Διοίκηση Παραγωγής και Υπηρεσιών Διαχείριση Αποθεμάτων Βασικές Αρχές και Κατηγοριοποιήσεις Γιώργος Ιωάννου, Ph.D. Αναπληρωτής Καθηγητής
Σύνοψη διάλεξης Ορισμός αποθεμάτων Κατηγορίες αποθεμάτων Λόγοι πίεσης για χαμηλά αποθέματα Λόγοι πίεσης για υψηλά αποθέματα Μορφές αποθεμάτων Τακτικές μείωσης αποθεμάτων Παράδειγμα εφαρμογής 2
Ορισμός αποθεμάτων Αποθέματα δημιουργούνται όταν οι ποσότητες πρώτων υλών, εξαρτημάτων, προϊόντων που εισάγονται σε ένα σύστημα, όπως είναι ένα εργοστάσιο, μία αποθήκη, κτλ., ξεπερνούν τις ποσότητες που εξάγονται από το σύστημα Στην ενότητα αυτή προσδιορίζουμε τους παράγοντες που πιέζουν για χαμηλά ή υψηλά επίπεδα αποθέματος, ορίζουμε τους διαφορετικούς τύπους αποθεμάτων, προτείνουμε τακτικές μείωσης αποθεμάτων όταν αυτό κρίνεται απαραίτητο και παρουσιάζουμε μεθόδους εντοπισμού των αντικειμένων που αποθηκεύονται και απαιτούν μεγαλύτερη προσοχή 3
Ορισμός αποθεμάτων Ως απόθεμα ορίζεται οτιδήποτε υλικό βρίσκεται μέσα στο σύστημα παραγωγής μιας εταιρίας χωρίς αυτή να έχει τη δυνατότητα άμεσης πώλησής του Τα αποθέματα αποτελούν αναγκαίο κακό για μια επιχείρηση μια και αφενός μεν δεσμεύουν κεφάλαιο, αφετέρου δε προσδιορίζουν τη δυνατότητά της για γρήγορη απόκριση στην αγορά Τα αποθέματα αποτελούν σημαντικό λογιστικό και κοστολογικό εργαλείο των επιχειρήσεων και αποτυπώνονται στις λογιστικές καταστάσεις κάθε εταιρίας 4
Κατηγορίες αποθεμάτων Υπάρχουν τέσσερις βασικές κατηγορίες αποθεμάτων: Πρώτες ύλες (Raw materials / RM) Εργασία σε εξέλιξη (Work-in-process / WIP) Τελικά προϊόντα (Finished goods / FG) Ανταλλακτικά (Spare parts / SP) Κάθε κατηγορία έχει ιδιαίτερα χαρακτηριστικά και απαιτεί διαφορετική προσέγγιση διαχείρισης 5
Πιέσεις για χαμηλά αποθέματα Ο πρωταρχικός λόγος διατήρησης αποθεμάτων σε χαμηλά επίπεδα είναι ότι τα αποθέματα αντιπροσωπεύουν μία επένδυση της επιχείρησης σε αγαθά για την οποία η επιχείρηση πρέπει να πληρώνει κάποιο επιτόκιο (αντί να λαμβάνει) Το κόστος διατήρησης αποθεμάτων είναι το μεταβλητό κόστος κράτησης αντικειμένων το οποίο περιλαμβάνει το επιτόκιο, το κόστος αποθήκευσης και διαχείρισης, φόρους, ασφάλεια και την πιθανότητα απώλειας ή απαρχαίωσης των αποθεμάτων Όταν τα στοιχεία αυτά αλλάζουν καθώς μεταβάλλεται το επίπεδο του αποθέματος, αλλάζει και το κόστος διατήρησης των αποθεμάτων Οι επιχειρήσεις συνήθως ορίζουν το κόστος κράτησης ενός αντικειμένου, ως απόθεμα ανά συγκεκριμένη χρονική περίοδο, σαν ποσοστό της αξίας του 6
