Επιστημονικές εκδηλώσεις

Εφαρμογή υποβολής ηλ. αιτήσεων ΕγχειρίδιοΧρήσης Ημερομηνία : 01-10-2017 Έκδοση: 1.0

Περιεχόμενα 1 ΓΕΝΙΚΑ... 3 2 ΠΡΟΣΒΑΣΗ... 4 3 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ... 4 3.1 Είσοδος στο σύστημα... 4 3.2 Μητρώο... 5 3.2.1 Εκδηλώσεις 5 3.2.2 Επαγγελματίες υγείας 6 3.2.3 Επιστημονικοί Υγειονομικοί Φορείς (Ε.Υ.Φ.) 7 3.3 Αιτήσεις... 8 3.3.1 Αίτηση διοργάνωσης εκδήλωσης 9 3.3.2 Αίτηση διοργάνωσης συμβουλευτικής επιτροπής 11 3.3.3 Αίτηση συμμετοχής Επαγγελματία Υγείας (Ε.Υ.) 13 3.4 Απολογισμοί/Αναφορές... 16 3.4.1 Αναφορές δαπανών 17 Mimer Hellas σελίδα 2

1 Γενικά Σύμφωνα με το άρθρο 31 παρ. 3 του Ν. 1316/83 η οργάνωση ή χρηματοδότηση συνεδρίων ή σεμιναρίων και οποιουδήποτε αντιστοίχου μέσου ενημέρωσης πάνω σε θέματα αρμοδιότητας του ΕΟΦ από φαρμακευτικές βιομηχανίες ή επιχειρήσεις ή μέσω οποιασδήποτε διαφημιστικής ή άλλης επιχείρησης παροχής υπηρεσιών, μπορεί να επιτρέπεται μόνο μετά από έγκριση του ΕΟΦ. Οι επιστημονικές εκδηλώσεις που απαιτούν έγκριση του ΕΟΦ, σύμφωνα με τον Ν. 1316/83 είναι όσες σχετίζονται με τα εξής αντικείμενα αρμοδιότητας του ΕΟΦ: Φαρμακευτικά προϊόντα ανθρώπινης και κτηνιατρικής χρήσης Τρόφιμα ειδικής διατροφής και συμπληρώματα διατροφής Βιοκτόνα Ιατροτεχνολογικά προϊόντα Καλλυντικά Ως επιστημονικές εκδηλώσεις νοούνται τα συνέδρια, σεμινάρια, ημερίδες και παρόμοιες εκδηλώσεις συνεχιζόμενης εκπαίδευσης, που διεξάγονται στην Ελλάδα ή στο Εξωτερικό, έχουν επιστημονικό περιεχόμενο το οποίο σχετίζεται άμεσα και έμμεσα με τα αντικείμενα αρμοδιότητας ΕΟΦ. Οι εκδηλώσεις αυτές χρηματοδοτούνται από εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας του ΕΟΦ και διοργανώνονται από: Κρατικούς φορείς, στους οποίους συμπεριλαμβάνονται: τα Πανεπιστήμια, τα κρατικά Νοσοκομεία (κλινικές, εργαστήρια, Κ.Υ, φορείς και μονάδες υγείας της Κοινωνικής Ασφάλισης κτλ) Επιστημονικά σωματεία μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα, καθώς και μη κερδοσκοπικά επιστημονικά ιδρύματα, ΝΠΔΔ ή ΝΠΙΔ, σύλλογοι υγειονομικών επιστημόνων, επιστημονικές ενώσεις κάθε νομικής μορφής μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα Ιδιωτικά θεραπευτήρια Εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ Για την υποβολή των αιτήσεων για τη συμμετοχή επαγγελματιών υγείας σε επιστημονικές εκδηλώσεις, οι ενδιαφερόμενοι οφείλουν να χρησιμοποιούν αποκλειστικά την ειδική πλατφόρμα υποβολής ηλεκτρονικών αιτήσεων του ΕΟΦ, τέσσερεις (4) φορές το χρόνο, δηλαδή τους μήνες Ιανουάριο, Απρίλιο, Ιούλιο και Οκτώβριο. Mimer Hellas σελίδα 3

