Περιεχόµενα. 1 Λίγα λόγια για το βιβλίο Εργασία στο Office Συνηθισµένες εργασίες στο Office Ευχαριστίες...

Transcript

1

2

3 Περιεχόµενα Ευχαριστίες Λίγα λόγια για το βιβλίο Χωρίς τεχνική ορολογία! Σύντοµη παρουσίαση Τι νέο υπάρχει στο Office 2007; Μερικές υποθέσεις Μία τελευταία λέξη (ή και δύο) Εργασία στο Office Τι υπάρχει στο Office Αποφάσεις στα πλαίσια διαλόγου Χρήση της Κορδέλας Χρήση µενού και γραµµών εργαλείων Χρήση µόνο του πληκτρολογίου Μετακίνηση και αντιγραφή περιεχοµένου Λήψη βοήθειας Αποθήκευση της εργασίας σας Οι µορφές αρχείων του Office Συνηθισµένες εργασίες στο Office Εργασία µε παλαιότερα έγγραφα Εισαγωγή ειδικών χαρακτήρων Εισαγωγή εικόνων Αλλαγή µεγέθους εικόνας Επεξεργασία εικόνας Προσθήκη σχηµάτων Προσθήκη εικόνων clip art Μορφοποίηση σχηµάτων

4 8 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά Εισαγωγή ηµεροµηνίας και ώρας ηµιουργία καλλιτεχνικού κειµένου Εισαγωγή διαγραµµάτων σχέσεων ιεξαγωγή έρευνας για ένα θέµα Προβολή και επεξεργασία κειµένου στο Word Περιήγηση στα στοιχεία του Word ηµιουργία νέου εγγράφου Σύνθεση διαφορετικών τύπων εγγράφων Οι προβολές του Word Ανάγνωση εγγράφου Επεξεργασία κειµένου Εύρεση κειµένου Αντικατάσταση κειµένου Ορθογραφικός και γραµµατικός έλεγχος Αυτόµατη διόρθωση κειµένου Προσθήκη αριθµών σελίδων Εναλλακτικοί τρόποι εκτέλεσης εργασιών Σήµανση και αναθεώρηση αλλαγών σε ένα έγγραφο Σύγκριση εγγράφων σε παράθεση Μορφοποίηση στο Word Έλεγχος της εµφάνισης: Θέµατα, στυλ, και γραµµατοσειρές Καθορισµός της συνολικής εµφάνισης Μορφοποίηση κειµένου Χρήση οποιουδήποτε στυλ Αλλαγή γραµµατοσειρών χαρακτήρων Ορισµός στοίχισης παραγράφου Προσαρµογή του διάστιχου παραγράφων Εσοχή παραγράφου Μορφοποίηση µε στηλοθέτες Εφέ χαρακτήρων και ειδική µορφοποίηση Αντιγραφή µορφοποίησης... 89

5 Περιεχόµενα 9 ηµιουργία λίστας µε κουκκίδες ή αριθµηµένης λίστας Μορφοποίηση λίστας ηµιουργία πίνακα από το µηδέν Χρήση προσχεδιασµένου πίνακα ηµιουργία πίνακα από υπάρχον κείµενο Προσθήκη ή αφαίρεση γραµµών και στηλών Μορφοποίηση πίνακα Βελτίωση της διάταξης µε συλλαβισµό ιάταξη σελίδας Αλλαγή προσανατολισµού σελίδας σε ένα έγγραφο Ροή κειµένου σε στήλες ηµιουργία κεφαλαίων Αναδίπλωση κειµένου γύρω από γραφικά ηµιουργία επαναλαµβανόµενης κεφαλίδας Ταξινόµηση των πληροφοριών σας Αναδιοργάνωση εγγράφου Χρήση ειδικού περιεχοµένου στο Word Εισαγωγή εξωφύλλου Αρίθµηση επικεφαλίδων Προσθήκη αριθµών γραµµών Εισαγωγή πληροφοριών µε έξυπνες ετικέτες Εισαγωγή εξισώσεων Προσθήκη ένθετου κειµένου ή παράθεσης φράσης Εισαγωγή υδατογραφήµατος ηµιουργία υποσηµειώσεων και σηµειώσεων τέλους Εισαγωγή µιας βιβλιογραφικής αναφοράς ηµιουργία πίνακα περιεχοµένων Εκτύπωση φακέλων Εκτύπωση ετικέτας αλληλογραφίας Συγχώνευση αλληλογραφίας: Ευλογία και κατάρα ηµιουργία µιας φόρµας επιστολής Ολοκλήρωση του εγγράφου σας

6 10 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά 7 Εργασία µε το Excel Περιήγηση στα στοιχεία του Excel Καταχώριση δεδοµένων Επεξεργασία δεδοµένων Οι εκκεντρικότητες του Excel Χρήση προκαθορισµένου βιβλίου εργασίας Μορφοποίηση κελιών Αλλαγή της συνολικής εµφάνισης Μορφοποίηση αριθµών Μετακίνηση και αντιγραφή δεδοµένων Προσθήκη και διαγραφή στηλών και γραµµών ηµιουργία σειράς Απόκρυψη στηλών και γραµµών ιαστάσεις κελιών Οργάνωση φύλλων εργασίας ιαµόρφωση σελίδας Εκτύπωση φύλλου εργασίας Προσθήκη και εµφάνιση σχολίων Ανάλυση και παρουσίαση δεδοµένων στο Excel ηµιουργία πίνακα Αναφορές κελιών, τύποι, και συναρτήσεις Αριθµητικές πράξεις Άθροιση δεδοµένων ηµιουργία σειράς υπολογισµών Εκτέλεση υπολογισµών µε συναρτήσεις Αντιµετώπιση προβληµάτων σε τύπους Ταξινόµηση δεδοµένων Φιλτράρισµα δεδοµένων ιαχωρισµός δεδοµένων σε στήλες ηµιουργία µερικών αθροισµάτων Σύνοψη δεδοµένων µε Συγκεντρωτικό Πίνακα Εµφάνιση σχετικών τιµών Αυτόµατη επισήµανση συγκεκριµένων δεδοµένων

