2014 Διαχείριση Κομμωτηρίου - Κέντρου Αισθητικής Hair & Beauty Salon Management Εγχειρίδιο Χρήσης ΝΙΚΟΛΑΟΣ ΜΙΧΑΛΟΔΗΜΗΤΡΑΚΗΣ Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr
Περιεχόμενα Γενική Περιγραφή... 4 Βασικά Χαρακτηριστικά... 4 Απαιτήσεις εφαρμογής... 5 Εκκίνηση Εφαρμογής... 5 Είσοδος Χρήστη... 5 Βασικό Μενού Επιλογών... 6 Ραντεβού... 8 Δημιουργία Νέου Ραντεβού... 8 Τροποποίηση Ραντεβού... 10 Διαγραφή Ραντεβού... 11 Πελάτες... 11 Δημιουργία Νέου Πελάτη... 11 Τροποποίηση Πελάτη... 12 Διαγραφή Πελάτη... 13 Αναζήτηση Πελάτη... 13 Ιστορικό - Βαφές Πελάτη... 13 Βαφείο... 15 Δημιουργία Νέας Βαφής... 15 Τροποποίηση Βαφής... 15 Διαγραφή Βαφής... 15 Αναζήτηση Βαφής... 16 Δημιουργία Νέας Χρήσης Βαφής... 16 Τροποποίηση Χρήσης Βαφής... 17 Διαγραφή Χρήσης Βαφής... 17 Αναζήτηση Χρήσης Βαφής... 17 Αποστολή Μηνυμάτων Email & SMS... 18 Αποστολή SMS... 18 Αποστολή Email... 19 Προβολή Ιστορικού Αποστολής... 20 Έσοδα... 21 Δημιουργία Νέου Εσόδου... 21 Προβολή Εσόδου... 22 Διαγραφή Εσόδου... 23 Αναζήτηση Εσόδου... 24 Έξοδα... 25 Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 1
Δημιουργία Νέου Εξόδου... 25 Προβολή Εξόδου... 27 Διαγραφή Εξόδου... 27 Αναζήτηση Εξόδου... 28 Αναλώσεις... 29 Δημιουργία Νέας Ανάλωσης... 29 Τροποποίηση Ανάλωσης... 29 Διαγραφή Ανάλωσης... 30 Αναζήτηση Ανάλωσης... 31 Αναφορές... 32 Κατηγορίες και Τύποι Αναφορών... 32 Προβολή Αναφορών... 33 Υπηρεσίες... 34 Δημιουργία Νέας Υπηρεσίας... 34 Τροποποίηση Υπηρεσίας... 34 Διαγραφή Υπηρεσίας... 35 Αναζήτηση Υπηρεσίας... 36 Προϊόντα... 37 Δημιουργία Νέου Προϊόντος... 37 Τροποποίηση Προϊόντος... 37 Διαγραφή Προϊόντος... 38 Αναζήτηση Προϊόντος... 39 Αποθήκη... 40 Τροποποίηση Ποσότητας... 40 Διαγραφή Προϊόντος... 41 Στοιχεία Επιχείρησης... 42 Καταχώρηση-Τροποποίηση Στοιχείων... 42 Κατηγορίες... 44 Καταχώρηση Νέας Κατηγορίας... 45 Μετονομασία Κατηγορίας... 46 Στυλίστες... 47 Δημιουργία Νέου Στυλίστα... 47 Τροποποίηση Στυλίστα... 48 Διαγραφή Στυλίστα... 49 Αναζήτηση Στυλίστα... 49 Χρήστες... 50 Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 2
Ημερολόγιο... 51 Αρχεία... 52 Δημιουργία Αντιγράφου Ασφαλείας (Backup) Βάσης Δεδομένων... 52 Επαναφορά Αντιγράφου Ασφαλείας (Restore) Βάσης Δεδομένων... 53 Μαζική Εισαγωγή Πελατών... 53 Μαζική Εξαγωγή Πελατών... 55 Διαγραφή Ιστορικού Αποστολής Μηνυμάτων... 56 Σχετικά... 57 Έξοδος... 57 Κατάργηση Εγκατάστασης Εφαρμογής... 57 Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 3
Γενική Περιγραφή Η εφαρμογή Hair & Beauty Salon Management είναι μια ολοκληρωμένη εφαρμογή καθημερινής διαχείρισης κομμωτηρίου και κέντρου αισθητικής, με εύχρηστο και απλό περιβάλλον εργασίας και πολλές δυνατότητες και χαρακτηριστικά, χωρίς να απαιτούνται εξειδικευμένες γνώσεις για τη χρήση της και χωρίς να σπαταλάτε ιδιαίτερο χρόνο από την εργασία σας, θα γίνει ο νέος καθημερινός σας συνεργάτης. Για περισσότερες πληροφορίες, εικόνες και βίντεο της εφαρμογής: Hair & Beauty Salon Management επισκεφθείτε την ιστοσελίδα: www.nikos.michalo.gr Βασικά Χαρακτηριστικά Διαχείριση πελατών Διαχειριστείτε τους πελάτες σας εύκολα και απλά. Με πλήρη στοιχεία καρτέλας πελάτη απαιτώντας λίγα μόνο υποχρεωτικά πεδία και ένα μεγάλο πλήθος από προαιρετικά στοιχειά όπως: ονομαστική εορτή, γενέθλια και άλλα προσωπικά χαρακτηριστικά. Με πλήρες ιστορικό εργασιών και ιστορικό βαφών και με υποστήριξη καρτών μέλους και barcode. Ραντεβού Πλήρες ημερολόγιο ραντεβού για τον κάθε εργαζόμενο και με δυνατότητα δημιουργίας περιοδικών εβδομαδιαίων ραντεβού είτε με αριθμό επαναλήψεων, είτε με καταληκτική ημερομηνία. Βαφείο Πλήρες βαφείο με αναλυτικό σύστημα δημιουργίας χειροποίητων βαφών και με ιστορικό χρήσεων των βαφών στους πελάτες σας. Δυναμικό εορτολόγιο Δυναμικό εορτολόγιο με αυτόματη προσαρμογή των κινητών και σταθερών αργιών και ονομαστικών εορτών. Με αυτόματη παρουσίαση όλων των πελατών με ονομαστική εορτή ή/και γενέθλια. Επικοινωνία