Πιέσεις για χαμηλά αποθέματα Το ετήσιο κόστος κράτησης μιας μονάδας σε απόθεμα συνήθως κυμαίνεται μεταξύ 20% και 40% της αξίας του Αν για παράδειγμα το κόστος κράτησης αποθέματος μίας επιχείρησης είναι 30% και η μέση αξία του συνολικού αποθέματος είναι 20% των πωλήσεων, το μέσο ετήσιο κόστος κράτησης αποθεμάτων είναι 6% (0,3 0,2) των συνολικών πωλήσεων Το ποσοστό αυτό είναι εξαιρετικά σημαντικό αν συλλογιστούμε ότι τα περιθώρια κέρδους είναι συχνά μικρότερα του 10% Επομένως το κόστος κράτησης αποθεμάτων δημιουργεί σημαντικές πιέσεις για χαμηλά επίπεδα αποθεμάτων 7
Πιέσεις για χαμηλά αποθέματα Επιτόκιο ή Κόστος Ευκαιρίας Για να χρηματοδοτήσει τα αποθέματα της μία επιχείρηση πρέπει είτε να πάρει δάνειο είτε να χάσει την ευκαιρία να επενδύσει το κεφάλαιο που χρησιμοποιεί για την κράτηση αποθεμάτων έναντι κάποιου χρηματικού οφέλους Το επιτόκιο ή το κόστος ευκαιρίας αποτελεί συνήθως το μεγαλύτερο συστατικό στοιχείο του κόστους διατήρησης αποθεμάτων, το οποίο φτάνει συχνά (και ξεπερνά) το 15% Κόστος αποθήκευσης και διαχείρισης αποθεμάτων Τα αποθέματα κρατούνται σε συγκεκριμένους χώρους και πρέπει να μεταφερθούν προς αυτούς και από αυτούς Τα κόστη αυτά δημιουργούνται όταν μία επιχείρηση είναι αναγκασμένη να νοικιάσει χώρους αποθήκευσης Υπάρχει επίσης και ένα κόστος ευκαιρίας καθώς η εκάστοτε εταιρία θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει τους χώρους αυτούς για άλλες πιο παραγωγικές διαδικασίες 8
Πιέσεις για χαμηλά αποθέματα Φόροι, Ασφάλεια και Μείωση Αποθεμάτων Περισσότερους φόρους θα πρέπει να πληρώσει μια επιχείρηση αν τα αποθέματα της στο τέλος του χρόνου είναιυψηλάκαιμεγαλύτεροποσόθαπρέπειναπληρώσει για την ασφάλιση των αποθεμάτων της όσο μεγαλύτερα αποθέματαθαπρέπειναασφαλίσει Η μείωση των αποθεμάτων είναι δυνατόν να οφείλεται σε κλοπή, σε αχρήστευση λόγω παλαίωσης (παράγοντας ιδιαίτερα σημαντικός στις περιπτώσεις εποχιακών προϊόντων) και σε φυσικές καταστροφές 9
Πιέσεις για υψηλά αποθέματα Το γεγονός ότι τα αποθέματα που κρατούνται στις Ηνωμένες Πολιτείες ξεπερνούν τα $1.3 τρις υποδεικνύει ότι υπάρχουν πιέσεις για υψηλά επίπεδα αποθεμάτων παρά το σημαντικό κόστος διατήρησής τους Οι διαφορετικές μορφές πίεσης περιγράφονται στην συνέχεια Εξυπηρέτηση Πελατών Η δημιουργία αποθεμάτων συμβάλλει σημαντικά στην επιτάχυνση και βελτίωση της έγκαιρης παράδοσης των προϊόντων Τα αποθέματα μειώνουν τις πιθανότητες μη εκπλήρωσης μιας παραγγελίας (stock out) ή της καθυστερημένης παράδοσης (backorder) 10