7 Περιεχόµενα 11 Προσαρµογή της µορφοποίησης υπό όρους Ανατοµία ενός γραφήµατος ηµιουργία γραφήµατος από τα δεδοµένα σας Μορφοποίηση γραφήµατος Προσαρµογή γραφήµατος Εξέταση δεδοµένων ηµιουργία παρουσίασης του PowerPoint Περιήγηση στα στοιχεία του PowerPoint ηµιουργία παρουσίασης Εισαγωγή πίνακα Μετατροπή κειµένου σε γραφικό SmartArt Μετατροπή κειµένου σε WordArt Προσθήκη διαφάνειας από άλλη παρουσίαση Εισαγωγή πολυµέσων Μορφοποίηση διαφάνειας Προσθήκη κίνησης σε στοιχεία διαφάνειας Προσαρµογή της κίνησης Προσθήκη ενέργειας σε διαφάνεια Επεξεργασία παρουσίασης Επανάληψη περιεχοµένου σε κάθε διαφάνεια Προσθήκη εφέ εναλλαγής διαφανειών Τροποποίηση της προεπιλεγµένης διάταξης ηµιουργία άλµπουµ φωτογραφιών Παρουσίαση διαφανειών του PowerPoint Προσθήκη σηµειώσεων οµιλητή Εκτύπωση σηµειώσεων για το ακροατήριο Οι κίνδυνοι µιας παρουσίασης Εκτέλεση παρουσίασης Εκτέλεση παρουσίασης σε δύο οθόνες Προσαρµογή παρουσίασης Ηχογράφηση αφήγησης

8 12 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά Χρονισµός παρουσίασης ηµιουργία διαφορετικών εκδόσεων µιας παρουσίασης διαφανειών ηµιουργία προβολής διαφανειών για διανοµή Μεταφορά παρουσίασης Χρήση κουµπιών περιήγησης ηµιουργία εικόνων από τις διαφάνειές σας Αναθεώρηση παρουσίασης Αλλαγή ρυθµίσεων προβολής παρουσίασης Εργασία µε µηνύµατα στο Outlook Περιήγηση στα στοιχεία των µηνυµάτων του Outlook Αποστολή µηνύµατος Παραλαβή και ανάγνωση µηνυµάτων Απάντηση σε µήνυµα και προώθηση µηνύµατος Αποστολή ή λήψη αρχείου Μορφοποίηση µηνυµάτων ηλεκτρονικού ταχυδροµείου ιαχείριση µηνυµάτων Προσθήκη υπογραφής σε µηνύµατα ιευθέτηση συνδροµών RSS Ανάγνωση στοιχείων RSS ιευθέτηση λογαριασµών ηλεκτρονικού ταχυδροµείου Αποστολή χρονοδιαγράµµατος µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο Βασικές έννοιες κρυπτογράφησης µηνυµάτων Οργάνωση µε το Outlook Περιήγηση στα στοιχεία του Outlook Παρακολούθηση του χρονοδιαγράµµατός σας Κοινή χρήση ηµερολογίων Εµφάνιση χρονοδιαγράµµατος οµάδας Προγραµµατισµός σύσκεψης ιαχείριση των επαφών σας Παρακολούθηση των εργασιών σας Ανάθεση εργασιών Καταγραφή σηµειώσεων

9 Περιεχόµενα 13 ηµιουργία και αποστολή επαγγελµατικών καρτών µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο Προσαρµογή του Outlook ηµιουργία δηµοσίευσης στο Publisher Περιήγηση στα στοιχεία του Publisher ηµιουργία δηµοσίευσης µε βάση µια σχεδίαση ηµιουργία δηµοσίευσης από το µηδέν Προσθήκη κειµένου Ροή κειµένου µεταξύ πλαισίων κειµένου Προσαρµογή του κειµένου σας Προσθήκη πίνακα Επανάληψη αντικειµένων σε κάθε σελίδα Τροποποίηση εικόνας Μορφοποίηση αντικειµένου Προσθήκη αντικειµένου σχεδίασης ιάταξη αντικειµένων στη σελίδα Στοίβαξη και οµαδοποίηση αντικειµένων Ροή κειµένου γύρω από αντικείµενο Επαναχρησιµοποίηση περιεχοµένου Εισαγωγή των επαγγελµατικών σας στοιχείων ηµιουργία τοποθεσίας Ιστού στο Publisher Επανέλεγχος της δηµοσίευσής σας Αποστολή δηµοσίευσης ως µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου Εκτύπωση της δηµοσίευσης Εργασία στην Access Περιήγηση στα στοιχεία της Access Τι είναι µια σχεσιακή βάση δεδοµένων; Χρήση υπάρχουσας βάσης δεδοµένων ηµιουργία βάσης δεδοµένων από πρότυπο Προσθήκη πίνακα σε βάση δεδοµένων Τροποποίηση πίνακα

10 14 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά Προσθήκη δεδοµένων σε πίνακα Μορφές αρχείων της Αccess Εισαγωγή δεδοµένων Εξαγωγή δεδοµένων Ορισµός σχέσεων µεταξύ πινάκων ηµιουργία φόρµας ηµιουργία έκθεσης από τα δεδοµένα Εξαγωγή πληροφοριών από µια βάση δεδοµένων (Ερωτήµατα) Ανάλυση δεδοµένων µε Συγκεντρωτικό Γράφηµα Συλλογή δεδοµένων µε χρήση ηλεκτρονικού ταχυδροµείου Προσαρµογή της Access Ανταλλαγή δεδοµένων µεταξύ προγραµµάτων Εισαγωγή δεδοµένων του Excel σε έγγραφο, δηµοσίευση ή παρουσίαση Εισαγωγή γραφήµατος του Excel σε έγγραφο, δηµοσίευση ή παρουσίαση Ανάλυση πίνακα του Word στο Excel Χρήση του Word για προετοιµασία κειµένου του PowerPoint Προετοιµασία σηµειώσεων ακροατηρίου του PowerPoint στο Word Εισαγωγή προβολής διαφανειών του PowerPoint σε έγγραφο, φύλλο εργασίας, ή δηµοσίευση Χρήση του Publisher για την παρουσίαση εγγράφου του Word Χρήση του Word για την προετοιµασία κειµένου του Publisher Χρήση του Word για την παρουσίαση δεδοµένων της Access Ανάλυση δεδοµένων της Access στο Excel Προσθήκη δεδοµένων του Excel σε βάση δεδοµένων της Access Xρήση δεδοµένων της Access σε συγχώνευση αλληλογραφίας Χρήση της λίστας επαφών σας σε συγχώνευση αλληλογραφίας ηµιουργία εγγράφων PDF ή XPS ηµιουργία µιας εικόνας της εργασίας σας Προβολή και σχολιασµός σαρωµένης εικόνας ή φαξ Μετατροπή σαρωµένου εγγράφου σε κείµενο Σάρωση εγγράφου ιαχείριση και επεξεργασία των εικόνων σας Σύνδεση µε αρχείο ή ιστοσελίδα ιαχείριση εικόνων, βίντεο, και αρχείων ήχου

