Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 04 Σελ. 1 από 43 ΤΕΙ ΑΘΗΝΑΣ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2008 ΙΟΥΛΙΟΣ 2013
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 04 Σελ. 2 από 43 ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΩΝ Αρ. Έκδοσης Ημερομηνία Περιγραφή Παράγραφοι 00 25.09.09 Τελικό Σχέδιο Όλες 01 12.10.09 Τελική Έκδοση Όλες 02 25.06.10 Εξειδίκευση πεδίου εφαρμογής 1.2.1 Εξαίρεση θεμάτων διακρίβωσης 1.2.2, 7.5.6 Επάρκεια προσόντων εκπαιδευτικού Προσωπικού 6.2 Υγιεινή και ασφάλεια 6.4 Θέματα προμηθειών και εξωτερικών συνεργατών 7.4 Ιχνηλασιμότητα προγράμματος σπουδών 7.5.3 Δεδομένα ιδιοκτησίας τρίτων 7.5.4 03 15.3.2012 Επέκταση πεδίου εφαρμογής 1.2.1 04 15.7.2013 Αλλαγή οργάνων διοίκησης, εισαγωγή ανασκόπησης από τα τμήματα, κλπ βάσει επισήμανσης 1.3.3, 4.2.3, 5.6, 6.4, 7.4, 8.2.1 Συντάχθηκε: Ημερομηνία: 15/07/2013 Τα έγγραφα του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας που δεν φέρουν την ένδειξη «ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΟ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ» δεν υπόκεινται σε αναθεωρήσεις. Για το λόγο αυτό, ενδέχεται να περιέχουν παρωχημένες ή ανακριβείς πληροφορίες και η χρήση τους πρέπει να γίνεται με προσοχή. Εγκρίθηκε: Ημερομηνία: 15/07/2013
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 04 Σελ. 3 από 43 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ 6 1.1 Αντικείμενο του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας 6 1.2 Πεδίο Εφαρμογής Εξαιρέσεις 7 1.2.1 Πεδίο Εφαρμογής 7 1.2.2 Εξαιρέσεις 8 1.3 Παρουσίαση του ΤΕΙ Αθήνας 9 1.3.1 Προφίλ του ΤΕΙ Αθήνας 9 1.3.2 Διοίκηση 9 1.3.3 Οργανωτική δομή 10 ΔΙΕΥΘΥΝΣH 11 ΤΜΗΜΑ 11 2. ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ 14 3. ΑΛΛΗΛΕΠΙΔΡΑΣΗ ΔΙΕΡΓΑΣΙΩΝ 16 4. ΔΟΜΗ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ 17 4.1 Γενικές Απαιτήσεις 17 4.2 Τεκμηρίωση 17 4.2.1 Γενικές Απαιτήσεις Τεκμηρίωσης 17 4.2.2 Εγχειρίδιο Ποιότητας 19 4.2.3 Έλεγχος Εγγράφων 19 4.2.4 Έλεγχος Αρχείων 21 5. ΕΥΘΥΝΗ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 22 5.1 Δέσμευση της Διοίκησης 22
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 04 Σελ. 4 από 43 5.2 Εστίαση στον πελάτη 22 5.3 Πολιτική Ποιότητας 23 5.4 Σχεδίαση 24 5.4.1 Καθορισμός μετρήσιμων στόχων 24 5.4.2 Σχεδιασμός του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας 24 5.5 Ευθύνες, αρμοδιότητες, επικοινωνία 25 5.5.1 Καθορισμός ευθυνών και αρμοδιοτήτων 25 5.5.2 Εκπρόσωπος της Διοίκησης 25 5.5.3 Εσωτερική και Εξωτερική Επικοινωνία 26 5.6 Ανασκόπηση από την Διοίκηση 26 6. Διαχείριση Πόρων 28 6.1 Διάθεση Πόρων 28 6.2 Εκπαίδευση 28 6.3 Διαχείριση Υποδομών 29 6.4 Διαχείριση Περιβάλλοντος Εργασίας 30 7. ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ 32 7.1 Πρόγραμμα Ποιότητας 32 7.2 Ανασκόπηση απαιτήσεων σπουδαστών 32 7.3 Σχεδιασμός και ανάπτυξη νέων υπηρεσιών 33 7.4 Προμήθειες 33 7.5 Παροχή υπηρεσιών 35 7.5.1 Υλοποίηση υπηρεσιών 35 7.5.2 Ειδικές διεργασίες 35 7.5.3 Ιχνηλασιμότητα 36
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 04 Σελ. 5 από 43 7.5.4 Διαχείριση στοιχείων ιδιοκτησίας σπουδαστών 36 7.5.5 Χειρισμός, αποθήκευση, διατήρηση και παράδοση 37 7.5.6 Έλεγχος συσκευών μέτρησης 38 8. Μέτρηση, Ανάλυση & Βελτίωση 39 8.1 Γενικά 39 8.2 Παρακολούθηση και μέτρηση 39 8.2.1 Μέτρηση της ικανοποίησης των σπουδαστών 39 8.2.2 Μέτρηση της επίδοσης του ΣΔΠ 40 8.2.3 Μέτρηση της επίδοσης των διεργασιών 40 8.2.4 Έλεγχος της ποιότητας των υπηρεσιών 40 8.3 Έλεγχος μη συμμορφώσεων 41 8.4 Ανάλυση δεδομένων 41 8.5 Συνεχής βελτίωση 42 8.5.1 Υποβολή προτάσεων βελτίωσης 42 8.5.2 Υλοποίηση διορθωτικών ή/και προληπτικών ενεργειών 42
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 04 Σελ. 6 από 43 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το ανά χείρας Εγχειρίδιο περιγράφει το σύνολο των ενεργειών που πραγματοποιούνται από το Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Αθήνας (στο εξής ΤΕΙ Αθήνας), σύμφωνα με το Διεθνές Πρότυπο Διαχείρισης Ποιότητας ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2008, για να διασφαλίζεται η ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών. 1.1 Αντικείμενο του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας Το παρόν Εγχειρίδιο καθορίζει τις απαιτήσεις για ένα Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας, το οποίο: Αποδεικνύει την ικανότητα του ΤΕΙ Αθήνας να παρέχει, με συνέπεια, υπηρεσίες, οι οποίες ικανοποιούν τις απαιτήσεις των σπουδαστών του, καθώς και τις εφαρμοστέες νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις. Επιδιώκει την αύξηση της ικανοποίησης των σπουδαστών μέσω της αποτελεσματικής εφαρμογής του, συμπεριλαμβάνοντας διεργασίες για τη συνεχή βελτίωσή του και για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις των σπουδαστών και τις εφαρμοστέες νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις. Το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας ικανοποιεί τις απαιτήσεις του διεθνούς προτύπου ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2008 και πρέπει να ακολουθεί τις όποιες αλλαγές του, σε εύλογο χρονικό διάστημα.
