ΠΑΝΕΠΙΣΗΜΙΟ ΠΕΙΡΑΙΩ ΣΜΗΜΑ ΟΡΓΑΝΩΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΕΩΝ ΕΛΕΓΚΤΙΚΗ ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ www.dap-papei.gr Σμηματικό e-mail : dap_ode@yahoo.gr Facebook : ode-papei info+news
Ελεγκτική είναι ο κλάδοσ τθσ οικονομικισ των επιχειριςεων και εκμεταλλεφςεων που πραγματεφεται τουσ γενικοφσ κανόνεσ, όρουσ και προχποκζςεισ για τθν διενζργεια ελζγχου, ςε κάκε οικονομικι διαχείριςθ ξζνθσ περιουςίασ. Η ελεγκτικι εξετάηει τα εξισ κζματα: 1. Το αντικείμενο του ελζγχου, 2. Το υποκείμενο του ελζγχου, 3. Τισ ελεγκτικζσ διαδικαςίεσ. 1. Το αντικείμενο του ελζγχου είναι θ οικονομικι διαχείριςθ ξζνθσ περιουςίασ οποιουδιποτε φυςικοφ ι νομικοφ προςϊπου. Για να πραγματοποιθκεί ο ζλεγχοσ θ οικονομικι διαχείριςθ πρζπει να απεικονίηεται λογιςτικϊσ. Βαςικοί ςκοποί ελζγχου είναι : Η πρόλθψθ κελθμζνων ι ακζλθτων λακϊν, απατϊν ( προλθπτικόσ ζλεγχοσ ). Η αποκάλυψθ, θ καταςτολι ακοφςιων ι εκοφςιων ςφαλμάτων και απατϊν (καταςταλτικόσ ζλεγχοσ ). Η πιςτοποίθςθ μετά από ςυςτθματικό ζλεγχο: 1. τθσ ακρίβειασ και τθσ αλικειασ οικονομικϊν καταςτάςεων, 2. τθσ πιςτολθπτικισ ικανότθτασ μιασ επιχείρθςθσ και 3. τθσ τρζχουςασ εςωτερικισ αξίασ των μετοχϊν ςυγκεκριμζνθσ Α.Ε. Οι ενδιαφερόμενοι για τθν διενζργεια του ελζγχου είναι: 2. Οι διοικοφντεσ και οι διευκυντζσ ςε μια οικονομικι μονάδα. 3. Οι μετόχοι και γενικά οι επενδυτζσ ςε μια οικονομικι μονάδα. 4. Οι πιςτωτζσ. 5. Οι μελλοντικοί επενδυτζσ. 6. Το κράτοσ. 1 Ε Λ Ι Δ Α
Το υποκείμενο του ελζγχου είναι δθλ. ποιά πρόςωπα διενεργοφν τον ζλεγχο και πιοά πρζπει να είναι τα προςόντα τουσ. Ο ελεγκτισ είναι το πρόςωπο που διενεργεί τον ζλεγχο, είναι απαραίτθτοσ για να εξαςφαλιςτεί θ ορκολογικι οργάνωςθ, θ λειτουργία και θ ομαλι οικονομικι διαχείριςθ ςτθ δθμόςια και ιδιωτικι οικονομία. Διάκριςθ ελεγκτϊν: 1. Εςωτερικόσ ελεγκτισ: βρίςκεται ςε ςχζςθ μίςκωςθσ εργαςίασ με τθν οικονομικι μονάδα, όπου προςφζρει τθν εργαςία του, δθλ. είναι υπάλλθλοσ τθσ και το ζργο του ζχει προλθπτικό χαρακτιρα με ςκοπό να παρακολουκεί και να ελζγχει τισ διαχειριςτικζσ πράξεισ και τισ λογιςτικζσ καταχωριςεισ, με ςκοπό τον άμεςο εντοπιςμό κελθμζνων ι ακζλθτων ςφαλμάτων ι αντικανονικϊν και παράνομων ενεργειϊν. Τα κακικοντα του τα αςκεί πριν ι κατά τθν διάρκεια τθσ οικονομικισ διαχείριςθσ και τθσ λογιςτικισ καταχϊρθςθσ, χωρίσ όμωσ να αποκλείεται και ο ζλεγχοσ ειδικϊν κεμάτων μεταγενζςτερα.ςτθν κζςθ του ελεγκτι πρζπει να τοποκετοφνται πρόςωπα κατάλλθλα που να διακρίνονται για τθν μόρφωςθ, τθν πείρα και το ικοσ τουσ.υπάρχουν όμωσ κάποια μειονεκτιματα ςτο ζργο του εςωτερικοφ ελεγκτι που οφείλονται ςτο γεγονόσ ότι είναι υπάλλθλοσ ςτθν οικονομικι μονάδα που αςκεί τα κακικοντα του και απ αυτό το γεγονόσ είναι φυςικό ο ζλεγχοσ: Να αςκείται ςφμφωνα με τουσ κανόνεσ και τουσ όρουσ που ζχει κεςπίςει θ διοίκθςθ τθσ οικονομικισ μονάδασ και όχι ςφμφωνα με τουσ όρουσ και κανόνεσ τθσ ελεγκτικισ. Δεν ενθμερϊνεται για τισ πράξεισ των διοικοφντων, ςυνικωσ δε και των ανωτζρων του ςτθν ιεραρχία ι ο ζλεγχοσ του ς αυτοφσ είναι περιοριςμζνοσ, αναγκαςτικά, ι τζλεια τυπικόσ. Απαςχολοφμενοσ με πράξεισ ςυναδζλφων του, πολλζσ φορζσ από ςυναδελφικι αλλθλεγγφθ, ο ζλγχοσ του δεν είναι αμερόλθπτοσ και αντικειμενικόσ, ενϊ με το 2 Ε Λ Ι Δ Α
