Τι νέο υπάρχει στο Microsoft Office Outlook 2003...7

Περιεχόμενα Τι νέο υπάρχει στο Microsoft Office Outlook 2003...7 Διορθώσεις, σχόλια, και βοήθεια...9 Λήψη βοήθειας για το βιβλίο και το CD του...9 Λήψη βοήθειας για το Microsoft Office Outlook 2003...9 Περισσότερες πληροφορίες...12 Χρήση του συνοδευτικού CD του βιβλίου...13 Ελάχιστες απαιτήσεις συστήματος...13 Ελάχιστες απαιτήσεις συστήματος...13 Εγκατάσταση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης...14 Άνοιγμα των αρχείων δεδομένων πρακτικής εξάσκησης στο Outlook...15 Χρήση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης...15 Απεγκατάσταση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης...16 Συμβάσεις και χαρακτηριστικά του βιβλίου...17 Εξετάσεις πιστοποίησης Microsoft Office Specialist...19 Σχετικά με το πρόγραμμα Microsoft Office Specialist...19 Επιλογή επιπέδου πιστοποίησης Microsoft Office Specialist...19 Δεξιότητες Microsoft Office Specialist...20 Η εμπειρία της εξέτασης...20 Συμβουλές για την εξέταση...22 Για περισσότερες πληροφορίες...22 Δεξιότητες Microsoft Office Specialist...23 Σχετικά με τους συγγραφείς...25 Online Training Solutions, Inc. (OTSI)...25 Kristen Crupi...26

4 Microsoft Office Outlook 2003 Βήμα Βήμα Γρήγορη αναφορά...27 Κεφάλαιο 1 Χρήση του Outlook...27 Κεφάλαιο 2 Διαχείριση ηλεκτρονικών μηνυμάτων...29 Κεφάλαιο 3 Εύρεση και οργάνωση ηλεκτρονικών μηνυμάτων...32 Κεφάλαιο 4 Διαχείριση του ημερολογίου σας...36 Κεφάλαιο 5 Χρονοπρογραμματισμός και διαχείριση συσκέψεων...38 Κεφάλαιο 6 Δημιουργία και οργάνωση λίστας επαφών...41 Κεφάλαιο 7 Παρακολούθηση πληροφοριών...42 Κεφάλαιο 8 Εργασία από πολλές τοποθεσίες...45 Κεφάλαιο 9 Προσαρμογή και διευθέτηση του Outlook...47 Κεφάλαιο 1 Χρήση του Outlook... 53 Εκκίνηση του Outlook για πρώτη φορά...54 Ανάγνωση μηνυμάτων και άνοιγμα συνημμένων...58 Απαντήσεις σε μηνύματα...61 Δημιουργία νέων μηνυμάτων...64 Χρήση βιβλίων διευθύνσεων...68 Επισύναψη αρχείων σε μηνύματα...72 Αποστολή και λήψη μηνυμάτων...74 Εκτύπωση μηνυμάτων...77 Δημιουργία και αποστολή άμεσων μηνυμάτων...78 Κεφάλαιο 2 Διαχείριση ηλεκτρονικών μηνυμάτων... 83 Μορφοποίηση μηνυμάτων...83 Αλλαγή ρυθμίσεων μηνυμάτων και επιλογών παράδοσης...91 Προσαρμογή του τρόπου εμφάνισης των μηνυμάτων...96 Διαχείριση μηνυμάτων με χρώματα... 102 Προσθήκη υπογραφών σε μηνύματα... 105 Επισήμανση μηνυμάτων με σημαίες παρακολούθησης... 109

Περιεχόμενα 5 Κεφάλαιο 3 Εύρεση και οργάνωση ηλεκτρονικών μηνυμάτων... 115 Εύρεση ηλεκτρονικών μηνυμάτων και οργάνωσή τους σε κατηγορίες... 116 Χρήση Φακέλων Αναζήτησης... 119 Φιλτράρισμα μηνυμάτων... 124 Διαχείριση μηνυμάτων με κανόνες... 127 Οργάνωση μηνυμάτων σε φακέλους... 132 Κοινή χρήση φακέλων με άλλους... 136 Αποθήκευση μηνυμάτων σε άλλες μορφές... 142 Αρχειοθέτηση μηνυμάτων... 145 Κεφάλαιο 4 Διαχείριση του ημερολογίου σας... 151 Προβολή ημερολογίων με διάφορους τρόπους... 151 Προγραμματισμός συναντήσεων και συμβάντων... 157 Διαχείριση και οργάνωση συναντήσεων... 163 Χρήση πολλών ημερολογίων... 167 Oρισμός του διαθέσιμου χρόνου σας... 169 Επισήμανση συναντήσεων με χρώματα... 173 Εκτύπωση ημερολογίων... 174 Κεφάλαιο 5 Χρονοπρογραμματισμός και διαχείριση συσκέψεων... 181 Χρονοπρογραμματισμός συσκέψεων... 182 Απόκριση σε προσκλήσεις για συσκέψεις... 190 Ενημέρωση και ακύρωση συσκέψεων... 195 Προβολή ημερολογίων άλλων χρηστών... 198 Αποθήκευση ημερολογίου ως ιστοσελίδας... 202 Κεφάλαιο 6 Δημιουργία και οργάνωση λίστας επαφών... 207 Δημιουργία και ενημέρωση πληροφοριών επαφών... 208 Οργάνωση πληροφοριών επαφών... 214 Παρακολούθηση δοσοληψιών με επαφές... 221 Αποστολή και λήψη πληροφοριών επαφών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου... 225 Εκτύπωση πληροφοριών επαφών... 228

6 Microsoft Office Outlook 2003 Βήμα Βήμα Κεφάλαιο 7 Παρακολούθηση πληροφοριών... 235 Δημιουργία και ενημέρωση εργασιών... 236 Ανάθεση και παρακολούθηση εργασιών... 241 Οργάνωση εργασιών... 245 Διαχείριση εργασιών... 251 Δημιουργία και ενημέρωση σημειώσεων... 257 Οργάνωση και διαχείριση σημειώσεων... 259 Κεφάλαιο 8 Εργασία από πολλές τοποθεσίες... 269 Σύνδεση στο Outlook... 271 Διευθέτηση του Outlook για σύνδεση μέσω τηλεφώνου... 273 Βελτιστοποίηση της απόδοσης κατά την απομακρυσμένη εργασία... 277 Διευθέτηση φακέλων για εργασία χωρίς σύνδεση... 279 Συγχρονισμός φακέλων... 283 Κεφάλαιο 9 Προσαρμογή και διευθέτηση του Outlook... 289 Προσαρμογή του Outlook... 290 Προσαρμογή μενού και γραμμών εργαλείων... 294 Δημιουργία αρχείου προσωπικών φακέλων... 298 Δημιουργία προσωπικού βιβλίου διευθύνσεων... 301 Διαμόρφωση ασφαλούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου... 306 Ρύθμιση προχωρημένων επιλογών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου... 309 Εργασία με ειδοποιήσεις νέας αλληλογραφίας... 313 Γλωσσάρι... 319 Ευρετήριο... 325

