Front OrExSys for the end-user
2 Front OrExSys for the end-user Πίνακας περιεχοµένων Foreword Μέρος I Εισαγωγή στο σύστηµα 0 5 1 Αρχική οθόνη 5 2 Είσοδος στο σύστηµα 5 3 Έναρξη & Λήξη βάρδιας προσωπικού 6 4 Αναφορές - Κλείσιµο 7 5 Νυχτερινή λειτουργία 9 6 Επανεκτύπωση Ζ 10 7 Αλλαγή setup λειτουργίας 11 Μέρος II Λειτουργίες πλήκτρων σε οθόνες 13 1 Εισαγωγή 13 2 Επεξήγηση πλήκτρων 13 Μέρος III ιαδικασίες λήψης παραγγελίας 18 1 Κατάλογος - κατηγορίες 18 2 Προσδιοριστικά εξτρά 18 3 Μεγέθη ειδών 19 Μέρος IV ιαδικασίες εξόφλησης παραγγελίας 21 1 Υπολογισµός ρέστα 21 2 Έκπτωση ποσού 22 3 Έκδοση τιµολογίου 23 4 Μερική εξόφληση 24 Μέρος V Οθόνη πακέτου - Take away 26 1 Οθόνη πακέτου-takeaway 26 2 Ανάλυση τµηµάτων οθόνης 26 Μέρος VI Οθόνη Delivery 29 1 Σχεδιάγραµµα 29 2 Αναγνώριση κλήσης 29 3 Αναζήτηση πελάτη 30 4 Στοιχεία πελάτη 31 5 Πολλαπλά τηλέφωνα 32 6 Πολλαπλοί αποδέκτες 33 7 Σχόλια παραγγελίας 34
Περιεχόµενο 3 8 Προκαθορισµένα σχόλια 34 9 Ανάλυση τµηµάτων οθόνης στοιχείων παραγγελίας 35 10 Αποστολή παραγγελίας 36 11 Ακύρωση νέας παραγγελίας 37 12 Εκκρεµή πακέτα 37 13 Παλέτα εργαλείων στα εκκρεµή πακέτα 38 14 Χρέωση σε διανοµέα 40 15 Μεταφορά σε παραδοµένες παραγγελίες 40 Μέρος VII Οθόνη διαχείρισης τραπεζιών 42 1 Οθόνη διαχείρισης τραπεζιών 42 Index 0 3
Μέρος I
Εισαγωγή στο σύστηµα 1 Εισαγωγή στο σύστηµα 1.1 Αρχική οθόνη 5 Καλώς ήρθατε στο πρόγραµµα Front OrExSys. Η πρώτη οθόνη του Front OrExSys κρύβει κάποιες λειτουργίες που θα συναντήσετε παρακάτω στο κεφάλαιο. Η αρχική οθόνη χωρίζεται στο επάνω µέρος µε τα πλήκτρα επιλογής και στο κάτω µέρος όπου βρίσκεται το πληκτρολόγιο εισαγωγής του µυστικού κωδικού για τη πρόσβασή σας στο σύστηµα. 1.2 Είσοδος στο σύστηµα Για την είσοδο στο σύστηµα θα πρέπει να χρησιµοποιήσετε το πληκτρολόγιο και να εισάγετε το µυστικό κωδικό σας, ώστε να ενεργοποιηθούν τα διαθέσιµα πλήκτρα επιλογών στο επάνω µέρος της οθόνης. Για λόγους ασφάλειας, ο κωδικός δεν είναι ορατός κατά τη διαδικασία της πληκτρολόγησης.
6 Front OrExSys for the end-user Μετά τη καταχώρηση του κωδικού σας, πατήστε ΟΚ για να ενεργοποιηθούν τα πλήκτρα επιλογής. Ενδέχεται κάποια να παραµείνουν ανενεργά διότι ο κωδικός σας δεν έχει δικαίωµα πρόσβασης σε αυτά. Επιλέγξτε κάποιο ώστε να ολοκληρωθεί η πρόσβασή σας στο σύστηµα. 1.3 Έναρξη & Λήξη βάρδιας προσωπικού Η διαδικασία έναρξης και λήξης βάρδιας προσωπικού δεν είναι υποχρεωτική. Σε περίπτωση που θέλετε να καταχωρείτε τις ώρες εργασίας του προσωπικού σας θα πρέπει να ακολουθήσετε την παρακάτω διαδικασία. Αφού πληκτρολογήσετε το µυστικό σας κωδικό, πατήστε πρώτα το πλήκτρο επιβεβαίωσης ΟΚ και στη συνέχεια το πλήκτρο Είσοδος.
