ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ Α. Μπάγιας Γ. Γιαννακόπουλος
Η διαχείριση των αρχείων στην εποχή της πληροφορίας Τεχνολογίες Πληροφορίας και Επικοινωνιών Νέα υποστρώματα Η πληροφορία, πολύτιμος πόρος για επιχειρήσεις και οργανισμούς Νέο νομικό πλαίσιο - Νέες νομικές υποχρεώσεις (διαφάνεια διοίκησης, διαχείριση προσωπικών δεδομένων κ.α.)
Στόχοι - περιεχόμενο του σεμιναρίου Γενικές αρχές και έννοιες της αρχειονομίας Παρουσίαση τεχνικών, κανόνων και πληροφοριών που θα μπορούσαν να βοηθήσουν στην επίλυση συγκεκριμένων προβλημάτων
Αρχεία Ετυμολογία Ορισμός Πώς δημιουργούνται Γιατί τα τηρούμε Τα αρχεία άλλοτε και τώρα
Ο κόσμος της πληροφόρησης Βιβλιοθηκονομία - Αρχειονομία Απότηνπράξηστηνθεωρία Οι νέες τεχνολογίες πληροφόρησης Αναζητώντας την ενιαία πληροφόρηση
Οι χρήσεις του αρχείου Όργανο εξουσίας Απόδειξη Διαχείριση τεκμηρίωση Ιστορική έρευνα
Η φύση του αρχείου Αρχειακή πληροφορία Οργανική Καταχωρισμένη Νέα υποστρώματα
Οι αξίες των τεκμηρίων Λειτουργική Διοικητική Οικονομική Νομική Τεκμηριωτική
Αρχή των τριών ηλικιών Τα τεκμήρια χωρίζονται σε τρεις κατηγορίες Ενεργά Ημιενεργά Ανενεργά (ιστορικά)
Αρχή των τριών ηλικιών Προέλευση της αρχής Τεκμήρια ζωτικής σημασίας Πίνακας Διαχείρισης των τεκμηρίων
Εφαρμογή της αρχής Διαχείριση ημιενεργών Εκλογίκευση της διαχείρισης των τεκμηρίων Ενιαία Αρχειονομία
Διαχείριση ενεργών τεκμηρίων
Records Management Το αρχείο ενός οργανισμού ή μιας επιχείρησης αντικατοπτρίζει τις δραστηριότητες του, τις διαδικασίες λήψης αποφάσεων και τις φάσεις εξέλιξης του. Το αρχείο αποτελεί περιουσιακό στοιχείο για έναν οργανισμό ή μια επιχείρηση
Records Management Γενικός Στόχος Η διαχείριση ενός αρχείου αποσκοπεί στην υλοποίηση μετρήσιμων στόχων προς όφελος της επιχείρησης αλλά και του κοινωνικού πλαισίου στο οποίο λειτουργεί
Records Management - Επιμέρους στόχοι Άμεση και ολοκληρωμένη ανάκληση και διάθεση των ζητούμενων πληροφοριών Ασφάλεια πληροφοριών - διασφάλιση ροής Υποστήριξη στη λήψη γρήγορων και τεκμηριωμένων αποφάσεων Αποτύπωσης της ιστορίας και διαχείριση της συσσωρευμένης γνώσης/ εμπειρίας του οργανισμού
Πρόγραμμα διαχείρισης τεκμηρίων - Προϋποθέσεις Οι προσπάθειες οργάνωσης του αρχειακού υλικού δεν επιτυγχάνουν τους στόχους τους παρά μόνον όταν Εντάσσονται σε σύστημα συνολικής διαχείρισης των τεκμηρίων ενός οργανισμού ή μιας επιχείρησης Εκτελούνται από ένα προσωπικό ενήμερο για τις αρχειακές μεθόδους και πρακτικές Έχουν την υποστήριξη της διοικητικής ιεραρχίας
