Academia Financials Έσοδα-Έξοδα

Transcript

1 ` copyright DATA COMMUNICATION

2

3 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Α. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΛΗΨΗ ΒΟΗΘΕΙΑΣ ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ ΒΑΣΙΚΟ ΜΕΝΟΥ ΠΡΟΣΩΠΟΠΟΙΗΣΗ ΜΕΝΟΥ ΣΥΝΗΘΕΙΣ ΕΠΙΛΟΓΕΣ ΜΕΝΟΥ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗ ΑΠΟ ΠΕΔΙΟ ΣΕ ΠΕΔΙΟ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗ ΑΠΟ ΣΕΛΙΔΑ ΣΕ ΣΕΛΙΔΑ ΕΤΙΚΕΤΕΣ ΠΕΔΙΩΝ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΠΕΔΙΩΝ ΟΡΙΖΟΜΕΝΑ ΠΕΔΙΑ RSS FEED ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ ΑΝΟΙΓΜΑ ΝΕΑΣ ΕΓΓΡΑΦΗΣ ΜΗΝΥΜΑΤΑ ΛΑΘΟΥΣ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΣΕ ΟΘΟΝΗ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ ΝΕΑ ΕΚΤΥΠΩΤΙΚΗ ΦΟΡΜΑ ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ ΓΕΝΙΚΑ ΠΡΟΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΑΝΑΚΤΗΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΦΙΛΤΡΑΡΙΣΜΑ ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΔΙΑΚΟΠΗ ΑΝΑΚΤΗΣΗΣ ΤΑ ΒΕΛΑΚΙΑ ΣΜΙΚΡΥΝΣΗ & ΜΕΓΕΘΥΝΣΗ ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ copyright DATA COMMUNICATION

4 5.11 ΑΠΟΚΟΠΗ, ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ, ΕΠΙΚΟΛΛΗΣΗ ΠΡΙΝ ΑΠΟ ΤΗ ΓΡΑΜΜΗ, ΕΠΙΚΟΛΛΗΣΗ ΜΕΤΑ ΤΗ ΓΡΑΜΜΗ ΕΥΡΕΣΗ ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΓΡΑΦΗΜΑΤΟΣ ΙΔΙΟΤΗΤΕΣ ΓΡΑΦΗΜΑΤΟΣ Τελευταία αναθεώρηση εγχειριδίου χρήσης: Δεκέμβριος 2013 copyright DATA COMMUNICATION

5 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Α. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ 1. ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ Yποοθόνες (Tabs) Τα βασικά αρχεία καταχωρίσεων έχουν τη μορφή σελίδων. (π.χ. Βασικά, Διάφορα, Στοιχεία Τιμολόγησης κ.λπ. ) Όταν βρίσκεστε σε μία σελίδα ο τίτλος της εμφανίζεται με έντονη γραφή (Bold). Για να πάτε σε μία συγκεκριμένη σελίδα κάνετε κλικ στον τίτλο της με το ποντίκι ή πατάτε Ctrl+Page Up για την επόμενη σελίδα Ctrl+Page Down για την προηγούμενη σελίδα Διαφορετικά, φθάνοντας στο τέλος της σελίδας που βρίσκεστε και πατώντας Enter η εφαρμογή σας οδηγεί αυτόματα στην επόμενη. Bold Ετικέτες Οι ετικέτες με έντονη γραφή (Bold), π.χ. Κωδικός, Επωνυμία, σημαίνουν ότι ο χρήστης πρέπει οπωσδήποτε να τις συμπληρώσει, αλλιώς θα εμφανιστεί απαγορευτικό λάθος και δε θα γίνει καταχώριση της εγγραφής. Υπογραμμισμένες Ετικέτες Οι ετικέτες που έχουν υπογράμμιση (π.χ. ΔΟΥ, Επάγγελμα) σημαίνουν ότι ο χρήστης έχει τη δυνατότητα: με το πλήκτρο F3 ή με διπλό κλικ να μπει στην οθόνη του δευτερεύοντος αρχείου για νέα καταχώριση ή τροποποίηση. με το πλήκτρο F4 ή με κλικ στο βέλος δεξιά του πεδίου να ενεργοποιήσει λίστα (Drop Down Window) που περιέχει τα στοιχεία που αναζητά. με το πλήκτρο F9 να κάνει Αναζήτηση στο δευτερεύον αρχείο το οποίο αναφέρεται το συγκεκριμένο πεδίο. Απλές Ετικέτες Οι απλές ετικέτες (π.χ. Πόλη, Τ.Κ.) υποδηλώνουν ότι στο συγκεκριμένο πεδίο δεν υπάρχει κάποια συγκεκριμένη υποχρέωση για το χρήστη. copyright DATA COMMUNICATION 1

6 Απαγορευτικό Λάθος Το απαγορευτικό λάθος απεικονίζεται με κόκκινο καμπανάκι και ειδοποιεί ότι υπάρχει λάθος, το οποίο πρέπει οπωσδήποτε να διορθωθεί. Αλλιώς ο χρήστης δε θα μπορεί να καταχωρίσει την εγγραφή. Προειδοποιητικό Λάθος Το προειδοποιητικό λάθος απεικονίζεται με κίτρινο ερωτηματικό. Προειδοποιεί ότι υπάρχει κάποιο λάθος, αλλά ο χρήστης, εάν θέλει, μπορεί να μην κάνει διόρθωση και να καταχωρίσει την εγγραφή. 2. ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ 2.1 ΛΗΨΗ ΒΟΗΘΕΙΑΣ Υπάρχουν τέσσερις τρόποι για να λάβετε βοήθεια στο Academia Financials Έσοδα - Έξοδα: Το πλήκτρο F1 Όταν πατάτε το πλήκτρο F1, εμφανίζεται ο γενικός πίνακας περιεχομένων για το σύστημα βοήθειας του Academia Financials Έσοδα - Έξοδα. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στη γενική βοήθεια είτε από τον πίνακα περιεχομένων, είτε από το ευρετήριο ή χρησιμοποιώντας τη λειτουργία της αναζήτησης. Ο συνδυασμός Shift + F1* Όταν πατάτε το συνδυασμό Shift+F1, μπορείτε να λάβετε ειδική βοήθεια για το μέρος του προγράμματος στο οποίο βρίσκεστε. Για παράδειγμα, εάν είστε στην επιλογή Πελάτες\Κύριες Εργασίες\Διαχείριση Πελατών, η βοήθεια θα σας δώσει πληροφορίες για τις δυνατότητες της συγκεκριμένης επιλογής και τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να εργαστείτε. 1 Το εικονίδιο βοήθειας Όταν κάνετε κλικ στο εικονίδιο εμφανίζεται ο γενικός πίνακας περιεχομένων για το σύστημα βοήθειας του Academia Financials Έσοδα - Έξοδα. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στη βοήθεια είτε από τον πίνακα περιεχομένων, είτε από το ευρετήριο, είτε χρησιμοποιώντας τη λειτουργία της αναζήτησης Βοήθεια στο οριζόντιο μενού Περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία: Βοήθεια (Γενικά) Βοήθεια (Επιλογής) Βοήθεια Ιστότοπου TaxHeaven Βοηθήματα Εμφανίζει το γενικό πίνακα περιεχομένων για το σύστημα βοήθειας του Academia Financials Έσοδα - Έξοδα.. Περιέχει χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με την επιλογή στην οποία βρίσκεστε. Για παράδειγμα, εάν βρίσκεστε στην επιλογή Πελάτες/ Κύριες Εργασίες/ Διαχείριση Πελατών, θα σας δώσει πληροφορίες για τη συγκεκριμένη επιλογή. Σας συνδέει με τη Βοήθεια του ιστότοπου Tax Heaven, ώστε να λάβετε βοήθεια για την περιήγηση στον κόμβο. Εμφανίζει την αριθμομηχανή ή το Ημερολόγιο. 1 Για να μπορεί να λειτουργήσει το Shift+F1, πρέπει κάνοντας δεξί κλικ στον Internet Explorer, στην επιλογή Ιδιότητες (Properties)/Για Προχωρημένους (Advanced), να είναι επιλεγμένη η επιλογή «Να επιτρέπεται η εκτέλεση ενεργού περιεχομένου στον Υπολογιστή». 2