Εισαγωγή στο σύστηµα 7 Για να καταχωρίσετε τη λήξη σας τότε ακολουθείτε την ίδια διαδικασία και πατάτε στη συνέχεια το πλήκτρο Έξοδος. Μετά τη διαδικασία έναρξης & λήξης εκτυπώνεται αναφορά επιβεβαίωσης της διαδικασίας. 1.4 Αναφορές - Κλείσιµο Για να αποκτήσετε πρόσβαση στις αναφορές του προγράµµατος θα πρέπει ο κωδικός σας να έχει την ανάλογη εξουσιοδότηση. Ακολουθείστε τα βήµατα που περιγράφονται παραπάνω για την πληκτρολόγηση του µυστικού κωδικού σας και πατήστε στα πλήκτρα επιλογής το Reports. Με την επιλογή του πλήκτρου εµφανίζονται οι διαθέσιµες επιλογές αναφορών. Η αναφορά Χ εκτυπώνεται ανάλογα µε το φορολογικό µηχανισµό που έχετε εγκατεστηµένο. Σε περίπτωση που έχετε συνδεδεµένη ταµειακή µηχανή ή Α ΗΜΕ στο σύστηµά σας, τότε η αναφορά Χ εκτυπώνεται σε αυτά. Σε περίπτωση που έχετε ΕΑΦ ΣΣ τότε η αναφορά εκτυπώνεται στον εκτυπωτή που συνήθως βρίσκεται δίπλα στον υπολογιστή για την εκτύπωση των φορολογικών σας στοιχείων. Η αναφορά Ζ εκτυπώνεται ανάλογα µε το φορολογικό µηχανισµό που έχετε εγκατεστηµένο. Σε περίπτωση που έχετε συνδεδεµένη ταµειακή µηχανή ή Α ΗΜΕ στο σύστηµά σας, τότε η αναφορά Ζ εκτυπώνεται σε αυτά. Σε περίπτωση που έχετε ΕΑΦ ΣΣ τότε η αναφορά εκτυπώνεται στον εκτυπωτή που συνήθως βρίσκεται δίπλα στον υπολογιστή για την εκτύπωση των φορολογικών σας στοιχείων. Σε ορισµένους τύπους ΕΑΦ ΣΣ η εκτύπωση της αναφοράς Ζ γίνεται αυτόµατα και στο µηχανισµό. Για να εκτυπώσετε Ζ στο φορολογικό µηχανισµό σας, συµβουλευτείτε το εγχειρίδιο χρήσης του κατασκευαστή. Μέσα από την επιλογή Κλείσιµο µπορείτε να εκτελέσετε διαδικασίες κλεισίµατος βάρδιας, είσπραξης ταµείου, είσπραξης έναντι και εκτύπωσης διάφορων ταµειακών αναφορών Η επιλογή αυτή µπορεί να µην εµφανίζεται σε χειριστές που δεν έχουν την απαιτούµενη
8 Front OrExSys for the end-user εξουσιοδότηση. - Για είσπραξη έναντι πρέπει να επιλέγξετε το χειριστή, να πληκτρολογήσετε το ποσό για την έναντι είσπραξη και στη συνέχεια το πλήκτρο Είσπραξη για να ολοκληρωθεί η συναλλαγή. - Για ολική είσπραξη πρέπει να επιλέγξετε το χειριστή και να πατήστε το πλήκτρο Είσπραξη για να ολοκληρωθεί η συναλλαγή. - Για να εκτυπώσετε αναφορά τραπεζιών πατήστε το πλήκτρο Αναφορά τραπεζιών. - Για να εκτυπώσετε αναφορά παράδοσης ταµείου ανά χειριστή πατήστε του πλήκτρο Αναφορά ταµείου. - Για να εκτυπώσετε δικές σας (custom) αναφορές ανατρέξτε στο πλήκτρο Ειδικές αναφορές.
Εισαγωγή στο σύστηµα 1.5 9 Νυχτερινή λειτουργία Τη νυχτερινή λειτουργία µπορείτε να την ενεργοποιήσετε όταν ο φωτισµός του χώρου εργασίας σας είναι αρκετά χαµηλός. Τα χρώµατα αυτοµάτα γίνονται σκούρα ώστε να εξαλειφθεί η έντονη αντίθεση της φωτεινής οθόνης. Για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία πρέπει να κάνετε διπλό κλικ (double click) στο µέρος όπου φιλοξενείται το λογότυπο της εταιρείας σας ή εναλλακτικά η προκαθορισµένη εικόνα της εγκατάστασης.
10 Front OrExSys for the end-user Για να απενεργοποιήσετε τη νυχτερινή λειτουργία ακολουθήστε ξανά την ίδια διαδικασία. 1.6 Επανεκτύπωση Ζ Για να επανεκτυπώσετε µία αναφορά Ζ, πρέπει να κάνετε διπλό κλικ (double-click) στο λογότυπο Twinsoft και να πληκτρολογήσετε τον αριθµό Ζ που θέλετε. Η διαδικασία αυτή ισχύει µόνο για φορολογικούς µηχανισµούς τύπου ΕΑΦ ΣΣ και όχι ταµειακές µηχανές ή Α ΗΜΕ. Η εκτύπωση ολοκληρώνεται στον εκτυπωτή που συνήθως βρίσκεται δίπλα στον υπολογιστή σας. Ενδέχεται να µην έχετε πρόσβαση λόγω περιορισµένων δικαιωµάτων.
Εισαγωγή στο σύστηµα 1.7 11 Αλλαγή setup λειτουργίας Για να αλλάξετε το setup λειτουργίας πρέπει να κάνετε διπλό κλικ (double-click) στη περιοχή πληροφοριών της αρχικής οθόνης και να επιλέγξετε το επιθιµυτό setup. Πατήστε Έξοδος για να βγείτε. Ενδέχεται να µην έχετε πρόσβαση λόγω περιορισµένων δικαιωµάτων.