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 04 Σελ. 7 από 43 1.2 Πεδίο Εφαρμογής Εξαιρέσεις 1.2.1 Πεδίο Εφαρμογής Το πεδίο εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας του ΤΕΙ Αθήνας καλύπτει το «Σχεδιασμό και την παροχή ακαδημαϊκής εκπαίδευσης σε προπτυχιακό επίπεδο από τα Τμήματα Ηλεκτρονικής, Πληροφορικής, Διοίκησης Μονάδων Υγείας & Πρόνοιας, Τεχνολογίας Τροφίμων Συντήρησης Αρχαιοτήτων & Έργων Τέχνης Εμπορίας & Διαφήμισης Βιβλιοθηκονομίας & Συστημάτων Πληροφορικής Οινολογίας και Τεχνολογίας Ποτών Γραφιστικής Εσωτερικής Αρχιτεκτονικής, Διακόσμησης & Σχεδιασμού Αντικειμένων Τεχνολογίας Γραφικών Τεχνών Φωτογραφίας & Οπτικοακουστικών Τεχνών Επισκεπτών Επισκεπτριών Υγείας Ιατρικών Εργαστηρίων Μαιευτικής Νοσηλευτικής Α Νοσηλευτικής Β Οδοντικής Τεχνολογίας Οπτικής & Οπτομετρίας Φυσικοθεραπείας»
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 04 Σελ. 8 από 43 Στο πλαίσιο αυτό, στην εφαρμογή του Συστήματος εμπλέκονται τα είκοσι (20) ανωτέρω Τμήματα, η Διεύθυνση Συντονισμού Σπουδών & Σπουδαστικής Μέριμνας καθώς και οι υποστηρικτικές οργανωτικές μονάδες και όργανα του ΤΕΙ Αθήνας. 1.2.2 Εξαιρέσεις Ο εργαστηριακός εξοπλισμός που χρησιμοποιεί το ΤΕΙ Αθήνας, για την παροχή των εκπαιδευτικών υπηρεσιών σε προπτυχιακό επίπεδο, δεν αποτελεί μέσο για το έλεγχο της επίδοσης των σπουδαστών ή της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών εκπαίδευσης, ούτε μέσο για την εκπόνηση ερευνητικού έργου, επομένως η διασφάλιση της εγκυρότητας των αποτελεσμάτων του δεν αποτελεί κρίσιμο παράγοντα για το ΤΕΙ. Τα λογισμικά που τυχόν χρησιμοποιούνται και αφορούν άμεσα την παροχή ακαδημαϊκής εκπαίδευσης αγοράζονται από τους κατασκευαστές τους και είναι ευρέως διαδεδομένα και δοκιμασμένα, επομένως δεν υφίσταται η ανάγκη διακρίβωσής τους. Κατά συνέπεια, από τις απαιτήσεις του προτύπου ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2008, εξαιρούνται οι παράγραφοι που αφορούν την Διακρίβωση Οργάνων Μέτρησης (πρότυπο ISO 9001:2008, 7.6). Εάν, στο μέλλον, διαπιστωθεί η ανάγκη διασφάλισης της εγκυρότητας των αποτελεσμάτων του εργαστηριακού εξοπλισμού ή αγοραστούν πακέτα λογισμικού που να απαιτούν διακρίβωση, το ΤΕΙ Αθήνας θα εκπονήσει και θα εφαρμόζει σαφώς τεκμηριωμένες διαδικασίες, σύμφωνα με τις προβλέψεις του προτύπου ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2008.
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 04 Σελ. 9 από 43 1.3 Παρουσίαση του ΤΕΙ Αθήνας 1.3.1 Προφίλ του ΤΕΙ Αθήνας Το ΤΕΙ Αθήνας είναι Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου, πλήρως αυτοδιοικούμενο και εποπτευόμενο από το Υπουργείο Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων. Στη σημερινή του μορφή ξεκίνησε να λειτουργεί το 1983 με την κατάργηση του θεσμού των ΚΑΤΕΕ και την ίδρυση των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων. Είναι το πρώτο σε μέγεθος Ανώτατο Τεχνολογικό Ίδρυμα της χώρας και τρίτο μεταξύ όλων των Πανεπιστημιακών και Τεχνολογικών Ιδρυμάτων. Το ΤΕΙ Αθήνας με τις πέντε Σχολές του, κάθε μία από τις οποίες αποτελείται από ένα αριθμό τμημάτων, εμφανίζει ένα ευρύ πολυτομεακό και επιστημονικό προφίλ. Το Τμήμα αποτελεί τη βασική μονάδα εκπαίδευσης των Τ.Ε.Ι., αντιστοιχεί σε συγκεκριμένη ειδικότητα και έχει την ευθύνη απονομής πτυχίου στους αποφοίτους του. Επιπλέον, το ΤΕΙ Αθήνας ενθαρρύνει την ανάπτυξη της έρευνας στο Ίδρυμα, με την ενίσχυση ερευνητικών ομάδων, οι οποίες μπορεί να έχουν διατμηματικό / διεπιστημονικό χαρακτήρα, με επιστημονικά αντικείμενα συναφή με τις εκπαιδευτικές και ερευνητικές δραστηριότητές του. Τέλος, το Ίδρυμα συμμετέχει σε πληθώρα ευρωπαϊκών προγραμμάτων. 1.3.2 Διοίκηση Ο τρόπος διοίκησης του Ιδρύματος καθορίζεται πλήρως από το νομικό πλαίσιο περί διάρθρωσης της ανώτατης εκπαίδευσης, στο οποίο ορίζονται τα απαιτούμενα Συλλογικά Όργανα και οι αρμοδιότητές τους.