Πιέσεις για υψηλά αποθέματα Κόστος Παραγγελίας Κάθε καινούργια παραγγελία που κάνει μία επιχείρηση συνεπάγεται και ένα κόστος το οποίο δεν εξαρτάται από το μέγεθος της παραγγελίας Η επιχείρηση θα πρέπει να αποφασίσει την ποσότητα που θα παραγγείλει, να επιλέξει τον προμηθευτή και ενδεχομένως να διαπραγματευθεί τους όρους της συμφωνίας Θα πρέπει να ξοδέψει επίσης χρόνο για την παρακολούθηση και τον έλεγχο της παραγγελίας καθώς και για την παραλαβή της Κόστος Έναρξης Νέας Λειτουργίας (setup cost) Το κόστος που σχετίζεται με την αλλαγή μίας μηχανής από την παραγωγή ενός αντικειμένου ή εξαρτήματος στην παραγωγή ενός άλλου Περιλαμβάνει την εργασία και το χρόνο που απαιτείται για την αλλαγή 11
Πιέσεις για υψηλά αποθέματα Χρήση Εργατικού Δυναμικού και Μηχανημάτων Με τη δημιουργία αποθεμάτων είναι δυνατόν να αυξηθεί η παραγωγικότητα και η χρήση των εγκαταστάσεων με τρεις κυρίως τρόπους Πρώτον, κάνοντας μεγαλύτερες και λιγότερο συχνές εντολές παραγωγής μειώνονται οι μη παραγωγικές αλλαγές από το ένα αντικείμενο στο άλλο, οι οποίες δεν προσθέτουν αξία στο προϊόν Δεύτερον, μειώνεται η πιθανότητα ανασχεδιασμού της παραγωγής λόγω έλλειψης εξαρτημάτων που δεν υπάρχουν σε απόθεμα Και τέλος, βελτιώνεται η χρήση των πόρων της επιχείρησης σταθεροποιώντας το ρυθμό παραγωγής σε αγορές που η ζήτηση είναι κυκλική ή εποχιακή Διατηρώντας αποθέματα σε περιόδους χαμηλής ζήτησης μειώνονται οι πιθανότητες για επιπλέον βάρδιες, προσλήψεις, υπερωρίες ή μηχανήματα σε περιόδους με υψηλή ζήτηση 12
Πιέσεις για υψηλά αποθέματα Κόστος Μεταφοράς Το κόστος μεταφοράς μπορεί να μειωθεί αυξάνοντας τα επίπεδα αποθεμάτων Υψηλότερα επίπεδα αποθεμάτων επιτρέπουν μεγαλύτερες αποστολές προς τους πελάτες και είναι δυνατόν να αποφευχθούν ακριβότερα μέσα μεταφοράς προκειμένου να φτάσουν οι παραγγελίες στην ώρα τους Επίσης ο συνδυασμός αποστολών διαφορετικών αντικειμένων από τον ίδιο προμηθευτή μπορεί να μειώσει το κόστος μεταφοράς Πληρωμές σε Προμηθευτές Μία εταιρία μπορεί να μειώσει τις συνολικές πληρωμές προς τους προμηθευτές της αν διατηρήσει υψηλά επίπεδα αποθεμάτων Για παράδειγμα, αν προβλέπει ότι ένας προμηθευτής θα αυξήσει τις τιμές μπορεί να είναι οικονομικά πιο συμφέρον να παραγγείλει μεγαλύτερες ποσότητες με τις χαμηλότερες τιμές παρά το γεγονός ότι τα αποθέματα της θα αυξηθούν Παρόμοια, μία εταιρία είναι δυνατόν να επωφεληθεί από τις εκπτώσεις που μπορεί να κάνει ένας προμηθευτής ανάλογα με την ποσότητα παραγγελίας 13
