Αρ. Έκδοσης 2 Υπεύθυνος: Υπεύθυνος ΣΔΕΠ Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 1 από 6

Transcript

1 Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 1 από 6 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο τεχνικός και λειτουργικός σχεδιασμός του έργου και ο λεπτομερής προγραμματισμός των απαιτούμενων ενεργειών για την ωρίμανσή του, προκειμένου να υποστηριχθεί η έγκαιρη και απρόσκοπτη έναρξη υλοποίησής του και να διασφαλισθεί η εκτέλεση των πρόδρομων ενεργειών. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα του ετήσιου προγράμματος του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ1-01: Κατάρτιση ετησίου προγράμματος Δ1-02: Επανεξέταση - αναθεώρηση ετησίου προγράμματος Δ2-02: Διασφάλιση απαιτούμενων πόρων για την ωρίμανση και την υλοποίηση του έργου Δ0-02: Παροχή νομικής υποστήριξης Προηγείται και σε αυτό βασίζεται η. Προηγείται και σε αυτό βασίζεται η. Έπεται και τροφοδοτείται με τα αποτελέσματα της. Υποστηρίζει τη. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα έργων Αναθεωρημένο ετήσιο πρόγραμμα έργων (εφόσον υπάρχει) 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Τεχνικός και λειτουργικός σχεδιασμός έργου Εγκεκριμένο συνολικό πλαίσιο απαιτήσεων έργου Υλοποίηση ενεργειών ωρίμανσης 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Ν. 1268/1982 «Δομή και λειτουργία των Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» ΠΔ 160/2008 (ΦΕΚ Α 220/ ) «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.» Ν. 2771/1999 (ΦΕΚ 280 Α ) «Περί Ειδικών Λογαριασμών και άλλες διατάξεις» Ν. 3027/2002 (ΦΕΚ 152 Α ) «Ρύθμιση θεμάτων οργανισμού Σχολικών Κτιρίων, ανώτατης εκπαίδευσης και άλλες διατάξεις»

2 Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 2 από 6 ΠΔ 432/ «Περί συστάσεων Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» ΚΥΑ /679/ (ΦΕΚ 826 Τ.Β ) «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αριθμό Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Ιδρύματα της χώρας» (άρθρο 9 «Οδηγός Χρηματοδότησης») όπως ισχύει. Ν. 2916/2001 «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής» Ν. 4009/2011 Δομή, λειτουργία, διασφάλιση της ποιότητας των σπουδών και διεθνοποίηση των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων όπως ισχύει σήμερα. Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας, 2015, Πάτρα 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία σχεδιασμού και προγραμματισμού των απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης του έργου περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Ορισμός Επιστημονικού/ Ιδρυματικού Υπεύθυνου Έργου 2. Λειτουργικός και τεχνικός σχεδιασμός έργου Προσδιορισμός και Προγραμματισμός των απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης έργου 3. Έγκριση συνολικού πλαισίου απαιτήσεων ωρίμανσης έργου 7.1. ΟΡΙΣΜΟΣ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΟΥ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ ΕΡΓΟΥ Κατά την υποβολή των προτάσεων από τις Σχολές/ Τμήματα του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας (Δ1-01: "Κατάρτιση Ετήσιου Προγράμματος") ορίζονται και οι Επιστημονικοί Υπεύθυνοι των έργων ή οι Ιδρυματικοί Υπεύθυνοι σε περιπτώσεις διατμηματικών έργων. Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος κάθε έργου προτείνεται από το αρμόδιο Τμήμα του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας και ορίζεται από την Επιτροπή Ερευνών, πλην των περιπτώσεων Ιδρυματικών έργων που ο Ιδρυματικός Υπεύθυνος προτείνεται από την Επιτροπή Ερευνών και ορίζεται από την Σύγκλητο. Με βάση το εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα έργων, τη Μονάδα Προγραμματισμού, Σχεδιασμού και Ωρίμανσης της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας με τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου αναλαμβάνουν το σχεδιασμό του έργου και των ενεργειών ωρίμανσής του. Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου στο πλαίσιο της διαδικασίας Δ2-02: "Διασφάλιση απαιτούμενων πόρων για την ωρίμανση και την υλοποίηση έργου" λαμβάνει, πλέον, τη θέση του Υπεύθυνου Έργου, αλλά και του Υπευθύνου Υποέργου, στην περίπτωση, κατά την οποία το έργο αποτελείται από ένα (1) υποέργο. Για ερευνητικά έργα, Επιστημονικοί Υπεύθυνοι ορίζονται εκείνοι οι οποίοι συλλαμβάνουν και καταρτίζουν τις προτάσεις των έργων. Ο ορισμός των Επιστημονικών Υπεύθυνων επικυρώνεται από την Επιτροπή Ερευνών

