Διοίκηση Έργων. Βασίλειος Ζεϊμπέκης, Επίκουρος Καθηγητής

Διοίκηση Έργων Βασίλειος Ζεϊμπέκης, Επίκουρος Καθηγητής Εργαστηριακό Μάθημα: Διαχείριση Έργου με τη χρήση του MS Project Λεμονιά Αμυγδάλου, Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό Ακαδημαϊκό Έτος 2018-2019 Πολυτεχνική Σχολή

Περιεχόμενα 1. Γενικές οδηγίες Microsoft Project 2. Μέθοδοι δημιουργίας νέου έργου 3. Πλοήγηση στο MS Project 4. Δυναμικός Προγραμματισμός 5. Παρακολούθηση & Έλεγχος Έργου 6. Αναφορές 7. Παράδειγμα 2

Γενικές οδηγίες Microsoft Project Το MS- Project έχει σχεδιαστεί για να βοηθάει τον υπεύθυνο του έργου στην ανάπτυξη ενός σχεδίου (αποσύνθεση έργου), στην ανάθεση πόρων στις εργασίες, στην παρακολούθηση και τροποποίηση της προόδου του έργου, στη διαχείριση του χρόνου και του προϋπολογισμού του έργου. Πηγή: Dynamic Scheduling with Microsoft Project 2013, RodolfAmbriz, Mario Landa, Published jointly by J. Ross Publishing and International Institute for Learning, Inc. 4

Γενικές οδηγίες Microsoft Project Εγκατάσταση του λογισμικού Project μέσω της ιστοσελίδας - Chios Helpdesk http://helpdesk.chios.aegean.gr/el/: Άλλες Online Υπηρεσίες Δωρεάν Διάθεση Λογισμικού Project 2016 5

Μέθοδοι δημιουργίας νέου έργου Για να δημιουργήσετε ένα καινούργιο αρχείο έργου: File New Blank Project Για να αποθηκεύσετε το καινούργιο αρχείο έργου: File Save as Computer Save 7

Πλοήγηση στο MS Project Το περιβάλλον εργασίας του MS Project αποτελείται από δύο τμήματα: Το αριστερό τμήμα που έχει μορφή φύλλου υπολογισμού Task Entry Table, όπου πινακοποιούνται τα δεδομένα και τα αποτελέσματα των υπολογισμών. Το δεξιό τμήμα μορφής σχεδιαστικού φύλλου, όπου εμφανίζονται γραφικά τα στοιχεία - αποτελέσματα της ανάλυσης. Αριστερό τμήμα μορφής φύλλου υπολογισμού Δεξιό τμήμα μορφής σχεδιαστικού φύλλου 8

Πλοήγηση στο MS Project Η κορδέλα (Ribbon) περιλαμβάνει τις παρακάτω καρτέλες: File(Αρχείο): περιέχει βασικές εντολές ενός αρχείου (άνοιγμα, αποθήκευση, εκτύπωση κ.ο.κ.) Task(Δραστηριότητες): περιλαμβάνονται εντολές καταχώρησης και επεξεργασίας των δραστηριοτήτων και των χαρακτηριστικών τους. Resource(Πόροι): περιλαμβάνονται εντολές για τη χρήση των διαθέσιμων πόρων του έργου. Report(Αναφορά): περιλαμβάνονται εντολές αναφορών που μπορεί να δημιουργήσει ο διαχειριστής του έργου. Project(Έργο): περιλαμβάνονται εντολές που σχετίζονται με το έργο, το ημερολόγιο, την ενημέρωση του και την παρακολούθηση του. View(Προβολή): παρέχεται η δυνατότητα διαφορετικής παρουσίασης του έργου Format(Μορφοποίηση): περιλαμβάνονται οι διάφορες επιλογές μορφοποίησης της εμφάνισης του χρονοδιαγράμματος, των κειμένων κ.ο.κ. 9

Οθόνες Εργασίας του προγράμματος Πλοήγηση στο MS Project View Gantt Chart More views επιλογή προβολής οθόνης εργασίας(εικόνα 1) ή ευκολότερα Δεξί κλικ στην αριστερή άκρη της οθόνης και επιλογή View Bar(Εικόνα 2). Εικόνα 1 Εικόνα 2 Προεπιλεγμένο περιβάλλον εργασίας Gantt Chart: μπορείτε να βλέπετε τις εργασίες και τα χρονικά στοιχεία. Resource Sheet: στοιχεία πόρων του έργου. Cost Table: οικονομικά στοιχεία έργου. 10