7 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Πληροφορίες Νέες Δυνατότητες Επικοινωνία - Τμήματα Τεχνικής Υποστήριξης Επικοινωνία με Sites Απομακρυσμένη Σύνδεση μέσω Teamviewer Παρουσιάζει πληροφορίες για το προϊόν, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού έκδοσης του προγράμματος και του server. Παρουσιάζει όλες τις νέες δυνατότητες που έχουν ενσωματωθεί στην έκδοση του προγράμματος που διαθέτετε. Εμφανίζει χρήσιμα τηλέφωνα και διευθύνσεις επικοινωνίας με την Data Communication. Επιτρέπει τη σύνδεση με 10 sites του Internet που ο χρήστης χρησιμοποιεί, ώστε να έχει εύκολη πρόσβαση σε αυτά από τη στιγμή που είναι συνδεδεμένος στο Internet. Υπάρχουν ήδη καταχωρισμένα από την Data Communication 4 sites, ενώ από το κουμπί Sites Χρήστη έχετε τη δυνατότητα να καταχωρίσετε τα 10 sites της επιλογής σας Σας επιτρέπει, εφόσον είστε συνδεδεμένοι στο Internet, να συνδεθείτε απομακρυσμένα μέσω της εφαρμογής Teamviewer, με το Τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης. 2.2 ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ Έχετε στη διάθεσή σας τρεις τρόπους για να ενεργοποιήσετε τις λειτουργίες του Academia Financials Έσοδα - Έξοδα: 1. Το πάτημα ενός λειτουργικού πλήκτρου (Function Key) ή ενός συνδυασμού πλήκτρων. 2. Την επιλογή της λειτουργίας από το οριζόντιο μενού. 3. Την επιλογή της λειτουργίας με το ποντίκι από τα εικονίδια που υπάρχουν στη γραμμή εντολών (taskbar). Και οι τρεις τρόποι είναι ισοδύναμοι ως προς το αποτέλεσμα και αυτός με τον οποίο θα εργαστείτε είναι θέμα δικής σας επιλογής. Λειτουργικό Πλήκτρο F1 Γενική Βοήθεια Shift +F1 Βοήθεια Επιλογής (Online Help) F2 Νέα Εγγραφή Συντόμευση Γραμμής Εντολών Περιγραφή Ενέργειας Εμφανίζει τον γενικό πίνακα περιεχομένων για το σύστημα βοήθειας. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στη γενική βοήθεια είτε από τον πίνακα περιεχομένων, είτε από το ευρετήριο, είτε χρησιμοποιώντας τη λειτουργία της αναζήτησης. Περιέχει χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με την επιλογή στην οποία βρίσκεστε Για παράδειγμα, εάν είστε στην επιλογή Πελάτες/ Κύριες Εργασίες/ Διαχείριση Πελατών, η βοήθεια θα σας δώσει πληροφορίες για τις δυνατότητες της συγκεκριμένης επιλογής και τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να εργαστείτε. Καθαρίζει τα πεδία από το περιεχόμενό τους και ανοίγει νέα εγγραφή στις οθόνες καταχώρισης. ΠΡΟΣΟΧΗ: Το πλήκτρο αυτό δε διαγράφει την κίνηση, καθαρίζει απλώς την οθόνη. copyright DATA COMMUNICATION 3

8 F3 Μετάβαση σε Βοηθητικό Αρχείο F4 Λίστες Επιλογών Shift +F4 Αριθμομηχανή /Ημερολόγιο F5 Διαγραφή F6 Ενημέρωση Χρήσης Εταιρίας F7 Επόμενος Κωδικός F8 Εκτύπωση F9 Αναζήτηση Ctrl +F9 Αντίστροφη Αναζήτηση F10 Βασικό Μενού Alt+F10 Επιλογή Προσωπικού/ Βασικού Μενού Crtrl+F10 Μενού Συνήθων Επιλογών F11 Επιλογή/ Αλλαγή Εταιρίας* F12 Καταχώριση Ctrl+Ins Εισαγωγή Γραμμής Ενεργοποιείται MONO σε υπογραμμισμένα πεδία που αναφέρονται σε δευτερεύοντα αρχεία και σας μεταφέρει αυτόματα στην οθόνη του δευτερεύοντος αρχείου, για καταχώριση ή τροποποίηση. Ενεργοποιεί τις λίστες επιλογής (Drop Down Windows) στις οθόνες καταχώρισης. Σε αριθμητικό πεδίο ενεργοποιεί την αριθμομηχανή. Σε πεδίο ημερομηνίας ενεργοποιεί το ημερολόγιο. Για τη διαγραφή εγγραφής στις οθόνες καταχώρισης. ΠΡΟΣΟΧΗ: Η διαγραφή είναι μη αναστρέψιμη διαδικασία. Εμφανίζει την οθόνη του έτους εργασίας για τη συγκεκριμένη εταιρία. Γεννήτρια κωδικών. Ενεργοποιείται μόνο στα πεδία που η μάσκα τους έχει οριστεί αριθμητική και προτείνει τον αμέσως επόμενο κωδικό. Για προβολή στην οθόνη και εκτύπωση. Ενεργοποιεί την οθόνη της αναζήτησης. Εμφανίζει την οθόνη της αναζήτησης με τις εγγραφές σε αντίστροφη σειρά, δηλ. η τελευταία ημερολογιακά εγγραφή εμφανίζεται πρώτη. Εμφανίζει το βασικό μενού. Για την επιλογή του βασικού μενού της εφαρμογής ή του προσωπικού μενού του χρήστη. Εμφανίζει το μενού των επιλογών που ο χρήστης χρησιμοποιεί συνήθως. Εμφανίζει τις υπάρχουσες εταιρίες, ώστε να επιλέξετε ή να αλλάξετε εταιρία εργασίας. Για την καταχώριση εγγραφής στις οθόνες καταχώρισης. Εισάγει νέες γραμμές, όταν σε μια οθόνη καταχώρισης υπάρχουν αναλυτικές γραμμές. 4

9 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Ctrl+Del Διαγραφή Γραμμής Ctrl+P Παράμετροι Ctrl+Z Παράθεση Page Up / Page Down Ctrl+Page Down Ctrl+Page Up Esc Κλείσιμο Παραθύρου Alt+X Κλείσιμο Μενού Alt+F4 Έξοδος Πίνακας Ελέγχου (Control Panel) Εξερεύνηση Windows MsDos Prompt Διαγράφει γραμμές, όταν σε μια οθόνη καταχώρισης υπάρχουν αναλυτικές γραμμές. Σε οθόνη αναζήτησης ενεργοποιεί τις παραμέτρους αναζήτησης. Σε οθόνη εκτύπωσης ενεργοποιεί τη λειτουργία της μορφοποίησης. Ανοίγει το μενού Επιλογές στα διάφορα αρχεία καταχωρίσεων. Σας δίνει τη δυνατότητα να επιλέξετε με ποιον τρόπο θα παρατίθενται τα παράθυρα που ανοίγονται. Δυνατές είναι οι μορφές: Κατακόρυφη Παράθεση, Οριζόντια Παράθεση, Layer, Σε Επικάλυψη. Μετάβαση στην Προηγούμενη/Επόμενη Σελίδα, όταν βρίσκεστε σε οθόνη εκτύπωσης. Μετάβαση στην Προηγούμενη Σελίδα (tab) όταν βρίσκεστε σε καταχωρητική οθόνη με μορφή σελίδων (tabs). Μετάβαση στην Επόμενη Σελίδα (tab) όταν βρίσκεστε σε καταχωρητική οθόνη με μορφή σελίδων (tabs). Κλείνει το παράθυρο (οθόνη). Εάν πατήσετε <Esc> χωρίς να έχετε κάνει αλλαγές, το παράθυρο κλείνει αυτόματα. Εάν υπάρχουν αλλαγές, εμφανίζεται ερώτηση αν θέλετε να αποθηκευτούν οι αλλαγές. Για κλείσιμο του βασικού μενού. Για έξοδο από την εφαρμογή. Σας επιτρέπει να μεταφερθείτε απευθείας στην αντίστοιχη λειτουργία, χωρίς να είναι απαραίτητο να ελαχιστοποιήσετε ή να κλείσετε την εφαρμογή. Σας επιτρέπει να μεταφερθείτε απευθείας στην αντίστοιχη λειτουργία, χωρίς να είναι απαραίτητο να ελαχιστοποιήσετε ή να κλείσετε την εφαρμογή. Σας επιτρέπει να μεταφερθείτε απευθείας στην αντίστοιχη λειτουργία, χωρίς να είναι απαραίτητο να ελαχιστοποιήσετε ή να κλείσετε την εφαρμογή. RSS Feed Σας επιτρέπει, εφόσον είστε συνδεμένοι στο Internet, να ενημερώνεστε για τα τελευταία νέα της Data Communication, για Ειδήσεις, Νόμους, Εγκυκλίους, Φορολογικό Ημερολόγιο, Συλλογικές Συμβάσεις κ.λπ. Επίσης, να δημιουργήσετε τις δικές σας συνδέσεις για sites που διαθέτουν RSS copyright DATA COMMUNICATION 5

10 Μέσα από την εφαρμογή μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο φορολογικό αρχείο και στις συνδρομητικές υπηρεσίες του TaxHeaven, του μεγαλύτερου φορολογικού αρχείου στην Ελλάδα. Αναλυτικές οδηγίες στο βοηθητικό υλικό. Επιλογή από το οριζόντιο μενού Οι ίδιες λειτουργίες που περιγράφηκαν παραπάνω ενεργοποιούνται και από το οριζόντιο μενού. Αρχείο Εταιρίες Εργαλεία Παράθυρα Βοήθεια 2.3 ΒΑΣΙΚΟ ΜΕΝΟΥ Η κύρια οθόνη του προγράμματος περιλαμβάνει το Βασικό Μενού. Για να ενεργοποιήσετε το βασικό μενού Πατήστε το πλήκτρο F10 ή Κάντε κλικ στο εικονίδιο του βασικού μενού Για να κλείσετε το βασικό μενού Πατήστε Alt + X. Το Βασικό Μενού αποτελείται: 1. Από τις Επιλογές, στις οποίες περιλαμβάνονται τα υποσυστήματα του προγράμματος (Μισθοδοσία, Εργαζόμενοι, Έντυπα- Βεβαιώσεις, Οικον. Αναφορές κ.λπ.) 2. Από το μενού του κάθε υποσυστήματος, όπου περιλαμβάνονται όλες οι λειτουργίες του υποσυστήματος ομαδοποιημένες σε Κύριες Εργασίες, Εκτυπώσεις, Πίνακες και Βοηθητικές Εργασίες. 6

