ΟΣΕΚ ΕΠΑ ΑΝΑΒΤΟΤ. ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ για το μάκθμα: Νζεσ Σεχνολογίεσ ςτον Επιςιτιςμό

ΟΣΕΚ ΕΠΑ ΑΝΑΒΤΟΤ ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ για το μάκθμα: Νζεσ Σεχνολογίεσ ςτον Επιςιτιςμό B ΕΣΟ ΜΑΓΕΙΡΙΚΘ ΣΕΧΝΘ & ΗΑΧΑΡΟΠΛΑΣΙΚΘ ΣΕΧΝΘ Κακθγθτισ: Γκοφβθσ Δθμιτρθσ Ανάβυςςοσ, Ιανουάριοσ 2013

1. ΕΙΑΓΩΓΘ Σιμερα δεν υπάρχει καμία πλευρά τθσ κοινωνικισ και επιχειρθματικισ ηωισ ςτθν οποία θ πλθροφορικι και οι εφαρμογζσ τθσ να μθν καταλαμβάνουν ολοζνα και ςθμαντικότερθ κζςθ. Και ο τουριςμόσ, δεν αποτελεί εξαίρεςθ. Κακϊσ είναι κατεξοχιν κοινωνικό και οικονομικό φαινόμενο, με τεράςτιεσ παραγωγικζσ διαςυνδζςεισ, ςτθρίηεται όλο και περιςςότερο ςτθ λειτουργία των υπολογιςτϊν και των ςυναφϊν ψθφιακϊν τεχνολογιϊν. Στθ ξενοδοχειακι βιομθχανία θ εμφάνιςθ των θλεκτρονικϊν υπολογιςτϊν μποροφμε να κεωριςουμε ότι κακυςτζρθςε ςε ςχζςθ με άλλουσ τομείσ τθσ οικονομίασ. Αυτό ςυνζβθ λόγω τθσ δυςκολίασ που αντιμετϊπιςαν οι προγραμματιςτζσ ςτθν προςπάκειά τουσ να ςυμπεριλάβουν όλα τα απαραίτθτα ςτοιχεία του τουριςτικοφ προϊόντοσ μζςα ςε ζνα πρόγραμμα, κακϊσ επίςθσ και του μεγάλου κόςτουσ αγοράσ τόςο των τερματικϊν όςο και των προγραμμάτων από τθν πλευρά των επιχειρθματιϊν. Η εμφάνιςθ των θλεκτρονικϊν υπολογιςτϊν ςτθν ξενοδοχία ζρχεται δειλά ςτισ αρχζσ τθσ δεκαετίασ του ϋ60, και θ εφαρμογι τουσ περιορίηεται ςτισ κρατιςεισ δωματίων. Αργότερα επεκτείνεται ςτθν μιςκοδοςία προςωπικοφ, ςτθν ζκδοςθ λογαριαςμϊν πελατϊν κ.τ.λ. Από τισ αρχζσ τθσ δεκαετίασ του ϋ70, ζγινε ςθμαντικι πρόοδοσ με τθ χρθςιμοποίθςθ των Mini θλεκτρονικϊν υπολογιςτϊν και τθσ τεχνικισ On Line, Real Time (αυτοματοποίθςθ και εργαςία ςε πραγματικό χρόνο), με αποτζλεςμα να επιτυγχάνεται θ ςτιγμιαία επεξεργαςία των ςτοιχείων, ο καλφτεροσ ζλεγχοσ και διαχείριςθ των τμθμάτων του ξενοδοχείου και θ ελαχιςτοποίθςθ των λακϊν. Η χριςθ των υπολογιςτϊν ςτθν ξενοδοχία αφορά κυρίωσ ςτθν μεταφορά από το χειρόγραφο τρόπο επεξεργαςίασ ςτθν θλεκτρονικι επεξεργαςία, θ οποία επιτρζπει να ελζγχει και να διαχειρίηεται κανείσ πλθροφορίεσ ςε απείρωσ λιγότερο χρόνο. 1