Περιεχόμενα 1. Γενικές οδηγίες Microsoft Project 2. Μέθοδοι δημιουργίας νέου έργου 3. Πλοήγηση στο MS Project 4. Δυναμικός Προγραμματισμός 5. Παρακολούθηση & Έλεγχος Έργου Εισαγωγή Δεδομένων του Έργου Εισαγωγή Εργασιών Εισαγωγή Πόρων Εισαγωγή Σταθερού Κόστους 6. Αναφορές 7. Παράδειγμα 11

Δυναμικός Προγραμματισμός Μόλις δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο έργου, θα πρέπει να ορίσετε ορισμένες γενικές πληροφορίες σχετικά με το έργο. File Info Project Info Advanced Properties 12

Δυναμικός Προγραμματισμός Παράθυρο διαλόγου Πληροφορίες Έργου Από προεπιλογή, η τρέχουσα ημερομηνία χρησιμοποιείται ως ημερομηνία έναρξης του έργου, αλλά αυτό μπορεί να αλλάξει. Project Project Information 13

Ο χρονοπρογραμματισμός μπορεί να γίνει: Δυναμικός Προγραμματισμός με βάση την ημερομηνία έναρξης, οπότε αναζητείτε το νωρίτερο δυνατό τέλος του έργου. Όλες οι εργασίες που προστίθενται στο έργο θα προγραμματιστούν αυτόματα για να ξεκινήσουν το συντομότερο δυνατόν. με βάση την ημερομηνία λήξης, οπότε αναζητείτε την αργότερη δυνατή έναρξη. Όλες οι εργασίες που προστίθενται στο έργο θα προγραμματιστούν αυτόματα για να ξεκινήσουν όσο το δυνατόν αργότερα, γεγονός που περιορίζει την ευελιξία του προγράμματος. 14

Δυναμικός Προγραμματισμός Παράθυρο διαλόγου Ημερολόγιο έργου Το ημερολόγιο έργου καθορίζει το συνολικό χρονοδιάγραμμα για ένα έργο βάσει των περιορισμών που εισάγετε. Τα ημερολόγια των πόρων βοηθούν στον προσδιορισμό του πότε μπορούν να προγραμματιστούν οι εργασίες βάσει των διαθέσιμων πόρων για την εκτέλεση και ολοκλήρωση των εργασιών. Project Change Working Time 15

Ειδικές Ρυθμίσεις κατά την έναρξή νέου έργου Δυναμικός Προγραμματισμός File Options, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Project Options 16

Δυναμικός Προγραμματισμός Εισαγωγή των φάσεων του έργου και των εργασιών ανά φάση Το προεπιλεγμένο περιβάλλον εργασίας Gantt Chart περιέχει αριστερά τον πίνακα εισαγωγής των εργασιών Task Entry Table όπου μπορείτε να δείτε, να εισάγετε και να τροποποιήσετε τις εργασίες του έργου. 18

Δυναμικός Προγραμματισμός Παράθυρο διαλόγου Πληροφορίες Εργασίας Task Informationή διπλόκλικπάνωσεμιαεργασία Στο παράθυρο διαλόγου Task Information μέσα στις έξι καρτέλες μπορείτε να δείτε, να εισάγετε και να τροποποιήσετε όλες τις πληροφορίες της επιλεγμένης εργασίας. 19