2 Πρόσβαση Η εφαρμογή υποβολής των αιτήσεων εντάσσεται στην Πύλη εξυπηρέτησης εταιριών και είναι προσβάσιμη μέσω περιηγητή διαδικτύου (web browser). Για την πρόσβαση στην εφαρμογή των Επιστημονικών εκδηλώσεων πληκτρολογήστε την ηλεκτρονική διεύθυνση http://services.eof.gr/myeof/. Αν οι εταιρίες δεν έχουν στην κατοχή τους κωδικούς πρόσβασης για την νέα υπηρεσία οφείλουν να αιτηθούν μέσω της υπηρεσίας «On-line υπηρεσίες» που παρέχεται από την διαδικτυακή πύλη www.eof.gr του Εθνικού Οργανισμού Φαρμάκων. Στο αριστερό μέρος της οθόνης υπάρχει ειδικό banner που οδηγεί στο μενού με τις παρεχόμενες υπηρεσίες του Οργανισμού. 3 Λειτουργικότητα Η εφαρμογή πληροί υψηλά τεχνολογικά στάνταρτ στον τρόπο χρήσης και είναι σε απόλυτη ομοιογένεια με τις υπόλοιπες ηλεκτρονικές υπηρεσίες που παρέχει ο Ε.Ο.Φ. στις εταιρίες και στο κοινό. Μετά την επιτυχημένη διαδικασία πιστοποίησης (authentication), ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσει τις λειτουργίες της εφαρμογής. Η εφαρμογή λειτουργεί με βάση τους κανόνες και περιορισμούς που προβλέπονται από την αντίστοιχη εγκύκλιο του Ε.Ο.Φ. για τις επιστημονικές εκδηλώσεις. 3.1 Είσοδος στο σύστημα Η είσοδος στο σύστημα απαιτεί την καταχώρηση του χρήστη στα πεδία «Όνομα χρήστη» και «Συνθηματικό» και στη συνέχεια να πατήσει το κουμπί «Είσοδος». Το σύστημα πιστοποιεί τα στοιχεία (credentials) του χρήστη και το δικαίωμα χρήσης (jobrole) στην εφαρμογή. της οθόνης. Ανάλογα με το ρόλο του χρήστη (εταιρία ή σωματείο) τροποποιούνται οι λειτουργίες της εφαρμογής που είναι διαθέσιμες μέσα από το μενού πλοήγησης στα αριστερά Τα κουμπιά ενεργειών έχουν την ίδια λειτουργικότητα σε όλες τις φόρμες έτσι ώστε να ενισχυθεί η ευκολοχρησία της εφαρμογής. Mimer Hellas σελίδα 4

3.2 Μητρώο Σκοπός του υποσυστήματος «Μητρώο» είναι να προσφέρει στον εξουσιοδοτημένο χρήστη τη δυνατότητα να διαχειριστεί τη βασική πληροφορία (αρχεία) που αφορά στις Εκδηλώσεις, τους Επαγγελματίες υγείας και τους Επιστημονικούς Υγειονομικούς Φορείς που θα χρησιμοποιηθεί λειτουργικά στα επόμενα μενού του συστήματος. 3.2.1 Εκδηλώσεις Με την είσοδο στη φόρμα αυτή εμφανίζεται ένας πίνακας με τις ήδη καταχωρημένες εκδηλώσεις που έχουν καταχωρηθεί στο σύστημα. Κάθε εκδήλωση συνοδεύεται τον Τίτλο και τον χώρο της εκδήλωσης, την τοποθεσία της (πόλη, χώρα), τον διοργανωτή και την χρονική περίοδο που δηλώνεται από την ημερομηνία έναρξης και λήξης της. Η αναζήτηση των καταχωρημένων εγγραφών μπορεί να γίνει με κριτήρια αναζήτησης (φίλτρα) τον τίτλο της εκδήλωσης τη χώρα ή τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της. Ο τρόπος χρήσης των κριτηρίων αναζήτησης είναι πολύ εύκολος καθώς μετά την πληκτρολόγηση 3 χαρακτήρων στο πεδίο Τίτλος ή την επιλογή μιας εγγραφής(π.χ. χώρα), το σύστημα αυτόματα φιλτράρει τις εγγραφές που πληρούν αυτά τα κριτήρια. Τα φίλτρα αναζήτησης αρχικοποιούνται με το κουμπί «Χ» στο πάνω δεξιά μέρος του πάνελ «Φίλτρα». Σε περίπτωση που η εκδήλωση έχει ήδη ολοκληρωθεί εμφανίζεται στον πίνακα αποτελεσμάτων ως διαγραμμένη. Σημειώνεται πως οι εγγραφές που διαχειρίζεται η φόρμα Εκδηλώσεις είναι κοινές για όλους τους χρήστες του συστήματος. Σε περίπτωση που ο χρήστης θέλει να δει περισσότερες πληροφορίες ή να τροποποιήσει κάποια πληροφορία που συνοδεύει Mimer Hellas σελίδα 5