11 Περιεχόµενα Προσαρµογή και προστασία του Office Προσαρµογή της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης Προσαρµογή του παραθύρου Προσαρµογή της επεξεργασίας σας Αλλαγή των πληροφοριών χρήστη Προσαρµογή του ορθογραφικού και γραµµατικού ελέγχου Προσαρµογή των ορθογραφικών σας λεξικών Αλλαγή της θέσης και του τύπου των αποθηκευµένων αρχείων Προστασία εγγράφου Προστασία εγγράφου, βιβλίου εργασίας, ή παρουσίασης µε κωδικό πρόσβασης Υπογραφή εγγράφου ή βιβλίου εργασίας µε ορατή υπογραφή Υπογραφή εγγράφου, βιβλίου εργασίας, ή παρουσίασης µε ψηφιακό πιστοποιητικό Έλεγχος µακροεντολών, πρόσθετων, και χειριστηρίων ActiveX Λήψη πρόσθετων και άλλου δωρεάν λογισµικού Προσθήκη ή αφαίρεση στοιχείων του Office Έλεγχος συµβατότητας Επιδιόρθωση του Office Ευρετήριο

12

13 Εργασία στο Office Στο κεφάλαιο αυτό Τι υπάρχει στο Office; Αποφάσεις στα πλαίσια διαλόγου Χρήση της Κορδέλας Χρήση µενού και γραµµών εργαλείων Χρήση µόνο του πληκτρολογίου Μετακίνηση και αντιγραφή περιεχοµένου Λήψη βοήθειας Αποθήκευση της εργασίας σας Οι µορφές αρχείων του Office Σε αυτό το κεφάλαιο του βιβλίου θα αναφερθούµε στα διάφορα προγράµµατα του 2007 Microsoft Office System τις οµοιότητες και τις διαφορές τους, και τους τρόπους µε τους οποίους λειτουργούν τόσο αυτόνοµα όσο και σε συνεργασία. Ανάλογα µε το ποια έκδοση του Office χρησιµοποιείτε, µπορεί να έχετε µερικές ή όλες τις εφαρµογές εγκατεστηµένες στον υπολογιστή σας. Όλα τα προγράµµατα του Office έχουν κοινά στοιχεία, αλλά υπάρχουν δύο µεγάλες διαφορές τις οποίες θα παρατηρήσετε αµέσως. Κάποια προγράµµατα χρησιµοποιούν τη νέα σχεδίαση, που περιλαµβάνει την Κορδέλα και τις καρτέλες διαταγών και δεν περιλαµβάνει κανένα µενού και καµία γραµµή εργαλείων, εκτός από ένα και µοναδικό µενού και µία γραµµή εργαλείων. Τα άλλα προγράµµατα χρησιµοποιούν τη σχεδίαση που βασίζεται στα µενού, µε την οποία θα είστε ήδη εξοικειωµένοι αν είστε λάτρης του Office, ενώ υπάρχει και ένα πρόγραµµα, το Microsoft Outlook, το οποίο χρησιµοποιεί ένα συνδυασµό και των δύο σχεδιάσεων. Θα περιγράφουµε κατά περίπτωση τους διαφορετικούς τρόπους λειτουργίας του κάθε προγράµµατος. Θα δούµε σύντοµα τα βασικά στοιχεία που είναι κοινά σε όλα τα προγράµµατα του Office: πλαίσια διαλόγου που χρησιµοποιείτε για να ενεργοποιείτε διάφορες επιλογές, µενού συντόµευσης που εµφανίζονται όταν πατάτε µε το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού σε ένα στοιχείο, συντοµεύσεις πληκτρολογίου που επιταχύνουν το ρυθµό εργασίας σας, το Πρόχειρο του Office και το Πρόχειρο των Windows που χρησιµοποιείτε για να αποκόπτετε, να αντιγράφετε, και να µετακινείτε κείµενο από ένα σηµείο σε ένα άλλο, το σύστη- µα Βοήθειας και, φυσικά, τη διαδικασία αποθήκευσης της εργασίας σας. Επίσης, θα βρείτε και έναν κατάλογο µε τις πολλές µορφές αρχείων του Office. 27