Δυναμικός Προγραμματισμός Διάρκεια εργασίας (Duration): είναι ο συνολικός αριθμός της περιόδου εργασίας ( με εξαίρεση τις αργίες ή άλλες μη εργάσιμες περιόδους που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας δραστηριότητας). Για την εισαγωγή της διάρκειας: Κλικ στο πεδίο Duration εισαγωγή αριθμού και μονάδας (μονάδα μέτρησης: ώρα, ημέρα, εβδομάδα, μήνας) ή από το παράθυρο διαλόγου Task Information καρτέλα General. Εξαρτήσεις(Predecessors): είναι η σχέση μεταξύ μιας εργασίας και του προκατόχου της. Μια λογική σχέση είναι μια εξάρτηση μεταξύ δύο δραστηριοτήτων ή μεταξύ μιας δραστηριότητας και ενός ορόσημου. Υπάρχουν τέσσερις τύποι εξαρτήσεων: Finish to Start (FS): μια λογική σχέση στην οποία μια διάδοχος δραστηριότητα δεν μπορεί να ξεκινήσει μέχρι να ολοκληρωθεί η προκάτοχος δραστηριότητα. Start to Finish (SF): μια λογική σχέση στην οποία μια διάδοχος δραστηριότητα δεν μπορεί να ξεκινήσει μέχρι να ξεκινήσει μια προκάτοχος δραστηριότητα. Finish to Finish (FF): μια λογική σχέση στην οποία μια διάδοχος δραστηριότητα δεν μπορεί να ολοκληρωθεί μέχρι να ολοκληρωθεί μια προκάτοχος δραστηριότητα. Start to Finish (SF): μια λογική σχέση στην οποία μια διάδοχος δραστηριότητα δεν μπορεί να ολοκληρωθεί μέχρι να ξεκινήσει μια δραστηριότητα προκάτοχος. 20

Δυναμικός Προγραμματισμός Μορφή σύνδεσης δραστηριοτήτων: Είναι εφικτή η συσχέτιση υποδραστηριοτήτων μεταξύ τους, αλλά όχι η συσχέτιση εργασιών σύνοψης με υποδραστηριότητά της. Finish to Start (FS) Finish to Finish (FF) Start to Finish (SF) Start to Start (SS) 21

Παράδειγμα συσχετίσεων- εξαρτήσεων δραστηριοτήτων: Δυναμικός Προγραμματισμός 22

Παράδειγμα συσχετίσεων- εξαρτήσεων δραστηριοτήτων: Δυναμικός Προγραμματισμός 23

Δυναμικός Προγραμματισμός Σύνδεση δραστηριοτήτων: 1 ος τρόπος: διπλό κλίκ πάνω στη δραστηριότητα Καρτέρα Predecessors Επιλογή προαπαιτούμενης δραστηριότητας, τύπος και χρόνος καθυστέρησης 2 ος τρόπος: Κλικ στο πεδίο Predecessors συμπληρώνετε τον αριθμό προαπαιτούμενης εργασίας συμπληρώνετε τον τύπο της εξάρτησης Enter 24

Δυναμικός Προγραμματισμός Δομή εργασιών(αποσύνθεση έργου): Κάθε έργο που δημιουργείται αυτόματα περιλαμβάνει: 1. Το Project Summary Task, μια εργασία σύνοψης έργου που αποτελεί τον κύριο στόχο του σχεδίου του έργου. Όλες οι νέες εργασίες που προσθέτονται στο έργο θα είναι υποσύνολα του Project Summary Task. Για την εμφάνιση απόκρυψη του Project Summary Task : Καρτέλα Format Project Summary Task 25

2. Τις συνοπτικές εργασίες Summary Tasks και 3. Τις δευτερεύουσες εργασίες Subtasks που ομαδοποιούνται μέσα σε κάθε συνοπτική εργασία. Summary Task Δυναμικός Προγραμματισμός Subtask 26

Δυναμικός Προγραμματισμός Επιλογές εισαγωγής εργασίας Γιαναεισάγετεμιαεργασίαήένασύνολοεργασιώνμέσασεμιασυνοπτικήεργασία: 1. επιλέγετε τις εργασίες(τις δευτερεύουσες εργασίες) και στη συνέχεια 2. πατάτετοεικονίδιοεσοχήπροςταδεξιάαπότηνκαρτέλα Task Επιπλέον τρόπους εισαγωγής μια εργασίας μπορείτε να επιλέξετε από την καρτέλα Task ενότητα εντολών Insert Task Αν θέλετε να βγάλετε μια δευτερεύουσα εργασία μέσα από την συνοπτική εργασία πατάτε το εικονίδιο εσοχή προς τα αριστερά από την καρτέλα Task 27

Δυναμικός Προγραμματισμός Ορόσημο Milestone είναι ένα σημαντικό σημείο ή γεγονός σε ένα έργο (μία συνάντηση, κατάθεση φακέλου για έκδοση άδειας). Ένα ορόσημο δεν αποτελεί πραγματική εργασία οπότε έχει μηδενική διάρκεια. Στην προβολή των γραφημάτων τα ορόσημα επισημαίνονται με ένα διαμάντι. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ορόσημο από την καρτέλα Task ενότητα εντολών Insert Milestone 28