μέσω SMS & email Ολοκληρωμένο σύστημα αποστολής μηνυμάτων SMS και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με δυνατότητα επιλογής ανάμεσα στους πελάτες με γενέθλια, ονομαστική εορτή, φύλο κλπ. Με φίλτρα επιλογής πελατών με διάφορα κριτήρια όπως φύλο, ονομαστική εορτή, γενέθλια κλπ. ώστε να επικοινωνείτε εύκολα και αποτελεσματικά με τους πελάτες σας. Έσοδα-Έξοδα Πλήρες σύστημα παρακολούθησης των εσόδων και των εξόδων της επιχείρησης με πολλές κατηγορίες εσόδων και εξόδων. Αναλώσεις-Αποθήκη Δυνατότητα παρακολούθησης των προϊόντων και των ποσοτήτων της αποθήκης σας καθώς και των αναλώσεων αυτών στην επιχείρησή σας κατά τη λειτουργία της. Υπηρεσίες-Προϊόντα Πλήρη διαχείριση των υπηρεσιών και τον προϊόντων της επιχείρησής σας με πολλές κατηγορίες και χαρακτηριστικά. Αναφορές Σύστημα δημιουργίας συγκεντρωτικών στοιχείων και αναφορών για όλα τα αντικείμενα της εφαρμογής, όπως πελατολόγιο, τιμοκατάλογοι, ραντεβού, έσοδα και έξοδα ανά κατηγορία ή/και εργαζόμενο, ΦΠΑ κλπ. Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 4
Με δυνατότητα εκτύπωσης και εξαγωγής των αναφορών σε πολλούς τύπους αρχείων για την εύκολη χρήση τους. Ασφάλεια-Ρυθμίσεις Με δύο επίπεδα πρόσβασης και συνδυασμό ονόματος χρήστη και κωδικού ασφαλείας για ελεγχόμενη πρόσβαση σε όλα τα χαρακτηριστικά της εφαρμογής ή μόνο στα ραντεβού. Δυνατότητα ολοκληρωμένης διαχείρισης των εργαζομένων της επιχείρησης και τροποποίησης όλων των κατηγοριών των υπηρεσιών και των προϊόντων. Δυνατότητα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας καθώς και εισαγωγής και εξαγωγής πελατών μέσω αρχείου Excel. Απαιτήσεις εφαρμογής Για τη λειτουργία της εφαρμογής Hair & Beauty Salon Management απαιτείται υπολογιστής με οθόνη 15 ή μεγαλύτερη και λειτουργικό σύστημα Microsoft Windows Vista, 7 ή 8 με όλες τις ενημερώσεις και εγκατεστημένη την πλατφόρμα.νετ 3.5 SP1. Για την αποστολή email & SMS απαιτείται σύνδεση στο internet. Επιπρόσθετα για την αποστολή SMS απαιτείται ενεργός λογαριασμός στην πλατφόρμα OpenSMS (www.opensms.gr). Σημείωση: Η εφαρμογή μπορεί να λειτουργήσει και σε περιβάλλον Microsoft Windows XP αλλά δεν συνιστάται λόγω του τερματισμού υποστήριξης των Windows XP μέσα στο 2014. Η εφαρμογή έχει τη δυνατότητα να εκτελείται και από flashακι (USB stick) ώστε να μην χρειάζεται να έχετε τα δεδομένα κλειδωμένα στον υπολογιστή σας. Εκκίνηση Εφαρμογής Η εφαρμογή μπορεί να εκτελεστεί, είτε κάνοντας διπλό κλικ στο εικονίδιο της εφαρμογής στην επιφάνεια εργασίας, είτε πηγαίνοντας στην διαδρομή: Έναρξη Όλα τα Προγράμματα Hair & Beauty Salon Management Hair & Beauty Salon Management Είσοδος Χρήστη Μόλις εκτελεστεί η εφαρμογή ζητείται από το χρήστη να εισάγει το όνομα του χρήστη του και τον κωδικός του ώστε να μπει στο βασικό μενού της εφαρμογής. Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 5
Εικόνα 1: Είσοδος Χρήστη Η εφαρμογή υποστηρίζει 2 διαφορετικά επίπεδα χρηστών, το Διαχειριστή που μπορεί να εκτελέσει όλες τις λειτουργίες της εφαρμογής και τον Επισκέπτη που μπορεί να εκτελέσει μόνον τις λειτουργίες των ραντεβού και των αναλώσεων. Οι προεπιλεγμένοι χρήστες και οι αντίστοιχοι κωδικοί πρόσβασης είναι: Χρήστης Κωδικός Επίπεδο admin admin4321 Διαχειριστής guest guest Επισκέπτης Προσοχή! Σας συμβουλεύουμε να αλλάξετε αυτούς τους κωδικούς πρόσβασης μόλις εκτελέσετε την εφαρμογή για την ασφάλεια των δεδομένων σας! Βασικό Μενού Επιλογών Μετά από επιτυχή είσοδο στο σύστημα εμφανίζεται η αρχική οθόνη της εφαρμογής, όπως φαίνεται στην επόμενη εικόνα. Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 6