πζραςμα του χρόνου και τθ ςτενότερθ φιλικι ςχζςθ, θ προςοχι και θ δυναμικότθτα μειϊνονται βακμιαία και ο ζλεγχοσ γίνεται πλζον τυπικόσ Επειδι αςχολείται διαρκϊσ με τα ίδια κζματα και με τον ίδιο τρόπο, θ δουλειά του γίνεται ρουτίνα με επακόλουκο τθν εξαςκζνθςθ ςιγά-ςιγά τθσ επαγρφπνθςθσ και τθσ διερευνιτικότθτασ του. 2. Εξωτερικόσ ελεγκτισ: δεν ζχει καμμιά υπαλλθλικι ι άλλθ εξάρτθςθ προσ τθν επιχείρθςθ που καλείται να ελζγχει. Είναι ανεξάρτθτοσ και αδζςμευτοσ προσ τθν οικονομικι μονάδα που ελζγχει και δεν επθρεάηεται από τθν διοίκθςθ τθσ, με αποτζλεςμα να μθν υπάρχει κανζνα από τα μειονεκτιματα που βαρφνουν τον εςωτερικό ελεγκτι. Αυτό το γεγονόσ αποτελεί εγγφθςθ για τθν διενζργεια αντικειμενικοφ και ανεπυρζαςτου ελζγχου. Ρροςόντα που πρζπει να ζχει είναι τα εξισ: Ανεπίλθτο ικοσ και ακεραιότθτα χαρακτιρα. Άρτια επιςτθμονικι κατάρτιςθ, εξειδικευμζνθ πζιρα, αυτοπεποίκθςθ. Ικανότθτα ταχείασ αντίλθψθσ και ςίγουρθσ κρίςθσ. Διακρίςεισ λογιςτικϊν ελζγχων: 1. Ανάλογα με τθν ζκταςθσ τουσ: Γενικοφσ: είναι αυτοί που επεκτείνονται ςε ολόκλθρθ τθ διαχείριςθ μιασ χρονικισ περιόδου. ( π.χ ιςολογιςμόσ ). Ειδικοφσ: ζχει ςαν αντικείμενο ζνα ςυγκεκριμζνο κζμα ( π.χ ζλεγχοσ αποκεμάτων ). 2. Ανάλογα με το ςκοπό τουσ: Ρρολθπτικοφσ: διενεργείται ςτθν διάρκεια τθσ εκτζλεςθσ των πράξεων και αποβλζπει ςτθν αποκάλυψθ και καταςτολι εκοφςιων και ακοφςιων ςφαλμάτων. 3 Ε Λ Ι Δ Α
Καταςταλτικοφσ: διενεργείται μετά τθν εκτζλεςθ των πράξεων και αποβλζπει ςτθν αποκάλυψθ και καταςτολι εκοφςιων και ακοφςιων ςφαλμάτων. 3. Ανάλογα με τθν διάρκεια τουσ: Μόνιμοσ ι διαρκείσ: διενεργείται ςυνζχεια. Τακτικόσ ι περιοδικόσ: διενεργείται κατά περιόδουσ και τακτικά και αφορά τον ζλεγχο τθσ διαχείριςθσ τακτικϊν χρονικϊν περιόδων. Ζκτακτοσ ι περιςταςιακόσ: διενεργείται ςε ζκτακτεσ περιπτϊςεισ. 4. Ανάλογα με το πρόςωπο που διενεργεί τον ζλεγχο: Εςωτερικοφσ Εξωτερικοφσ Βαςικι αρχι εςωτερικοφ ζλεγχου: καμία διαχειριςτικι πράξθ και λογιςτικι καταχϊρθςθ δεν επιτρζπεται να ολοκλθρϊνεται από ζνα μόνο υπάλλθλο, αλλά τθν εργαςία κάκε υπαλλιλου πρζπει να ςυμπλθρϊνει οπωςδιποτε τουλάχιςτον θ εργαςία ενόσ άλλου και να ελζγχεται από κάποιο τρίτο. Μεκόδοι διενζργειασ του εξωτερικοφ ελζχγου. Ζλεγχοσ με δειγματολθψία: α) οριηόντιοσ β) κάκετοσ. Οριηόντιοσ ζλεγχοσ: ονομάηεται και προοδευτικόσ διότι ξεκινάει από τα δικαιολογθτικά και καταλιγει ςτα κονδφλια του ιςολογιςμοφ. Ρρόκειται για τον λεπτομερι ζλεγχο όλων των οικονομικϊν πράξεων μιασ περιόδου. Δθλ. εδϊ γίνεται: 1. Ελζγχονται λεπτομεριακά τα δικαιολογιτικά τθσ περιόδου που ζχουν επιλεγεί από άποψθ πλθρότθτα και νομιμότθτασ. 2. Ελζγχεται θ ορκι διατφπωςθ των εγγράφων ςτα αναλυτικά θμερολόγια. 4 Ε Λ Ι Δ Α
3. Ελζγχεται θ ενθμζρωςθ των αναλυτικϊν κακολικϊν και λοιπϊν βοθκθτικϊν βιβλίων. 4. Ελζγχονται οι ςυγκεντρωτικζσ εγγραφζσ ςτο ςυγκεντρωτικό θμερολόγιο και θ ενθμζρωςθ του Γενικοφ Κακολικοφ. 5. Επαλθκεφονται με τα ιςοηφγια, οι αρικμιτικζσ ςυμφωνίεσ. Κάκετοσ ζλεγχοσ: λζγεται και αναδρομικόσ διότι από τα κονδφλια του ιςολογιςμοφ καταλιγει ςτα δικαιολογθτικά. Ξεκινάει από τα κονδφλια του ιςολογιςμοφ και του λογαριαςμοφ αποτελεςμάτων χριςεωσ και μζςω των ιςοηυγίων μεταβαίνει ςτουσ λογαριαςμοφσ των αναλυτικϊν κακολικϊν όπου με τθν επιςκόπθςθ επιλζγονται τα κονδφλια για τον ζλεγχο των οποίων αναηθτοφνται τα ςχετικά δικαιολογιτικά. Ελεγκτικζσ διαδικαςίεσ κάκετου ελζγχου: 1. Να γίνουν όλεσ οι αναγκαίεσ επαλθκεφςεισ και αρικμιτικζσ ςυμφωνίεσ ζτςι ϊςτε να διαπιςτωκεί αν ο ιςολογιςμόσ και ο λογαριαςμόσ αποτελεςμάτων χριςεων περιλαμβάνουν όλα τα οριςτικά υπόλοιπα του Γενικοφ Κακολικοφ κατά τθν θμερομθνία κλειςίματοσ του ιςολογιςμοφ. 