14 28 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά Τι υπάρχει στο Office Ακολουθεί ένας κατάλογος µε τα πιο συνηθισµένα προγράµµατα που περιέχονται στο 2007 Microsoft Office System, µαζί µε µια σύντοµη περιγραφή του σκοπού του καθενός. Ανάλογα µε το ποια έκδοση του Office 2007 έχετε και το αν έχετε προµηθευτεί κάποια επιπρόσθετα προγράµµατα του Office, πιθανόν να έχετε µερικές ή όλες αυτές τις εφαρµογές εγκατεστηµένες στον υπολογιστή σας. Παρατηρήστε τη διαφορετική σχεδίαση των προγραµµάτων. Τα Microsoft Word, Excel, PowerPoint, και Access βασίζονται στη νέα σχεδίαση µε την Κορδέλα, η οποία περιέχει καρτέλες για την εµφάνιση των διαφορετικών εργαλείων για συγκεκριµένους τύπους εργασιών. Το Microsoft Publisher και τα προγράµµατα της οµάδας Εργαλεία του Microsoft Office χρησιµοποιούν την πιο παραδοσιακή σχεδίαση που βασίζεται στα µενού. Το Microsoft Outlook αποτελεί ένα «υβρίδιο» σε κάποια τµήµατά του χρησιµοποιείται η παραδοσιακή σχεδίαση και σε άλλα η σχεδίαση µε την Κορδέλα. Καθώς θα εξοικειώνεστε µε τις διαφορετικές σχεδιάσεις, θα ανακαλύψετε ότι είναι εύκολο να κατανοήσετε τον τρόπο µε τον οποίο λειτουργούν τα προγράµµατα, καθώς θα µεταβαίνετε από το ένα στο άλλο. Τα προγράµµατα του Microsoft Office 2007 Η Microsoft Office Access είναι ένα πρόγραµµα σχεσιακών βάσεων δεδοµένων για την αποθήκευση, την ανάκτηση, και την ανάλυση δεδοµένων. Το Microsoft Office Excel είναι µια εφαρµογή λογιστικών φύλλων που χρησιµοποιείται για την οργάνωση, την ανάλυση, και τη γραφική αναπαράσταση δεδοµένων. Το Microsoft Office Outlook είναι ένα πρόγραµµα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και διαχείρισης των επαφών, των εργασιών, και των χρονοδιαγραµµάτων σας. Το Microsoft Office PowerPoint είναι µια εφαρµογή για την ανάπτυξη και την προβολή σε οθόνη υπολογιστή, µέσω προβολέα, ή στον Ιστό ηλεκτρονικών διαφανειών µε συνοδευτικές σηµειώσεις οµιλητή και σηµειώσεις για το ακροατήριο. Το Microsoft Office Publisher είναι ένα πρόγραµµα ηλεκτρονικής σελιδοποίησης για την περίτεχνη τοποθέτηση κειµένου και γραφικών σε τυπωµένες σελίδες ή στον Ιστό. Το Microsoft Office Word είναι µια ισχυρή εφαρµογή επεξεργασίας κειµένου µε την οποία µπορείτε να κάνετε τα πάντα από τη συγγραφή µιας επιστολής ή ενός µυθιστορήµατος µέχρι τη δηµιουργία οµαδικής αλληλογραφίας. Τα Εργαλεία του Microsoft Office είναι προγράµµατα που µπορείτε να χρησιµοποιείτε σε συνδυασµό µε τις βασικές εφαρµογές του Office: Η Οργάνωση Clip της Microsoft παρέχει εύκολη πρόσβαση σε εικόνες clip art και σε άλλο παρόµοιο υλικό. Οι Ρυθµίσεις γλώσσας Microsoft Office 2007 καθορίζουν τις γλώσσες που αναγνωρίζονται και χρησιµοποιούνται στα προγράµµατά σας. Τα ιαγνωστικά του Microsoft Office παρέχουν ένα σύνολο διαγνωστικών προγραµµάτων για τον καθορισµό των αιτιών της κακής λειτουργίας του Office, και είτε αποκαθιστούν το πρόβληµα είτε σας δίνουν πληροφορίες για να βρείτε εσείς τον τρόπο διόρθωσης του προβλήµατος. Η εφαρµογή Microsoft Office Picture Manager χρησιµεύει στη οργάνωση και τη γρήγορη προσπέλαση των εικόνων σας. Οι εφαρµογές Microsoft Office Document Imaging και Microsoft Office Document Scanning χρησιµοποιούνται για τη σάρωση και την προβολή εγγράφων, αλλά και την αναγνώριση κειµένου σε σαρωµένες (σκαναρισµένες) εικόνες και έγγραφα φαξ.

15 Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 29 Αποφάσεις στα πλαίσια διαλόγου Καθώς θα δουλεύετε µε τα προγράµµατα του Office θα βλέπετε πολλά πλαίσια διαλόγου, µε τα οποία θα εξοικειωθείτε σύντοµα ακόµα και αν δεν είστε τώρα. Τα πλαίσια διαλόγου εµφανίζονται όταν ένα πρόγραµµα (ή τα Windows) χρειάζεται από εσάς να αποφασίσετε τι θέλετε να κάνετε. Μερικές φορές το µόνο που πρέπει να κάνετε είναι να πατήσετε σε ένα κουµπί OK, ή ένα κουµπί Ναι, ή ένα κουµπί Όχι. Άλλες φορές, θα υπάρχουν αρκετές περισσότερες αποφάσεις που θα πρέπει να λάβετε σε ένα πλαίσιο Η γραµµή τίτλου. σύρετέ τη για να µετακινήσετε το πλαίσιο διαλόγου. Επιλέξτε ένα στοιχείο από έναν πτυσσόµενο κατάλογο. Πατήστε σε ένα κουµπί επιλογής για να ενεργοποιήσετε µια επιλογή της οµάδας. διαλόγου. Το πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση, το οποίο φαίνεται στην εικόνα µοιάζει µε πολλά άλλα πλαίσια διαλόγου και πιθανότατα θα το βλέπετε συχνά, γι' αυτό εξετάστε τα στοιχεία του και τον τρόπο λειτουργίας του. Αν χρησιµοποιείτε τα Windows Vista, θα βλέπετε επίσης µερικά παράθυρα που λειτουργούν σαν πλαίσια διαλόγου, και κάποια πλαίσια διαλόγου που λειτουργούν σαν παράθυρα. Όπως και αν ονοµάζονται, τα χρησιµοποιείτε για να λάβετε αποφάσεις και να συνεχίσετε την εργασία σας. Πατήστε στο κουµπί Κλεισίµατος για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου. Πατήστε στο κουµπί αυτό για να ανοίξετε ένα άλλο πλαίσιο διαλόγου µε περισσότερες επιλογές. Πατήστε εδώ για να αυξήσετε ή να µειώσετε µια τιµή. Αποεπιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για να απενεργοποιήσετε την επιλογή. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για να ενεργοποιήσετε την επιλογή. Πατήστε για να εφαρµόσετε τις αποφάσεις σας στη συγκεκριµένη περίπτωση, για να τυπώσετε τις διαφάνειές σας. Οι επιλογές που φαίνονται αµυδρά δεν είναι διαθέσιµες εκείνη τη στιγµή. Πατήστε για να ακυρώσετε τις αποφάσεις σας και να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου.