Μέρος II
Λειτουργίες πλήκτρων σε οθόνες 2 Λειτουργίες πλήκτρων σε οθόνες 2.1 Εισαγωγή 13 Όλες οι οθόνες µοιράζονται τις ίδιες διαδικασίες για τη λήψη και µεταβολή των παραγγελιών. Ωστόσο υπάρχουν κάποιες διαφορές που αυτές θα αναλυθούν όµως στα επόµενα κεφάλαια. Οι οθόνες για τη λήψη των παραγγελιών, είναι σχεδόν όµοιες µεταξύ τους και οι περισσότερες διαδικασίες είναι κοινές. Σε αυτό το κεφάλαιο θα αναλύσουµε τη λειτουργία των πλήκτρων που βρίσκονται στις 2 κάθετες παλέτες. 2.2 Επεξήγηση πλήκτρων Χρησιµοποιήστε το να διαγράψετε ένα είδος από τη λίστα της παραγγελίας. Η δυνατότητα αυτή είναι εφικτή µόνο στη περίπτωση που δεν έχει εκτυπωθεί/καταχωρηθεί το είδος. Πιό απλά όταν το χρώµα του είδους είναι µαύρο τότε η διαγραφή µπορείτε να το διαγράψετε. Ενδέχεται να µην έχετε δικαίωµα εκτέλεσης της διαδικασίας λόγω περιορισµένων δικαιωµάτων. Το πλήκτρο έχει διπλή λειτουργία. Σε είδη που δεν έχουν εκτυπωθεί/καταχωρηθεί αυξάνει την ποσότητα κατά µία µονάδα. Σε είδη που έχουν καταχωρηθεί τότε αντιγράφει το είδος ή τα επιλεγµένα είδη στο τέλος της παραγγελίας. Το πλήκτρο έχει διπλή λειτουργία. Σε είδη που δεν έχουν εκτυπωθεί/καταχωρηθεί µειώνει την ποσότητα κατά µία µονάδα. Σε είδη που έχουν καταχωρηθεί τότε αντιγράφει το είδος ή τα επιλεγµένα είδη στο τέλος της παραγγελίας µε αρνητικό πρόσηµο. Η διαδικασία χρησιµοποιείται όταν θέλουµε να διορθώσουµε κάποια είδη στη παραγγελία. Ενδέχεται να µην έχετε δικαίωµα εκτέλεσης της διαδικασίας λόγω περιορισµένων δικαιωµάτων. Για να δηλώσετε µια µεγάλη ποσότητα π.χ. 20. Η διαδικασία απαιτεί να πληκτρολογήσετε στο παράθυρο που θα ανοίξει τη ποσότητα που επιθυµείτε. Εφαρµόζεται µόνο σε είδη που δεν έχουν εκτυπωθεί/καταχωρηθεί. Για να κάνετε έκπτωση στη παραγγελία. Ανάλογα µε τη παραµετροποίηση του συστήµατός σας µπορείτε να κάνετε είτε έκπτωση βάσει αξίας είτε έκπτωση βάσει ποσοστού είτε αλλαγή τιµοκαταλόγου. Η εφαρµογή των εκπτώσεων ισχύει µόνο για τα είδη που έχετε επιλέξει ή για ολόκληρη τη παραγγελία αν δεν έχετε επιλέξει κανένα είδος. Ενδέχεται να µην έχετε δικαίωµα εκτέλεσης της διαδικασίας λόγω περιορισµένων δικαιωµάτων. Αλλαγή της τιµής µονάδας του είδους που έχετε επιλέξει. Ενδέχεται να µην έχετε δικαίωµα εκτέλεσης της διαδικασίας λόγω περιορισµένων δικαιωµάτων. Το πλήκτρο αυτό έχει 3 εφαρµοφές. - Αυτοπαράδοση, κέρασµα σε πελάτη - Αυτοπαράδοση, ιδιοκατανάλωση προσωπικού
14 Front OrExSys for the end-user - Καταστροφή προϊόντων Οι διαδικασίες είναι κοινές και συνδιαστικές. ηλαδή αφού επιλέξετε τα προϊόντα πατήστε το ανάλογο πλήκτρο στο δεξί µέρος της οθόνης σας για να εκτελέσετε την επιθυµή ενέργεια. Κατά την επιλογή είδους, του οποίου η ποσότητα είναι µεγαλύτερη της µονάδας τότε θα πρέπει να δηλώσετε σε πόσα από αυτά θα εφαρµοστεί η διαδικασία. Επιβεβαιώστε µε το πλήκτρο ΟΚ και ακυρώστε µε το πλήκτρο ΑΚΥΡΟ.
Λειτουργίες πλήκτρων σε οθόνες 15 Επεξήγηση πλήκτρων ενεργειών Κέρασµα επιλεγµένων ειδών σε πελάτη. Ιδιοκατανάλωση προσωπικού. Καταστροφή επιλεγµένων ειδών. Ενδέχεται να µην έχετε δικαίωµα εκτέλεσης της διαδικασίας λόγω περιορισµένων δικαιωµάτων. Αναµονή παραγγελίας. Μπορείτε να βάλετε τη παραγγελία σε αναµονή ώστε να εξυπηρετήσετε τον επόµενο πελάτη. Η παραγγελία εµφανίζεται αυτόµατα εφ' όσον εξοφλήσετε τη νέα παραγγελία. Μπορείτε να επαναλάβετε τη διαδικασία όσες φορές θέλετε. Το πλήκτρο εµφανίζεται µόνο στις οθόνες πακέτου & delivery. Εµφάνιση ώρα παραγγελία ανά είδος. Το πλήκτρο εµφανίζεται µόνο στην οθόνη τραπεζιών Οµαδοποίηση της αναλυτικής παραγγελίας. Το πλήκτρο εµφανίζεται µόνο στην οθόνη τραπεζιών.
16 Front OrExSys for the end-user Απενεργοποιεί/Ενεργοποιεί την αποστολή παραγγελίας στο φορολογικό στοιχείο. Ενδέχεται να µην έχετε δικαίωµα εκτέλεσης της διαδικασίας λόγω περιορισµένων δικαιωµάτων. Για να απαγορεύσετε τη πώληση ειδών από όλους τους υπολογιστές και από όλα τα PDA. Αφού πατήσετε το πλήκτρο επιλέξτε το είδος από το κατάλογο. Θα σας ζητηθεί να καταχωρήσετε το υπόλοιπο της ποσότητας που έχετε. Αν θέλετε άµεσως να απαγορεύσετε τη πώληση τότε βάλτε µηδενική ποσότητα και πατήστε ΟΚ, αλλιώς η απαγόρευση θα ισχύσει µόλις εξαντληθεί η ποσότητα που ορίσατε. Για να επιτρέψετε τη πώληση σε κάποιο µπλοκαρισµένο είδος επαναλάβετε τη διαδικασία. Πατήστε το πλήκτρο πίσω για να εµφανίσετε τη προηγούµενη οθόνη καταλόγου. Για να εµφανίσετε τα extra είδη ενός κύριου είδους. Έχει εφαρµογή αφού επιλέξετε πρώτα το κύριο είδος. Καταχωρήστε τον αριθµό κάρτας του πελάτη για να εφαρµόσετε εκπτωτικές ή προωθητικές ενέργειες στη παραγγελία. Ενδέχεται να µην έχετε δικαίωµα εκτέλεσης της διαδικασίας λόγω περιορισµένων δικαιωµάτων. Χρησιµοποιείστε αυτό του πλήκτρο για να κλειδώσετε την οθόνη. Για να την ξεκλειδώσετε πρέπει να πληκτρολογήσετε έναν έγκυρο κωδικό χειριστή. Για να διαγράψετε ολόκληρη τη παραγγελία. Προσοχή η διαδικασία είναι οριστική και δεν υπάρχει τρόπος επανάκτησης της παραγγελίας. Ενδέχεται να µην έχετε δικαίωµα εκτέλεσης της διαδικασίας λόγω περιορισµένων δικαιωµάτων. Για να εκτυπώσετε αναφορά λογαριασµού. Η αναφορά περιλαµβάνει όλη τη παραγγελία χωρίς τα εξτρά των ειδών. Μπορείτε να την εκτυπώσετε όσες φορές χρειάζεστε.