Εικόνα 2: Βασικό Μενού Επιλογών Η αρχική οθόνη της εφαρμογής χωρίζεται σε δύο κύρια μέρη, στο αριστερό μέρος εμφανίζονται οι κατηγορίες για τις βασικές λειτουργίες της εφαρμογής και στο δεξιό μέρος εμφανίζονται πληροφορίες εορτολογίου και πελατολογίου καθώς και το κουμπί ανανέωσης. Στο εορτολόγιο εμφανίζονται πληροφορίες για τις εθνικές και κύριες χριστιανικές εορτές, τις ονομαστικές εορτές των πελατών, τα γενέθλια των πελατών και τα γενέθλια των εργαζομένων στην επιχείρηση. Μαζί με τα ονόματα των πελατών που εορτάζουν εμφανίζονται και τα τηλέφωνα επικοινωνίας τους. Οι κύριες κατηγορίες χαρακτηριστικών και υπηρεσιών καθώς και οι δυνατές επιλογές είναι οι εξής: Κατηγορία Πελάτες Ραντεβού Βαφείο Επικοινωνία Έσοδα - Έξοδα Υπηρεσίες - Προϊόντα Ρυθμίσεις Σχετικά - Έξοδος Επιλογές Πελάτες Ραντεβού Βαφείο Email & SMS Έσοδα Έξοδα Ανάλωση Αναφορές Υπηρεσίες Προϊόντα Αποθήκη Στοιχεία Επιχείρησης Κατηγορίες Στυλίστες Χρήστες Ημερολόγιο Αρχεία Σχετικά Έξοδος Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 7
Πατώντας το αντίστοιχο κουμπί εμφανίζεται το αντίστοιχο παράθυρο που περιέχει τις λειτουργίες που επιθυμούμε. Προσοχή! Όλα τα κουμπιά είναι διαθέσιμα μόνο στους χρήστες με επίπεδο Διαχειριστή. Ο χρήστης με επίπεδο επισκέπτη μπορεί να χρησιμοποιήσει μόνον τα κουμπιά για τα Ραντεβού και τις Αναλώσεις! Ραντεβού Για να μεταβούμε στο ημερολόγιο των ραντεβού, πατάμε το κουμπί Ραντεβού στην αρχική οθόνη της εφαρμογής που βρίσκεται στην κατηγορία Πελάτες - Ραντεβού. Εικόνα 3: Ημερολόγιο Ραντεβού Σε αυτό το παράθυρο ο χρήστης της εφαρμογής μπορεί με μία ματιά να δει το ημερολόγιο των ραντεβού με όλα τα προγραμματισμένα ραντεβού ανά στυλίστα και σε χρονολογική σειρά. Τα ραντεβού εμφανίζονται στη στήλη που αντιστοιχεί στον ανάλογο στυλίστα και στην ανάλογη χρονική στιγμή. Για να δούμε τα προγραμματισμένα ραντεβού για μια διαφορετική ημερομηνία από την τρέχουσα ημερομηνία του συστήματος, επιλέγουμε την ημερομηνία που θέλουμε από το ημερολόγιο στο αριστερό άνω άκρο του παραθύρου. Επίσης συγκεντρωτικά στοιχεία για τα προγραμματισμένα ραντεβού της εκάστοτε επιλεγμένης ημέρας εμφανίζονται στο παράθυρο στο αριστερό μέρος της οθόνης. Δημιουργία Νέου Ραντεβού Για να δημιουργήσουμε ένα νέο ραντεβού ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Πατάμε το κουμπί Εισαγωγή από την μπάρα στο άνω μέρος του παραθύρου ή πατάμε δεξί κλικ στο ποντίκι και επιλέγουμε Δημιουργία 2. Στο παράθυρο που θα παρουσιαστεί συμπληρώνουμε στην πρώτη καρτέλα (Γενικά): Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 8
2.1. τον πελάτη, είτε επιλέγοντάς τον από τη λίστα πελατών, είτε γράφοντας τον αριθμό μέλους (εάν υπάρχει) 2.2. την κατηγορία και την περιγραφή της υπηρεσίας 2.3. την ημερομηνία, την ώρα και τη διάρκεια του ραντεβού ή εάν πρόκειται για ολοήμερο ραντεβού τσεκάρουμε το αντίστοιχο κουτάκι: Ολοήμερο Ραντεβού. Προσοχή! Η προτεινόμενη διάρκεια της υπηρεσίας είναι ενδεικτική. Μπορούμε εάν θέλουμε να τη μεταβάλουμε ελεύθερα στην επιθυμητή. 2.4. το στυλίστα 2.5. συμπληρώνουμε τυχόν σημειώσεις που αφορούν το ραντεβού Εικόνα 4: Δημιουργία Νέου Ραντεβού 3. Εάν επιθυμούμε να ρυθμίσουμε περιοδική επανάληψη για το ραντεβού τότε επιλέγουμε τη δεύτερη καρτέλα (Περιοδικότητα) και συμπληρώνουμε τον αριθμό των (εβδομαδιαίων) επαναλήψεων ή την καταληκτική ημερομηνία. Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 9
Εικόνα 5: Περιοδικότητα Νέου Ραντεβού 4. Πατάμε το κουμπί Αποθήκευση για να οριστικοποιήσουμε το ραντεβού. Εάν δεν υπάρχει άλλο προγραμματισμένο ραντεβού που να επικαλύπτεται χρονικά τότε θα δημιουργηθεί το νέο ραντεβού, σε διαφορετική περίπτωση θα εμφανιστεί ενημερωτικό μήνυμα. Σημείωση: Για να συντομεύσουμε τη διαδικασία δημιουργίας νέου ραντεβού, μπορούμε να επιλέξουμε στον Πίνακα Ραντεβού την ημερομηνία, το στυλίστα και την ώρα του ραντεβού και στη συνέχεια να πατήσουμε το κουμπί Εισαγωγή ή να κάνουμε δεξί κλικ με το ποντίκι μας και να επιλέξουμε την επιλογή Εισαγωγή. Το νέο παράθυρο θα έχει συμπληρωμένες όλες τις πληροφορίες, τις οποίες μπορούμε επίσης να μεταβάλουμε εάν το επιθυμούμε. Η εφαρμογή μπορεί επίσης να τροποποιήσει ή να διαγράψει ένα υπάρχων ραντεβού με το πάτημα του κουμπιού τροποποίηση ή διαγραφή αντίστοιχα. Τροποποίηση