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 04 Σελ. 10 από 43 Στην παράγραφο που ακολουθεί, παρουσιάζονται συνοπτικά τα Όργανα του Ιδρύματος, τόσο σε κεντρικό επίπεδο (επίπεδο ΤΕΙ), όσο και σε επίπεδο Σχολής, Τμήματος και Τομέα. 1.3.3 Οργανωτική δομή Η οργανωτική δομή του ΤΕΙ Αθήνας, τόσο σε επίπεδο Υπηρεσιακών Μονάδων, όσο και σε επίπεδο Σχολής, παρατίθεται στο οργανόγραμμα της επόμενης σελίδας. Οι ευθύνες, τα καθήκοντα και οι αρμοδιότητες που αναλαμβάνει το προσωπικό περιγράφονται λεπτομερώς στις διεργασίες του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας. Εφόσον κρίνεται σκόπιμο για την καλύτερη λειτουργία του Συστήματος, είναι δυνατόν να εκπονούνται εξειδικευμένα καθηκοντολόγια (περιγραφές θέσεων εργασίας), ώστε να επιτυγχάνεται η επιθυμητή ποιότητα των παρεχομένων υπηρεσιών. Επιπλέον, οι αρμοδιότητες των συλλογικών οργάνων του ΤΕΙ Αθήνας (π.χ. Συμβούλιο ΤΕΙ, Συμβούλιο Σχολής, Γενική Συνέλευση Τμήματος, Γενική Συνέλευση Τομέα, κ.λπ.) αναλύονται ρητά στην υφιστάμενη νομοθεσία περί Τεχνολογικών Ιδρυμάτων.
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 04 Σελ. 11 από 43 ΣΥΝΕΛΕΥΣΗ ΤΕΙ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΑΝΤΙΠΡΟΕΔΡΟΙ ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΕΙΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣH ΤΜΗΜΑ α. ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟΥ & ΕΙΔΙΚΟΥ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟY ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ (α) ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ β. ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ & ΕΙΔΙΚΟΥ ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ γ. ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ & ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ δ. ΣΥΛΛΟΓΙΚΩΝ & ΑΤΟΜΙΚΩΝ ΟΡΓΑΝΩΝ & ΕΠΙΤΡΟΠΩΝ α. ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ (β) ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ β. ΔΑΠΑΝΩΝ & Κ.Π.Σ γ. ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ & ΑΠΟΖΗΜΙΩΣΕΩΝ δ. ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ & ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΣ (γ) ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΥ ΣΠΟΥΔΩΝ & ΣΠΟΥΔΑΣΤΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ α. ΣΠΟΥΔΩΝ ΠΡΑΚΤΙΚΗΣ ΑΣΚΗΣΗΣ & ΣΤΑΔΙΟΔΡΟΜΙΑΣ β. ΣΠΟΥΔΑΣΤΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ γ. ΠΕΡΙΘΑΛΨΗΣ & ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ δ. ΕΚΔΟΣΕΩΝ & ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ (δ) ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ & ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ α. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ β. ΜΕΛΕΤΩΝ & ΚΑΤΑΣΚΕΥΩΝ γ. ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 04 Σελ. 12 από 43 ΑΥΤΟΤΕΛΗ ΤΜΗΜΑΤΑ α. ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΠΡΟΕΔΡΟΥ, ΑΝΤΙΠΡΟΕΔΡΟΥ, ΓΕΝΙΚΟΥ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑ β. ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΕΣ ΣΧΟΛΩΝ γ. ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΕΣ ΤΜΗΜΑΤΩΝ δ. ΤΜΗΜΑ ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ε. ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΟΣΙΩΝ & ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ ΝΟΜΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΑΥΤΟΤΕΛΕΣ ΓΡΑΦΕΙΟ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ ΣΧΕΔΙΑΣΕΩΣ ΕΚΤΑΚΤΟΥ ΑΝΑΓΚΗΣ (Π.Σ.Ε.Α.) Σχήμα 1: Οργανόγραμμα Υπηρεσιών ΤΕΙ Αθήνας
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 03 Σελ. 13 από 43 Συμβούλιο Σχολής Διευθυντής Γραμματεία Σχολής ΤΜΗΜΑ Συνέλευση Τμήματος Προϊστάμενος Τμήματος Γενική Συνέλευση Τομέα Γραμματεία Τμήματος Υπεύθυνος Τομέα Σχήμα 2: Οργανόγραμμα Σχολής ΤΕΙ Αθήνας
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 03 Σελ. 14 από 43 2. ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Στο ΤΕΙ Αθήνας βασική αρχή και δέσμευση των οργάνων που ασκούν διοίκηση, αλλά κάθε στελέχους, είναι να παρέχουν στους σπουδαστές τους αξιόπιστες υπηρεσίες, που καλύπτουν, πλήρως, τις απαιτήσεις και τις προσδοκίες τους, καθώς επίσης και τις σχετικές νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις. Στο πλαίσιο αυτό, έχει αναπτυχθεί και εφαρμόζεται, απαρέγκλιτα, ένα Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας, σύμφωνα με το διεθνές πρότυπο ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2008. Για τη βελτιστοποίηση της λειτουργίας του ΤΕΙ Αθήνας, καθώς και για τη συνεχή αναβάθμιση της αποτελεσματικότητας του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, τα όργανα διοίκησης