την εκδήλωση (π.χ. κάποια αλλαγή στην ημερομηνία ή κάποιο λάθος στην πληκτρολόγηση ενός λεκτικού) μπορεί να επιλέξει το κουμπί εγγραφής. στο τέλος της κάθε Αν ο χρήστης θέλει να εισάγει στο σύστημα μια νέα εκδήλωση εξωτερικού (δηλαδή εκδήλωση που διεξάγεται εκτός της Ελλάδας) μπορεί να επιλέξει με τη χρήση του κουμπιού από την εργαλειοθήκη. Στη φόρμα που θα εμφανιστεί μπορεί να καταχωρήσει την κατηγορία της εκδήλωσης (συνέδριο, σεμινάριο, ημερίδα, webinar), το θέμα ή τον τίτλο της, το χώρο, την πόλη, την χώρα (λείπει η Ελλάδα από τις επιλογές), το διοργανωτή, την έναρξη και τη λήξη της και τέλος την ηλεκτρονική διεύθυνση της εκδήλωσης. 3.2.2 Επαγγελματίες υγείας Η φόρμα Επαγγελματίες Υγείας λειτουργεί με τον ίδιο ακριβώς τρόπο. Περιέχει όλους τους επαγγελματίες υγείας που έχουν ήδη καταχωρηθεί έστω και μια φορά στο σύστημα, δηλαδή έχουν πάρει μέρος σε κάποια επιστημονική εκδήλωση. Η μοναδικότητα των εγγραφών εξασφαλίζεται με το κριτήριο του Α.Μ.Κ.Α. και για το λόγο αυτό προτείνεται πριν γίνει ενέργεια για την καταχώρηση ενός νέου Ε.Υ. να γίνεται πρώτα έλεγχος αν υπάρχει ήδη καταχωρημένος στο σύστημα με βάση το Α.Μ.Κ.Α. Με την είσοδο στη φόρμα αυτή ο πίνακας των εγγραφών είναι κενός και ενημερώνεται με εγγραφές μόλις συμπληρωθεί έστω και ένα κριτήριο αναζήτησης (φίλτρο). Για κάθε Ε.Υ. τηρείται το επώνυμο και το όνομα, ο ΑΜΚΑ, η ειδικότητα και ο φορέας στον οποίο Mimer Hellas σελίδα 6

απασχολείται. Η αναζήτηση των καταχωρημένων εγγραφών μπορεί να γίνει με κριτήρια αναζήτησης (φίλτρα) τα στοιχεία αυτά. Ο τρόπος χρήσης των κριτηρίων αναζήτησης είναι πολύ εύκολος καθώς μετά την πληκτρολόγηση 3 χαρακτήρων σε ένα πεδίο ή την επιλογή μιας εγγραφής (π.χ. Ειδικότητα), το σύστημα αυτόματα φιλτράρει τις εγγραφές που πληρούν αυτά τα κριτήρια. Τα φίλτρα αναζήτησης αρχικοποιούνται με το κουμπί «Χ» στο πάνω δεξιά μέρος του πάνελ «Φίλτρα». Σε περίπτωση που ο χρήστης θέλει να δει περισσότερες πληροφορίες ή να τροποποιήσει κάποια πληροφορία που συνοδεύει τον Ε.Υ. (π.χ. στοιχεία Διεύθυνσης) μπορεί να επιλέξει το κουμπί στο τέλος της κάθε εγγραφής. Αν ο χρήστης θέλει να εισάγει στο σύστημα έναν Ε.Υ. που μπορεί να επιλέξει με τη χρήση του κουμπιού από την εργαλειοθήκη. Στη φόρμα που θα εμφανιστεί ο χρήστης οφείλει να καταχωρήσει όνομα και επώνυμο, ΑΜΚΑ, ειδικότητα (αν είναι ειδικευόμενος θα συμπληρωθεί η ειδικότητα που θα αποκτήσει), ο φορέας και το προσωπικό του e-mail. Παράλληλα, μπορεί να καταχωρήσει τα στοιχεία της διεύθυνσης του. 3.2.3 Επιστημονικοί Υγειονομικοί Φορείς (Ε.Υ.Φ.) Παρόμοια λειτουργικότητα είναι διαθέσιμη και για τη φόρμα Ε.Υ.Φ.. Περιέχει όλους τους Υγειονομικούς φορείς που έχουν ήδη καταχωρηθεί έστω και μια φορά στο σύστημα. Το αρχείο των Ε.Υ.Φ. χρησιμοποιείται κατά την ενημέρωση του συστήματος στην Mimer Hellas σελίδα 7