Ραντεβού Για να τροποποιήσουμε ένα ραντεβού ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Επιλέγουμε το ραντεβού που επιθυμούμε να τροποποιήσουμε από το ημερολόγιο των ραντεβού 2. Πατάμε το κουμπί Τροποποίηση ή πατάμε δεξί κλικ στο ποντίκι και επιλέγουμε Τροποποίηση 3. Στο παράθυρο που θα παρουσιαστεί τροποποιούμε τα επιτρεπτά στοιχεία στην πρώτη καρτέλα (Γενικά): 3.1. Ημερομηνία και ώρα ραντεβού 3.2. Στυλίστα 3.3. Σημειώσεις Ραντεβού 4. Πατάμε το κουμπί Αποθήκευση για να οριστικοποιήσουμε το ραντεβού. Εάν δεν υπάρχει άλλο προγραμματισμένο ραντεβού που να επικαλύπτεται χρονικά τότε θα τροποποιηθεί το ραντεβού, σε διαφορετική περίπτωση θα εμφανιστεί ενημερωτικό μήνυμα. Σημείωση: Για να συντομεύσουμε τη διαδικασία μπορούμε να επιλέξουμε το ραντεβού που επιθυμούμε να τροποποιήσουμε με διπλό κλικ πάνω του. Το νέο παράθυρο που θα εμφανιστεί θα έχει συμπληρωμένες όλες της πληροφορίες, τις οποίες μπορούμε να μεταβάλουμε όπως επιθυμούμε. Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 10
Διαγραφή Ραντεβού Για να διαγράψουμε ένα ραντεβού ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Επιλέγουμε το ραντεβού που επιθυμούμε να διαγράψουμε από το ημερολόγιο των ραντεβού 2. Πατάμε το κουμπί Διαγραφή ή πατάμε δεξί κλικ στο ποντίκι και επιλέγουμε Διαγραφή 3. Στο παράθυρο που θα παρουσιαστεί επιβεβαιώνουμε πως είναι το ραντεβού που θέλουμε να διαγράψουμε 4. Πατάμε το κουμπί Διαγραφή για να οριστικοποιήσουμε τη διαγραφή. Πελάτες Για να μεταβούμε στις πληροφορίες των πελατών, πατάμε το κουμπί Πελάτες στην αρχική οθόνη της εφαρμογής που βρίσκεται στην κατηγορία Πελάτες - Ραντεβού. Στην καρτέλα πελάτη μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα νέο πελάτη για το κομμωτήριο, να τροποποιήσουμε τα στοιχεία ενός πελάτη, να διαγράψουμε έναν πελάτη ή να κάνουμε αναζήτηση στους πελάτες του κομμωτηρίου χρησιμοποιώντας διάφορα φίλτρα. Μπορούμε επίσης, εφόσον έχουμε επιλέξει κάποιον πελάτη (για τροποποίηση) να δούμε το ιστορικό εργασιών δηλαδή, τι υπηρεσίες και τι προϊόντα έχει αγοράσει καθώς και τις χρήσεις με τις βαφές που έχει επιλέξει ο πελάτης. Δημιουργία Νέου Πελάτη Για να δημιουργήσουμε ένα νέο Πελάτη ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Πατάμε το κουμπί Εισαγωγή από την μπάρα στο άνω μέρος του παραθύρου 2. Συμπληρώνουμε όλα τα υποχρεωτικά στοιχεία στην πρώτη καρτέλα (Γενικά) καθώς και όποια άλλη πληροφορία επιθυμούμε στις δύο πρώτες καρτέλες (Γενικά και Λεπτομέρειες) 2.1. Τα υποχρεωτικά πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν ώστε να δημιουργηθεί μία νέα καρτέλα πελάτη είναι: Επίθετο, Όνομα, Φύλο, Πόλη και Κινητό Τηλέφωνο, όλα τα υπόλοιπα πεδία είναι προαιρετικά 2.2. Το προαιρετικό πεδίο Κωδικός Μέλους μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να καταχωρηθεί κωδικός barcode για την προαιρετική κάρτα μέλους πελάτη. Το μόνο που χρειάζεται είναι να σκανάρετε στο συγκεκριμένο πεδίο τον κωδικό barcode της κάρτας μέλους πελάτη 3. Πατάμε το κουμπί Αποθήκευση για να οριστικοποιήσουμε το νέο πελάτη Σημείωση: Για να συντομεύσουμε τη διαδικασία επιλογής ενός πελάτη μπορούμε να επιλέξουμε τον εκάστοτε πελάτη που επιθυμούμε σκανάροντας τον κωδικό barcode στο πεδίο κωδικός μέλους (όπου αυτό το πεδίο υπάρχει). Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 11
Εικόνα 6 Εισαγωγή νέου πελάτη Τροποποίηση Πελάτη Για να τροποποιήσουμε έναν πελάτη ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Πατάμε το κουμπί Τροποποίηση από την μπάρα στο άνω μέρος του παραθύρου 2. Πατάμε στο κουμπί Εύρεση για να βρούμε τον πελάτη που θέλουμε να τροποποιήσουμε από το παράθυρο που θα εμφανιστεί Εικόνα 7 Εύρεση πελάτη για τροποποίηση ή διαγραφή 2.1. Για να επιλέξουμε τον πελάτη πατάμε το κουμπί Εισαγωγή ή κάνουμε διπλό κλικ πάνω στη γραμμή του πελάτη 3. Τροποποιούμε τα στοιχεία που στις δύο πρώτες καρτέλες (Γενικά και Λεπτομέρειες) 4. Πατάμε το κουμπί Αποθήκευση για να οριστικοποιήσουμε τις αλλαγές στον πελάτη Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 12