αξιολογούν, σε συνεχή βάση, τις ανάγκες και παρέχουν όλους τους αναγκαίους πόρους. Παράλληλα, η Διοίκηση, μέσω των τακτικών και έκτακτων συσκέψεων, που έχουν καθιερωθεί για την ανασκόπηση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, ελέγχει την καταλληλότητα της Πολιτικής Ποιότητας και θέτει ρεαλιστικούς, μετρήσιμους και αντικειμενικούς στόχους για την ποιότητα των παρεχομένων υπηρεσιών, συνεπείς με την Πολιτική Ποιότητας, οι οποίοι παρακολουθούνται, διαρκώς, ώστε να διασφαλίζεται η καταλληλότητά τους. Γενικοί στόχοι του ΤΕΙ Αθήνας είναι: η παροχή υψηλού επιπέδου ακαδημαϊκής εκπαίδευσης, λαμβάνοντας υπόψη τις σύγχρονες τάσεις, τόσο στον τομέα της Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης, όσο και στις επιστήμες που διδάσκονται στο πλαίσιο του Ιδρύματος, η διαρκής παρακολούθηση των διεθνών εξελίξεων στον τομέα της Εκπαίδευσης και η εισαγωγή νέων σύγχρονων μεθόδων διδασκαλίας, λαμβάνοντας υπόψη τις τεχνολογίες αιχμής, η διατήρηση υψηλού επιπέδου επιστημονικής υποδομής,
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 03 Σελ. 15 από 43 η προαγωγή της τεχνολογικής έρευνας, η συνεχής ενδυνάμωση του Ιδρύματος με ακαδημαϊκούς και στελέχη υψηλού επιπέδου η ενδυνάμωση του ανθρώπινου δυναμικού του ΤΕΙ, μέσω κατάλληλων εκπαιδευτικών προγραμμάτων, για την απόκτηση νέων δεξιοτήτων και διεργασιοκεντρικής κουλτούρας. Για την επίτευξη των στόχων αυτών, θεωρείται απαραίτητη η εμπλοκή όλων των εργαζομένων και στελεχών του Ιδρύματος και η ανάπτυξη πρωτοβουλιών, από το σύνολο του προσωπικού. Η δυνατότητα έκφρασης του προσωπικού και η υποβολή συγκεκριμένων προτάσεων βελτίωσης θεωρείται ιδιαίτερα σημαντική για τη βελτίωση της λειτουργίας μας, αλλά και για την ενδυνάμωση του πνεύματος συμμετοχής και συνεργασίας. Στο πλαίσιο αυτό, το ΤΕΙ Αθήνας εκπαιδεύει συνεχώς το προσωπικό του, συμπεριλαμβάνοντας όλους τους εργαζόμενους σε ένα μόνιμο κύκλο συνεχούς βελτίωσης, ώστε να μπορούν να ανταποκρίνονται στα αιτήματα και τις προσδοκίες των σπουδαστών, των προμηθευτών, των συνεργατών και όλων, ανεξαιρέτως, των εμπλεκόμενων στη λειτουργία μας φορέων. Με σκοπό την καλύτερη ενημέρωση και ευαισθητοποίηση του προσωπικού μας, των συνεργατών και των σπουδαστών μας, η παρούσα Πολιτική, αλλά και οι αναλύσεις των ποιοτικών επιδόσεών μας, κοινοποιούνται και είναι διαθέσιμες σε όλους τους ενδιαφερόμενους, μέσω της ανάρτησής τους σε εμφανή σημεία εντός του Ιδρύματος, ενώ παράλληλα, ζητείται η άποψή τους, αναφορικά με τις επιδόσεις μας στους προαναφερθέντες τομείς, μέσω ερωτηματολογίων.
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 03 Σελ. 16 από 43 3. ΑΛΛΗΛΕΠΙΔΡΑΣΗ ΔΙΕΡΓΑΣΙΩΝ Οι βασικές διεργασίες, που διασφαλίζουν την απρόσκοπτη και αποτελεσματική λειτουργία του ΤΕΙ, η λογική σειρά και η αλληλεπίδρασή τους παρουσιάζονται στο ακόλουθο σχήμα: Ανάγκες Προσδοκίες Ευθύνη της Διοίκησης ΕΔΠ, ΔΡ01, ΔΡ02 Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας ΕΔΠ, ΔΡ01, ΔΡ02 ΔΡ012 Μέτρηση, Ανάλυση και Βελτίωση ΔΡ03, ΔΡ04, ΔΡ05, ΔΡ06, ΔΡ07, ΔΡ12 Ικανοποίηση Διαχείριση Πόρων ΔΡ08, ΔΡ27 Σπουδαστής Σπουδαστής Απαιτήσεις Επικοινωνία Παροχή Υπηρεσιών ΔΡ11, ΔΡ13-ΔΡ25, ΔΡ28 ΔΡ51 Υπηρεσίες Προμήθειες ΔΡ09, ΔΡ10, ΔΡ26 Σχήμα 3: Αλληλεπίδραση διαδικασιών του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 03 Σελ. 17 από 43 4. ΔΟΜΗ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ 4.1 Γενικές Απαιτήσεις Το ΤΕΙ Αθήνας έχει καθιερώσει, τεκμηριώσει, εφαρμόζει και συνεχώς βελτιώνει ένα Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας, σύμφωνα με το πρότυπο ISO 9001:2008. Στο πλαίσιο της εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, το Ίδρυμα: έχει εντοπίσει τις απαιτούμενες διεργασίες, οι οποίες εφαρμόζονται από όλες τις εμπλεκόμενες στο Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας οργανωτικές μονάδες, όπως αποδεικνύεται από τα τηρούμενα αρχεία ποιότητας, έχει προσδιορίσει τη σειρά και την αλληλεπίδρασή τους, έχει καθορίσει κριτήρια και μεθόδους που απαιτούνται για την αποτελεσματική λειτουργία και τον έλεγχό τους (διαγράμματα ροής και δείκτες μέτρησης), έχει εξασφαλίσει τη διαθεσιμότητα των πόρων και των πληροφοριών που απαιτούνται για την υποστήριξη, τη λειτουργία και την παρακολούθηση των διεργασιών, εφαρμόζει κατάλληλα σχέδια δράσης, που είναι απαραίτητα για την επίτευξη των καθορισμένων στόχων και τη διαρκή βελτίωση των διεργασιών και του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, εν γένει. 4.2 Τεκμηρίωση 4.2.1 Γενικές Απαιτήσεις Τεκμηρίωσης Η τεκμηρίωση του Συστήματος Διαχείρισης της Ποιότητας ακολουθεί τις γενικές κατευθύνσεις που δίνονται από το διεθνές πρότυπο ISO 10013:2001, Guidelines for quality management system documentation, και έχει την πυραμιδική δομή που παρουσιάζεται στο Σχήμα 3, κατωτέρω:
