Εγχειρίδιο χρήσης G connect

HTML
DOWNLOAD

Μέγεθος: px

Εμφάνιση ξεκινά από τη σελίδα:

Download "Εγχειρίδιο χρήσης G connect"

Ναζωραῖος Βέργας
8 χρόνια πριν
Προβολές:

1 Εγχειρίδιο χρήσης G connect 0

ιαχείριση Κειµένων (G connect) Η εφαρµογή της διαχείρισης κειµένων αποτελεί τµήµα της συνολικής µηχανογραφικής εφαρµογής της Generali (Intranet).

2 ιαχείριση Κειµένων (G connect) Η εφαρµογή της διαχείρισης κειµένων αποτελεί τµήµα της συνολικής µηχανογραφικής εφαρµογής της Generali (Intranet). Σκοπός του intranet είναι η συγκέντρωση, ταξινόµηση, οργάνωση και διαχείριση κειµένων από τα διάφορα τµήµατα της εταιρείας. Με την διαχείριση των κειµένων εξασφαλίζεται η συγκέντρωση και ταξινόµηση τους σε ένα τόπο ώστε να µπορεί όποιος ενδιαφέρεται να έχει πρόσβαση σε αυτά µε άνετο τρόπο. Η εφαρµογή αυτή απευθύνεται τόσο στους συνεργάτες όσο και στους υπαλλήλους της εταιρίας. Το ίδιο το σύστηµα εξασφαλίζει πρόσβαση ή στερεί την δυνατότητα για τον χρήστη σε κείµενα, ανάλογα µε το δικαίωµα πρόσβασής του. Η διαχείριση κειµένων διασφαλίζει αυτόµατη και ταυτόχρονη πληροφόρηση για όλους όσους χρειάζονται να έχουν την πληροφόρηση αυτή µε οµοιογενή τρόπο. ΠΩΣ ΒΡΙΣΚΟΥΜΕ ΤΟΝ ΧΩΡΟ ΑΥΤΟ Στον χώρο της ηλεκτρονικής βιβλιοθήκης (g connect) µπορούµε να έχουµε πρόσβαση µέσω της ηλεκτρονικής διεύθυνσης Η πρώτη οθόνη που εµφανίζεται είναι οθόνη ταυτοποίησης του χρήστη. Ανάλογα µε τον χρήστη, δίνεται πρόσβαση σε συγκεκριµένο αρχείο. 1

3 Xρήστης Στην θέση αυτή συµπληρώνουµε τα στοιχεία του χρήστη: Για τους συνεργάτες τον πενταψήφιο κωδικό παραγωγής π.χ Για τους/ τις υπαλλήλους γραµµατειακής υποστήριξης των γραφείων τον κωδικό zpis0.. Κωδικός Στο χώρο αυτό συµπληρώνουµε τον κωδικό πρόσβασης (Password) για επιβεβαίωση του χρήστη: Για τους συνεργάτες Password αποτελεί ο ΑΦΜ τους Για τους/ τις υπαλλήλους γραµµατειακής υποστήριξης, ο κωδικός πρόσβασης στον υπολογιστή τους Αµέσως βρισκόµαστε στην κυρίως οθόνη του διαχειριστή κειµένων : 2

4 Στην οθόνη εµφανίζεται : Η µπάρα πλήκτρων που βρίσκεται στο επάνω µέρος της οθόνης. Μπάρα Πλήκτρων : Το κάθε ένα από αυτά επιτελεί συγκεκριµένη εργασία. Αναλυτικά : Αρχική Σελίδα: Μας επαναφέρει στην αρχική σελίδα του διαχειριστή κειµένων από οποιοδήποτε σηµείο. Λίστα αρχείων: Μας εξασφαλίζει πρόσβαση στους φακέλους και αρχεία του διαχειριστή κειµένων. Αναζήτηση : Με την συµπλήρωση κάποιων λέξεων, έχουµε την δυνατότητα να βρούµε σε ποια κείµενα αναφέρεται η λέξη αυτή. Αποσύνδεση: Με το πλήκτρο αυτό επανερχόµαστε στην είσοδο του διαχειριστή κειµένων και µπορεί να γίνει πρόσβαση από άλλον χρήστη ή να αποσυνδεθούµε από τον διαχειριστή. 3

Κείµενα που Προστέθηκαν Πρόσφατα Στο σηµείο αυτό εµφανίζονται τα 10 τελευταία κείµενα που έχουν προστεθεί στον χώρο και ο χρήστης έχει πρόσβαση σε αυτά.