Διαγραφή Πελάτη Για να διαγράψουμε έναν πελάτη ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Πατάμε το κουμπί Διαγραφή από την μπάρα στο άνω μέρος του παραθύρου 2. Πατάμε στο κουμπί Εύρεση για να βρούμε τον πελάτη που θέλουμε να διαγράψουμε από το παράθυρο που θα εμφανιστεί 2.1. Για να επιλέξουμε τον πελάτη πατάμε το κουμπί Εισαγωγή ή κάνουμε διπλό κλικ πάνω του 3. Επιβεβαιώνουμε τα στοιχεία του πελάτη που πρόκειται να διαγράψουμε 4. Πατάμε το κουμπί Διαγραφή για να οριστικοποιήσουμε τη διαγραφή του πελάτη Αναζήτηση Πελάτη Μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση ανάμεσα στους πελάτες του κομμωτηρίου ακολουθώντας τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Πατάμε το κουμπί Αναζήτηση από την μπάρα στο άνω μέρος του παραθύρου 2. Συμπληρώνουμε τα πεδία με τα στοιχεία που επιθυμούμε ή τα αφήνουμε κενά για συνολική αναζήτηση ανάμεσα στους πελάτες. Δε χρειάζεται να γνωρίζουμε ακριβώς κάποιο όνομα ή επίθετο, μπορούμε απλά να γράψουμε ένα κομμάτι της λέξης και η εφαρμογή θα μας βρει όλους τους πελάτες που περιέχουν το συγκεκριμένο κομμάτι της λέξης στο όνομα ή στο επίθετό τους. 3. Πατάμε το κουμπί Αναζήτηση Εικόνα 8 Αναζήτηση Πελατών Ιστορικό - Βαφές Πελάτη Για να δούμε το ιστορικό ενός πελάτη ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Πατάμε το κουμπί Τροποποίηση από την μπάρα στο άνω μέρος του παραθύρου 2. Πατάμε στο κουμπί Εύρεση για να βρούμε τον πελάτη που θέλουμε να από το παράθυρο που θα εμφανιστεί Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 13
2.1. Για να επιλέξουμε τον πελάτη πατάμε το κουμπί Εισαγωγή ή κάνουμε διπλό κλικ πάνω στη γραμμή του πελάτη 3. Βλέπουμε το ιστορικό με τις κινήσεις του πελάτη, τις υπηρεσίες και τα προϊόντα που έχει αγοράσει στην τρίτη καρτέλα (Ιστορικό), τα όποια προέρχονται από τα έσοδα που έχουν καταχωρηθεί. Εικόνα 9: Ιστορικό Πελάτη 4. Βλέπουμε τις χρήσεις των βαφών που έχει επιλέξει ο συγκεκριμένος πελάτης στην τέταρτη καρτέλα (Βαφές). Εικόνα 10 Χρήσεις Βαφών Πελάτη Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 14
Βαφείο Για να μεταβούμε στο Βαφείο, πατάμε το κουμπί Βαφείο στην αρχική οθόνη της εφαρμογής που βρίσκεται στην κατηγορία Βαφείο. Στο Βαφείο μπορούμε να διαχειριστούμε τις βαφές που έχουμε χρησιμοποιούμε καθώς και τις χρήσης των βαφών στους διάφορους πελάτες. Δημιουργία Νέας Βαφής Για να δημιουργήσουμε μια νέα Βαφή ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Πατάμε το κουμπί Βαφές από την μπάρα στο άνω μέρος του παραθύρου 2. Πατάμε το κουμπί Δημιουργία στο κάτω κεντρικό μέρος του παραθύρου 3. Συμπληρώνουμε όλα τα στοιχεία στην πρώτη καρτέλα, στο πεδίο Περιγραφή γράφουμε τα ποσοστά και τη φόρμουλα της βαφής 4. Πατάμε το κουμπί Αποθήκευση για να οριστικοποιήσουμε τη νέα βαφή Εικόνα 11: Δημιουργία Βαφής Τροποποίηση Βαφής Για να τροποποιήσουμε μια Βαφή ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Επιλέγουμε τη βαφή που επιθυμούμε να τροποποιήσουμε από το αριστερό μέρος του παραθύρου 2. Τροποποιούμε τα στοιχεία της βαφής που επιθυμούμε 3. Πατάμε το κουμπί Αποθήκευση στο κάτω κεντρικό μέρος του παραθύρου για να οριστικοποιήσουμε τις αλλαγές στη βαφή Διαγραφή Βαφής Για να διαγράψουμε μια Βαφή ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Επιλέγουμε τη βαφή που επιθυμούμε να τροποποιήσουμε από το αριστερό μέρος του παραθύρου 2. Πατάμε στο κουμπί Διαγραφή στο κάτω κεντρικό μέρος του παραθύρου 3. Επιβεβαιώνουμε τα στοιχεία της βαφής που πρόκειται να διαγράψουμε Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 15