Δυναμικός Προγραμματισμός Διαίρεση του χρόνου μιας εργασίας σε δύο ή και περισσότερα τμήματα. Καρτέλα Task ενότητα εντολών schedule Split Task Στο γράφημα Gannt επιλέγετε την εργασία που θέλετε να διαιρέσετε και σέρνετε τον κέρσορα πάνω στη ράβδο (στη γραμμή εργασίας) μέχρι την ημερομηνία που θα εκτελεστεί το δεύτερο τμήμα της εργασίας. Όταν ολοκληρωθεί η διαίρεση της εργασίας το γράφημα Gantt εμφανίζεται μια διακεκομμένη γραμμή που συνδέει τα δύο τμήματα της διαιρεμένης εργασίας. 29

Παράδειγμα: Εισαγωγή εργασιών& Σύνδεση των υποδραστηριοτήτων Δυναμικός Προγραμματισμός Εισαγωγή Εργασιών Σύνδεση υποδραστηριοτήτων 30

Δυναμικός Προγραμματισμός Μετακίνηση εργασίας προς τα εμπρός ή προς τα πίσω στο χρονοδιάγραμμα του έργου ή αν απαιτείται αναπρογραμματισμός μιας εργασίας βάσει της διαθεσιμότητας των πόρων, μπορείτε να κάνετε χρησιμοποιώντας την εντολή Move από την καρτέλα Task Μετακίνηση της ημερομηνίας έναρξης όλου του έργου μπορείτε να κάνετε με την εντολή Move Project από την καρτέλα Project 31

Δυναμικός Προγραμματισμός Πόροι Resources, η εισαγωγή των διαθέσιμων πόρων είναι το επόμενο κρίσιμο σκέλος για τον σχεδιασμό του έργου. Για την διαχείριση των πόρων του έργου, επιλέγετε την εμφάνιση του φύλλου πόρων Resource Sheet GanttChart MoreViews ResourceSheet Κατηγορίες πόρων: Πόροι εργασίας (work resources): Η κατηγορία αυτή περιλαμβάνει το ανθρώπινο δυναμικό. Καταναλώνεται χρόνος για την εκτέλεση μιας εργασίας οπότε κοστολογούνται σε αναλογία του χρόνου που χρησιμοποιήθηκαν. Πόροι Κόστους (cost resources): Η κατηγορία αυτή περιλαμβάνει πόρους με προκαθορισμένο κόστος ανεξάρτητα τη διάρκεια της δραστηριότητας π.χ. έξοδα ταξιδίου, άδεια λογισμικού, αμοιβή συνεργείου. Πόροι υλικών (material resources): Η κατηγορία αυτή περιλαμβάνει τις πρώτες ύλες που χρειάζονται για την υλοποίηση του έργου π.χ. χαρτί εκτύπωσης με μονάδα μέτρησης (πακ.), τούβλα με μονάδα μέτρησης(παλέτα). 33

Δυναμικός Προγραμματισμός Κάθε γραμμή αντιστοιχεί σε έναν πόρο και κάθε στήλη σε συγκεκριμένες πληροφορίες για κάθε πόρο. Όνομα πόρου Τύπος (εργασία, κόστος, υλικό) Ποσοστό διαθεσιμότητας Συγκεντρωτικό κόστους ανά χρήση πόρου Ημερολόγιο πόρων Μονάδα μέτρησης των υλικών Αρχικά του πόρου τιμή (ανά ώρα, μήνα, χρόνο) τιμή υπερωρίας Κατανομή κόστους 34

Δυναμικός Προγραμματισμός Από το παράθυρο διαλόγου Resource Information, για κάθε πόρο έχετε τη δυνατότητα να διαχειριστείτε πληθώρα στοιχείων. 1 ος τρόπος Resource ενότητα εντολών Properties Information 2 ος τρόπος Διπλό κλικ πάνω στον πόρο που θέλετε να διαχειριστείτε και ανοίγει το παράθυρο διαλόγου. 35

