Αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών μηνυμάτων με το Outlook Τομέας Συστημάτων Υπηρεσία Πληροφορικών Συστημάτων ΥΠΣ-ΕΔ087 10/03/ 2014 Σελίδα 1
Πίνακας περιεχομένων 1. Εισαγωγή... 3 2. Αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών μηνυμάτων... 3 3. Γενικά... 3 4. MS-Outlook 2007... 4 4.1. Δημιουργία προσωπικού φακέλου (αρχείου pst)... 4 4.2. Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης... 7 4.3. Ρύθμιση φακέλου για αυτόματη αρχειοθέτηση... 10 5. MS-Outlook 2010... 11 5.1. Δημιουργία προσωπικού φακέλου (αρχείου pst)... 11 5.2. Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης... 15 5.3. Ρύθμιση φακέλου για αυτόματη αρχειοθέτηση... 18 6. MS-Outlook 2013... 19 6.1. Δημιουργία προσωπικού φακέλου (αρχείου pst)... 19 6.2. Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης... 23 6.3. Ρύθμιση φακέλου για αυτόματη αρχειοθέτηση... 26 Σελίδα 2
1. Εισαγωγή Το κείμενο αυτό περιγράφει την διαδικασία για τοπική αρχειοθέτηση των ηλεκτρονικών μηνυμάτων σας με τo λογισμικό Outlook 2007, 2010 και 2013. 2. Αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών μηνυμάτων Η αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών μηνυμάτων είναι μια χρήσιμη λειτουργία καθώς δίνει την δυνατότητα στο χρήστη να μειώσει το μέγεθος του ηλεκτρονικού του κιβωτίου καθώς επίσης και να καλυτερεύσει την λειτουργία και απόδοση του Outlook. Όλα τα αντικείμενα του Outlook, (ηλεκτρονικά μηνύματα, εργασίες, ημερολόγιο, απεσταλμένα μηνύματα, ημερολογιακές εγγραφές, διαγραμμένα ηλεκτρονικά μηνύματα κτλ) αποθηκεύονται στο Outlook σε ένα μόνο αρχείο που έχει την επέκταση.pst. Με την αρχειοθέτηση επιτυγχάνεται η μείωση του μεγέθους του αρχείου αυτού και κατ επέκταση η πιο γρήγορη πρόσβαση σε όλα τα πιο πάνω αντικείμενα. 3. Γενικά Η αρχειοθέτηση εκτελείται αυτόματα σε κάθε εκκίνηση του Outlook με βάση τις ρυθμίσεις τις αυτόματης αρχειοθέτησης. Το Outlook ελέγχει τις ιδιότητες της αυτόματης αρχειοθέτησης κάθε φακέλου κατά ημερομηνία και μετακινεί τα παλιά στοιχεία στο αρχείο αρχειοθέτησης. Τα στοιχεία που μεταφέρονται στο φάκελο Deleted Items διαγράφονται. Προκαθορισμένα, πολλοί φάκελοι του Outlook ρυθμίζονται με ενεργοποιημένη τη δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης (AutoArchive). Οι φάκελοι που έχουν ενεργοποιημένη τη δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης (AutoArchive) καθώς και η προεπιλεγμένη περίοδος λήξης κάθε φακέλου είναι: Αντικείμενο Ημερολόγιο (Calendar) Εργασίες (Tasks) Ημερολογιακές Εγγραφές (Journal) Απεσταλμένα μηνύματα (Sent Items) Διαγραμμένα μηνύματα (Deleted Items) Διάρκεια 6 μήνες 6 μήνες 6 μήνες 2 μήνες 2 μήνες Στους φακέλους Εισερχόμενα (Inbox), Σημειώσεις (Notes), Επαφές (Contacts) και Πρόχειρο (Drafts) η δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης AutoArchive δεν ενεργοποιείται αυτόματα. Επίσης, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης (AutoArchive) με το φάκελο Επαφές (Contacts), ο οποίος δε διαθέτει ιδιότητα αρχειοθέτησης. Στο υπόλοιπο του εγγράφου αναφέρεται η διαδικασία για δημιουργία προσωπικού φακέλου (αρχείου pst) για αρχειοθέτηση και η ρύθμιση της αυτόματης αρχειοθέτησης στο MS-OUTLOOK 2007, MS-OUTLOOK 2010 και MS-OUTLOOK 2013. Σελίδα 3