2. Επιςκόπθςθ τθσ κίνθςθσ κάκε αναλυτικοφ λογαριαςμοφ με ςκοπό: Τθ διαπίςτωςθ ότι δεν ζχουν καταχυρωκεί κονδφλια άςχετα με το περιεχόμενο. Τθ διαπίςτωςθ ότι ζχουν καταχυρωκεί τα κονδφλια που αφοροφν τθν χριςθ. Τθν επιλογι των κονδυλίων για τα οποία κα ελεχκοφν τα ςχετικά δικαιολογιτικά. 3. Λεπτομερισ ζλεγχοσ των δικαιολογιτικϊν των κονδυλίων που ζχουν επιλεγεί. 4. Επαλικευςθ των ακροίςεων του λογαριαςμοφ και αντιπαραβολι των τζλειων ακοιςμάτων με τα αντίςτοιχα ποςά του ςχετικοφ ιςιηυγίου αναλυτικοφ κακολικοφ. 5 Ε Λ Ι Δ Α
Για τθν εξαςφάλιςθ αντικειμενικισ και αμερόλθπτθσ κρίςθσ από τουσ Ορκωτοφσ Λογιςτζσ, τθ περιφροφρθςθ τθσ επαγγελματικισ τουσ ανεξαρτθςίασ, θ νομοκεςία που αφορά το Σ.Ο.Λ ζχει οργανϊςει το κεςμό με ανάλογο τρόπο ζτςι: 1. Οι ορκωτοί λογιςτζσ αςκοφν δθμόςιο λειτοφργθμα όμωσ δεν είναι δθμόςιοι υπάλλθλοι και ζτςι δεν εξαρτοφνται οφτε και επθρεάηονται από κάποια κρατικι υπθρεςία. 2. Είναι ανεξάρτθτοι ςτθν εκτζλεςθ του κακθκόντοσ τουσ. 3. Τα πρόςωπα που διορίηονται ςαν Ο.Λ πρζπει να ζχουν τα εξισ προςόντα: εκτόσ των ειδικϊν προςόντων ( Ρτυχίο ΑΕΙ ), ανεπίλθπτο ικοσ και αναμφιςβιτθτθ αρετι. 4. Ο Ο.Λ δεν αναμειγνφεται ςτον κακοριςμό αμοιβισ του που καταβάλλεται από τθν επιχείρθςθ. Η αμοιβι του κακορίηεται από το εποπτικό ςυμβοφλιο του Σϊματοσ ανάλογα με το χρόνο που χρειάςκθκε ο κάκε ζλεγχοσ. 5. Υπάρχει το Εποπτικό Συμβοφλιο που είναι ανεξάρτθτο ςυλλογικό όργανο ςτο ζργο του Ο.Λ.. Αυτό εποπτεφει: Τθ διενζργεια εξετάςεων για τθν επιλογι και πρόςλθψθ νζων μελϊν. Τθν διενζργεια προαγωγϊν. Τθν άςκθςθ πεικαρχικισ εξουςίασ. Τθν διαχείριςθ των οικονομικϊν του Σ.Ο.Λ Τι είναι ζλεγχοσ; είναι θ ζρευνα των χρθματοοικονομικϊν καταςτάςεων μιασ επιχείρθςθσ και γίνεται από γραφείο ανεξάρτθτων επαγγελματιϊν λογιςτϊν. Είναι θ διερεφνθςθ των λογιςτικϊν βιβλίων και των άλλων αποδεικτικϊν εγγράφων ςτα οποία βαςίηονται οι χρθματοοικονομικζσ καταςτάςεισ. Η ζρευνα που διεξάγουν οι ανεξάρτθτοι ελεγκτζσ αποτελεί τθν βάςθ για τθν ςφνταξθ τθσ εκκζςεωσ ελζγχου. Οι ελεγκτζσ ποτζ δεν εκφράηουν γνϊμθ για τθν ειλικρείνεια των οικονομικϊν εκκζςεων χωρίσ να ζχουν προθγουμζνωσ κάνει ζλεγχο. 6 Ε Λ Ι Δ Α
Η ζκκεςθ ελζγχου. Βαςικόσ ςκοπόσ των ελζγχων: είναι να δϊςουμε ςτον ανεξάρτθτο επαγγελματία λογιςτι τθ δυνατότθτα να διαμορφϊςει γνϊμθ ωσ προσ τθν ειλικρίνεια των χρθματοοικονομικϊν καταςτάςεων του πελάτθ του. Η γνϊμθ του αυτι εκφράηεται με τθν ζκκεςθ ελζγχου που αποτελείται: Η 1θ παράγραφοσ είναι μια ςυνοπτικι διλωςθ τθσ εκτάςεωσ του ελζγχου. Η 2θ παράγραφοσ είναι μια ςυνοπτικι διλωςθ τθσ γνϊμθσ του ελεγκτι που βαςίηεται ςτον ζλεγχο που ζκανε. Η ζκκεςθ χρθςιμοποιείται κυρίωσ από άτομα εκτόσ τθσ επιχειριςεωσ π.χ επενδυτζσ. Η ανεξάρτθτθ κζςθ των εκκζςεων των ελζγχων τουσ δίνει ςθμαντικότατθ αξία. Σθμαντικά ςτοιχεία για τισ εκκζςεισ των ελζγχων και τισ χρθματοοικονομικζσ καταςτάςεισ των επιχειριςεων: 1. Η πελάτιδα επιχείρθςθ είναι κυρίωσ υπεφκυνθ για τισ οικονομικζσ τθσ εκκζςεισ. Η διεφκυνςθ τθσ επιχείριςθσ είναι υπεφκυνθ για τθν τιρθςθ επαρκϊν λογιςτικϊν βιβλίων και για τθ ςφνταξθ των κατάλλθλων οικονομικϊν εκκζςεων που προορίηονται για τουσ μετόχουσ και τουσ πιςτωτζσ. 2. Η ζρευνα και θ γνϊμθ των ελεγκτϊν καλφπτει όχι μόνο τον ιςολογιςμό αλλά και τα αποτελζςματα χριςεωσ, τα παρακρατθκζντα κζρδθ και τθν μεταβολι τθσ οικονομικισ κζςεωσ τθσ επιχείρθςθσ. 3. Η ζκκεςθ των ελεγκτϊν αφορά τισ χρθματοοικονομικζσ καταςτάςεισ και όχι τα λογιςτικά βιβλία. Οι ελεγκτζσ ερευνοφν κάκε κονδφλια των λογιςτικϊν βιβλίων του πελάτθ αλλά δεν περιορίηονται μόνο ς αυτά. Ρρότυπα ελεγκτικισ είναι οι επίςθμοι κανόνεσ για τθν αξιολόγθςθ τθσ ποιότθτασ μιασ εργαςίασ. Η φπαρξθ γενικά παραδεκτϊν προτφπων ελεγκτικισ μαρτυρεί ότι οι ελεγκτζσ 7 Ε Λ Ι Δ Α