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 03 Σελ. 18 από 43 Πολιτική Ποιότητας Επίπεδο 1 Εγχειρίδιο Ποιότητας Επίπεδο 2 Διαδικασίες - Διεργασίες Επίπεδο 3 Έντυπα - Αρχεία Επίπεδο 4 Σχήμα 4: Η πυραμιδική μορφή της τεκμηρίωσης Αναλυτικότερα, το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας δομείται από τα έγγραφα, που περιγράφονται, συνοπτικά κατωτέρω. Το (βλ. παρ. 4.2.2, κατωτέρω). Τις Διαδικασίες και τις Διεργασίας, που παρέχουν εξειδικευμένες περιγραφές των αρμοδιοτήτων και των δραστηριοτήτων των εργαζομένων, ώστε να καλύπτονται οι απαιτήσεις του διεθνούς προτύπου ΕΛΟΤ EN ISO 9001:2008, καθώς και του παρόντος Εγχειριδίου. Οι διεργασίες μπορεί να είναι υπό μορφή διαγραμμάτων ροής. Τις Οδηγίες Εργασίας, που αναλύουν επί μέρους τμήματα των διαδικασιών, σε επίπεδο συγκεκριμένης δράσης εργαζομένων ή ομάδων εργαζομένων. Επί της
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 03 Σελ. 19 από 43 ουσίας, οι Οδηγίες Εργασίας αποτελούν, δηλαδή, διαδικασίες, που δεν μπορούν να αναλυθούν περαιτέρω Η ανάγκη εκπόνησης Οδηγιών Εργασίας, εναπόκειται στην κρίση του Υπεύθυνου Διαχείρισης Ποιότητας. Τα Καθηκοντολόγια (Περιγραφές Εργασίας), που αποσαφηνίζουν τις αρμοδιότητες και τα καθήκοντα των εργαζομένων. Όπως και οι Οδηγίες Εργασίας, τα Καθηκοντολόγια είναι προαιρετικά και η ανάπτυξή τους εναπόκειται στη διακριτική ευχέρεια του Υπεύθυνου Διαχείρισης Ποιότητας. Έντυπα, προδιαγραφές, στατιστικά στοιχεία, κλπ., που παράγονται από την εφαρμογή του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας και υφίστανται τον απαιτούμενο έλεγχο και έγκριση, από κατάλληλα πρόσωπα ή όργανα του ΤΕΙ. Κανονιστικές απαιτήσεις, νομοθεσία, προδιαγραφές, κλπ, που επιβάλλονται από τρίτους φορείς (έγγραφα εξωτερικής προέλευσης). 4.2.2 Εγχειρίδιο Ποιότητας Το ΤΕΙ Αθήνας έχει αναπτύξει και εφαρμόζει ένα (το ανά χείρας τεύχος), το οποίο ικανοποιεί πλήρως τις απαιτήσεις του διεθνούς προτύπου ISO 9001:2008 και περιλαμβάνει: την Πολιτική Ποιότητας, το αντικείμενο και το πεδίο εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, αναφορά στις διεργασίες του συστήματος, καθώς και την αλληλεπίδρασή τους, αναφορά στις τεκμηριωμένες διαδικασίες που έχουν αναπτυχθεί και εφαρμόζονται. Η αντιστοίχηση των περιεχομένων του παρόντος Εγχειριδίου με τις σχετικές παραγράφους του προτύπου EN ISO 9001:2008 δίνεται στον πίνακα συσχέτισης, ο οποίος παρατίθεται στο Παράρτημα. 4.2.3 Έλεγχος Εγγράφων Το ΤΕΙ Αθήνας εφαρμόζει τη Διαδικασία ΔΡ01 «Έλεγχος Εγγράφων», στην οποία περιγράφεται αναλυτικά ο έλεγχος των εγγράφων του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας που υπόκεινται σε αναθεωρήσεις. Παράλληλα, στο πλαίσιο της
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 03 Σελ. 20 από 43 προαναφερθείσας Διαδικασίας καθορίζεται και ο τρόπος διανομής των μη ελεγχόμενων εγγράφων, της τεκμηρίωσης, δηλαδή, που διατίθεται σε κάθε ενδιαφερόμενο για πληροφοριακούς λόγους, χωρίς να υπόκειται σε αναθεωρήσεις. Προτάσεις για αλλαγές στα έγγραφα του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας καταγράφονται από όλους τους εργαζόμενους, αξιολογούνται από τον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας σε συνεργασία με τους Προϊσταμένου των καθ ύλην αρμόδιων οργανωτικών μονάδων, όλων των εμπλεκόμενων στο ΣΔΠ Τμημάτων και Μονάδων, και, εφόσον εγκριθούν, εφαρμόζονται με ευθύνη του Υπεύθυνου Διαχείρισης Ποιότητας. Στο σημείο αυτό, πρέπει να τονιστεί η μεγάλη σημασία των εξωτερικών εγγράφων (Νόμοι, Προεδρικά Διατάγματα, Υπουργικές Αποφάσεις, Εγκύκλιοι, κ.λπ.), που διέπουν τον τρόπο λειτουργίας του ΤΕΙ Αθήνας. Ειδικότερα, το ΤΕΙ Αθήνας παρακολουθεί την ισχύουσα νομοθεσία και στο πλαίσιο αυτό συλλέγει, αξιολογεί και αξιοποιεί όλα τα νομικά κείμενα, που εκδίδονται στη διάρκεια του χρόνου και έχουν επίδραση στη λειτουργία του, τα οποία, μετά τη συλλογή τους, διανέμονται για εφαρμογή στις αρμόδιες οργανωτικές μονάδες και στελέχη. Στο πλαίσιο αυτό, ο ΥΔΠ, μέσω των εμπλεκόμενων στο ΣΔΠ Τμημάτων, παρακολουθεί, συστηματικά, την ισχύουσα νομοθεσία και τις κάθε είδους κανονιστικές διατάξεις, εντοπίζει τις αλλαγές που την αφορούν και κάνει τις απαραίτητες προσαρμογές στις διαδικασίες, έτσι ώστε να συμμορφώνεται, σε κάθε περίπτωση, με τις ισχύουσες κανονιστικές απαιτήσεις. Σκοπός των διαδικασιών αυτών είναι η διασφάλιση της συνεχούς ικανοποίησης των απαιτήσεων της Νομοθεσίας και η απάλειψη των οποιωνδήποτε νομικών προβλημάτων που σχετίζονται, είτε με τη λειτουργία του ΤΕΙ, είτε με την παροχή και την ποιότητα των υπηρεσιών της.