4. MS-Outlook 2007 Για ρύθμιση της αυτόματης αρχειοθέτησης στο Outlook 2013 ακολουθήστε την διαδικασία δημιουργίας προσωπικού φακέλου, ρύθμιση της αυτόματης αρχειοθέτησης και ρύθμιση φακέλου για αυτόματη αρχειοθέτηση. 4.1. Δημιουργία προσωπικού φακέλου (αρχείου pst) Για να δημιουργήσετε καινούργιο προσωπικό φάκελο, ακολουθήστε την εξής διαδικασία: 4.1.1. Επιλέξτε το μενού Tools, και μετά Options. 4.1.2. Επιλέξτε Mail Setup tab και μετά κάντε κλικ στο Data Files Εικόνα 1. Δημιουργία καινούργιου αρχείου pst. Σελίδα 4
4.1.3. Κάντε κλικ στο Add Εικόνα 2.Προσθήκη αρχείου.pst 4.1.4. Επιλέξτε το Office Outlook personal Folders File (.pst) 4.1.5. Ακολούθως κάντε κλικ στο OK. Εικόνα 3. Προσωπικός φάκελος Office Outlook. 4.1.6. Πλοηγηθείτε στην τοποθεσία που θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο και δώστε ένα όνομα στο αρχείο. Σελίδα 5
4.1.7. Κάντε κλικ στο ΟΚ. Εικόνα 4. Δημιουργία αρχείου pst MyArchive. 4.1.8. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο.pst, και κάντε κλικ στο OK. Εικόνα 5.Create.pst file. 4.1.9. Για να τελειώσετε κάντε κλικ στο OK και μετά στο Close. Σελίδα 6
Τώρα το αρχείο (.pst) δημιουργήθηκε και, μπορείτε να δημιουργήσετε τους φακέλους που θέλετε να αποθηκεύετε τα ηλεκτρονικά σας μηνύματα. Εικόνα 6. Αρχείο MyArchive 4.2. Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης Για να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση ακολουθήστε την εξής διαδικασία: 4.2.1. Από το μενού Tools, επιλέξτε Options Εικόνα 7. Μενού Επιλογές (Options) Σελίδα 7
4.2.2. Επιλέξτε την καρτέλα Other και μετά το AutoArchive Εικόνα 8. Κουμπί Αυτόματης Αρχειοθέτησης (AutoArchive). 4.2.3. Συνίσταται όπως ρυθμίσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν την Εικόνα 9 πιο κάτω. Σημείωση: Με βάση τις ρυθμίσεις της Εικόνας 9 πιο κάτω τα αρχειοθετημένα μηνύματα στο αρχείο MyArchive.pst που δημιουργήθηκε στο προηγούμενο βήμα. Σελίδα 8
Εικόνα 9. Ρυθμίσεις της Αυτόματης Αρχειοθέτησης (AutoArchive) 4.2.4. Όταν γίνει η πιο πάνω ρύθμιση κάντε κλικ στο OK δύο φορές. Σελίδα 9
4.3. Ρύθμιση φακέλου για αυτόματη αρχειοθέτηση Για να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση θα πρέπει να ρυθμίσετε κάθε φάκελο στα εισερχόμενα σας ακολουθώντας την εξής διαδικασία: 4.3.1. Κάντε δεξί κλικ στο φάκελο που θέλετε να ρυθμίσετε, και μετά επιλέξτε Properties 4.3.2. Συνίσταται όπως ρυθμίσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν την Εικόνα 10 πιο κάτω. 4.3.3. Ακολούθως κάντε κλικ στο Apply και μετά στο OK. Εικόνα 10. Ρύθμιση αυτόματης αρχειοθέτησης. Σημείωση: Με βάση όλες τις πιο πάνω ρυθμίσεις έχει ρυθμιστεί ο φάκελος UCY με τις ρυθμίσεις της αυτόματης αρχειοθέτησης. Η πιο πάνω διαδικασία θα πρέπει να επαναληφθεί για όλους τους φακέλους που επιθυμείτε να γίνεται η αυτόματη αρχειοθέτηση. Σελίδα 10
