ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ (Τ.Ε.Ι.) ΔΥΤΙΚΗΣ ΕΛΛΑΔΑΣ

Transcript

1 ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ (Τ.Ε.Ι.) ΔΥΤΙΚΗΣ ΕΛΛΑΔΑΣ ΟΔΗΓΟΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΙΔΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΚΟΝΔΥΛΙΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ (Ε.Λ.Κ.Ε.) (Συντάχθηκε με την αρίθμ. 19/ απόφαση συνεδρίασης της Επιτροπής Εκπαίδευσης και Ερευνών του Τ.Ε.Ι. Δυτικής Ελλάδας και εγκρίθηκε στην 21/ Συνέλευση του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας ) Πάτρα

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Περιεχόμενα ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 2 ΟΔΗΓΟΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΕΥΝΩΝ... 4 ΑΡΘΡΟ 1: ΣΚΟΠΟΣ ΤΟΥ Ε.Λ.Κ.Ε... 5 ΑΡΘΡΟ 2: ΠΟΡΟΙ ΤΟΥ Ε.Λ.Κ.Ε ΠΗΓΕΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ... 5 ΑΡΘΡΟ 3: ΟΡΓΑΝΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ Ε.Λ.Κ.Ε Επιτροπή Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού Γραμματεία Ειδικού Λογαριασμού... 7 i. Μονάδα Πρωτοκόλλου και Γραμματειακής Υποστήριξης... 7 ii. Μονάδα Προγραμματισμού Σχεδιασμού και Ωρίμανσης... 8 iii. Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Διαχείρισης Συμβάσεων... 8 iv. Μονάδα Παρακολούθησης και διαχείρισης Έργων... 8 v. Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης... 8 ΑΡΘΡΟ 4: ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ, ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΑΡΘΡΟ 5: ΑΜΟΙΒΕΣ ΕΡΕΥΝΗΤΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ Α Ρ Θ Ρ Ο 6: ΕΙΔΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΑΡΘΡΟ 7: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ Έναρξη Έργων Διαχείριση έργων i. Μονάδα παρακολούθησης και διαχείρισης έργων Σύνταξη προϋπολογισμού δαπανών Αποσβέσεις παγίων Ευρωπαϊκών και συγχρηματοδοτούμενων έργων Διαχειριστική διευκόλυνση του έργου (δάνειο) Απασχόληση προσωπικού Προμήθειες αγαθών και υπηρεσιών i Διαδικασίες προμήθειας Αγαθών και Υπηρεσιών με ΦΠΑ ii Προμήθειες αγαθών και υπηρεσιών που απαλλάσσονται από ΦΠΑ iii Προμήθειες από εξωτερικό iv Μεταφορές προϊόντων (επισκευή - επιστροφή - αλλαγή χώρου εγκατάστασης) Προπληρωμές Μετακινήσεις εσωτερικού εξωτερικού Διαδικασία χρηματοδότησης του έργου Πληρωμή δαπανών με πιστωτική κάρτα ΑΡΘΡΟ 8: ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΚΑΙ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΑΠΑΝΩΝ

3 1. Τρόπος έκδοσης επιταγών και διενέργειας πληρωμών Αμοιβές προσωπικού ii. Μεθοδολογία υπολογισμού ωρομισθίου των απασχολούμενων σε ερευνητικά προγράμματα iii. Σύστημα δήλωσης και ελέγχου του χρόνου απασχόλησης σε ερευνητικά προγράμματα Εξοπλισμός-Αναλώσιμα-λοιπά έξοδα Διαχείριση Εξοπλισμού Μετακινήσεις εσωτερικού-εξωτερικού Επιλεξιμότητα δαπανών Είσπραξη του ποσοστού παρακράτησης υπέρ ΕΛΚΕ (άρθρο 7, ΚΥΑ 679/1996) ΑΡΘΡΟ 10: ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΟΥ ΕΛΚΕ ΑΡΘΡΟ 11: ΔΙΑΔΟΣΗ ΚΑΙ ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΤΗΣ ΕΡΕΥΝΑΣ Νομικό καθεστώς πνευματικής ιδιοκτησίας και εφευρέσεων Κατηγορίες εφευρέσεων-δικαιώματα του ΤΕΙ Εφευρέτες Επιστημονικός Υπεύθυνος: Δικαιούχοι Πνευματικής Ιδιοκτησίας: ΑΡΘΡΟ 13: ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΠΝΕΥΜΑΤΙΚΗΣ ΙΔΙΟΚΤΗΣΙΑΣ Διαχείριση πνευματικών δικαιωμάτων Έξοδα Κατοχύρωση-Εκμετάλλευση Πνευματικών Δικαιωμάτων Διαδικασία Προστασίας-κατοχύρωσης Έσοδα από Συμβάσεις Παραχώρησης Α Ρ Θ Ρ Ο 14: ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ Παράρτημα ΙΙ: Έντυπα Παράρτημα ΙΙΙ: Παραστατικά ανά κατηγορία

4 ΟΔΗΓΟΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΕΥΝΩΝ Η σύσταση του «Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας (Ε.Λ.Κ.Ε.)», που στο εξής θα αναφέρεται ως Ε.Λ.Κ.Ε., προβλέπεται από την κοινή απόφαση Β1/819/ (ΦΕΚ 920/ τεύχος Β ) των Υπουργών Οικονομικών, Παιδείας και Θρησκευμάτων και Βιομηχανίας Έρευνας και Τεχνολογίας, η οποία κατ εξουσιοδότηση του Ν. 1514/1985 τροποποίησε τις διατάξεις του Π.Δ. 432/ (ΦΕΚ 118/ τεύχος Α ) περί συστάσεως Ειδικών Λογαριασμών για την αξιοποίηση των κονδυλίων έρευνας στα Α.Ε.Ι. της χώρας και επεξέτεινε την εφαρμογή τους και στα Τ.Ε.Ι.. Σημειώνεται ότι η παραπάνω κοινή Υπουργική απόφαση τροποποιήθηκε και αντικαταστάθηκε με την κοινή απόφαση των Υπουργών Οικονομικών και Εθνικής Παιδείας και θρησκευμάτων ΚΥΑ/679/ (ΦΕΚ 826/ τεύχος Β ), που κυρώθηκε με το Ν. 3794/2009 (ΦΕΚ 156/ τ. Α ) και τροποποιήθηκε με το άρθρο 36 του Ν. 3848/2010 (ΦΕΚ 71/ τ. Α ). Κατά χρονολογική σειρά, το θεσμικό πλαίσιο που διέπει τη διαχείριση της χρηματοδότησης ερευνητικών έργων και σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων, στα ΤΕΙ συνίσταται από: 1. Το Ν. 1404/1983 «Δομή και Λειτουργία των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων», 2. Το Ν. 1514/1985 "Ανάπτυξη της επιστημονικής και τεχνολογικής έρευνας", 3. Την Ε5/1629/1986 Υπουργική Απόφαση «Προϋποθέσεις παροχής υπηρεσιών από τα Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα σε ιδιώτες και κάθε νομικής μορφής οργανισμούς», 4. Την Β1/819/1988 Απόφαση των Υπουργών Οικονομικών, Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων και Βιομηχανίας Ενέργειας και Τεχνολογίας «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή τα Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα», 5. Την υπ αριθ. Κ.Α./679/ Υπουργική Απόφαση «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή τα Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της χώρας», 6. Το Ν. 2916/2001 «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής» 7. Το Ν. 3027/2002, Άρθρο 3, παράγραφος 2, περί «Σύνταξης Οδηγού Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού», και 8. To Ν. 3549/2007 «Μεταρρύθμιση του θεσμικού πλαισίου για τη δομή και λειτουργία των Ανωτάτων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» 9. Το Ν.3653/2008 «Θεσμικό πλαίσιο έρευνας και τεχνολογίας» 10. Το Άρθρο 36 του Ν.3794/2009 «Ρύθμιση θεμάτων του πανεπιστημιακού και τεχνολογικού τομέα της ανώτατης εκπαίδευσης και άλλες διατάξεις». 11. Το Άρθρο 36, του Ν3848/2010 «Αναβάθμιση του ρόλου του εκπαιδευτικού - καθιέρωση κανόνων αξιολόγησης και αξιοκρατίας στην εκπαίδευση και λοιπές διατάξεις» 12. Το Ν. 4009/2011 «Δομή, λειτουργία, διασφάλιση της ποιότητας των σπουδών και διεθνοποίηση των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων.» (ΦΕΚ Α' 195/ ) 4