Σιμερα ζνασ αρικμόσ καταςκευαςτϊν προςφζρει ζνα ευρφτατο φάςμα διαφορετικϊν μθχανϊν που χαρακτθρίηεται ωσ hardware ι «υλικό», και ζνασ ακόμα μεγαλφτεροσ αρικμόσ επιχειριςεων προςφζρει ςυςτιματα επεξεργαςίασ που χαρακτθρίηονται ωσ software ι «λογιςμικό». Τα υπάρχοντα τεχνολογικά ςυςτιματα ειςιχκθςαν ςτθν τουριςτικι βιομθχανία και προορίηονταν για τον απλό επαγγελματία-χριςτθ ςε επιμζρουσ χϊρουσ και λειτουργίεσ τθσ παραγωγισ ςυγκεκριμζνων προϊόντων και υπθρεςιϊν που ςυμμετζχουν ςτθν παραγωγι και διάκεςθ του τουριςτικοφ προϊόντοσ. Τα ςυςτιματα πλθροφορικισ εφαρμόςτθκαν ςε διάφορουσ τομείσ, όπωσ ςτισ κρατιςεισ που αφοροφςαν επιχειριςεισ μεταφορϊν, καταλυμάτων και κεαμάτων, ςτθν ζκδοςθ των ειςιτθρίων με τθν ςυνακόλουκθ τιμολόγθςθ, τθν λογιςτικι και ςτατιςτικι παρακολοφκθςθ ςτισ τουριςτικζσ επιχειριςεισ και ςτουσ οργανιςμοφσ τουριςμοφ, κλπ. Η ειςαγωγι όμωσ τθσ πλθροφορικισ ςτισ επιχειριςεισ αυτοφ του είδουσ προϊόντων υπθρεςιϊν γίνεται ταυτόχρονα ςε όλεσ τισ περιοχζσ τθσ παραγωγικισ τουσ διαδικαςίασ, ζτςι ϊςτε τα αναπτυςςόμενα με τον τρόπο αυτό και εφαρμοηόμενα προγράμματα πλθροφορικισ (software) να παίρνουν πλζον τθ μορφι «πακζτου». Τα προςφερόμενα, λοιπόν και εφαρμοηόμενα προγράμματα πλθροφορικισ ςτθν ξενοδοχία περιζχουν όλα τα αναγκαία δεδομζνα για τθν ςυςτθματοποίθςθ, τθν επιτάχυνςθ και τθν ορκολογικοποίθςθ τθσ παραγωγισ και διάκεςθσ των παραπάνω υπθρεςιϊν. 2. ΠΛΘΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΤΣΘΜΑΣΑ 2.1 Οριςμόσ και ςυςτατικά ςτοιχεία ενόσ Πληροφοριακοφ υςτήματοσ Το ςφγχρονο ανταγωνιςτικό περιβάλλον ζχει κάνει απαραίτθτθ τθν προςαρμογι των επιχειριςεων ςτισ εξελίξεισ τθσ ςφγχρονθσ τεχνολογίασ και τθν ενςωμάτωςθ ςτθ λειτουργία των περιςςοτζρων, ενόσ ςυςτιματοσ που βαςίηεται ςτισ Τεχνολογίεσ 2

Πλθροφοριϊν και Επικοινωνιϊν. Η αποτελεςματικι διαχείριςθ ενόσ τεράςτιου όγκου πλθροφοριϊν μπορεί να δϊςει το ςυγκριτικό πλεονζκτθμα ςε μια επιχείρθςθ ζναντι των ανταγωνιςτϊν τθσ. Η λφςθ για ζνα τζτοιο πρόβλθμα είναι θ χριςθ ενόσ Πλθροφοριακοφ ςυςτιματοσ. Οριςμόσ: Πρόκειται για ζνα ςφνολο ςτοιχείων-παραγόντων (ςχιμα 1) που αλλθλεπιδροφν μεταξφ τουσ, με κάκε παράγοντα να ζχει τθν ιδιαίτερθ ςθμαςία του και όλοι να είναι απαραίτθτοι για τθν εφρυκμθ λειτουργία του ςυςτιματοσ χήμα 1. ΑΝΘΡΩΠΟΙ: Το ςφνολο των χρθςτϊν του ςυςτιματοσ οι οποίοι καταλαμβάνουν τισ κατάλλθλεσ κζςεισ ςτθν επιχείρθςθ διακζτοντασ τα απαραίτθτα τυπικά και ουςιαςτικά προςόντα. ΔΙΑΔΙΚΑΙΕ: πρόκειται για τισ διαδικαςίεσ (εργαςίεσ) που απαιτεί το ςυγκεκριμζνο είδοσ επιχείρθςθσ (π.χ. κρατιςεισ ςτο ξενοδοχείο, παραγγελίεσ ςτο εςτιατόριο) οι οποίεσ γίνονται με τθ χριςθ αντίςτοιχων προγραμμάτων ςτον Η/Υ αλλά και για τισ διαδικαςίεσ και κανόνεσ που απαιτεί θ χριςθ των ίδιων των ςτοιχείων του Πλθροφοριακοφ ςυςτιματοσ (ενεργοποίθςθ-απενεργοποίθςθ ςυςκευϊν, διαδικαςίεσ εκτφπωςθσ, κ.λ.π.) 3

ΔΕΔΟΜΕΝΑ: πρόκειται για τα δεδομζνα που το πλθροφοριακό ςφςτθμα μετατρζπει ςε πλθροφορίεσ μζςα από τθν κατάλλθλθ επεξεργαςία (π.χ. εκνικότθτεσ πελατϊν, τιμζσ προϊόντων, ςυνταγζσ παραςκευϊν εςτιατορίου, κ.α.) ΤΛΙΚΟ: Είναι οι μθχανικζσ ςυςκευζσ και τα μζρθ που δομοφν τον υπολογιςτι (Εικόνα 1. π.χ. Οκόνθ, επεξεργαςτισ, καλϊδια βλέπε επόμενο κεφ.) ΛΟΓΙΜΙΚΟ: Είναι ζνα ςφνολο θλεκτρονικϊν εντολϊν, αποτελοφμενο από ςφνκετουσ κϊδικεσ, ι προγράμματα, με το οποίο ο υπολογιςτισ εκτελεί εργαςίεσ. Είναι δθλαδι μια ομάδα εντολϊν που λζει ςτον υπολογιςτι πϊσ να εκτελζςει ςυγκεκριμζνεσ εργαςίεσ. Μια ομάδα εντολϊν ςυχνά καλείται πρόγραμμα. Όταν ο υπολογιςτισ χρθςιμοποιεί ζνα ςυγκεκριμζνο πρόγραμμα λζμε ότι τρζχει (running) ι ότι εκτελεί (executing) το πρόγραμμα αυτό. Οι δφο βαςικζσ κατθγορίεσ προγραμμάτων είναι το λογιςμικό ςυςτθμάτων (system software) και το λογιςμικό εφαρμογϊν (application software). Το λογιςμικό ςυςτήματοσ υπάρχει κυρίωσ για τον ίδιο τον υπολογιςτι, ϊςτε να τον βοθκά να εκτελεί ςυγκεκριμζνεσ λειτουργίεσ. O βαςικότεροσ τφποσ λογιςμικοφ ςυςτιματοσ είναι το λειτουργικό ςφςτθμα (operating system, OS). Όλοι οι υπολογιςτζσ χρειάηονται ζνα λειτουργικό ςφςτθμα. Το λειτουργικό ςφςτθμα λζει ςτον υπολογιςτι πϊσ να αλλθλεπιδρά με το χριςτθ και τισ δικζσ του ςυςκευζσ. Συνθκιςμζνα λειτουργικά ςυςτιματα είναι τα Windows, Macintosh OS, Unix, Linux. 4

Το λογιςμικό εφαρμογών λζει ςτον υπολογιςτι πϊσ να εκτελζςει ειδικζσ λειτουργίεσ για τον χριςτθ, όπωσ θ δθμιουργία ενόσ κειμζνου ι θ επεξεργαςία μιασ εικόνασ γραφικϊν. Μερικζσ κφριεσ κατθγορίεσ εφαρμογϊν είναι οι εξισ: Λογιςμικό επεξεργαςίασ κειμζνου για δθμιουργία εγγράφων Λογιςτικά φφλλα για δθμιουργία εγγράφων με αρικμοφσ Λογιςμικό διαχείριςθσ βάςεων δεδομζνων για καταςκευι και διαχείριςθ μεγάλων ομάδων δεδομζνων Προγράμματα γραφικϊν για ςχεδίαςθ εικόνων θ διαχείριςθ φωτογραφιϊν, ταινιϊν κλπ Εφαρμογζσ δθμιουργίασ πολυμζςων Πακζτα λογιςμικοφ ψυχαγωγίασ και εκπαίδευςθσ Εφαρμογζσ διαδικτφου 3. Ο ΘΛΕΚΣΡΟΝΙΚΟ ΤΠΟΛΟΓΙΣΘ 3.1 Οριςμόσ Τπολογιςτή Ζνασ υπολογιςτισ είναι μια θλεκτρονικι ςυςκευι καταςκευαςμζνθ κυρίωσ από ψθφιακά θλεκτρονικά κυκλϊματα και δευτερευόντωσ από θλεκτρικά και μθχανικά ςυςτιματα που ζχει ωσ ςκοπό να επεξεργάηεται πλθροφορίεσ χριςιμεσ για τον άνκρωπο. Είναι ζνα αυτοματοποιθμζνο, θλεκτρονικό, ψθφιακό ςφςτθμα το οποίο μπορεί να επεξεργάηεται δεδομζνα βάςει ενόσ ςυνόλου προκακοριςμζνων οδθγιϊν, των εντολϊν που ςυνολικά ονομάηονται προγράμματα. 3.2 Σα μζρη ενόσ Θλεκτρονικοφ Τπολογιςτή Επεξεργαςτήσ 5

Ο εγκζφαλοσ του υπολογιςτι, ο οποίοσ οργανϊνει και εκτελεί εντολζσ από το χριςτθ ι το λογιςμικό. Ονομάηεται και Κεντρική Μονάδα Επεξεργαςίασ (ΚΜΕ) CPU (Central Processing Unit). Η μονάδα μζτρθςθσ του επεξεργαςτι είναι τα hertz. Μνήμη Όταν ξεκινά ζνα πρόγραμμα, φορτϊνεται αρχικά ςτθ μνιμθ και εκτελείται από εκεί. Η μνιμθ χωρίηεται ςε δφο βαςικζσ κατθγορίεσ: Η μνιμθ ROM (Read Only Memory) χρθςιμοποιείται κυρίωσ κατά τθν εκκίνθςθ του Η/Υ, για να του δϊςει τισ πρϊτεσ εντολζσ που κα εκτελεςτοφν. Τα δεδομζνα που περιζχονται ςτθν μνιμθ ROM είναι αμετάβλθτα, δεν μποροφν να αλλαχκοφν από εμάσ, και καταγράφονται ςε αυτιν από τον καταςκευαςτι του Η/Υ. Η μνιμθ RAM (Random Access Memory), δθλαδι θ κφρια μνιμθ του Η/Υ θ οποία κακορίηει ςε ςθμαντικό βακμό τθν ταχφτθτα και τθν ιςχφ ενόσ υπολογιςτι. Η RAM είναι προςωρινι και όταν διακοπεί θ λειτουργία του υπολογιςτι τα περιεχόμενα τθσ χάνονται. Μονάδεσ μζτρθςθσ μνιμθσ Kilobyte (KB) Megabyte (MB) Gigabyte (GB) Terabyte (TB) Μητρική κάρτα Ορκογϊνια κάρτα που περιζχει τα κυκλϊματα που ςυνδζουν τον επεξεργαςτι με το υπόλοιπο υλικό. Πάνω ςε αυτιν εφαρμόηονται μεταξφ άλλων και οι κάρτεσ κυκλωμάτων. Κάρτεσ κυκλωμάτων 6

Μικρότερεσ κάρτεσ κυκλωμάτων που αντιςτοιχοφν ςε εςωτερικζσ ςυςκευζσ (π.χ. κάρτα ιχου, γραφικϊν) και ςυνδζονται με τθν Μθτρικι κάρτα. υςκευζσ Αποθήκευςησ Δίνουν τθ δυνατότθτα μόνιμθσ διατιρθςθσ των δεδομζνων Παραδείγματα Σκλθροί δίςκοι ιςκζττεσ Άλλοι μαγνθτικοί δίςκοι (zip) Συςκευζσ Ταινίασ (Tape Drives) ίςκοι CD (Compact Disk): CD-ROM, CD-R, CD-RW ίςκοι DVD (Digital Video Disk) υςκευζσ Ειςόδου/Εξόδου Ζνασ υπολογιςτισ είναι άχρθςτοσ χωρίσ τθν αλλθλεπίδραςθ με τουσ χριςτεσ. Η αλλθλεπίδραςθ αυτι επιτυγχάνεται με τθ χριςθ αυτϊν των ςυςκευϊν. 1. υςκευζσ ειςόδου (input devices): δζχονται δεδομζνα από τον χριςτθ ι κάποιο άλλο ςφςτθμα υπολογιςτι (π.χ. υπολογιςτισ ςτο Internet). Συνθκζςτερεσ ςυςκευζσ ειςόδου είναι το πλθκτρολόγιο και το ποντίκι. Άλλεσ δθμοφιλείσ ςυςκευζσ ειςόδου: Touchpad (ςυςκευι αφισ) Χειριςτιριο με μοχλό (joystick) Σαρωτζσ (scanners) Ψθφιακζσ κάμερεσ (digital cameras) Μικρόφωνα (microphones) 2. υςκευζσ εξόδου (output devices): επιςτρζφουν επεξεργαςμζνα δεδομζνα ςτον χριςτθ ι ςε κάποιο άλλο ςφςτθμα υπολογιςτι. Χαρακτθριςτικά παραδείγματα αποτελοφν θ οκόνθ, ο εκτυπωτισ και τα θχεία. 7

Οι ςυςκευζσ επικοινωνίασ (μόντεμ, κάρτα δικτφου, φαξ) πραγματοποιοφν και τισ δφο λειτουργίεσ (είςοδο και ζξοδο), επιτρζποντασ ςτουσ υπολογιςτζσ να διαμοιράηονται πλθροφορίεσ 3.3 Θ αναγκαιότητα ενόσ Πληροφοριακοφ υςτήματοσ Όπωσ γίνεται αντιλθπτό, τα Π.Σ. είναι απαραίτθτα ςτθ λειτουργία όλων των επιχειριςεων, επομζνωσ και αυτϊν που δραςτθριοποιοφνται ςτον τουριςμό. Σα ςημαντικότερα Πλεονεκτήματα που μποροφμε να επιςθμάνουμε είναι τα εξισ: Εξαςφαλίηουν τυποποίθςθ διαδικαςιϊν Μειϊνουν τισ πικανότθτεσ ςφαλμάτων Αποτελοφν πθγι πλθροφόρθςθσ και εργαλείο ελζγχου για τθ διοίκθςθ Βελτιϊνουν τισ προςφερόμενεσ υπθρεςίεσ Εξοικονομοφν χρόνο ςτισ διάφορεσ διαδικαςίεσ και εργαςίεσ Εξοικονομοφν χϊρο για τθν αποκικευςθ πλθροφοριϊν που και δεδομζνων που υπό άλλεσ ςυνκικεσ κα είχαν ζντυπθ μορφι Μακροπρόκεςμα μειϊνουν ςθμαντικά το κόςτοσ παραγωγισ Βελτιϊνουν τθν ανταγωνιςτικότθτα τθσ επιχείρθςθσ και τθ βιωςιμότθτά τθσ ςτο επιχειρθςιακό περιβάλλον 3.4 Φάςεισ ανάπτυξησ ενόσ ςυςτήματοσ Π.. 1. Οριςμόσ του προβλήματοσ. Είναι το χρονικό ςθμείο που θ επιχείρθςθ διαπιςτϊνει κάποια δυςλειτουργία ι μια δυνατότθτα βελτίωςθσ τθσ λειτουργίασ τθσ μζςα από τθν απόφαςθ επζνδυςθσ ςε ζνα Πλθροφοριακό Σφςτθμα. 2. Ανάλυςη απαιτήςεων. Σε αυτό το ςθμείο γίνεται μια μελζτθ ςκοπιμότθτασ θ οποία κα μασ δείξει ποιεσ είναι οι ανάγκεσ μασ και οι απαιτιςεισ τθσ 8

επιχείρθςθσ. Δθλ. τι λειτουργίεσ πρζπει να καλφψει το ςφςτθμα (π.χ. κρατιςεισ δωματίων, προμικειεσ, αποκικθ), ποιοσ είναι ο προχπολογιςμόσ, κ.λ.π. 3. χεδιαςμόσ ςυςτήματοσ. Εδϊ αφοφ ζχουμε αποφαςίςει τι πρζπει να γίνει κα κακορίςουμε το πώσ κα γίνει αυτό. Εδϊ ζχουμε λεπτομερι περιγραφι του εξοπλιςμοφ, του λογιςμικοφ, των δεδομζνων που κα αξιοποιθκοφν, κ.λ.π. 4. Προγραμματιςμόσ ςυςτήματοσ. Εδϊ αναλαμβάνουν οι ειδικοί τθσ πλθροφορικισ οι οποίοι μπορεί να ανικουν ςτθν επιχείρθςι μασ (προγραμματιςτζσ) ι να είναι εξωτερικοί ςυνεργάτεσ. 5. Ζλεγχοσ δοκιμή ςυςτήματοσ. Είναι πολφ ςθμαντικό ςτάδιο πριν τθν τελικι εγκατάςταςθ και περιλαμβάνει και πιλοτικι χριςθ από τουσ υπαλλιλουσ που κα είναι οι μελλοντικοί χριςτεσ. Επειδι κανζνα ςφςτθμα και πρόγραμμα δεν είναι τζλειο εδϊ κα εντοπιςτοφν οι αδυναμίεσ και τα προβλιματα και κα γίνουν οι τελευταίεσ διορκϊςεισ. 6. Εγκατάςταςη και λειτουργία του ςυςτήματοσ. Η εγκατάςταςη (installation) ςθματοδοτεί τθν ζναρξθ λειτουργίασ και περιλαμβάνει: Τθν φόρτωςθ των προγραμμάτων και των βάςεων δεδομζνων ςτουσ Η/Υ τθσ επιχείρθςθσ ςυςτιματοσ Εκπαίδευςθ του προςωπικοφ ςτα προγράμματα Παράδοςθ τεχνικϊν εγχειριδίων χριςθσ (manual) Παράδοςθ αδειϊν χριςθσ (licence codes) Αναςχεδιαςμό κανόνων, διαδικαςιϊν, και ςυνθκειϊν (π.χ. νζοι κανόνεσ αςφαλείασ, οριςμόσ υπευκφνων, κ.α.) Η λειτουργία αποτελεί τθν κατάλθξθ ενόσ ςυςτιματοσ που ζχει αναλυκεί, ςχεδιαςτεί και δοκιμαςτεί. Από αυτό το ςθμείο τίκεται ςε λειτουργία με βάςθ τισ προδιαγραφζσ ςχεδίαςισ του. Η διάρκεια λειτουργίασ του εξαρτάται από τθν πορεία τθσ επιχείρθςθσ, τισ μελλοντικζσ τθσ ανάγκεσ και τθν προςαρμοςτικότθτα του ςυςτιματοσ ςε αυτζσ. 7. υντήρηςη - υποςτήριξη Αναβάθμιςη. Η εγκατάςταςθ του ςυςτιματοσ ςυνεπάγεται πωσ πρζπει να υπάρχουν οι διαδικαςίεσ υποςτιριξισ του, τόςο 9

ςτο κομμάτι του υλικοφ και των λογιςμικϊν όςο και ςε κζματα διαδικαςιϊν και επικαιροποίθςθσ των δεδομζνων του. Σε ςχζςθ με το λογιςμικό, θ φάςθ αυτι περιλαμβάνει: Τεχνικι υποςτιριξθ (technical support) τθσ εταιρίασ για ςυγκεκριμζνο χρονικό διάςτθμα. Βελτιςτοποίθςθ λειτουργιϊν του προγράμματοσ Επανεγκατάςταςθ ςυςτιματοσ Προςκικθ επιπλζον δυνατοτιτων λειτουργιϊν Επίλυςθ προβλθμάτων όπωσ αντιμετϊπιςθ ιϊν, αλλαγζσ ςε φορολογικά, νομικά κζματα ςτα οποία χρειάηεται προςαρμογι, κ.α. Αναβακμίςεισ, νζεσ εκδόςεισ 8. Απόςυρςη. Η τελευταία φάςθ του κφκλου αυτοφ είναι θ απόςυρςθ του ςυςτιματοσ θ οποία μπορεί να οφείλεται ςε διάφορουσ λόγουσ όπωσ: Οικονομικοί λόγοι Λόγοι παλαιότθτασ Αδυναμία αναβάκμιςθσ Αλλαγι ςτισ ανάγκεσ τθσ επιχείρθςθσ, κ.λ.π. 10

4. ΜΘΧΑΝΟΡΓΑΝΩΘ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΩΝ ΜΟΝΑΔΩΝ 4.1 Γενικά Μθχανοργάνωςθ είναι ο εξοπλιςμόσ του ξενοδοχείου με μθχανζσ και θ οργάνωςθ των λειτουργιϊν του με αυτζσ. Ο όροσ ςιμερα χρθςιμοποιείται για τθν θλεκτρονικι μθχανοργάνωςθ, που αφορά κυρίωσ ςτθ χριςθ θλεκτρονικϊν υπολογιςτϊν. Το ςφςτθμα μθχανοργάνωςθσ ενόσ ξενοδοχείου αποτελείται από δφο βαςικά μζρθ: τα μθχανιματα και τα προγράμματα. Τα μθχανιματα αποτελοφν ταχφτατεσ υπολογιςτικζσ μθχανζσ, οι οποίεσ προγραμματίηονται ζτςι ϊςτε να εκτελοφν ζνα ςυγκεκριμζνο ζργο, ςυνικωσ αυτό το οποίο επικυμεί ο χριςτθσ τουσ. Ζτςι λοιπόν, υπάρχουν ςιμερα ςτθν αγορά μθχανιματα, δθλαδι computers, ςε προςιτζσ τιμζσ, τα οποία προγραμματίηονται ζτςι ϊςτε π.χ. να δζχονται τισ καταχωρίςεισ μιασ ΑΠΥ (απόδειξθ παροχισ υπθρεςιϊν), κάνοντασ ταυτόχρονα και τθν ενθμζρωςθ τθσ M/C (main courante), κάνοντασ τισ ακροίςεισ κι εξάγοντασ ζναν τεράςτιο αρικμό ςτατιςτικϊν υπολογιςμϊν ςε χρόνο μθδζν. Τα computers ζχουν μνιμθ ςτθν οποία αποκθκεφουν τα γεγονότα κάκε θμζρασ και μποροφν να ςυνδεκοφν μεταξφ τουσ ανταλλάςςοντασ πλθροφορίεσ. Ζτςι μποροφν να μπουν ςτθν αποκικθ, ςτο λογιςτιριο, το μπαρ, το ταμπλό εςτιατορίου και ςε κάκε τμιμα το οποίο απαιτεί οικονομικι διαχείριςθ, και να ςτζλνουν κάκε πλθροφορία που καταχωρίηεται ςτα τμιματα ςε μια κεντρικι μονάδα, θ οποία ανά πάςα ςτιγμι κα είναι ενιμερθ για ό,τι ςυμβαίνει από πλευράσ οικονομικισ διαχείριςθσ και κινθτικότθτασ των πελατϊν ςτο ξενοδοχείο. Ζτςι όταν ζνασ πελάτθσ αναχωρεί, δεν υπάρχει ανάγκθ επικοινωνίασ του ταμείου με τα τμιματα εκμετάλλευςθσ για να διαπιςτϊςει αν ο πελάτθσ ζχει ανεξόφλθτο υπόλοιπο ςε κάποιο τμιμα. Διότι οι χρεωςτικζσ καταχωρίηονται αυτόματα ςτο λογαριαςμό του. καταναλϊςεισ του πελάτθ 11

4.2 Ενδοτμηματικζσ επικοινωνίεσ μζςω ςυςτημάτων Θ/Τ Το τμιμα τθσ Υποδοχισ μποροφμε να ποφμε ότι αποτελεί τον ςυνδετικό κρίκο τόςο μεταξφ του πελάτθ και των διαφόρων υπθρεςιϊν του ξενοδοχείου, όςο και μεταξφ των τμθμάτων του ξενοδοχείου. Το ςχιμα 2 απεικονίηει τθ ςχζςθ που υπάρχει μεταξφ τθσ Υποδοχισ και των άλλων τμθμάτων. χήμα 2. Επικοινωνία τμθμάτων ξενοδοχείου Το προςωπικό τθσ Υποδοχισ αλλθλεπιδρά με όλα τα τμιματα του ξενοδοχείου και κυρίωσ των τμθμάτων μάρκετινγκ και πωλιςεων, οροφοκομίασ, εςτίαςθσ, ςυνεςτιάςεων, λογιςτθρίου, ςυντιρθςθσ, αςφάλειασ και ανκρϊπινου δυναμικοφ. Αυτά τα τμιματα, όπωσ αναφζραμε, αντιμετωπίηουν τθν Υποδοχι ωσ ζνα κρίκο επικοινωνίασ για τθν παροχι υπθρεςιϊν ςτουσ πελάτεσ. Κάκε τμιμα ζχει ζνα μοναδικό ςφνδεςμο επικοινωνίασ με τθν Υποδοχι. 12