5. MS-Outlook 2010 Για ρύθμιση της αυτόματης αρχειοθέτησης στο Outlook 2013 ακολουθήστε την διαδικασία δημιουργίας προσωπικού φακέλου, ρύθμιση της αυτόματης αρχειοθέτησης και ρύθμιση φακέλου για αυτόματη αρχειοθέτηση. 5.1. Δημιουργία προσωπικού φακέλου (αρχείου pst) Για να δημιουργήσετε καινούργιο προσωπικό φάκελο, ακολουθήστε την εξής διαδικασία: 5.1.1. Επιλέξτε το μενού File, και μετά Account Settings... Εικόνα 11. Παράθυρο διαλόγου Account Settings. Σελίδα 11
5.1.2. Επιλέξτε Data Files και κάντε κλικ στο Add όπως την Εικόνα 12. Εικόνα 12. Δημιουργία καινούργιου αρχείου pst. Σελίδα 12
5.1.3. Στο παράθυρο διαλόγου που θα εμφανιστεί δώστε όνομα στο αρχείο. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα της Εικόνας 13 το όνομα που δόθηκε είναι Outlook 2010. 5.1.4. Πλοηγηθείτε στην τοποθεσία που θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο 5.1.5. Ακολούθως κάντε κλικ στο OK. 5.1.6. Κάντε κλικ στο Close. Εικόνα 13. Προσωπικός φάκελος Office Outlook. Σελίδα 13
Τώρα το αρχείο (.pst) δημιουργήθηκε και, μπορείτε να δημιουργήσετε τους φακέλους που θέλετε να αποθηκεύετε τα ηλεκτρονικά σας μηνύματα. Εικόνα 14. Αρχείο Outlook2010. Σελίδα 14
5.2. Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης Για να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση ακολουθήστε την εξής διαδικασία: 5.2.1. Κάντε κλικ στο File, και μετά επιλέξτε Options Εικόνα 15. Μενού Επιλογές (Options) Σελίδα 15
5.2.2. Επιλέξτε την καρτέλα Advanced και μετά το AutoArchive Settings Εικόνα 16. Κουμπί Αυτόματης Αρχειοθέτησης (AutoArchive). Σελίδα 16
5.2.3. Συνίσταται όπως ρυθμίσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν την Εικόνα 17 πιο κάτω. Σημείωση: Με βάση τις ρυθμίσεις της Εικόνας 17 πιο κάτω μεταφέρονται τα αρχειοθετημένα μηνύματα στο αρχείο Outlook2010.pst που δημιουργήθηκε στο προηγούμενο βήμα. Εικόνα 17. Ρυθμίσεις της Αυτόματης Αρχειοθέτησης (Autoarchive) 5.2.4. Όταν γίνει η πιο πάνω ρύθμιση κάντε κλικ στο OK δύο φορές. Σελίδα 17
5.3. Ρύθμιση φακέλου για αυτόματη αρχειοθέτηση Για να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση θα πρέπει να ρυθμίσετε κάθε φάκελο στα εισερχόμενα σας ακολουθώντας την εξής διαδικασία: 5.3.1. Κάντε δεξί κλικ στο φάκελο που θέλετε να ρυθμίσετε, και μετά επιλέξτε Properties 5.3.2. Συνίσταται όπως ρυθμίσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν την Εικόνα 18 πιο κάτω. 5.3.3. Ακολούθως κάντε κλικ στο Apply και μετά στο OK. Εικόνα 18. Ρύθμιση αυτόματης αρχειοθέτησης. Σημείωση: Με βάση όλες τις πιο πάνω ρυθμίσεις έχει ρυθμιστεί ο φάκελος UCY με τις ρυθμίσεις της αυτόματης αρχειοθέτησης. Η πιο πάνω διαδικασία θα πρέπει να επαναληφθεί για όλους τους φακέλους που επιθυμείτε να γίνεται η αυτόματη αρχειοθέτηση. Σελίδα 18