3 Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 3 από ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΈΡΓΟΥ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΈΡΓΟΥ Στη βάση των αντίστοιχων στοιχείων σε επίπεδο έργου, τα οποία δίνονται, καταρχήν, στο ετήσιο πρόγραμμα έργων, ο Επιστημονικός/ Ιδρυματικός Υπεύθυνος Έργου σε συνεργασία με τη Μονάδα Προγραμματισμού, Σχεδιασμού και Ωρίμανσης της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας, προβαίνουν στο λειτουργικό και τεχνικό σχεδιασμό του έργου, για τον οποίο λαμβάνονται υπόψη τα εξής : α) Η εκτίμηση για το προς υλοποίηση φυσικό και οικονομικό αντικείμενο του έργου, τον τρόπο υλοποίησής του και το χρονοδιάγραμμά του β) Οι ιδιαιτερότητες του έργου και ο βαθμός στον οποίο αυτές επηρεάζουν το σχεδιασμό ή/και την υλοποίησή του (συσχέτιση με άλλα έργα, απαιτήσεις θεσμικού/ διοικητικού πλαισίου κ.ά.) γ) Οι τυχόν απαιτούμενες ενέργειες ωρίμανσης του έργου, οι οποίες, ενδεικτικά, αφορούν στην εκπόνηση μελετών, στην προετοιμασία θεσμικού/ διοικητικού πλαισίου για την εφαρμογή του έργου, σε αδειοδοτήσεις, παραχώρηση χρήσης ακινήτου κ.ά. Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, ο τεχνικός και λειτουργικός σχεδιασμός του έργου ενδεικτικά αναφέρεται στα εξής : Φυσικό αντικείμενο του έργου, με αναφορά στα βασικά τεχνικά / λειτουργικά κ.ά. χαρακτηριστικά του Παραδοτέα του έργου (αναφορά στα παραδοτέα/προϊόντα σε επίπεδο φάσης ή και υποέργου), εφόσον προβλέπονται Χρονοδιάγραμμα του έργου Προϋπολογισμός του έργου και ετήσια κατανομή του, με ανάλυση του προϋπολογισμού, ανά φάση ή και υποέργα. Σε συνέχεια του τεχνικού και λειτουργικού σχεδιασμού του έργου, ο Επιστημονικός/ Ιδρυματικός Υπεύθυνος, σε συνεργασία με τη Μονάδα Προγραμματισμού, Σχεδιασμού και Ωρίμανσης, προβαίνουν στον προγραμματισμό των τυχόν απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης του έργου (π.χ. Χρονοδιάγραμμα επιμέρους δράσεων, καταγραφή των αναγκών σε προσωπικό, οικονομοτεχνικούς πόρους). Σε θέματα απαιτήσεων θεσμικού/διοικητικού πλαισίου, ενδεχομένως, να απαιτηθεί η παροχή συνδρομής από το Νομικό Σύμβουλο του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας. Οι απαιτήσεις ωρίμανσης καταγράφονται σε κατάλληλο πίνακα, σύμφωνα με το Έντυπο Δ2-01-Ε-01: "Πίνακας Απαιτήσεων Ωρίμανσης Έργων". Η εξέλιξη της προόδου τους παρακολουθείται μέσω αυτού του Πίνακα, ώστε να υπάρχει δυνατότητα έγκαιρου εντοπισμού τυχόν προβλημάτων και καθυστερήσεων και των επιπτώσεων που ενδεχομένως θα έχουν σε άλλες αλληλεξαρτώμενες ενέργειες ωρίμανσης ή και υλοποίησης του έργου. Ο Πίνακας επικαιροποιείται, όταν προκύψει αλλαγή σε κάποιο από τα στοιχεία των ενεργειών ωρίμανσης που περιλαμβάνει (χρονοδιάγραμμα, διάρκεια, κόστος, υπεύθυνοι).