Αποτελεσματική διαχείριση ενεργών τεκμηρίων Σύστημα καταγραφής εισερχομένων - εξερχομένων τεκμηρίων Διαχωρισμός των τεκμηρίων σύμφωνα με την αξία και τη χρησιμότητά τους
Αποτελεσματική διαχείριση ενεργών τεκμηρίων Φυσική και διανοητική οργάνωση των τεκμηρίων σε φακέλους Οργάνωση φακέλων και τεκμηρίων σύμφωνα με ενα ταξινομικό διάγραμμα
ISO 15489: Records management Records management requirements Design and implementation of a records system Processes and Controls
Πίνακας διαχείρισης τεκμηρίων Πίνακας στον οποίο καταγράφονται όλοι οι τύποι τεκμηρίων/φακέλων ενός οργανισμού και καθορίζεται: Η χρονική διάρκεια που παραμένουν διοικητικώς ενεργά ή ανενεργά Η καταστροφή ή η διατήρηση εις το διηνεκές για τα διοικητικώς ανενεργά τεκμήρια
Πίνακας διαχείρισης τεκμηρίων Μορφή Εκπόνηση Εφαρμογή Σύνδεση με το ταξινομικό διάγραμμα
Ταξινόμηση Φυσική και διανοητική οργάνωση των τεκμηρίων
Ο σκοπός της ταξινόμησης Ταξινομούμε όχι απλώς για να «τακτοποιήσουμε» ένα τεκμήριο αλλά... για να μπορέσουμε να το βρούμε εύκολα και γρήγορα όταν το χρειαστούμε Ένα παρατοποθετημένο έγγραφο είναι ουσιαστικά ένα χαμένο έγγραφο
Αρχειακές μονάδες Τεκμήριο Φάκελος Αρχειακό σύνολο
Ταξινομικά συστήματα Σειριακή ταξινόμηση Αλφαβητική Χρονολογική Εφαρμογή - Περιορισμοί
Ιεραρχική ταξινόμηση Λογική και ιεραρχική οργάνωση του συνόλου των τεκμηρίων ενός οργανισμού Ταξινομικό διάγραμμα: Ιεραρχική δομή Από το γενικό προς το ειδικό
Εκπόνηση ταξινομικού διαγράμματος 1. Συλλογή πληροφοριών Κείμενα γενικής πολιτικής του οργανισμού (οργανογράμματα κ.ά.) Τεκμήρια Υπάλληλοι - κλειδιά
Εκπόνηση ταξινομικού διαγράμματος 2. Σύνταξη προ-σχεδίου Αποτύπωση των πληροφοριών σε μια λογική δομή με τις απαραίτητες υποδιαιρέσεις Δήλωση κάθε υποδιαίρεσης με έναν κωδικό αναφοράς (αριθμητικό, αλφαριθμητικό)
Εκπόνηση ταξινομικού διαγράμματος 3. Δοκιμαστική εφαρμογή Αποδοχή του προσχεδίου από τους χρήστες Ενημέρωση των χρηστών Καθορισμός ημερομηνίας εφαρμογής Δοκιμαστική περίοδος
Εκπόνηση ταξινομικού διαγράμματος Βασικοί κανόνες Μείνετε σταθεροί στο αρχικό σχέδιο καθόλη τη διάρκεια της δοκιμαστικής περιόδου Επιλέξτε ένα σύστημα κωδικών εύκολων στην απομνημόνευση Προσπαθήστε η φυσική διάταξη των τεκμηρίων και των φακέλων να αντιστοιχεί στο ταξινομικό διάγραμμα
Ταξινομικά συστήματα «προς αποφυγήν» Η «προσωπική» ταξινόμηση «Στρώματα» διαφορετικών ταξινομήσεων Ταξινόμηση σύμφωνα με τον αποστολέα ή τον παραλήπτη