16 30 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά Χρήση της Κορδέλας Οι εφαρµογές Word, Excel, PowerPoint, και Access, και κάποια τµήµατα του Outlook, χρησι- µοποιούν την Κορδέλα και τις διάφορες καρτέλες της αντί της τυποποιηµένης δοµής µενού για την προσπέλαση των διαταγών και λειτουργιών τους. Με την Κορδέλα, µπορείτε να περνάτε από µια θεµατική καρτέλα σε µια άλλη, και να βλέπετε τις διαθέσιµες επιλογές. Επιπλέον, για πολλά στοιχεία παρέχεται και «ζωντανή προεπισκόπηση» (ή προεπισκόπηση σε πραγµατικό χρόνο): αν δείξετε σε κάποιο στοιχείο της Κορδέλας, όπως ένα στυλ ή µια γραµµατοσειρά, θα δείτε αµέσως πώς επηρεάζει το περιεχόµενο του εγγράφου σας. Εξερεύνηση της Κορδέλας 1 Ανοίξτε ένα από τα προγράµµατα που χρησιµοποιούν την Κορδέλα. 2 Αν βλέπετε τις καρτέλες διαταγών αλλά όχι τις ίδιες τις διαταγές, πατήστε σε µια καρτέλα διαταγών για να εµφανίσετε προσωρινά την Κορδέλα. 3 Κάντε κάτι από τα παρακάτω: Πατήστε σε ένα κουµπί για να εκτελέσετε µια διαταγή. Πατήστε σε κάποιο βέλος για να ανοίξετε µια συλλογή, ένα πτυσσόµενο µενού, ή ένα πτυσσόµενο κατάλογο. είξτε σε ένα στοιχείο µιας συλλογής για να δείτε την επίδρασή του στο περιεχόµενο του εγγράφου σας. 4 Πατήστε σε µια άλλη καρτέλα και εξερευνήστε τα στοιχεία της. 5 Πατήστε στο κουµπί Office για να δείτε τις διαταγές που αφορούν το άνοιγµα, την αποθήκευση, την εκτύπωση, ή γενικότερα τη διαχείριση του εγγράφου σας Μια συλλογή Συμβουλή Η Κορδέλα αποτελείται από καρτέλες και διαταγές. Όταν η Κορδέλα είναι ε- λαχιστοποιηµένη, βλέπετε µόνο τις καρτέλες.

17 Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 31 Ρύθµιση εµφάνισης της Κορδέλας 1 Με ορατή την Κορδέλα, πατήστε στο κάτω βέλος στα δεξιά της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Στο µενού Προσαρµογή γραµµής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, επιλέξτε τη διαταγή Ελαχιστοποίηση της κορδέλας. 2 Όταν θέλετε να εµφανίσετε την Κορδέλα, πατήστε στην καρτέλα που θέλετε να χρησιµοποιήσετε. Η Κορδέλα θα εµφανιστεί και θα εξακολουθήσει να είναι ορατή µέχρι να πατήσετε σε µια διαταγή της ή να πατήσετε στο έγγραφό σας. 3 Για να ρυθµίσετε την Κορδέλα να είναι συνεχώς ορατή, πατήστε στο κάτω βέλος στα δεξιά της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, και επιλέξτε πάλι τη διαταγή Ελαχιστοποίηση της κορδέλας Δοκιμάστε αυτό Με ορατή την Κορδέλα, διπλοπατήστε στην ενεργό καρτέλα για να ελαχιστοποιήσετε την Κορδέλα, και µετά πατήστε σε οποιαδήποτε καρτέλα για να εµφανίσετε προσωρινά την Κορδέλα. Για να την ελαχιστοποιήσετε πάλι, πατήστε σε κάποιο σηµείο του εγγράφου σας. Για να ρυθµίσετε την Κορδέλα ώ- στε να εµφανίζεται µόνιµα, διπλοπατήστε στην ενεργό καρτέλα της. Πατήστε Ctrl+F1 για να κρύψετε την Κορδέλα, και πατήστε ξανά τον ίδιο συνδυασµό πλήκτρων προκειµένου να εµφανίζεται συνεχώς.

18 32 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά Χρήση µενού και γραµµών εργαλείων Αν τα µενού είναι «πύλες» προς τις δυνατότητες των εφαρµογών σας, τότε οι γραµµές εργαλείων είναι «συντοµεύσεις» προς τις λειτουργίες που χρησιµοποιείτε συχνότερα από τα µενού. Μέσα στα µενού υπάρχουν αποθηκευµένες συντοµεύσεις πληκτρολογίου που επιταχύνουν την εργασία σας. Επιπλέον, υπάρχουν ειδικά θεµατικά µενού Εξερεύνηση των µενού 1 Σε µια εφαρµογή του Office που χρησιµοποιεί την τυπική δοµή µενού, ανοίξτε το µενού Αρχείο. 2 Πατήστε σε µια διαταγή µε βέλος που δείχνει προς τα δεξιά για να δείτε τα περιεχόµενα του υποµενού. 3 Πατήστε στο όνοµα ενός άλλου µενού για να το ανοίξετε, και εξετάστε τα στοιχεία που εµφανίζονται. Το εικονίδιο στα αριστερά ενός στοιχείου µενού είναι το κουµπί γραµµής εργαλείων που µπορείτε να χρησιµοποιήσετε για να εκτελέσετε τη συγκεκριµένη διαταγή, ενώ το κείµενο στα δεξιά της διαταγής είναι η συντόµευση πληκτρολογίου της. 4 Συνεχίστε να εξερευνείτε τα διάφορα µενού σε αυτήν και σε άλλες εφαρµογές του Office. 5 Για να εκτελέσετε οποιαδήποτε διαταγή, απλώς πατήστε σε αυτήν. 6 Για να κλείσετε ένα µενού χωρίς να εκτελέσετε κάποια διαταγή του, απλώς πατήστε έξω από το µενού. συντόµευσης, που εµφανίζονται αµέσως όταν πατάτε το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού. Για να επιταχύνουν και να διευκολύνουν την εργασία σας στο Publisher και σε κάποια τµήµατα του Outlook, τα µενού και οι γραµµές εργαλείων χρησιµοποιούν την ίδια βασική δοµή, µε προσαρµογές για κάθε πρόγραµµα. 1 2 Ένα υποµενού Συμβουλή Για να ανοίξετε ένα µενού χωρίς να χρησιµοποιήσετε το ποντίκι, πατήστε και αφήστε το πλήκτρο Alt, και στη συνέχεια πατήστε στο πληκτρολόγιό σας το υπογραµµισµένο γράµµα που φαίνεται στο όνοµα του µενού. Έπειτα, για να εκτελέσετε µια διαταγή, πατήστε στο πληκτρολόγιό σας το υπογραµµισµένο γράµµα που φαίνεται στο όνοµα της διαταγής. 6