ετήσια αναφορά δαπανών. Με την είσοδο στη φόρμα αυτή ο πίνακας των εγγραφών είναι κενός και ενημερώνεται με εγγραφές μόλις συμπληρωθεί έστω και ένα κριτήριο αναζήτησης (φίλτρο). Για κάθε Ε.Υ.Φ. προβάλλεται η Επωνυμία και το Α.Φ.Μ.. Η αναζήτηση των καταχωρημένων εγγραφών μπορεί να γίνει με κριτήρια αναζήτησης (φίλτρα) τα στοιχεία αυτά. Ο τρόπος χρήσης των κριτηρίων αναζήτησης είναι πολύ εύκολος καθώς μετά την πληκτρολόγηση 3 χαρακτήρων σε ένα πεδίο ή την επιλογή μιας εγγραφής, το σύστημα αυτόματα φιλτράρει τις εγγραφές που πληρούν αυτά τα κριτήρια. Τα φίλτρα αναζήτησης αρχικοποιούνται με το κουμπί «Χ» στο πάνω δεξιά μέρος του πάνελ «Φίλτρα». Σε περίπτωση που ο χρήστης θέλει να δει περισσότερες πληροφορίες ή να τροποποιήσει κάποια πληροφορία που συνοδεύει τον Ε.Υ.Φ. (π.χ. στοιχεία επικοινωνίας και Διεύθυνσης) μπορεί να επιλέξει το κουμπί εγγραφής. στο τέλος της κάθε Αν ο χρήστης θέλει να εισάγει στο σύστημα έναν Ε.Υ. που μπορεί να επιλέξει τη χρήση του κουμπιού από την εργαλειοθήκη. Στη φόρμα που θα εμφανιστεί ο χρήστης οφείλει να καταχωρήσει όνομα και επωνυμία, ΑΦΜ, τηλέφωνο, email και τα στοιχεία της διεύθυνσης του, και στη συνέχεια να πατήσει το κουμπί αποθήκευσης στο κεντρικό μενού. 3.3 Αιτήσεις Με τις επιλογές που υπάρχουν διαθέσιμες στο μενού Αιτήσεις ο χρήστης του συστήματος έχει τη δυνατότητα να υποβάλει ηλεκτρονικά αίτηση για τη διοργάνωση μιας εκδήλωσης ή μιας επιτροπής καθώς και να υποβάλλει αίτηση επαγγελματιών υγείας σε συνέδριο. Mimer Hellas σελίδα 8

3.3.1 Αίτηση διοργάνωσης εκδήλωσης 3.3.1.1 Αναζήτηση Με τη φόρμα αίτησης για διοργάνωση εκδήλωσης ο χρήστης του συστήματος έχει τη δυνατότητα να διαχειριστεί τις ηλεκτρονικές αιτήσεις που υποβάλλει στον Εθνικό Οργανισμό. Η πρώτη εικόνα είναι ο πίνακας αποτελεσμάτων αναζήτησης την οποία μπορεί να κάνει ο χρήστης στις αιτήσεις που έχει υποβάλλει η εταιρία που εκπροσωπεί. Ο πίνακας των εγγραφών είναι κενός και ενημερώνεται με εγγραφές μόλις συμπληρωθεί έστω και ένα κριτήριο αναζήτησης (φίλτρο). Για κάθε εκδήλωση προβάλλεται ο μοναδικός κωδικός αίτησης που αποδίδει αυτόματα το σύστημα, η κατηγορία της εκδήλωσης, ο τίτλος, η κατάσταση και τα στοιχεία του πρωτοκόλλου. Η αναζήτηση των καταχωρημένων εγγραφών μπορεί να γίνει με κριτήρια αναζήτησης (φίλτρα) τα στοιχεία αυτά. Ο τρόπος χρήσης των κριτηρίων αναζήτησης είναι πολύ εύκολος καθώς μετά την πληκτρολόγηση έστω ενός χαρακτήρα σε ένα πεδίο κειμένου ή την επιλογή μιας εγγραφής από τα πεδία επιλογής και πατώντας το κουμπί «Αναζήτηση», το σύστημα ανασύρει τις εγγραφές που πληρούν αυτά τα κριτήρια. Τα φίλτρα αναζήτησης αρχικοποιούνται με το κουμπί «Καθαρισμός». Ανάλογα με την κατάσταση της αίτησης υπάρχει στη στήλη του πίνακα και αντίστοιχος χρωματισμός για εύκολο διαχωρισμό των εγγραφών. Σε περίπτωση που ο χρήστης θέλει να δει περισσότερες πληροφορίες ή να τροποποιήσει κάποια πληροφορία που συνοδεύει την αίτηση του για την εκδήλωση μπορεί να επιλέξει το αντίστοιχο κουμπί στο τέλος της κάθε εγγραφής. 3.3.1.2 Καταχώρηση Αν ο χρήστης θέλει να εισάγει στο σύστημα μια νέα αίτηση για διοργάνωση εκδήλωσης, μπορεί να το κάνει με τη χρήση του κουμπιού από την εργαλειοθήκη. Ο χρήστης καταχωρεί την κατηγορία, το θέμα-τίτλο της εκδήλωσης και τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης και πατά το κουμπί «Αποθήκευση». Τότε Mimer Hellas σελίδα 9