ενδιαφζρονται εξαιρετικά για να διατθρθκεί θ ελεγκτικι εργαςία όλων των ανεξάρτθτων επαγγελματιϊν λογιςτϊν ςε ομοιόμορφα υψθλό ποιοτικό επίπεδο. Η εκτελεςτικι επιτροπι προτφπων ελεγκτικισ του ΑΙΟΛ ζχει κζςει τθν ακόλουκθ περιγραφι προτφπων: Γενικά πρότυπα 1. Ο ζλεγχοσ πρζπει να διεξάγεται από πρόςωπο ι πρόςωπα που ζχουν τθν κατάλλθλθ τεχνικι εκπαίδευςθ και ικανότθτα ωσ ελεγκτζσ. 2. Ο ελεγκτισ ι οι ελεγκτζσ πρζπει να διατθροφν ανεξαρτθςία πνεφματοσ ςε όλα τα κζματα που αφοροφν τθν εργαςία που τουσ ζχει ανατεκεί. 3. Η διεξαγωγι του ελζγχου και θ ςφνταξθ τθσ εκκζςεωσ πρζπει να γίνονται με τθν ωφειλόμενθ επαγγελματικι επιμζλεια. Ρρότυπα επιτόπιασ εργαςίασ 1. Η εργαςία πρζπει να ζχει ςχεδιαςτεί επαρκϊσ κι αν ς αυτι ςυμμετζχουν βοθκοί κα πρζπει να αςκείται θ κατάλλθλθ επίβλεψθ. 2. Ρρζπει να μελετθκεί και να αξιολογθκεί κατάλλθλα το εφαρμοηόμενο ςφςτθμα αςωτερικοφ ελζγχου, ϊςτε να μπορεί να χρθςιμοποιθκεί ςαν αξιόπιςτθ βάςθ για να προςδιοριςτεί θ ζκταςθ των δοκιμαςιϊν ςτισ οποίεσ κα περιοριςτοφν οι ελεγκτικζσ διαδικαςίεσ. 3. Με επιςκοπιςεισ, παρατθριςεισ, ερωτθματολόγια και επιβεβαιϊςεισ πρζπει να ςυγκεντρϊνονται επαρκι κατάλλθλα αποδεικτικά ςτοιχεία που να μποροφν εφλογα να αποτελζςουν τθ βάςθ για τθ διατφπωςθ γνϊμθσ ωσ προσ τισ χρθματοοικονομικζσ καταςτάςεισ. Ρρότυπα ςχετικά με τθν ζκκεςθ ελζγχου. 1. Η ζκκεςθ πρζπει να αναφζρει αν οι χρθματοοικονομικζσ καταςτάςεισ παρουςιάηονται ςφμφωνα με τισ γενικά παραδεκτζσ λογιςτικζσ αρχζσ. 8 Ε Λ Ι Δ Α
2. Η ζκκεςθ πρζπει να αναφζρει αν οι λογιςτικζσ αυτζσ αρχζσ που τθρικθκαν κατά τθν τρζχουςα περίοδο είναι ςυνεπείσ με εκείνεσ τθσ προθγοφμενθσ περιόδου. 3. Οι ςυμπλθρωματικζσ υποςθμειϊςεισ που αναγράφονται ςτισ χρθματοοικονομικζσ καταςτάςεισ πρζπει να κεωροφνται ωσ εφλογα επαρκείσ, εκτόσ αν ςτθν ζκκεςθ ελζγχου διατυπόνεται διαφορετικι άποψθ. 4. Η ζκκεςθ είτε πρζπει να εκφράηει γνϊμθ ωσ προσ τισ χρθματοοικονομικζσ καταςτάςεισ ςτο ςφνολο τουσ, είτε να γνωματεφει ότι δεν είναι δυνατό να εκφραςτεί γνϊμθ γι αυτζσ. Πταν είναι αδφνατο να εκφραςτεί γνϊμθ για το ςφνολο των χρθματοοικονομικϊν καταςτάςεων, πρζπει να αναφζρονται οι λόγοι τθσ αδυναμίασ. Σε κάκε περίπτωςθ που το όνομα ενόσ ελεγκτι ςχετίηεται με χρθματοοικονομικζσ καταςτάςεισ, θ ζκκεςθ πρζπει να περιλαμβάνει ςαφι ζνδειξθ του χαρακτιρα του ελζγχου που ζκανε ο ελεγκτισ, αν ζκανε, και το βακμό τθσ ευκφνθσ που αναλαμβάνει. Σχεδιαςμόσ ελζγχου Στάδια-βιματα: 1. Επικοινωνεί με τον προθγοφμενο ελεγκτι τθσ υπό ζλεγχο επιχείρθςθσ: θ επαφι με τουσ προγενζςτερουσ ελεγκτζσ μπορεί να παράςχει ςτουσ μεταγενζςτερουσ ελεγκτζσ τισ απαραίτθτεσ βαςικζσ πλθροφορίεσ για τον πελάτθ, λεπτομζρειεσ για το ςφςτθμα εςωτερικοφ ελζγχου που εφαρμόηει. 2. Συγκεντρϊνει γενικζσ και βαςικζσ πλθροφορίεσ για τον πελάτθ από: τράπεηεσ, προμθκευτζσ, άλλεσ επιχειριςεισ. 3. Επίςκεψθ ςτο εργοςτάςιο και ςτο γραφείο του πικανοφ πελάτθ: αυτό δίνει τθν ευκαιρία ςτουσ ελεγκτζσ να ςχθματίςουν γνϊμθ για τθν διάταξθ του εργοςταςίου, τισ διαδικαςίεσ, τα βαςικά προϊόντα και τα ςυςτιματα αςφάλειασ των αποκεμάτων. 4. Ρροκαταρκτικζσ διευκετιςεισ με τουσ πελάτεσ: μια ςυνάντθςθ με τον πελάτθ πριν από τον ζλεγχο είναι ζνα χριςιμο βιμα για τθν αποφυγι παρεξθγιςεων. Αυτι θ 9 Ε Λ Ι Δ Α