Μορφές αποθεμάτων Μπορούμε να κατηγοριοποιήσουμε τα αποθέματα ανάλογα με το πως δημιουργούνται Σε αυτό το πλαίσιο υπάρχουν τέσσερις τύποι αποθεμάτων: κυκλικό, ασφαλείας, αναμονής και σε κίνηση Τα διαφορετικά αυτά είδη αποθεμάτων δεν μπορούν να διακριθούναπότηφυσικήτουςμορφή Αναγνωρίζοντας όμως σε ποια κατηγορία ανήκουν και τις διαφορές τους είναι δυνατόν να διαμορφώσουμε μεθόδους μείωσής τους 14
Μορφές αποθεμάτων Κυκλικό Απόθεμα (cycle inventory) Είναι το τμήμα του συνολικού αποθέματος που προσδιορίζεται άμεσα από το ύψος της παραγγελίας Εξαρτάται από το χρόνο ανάμεσα σε δύο παραγγελίες Αν για παράδειγμα γίνεται μία παραγγελία κάθε πέντε εβδομάδες, το μέσο μέγεθος της παραγγελίας θα πρέπει να ισούται με την ζήτηση για πέντε εβδομάδες Είναι φανερό ότι όσο μεγαλύτερη είναι η χρονική περίοδος ανάμεσα σε δύο παραγγελίες τόσο μεγαλύτερο θα είναι το κυκλικό απόθεμα Απόθεμα Ασφαλείας (safety) Για να αποφευχθούν προβλήματα εξυπηρέτησης των πελατών και μη διαθεσιμότητας εξαρτημάτων, οι εταιρείες συχνά κρατάνε ένα απόθεμα ασφαλείας Για να δημιουργήσει μία εταιρεία απόθεμα ασφαλείας είτε κάνει μία παραγγελία νωρίτερα από ότι θα χρειαζόταν πραγματικά είτε παραγγέλνει μεγαλύτερη ποσότητα από αυτή που πραγματικά χρειάζεται 15
Μορφές αποθεμάτων Απόθεμα Αναμονής (anticipation) Είναι το απόθεμα που χρησιμοποιείται για να απορροφήσει ανόμοια ζήτηση κατά τη διάρκεια μίας περιόδου Για παράδειγμα οι βιομηχανίες κλιματιστικών κρατάνε αποθέματα αναμένοντας τη ζήτηση καθώς το 90% της ζήτησης τους παρουσιάζεται κυρίως μέσα στους τρεις μήνες του καλοκαιριού Επίσης το απόθεμα αναμονής χρησιμοποιείται όταν υπάρχει αβεβαιότητα αναφορικά με την προσφορά (αν για παράδειγμα ένας προμηθευτής απειλείται με απεργία ή έχει περιορισμένη δυναμικότητα) Απόθεμα σε Κίνηση (pipeline) Είναι αποθέματα που μετακινούνται από σημείο σε σημείο στο σύστημα ροής υλικών Περιλαμβάνει τις παραγγελίες που έχουν γίνει αλλά δεν έχουν παραληφθεί ακόμα Μπορεί να υπολογιστεί σαν η μέση ζήτηση κατά το χρόνο μεταξύ της παραλαβής δύο παραγγελιών 16
Τακτικές μείωσης αποθεμάτων Υπάρχουν πολλές μέθοδοι μείωσης όλων των προαναφερθέντων τύπων αποθεμάτων Για κάθε τύπο οι μέθοδοι διαφέρουν Οι μέθοδοι (τακτικές) διακρίνονται σε: Πρωτεύουσες, που αναφέρονται στους τρόπους μείωσης των αποθεμάτων Δευτερεύουσες, που χρησιμοποιούνται για τη μείωση του κόστους από την εφαρμογή των πρωτευουσών τακτικών και της ανάγκης διατήρησης αποθεμάτων 17