6. MS-Outlook 2013 Για ρύθμιση της αυτόματης αρχειοθέτησης στο Outlook 2013 ακολουθήστε την διαδικασία δημιουργίας προσωπικού φακέλου, ρύθμιση της αυτόματης αρχειοθέτησης και ρύθμιση φακέλου για αυτόματη αρχειοθέτηση. 6.1. Δημιουργία προσωπικού φακέλου (αρχείου pst) Για να δημιουργήσετε καινούργιο προσωπικό φάκελο, ακολουθήστε την εξής διαδικασία: 6.1.1. Επιλέξτε το μενού File, και μετά Account Settings Εικόνα 19. Παράθυρο διαλόγου Account Settings. Σελίδα 19
6.1.2. Επιλέξτε Data Files και κάντε κλικ στο Add όπως την Εικόνα 20. Εικόνα 20. Δημιουργία καινούργιου αρχείου pst. Σελίδα 20
6.1.3. Στο παράθυρο διαλόγου που θα εμφανιστεί δώστε όνομα στο αρχείο. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα της Εικόνας 21 το όνομα που δόθηκε είναι Outlook 2013. 6.1.4. Πλοηγηθείτε στην τοποθεσία που θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο 6.1.5. Ακολούθως κάντε κλικ στο OK. 6.1.6. Κάντε κλικ στο Close. Εικόνα 21. Προσωπικός φάκελος Office Outlook. Σελίδα 21
Τώρα το αρχείο (.pst) δημιουργήθηκε και, μπορείτε να δημιουργήσετε τους φακέλους που θέλετε να αποθηκεύετε τα ηλεκτρονικά σας μηνύματα. Εικόνα 22. Αρχείο Outlook2013. Σελίδα 22
6.2. Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης Για να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση ακολουθήστε την εξής διαδικασία: 6.2.1. Κάντε κλικ στο File, και μετά επιλέξτε Options. Εικόνα 23. Μενού Επιλογές (Options) Σελίδα 23
6.2.2. Επιλέξτε την καρτέλα Advanced και μετά το AutoArchive Settings Εικόνα 24. Κουμπί Αυτόματης Αρχειοθέτησης (AutoArchive). Σελίδα 24
6.2.3. Συνίσταται όπως ρυθμίσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν την Εικόνα 25 πιο κάτω. Σημείωση: Με βάση τις ρυθμίσεις της Εικόνας 24 πιο κάτω μεταφέρονται τα αρχειοθετημένα μηνύματα στο αρχείο Outlook2013.pst που δημιουργήθηκε στο προηγούμενο βήμα. Εικόνα 25. Ρυθμίσεις της Αυτόματης Αρχειοθέτησης (AutoArchive) 6.2.4. Όταν γίνει η πιο πάνω ρύθμιση κάντε κλικ στο OK δύο φορές. Σελίδα 25
6.3. Ρύθμιση φακέλου για αυτόματη αρχειοθέτηση Για να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση θα πρέπει να ρυθμίσετε κάθε φάκελο στα εισερχόμενα σας ακολουθώντας την εξής διαδικασία: 6.3.1. Κάντε δεξί κλικ στο φάκελο που θέλετε να ρυθμίσετε, και μετά επιλέξτε Properties 6.3.2. Συνίσταται όπως ρυθμίσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν την Εικόνα 26 πιο κάτω. 6.3.3. Ακολούθως κάντε κλικ στο Apply και μετά στο OK. Εικόνα 26. Ρύθμιση φακέλου για αυτόματη αρχειοθέτηση. Σημείωση: Με βάση όλες τις πιο πάνω ρυθμίσεις έχει ρυθμιστεί ο φάκελος UCY με τις ρυθμίσεις της αυτόματης αρχειοθέτησης. Η πιο πάνω διαδικασία θα πρέπει να επαναληφθεί για όλους τους φακέλους που επιθυμείτε να γίνεται η αυτόματη αρχειοθέτηση. Σελίδα 26