ςυνάντθςθ δεν πρζπει να ςυμπεριλάβει ςυηιτθςθ πάνω ςτθν φφςθ, τον ςκοπό τθσ ελεγκτικισ, κακϊσ και ςε άλλα κζματα που υποτίκεται κα προκαλζςουν προςτριβζσ. Σχζδιο ελζγχου: αποτελεί μια επιςκόπθςθ τθσ δουλειάσ. Σκιαγραφεί τουσ αντικειμενικοφσ ςκοποφσ του ελζγχου. Ρρόγραμμα ελζγχου: αναφζρει τισ ειδικζσ διαδικαςίεσ που πρζπει να εκτελεςτοφν για να επιτευχκοφν αυτοί οι ςτόχοι. Είναι μια λεπτομερισ ςκιαγράφθςθ τθσ ελεγκτικισ δουλειάσ που κα εκτελεςτεί, κακορίηονται οι διαδικαςίεσ κα ακολουκιςουν για τθν επαλικευςθ κάκε κονδυλίου των οικονομικϊν εκκζςεων και δίνει μια εκτίμιςθ του απαιτοφμενου χρόνου. Διαδικαςία ελζγχου Βιματα 1. Επιςκόπθςθ και κατάρτιςθ μιασ ζγγραφθσ περιγραφισ του ςυςτιματοσ εςωτερικοφ ελζγχου του πελάτθ. 2. Ελεγχοσ τθσ λειτουργίασ του ςυςτιματοσ εςωτερικοφ ελζγχου και ςυμφωνία με τθ ζγγραφθ περιγραφι. 3. Αξιολόγθςθ τθσ αποτελεςματικότθτασ του ςυςτιματοσ εςωτερικοφ ελζγχου. 4. Υποβολι μιασ ζκκεςθσ προσ τθν διοίκθςθ, που κα περιζχει ςυςτάςεισ για τθν βελτίωςθ του εςωτερικοφ ελζγχου. 5. Συμπλιρωςθ του ελζγχου, διενζργεια ελζγχων άλλων ελεγκτικϊν διαδικαςιϊν. 6. Εκδοςθ τθε ζκκεςθσ ελζγχου. Εςωτερικόσ ζλεγχοσ: 10 Ε Λ Ι Δ Α
Ο βαςικόσ ςκοπόσ του εςωτερικοφ ελζγχου είναι θ προϊκθςθ τθσ αποτελεςματικισ λειτουργίασ μιασ οργάνωςθσ. Το ςφςτθμα εςωτερικοφ ελζγχου ςυνίςταται απ όλα τα μζτρα, που χρθςιμοποιοφνται από μια οργάνωςθ: 1. Για να προςτατευκοφν τα περιουςιακά ςτοιχεία από ςπατάλθ, καταδολίευςθ και μθ αποτελεςματικι χριςθ. 2. Για να προωκθκοφν θ ακρίβεια και θ αξιοπιςτία των λογ. καταγραφϊν. 3. Για να ενκαρυνκεί και να μετρθκεί θ ςυμφωνία με τισ πολιτικζσ τθσ εταιρίασ. 4. Για να αξιολογθκεί θ αποτελεςματικότθτα των εργαςιϊν. Εςωτερικοί λογιςτικοί ζλεγχοι: είναι οι ζλεγχοι που ςτοχεφουν απ ευκείασ ςτθν αξιοπιςτία των λογιςτικϊν βιβλίων και των οικονομικϊν εκκζςεων. Ρεριλαμβάνουν το ςχζδιο τθσ χρθματοοικονομικισ οργάνωςθσ και τισ διαδικαςίεσ τθσ προςταςίασ των περιουςιακϊν ςτοιχείων. Εςωτερικοί διοικθτικοί ζλεγχοι: δεν ζχουν ςτόχο τισ οικονομικζσ εκκζςεισ και δεν ενδιαφζρουν άμεςα τον ορκωτό λογιςτι. Ρεριλαμβάνει το ςχζδιο οργάνωςθσ, τισ διαδικαςίεσ λιψθσ αποφάςεων, τισ επιχειρθματικζσ πολιτικζσ τουσ, τισ αρμοδιότθτεσ και τισ εξουςιοδοτιςεισ. Οι εςωτερικοί ελεγκτζσ ςε αντιπαραβολι με τουσ ανεξάρτθτουσ ελεγκτζσ. Αντικειμενικόσ ςκοπόσ των ανεξάρτθτων ελεγκτϊν είναι θ ζκφραςθ γνϊμθσ επί των οικονομικϊν εκκζςεων του πελάτθ, ενϊ αντικειμενικόσ ςκοπόσ των εςωτερικϊν ελεγκτϊν δεν είναι θ επαλικευςθ των οικονομικϊν εκκζςεων, αλλά θ υποβοικθςθ τθσ διοίκθςθσ ςτθν επίτευξθ τθσ αποτελεςματικότερθσ διοίκθςθσ τθσ επιχείρθςθσ. Γι αυτό τον ςκοπό, οι εςωτερικοί ελεγκτζσ αξιολογοφν τθν αποδοτικότθτα των εςωτερικϊν ελζγχων ςτισ διάφορεσ υπθρεςίεσ, υποκαταςτιματα, θ άλλεσ οργανωτικζσ μονάδεσ τθσ 11 Ε Λ Ι Δ Α