Ταξινομικά συστήματα «προς αποφυγήν» Ταξινόμηση σύμφωνα με τον τύπο/είδος των τεκμηρίων Ταξινόμηση σύμφωνα με την αλφαβητική σειρά των θεμάτων Ταξινόμηση σύμφωνα με το οργανόγραμμα
Οργάνωση των τεκμηρίων σε φακέλους Ο φάκελος είναι ένα σύνολο τεκμηρίων μεμιαορισμένηλογικήκαιόχιηαπλή συσσώρευση τεκμηρίων μέσα σε ένα κλασέρ Η καλή φυσική οργάνωση ενός φακέλου δεν μπορεί παρά να ενισχύσει τη λειτουργικότητά του
Οργάνωση των τεκμηρίων σε φακέλους Ο φάκελος είναι σκόπιμο να συγκροτείται αμέσως μόλις μια δραστηριότητα ξεκινά Στοιχεία ταυτότητας ενός φακέλου: Τίτλος Χρόνος Κωδικός
Συγκρότηση ενός φακέλου Ενας φάκελος είναι δυνατόν -εφόσον μια δραστηριότητα το απαιτεί- να διαιρεθεί σε υπο-φακέλους Φυσική οργάνωση Φάκελος καθαρός και με σαφή στοιχεία ταυτότητας Μέγεθος τέτοιο που να επιτρέπει την εύκολη χρήση του
Διατήρηση ενός φακέλου Επανατοποθέτηση των τεκμηρίων στη σωστή θέση μετά από κάθε χρήση Εκκαθάριση των άχρηστων πλέον τεκμηρίων Αποφυγή συγκεκριμένων υλικών που μακροπρόθεσμα καταστρέφουν τα τεκμήρια
Διαχείριση ταξινομικού συστήματος Ευαισθητοποιείστε τη διοικητική ιεραρχία στη σημασία της οργάνωσης των τεκμηρίων Ενημερωθείτε για τις δραστηριότητες της υπηρεσίας σας Εντοπίστε επαγγελματίες της διαχείρισης των αρχείων που θα μπορούσαν να σας βοηθήσουν
Πρακτικές συμβουλές Επωφεληθείτε από τις περιόδους ύφεσης της δραστηριότητας της υπηρεσίας σας για να οργανώσετε την αρχειοθέτηση των συσσωρευμένων τεκμηρίων Μην ξεκινάτε την κατάθεση των αρχείων σας στην αρχειακή υπηρεσία αν δεν έχετε «κάνει το γύρο» όλων των τμημάτων και γραφείων (για να εντοπίσετε τεκμήρια ή φακέλους που λείπουν)
Κατάθεση τεκμηρίων στην αρχειακή υπηρεσία Το ποσοστό των τεκμηρίων που πρέπει να παραμείνουν κοντά στον παραγωγό τους για να τον εξυπηρετήσουν στις καθημερινές εργασίες του δεν ξεπερνά το 25%
Κατάθεση τεκμηρίων στην αρχειακή υπηρεσία Νομικές υποχρεώσεις και διοικητικά οφέλη Προκαταρκτικές εργασίες Σύνταξη πρωτόκολλου παράδοσης - παραλαβής
Κατάθεση τεκμηρίων στην αρχειακή υπηρεσία Παραλαβή και ταξιθέτηση Ανάκτηση και κοινοποίηση των κατατεθειμένων τεκμηρίων
Αρχειακός δεσμός Πληροφορία Τεκμήρια Οργανικά Φυσικά Μοναδικά Αρχειακό σύνολο Υφίσταται μόνο ως σύνολο Διαθέτει τεκμηριωτική αξία
Αρχειακός δεσμός Ορισμός Αρχειακό Σύνολο vs Συλλογή Πλεονεκτήματα από την εφαρμογή του αρχειακού δεσμού
Αρχειακός δεσμός Πρακτικά ζητήματα Προσδιορισμός του παραγωγού Μινιμαλιστική Μαξιμαλιστική προσέγγιση
Αρχειακή περιγραφή Εντοπισμός και παρουσίαση των χαρακτηριστικών μορφής και περιεχομένου ενός αρχείου. Προϊόντα της περιγραφής: εργαλεία έρευνας.