δημιουργείται μια νέα εγγραφή στις αιτήσεις σε κατάσταση «Πρόχειρη». Οι αιτήσεις αυτές αφορούν εκδηλώσεις που γίνονται στην Ελλάδα και απαιτείται έγκριση της αίτησης από τον Εθνικό Οργανισμό. Αν ο Ε.Ο.Φ. εγκρίνει την αίτηση, τότε και μόνο η εκδήλωση θα είναι διαθέσιμη στο Μητρώο. Μετά την καταχώρηση νέας αίτησης το σύστημα δημιουργεί αυτόματα 4 καρτέλες στις οποίες ο χρήστης οφείλει να συμπληρώσει όλη την απαραίτητη πληροφορία για την αίτηση. Στην καρτέλα Στοιχεία αίτησης παρουσιάζονται τα βασικά στοιχεία της αίτησης. Μετά την οριστική υποβολή της αίτησης θα συμπληρωθούν αυτόματα και τα πεδία Ημ. Υποβολής/πρωτοκόλλου και αριθμός πρωτοκόλλου. Πατώντας αριστερά στην οθόνη την επιλογή Εκδήλωση και το κουμπί στο δεξί μέρος της οθόνης, ο χρήστης μπορεί να τροποποιήσει τα στοιχεία της εκδήλωσης (Θέμα-τίτλος, χώρος, πόλη, ημερομηνία έναρξης και λήξης, ηλ. διεύθυνση) και να αναφορτώσει σε ηλεκτρονική μορφή το έντυπο πρόγραμμα της εκδήλωσης. Η καρτέλα Διοργανωτές είναι συμπληρωμένη αυτόματα από τα στοιχεία της εταιρίας/φορέα που εκπροσωπεί ο εξουσιοδοτημένος χρήστης. Στην καρτέλα Προϋπολογισμός ο χρήστης μπορεί να καταχωρήσει τα έξοδα που έχουν προϋπολογιστεί για έξοδα διοργάνωσης και τιμητικές αμοιβές χωριστά. Mimer Hellas σελίδα 10

Όσο η αίτηση είναι πρόχειρη μπορεί να διαγραφεί. Μετά τον έλεγχο των στοιχείων της αίτησης από το χρήστη μπορεί να γίνει η οριστική υποβολή της πατώντας το κουμπί Με την οριστική υποβολή της αίτησης αποδίδεται αυτόματα αριθμός και ημερομηνία πρωτοκόλλου και δεν είναι δυνατή οποιαδήποτε αλλαγή. Η αίτηση είναι διαθέσιμη στο εξειδικευμένο προσωπικό του ΕΟΦ που θα την εγκρίνει ή απορρίψει. Σε κάθε περίπτωση ο χρήστης ενημερώνεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 3.3.2 Αίτηση διοργάνωσης συμβουλευτικής επιτροπής 3.3.2.1 Αναζήτηση Με τη φόρμα αίτησης για διοργάνωση συμβουλευτικής επιτροπής ο χρήστης του συστήματος έχει τη δυνατότητα να διαχειριστεί τις ηλεκτρονικές αιτήσεις που υποβάλλει στον Εθνικό Οργανισμό. Η πρώτη εικόνα είναι ο πίνακας αποτελεσμάτων αναζήτησης την οποία μπορεί να κάνει ο χρήστης στις αιτήσεις που έχει υποβάλλει η εταιρία που εκπροσωπεί. Ο πίνακας των εγγραφών είναι κενός και ενημερώνεται με εγγραφές μόλις συμπληρωθεί έστω και ένα κριτήριο αναζήτησης (φίλτρο). Για κάθε αίτηση για επιτροπή προβάλλεται ο μοναδικός κωδικός αίτησης που αποδίδει αυτόματα το σύστημα, η θεραπευτική κατηγορία με την οποία θα ασχοληθεί η επιτροπή, ο τίτλος, η χώρα, η κατάσταση και τα στοιχεία του πρωτοκόλλου. Η αναζήτηση των καταχωρημένων εγγραφών μπορεί να γίνει με κριτήρια αναζήτησης (φίλτρα) τα στοιχεία αυτά. Ο τρόπος χρήσης των κριτηρίων αναζήτησης είναι πολύ εύκολος καθώς μετά την πληκτρολόγηση έστω ενός χαρακτήρα σε ένα πεδίο κειμένου ή την Mimer Hellas σελίδα 11