εταιρίασ. Η δουλειά των εςωτερικϊν ελεγκτϊν δεν περιορίηεται ςτουσ εςωτερικοφσ ελζγχουσ αλλά αςχολοφνται και με τουσ διοικθτικοφσ ελζγχουσ. Οι ομοιότθτεσ μεταξφ των ανεξάρτθτων και εςωτερικϊν ελζγχων αναφζρονται ςτουσ μθχανιςμοφσ και ςτισ τεχνικζσ και όχι ςτουσ αντικειμενικοφσ ςτόχουσ και τα τελικά αποτελζςματα. Τόςον οι εςωτερικοί ελεγκτζσ όςο και οι ανεξάρτθτοι ελεγκτζσ εξετάηουν τα λογιςτικά βιβλία και τισ λογιςτικζσ διαδικαςίεσ και καταρτίηουν φφλλα εργαςίασ, αλλά οι λόγοι που υποκινοφν τισ εργαςίεσ τουσ και τα λαμβανόμενα τελικά αποτελζςματα είναι εντελϊσ διαφορετικά. Βαςικζσ αρχζσ ενόσ επαρκοφσ ςυςτιματοσ εςωτερικοφ λογιςτικοφ ελζγχου. 1. Ο ςαφισ διαχωριςμόσ των λειτουργιϊν: Τθσ διενζργειασ ςυναλλαγϊν. Τθσ διαχείριςθσ και φφλαξθσ των περιουςιακϊν ςτοιχείων. Τθσ τιρθςθσ των λογιςτικϊν βιβλίων. 2. Καταμεριςμόσ αρμοδιοτιτων ζτςι ϊςτε για τθν διάκριςθ μιασ οικονομικισ πράξθσ να ςυμπράττουν τουλάχιςτον 2 πρόςωπα ανεξάρτθτα μεταξφ τουσ. Η κάκε ςυναλλαγι κα πρζπει να εξουςιοδοτιτε, να εγκρίνεται, να εκτελείται και να καταγράφεται. 3. Λογιςτικόσ χειριςμόσ των περιουςιακϊν ςτοιχείων. Ρεριοδικά πρζπει να γίνονται ςυγκρίςεισ μεταξφ λογιςτικϊν βιβλίων και των περιουςιακϊν ςτοιχείων. 4. Αποδοτικότθτα εργαςιϊν. Ενα αποτελεςματικό ςχζδιο οργάνωςθσ κα διευρφνει τθν αποτελεςματικότθτα των εργαςιϊν και ςυμβάλλει ςτθν βελτίωςθ του εςωτερικοφ λογιςτικοφ ελζγχου. Συνεπϊσ πρζπει να εκδίδονται άμεςα προκακοριςμζνα ςτοιχεία επικυροφμενα με τισ υπογραφζσ των εξουςιοδοτθμζνων προςϊπων και θ εξαςφάλιςθ μιασ μόνο καταχϊρθςθσ. 12 Ε Λ Ι Δ Α
5. Οργανωτικι ανεξαρτθςία των υπθρεςιϊν. Επαρκι μζτρα φυςικισ προςταςίσ των περιουςιακϊν ςτοιχείων και οργανωτικι ανεξαρτθςία των υπθρεςιϊν λογιςτικισ λειτουργίασ. Για να επιτευχκεί ο εςωτερικόσ ζλεγχοσ μζςω του διαχειριςμοφ των κακθκόντων, το λογιςτικό ςφςτθμα πρζπει να είναι ςε κζςθ να μετράει τθν λειτουργικότθτα και τθν αποτελεςματικότθτα των επι μζρουσ οργανωτικϊν μονάδων. Ζνα τζτοιο λογιςτικό ςφςτθμα πρζπει να περιλαμβάνει: Επαρκι εςωτερικι τεκμθρίωςθ για να επιςθμάνεται θ ευκφνθ. Ενα διάγραμμα λογαριαςμϊν που ζχουν ταξινομθκεί ςφμφωνα με τισ ευκφνεσ των επί μζρουσ προϊςταμζνων και των υπαλλιλων που κατζχουν κζςθ κλειδιά. Ενα εγχειρίδιο των λογιςτικϊν πολιτικϊν και διαδικαςιϊν και διαγράμματα ροισ που δείχνουν τισ κακιερωμζνεσ μεκόδουσ για τθν διεκπαιρζωςθ των ςυναλλαγϊν. Μια οικονομικι πρόβλεψθ που ςυνίςταται από λεπτομερι πρόβλεψθ των προςδοκομζνων εργαςιϊν, τθν άμεςθ αναφορά και ανάλυςθ των μεταβολϊν των πραγματοποιιςεων και των προυπολιγιςμζνων προτφπων. Ενα λογιςτικό ςφςτθμα τουσ κόςτουσ μεταποιιςεωσ, που να προςχεδιάηει ςτο βιομθχανικό κλάδο. Επιςκόπθςθ του εςωτερικοφ ελζγχου από τουσ ελεγκτζσ. Βακμόσ εμπιςτοςφνθσ των ελεγκτϊν επί του εςωτερικοφ ελζγχου. Οι ελεγκτζσ για να εκφράςουν γνϊμθ επί τθσ ορκότθτασ των οικονομικϊν εκκζςεων βαςίηονται: 13 Ε Λ Ι Δ Α
1. Στθν αποτελεςματικότθτα του εςωτερικοφ ελζγχου αναφορικά με τθν πρόλθψθ ςφαλμάτων. 2. Στουσ ελζγχουσ τεκμθρίωςθσ για τθν επαλικευςθ των ποςϊν των οικονομικϊν εκκζςεων. Τρόποσ ζρευνασ του εςωτερικοφ ελζγχου από τουσ ελεγκτζσ. Η ζρευνα αποτελείται από 2 φάςεισ: 1. Η φάςθ τθσ μελζτθσ: καλφπτει τα δυο πρϊτα ςτάδια τθσ ελεγκτικισ διαδικαςίασ. Στθν αρχι κάνουν επιςκόπθςθ του εςωτερικοφ ελζγχου του πελάτθ και κάνουν μια περιγραφι του ςυςτιματοσ ςτα φφλλα εργαςίασ. Στθν ςυνζχεια διενεργοφν ελζγχουσ διαδικαςιϊν για να προςδιορίςουν πόςο αποτελεςματικά λειτουργεί το ςφςτθμα. 