19 Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 33 Χρήση γραµµών εργαλείων 1 είξτε σε ένα κουµπί µιας γραµµής εργαλείων και περιµένετε µέχρι να εµφανιστεί µια συµβουλή οθόνης, η οποία δείχνει το όνοµα του κουµπιού. Πατήστε στο κουµπί για να εκτελέσετε την αντίστοιχη διαταγή. 2 Αν ένα κουµπί φαίνεται «πατηµένο», πατήστε πάλι σε αυτό για να απενεργοποιήσετε τη συγκεκριµένη λειτουργία. 3 Αν η γραµµή εργαλείων βρίσκεται στην ίδια σειρά µε µια άλλη γραµµή εργαλείων και είναι συµπτυγµένη δηλαδή ένα µέρος της δεν είναι ορατό, πατήστε στα δεξιά βέλη για να εµφανίσετε τα κρυµµένα κουµπιά Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά µε την προσαρµογή της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης στο Word, το Excel, το PowerPoint, την Access, και τον Επεξεργαστή του Outlook δείτε την ενότητα «Προσαρµογή της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης» στις σελίδες Χρήση µενού συντόµευσης 1 Πατήστε µε το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού σε οποιοδήποτε περιεχόµενο ή σηµείο του προγράµµατος όπου θέλετε να εκτελέσετε µια ενέργεια. 2 Επιλέξτε την ενέργεια που θέλετε από το θεµατικό µενού συντόµευσης το οποίο εµφανίζεται. 1 2 Συμβουλή Τα στοιχεία που φαίνονται αµυδρά σε µενού ή γραµµές εργαλείων δεν είναι διαθέσιµα τη συγκεκριµένη στιγµή. Για παράδειγµα, αν δεν έχετε αντιγράψει κάτι, το κουµπί Επικόλληση θα είναι αµυδρό αφού δεν υπάρχει κάτι για να επικολληθεί.

20 34 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά Χρήση µόνο του πληκτρολογίου Αν προτιµάτε να έχετε τα χέρια σας συνέχεια στο πληκτρολόγιο αντί να χρησιµοποιείτε το ποντίκι, µπορείτε να κάνετε σχεδόν τα πάντα µε συντοµεύσεις πληκτρολογίου που σχετίζονται µε το Office και µε συγκεκριµένα προγράµµατα. Αν ενεργοποιήσετε τις καρτέλες διαταγών και την Κορδέλα, µπορείτε να χρησιµοποιήσετε τα Περιήγηση στην Κορδέλα µέσω του πληκτρολογίου 1 Πατήστε και αφήστε το πλήκτρο Alt για να εµφανίσετε τις συµβουλές πλήκτρων που αφορούν την προσπέλαση των καρτελών και της Κορδέλας. 2 Πατήστε το γράµµα του πληκτρολογίου που αντιστοιχεί στην καρτέλα της αρεσκείας σας. Μπορείτε ακόµα να πατήσετε το γράµµα που αντιστοιχεί σε οποιοδήποτε στοιχείο της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης ή για να ανοίξετε το µενού Office. 3 Πατήστε το γράµµα ή τη συντόµευση πληκτρολογίου για να προσπελάσετε το στοιχείο που θέλετε στην Κορδέλα. Αν εµφανιστεί µια συλλογή ή ένα πτυσσόµενο µενού, χρησιµοποιήστε τα πλήκτρα µετακίνησης για να επιλέξετε το στοιχείο που θέλετε, και µετά πατήστε το Enter. 4 Αν θέλετε να προσπελάσετε στοιχεία στη γραµµή κατάστασης, πατήστε το πλήκτρο F6 µέχρι να επιλεγεί ένα στοιχείο της. Μετά χρησιµοποιήστε τα πλήκτρα µετακίνησης για να επιλέξετε ένα από τα στοιχεία της γραµµής κατάστασης, και πατήστε το Enter για να εκτελέσετε την ενέργεια που επιλέξατε. πλήκτρα που εµφανίζονται για την περιήγηση και την εκτέλεση διαταγών και ενεργειών. Υ- πάρχουν επίσης και πολλές συντοµεύσεις πληκτρολογίου που µπορείτε να χρησιµοποιείτε για να εκτελείτε µερικές από τις πιο συνηθισµένες διαταγές και ενέργειες Συμβουλή Αν αποφασίσετε ότι δεν θέλετε να εκτελέσετε µια ενέργεια αφού έχετε πατήσει το πλήκτρο Alt, πατήστε το πλήκτρο Esc για να επιστρέψετε στο έγγραφό σας.

21 Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 35 Χρήση των συντοµεύσεων πληκτρολογίου 1 Χρησιµοποιήστε τα πλήκτρα συντόµευσης που αναφέρονται στον πίνακα για να εκτελέσετε την αντίστοιχη ενέργεια. εν ισχύουν πάντοτε όλες οι συντοµεύσεις σε όλες τις εφαρµογές. 2 Αν θέλετε να κάνετε χρήση του πληκτρολογίου αντί του ποντικιού, δείξτε στο κουµπί ή όποιο άλλο στοιχείο που θέλετε να χρησιµοποιήσετε, και σηµειώστε το πλήκτρο συντόµευσης που φαίνεται στη συµβουλή οθόνης. Κατόπιν χρησιµοποιήστε αυτή τη συντόµευση πληκτρολογίου. 3 Αν δεν βρίσκετε τη συντόµευση που θέλετε στον πίνακα ή σε κάποια συµβουλή οθόνης, αναζητήστε τη στη Βοήθεια µε το λήµµα «Συντοµεύσεις πληκτρολογίου». Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά µε το πώς να αξιοποιείτε το σύστηµα Βοήθειας του Office δείτε την ενότητα "Λήψη βοήθειας" στη σελίδα 38. Συνηθισµένες συντοµεύσεις πληκτρολογίου ΕΝΕΡΓΕΙΑ Αντιγραφή και διαγραφή (αποκοπή) επιλεγµένου περιεχοµένου Αντιγραφή επιλεγµένου περιεχοµένου Επικόλληση περιεχοµένου Απόκρυψη ή ελαχιστοποίηση της Κορδέλας Εφαρµογή/κατάργηση µορφοποίησης έντονης γραφής Εφαρµογή/κατάργηση µορφοποίησης πλάγιας γραφής Εφαρµογή/κατάργηση µορφοποίησης υπογράµµισης Στοίχιση παραγράφου αριστερά Στοίχιση παραγράφου στο κέντρο Στοίχιση παραγράφου δεξιά Προσθήκη/αφαίρεση κενού που προηγείται µιας παραγράφου Εφαρµογή διάστιχου δύο γραµµών Εφαρµογή διάστιχου µίας γραµµής Εφαρµογή Βασικού στυλ Εφαρµογή στυλ «Επικεφαλίδα 1» Εφαρµογή στυλ «Επικεφαλίδα 2» Εφαρµογή στυλ «Επικεφαλίδα 3» Εναλλαγή πεζών κεφαλαίων Αναίρεση τελευταίας ενέργειας Επανάληψη τελευταίας ενέργειας Άνοιγµα µενού συντόµευσης Ορθογραφικός έλεγχος Αποθήκευση εγγράφου Αποθήκευση ως Εκτύπωση (εµφάνιση του οµώνυµου πλαισίου διαλόγου) Βοήθεια ΠΛΗΚΤΡΟ ΣΥΝΤΟΜΕΥΣΗΣ Ctrl+X Ctrl+C Ctrl+V Ctrl+F1 Ctrl+B Ctrl+I Ctrl+U Ctrl+L Ctrl+C Ctrl+R Ctrl+0 (µηδέν) Ctrl+2 Ctrl+1 Ctrl+Shift+N Alt+Shift+1 Alt+Shift+2 Alt+Shift+3 Shift+F3 Ctrl+Z Ctrl+Y Shift+F10 F7 Ctrl+S F12 Ctrl+P F1