Κεφάλαιο 5 Χρονοπρογραμματισμός και διαχείριση συσκέψεων Σε αυτό το κεφάλαιο θα μάθετε: Να προγραμματίζετε συσκέψεις. Να απαντάτε σε προσκλήσεις για σύσκεψη. Να ενημερώνετε και να ακυρώνετε συσκέψεις. Να προβάλλετε τα ημερολόγια άλλων χρηστών. Να αποθηκεύετε ημερολόγια ως ιστοσελίδες. Το Microsoft Office Outlook 2003 μπορεί να σας βοηθήσει στη συχνά κουραστική υποχρέωση της διοργάνωσης συσκέψεων. Έχετε τη δυνατότητα να διοργανώνετε συσκέψεις που θα πραγματοποιούνται σε τοποθεσίες ή στο Διαδίκτυο, καθώς και να βλέπετε τα ημερολόγια άλλων συμμετεχόντων για να ελέγχετε τη διαθεσιμότητά τους. Επίσης, μπορείτε να στέλνετε προσκλήσεις για συσκέψεις και να παρακολουθείτε τις απαντήσεις των προσκεκλημένων σας. Μάλιστα, επειδή τα χρονοδιαγράμματα έχουν την τάση να αλλάζουν, μπορείτε να ενημερώνετε ή να ματαιώνετε τις προγραμματισμένες συσκέψεις. Όταν οργανώνει μια σύσκεψη ένα άλλο άτομο, μπορείτε να απαντάτε στην αίτησή του με αυτόματο ή μη αυτόματο τρόπο. αν ο χρόνος της σύσκεψης δε σας βολεύει, έχετε την ευχέρεια να προτείνετε μια διαφορετική ημερομηνία ή ώρα, διασφαλίζοντας ταυτόχρονα την ενημέρωση των υπόλοιπων προσκεκλημένων για τις αλλαγές που γίνονται. Αν θέλετε να ενημερώνετε άλλα άτομα για το πρόγραμμά σας, μπορείτε να δημοσιεύσετε το δικό σας ημερολόγιο του Outlook στο Internet ώστε να είναι διαθέσιμο σε συναδέλφους, φίλους, και μέλη της οικογένειάς σας που χρειάζονται αυτές τις πληροφορίες. Αν δε θέλετε να μοιράζεστε όλες τις λεπτομέρειες του ημερολογίου σας, μπορείτε να δημοσιεύσετε μόνο πληροφορίες που αφορούν το πότε είστε διαθέσιμοι και πότε όχι. δείτε επίσης Θέλετε να ρίξετε μια γρήγορη ματιά στα θέματα αυτού του κεφαλαίου; Δείτε τη γρήγορη αναφορά στις σελίδες 38 41. σημαντικό Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε τα αρχεία πρακτικής εξάσκησης αυτού του κεφαλαίου, πρέπει να τα εγκαταστήσετε από το συνοδευτικό CD στην προεπιλεγμένη τους θέση. Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε την ενότητα "Χρήση του συνοδευτικού CD-ROM" στη σελίδα 13.

182 Microsoft Office Outlook 2003 Βήμα Βήμα Χρονοπρογραμματισμός συσκέψεων Microsoft Office Specialist Με το Outlook, μπορείτε να προγραμματίζετε συσκέψεις, να καλείτε συμμετέχοντες τόσο άτομα που εργάζονται στην εταιρεία σας όσο και εξωτερικούς συνεργάτες και να δεσμεύετε πόρους, όπως αίθουσες συνεδριάσεων ή εξοπλισμό. Επίσης, προκειμένου να επιλέξετε μια ημερομηνία και ώρα για τη σύσκεψή σας, μπορείτε να ελέγξετε αν είναι διαθέσιμοι οι συμμετέχοντες και οι πόροι εξετάζοντας τις πληροφορίες δεσμεύσεων και ελεύθερου χρόνου τους. Όταν προσκαλείτε άτομα μέσα από την εταιρεία σας έχετε τη δυνατότητα να βλέπετε αυτόματα τις πληροφορίες του ημερολογίου τους. Μπορείτε να δείτε πληροφορίες για τη διαθεσιμότητα ατόμων εκτός της εταιρείας σας μόνον όταν τις έχουν δημοσιεύσει στο Internet. Επίσης, έχετε τη δυνατότητα να αφήσετε το Outlook να επιλέξει την ώρα της σύσκεψης για λογαριασμό σας, και να υποδείξετε αν η παρουσία κάθε προσκεκλημένου είναι προαιρετική ή υποχρεωτική. Το Outlook χρησιμοποιεί αυτές τις πληροφορίες όταν αναζητά διαθέσιμες ώρες για τη σύσκεψη, δίνοντας προτεραιότητα στις ώρες που εξυπηρετούν όλους τους απαιτούμενους προσκεκλημένους και τους περισσότερους προαιρετικούς. Μετά την επιλογή της ώρας της σύσκεψης, θα πρέπει να στείλετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη (meeting request) ένα είδος μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάθε προσκεκλημένο και κάθε υπεύθυνο για τους απαιτούμενους πόρους. Οι αποκρίσεις από τους συμμετέχοντες και τους υπεύθυνους για τον προγραμματισμό των πόρων που ζητήσατε παρακολουθούνται αυτόματα καθώς τις παραλαμβάνετε. Στην επόμενη άσκηση θα προγραμματίσετε μια σύσκεψη, θα προσκαλέσετε συμμετέχοντες, θα ορίσετε μια υπενθύμιση για τη σύσκεψη, την οποία στη συνέχεια θα καταργήσετε. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ το αρχείο δεδομένων SBSMeetings από το φάκελο αρχείων πρακτικής εξάσκησης αυτής της ενότητας. Το αρχείο αυτό βρίσκεται στο φάκελο My Documents\Microsoft Press\Outlook 2003 SBS\Meetings, αλλά μπορείτε επίσης να το προσπελάσετε επιλέγοντας Start/All Programs/Microsoft Press/Outlook 2003 Step by Step. ΠΡΟΣΕΞΤΕ ΝΑ ξεκινήσετε το Outlook πριν αρχίσετε την άσκηση. ΑΝΟΙΞΤΕ το αρχείο δεδομένων SBSMeetings μέσα από το Outlook, και μετά ανοίξτε το φάκελο εξάσκησης Contacts του αρχείου δεδομένων SBS Meetings. 1 Πατήστε στο εικονίδιο Folder List (Λίστα Φακέλων) της περιοχής Πλοήγησης. 2 Στο φάκελο Contacts του αρχείου εξάσκησης, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και σύρετε πρώτα την επαφή Kim Akers και μετά την επαφή David Ortiz στο δικό σας φάκελο επαφών. 3 Στο φάκελο SBS Meetings του αρχείου δεδομένων, πατήστε στην καταχώριση Calendar. 4 Στην Πλοήγηση Ημερομηνιών (Date Navigator), μεταφερθείτε στον Ιούνιο του 2003 και πατήστε στο 18. Το Ημερολόγιο θα εμφανίσει το πρόγραμμα για τις 18 Ιουνίου του 2003.

Κεφάλαιο 5: Χρονοπρογραμματισμός και διαχείριση συσκέψεων 183 5 Διαλέξτε από το μενού Actions (Ενέργειες) τη διαταγή Plan a Meeting (Οργάνωση σύσκεψης). Θα εμφανιστεί η φόρμα Plan a Meeting, στην οποία θα εμφανίζεστε ως ο μόνος συμμετέχων στον κατάλογο All Attendees (Όλοι οι συμμετέχοντες). Το εικονίδιο δίπλα από το όνομά σας υποδεικνύει ότι είστε ο διοργανωτής της σύσκεψης. Εξ ορισμού, επιλέγεται η πρώτη διαθέσιμη ώρα για τη σύσκεψη. Εικονίδιο διοργανωτή σύσκεψης 6 Πατήστε στο κουμπί Add Others (Προσθήκη άλλων) και επιλέξτε από τον πτυσσόμενο κατάλογο την καταχώριση Add from Address Book (Προσθήκη από το Βιβλίο Διευθύνσεων). Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Select Attendees and Resources (Επιλογή συμμετεχόντων και πόρων), με το όνομά σας στο πλαίσιο Required. σημαντικό Σε αυτή την άσκηση έχετε διαθέσιμες πληροφορίες επαφής για φανταστικούς υπαλλήλους της Garden Company. Αν θέλετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ονόματα των συναδέλφων σας ή άλλων επαφών σας για να προγραμματίσετε μια πραγματική σύσκεψη. 7 Αν θέλετε να ολοκληρώσετε την άσκηση με τις φανταστικές επαφές, πατήστε στο βέλος στα δεξιά του πλαισίου Show Names from the (Εμφάνιση ονομάτων από) και επιλέξτε την καταχώριση Contacts.