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 03 Σελ. 21 από 43 4.2.4 Έλεγχος Αρχείων Το ΤΕΙ Αθήνας εφαρμόζει τη Διαδικασία ΔΡ02 «Έλεγχος Αρχείων», στην οποία περιγράφεται αναλυτικά ο έλεγχος των αρχείων ποιότητας. Στο πλαίσιο της συγκεκριμένης διαδικασίας καθορίζονται, μεταξύ άλλων, οι υπεύθυνοι για την τήρηση των αρχείων, καθώς και ο τόπος και ο χρόνος τήρησής τους. Ειδικότερα, η τήρηση των αρχείων και όλων των πληροφοριών που αφορούν στη λειτουργία του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας και του Ιδρύματος, εν γένει, πραγματοποιείται με ολοκληρωμένο και συστηματικό τρόπο, ώστε να μην υπάρχουν αλλαγές που μπορεί να οδηγήσουν σε απώλεια πληροφοριών. Ο τρόπος τήρησης των σχετικών αρχείων είναι γνωστός από όλους τους εμπλεκόμενους, ώστε να τυποποιούνται οι διαδικασίες τήρησης των πληροφοριών. Οι χώροι φύλαξης των αρχείων είναι ασφαλείς, ώστε να παρέχεται έγκυρη ενημέρωση και άμεση προσβασιμότητα, όποτε απαιτείται. Τα αρχεία φυλάσσονται, είτε σε φυσική τοποθεσία (κάποιο μέρος στην έδρα του ΤΕΙ), εάν είναι σε έντυπη μορφή, είτε σε ηλεκτρονικό μέσο αποθήκευσης, εάν είναι σε ψηφιακή μορφή. Σε κάθε περίπτωση, πάντως, οι φυσικές υποδομές πληρούν τις αναγκαίες προϋποθέσεις ασφάλειας (βλ. παρ. 6.3.3).
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 03 Σελ. 22 από 43 5. ΕΥΘΥΝΗ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 5.1 Δέσμευση της Διοίκησης Η Διοίκηση του ΤΕΙ Αθήνας αποδεικνύει τη δέσμευσή της για την ανάπτυξη, την εφαρμογή και τη βελτίωση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, μέσω των παρακάτω ενεργειών: την καθιέρωση της Πολιτικής Ποιότητας, την καθιέρωση και έγκριση των στόχων ποιότητας, τη διεξαγωγή ανασκοπήσεων του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, την εξασφάλιση των απαραίτητων πόρων, συμπεριλαμβανομένου καταρτισμένου προσωπικού, για τη λειτουργία του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας την γνωστοποίηση στο προσωπικό του Ιδρύματος, μέσω συναντήσεων, ανακοινώσεων και σημειωμάτων, της σημασίας της ικανοποίησης των απαιτήσεων των σπουδαστών, καθώς και της τήρησης των νομικών και κανονιστικών απαιτήσεων. 5.2 Εστίαση στον πελάτη Το Ίδρυμα έχει τη δυνατότητα να ικανοποιήσει, πέρα από την εκπεφρασμένη ανάγκη του σπουδαστή, και μια σειρά από άλλες απαιτήσεις, οι οποίες δύνανται να προκύψουν στην πορεία της παροχής των υπηρεσιών του. Η ικανοποίηση των απαιτήσεων, αλλά και των προσδοκιών των σπουδαστών, αποτελεί βασικό στόχο του ΤΕΙ. Οι επιμέρους διεργασίες είναι σχεδιασμένες με τη λογική να συμβάλλουν στην επίτευξη του προαναφερθέντος στόχου. Η παροχή ακαδημαϊκής εκπαίδευσης πραγματοποιείται σύμφωνα με τις σχετικές διεργασίες και τις εφαρμοστέες νομικές και κανονιστικές διατάξεις, καθώς και σύμφωνα με τα εγκεκριμένα Προγράμματα Σπουδών και τον Κανονισμό Σπουδών, το σύνολο των
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 03 Σελ. 23 από 43 οποίων αποτελούν ελεγχόμενα έγγραφα του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας (βλ. παρ. 4.2.3 και 4.2.4). Συμπληρωματικά, η συστηματική αποστολή ερωτηματολογίου ικανοποίησης στους σπουδαστές και η αξιολόγηση των απαντήσεων από τη Διοίκηση, συμβάλλει στη συνεχή βελτίωση των επιδόσεων του ΤΕΙ. 5.3 Πολιτική Ποιότητας Η Διοίκηση του ΤΕΙ έχει ορίσει, τεκμηριώσει και εγκρίνει την Πολιτική της για την Ποιότητα, η οποία περιλαμβάνει: τη δέσμευσή της για την ικανοποίηση των προσδοκιών και αναγκών των σπουδαστών του, τη δέσμευσή της για τη διαρκή βελτίωση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, τους γενικούς στόχους και τη δέσμευσή της για την ποιότητα, Το προσωπικό του ΤΕΙ, όλων των επιπέδων, πληροφορείται την Πολιτική Ποιότητας, μέσω μιας από τις κατωτέρω ενέργειες: την ανάρτηση πινακίδων, με μέριμνα του Υπεύθυνου Διαχείρισης Ποιότητας, σε εμφανείς θέσεις, εντός των χώρων του Ιδρύματος, τη διενέργεια συναντήσεων μεταξύ της Διοίκησης και του προσωπικού, οι οποίες προγραμματίζονται με ευθύνη του Υπεύθυνου Διαχείρισης Ποιότητας. Η Πολιτική Ποιότητας, η οποία αποτελεί αναπόσπαστο τμήμα του παρόντος Εγχειριδίου, εγκρίνεται ταυτόχρονα με αυτό. Ελέγχεται ως προς τη συνεχιζόμενη καταλληλότητά της κατά την ανασκόπηση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας από τη Διοίκηση ή και συχνότερα, εφόσον απαιτείται, με βάση τα αποτελέσματα από τη λειτουργία του Συστήματος, και αναθεωρείται, όποτε κρίνεται σκόπιμο, ώστε να παραμένει επίκαιρη και να ανταποκρίνεται, πάντα, στις διαρκώς μεταβαλλόμενες συνθήκες του εξωτερικού και εσωτερικού περιβάλλοντος.