22 36 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά Μετακίνηση και αντιγραφή περιεχοµένου Οι εφαρµογές του Office, και η πλειοψηφία των υπόλοιπων προγραµµάτων, χρησιµοποιούν ένα εργαλείο, το Πρόχειρο, ως χώρο προσωρινής αποθήκευσης περιεχοµένου που θέλετε να µετακινήσετε ή να αντιγράψετε σε άλλο τµήµα του εγγράφου σας, σε άλλο έγγραφο της ίδιας εφαρ- µογής, ή σε ένα έγγραφο άλλη εφαρµογής. Α- πλώς µεταφέρετε το κείµενό σας στο Πρόχειρο και έπειτα, όταν είστε έτοιµοι, το ανακτάτε και το «επικολλάτε» στη νέα θέση του. Τα προγράµµατα του Office χρησιµοποιούν δύο διαφορετικά Πρόχειρα: το Πρόχειρο των Windows, Αποκοπή ή αντιγραφή κειµένου 1 Επιλέξτε το κείµενο που θέλετε να αποκόψετε ή να αντιγράψετε. 2 Κάντε κάτι από τα παρακάτω: Πατήστε στο κουµπί Αποκοπή (ή τα πλήκτρα Ctrl+X) για να διαγράψετε το επιλεγµένο κείµενο και να το αποθηκεύσετε στο Πρόχειρο. Πατήστε στο κουµπί Αντιγραφή (ή τα πλήκτρα Ctrl+C) για να διατηρήσετε το επιλεγµένο κείµενο στη θέση που βρίσκεται και ταυτόχρονα να τοποθετήσετε ένα αντίγραφό του στο Πρόχειρο. στο οποίο αποθηκεύεται το τελευταίο αντικείµενο που αποκόψατε ή αντιγράψατε, και το Πρόχειρο του Office, στο οποίο µπορούν να αποθηκευτούν µέχρι και 24 διαφορετικά στοιχεία, συ- µπεριλαµβανοµένου και του τελευταίου στοιχείου που αποκόψατε ή αντιγράψατε. Συνήθως θα χρησιµοποιείτε το κουµπί Επικόλληση (ή τη συντόµευση πληκτρολογίου Ctrl+V) για να επικολλάτε το τελευταίο στοιχείο που αποκόψατε ή αντιγράψατε, και το Πρόχειρο των Windows ό- ταν θέλετε να µετακινήσετε αρκετά διαφορετικά τµήµατα κειµένου από µια θέση σε µια άλλη. 2 1 Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά µε την τροποποίηση των προκαθορισµένων ρυθµίσεων για τον τρόπο αποκοπής και επικόλλησης στοιχείων στα έγγραφά σας, και για την εµφάνιση του κουµπιού Επιλογές επικόλλησης δείτε την ενότητα "Προσαρµογή της επεξεργασίας" στη σελίδα 340. Συμβουλή Μπορείτε να χρησιµοποιείτε και το Πρόχειρο των Windows και του Office για να αποθηκεύετε όχι µόνο κείµενο, αλλά και άλλα στοιχεία, όπως εικόνες, πίνακες, ακόµα και δεδοµένα από φύλλα εργασίας του Excel. Συμβουλή Αν και το Πρόχειρο των Windows περιορίζεται στην αποθήκευση µόνο ενός στοιχείου κάθε φορά, µπορείτε να το χρησιµοποιείτε για να µεταφέρετε πληροφορίες µεταξύ πολλών διαφορετικών προγραµµάτων. Αντίθετα, το Πρόχειρο του Office λειτουργεί µόνο µεταξύ των εφαρµογών του Office.

23 Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 37 Επικόλληση του αντιγραµµένου (ή αποκοµµένου) κειµένου 1 Πατήστε στο σηµείο του εγγράφου σας όπου θέλετε να εισαγάγετε το κείµενο. 2 Πατήστε στο κουµπί Επικόλληση (ή τα πλήκτρα Ctrl+V). 3 Αν το κείµενο που εισαγάγατε φαίνεται περιέργο επειδή δεν ταιριάζει µε την εµφάνιση (δηλαδή, µε τη µορφοποίηση) του περιβάλλοντος κειµένου, πατήστε στο κουµπί Επιλογές επικόλλησης που εµφανίζεται και, από το µενού, επιλέξτε τη διαταγή Συµφωνία µορφοποίησης προορισµού Αντιγραφή και επικόλληση πολλών στοιχείων 1 Σε κάποιο από τα προγράµµατα Word, Excel, PowerPoint, ή Access, πατήστε στο κουµπί ανοίγµατος του Προχείρου, στην Κεντρική καρτέλα. Στο Publisher ή το Outlook, επιλέξτε Πρόχειρο του Office από το µενού Επεξεργασία. Σε ένα νέο µήνυµα του Outlook, πατήστε στο κουµπί ανοίγµατος του Προχείρου στην καρτέλα Μήνυµα. Επιλέξτε και αποκόψτε ή αντιγράψτε τα στοιχεία που θέλετε σε µία ή περισσότερες ξεχωριστές θέσεις στο έγγραφό σας, ή σε οποιοδήποτε άλλο έγγραφο του Office. 2 Αν είναι απαραίτητο, µεταφερθείτε στο έγγραφο στο οποίο θέλετε να επικολλήσετε µερικά ή όλα τα στοιχεία που αποκόψατε ή αντιγράψατε. Πατήστε στο σηµείο που θέλετε να εισαγάγετε κάποιο από τα στοιχεία. 3 Πατήστε στο στοιχείο που θα προσθέσετε. Συνεχίστε να εισαγάγετε, να αποκόπτετε, και να αντιγράφετε κείµενο σύµφωνα µε τις ανάγκες σας. 4 Για να επικολλήσετε όλα τα στοιχεία που αντιγράψατε σε µία θέση, πατήστε στο κουµπί Επικόλληση όλων. 5 Πατήστε στο κουµπί Απαλοιφή όλων όταν δεν χρειάζεστε πλέον κανένα από τα αντιγραµµένα στοιχεία, και θέλετε να αδειάσετε το Πρόχειρο για να συλλέξετε και να αποθηκεύσετε νέα αντικείµενα Το Πρόχειρο του Office