184 Microsoft Office Outlook 2003 Βήμα Βήμα 8 Στη λίστα Name, επιλέξτε την καταχώριση Kim Akers και πατήστε στο κουμπί Required. Το επιλεγμένο όνομα θα προστεθεί στο πλαίσιο των απαιτούμενων συμμετεχόντων (Required Attendees). 9 Στη λίστα Name, επιλέξτε την καταχώριση David Ortiz και πατήστε στο κουμπί Optional. Το επιλεγμένο όνομα θα προστεθεί στο πλαίσιο των προαιρετικών συμμετεχόντων (Optional Attendees). 10 Πατήστε στο OK. Αν σας ζητηθεί να συμμετάσχετε στην Υπηρεσία Διαθεσιμότητας Internet του Microsoft Office (Microsoft Office Internet Free/Busy Service), πατήστε στο Cancel. Οι συμμετέχοντες θα προστεθούν στον κατάλογο All Attendees, με εικονίδια που δείχνουν αν η συμμετοχή τους απαιτείται ή είναι προαιρετική.

Κεφάλαιο 5: Χρονοπρογραμματισμός και διαχείριση συσκέψεων 185 Εικονίδιο προαιρετικού συμμετέχοντος Εικονίδιο απαιτούμενου συμμετέχοντος Περιοχή διαθεσιμότητας 11 Χρησιμοποιήστε την οριζόντια ράβδο κύλισης της περιοχής διαθεσιμότητας για να δείτε τη διαθεσιμότητα των συμμετεχόντων την Τρίτη, 17 Ιουνίου 2003. Σε αυτή την περιοχή φαίνεται αν οι συμμετέχοντες είναι διαθέσιμοι, αβέβαιοι, απασχολημένοι, ή εκτός γραφείου. Οι ώρες κατά τις οποίες είναι απασχολημένοι εμφανίζονται με μπλε χρώμα, οι ώρες αβέβαιης απασχόλησης με ρίγες, και οι ώρες που βρίσκονται εκτός γραφείου με μοβ χρώμα. (Αν χρησιμοποιείτε φανταστικά ονόματα, δεν θα υπάρχουν πληροφορίες διαθεσιμότητας.) 12 Πατήστε στη χρονική θυρίδα 9:00 A.M. της περιοχής διαθεσιμότητας για να επιλέξετε αυτή την ώρα. Το ημίωρο στο οποίο πατήσατε θα εμφανιστεί ως κατακόρυφη λευκή ράβδος, και οι τιμές των πλαισίων Meeting start time (Έναρξη σύσκεψης) και Meeting end time (Λήξη σύσκεψης) θα αντιστοιχούν στην ημερομηνία και την ώρα που επιλέξατε. συμβουλή Για να βρείτε γρήγορα την επόμενη διαθέσιμη ελεύθερη ώρα για όλους τους συμμετέχοντες και πόρους, πατήστε στο κουμπί AutoPick Next (Αυτόματη επιλογή επόμενου) στο πλαίσιο διαλόγου Plan a Meeting ή στην καρτέλα Scheduling της φόρμας Σύσκεψης.

186 Microsoft Office Outlook 2003 Βήμα Βήμα 13 Στην περιοχή διαθεσιμότητας, πατήστε στην κόκκινη γραμμή που εμφανίζεται στο δεξιό όριο της επιλεγμένης ώρας σύσκεψης και σύρετέ τη μέχρι την ώρα 10:00. Η αλλαγή θα εμφανιστεί στο δεύτερο πλαίσιο Meeting end time η σύσκεψη έχει προγραμματιστεί τώρα για να διαρκέσει μία ώρα. 14 Πατήστε στο κουμπί Make Meeting (Διεξαγωγή σύσκεψης). Θα εμφανιστεί μια νέα φόρμα Σύσκεψης χωρίς τίτλο, με συμπληρωμένες τις πληροφορίες συμμετεχόντων και ώρας σύσκεψης. 15 Στο πλαίσιο Subject, πληκτρολογήστε Plan for Home Show Exhibition (Προγραμματισμός για την Έκθεση Οικίας). Κατόπιν, πατήστε το πλήκτρο Tab και, στο πλαίσιο Location, πληκτρολογήστε 2nd Floor Conference Room (Αίθουσα Συσκέψεων 2ου ορόφου). 16 Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου Reminder (Υπενθύμιση) είναι επιλεγμένο, πατήστε στο βέλος που υπάρχει στα δεξιά του πλαισίου ελέγχου, και επιλέξτε 10 minutes.

Κεφάλαιο 5: Χρονοπρογραμματισμός και διαχείριση συσκέψεων 187 Αποστολή 17 Πατήστε στο κουμπί Send της γραμμής εργαλείων. Η πρόσκληση στη σύσκεψη θα σταλεί. σημαντικό Αν οι συμμετέχοντες που καταχωρίσατε είναι φανταστικοί, τα ηλεκτρονικά μηνύματα που θα τους στείλετε θα σας επιστραφούν ως μη παραδοτέα (undeliverable). Μπορείτε να διαγράψετε τα μηνύματα που θα σας επιστραφούν ανά πάσα στιγμή. Κλείσιμο 18 Πατήστε στο κουμπί Κλεισίματος του πλαισίου διαλόγου Plan a Meeting. Η φόρμα Plan a Meeting θα κλείσει. 19 Μεταφερθείτε στην ημερομηνία June 17, 2003 του Ημερολογίου. Η αίτηση σύσκεψης εμφανίζεται στην περιοχή ώρας 9:00 A.M. 10:00 A.M.

188 Microsoft Office Outlook 2003 Βήμα Βήμα Αποθήκευση και κλείσιμο 20 Διπλοπατήστε στη σύσκεψη Plan for Home Show Exhibition (Προγραμματισμός για την Έκθεση Οικίας). Θα ανοίξει η φόρμα Σύσκεψης. 21 Απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Reminder. 22 Πατήστε στο κουμπί Save and Close της γραμμής εργαλείων. Η ενημερωμένη σύσκεψη θα αποθηκευτεί. Εσείς δεν πρόκειται να δείτε κάποια υπενθύμιση γι' αυτή, αλλά οι συμμετέχοντες θα δουν. Χρονοπρογραμματισμός πόρων σύσκεψης Microsoft Office Specialist Αν εργάζεστε σε δίκτυο Microsoft Exchange Server και ο διαχειριστής του συστήματός σας έχει προσθέσει στην Καθολική Λίστα Διευθύνσεων (Global Address List) της εταιρείας διάφορους πόρους (όπως αίθουσες συσκέψεων, συσκευές προβολής, ή υλικό για τη σύσκεψη), μπορείτε να δεσμεύσετε ορισμένους από αυτούς τους πόρους για μια συγκεκριμένη σύσκεψη, προσκαλώντας σε αυτήν τα άτομα που τους διαχειρίζονται. Η πρόσκλησή σας στέλνεται στο πρόσωπο που έχει οριστεί από το διαχειριστή του συστήματός σας ως υπεύθυνο να ρυθμίζει το χρονοδιάγραμμα χρήσης κάθε πόρου. Αυτό το άτομο θα αποκριθεί στην πρόσκλησή σας ανάλογα με τη διαθεσιμότητα του πόρου τη χρονική στιγμή που τον ζητήσατε. Για να προγραμματίσετε έναν πόρο καθώς δημιουργείτε μια αίτηση σύσκεψης, ακολουθήστε τα εξής βήματα: 1 Στη φόρμα Σύσκεψης, πατήστε στην καρτέλα Scheduling. 2 Πατήστε στο κουμπί Add Others και επιλέξτε Add from Address Book. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Select Attendees and Resources.