Δυναμικός Προγραμματισμός Ανάθεση και κατανομή των πόρων Assigning Resources : Η ανάθεση πόρων είναι η σύνδεση μεταξύ μίας εργασίας (task) και ενός πόρου ή πόρων που θα χρησιμοποιηθούν για την εκτέλεση και ολοκλήρωση της εργασίας. Μέθοδοι ανάθεσης πόρων: Μέσω της στήλης Resource Names. Στο φύλλο εργασίας Gantt Chart αριστερό τμήμα Task Entry Table δημιουργείτε μια νέα στήλη Resource Names. Μέσω του παραθύρου διαλόγου Assign Resources. Resources ενότητα εντολών Assignments Assign Resources Μέσω του παραθύρου διαλόγου Task Information. Task ενότητα εντολών Properties Information καρτέλα Resources 36

Ανάθεση και κατανομή των πόρων Assigning Resources : Κατά την ανάθεση υλικού πόρου (material resources) σε μια εργασία, πρέπει να συμπληρώσετε τη στήλη με την ποσότητα (units) του πόρου. Το Microsoft Project υπολογίζει αυτόματα το συνολικό κόστος του συγκεκριμένου πόρου και το προσθέτει στο συνολικό κόστος του έργου. Δυναμικός Προγραμματισμός Κατά την ανάθεση πόρου κόστους (cost resources) σε μια εργασία, πρέπει να συμπληρώσετε τη στήλη κόστος (cost), π.χ. κόστος μετακίνησης 300 στο πλαίσιο της εργασίας Task a_2. Το Microsoft Project αυτόματα το προσθέτει στο συνολικό κόστος του έργου. 37

Δυναμικός Προγραμματισμός Υπερκατανομή των πόρων Overallocation : Είναι πολύ σημαντικό να παρακολουθείτε και να διαχειρίζεστε κάθε κατανομή πόρου. Μερικές φορές υπάρχει μια σύγκρουση μεταξύ της διαθεσιμότητας ενός πόρου και της ανάθεσης του σε μια συγκεκριμένη εργασία. Η υπερκατανομή γίνεται όταν σε έναν πόρο του ανατίθεται περισσότερη εργασία από ότι μπορεί να κάνει βάσει της διαθεσιμότητας του. Στην προβολή του φύλλου εργασίας Gantt Chart οι εργασίες με υπερκατανομή πόρων θα εμφανίζουν ένα κόκκινο άνθρωπο. Στην προβολή του φύλλου εργασίας Resource Sheet οι υπερκατανεμημένοι πόροι θα εμφανίζουν το εικονίδιο overallocated. 38

Δυναμικός Προγραμματισμός Μέθοδοι επίλυσης των υπερκατανεμημένων πόρων: Αύξηση της διάρκειας μιας εργασίας (αυτή η προσέγγιση χρησιμοποιείται όταν οι πόροι είναι σταθεροί). Αύξηση του αριθμού των πόρων που αντιστοιχούν σε μια εργασία (αυτή η προσέγγιση χρησιμοποιείται όταν η διάρκεια της εργασίας είναι σταθερή). Τοποθέτηση άλλων πόρων διαθέσιμων στην εργασία. Επαναπρογραμματισμός της εργασίας όταν ο πόρος είναι διαθέσιμος. Οι διαχειριστές ενός έργου συνήθως χρησιμοποιούν έναν συνδυασμό αυτών των μεθόδων για την επίτευξη ενός επιθυμητού αποτελέσματος. 39

Δυναμικός Προγραμματισμός Task ενότηταεντολώνtask Inspect Το παράθυρο Επιθεώρηση Εργασιών Inspector εμφανίζει όλους του παράγοντες που επηρεάζουν επί του παρόντος το πρόγραμμα της εργασίας. Δίνει την επιλογή επαναπρογραμματισμού της εργασίας δηλαδή να ξεκινήσει η εργασία την ημερομηνία κατά την οποία ο πόρος θα είναι διαθέσιμος. 40

Δυναμικός Προγραμματισμός Παράδειγμα επίλυσης προβλήματος εξομάλυνσης υπερκατανεμημένων πόρων από: Task ενότητα εντολών task Inspect 1. Προβολή Gantt Chart, επιλέγετε την εργασία Task a_1 και πηγαίνετε στο παράθυρο επιθεώρηση εργασιών Inspector. 2. Επιλέγετε μετακίνηση της εργασίας βάσει της διαθεσιμότητας του πόρου. 41