επιλογή μιας εγγραφής από τα πεδία επιλογής και πατώντας το κουμπί «Αναζήτηση», το σύστημα ανασύρει τις εγγραφές που πληρούν αυτά τα κριτήρια. Τα φίλτρα αναζήτησης αρχικοποιούνται με το κουμπί «Καθαρισμός». Ανάλογα με την κατάσταση της αίτησης υπάρχει στη στήλη του πίνακα και αντίστοιχος χρωματισμός για εύκολο διαχωρισμό των εγγραφών. Σε περίπτωση που ο χρήστης θέλει να δει περισσότερες πληροφορίες ή να τροποποιήσει κάποια πληροφορία που συνοδεύει την αίτηση του για την εκδήλωση μπορεί να επιλέξει το αντίστοιχο κουμπί στο τέλος της κάθε εγγραφής. 3.3.2.2 Καταχώρηση Αν ο χρήστης θέλει να εισάγει στο σύστημα μια νέα αίτηση για διοργάνωση επιτροπής, μπορεί να το κάνει με τη χρήση του κουμπιού από την εργαλειοθήκη. Ο χρήστης καταχωρεί πρώτα τη θεραπευτική κατηγορία, τον τίτλο της επιτροπής, το χώρο, την πόλη, τη χώρα και τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης και πατά το κουμπί «Αποθήκευση». Τότε δημιουργείται μια νέα εγγραφή στις αιτήσεις σε κατάσταση «Πρόχειρη». Για τις αιτήσεις που αφορούν διοργάνωση επιτροπής απαιτείται έγκριση της αίτησης από τον Εθνικό Οργανισμό. Μετά την καταχώρηση νέας αίτησης το σύστημα δημιουργεί αυτόματα 3 καρτέλες στις οποίες ο χρήστης οφείλει να συμπληρώσει όλη την απαραίτητη πληροφορία για την αίτηση. Στην καρτέλα Στοιχεία αίτησης παρουσιάζονται τα βασικά στοιχεία της αίτησης. Μετά την οριστική υποβολή της αίτησης θα συμπληρωθούν αυτόματα και τα πεδία Ημ. Υποβολής/πρωτοκόλλου και αριθμός πρωτοκόλλου. Mimer Hellas σελίδα 12

Πατώντας αριστερά στην οθόνη την επιλογή Εκδήλωση/Επιτροπή και το κουμπί στο δεξί μέρος της οθόνης, ο χρήστης μπορεί να τροποποιήσει τα στοιχεία της επιτροπής (τον τίτλο, το χώρο και την πόλη). Η καρτέλα Συμμετοχές είναι το εργαλείο για την καταχώρηση των επαγγελματιών υγείας που θα συμμετέχουν στην επιτροπή. Με την ειδική φόρμα καταχώρησης ο χρήστης αναζητά με τον Α.Μ.Κ.Α τον επαγγελματία υγείας που είναι καταχωρημένος στο μητρώο και συμμετέχει στην επιτροπή. Στη συνέχεια καταχωρεί τα προϋπολογισθέντα ποσά για την αμοιβή του, το κόστος μεταφοράς, διαμονής και διατροφής χωριστά. Όσο η αίτηση είναι πρόχειρη μπορεί να διαγραφεί. Μετά τον έλεγχο των στοιχείων της αίτησης από το χρήστη μπορεί να γίνει η οριστική υποβολή της πατώντας το κουμπί Με την οριστική υποβολή της αίτησης αποδίδεται αυτόματα αριθμός και ημερομηνία πρωτοκόλλου και δεν είναι δυνατή οποιαδήποτε αλλαγή. Η αίτηση είναι διαθέσιμη στο εξειδικευμένο προσωπικό του ΕΟΦ που θα την εγκρίνει ή απορρίψει. Σε κάθε περίπτωση ο χρήστης ενημερώνεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 3.3.3 Αίτηση συμμετοχής Επαγγελματία Υγείας (Ε.Υ.) 3.3.3.1 Αναζήτηση Με τη φόρμα αίτησης για συμμετοχή Ε.Υ. σε εκδήλωση ο χρήστης του συστήματος έχει τη δυνατότητα να διαχειριστεί τις ηλεκτρονικές αιτήσεις που υποβάλλει στον Εθνικό Οργανισμό. Η πρώτη εικόνα είναι ο πίνακας αποτελεσμάτων αναζήτησης την οποία μπορεί να κάνει ο χρήστης στις αιτήσεις που έχει υποβάλλει η εταιρία που εκπροσωπεί. Mimer Hellas σελίδα 13