Κεφάλαιο 5: Χρονοπρογραμματισμός και διαχείριση συσκέψεων 189 3 Επιλέξτε τους πόρους που θέλετε να προσθέσετε από τον κατάλογο Name, πατήστε στο κουμπί Resources, και μετά πατήστε στο OK. 4 Στείλτε την αίτηση σύσκεψης με το συνηθισμένο τρόπο. Για να προγραμματίσετε έναν πόρο για μια υπάρχουσα σύσκεψη: 1 Ανοίξτε τη φόρμα Σύσκεψης. 2 Εμφανίστε την καρτέλα Scheduling και προσθέστε τους πόρους που θέλετε. 3 Πατήστε στο κουμπί Send Update (Αποστολή ενημέρωσης). Χρονοπρογραμματισμός και διεξαγωγή ηλεκτρονικών συσκέψεων Με το NetMeeting, ένα πρόγραμμα που συνοδεύει τον Microsoft Internet Explorer, μπορείτε να διεξάγετε ηλεκτρονικές συσκέψεις μέσω του Internet. Το NetMeeting σάς επιτρέπει να πραγματοποιείτε συσκέψεις με ήχο και εικόνα με ένα ή περισσότερα άτομα. Οι συμμετέχοντες σε συσκέψεις του NetMeeting μπορούν να χρησιμοποιούν από κοινού εφαρμογές, να συνεργάζονται σε έγγραφα, να σχεδιάζουν σε έναν κοινόχρηστο ηλεκτρονικό πίνακα, ή να μεταφέρουν αρχεία. Για να αξιοποιήσετε πλήρως τις δυνατότητες ήχου και εικόνας του NetMeeting, πρέπει να έχετε συνδεδεμένα στον υπολογιστή σας μια κάρτα ήχου, ηχεία, ένα μικρόφωνο, και μια κάμερα. Χωρίς κάμερα, θα μπορείτε να βλέπετε την εικόνα των άλλων αλλά οι άλλοι δε θα βλέπουν εσάς. Για να προγραμματίσετε μια σύσκεψη με το NetMeeting: Αποστολή 1 Δημιουργήστε μια νέα αίτηση σύσκεψης, συμπεριλαμβάνοντας τους συμμετέχοντες, το θέμα, και την ώρα έναρξης και λήξης της σύσκεψης. 2 Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Reminder. 3 Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου This is an online meeting using (Αυτή είναι μια ηλεκτρονική σύσκεψη με) και ενεργοποιήστε την επιλογή Microsoft NetMeeting στο γειτονικό πλαίσιο. Ίσως χρειαστεί να μεγαλώσετε το παράθυρο για να δείτε όλα τα περιεχόμενά του. 4 Πατήστε στο πλαίσιο Directory Server (Διακομιστής καταλόγου) και πληκτρολογήστε logon.netmeeting.microsoft.com (το όνομα του διακομιστή καταλόγου Internet της Microsoft). 5 Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Automatically start NetMeeting with Reminder (Αυτόματη εκκίνηση του NetMeeting με υπενθύμιση). 6 Πατήστε στο κουμπί Send της γραμμής εργαλείων. Η αίτηση σύσκεψης θα σταλεί. Όταν φτάσει η ώρα της σύσκεψης, το NetMeeting θα ξεκινήσει αυτόματα ώστε τόσο εσείς όσο και οι άλλοι συμμετέχοντες να μπορέσετε να συνδεθείτε για τη σύσκεψη.

190 Microsoft Office Outlook 2003 Βήμα Βήμα Εύρεση ατόμου σε κατάλογο Η εταιρεία σας ίσως να χρησιμοποιεί διαφορετικό διακομιστή καταλόγου από αυτόν της άσκησης. Επικοινωνήστε με το διαχειριστή συστήματος ή με τον ISP σας για περισσότερες πληροφορίες. Για να φιλοξενήσετε μια σύσκεψη με το NetMeeting, ξεκινήστε το NetMeeting και διαλέξτε από το μενού Call (Κλήση) τη διαταγή Host Meeting (Φιλοξενία σύσκεψης). Στο πλαίσιο διαλόγου Host Meeting που θα εμφανιστεί, μπορείτε να καθορίσετε ένα όνομα και έναν κωδικό πρόσβασης για τη σύσκεψη και να κάνετε διάφορες επιλογές μεταξύ άλλων, ποιος θα μπορεί να κάνει εξερχόμενες κλήσεις, να δέχεται εισερχόμενες, και να χρησιμοποιεί τις δυνατότητες του NetMeeting. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε αν θα είναι υποχρεωτική η ασφάλεια για τη σύσκεψη. Μετά την εκκίνηση της σύσκεψης, μπορείτε να κάνετε κλήσεις σε άλλους συμμετέχοντες στη σύσκεψη διαλέγοντας από το μενού Call τη διαταγή New Call. Αν δε γνωρίζετε τη διεύθυνση κάποιου συμμετέχοντος, έχετε τη δυνατότητα να την αναζητήσετε πατώντας στο εικονίδιο Find Someone in a Directory (Εύρεση ατόμου σε κατάλογο). συμβουλή Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση του NetMeeting, ξεκινήστε το NetMeeting και διαλέξτε από το μενού Help τη διαταγή Help Topics (Θέματα στη Βοήθεια). Για να ξεκινήσετε το NetMeeting, πατήστε στο κουμπί Start, πατήστε στη διαταγή Run, πληκτρολογήστε conf, και πατήστε στο OK. Απόκριση σε προσκλήσεις για συσκέψεις Microsoft Office Specialist Όπως μπορείτε να στέλνετε εσείς αιτήσεις για συσκέψεις, έτσι μπορούν να σας στέλνουν και άλλα άτομα. Όταν λαμβάνετε μια αίτηση σύσκεψης, έχετε τη δυνατότητα να αποκριθείτε με έναν από τους εξής τέσσερις τρόπους: Μπορείτε να αποδεχθείτε την πρόσκληση και να ενημερώσετε τον αποστολέα ότι θα συμμετάσχετε. οι συσκέψεις που αποδέχεστε προστίθενται αυτόματα στο Ημερολόγιό σας. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να αποκριθείτε σε μια πρόσκληση δηλώνοντας αβεβαιότητα, προκειμένου να ενημερώσετε ότι ίσως να είστε διαθέσιμοι να συμμετάσχετε στη σύσκεψη. Οι συσκέψεις που αποδέχεστε με αβεβαιότητα προστίθενται επίσης στο Ημερολόγιό σας, αλλά οι πληροφορίες διαθεσιμότητας για το άτομό σας θα σας δείχνουν ως αβέβαιο γι' αυτή τη συγκεκριμένη ώρα. Μπορείτε να προτείνετε μια νέα ώρα σύσκεψης, στέλνοντας μια νέα αίτηση στο διοργανωτή της σύσκεψης για επιβεβαίωση. Το Ημερολόγιό σας εμφανίζει τη νέα προτεινό- μενη ώρα σύσκεψης ως προγραμματισμένη με αβεβαιότητα. Μπορείτε επίσης να αρνηθείτε να συμμετάσχετε σε μια σύσκεψη σε αυτή την περίπτωση, το αίτημα διαγράφεται και δε γίνεται καμία καταχώριση στο Ημερολόγιό σας. Όταν απορρίπτετε μια πρόσκληση, μπορείτε να επιλέξετε αν θέλετε να ειδοποιηθεί το ά- τομο που έστειλε το αίτημα.