Δυναμικός Προγραμματισμός Παράδειγμα επίλυσης προβλήματος εξομάλυνσης υπερκατανεμημένων πόρων από: Task ενότητα εντολών task Inspect 3. Αυτή η επιλογή επηρέασε την ημερομηνία έναρξης και λήξης της εργασίας, όχι όμως την διάρκεια της εργασίας. 42

Δυναμικός Προγραμματισμός Προβολή του φύλλου Team Planner Είναι ο πιο εύκολος τρόπος για να δείτε πως κατανέμονται οι πόροι σε διάφορες εργασίες του έργου σας. Στο Team Planner, μπορείτε γρήγορα να αναθέσετε ή να επαναθέσετε τις εργασίες του έργου σας στους πόρου. 43

Δυναμικός Προγραμματισμός Παράδειγμα επίλυσης προβλήματος εξομάλυνσης υπερκατανεμημένων πόρων από την προβολή του φύλλου Team Planner 1. Προβολή Gantt Chart: Μετά την ανάθεση του V.Zeimpekiτων εργασιών Task a_1 και Task a_2, στη στήλη με τους δείκτες εμφανίζεται το εικονίδιο με την ένδειξη της υπερκατανομής. Υπερκατανομή του ανθρώπινου πόρου V. Zeimpeki 2. Προβολή Team Planner 44

Δυναμικός Προγραμματισμός Παράδειγμα επίλυσης προβλήματος εξομάλυνσης υπερκατανεμημένων πόρων από την προβολή του φύλλου Team Planner 3. Ανάθεση εργασίας Task a_1σε άλλο διαθέσιμο πόρο. Επιλέγετε την εργασία με το ποντίκι και την σέρνετε προς τα κάτω στον ανθρώπινο πόρο L.Amygdalou 4. Επιστροφή στην προβολή Gantt Chart. Δεν υπάρχει πια το εικονίδιο με την ένδειξη της υπερκατανομής 45

Δυναμικός Προγραμματισμός Παράδειγμα επίλυσης προβλήματος εξομάλυνσης υπερκατανεμημένων πόρων Overallocation προσθέτοντας διαθέσιμο πόρο στις εργασίες. 1. Προβολή Gantt Chart: Από τη στήλη Resource Names αναθέτετε στην εργασία Task a_1 έναν επιπλέον ανθρώπινο πόρο. 2. Αμέσως μετά την ανάθεση εμφανίζεται η εικονιζόμενη επισήμανση δίνοντας σας τρεις επιλογές. 46

Δυναμικός Προγραμματισμός Παράδειγμα επίλυσης προβλήματος εξομάλυνσης υπερκατανεμημένων πόρων Overallocation προσθέτοντας διαθέσιμο πόρο στις εργασίες. 3. Επιλέγοντας Μείωση των ωρών εργασίας των πόρων ανά μέρα διατηρώντας ίδια τη διάρκεια και εργασία, αυτόματα μειώνονται οι ώρες ανά πόρο από 8h/day σε 4h/day. Την ίδια διαδικασία επαναλαμβάνετε και για την εργασία Task a_2. 47

Δυναμικός Προγραμματισμός Προβολή του φύλλου Resource Graph Είναι ένα εποπτικό εργαλείο για τη διαχείριση και βελτιστοποίηση του χρόνου και των πόρων. 48

Δυναμικός Προγραμματισμός Σταθερό κόστος Fixed Cost Υπάρχουν δραστηριότητες για τις οποίες το κόστος είναι σταθερό ανεξάρτητα από τους πόρους (work, cost, material) που θα χρησιμοποιηθούν κατά τη διάρκεια του έργου. Στις περιπτώσεις αυτές αναφερόμαστε σε δραστηριότητες σταθερού κόστους πχ το κόστος έκδοσης οικοδομικής άδειας, κόστος συντήρησης λογισμικού. Σταθερό κόστος μπορεί να αποδοθεί στο σύνολο του έργου (Project Summary Task) ή σε ομάδα εργασιών (tasks) ή σε συνοπτικές εργασίες(summary tasks). View ενότηταεντολώνdata Tables Cost 50

Παρακολούθηση & Έλεγχος Έργου Κρίσιμη διαδρομή Critical Path : είναι η ακολουθία των δραστηριοτήτων με μηδενικό συνολικό περιθώριο. Format ενότητα εντολών Bar Styles Critical Tasks Οι κρίσιμες δραστηριότητες δεν έχουν περιθώριο να καθυστερήσουν γιατί θα καθυστερήσουν άλλες εργασίες και κατά συνέπεια θα καθυστερήσουν το τέλος του έργου. 52