5 13. Την αρ /739/ Υπουργική Απόφαση «Αύξηση των χρηματικών ποσών του άρθρου 83 παρ. 1 του Ν. 2362/95 για τη σύναψη δημόσιων συμβάσεων που αφορούν προμήθεια προϊόντων, παροχή υπηρεσιών ή εκτέλεση έργων». 14. O νόμος 4283/2014 αρθ.18 ΑΡΘΡΟ 1: ΣΚΟΠΟΣ ΤΟΥ Ε.Λ.Κ.Ε Σκοπός του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας (εφεξής Ε.Λ.Κ.Ε.) (σύμφωνα με το άρθρο 1 της ΚΥΑ/679/ , Ν. 3848/2010, αρθ. 36 παρ. 2) είναι η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών, οποιουδήποτε είδους, που είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών, καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης και έργων για την παροχή επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών, την εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων, εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωμοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασμό τρίτων, τη διαμόρφωση και εκτέλεση επιστημονικών, ερευνητικών, πολιτιστικών και αναπτυξιακών προγραμμάτων ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών με πιστώσεις από το αποθεματικό των Ε.Λ.Κ.Ε. προς όφελος του ιδρύματος, ύστερα από εισήγηση της Επιτροπής Διαχείρισης του Ε.Λ.Κ.Ε. και απόφαση της Συγκλήτου του Πανεπιστημίου ή της Συνέλευσης του Τ.Ε.Ι.» ΑΡΘΡΟ 2: ΠΟΡΟΙ ΤΟΥ Ε.Λ.Κ.Ε ΠΗΓΕΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ Πόροι του Ε.Λ.Κ.Ε., είναι όσοι αναφέρονται στο άρθρο 2 της ΚΥΑ/679/ Ενδεικτικά οι πηγές χρηματοδότησης μπορεί να είναι: 1. Εξωιδρυματικές που περιλαμβάνουν ενδεικτικά τους: α) Κρατικούς φορείς, δημόσιους οργανισμούς (Υπουργεία, ΝΠΔΔ, ΟΤΑ κλπ) και οι κοινωνικούς εταίρους του ΤΕΙ. β) Ιδιωτικούς φορείς (συνεταιρισμούς, ΝΠΙΔ, ιδιωτικές επιχειρήσεις ή συλλογικά όργανα αυτών, ιδιώτες). γ) Διεθνείς οργανισμούς (Ευρωπαϊκή Επιτροπή, F.A.O., ΟΥΝΕΣΚΟ κλπ), που ενδιαφέρονται: i ii να ενισχυθεί γενικά η έρευνα στο TEI ΔΥΤΙΚΗΣ ΕΛΛΑΔΑΣ (ΤΕΙ/ΔΕ) να ερευνηθεί συγκεκριμένο θέμα που αφορά τους ίδιους iii να τους παρασχεθούν επιμορφωτικές υπηρεσίες ή δραστηριότητες iv να τους παρασχεθούν επιστημονικές, τεχνολογικές, καλλιτεχνικές υπηρεσίες, και για λογαριασμό τους να εκπονηθούν μελέτες, να εκτελεστούν δοκιμές, εργαστηριακές εξετάσεις, αναλύσεις, να δοθούν γνωμοδοτήσεις και να συνταχθούν προδιαγραφές. 2. Του Τ.Ε.Ι. Δ.Ε. που προέρχονται από την τυχόν κατανομή πλεονάσματος του Λογαριασμού. Το πλεόνασμα αυτό κατανέμεται από την Επιτροπή Ερευνών ύστερα από έγκριση σχετικού προϋπολογισμού που υποβάλλει η Επιτροπή προς τη Συνέλευση του Τ.Ε.Ι. Δ.Ε., σύμφωνα με τη διάταξη του άρθρου 7, παρ.2, εδ.γ της ΥΑ ΚΑ/679/

6 ΑΡΘΡΟ 3: ΟΡΓΑΝΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ Ε.Λ.Κ.Ε Η διοίκηση και διαχείριση του ΕΛΚΕ πραγματοποιείται από τα όργανά του και είναι ανεξάρτητη από τη διοίκηση και διαχείριση του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας (άρθρο 3, παρ. 1 της ΚΑ/679/96). Η Διοίκηση του Ιδρύματος παρακολουθεί και ελέγχει, με βάση τις διαδικασίες που προβλέπει ο παρών Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης, τη λειτουργία και τα πεπραγμένα του ΕΛΚΕ. Τα όργανα διοίκησης και διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας είναι: Η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών (καλούμενη χάριν συντομίας Επιτροπή Ερευνών ή Επιτροπή, ή σύντομα Ε.Ε.). Η Γραμματεία του ΕΛΚΕ. 1. Επιτροπή Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού Η επιτροπή διαχείρισης του ΕΛΚΕ συγκροτείται σύμφωνα με το άρθρο 4 της ΚΑ/679/ , και έχει τις παρακάτω αρμοδιότητες: α) Επεξεργάζεται προτάσεις προς τη η (Σύγκλητο) του Τ.Ε.Ι. για την ερευνητική πολιτική του Ιδρύματος. β) Επικουρεί τη διοίκηση του Τ.Ε.Ι. στο συντονισμό των ερευνητικών, εκπαιδευτικών και επιμορφωτικών έργων που χρηματοδοτούνται μέσω του Ειδικού Λογαριασμού και εισηγείται σχετικά με τη λήψη μέτρων για την εξασφάλιση πόρων του Λογαριασμού. γ) Προτείνει στη Σύγκλητο του Τ.Ε.Ι., σύμφωνα με τις θεσμοθετημένες διαδικασίες, τρόπους αξιολόγησης, επιλογής, χρηματοδότησης, πληρωμής των δαπανών και παραλαβής των αποτελεσμάτων των εκπαιδευτικών, ερευνητικών, τεχνολογικών έργων και γενικά των αναλαμβανομένων στα πλαίσια της παρούσας και των γενικών διατάξεων έργων. δ) Εγκρίνει, σύμφωνα με τις διαδικασίες του Οδηγού Χρηματοδότησης, προτάσεις για χρηματοδότηση κάθε είδους έργων από το Λογαριασμό με τη συνεργασία των σχολών, τμημάτων και τομέων, και στα πλαίσια των διαδικασιών που προβλέπονται από τον παρόντα Οδηγό Χρηματοδότησης. ε) Καταρτίζει ετήσιο επιστημονικό και οικονομικό προϋπολογισμό και απολογισμό κινήσεως του Λογαριασμού και παρέχει κάθε αναγκαία ενημέρωση προς τον Πρόεδρο του Τ.Ε.Ι., τη Συνέλευση του Τ.Ε.Ι., τα Υπουργεία Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, Ανάπτυξης, Οικονομικών και άλλους ενδιαφερόμενους, με εκθέσεις ή ειδικές εκδόσεις. στ) Συντάσσει τον Οδηγό Χρηματοδότησης του ΕΛΚΕ και τον κανονισμό για τη διάθεση προϊόντων, που προέρχονται από ερευνητικά έργα (ευρεσιτεχνίες, προγράμματα λογισμικού, κατασκευές κ.τ.λ.) και τις αμοιβές των εχόντων τα πνευματικά δικαιώματα σ αυτά. ζ) Αναθέτει μελέτες με αμοιβή για εξυπηρέτηση των σκοπών της Επιτροπής Διαχείρισης στο προσωπικό του Τ.Ε.Ι. ή τρίτους, μετά από τεκμηρίωση της σκοπιμότητας και με τις διαδικασίες που προβλέπονται από τον Οδηγό Χρηματοδότησης. η) Αποδέχεται τις κάθε είδους επιχορηγήσεις, δωρεές και εισφορές τρίτων στο Λογαριασμό και καθορίζει τους ειδικότερους όρους αποδοχής και διάθεσής τους. θ) Αναζητεί πηγές χρηματοδότησης του ΕΛΚΕ και ενεργεί κάθε πράξη που είναι απαραίτητη για την εξασφάλιση χρηματικών πόρων. 6

7 ι) Φροντίζει για την ενημέρωση της επιστημονικής κοινότητας του Τ.Ε.Ι. σχετικά με προγράμματα και έργα που έρχονται σε γνώση της. ια) Χορηγεί υποτροφίες σύμφωνα με ειδικό κανονισμό που εγκρίνει η Συνέλευση του Τ.Ε.Ι., στο πλαίσιο του παρόντος Οδηγού Χρηματοδότησης. ιβ) Προσλαμβάνει ειδικό προσωπικό για τη στελέχωση της Γραμματείας. ιγ) Εποπτεύει το έργο της Γραμματείας και ορίζει τον Προϊστάμενό της. ιδ) Διατηρεί Αρχείο των τελικών εκθέσεων των χρηματοδοτούμενων μέσω του Λογαριασμού προγραμμάτων και έργων. Ιε) Εγκρίνει τη διαχείριση των έργων και ορίζει τις αντίστοιχες Επιτροπές Παρακολούθησης και Πιστοποίησης τους όπου αυτές απαιτούνται ή κρίνει σκόπιμο η Επιτροπή. Η Επιτροπή είναι το αποφασιστικό όργανο του Ειδικού Λογαριασμού (άρθρο 36, παρ. 2β, Ν. 3848/2010) και αποφασίζει εκτός των παραπάνω και για κάθε ζήτημα που προκύπτει καθώς και για την αντιμετώπιση ιδιαίτερων και επειγουσών καταστάσεων, με γνώμονα τα συμφέροντα του Λογαριασμού και την εφαρμογή των σχετικών νομοθετικών προβλέψεων. 2. Γραμματεία Ειδικού Λογαριασμού Η Γραμματεία στελεχώνεται, ανάλογα με τις ανάγκες, είτε από προσωπικό του Ιδρύματος - επιστημονικό ή άλλο, που διατίθεται με απόφαση της Συγκλήτου ύστερα από πρόταση της Επιτροπής, είτε από νέο προσωπικό που προσλαμβάνεται με απόφαση της Επιτροπής και αμείβεται από τα κονδύλια του Λογαριασμού. Η Γραμματεία έχει τις παρακάτω αρμοδιότητες: α) Παρακολουθεί τη λογιστική και διαχειριστική κίνηση του Λογαριασμού και προβαίνει στην πληρωμή των δαπανών μετά από εντολή του Επιστημονικού Υπευθύνου κάθε έργου, εφόσον η δαπάνη κρίνεται επιλέξιμη από τον εκάστοτε οδηγό εφαρμογής εφόσον διατίθεται τέτοιος. β) Εξυπηρετεί γραμματειακώς την Επιτροπή και εισηγείται για θέματα της αρμοδιότητάς της. γ) Μελετά και επεξεργάζεται, με τα μέλη της ή σε συνεργασία με άλλα πρόσωπα, τις κατευθύνσεις που προδιαγράφει η Επιτροπή, ή υποβάλλει στην Επιτροπή προτάσεις για νέες κατευθύνσεις. δ) Μεριμνά για την εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής. ε) Διατηρεί αρχείο των τελικών εκθέσεων των χρηματοδοτούμενων μέσω του Λογαριασμού προγραμμάτων και έργων. στ) Διατηρεί μητρώο παγίων (εξοπλισμός) των χρηματοδοτούμενων μέσω του Λογαριασμού προγραμμάτων και έργων. Η Γραμματεία του ΕΛΚΕ διαρθρώνεται σε πέντε (5) μονάδες. Ενδεικτικά περιγράφονται οι δραστηριότητες της κάθε μονάδας: i. Μονάδα Πρωτοκόλλου και Γραμματειακής Υποστήριξης Η Μονάδα Πρωτοκόλλου και Γραμματειακής Υποστήριξης τηρεί το πρωτόκολλο εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, επιμελείται την διεκπεραίωσή και τηρεί το αρχείο διοικητικών θεμάτων του Ειδικού Λογαριασμού. 7