Για κάθε αίτηση προβάλλεται ο μοναδικός κωδικός αίτησης που αποδίδει αυτόματα το σύστημα, ο τίτλος της εκδήλωσης, η ημερομηνία έναρξης, η κατάσταση, τα στοιχεία του πρωτοκόλλου (αριθμός και ημερομηνία) και η ημερομηνία ολοκλήρωσης του ελέγχου. Η αναζήτηση των καταχωρημένων εγγραφών μπορεί να γίνει με κριτήρια αναζήτησης (φίλτρα) τον αριθμό της αίτησης, την κατάσταση, τον αριθμό και την ημερομηνία πρωτοκόλλου. Ο τρόπος χρήσης των κριτηρίων αναζήτησης είναι πολύ εύκολος καθώς μετά την πληκτρολόγηση 3 χαρακτήρων σε ένα πεδίο ή την επιλογή μιας εγγραφής (π.χ. Κατάσταση), το σύστημα αυτόματα φιλτράρει τις εγγραφές που πληρούν αυτά τα κριτήρια. Τα φίλτρα αναζήτησης αρχικοποιούνται με το κουμπί «Χ» στο πάνω δεξιά μέρος του πάνελ «Φίλτρα». Ανάλογα με την κατάσταση της αίτησης υπάρχει στη στήλη του πίνακα και αντίστοιχος χρωματισμός για εύκολο διαχωρισμό των εγγραφών. Σε περίπτωση που ο χρήστης θέλει να δει περισσότερες πληροφορίες ή να τροποποιήσει κάποια πληροφορία που συνοδεύει την αίτηση του για την εκδήλωση μπορεί να επιλέξει το αντίστοιχο κουμπί στο τέλος της κάθε εγγραφής. 3.3.3.2 Καταχώρηση Αν ο χρήστης θέλει να εισάγει στο σύστημα μια νέα αίτηση για διοργάνωση επιτροπής, μπορεί να το κάνει με τη χρήση του κουμπιού από την εργαλειοθήκη. Ο χρήστης επιλέγει εκδήλωση από το μητρώο εκδηλώσεων. Το μητρώο αυτό έχει εγγραφές είτε από την καταχώρηση των εκδηλώσεων του εξωτερικού που έχουν δηλώσει οι χρήστες ης εφαρμογής είτε τις εκδηλώσεις εσωτερικού που έχει εγκρίνει ο Οργανισμός μετά από αίτηση διοργάνωσης εκδηλώσεων των χρηστών. Με την επιλογή της εκδήλωσης προβάλλεται αυτόματα η απαραίτητη πληροφορία. Ο χρήστης πατά το κουμπί «Αποθήκευση» και δημιουργείται μια νέα εγγραφή στις αιτήσεις σε κατάσταση «Πρόχειρη». Για τις αιτήσεις που αφορούν συμμετοχή Ε.Υ. σε εκδήλωση απαιτείται έγκριση της αίτησης από τον Εθνικό Οργανισμό. Μετά την καταχώρηση νέας αίτησης το σύστημα Mimer Hellas σελίδα 14

δημιουργεί αυτόματα 3 καρτέλες στις οποίες ο χρήστης οφείλει να συμπληρώσει όλη την απαραίτητη πληροφορία για την αίτηση. Στην καρτέλα Στοιχεία αίτησης παρουσιάζονται τα βασικά στοιχεία της αίτησης. Μετά την οριστική υποβολή της αίτησης θα συμπληρωθούν αυτόματα και τα πεδία Ημ. Υποβολής/πρωτοκόλλου και αριθμός πρωτοκόλλου. Πατώντας αριστερά στην οθόνη την επιλογή Εκδήλωση προβάλλονται όλα τα στοιχεία της εκδήλωσης καθώς και ο σύνδεσμός (url link) για την ιστοσελίδα της εκδήλωσης. Η καρτέλα Συμμετοχές είναι το εργαλείο για την καταχώρηση των επαγγελματιών υγείας που θα συμμετέχουν στην εκδήλωση. Με την ειδική φόρμα καταχώρησης ο χρήστης αναζητά με τον Α.Μ.Κ.Α τον επαγγελματία υγείας που είναι καταχωρημένος στο μητρώο. Στη συνέχεια καταχωρεί τα προϋπολογισθέντα ποσά για την αμοιβή του, το κόστος μεταφοράς, διαμονής και διατροφής χωριστά. Mimer Hellas σελίδα 15