Μέρος III
18 Front OrExSys for the end-user 3 ιαδικασίες λήψης παραγγελίας 3.1 Κατάλογος - κατηγορίες Η διαδικασία λήψης παραγγελίας αποτελείται από 2 φάσεις και είναι ίδια σε όλες τις οθόνες. Η πρώτη είναι υποχρεωτική και αποτελείται από τις κατηγορίες και τα είδη που ανήκουν σε κάθε αυτές. Επιλέξτε την κατηγορία που θέλετε για να εµφανίσετε τα είδη που εµπεριέχονται σε αυτή. Για να προσθέσετε ένα είδος στη παραγγελία πρέπει να επιλέξετε ένα είδος. Πίνακας καταλόγου - κατηγορίες Η δεύτερη φάση είναι προαιρετική και αφορά το χαρακτηρισµό του κύριου είδους. Αν δηλαδή είναι µέτριος, έχει λίγο λάδι, πολύ αλάτι κτλ. Για να εµφανίσετε τα extra του επιλεγµένου είδους πρέπει να πατήσετε το πλήκτρο Εξτρά, το οποίο βρίσκεται στη δεξιά κάθετη παλέτα. Ανάλογα µε τη ρύθµιση των ειδών σας ενδέχεται η εµφάνιση των εξτρά να γίνεται αυτόµατα µε την επιλογή του κύριου είδους. 3.2 Προσδιοριστικά εξτρά Για να προσδιορίσετε την ιδιότητα του extra µε κάποιο πρόθεµα π.χ. Λίγο, Πολύ, Χωρίς κ.λ.π. επιλέξτε πρώτα το πρόθεµα - προσδιοριστικό έξτρα είδους - και στη συνέχεια το εξτρά που θα το χαρακτηρίσει. Τα προσδιοριστικά των εξτρά ειδών εµφανίζονται κάτω από τα είδη. Παλέτα π ροσδιοριστικών εξτρά
ιαδικασίες λήψης παραγγελίας 19 Τα προσδιοριστικά πλήκτρα µπορούν να συµπεριφερθούν µε 2 τρόπους, ανάλογα τη παραµετροποίηση. Μπορούν να µένουν επιλεγµένα και να ισχύουν για κάθε επόµενο εξτρά που επιλέγετε ή να ισχύουν µόνο για το επόµενο εξτρά. Επιλέγοντας πάλι το προσδιοριστικό ακυρώνετε την ισχύ του. 3.3 Μεγέθη ειδών Κάποια είδη ενδέχεται να πωλούνται και σε άλλη µονάδα µέτρησης ή αλλιώς µέγεθος. Για να εµφανιστεί η παλέτα µε τις διαθέσιµες επιλογές πρέπει πρώτα να επιλέξετε το κύριο είδος και µετά το µέγεθος που χρειάζεστε. Παλέτα µεγεθών Η παλέτα µεγεθών εµφανίζεται κάτω από τα είδη του καταλόγου σας. Για να αλλάξετε το µέγεθος σε ένα µη εκτυπωµένο/καταχωρηµένο είδος, απλά επιλέξτε το νεό. Για να καταργήσετε το µέγεθος πρέπει να διαγράψετε το είδος και να το επιλέξετε πάλι.
Μέρος IV
ιαδικασίες εξόφλησης παραγγελίας 4 21 ιαδικασίες εξόφλησης παραγγελίας Η διαδικασία ανάλογα µε τη παραµετροποίηση µπορεί να γίνει σε ένα ή περισσότερα στάδια. Συνήθως για την οθόνη πακέτου επιλέγουµε την εξόφληση σε ένα στάδιο για περισσότερη ταχύτητα στις συναλλαγές. Το πλήκτρο καταχώρισης και εξόφλησης της παραγγελίας βρίσκεται στο κάτω µέρος της δεξιάς παλέτας. Παρακάτω θα αναλύσουµε όλα τα στάδια ένα-ένα. Εκτύπωση της παραγγελίας. Χρησιµοποιήστε αυτό το πλήκτρο για να καταχωρήσετε τη παραγγελία σας, ώστε αυτή να εκτυπωθεί. Έτσι σας δίνετε η δυνατότητα χωρίς να εξοφλήσετε τη παραγγελία να συµπληρώσετε περισσότερα είδη τα οποία κάθε φορά που πατάτε το πλήκτρο, η νέα εκτύπωση να περιλαµβάνει µόνο τα νέα είδη. Ενδέχεται στο σύστηµά σας να µην εµφανίζεται αυτό το πλήκτρο λόγω διαφορετικής παραµετροποίησης. Χρησιµοποιήστε αυτό το πλήκτρο για να εξοφλήσετε τη παραγγελία. Το πλήκτρο εµφανίζεται µόνο όταν έχετε συνδεδεµένο στο σύστηµα ταµειακή µηχανή ή Α ΗΜΕ. Ανάλογα µε τη παραµετροποίηση µπορεί η εξόφληση να µη γίνει αµέσως αλλά σε επόµενο στάδιο. Η απόδειξη εκτυπώνεται στο συνδεδεµένο ταµειακό σας σύστηµα. Χρησιµοποιήστε αυτό το πλήκτρο για να εξοφλήσετε τη παραγγελία. Το πλήκτρο εµφανίζεται µόνο όταν έχετε συνδεδεµένο στο σύστηµα φορολογικό µηχανισµό τύπου ΕΑΦ ΣΣ. Ανάλογα µε τη παραµετροποίηση µπορεί η εξόφληση να µη γίνει αµέσως αλλά σε επόµενο στάδιο. Η απόδειξη εκτυπώνεται στον εκτυπωτή που συνήθως βρίσκεται δίπλα στον υπολογιστή. Αν έχουµε επιλέξει κατά τη παραµετροποίηση του συστήµατος το κλείσιµο σε περισσότερα στάδια, τότε θα εµφανιστεί η οθόνη εξόφλησης. Η οθόνη περιλαµβάνει βασικές λειτουργίες όπως τρόποι εξόφλησης, εκπτώσεις, καταχώρηση ρέστα και έκδοση τιµολογίων. 4.1 Υπολογισµός ρέστα Για να υπολογίσετε τα ρέστα πρέπει να χρησιµοποιήσετε είτε το πληκτρολόγιο στο επάνω µέρος της οθόνης είτε τα έτοιµα ποσά που βρίσκονται στο κάτω µέρος της οθόνης σας, για να δηλώσετε τα χρήµατα που θα εισπράξετε. Το ποσό που θα δηλώσετε πρέπει να είναι µεγαλύτερο του συνόλου της παραγγελίας.