8 Μεριμνά για τη σύγκληση των συνεδριάσεων της Επιτροπής, τη συγκέντρωση των θεμάτων για τις συνεδριάσεις Επιτροπής, τη συγγραφή των πρακτικών των συνεδριάσεων της Επιτροπής, τη διεκπεραίωση των αποφάσεων της Επιτροπής. ii. Μονάδα Προγραμματισμού Σχεδιασμού και Ωρίμανσης Η Μονάδα Προγραμματισμού φροντίζει για την ενημέρωση της επιστημονικής κοινότητας σχετικά με τα προγράμματα και έργα που έρχονται σε γνώση της. Επίσης, επικοινωνεί με τα Τμήματα του ΤΕΙ Δ. Ελλάδας για σύνταξη και υποβολή προτάσεων έργων, στα πλαίσια του Οδηγού Χρηματοδότησης, ενώ παρέχει υποστήριξη και πληροφορίες στους ενδιαφερόμενους και συγκεντρώνει τις προτάσεις της επιστημονικής κοινότητας του ΤΕΙ. Παράλληλα καταρτίζει τη συνολική πρόταση ετήσιου προγράμματος, την οποία υποβάλλει, δια του Προϊσταμένου της Γραμματείας του ΕΛΚΕ, στην Επιτροπή Ερευνών για έγκριση. Επίσης, διερευνά τις δυνατότητες χρηματοδότησης των έργων σε συνεργασία με τον Προϊστάμενο Γραμματείας του ΕΛΚΕ και τους αντίστοιχους Επιστημονικούς Υπεύθυνους. Τέλος, καθορίζει το συνολικό πλαίσιο απαιτήσεων σχεδιασμού ωρίμανσης των έργων, δημιουργεί φάκελο ωρίμανσης για κάθε έργο και παρακολουθεί την πρόοδο των ενεργειών ωρίμανσης. iii. Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Διαχείρισης Συμβάσεων Η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Διαχείρισης Συμβάσεων επιμελείται των διαδικασιών για τον προσδιορισμό των τύπων συμβάσεων προς σύναψη με εξωτερικούς αναδόχους και τα είδη των διαδικασιών ανάθεσης, καθώς και τη δημοσιοποίηση των διαγωνισμών. Εν συνεχεία, προετοιμάζει τα σχέδια των συμβάσεων και τους φακέλους διαδικασίας ανάθεσης, τα οποία και προωθεί προς υπογραφή στους εκάστοτε Επιστημονικούς Υπεύθυνους του Έργου και στους ανάδοχους των έργων. iv. Μονάδα Παρακολούθησης και διαχείρισης Έργων Παρακολουθεί τις συμβατικές υποχρεώσεις των έργων, ως προς το οικονομικό αντικείμενο, και εξυπηρετεί τους ελέγχους. Παρακολουθεί και υποστηρίζει τους Επιστημονικά Υπευθύνους (Ε.Υ.) στο έργο τους Ελέγχει τη νομιμότητα και επιλεξιμότητα των δαπανών (π.χ. πρωτότυπα δικαιολογητικά δαπανών, πρόβλεψη δαπανών στον προϋπολογισμό, εντός χρονοδιαγράμματος υλοποίησης των έργων, κ.λπ.), Είναι υπεύθυνη για την σύνταξη, σε συνεργασία με τον Ε.Υ., όλων των εκθέσεων προόδου του έργου που άπτονται του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου (όπως π.χ. μηνιαία δελτία, τριμηνιαία, εξαμηνιαία, Δήλωση Ολοκλήρωσης Πράξης, τροποποιήσεων ΤΔΕ κ.λπ.) Συνεργάζεται με τους φορείς χρηματοδότησης των έργων (ΥΠΕΠΘ, ΓΓΕΤ, Ευρωπαϊκή Ένωση, κ.λπ.), για την επίλυση ενδεχομένων προβλημάτων κατά τη υλοποίηση των έργων. Τηρεί πλήρη διοικητικό φάκελο για κάθε έργο και για όλες τις ενέργειες στο πλαίσιο του έργου, σε όλες τις φάσεις εκτέλεσής του. v. Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης Προβαίνει στην ενταλματοποίηση των δαπανών των έργων σύμφωνα με τις εντολές των Ε.Υ. και του προέδρου της επιτροπής για κάθε νόμιμη δαπάνη, καθώς και την πληρωμή όλων των δαπανών του ΕΛΚΕ. Τηρεί πλήρη φάκελο οικονομικού αντικειμένου των έργων (εντάλματα). Παρακολουθεί τον προϋπολογισμό των ερευνητικών έργων και του αποθεματικού του ΕΛΚΕ. 8

9 Να υποβάλλει στην αρμόδια ΔΟΥ στην οποία υπάγεται ο ΕΛΚΕ αιτήματα απαλλαγής ΦΠΑ για τα ερευνητικά έργα για τα οποία προβλέπεται απαλλαγή ΦΠΑ (π.χ. ερευνητικά έργα χρηματοδοτούμενα ή συγχρηματοδοτούμενα από την Ευρωπαϊκή Ένωση), να παρακολουθεί την εξέλιξή τους και να τα διεκπεραιώνει. Η διαδικασία απαλλαγής ΦΠΑ γίνεται κατόπιν σχετικού αιτήματος του Ε.Υ του έργου προς τον ΕΛΚΕ. Παρακολουθεί τις τραπεζικές συναλλαγές. Τηρεί μητρώο παγίων. Προβαίνει στη μισθοδοσία όλων των αμειβομένων από τον ΕΛΚΕ. Αποδίδει στα αντίστοιχα ταμεία τις κρατήσεις που προβλέπονται σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις στις πληρωμές των δαπανών. Συντάσσει απολογισμό έτους και ισολογισμό, συνεργάζεται με τους Ορκωτούς Λογιστές για τον έλεγχο της οικονομικής διαχείρισης του ΕΛΚΕ. Τηρεί Ενημερώνει τα λογιστικά βιβλία και εκδίδει τα αντίστοιχα παραστατικά σύμφωνα με τον Κ.Β.Σ. Γραφείο Διαχείρισης Πληροφοριακού Συστήματος (συνεπικουρεί την εργασία του Προϊσταμένου) Παρέχει τεχνική υποστήριξη για τη λειτουργία του εξοπλισμού και του λογισμικού καθώς και υποστήριξη στο προσωπικό του ΕΛΚΕ. Έχει την ευθύνη για την ορθή και απρόσκοπτη λειτουργία των πληροφοριακών συστημάτων του ΕΛΚΕ και παρέχει υποστήριξη προς τους χρήστες για την ορθή χρήση και λειτουργία αυτών. Συντηρεί, βελτιώνει και προσαρμόζει τα μηχανογραφικά για την άντληση δεδομένων και παροχή εξειδικευμένων αναφορών. Υποστηρίζεται από το τμήμα Πληροφορικής του Ιδρύματος. 9