Τακτικές μείωσης αποθεμάτων Κυκλικό απόθεμα: Πρωτεύουσες τακτικές: Μείωση μεγέθους παραγγελίας Μέθοδοι παραγωγής όπως το just-in-time χρησιμοποιούν πολύ μικρές ποσότητες παραγγελίας σε σύγκριση με παραδοσιακές μεθόδους όπου η παραγγελία επαρκούσε για την κάλυψη της ζήτησης αρκετών εβδομάδων Παρόλα αυτά, αν δεν κάνουμε κατάλληλες αλλαγές, θα έχουμε κατακόρυφη αύξηση του κόστους έναρξης νέας λειτουργίας και δεδομένου ότι για την ίδια ποσότητα θα κάνουμε περισσότερες παραγγελίες θα έχουμε και αύξηση του συνολικού κόστους παραγγελίας Δευτερεύουσες τακτικές: Βελτιστοποίηση διαδικασιών παραγγελίας και προετοιμασίας για νέες λειτουργίες ώστε να μειωθούν τα αντίστοιχα κόστη Αύξηση του βαθμού στον οποίο η ίδια εργασία μπορεί να επαναληφθεί (repeatability) χωρίς να χρειάζονται αλλαγές μπορεί να επιτευχθεί με εξειδίκευση, αφιέρωση πόρων για την παραγωγή ενός και μόνο προϊόντος, χρησιμοποίηση του ίδιου εξαρτήματος για διαφορετικά προϊόντα, flexible automation και group technology Αύξηση της επαναληψιμότητας απαιτεί νέες μεθόδους setup, μπορεί να μειώσει το κόστος μεταφοράς και να επιτρέψει εκπτώσεις από τους προμηθευτές 18
Τακτικές μείωσης αποθεμάτων Απόθεμα ασφαλείας: Πρωτεύουσες τακτικές: Το απόθεμα ασφαλείας μπορεί να μειωθεί αν γίνονται μικρότερες παραγγελίες και αν η τοποθέτηση των παραγγελιών γίνεται πιο κοντά στο χρόνο παραλαβής Οι τακτικές αυτές όμως είναι δυνατόν να οδηγήσουν σε μη αποδεκτά επίπεδα εξυπηρέτησης πελατών καθώς το απόθεμα ασφαλείας κρατείται λόγω της αβεβαιότητας που υπάρχει αναφορικά με τη ζήτηση, τις προμήθειες και τους χρόνους αποστολής Δευτερεύουσες τακτικές: Βελτίωση προβλέψεων ζήτησης Μείωση χρόνου ανάμεσα σε δύο παραλαβές Μείωση αβεβαιότητας προμηθειών: οι προμηθευτές μπορεί να γίνουν πιο αξιόπιστοι αν γνωρίζουν τα σχέδια παραγωγής Άχρηστα κομμάτια ή κομμάτια που χρειάζονται περαιτέρω διεργασία μπορούν να αποφευχθούν αν βελτιωθούν οι διαδικασίες παραγωγής Έμφαση σε εργασία και μηχανές: είναι τα μόνα συστατικά στοιχεία της παραγωγής που δεν αποθηκεύονται 19
Τακτικές μείωσης αποθεμάτων Απόθεμα Αναμονής Πρωτεύουσες τακτικές: Εξίσωση ρυθμού ζήτησης με το ρυθμό παραγωγής. Δευτερεύουσες τακτικές: Χρησιμοποιούνται για την εξισορρόπηση της ζήτησης Δημιουργία νέων προϊόντων με διαφορετικούς κύκλους ζήτησης έτσι ώστε η εποχιακή αύξηση στη ζήτηση ενός προϊόντος να εξισορροπείται από τη μείωση στην ζήτηση του άλλου προϊόντος Διαφημιστικές εκστρατείες για τα προϊόντα που είναι εκτός εποχής Εκπτώσεις για τα προϊόντα που είναι εκτός εποχής 20
