Η διαδικασία του Σχεδιασμού Η σημασία του σχεδιασμού Είδη σχεδιασμού Τεχνικές και μέθοδοι σχεδιασμού ΜΒΟ : Διοίκηση Στόχων 1 Έννοια και σηµασία Σχεδιασµού Θέτει τις κατευθύνσεις στις οποίες κινούμαστε. Η διαδικασία καθορισμού των στόχων του οργανισμού και του τρόπου με τον όποιον θα τους επιτεύξουμε: Στόχοι Τα αποτελέσματα που επιθυμούμε ή σκοπεύουμε να πετύχουμε. Σχέδιο Η διατύπωση των δράσεων που πρέπει να αναλάβουμε για να επιτυχουμε τους στόχους μας Παίρνεις αποφάσεις πριν σε αναγκάσουν να τις πάρεις. Οργάνωση Δημιουργία δομών Σχεδιασμός Ορισμός κατεύθυνσης- στόχων Καθορισμός πορείας δράσης Ελεγχος Μέτρηση Απόδοσης Διορθωτικές ενέργειες Ηγεσία Υποστήριξη εμπνευση 2
Διαδικασία Σχεδιασµού 1. Οριστε τους στόχους σας Τι θέλουμε να κανουμε σε πόσο χρόνο πιθανές αποκλίσεις. 2. Ανάλυση παρούσας κατάστασης Ανάλυση περιβάλλοντος (εσωτερικού και εξωτερικού) σύγκριση με στόχους που έχουν οριστεί ρεαλιστικοί? 3. Προβλεψη πιθανών εκδοχών σεναριών Εξέταση διαφορετικών πιθανών εξελίξεων. Δημιουργία πιθανών (και... απίθανων) σεναρίων 4. Ανάλυση και επιλογή εναλλακτικών λύσεων σχεδίων Καταγραφή και λεπτομερή αποτύπωση και περιγραφή σχεδίων αξιολόγηση λύσεων δράσεων και επιλογή. 5. Εφαρμογή σχεδίου και έλεγχος αποτελεσμάτων Εφαρμογή συμφωνα με σχέδιο μέτρηση επίτευξης αποτελεσμάτων Αξιολόγηση αναθέωρηση στόχων σχεδίου 3 Το κλειδί για το σωστό προγραµµατισµό: Συµµετοχή Ορισμός σκοπών σχεδιασμού Εφαρμογή Σχεδίου Αξιολόγηση αποτελεσμάτων Ενεργή συμμετοχή ομάδας στο σχεδιασμό και εφαρμογή! Σύγκριση υπάρχουσας κατάστασης και στόχων μας Ανάλυση εναλλακτικων Επιλογή σχεδιου Προβλεψη πιθανών γεγονοτων Δημιουργία σεναρίων Αυξημένη συμμετοχη δημιουργεί κίνητρο επιτυχίας για την ομάδα 4
Ο σωστός σχεδιασµός βελτιώνει: Εστίαση και ευελιξία εστιαση στο τι πρέπει να κανουμε, χωρις άσκοπες αποκλίσεις. ικανότητα να αλλάζουμε και να προσαρμοζόμαστε. Στοχευμένη δράση αποφεύγουμε την επαναπαυση. Σημασία προτεραιοτήτων. Προσανατολισμός σε: αποτελέσματα, προτεράιοτητες, πλεονεκτήματα, αλλαγή Συντονισμό Ιεραρχία σκοπών. Χαμηλότεροι σκοποί οδηγούν στην επίτευξη υψηλότερων Διαχείριση Χρόνου (Lme management) Το μεγαλύτερο πρόβλημα! Λίστες to do. 4 ειδών κατηγορίες προτεραιοτήτων. Έλεγχο καθορίζοντας τους στόχους μπορούμε να ελέγξουμε το βαθμό επίτευξης τους. 5 Είδη Σχεδιασµου (1/2) Μακροχρόνιος Βραχυχρόνιος Βραχυχρόνιος : 1 χρόνος χαμηλά επίπεδα management Μεσοπρόθεσμος : 12 χρόνια μεσαία επίπεδα management Μακροπρόθεσμος : >3 χρόνια υψηλά επίπεδα management Απαραίτητος ο μακροπόθεσμος για αυξηση παραγωγικότητας Στρατηγικός Λειτουργικός Στρατηγικός : ευρύς και μακροχρόνιος υψηλά επίπεδα management Λειτουργικός : βραχυχρόνιος και μεσοπρόθεσμος. καθορίζει τι πρέπει να γίνει για να επιτευχθούν οι στρατηγικοί στόχοι του οργανισμού Παραγωγής Εγακταστάσεις Χρηματοοικονομικά Χρηματοδότηση MarkeLng Αγορες Ανθρώπινοι πόροι εκπαίδευση προσληψη προσωπικου 6