10 Οργανώνει και τηρεί ηλεκτρονική βιβλιοθήκη έργων, μελετών, στοιχείων και απαραίτητων βοηθημάτων για τις ανάγκες του ΕΛΚΕ. Συντηρεί, βελτιώνει και εμπλουτίζει την υπάρχουσα ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ. Γραφείο Νομικής Υποστήριξης Παρέχει νομική υποστήριξη για τη διαχείριση των έργων. Υποστηρίζεται από τη Νομική Υπηρεσία του Ιδρύματος. Τα Γραφεία Διαχείρισης Πληροφοριακού Συστήματος και Νομικής Υποστήριξης δεν είναι ενταγμένα στο Οργανόγραμμα. ΑΡΘΡΟ 4: ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ, ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ Ενημέρωση για τις προσκλήσεις υποβολής προτάσεων. Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος (Ε.Υ.) εντοπίζει την κατάλληλη προκήρυξη με την βοήθεια της Γραμματείας του ΕΛΚΕ η οποία εκδίδει με ευθύνη της δελτίο προσκλήσεων/προκηρύξεων. Η Γραμματεία του ΕΛΚΕ παρέχει τεχνική υποστήριξη και το αντίστοιχο πληροφοριακό υλικό για τη σύνταξη της πρότασης. Σύνταξη και υποβολή προτάσεων για χρηματοδότηση έργων. Η σύνταξη της πρότασης ακολουθεί τις σχετικές οδηγίες της προκήρυξης και του Οδηγού Εφαρμογής/Χρηματοδότησης. Ο ΕΛΚΕ εφόσον το τμήμα διαχείρισης έργων διαθέτει προσωπικό με εμπειρία στην διαχείριση αντίστοιχων έργων της προκήρυξης παρέχει υποστηρικτικό έργο στην σύνταξη των προτάσεων. Στα έργα που απαιτείται Ιδρυματικός Υπεύθυνος η επιλογή γίνεται μεταξύ των μελών Ε.Π. μετά από εκδήλωση ενδιαφέροντος άλλως ορίζεται από την Ε.Ε. Οι προτάσεις ανάλογα με την πηγή χρηματοδότησης τους μπορεί να είναι: Προτάσεις με εξωιδρυματική χρηματοδότηση χωρίς ιδία συμμετοχή: Κρατικοί φορείς, δημόσιοι και διεθνείς οργανισμοί αξιολογούν οι ίδιοι τις προτάσεις ερευνητικών, τεχνολογικών, εκπαιδευτικών και επιμορφωτικών έργων, προσφοράς σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων, που διεκδικούν χρηματοδότηση από αυτές τις εξωιδρυματικές πηγές (άρθρο 2, παρ. 1 του παρόντος). Προτάσεις έργων προκειμένου να χρηματοδοτηθούν από την κατηγορία αυτή πρέπει: α) Να περιλαμβάνουν τα ουσιώδη στοιχεία του έργου: i ii Σύντομη περιγραφή του έργου. Τα αναμενόμενα αποτελέσματα και παραδοτέα. iii Το χρονοδιάγραμμα εκτέλεσης του έργου. iv Ονομαστική κατάσταση επιστημονικού και λοιπού προσωπικού των μελών της ερευνητικής ομάδας και σχέση εργασίας v Προϋπολογισμό δαπανών ανά κατηγορία (επιλέξιμες δαπάνες). β) Να τηρούν τον Οδηγό εφαρμογής χρηματοδότησης του προγράμματος. Προτάσεις με εξωιδρυματική χρηματοδότηση και απαίτηση για ιδία συμμετοχή του Ιδρύματος στον Προϋπολογισμό του έργου. Στα έργα που απαιτείται ιδία συμμετοχή : 10

11 Σύντομη περιγραφή του έργου. Τα αναμενόμενα αποτελέσματα και παραδοτέα. Το χρονοδιάγραμμα εκτέλεσης του έργου. Ονομαστική κατάσταση επιστημονικού και λοιπού προσωπικού των μελών της ερευνητικής ομάδας και σχέση εργασίας Προϋπολογισμό δαπανών ανά κατηγορία (επιλέξιμες δαπάνες). Εισηγητική έκθεση και έκθεση σκοπιμότητας από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο. Δήλωση ότι διασφαλίζονται οι πόροι για την ίδια συμμετοχή με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών. Προτάσεις για χρηματοδότηση από Ιδρυματικές πηγές (άρθρο 2, παρ. 2 του παρόντος) υποβάλλονται από: α) Το ΤΕΙ/ΔΕ, μέσω των συλλογικών οργάνων. β) Ομάδες ή μεμονωμένους ερευνητές-μέλη του ΤΕΙ/ΔΕ, με ή και χωρίς τη συμμετοχή των φοιτητών, με προηγούμενη ενημέρωση των αντίστοιχων Τμημάτων ή/και Σχολών γ) Μικτές ομάδες ερευνητών αποτελούμενες από μέλη του ΤΕΙ/ΔΕ και ερευνητές-μέλη άλλων ΑΕΙ, και λοιπών ερευνητικών ιδρυμάτων της χώρας ή της αλλοδαπής με ή και χωρίς τη συμμετοχή φοιτητών-, με προηγούμενη ενημέρωση των αντίστοιχων Τμημάτων ή/και Σχολών. Προτάσεις ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών και λοιπών έργων και σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων, προκειμένου να χρηματοδοτηθούν από την κατηγορία αυτή, υποβάλλονται διά της Γραμματείας του τμήματος στον οποίο ανήκει ο Επιστημονικός Υπεύθυνος του προγράμματος. ΟΙ προτάσεις πρέπει: α) να πληρούν τα τυπικά κριτήρια και τις προϋποθέσεις που θέτει η η Επιτροπή Ερευνών, β) να αξιολογηθούν θετικά από κριτές-ειδικούς επιστήμονες που τυχόν ορίζονται από την Επιτροπή, γ) να εγκριθούν από την Επιτροπή Ερευνών. Αίτημα διάθεσης υπάρχοντος εξοπλισμού του ΤΕΙ πρέπει να προβλέπεται στην αρχική πρόταση. Η χρηματοδότηση της έρευνας, εκπαιδευτικής, επιμορφωτικής δραστηριότητας από τα διαθέσιμα κεφάλαια του Λογαριασμού γίνεται ύστερα από απόφαση της Επιτροπής (άρθρο 4, παρ. 6, εδ. δ, της Υ.Α. ΚΑ/679/ ). Τα μέλη Ε.Π. του Τ.Ε.Ι. Δυτικής Ελλάδας δεν αμείβονται για τα ερευνητικά προγράμματα που χρηματοδοτούνται από το Ίδρυμα. Η διαχείριση των έργων γίνεται σύμφωνα με το πλαίσιο διαχείρισης των έργων του ΕΛΚΕ. Επιστημονικοί υπεύθυνοι ερευνητικών προγραμμάτων μπορούν να είναι τα μέλη του εκπαιδευτικού προσωπικού (Ε.Π. και ΕΔΙΠ) του Ιδρύματος. Ο υπεύθυνος ερευνητικού προγράμματος είναι και υπεύθυνος προς το Ίδρυμα για την τήρηση των τεχνικών συμβατικών υποχρεώσεων προς το Ίδρυμα και για την επιστημονική ποιότητα του εκτελούμενου έργου. Η παρακολούθηση και ο έλεγχος προόδου των έργων γίνεται από Επιτροπή Παρακολούθησης και Διαχείρισης που ορίζεται από την Επιτροπή μετά την αξιολόγηση της πρότασης. Μετά το πέρας του έργου, ο επιστημονικός υπεύθυνος υποβάλλει τελική έκθεση η οποία αξιολογείται από την Ε.Ε. Παράταση και τροποποίηση των έργων επιτρέπεται και αξιολογείται από την Επιτροπή. 11

12 Η Επιτροπή δύναται να αναθέσει μελέτες για την εξυπηρέτηση των σκοπών της, η χρηματοδότηση των οποίων εντάσσεται στα λειτουργικά της έξοδα, σύμφωνα με τη διάταξη του άρθρου 3, παρ. 6, εδ. ζ, ΚΥΑ 679/1996, τηρώντας την παρακάτω διαδικασία: I. Υποβάλλεται περιγραφή του έργου που περιλαμβάνει: II. - Σύντομη περιγραφή του έργου. - Τα αναμενόμενα αποτελέσματα και παραδοτέα. - Το χρονοδιάγραμμα εκτέλεσης του έργου. - Ονομαστική κατάσταση επιστημονικού και λοιπού προσωπικού των μελών της ερευνητικής ομάδας και σχέση εργασίας - Προϋπολογισμό δαπανών ανά κατηγορία (επιλέξιμες δαπάνες). Εισηγητική έκθεση και έκθεση σκοπιμότητας της μελέτης Η επιτροπή Συγκροτεί επιτροπή αξιολόγησης των σχετικών προτάσεων που υποβάλλονται που εγκρίνει τη χρηματοδότηση ύστερα από σχετική απόφαση της Επιτροπής. Η απόφαση αυτή απαιτείται να εγκριθεί και από την Συνέλευση Τ.Ε.Ι. εφόσον υπερβαίνει το ποσό της απευθείας ανάθεσης. Όλες οι προτάσεις εντός μηνός από την κατάθεση τους πρέπει να υποβάλλονται στην Επιτροπή Ερευνών ΑΡΘΡΟ 5: ΑΜΟΙΒΕΣ ΕΡΕΥΝΗΤΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ 1. Κάθε έργο έχει τον Επιστημονικό Υπεύθυνό του, ο οποίος είναι μέλος Ε.Π. ή ΕΔΙΠ του Τ.Ε.Ι./Δ.Ε. Σε περίπτωση απουσίας του Επιστημονικά Υπευθύνου μπορεί να ορίζεται με δήλωσή του ως αναπληρωτής του ένα από τα μέλη της ερευνητικής ομάδας o οποίος να είναι μέλος Ε.Π. του Τ.Ε.Ι/Δ.Ε. Η αλλαγή μελών της ερευνητικής ομάδας γίνεται σύμφωνα με το οδηγό εφαρμογής του φορέα χρηματοδότησης και εγκρίνεται, εφόσον αυτό προβλέπεται, από την Επιτροπή Ερευνών. 2. Στον προϋπολογισμό πρέπει να αναφέρονται: α) Η αμοιβή των μελών Ε.Π. και άλλων κατηγοριών προσωπικού του Τ.Ε.Ι./Δ.Ε., εφόσον συμμετέχουν και αμείβονται από το έργο. β) Η αμοιβή του πρόσθετου επιστημονικού και βοηθητικού-τεχνικού προσωπικού που δεν ανήκει στο προσωπικό του ΤΕΙ ΔΕ και προσλαμβάνεται για την εκτέλεση του συγκεκριμένου έργου. Η πρόσληψη του προσωπικού αυτού και το ύψος της αμοιβής του εγκρίνεται από την Επιτροπή Ερευνών, με την οποία υπογράφεται και η σχετική σύμβαση. γ) Οι δαπάνες για εργοδοτικές εισφορές και άλλες επιβαρύνσεις που προβλέπονται από την ισχύουσα νομοθεσία για τις συμβάσεις εργασίας. δ) Η οικονομική ενίσχυση των φοιτητών που τυχόν απασχολούνται στα πλαίσια του προγράμματος. ε) Οι δαπάνες για μετακινήσεις των μελών της ερευνητικής ομάδας στο εσωτερικό και στο εξωτερικό. στ) Οι δαπάνες για την προμήθεια εξοπλισμού, αναλωσίμων και για την εκτέλεση εργασιών που είναι αναγκαίες για την ολοκλήρωση του έργου. ζ) Οι δαπάνες για την κατοχύρωση και τη διάδοση των αποτελεσμάτων της έρευνας εφόσον προβλέπονται από το οδηγό εφαρμογής. η) Λοιπές δαπάνες (π.χ. για μισθώσεις ακινήτων, μεταφορικών μέσων και εξοπλισμού, χρόνου υπολογιστών, έξοδα δημοσιότητας), αναγκαίες για την εκτέλεση του χρηματοδοτούμενου έργου. 12