4. Πατάμε το κουμπί Διαγραφή για να οριστικοποιήσουμε τη διαγραφή της βαφής Αναζήτηση Βαφής Μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση ανάμεσα στις βαφές μας ακολουθώντας τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Πατάμε το κουμπί Αναζήτηση από την μπάρα στο άνω μέρος του παραθύρου 2. Πατάμε την καρτέλα Βαφές στο παράθυρο της Αναζήτησης 3. Συμπληρώνουμε τα πεδία με τα στοιχεία που επιθυμούμε ή τα αφήνουμε κενά για συνολική αναζήτηση ανάμεσα στις Βαφές. Δε χρειάζεται να γνωρίζουμε ακριβώς κάποιο όνομα ή περιγραφή μιας βαφής, μπορούμε απλά να γράψουμε ένα κομμάτι της λέξης και η εφαρμογή θα μας βρει όλες τις Βαφές που περιέχουν το συγκεκριμένο κομμάτι της λέξης στο όνομά τους ή στην περιγραφή τους. 4. Πατάμε το κουμπί Αναζήτηση Εικόνα 12: Αναζήτηση Βαφής Δημιουργία Νέας Χρήσης Βαφής Για να δημιουργήσουμε μια νέα χρήση μιας βαφής για κάποιον συγκεκριμένο πελάτη ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Πατάμε το κουμπί Χρήσεις από την μπάρα στο άνω μέρος του παραθύρου 2. Πατάμε το κουμπί Δημιουργία στο κάτω κεντρικό μέρος του παραθύρου 3. Συμπληρώνουμε όλα τα στοιχεία στην δεύτερη καρτέλα, 4. Πατάμε το κουμπί Αποθήκευση για να οριστικοποιήσουμε τη νέα χρήση Σημείωση: Ανάλογα με την πρακτική καταγραφής των βαφών ανά πελάτη που ακολουθείτε μπορείτε να καταχωρείτε χρήσης βαφών ενδεικτικά, π.χ. για χειμώνα ή για καλοκαίρι καταχωρώντας/τροποποιώντας την ημερομηνία της χρήσης, ή για την κάθε φορά που χρησιμοποιείτε μια βαφή για το συγκεκριμένο πελάτη. Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 16
Εικόνα 13: Δημιουργία Χρήσης Βαφής Τροποποίηση Χρήσης Βαφής Για να τροποποιήσουμε μια Βαφή ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Επιλέγουμε τη χρήση που επιθυμούμε να τροποποιήσουμε από το αριστερό μέρος του παραθύρου 2. Τροποποιούμε τα στοιχεία της βαφής που επιθυμούμε 3. Πατάμε το κουμπί Αποθήκευση στο κάτω κεντρικό μέρος του παραθύρου για να οριστικοποιήσουμε τις αλλαγές στη συγκεκριμένη χρήση Διαγραφή Χρήσης Βαφής Για να διαγράψουμε μια Βαφή ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Επιλέγουμε τη χρήση που επιθυμούμε να τροποποιήσουμε από το αριστερό μέρος του παραθύρου 2. Πατάμε στο κουμπί Διαγραφή στο κάτω κεντρικό μέρος του παραθύρου 3. Επιβεβαιώνουμε τα στοιχεία της χρήσης που πρόκειται να διαγράψουμε 4. Πατάμε το κουμπί Διαγραφή για να οριστικοποιήσουμε τη διαγραφή της χρήσης Αναζήτηση Χρήσης Βαφής Μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση ανάμεσα στις χρήσης των βαφών μας ακολουθώντας τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Πατάμε το κουμπί Αναζήτηση από την μπάρα στο άνω μέρος του παραθύρου 2. Πατάμε την καρτέλα Χρήσεις στο παράθυρο της Αναζήτησης 3. Συμπληρώνουμε τα πεδία με τα στοιχεία που επιθυμούμε ή τα αφήνουμε κενά για συνολική αναζήτηση ανάμεσα στις Χρήσεις. Δε χρειάζεται να επιλέξουμε τον πελάτη από το μενού, μπορούμε απλά να γράψουμε τον αριθμό μέλους και ο πελάτης θα επιλεγεί αυτόματα. 4. Πατάμε το κουμπί Αναζήτηση Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 17
Εικόνα 14: Αναζήτηση Χρήσεων Βαφών Αποστολή Μηνυμάτων Email & SMS Για να μεταβούμε στην υπηρεσία αποστολής email & SMS, πατάμε το κουμπί Email & SMS στην αρχική οθόνη της εφαρμογής που βρίσκεται στην κατηγορία Επικοινωνία. Προσοχή! Για τη χρήση της υπηρεσίας αποστολής email & SMS απαιτείται σύνδεση στο Internet και επιπρόσθετα να έχει καταχωρηθεί ενεργός λογαριασμός email στις Ρυθμίσεις της εφαρμογής. Για την αποστολή SMS απαιτείται να έχει ενεργοποιηθεί λογαριασμός στην πλατφόρμα OpenSMS. Για να δημιουργήσετε λογαριασμό επισκεφθείτε τη διεύθυνση www.opensms.gr. Αποστολή SMS Για να στείλουμε ένα μήνυμα SMS σε έναν ή περισσότερους πελάτες ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Πατάμε το κουμπί Αποστολή SMS από την μπάρα στο άνω μέρος του παραθύρου 2. Επιλέγουμε τον πελάτη ή τους πελάτες από τη λίστα πελατών στο αριστερό μέρος του παραθύρου. Η επιλογή πολλών πελατών από τη λίστα γίνεται πατώντας το πλήκτρο Ctrl για ταυτόχρονα κάνοντας κλικ στο όνομα του πελάτη. Για την επιλογή ενός συνεχόμενου εύρους πελατών πατάμε το πλήκτρο Shift. Εναλλακτικά μπορούμε να επιλέξουμε μια συγκεκριμένη ομάδα πελατών, όπως: μόνο άνδρες, μόνο γυναίκες, οι πελάτες που έχουν ονομαστική εορτή ή γενέθλια την τρέχουσα ημέρα από το μενού στο δεξιό άνω μέρος του παραθύρου. 3. Γράφουμε το μήνυμά μας και προσέχουμε πόσους χαρακτήρες πιάνει. Εάν το μήνυμά μας είναι πάνω από 160 χαρακτήρες τότε το μήνυμα θα αποσταλεί καταναλώνοντας 2 SMS. 4. Πατάμε το κουμπί Αποστολή για να στείλουμε το μήνυμά μας στην πλατφόρμα OpenSMS και να δρομολογηθεί η αποστολή τους μέσα σε λίγα λεπτά. Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 18