5 Κείµενα που Προστέθηκαν Πρόσφατα Στο σηµείο αυτό εµφανίζονται τα 10 τελευταία κείµενα που έχουν προστεθεί στον χώρο και ο χρήστης έχει πρόσβαση σε αυτά. Μας εξασφαλίζει έτσι την εύκολη και γρήγορη γνώση ποια είναι τα κείµενα που µας αφορούν και είναι νέα µέσα στον διαχειριστή κειµένων. Με απλό ΚΛΙΚ πάνω σε οποιοδήποτε κείµενο από αυτά ανοίγει το αρχείο και έχουµε πρόσβαση στις πληροφορίες του. 4

Οι Ειδοποιήσεις Μου Τα κείµενα που βρίσκονται µέσα στον διαχειριστή κειµένων, µπορεί να τροποποιούνται κατά καιρούς, είτε συµπληρωµατικά είτε διορθώνοντας πιθανά λάθη.

6 Οι Ειδοποιήσεις Μου Τα κείµενα που βρίσκονται µέσα στον διαχειριστή κειµένων, µπορεί να τροποποιούνται κατά καιρούς, είτε συµπληρωµατικά είτε διορθώνοντας πιθανά λάθη. Τη δυνατότητα τροποποίησης έχουν µόνο συγκεκριµένοι χρήστες που είναι ταυτόχρονα και διαχειριστές (administrators) για τα συγκεκριµένα κείµενα. Ο χρήστης µπορεί να ειδοποιείται για πιθανές αλλαγές στα κείµενα που τον αφορούν εφόσον έχει επιλέξει την δυνατότητα αυτή για το συγκεκριµένο κείµενο. 5

7 Σελιδοδείκτες Σε κάποιες οµάδες κειµένων έχουµε πιο συχνή πρόσβαση και χρησιµοποιούνται συχνότερα. Μπορούµε να επιλέξουµε τις οµάδες αυτές, να τις χαρακτηρίσουµε σαν σελιδοδείκτες, και αυτές θα εµφανίζονται κάτω από αυτό τον τίτλο. Έτσι επιλέγοντας µε απλό ΚΛΙΚ κάποια από αυτές θα έχουµε γρήγορη πρόσβαση στα κείµενα τους. 6

8 Τρόπος Πρόσβασης στα Κείµενα Τα κείµενα µέσα στον διαχειριστή κειµένων έχουν ταξινοµηθεί µε την µορφή δέντρου. Έχουµε την δυνατότητα πρόσβασης στα κείµενα µε δυο τρόπους: a) Συλλογές κειµένων β) Λίστα αρχείων (πλήκτρο toolbar) Πρακτικά και οι δυο τρόποι είναι όµοιοι. Folders Πωλήσεις Περιέχει αρχεία που αφορούν: ιαγωνισµούς Πωλήσεων Εγκυκλίους και Επιστολές προς τους συνεργάτες Εκπαίδευση Ενηµέρωση Έντυπα Εργασίας 7

9 Folder ιαγωνισµοί Πωλήσεων Περιέχει αρχεία που αφορούν σε εγκυκλίους και όρους των διαγωνισµών πωλήσεων. Περιλαµβάνει διαγωνισµούς έκτακτους (π.χ. προϊοντικούς ) και διαγωνισµούς ταξιδιών Παράδειγµα: Εάν θέλω να δω τους όρους του διαγωνισµού για το ταξίδι στη Ν. Υόρκη τότε πρέπει να ακολουθήσω την παρακάτω πορεία: ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΙ ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΙ ΤΑΞΙ ΙΩΝ ΟΡΟΙ ΚΑΙ ΕΓΚΥΚΛΙΟΙ ΕΤΟΥΣ 2009 ΚΕΙΜΕΝΟ Αυτό είναι και µονοπάτι που ακολούθησα (Path) Βρίσκεστε Εδώ : Η πορεία που έχουµε ακολουθήσει καταγράφεται βήµα-βήµα σε αυτό το σηµείο, ούτως ώστε σε περίπτωση που θέλουµε να καταγράψουµε το µονοπάτι (path) προκείµενου να το ακολουθήσουµε ξανά. 8

Πως Μπορώ να ιαχειρισθώ τα Αρχεία Σε Επίπεδο Folder (Συλλογών - Οµάδων) Έχουµε πληροφόρηση για το µέγεθος της συλλογής, την ηµεροµηνία που τοποθετήθηκε στον χώρο και διάφορες επιλογές: Επιλογή Α :