11 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Κάθε μια από τις βασικές ομάδες απεικονίζεται με ένα μπλε βιβλίο που υποδηλώνει ότι η συγκεκριμένη επιλογή περιλαμβάνει άλλες επιλογές. Μέσα σε κάθε βασική ομάδα υπάρχουν οι εργασίεςπρογράμματα που απεικονίζονται με ένα κόκκινο βιβλίο Για να ανοίξετε μια βασική ομάδα Πηγαίνετε στη συγκεκριμένη ομάδα Κάντε κλικ στο + δίπλα στην περιγραφή της ή Πατήστε Δεξί Βελάκι. Για να κλείσετε μία βασική ομάδα Πηγαίνετε στη συγκεκριμένη ομάδα Κάντε κλικ στο - δίπλα στην περιγραφή της ή Πατήστε Αριστερό Βελάκι. Για να επιλέξετε μια εργασία Πηγαίνετε στη συγκεκριμένη εργασία Κάντε διπλό κλικ επάνω της με το ποντίκι ή Πατήστε Εnter. Δομή Βασικού Μενού Η δομή του Βασικού Μενού είναι ίδια για όλα τα υποσυστήματα, εκτός από τα υποσυστήματα «Έντυπα - Βεβαιώσεις», «Office Management», «Επικοινωνίες» και «Παράμετροι» τα οποία παρέχουν διαφορετικές εργασίες. Οι εργασίες είναι ομαδοποιημένες σε: Κύριες Εργασίες Εκτυπώσεις Πίνακες (όταν υπάρχουν) Βοηθητικές Εργασίες (όταν υπάρχουν) Η διαχείριση των βοηθητικών αρχείων γίνεται από τους Πίνακες, ενώ η διαχείριση των βασικών αρχείων στις Κύριες Εργασίες. copyright DATA COMMUNICATION 7

12 Κίνηση στο Βασικό Μενού Με το πλήκτρο F10 εμφανίζεται το Βασικό Μενού. Μπορείτε να κινηθείτε από επίπεδο σε επίπεδο κάνοντας κλικ με το ποντίκι επάνω στην περιγραφή του επιπέδου που θέλετε να ανοίξετε. Εάν χρησιμοποιείτε πλήκτρα, κινηθείτε από επίπεδο σε επίπεδο με το πλήκτρο Tab (ή Enter) και με τα βελάκια. Με το Tab (ή Enter) πηγαίνετε από το αριστερό μέρος της οθόνης στο δεξί και στο επίπεδο που έχετε ανοιχτό κάθε φορά που πατάτε το πλήκτρο. Με τα βελάκια κινείστε σε όλες τις επιλογές στο μέρος στης οθόνης όπου βρίσκεστε. Όταν βρίσκεστε σε μια επιλογή στο δεξί μέρος, πατώντας Δεξί Βελάκι το Μενού ανοίγει. Όταν το μενού είναι ήδη ανοιχτό, πατώντας Αριστερό Βελάκι κλείνει. 2.4 ΠΡΟΣΩΠΟΠΟΙΗΣΗ ΜΕΝΟΥ Παρέχεται η δυνατότητα στον κάθε χρήστη του συστήματος να έχει διαθέσιμες (εμφανείς) μόνο τις επιλογές του Βασικού Μενού που αυτός χρησιμοποιεί. Απαραίτητη προϋπόθεση είναι ο κάθε χρήστης να έχει το δικό του Όνομα Χρήστη και τον δικό του Κωδικό Πρόσβασης, τα οποία θα πληκτρολογεί κατά τη σύνδεσή του στην εφαρμογή στα πεδία Χρήστης και Κωδικός. Η δημιουργία χρήστη και ο καθορισμός κωδικού πρόσβασης γίνεται από τους διαχειριστές του συστήματος στην επιλογή Παράμετροι/Ασφάλεια Εφαρμογής/Διαχείριση Ομάδων Χρηστών. Η απόκρυψη/εμφάνιση των επιλογών του μενού γίνεται από την επιλογή Παράμετροι/Ασφάλεια/ Διαχείριση Menu Ομάδων. Για να αποκρύψετε μία επιλογή μενού Επιλέξτε πρώτα τον χρήστη στην αριστερή στήλη Επιλέξτε το υποσύστημα ή την επιλογή του μενού που θέλετε να αποκρύψετε στη δεξιά στήλη Πατήστε Ctrl+H. Για να εμφανίσετε πάλι μία επιλογή μενού Επιλέξτε τον χρήστη στην αριστερή στήλη Επιλέξτε το υποσύστημα ή την επιλογή του μενού που θέλετε να εμφανίσετε στη δεξιά στήλη Πατήστε Ctrl+S. 8

13 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Για να κλειδώσετε μία επιλογή μενού Επιλέξτε πρώτα το χρήστη στην αριστερή στήλη Επιλέξτε το υποσύστημα ή την επιλογή του μενού που θέλετε να κλειδώσετε στη δεξιά στήλη Πατήστε στη συνέχεια Ctrl+L. Για να ξεκλειδώσετε μία επιλογή μενού Επιλέξτε χρήστη στην αριστερή στήλη Επιλέξτε το υποσύστημα ή την επιλογή του μενού που θέλετε να ξεκλειδώσετε στη δεξιά στήλη Πατήστε Ctrl+U. Επιλογή Βασικού ή Προσωπικού Μενού Κατά την είσοδο στην εφαρμογή με τη χρήση των πλήκτρων Alt+F10 κάθε χρήστης μπορεί να επιλέγει είτε το Προσωπικό του Μενού, είτε το Βασικό Μενού. Επιλέγοντας το Βασικό Μενού θα βλέπει και τις επιλογές που έχουν κλειδωθεί, δηλ. εκείνες στις οποίες δεν έχει πρόσβαση. Επιλέγοντας το Προσωπικό Μενού θα βλέπει μόνο τις επιλογές στις οποίες μπορεί να εργαστεί. 2.5 ΣΥΝΗΘΕΙΣ ΕΠΙΛΟΓΕΣ ΜΕΝΟΥ Παρέχεται η δυνατότητα στον κάθε χρήστη να καθορίσει ποιες λειτουργίες του προγράμματος χρησιμοποιεί περισσότερο και να τις εντάξει σε ένα ενιαίο μενού, τις Συνήθεις Επιλογές. Για να ενεργοποιήσετε το μενού των Συνήθων Επιλογών Επιλέξτε Αρχείο/Συνήθεις Επιλογές ή Πατήστε Ctrl+F10. Για να εντάξετε μια εργασία στις Συνήθεις Επιλογές Επιλέξτε πρώτα την εργασία Κάντε στη συνέχεια δεξί κλικ και επιλέξτε Αντιγραφή στις Συνήθεις Επιλογές. Για να διαγράψετε μια εργασία από τις Συνήθεις Επιλογές copyright DATA COMMUNICATION 9

14 Επιλέξτε την εργασία Κάντε δεξί κλικ και πατήστε Διαγραφή. Για να επαναφέρετε το κανονικό Μενού της εφαρμογής Πατήστε F ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗ ΑΠΟ ΠΕΔΙΟ ΣΕ ΠΕΔΙΟ Από πεδίο σε πεδίο πηγαίνετε με το πλήκτρο Enter ή Tab. Τα δύο πλήκτρα λειτουργούν με τον ίδιο ακριβώς τρόπο. Για να πάτε στο προηγούμενο πεδίο πατήστε Shift+Entrer ή Shift + Tab Διαφορετικά, με το ποντίκι επιλέξτε το πεδίο στο οποίο θέλετε να μεταφερθείτε, κάνοντας κλικ σε αυτό. 2.7 ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗ ΑΠΟ ΣΕΛΙΔΑ ΣΕ ΣΕΛΙΔΑ Σε ορισμένες οθόνες καταχώρισης υπάρχουν περισσότερες από μια οθόνες (σελίδες ή tabs). π.χ. στη Διαχείριση Πελατών υπάρχουν οι σελίδες Βασικά, Διάφορα, Οριζόμενα Πεδία. Όταν βρίσκεστε σε μία σελίδα ο τίτλος της εμφανίζεται με έντονη γραφή (Bold). Για να πάτε σε μία συγκεκριμένη σελίδα Κάντε κλικ στον τίτλο της με το ποντίκι ή Πατήστε Ctrl+Page Up για την επόμενη σελίδα Ctrl+Page Down για την προηγούμενη σελίδα. Διαφορετικά, φθάνοντας στο τέλος της σελίδας που βρίσκεστε και πατώντας Enter η εφαρμογή σας οδηγεί αυτόματα στην επόμενη. 2.8 ΕΤΙΚΕΤΕΣ ΠΕΔΙΩΝ Υπάρχουν τρία είδη ετικετών (Labels) στις οθόνες καταχώρισης: 1. Οι ετικέτες με έντονη γραφή (Bold) (π.χ.κωδικός, Επώνυμο (ία) που υποδηλώνουν ότι ο χρήστης πρέπει οπωσδήποτε να τις συμπληρώσει, αλλιώς θα εμφανιστεί μήνυμα απαγορευτικού λάθους και δε θα γίνει καταχώριση της εγγραφής. 2. Οι ετικέτες που έχουν υπογράμμιση (π.χ. ΔOY, Επάγγελμα) και υποδηλώνουν ότι ο χρήστης μπορεί με το πλήκτρο F3 ή με διπλό κλικ να μπει στην οθόνη του δευτερεύοντος αρχείου για να κάνει μια νέα καταχώριση ή τροποποίηση. 10