Κεφάλαιο 5: Χρονοπρογραμματισμός και διαχείριση συσκέψεων 191 Στην επόμενη άσκηση θα αποδεχθείτε ένα αίτημα για σύσκεψη, θα απορρίψετε ένα άλλο, και θα προτείνετε μια άλλη ημερομηνία διεξαγωγής ως απόκριση σε ένα τρίτο αίτημα. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ το αρχείο δεδομένων SBSMeetings από το φάκελο αρχείων πρακτικής εξάσκησης αυτής της ενότητας. Το αρχείο αυτό βρίσκεται στο φάκελο My Documents\Microsoft Press\Outlook 2003 SBS\Meetings, αλλά μπορείτε επίσης να το προσπελάσετε επιλέγοντας Start/All Programs/Microsoft Press/Outlook 2003 Step by Step. ΠΡΟΣΕΞΤΕ ΝΑ ξεκινήσετε το Outlook και να ανοίξετε το αρχείο δεδομένων SBSMeetings πριν αρχίσετε αυτή την άσκηση. ΑΝΟΙΞΤΕ το φάκελο εξάσκησης Inbox του αρχείου δεδομένων SBS Meetings. 1 Στο φάκελο εξάσκησης Inbox, διπλοπατήστε στο αίτημα σύσκεψης Weekly Status (Εβδομαδιαία κατάσταση). Θα εμφανιστεί η φόρμα Σύσκεψης. Ημερολόγιο Κλείσιμο 2 Για να δείτε τη σύσκεψη στο Ημερολόγιό σας πριν αποκριθείτε, πατήστε στο κουμπί Calendar της γραμμής εργαλείων. Το Ημερολόγιό σας θα εμφανιστεί σε ένα νέο παράθυρο με την ημερομηνία για την οποία έ- χει οριστεί η σύσκεψη που αναφέρεται στην πρόσκληση. Για περιοδικές (επαναλαμβανόμενες) συσκέψεις, εμφανίζεται μόνο η ημερομηνία της πρώτης σύσκεψης. Η σύσκεψη που αναφέρεται στο αίτημα έχει μια μπλε ράβδο με ρίγες στα αριστερά της που δηλώνει ότι είναι προγραμματισμένη με αβεβαιότητα. 3 Πατήστε στο κουμπί Κλεισίματος του παραθύρου του Ημερολογίου. Το παράθυρο του Ημερολογίου θα κλείσει.

192 Microsoft Office Outlook 2003 Βήμα Βήμα Αποδοχή 4 Στη φόρμα Σύσκεψης, πατήστε στο κουμπί Accept (Αποδοχή). Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο μηνύματος που σας ζητά να επιλέξετε πώς θέλετε να αποκριθείτε. συμβουλή Όταν αποδέχεστε ή απορρίπτετε μια σύσκεψη, μπορείτε να επιλέξετε αν θα στείλετε μια τυπική απόκριση, μια απόκριση που θα γράψετε μόνοι σας, ή καμία απόκριση. Αν δε στείλετε απάντηση στο διοργανωτή της σύσκεψης, η φόρμα Σύσκεψης δε θα ενημερωθεί σχετικά με την αποδοχή σας. Επίσης, ο διοργανωτής και οι άλλοι συμμετέχοντες δε θα γνωρίζουν αν πρόκειται να παρευρεθείτε στη σύσκεψη. Απόρριψη 5 Με ενεργοποιημένη την επιλογή Send the response now (Να σταλεί η απάντηση τώρα), πατήστε στο ΟΚ. Η απάντησή σας θα σταλεί στο άτομο που ζήτησε τη σύσκεψη, η φόρμα Σύσκεψης θα κλείσει, και η σύσκεψη θα καταχωριστεί στο Ημερολόγιό σας. 6 Στο φάκελο Inbox, διπλοπατήστε στο μήνυμα Project Kick-Off (Έναρξη έργου). στη συνέχεια, στο τμήμα παραθύρου Ανάγνωσης, πατήστε στο κουμπί Decline (Απόρριψη). Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο μηνύματος που σας ζητά να επιλέξετε πώς θέλετε να αποκριθείτε. 7 Με ενεργοποιημένη την επιλογή Edit the response before sending (Να γίνει επεξεργασία της απάντησης πριν την αποστολή), πατήστε στο ΟΚ. Θα εμφανιστεί η φόρμα Απόκρισης σε Σύσκεψη (Meeting Response). Η γραμμή κατάστασης και το πλαίσιο Subject θα εμφανίζουν μια ένδειξη ότι απορρίπτετε το αίτημα σύσκεψης Project Kick-Off. 8 Στο σώμα του μηνύματος, πληκτρολογήστε I will be out of the office on this day (Δε θα βρίσκομαι στο γραφείο εκείνη τη μέρα).

Κεφάλαιο 5: Χρονοπρογραμματισμός και διαχείριση συσκέψεων 193 Αποστολή 9 Πατήστε στο κουμπί Send της γραμμής εργαλείων. Η απάντησή σας θα σταλεί, και η φόρμα Σύσκεψης θα κλείσει χωρίς να προστεθεί η σύσκεψη στο Ημερολόγιό σας. 10 Στο φάκελο Inbox, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο μήνυμα Quarterly Status (Ανασκόπηση τριμήνου), και επιλέξτε τη διαταγή Propose New Time (Πρόταση νέας ώρας) από το μενού συντόμευσης. Αν σας ζητηθεί να συμμετάσχετε στην Υπηρεσία Διαθεσιμότητας Internet του Microsoft Office (Microsoft Office Internet Free/Busy Service), πατήστε στο Cancel. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Propose New Time με την τρέχουσα ώρα σύσκεψης να επισημαίνεται με κίτρινο χρώμα. 11 Στην περιοχή διαθεσιμότητας, πατήστε στη στήλη 11:00 και σύρετε το δεξιό όριο του χρονικού διαστήματος της σύσκεψης μέχρι την ένδειξη 12:00. Στη συνέχεια, πατήστε στη στήλη 10:00, και σύρετε το αριστερό όριο του χρονικού διαστήματος της σύσκεψης μέχρι την ένδειξη 11:00. Η ώρα έναρξης και λήξης της σύσκεψης θα ενημερωθούν σύμφωνα με τις αλλαγές σας.

194 Microsoft Office Outlook 2003 Βήμα Βήμα 12 Πατήστε στο κουμπί Propose Time (Πρόταση ώρας). Το πλαίσιο διαλόγου Propose New Time θα κλείσει και θα εμφανιστεί η φόρμα Απόκρισης σε Σύσκεψη. Το θέμα της απόκρισης δηλώνει ότι προτείνετε μια νέα ώρα για τη σύσκεψη.