Είδη προγραµµατισµού (2/2) Πολιτικές και διαδικασίες Πολιτικές : καθορίζει τις γενικές κατευθύνσεις για τη λήψη αποφάσεων και τις δράσεις που θα ληφθούν σε συγκεκριμένες περιπτώσεις. Διαδικασίες : περιγράφουν ακριβώς τις δράσεις που θα πρέπει να αναληφθούν σε συγκεκριμένες περιπτώσεις, καθώς και το πως την εκτέλεση τους. Παράδειγμα αξιολόγηση ΑΕΙΤΕΙ Προϋπολογισμός Projects Προϋπολογισμός : Σχέδιο για την κατανομή πόρων που θα χρησιμοποιηθούν για την επίτευξη των στόχων μας. Projects : σχέδιο που έχει σαφή αρχή, τέλος και στόχο. Project Management: η διαχείριση όλων των δραστηριοτήτων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του project βάσει του προϋπολογισμού και τμέσα στα χρονικά πλαίσια 7 Εργαλεία και τεχνικές σχεδιασµού Προβλέψεις Πρόβλεψη για το τι θα γίνει στο μέλλον. Πόσο εφικτή μπορεί να είναι Ποσοτικές μέθοδοι : Οικονομετρικά μοντέλα, Στατιστική Ποιοτικές μέθοδοι : Ερωτηματολόγια, Συνεντεύξεις, μέθοδοι Delphi Ανάλυση σεναριών Δημιουργία σεναρίων εναλλακτικών σχέδιων δράσεων που μπορεί να συμβούν. Πιθανότητες βάσει της οποίας θα συμβεί ένα γέγονος. (πχ. 40%) Γεγονότα που ενεργοποιούν εναλλακτικά σχέδια δράσης Benchmarking Αναζήτηση καλύτερων πρακτικών (εσωτερικά εξωτερικά) Συγκρινόμαστε με τους καλύτερους για να ελέγξουμε την αποδοτικότητα μας και την επίτευξη των στόχων μας. 8
Διοικηση Στόχων (Management by Objectives) Εννοια και εφαρμογή MBO Ο όρος χρησιμοποιηθηκε από τον Peter Drucker to 1954. η διαδικασία με την οποία απο κοινού μια ομάδα αποφασίζει τους στόχους απόδοσης της και ελέγχει τα αποτελέσματα της. Καθορίζουν: τους στόχους, το σχέδιο δράσης, τον τρόπο μέτρησης της απόδοσης, τις διαδικασίες αξιολόγησηςελέγχου απόδοσης. Αρχηγός ομάδας ομαδική δουλειά Κοινός Σχεδιασμός Ατομική ομαδική δράση Από κοινού έλεγχος αποτελεσματων Μέλη ομάδας 9 Καθορισµός Στόχων για την MBO Είδη Στόχων Στόχοι Βελτίωσης : βελτιώνουμε υφιστάμενη κατάσταση. (πχ. μείωση απώλειας πελατών κατα 10%) Προσωπικοί Στόχοι : βελτίωση της ατομικής απόδοσης. (πχ. εκμάθηση ξένης γλώσσας) Στόχοι Συντήρησης: διατήρηση της υφιστάμενης βελτιωμένης καταστασης (πχ. διατήρηση πελατειακής βάσης) Οι στόχοι μας θα πρέπει να είναι: Συγκεκριμένοι : στοχευση σε συγκεκριμενο στοχο. Χρονικά καθορισμένοι : ορισμός χρονικών περιορισμών Παρέχουν προκλήσεις: ενδιαφέροντες στόχοι που προκαλουν ενδιαφέρον Μετρήσιμοι : ποσοστικοποίηση στόχων Το μεγάλο πρόβλημα είναι η μέτρηση των στόχων! 10
Πλεονεκτήµατα και µειονεκτήµατα MBO. Πλεονεκτήματα Μειονεκτήματα Προσήλωση σε στόχους Ενδυνάμωση Επικοινωνίας Αυτοπειθαρχία αυτοέλεγχος Δημιουργία θετικού ομαδικού κλίματος απο επιτυχίες Εύκολη απόδοση ευθυνών Υπερβολική εστίαση σε στόχους Δυσκόλία ποσοτικοποίησης Δεν δίνει βάρος σε δημιουργία θεσμών κουλτουρας Δημιουργία εσωτερικής γραφειοκρατίας Κακή επικοινωνία στόχων από προϊστάμενους σε υφιστάμενους Σύνδεση με πληρωμή στελεχών Απρόβλεπτοι παράγοντες επανάπαυση μετα την επίτευξη του στόχου? 11