Τακτικές μείωσης αποθεμάτων Απόθεμα σε κίνηση Πρωτεύουσες τακτικές: Η επιχείρηση για να ελέγξει το απόθεμα σε κίνηση έχει τη δυνατότητα να μειώσει μόνο τη διάρκεια αναμονής των αποθεμάτων και όχι τη ζήτηση κατά το χρονικό διάστημα αυτό Δευτερεύουσες τακτικές: Υπάρχουν δύο δευτερεύουσες τακτικές που μπορούν να χρησιμοποιηθούν προκειμένου να μειωθούν οι χρόνοι αναμονής των αποθεμάτων: Επιλογή των κατάλληλων προμηθευτών και εταιρειών μεταφοράς καθώς και βελτίωση της διαχείρισης των υλικών εντός του εργοστασίου Μείωση της ποσότητας παραγγελίας στις περιπτώσεις που ο χρόνος αναμονής εξαρτάται από την ποσότητα παραγγελίας 21
Παράδειγμα εφαρμογής 22
Παράδειγμα εφαρμογής Δ. ΚΥΚΛΟΦΟΡΟΥΝ ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ Ι. ΑΠΟΘΕΜΑΤΑ 1. ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΑ 69.643,77 2. ΠΡΟΙΟΝΤΑ ΕΤΟΙΜΑ & ΗΜΙΤΕΛΗ-ΥΠΟΠΡΟΙΟΝΤΑ ΚΑΙ ΥΠΟΛΕΙΜΑΤΑ 471.017,02 3. ΠΑΡΑΓΩΓΗ ΣΕ ΕΞΕΛΙΞΗ 0,00 4. ΠΡΩΤΕΣ ΚΑΙ ΒΟΗΘΗΤΙΚΕΣ ΥΛΕΣ-ΑΝΑΛΩΣΙΜΑ-ΑΝΤ/ΚΤΙΚΑ & ΕΙΔΗ ΣΥΣΚ. 2.975.428,45 5. ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΕΣ ΓΙΑ ΑΓΟΡΕΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ 49.144,97 ΣΥΝΟΛΟ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ 3.565.234,21 Δ. ΚΥΚΛΟΦΟΡΟΥΝ ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ Ι. ΑΠΟΘΕΜΑΤΑ 1. ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΑ 717.742,68 2. ΠΡΟΙΟΝΤΑ ΕΤΟΙΜΑ & ΗΜΙΤΕΛΗ-ΥΠΟΠΡΟΙΟΝΤΑ ΚΑΙ ΥΠΟΛΕΙΜΑΤΑ 2.361.614,85 3. ΠΑΡΑΓΩΓΗ ΣΕ ΕΞΕΛΙΞΗ 47.529,08 4. ΠΡΩΤΕΣ ΚΑΙ ΒΟΗΘΗΤΙΚΕΣ ΥΛΕΣ-ΑΝΑΛΩΣΙΜΑ-ΑΝΤ/ΚΤΙΚΑ &ΕΙΔΗ ΣΥΣΚ. 532.857,22 5. ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΕΣ ΓΙΑ ΑΓΟΡΕΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ 0,00 ΣΥΝΟΛΟ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ 3.659.743,83 Δ. ΚΥΚΛΟΦΟΡΟΥΝ ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ Ι. ΑΠΟΘΕΜΑΤΑ 1. ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΑ 1.464.086,29 2. ΠΡΟΙΟΝΤΑ ΕΤΟΙΜΑ & ΗΜΙΤΕΛΗ-ΥΠΟΠΡΟΙΟΝΤΑ ΚΑΙ ΥΠΟΛΕΙΜΑΤΑ 3.176.892,69 3. ΠΑΡΑΓΩΓΗ ΣΕ ΕΞΕΛΙΞΗ 0,00 4. ΠΡΩΤΕΣ ΚΑΙ ΒΟΗΘΗΤΙΚΕΣ ΥΛΕΣ-ΑΝΑΛΩΣΙΜΑ-ΑΝΤ/ΚΤΙΚΑ & ΕΙΔΗ ΣΥΣΚ. 2.858.363,16 5. ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΕΣ ΓΙΑ ΑΓΟΡΕΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ 91.727,89 ΣΥΝΟΛΟ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ 7.591.070,03 23