Εικόνα 15: Αποστολή SMS Αποστολή Email Για να στείλουμε ένα μήνυμα email σε έναν ή περισσότερους πελάτες ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Πατάμε το κουμπί Αποστολή email από την μπάρα στο άνω μέρος του παραθύρου 2. Επιλέγουμε τον πελάτη ή τους πελάτες από τη λίστα πελατών στο αριστερό μέρος του παραθύρου. Η επιλογή πολλών πελατών από τη λίστα γίνεται πατώντας το πλήκτρο Ctrl για ταυτόχρονα κάνοντας κλικ στο όνομα του πελάτη. Για την επιλογή ενός συνεχόμενου εύρους πελατών πατάμε το πλήκτρο Shift. Εναλλακτικά μπορούμε να επιλέξουμε μια συγκεκριμένη ομάδα πελατών, όπως: οι πελάτες που έχουν ονομαστική εορτή ή γενέθλια την τρέχουσα ημέρα από το μενού στο δεξιό άνω μέρος του παραθύρου. 3. Γράφουμε το μήνυμά μας καθώς και το θέμα του μηνύματός μας. Εναλλακτικά μπορούμε να επιλέξουμε ένα από τα πρότυπα που έχει η εφαρμογή, μπορούμε εάν θέλουμε να τροποποιήσουμε ή/και συμπληρώσουμε το κείμενο με ότι εμείς επιθυμούμε. 4. Πατάμε το κουμπί Αποστολή για να στείλουμε το μήνυμά μας. Προσέξτε πως η αποστολή ομαδικών μηνυμάτων με πάρα πολλούς παραλήπτες μπορεί να καθυστερήσει τη λειτουργία του υπολογιστή σας αφού για λόγους καταπολέμησης των SPAM emails, η αποστολή του email γίνεται με διάλλειμα 3 δευτερολέπτων ανά παραλήπτη. Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 19
Εικόνα 16: Αποστολή email Προβολή Ιστορικού Αποστολής Για να δούμε το ιστορικό αποστολής email & SMS ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Πατάμε το κουμπί Ιστορικό από την μπάρα στο άνω μέρος του παραθύρου 2. Επιλέγουμε το αρχείο με το ιστορικό που θέλουμε προσέχοντας πως τα αρχεία με πρόθεμα: log-email αφορούν αποστολές email και με πρόθεμα log-sms αφορούν αποστολή μηνυμάτων SMS. 2.1. Εάν το επιθυμούμε μπορούμε να επιλέξουμε τις ημερομηνίες για τις οποίες ενδιαφερόμαστε να δούμε το ιστορικό αποστολής, επιλέγοντας τις ημερομηνίες στο πάνω κεντρικό μέρους του παραθύρου και πατώντας το κουμπί Αναζήτηση 3. Για να δούμε το περιεχόμενο των αρχείων ιστορικού αποστολής επιλέγουμε το αρχείο από τη λίστα και στη συνέχεια πατάμε το κουμπί Προβολή, εναλλακτικά μπορούμε να κάνουμε διπλό κλικ πάνω στο όνομα του αρχείου. Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 20
Εικόνα 17: Ιστορικό Αποστολής Μηνυμάτων Έσοδα Για να μεταβούμε στα Έσοδα, πατάμε το κουμπί Έσοδα στην αρχική οθόνη της εφαρμογής που βρίσκεται στην κατηγορία Έσοδα-Έξοδα, στα έσοδα μπορούμε να δημιουργήσουμε, να προβάλουμε, να διαγράψουμε ένα έσοδο ή να κάνουμε αναζήτηση με διάφορα φίλτρα στα έσοδα της επιχείρησής μας. Δημιουργία Νέου Εσόδου Για να δημιουργήσουμε ένα νέο Έσοδο ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Πατάμε το κουμπί Εισαγωγή από την μπάρα στο άνω μέρος του παραθύρου 2. Συμπληρώνουμε όλα τα στοιχεία στην πρώτη καρτέλα (Γενικά) 2.1. Επιλέγουμε τον πελάτη 2.2. Την ημερομηνία 2.3. Τον στυλίστα 2.4. Τυχόν σημειώσεις που αφορούν το συγκεκριμένο έσοδο Προσοχή! Μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα έσοδο με ημερομηνία έως μία εβδομάδα προγενέστερη από την τρέχουσα ημερομηνία του συστήματος. Δεν μπορούμε να δημιουργήσουμε έσοδο για μελλοντική ημερομηνία. 3. Πατάμε το κουμπί + για να προσθέσουμε ένα νέο αντικείμενο στο έσοδο, 3.1. Στο μενού που μας εμφανίζεται επιλέγουμε εάν πρόκειται για υπηρεσία ή προϊόν και επιλέγουμε από την αντίστοιχη κατηγορία και περιγραφή το συγκεκριμένο αντικείμενο που θέλουμε Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 21