15 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ με το πλήκτρο F4 ή με κλικ στο βέλος δεξιά του πεδίου να ενεργοποιήσει λίστα επιλογών (Drop Down Window) που περιέχει τα στοιχεία που αναζητά. με το πλήκτρο F9 να κάνει «Αναζήτηση» στο δευτερεύον αρχείο το οποίο αναφέρεται το συγκεκριμένο πεδίο. 3. Οι απλές ετικέτες (π.χ. Τηλέφωνο, Fax) που υποδηλώνουν ότι στο συγκεκριμένο πεδίο δεν υπάρχει κάποια συγκεκριμένη υποχρέωση για το χρήστη ούτε παρέχεται κάποια ειδική δυνατότητα ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΠΕΔΙΩΝ Το πεδίο που περιμένει να εισαχθούν στοιχεία είναι αυτό που έχει πιο σκούρο χρώμα. Εάν το πεδίο είναι κενό, το χρώμα του είναι υπόλευκο. Εάν υπάρχουν στοιχεία στο πεδίο, τότε το περιεχόμενο του πεδίου εμφανίζεται σε πράσινο φόντο. Εάν το πεδίο έχει πράσινο φόντο και γράψετε κάτι, θα σβηστούν όλα τα προηγούμενα στοιχεία που υπήρχαν. Εάν πατήσετε βελάκι, τότε γράφετε πάνω στα προηγούμενα. Εάν βρίσκεστε σε πεδίο υπογραμμισμένο, π.χ. ΔΟΥ, Επάγγελμα, και θέλετε να δείτε ποιες τιμές μπορεί να πάρει το πεδίο, πατώντας Κάτω Βελάκι βλέπετε την πρώτη τιμή. Εάν πατήσετε ξανά Κάτω Βελάκι θα δείτε την επόμενη τιμή. Αν θελήσετε να πάτε στην προηγούμενη τιμή, πατήστε Πάνω Βελάκι Μπορείτε να δείτε σε μορφή πίνακα όλες τις τιμές που μπορεί να πάρει ένα υπογραμμισμένο πεδίο, κάνοντας κλικ στο κουμπί στα δεξιά του, ή πατώντας F4. Αν πληκτρολογήσετε τα αρχικά γράμματα μιας περιγραφής σε ένα υπογραμμισμένο πεδίο, εμφανίζεται αυτόματα η περιγραφή που αρχίζει από τα γράμματα που δώσατε. Με τα βελάκια μπορείτε να κινηθείτε πάνω ή κάτω από την περιγραφή που εμφανίστηκε. Τέλος, αν θέλετε να καταχωρήσετε μια νέα τιμή στον πίνακα, πατήστε F3 ή κάντε διπλό κλικ με το ποντίκι, ώστε να κάνετε εισαγωγή εγγραφής. copyright DATA COMMUNICATION 11

16 2.10 ΟΡΙΖΟΜΕΝΑ ΠΕΔΙΑ Στα βασικά αρχεία της εφαρμογής, π.χ. Διαχείριση Πελατών, Διαχείριση Προμηθευτών, υπάρχει η σελίδα (tab) με τον τίτλο Οριζόμενα Πεδία. Πρόκειται για πεδία κειμένων, ημερομηνιών, αριθμών, μεταβλητών και πινάκων που ορίζονται παραμετρικά από το χρήστη. Σκοπός της ύπαρξης των οριζόμενων πεδίων είναι να μπορείτε να παρακολουθείτε στοιχεία που καλύπτουν ιδιόρρυθμες ή εξειδικευμένες περιπτώσεις πελατών ή εξυπηρετούν ειδικές ανάγκες της εταιρίας σας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να γνωρίζετε τις ημερομηνίες γέννησης των πελατών σας, ώστε να τους στέλνετε ευχετήριες κάρτες. Σε αυτήν την περίπτωση, μετονομάζετε το οριζόμενο πεδίο Ημερομηνία 1 σε Ημερομηνία Γέννησης και έχετε τη δυνατότητα στο εξής να κρατάτε αυτό το στοιχείο. Οι εργασίες παραμετροποίησης γίνονται για κάθε αρχείο ξεχωριστά στο μενού Παράμετροι/Κύριες Εργασίες/Διαχείριση Εταιρίας. Για παράδειγμα, οι εργασίες για τα οριζόμενα των πελατών και προμηθευτών γίνονται στο Παράμετροι/Διαχείριση Εταιρίας/Οριζόμενα Πεδία Πελατών- Προμηθευτών. Σταθερή Περιγραφή: Στη στήλη αυτή εμφανίζεται η σταθερή περιγραφή του πεδίου, την οποία ο χρήστης δεν μπορεί να επηρεάσει. Περιγραφή Πεδίου: Εδώ εισάγετε την περιγραφή με την οποία θέλετε να εμφανίζεται το συγκεκριμένο πεδίο, τόσο στην οθόνη καταχώρισης όσο και στις εκτυπώσεις. Ενεργό: Δηλώνετε τσεκάροντας αν το πεδίο θα εμφανίζεται ή όχι. Η ίδια διαδικασία παραμετροποίησης ισχύει για όλα τα αρχεία στα οποία υπάρχουν διαθέσιμα οριζόμενα πεδία. 12

17 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ 2.11 RSS FEED Η λειτουργία RSS Feed (Really Simple Syndication) σας επιτρέπει, εφόσον είστε συνδεμένοι στο Internet, να ενημερώνεστε για τα τελευταία νέα της Data Communication, για πρόσφατες Ειδήσεις, Νόμους, Εγκυκλίους, Φορολογικό Ημερολόγιο και Συλλογικές Συμβάσεις από το site του Tax Heaven, για Οικονομικά Στοιχεία από το Υπουργείο Οικονομικών και για τα τελευταία νέα από την Ελλάδα και την Οικονομία από το in.gr. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να προσθέσετε και δικές σας συνδέσεις για sites που διαθέτουν RSS. Για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία RSS Feed Επιλέγετε από το οριζόντιο μενού το εικονίδιο RSS Feed. Εμφανίζεται το παράθυρο Web Feed Reader και στα αριστερά οι συνδέσεις με τα sites των Data Communication, Tax Heaven, Υπουργείου Οικονομικών και in.gr. Από εδώ θα επιλέξετε αυτήν με την οποία θέλετε να συνδεθείτε. Για να προσθέσετε τις δικές σας RSS συνδέσεις Ενώ έχετε ήδη ανοιχτό το παράθυρο Web Feed Reader πατάτε F3. Ή επιλέγετε από το οριζόντιο μενού Αρχείο/Εισαγωγή Εγγραφών. Εμφανίζεται η οθόνη Ιδιότητες RRS στην οποία και συμπληρώνετε τη διεύθυνση URL, το όνομα και την περιγραφή του site με το οποίο θέλετε να συνδέεστε. copyright DATA COMMUNICATION 13

18 Πατάτε στο Κλείσιμο Ιδιοτήτων RRS H σύνδεση που προσθέσατε θα εμφανιστεί στο Web Feed Reader, στο σημείο Τα δικά μου RSS, εφόσον πρώτα κάνετε έξοδο από τη λειτουργία ώστε να ενεργοποιηθούν οι αλλαγές. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε συνδέσεις μόνο για sites που διαθέτουν RSS. Για να ανοίγει αυτόματα το Web Feed Reader με την εκκίνηση της εφαρμογής Πηγαίνετε στην επιλογή Παράμετροι/Ασφάλεια Εφαρμογής/Γενικές Παράμετροι Χρήστη και στο πεδίο Εμφάνιση RSS Feed επιλέγετε NAΙ. 14

19 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ 3. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ 3.1 ΑΝΟΙΓΜΑ ΝΕΑΣ ΕΓΓΡΑΦΗΣ Η εισαγωγή μιας εγγραφής γίνεται είτε με το πλήκτρο F2 είτε με κλικ στο εικονίδιο Η οθόνη θα καθαρίσει από τα στοιχεία που πιθανόν υπάρχουν και θα είναι έτοιμη να δεχτεί τη νέα εγγραφή. Τυχόν αλλαγές ή τροποποιήσεις ΔΕΝ σώζονται. 3.2 ΜΗΝΥΜΑΤΑ ΛΑΘΟΥΣ Το ACADEMIA FINANCIALSΈσοδα - Έξοδα διαθέτει ενσωματωμένο οπτικό σύστημα επισήμανσης λαθών. Υπάρχουν δύο ειδών λάθη: τα απαγορευτικά και τα προειδοποιητικά. Απαγορευτικά Λάθη Απεικονίζονται με Κόκκινο Καμπανάκι και εμφανίζονται όταν σε μια καταχώριση προσπεράσετε ένα πεδίο που είναι υποχρεωτικό να συμπληρωθεί, χωρίς να το συμπληρώσετε. Σας ειδοποιούν ότι η εγγραφή δεν μπορεί να καταχωρηθεί, χωρίς να συμπληρωθεί το πεδίο που προσπεράσατε. Προειδοποιητικά Λάθη Απεικονίζονται με Κίτρινο Ερωτηματικό και εμφανίζονται όταν σε μια καταχώριση προσπεράσετε ένα πεδίο, όπως π.χ. ο ΑΦΜ στη Διαχείριση Πελατών, χωρίς να το συμπληρώσετε σωστά. Σας ειδοποιούν ότι υπάρχει λάθος, αλλά μπορείτε αν θέλετε να μην κάνετε καμία διόρθωση και να καταχωρήσετε την εγγραφή. Αν προσπαθήσετε να αποθηκεύσετε μία εγγραφή ενώ υπάρχουν λάθη, προβάλλεται ένα παράθυρο κάτω δεξιά στην οθόνη, στο οποίο βλέπετε όλα τα λάθη που υπάρχουν, είτε έχετε περάσει από τα αντίστοιχα πεδία είτε όχι. Ταυτόχρονα μπροστά σε κάθε πεδίο εμφανίζεται το εικονίδιο που αντιστοιχεί στο λάθος (δηλ. καμπανάκι ή ερωτηματικό). Εάν έχετε έστω και ένα απαγορευτικό λάθος η επιλογή Αποθήκευση είναι απενεργοποιημένη. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Άκυρο και να κάνετε πρώτα τις απαραίτητες διορθώσεις. Εάν υπάρχουν λάθη μόνο προειδοποιητικά τότε μπορείτε: είτε να επιστρέψετε στην καταχώριση για να κάνετε τις διορθώσεις σας είτε να κλείσετε το παράθυρο πατώντας Αποθήκευση και να ενημερώσετε την καταχώριση. Σε περίπτωση που η εφαρμογή σάς εμφανίσει μηνύματα λάθους που δεν κατανοείτε, έχετε τη δυνατότητα να τα τυπώσετε με την επιλογή Εκτύπωση. Έτσι μπορείτε να τα ελέγξετε καλύτερα, ή να τα στείλετε με Fax στο τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης, για να εντοπιστεί το λάθος που έχετε κάνει. Για τη διευκόλυνσή σας κάθε πιθανό λάθος έχει κωδικοποιηθεί. copyright DATA COMMUNICATION 15

20 3.3 ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ Για να τροποποιήσετε μία εγγραφή Επιλέξτε την εγγραφή που θέλετε με οποιοδήποτε κριτήριο. Θα εμφανιστούν όλα τα στοιχεία που έχουν καταχωρηθεί. Διορθώστε ό,τι χρειάζεται και πατήστε F12 για να αποθηκευτούν οι αλλαγές. 3.4 ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ Η καταχώριση μιας εγγραφής γίνεται είτε με το πλήκτρο F12 είτε με κλικ στο εικονίδιο εφόσον δεν έχουν βρεθεί απαγορευτικά λάθη, η εγγραφή θα καταχωρηθεί με τα στοιχεία που παρουσιάζονται στην οθόνη. Στη συνέχεια, η οθόνη καθαρίζει από το περιεχόμενό της και είναι έτοιμη για νέα καταχώριση. 3.5 ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΣΕ ΟΘΟΝΗ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗΣ Υπάρχουν δυο ειδών αναζητήσεις, που μπορείτε να πραγματοποιήσετε σε μια οθόνη καταχώρισης: A. Αναζήτηση σε κύριο αρχείο. Εάν έχετε ενεργοποιήσει την αναζήτηση (F9) σε πεδίο που δεν είναι υπογραμμισμένο, ενεργοποιείται η αναζήτηση για το κύριο αρχείο (π.χ. αρχείο πελατών). B. Αναζήτηση σε βοηθητικό αρχείο. Εάν βρίσκεστε σε οποιοδήποτε υπογραμμισμένο πεδίο μπορείτε, κάνοντας κλικ στο βέλος στα δεξιά του ή πατώντας F4, να ενεργοποιήσετε πίνακα (drop down window) που περιέχει τα στοιχεία που αναζητάτε. Φυσικά, και εδώ γίνεται αναζήτηση με τη διαδικασία του πλήκτρου F9. ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΣΕ ΚΥΡΙΟ ΑΡΧΕΙΟ Για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία της αναζήτησης 1. Επιλέξτε το εικονίδιο ή πατήστε F9. 2. Εμφανίζεται η οθόνη Αναζήτηση. 16 Αναζήτηση: Πληκτρολογήστε σε αυτό το πεδίο τον συγκεκριμένο χαρακτήρα που ορίζει αυτό που αναζητάτε.

21 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Αναζήτηση Με: Στην περίπτωση που το προεπιλεγμένο κριτήριο δε σας ικανοποιεί, δηλώστε σε αυτό το πεδίο με ποιο κριτήριο θέλετε να κάνετε αναζήτηση. Για να δείτε τα διαθέσιμα κριτήρια κάντε κλικ στο βέλος στα δεξιά, ή πατήστε F4. Από το κριτήριο Ηχητική Περιγραφή μπορείτε να κάνετε αναζήτηση με μέρος της περιγραφής, ανεξάρτητα από το αν κάποιοι από τους χαρακτήρες είναι ελληνικοί και κάποιοι λατινικοί. 3. Πατώντας Enter εμφανίζονται οι εγγραφές που πληρούν τις συνθήκες αναζήτησης. Επιλέξτε την εγγραφή που θέλετε. Με το ποντίκι, το κάτω βελάκι ή με Page Down βλέπετε τις υπόλοιπες εγγραφές 4. Έχετε τη δυνατότητα να μεγαλώσετε το παράθυρο της αναζήτησης όσο επιθυμείτε. Η εφαρμογή αποθηκεύει το μέγεθος του παραθύρου, ώστε να το εμφανίσει ακριβώς έτσι την επόμενη φορά που θα το ανοίξετε. Για να αλλάξετε τη σειρά των εγγραφών: 1. Πηγαίνετε στη γραμμή της επικεφαλίδας 2. Κάντε κλικ στον τίτλο της στήλης με την οποία έχουν ταξινομηθεί οι εγγραφές. 3. Στην οθόνη θα παρουσιαστούν τα ίδια στοιχεία με φθίνουσα σειρά του κριτηρίου που επιλέξατε. (εμφανίζεται και η σχετική ένδειξη δίπλα στον τίτλο). 4. Εάν κάνετε κλικ ξανά στον τίτλο της στήλης, η σειρά θα γίνει αύξουσα. Για να αλλάξετε το κριτήριο αναζήτησης Πηγαίνετε στο πεδίο Αναζήτηση Με Κάντε κλικ στο πεδίο με το οποίο θέλετε να ταξινομηθούν οι εγγραφές. 3.6 ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ Η εφαρμογή παρέχει τη δυνατότητα σε εξουσιοδοτημένους χρήστες να ορίσουν παραμετρικά τα στοιχεία που εμφανίζονται στον πίνακα αναζήτησης. Απαραίτητη προϋπόθεση για να ενεργοποιηθεί η συγκεκριμένη δυνατότητα είναι να είναι εγκατεστημένο στον Η/Υ το υποσύστημα Report Generator Basic. Για να παραμετροποιήσετε τον πίνακα της αναζήτησης Αφού βρίσκεστε στον πίνακα της αναζήτησης Πατήστε CTRL+P Ή επιλέξτε το εικονίδιο Εμφανίζεται η οθόνη Παράμετροι Αναζήτησης. copyright DATA COMMUNICATION 17

22 Πεδίο Αναζήτησης 1, Πεδίο Αναζήτησης 2 Σειρά: Πεδίο: Εμφάνιση: Μέγεθος: Τα πεδία αυτά προσδιορίζουν με ποιο πεδίο θα γίνεται συνήθως η αναζήτηση. Αρχικά η εφαρμογή θα αναζητήσει με το Πεδίο Αναζήτησης 1. Εάν στο τέλος αυτού που αναζητάτε πληκτρολογήσετε και το σύμβολο / τότε η αναζήτηση θα γίνει με το Πεδίο Αναζήτησης 2. Εμφανίζει τη σειρά με την οποία θα εμφανίζονται τα πεδία στην οθόνη αναζήτησης (99 σημαίνει ότι δεν εμφανίζεται). Εμφανίζει το όνομα του πεδίου. Δηλώνετε τσεκάροντας αν θέλετε το πεδίο να εμφανίζεται στην οθόνη αναζήτησης. Ορίζετε πόσους χαρακτήρες θα καταλαμβάνει το κάθε πεδίο στην οθόνη Τα βελάκια κάτω από τον πίνακα έχουν την ιδιότητα να αλλάζουν την σειρά κάποιου πεδίου που έχετε επιλέξει στον πίνακα, τοποθετώντας το πρώτο ή τελευταίο, ή ανεβάζοντάς το μία θέση πιο πάνω ή πιο κάτω. Με F12 καταχωρείτε τις νέες παραμέτρους. 3.7 ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ Η διαγραφή μιας εγγραφής γίνεται είτε με το πλήκτρο F5 είτε με κλικ στο εικονίδιο Μόλις ενεργοποιήσετε τη διαγραφή, εμφανίζεται το προειδοποιητικό ερώτημα «Είστε Σίγουροι;». Εάν απαντήσετε Όχι, η διαγραφή δεν πραγματοποιείται. ΠΡΟΣΟΧΗ: Η διαγραφή είναι διαδικασία αμετάκλητη. 18

23 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ 4. ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ 4.1 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ Η διαδικασία της εκτύπωσης είναι κοινή σε όλη την εφαρμογή και βασίζεται στο δίπολο της προβολής στην οθόνη και, στη συνέχεια, της εκτύπωσης των δεδομένων στον εκτυπωτή. Οποιαδήποτε εκτύπωση μπορεί να αποθηκευθεί στο clipboard είτε ως αρχείο Excel, Text, Lotus, Html και Pdf για αποστολή μέσω . Επιλέγοντας μια εκτύπωση εμφανίζεται η οθόνη των Κριτηρίων Αναζήτησης. Αρχικά επιλέγετε τη Φόρμα Εκτύπωσης που επιθυμείτε, οπότε ανάλογα διαμορφώνονται και τα κριτήρια της εκτύπωσης. Επιπλέον, μπορείτε να αλλάξετε τα πεδία ταξινόμησης της εκτύπωσης στη σελίδα Πεδία Ταξινόμησης, ενώ στη σελίδα Επιλογή Εταιριών μπορείτε να δηλώσετε για ποιες εταιρίες θέλετε τη συγκεκριμένη εκτύπωση. Αφού ορίσετε τα παραπάνω, πατήστε F8 και στην οθόνη σας θα εμφανιστεί το αποτέλεσμα της εκτύπωσης. Σημειώνουμε ότι την πρώτη φορά που θα ζητήσετε εκτύπωση με F8 σε κάποιον εκτυπωτή, θα εμφανιστεί το μήνυμα «θέλετε να τυπώσετε σε DotMatrix ή σε Laser εκτυπωτή;» στο οποίο και απαντάτε ανάλογα με τον εκτυπωτή στον οποίο θα στέλνετε τις εκτυπώσεις του προγράμματος. Σημειώνουμε επίσης ότι σε κάθε εκτύπωση υπάρχει μια εκτυπωτική φόρμα προκαθορισμένη από την Data Communication, την οποία μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτούσια. Έχετε ωστόσο τη δυνατότητα να δημιουργήσετε δικές σας εκτυπωτικές φόρμες, ή να τροποποιήσετε τις ήδη υπάρχουσες. ακολουθώντας τη διαδικασία που περιγράφεται στο κεφάλαιο «Νέα Εκτυπωτική Φόρμα» (4.3). ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Όταν σε μια εκτύπωση έχετε επιλέξει να εμφανιστούν και στοιχεία άλλης εταιρίας, εκτός από αυτή που είστε ήδη συνδεδεμένοι, η εκτύπωση τυπώνεται κατευθείαν στον εκτυπωτή χωρίς να εμφανίζεται πρώτα στην οθόνη. copyright DATA COMMUNICATION 19

24 4.2 ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ Φιλτράρετε το αποτέλεσμα της εκτύπωσης 1. είτε χρησιμοποιώντας την αναζήτηση F9 2. είτε πληκτρολογώντας συγκεκριμένη τιμή 3. είτε πληκτρολογώντας συγκεκριμένους τελεστές (Wild Characters) Αναζήτηση Η λειτουργία της αναζήτησης στα εκτυπωτικά προγράμματα είναι περίπου ίδια με αυτήν στα προγράμματα καταχώρισης και ενεργοποιείται επίσης με το πλήκτρο F9. Η αναζήτηση μπορεί να γίνει από διάφορα πεδία που έχουν οριστεί ως κριτήρια. Στο πεδίο Αναζήτηση πληκτρολογήστε έναν χαρακτήρα που ορίζει αυτό που αναζητάτε και από το πεδίο Αναζήτηση Με επιλέξτε το κριτήριο με το οποίο θέλετε να κάνετε αναζήτηση. Πατώντας Enter η εφαρμογή εμφανίζει τις εγγραφές που πληρούν τις συνθήκες αναζήτησης. Εάν τοποθετηθείτε στην εγγραφή που θέλετε και πατήσετε Enter, η εγγραφή μεταφέρεται στην οθόνη κριτηρίων στο πεδίο από το οποίο ενεργοποιήθηκε η αναζήτηση. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Είστε στην εκτύπωση Επαγγέλματα στο πεδίο Κωδικός Από και πληκτρολογείτε F9. Επιστρέφοντας στην οθόνη της εκτύπωσης, στο πεδίο Κωδικός θα εμφανιστεί ο κωδικός επαγγέλματος της γραμμής που βρισκόσαστε στον πίνακα αναζήτησης Συγκεκριμένη Τιμή Εάν θέλετε να εκτυπώσετε τις εγγραφές ή την εγγραφή που κάποιο πεδίο τους είναι αλφαριθμητικό και έχει μία συγκεκριμένη τιμή, περνάτε στην αντίστοιχη στήλη την εγγραφή αυτή. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Εάν θέλετε μόνο το λογαριασμό με τον κωδικό , τότε στο πεδίο Κωδικός Από και στο πεδίο Κωδικός Έως θα πληκτρολογήσετε Wild Characters Έχετε τη δυνατότητα, χρησιμοποιώντας συγκεκριμένους τελεστές στα κριτήρια, να φιλτράρετε τα αποτελέσματα των εκτυπώσεων. Αναλυτικότερα: 20

25 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Χαρακτήρας Περιγραφή % Εάν θέλετε να εκτυπώσετε τις εγγραφές που κάποιο πεδίο τους είναι αλφαριθμητικό και γνωρίζετε μόνο ένα τμήμα του πεδίου, χρησιμοποιείτε τον χαρακτήρα %. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Εάν θέλετε όλους τους λογαριασμούς που ξεκινάνε από τότε στο πεδίο Κωδικός Από θα πληκτρολογήσετε % _ Εάν θέλετε να εκτυπώσετε τις εγγραφές που κάποιο πεδίο τους είναι αλφαριθμητικό και γνωρίζετε κάποιους από τους χαρακτήρες του, χρησιμοποιείτε τον χαρακτήρα _. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Εάν θέλετε όλους τους λογαριασμούς που έχουν πρώτο βαθμό τον 70 και τρίτο και τέταρτο τον , τότε στο πεδίο Κωδικός Από θα πληκτρολογήσετε 70._ >ή < Εάν θέλετε να εκτυπώσετε τις εγγραφές που κάποιο πεδίο τους είναι αλφαριθμητικό και έχει τιμή μεγαλύτερη ή μικρότερη από μία συγκεκριμένη τιμή, περνάτε την τιμή σε μία στήλη και προσθέτετε το χαρακτήρα > ή < αντίστοιχα. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Εάν θέλετε όλους τους λογαριασμούς που είναι μεγαλύτεροι από τον , τότε στο πεδίο Κωδικός Από θα πληκτρολογήσετε > %.% Εάν θέλετε ενεργοποίηση της ελεύθερης αναζήτησης κειμένου. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Για τους πελάτες που μέρος του ονόματός τους περιέχει το ΠΑΠΑΔΟ, πληκτρολογείτε %Παπαδο% ; Στα κριτήρια όλων των εκτυπώσεων μπορείτε να κάνετε αναζήτηση πολλαπλών τιμών σε πεδία που δεν είναι πίνακες, πληκτρολογώντας τις τιμές που θέλετε και χωρίζοντάς τις με ελληνικό ερωτηματικό (;). ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Εάν είστε στην εκτύπωση Κατάσταση Πελατών και θέλετε να εμφανίσετε τα στοιχεία τριών μόνο πελατών, στο πεδίο Κωδικός θα πληκτρολογήσετε π.χ. « ; » και θα εμφανισθούν ΜΟΝΟ τα στοιχεία των πελατών που αναζητάτε. copyright DATA COMMUNICATION 21

26 4.3 ΝΕΑ ΕΚΤΥΠΩΤΙΚΗ ΦΟΡΜΑ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΑΣ ΕΚΤΥΠΩΤΙΚΗΣ ΦΟΡΜΑΣ Το Academia Financials Έσοδα-Έξοδα παρέχει τη δυνατότητα σε εξουσιοδοτημένους χρήστες να δημιουργήσουν παραμετρικά εκτυπωτικές φόρμες, ορίζοντας ποια κριτήρια θα εμφανίζονται σε συγκεκριμένη εκτύπωση. Απαραίτητη προϋπόθεση για να ενεργοποιηθεί η συγκεκριμένη δυνατότητα είναι να έχετε συνδεθεί στην εφαρμογή με δικαιώματα διαχειριστή. Για να δημιουργήσετε μία νέα φόρμα: 1. Ενώ βρίσκεστε στην οθόνη Κριτήρια της εκτύπωσης, πληκτρολογήστε Ctrl+P ή επιλέξτε 2. Εμφανίζεται η οθόνη Παράμετροι Εμφάνισης. Η οθόνη αυτή έχει διαφορετική μορφή από αυτή που εμφανίζεται εάν πατήσετε Ctrl+P από οθόνη αναζήτησης. 3. Στην ένδειξη Φόρμες γράψτε το όνομα με το οποίο θα καλείται η φόρμα που δημιουργείτε. Εάν θέλετε αυτή να είναι η πρώτη φόρμα που θα εμφανίζεται στον πίνακα Φόρμα Εκτύπωσης όταν θα μπαίνετε στη συγκεκριμένη εκτύπωση, τσεκάρετε την ένδειξη Προεπιλογή. 4. Στο Παράμετροι Εμφάνισης στην αριστερή στήλη, ορίστε τσεκάροντας ποια συγκεκριμένα κριτήρια επιθυμείτε να υπάρχουν στη φόρμα σας. Αν θέλετε κάποιο κριτήριο να εμφανίζεται και στον τίτλο της εκτυπωτικής φόρμας (header), τότε τσεκάρετε και το τετραγωνίδιο Επικεφαλίδες. 5. Στη δεξιά στήλη ορίστε, αν θέλετε, προεπιλεγμένες τιμές που επιθυμείτε να εμφανίζονται στη συγκεκριμένη φόρμα. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Εάν συνηθίζετε να εκτυπώνετε τους πελάτες που έχουν Τ.Κ. 100, επιλέξτε τον Τ.Κ. στην αριστερή στήλη και στη δεξιά, στο πεδίο Τ.Κ., γράψτε 100. Κάθε φορά που θα ζητάτε να τυπώσετε αυτή τη φόρμα, το πεδίο Τ.Κ. θα δείχνει 100. Αν επιθυμείτε άλλη τιμή μπορείτε να αλλάξετε το στοιχείο γράφοντας από πάνω. 6. Στο κάτω μέρος της οθόνης στην ένδειξη Πεδία Ταξινόμησης, μπορείτε να ορίσετε τα πεδία βάσει των οποίων επιθυμείτε να είναι αρχικά ταξινομημένη η φόρμα. Επιλέξτε ανάλογα από τις λίστες αναζήτησης που υπάρχουν ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ- ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΕΚΤΥΠΩΤΙΚΗΣ ΦΟΡΜΑΣ Πατώντας F12 αποθηκεύετε τη μορφή της φόρμας που δημιουργήσατε, ώστε να μπορείτε να την επιλέγετε όποτε επιθυμείτε από τον πίνακα Φόρμα Εκτύπωσης. 22

27 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ ΕΚΤΥΠΩΤΙΚΗΣ ΦΟΡΜΑΣ Στην περίπτωση που η νέα εκτυπωτική φόρμα που θέλετε να δημιουργήσετε περιέχει τα ίδια πεδία με μια υπάρχουσα φόρμα, για να μην τα ορίζετε ξανά από την αρχή, δημιουργήστε αντίγραφο της φόρμας ακολουθώντας την παρακάτω διαδικασία. 1. Αφού ήδη βρίσκεστε στη φόρμα που θέλετε να αντιγράψετε, από την οθόνη Κριτήρια Αναζήτησης πατήστε Ctrl + P ή επιλέξτε 2. Από τον πίνακα Φόρμες επιλέξετε τη φόρμα που θέλετε να αντιγραφεί και δώστε της ένα νέο όνομα. 3. Πατήστε το κουμπί Αντιγραφή Φόρμας επάνω δεξιά στην οθόνη. 4. Μετά τη διαδικασία της αντιγραφής η νέα φόρμα θα υπάρχει διαθέσιμη στον πίνακα Φόρμα Εκτύπωσης, ώστε να την επιλέξετε. copyright DATA COMMUNICATION 23

