Συνοπτικό Πρόγραμμα Σεμιναρίου. Ασφάλεια γραφείου / ευπρεπισμός / αισθητική Διαχείριση χρόνου. Αντιμετώπιση απρόοπτων διακοπών /απρόσκλητων επισκεπτών

Transcript

1 Συνοπτικό Πρόγραμμα Σεμιναρίου Οργάνωση Γραφείου Προγραμματισμός υπηρεσιών γραφείου Εξοπλισμός γραφείου Συντήρηση εξοπλισμού Ασφάλεια γραφείου / ευπρεπισμός / αισθητική Διαχείριση χρόνου Προγραμματισμός ημερήσιας εργασίας Καθορισμός προτεραιοτήτων Κάνοντας ένα μόνο πράγμα κάθε φορά Αντιμετώπιση απρόοπτων διακοπών /απρόσκλητων επισκεπτών Όχι. Μια δύσκολη λέξη Προετοιμασία συσκέψεων Διαχείριση stress Η βελτίωση της επικοινωνίας Εμπόδια στην ουσιαστική επικοινωνία Η εικόνα μας είναι δυνατότερη των λέξεων μας Η τέχνη της ακοής και η σιωπή Η βελτίωση της τηλεφωνικής επικοινωνίας Η βελτίωση της ενδοεπιχειρησιακής επικοινωνίας Η διαχείριση των έγγραφων /αρχείων Διαχείριση εσωτερικής αλληλογραφίας Διαχείριση έγγραφων προς ενέργεια Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο Σύγχρονοι τρόποι διανομής έγγραφων Ηλεκτρονική διανομή και διαχείριση Συστήματα αρχειοθέτησης Ταξινόμηση ταξιθέτηση

2 Kανόνες αρχειοθέτησης Εκκαθάριση αρχείου Αρχείο εμπιστευτικών πληροφοριών Ηλεκτρονική Οργάνωση Γραφείου Έξυπνες Περιφερειακές Συσκευές Αποδοτικά Συστήματα Βack-up Scanning εγγράφων Εφαρμογές Διαχείρισης επαφών Χρήση προγραμμάτων ελέγχου ορθογραφίας Χρήση προγραμμάτων μετάφρασης Χρήση Google calendar Η πρόσβαση στα αρχεία (Διαχείριση Passwords) Χρήση Skype Προστασία από ιούς Ηλεκτρονική υπογραφή και ηλεκτρονική διανομή εγγράφων. ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ Έννοια - ορισμός Στάδια αλληλογραφίας Βασικά χαρακτηριστικά εγγράφου Μορφή και εμφάνιση εγγράφου Στοιχειά που ακολουθούν μετά το κυρίως κείμενο Τεχνικές προδιαγραφές εγγραφών Σύνταξη εγγράφων Αρχές και μέθοδοι για αποτελεσματική συγγραφή κειμένων

3 Συγγραφή κειμένων Πρακτικές υποδείξεις επανεξέταση - επιμέλεια - διόρθωση Κειμένου Βασική ψυχολογία αλληλογραφίας Σχεδία αλληλογραφίας Πρόλογος, επίλογος Πηγές πληροφόρησης και βοηθήματα Είδη εγγραφών - εμπορικές επιστολές, επιστολές προσφοράς εμπορευμάτων - εκθέσεις - συνήθη έγγραφα - εγγραφές, εισηγήσεις - αποφάσεις - εγκύκλιοι - διαταγές - ενημερωτικά σημειώματα - πρακτικά - αιτήσεις - εξουσιοδότηση - επιστολές προσωπικού χαρακτήρα - υποδείγματα επιστολών INTERNET - OUTLOOK Ιστορικά στοιχεία, στοιχεία δικτύων Η/Υ, clients- servers, web pages, ορολογία Δημιουργικό σερφάρισμα Προφίλ στο facebook Τα μυστικά του Gmail Επιλογή σωστής σύνδεσης E-banking Taxisnet Αποστολή-Λήψη fax μέσω . Ηλεκτρονική Υπογραφή και πολλαπλές Υπογραφές Πολλαπλά accounts Out of Office Assistant Φίλτρα ελέγχου εισερχομένων Back up δεδομένων Εισαγωγή (import) και εξαγωγή (export) δεδομένων από και προς το outlook

4 Αντιμετώπιση Spam Η Σύγχρονη Γραμματέας Διοίκησης Ικανότητες και δεξιότητες γραμματειακής υποστήριξης Προγραμματισμός υπηρεσιών γραφείου Καθήκοντα διοικητικού στελέχους Υποδοχή επισκεπτών, κανόνες υποδοχής, αναγνώριση επισκέπτη, προσαρμογή συμπεριφοράς προς τον επισκέπτη Υποθέσεις ρουτίνας Αποτελεσματική τηλεφωνική επικοινωνία και δημιουργία θετικής εικόνας Τύποι πελατών και χειρισμός παραπόνων Διαχείριση χρόνου Προγραμματισμός ημερήσιας εργασίας Πως να οργανωθείτε στο χώρο εργασίας Αλληλογραφία, επιστολογραφία Αρχειοθέτηση Διαχείριση προϊσταμένων Η συμβολή της executive secretary στη βελτίωση του προγραμματισμού του προϊσταμένου της Ενδυνάμωση προϊσταμένου Η προετοιμασία συσκέψεων Η διαχείριση των πρακτικών των συνεδριάσεων Η οργάνωση και θεματολογία των συνεδριάσεων του Δ.Σ. Η παρακολούθηση (follow up) των αποφάσεων της διοίκησης Εξυπηρέτηση περισσοτέρων του ενός προϊσταμένων Διαχείριση ψιθύρων και διαδόσεων που υπονομεύουν το εργασιακό κλίμα Η διαχείριση της εμπιστευτικότητας των πληροφοριών

5 Διαχείριση διαφωνιών με τον προϊστάμενο Συναντήσεις, συσκέψεις, ταξίδια Επαγγελματική δεοντολογία