Όσο η αίτηση είναι πρόχειρη μπορεί να διαγραφεί. Μετά τον έλεγχο των στοιχείων της αίτησης από το χρήστη μπορεί να γίνει η οριστική υποβολή της πατώντας το κουμπί Με την οριστική υποβολή της αίτησης αποδίδεται αυτόματα αριθμός και ημερομηνία πρωτοκόλλου και δεν είναι δυνατή οποιαδήποτε αλλαγή. Η αίτηση είναι διαθέσιμη στο εξειδικευμένο προσωπικό του ΕΟΦ που θα την εγκρίνει ή απορρίψει. Σε κάθε περίπτωση ο χρήστης ενημερώνεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 3.4 Απολογισμοί/Αναφορές Σκοπός του υποσυστήματος «Απολογισμοί/αναφορές» είναι να προσφέρει στον εξουσιοδοτημένο χρήστη τη δυνατότητα να καταχωρήσει μετά το πέρας των εκδηλώσεων τα τελικά οικονομικά ποσά που δαπανήθηκαν σε κάθε περίπτωση. Ο τρόπος λειτουργίας των επιλογών Απολογισμός διοργάνωσης εκδήλωσης, Απολογισμός διοργάνωσης επιτροπής και Απολογισμός συμμετεχόντων σε εκδήλωση είναι παρόμοιος. Επιλέγοντας από το κεντρικό μενού την επιλογή Προσθήκη απολογισμού, το σύστημα προτείνει τις εκδηλώσεις οι οποίες έχουν ολοκληρωθεί και δεν έχει κατατεθεί απολογισμός. Σε περίπτωση που δεν υπάρχουν εκδηλώσεις διαθέσιμες για απολογισμό ο χρήστης ενημερώνεται από το σύστημα και η διαδικασία δεν μπορεί να προχωρήσει. Σε κάθε περίπτωση ο χρήστης οφείλει να μεταβεί στο μενού Απολογισμός και να συμπληρώσει τα τελικά ποσά που δαπανήθηκαν στις ανάλογες κατηγορίες εξόδων και σε αναλογία με τα προϋπολογισθέντα. Επίσης οφείλει να συμπληρώσει τον τελικό αριθμό συμμετεχόντων στην εκδήλωση. Το σύστημα προβάλλει τα σύνολα των εξόδων σε κάθε κατηγορία. Όσο η αίτηση είναι πρόχειρη μπορεί να διαγραφεί. Μετά τον έλεγχο των στοιχείων της αίτησης από το χρήστη μπορεί να γίνει η οριστική υποβολή. Με την οριστική υποβολή της αίτησης αποδίδεται αυτόματα αριθμός και ημερομηνία πρωτοκόλλου απολογισμού και δεν είναι δυνατή οποιαδήποτε αλλαγή. Η αίτηση είναι διαθέσιμη στο εξειδικευμένο προσωπικό του ΕΟΦ που θα την εγκρίνει ή Mimer Hellas σελίδα 16

απορρίψει. Σε κάθε περίπτωση ο χρήστης ενημερώνεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στην περίπτωση της υποβολής αίτησης απολογισμού για συμμέτοχές Ε.Υ. σε εκδήλωση, ο απολογισμός γίνεται για κάθε Ε.Υ. που συμμετείχε τελικά στην εκδήλωση. Σε περίπτωση που η συμμετοχή του ακυρώθηκε αυτό είναι δυνατόν να ενημερωθεί στο σύστημα και να μη μετρήσει στο συνολικό αριθμό συμμετοχών του Ε.Υ. 3.4.1 Αναφορές δαπανών Η επιλογή Αναφορές δαπανών προσφέρει στο χρήστη τη δυνατότητα να ενημερώσει τον Ε.Ο.Φ. για την ετήσια αναφορά δαπανών. Mimer Hellas σελίδα 17

Η αναφορές δαπανών καταχωρούνται μια φορά ανά χρονική περίοδο (έτος) και για το λόγο αυτό το σύστημα δεν επιτρέπει παραπάνω από μια αίτηση για την ίδια περίοδο. Αν ο χρήστης θέλει να εισάγει στο σύστημα μια νέα αίτηση για διοργάνωση επιτροπής, μπορεί να το κάνει με τη χρήση του κουμπιού από την εργαλειοθήκη. Μετά την καταχώρηση νέας αναφοράς δαπανών το σύστημα δημιουργεί αυτόματα 3 καρτέλες στις οποίες ο χρήστης οφείλει να συμπληρώσει όλη την απαραίτητη πληροφορία για την αίτηση. Στην καρτέλα Ε.Υ. ο χρήστης μπορεί να προσθέσει στην αναφορά δαπανών Ε.Υ. διαθέσιμους στο Μητρώο για τους οποίους θα δηλώσει την κατηγορία των εξόδων, τον τρόπο (ΕΛΚΕ/ΕΛΚΕΑ) και το συνολικό ποσό που έχει δοθεί. Με τον τρόπο αυτό υπολογίζεται το άθροισμα της δαπάνης τόσο ανά Ε.Υ. όσο και συνολικά για τον φορέα. Πατώντας αριστερά στη γραμμή του Ε.Υ. υπάρχει δυνατότητα άμεσης προβολής αναλυτικά των ποσών ανά κατηγορία και τρόπο δαπανών. Με ανάλογο τρόπο γίνεται και η καταχώρηση των δαπανών για τους επιστημονικούς υγειονομικούς φορείς. Mimer Hellas σελίδα 18

Όσο η αίτηση είναι πρόχειρη μπορεί να διαγραφεί. Μετά τον έλεγχο των στοιχείων της αίτησης από το χρήστη μπορεί να γίνει η οριστική υποβολή της πατώντας το κουμπί της υποβολής. Με την οριστική υποβολή της αίτησης αποδίδεται αυτόματα αριθμός και ημερομηνία πρωτοκόλλου και δεν είναι δυνατή οποιαδήποτε αλλαγή. Η αναφορά δαπανών είναι διαθέσιμη στο εξειδικευμένο προσωπικό του ΕΟΦ που θα την εγκρίνει ή απορρίψει. Σε κάθε περίπτωση ο χρήστης ενημερώνεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Mimer Hellas σελίδα 19