 360 αλλά και φυσικά γενικές κατευθυντήριες εντολές της Οργάνωσης Διοίκησης). Μειονεκτήματα του οργανογράμματος Πολλές φορές ένα οργανόγραμμα δεν απεικονίζει την οργανωσιακή κουλτούρα μιας Δημόσιας Υπηρεσίας αλλά την δομή της. Ως οργανωσιακή κουλτούρα καλείται το σύνολο των άγραφων νόμων, τεχνικών, τελετών, διαδικασιών που είναι γενικά παραδεδεγμένες πρακτικές (όχι φυσικά σε κάποιο εγχειρίδιο αλλά διαμορφώνονται βάση της συνήθειας, των κοινωνικών δικτύων, της οικειότητας). Στην κουλτούρα ανήκουν η μη λεκτική επικοινωνία, τα σύμβολα, τα κατασκευάσματα (artifacts) αλλά και τα κίνητρα που δίνονται σε κάθε έναν οργανισμό ξεχωριστά. Για παράδειγμα να ανακηρυχτεί κάποιος εργαζόμενος υπάλληλος του μήνα ή μία γραβάτα δώρο θεωρείται ως μεγάλη επιτυχία σε συγκεκριμένους οργανισμούς. Φτωχή δημιουργία του σχεδίου. Μια κακής ποιότητας σχέδιο θα οδηγήσει στην απαξίωση του project. Ακόμα και η υπευθυνότητα της κατασκευής του είναι συγκεκριμένη πρέπει να εφαρμόζονται αντικειμενικά κριτήρια αξιολόγησης Human Resource αλλά και φυσικά οι γενικά παραδεγμένες αρχές της Οργάνωσης και Διοίκησης. Το οργανόγραμμα δίνει δωρεάν στρατηγικές πληροφορίες σε πιθανούς ανταγωνιστές του οργανισμού. (αυτό ισχύει και στο Δημόσιο σκεφτείτε την κατανομή πακέτων ανάμεσα σε διαφορετικές υπηρεσίες Δεν λαμβάνουν όλα τα Υπουργεία το ίδιο ποσό από κρατικό προϋπολογισμό. Προγράμματα ΕΣΠΑ, ή πιο παλιά πακέτα Ντελόρ, Ολυμπιακοί Αγώνες 2004 κτλ). Άλλο στοιχείο είναι η έλλειψη των κοινωνικών δικτύων και των δυναμικών τους συνήθως δεν απεικονίζονται. Σίγουρα μια θέση αναφέρεται στην αμέσως ανώτερη της αλλά αν ένα δίκτυο είναι δυνατό πολύ συχνά έχουμε καταστρατήγηση του σχεδίου (overwrite). Το οργανόγραμμα απαιτεί συνεχώς προσπάθεια για βελτίωση του αλλά και αλλαγής του. Κάτι τέτοιο βέβαια δεν είναι πάντα εφικτό. (Θεωρία της Προσδοκίας Expectancy Theory what is in it for me?) Τέλος το οργανόγραμμα αποτελεί ένα σχέδιο που μπορεί να προκαλέσει ανησυχία στο προσωπικό ειδικά σε περιόδους κρίσης, μαζικών απολύσεων αλλά και φυσικά αλλαγής των ειδικών εργασιακών σχέσεων που υπάρχουν στον Δημόσιο Τομέα. Γιατί συμβαίνει κάτι τέτοιο; Γιατί φυσικά το οργανόγραμμα καθιστά σαφές την επισφάλεια συγκεκριμένων θέσεων χαμηλής ειδίκευσης, άμεσης εκπαίδευσης, και υπερβάλλουσας ζήτησης από μια μαζική δεξαμενή υποψηφίων εργαζομένων που βρίσκονται σε χειρότερο εργασιακό ορίζοντα. Στην επόμενη σελίδα ακολουθεί υπόδειγμα τυπικού οργανογράμματος

5 Πηγή: