Τ.Ε.Ι. ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Η επίδραση των πληροφοριακών συστημάτων στις ξενοδοχειακές επιχειρήσεις Ζύφκος Θεοδόσιος Φεβρουάριος 2013 ΕΠΟΠΤΡΙΑ ΚΑΘΗΓΗΤΡΙΑ Παπαδοπούλου Εύα Εκπονηθείσα πτυχιακή εργασία απαραίτητη για την κτήση του βασικού πτυχίου
Πίνακας περιεχομένων ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 4 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΕΣ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΕΣ ΚΑΙ ΣΤΟΧΟΙ... 6 1.1. Η ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΣΤΟ ΜΙΚΡΟΣΚΟΠΙΟ...6 1.2. ΤΑ ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΗΣ ΠΑΡΑΔΟΣΙΑΚΗΣ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΥ ΜΟΝΤΕΛΟΥ...7 1.3. ΝΕΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΑ ΜΟΝΤΕΛΑ...9 1.4. ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ...10 1.5. ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ - ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ...11 1.6. ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ-ΚΕΡΔΗ... 11 1.7. ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΩΝ ΤΕΣΣΑΡΩΝ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΩΝ ΤΥΠΩΝ ΤΩΝ MILES - SNOW...14 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ... 17 2.1. ΟΡΙΣΜΟΙ ΕΝΝΟΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ...17 ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΑ...17 2.2. ΕΝΝΟΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 18 2.3. ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ...20 2.4. ΟΡΙΣΜΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 21 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΚΑΙ ΕΙΔΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 24 3.1. ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΑ... 25 3.2. ΤΑ ΕΙΔΗ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ...25 3.3. ΑΝΑΛΥΣΗ ΣΥΓΧΡΟΝΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 28 3.4. ΟΙ ΘΕΤΙΚΕΣ ΚΑΙ ΑΡΝΗΤΙΚΕΣ ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 30 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4: ΟΙ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ... 35 4.1. ΕΝΝΟΙΑ ΤΟΥΡΙΣΤΙΚΟΥ ΚΑΤΑΛΥΜΑΤΟΣ...35 4.2. ΟΙ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ... 35 4.3. ΕΠΙΜΕΡΟΥΣ ΣΤΟΧΟΙ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΗΣ ΜΟΝΑΔΑΣ... 36 4.4. ΔΙΑΚΡΙΣΗ ΑΓΑΘΩΝ ΚΑΙ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ... 37 4.5. Η ΙΔΙΑΙΤΕΡΟΤΗΤΑ ΤΟΥ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΟΥ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ...38 4.6. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΚΡΑΤΗΣΕΙΣ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ... 41 4.7. ΟΦΕΛΗ ΜΕΣΩ ΤΗΣ ΠΡΟΒΟΛΗΣ ΜΙΑΣ ΤΟΥΡΙΣΤΙΚΗΣ ΜΟΝΑΔΑΣ ΜΕ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΚΡΑΤΗΣΕΩΝ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ...41 Σελίδα 2 από 77
Πτυχιακή Εργασία Ζύφκου Θεοδόσιου 4.8. ΟΙ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΟΥ ΣΗΜΕΡΑ ΚΑΙ ΤΟΥ ΑΥΡΙΟ ΣΤΗΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΠΡΟΒΟΛΗ ΤΩΝ ΤΟΥΡΙΣΤΙΚΩΝ ΚΑΤΑΛΥΜΑΤΩΝ... 42 4.8. ΣΗΜΑΝΤΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ MANAGEMENT ΤΩΝ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΩΝ... 46 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5: ΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΣΤΙΣ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ...49 5.ΤΑ ΠΙΟ ΓΝΩΣΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΣΤΙΣ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΕΣ ΜΟΝΑΔΕΣ...49 5.1. ATLANTIS II E.RP. (ALTEC)...49 5.2. My Sap Logistics...49 5.3. ORACLE E-BUSSINES SUITE...50 5.4. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ FRONT OFFICE (HIS HOTEL INFORMATION SYSTEM")... 51 5.5. ΤΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΡΟΦΟΙΜΩΝ ΚΑΙ ΠΟΤΩΝ (F&B)...51 5.6. ΤΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΩΛΗΣΕΩΝ (SALES AND CATERING)...52 5.7. ΤΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΣΗΜΕΙΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ (POINT OF SALE)... 53 5.8. ΤΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΒΛΑΒΩΝ...53 5.9. ΤΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ...54 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6: ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΤΗΣ ΕΡΕΥΝΑΣ ΚΑΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ...55 6.1. ΕΡΕΥΝΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΧΡΗΣΤΩΝ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 55 6.2. ΣΚΟΠΟΣ ΚΑΙ ΕΠΙΜΕΡΟΥΣ ΣΤΟΧΟΙ ΤΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ... 55 6.3. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑΣ... 56 6.4. ΣΥΛΛΟΓΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ... 58 6.5. ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ...60 6.6. ΣΥΣΧΕΤΙΣΕΙΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΑΡΧΙΚΩΝ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ...64 6.7. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ... 65 ΕΠΙΛΟΓΟΣ...66 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ...68 ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ...68 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ...73 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ...73 ΞΕΝΗ ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ... 75 Σελίδα 3 από 77
ΕΙΣΑΓΩΓΗ Στόχος της παρούσας πτυχιακής είναι να αναδειχτεί η σπουδαιότητα των πληροφοριακών συστημάτων στις μέρες μας. Σε όλους τους τομείς της καθημερινότητας μας, έχουν εισχωρήσει και συνεχίζουν να εισχωρούν όλο ένα και περισσότερο τα πληροφοριακά συστήματα. Για αυτό άλλωστε δεν θα μπορούσαν να λείπουν και από τις ξενοδοχειακές μονάδες. Σε όλα ή μάλλον σχεδόν σε όλα τα ξενοδοχεία η πολύτιμη βοήθεια της τεχνολογίας έχει κάνει πιο εύκολη την ζωή των εργαζομένων, των πελατών, των προμηθευτών κλπ. Συγκεκριμένα η παρούσα εργασία κάνει αναφορά στα ακόλουθα: Στο πρώτο κεφάλαιο γίνεται αναφορά στην επιχειρηματική στρατηγική, στα επιχειρησιακά μοντέλα, στους επιχειρησιακούς στόχους και τα επιχειρησιακά χαρακτηριστικά και τα κέρδη. Και αναλύεται και η θεωρία Miles και Snow. Στο δεύτερο κεφάλαιο, αναλύεται η έννοια του πληροφοριακού συστήματος, οι χρήσεις τους στους διάφορους τομείς καθώς επίσης και τα κριτήρια αξιολόγησης των πληροφοριακών συστημάτων. Στο τρίτο κεφάλαιο, γίνεται αναφορά στις κατηγορίες, τα είδη των πληροφοριακών συστημάτων και αναλύονται τα σύγχρονα επιχειρησιακά μοντέλα πληροφοριακών συστημάτων όπως είναι τα DSS, ERP, CRM. Τέλος παρατίθενται τα θετικά και τα αρνητικά στοιχεία των σύγχρονων πληροφοριακών συστημάτων. Σελίδα 4 από 77
Πτυχιακή Εργασία Ζύφκου Θεοδόσιου Στο τέταρτο κεφάλαιο εξετάζεται η έννοια του τουριστικού καταλύματος και των ξενοδοχειακών επιχειρήσεων, και εν συνεχεία γίνεται η διάκριση μεταξύ αγαθών και υπηρεσιών που προσφέρει μια ξενοδοχειακή μονάδα. Στο πέμπτο κεφάλαιο εξετάζουμε και αναλύουμε τα πιο γνωστά πληροφοριακά συστήματα που χρησιμοποιούν τα ξενοδοχεία όπως π.χ. τα Altec, my sap,logistic, sep και άλλα πολλά και απαριθμούμε στο τέλος τα οφέλη που προσφέρουν στην επιχείρηση. Εν κατά κλείδα στο έκτο κεφάλαιο καταλήγουμε στα συμπεράσματα αυτής της εργασίας με την βοήθεια του ερωτηματολογίου που συμπλήρωσαν εργαζόμενοι ξενοδοχείων και είδαμε κατά πόσο χρησιμοποιούνται τα πληροφοριακά συστήματα στις ξενοδοχειακές μονάδες. Σελίδα 5 από 77
Πληροφοριακά συστήματα: Έννοιες & ορισμοί ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1ο: ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΕΣ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΕΣ ΚΑΙ ΣΤΟΧΟΙ 1.1. Η ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΣΤΟ ΜΙΚΡΟΣΚΟΠΙΟ Οι νέες συνθήκες που διαμορφώνονται στην αγορά θέτουν υπό αμφισβήτηση όλη την σύνθεση και ανάπτυξη της επιχειρηματικής στρατηγικής. Ποια στρατηγική είναι κατάλληλη για τη μικρή, με διεθνή δεδομένα, Ελληνική επιχείρηση που δραστηριοποιείται σε αυτή τη γωνιά της ΝΑ Ευρώπης; Εξακολουθούν να ισχύουν οι υπάρχουσες στρατηγικές, αυτές που χαρακτηρίζουν τη μέχρι σήμερα δράση; Όταν η χώρα μας παύει να είναι φθηνή και ταυτόχρονα διεθνοποιείται ποια στρατηγική είναι κατάλληλη στο νέο επιχειρηματικό περιβάλλον; Ποια ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα πρέπει να αναπτυχθούν από τις Ελληνικές επιχειρήσεις; Τα ερωτήματα αυτά απασχολούν κάθε επιχείρηση, ακόμα και τις πιο πετυχημένες. Οι συνταγές του χθες δεν ισχύουν απαραίτητα σήμερα, ούτε θα ισχύσουν στο νέο περιβάλλον στα επόμενα πέντε έως δέκα χρόνια. Η εξωστρέφεια προβάλλεται συχνά ως συνταγή επιτυχίας. Ήδη πολλές επιχειρήσεις μας έχουν λάβει θέσεις στις αγορές των Βαλκανίων και σε άλλες χώρες. Έχουμε πολλά πλεονεκτήματα λόγω γεωγραφικής εγγύτητας και πολιτισμικής προσέγγισης με τις άλλες χώρες της περιοχής μας. Αυτό προσφέρει δυνατότητες εισόδου σε χώρες όπου άλλες ξένες επιχειρήσεις δυσκολεύονται. Η επιθετική όμως είσοδος σε ξένες αγορές και η διεκδίκηση παρουσίας σε αυτές, αποτελεί την πρώτη σειρά κινήσεων. Η θέση στις αγορές θα πρέπει στη συνέχεια να διατηρηθεί. Καθώς οι συνθήκες αγοράς στις χώρες αυτές γίνονται όλο και πιο ανταγωνιστικές, η διεθνοποίηση Ελληνικών επιχειρήσεων καθ αυτή δεν αποτελεί συνταγή για επιτυχία αν δε συνοδευτεί με τη δημιουργία διακριτού και διατηρήσιμου ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος. Σελίδα 6 από 77
Πτυχιακή Εργασία Ζύφκου Θεοδόσιου Κάτι ανάλογο ισχύει και για επιχειρήσεις με εγχώρια δραστηριότητα και σημαντική προστιθέμενη αξία στην Ελλάδα. Δεν υπάρχει επιχείρηση απομονωμένη από τον διεθνή ανταγωνισμό. Το βλέπουμε από τα ξένα προϊόντα που κατακλύζουν τις τοπικές αγορές και εκτοπίζουν τα Ελληνικά. Ο ανταγωνισμός έρχεται στην πόρτα κάθε επιχείρησης και ασκεί πιέσεις. Οι ανταγωνιστές, εγχώριοι και ξένοι, διεκδικούν τις αγορές, τους πελάτες, τις επιχειρήσεις. Η σύγκριση όλο και διευρύνεται. Γι αυτό και οι εγχώριες επιχειρήσεις, όσο προστατευμένες και αν αισθάνονται, πρέπει να βρουν κατάλληλες στρατηγικές που θα στηρίζονται σε διακριτό και διατηρήσιμο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. 1.2. ΤΑ ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΗΣ ΠΑΡΑΔΟΣΙΑΚΗΣ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΥ ΜΟΝΤΕΛΟΥ Στο κέντρο της δομής της παραδοσιακής στρατηγικής βρίσκεται το μικροοικονομικό μοντέλο του κλάδου. Ο πιο κοινός τύπος είναι το μοντέλο του Porter. Το μοντέλο αυτό συνδυάζει εξωγενείς δυνάμεις που επιδρούν σ ' έναν κλάδο (όπως τεχνολογία και regulation) με ενδογενείς. Ακόμα, κάνει και τρεις «σιωπηρές» αλλά κρίσιμες υποθέσεις. Πρώτον, ένας κλάδος αποτελείται από μια ομάδα ανομοιογενών αγοραστών, πωλητών, υποκατάστατων και ανταγωνιστών που λειτουργούν παράλληλα. Δεύτερον, ο πλούτος συσσωρεύετε σε αυτούς που μπορούν να «κτίσουν» εμπόδια για τους ανταγωνιστές και τους πιθανούς νεοεισερχόμενους στον κλάδο. Τρίτον, η αβεβαιότητα είναι αρκετά μεγάλη ώστε να μπορεί να προλέγετε επακριβώς η συμπεριφορά των συμμετεχόντων και να επιλέγετε ανάλογα με τη στρατηγική. Ακόμα και αν οι πιθανότητες είναι σωστές, η πιθανότητα να είναι και οι τρεις σωστές είναι μικρή. Γι ' αυτό ας εξετάσουμε την αξιοπιστία των υποθέσεων. Σελίδα 7 από 77
Πληροφοριακά συστήματα: Έννοιες & ορισμοί Δομή του κλάδου Το παραδοσιακό μικροοικονομικό μοντέλο βασίζεται σε μια «λογική» κλαδική δομή όπου ο καθένας ανταγωνίζεται πολύ στενά όχι μόνο με τους ανταγωνιστές του, αλλά και με τους πελάτες και τους προμηθευτές, για τον έλεγχο των οικονομικών rents. Εν τούτοις, τουλάχιστον δύο άλλες κλαδικές δομές συναντώνται σήμερα. Και στις δύο αυτές δομές, η συμπεριφορά διαφέρει από εκείνη που συνιστάται από το παραδοσιακό μοντέλο και όποιος εφαρμόζει τυφλά τους κοινούς μικροοικονομικούς κανόνες θα συναντήσει δυσκολίες.(πληροφοριακά συστήματα διοίκησης: Ανάλυση και σχεδιασμός, Βασιλακόπουλος Γ. εκδόσεις Σταμούλη) Αλληλοεξαρτώμενα συστήματα Τα αλληλοεξαρτώμενα συστήματα είναι δομές που διαπερνούν πολλούς κλάδους όπως συμμαχίες, δίκτυα και οικονομικές συνεργασίες (economic webs). Τα πιο νέα από τα συστήματα και αυτά που εξαπλώνονται όλο και περισσότερο είναι τα οικονομικά webs. Webs είναι ομάδες εταιρειών που χρησιμοποιούν κοινό σύστημα για να προσφέρουν ανεξάρτητα στοιχεία μιας συνολικής πρότασης αξίας, και που δυναμώνουν όσο πιο πολλές ε ταιρείες συνεργάζονται (όπως το web «Wintel» και η Apple στον κλάδο των Η/Υ). Η επιτυχία του κάθε χρήστη του web εξαρτάται από την επιτυχία του web ως συνόλου και από το πόσο καλά ο χρήστης χρησιμοποιεί την επιρροή του μέσα στο web. Η στρατηγική πρόκληση είναι να βρεθεί η σωστή ισορροπία μεταξύ της ευμάρειας του web και αυτής του κάθε συμμετέχοντος. Ο «λαίμαργος» χρήστης μπορεί να βλάψει τον εαυτό του και να καταστρέψει το web. Εταιρείες υψηλής τεχνολογίας όπως Η/Υ, τηλεπικοινωνίες, software και multimedia προωθούνται προς τις δομές του web. Webs όμως συναντούμε και σε παλαιότερους τομείς, όπως την αυτοκινητοβιομηχανίες, την υγεία, τα δασικά προϊόντα και τις χρηματοοικονομικές υπηρεσίες(«πληροφοριακα συστήματα διοίκησης» Βασιλακόπουλος Χ, εκδόσεις Σταμούλη ) Σελίδα 8 από 77
Πτυχιακή Εργασία Ζύφκου Θεοδόσιου 1.3. ΝΕΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΑ ΜΟΝΤΕΛΑ Η αγορά χαρακτηρίζεται από την είσοδο ξένων επιχειρήσεων και προϊόντων από χώρες χαμηλού κόστους, αλλά και από την ανάδειξη πολυεθνικών από νέες αναδυόμενες χώρες. Το αποτέλεσμα είναι η στρατηγική χαμηλού κόστους, που κάποτε χαρακτήριζε την Ελλάδα, να μην είναι ρεαλιστική επιλογή για πολλούς κλάδους. Παράλληλα, οι γνωστές μεγάλες πολυεθνικές επιχειρήσεις θέτουν τον πήχη του ανταγωνισμού πολύ ψηλά, ενισχύοντας το προβάδισμα τους σε καίριους τομείς διαφοροποίησης. Έ χοντας τα πλεονεκτήματα του μεγάλου τους δικτύου και του μεγάλου αριθμού επαγγελματιών και ταλέντων που απασχολούν, δημιουργούν συνεχώς νέα γνώση και καινοτομίες. Τα στελέχη τους και οι σχέσεις που αναπτύσσονται σε παγκόσμια κλίμακα οδηγούν σε νέα επιχειρηματικά μοντέλα και προτάσεις αξίας. Το αποτέλεσμα είναι να στενεύουν τα περιθώρια διαφοροποίησης για επιχειρήσεις της περιφέρειας. Οι δυνατότητες για να προβάλουν κάτι διαφορετικό, κάτι διακριτό όλο και περιορίζονται. Βέβαια το ότι οι τρόποι διαφοροποίησης που απομένουν για την τοπική επιχείρηση μειώνονται, δεν σημαίνει ότι δεν υπάρχουν δυνατότητες. Η καινοτομία δεν περιορίζεται απαραίτητα στα εργαστήρια και τις πρακτικές των μεγάλων πολυεθνικών. Εξαπλώνεται παγκόσμια. Μικρές χώρες έχουν τη δυνατότητα να παίξουν μεγάλο διεθνή ρόλο σε ιδέες και νέες λύσεις. Σελίδα 9 από 77
Πληροφοριακά συστήματα: Έννοιες & ορισμοί 1 4 ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ (Ολοκληρωμένα συστήματα διαχείρισης επιχειρησιακών Πόρων, Ιωάννου Γιώργος, εκδόσεις Σταμούλη 2006) Οι στόχοι αφορούν τα συγκεκριμένα αποτελέσματα που επιδιώκει να πραγματοποιήσει ένας οργανισμός με βάση το σκοπό του. Οι στόχοι είναι: Εξωτερικοί: δείχνοντας τον επιθυμητό αντίκτυπο στους πελάτες όσον αφορά την ικανοποίησή τους από την απόδοση των προϊόντων / υπηρεσιών και γενικότερα στην ικανοποίηση προσωπικών και κοινωνικών επιθυμιών και αναγκών. Εσωτερικοί: δείχνοντας την επιθυμητή επιχειρηματική απόδοση (ρθγί0 Γη8 Π0 θ) και αποτελέσματα. Οι στόχοι διακρίνονται σε: Α) μακροπρόθεσμοι Β) βραχυπρόθεσμοι > ΜΑΚΡΟΠΡΟΘΕΣΜΟΙ ΣΤΟΧΟΙ Πωλήσεων, ρυθμού ανάπτυξης και marketing. Τεχνολογίας και καινοτομίας. Αποτελεσμάτων. Απόδοσης. Εξεύρεσης πόρων. Κοινωνικής ευαισθησίας. > ΒΡΑΧΥΠΡΟΘΕΣΜΟΙ ΣΤΟΧΟΙ Πρέπει να συσχετίζονται με ένα ή περισσότερους μακροπρόθεσμους στόχους Σελίδα 10 από 77
Πτυχιακή Εργασία Ζύφκου Θεοδόσιου Να είναι μετρήσιμοι και να δείχνουν την πρόοδο στη επίτευξη των μακροπρόθεσμων στόχων Να έχουν συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα Να είναι λογικά ακόλουθοι και αν υπάρχουν ανακολουθίες να εντοπίζονται και να αναθεωρούνται οι στόχοι Να είναι ρεαλιστικοί βάσει των δυνατοτήτων του οργανισμού, της αγοράς και των συνθηκών ανταγωνισμού 1.5. ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ - ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ^ Πρέπει να δίνουν συγκεκριμένες κατευθύνσεις. ^ Να είναι μετρήσιμοι. ^ Να προβάλουν τις επιχειρηματικές προτεραιότητες. ^ Να προωθούν τις επιχειρηματικές ενέργειες και να καθοδηγούν τις επιχειρηματικές αποφάσεις. ^ Να είναι κριτήριο μέτρησης της απόδοσης. ^ Να είναι τα σημεία αναφοράς βάσει των οποίων κάθε ά τομο ή ομάδα θα κρίνεται αν έκανε τη δουλειά του σωστά ή όχι. 1.6. ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ - ΚΕΡΔΗ Θέτοντας στόχους, τα επιθυμητά αποτελέσματα που περιγράφονται στο σκοπό, γίνονται χειροπιαστά και μετρήσιμα με κέρδη: ψ Οι πόροι μπορούν να διατεθούν ορθά για την επίτευξή τους. ψ Να μπορούν να τεθούν προτεραιότητες και διορίες. ψ Να μπορούν να δοθούν υπευθυνότητες και να αναζητηθούν ευθύνες για την επίτευξη των επιθυμητών αποτελεσμάτων. Σελίδα 11 από 77
Πληροφοριακά συστήματα: Έννοιες & ορισμοί 1.7 Miles & Snow τυπολογία Οι Miles και Snow θεώρησαν μια εταιρία ως πλήρες και ολοκληρωμένο σύστημα όταν αλληλεπιδρά δυναμικά με το περιβάλλον της. Πρότειναν ότι 1) περισσότεροι από ένας τύποι στρατηγικής μπορούν να είναι επιτυχείς σε ένα δεδομένο περιβάλλον και 2) είναι σημαντικό για μια εταιρία να οργανώνεται κατάλληλα και να προγραμματίζει και να εφαρμόζει σχετικές στρατηγικές για έναν ιδιαίτερο στρατηγικό τύπο. Το πλαίσιο των Miles και Snow είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για την ανάλυση των τρόπων με τους οποίους οι εταιρίες αλληλεπιδρούν με το περιβάλλον τους, εστιάζει την συμπεριφορά μιας εταιρίας στο συνολικό σύστημα παρά στις υπομονάδες της, και χτίζεται γύρω από τη "διακριτική ικανότητα ("distinctive competence ). Η διακριτική ικανότητα αναφέρεται σε αυτά που μια εταιρία κάνει πολύ καλά σε σύγκριση με τους ανταγωνιστές της. Πρόκειται για ένα σύνολο από πολυάριθμες συγκεκριμένες δραστηριότητες που η εταιρία εκτελεί καλύτερα από άλλες εταιρίες μέσα σε ένα παρόμοιο περιβάλλον. Οι Miles και Snow επιβεβαίωσαν ότι κορυφαίοι διευθυντές σε εταιρίες με διαφορετικές στρατηγικές, αναπτύσσουν τη διαφορετική διακριτική ικανότητα μέσα στις εταιρίες τους για να υποστηρίξουν την στρατηγική τους. Μια εταιρία μπορεί να έχει διακριτική ικανότητα στην πληροφορική τεχνολογία, και αυτή η ικανότητα αναφέρεται στο βαθμό στον οποίο η πληροφορική τεχνολογία υποστηρίζει την επιχειρησιακή στρατηγική της εταιρίας. Οι Miles και Snow περαιτέρω πρότειναν τέσσερις βασικούς στρατι'ι-π-,^ (ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ, ΓΙΑΝτηγικούς τύπους. ΝΗΣ ΠΟΛΛΑΛΗΣ, ΕΚΔΟΣΕΙΣ UTOPIA) 1) defender 2) prospector 3) analyzer Σελίδα 12 από 77
Πτυχιακή Εργασία Ζύφκου Θεοδόσιου 4) reactor Η βασική διάσταση που κρύβεται κάτω από αυτήν την τυπολογία είναι το ποσοστό στο οποίο μια εταιρία αλλάζει τα προϊόντα ή τις αγορές της για να διατηρήσει την ευθυγράμμιση της με το περιβάλλον. Οι Miles και Snow υποστήριξαν ότι οποιαδήποτε στρατηγική (εκτός από τη στρατηγική reactor) μπορεί να είναι επιτυχής σε οποιοδήποτε δεδομένο περιβάλλον εάν η εταιρία ενεργεί με συνέπεια σε όλους τους τομείς της λειτουργίας της. * Μια επέκταση της παραπάνω τυπολογίας των Wright, Kroll, Pringle, και Johnson (1990) οδηγεί στην στρατηγική balancer. Η ανταγωνιστική στρατηγική είναι ένας σημαντικός παράγοντας για την πρόβλεψη της χρήσης της πληροφορικής τεχνολογίας από μια εταιρία, την δομή, τον στρατηγικό προσανατολισμό της τεχνολογίας πληροφοριών, τις στρατηγικές λήψης αποφάσεων όσο αφορά την τεχνολογία πληροφοριών, και τελικά το επίπεδο ωρίμανσης της επιχείρησης όσο αφορά την τεχνολογία πληροφοριών. Η ευθυγράμμιση είναι η εγγύτητα της ικανότητας στην πληροφορική τεχνολογία της εταιρίας στην ιδανική ικανότητα στην πληροφορική τεχνολογία για την ανταγωνιστική της στρατηγική. Προηγούμενη έρευνα για τον αντίκτυπο της ανταγωνιστικής στρατηγικής στις στρατηγικές διοίκησης της πληροφορικής τεχνολογίας έχει δείξει ότι: 1) η ανταγωνιστική στρατηγική μιας εταιρίας συσχετίζεται έντονα με τον βαθμό συγκέντρωσης της δομής της τεχνολογίας πληροφοριών 2) οι πολλαπλές ανταγωνιστικές στρατηγικές μπορούν να προκα- λέσουν τις πολλαπλές μορφές υιοθέτησης της πληροφορικής τεχνολογίας 3) η ανταγωνιστική στρατηγική ασκεί σημαντική επίδραση στο συσχετισμό μεταξύ της υιοθέτησης της πληροφορικής τεχνολογίας και της επιχειρησιακής απόδοσης. Σελίδα 13 από 77
Πληροφοριακά συστήματα: Έννοιες & ορισμοί Μια μη ευθυγράμμιση μεταξύ της ανταγωνιστικής στρατηγικής και της στρατηγικής διαχείρισης της πληροφορικής τεχνολογίας θα μπορούσε να οδηγήσει σε καταστάσεις όπου η πληροφορική τεχνολογία γίνεται ένα "ανταγωνιστικό φορτίο ( "competitive burden ) και μπορεί να οδηγήσει σε μειωμένη επιχειρησιακή απόδοση. Η ανταγωνιστική στρατηγική μιας εταιρίας μπορεί να διακριθεί από ένα ιδιαίτερο σύνολο διακριτικών ικανοτήτων. Επομένως, ανάλογα με την ανταγωνιστική στρατηγική, μια εταιρία μπορεί να έχει διακριτική ικανότητα σε διαφορετικές πτυχές της κουλτούρας, όσον αφορά τη διαχείριση της πληροφορικής τεχνολογίας. 1.7. ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΩΝ ΤΕΣΣΑΡΩΝ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΩΝ ΤΥΠΩΝ ΤΩΝ ΜΙΙ_Ε _ $Ι\ΙΟ\/\/(<<ΕΙΣΑγΩΓΗ ΣΤΟ EPR,» ΕΚΔΟΣΕΙΣ ΜΕΝΟΥΚΙΟΥΝΤΟΥΖΗΣ Γ) Οι επιχειρήσεις με στρατηγικό τύπο prospector τείνουν να ακολουθήσουν μια επιθετική ανταγωνιστική στρατηγική πρωτοπορώντας σε προϊόντα και αγορές. Λειτουργούν σε περιβάλλον που χαρακτηρίζεται από γρήγορες και απρόβλεπτες αλλαγές. Η κατανόηση των αλλαγών και της καινοτομίας στη βιομηχανία και η αβεβαιότητα των ενεργειών των ανταγωνιστών και των πελατών θα απαιτήσει από τους ηγέτες των εταιριών να ξοδέψουν περισσότερο χρόνο στην ανίχνευσή του περιβάλλοντος της ε ταιρίας. Οι εταιρίες που ακολουθούν τον στρατηγικό τύπο prospector αναμένεται να στρέψουν τις δραστηριότητες ανίχνευσής τους προς τις ευκαιρίες για τη διαφοροποίηση των προϊόντων, των αγορών, και των υπηρεσιών. Η πληροφορική τεχνολογία των εταιριών πρέπει να έχει ως σκοπό να διευκολύνει την απόκτηση και διανομή τέτοιων πληροφοριών. Λόγω της συνεχούς εξάρτησης των εταιριών στις νέες και πολλαπλές τεχνολογίες για την ανάπτυξη του προϊόντος και της αγοράς, οι ηγέτες της πληροφορικής τεχνολογίας αναμένονται να συμμετάσχουν στον προγραμματισμό της πληροφορικής τεχνολογίας και τις δραστηριότητες ολοκλήρωσης της πληροφορικής τεχνολογίας. Σελίδα 14 από 77
Πτυχιακή Εργασία Ζύφκου Θεοδόσιου Ο στρατηγικός τύπος analyzer είναι ένας μοναδικός συνδυασμός των στρατηγικών τύπων prospector και defender.ο στρατηγικός τύπος analyzer υιοθετεί μερικά χαρακτηριστικά από την επιχειρούμενη αποτελεσματικότητα των στρατηγικών τύπων prospector και defender μέσω της αποδοτικότητας και μέσω των νέων προϊόντων και αγορών. Οι εταιρίες που υιοθετούν τον στρατηγικό τύπο analyzer αναμένεται να κάνουν τις χαρακτηριστικές επιλογές του στρατηγικού τύπου prospector στις νεότερες και δυναμικότερες προσπάθειές τους (όπως να ξοδέψουν περισσότερο χρόνο στον προγραμματισμό της πληροφορικής τεχνολογίας) ενώ υιοθετούν μια στρατηγική που εμπίπτει στον στρατηγικό τύπο defender στις παραδοσιακές και σταθερές γραμμές της επιχείρησης. Οι επιχειρήσεις που ακολουθούν την στρατηγική analyzer πρέπει να κρατήσουν μια ισορροπία στην εντόπιση των νέων ευκαιριών αγοράς και στη διατήρησή της υπάρχουσας βάσης πελατών. Οι ηγέτες της πληροφορικής τεχνολογίας σε αυτές τις εταιρίες, με τη σειρά τους, πρέπει να συμμετάσχουν περισσότερο στον προγραμματισμό και στις οργανωτικές δραστηριότητες της πληροφορικής τεχνολογίας προκειμένου να κρατηθεί μια ισορροπία μεταξύ των συγκρουόμενων απαιτήσεων για την τεχνολογική ευελιξία και τη σταθερότητα. Ο στρατηγικός τύπος defender είναι μια λιγότερο δυναμική μορφή λειτουργίας μιας εταιρίας σε ένα περιβάλλον που είναι σταθερότερο και πιο προβλέψιμο από το περιβάλλον που δρα ο στρατηγικός τύπος prospector. Αυτό το σταθερότερο περιβάλλον επιτρέπει στις εταιρίες που ακολουθούν τη στρατηγική defender να συμμετάσχουν λιγότερο στη περιβαλλοντική ανίχνευση. Οι εταιρίες αυτές αναμένεται να εξαρτώνται από μια τεχνολογία για την ελάττωση του κόστους, να ευνοούν την ανάπτυξη της πληροφορικής τεχνολογίας εσωτερικά, να διαμορφώνουν μια περιορισμένη συμμαχία με τις εξωτερικές πηγές για την τεχνολογία τους, και να α γνοούν τη νέα ανάπτυξη αγοράς στην πληροφορική τεχνολογία. Σελίδα 15 από 77
Πληροφοριακά συστήματα: Έννοιες & ορισμοί Ως εκ τούτου, οι ηγέτες της πληροφορικής τεχνολογίας σε αυτές τις εταιρίες αναμένονται να συμμετέχουν περισσότερο στις δραστηριότητες προγραμματισμού και ελέγχου της πληροφορικής τεχνολογίας για λόγους μείωσης κόστους και περισσότερο στις δραστηριότητες οργάνωσης της πληροφορικής τεχνολογίας μια συνεχή βελτίωση της υπάρχουσας τεχνολογίας για να διατηρηθεί η αποδοτικότητα. Οι εταιρίες που ακολουθούν τον στρατηγικό τύπο reactor είναι εταιρίες χωρίς ευδιάκριτο ανταγωνιστικό στρατηγικό προσανατολισμό. Ελλείψει μιας σαφούς στρατηγικής σε μια εταιρία με στρατηγικό τύπο reactor, οι αποφάσεις λαμβάνονται με ένα αντιδραστικό παρά δυναμικό τρόπο. Η α νάγκη για την περιβαλλοντική ανίχνευση, τη μακροπρόθεσμη πρόβλεψη, και τον προγραμματισμό είναι ελάχιστη επειδή το περιβάλλον ευνοεί όσο τίποτα, αυτά που η εταιρία κάνει ή δεν κάνει (does and does not do). Κατά συνέπεια, δεν υπάρχει κανένας λόγος να θεωρείται ότι οι εταιρίες που α κολουθούν την στρατηγική reactor θα ακολουθήσουν μια συγκεκριμένη στρατηγική για να εξασφαλίσουν τους πόρους που αφορούν την πληροφορική τεχνολογία. Σε τέτοιες εταιρίες, οι ηγέτες της πληροφορικής τεχνολογίας είναι πιθανότερο να ξοδέψουν περισσότερο χρόνο σε δραστηριότητες οργάνωσης της πληροφορικής τεχνολογίας (για να τρέξουν αποδοτικά κέντρα δεδομένων) απ' ό, τι να ξοδέψουν περισσότερο χρόνο για να επηρεάσουν την επιχειρησιακή στρατηγική της εταιρίας. Σελίδα 16 από 77
Πτυχιακή Εργασία Ζύφκου Θεοδόσιου ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2ο: ΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ 2.1. ΟΡΙΣΜΟΙ ΕΝΝΟΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΑ Ο αιώνας ο οποίος διανύουμε έχει χαρακτηριστεί ως αιώνας της πληροφορικής επανάστασης, ο οποίος οφείλεται στη μεγάλη έξαρση που έχει παρουσιαστεί στην παραγωγή και χρήση των πληροφοριών. Είναι πλέον αποδεκτό από όλες τις κοινωνίες πως η σπουδαιότητα και χρησιμότητα των συστημάτων πληροφοριών είναι πολύ μεγάλη. Στην σημερινή κοινωνία κάθε άτομο και κάθε επιχείρηση χρησιμοποιεί πλέον ηλεκτρονικούς υπολογιστές και παράλληλα η επιβίωση και η ανταγωνιστική πορεία μιας επιχείρησης δεν νοείται πλέον χωρίς την ύπαρξη κάποιου πληροφοριακού συστήματος. ( ΠΕΡΙΟΔΙΚΟ FINANCIAL RAMTEYXOS 1 20077 Μέχρι πρόσφατα η ίδια η πληροφορία δεν υπολογιζόταν ως σημαντικό περιουσιακό στοιχείο μιας επιχείρησης. Σήμερα, σε μεγάλη κλίμακα, αναγνωρίζεται ότι η κατανόηση των συστημάτων πληροφοριών από τα στελέχη των επιχειρήσεων είναι ουσιώδης, επειδή οι περισσότεροι οργανισμοί χρειάζονται τα συστήματα πληροφοριών για να προοδεύσουν. Τις τελευταίες δεκαετίες άρχισαν σιγά σιγά οι μεγάλες βιομηχανικές χώρες να μετασχηματίζονται από βιομηχανικές οικονομίες σε οικονομίες υπηρεσιών, οι οποίες βασίζονται στη γνώση και στις πληροφορίες. Παράλληλα με τον σχηματισμό αυτό άρχισε να αυξάνεται και ο αριθμός των ατόμων που α πασχολούνταν στην χρήση και παραγωγή πληροφοριών. Όλα έδειχναν πως είχε αρχίσει η εποχή της πληροφορίας. Σήμερα το μεγαλύτερο μέρος του πληθυσμού δεν εργάζεται πια σε αγρούς ή εργοστάσια, αλλά ασχολείται στις πωλήσεις, στην εκπαίδευσης, στις υπηρεσίες υγείας, στις τράπεζες, στις ασφαλιστικές εταιρείες, στις νομικές υπηρεσίες. Όλες αυτές οι ερ Σελίδα 17 από 77
Κατηγορίες & είδη πληροφοριακών συστημάτων γασίες συνεπάγονται διανομή ή δημιουργία νέων γνώσεων και πληροφοριών (ΜΑΚΚΕΤΙΝ0 ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ ΕΚΔΟΣΕΙΣ ΑΝυΒΙβ ΖΕΡΒΑ ΜΑΓΔΑΛΗΝΗ) Μια οικονομία που βασίζεται στη γνώση και τις πληροφορίες, την τεχνολογία των πληροφοριών έχει μεγάλη σπουδαιότητα. Προϊόντα και υπηρεσίες που βασίζονται στη γνώση, όπως οι πιστωτικές κάρτες, η τα- χυμεταφορά και η παράδοση δεμάτων και τα παγκόσμια συστήματα κρατήσεων εξαρτώνται από νέες τεχνολογίες πληροφοριών. Η τεχνολογία πληροφοριών απορροφά περισσότερο από το 70 τις εκατό του επενδυόμενου κεφαλαίου σε ορισμένους κλάδους υπηρεσιών όπως ο χρηματοοι - κονομικός, οι ασφάλειες και η εκμετάλλευση ακινήτων. Σε όλους τους κλάδους της οικονομίας, οι πληροφορίες και η τεχνολογία που τις παρέχει έχουν γίνει κρίσιμα και στρατηγικά περιουσιακά στοιχεία των επιχειρήσεων και των στελεχών τους. Τα συστήματα πληροφοριών είναι απαραίτητα για την βελτιστοποίηση των πληροφοριών και της γνώσης μέσα στους οργανισμούς και για την μεγιστοποίηση των πόρων γνώσης της επιχείρησης. Επειδή η παραγωγικότητα του προσωπικού εξαρτάται από την ποιότητα των συστημάτων που το εξυπηρετούν, οι αποφάσεις της διοίκησης για την τεχνολογία των πληροφοριών έχουν κρίσιμη σημασία για την επιβίωση και την ανάπτυξη της εταιρείας. 2.2. ΕΝΝΟΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Προκειμένου να γίνει κατανοητή η έννοια ενός πληροφοριακού συστήματος κρίνεται απαραίτητο να γίνει αναφορά στην έννοια του συστήματος και των βασικών λειτουργιών του. Με τον όρο Σύστημα εννοούμε ένα σύνολο στοιχείων (άνθρωποι - μηχανές - λογισμικό - διαδικασίες), διαρθρωμένων με κάποια συγκεκριμένη οργανωτική δομή που επιτελεί μια σειρά δραστηριοτήτων και επιδιώκει την επίτευξη ενός προκαθορισμένου σκοπού. Με την βοήθεια αυτών των συστατικών στοιχείων γίνεται η παραγωγή των πληροφοριών. Σελίδα 18 από 77
Πτυχιακή Εργασία Ζύφκου Θεοδόσιου Κάθε σύστημα λειτουργεί μέσα σε κάποιο περιβάλλον, από το ο ποίο επηρεάζεται και το οποίο συνήθως επηρεάζει σε μικρό ή μεγάλο βαθμό. Τα όρια του συστήματος διαχωρίζουν το σύστημα από το περιβάλλον. Το σύστημα βρίσκεται μέσα στα όρια ενώ, οτιδήποτε υπάρχει έξω από αυτά αποτελεί το περιβάλλον του. Ένα πολύπλοκο σύστημα αποτελείται από έναν αριθμό μικρότερων υποσυστημάτων, τα οποία συνεργάζονται για την επίτευξη του σκοπού του συστήματος. Τα συστήματα διακρίνονται σε: Προσδιοριστικά συστήματα: είναι εκείνα που λειτουργούν σύμφωνα με ένα σαφώς προκαθορισμένο σύνολο κανόνων. Ένα παράδειγμα είναι το σύστημα ανάληψης μετρητών της τράπεζας. Πιθανολογικά συστήματα: είναι εκείνα όπου επηρεάζονται από αβέβαια γεγονότα και κατά συνέπεια οι εκροές τους δεν μπορούν να προβλεφθούν ακριβώς. Ένα παράδειγμα πιθανολογικού συστήματος είναι το σύστημα αποθεμάτων σε μια επιχείρηση. Κλειστά συστήματα: είναι εκείνα τα οποία δεν επικοινωνούν με το περιβάλλον τους, δηλαδή δεν ανταλλάσουν με αυτό πληροφορίες, υλικά κτλ. Σχετικά κλειστά συστήματα: είναι εκείνα που επικοινωνούν πολύ λίγο με το περιβάλλον τους. Ανοικτά συστήματα: είναι εκείνα τα οποία επικοινωνούν με το περιβάλλον τους, δηλαδή ανταλλάσουν πληροφορίες, ενέργεια κτλ. Σύμφωνα με τα παραπάνω θα ήταν εύκολο κάποιος να υποθέσει πως τα πληροφοριακά συστήματα σχετίζονται μόνο με ηλεκτρονικούς υ πολογιστές και τράπεζες δεδομένων όπου υπάρχουν αποθηκευμένες πληροφορίες. Σε ένα μεγάλο βαθμό είναι μια εύλογη σκέψη για ένα σύγχρονο άτομο της εποχής. Όμως πρέπει να τονιστεί πως από παλιότερα οι Σελίδα 19 από 77
Κατηγορίες & είδη πληροφοριακών συστημάτων περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούσαν πληροφοριακά συστήματα, χωρίς βέβαια ηλεκτρονικούς υπολογιστές - διότι δεν είχαν εφευρεθεί - αλλά χειρόγραφα. Τα χειρόγραφα πληροφοριακά συστήματα χρησιμοποιούσαν τεχνολογία χαρτιού και μολυβιού. Για παράδειγμα επιχειρήσεις και οργανισμοί είχαν αναπτύξει ένα χειρόγραφο πληροφοριακό σύστημα για την συλλογή, επεξεργασία, αποθήκευση και χρήση των πληροφοριών. Εύλογο είναι πως η επεξεργασία διαφόρων πληροφοριών γινόταν από τα ίδια τα στελέχη των επιχειρήσεων - το λεγόμενο φυσικό σύστημα - δηλαδή τον άνθρωπο. Με την πρόοδο του χρόνου και την εξέλιξη της τεχνολογίας εμφανίστηκαν τα μηχανογραφημένα πληροφοριακά συστήματα τα οποία και ανέλαβαν όλες τις προαναφερθείσες διαδικασίες προς διευκόλυνση τ,,w τ Α,,w ( STRUCTURED ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS' AKTAS A. των ατόμων. PRENTICE HALL) 2.3. ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Τα συστήματα αξιολογούνται βάσει δύο κριτηρίων: της παραγωγικότητας και της αποτελεσματικότητας. Η παραγωγικότητα ή αποδοτικότητα (efficiency) είναι οι είσοδοι που χρησιμοποιήθηκαν για την επίτευξη των στόχων (εξόδων). Αποτελεσματικότητα (effectiveness) από την άλλη μεριά, είναι ο βαθμός επίτευξης των σωστών στόχων. Ο Drucker ξεχωρίζει τις δύο αυτές έννοιες ως εξής: Αποδοτικότητα = Κάνω σωστά αυτό που κάνω Αποτελεσματικότητα = Αυτό που κάνω είναι σωστό. Η Γενική Θεωρία Συστημάτων είναι ένα επιστημονικό πεδίο που ασχολείται με την ανάλυση, τον σχεδιασμό και την βελτίωση των συστημάτων και συνδυάζει πολλούς άλλους τομείς επιστημών σε μία καθολική μελέτη των συστημάτων. Θα πρέπει να τονιστεί ότι κάθε σύστημα είναι ένα εννοιολογικό πλαίσιο που ορίζεται από έναν άνθρωπο (παρατηρητή) δεν υπάρχει από Σελίδα 20 από 77
Πτυχιακή Εργασία Ζύφκου Θεοδόσιου μόνο του. Επιπλέον, δύο παρατηρητές που μελετούν μία κατάσταση για τον ίδιο λόγω, μπορεί να ορίσουν το ίδιο σύστημα διαφορετικά. Αυτό γίνεται γιατί κάθε άτομο επηρεάζεται από τις γνώσεις του, την κοσμοθεωρία του, τις προτιμήσεις του κλπ. Αλλά, θα πρέπει να τονιστεί ότι εφόσον κάθε ορισμός είναι λογικά συνεπής (δηλ. δεν περιέχει εσωτερικές αντιφάσεις) δεν υπάρχει "σωστός" και "λάθος" ορισμός ενός συστήματος. 2.4. ΟΡΙΣΜΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑ ΤΟΣ Σελίδα 21 από 77
Κατηγορίες & είδη πληροφοριακών συστημάτων Στην βιβλιογραφία αναφέρονται περισσότεροι του ενός ορισμοί του όρου «πληροφοριακό σύστημα», οι οποίοι διαφοροποιούνται λιγότερο ή περισσότερο μεταξύ τους. Ένας κοινός ορισμός που απαντάται είναι ο α κόλουθος («ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΛΕΙΔΑΡΙΘΜΟΣ 2005 ΙΛϋϋΟΝ Κ) «Πληροφοριακό σύστημα είναι ένα σύνολο αλληλοσχετιζόμενων στοιχείων, τα οποία συλλέγουν (ή ανακτούν), επεξεργάζονται, αποθηκεύουν, και διανέμουν πληροφορίες που υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων και τον έλεγχο σε ένα οργανισμό. Τα συστήματα πληροφοριών μπορούν επίσης να βοηθάνε τα στελέχη και το προσωπικό στην ανάλυση προβλημάτων, στην απεικόνιση σύνθετων θεμάτων και στη δημιουργία νέων προϊόντων.» Από επιχειρησιακή σκοπιά ένα πληροφοριακό σύστημα νοείται ως μια οργανωτική και διαχειριστική λύση η οποία βασίζεται στην πληροφορική τεχνολογία και που απαντά σε προκλήσεις που τίθενται τόσο στον εσωτερικό όσο και στο εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης. Οι γενικές λειτουργίες ενός πληροφοριακού συστήματος μπορούν να κατηγοριοποιηθούν ως εξής: («ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΛΕΙΔΑΡΙΘΜΟΣ 2005 ΣΛϋϋΟΝ Κ) Η αναγνώριση και κάλυψη των πληροφοριακών αναγκών των χρηστών. Η επιλογή συναφών δεδομένων από τη μεγάλη ποικιλία των δεδομένων στο εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης. Η δημιουργία της πληροφορίας από τα επιλεγμένα δεδομένα με την χρήση κατάλληλων εργαλείων. Η μεταφορά της πληροφορίας στους ενδιαφερόμενους χρήστες. Όπως όλα τα συστήματα έτσι και τα πληροφοριακά, που βασίζονται στον ηλεκτρονικό υπολογιστή (computer Based Information System) έχουν εισροές, που μέσω κάποιας επεξεργασίας μετατρέπονται σε εκροές, λει Σελίδα 22 από 77