4.3 Επιςιτιςτικά Σμήματα Η επικοινωνία μεταξφ των Επιςιτιςτικϊν τμθμάτων και τθσ Υποδοχισ είναι ιδιαίτερα ςθμαντικι. Οι χρεϊςεισ από τισ καταναλϊςεισ φαγθτϊν και ποτϊν των πελατϊν των επιςιτιςτικϊν τμθμάτων του ξενοδοχείου, γίνονται με τθν καταχϊρθςι τουσ ςε ςυγκεκριμζνο χϊρο ςτο πρόγραμμα Η/Υ, με αποτζλεςμα το τμιμα τθσ Υποδοχισ να γνωρίηει ανά πάςα ςτιγμι το λογαριαςμό των πελατϊν και να είναι ςε κζςθ να προβεί ςε πλθρωμζσ, εξοφλιςεισ και ζκδοςθ λογαριαςμϊν. Επίςθσ, θ Υποδοχι ενθμερϊνει για απαιτιςεισ και ιδιαίτερεσ διατροφικζσ ςυνικειεσ των πελατϊν, κακϊσ και για ςυνζδρια, γάμουσ και εκδθλϊςεισ που απαιτοφν οργάνωςθ και προγραμματιςμό από τα Επιςιτιςτικά Τμιματα. Η εφαρμογζσ τθσ μθχανοργάνωςθσ με Η/Υ ςτα εςτιατόρια των ξενοδοχείων χρθςιμοποιοφν λογιςμικά με τθν ονομαςία POS (Points of Sales). Σε αυτζσ τισ εφαρμογζσ υπάρχουν οι εξισ δυνατότθτεσ: Λιψθ παραγγελίασ και ενθμζρωςθ τμθμάτων Χρζωςθ και ζκδοςθ λογαριαςμϊν Ζκδοςθ αναφορϊν Διαχείριςθ Αποκικθσ 4.4 Αποθήκη Προμήθειεσ Ιδιαίτερα ςε ότι αφορά ςτο τμιμα τθσ Αποκικθσ και των Προμθκειϊν, αυτό ςυνεργάηεται με όλα τα επιςιτιςτικά τμιματα που είναι δυνατό να λειτουργοφν ςε ζνα ξενοδοχείο. Μζςω του Η/Υ παρακολουκοφνται οι διάφορεσ καταναλϊςεισ από τα τμιματα και ζτςι μπορεί να ρυκμιςτεί θ ςυχνότθτα των παραγγελιϊν διαφόρων αγακϊν με βάςθ τθ μίνιμουμ ποςότθτα που πρζπει να βρίςκεται πάντα μζςα ςτουσ αποκθκευτικοφσ χϊρουσ. Μποροφν επίςθσ να ελεγχκοφν μζςα από το θλεκτρονικό ςφςτθμα οι ακριβείσ ποςότθτεσ και τα ςυγκεκριμζνα αγακά που καταναλϊκθκαν 13

από κάκε τμιμα του ξενοδοχείου, ϊςτε να διανεμθκοφν αυτά κατάλλθλα ςτα αντίςτοιχα τμιματα. Στο τμιμα τθσ Αποκικθσ και των Προμθκειϊν, ο Η/Υ χρθςιμοποιείται για τισ εξισ εφαρμογζσ: 1. Καταχϊρθςθ αγακϊν 2. Καταχϊρθςθ τιμϊν 3. Καταχϊρθςθ προμθκευτϊν 4. Παρακολοφκθςθ παραγγελιϊν 5. Παρακολοφκθςθ καταναλϊςεων από τα τμιματα 6. Συμπλιρωςθ εντφπου παραγγελιϊν 7. Παρακολοφκθςθ αγακϊν τθσ Αποκικθσ 8. Καταμεριςμόσ των αγακϊν ςτο χϊρο τθσ Αποκικθσ 4.5 Κριτήρια επιλογήσ ενόσ ξενοδοχειακοφ προγράμματοσ Τα κυριότερα κριτιρια για τθν επιλογι ενόσ ξενοδοχειακοφ προγράμματοσ, από αυτά που κυκλοφοροφν ςτθν αγορά, είναι: Η αξιολόγθςθ τθσ καταςκευάςτριασ εταιρίασ, (υπάρχουν εγκατεςτθμζνα προγράμματα τθσ εταιρίασ ςε άλλεσ επιχειριςεισ, λειτουργοφν χωρίσ λάκθ κ.λπ.), δθλαδι θ φιμθ του καταςκευαςτι και οι ευνοϊκζσ κρίςεισ για το πρόγραμμα τθσ εταιρίασ. Η φιλικότθτα του προγράμματοσ, δθλαδι ευκολία ςτθν εκμάκθςθ και ςτθ χριςθ Η υποςτιριξθ-ςυντιρθςθ που παρζχει θ καταςκευάςτρια εταιρία. Η λειτουργικότθτα του προγράμματοσ. Η μελλοντικι δυνατότθτα ενςωμάτωςθσ ςτο πρόγραμμα που αγοράηουμε και άλλων προγραμμάτων τθσ ίδιασ καταςκευάςτριασ εταιρίασ, δθλαδι θ δυνατότθτα επζκταςθσ. 14