13 θ) Το ποσοστό παρακράτησης επί του συνολικού προϋπολογισμού του έργου σύμφωνα με το άρθρο 7, παρ. 2, της Υ.Α ΚΑ/679/1996 όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει και έχει αποφασισθεί από την Επιτροπή Ερευνών. ι) Φορολογικές επιβαρύνσεις επί των εσόδων του Λογαριασμού. 3. Οι προβλεπόμενες στον προϋπολογισμό δαπάνες του έργου πραγματοποιούνται σύμφωνα με το άρθρο 7 της Υ.Α. ΚΑ679/ και τις σχετικές αποφάσεις της Επιτροπής, με εντολή του επιστημονικού υπευθύνου, εφόσον ρητά προβλέπονται στον εγκεκριμένο προϋπολογισμό. Επιτρέπεται μεταφορά δαπανών από μία κατηγορία του αρχικού προϋπολογισμού σε άλλη (αναμόρφωση προϋπολογισμού), για τις ανάγκες του έργου, με ευθύνη του Ε.Υ. και έγκριση του φορέα χρηματοδότησης, όπου απαιτείται. Τροποποιημένο αντίγραφο του προϋπολογισμού κατατίθεται στην Ε.Ε. 4. Οι μετακινήσεις των μελών της ομάδας εκτέλεσης του έργου στο εσωτερικό και στο εξωτερικό, που είναι απαραίτητες για την εκτέλεση του έργου, πραγματοποιούνται μέσα στα όρια των δαπανών που έχει εγκρίνει η Επιτροπή Ερευνών με απαραίτητο δικαιολογητικό (πέραν των άλλων) την εντολή του Ε.Υ. 5. Οι ημέρες μετακίνησης των μελών της ερευνητικής ομάδας, που είναι μέλη του επιστημονικού προσωπικού του ΤΕΙ/ΔΕ, δεν συνυπολογίζονται στο ανώτατο επιτρεπόμενο όριο ημερών μετακίνησης που ισχύει για τα μέλη Ε.Π.. 6. Το συνάλλαγμα για μετακίνηση στο εξωτερικό χορηγείται από την Τράπεζα της Ελλάδος ή εξουσιοδοτημένες Τράπεζες, όπου έχουν κατατεθεί τα έσοδα του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας. Η χορήγηση γίνεται με εντολή του Προϊσταμένου της Γραμματείας (άρθρο 7, παρ. 4Βδ, της Υ.Α. ΚΑ679/ ). 7. Η παρακράτηση που προβλέπεται στο άρθρο 7, παρ. 2, της Υ.Α. ΚΑ 679/ ορίζεται σύμφωνα με αποφάσεις της Ε.Ε. (που με την. απόφαση της έχει ορισθεί σε ) για όλα τα έργα. Για τις περιπτώσεις όπου ορίζεται διαφορετικό ποσοστό από τον φορέα χρηματοδότησης ή για σοβαρούς λόγους προϋπολογισμού του έργου, υποβάλλεται σχετικό αίτημα από τον υπεύθυνο του έργου και αποφασίζει η Επιτροπή Ερευνών. Από τις παραπάνω κρατήσεις εξαιρούνται οι χρηματοδοτήσεις από τις πηγές της παρ. 2 του άρθρου 2 του παρόντος. Τα ποσά που προκύπτουν από το παραπάνω ποσοστό παρακράτησης πρέπει να περιλαμβάνονται στον προϋπολογισμό των έργων. 8. Οι προμήθειες αναλωσίμων ή μη υλικών, οργάνων, μηχανημάτων, επίπλων και σκευών, εργαστηριακού εξοπλισμού και βιβλίων καθώς και η εκτέλεση εργασιών οποιουδήποτε είδους που είναι αναγκαίες για την εκτέλεση των έργων, όπως αυτές προβλέπονται στο ΤΔΕ και τον αντίστοιχο προϋπολογισμό του έργου, πραγματοποιούνται, μετά από εντολή του Ε.Υ. 9. Τα μη αναλώσιμα υλικά, κάθε είδους, των οποίων η προμήθεια πραγματοποιείται για τις ανάγκες εκτέλεσης των έργων και σε βάρος του ΕΛΚΕ, διατίθενται με πρόταση του Ε.Υ. και απόφαση της Επιτροπής Ερευνών, μετά το πέρας των έργων αυτών και ανάλογα με τις συμβατικές δεσμεύσεις. Τα υλικά αυτά θα καταγράφονται σ μητρώο παγίων που τηρεί Γραμματεία του Λογαριασμού. 10. Μισθώσεις ακινήτων, μεταφορικών μέσων και εργαστηριακού ή μηχανικού εξοπλισμού που είναι αναγκαίες για την εκτέλεση των χρηματοδοτούμενων έργων, πραγματοποιούνται με σύμφωνα με το αρθ. 7 παρ. 4 της ΚΥΑ Δ). 11. Όροι των συμβάσεων, που καθορίζονται από εξωιδρυματικούς φορείς και δεν προβλέπονται από τις διατάξεις της Υ.Α. ΚΑ679/96, ισχύουν μόνον εφόσον γίνονται αποδεκτοί από την Επιτροπή Ερευνών μετά από εισήγηση του Ε.Υ.. 13

14 Α Ρ Θ Ρ Ο 6: ΕΙΔΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ 1. Η Επιτροπή Ερευνών χορηγεί βεβαιώσεις στους χρηματοδότες που το ζητούν για ποσά των χρημάτων που κατατίθενται από αυτούς στον Ειδικό Λογαριασμό, προκειμένου να χρησιμοποιηθούν για φορολογικές ή άλλες απαλλαγές. 2. Η Επιτροπή δύναται να χρηματοδοτεί επιστημονικά συνέδρια που οργανώνονται από μέλη του ΤΕΙ/ΔΕ, τα οποία έχουν έγκριση από τον αντίστοιχο Τομέα και Τμήμα, όταν εκτιμά ότι ενδιαφέρουν το ΤΕΙ ή και γενικότερα την επιστημονική κοινότητα και την τοπική κοινωνία. Επίσης δύναται να ενισχύει επιμορφωτικά προγράμματα. 3. Η Επιτροπή Ερευνών δύναται να διαχειρίζεται υποτροφίες, προερχόμενες από δωρεές ή πηγές χρηματοδότησης ερευνητικών προγραμμάτων, με τις οποίες ενισχύονται οι προπτυχιακοί ή μεταπτυχιακοί φοιτητές ή μεταδιδάκτορες υποψήφιοι διδάκτορες στα πλαίσια ερευνητικού έργου. Από τις υποτροφίες αυτές αποκλείονται οι υπότροφοι και από άλλες πηγές. 4. Η Επιτροπή Ερευνών δύναται να χορηγεί υποτροφίες στα πλαίσια του προϋπολογισμού διαθεσίμων και με την ακόλουθη διαδικασία: α) με έγγραφό της καθορίζει το ποσό, την διάρκεια και τις προϋποθέσεις χορήγησης της υποτροφίας προς τη σχετική με το αντικείμενο της υποτροφίας ακαδημαϊκή μονάδα, β) Εγκρίνει την χορήγηση υποτροφιών σε συγκεκριμένα άτομα, εφόσον πληρούν τα απαιτούμενα κριτήρια και προϋποθέσεις όπως θα προκύπτουν από τον ειδικό κανονισμό που εγκρίνει η Σύγκλητος. 1. Έναρξη Έργων ΑΡΘΡΟ 7: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ Προκειμένου να αναληφθεί ένα έργο από την Ε.Ε. απαιτούνται να υποβληθούν στην Γραμματεία του ΕΛΚΕ Η απόφαση χρηματοδότησης του έργου από τον φορέα χρηματοδότησης. Η σύμβαση του Φορέα Χρηματοδότησης με την Επιτροπή Ερευνών του Τ.Ε.Ι. για την ανάθεση εκτέλεσης του έργου. Το αντίγραφο (ακριβές αντίγραφο ή πρωτότυπο) της πρότασης του έργου (Έντυπο Υποβολής Πρότασης, Τεχνικό Δελτίο Έργου / Υποέργου, Τεχνικό Παράρτημα Έργου κ.λπ.) όπως υποβλήθηκε στον Φορέα Χρηματοδότησης. Αίτηση του Ε.Υ. προς της Ε.Ε. για την αποδοχή διαχείρισης του έργου. Αντίγραφο της προκήρυξης της υποβολής πρότασης η/και ο Οδηγός Εφαρμογής. Η Ε.Ε. αξιολογεί και εγκρίνει την διαχείριση του έργου ή οποία αποτελεί προϋπόθεση έναρξης του έργου και για κάθε οικονομική συναλλαγή. Μετά την έγκριση αυτή, κάθε έργο λαμβάνει ένα εσωτερικό κωδικό, που χρησιμοποιείται ως κλειδί επικοινωνίας μεταξύ Ε.Υ. και ΕΛΚΕ. Ταυτόχρονα ορίζεται (εφόσον προβλέπεται στον Οδηγό Εφαρμογής) με ευθύνη της Ε.Ε. επιτροπή παραλαβής και πιστοποίησης του φυσικού (παραδοτέα) αντικειμένου του έργου. Στο ΕΛΚΕ διατηρείται με ευθύνη της μονάδας παρακολούθησης και διαχείρισης έργων φάκελος του έργου που περιέχει όλα τα παραστατικά. 14