2. Η φάςθ τθσ αξιολόγθςθσ: γίνεται κριτικι αξιολόγθςθ των αδυνατοτιτων και δυνατοτιτων του εςωτερικοφ ελζγχου. Οπου ο εςωτερικόσ ζλεγχοσ είναι ιςχυρόσ, οι ελεγκτζσ κα περιορίςουν τουσ ελζγχουσ τεκμθρίωςθσ. Ρεριγραφι του εςωτερικοφ ελζγχου. Οι πλθροφορίεσ που παίρνουν οι ελεγκτζσ για το ςφςτθμα του εςωτερικοφ ελζγχου μποροφν να καταγραφοφν ςε: 1. Ζνα ερωτθματολόγιο εςωτερικοφ ελζγχου: αποτελοφνται από διάφορα ξεχωριςτά τμιματα, εξατομικευμζνα ςε διάφορα κζματα. Ετςι το ερωτθματολόγιο μπορεί να διαχωριςκεί εφκολα, να ςυμπλθρωκεί κατά τμιματα και αργότερα να αναςυνταχκεί για επιςκόπθςθ από τον υπεφκυνο ελεγκτι. 2. Ρεριγραφικι ζκκεςθ εςωτερικοφ ελζγχου: ακολουκοφν ςυνικωσ τθν ροι κάκε μεγάλθσ κατθγορίασ ςυναλλαγϊν, κακορίηοντασ τουσ υπαλλιλουσ που εκτελοφν τα κακικοντα, τα καταρτιηόμενα παραςτατικά, τθν τιρθςθ των λογιςτικϊν βιβλίων και 14 Ε Λ Ι Δ Α
τον καταμεριςμό των κακθκόντων. Στθ ςυνζχεια κακορίηουν κάκε ςυμαντικό τμιμα του ςυςτιματοσ εςωτερικοφ ελζγχου ςαν ιςχυρό ι αδφνατο. 3. Διαγράμματα ροισ των διαδικαςιϊν εςωτερικοφ ελζγχου: είναι ζνα διάγραμμα, μια ςυμβολικι παρουςίαςθ του ςυςτιματοσ κάκε διαδικαςίασ εμφανιηόμενθσ ςε ακολουκία. Δείχνει τθ φφςθ και τθν ακολουκία των διαδικαςιϊν, τον καταμεριςμό των ευκυνϊν, τισ πθγζσ και τθν διανομι των παραςτατικϊν. Είδθ αποδεικτικϊν ςτοιχείων ελζγχου: 1. Εςωτερικόσ ζλεγχοσ. 2. Φυςικά αποδεικτικά ςτοιχεία. 3. Ζγγραφα αποδεικτικά ςτοιχεία: Εγγραφα αποδεικτικά ςτοιχεία που εκδίδονται απόοργανιςμοφσ αλλά οι οποίοι είναι ζξω από τθν επιχείρθςθ και ςτζλνονται απευκείασ ςτουσ ελεγκτζσ. Εγγραφα αποδεικτικά ςτοιχεία που εκδίδονται απόοργανιςμοφσ οι οποίοι είναι ζξω από τθν επιχείρθςθ και βρίςκονται ςτα χζρια του πελάτθ. 4. Λογιςτικά κατάςτιχα. 5. Υπολογιςτικζσ εργαςίεσ. 6. Ρροφορικά αποδεικτικά ςτοιχεία. 7. Αρικμοδείκτεσ και ςυγκρίςεισ. 8. Αποδεικτικά ςτοιχεία από εμπειρογνϊμονεσ. Ρεριπτϊςεισ πικανότθτασ ςφάλματοσ ςτισ οικονομικζσ εκκζςεισ. 1. Πταν ο εςωτερικόσ ζλεγχοσ είναι χαλαρόσ. 2. Πταν είναι αςκενισ θ οικονομικι κατάςταςθ τθσ επιχείρθςθσ. 3. Πταν ανακεωροφνται οι ςυντελεςτζσ ι οι κανονιςμοί φορολογίασ του ειςοδιματοσ. 4. Πταν θ διοίκθςθ είναι αναξιόπιςτθ. 15 Ε Λ Ι Δ Α
5. Πτανοι ςυναλλαγζσ τθσ επιχείρθςθσ είναι περίπλοκεσ. 6. Πταν θ επιχείρθςθ αλλάηει ελεγκτι χωρίσ ςαφι δικαιολογία. 7. Πταν πρόκειται για ριψοκίνδυνεσ κερδοςκοπικζσ επιχειριςεων. Τα μεταγενζςτερα γεγονότα ωσ αποδεικτικά ςτοιχεία: Μεταγενζςτερα γεγονότα: είναι τα γεγονότα που λαμβάνουν χϊρα μετά τθν θμερομθνία κατάρτιςθσ του ιςολογιςμοφ, αλλά πριν από τθν ςυμπλιρωςθ του ελζγχου και τθν υποβολι τθσ ζκκεςθσ ελζγχου. Κατθγορίεσ μεταγενζςτερων γεγονότων 1. Γεγονότα που περιζχουν πρόςκετα αποδεικτικά ςτοιχεία αναφορικά με τισ ςυνκικεσ που υπάρχουν κατά τθν θμερομθνία κατάρτιςθσ του ιςολογιςμοφ και επθρεάηουν τισ εκτιμιςεισ που είναι ζμφυτεσ με τθν διαδικαςία κατάρτιςθσ των οικονομικϊν εκκζςεων. Οι επιδράςεισ αυτϊν των μεταγενζςτερων γεγονότων κα πρζπει να αντανακλαςτοφν ςτισ οικονομικζσ εκκζςεισ τθσ ελεγχόμενθσ περιόδου. 2. Μεταγενζςτερα γεγονότα που δεν ςυμβάλλουν τθν οικονομικι κζςθ τθσ εταιρείασ όπωεσ εμφανίηεται κατά τθν θμερομθνία κατάρτιςθσ του ιςολογιςμοφ, αλλά μποροφν να αποβοφν ςθμαντικά κατά τθν αξιολόγθςθ των μελλοντικϊν προοπτικϊν. 3. Μεταγενζςτερα γεγονότα που δεν μποροφν να αναφερκοφν ςτισ υποςθμειϊςεισ. Ραραδείγματα αποδεικτικϊν ςτοιχείων ςυναλλαγϊν μεταξφ ςυγγενικϊν μερϊν: 1. Συναλλαγζσ μεταξφ μθτρικϊν και κυγατρικϊν επιχειριςεων. 2. Συναλλαγζσ μεταξφ κυγαττρικϊν επιχειριςεων. 3. Συναλλαγζσ ςτισ οποίεσ θ οικονομικι μονάδα ςυναλλάςετε με άλλεσ ςυγγενείσ επιχειριςεισ με τθν διοίκθςθ ι με τουσ κυριότερουσ μετόχουσ. 16 Ε Λ Ι Δ Α