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 03 Σελ. 24 από 43 5.4 Σχεδίαση 5.4.1 Καθορισμός μετρήσιμων στόχων Η Διοίκηση του ΤΕΙ Αθήνας έχει καθορίσει τους γενικούς ποιοτικούς στόχους στην Πολιτική Ποιότητας. Λαμβάνοντας υπόψη τους ανωτέρω στόχους, καθώς και τους δείκτες μέτρησης διεργασιών, καθορίζει εξειδικευμένους, μετρήσιμους στόχους, οι οποίοι είναι, πάντοτε, συνεπείς με την Πολιτική Ποιότητας και παρέχουν ένα βασικό πλαίσιο για την αξιολόγηση της επίδοσης του Ιδρύματος, των επιμέρους Οργανωτικών Μονάδων και των διεργασιών του. Οι μετρήσιμοι στόχοι καθορίζονται, παρακολουθούνται και αναθεωρούνται, εάν απαιτείται, στο πλαίσιο της ανασκόπησης του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας από τη Διοίκηση. 5.4.2 Σχεδιασμός του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας Η Διοίκηση του ΤΕΙ Αθήνας, στο πλαίσιο της εγκατάστασης του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας ή και της οποιασδήποτε τροποποίησής του, προβαίνει στις ακόλουθες ενέργειες: Αναγνωρίζει τις βασικές διεργασίες, τη σειρά και την αλληλεπίδρασή τους. Εφαρμόζει τις προαναφερθείσες διεργασίες και τις ελέγχει βάσει προκαθορισμένων κριτηρίων, Εξασφαλίζει τη διαθεσιμότητα των πόρων που είναι απαραίτητοι για την υποστήριξη, τη λειτουργία και την παρακολούθηση των διεργασιών του Συστήματος. Η επάρκεια των πόρων ανασκοπείται στα πλαίσια της ανασκόπησης του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας από τη Διοίκηση. Παρακολουθεί, μετρά και αναλύει τις διεργασίες (όπου αυτό είναι εφικτό), μέσω των μετρήσεων των στόχων ποιότητας και εφαρμόζει δράσεις για την επίτευξή τους και τη διαρκή βελτίωση. Διατηρεί την ακεραιότητα του Συστήματος όταν σχεδιάζονται και τίθενται σε εφαρμογή αλλαγές, μέσω της διάθεσης των απαραίτητων πόρων, της ενημέρωσης
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 03 Σελ. 25 από 43 του προσωπικού και της στενής παρακολούθησης της αποτελεσματικότητας της κάθε αλλαγής. Τα παραπάνω ελέγχονται και αξιολογούνται μέσω της ανασκόπησης του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας από τη Διοίκηση. 5.5 Ευθύνες, αρμοδιότητες, επικοινωνία 5.5.1 Καθορισμός ευθυνών και αρμοδιοτήτων Η Διοίκηση έχει τη συνολική ευθύνη για την εφαρμογή της Πολιτικής Ποιότητας, μέσω της εγκατάστασης και της εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, καθώς και με τη διάθεση του προσωπικού και των μέσων που απαιτούνται για το σκοπό αυτό. Οι ευθύνες, τα καθήκοντα και οι αρμοδιότητες που αναλαμβάνει το προσωπικό περιγράφονται στις διαδικασίες του Συστήματος, αλλά και στον Οργανισμό Διοικητικών Υπηρεσιών του ΤΕΙ Αθήνας, όπως εκάστοτε ισχύει, ώστε να επιτυγχάνεται η επιθυμητή ποιότητα των παρεχομένων υπηρεσιών. 5.5.2 Εκπρόσωπος της Διοίκησης Η Διοίκηση του ΤΕΙ έχει ορίσει, ως εκπρόσωπό της, ένα υψηλόβαθμο στέλεχος, μέλος του Συμβουλίου. Παράλληλα, για να διασφαλίσει την ορθή λειτουργία του Συστήματος, σε καθημερινή βάση, έχει ορίσει Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας. Βασική ευθύνη των ανωτέρω στελεχών είναι η συνολική διαχείριση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, καθώς και η γραπτή ενημέρωση της Διοίκησης για την επίδοσή του και για τις τυχούσες ανάγκες βελτίωσης ή τροποποίησής του. Οι ευθύνες και οι