15 3. Διαχείριση έργων Την ευθύνη διαχείρισης ενός έργου φέρουν τόσο ο Ε.Υ. του έργου όσο και το τμήμα παρακολούθησης και διαχείρισης έργων του ΕΛΚΕ ο καθένας στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του. Για κάθε έργο εντός προθεσμίας 15 ημερών από την ανάληψη διαχείρισης του έργου μετά από απόφαση της Ε.Ε. ορίζεται χειριστής του έργου με απόφαση του προϊσταμένου του ΕΛΚΕ. i. Μονάδα παρακολούθησης και διαχείρισης έργων Η Μονάδα παρακολούθησης και διαχείρισης έργων σύμφωνα με το άρθρο 6 παρ. 1 της ΚΥΑ 679/96 μπορεί να στελεχώνεται είτε από μόνιμο προσωπικό είτε από νέο προσωπικό που προσλαμβάνεται με απόφαση της Ε.Ε. και αμείβεται από κονδύλιο του Λογαριασμού. Η Μονάδα παρακολούθησης και διαχείρισης έργων: α) Είναι υπεύθυνη για την έγκαιρη και πλήρη ενημέρωση του επιστημονικού υπευθύνου επί διαδικαστικών θεμάτων (χρηματοροές, κ.λπ.) που έχουν σχέση με το έργο. β) Είναι υπεύθυνη για την σύνταξη, σε συνεργασία με τον Ε.Υ., όλων των εκθέσεων προόδου του έργου που άπτονται του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου (όπως π.χ. μηνιαία δελτία, τριμηνιαία, εξαμηνιαία, Δήλωση Ολοκλήρωσης Πράξης, τροποποιήσεων ΤΔΕ κ.λπ.) γ) Είναι υπεύθυνη για τον έλεγχο ρευστότητας του έργου κατά την έκδοση εντολών πληρωμής. δ) Λαμβάνει τις εντολές πληρωμής με όλο το υποστηρικτικό υλικό από τους Ε. Υ. και τις προωθεί για πληρωμή με την παρακάτω διαδικασία: Τα πρωτότυπα παραστατικά που εκδίδονται στο πλαίσιο των έργων υποβάλλονται στον ΕΛΚΕ από τον επιστημονικό Υπεύθυνο μαζί με την αντίστοιχη υπογεγραμμένη εντολή πληρωμής. Στις εντολές πληρωμής αναφέρεται ρητά για ποιο παραδοτέο ή ποιο μέρος του παραδοτέου-πακέτου εργασίας πρέπει να γίνει η συγκεκριμένη πληρωμή και ποια κατηγορία επιλέξιμης δαπάνης του έργου αφορά. Ο χειριστής του έργου ελέγχει την πληρότητα των δικαιολογητικών, δίνει τις απαραίτητες κατευθύνσεις, και προωθεί τις εντολές Πληρωμής πλήρως υποστηριγμένες με όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά, τις εγκρίσεις και τα πρωτογενή στοιχεία, στη Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης για τη διεκπεραίωσή τους, αφού προηγουμένως υπογράψει τα παραστατικά που εκδίδονται στο Λογιστήριο, όπως τις αποδείξεις δαπάνης και τιμολόγια παροχής υπηρεσιών. Μονάδα Οικονομικής διαχείρισης (λογιστές) α) Ελέγχει την ορθότητα των αριθμητικών πράξεων και τις σχετικές κρατήσεις (φορολογικές και άλλες) προκειμένου να καταχωρηθούν στο ενιαίο μηχανογραφικό σύστημα. Η λογιστική καταχώρηση γίνεται παράλληλα σε κωδικούς του ΕΓΛΣ για την ενημέρωση της Γενικής Λογιστικής και σε κωδικούς Έργου για την ενημέρωση της λογιστικής μερίδας του έργου β) Διενεργεί τις πληρωμές στους δικαιούχους, με την προσκόμιση και τον έλεγχο της πληρότητας των προβλεπόμενων δικαιολογητικών. γ) Προβαίνει στην εξόφληση με internet banking ή σε διαφορετική περίπτωση με την έκδοση επιταγής σε βάρος του λογαριασμού που τηρείται για το έργο, η οποία έχει προηγουμένως εγκριθεί και υπογραφεί από τον Πρόεδρο της Επιτροπής διαχείρισης. Διενέργεια πληρωμών γίνεται και με έμβασμα όταν αυτό απαιτείται, με επιστολή του Προέδρου της Επιτροπής διαχείρισης προς την τράπεζα. Για τις χρηματοοικονομικές κινήσεις του Έργου γίνονται παράλληλα εγγραφές στην Γενική λογιστική και στην λογιστική μερίδα του Έργου στους οικείους λογαριασμούς. 15

16 Μετά το πέρας των πληρωμών γίνεται η αρχειοθέτηση των παραστατικών με κριτήριο την ημερομηνία πληρωμής τους και ανά επιλέξιμη δαπάνη στο φάκελο του έργου. Επιστημονικός Υπεύθυνος Ο συντονιστής ή Επιστημονικός Υπεύθυνος έργου είναι υπεύθυνος για την υποβολή, για λογαριασμό του Αναδόχου και ως εντολοδόχος αυτού, όλων των εγγράφων και παντός στοιχείου που βάσει της σύμβασης ή της καλής πίστης, απαιτούνται για την ομαλή διεξαγωγή και περάτωση του έργου. Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος έχει ευθύνη σε περίπτωση που ο χρηματοδότης δεν αποδεχθεί κατά την πιστοποίησή του το υποβληθέν έργο, ως μη σύμφωνο με την υπογραφείσα σύμβαση. Το γεγονός αυτό ελέγχεται και αξιολογείται από την Ε.Ε. Σε περίπτωση που ο χρηματοδότης ζητήσει από τον Ειδικό Λογαριασμό επιστροφή καταβληθέντων ποσών, λόγω υπαιτιότητας του Επιστημονικού Υπευθύνου, ο τελευταίος υποχρεούται να επιστρέψει στον Ειδικό Λογαριασμό το ποσό των καταβολών που θα ζητηθούν από το χρηματοδότη μετά από αιτιολογημένη απόφαση της Ε.Ε. Ειδικότερα ο Επιστημονικός Υπεύθυνος: Είναι υπεύθυνος της σύνταξης της πρότασης. Είναι υπεύθυνος για τη σύνταξη και υποβολή στην επιτροπή των εντύπων για την έγκριση της πρότασης, την αποδοχή του έργου, και των προμηθειών. Είναι υπεύθυνος για τον επιστημονικό έλεγχο του έργου και την εκτέλεση του φυσικού αντικειμένου. (αρθ. 36, παρ. 2, εδ. γ, Ν3848/2010, ΦΕΚ 71/ τ. Α ) Είναι υπεύθυνος για την σκοπιμότητα της δαπάνης ώστε να συνάδει με το Φυσικό Αντικείμενο και τους στόχους του έργου. Είναι συνυπεύθυνος μαζί με την μονάδα παρακολούθησης και διαχείρισης, για την επιλεξιμότητα των δαπανών και τη νομιμότητα των προμηθειών. Είναι υπεύθυνος για την φύλαξη των παγίων εξοπλισμών που αποκτήθηκαν από το έργο. Στην περίπτωση κατά την οποία ο επιστημονικός υπεύθυνος δημοσιεύει το σύνολο ή μέρος των αποτελεσμάτων του έργου του, υποχρεούται να αναφέρει τον φορέα χρηματοδότησης του έργου. 4. Σύνταξη προϋπολογισμού δαπανών Στην Γραμματεία του ΕΛΚΕ υποβάλλεται ο συνολικός Π/Υ του έργου (έντυπο Α2.) σύμφωνα με την σύμβαση ή την απόφαση χρηματοδότησης (λαμβανομένων υπ όψη των συμβατικών δεσμεύσεων, όπου υπάρχουν) ως εξής: Αμοιβές Μελών Μονίμου Προσωπικού ΤΕΙ. Γράφεται το σύνολο των πρόσθετων αμοιβών των μελών ΕΠ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας/Μελών ΕΠ και ΔΕΠ άλλων Ιδρυμάτων/Μονίμου Διοικητικού Προσωπικού του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας, Υπαλλήλων ΙΔΑΧ, ΕΕΠ, ΕΔΙΠ, ΕΤΕΠ /Διοικητικό Προσωπικό άλλων Φορέων του Δημοσίου που μετέχουν στο έργο. Έως σήμερα οι πρόσθετες αμοιβές ελέγχεται μετά την καταχώρηση των συμβάσεων ως προς το όριο των που αντιστοιχούσε στις μεικτές αποδοχές του Γραμματέα Υπουργείου για τα συγχρηματοδοτούμενα από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή ή χρηματοδοτούμενα από Εθνικούς Πόρους έργα και ως προς τη μη υπέρβαση του 100% των αποδοχών για όλα τα άλλα έργα. Ο έλεγχος των ορίων γινόταν σε μηνιαία βάση και 16