22 Front OrExSys for the end-user Στη συνέχεια πατήστε το πλήκτρο Μετρητά. Με κόκκινο χρώµα και αρνητικό πρόσηµο εµφανίζονται τα ρέστα του πελάτη. Για να υπολογίσετε ξανά τα ρέστα και να δηλώσετε άλλο ποσό είσπραξης, θα πρέπει να κάνετε διπλό κλικ (double-click) µέσα στο πίνακα καταχώρησης των τρόπων πληρωµής, επάνω στην ένδειξη που αφορά το ποσό είσπραξης. 4.2 Έκπτωση ποσού Για να κάνετε έκπτωση ποσού στο σύνολο της παραγγελίας θα πρέπει να χρησιµοποιήσετε είτε το πληκτρολόγιο στο επάνω µέρος της οθόνης είτε τα έτοιµα ποσά που βρίσκονται στο κάτω µέρος της οθόνης σας και να δηλώσετε τα χρήµατα που θέλετε να εισπράξετε. Προσοχή δεν δηλώνετε το ποσό έκπτωσης αλλά το ποσό που θα πάρετε από το πελάτη. Το ποσό που θα δηλώσετε πρέπει να είναι µικρότερο του συνόλου της παραγγελίας.
ιαδικασίες εξόφλησης παραγγελίας 23 Στη συνέχεια πατήστε το πλήκτρο Μετρητά. Για να υπολογίσετε ξανά τα ρέστα και να δηλώσετε άλλο ποσό είσπραξης, θα πρέπει να κάνετε διπλό κλικ (double-click) µέσα στο πίνακα καταχώρησης των τρόπων πληρωµής, επάνω στην ένδειξη που αφορά το ποσό είσπραξης. Για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία πρέπει να πατήστε είτε το πλήκτρο εξόφλησης, που βρίσκεται στο κάτω µέρος της δεξιάς παλέτας, είτε το πλήκτρο του αναλυτικού τιµολογίου. Ενδέχεται να µην έχετε πρόσβαση λόγω περιορισµένων δικαιωµάτων. 4.3 Έκδοση τιµολογίου Για να εκδώσετε τιµολόγιο πρέπει πριν την εξόφληση της παραγγελίας να πατήσετε το πλήκτρο Αναλυτικό τιµολόγιο. Στη φόρµα καταχώρισης των στοιχείων του πελάτη θα πρέπει πρώτα να εισάγετε είτε το ΑΦΜ είτε την επωνυµία για αναζήτηση και να πατήσετε enter.
24 Front OrExSys for the end-user Για να ενεργοποιηθεί το πλήκτρο εκτύπωση πρέπει να συµπληρώσετε όλα τα πεδία. Σε περίπτωση που δεν έχετε στοιχεία για κάποιο από αυτά αντικαταστήστε το µε την τελεία (.). Το λογισµικό ελέγχει την εγκυρότητα του ΑΦΜ βάσει µαθηµατικού τύπου και σας ειδοποιεί για λανθασµένη καταχώρηση. Αν θέλετε να αγνοήσετε τον έλεγχο πληκτρολογείστε µία τελεία πριν το ΑΦΜ. Για να ολοκληρώσετε και να εκδώσετε το παραστατικό, πατήστε το πλήκτρο Εκτύπωση. 4.4 Μερική εξόφληση Η διαδικασία της µερικής εξόφλησης ξεκινάει µε την επιλογή των ειδών που θέλετε να εισπράξετε από το σύνολο της παραγγελίας. Σε περίπτωση που η ποσότητα του επιλεγµένου είδους είναι µεγαλύτερη της µονάδας τότε θα πρέπει να δηλώσετε την ακριβή ποσότητα του είδους που θα εισπράξετε. Μπορείτε να ολοκληρώσετε είτε µε το πλήκτρο εξόφλησης είτε µε το πλήκτρο έκδοσης τιµολογίου. Τα επιλεγµένα είδη που συµµετέχουν στη µερική εξόφληση εξαφανίζονται από τη παραγγελία. Επαναλάβετε τη διαδικασία για τα υπόλοιπα είδη. Ενδέχεται η διαδικασία να µην είναι δυνατή λόγω άλλης παραµετροποίησης.
Μέρος V
26 Front OrExSys for the end-user 5 Οθόνη πακέτου - Take away 5.1 Οθόνη πακέτου-takeaway Χρησιµοποιήστε αυτή την οθόνη για να καταχωρήσετε παραγγελίες πακέτο (takeaway). Η παραγγελία ξεκινάει µε την επιλογή κάποιου είδους από το κατάλογό σας. 5.2 Ανάλυση τµηµάτων οθόνης Περιοχή πληροφοριών της τρέχουσας παραγγελίας. Ανάλογα µε την οθόνη εµφανίζονται πληροφορίες ενεργού τιµοκαταλόγου, του χειριστή της παραγγελίας και της ώρας που άνοιξε η παραγγελία. Πίνακας καταχώρησης παραγγελίας. Η περιοχή αυτή εµφανίζει τα είδη που επιλέγετε από το κατάλογό σας. Μπορείτε να κάνετε µαζικές αλλαγές στα είδη επιλέγοντάς τα.