10 Πως Μπορώ να ιαχειρισθώ τα Αρχεία Σε Επίπεδο Folder (Συλλογών - Οµάδων) Έχουµε πληροφόρηση για το µέγεθος της συλλογής, την ηµεροµηνία που τοποθετήθηκε στον χώρο και διάφορες επιλογές: Επιλογή Α : Μπορώ να κατεβάσω το folder αυτό µαζί µε το περιεχόµενο του στον υπολογιστή µου σε συµπιεσµένη µορφή (πιθανόν επειδή θέλω να εργασθώ πάνω σε αυτό) Επιλογή Β : Να χαρακτηρίσω το folder (συλλογή κειµένων) σαν Σελιδοδείκτη. Όταν το κάνω αυτό, τότε η συγκεκριµένη συλλογή θα εµφανίζεται στο Σελιδοδείκτες της αρχικής σελίδας και θα µπορώ να έχω γρήγορη πρόσβαση σ αυτό. 9

11 Ανοίγοντας το κάθε folder (συλλογή) εµφανίζονται : a) επιπλέον folders β) κείµενα Το κάθε κείµενο αποτελεί και το τελικό σταθµό και µας δίνει πληροφορίες για : α) όνοµα του αρχείου β) περιγραφή του αρχείου (τι περιέχει σε συντοµία) 10

12 γ) το µέγεθος του αρχείου δ) ηµεροµηνία που επεξεργάστηκε ε) διάφορες επιλογές 11

13 Επιλογή Α : Ιδιότητες : Εµφανίζει αναλυτικές πληροφορίες για το αρχείο, όπως, όνοµα, περίληψη, πότε και από ποιόν δηµιουργήθηκε κτλ. Ιδιότητες Αρχείου : Όνοµα, περίληψη αρχείου, από ποιόν και πότε δηµιουργήθηκε κτλ. Ιστορικό Επεξεργασίες : Εάν υπέστη το κείµενο κάποιες τροποποιήσεις, πόσες ποιες και από ποιόν έγιναν αυτές οι τροποποιήσεις. Logs : Ποιοι χρήστες και πότε επισκέφθηκαν το αρχείο αυτό Σχολιασµός : Με την δηµιουργία σχολίου µπορούµε να γράψουµε και να υποβάλλουµε σχόλιο σχετικά µε το κείµενο αυτό. 12

Επιλογή Β Αποστολή του αρχείου µε e-mail (µας δίνει την δυνατότητα να στείλουµε το συγκεκριµένο αρχείο,

14 Επιλογή Β Αποστολή του αρχείου µε (µας δίνει την δυνατότητα να στείλουµε το συγκεκριµένο αρχείο, συµπληρώνοντας την διεύθυνση του παραλήπτη και την δική µας στα αντίστοιχα πεδία και επισυνάπτοντας πιθανόν κάποια σχόλια µας). 13

15 Αναζήτηση Η δυνατότητα της αναζήτησης µας δίνεται προκειµένου να διευκολυνθούµε όταν ψάχνουµε κάποιο αρχείο χωρίς να γνωρίζουµε που ακριβώς βρίσκεται. Έτσι εάν θυµόµαστε κάποια λέξη και ελάχιστα στοιχεία το σύστηµα µας πληροφορεί σε ποιά κείµενα αναφέρεται η λέξη αυτή, αποκλείοντας τα υπόλοιπα. Την διαδικασία της αναζήτησης µπορούµε να την λειτουργήσουµε σε 2 επίπεδα Απλή αναζήτηση Σύνθετη αναζήτηση Με την διαδικασία της σύνθετης αναζήτησης µπορούµε να καθορίσουµε εάν η λέξη αναφέρεται στο κείµενο του αρχείου ή στο όνοµα του αρχείου ή στην περίληψη του αρχείου. Μπορούµε επίσης, να επιλέξουµε τα κείµενα συγκεκριµένης χρονικής περιόδου. 14

16 Σε περίπτωση που δεν βρεθούν αποτελέσµατα µέσω της απλής αναζήτησης, το σύστηµα αυτόµατα εµφανίζει την διαδικασία της σύνθετης αναζήτησης. Αφού ολοκληρώσουµε την αναζήτηση του αρχείου που επιθυµούµε, αποσυνδεόµαστε από το g connect. 15

Σχετικά έγγραφα

Το Ηλεκτρονικό Ταχυδροµείο (e-mail) είναι ένα σύστηµα που δίνει την δυνατότητα στον χρήστη να ανταλλάξει µηνύµατα αλλά και αρχεία µε κάποιον άλλο

Το Ηλεκτρονικό Ταχυδροµείο (e-mail) είναι ένα σύστηµα που δίνει την δυνατότητα στον χρήστη να ανταλλάξει µηνύµατα αλλά και αρχεία µε κάποιον άλλο χρήστη µέσω υπολογιστή άνετα γρήγορα και φτηνά. Για να