17 για το λόγο αυτό το ποσό των συμβάσεων διαιρείτο ισόποσα στους μήνες διάρκειάς τους. Μετά την εφαρμογή της παρακολούθησης του χρόνου απασχόλησης με βάση τις ώρες εργασίας που δηλώνονται στα Φύλλα Χρονοχρέωσης ο έλεγχος για τα ανωτέρω όρια των πρόσθετων αμοιβών θα γίνεται σε δύο επίπεδα. 1 ο Επίπεδο Αφορά στον έλεγχο πριν την έγκριση της σύμβασης από την Επιτροπή Ερευνών. Ο έλεγχος αυτός θα είναι μακροσκοπικός και θα γίνεται με τον τρόπο που γίνονταν οι έλεγχοι έως σήμερα δηλαδή με τη διαίρεση του ποσού της σύμβασης στους μήνες διάρκειάς της. Ο έλεγχος αυτός θα αποσκοπεί ώστε οι χειριστές των έργων, από την πλευρά της Γραμματείας του Ε.Λ.Κ.Ε., καθώς και ο δικαιούχος να αποκτούν μία αίσθηση για το αν με την προσθήκη της σύμβασης προσεγγίζονται ή υπερκαλύπτονται τα υπάρχοντα όρια για τις πρόσθετες αμοιβές. Σε περίπτωση που θα υπάρχει υπέρβαση των ορίων θα υπάρξει επικοινωνία του χειριστή της Γραμματείας του Ε.Λ.Κ.Ε. με τον δικαιούχο προκειμένου να επιλυθεί το πρόβλημα. 2 ο Επίπεδο Μετά την συμπλήρωση του Φύλλου Χρονοχρέωσης το κόστος για την απασχόληση του προσωπικού του ΤΕΙ θα υπολογίζεται ξεχωριστά ανά σύμβαση σε μηνιαία βάση. Τα ποσά ανά μήνα, για όλες τις ενεργές συμβάσεις, θα αθροίζονται και το άθροισμα που θα προκύπτει θα ελέγχεται ως προς το όριο των μεικτών αποδοχών του Γραμματέα του Υπουργείου (4.750 ) για τα συγχρηματοδοτούμενα ή τα χρηματοδοτούμενα από Εθνικούς πόρους έργα και ως προς την υπέρβαση του 100% των αποδοχών του δικαιούχου για όλα τα υπόλοιπα. Σε περίπτωση που στο δεύτερο επίπεδο ελέγχου θα έχουμε υπέρβαση των ορίων των πρόσθετων αμοιβών θα αποπληρώνονται οι αμοιβές που κατατέθηκαν πρώτες, ενώ αυτές για τις οποίες υπάρχει υπέρβαση δεν θα μπορεί να γίνονται πληρωμές. (πρακτικά θα πρέπει να υπάρχει ισόποση περικοπή). Ποσοστά παρακράτησης. - Για την ετήσια αμοιβή από άσκηση ελευθέριου επαγγέλματος ορίζεται ποσοστό παρακράτησης επί του καθαρού ετήσιου εισοδήματος των καθηγητών. σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία - Για παρακράτηση σε κάθε άλλο έργο, εφόσον είναι επιλέξιμη δαπάνη, το ποσοστό παρακράτησης ανά αμοιβή ορίζεται σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία Αμοιβές τρίτων με ανάθεση έργου (σύμβαση έργου). Γράφεται το συνολικό ακαθάριστο ποσό αμοιβών (περιλαμβανομένου του ΦΠΑ, εφόσον προβλέπεται) που θα διατεθεί σε όσους εργαστούν στο πρόγραμμα για να εκτελεστεί ένα μέρος του έργου (σχέση εργολαβική). Στην ίδια κατηγορία εντάσσεται και το συνολικό ποσό των αμοιβών των φοιτητών και υποτρόφων που θα αμειφθούν από το έργο, καθώς και των καταρτιζομένων, εφόσον το έργο αφορά κατάρτιση. Στην ίδια κατηγορία εντάσσονται επίσης και οι απολαβές υπαλλήλων και λειτουργών άλλων φορέων του Δημοσίου, για τους οποίους απαιτείται, κατά την έναρξη της απασχόλησης τους στο έργο, άδεια της υπηρεσίας τους, ότι συμμετέχουν στο έργο σε χρόνο πέραν του υπηρεσιακού τους ωραρίου. Για όσους απαιτείται άδεια προκειμένου να αμειφθούν είναι απαραίτητη η προσκόμιση της σχετικής άδειας. 17

18 Αμοιβές τρίτων με εξαρτημένη σχέση εργασίας (σύμβαση εργασίας ορισμένου χρόνου). Γράφεται το συνολικό ποσό των ακαθαρίστων αποδοχών μαζί με τις εργοδοτικές εισφορές αυτών που θα απασχοληθούν με σύμβαση εργασίας Εξοπλισμός (Όργανα και υλικά). Συμπληρώνεται με το σύνολο της αξίας των προμηθειών για πάγιο εξοπλισμό, όργανα και εν γένει μη αναλώσιμα υλικά που προβλέπεται να αγοραστούν για τις ανάγκες του έργου. Αναλώσιμα. Συμπληρώνεται με το σύνολο της αξίας των αναλωσίμων (μη διαρκών) υλικών που προβλέπονται για την πραγματοποίηση του έργου. Μετακινήσεις εσωτερικού. Συμπληρώνεται με το σύνολο της δαπάνης για τις μετακινήσεις των μελών της ομάδας του έργου στο εσωτερικό της χώρας. Μετακινήσεις εξωτερικού. Συμπληρώνεται με το σύνολο της δαπάνης των μετακινήσεων των μελών της ομάδας του έργου στο εξωτερικό. Λοιπά έξοδα. Συμπληρώνεται με το ποσό των δαπανών για δακτυλογραφήσεις, φωτοτυπίες, μικροέξοδα, επιδιορθώσεις, συντηρήσεις, βιβλία, εκτυπώσεις και εκτελέσεις κάθε μορφής εργασιών που δεν καλύπτονται από τις παραπάνω κατηγορίες. Γενικά έξοδα. Γράφεται το ποσό παρακράτησης (του άρθρου 7 της Υ.Α. ΚΑ/679/96) για το Τ.Ε.Ι./Δ.Ε. το οποίο υπολογίζεται στο 10% του συνολικού προϋπολογισμού του έργου (εκτός ΦΠΑ), εκτός αν ορίζεται διαφορετικά από τους διαχειριστικούς κανόνες των προγραμμάτων, οπότε αποφασίζει σχετικά ο Ε.Λ.Κ.Ε. Το ποσοστό παρακράτησης μπορεί να τροποποιείται στα όρια του Νόμου και εφόσον το επιτρέπει ο νόμος. Όσον αφορά την απασχόληση των Εξωτερικών Συνεργατών στα ερευνητικά ή ανταγωνιστικά ή στα συγχρηματοδοτούμενα έργα και όπου αυτό απαιτείται ή αναφέρεται ρητά από το φορέα χρηματοδότησης απαιτείται: o o Πρόσκληση Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος του Ειδικού Λογαριασμού που πραγματοποιείται έπειτα από αίτηση του Επιστημονικού Υπευθύνου και εγκρίνεται από την Επιτροπή η οποία ορίζει ταυτόχρονα και την Επιτροπή Αξιολόγησης. Η Επιτροπή Αξιολόγησης συντάσσει πίνακα κατάταξης όπου περιγράφονται συνοπτικά τα προσόντα όλων των υποψηφίων και με πρακτικό της αιτιολογεί την επιλογή της. Στη συνέχεια με ευθύνη του ΕΥ το Πρακτικό αποστέλλεται στην Επιτροπή για την τελική έγκρισή του. Έπειτα από την έγκριση της Επιτροπής υπογράφεται σύμβαση (με βασική προϋπόθεση το ερευνητικό έργο να έχει εγκριθεί από την Επιτροπή Ερευνών ή να έχει εκδοθεί η Απόφαση Ένταξης του συγχρηματοδοτούμενου έργου από το Φορέα Χρηματοδότησης) μεταξύ του Προέδρου της Επιτροπής, του Επιστημονικού Υπευθύνου και του ενδιαφερόμενου και αφορά την εκτέλεση συγκεκριμένου έργου. Οι απασχολούμενοι της κατηγορίας αυτής θα πρέπει να έχουν θεωρημένο Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών από την Δ.Ο.Υ. και να είναι ασφαλισμένοι στον κύριο ασφαλιστικό τους φορέα ή εκδίδεται απόδειξη επαγγελματικής δαπάνης σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. Υπογραφή Συμβάσεων. Μετά την ολοκλήρωση όλων των διαδικασιών για την επιλογή των εξωτερικών συνεργατών του έργου, όπως αυτές παρουσιάστηκαν παραπάνω ο ΕΥ ετοιμάζει και προσκομίζει στην Επιτροπή υπογεγραμμένη τη σύμβαση του κάθε απασχολούμενου και αμειβόμενου στο πρόγραμμα, προκειμένου να ελεγχθεί από τον αρμόδιο χειριστή και υπογραφεί από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών. Επίσης, θα πρέπει ο Επιστημονικός Υπεύθυνος να βεβαιώνει ότι για την αμοιβή των μελών του προσωπικού του Ιδρύματος, για την εκτέλεση συγκεκριμένου έργου, λαμβάνει υπόψη την επιφύλαξη των 18