Κεφάλαιο 5: Χρονοπρογραμματισμός και διαχείριση συσκέψεων 195 13 Στο σώμα του μηνύματος πληκτρολογήστε I will be out of the office on Monday morning. (Δε θα βρίσκομαι στο γραφείο τη Δευτέρα το πρωί), και πατήστε στο κουμπί Send της γραμμής εργαλείων. Η απάντησή σας θα σταλεί και η φόρμα Σύσκεψης θα κλείσει. Η σύσκεψη θα προστεθεί στο Ημερολόγιό σας ως προγραμματισμένη με αβεβαιότητα για την αρχική ώρα. Αυτόματη απόκριση σε προσκλήσεις συσκέψεων Μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook ώστε να αποκρίνεται αυτόματα σε προσκλήσεις συσκέψεων. Σε αυτή την περίπτωση, το Outlook επεξεργάζεται τις προσκλήσεις και τις ματαιώσεις συσκέψεων όταν τις λαμβάνετε, προσθέτοντας τις νέες συσκέψεις στο ημερολόγιό σας και καταργώντας τις ματαιωμένες. Αν το ζητήσετε, το Outlook έχει τη δυνατότητα να απορρίπτει αυτόματα τις προσκλήσεις συσκέψεων που έρχονται σε διένεξη με υπάρχοντα στοιχεία του Ημερολογίου σας. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να απορρίπτεται αυτόματα οποιαδήποτε πρόσκληση για κάποια περιοδική σύσκεψη. Για να ρυθμίσετε το Outlook να αποκρίνεται αυτόματα σε προσκλήσεις συσκέψεων: 1 Διαλέξτε από το μενού Tools τη διαταγή Options. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Options. 2 Στην καρτέλα Preferences (Προτιμήσεις), πατήστε πρώτα στο κουμπί Calendar Options (Επιλογές Ημερολογίου) και μετά στο κουμπί Resource Scheduling (Προγραμματισμός πόρων). Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Resource Scheduling. 3 Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Automatically accept meeting requests and process cancellations (Αυτόματη αποδοχή προσκλήσεων σε σύσκεψη και διεκπεραίωση των ματαιώσεων). 4 Ενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου Automatically decline conflicting meeting requests (Αυτόματη άρνηση σε προσκλήσεις για συσκέψεις που συμπίπτουν με άλλες) και Automatically decline recurring meeting requests (Αυτόματη άρνηση προσκλήσεων σε περιοδική σύσκεψη) αν θέλετε το Outlook να ενεργεί με αυτούς τους τρόπους. 5 Πατήστε στο OK για να κλείσετε όλα τα ανοιχτά πλαίσια διαλόγου. Ενημέρωση και ακύρωση συσκέψεων Microsoft Office Specialist Τα χρονοδιαγράμματα των ανθρώπων συχνά αλλάζουν σε καθημερινή βάση. Το Outlook διευκολύνει την ενημέρωση ή την ακύρωση συσκέψεων καθώς αλλάζουν οι ανάγκες σας. Για παράδειγμα, μπορεί να αρρωστήσει ή να αργοπορήσει κάποιος σημαντικός συμμετέχων, ή να προκύψουν άλλες προτεραιότητες σε σχέση με τη σύσκεψή σας. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να αλλάξετε την ημερομηνία ή την ώρα μιας σύσκεψης ή να τη ματαιώσετε τελείως. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ή να καταργήσετε άτομα από τον κατάλογο των συμμετεχόντων.

196 Microsoft Office Outlook 2003 Βήμα Βήμα Στην επόμενη άσκηση θα δημιουργήσετε μια σύσκεψη, θα αλλάξετε τον προγραμματισμό της σύσκεψης, θα αλλάξετε τους συμμετέχοντες σε αυτήν, και τέλος θα την ακυρώσετε. ΠΡΟΣΕΞΤΕ ΝΑ ενημερώσετε τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη της άσκησης ότι δεν προγραμματίζετε μια πραγματική σύσκεψη. ΑΝΟΙΞΤΕ το Ημερολόγιό σας. Μετάβαση στη σημερινή ημερομηνία Δημιουργία συνάντησης Αποστολή Αποστολή ενημέρωσης 1 Στο Ημερολόγιό σας, πατήστε στο κουμπί Go To Today (Μετάβαση στη σημερινή ημερομηνία). Θα εμφανιστεί το σημερινό σας πρόγραμμα. 2 Πατήστε στο κουμπί New Appointment (Δημιουργία συνάντησης) της Βασικής γραμμής εργαλείων. 3 Στο πλαίσιο Subject, πληκτρολογήστε SBS Practice. 4 Στην καρτέλα Scheduling, πατήστε στο κουμπί Add Others και επιλέξτε από τον πτυσσόμενο κατάλογο την καταχώριση Add from Address Book. 5 Προσκαλέστε στη σύσκεψη δύο άτομα από τη λίστα διευθύνσεών σας, και μετά πατήστε στο OK. 6 Στη γραμμή εργαλείων της φόρμας Σύσκεψης, πατήστε στο κουμπί Send. Τώρα έχετε δημιουργήσει μια σύσκεψη με την οποία θα συνεχίσετε την άσκηση. 7 Στο Ημερολόγιο, διπλοπατήστε στη σύσκεψη SBS Practice. Θα εμφανιστεί η φόρμα Σύσκεψης. 8 Πατήστε στην καρτέλα Scheduling και, στην περιοχή διαθεσιμότητας, μεταφερθείτε στην επόμενη εργάσιμη ημέρα. 9 Πατήστε στην ένδειξη 11:00 A.M. και σύρετε το δεξιό όριο της επιλεγμένης περιοχής έως τις 12:00 P.M. ώστε να προγραμματίσετε τη σύσκεψη να διαρκέσει μία ώρα. Οι ώρες έναρξης και λήξης που εμφανίζονται στα αντίστοιχα πλαίσια του πλαισίου διαλόγου θα ενημερωθούν με τις αλλαγές που κάνατε στην ημερομηνία και την ώρα. 10 Στον κατάλογο All Attendees (Όλοι οι συμμετέχοντες), πατήστε σε κάποιο από τα ονόματα των συμμετεχόντων. στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Delete και μετά το πλήκτρο Tab. Ο συμμετέχων θα αφαιρεθεί από τη λίστα. 11 Πατήστε στο κουμπί Send Update της γραμμής εργαλείων. Η ενημερωμένη φόρμα Σύσκεψης θα σταλεί και ο συμμετέχων που καταργήθηκε από τη λίστα σας θα ενημερωθεί με ένα μήνυμα ακύρωσης της σύσκεψης. 12 Στην Πλοήγηση Ημερομηνιών, πατήστε στην επόμενη εργάσιμη ημέρα, και μετά διπλοπατήστε στη σύσκεψη SBS Practice. 13 Στη φόρμα Meeting, πατήστε στην καρτέλα Tracking (Παρακολούθηση). Θα εμφανιστεί η καρτέλα Tracking με τις αποκρίσεις που πήρατε από κάθε συμμετέχοντα.

Κεφάλαιο 5: Χρονοπρογραμματισμός και διαχείριση συσκέψεων 197 14 Διαλέξτε από το μενού Actions τη διαταγή Cancel Meeting (Ακύρωση σύσκεψης). Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο μηνύματος που σας ρωτά αν θέλετε να στείλετε στους συμμετέχοντες μια ειδοποίηση ακύρωσης. Αποστολή 15 Με ενεργοποιημένη την επιλογή Send cancellation and delete meeting (Αποστολή ειδοποίησης και διαγραφή της σύσκεψης), πατήστε στο ΟΚ. 16 Πατήστε στο κουμπί Send της γραμμής εργαλείων. Η ειδοποίηση για την ακύρωση της σύσκεψης θα σταλεί σε όλους τους εναπομείναντες συμμετέχοντες, η φόρμα Σύσκεψης θα κλείσει, και η σύσκεψη θα καταργηθεί από το Ημερολόγιό σας. συμβουλή Μπορείτε να στείλετε πολύ εύκολα ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους τους συμμετέχοντες σε μια σύσκεψη. Για να το κάνετε, ανοίξτε τη σύσκεψη και διαλέξτε από το μενού Actions τη διαταγή New Message to Attendees (Δημιουργία μηνύματος προς συμμετέχοντες). (Αυτή η μέθοδος λειτουργεί μόνο στις συσκέψεις για τις οποίες έχουν ήδη προσκληθεί οι συμμετέχοντες.)