Παρακολούθηση & Έλεγχος Έργου Γραμμή Αναφοράς Baseline Μόλις το σχέδιο του έργου (εργασίες, συνδέσεις των εργασιών, ανάθεση πόρων, κόστη) ολοκληρωθεί και εγκριθεί θα πρέπει να αποτυπωθεί αυτή η τελική μορφή πριν την εκτέλεση του έργου. Το τελικό σχέδιο του έργου ονομάζεται γραμμή αναφοράς Baseline Η γραμμή αναφοράς χρησιμοποιείται ως βάση σύγκρισης. Παρακολουθεί και ελέγχει: Την εκτέλεση των εργασιών Το χρονοδιάγραμμα του έργου Τον προϋπολογισμό του έργου Project ενότητα εντολών Schedule Set Baseline 53

Παρακολούθηση & Έλεγχος Έργου Το Microsoft Project δίνει την δυνατότητα να αποθηκεύσετε έως 11 διαφορετικές γραμμές αναφοράς που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως σημεία σύγκρισης κατά την παρακολούθηση της προόδου του έργου σας. Στην προβολή του πίνακα Baseline Table εμφανίζεται η γραμμή αναφοράς που έχετε ορίσει στο έργο σας σε πέντε βασικές κατηγορίες: διάρκεια, ημερομηνία έναρξης, ημερομηνία λήξης, εργασία και κόστος. 54

Παρακολούθηση & Έλεγχος Έργου Πριν ξεκινήσετε την καταγραφή της πραγματικής κατάστασης θα πρέπει να ελέγξετε ότι στην ενότητα File Options Project Options καρτέλα Advanced είναι επιλεγμένα τα: 55

Παρακολούθηση & Έλεγχος Έργου Καταγραφή της πραγματικής κατάστασης: Καθώς το έργο βρίσκεται σε εκτέλεση θα πρέπει να καταγράψετε την πρόοδο των εργασιών, προκειμένου να διατηρήσετε το πλάνο του έργου σας ενημερωμένο. Η καταγραφή της προόδου των εργασιών μπορεί να περιλαμβάνει την πραγματική ημερομηνία έναρξης τους, το ποσοστό ολοκλήρωσης τους ή την προβλεπόμενη ημερομηνία λήξης τους. Υπάρχουν δύο τρόποι καταγραφής της τρέχουσας κατάστασης: 1 ος τρόπος: Project ενότητα εντολών Status Status Date, δέχεται ως δεδομένο ότι οι δραστηριότητες έχουν εξελιχθεί βάσει της γραμμής αναφοράς. 2 ος τρόπος: Project ενότητα εντολών Status Update Project, επιλέγετε την ημερομηνία κατάστασης και γίνεται αυτόματη ενημέρωση. 56

Παρακολούθηση & Έλεγχος Έργου Η εντολή Mark on Track από την καρτέλα Task θα ενημερώσει το ποσοστό ολοκλήρωσης μιας επιλεγμένης εργασίας με βάση την ημερομηνία έναρξης της και τη διάρκεια της ως την ημερομηνία κατάστασης Status Date που έχετε ορίσει π.χ. αν έχετε μια εργασία που έχει προγραμματιστεί να διαρκέσει 2 εβδομάδες και η εργασία προχωράει όπως θα έπρεπε μετά την πρώτη εβδομάδα, με την επιλογή της εντολής Mark on Track θα ενημερώσει την πρόοδο σε 50% μέχρι την ημερομηνία κατάστασης Status Date. Αν χρειάζεστε περισσότερο έλεγχο σχετικά με την ενημέρωση μιας εργασίας μπορείτε να επιλέξετε την εντολή Update Tasks. Μέσα στο παράθυρο διαλόγου Update Tasks μπορείτε να ενημερώσετε την πρόοδο της εργασίας χειροκίνητα και σε πιο λεπτομερές επίπεδο. 57