19 διατάξεων του άρθρου 28 παρ. 16 του Ν. 2083/93, εφόσον συντρέχουν οι προϋποθέσεις εφαρμογής των, για το προβλεπόμενο ανώτατο όριο συνολικής αμοιβής. Για την απασχόληση μονίμων διοικητικών υπαλλήλων ή υπαλλήλων αορίστου χρόνου ή τεχνικού προσωπικού του Ιδρύματος, για κάθε ξεχωριστό έργο, ο Επιστημονικός Υπεύθυνος θα πρέπει να αποστέλλει την περιγραφή της συγκεκριμένης εργασίας, τα ιδιαίτερα προσόντα που απαιτούνται, τα οποία θα πρέπει να ανταποκρίνονται στη συγκεκριμένη εργασία και την αντίστοιχη συνολική αμοιβή στην Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού μέσω της οποίας θα δημοσιοποιείται σε όλο το Διοικητικό Προσωπικό του Ιδρύματος για την εκδήλωση ενδιαφέροντος και την υποβολή αίτησης για απασχόληση. Στη συνέχεια τριμελής επιτροπή που θα ορίζεται από την Επιτροπή Ερευνών θα αξιολογεί τις αιτήσεις που θα υποβάλλονται και θα εισηγούνται την απασχόληση των μονίμων διοικητικών υπαλλήλων, υπαλλήλων αορίστου χρόνου ή τεχνικού προσωπικού στα έργα που διαχειρίζεται ο Ειδικός Λογαριασμός. Για την απασχόληση απαιτείται έγκριση του υπηρεσιακού συμβουλίου του ΤΕΙ έπειτα από αίτηση του Επιστημονικού Υπευθύνου του έργου προς αυτή (έντυπο Σ1.1), με την προϋπόθεση ότι η απασχόλησή τους θα είναι εκτός των συμβατικών τους υποχρεώσεων και του ωραρίου εργασίας. Εξαίρεση στην ως άνω διαδικασία αποτελεί η απασχόληση Διοικητικού Προσωπικού σε αμιγώς ερευνητικά προγράμματα και αποκλειστικά για ερευνητική εργασία. Για τυχόν τροποποιήσεις συμβάσεων απαιτείται αίτηση του ΕΥ προς την Επιτροπή (έντυπο Σ1.3). Με την έγκριση της τροποποίησης ετοιμάζεται τροποποιητική σύμβαση από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο και υπογράφεται από τους συμβαλλόμενους. Στην περίπτωση τροποποίησης του αντικειμένου απασχόλησης μέλους Διοικητικού Προσωπικού του Ιδρύματος που οδηγεί και σε αύξηση της αποζημίωσής του, απαιτείται εκ νέου έγκριση του Υπηρεσιακού Συμβουλίου για την απασχόληση πέραν του συμβατικού ωραρίου εργασίας και των συμβατικών υποχρεώσεων του υπαλλήλου. Στην περίπτωση που μία σύμβαση διακόπτεται για οποιοδήποτε λόγο είτε με ευθύνη του ΕΥ είτε του αναδόχου απαιτείται : Έγγραφο του Ε.Υ. προς την Επιτροπή με την οποία θα γνωστοποιεί την διακοπή της σύμβασης (με καταγγελία) και Έγγραφη παραίτηση του αναδόχου ή του εργαζόμενου στην οποία θα αναφέρει ρητά ότι παραιτείται κάθε δικαιώματος που απορρέει από την υπογεγραμμένη σύμβαση. Τα παραπάνω πρέπει να κοινοποιούνται στη Γραμματεία αμέσως μετά τη διακοπή της σύμβασης. 5. Αποσβέσεις παγίων Ευρωπαϊκών και συγχρηματοδοτούμενων έργων Από 1/1/2013 και μετά το κόστος κτήσης των παγίων, η αξία των οποίων είναι μέχρι (μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ) αποσβένεται εφάπαξ μέσα στη χρήση κατά την οποία για πρώτη φορά χρησιμοποιήθηκαν ή τέθηκαν σε λειτουργία. Για πάγια μη συμπεριλαμβανομένων των παραπάνω, το σύνολο των αποσβέσεων πραγματοποιείται με τη σταθερή μέθοδο απόσβεσης και εντός τριών ετών από την απόκτησή τους ή εφόσον αποκτώνται για την υλοποίηση χρηματοδοτούμενου από δημόσιους ή κοινοτικούς πόρους του έργου συγκεκριμένης χρονικής διάρκειας αποσβένονται κατά τη διάρκεια υλοποίησης του έργου και μέχρι τη λήξη αυτού. Σημειώνεται ότι και για τον εξοπλισμό που αγοράστηκε έως 31/12/2012 ισχύουν οι νέοι συντελεστές απόσβεσης αναδρομικά. 19

20 6. Διαχειριστική διευκόλυνση του έργου (δάνειο) 1. Ο Ε.Υ. μπορεί να ζητήσει τη χορήγηση δανείων για την κάλυψη τρεχουσών δαπανών λόγω καθυστέρησης καταβολής χρημάτων από το φορέα χρηματοδότησης. 2. Υπάρχει η δυνατότητα χορήγησης διαχειριστικής διευκόλυνσης από ένα ερευνητικό πρόγραμμα σε κάποιο άλλο υπό τις προϋποθέσεις που ακολουθούν: o o Το δανειοδοτούμενο πρόγραμμα έχει ομαλή πορεία όσον αφορά στην υλοποίηση του φυσικού του αντικειμένου, Δεν προκαλείται πρόβλημα στην ροή του προγράμματος που παρέχει το δάνειο, και, o Απαιτείται η έγγραφη έγκριση του Ε.Υ. του προγράμματος που παρέχει το δάνειο. 2. Προκειμένου να διευκολυνθεί χρηματικά ένα νέο ερευνητικό πρόγραμμα ώστε να καλυφθούν επείγουσες δαπάνες μέχρι την καταβολή της Α δόσης από τον χρηματοδότη, υπάρχει η δυνατότητα χορήγησης οικονομικής διευκόλυνσης με την έναρξη του προγράμματος μετά από αίτημα του Ε.Υ. προς την Ε.Ε. η οποία αποφασίζει λαμβάνοντας υπόψη της την κατάσταση του Λογαριασμού και την τεκμηρίωση του αιτήματος. Το δάνειο χορηγείται μετά από απόφαση της Ε.Ε. Μπορεί να χορηγείται δάνειο σε πρόγραμμα που βρίσκεται στην φάση της αποπληρωμής. Για τα δάνεια που έχουν χορηγηθεί και δεν έχουν επιστραφεί, θα παρακρατούνται όλες οι εισροές του προγράμματος, που έχει δανειοδοτηθεί, μέχρι να αποδοθεί εξ ολοκλήρου το δάνειο. ΧΡΗΣΙΜΕΣ ΥΠΟΔΕΙΞΕΙΣ: Κατά τη σύνταξη του χρονοδιαγράμματος θα πρέπει να λαμβάνεται υπ όψη, εκτός των άλλων, και ο χρόνος που είναι απαραίτητος για ενέργειες που απαιτούν εγκρίσεις, όπως διαδικασίες επιλογής προσωπικού, τυχόν άδειες για τη χρήση ξένης ιδιοκτησίας (έστω και κρατικής) ή διαδικασίες προμήθειας αγαθών ή παροχής υπηρεσιών,. Κατά τη σύνταξη του προϋπολογισμού απαιτείται να γίνονται ακριβείς υπολογισμοί των οικονομικών μεγεθών, όπως το κόστος της μονάδας εργασίας (ωριαία, μηνιαία κλπ.) για κάθε κατηγορία προσωπικού, σε πραγματικές τιμές και χωρίς αποκλίσεις. Ο χρονικός προγραμματισμός της χρηματοδότησης στη διάρκεια του έργου, πρέπει να γίνεται έτσι ώστε να συμβαδίζουν, κατά το δυνατό, η αναμενόμενη ροή της χρηματοδότησης και οι δαπάνες. Οι κακές εκτιμήσεις είτε στο χρονοδιάγραμμα, είτε στην ανάλυση κόστους, πιθανόν να δημιουργήσουν αργότερα πρόβλημα στην υλοποίηση του έργου και κατά συνέπεια στην αξιοπιστία του φορέα (ΤΕΙ/ΔΕ). Είναι δυνατόν σε περιπτώσεις καθυστερήσεων εργασιών να δημιουργηθεί υποχρέωση έντοκης επιστροφής κεφαλαίων. Το ποσό που παρακρατείται υπέρ ΕΛΚΕ από το κάθε έργο δυνάμει της παρ. 2, άρθρου 7 της ΚΑ 679/1996 και το οποίο με τον παρόντα Ο.Χ. έχει ορισθεί σε 10% επί του συνολικού προϋπολογισμού του έργου εκτός ΦΠΑ, συνυπολογίζεται στο συνολικό κόστος του έργου. Δεν πρέπει να συγχέεται το κόστος αυτό με το κόστος για τη «γραμματειακή υποστήριξη» του έργου, το οποίο αποτελεί άμεσο κόστος του συγκεκριμένου έργου και συνυπολογίζεται στις δαπάνες προσωπικού του κάθε έργου. Οι υπηρεσίες που παρέχει ο ΕΛΚΕ περιγράφονται στο άρθρο 3 του παρόντος οδηγού χρηματοδότησης. Για τα έργα που αφορούν μελέτες, γνωμοδοτήσεις και γενικά παροχή επιστημονικών υπηρεσιών, που εγκρίνονται μετά από διμερή διαπραγμάτευση του Ε.Υ. και του Φ.Χ. επιβάλλεται ο αναλογούν ΦΠΑ επί του κεφαλαίου του έργου (χρηματοδότηση) βάσει των διατάξεων του κώδικα του ΦΠΑ. 20