198 Microsoft Office Outlook 2003 Βήμα Βήμα Προβολή ημερολογίων άλλων χρηστών Κατά την οργάνωση μιας σύσκεψης, θα ήταν πολύ χρήσιμο αν μπορούσατε να δείτε πότε είναι διαθέσιμοι οι συμμετέχοντες χωρίς να πρέπει να επικοινωνήσετε με τον καθέναν τους χωριστά. Με το Outlook, μπορείτε να βλέπετε αν κάποια άτομα είναι διαθέσιμα ή όχι με τους εξής τρόπους: καλώντας τα σε μια σύσκεψη, προσθέτοντας τα ονόματά τους σε ένα χρονοδιάγραμμα ομάδας, ή εμφανίζοντας μια θέση του Internet ή του ενδοδικτύου στην οποία δημοσιεύουν τα προγράμματά τους. Σε ένα χρονοδιάγραμμα (ή πρόγραμμα) ομάδας περιλαμβάνονται τα συνδυασμένα χρονοδιαγράμματα πολλών ατόμων και πόρων, έτσι ώστε να μπορείτε να τα δείτε με μία ματιά. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα ομάδας και να του προσθέσετε όλα τα μέλη της ομάδας έργου σας, ώστε να μπορείτε να δείτε γρήγορα πότε θα είναι διαθέσιμη ολόκληρη η ομάδα προκειμένου να κάνετε μια συζήτηση. Αν εργάζεστε σε δίκτυο Exchange Server, οι πληροφορίες διαθεσιμότητας των άλλων χρηστών του δικτύου είναι στη διάθεσή σας εξ ορισμού. Επιπρόσθετα, αν κάποιος χρήστης του δικτύου σας έχει ορίσει το φάκελο του Ημερολογίου του ως κοινόχρηστο, έχετε τη δυνατότητα να ανοίξετε το ημερολόγιό του απευθείας. Στην επόμενη άσκηση θα δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα ομάδας και μετά θα το χρησιμοποιήσετε για να ορίσετε μια σύσκεψη. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ το αρχείο δεδομένων SBSMeetings από το φάκελο αρχείων πρακτικής εξάσκησης αυτής της ενότητας. Το αρχείο αυτό βρίσκεται στο φάκελο My Documents\Microsoft Press\Outlook 2003 SBS\Meetings, αλλά μπορείτε επίσης να το προσπελάσετε επιλέγοντας Start/All Programs/Microsoft Press/Outlook 2003 Step by Step. ΠΡΟΣΕΞΤΕ ΝΑ ανοίξετε το αρχείο δεδομένων SBSMeetings πριν αρχίσετε την άσκηση. ΑΝΟΙΞΤΕ το φάκελο εξάσκησης Calendar του αρχείου δεδομένων SBS Meetings. Προβολή χρονοδιαγραμμάτων ομάδων 1 Έχοντας στην οθόνη το Ημερολόγιο, πατήστε στο κουμπί View Group Schedules (Προβολή χρονοδιαγραμμάτων ομάδων) της γραμμής εργαλείων. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Group Schedules (Χρονοδιαγράμματα ομάδων).

Κεφάλαιο 5: Χρονοπρογραμματισμός και διαχείριση συσκέψεων 199 2 Πατήστε στο κουμπί New. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Create New Group Schedule (Δημιουργία νέου χρονοδιαγράμματος ομάδας). 3 Στο πλαίσιο Type a name for the new Group Schedule (Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο χρονοδιάγραμμα ομάδας), πληκτρολογήστε Home Show Team (Ομάδα Έκθεσης Οικίας), και μετά πατήστε στο OK. Θα εμφανιστεί το χρονοδιάγραμμα ομάδας Home Show Team, με επιλεγμένη την τρέχουσα η- μερομηνία και ώρα. 4 Πατήστε στο κουμπί Add Others και επιλέξτε από τον πτυσσόμενο κατάλογο την καταχώριση Add from Address Book. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Select Members. 5 Αν θέλετε να ολοκληρώσετε την άσκηση με τους φανταστικούς υπαλλήλους της Garden Company, πατήστε στο βέλος στα δεξιά του καταλόγου Show Names from the και επιλέξτε την καταχώριση Contacts. συμβουλή Μπορείτε να εκτελέσετε την άσκηση και με τις δικές σας επαφές. Απλώς αντικαταστήστε τα ο- νόματα της άσκησης με τα ονόματα των επαφών σας από την Καθολική Λίστα Διευθύνσεων (Global Address List). 6 Στο πλαίσιο Name, επιλέξτε την καταχώριση Kim Akers, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl, επιλέξτε και την καταχώριση David Ortiz, και μετά πατήστε στο κουμπί To. Τα ονόματα θα προστεθούν στον κατάλογο To. 7 Πατήστε στο OK. Αν σας ζητηθεί να συμμετάσχετε στην Υπηρεσία Διαθεσιμότητας Internet του Microsoft Office, πατήστε στο Cancel.

200 Microsoft Office Outlook 2003 Βήμα Βήμα 8 Για να δείτε τις πιο πρόσφατες πληροφορίες του χρονοδιαγράμματος για τα μέλη της ομάδας, πατήστε στο κουμπί Options και διαλέξτε από το πτυσσόμενο μενού τη διαταγή Refresh Free/Busy (Ανανέωση διαθεσιμότητας). Η περιοχή των πληροφοριών διαθεσιμότητας θα ενημερωθεί. Το Outlook θα συλλέξει πληροφορίες από όλα τα σημεία όπου είναι αποθηκευμένες πληροφορίες διαθεσιμότητας των μελών της ομάδας σας από το Microsoft Exchange Server, από την Υπηρεσία Διαθεσιμότητας Internet του Microsoft Office, ή από τις διάφορες θέσεις του Internet ή του ενδοδικτύου σας που έχουν καθορίσει τα μέλη της ομάδας. 9 Πατήστε στο βέλος του πλαισίου Go To (Μετάβαση σε) και επιλέξτε την ερχόμενη Δευτέρα. Στην περιοχή διαθεσιμότητας θα εμφανιστούν τα δεδομένα της ημερομηνίας που επιλέξατε. Ωστόσο, μόνο η μισή ημέρα θα είναι ορατή. 10 Πατήστε στο βέλος του πλαισίου Zoom και διαλέξτε από τον πτυσσόμενο κατάλογο την καταχώριση 50% (Week View). Στην περιοχή διαθεσιμότητας θα εμφανιστούν περισσότερες πληροφορίες για το πρόγραμμα κάθε ατόμου.