24 38 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά Λήψη βοήθειας Τίποτα δεν µπορεί φυσικά να υποκαταστήσει το βιβλίο αυτό, αλλά το Office σάς παρέχει άλλους πόρους για να σας βοηθά στην επίλυση προβλη- µάτων που µπορεί να συναντάτε. Εδώ θα χρησι- µοποιήσουµε τη Βοήθεια του Word για να σας δείξουµε τους τρόπους µε τους οποίους µπορείτε να πάρετε βοήθεια σε όλες τις εφαρµογές του Office. Περιήγηση στη Βοήθεια 1 Στη εφαρµογή που χρησιµοποιείτε, πατήστε το πλήκτρο F1 για να εµφανίσετε το αντίστοιχο παράθυρο Βοήθειας. 2 Πατήστε σε µια κατηγορία για να επεκτείνετε τη λίστα. 3 Πατήστε στο κατάλληλο θέµα, και στη συνέχεια πατήστε σε ένα άρθρο που φαίνεται σχετικό µε την απορία σας. 4 Αν το µέγεθος της γραµµατοσειράς είναι πολύ µικρό ή πολύ µεγάλο, πατήστε στο κουµπί Αλλαγή µεγέθους γραµµατοσειράς, και επιλέξτε µέγεθος γραµµατοσειράς από τον κατάλογο. 5 Για να τυπώσετε το θέµα, πατήστε στο κουµπί Εκτύπωση. 6 Για να επιστρέψετε είτε στον κατάλογο είτε στα άρθρα, πατήστε στο κουµπί Πίσω. Για να επιστρέψετε στον αρχικό κατάλογο θεµάτων, πατήστε ξανά στο ίδιο κουµπί. Μετακίνηση µεταξύ θεµάτων που έχετε ήδη προβάλει. 1 Πατήστε σε αυτό το εικονίδιο για να παρα- µείνει το παράθυρο σε πρώτο πλάνο Αναζήτηση στη Βοήθεια 1 Πληκτρολογήστε το κείµενο σας στο πλαίσιο Αναζήτησης. 2 Αν θέλετε να καθορίσετε συγκεκριµένους πόρους Βοήθειας, πατήστε στο βέλος του κουµπιού Αναζήτηση, και κατόπιν πατήστε στο σχετικό πόρο. 3 Πατήστε στο κουµπί Αναζήτηση. 4 Επιλέξτε ένα σχετικό αποτέλεσµα αναζήτησης. Αν τα αποτελέσµατα ξεπερνούν τη µία σελίδα, πατήστε στο κουµπί Επόµενο στο επάνω µέρος των αποτελεσµάτων αναζήτησης για να δείτε τις επιπλέον σελίδες. 5 Κλείστε το παράθυρο όταν τελειώσετε

25 Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 39 Αποθήκευση της εργασίας σας Ενώ δουλεύετε στο έγγραφό σας, καλό είναι να το αποθηκεύετε ανά τακτά χρονικά διαστήµατα για να διασφαλίζετε ότι θα είναι διαθέσιµο για µελλοντική χρήση ή τουλάχιστον µέχρι να το ολοκληρώσετε, να το τυπώσετε, ή να το στείλετε σε κάποιον για να το διαβάσει ή να το αναθεωρήσει. Αφού ονοµάσετε το αρχείο και το αποθηκεύσετε για πρώτη φορά, την επόµενη φορά που θα το αποθηκεύσετε δεν θα εµφανιστεί πάλι το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως. Αποθήκευση αρχείου 1 Σε κάποια από τις εφαρµογές Word, Excel, και PowerPoint, πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Στο Publisher, πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση στη Βασική γραµµή εργαλείων. Στην Access, το αρχείο αποθηκεύεται αυτόµατα, όταν το δηµιουργείτε. πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε µεµονωµένα στοιχεία, όπως ένα νέο πίνακα. 2 Πληκτρολογήστε ένα όνοµα για το αρχείο στο πλαίσιο Όνοµα αρχείου, αν δεν θέλετε το όνοµα που σας προτείνει το πρόγραµµα. Τα ονόµατα αρχείων µπορούν να περιέχουν µέχρι 250 χαρακτήρες και να περιλαµβάνουν κενά διαστήµατα, όµως όχι τους χαρακτήρες \ / *? < > και. 3 Αν θέλετε πάντα να αποθηκεύετε τα αρχεία σας στην προεπιλεγµένη σας θέση, πατήστε στο κουµπί Απόκρυψη φακέλων. 4 Αν δεν θέλετε το αρχείο σας να αποθηκευτεί µε την προτεινόµενη µορφή αρχείου, διαλέξτε µια άλλη. 5 Ενεργοποιήστε αυτό το πλαίσιο ελέγχου (αν είναι διαθέσιµο), αν θέλετε να βλέπετε µια µικρογραφία του αρχείου στο παράθυρο του φακέλου αποθήκευσης. 6 Πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση. 7 Συνεχίστε την εργασία σας, φροντίζοντας να την αποθηκεύετε συχνά χρησιµοποιώντας το κουµπί Αποθήκευση ή τη συντόµευση πληκτρολογίου Ctrl+S Συμβουλή Αν χρησιµοποιείτε τα Windows XP αντί των Windows Vista, το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως θα διαφέρει από αυτό της εικόνας, αλλά θα λειτουργεί µε παρόµοιο τρόπο.

26