4.6 Λογιςμικά Διαχείριςησ Ξενοδοχείων Η λειτουργία ενόσ Η/Υ, ςε ζνα πλιρωσ μθχανογραφθμζνο ξενοδοχείο, απαιτεί όλεσ οι εργαςίεσ των υπαλλιλων ςτο ξενοδοχείο να καταχωρίηονται ςτα αρχεία του ξενοδοχειακοφ προγράμματοσ που είναι εγκατεςτθμζνο ςτον κεντρικό υπολογιςτι. Αποτζλεςμα είναι θ ςυνεχισ ενθμζρωςθ του ςυςτιματοσ και θ άριςτθ πλθροφόρθςθ κάκε χριςτθ για διάφορα ςτοιχεία που τον ενδιαφζρουν. Τα προγράμματα αυτά επικοινωνοφν μεταξφ τουσ και είναι εγκατεςτθμζνα ςε ζναν κεντρικό υπολογιςτι, ςτον οποίο ζχουν πρόςβαςθ οι υπάλλθλοι του front office και των υπόλοιπων τμθμάτων μζςα από ζνα τοπικό δίκτυο. Μια εργαςία ενόσ υπαλλιλου π.χ. του εςτιατορίου ζκδοςθ και χρζωςθ μιασ κατανάλωςθσ ενόσ πελάτθ, ζχει ςαν αποτζλεςμα τθν άμεςθ ενθμζρωςθ του λογαριαςμοφ του πελάτθ, ςτθ main courante του front office, με ςυνζπεια ο υπάλλθλοσ που δουλεφει ςτο front office να είναι απόλυτα ενθμερωμζνοσ, όςον αφορά ςτισ κινιςεισ των πελατϊν. Στθν ελλθνικι αγορά υπάρχουν αρκετζσ εταιρίεσ που προςφζρουν τα παραπάνω είδθ λογιςμικϊν. Παρακάτω παρουςιάηεται θ εταιρία Hit, ίςωσ θ πιο γνωςτι εταιρία ςτθν Ελλάδα: Η εταιρία με το δθμοφιλζςτερο ίςωσ ξενοδοχειακό λογιςμικό τθσ ελλθνικισ αγοράσ. H εταιρεία HIT είναι ο μεγαλφτεροσ Hospitality Ιntegrator ςτθν Ελλάδα, υποςτθρίηοντασ, πάνω από το 85% τθσ εγκατεςτθμζνθσ βάςθσ των μθχανογραφθμζνων ξενοδοχείων. Προςφζρει τα ακόλουκα προϊόντα: Protel Single Property Edition: λογιςμικό διαχείριςθσ για μεγάλεσ και μεςαίεσ ξενοδοχειακζσ μεμονωμζνεσ επιχειριςεισ. 15

Ermis: To πιο διαδεδομζνο πρόγραμμα μθχανογράφθςθσ ξενοδοχειακϊν μονάδων και καταλυμάτων ςτθν χϊρα µασ µε πάνω από 1.100 εγκατεςτθμζνεσ βάςεισ ανά τθν ελλθνικι επικράτεια και παρουςία δφο δεκαετιϊν ςτον χϊρο τθσ Φιλοξενίασ. ESTiA: Εφαρμογι που απευκφνεται ςτθν οργάνωςθ αποκθκϊν και λογιςτθρίου, παρζχει τθ δυνατότθτα διαχείριςθσ για: Γενικι Λογιςτικι Αποκικθ Τροφίμων & Ποτϊν Παραγωγι Κοςτολόγθςθ Συγχρονιςμό online-offline Αναφορζσ *reports+ POS: Εφαρμογι που ςχετίηεται με τθ διαχείριςθ του εςτιατορίου και πιο ςυγκεκριμζνα με: Διαχείριςθ τραπεηίων Εκτφπωςθ πλθκϊρασ παραςτατικϊν Κράτθςθ Τραπεηιϊν Σφνδεςθ με εκτυπωτζσ για τα παραςκευαςτιρια Σφνδεςθ με Οκόνεσ ςτθ Κουηίνα (ikds) Επικοινωνία με φορολογικοφσ μθχανιςμοφσ (Ε.Α.Φ.Δ.Σ.Σ.) Δυνατότθτα ςφνδεςθσ με απεριόριςτο αρικμό αςφρματων τερματικϊν ανά ςτακμό εργαςίασ Κεντρικι Διαχείριςθ ειδϊν και τιμοκαταλόγων των τμθμάτων Κεντρικά Report όλων των τμθμάτων Άλλα λογιςμικά τησ αγοράσ περιλαμβάνουν τα εξήσ: Το Filoxenia τθσ ProSystems To FIDELIO τθσ Eurotel Hospitality To Αλζξανδροσ Front Office τθσ Sunsoft Το HotelDesk τθσ Intel Soft Το Petit Hotel Front Office 16