Επίπεδα περιγραφής Αρχείο Υπο-αρχείο Φάκελος Σειρά Σειρά Σειρά Υπο-σειρά Φάκελος Φάκελος Τεκμήριο Τεκμήριο
Κανόνες περιγραφής Περιγραφή από το γενικό στο ειδικό Πληροφορίες κατάλληλες για το συγκεκριμένο επίπεδο περιγραφής Σύνδεση των περιγραφών Αποφυγή επανάληψης των πληροφοριών
Διεθνή πρότυπα ISAD-G ISSAR (CPF) ISDIAH Η μεταξύ των προτύπων σύνδεση
Εργαλείο έρευνας Τελικό προϊόν της αρχειακής περιγραφής Πληροφοριακό εργαλείο που περιλαμβάνει μεταδεδομένα τα οποία επιτρέπουν την ταύτιση, διαχείριση και ερμηνεία ενός αρχείου και εξηγούν το περιβάλλον δημιουργίας του
Η προβολή των αρχείων - επικοινωνία με το κοινό Άμεση - έμμεση πληροφόρηση του κοινού (εργαλεία έρευνας) Πολιτιστική δράση Εκπαιδευτικές δραστηριότητες
Οικονομικά και διοικητικά οφέλη Εξοικονόμηση αποθηκευτικού χώρου Περιορισμός της απαιτούμενης υλικοτεχνικής υποδομής Εξοικονόμηση χρόνου Διευκόλυνση της διαχείρισης των ενεργών τεκμηρίων
Ευαισθητοποίηση των υπηρεσιών Είναι απαραίτητο μέσα από τη συστηματική ενημέρωση οι επιμέρους υπηρεσίες να αντιληφθούν τα οφέλη που οι ίδιες θα αποκομίσουν από την ορθολογική διαχείριση των τεκμηρίων τους
Ευαισθητοποίηση των υπηρεσιών Είναι απαραίτητο να δημιουργηθούν οι απαραίτητοι «υπάλληλοι-σύνδεσμοι» ανάμεσα στις διάφορες διοικητικές υπηρεσίες και την αρχειακή υπηρεσία
Εκκαθάριση Εφαρμογή των προβλεπόμενων από τον πίνακα διαχείρισης τεκμηρίων μέτρων για τα διοικητικώς ανενεργά τεκμήρια Απομάκρυνση πολλαπλών αντιγράφων και τεκμηρίων περιορισμένης σημασίας
Προετοιμασία για την κατάθεση αρχειακού υλικού Έλεγχος αντιστοιχίας τίτλου και περιεχομένου Οι φάκελοι διατηρούν κατά την κατάθεση την ταξινόμηση που είχαν όσο ήσαν διοικητικώς ενεργοί
Τοποθέτηση των τεκμηρίων σε κουτιά Τα τεκμήρια τοποθετούνται στα προβλεπόμενα κουτιά Τα κουτιά αριθμούνται και αυτή η αρίθμηση δηλώνεται και στο πρωτόκολλο παράδοσης-παραλαβής
Το πρωτόκολλο παράδοσηςπαραλαβής Περιλαμβάνει τα στοιχεία που επιτρέπουν να καθορίσουμε Ποιος καταθέτει Ποιος παραλαμβάνει Το αντικείμενο της παράδοσης Το χρόνο, τον τόπο και τους όρους αυτής της πράξης
Το πρωτόκολλο παράδοσηςπαραλαβής Τεκμήρια Κωδικός Τίτλος (ακριβής αντιγραφή του υπάρχοντος) Χρόνος (ακραίες χρονολογίες)
Το πρωτόκολλο παράδοσηςπαραλαβής Επέχει θέση «συμβολαίου» ανάμεσα στα δύο μέρη Λειτουργεί ως εργαλείο έρευνας μέχρι τηστιγμήπουτατεκμήριαθαυποστούν την αρχειακή επεξεργασία Κατά συνέπεια πρέπει να συντάσσεται με τη μεγαλύτερη δυνατή προσοχή και ακρίβεια
Έλεγχος παραδιδόμενου υλικού από την αρχειακή υπηρεσία
Τοποθέτηση σε ελεύθερους αποθηκευτικούς χώρους
Τοποθέτηση σε ελεύθερους αποθηκευτικούς χώρους
Αναζήτηση - κοινοποίηση τεκμηρίων
Ηλεκτρονικά αρχεία (Electronic Records/Archives) Αρχεία αποθηκευμένα σε υποστρώματα που απαιτούν χρήση Η/Υ γιατηδιαχείρισητων πληροφοριών που περιέχουν