Επαρκζσ κατάλλθλο αποδεικτικό υλικό. Με προςωπικζσ επιςκοπίςεισ, επικεωριςεισ, ςυνεντεφξεισ και επιβεβαιωτικζσ επιςτολζσ κα πρζπει να ςυγκεντρϊνεται επαρκζσ κατάλλθλο αποδεικτικό υλικό που να αποτελεί εφλογθ βάςθ ζκφραςθ γνϊμθσ ςχετικά με τισ εξεταηόμενεσ οικονομικζσ εκκζςεισ. Τι είναι όμωσ επαρκζσ κατάλλθλο αποδεικτικό υλικό; Ο όροσ επαρκζσ υλικό αφορά τθν ποςότθτα του αποδεικτικοφ υλικοφ που ςυγκεντρϊνουν οι ελεγκτζσ. Η καταλλθλότθτα του αποδεικτικοφ υλικοφ αφορά τθν ποιότθτα του. Αποδεικτικό υλικό είναι κάκε πλθροφορία που υποςτθρίηει ι απορίπτει μια άποψθ δθλ. επιβεβαιϊνει ι αναςκευάηει τθν κζςθ των ελεφκτϊν, ότι οι οικονομικζσ εκκζςεισ απεικονίηουν ςωςτά τθν οικονομικι κζςθ αποτελζςματα εκμετάλευςθσ. του πελάτθ και τα Φφλλα εργαςίασ. Είναι φφλλα που περιζχουν όλα τα ςτοιχεία που ςυγκεντρϊνουν οι ελεγκτζσ για να δείξουν τθν εργαςία που ζχει γίνει, τισ μεκόδουσ και τισ διαδικαςίεσ που εφαρμόςτθκαν και τα ςυμπεράςματα που βγικαν, από τθν εξζταςθ των οικονομικϊν εκκζςεων ι από οποιαδιποτε άλλθ εργαςία που ζκαμαν. Σκοποί φφλλων εργαςίασ. Τθν οργάνωςθ και τον ςυντονιςμό όλων των φάςεων τθσ ελεγκτικισ εργαςίασ. Τθν κεϊρθςθ τθσ εργαςίασ των υπαλλιλων του γραφείου ορκωτϊν λογιςτϊν. Διευκολφνουν τθν ςφνταξθ τθσ εκκζςθσ του ελζγχου. 17 Ε Λ Ι Δ Α
Θεμελιϊνουν και επεξθγοφν λεπτωμερϊσ τισ γνϊμεσ και τισ διαπιςτϊςεισ που περιλαμβάνονται ςυνοπτικά ςτθν ζκκεςθ. Ραρζχουν χριςιμεσ πλθροφορίεσ για τθν ςφνταξθ τθσ διλωςθσ του φόρου ειςοδιματοσ και για τθν ςφνταξθ των εντφπων που υποβάλλονται ςτθν επιτροπι Αξιϊν και Χρθματιςτθρίου. Αποτελοφν χριςιμο οδθγό για τουσ επόμενουσ ελζγχουσ. Κατθγορίεσ φφλλων εργαςίασ: 1. Σχζδια ελζγχου, προγράμματα ελζγχου, ερωτθματολόγια, διαγράμματα ροισ και φφλλα διάταξθσ. 2. Ρρόχειρο προςωρινό ιςοηφγιο ι ςυγκεντρωτικά φφλλα. 3. Διορκωτικζσ θμερολογιακζσ εγγραφζσ και εγγραφζσ αναταξινομιςεωσ 4. Ρίνακεσ τεκμθριϊςεωσ, αναλφςεισ και φφλλα υπολογιςτικισ εργαςίασ. 5. Αντίγραφα πρακτικϊν και άλλων εγγράφων ι ςτοιχείων. 6. Ενθμερωτικζσ επιςτολζσ του πελάτθ και επιςτολζσ δικθγόρων. Αντικειμενικοί ςκοποί προγραμμάτων ελζγχου: 1. Τθν μελζτθ και αξιολόγθςθ του εςωτερικοφ ελζγχου: Θα πρζπει να ετοιμαςτεί μια γραπτι περιγραφι του ςυςτιματοσ εςωτερικοφ ελζγχου του πελάτθ. Θα πρζπει να διενεργθκοφν οι ζλεγχοι ςυμφωνίασ για να κακοριςτεί: I. Η ροι των δεδομζνων των ςυναλλαγϊν διαμζςου του ςυςτιματοσ. II. Η αποτελεςματικότθτα ςθμαντικϊν λογιςτικϊν ελεγκτικϊν διαδικαςιϊν. Θα πρζπει να αξιολογθκεί θ ιςχφσ του εςωτερικοφ ελζγχου και να τροποποιθκοφν οι εναπομζνουςεσ ελεγκτικζσ διαδικαςίεσ ςτο μζτρο που κρίνεται αναγκαία. 2. Τθν τεκμιρίωςθ λογιςτικϊν υπολοίπων. 18 Ε Λ Ι Δ Α
Θα πρζπει να διαπιςτωκεί θ φπαρξθ και θ ιδικτθςία των περιουςιακϊν ςτοιχείων. Θα πρζπει να κακοριςτεί θ κατάλλθλθ μζκοδοσ αποτίμθςθσ των περιουςιακϊν ςτοιχείων. Θα πρζπει να κακοριςτεί το κατάλλθλο διαχωριςτικό ςθμείο των ςυναλλαγϊν που κα ςυμπεριλθφκοφν ςτθν ελεγχόμενθ περίοδο. Θα πρζπει να επαλθκευτοφν τα κονδφλια του λογαριαςμοφ αποτελεςμάτων χριςεωσ. Κακοριςμόσ τθσ κατάλλθλθσ παρουςίαςθσ των οικονομικϊν εκκζςεων. 19 Ε Λ Ι Δ Α
ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΟΤΜΕ ΜΑΖΙ Α : www.dap-papei.gr Σμηματικό e-mail : dap_ode@yahoo.gr Facebook : ode papei info+news Τ.Ε.Φ. : Τ(πηρεςία) Ε(νημέρωςησ) Φ(οιτητών) (μέςω FB) Twitter : www.twitter.com/dap_ode_papei 20 Ε Λ Ι Δ Α