3.2. Για να επιλέξουμε ένα αντικείμενο είτε πατάμε το κουμπί Εισαγωγή στο άνω μέρος του παραθύρου, είτε κάνουμε διπλό κλικ πάνω του Εικόνα 18: Εισαγωγή Αντικειμένου Εσόδου 4. Διορθώνουμε την ποσότητα, την τιμή και το ποσοστό έκπτωσης εάν το επιθυμούμε 5. Πατάμε το κουμπί Αποθήκευση για να οριστικοποιήσουμε το νέο έσοδο Προβολή Εσόδου Για να προβάλουμε τα στοιχεία ενός εσόδου ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Πατάμε το κουμπί Προβολή από την μπάρα στο άνω μέρος του παραθύρου Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 22
2. Πατάμε το κουμπί Εύρεση για να αναζητήσουμε ένα συγκεκριμένο έσοδο 3. Επιλέγουμε τον πελάτη και το συγκεκριμένο έσοδό του που επιθυμούμε να προβάλουμε 3.1. Για να επιλέξουμε ένα αντικείμενο είτε πατάμε το κουμπί Εισαγωγή στο άνω μέρος του παραθύρου, είτε κάνουμε διπλό κλικ πάνω του Εικόνα 19: Επιλογή Εσόδου Σημείωση: Για να συντομεύσουμε τη διαδικασία μπορούμε να επιλέξουμε τον πελάτη του οποίου τα έσοδα επιθυμούμε να προβάλουμε επιλέγοντάς τον στο πεδίο του πελάτη προτού να πατήσουμε Εύρεση. Σε κάθε περίπτωση όμως μπορούμε να επιλέξουμε διαφορετικό πελάτη από το παράθυρο αναζήτησης που θα μας εμφανιστεί. Διαγραφή Εσόδου Για να διαγράψουμε τα στοιχεία ενός εσόδου ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Πατάμε το κουμπί Διαγραφή από την μπάρα στο άνω μέρος του παραθύρου 2. Πατάμε το κουμπί Εύρεση για να αναζητήσουμε ένα συγκεκριμένο έσοδο 3. Επιλέγουμε τον πελάτη και το συγκεκριμένο έσοδό του που επιθυμούμε να διαγράψουμε 3.1. Για να επιλέξουμε ένα αντικείμενο είτε πατάμε το κουμπί Εισαγωγή στο άνω μέρος του παραθύρου, είτε κάνουμε διπλό κλικ πάνω του 4. Επιβεβαιώνουμε τα στοιχεία του εσόδου που πρόκειται να διαγράψουμε 5. Πατάμε το κουμπί Διαγραφή για να οριστικοποιήσουμε τη διαγραφή του εσόδου και επιβεβαιώνουμε την επιλογή μας Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 23
Εικόνα 20: Διαγραφή εσόδου Αναζήτηση Εσόδου Μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση ανάμεσα στα έσοδα από τους πελάτες της επιχείρησής μας ακολουθώντας τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Πατάμε το κουμπί Αναζήτηση από την μπάρα στο άνω μέρος του παραθύρου 2. Συμπληρώνουμε τα πεδία με τα στοιχεία που επιθυμούμε ή τα αφήνουμε κενά για συνολική αναζήτηση ανάμεσα στους πελάτες 3. Πατάμε το κουμπί Αναζήτηση Εικόνα 21: Αναζήτηση Εσόδου Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 24
Έξοδα Για να μεταβούμε στα Έξοδα, πατάμε το κουμπί Έξοδα στην αρχική οθόνη της εφαρμογής που βρίσκεται στην κατηγορία Έσοδα-Έξοδα, στα έξοδα μπορούμε να δημιουργήσουμε, να προβάλουμε, να διαγράψουμε ένα έξοδο ή να κάνουμε αναζήτηση με διάφορα φίλτρα στα έξοδα της επιχείρησής μας. Δημιουργία Νέου Εξόδου Για να δημιουργήσουμε ένα νέο Έξοδο ακολουθούμε τα παρακάτω απλά βήματα: 1. Πατάμε το κουμπί Εισαγωγή από την μπάρα στο άνω μέρος του παραθύρου 2. Συμπληρώνουμε όλα τα στοιχεία στην πρώτη καρτέλα (Γενικά) 2.1. Την ημερομηνία 2.2. Τυχόν σημειώσεις που αφορούν το συγκεκριμένο έξοδο Προσοχή! Μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα έξοδο με ημερομηνία έως μία εβδομάδα προγενέστερη από την τρέχουσα ημερομηνία του συστήματος. Δεν μπορούμε να δημιουργήσουμε έσοδο για μελλοντική ημερομηνία. 3. Πατάμε το κουμπί + για να προσθέσουμε ένα νέο αντικείμενο στο έξοδο Εικόνα 22: Επιλογή Είδους Εξόδου 3.1. Στο μενού που μας εμφανίζεται επιλέγουμε εάν πρόκειται για γενικό έξοδο ή αγορά προϊόντος και επιλέγουμε από την αντίστοιχη κατηγορία και περιγραφή το συγκεκριμένο αντικείμενο που θέλουμε 3.2. Για να επιλέξουμε ένα αντικείμενο είτε πατάμε το κουμπί Εισαγωγή στο άνω μέρος του παραθύρου, είτε κάνουμε διπλό κλικ πάνω του Σολωμού 41, 71306, Ηράκλειο Κρήτης τηλ/φαξ: 2810235901 www.nikos.michalo.gr Σελίδα 25