Οθόνη πακέτου - Take away 27 Πίνακας όπου εµφανίζονται τα σύνολα της ενεργής παραγγελίας. Πίνακας εµφάνισης τελευταίων παραγγελιών. Στο πίνακα αυτό εµφανιζονται όλες οι παραγγελίες του χειριστή. Σε περίπτωση που ο χειριστής είναι ο Administrator του συστήµατος τότε εµφανίζονται οι παραγγελίες όλων των χειριστών µε τη σειρά που έχουν εκτελεστεί. Πλοήγηση σε προηγούµενες παραγγελίες Πλοήγηση σε επόµενες παραγγελίες Επαναφορά παραγγελίας Αντιγραφή ειδών. Θα πρέπει να επιλεξετε πρώτα τα είδη που θέλετε να αντιγράψετε και µετά να πητήσετε το πλήκτρο αντιγραφής. Πίνακας όπου εµφανίζεται ο α/α της παραγγελίας. Στο κουτάκι κάτω από το πλήκτρο πλοήγησης εµφανίζεται η κατάσταση σύνδεσης του υπολογιστή µε τη ταµειακή µηχανή σας. Σε περίπτωση που έχετε συνδεδεµένη ταµειακή µηχανή και δεν έχετε ένδειξη ΟΚ τότε πατήστε αυτό το πλήκτρο για να επανέλθει η σύνδεση. Ενδέχεται να µην έχετε δικαίωµα εκτέλεσης της διαδικασίας λόγω περιορισµένων δικαιωµάτων.
Μέρος VI
Οθόνη Delivery 6 Οθόνη Delivery 6.1 Σχεδιάγραµµα 29 Η διαδικασία λήψης παραγγελίας αποτελείται από διάφορα στάδια τα οποία θα αναλύσουµε παρακάτω. Μελετήστε το παρακάτω σχεδιάγραµµα για να κατανοήσετε τη λειτουργία και τις διαδικασίες λήψης παραγγελίας. 6.2 Αναγνώριση κλήσης Το λογισµικό έχει ενσωµατωµένη διαδικασία αναγνώρισης των καλούντων αριθµών. Ενδέχεται όµως λόγω ασυµβατότητας του εξοπλισµού της τηλεφωνικής σας γραµµής η αναγνώριση να µην είναι εφικτή. Οι εισερχόµενες κλήσεις εµφανίζονται στο κάτω µέρος της οθόνης σας µε τη σειρά που αυτές έγιναν.
30 Front OrExSys for the end-user Αν ο αριθµός είναι ήδη καταχωρηµένος τότε θα εµφανιστεί και το όνοµα του καλούντος στην αναγνώριση. Για να δείτε τα πλήρη στοιχεία του καλούντος πατήστε τον αριθµό και στο επάνω µέρος της οθόνης σας θα εµφανιστούν τα στοιχεία του. Για να διαγράψετε ένα αριθµό από τη λίστα, επιλέξτε πρώτα τον αριθµό και µετά πατήστε το πλήκτρο Χ που βρίσκεται δίπλα. 6.3 Αναζήτηση πελάτη Για να κάνετε αναζήτηση κάποιου πελάτη πατήστε το πλήκτρο της αναζήτησης, το οποίο βρίσκεται στη δεξιά κάθετη παλέτα. Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση ενός πελάτη είτε βάσει τηλεφώνου, είτε βάσει ονόµατος είτε βάσει διεύθυνσης, επιλέγοντας το αντίστοιχο πλήκτρο στο πάνω µέρος της οθόνης αναζήτησης. Κατόπιν πληκτρολογείστε στο πεδίο αναζήτησης τα στοιχεία που χρειάζεστε.
Οθόνη Delivery 31 Όταν το χρώµα του πεδίου κατά την αναζήτηση είναι πράσινο, σηµαίνει υπάρχουν εγγραφές µε τα στοιχεία που πληκτρολογείτε, ενώ όταν είναι κόκκινο σηµαίνει ότι δεν υπάρχει αντιστοίχιση µε κανένα πελάτη. Επεξήγηση πλήκτρων Για να διαγράψετε ένα πελάτη από τη λίστα αναζήτησης. Για να βγείτε και να ακυρώσετε την αναζήτηση. Για να βγείτε επιλέγοντας το πελάτη. 6.4 Στοιχεία πελάτη Για να συµπληρώσετε ή να διορθώσετε τα στοιχεία του πελάτη µπορείτε να χρησιµοποιήσετε το εικονικό πληκτρολόγιο ή το πληκτρολόγιο που είναι συνδεδεµένο µε τον υπολογιστή σας. Η συµπλήρωση των πεδίων είναι προαιρετική. Ο κάθε πελάτης µπορεί να έχει στη καρτέλα του πολλαπλά τηλέφωνα και πολλαπλούς αποδέκτες.
32 6.5 Front OrExSys for the end-user Πολλαπλά τηλέφωνα Υπάρχουν δύο τρόποι για να καταχωρήσετε επιπλέον τηλέφωνα σε κάποιο πελάτη. Ο πρώτος είναι όταν γνωρίζετε τα επιπλέον τηλέφωνά του και θέλετε να τα καταχωρήσετε όλα µαζί. Ο δεύτερος είναι αυτός που συµβαίνει πιο τακτικά, όταν η κλήση είναι από µη καταχωρηµένο αριθµό και τον καταχωρείτε ως νέο πελάτη. 1ος τρόπος: Στο πίνακα των πολλαπλών τηλεφώνων εισάγετε µία νέα γραµµή µε το κάτω βέλος του πληκτρολογίου σας και πληκτρολογείτε το αριθµό. Επαναλάβετε τη διαδικασία όσες φορές χρειάζεστε. 2ος τρόπος: Αφού έχετε ξεκινήσει τη διαδικασία συµπλήρωσης των στοιχείων του νέου πελάτη, όταν πληκτρολογήσετε τη διεύθυνσή του, το σύστηµα θα εµφανίσει όλους τους πελάτες µε τα ίδια στοιχεία. Στη περίπτωση που ο νέος πελάτης είναι καταχωρηµένος µε άλλα στοιχεία επωνυµίας αλλά µε τα ίδια στοιχεία διεύθυνσης, τότε µπορείτε να προσθέσετε το τηλέφωνό του στα παλιά στοιχεία πατώντας το πλήκτρο + που βρίσκεται δίπλα στη λίστα των προτεινόµενων διευθύνσεων. Οι καταχωρήσεις των τηλεφώνων αποθηκεύονται αυτόµατα µε την συµπλήρωση και αποστολή της παραγγελίας. Μπορείτε εναλλακτικά να αποθηκεύσετε τα στοιχεία πατώντας το πλήκτρο της διαγραφής X που βρίσκεται στο κάτω µέρος της οθόνης, δίπλα στην αναγνώριση κλήσης.