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 03 Σελ. 26 από 43 αρμοδιότητες του Εκπροσώπου της Διοίκησης και του Υπεύθυνου Διαχείρισης Ποιότητας καταγράφονται, αναλυτικά, στα αντίστοιχα Καθηκοντολόγια. 5.5.3 Εσωτερική και Εξωτερική Επικοινωνία Το ΤΕΙ Αθήνας θεωρεί τον ανθρώπινο παράγοντα ως το σημαντικότερο στοιχείο για την επιτυχή λειτουργία και την περαιτέρω ανάπτυξή της. Η επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων θεωρείται στοιχείο ζωτικής σημασίας, έτσι ώστε να διασφαλίζεται η συμμετοχή όλων των στελεχών και, μέσω αυτής, να επιτυγχάνεται η ικανοποίηση των σπουδαστών. Στο πλαίσιο αυτό, το ΤΕΙ έχει καθιερώσει τη χρήση Εσωτερικών Σημειωμάτων, ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (e-mails) και συναντήσεων, για την επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων, ώστε να διευθετούνται θέματα που άπτονται της υλοποίησης των υπηρεσιών, των προβλημάτων του προσωπικού ή της λειτουργίας των εμπλεκόμενων οργανωτικών μονάδων. Αποφάσεις που ενδεχομένως λαμβάνονται κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, καταγράφονται στα πρακτικά, με ευθύνη του προεδρεύοντος. Δεδομένου του κοινωνικού χαρακτήρα του ΤΕΙ, το Ίδρυμα θεωρεί ιδιαίτερα σημαντική τη διασφάλιση αποτελεσματικής αμφίδρομης εξωτερικής επικοινωνίας με το κοινωνικό σύνολο, μέσω της λειτουργίας του αυτοτελούς Τμήματος Δημοσίων και Διεθνών Σχέσεων. 5.6 Ανασκόπηση από την Διοίκηση Η αποτελεσματικότητα και καταλληλότητα του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας εξετάζεται από την Επιτροπή Ποιότητας, η οποία συνέρχεται τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο ή και συχνότερα, εφόσον απαιτείται. Η Επιτροπή Ποιότητας απαρτίζεται κατ ελάχιστον από τον Πρόεδρο και τους Αντιπροέδρους του ΤΕΙ, ένας εκ των οποίων είναι και ο Πρόεδρος της Μονάδας
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 03 Σελ. 27 από 43 Διασφάλισης Ποιότητας (ΜΟ.ΔΙ.Π.) του Ιδρύματος, η οποία έχει, εκ του ρόλου της, την ευθύνη για το συντονισμό και την υποστήριξη των διαδικασιών διασφάλισης ποιότητας και αξιολόγησης του ΤΕΙ, τον εκπρόσωπο της Διοίκησης για το ΣΔΠ και τον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας. Στη σύσκεψη ανασκόπησης μπορεί, επίσης, να συμμετάσχει οποιοδήποτε στέλεχος του ΤΕΙ, του οποίου η παρουσία κρίνεται απαραίτητη από τον Εκπρόσωπο της Διοίκησης ή τους λοιπούς συμμετέχοντες στη σύσκεψη. Της σύσκεψης ανασκόπησης της Επιτροπής Ποιότητας προηγούνται συσκέψεις ανασκόπησης σε επίπεδο Τμήματος ή / και Σχολής, κατά τις οποίες συζητούνται ανάλογα θέματα και διατυπώνονται προτάσεις προς την Επιτροπή Ποιότητας. Η Ανασκόπηση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας περιγράφεται, αναλυτικά, στη σχετική διεργασία ΔΡ07 «Ανασκόπηση από τη Διοίκηση».
Κωδικός: ΕΠ Έκδοση: 03 Σελ. 28 από 43 6. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΟΡΩΝ 6.1 Διάθεση Πόρων Η Διοίκηση του ΤΕΙ έχει καθορίσει και διαθέσει τους κατάλληλους πόρους, που περιλαμβάνουν προσωπικό, εγκαταστάσεις, λογισμικό και Η/Υ, εξοπλισμό, ανταλλακτικά, αναλώσιμα, υποδομές, εξωτερικούς συνεργάτες κ.λπ. και χρησιμοποιούνται για: την ποιοτική παροχή υπηρεσιών και την αδιάλειπτη λειτουργία των εγκαταστάσεων του ΤΕΙ που σχετίζονται με την παροχή ακαδημαϊκής εκπαίδευσης, την ορθή λειτουργία όλων των οργανωτικών μονάδων του ΤΕΙ, την εφαρμογή και τήρηση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, καθώς και για τη διασφάλιση της συνεχούς αποτελεσματικότητάς του, την αύξηση της ικανοποίησης των σπουδαστών του ΤΕΙ, μέσω της ικανοποίησης των απαιτήσεών τους. Στο πλαίσιο της ανασκόπησης του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας από τη Διοίκηση, παρακολουθείται συστηματικά η επάρκεια των πόρων, σε σχέση με τις απαιτήσεις των σπουδαστών και οποιαδήποτε ανάγκη τυχόν προκύψει, καταγράφεται στα πρακτικά. Η αναγκαιότητα για νέους πόρους, μπορεί να προκύψει για την επίλυση ενός προβλήματος, που εντοπίστηκε κατά τη διάρκεια μιας εσωτερικής / εξωτερικής επιθεώρησης ή κατά την καθημερινή λειτουργία του ΤΕΙ. Οι προμήθειες των αναγκαίων πόρων γίνονται με βάση τα διαλαμβανόμενα στις σχετικές διεργασίες του Συστήματος (βλέπε παρ. 7.4). 6.2 Εκπαίδευση Το ποιοτικό επίπεδο των παρεχόμενων υπηρεσιών εξαρτάται, άμεσα, από το επίπεδο και την άρτια εκπαίδευση του προσωπικού. Έτσι, το ΤΕΙ έχει εκπονήσει διαδικασίες για τον