Κεφάλαιο 5: Χρονοπρογραμματισμός και διαχείριση συσκέψεων 201 Κλείσιμο 11 Πατήστε στο κουμπί Make Meeting (Διεξαγωγή σύσκεψης) και διαλέξτε από το πτυσσόμενο μενού τη διαταγή New Meeting with All (Δημιουργία σύσκεψης με όλους). Θα εμφανιστεί μια νέα φόρμα Σύσκεψης, με τα ονόματα των μελών της ομάδας στο πλαίσιο To. 12 Πατήστε στο κουμπί Κλεισίματος της φόρμας και, όταν σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, πατήστε στο No. Η φόρμα Σύσκεψης θα κλείσει χωρίς να αποθηκευτεί η πρόσκληση σε σύσκεψη. Αν σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, πατήστε στο No. 13 Στο χρονοδιάγραμμα της ομάδας Home Show Team, πατήστε στο κουμπί Cancel. Το χρονοδιάγραμμα της ομάδας θα κλείσει. ΚΛΕΙΣΤΕ το αρχείο δεδομένων SBS Meetings και διαγράψτε τις επαφές Kim Akers και David Ortiz από το φάκελο Επαφών σας. Κοινή χρήση ημερολογίων Έχετε τη δυνατότητα να χρησιμοποιείτε από κοινού το Ημερολόγιό σας με άλλους χρήστες δικτύου, όπως και κάθε άλλο φάκελο. Για να μοιραστείτε το Ημερολόγιό σας με άλλους χρήστες δικτύου: 1 Στη Λίστα Φακέλων (Folder List), πατήστε με το δεξιό πλήκτρο στην καταχώριση Calendar, και διαλέξτε από το μενού συντόμευσης τη διαταγή Sharing (Κοινή χρήση). 2 Στην καρτέλα Permissions (Άδειες) του πλαισίου διαλόγου Calendar Properties (Ιδιότητες Ημερολογίου), πατήστε στο κουμπί Add. 3 Επιλέξτε τα άτομα με τα οποία θα χρησιμοποιείτε από κοινού το Ημερολόγιό σας, και μετά πατήστε στο OK. 4 Στην περιοχή Permissions, καθορίστε τις άδειες που θα δώσετε στους άλλους χρήστες δικτύου, και μετά πατήστε στο OK. Αν χρησιμοποιεί και κάποιος άλλος χρήστης δικτύου το Ημερολόγιό του από κοινού με εσάς, μπορείτε να το ανοίξετε από τον υπολογιστή σας (για παράδειγμα, για να το εμφανίσετε δίπλα στο δικό σας). Για να προβάλετε ένα κοινόχρηστο Ημερολόγιο: 1 Ανοίξτε το μενού File, δείξτε στην επιλογή Open, και πατήστε στη διαταγή Other User s Folder (Φάκελος άλλου χρήστη). Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Open Other User s Folder (Άνοιγμα φακέλου άλλου χρήστη). 2 Πατήστε στο κουμπί Name, επιλέξτε το όνομα κάποιου ατόμου το οποίο έχει ορίσει το Ημερολόγιό του ως κοινόχρηστο, και μετά πατήστε στο OK. 3 Στο πλαίσιο Folder type (Τύπος φακέλου), διαλέξτε την επιλογή Calendar και πατήστε στο ΟΚ. Θα εμφανιστεί το Ημερολόγιο αυτού του ατόμου.

202 Microsoft Office Outlook 2003 Βήμα Βήμα Αποθήκευση ημερολογίου ως ιστοσελίδας Αν θέλετε να πετύχετε καλύτερο συντονισμό του προγράμματός σας με αυτά των συνεργατών σας, μπορείτε να το θέσετε στη διάθεσή τους μέσω του Internet ορίζοντάς το ως κοινόχρηστο. Οι συνάδελφοι και οι πελάτες σας θα μπορούν να δουν το πρόγραμμά σας ακόμη και στην περίπτωση που δε χρησιμοποιούν το Microsoft Outlook. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να κάνετε το πρόγραμμά σας κοινόχρηστο αποθηκεύοντας το Ημερολόγιό σας με τη μορφή ιστοσελίδας ή δημοσιεύοντας τις πληροφορίες διαθεσιμότητάς σας ώστε να μπορούν να τις βλέπουν οι συνεργάτες σας. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να δημοσιεύσετε ένα ημερολόγιο με σημαντικές ημερομηνίες για κάποιο έργο στο ενδοδίκτυο της εταιρείας σας, ή να το δημοσιεύσετε στο Internet ώστε να μπορούν να βλέπουν τις πληροφορίες διαθεσιμότητάς σας (τις ώρες που είστε απασχολημένοι και εκείνες που είστε διαθέσιμοι) ακόμη και όσοι δεν έχουν πρόσβαση στο ενδοδίκτυο της εταιρείας σας (όπως οι πελάτες σας). Αν αποθηκεύσετε το Ημερολόγιό σας ως ιστοσελίδα, μπορείτε εύκολα να το δημοσιεύσετε σε κάποια τοποθεσία Ιστού για να το χρησιμοποιείτε από κοινού με συναδέλφους, φίλους, ή μέλη της οικογένειάς σας. συμβουλή Κατά την αποθήκευση του Ημερολογίου σας με τη μορφή ιστοσελίδας, έχετε τη δυνατότητα να το αποθηκεύσετε στον τοπικό σας υπολογιστή ή σε κάποια θέση του δικτύου. Ωστόσο, για να τεθεί η ιστοσελίδα στη διάθεση των άλλων μπορεί να χρειαστεί να κάνετε και άλλα πράγματα. Όλες αυτές τις πληροφορίες μπορεί να σας τις δώσει ο διαχειριστής του δικτύου σας ή ο φορέας παροχής υπηρεσιών Internet (ISP) που χρησιμοποιείτε. Στην επόμενη άσκηση θα αποθηκεύσετε το Ημερολόγιό σας με τη μορφή ιστοσελίδας ώστε να μπορεί να δημοσιευθεί στο Internet ή σε κάποιο ενδοδίκτυο. ΑΝΟΙΞΤΕ το δικό σας Ημερολόγιο. 1 Διαλέξτε από το μενού File τη διαταγή Save as Web Page (Αποθήκευση ως ιστοσελίδας). Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Save as Web Page. 2 Στο πλαίσιο Start date (Ημερομηνία έναρξης), πληκτρολογήστε 6/1/04 (ΣτΜ: Οι ημερομηνίες εμφανίζονται σύμφωνα με τις τοπικές ρυθμίσεις των Η.Π.Α. και ενδέχεται να διαφέρουν από τη μορφή των ημερομηνιών στον υπολογιστή σας). Μετά, πατήστε το πλήκτρο Tab και, στο πλαίσιο End Date (Ημερομηνία λήξης), πληκτρολογήστε 6/30/04. 3 Πατήστε στο πλαίσιο Calendar title (Τίτλος ημερολογίου), διαγράψτε όποιο κείμενο υπάρχει εκεί, πληκτρολογήστε το όνομά σας και τις λέξεις June 2004, και μετά πατήστε στο κουμπί Browse. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Calendar File Name (Όνομα αρχείου για το Ημερολόγιο). 4 Στην περιοχή Places (Θέσεις), πατήστε στο κουμπί My Documents. 5 Στο πλαίσιο File name, πληκτρολογήστε June2004 και πατήστε στο κουμπί Select. Το πλαίσιο διαλόγου Calendar File Name θα κλείσει, και στο πλαίσιο File name θα εμφανιστούν η διαδρομή και το όνομα του αρχείου.

Κεφάλαιο 5: Χρονοπρογραμματισμός και διαχείριση συσκέψεων 203 6 Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου Open saved web page in browser (Άνοιγμα της αποθηκευμένης ιστοσελίδας σε πρόγραμμα περιήγησης) είναι επιλεγμένο, και πατήστε στο κουμπί Save. Το πλαίσιο διαλόγου Save as Web Page θα κλείσει, και το πρόγραμμά σας θα εμφανιστεί στο φυλλομετρητή Ιστού που χρησιμοποιείτε. (Ο φυλλομετρητής θα φορτώσει το αρχείο από τον τοπικό σας υπολογιστή και όχι από το Internet επειδή δεν το έχετε δημοσιεύσει ακόμη ε- κεί.) Κλείσιμο 7 Εξετάστε το Ημερολόγιό σας για να δείτε πώς εμφανίζεται στο φυλλομετρητή, και μετά πατήστε στο κουμπί Κλεισίματος του φυλλομετρητή. Το παράθυρο του φυλλομετρητή θα κλείσει.