Οθόνη Delivery 6.6 33 Πολλαπλοί αποδέκτες Για να κατανοήσετε καλύτερα την έννοια των πολλαπλών αποδεκτών, υποθέστε ότι έχετε πελάτη την τράπεζα Eurobank, και θέλετε να καταχωρήσετε τα ονόµατα των υπαλλήλων της. Για να καταχωρήσετε ένα πολλαπλό αποδέκτη θα πρέπει να πατήσετε το εικονίδιο που βρίσκεται δίπλα στην επωνυµία του πελάτη και να συµπληρώσετε τα στοιχεία. Σε παραγγελία που υπάρχει αποδέκτης η λίστα τον χρωµατίζει για να τον διακρίνετε ευκολότερα. Επεξήγηση πλήκτρων Για να εισάγετε νέο αποδέκτη. Για να διαγράψετε ένα αποδέκτη από τη λίστα.
34 Front OrExSys for the end-user Για να βγείτε και να ακυρώσετε την επιλογή. Για να αφαιρέσετε από τη παραγγελία τον αποδέκτη. Πρέπει πρώτα να επιλέξετε τη γραµµή που αναφέρετε στον αποδέκτη και µετά να πατήστε το πλήκτρο. Για να βγείτε επιλέγοντας τον αποδέκτη. 6.7 Σχόλια παραγγελίας Τα σχόλια που µπορείτε να αποθηκεύσετε σε κάθε παραγγελία, διακρίνονται σε τρεις κατηγορίες. Σχόλια πελάτη: Αφορά σχόλια που συνοδεύουν και χαρακτηρίζουν το πελάτη. Τα σχόλια αυτά εκτυπώνονται τόσο στα θεωρηµένα παραστατικά (ΑΛΠ, Τ Α...) όσο και στις µη θεωρηµένες παραγγελίες. Τα σχόλια είναι µόνιµα και εµφανίζονται κάθε φορά που σας καλεί ο πελάτης. Μη εκτυπώσιµα σχόλια πελάτη: Η δεύτερη κατηγορία αφορά σχόλια για να χαρακτηρίζετε το πελάτη αλλά δε θέλετε να φαίνονται σε καµία εκτύπωση. Τα σχόλια είναι µόνιµα και εµφανίζονται κάθε φορά που σας καλεί ο πελάτης. Σχόλια παραγγελίας: Η τρίτη κατηγορία αφορά σχόλια που αφορούν µόνο τη συγκεκριµένη παραγγελία. 6.8 Προκαθορισµένα σχόλια Μπορείτε να δηµιουργήσετε λίστες µε προκαθορισµένα σχόλια, ώστε κατά τη στιγµή της παραγγελίας να µη χρειάζεται να τα πληκτρολογείτε. Η διαδικασία είναι απλή και ίδια για όλες τις κατηγορίες σχολίων που αναφέραµε νωρίτερα. Για να ανοίξει η λίστα µε τα προκαθορισµένα σχόλια πρέπει να κάνετε διπλό κλικ (double-click) στο πεδίο των σχολίων που θέλετε.
Οθόνη Delivery 35 Στο πεδίο Εισαγωγή νέου πληκτρολογείστε το σχόλιο και πατήστε enter στο πληκτρολόγιο. Το νέο σχόλιο θα προστεθεί στη λίστα µε τα παλιά σχόλια. Επαναλάβετε την ίδια διαδικασία για να καταχωρήσετε επιπλέον σχόλια στη λίστα. Προσθέσετε ένα ή περισσότερα σχόλια στη παραγγελία από τη διαθέσιµη λίστα και ολοκληρώσετε µε το πλήκτρο Καταχώρηση. 6.9 Ανάλυση τµηµάτων οθόνης στοιχείων παραγγελίας Περιοχή πληροφοριών της τρέχουσας παραγγελίας. Ανάλογα µε την οθόνη εµφανίζονται πληροφορίες ενεργού τιµοκαταλόγου, του χειριστή της παραγγελίας και της ώρας που άνοιξε η παραγγελία. Πίνακας καταχώρησης παραγγελίας. Η περιοχή αυτή εµφανίζει τα είδη που επιλέγετε από το κατάλογό σας. Μπορείτε να κάνετε µαζικές αλλαγές στα είδη επιλέγοντάς τα. Πίνακας όπου εµφανίζονται τα σύνολα της ενεργής παραγγελίας.
36 Front OrExSys for the end-user Πίνακας εµφάνισης τελευταίων παραγγελιών. Στο πίνακα αυτό εµφανίζονται οι τελευταίες παραγγελίες του πελάτη. Πλοήγηση σε προηγούµενες παραγγελίες Πλοήγηση σε επόµενες παραγγελίες Επαναφορά παραγγελίας Αντιγραφή ειδών. Θα πρέπει να επιλεξετε πρώτα τα είδη που θέλετε να αντιγράψετε και µετά να πατήσετε το πλήκτρο αντιγραφής. Πίνακας όπου εµφανίζεται ο α/α της παραγγελίας. Στο κουτάκι κάτω από το πλήκτρο πλοήγησης εµφανίζεται η κατάσταση σύνδεσης του υπολογιστή µε τη ταµειακή µηχανή σας. Σε περίπτωση που έχετε συνδεδεµένη ταµειακή µηχανή και δεν έχετε ένδειξη ΟΚ τότε πατήστε αυτό το πλήκτρο για να επανέλθει η σύνδεση. Ενδέχεται να µην έχετε δικαίωµα εκτέλεσης της διαδικασίας λόγω περιορισµένων δικαιωµάτων. 6.10 Αποστολή παραγγελίας Αφού ολοκληρώσετε τα δύο στάδια της παραγγελίας - εισαγωγή στοιχείων και εισαγωγή παραγγελίας πατήστε επαναλαµβανόµενα το πλήκτρο παραγγελίας, που βρίσκεται στο κάτω µέρος της δεξιάς παλέτας.