28 5. ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ 5.1 ΓΕΝΙΚΑ Έχοντας ορίσει στην οθόνη Κριτήρια Αναζήτησης τις πληροφορίες που θέλετε να εκτυπώσετε, πατήστε F8 και θα εμφανιστεί στην οθόνη σας το αποτέλεσμα της εκτύπωσης. Κάνοντας διπλό κλικ σε μία αναλυτική γραμμή του αποτελέσματος της εκτύπωσης, αυτόματα μεταφέρεστε στην οθόνη διαχείρισης της συγκεκριμένης εγγραφής. Εκεί μπορείτε να τροποποιήσετε ή να διαγράψετε την εγγραφή. Στη γραμμή εργαλείων της εκτύπωσης παρέχονται πρόσθετες λειτουργίες με τις οποίες μπορείτε να επηρεάσετε το αποτέλεσμα της εκτύπωσης. Οι λειτουργίες αυτές περιγράφονται στη συνέχεια. 5.2 ΠΡΟΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ 24

29 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Προεπισκόπηση βλέπετε στην οθόνη τον τρόπο εκτύπωσης στον εκτυπωτή, δηλ. πώς θα εμφανιστεί και πώς θα σελιδοποιηθεί η εκτύπωση από τον εκτυπωτή.η δυνατότητα ισχύει μόνο για εκτυπώσεις σε Inkjet και Laser εκτυπωτές. 5.3 ΕΚΤΥΠΩΣΗ Κάνοντας κλικ εικονίδιο Εκτύπωση ή πατώντας F8 ξεκινάει η εκτύπωση στον εκτυπωτή, αφού πρώτα έχετε επιλέξει σε ποιον από τους διαθέσιμους εκτυπωτές θέλετε να κατευθύνετε την εκτύπωση. 5.4 ΑΝΑΚΤΗΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Ανάκτηση Δεδομένων έχετε τη δυνατότητα να ανακτήσετε τα δεδομένα που έχετε αποκλείσει από την εκτύπωση (π.χ. από φιλτράρισμα ή κάνοντας διαγραφές αναλυτικών γραμμών). Με την ανάκτηση ουσιαστικά επιλέγετε ξανά τα δεδομένα, όπως τα είχατε επιλέξει την πρώτη φορά. 5.5 ΦΙΛΤΡΑΡΙΣΜΑ Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Φιλτράρισμα εμφανίζεται η οθόνη Καθορισμός Κριτηρίων Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Φιλτράρισμα εμφανίζεται η οθόνη Καθορισμός Κριτηρίων Αναζήτησης. Στο κάτω μέρος της οθόνης, στο tab Πεδία, υπάρχει πίνακας με τα πεδία βάσει των οποίων μπορείτε να φιλτράρετε. Κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε και αυτό θα εμφανιστεί σε μπλε φόντο. Ταυτόχρονα μεταφέρεται στο επάνω παράθυρο, το οποίο θα δεχτεί και τη συνθήκη φιλτραρίσματος. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Βρίσκεστε στην εκτύπωση της κατάστασης Επαγγελμάτων και έχετε εκδώσει την κατάσταση αυτή με όλα τα επαγγέλματα. Αν θελήσετε να δείτε τα επαγγέλματα που ο κωδικός τους είναι μικρότερος από τον κωδικό π.χ. 010, τότε κάντε κλικ στο πεδίο Κωδικός, κλικ στο < και πληκτρολογήστε 010. Κάνοντας κλικ στο OK η εμφάνιση των αποτελεσμάτων της εκτύπωσης αλλάζει. ΠΡΟΣΟΧΗ: Ο χρήστης θα πρέπει να προσέξει έναν βασικό κανόνα όταν διαμορφώνει τις συνθήκες που επιθυμεί. Εάν το πεδίο που ελέγχει στην συνθήκη είναι αλφαριθμητικό, οι τιμές που γράφονται θα πρέπει να βρίσκονται μέσα σε (quotes). copyright DATA COMMUNICATION 25

30 5.6 ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Ταξινόμηση εμφανίζεται η οθόνη Ταξινόμηση. Η οθόνη αυτή έχει δύο στήλες. Στην αριστερή υπάρχουν όλα τα πεδία με τα οποία μπορείτε να ταξινομήσετε. Κάνοντας κλικ σε ένα από τα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για ταξινόμηση και σύροντάς το με το ποντίκι προς τα δεξιά, εμφανίζεται βελάκι. Αφήνετε το πεδίο για το οποίο θέλετε να ισχύει η ταξινόμηση στη δεξιά στήλη της οθόνης. Αυτόματα έχει ενεργοποιηθεί και η ένδειξη Αύξουσα Σειρά. Αν επιθυμείτε να γίνει η ταξινόμηση με φθίνουσα σειρά, απενεργοποιήστε την ένδειξη. Η ταξινόμηση θα γίνει με όσα πεδία έχουν μεταφερθεί στη δεξιά στήλη και με τη σειρά που έχουν μεταφερθεί. Επίσης μπορείτε να ταξινομήσετε (κατά αύξουσα ή φθίνουσα σειρά) το αποτέλεσμα μιας εκτύπωσης, κάνοντας κλικ στην επικεφαλίδα μιας από τις στήλες. 5.7 ΔΙΑΚΟΠΗ ΑΝΑΚΤΗΣΗΣ Εάν η εκτύπωση έχει πάρα πολλά δεδομένα στο αποτέλεσμά της και θέλετε να σταματήσετε τη διαδικασία επεξεργασίας δεδομένων, κάντε κλικ στο εικονίδιο Διακοπή Ανάκτησης. Εμφανίζεται μήνυμα για το αν θέλετε να σταματήσετε ή να συνεχίσετε. 5.8 ΤΑ ΒΕΛΑΚΙΑ Το εικονίδιο Πρώτη Σελίδα με το βέλος «αριστερά με γραμμή» οδηγεί το χρήστη στην αρχή της κατάστασης. Το εικονίδιο Τελευταία Σελίδα με το βέλος «δεξιά με γραμμή» οδηγεί στο τέλος της κατάστασης. Το εικονίδιο Προηγ. Σελίδα με το βέλος «αριστερά» οδηγεί μία σελίδα πάνω από τη γραμμή που βρίσκεται ο χρήστης. Το εικονίδιο Επόμενη Σελίδα με το βέλος «δεξιά» οδηγεί μία σελίδα κάτω από τη γραμμή που βρίσκεται ο χρήστης. 5.9 ΣΜΙΚΡΥΝΣΗ & ΜΕΓΕΘΥΝΣΗ Κάθε φορά που κάνετε κλικ στο εικονίδιο Σμίκρυνση μπορείτε να δείτε την κατάσταση σε πιο μικρή μορφή. Στο εικονίδιο Μεγέθυνση εμφανίζεται η κατάσταση σε μεγαλύτερη μορφή ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ Το εικονίδιο Μορφοποίηση δίνει τη δυνατότητα σε εξουσιοδοτημένους χρήστες να σχεδιάσουν το αποτέλεσμα της εκτύπωσης με τον επιθυμητό τρόπο, σε αντίγραφα εκτυπώσεων της DC ή σε καινούργιες φόρμες. 26

31 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Απαραίτητη προϋπόθεση για να ενεργοποιηθεί η συγκεκριμένη δυνατότητα είναι να έχετε συνδεθεί στην εφαρμογή με δικαιώματα διαχειριστή. Η οθόνη της Μορφοποίησης αποτελείται από 3 σελίδες (tabs): Βασικά Τμήματα Ταξινόμηση. Στη σελίδα Βασικά εμφανίζεται ένας πίνακας με όλα τα πεδία της εκτύπωσης: Η πρώτη στήλη ορίζει το όνομα του πεδίου. Η δεύτερη στήλη ορίζει τον τύπο του πεδίου, εάν πρόκειται δηλ. για Τίτλο ή Τιμή. Η τρίτη στήλη ορίζει αν θα εμφανιστεί ή όχι το πεδίο στην οθόνη. Εάν το πεδίο δεν είναι ενεργοποιημένο εμφανίζεται με κόκκινα γράμματα. Η τέταρτη στήλη Χ ορίζει την οριζόντια θέση εμφάνισης του πεδίου στην οθόνη.1 Η πέμπτη στήλη Υ ορίζει την κάθετη θέση εμφάνισης του πεδίου στην οθόνη.1 Η έκτη στήλη ορίζει το μήκος του πεδίου. Η έβδομη στήλη ορίζει το ύψος του πεδίου. Ακολουθούν η όγδοη και η ένατη στήλη όπου αντίστοιχα ορίζονται πόσοι χαρακτήρες θα τυπωθούν σε DOT MATRIX εκτυπωτή για κάθε πεδίο και από ποια θέση θα ξεκινήσει να εκτυπώνεται κάθε πεδίο. Στο κάτω μέρος της οθόνης υπάρχουν οι επιλογές: Μικρά Ανενεργά Σύντομη Φόρμα Εάν το επιλέξετε, ορίζετε ότι η εκτύπωση θα εμφανίζεται με μικρά γράμματα (condensed) όταν αυτή τυπώνεται σε DOT MATRIX εκτυπωτή. Εάν το απο-επιλέξετε, τότε στον πίνακα θα εμφανίζονται μόνο τα ενεργά πεδία. Εάν το επιλέξετε, εμφανίζονται και άλλες στήλες στον πίνακα όπως τα περιθώρια, η στοίχιση, το χρώμα, η γραμματοσειρά και το κείμενο. Με αυτά τα πεδία μπορείτε να διαμορφώσετε ανάλογα τις εκτυπώσεις σας. 1 Η μονάδα μέτρησης της θέσης ύψους, μήκους, πλάτους, κλπ είναι μία μονάδα που αντιστοιχεί περίπου σε κάθε pixel στην οθόνη. Αν για παράδειγμα βάλετε ύψος ενός τμήματος το 80 θα διαπιστώσετε ότι είναι ένα μικρό ύψος (περίπου 1 γραμμή) Ένας χαρακτήρας (μέσος όρος) = 32 pixel copyright DATA COMMUNICATION 27