4 Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 4 από 6 Με βάση τον Πίνακα Απαιτήσεων Ωρίμανσης Έργου, η Μονάδα Προγραμματισμού, Σχεδιασμού και Ωρίμανσης συντάσσει σχετική εισήγηση προς την Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού, για την έγκριση του συνολικού πλαισίου απαιτήσεων ωρίμανσης του έργου. Εφόσον η έναρξη υλοποίησης επιμέρους ενεργειών ωρίμανσης κρίνεται απαραίτητη για την επιτάχυνση των διαδικασιών έναρξης υλοποίησης του έργου ή/ και η ολοκλήρωσή τους αποτελεί προαπαιτούμενο για την έγκριση χρηματοδότησης του έργου στο πλαίσιο της οικείας πρόσκλησης της Διαχειριστικής Αρχής ή/ και εφόσον οι ενέργειες ωρίμανσης δεν προαπαιτούν τη διασφάλιση οικονομικών πόρων, δεν απαιτείται έγκριση από την Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού. Με ευθύνη της Μονάδας Προγραμματισμού, Σχεδιασμού και Ωρίμανσης δημιουργείται Φάκελος Ωρίμανσης Έργου, στον οποίο καταχωρούνται όλα τα σχετικά έγγραφα. Ο Φάκελος αυτός συμπληρώνεται και επικαιροποιείται στη διάρκεια των υπολοίπων φάσεων ωρίμανσης του έργου και κατά τη φάση υλοποίησης του έργου ενσωματώνεται στο Φάκελο Έργου. Στη βάση του πλαισίου απαιτήσεων ωρίμανσης έργου γίνεται από τη Μονάδα Προγραμματισμού, Σχεδιασμού και Ωρίμανσης και τον Επιστημονικό/ Ιδρυματικό Υπεύθυνο, ο συντονισμός και η παρακολούθηση της υλοποίησης των ενεργειών ωρίμανσης 7.3. ΈΓΚΡΙΣΗ ΣΥΝΟΛΙΚΟΥ ΠΛΑΙΣΙΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ ΈΡΓΟΥ Η Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού προχωρά στη λήψη απόφασης επί του προαναφερόμενου θέματος, με τυχόν αλλαγές επί του εισηγηθέντος πλαισίου, παράλληλα δε, εγκρίνει την άμεση έναρξη της υλοποίησης και την τυχόν χρηματοδότηση (εφ όσον απαιτείται) συγκεκριμένων ενεργειών ωρίμανσης του έργου.

5 Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 5 από 6 8. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Αρμόδια Συλλογικά Όργανα του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας Ορισμός Επιστημονικού/ Ιδρυματικού Υπευθύνου Έργου Μονάδα Προγραμματισμού, Σχεδιασμού και Ωρίμανσης της Γραμματείας ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας Τεχνικός και λειτουργικός σχεδιασμός έργου Καθορισμός συνολικού πλαισίου απαιτήσεων σχεδιασμού ωρίμανσης έργου Συντονισμός/ υλοποίηση και παρακολούθηση προόδου ενεργειών ωρίμανσης έργου Δημιουργία Φακέλου ωρίμανσης έργου Νομικός Σύμβουλος του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας Παροχή νομικής υποστήριξης σε θέματα απαιτήσεων θεσμικού / διοικητικού πλαισίου έργου (εφόσον απαιτηθεί) Επιστημονικός/ Ιδρυματικός Υπεύθυνος Έργου Τεχνικός και λειτουργικός σχεδιασμός έργου Καθορισμός συνολικού πλαισίου απαιτήσεων σχεδιασμού ωρίμανσης έργου Συντονισμός/ υλοποίηση και παρακολούθηση προόδου ενεργειών ωρίμανσης έργου Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού Έγκριση συνολικού πλαισίου απαιτήσεων ωρίμανσης έργου Έγκριση της έναρξης υλοποίησης και της τυχόν χρηματοδότησης συγκεκριμένων ενεργειών ωρίμανσης του έργου (εφόσον απαιτείται). 9. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ -Ε-01 Πίνακας Απαιτήσεων Ωρίμανσης Έργου (εσωτερικό έντυπο) 10. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ / /

6 Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 6 από ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ ΈΡΓΩΝ Φάκελος ωρίμανσης έργου <τίτλος έργου> Τεχνικός και λειτουργικός σχεδιασμός έργου Ορισμός Επιστημονικού/ Ιδρυματικού Υπευθύνου Έργου Πίνακας Απαιτήσεων Ωρίμανσης Έργου Έγκριση συνολικού πλαισίου απαιτήσεων ωρίμανσης έργου Στοιχεία προόδου/ αποτελέσματα των υλοποιούμενων ενεργειών ωρίμανσης