Οθόνη Delivery 37 Σε αυτό το παράθυρο θα πρέπει να προκαθορίσετε το τρόπο τιµολόγησης της παραγγελίας, όταν αυτή ετοιµαστεί και χρεωθεί στο διανοµέα. Χωρίς κατάστηµα Παραγγελία Απόδειξη λιανικής Τιµολόγιο.Αποστολής Έξοδος 6.11 Επιλογή καταστήµατος για αποστολή παραγγελίας. Η επιλογή είναι διαθέσιµη όταν υπάρχει call center ενεργοποιηµένο στο σύστηµα. Χρέωση παραγγελίας χωρίς έκδοση παραστατικών Χρέωση παραγγελίας & έκδοση απόδειξης λιανικής Χρέωση παραγγελίας & έκδοση τιµολογίου δ.αποστολής Επιστροφή στη παραγγελία Ακύρωση νέας παραγγελίας Για να ακυρώσετε µία νέα παραγγελία θα πρέπει να πατήστε το πλήκτρο της διαγραφής Χ, το οποίο βρίσκεται στο κάτω µέρος της οθόνης στοιχείων πελάτη, δίπλα στην αναγνώριση κλήσεων. Αν βρίσκεστε ήδη µέσα στην οθόνη παραγγελίας, τότε θα πρέπει να επιστρέψετε στην οθόνη στοιχείων πελάτη µε το πλήκτρο της αναζήτησης πελάτη, που βρίσκεται στη δεξιά παλέτα. Η διαγραφή των ειδών δεν είναι υποχρεωτική. 6.12 Εκκρεµή πακέτα Η λίστα αυτή φιλοξενεί όλες τις ηµερήσιες παραγγελίες που έχετε καταχωρήσει στο delivery. Οι παραγγελίες χωρίζονται σε γραµµές και κάθε γραµµή περιλαµβάνει όλα τα απαραίτητα στοιχεία αναγνώρισης του πελάτη. Επίσης για κάθε παραγγελία υπάρχουν ξεχωριστά χρονόµετρα για συνεχή ενηµέρωση της πορείας εκτέλεσης της παραγγελίας. Η κάθε παραγγελία χρωµατίζεται ανάλογα µε τη παραµετροποίηση για να υπενθυµίζει την κατάστασή της. Τα χρώµατα είναι παραµετρικά όπως επίσης και οι χρόνοι αλλαγής τους. Στο παράδειγµα που ακολουθεί το γαλάζιο χρώµα αφορά παραγγελίες που δεν έχουν ξεπεράσει το 1 λεπτό αναµονής στη λίστα, το κίτρινο χρώµα όσες έχουν ξεπεράσει το 1 λεπτό και το κόκκινο όσες έχουν υπερβεί τα 2 λεπτά καθυστέρησης.
38 6.13 Front OrExSys for the end-user Παλέτα εργαλείων στα εκκρεµή πακέτα Πλήκτρο πλοήγησης. Πλήκτρο πλοήγησης. Εµφανίζει τη λίστα µε τις παραγγελίες προς αποστολή. Είναι οι παραγγελίες που ακόµα δεν έχουν χρεωθεί σε διανοµέα. Οι παραγγελίες αυτές βρίσκονται εντός της επιχείρησης και είναι διαθέσιµες για οποιαδήποτε µεταβολή. Επίσης δεν έχει εκδοθεί κανένα φορολογικό παραστατικό. Εµφανίζει τις παραγγελίες που βρίσκονται σε αποστολή. Είναι οι παραγγελίες που έχουν χρεωθεί σε διανοµέα, έχουν εκδοθεί τα παραστατικά και για να γίνει οποιαδήποτε διόρθωση θα πρέπει να κάνετε επαναφορά στις παραγγελίες προς αποστολή. Εµφανίζει τις παραγγελίες που έχουν παραδοθεί. Για να εµφανιστεί κάποια παραγγελία σε αυτή τη λίστα θα πρέπει ο διανοµέας να δηλώσει την επιστροφή του χρησιµοποιώντας τη διαδικασία επιστροφής. Ταξινόµηση λίστας βάσει παραγγελίας.
Οθόνη Delivery 39 Ταξινόµηση λίστας βάσει περιοχής/διεύθυνσης. Εµφανίζει το περιεχόµενο της επιλεγµένης παραγγελίας. Επίσης µπορείτε να κάνετε διόρθωση ή επανεκτύπωση της παραγγελίας µέσω των αντίστοιχων πλήκτρων, που βρίσκονται στο κάτω µέρος. Μπορείτε να εκτυπώσετε πάλι είτε τη παραγγελία στους εκτυπωτές κουζίνας, είτε το φορολογικό παραστατικό. Σε περίπτωση που έχετε συνδεδεµένη ταµειακή θα εκτυπωθεί νέα απόδειξη και θα χρεωθεί στο Ζ. Σε περίπτωση που έχετε συνδεδεµένο µηχανισµό σήµανσης ΕΑΦ ΣΣ τότε θα ακυρωθεί η προηγούµενη απόδειξη και θα εκτυπωθεί νέα. Μπορείτε να επιλέξετε όσα προϊόντα θέλετε να εκτυπώσετε από τη λίστα µε τα είδη για να τα στείλετε είτε στους εκτυπωτές κουζίνας µε το πλήκτρο του εκτυπωτή είτε στο φορολογικό στοιχείο σας µε το πλήκτρο της ταµειακής. Μην επιλέξετε κανένα είδος από τη λίστα για να εκτυπώσετε ολόκληρη τη παραγγελία. Για να αλλάξετε το τρόπος έκδοσης παραστατικού. Ανατρέξτε στην ενότητα αποστολή παραγγελίας. Για να διορθώσετε την επιλεγµένη παραγγελία.