32 Στη σελίδα Τμήματα ο χρήστης μπορεί να ορίσει το ύψος που θα καταλαμβάνει στην εκτύπωση η επικεφαλίδα, η αναλυτική γραμμή και το υποσέλιδο. Στη σελίδα Ταξινόμηση ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να ορίσει εύκολα τη σειρά με την οποία θα εμφανίζονται τα πεδία στην εκτύπωση. Μετά τις όποιες αλλαγές πραγματοποιήσετε στην ταξινόμηση πατήστε Αποδοχή, ώστε να τροποποιηθεί ανάλογα η μορφοποίηση της εκτύπωσης. Τέλος, αποθηκεύετε τη μορφή της εκτύπωσης που δημιουργήσατε επιλέγοντας Καταχώριση ΑΠΟΚΟΠΗ, ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ, ΕΠΙΚΟΛΛΗΣΗ ΠΡΙΝ ΑΠΟ ΤΗ ΓΡΑΜΜΗ, ΕΠΙΚΟΛΛΗΣΗ ΜΕΤΑ ΤΗ ΓΡΑΜΜΗ Μπορείτε να διαγράψετε μία αναλυτική γραμμή κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Αποκοπή, εφόσον βρίσκεστε σε αυτήν. Μπορείτε να αντιγράψετε μία αναλυτική γραμμή, κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Αντιγραφή εφόσον βρίσκεστε σε αυτήν. Αν θέλετε να τοποθετήσετε μία αναλυτική γραμμή κάπου αλλού πηγαίνετε με το επάνω/κάτω βελάκι στην επόμενη γραμμή από εκεί όπου θέλετε να μπει και κάντε κλικ στο εικονίδιο Επικόλληση από Πριν τη Γραμμή ή πηγαίνετε με το βελάκι στην προηγούμενη γραμμή από εκεί όπου θέλετε να μπει και κάντε κλικ στο εικονίδιο Επικόλληση Μετά τη Γραμμή. 28

33 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ 5.12 ΕΥΡΕΣΗ Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Εύρεση εμφανίζεται η οθόνη Εύρεση που ζητάει να γράψετε το κείμενο ή τη λέξη που επιθυμείτε να εντοπίσετε. Εάν θέλετε να υπάρξει Ταίριασμα Πεζών-Κεφαλαίων χαρακτήρων, τσεκάρετε την αντίστοιχη ένδειξη και η εφαρμογή θα σταματήσει σε οποιαδήποτε μορφή εντοπίσει το κείμενο/λέξη ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΓΡΑΦΗΜΑΤΟΣ Εφόσον έχετε δημιουργήσει γράφημα για τη συγκεκριμένη εκτύπωση, κάνοντας κλικ στο συγκεκριμένο εικονίδιο θα εμφανιστεί το γράφημα. Με νέο κλικ το εικονίδιο θα φύγει από την οθόνη ΙΔΙΟΤΗΤΕΣ ΓΡΑΦΗΜΑΤΟΣ Έχοντας ενεργοποιήσει τη λειτουργία Εμφάνιση Γραφήματος ενεργοποιείται η λειτουργία Ιδιότητες Γραφήματος. Με αυτήν μπορείτε να μορφοποιήσετε σε γράφημα τα αποτελέσματα που έχει εμφανίσει η συγκεκριμένη εκτύπωση. Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Ιδιότητες Γραφήματος εμφανίζεται η οθόνη «Διαχείριση Γραφήματος» η οποία αποτελείται από 6 σελίδες (tabs). Αναλυτικότερα: copyright DATA COMMUNICATION 29

34 ΠΕΔΙΑ ΠΕΔΙΑ Επιλογή Πεδίου \ Κατηγορία Επιλογή Πεδίου \ Τιμές Επιλογή Πεδίου \ Σειρές Ταξινόμηση \ Σειρές Ταξινόμηση \ Κατηγορία Βάθος Αποθήκευση Δηλώστε το πεδίο του οποίου τις τιμές θα εμφανίζει ο άξονας των (Ψ). Δηλώστε το πεδίο του οποίου τις τιμές θα εμφανίζει ο άξονας των (Χ). Δηλώστε την κατηγοριοποίηση του Πεδίου «Κατηγορία». Ορίστε τον Τρόπο ταξινόμησης των σειρών. Ορίστε τον Τρόπο ταξινόμησης του άξονα των (Χ). Σε περιπτώσεις τρισδιάστατων γραφημάτων (3D) ορίστε το βάθος του γραφήματος. Μπορείτε να αποθηκεύσετε το γράφημα είτε στο Πρόχειρο, είτε στο MS Excel, είτε στη Ζωγραφική. Με F12 μπορείτε σε οποιοδήποτε σημείο να δείτε τις αλλαγές που έχετε κάνει στο γράφημα ΓΡΑΦΗΜΑ 30

35 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΠΕΔΙΑ Τίτλος: Τύπος: Κείμενα: Στο Προσκήνιο: Στο Φόντο: Δηλώστε τον τίτλο του γραφήματος. Ορίστε τον τύπο του γραφήματος (Πίτα, Στήλες, 3D Στηλών, κ.λπ. Ορίστε τη γραμματοσειρά, το χρώμα, το στιλ του συγκεκριμένου κειμένου. Κάνοντας κλικ το γράφημα θα εμφανιστεί στο προσκήνιο (μπροστά από την εκτύπωση). Κάνοντας κλικ το γράφημα θα εμφανιστεί στο φόντο (πίσω από την εκτύπωση) ΧΡΩΜΑΤΑ ΠΕΔΙΑ Αντικείμενο: Επιλογή: Προκαθορισμένα Χρώματα: Κόκκινο, Πράσινο, Μπλε: Επιλέξτε το αντικείμενο στο οποίο θέλετε να ορίσετε το χρώμα. Κάνοντας κλικ γίνεται η ενεργοποίηση που χρώματος που επιθυμείτε. Επιλέξτε ένα από τα προκαθορισμένα χρώματα. Μπορείτε, αν επιθυμείτε, να δημιουργήσετε τα δικά σας χρώματα ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ copyright DATA COMMUNICATION 31

36 ΠΕΔΙΑ Πλαίσιο: Υπόμνημα: Μεταβαλλόμενων Διαστάσεων: Μετακινούμενο: Περιστροφή, Προοπτική, Ανύψωση, Διαστήματα: Δηλώστε τον τύπο του πλαισίου του παράθυρου του γραφήματος. Έχοντας επιλέξει «Σειρές» στο TAB Πεδία, τότε ενεργοποιείται η επιλογή ορισμού του σημείου που θα εμφανιστεί το υπόμνημα με τις τιμές των σειρών. Κάνοντας κλικ, μπορείτε να μεταβάλετε τις διαστάσεις του παράθυρου με το ποντίκι. Κάνοντας κλικ, μπορείτε να μετακινήσετε το παράθυρο με το ποντίκι. Τροποποιώντας τις παραμέτρους, τροποποιείται ανάλογα η εμφάνιση του γραφήματος ΑΞΟΝΑΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΩΝ ΠΕΔΙΑ Ετικέτα: Τιμή Ανά: Κύριες Υποδιαιρέσεις \ Αριθμός: Κύριες Υποδιαιρέσεις \ Πλέγμα: Κύριες Υποδιαιρέσεις \ Σημάδι: Δευτ/σες Υποδιαιρέσεις \ Αριθμός: Δευτ/σες Υποδιαιρέσεις \ Πλέγμα: Ορίστε την ετικέτα του άξονα των (Χ). Δηλώστε ανά πόσα διαστήματα θα εμφανίζονται οι τιμές στον άξονα των (Χ). Δηλώστε ανά πόσα διαστήματα θα εμφανίζονται οι τιμές στον άξονα των (Χ). Ορίστε τον τρόπο εμφάνισης του πλέγματος του άξονα των (Χ). Ορίστε πώς θα εμφανίζεται το σημαδάκι των διαστημάτων του άξονα των (Χ). Δηλώστε ανά πόσα διαστήματα θα εμφανίζονται οι Δευτερεύουσες τιμές (αν υπάρχουν) στον άξονα των (Χ). Ορίστε τον τρόπο εμφάνισης του πλέγματος των δευτερευουσών τιμών (αν υπάρχουν) του άξονα των (Χ). 32

37 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Δευτ/σες Υποδιαιρέσεις \ Σημάδι: Γραμμές \ Κύρια: Γραμμές \ Δευτερεύουσα: Γραμμές \ Αρχική: Γραμμές \ Πλαίσιο: Ορίστε πώς θα εμφανίζεται το σημαδάκι των διαστημάτων των δευτερευουσών τιμών (αν υπάρχουν) του άξονα των (Χ). Επιλέξτε τον τρόπο εμφάνισης της γραμμής του άξονα των (Χ). Επιλέξτε τον τρόπο εμφάνισης της δευτερεύουσας (αν υπάρχει) γραμμής του άξονα των (Χ). Ισχύει για τα 3D γραφήματα. Ισχύει για τα 3D γραφήματα ΑΞΟΝΑΣ ΤΙΜΩΝ Ισχύουν τα παραπάνω αλλά αφορούν τον άξονα των (Ψ) ΑΞΟΝΑΣ ΣΕΙΡΩΝ Ισχύουν τα παραπάνω αλλά αφορούν τον άξονα των τιμών. copyright DATA COMMUNICATION 33