Είδη ηλεκτρονικών αρχείων Βάσεις δεδομένων κείμενου Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα Ψηφιακές απεικονίσεις εγγράφων Ψηφιακά φωτογραφικά αρχεία
Είδη ηλεκτρονικών αρχείων Ψηφιακά γεωχωρικά αρχεία (digital geospatial records) Αρχεία διαδικτυακού περιεχομένου (web content records) Αρχεία PDF (Portable Document Format) Ψηφιοποιημένα οπτικοακουστικά αρχεία
Διατήρηση ηλεκτρονικών (ψηφιακών) αρχείων Ο σχεδιασμός, η εξασφάλιση των μέσωνκαιηεφαρμογήτωνμεθόδων και των τεχνολογιών που χρειάζονται ώστε να εξασφαλιστεί ότι οι ψηφιακές πληροφορίες διηνεκούς αξίας θα παραμείνουν προσβάσιμες και αξιοποιήσιμες
Διατήρηση ηλεκτρονικών (ψηφιακών) αρχείων Διατήρηση των τεκμηρίων στο format που δημιουργήθηκε ώστε στο μέλλον να μπορούν να αναγνωστούν με τη χρήση του πρωτότυπου λογισμικού Μετατροπή των αρχείων ώστε να είναι αναγνώσιμα σε μελλοντικά formats (digital transformation)
Ψηφιοποίηση (Digitalization) Η διαδικασία δημιουργίας δυαδικής αναπαράστασης ενός αντικειμένου (π.χ. εγγράφου) το οποίο μπορεί να επεξεργαστεί, να αποθηκευτεί, να μεταφερθεί και να παρουσιαστεί με τη χρήση της ψηφιακής τεχνολογίας
Ψηφιοποίηση - Πλεονεκτήματα Παρέχει δυνατότητες αναβαθμισμένης και γρήγορης ανάκλησης Αυξάνει τη δυνατότητα ταυτόχρονης και εξ αποστάσεως διάθεση Προσθέτει αξία και αυξάνει τη χρήση του υλικού Παρέχει αξιόπιστα και φθηνά αντίγραφα διευκολύνοντας τους χρήστες
Ψηφιοποίηση - Πλεονεκτήματα Παράταση της ζωής των πρωτότυπων τεκμηρίων Ευρύτερη διάθεση του αρχειακού υλικού Μείωση του κόστους αποθήκευσης Ασφάλεια των πρωτότυπων αρχείων ζωτικής σημασίας
Ψηφιοποίηση - Σχεδιασμός Ποιες είναι οι εργασίες που πρέπει να γίνουν; Ποιοι είναι οι άνθρωποι που θα απασχοληθούν; Πού θα λάβει χώρα η ψηφιοποίηση; Πότε θα γίνει το έργο;
Ψηφιοποίηση - Σχεδιασμός Με ποια μέσα θα γίνει; Ψηφιοποίηση με ίδιες δυνάμεις ή αγορά εξειδικευμένων υπηρεσιών; «Ψηφιοποιήστε μια μόνο φορά»
Ψηφιοποίηση Η ψηφιοποίηση δεν είναι πανάκεια!
Ηπρόσβασηστιςψηφιακές πληροφορίες -OCR OCR (Optical Character Recognition) : Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων Το λογισμικό OCR αναγνωρίζει τους χαρακτήρες που περιέχονται σε ένα αρχείο εικόνας και στη συνέχεια τους εξάγει σε μορφή αρχείων κειμένου ASCII.
Η διαδικασία της ψηφιοποίησης Ένα πρόγραμμα ψηφιοποίησης πρέπει να διαθέτει σαφώς καθορισμένους στόχους, κι αυτό επηρεάζει με άμεσο τρόπο την επιλογή του προς ψηφιοποίηση υλικού, την προστασία και διαχείριση των πνευματικών δικαιωμάτων και τις ενέργειες δημοσίευσης και προβολής.
Ηπρόσβασηστιςψηφιακές πληροφορίες - Μεταδεδομένα Χάρη στα μεταδεδομένα καθίσταται περιττή η αναζήτηση ελεύθερου κειμένου, καθώς σε κάθε ψηφιακό αντικείμενο προστίθενται σημασιολογικά χαρακτηριστικά με τη βοήθεια των οποίων μειώνεται το εύρος των αποτελεσμάτων της αναζήτησης
Ηπρόσβασηστιςψηφιακές πληροφορίες - Μεταδεδομένα Η λειτουργικότητα των μεταδεδομένων μεγιστοποιείται, όταν ακολουθούνται καθιερωμένα πρότυπα