Ο πίνακας Work Table παρουσιάζει πληροφορίες σχετικά με το χρονικό διάστημα (work) που έχει προγραμματιστεί σε κάθε εργασία(task), με βάση τους πόρους που τους έχουν ανατεθεί. View Tables Work Η υπερωριακή εργασία Overtime Work και η πραγματική υπερωριακή εργασία Actual Overtime Work ανατίθεται και ενημερώνεται από τον πίνακα Task Usage. View TaskUsage Παρακολούθηση & Έλεγχος Έργου 58

Παρακολούθηση & Έλεγχος Έργου Ο πίνακας Cost Table παρουσιάζει πληροφορίες σχετικά με το κόστος που έχει ανατεθεί σε κάθε εργασία (task) π.χ. σταθερό κόστος, κόστη από τις αναθέσεις πόρων. Ο πίνακας Cost Table δίνει τη δυνατότητα να παρακολουθήσετε της προόδου του έργου σε σχέση με το κόστος του έργου. View Tables Cost Σημείωση: Στον πίνακα Cost δεν εισάγετε τιμές όταν παρακολουθείτε την πρόοδο του έργου. Το Microsoft Project τις εισάγει αυτόματα βάσει των αλλαγών που έχετε κάνει στη διάρκεια(duration), και στην εργασία(work). 59

Παρακολούθηση & Έλεγχος Έργου Ο πίνακας Variance Table παρουσιάζει τις αποκλίσεις σε προγραμματισμένες και πραγματικές ημερομηνίες και διάρκεια. View Tables More tables Variance Σημείωση: Η απόκλιση μπορεί να είναι θετική, υποδεικνύοντας ότι το έργο υπερβαίνει το σχέδιο ή μπορεί να είναι αρνητική, υποδεικνύοντας ότι το έργο είναι σύμφωνα με το σχέδιο. 60

Παρακολούθηση & Έλεγχος Έργου Το παράθυρο διαλόγου Statistics Dialog Box εμφανίζει συνολικά στατιστικά στοιχεία για πέντε βασικές κατηγορίες του έργου: ημερομηνία έναρξης, ημερομηνία λήξης, διάρκεια, εργασία και κόστος. Project Project Information καρτέλα Statistics 61

Παρακολούθηση & Έλεγχος Έργου Η προβολή της γραμμής αναφοράς Baseline στο γράφημα Gantt Chart, δίνει τη δυνατότητα σύγκρισης της τρέχουσας κατάστασης του έργου σε σχέση με την γραμμή αναφοράς που έχετε ορίσει στο έργο. Format ενότητα εντολών Bar Styles Baseline 62

Αναφορές Βασικές αναφορές Reports : στο Microsoft Project εκτός από τις διάφορες προβολές παρακολούθησης του έργου, υπάρχει μια σειρά από βασικές αναφορές και βρίσκονται κατηγοριοποιημένες σε κατηγορίες, ανάλογα με τη στόχευση της πληροφορίας. Οι βασικότερες αναφορές, που μπορούν να δημιουργηθούν από την καρτέλα Reports View Reports είναι οι ακόλουθες: Κατηγορία Αναφοράς Περιγραφή Resources Overallocated Resources Resource Overview Παρουσίαση των υπερκατανεμημένων πόρων και των δραστηριοτήτων που τους έχουν ανατεθεί. Παρουσίαση των πόρων και των αναθέσεων αυτών. Cost Cash Flow Earned Value In Progress Critical Tasks Milestone Report Slipping Tasks Διάγραμμα του κόστους και του προοδευτικού κόστους στη διάρκεια του χρόνου. Διάγραμμα κόστους της πραγματικής εργασίας, της σχεδιασμένης και της εκτελεσθείσας με τιμές προϋπολογισμού καθώς και των αποκλίσεων. Παρουσίαση των στοιχείων των εναπομεινάντων κρίσιμων δραστηριοτήτων. Παράθεση των εργασιών ορόσημων. Παρουσίαση των εργασιών που έχουν είτε αρνητική είτε θετική απόκλιση από το χρονοδιάγραμμα. 64

Αναφορές Overrallocated Resource Report 65

Αναφορές Resource Overview Report 66

Αναφορές Earned Value Report 67

Αναφορές Earned Value Report 68

Αναφορές Critical Tasks 69

Παράδειγμα Έργο: Ανέγερση Ισόγειας Μονοκατοικίας Το παρόν παράδειγμα αφορά τον χρονικό και οικονομικό προγραμματισμό της κατασκευής μιας ισόγειας μονοκατοικίας μετηχρήσητουmsproject. 71